Excel Unidad N7 - Practica

ACI100 Introduccin a la Informtica Pgina 2
2008 Universidad de las Amricas

ltima Revisin 2011-20
Descubriendo las frmulas
Una frmula puede definirse como una instruccin que permite efectuar algn tipo de clculo,
usando directamente cifras o referencias a los valores que estn ingresados en las celdas de la
hoja de trabajo.
Por ejemplo, un caso de suma o adicin podra ser una expresin del tipo: un sumando ms otro
sumando es igual a un total, lo que expresado matemticamente corresponde a
Z= X + Y
Sintaxis de una frmula
Una frmula es una creacin nica y particular que depender exclusivamente de su habilidad
para efectuar clculos. Excel no posee frmulas incorporadas, razn por la cual no es posible
aprender a usarlas. Ud. tendr que crearlas!! Observe abajo la sintaxis de una frmula.
=A1+B1^2*MAX(C2:C5)
As como en lingstica la sintaxis es el conjunto de reglas que regulan el funcionamiento
apropiado de un idioma y siendo an ms estricto, la parte de la gramtica que ensea el modo
cmo deben enlazarse unas palabras con otras para formar una oracin, en computacin
corresponde a una serie de reglas que permiten que una instruccin se pueda ejecutar en forma
correcta o apropiada, de modo que produzca el efecto o la accin deseada.
Por tanto, las reglas gramaticales por las que se rige una instruccin o comando son bastante
similares a las de los lenguajes hablados, en tanto tienen el propsito de que se produzca la
comunicacin, entre seres humanos en el caso del idioma, entre hombre y mquina en el caso de
un lenguaje o de un programa o software.
No obstante, entre ambas sintaxis hay una diferencia radical: mientras en el idioma o lenguaje
hablado una frase u oracin sintcticamente incorrecta puede ser comprendida por el interlocutor
a pesar de estar mal construida, al contrario, en un lenguaje de programacin o en un software,
cualquier descuido en el respeto a la sintaxis de las instrucciones, se traduce en problemas de
comunicacin entre el usuario y la mquina, lo que generalmente mostrar en pantalla un
mensaje de error, y por lo tanto, el programa no entregar los resultados que Ud. espera.
Respecto de las frmulas, en el caso de Excel, la sintaxis es el conjunto de reglas que gobierna la
manera en que debe ser elaborada una frmula.
Signo igual Referencias a celdas y rangos
Operadores
Datos
Funciones incorporadas
Para que Excel interprete el contenido de una celda como una frmula, a diferencia de un dato
constante como un texto o un nmero, la frmula debe ir precedida siempre por el signo igual
(=). Inmediatamente despus irn los argumentos que pueden ser datos constantes (10, 300,
etc.), referencias a celdas que contienen datos (A1, B1, etc.), funciones incorporadas de
Excel, todos ellos enlazados por los signos llamados operadores.
Los argumentos de la frmula, por tanto, son todos los elementos que siguen al signo igual y que
pueden agruparse en dos tipos de elementos: operandos y operadores. Los operandos
corresponden a los datos o valores incorporados en la frmula; los operadores representan a cada
una de las operaciones que es posible efectuar con dichos datos o valores.
La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del
valor en las celdas involucradas en la frmula. Siempre que cambien las celdas a las que hace
referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula.
En el ejemplo superior, cada vez que se modifique alguno de los valores que contienen las celdas
A1, B1 o el rango C2:C5, volver a recalcularse la frmula. Esa es una de las grandes y mejores
ventajas que Excel y cualquier planilla de clculo puede ofrecer.
Operadores de clculo
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos u operandos
de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo:
aritmtico, comparacin, texto y referencia.
Operadores aritmticos
Se usan para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; su
propsito es combinar nmeros y generar resultados numricos.
Operador aritmtico Significado Ejemplo
+ (signo ms) Suma =A1+3
- (signo menos) Resta =A3B1
Negacin 1
* (asterisco) Multiplicacin =A3*C3
/ (barra oblicua) Divisin =A3/B3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente =B3^2
Operadores de comparacin
Permiten comparar dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.
Operador Significado Ejemplo
= (igual) Igual a =A1=B1
> (mayor que) Mayor que =A1>B1
< (menor que) Menor que =A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que =A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que =A1<=B1
<> (distinto) Distinto de =A1<>B1
Los operadores de comparacin los ver
En profundidad cuando estudie las funciones lgicas.
Operadores de Texto
El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de
texto.
