Material Didáctico Tema 3 LIIS-LAE102 Int. A La Inf PDF

Instituto Universitario del Prado
Asignatura: Tema 3: Introduccin a la Informtica Microsoft Office
Microsoft Office es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, ms tarde seguido por una versin para Windows, en 1990. La primera versin de Office contena Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adems, una versin "Pro" (profesional) de Office inclua Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma ms estrecha con caractersticas compartidas, como un corrector ortogrfico comn, la integracin de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft tambin posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de lnea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en ingls). La suite us desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como 97-2003 o 98-2004. En los aos 2007 y 2008, con la introduccin de Office 2007 y Office 2008, se cre un nuevo grupo de formatos denominados Office Open XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las ms recientes versiones de la suite, Office 2010 y Office 2011 para Mac De acuerdo con Forrester Research, a junio de 2009 las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por ms del 80% de las empresas alrededor del mundo. Un anlisis afirm que las versiones de Office 2007/Office 2008 ocupaban entonces el 80% de las instalaciones. Actualmente, el paquete ofimtico de Microsoft afronta una fuerte competencia por parte OpenOffice.org,LibreOffice, IBM Lotus Symphony, Google Docs y iWork. Dentro de su historia podemos mencionar brevemente: Office hizo su aparicin en 1989 en un Mac, y ms adelante en Windows en 1990. El trmino fue usado en marketing para vender un conjunto de aplicaciones, que se vendan separadamente. El principal argumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba ms barato que comprar cada aplicacin por separado. La primera versin de Office contena las aplicaciones Microsoft Word,
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Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versin profesional" de Office inclua tambin Microsoft Access y Schedule Plus. Con el transcurso de los aos las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente desde un punto de vista tcnico