& (y comercial) Conecta o concatena dos valores
para producir un valor de texto
continuo.
Ana" & "Rivera" genera "Ana
Rivera"
Operadores de referencia
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.
: (dos puntos) Operador de rango que genera
una referencia a todas las celdas
entre dos referencias, stas
incluidas.
B5:B15
; (punto y coma) o ,
(coma)
Operador de unin que combina
varias referencias en una sola.
=SUMA(B5:B15;D5:D15)
El operador de unin puede diferir dependiendo de cmo est establecido el separador de listas
en la Configuracin Regional del equipo que Ud. usa.
Precedencia de las operaciones
Corresponde al orden en que Microsoft Excel ejecutar las operaciones en las frmulas.
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones
en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene
operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de
multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para
cambiar el orden de evaluacin, puede escribir entre parntesis la parte de la frmula que
requiere se calcule en primer lugar.
Operador Descripcin
: (dos puntos), (coma o punto y coma) Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponente
/ y * Divisin y Multiplicacin
+ y Suma y resta
& Concatenacin
= < > <= >= <> Comparacin
=A1+B1^2*MAX(C2:C5)
Retomemos el ejemplo de la primera pgina, primero se elevar al cuadrado el contenido de la celda
B1, luego ese resultado se multiplicar por el nmero mayor que haya en el rango C2:C5 y luego, a ese
resultado, se le sumar el valor de la celda A1.
Realice esta actividad: Elaborar una o varias frmulas simples
Ejecute Microsoft Excel
Seleccione la celda A1.
Se desea sumar 40 a 23.
Digite el signo = (signo con el que debe empezar toda frmula). El signo debe aparecer
en la celda y en la barra de frmulas.
Digite 40 (primer operando)
Presione la tecla + en el teclado numrico (operador de suma).
Digite 23 (segundo operando). En la celda y en la barra de frmulas debe tener esto
Presione la tecla ENTER Debe aparecer el resultado (63) en la celda. El cursor se desplazar a
la celda inmediatamente inferior.
Ahora se desea multiplicar 30 por 20
En la celda A2, digite la frmula =30*20 y presione Enter. El resultado debe ser 600.
Ahora se requiere obtener el 20% de 2000
Para ejecutar esta actividad se requiere multiplicar 2000 por el 20%
En la celda A3, digite la frmula =2000*20% y presione Enter. El resultado debe ser 400.
Realice esta actividad: Ingresar frmulas ms complejas
A partir de la celda B1, ingrese las frmulas que observa en la tabla siguiente. Medite
detenidamente por qu cada frmula entrega el resultado que se indica y las razones que se
exponen en la explicacin.
Ejemplo Resultado Explicacin
=10/2*3 15 Las operaciones tienen la misma precedencia, razn por la cual las
operaciones se evalan o realizan de izquierda a derecha. Por tanto, 10
se divide por 2 y el resultado de esa operacin se multiplica por 3.
=10+2*3 16 Las operaciones no tienen la misma precedencia. La multiplicacin se
realiza en primer lugar. Primero se multiplica 2 por 3 y luego, ese
resultado se suma a 10.
=3*2^2 12 Las operaciones no tienen la misma precedencia. Primero el 2 se eleva
al cuadrado y luego, ese resultado se multiplica por 3.
=2+2*2 6 Las operaciones no tienen la misma precedencia. Primero se multiplica
2 por 2. Luego, a ese resultado se le suma 2.
=(2+2)*2 8 Las operaciones no tienen la misma precedencia. La multiplicacin
debiera efectuarse primero, pero el parntesis le da prioridad a la
suma. Por tanto, primero a 2 se suma 2 y el resultado se multiplica por
2.
Elaboracin de frmulas
Descargue la planilla Cifras.xlsx que se encuentra en los materiales y bralo con Excel.
Como ya vio, en una frmula es posible introducir argumentos basados en valores constantes, esto es,
cifras tales como 20, 1000, 60, etc. No obstante, este tipo de argumentos tiene una evidente
limitacin: una frmula que los utilice no ser aplicable a todos los datos escritos en una hoja.
Por ejemplo, en la celda C3 de la hoja que observa en la parte superior de esta pgina podra
introducir la frmula =1000*20, pero esa frmula no sera vlida para los datos de la fila
siguiente.
Realice esta actividad:
En la celda C3 digite la frmula =1000*20 y presione ENTER.
Obtendr 20000 como resultado. La frmula es vlida para esos datos.
Ahora seleccione la celda C3 y arrastre el controlador de relleno, hasta la celda C12 para
copiar la frmula.
Observar que el resultado para todas las filas es siempre
20000
Evidentemente se trata de un error, puesto que, por ejemplo,
1200 * 40 no dan como resultado 20000.
Si los datos estn incorporados en la hoja de clculo, la
frmula no debe construirse usando datos constantes.
Por esta sencilla y simple razn, aunque en muchas frmulas
se usan con frecuencia datos constante, los argumentos ms
utilizados son las REFERENCIAS.
Referencias relativas (Actividades)
Microsoft Excel por defecto utiliza referencias relativas. Ud. no debe hacer nada particular o
especial en Excel para utilizar las referencias relativas. Simplemente debe escribir la frmula.
Una referencia relativa es una direccin que se ajustar automticamente cuando copie la frmula
en una nueva posicin. Por ejemplo, si en la celda D3 ingresa la frmula =A3*B3 y luego copia la
frmula a la celda inmediatamente inferior, la frmula ajustar las referencias a la nueva posicin.
Lo anterior quiere decir que cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o
de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula.
Ejecute esta actividad:
Seleccione la celda D3
Ingrese la frmula =A3*B3 y presione ENTER.
Tal como en el caso anterior, apreciar que el resultado de este clculo es 20000. La frmula
es vlida.
Ahora seleccione la celda D3 y arrastre el controlador de relleno, hasta la celda D12
Observar que los resultados son ahora los que corresponden a cada fila de datos.
Si Ud. selecciona alguna de las celdas de la columna C, como en la imagen superior (D9),
ver que la frmula en esa celda es una variacin de la frmula original ingresada por Ud. en
la celda D3. Microsoft Excel adapt la frmula a la nueva posicin cambiando la fila 3 por la
fila 9.
Las referencias relativas se actualizan cada vez que Ud. copia una frmula a una nueva posicin
A B C Si se escribe una frmula que hace referencia a
los datos que se encuentran en la fila 1, al copiar
la frmula a las filas siguientes, Excel cambiar
las filas en las frmulas por las que corresponden
a la nueva posicin.
1 1000 20 =A1*B1
2 1200 40 =A2*B2
3 1400 60 =A3*B3
4 1600 80 =A4*B4
5 =A3+A4 =B3+B4 =C3+C4
Si se escribe una frmula que hace referencia a los datos que se encuentran en la columna
A, y luego se copia la frmula a las columnas siguientes, Excel cambiar las columnas en
las frmulas por aquellas que corresponden a la nueva posicin.
Cundo usar datos constantes en una frmula?
Cuando dichos datos no estn escritos en la hoja y siempre que Ud. no prefiera ingresarlos en
ella. Suponga que desea determinar el 75% de cada total obtenido en la columna D. El valor 75%
no est en ninguna parte de la hoja, razn por la cual podra incorporarlo directamente en la
frmula.
Seleccione la celda E3
Escriba la frmula = D3*75% y presione ENTER.
Ahora arrastre el controlador de relleno hasta la celda E12. Ver que la frmula funciona
perfectamente.
En este caso, la frmula est constituida por una referencia relativa y un dato constante.
=D3 * 75%
Al copiar la frmula a las celdas siguientes, la primera parte de la misma se adaptar a la posicin
relativa a la nueva celda y el dato constante no variar, razn por la cual todas las celdas de las
filas siguientes sern multiplicadas por ese valor.
Hay desventajas si Ud. usa datos constantes en las frmulas?
La mayora de las veces. Si tomamos el caso anterior, la frmula ingresada en la celda E3 se
copi en el rango E4:E12. Ello significa que en cada una de las celdas de ese rango hay una
variante de frmula inicial. Sin embargo, como el valor 75% es un dato constante estar
presente en cada una de esas frmulas. Si por alguna razn el factor de clculo cambiara, ya no
fuera 75%, sino 60% por ejemplo, Ud. se vera obligado a cambiar todas y cada una de las
frmulas.
Referencias absolutas
No todas las frmulas, sin embargo, se pueden construir usando referencias relativas. Y ya se han
anotado las desventajas que podra suponer el hecho de utilizar datos constantes en las frmulas.
En dichos casos, el uso de referencias absolutas en las frmulas podra ser la solucin.
Suponga que nuevamente debe determinar el 75% del total calculado en las celdas de la columna
D. Pero ahora introduciremos una diferencia, el valor constante 75% lo ingresaremos en una celda
de la hoja de clculo y lo incluiremos en la frmula mediante una referencia absoluta.
En la celda E17 digite 75%
En la celda F3 digite la frmula =D3 * E17 y presione ENTER.
Observar que el resultado es 15000. Sin duda la frmula es correcta para los datos iniciales.
Ahora seleccione la celda F3 y arrastre el controlador de relleno hasta la celda F12.
Ver que Excel entrega 0 (cero) como resultado, lo que a simple vista es un error.
Razonamiento:
Al escribir la frmula, Excel interpret que Ud. deseaba multiplicar el valor de la celda D3 por
el de la celda E17.
Al copiar la frmula a las celdas siguientes, dado que la frmula est construida con
referencias relativas, Excel interpret que los valores para las nuevas frmulas estaban una
celda inmediatamente debajo de las posiciones indicadas en la frmula inicial y, por tanto,
ajust las frmulas a la nueva posicin.
Si selecciona la celda F4, en la barra de frmulas ver esto:
Se est multiplicando el valor que contiene la celda D4 por el que contiene la celda E18. Slo la
referencia B4 est correcta en la frmula; A18 en cambio hace referencia a una celda que no
contiene ningn valor, por ello el resultado es cero. Si Ud. selecciona cualquiera de las celdas
inferiores en esa columna ver que en ninguna de ellas Excel utiliz nuevamente la referencia
E17.
Cuando un valor constante est escrito en la hoja de clculo, como es el caso del valor
incorporado en la celda E17, Ud. debe usar referencias absolutas. Al usar una referencia
absoluta, Ud. le dice a Excel que ese valor en la frmula debe permanecer constante.
En otras palabras, una referencia absoluta se utiliza si Ud. no desea que Excel ajuste alguna
referencia cuando copie una frmula en una celda diferente.
En el caso que nos ocupa, se desea que cada uno de los valores de la columna D siempre sean
multiplicados por el valor de la celda E17.
Una referencia absoluta se construye colocando un signo $ delante de la columna y de la fila que
constituyen la celda involucrada en la frmula:
$E$17
Una referencia de este tipo tambin puede crearse, inmediatamente despus de digitar la
referencia, presionando la tecla F4.
En la celda G3 digite la frmula =D3*E17 y cuando el cursor se encuentre al final de E17,
presione la tecla F4. Ver que esa referencia cambia a $E$17.
Presione Enter
Ahora seleccione la celda G3 y arrastre el controlador de relleno hasta la celda G12. Obtendr
lo que desea.
Si selecciona cualquiera de las celdas bajo la celda de la frmula inicial, ver en la barra de
frmula que la referencia a la celda A17 jams cambia.
Ahora suponga que el factor cambia por alguna razn, esto es, ya no ser el 75% sino que un
50% por ejemplo. Como el factor est ingresado en la celda E17, basta que cambie el valor en la
celda y las frmulas se actualizarn en forma automtica. Hgalo!!
Referencias mixtas
Adems de las referencias anteriores, existen referencias denominadas mixtas. En este tipo de
referencia slo un elemento de la misma (la fila o la columna) est fijo:
=$A17 =A$17
Est fija la Est fija
Columna la fila
Estas referencias se ocupan menos frecuentemente. Las necesitar cuando desee, por ejemplo,
construir una tabla de doble entrada en que todos los datos deben interactuar con todos.
Cuando digite una referencia, puede accionar la tecla F4 para cambiar alternativamente entre los
distintos tipos de referencia.
VALORES DE ERROR
Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentar un
valor de error.
Los valores de error pueden producirse por utilizar texto donde una frmula espera un valor
numrico, al eliminar una celda a la que se hace referencia en una frmula o bien, por utilizar una
celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.
Debe ser muy cuidadoso porque los valores de error no necesariamente pueden estar originados
por la frmula propiamente dicha. Por ejemplo, si una frmula muestra #N/A o #VALOR!, una
celda a la que haga referencia la frmula puede contener el error.
El error ########
El error ##### se produce cuando la celda contiene un nmero, una fecha o una hora cuyo
ancho es superior al de la celda o cuando la celda contiene una frmula de fecha u hora que
genera un resultado negativo.
Soluciones posibles
Incremente el ancho de la columna. Puede cambiar el tamao de la columna arrastrando el
borde entre los encabezados de columna.
Aplicar otro formato de nmero. En algunos casos, podr cambiar el formato de nmero de la
celda para que quepa dentro del ancho existente.
Asegrese de que las frmulas de fecha y hora sean correctas Si resta fechas y horas,
asegrese de crear la frmula en forma correcta. Si Excel est utilizando el sistema de fechas
1900, los resultados de clculos que involucren fechas y horas deben ser obligatoriamente valores
positivos, por tanto, siempre reste la fecha u hora menor a la mayor.
El error #VALOR!
El valor de error #VALOR! se produce cuando se utiliza un tipo de argumento u operando
incorrecto o de tipo de datos errneo.
Las causas son mltiples, no obstante, la ms frecuente es que se haya introducido texto en
alguna celda contenida en la frmula y que la frmula slo requiere nmeros o un valor lgico,
como VERDADERO o FALSO. Microsoft Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato
correcto.
Solucin
Debe corregir el argumento que no corresponde a lo solicitado por la frmula.
El error #DIV/0!
El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una frmula o un argumento de una
frmula por 0 (cero).
Generalmente se produce cuando se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o
a una celda que contiene un cero como divisor (si un operando es una celda en blanco, Microsoft
Excel interpretar el blanco como cero).
Tambin cuando se ha introducido una frmula que contiene una divisin explcita por cero (0),
por ejemplo, =5/0.
Soluciones posibles
Cambiar la referencia de celda o introducir un valor que no sea cero en la celda que se utiliza
como divisor.
El error #REF!
El valor de error #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
Generalmente se producir cuando se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras
frmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras
frmulas.
Solucin posible
Cambiar las frmulas o restablecer las celdas eliminadas de la hoja de clculo eligiendo Deshacer
en el men Edicin inmediatamente despus de eliminarlas o pegarlas.
Adems de estos valores de error existen otros que se tratarn en la clase correspondiente a
funciones de Excel.
Realice estas actividades:
En la celda H3 digite la frmula =B3*C3. Ver el error ######. Ensanche la columna para
corregir el error.
En la celda I3 digite la frmula =A3/C15. Ver el error #VALOR!. Se ha producido porque
dividi el precio de la celda A3 por el texto contenido en la celda A15. El dato de la ceda A15
es de tipo de datos errneo. Corrija la frmula.
En la celda J3 ingrese la frmula =A3/C18. Ver el error #DIV/0!. Se ha producido porque
dividi el precio de la celda A3 por 0 (cero) dado que la celda C18 est vaca. Corrija el error.
En la celda K3 digite la frmula =A3+A3*$E$17. Luego seleccione la celda K3 y arrastre el
controlador de relleno hasta la celda K12.
Ahora con el mtodo que prefiera elimine la celda E17 y desplace las celdas a la izquierda. No
sirve borrar el contenido. Ver el error #REF! que se ha producido al eliminar una de las
celdas a las que hacan referencia las frmulas. Presione el botn Deshacer para corregir el
error.
Uso de nombres en las frmulas
Tambin es posible utilizar nombres en las frmulas. En Excel es posible crear nombres para
representar una celda o un rango. Cuando el nombre est creado ser visible en todas las hojas
del libro. Las reglas para crear un nombre son las siguientes.
Caracteres permitidos. El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un carcter de
subrayado. Los dems caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de
subrayado.
Nombres iguales que referencias. Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como A1.
Usar varias palabras. Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo: Impuesto_Ventas o
Primer_Trimestre.
Nmero mximo de caracteres. Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.
Distincin entre maysculas y minsculas. Los nombres pueden contener letras maysculas
y minsculas. Microsoft Excel no distingue entre maysculas y minsculas en los nombres. Por
ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro,
el segundo nombre reemplazar al primero.
Realice esta actividad: Crear un nombre
Seleccione la celda o el rango al cual desea asignar el nombre. En este caso seleccione la celda
E17
Ejecute el comando Nombre en el men Insertar y elija la opcin Definir. Ver este cuadro
de dilogo.
En el recuadro Nombres en el libro digita Factor y presione el botn Agregar. El nombre
aparecer en el recuadro inferior.
Luego presione Aceptar. Se ha creado el nombre Factor que har referencia a la celda E17
de la Hoja1.
Realice esta actividad: Usar un nombre en una frmula
Seleccione la celda en la que desea incorporar la frmula. En este caso, seleccione L3.
Ingrese la frmula A3+A3*Factor. Ver 1750 como resultado, que corresponde al precio
incrementado de acuerdo con el porcentaje asignado al nombre Factor.

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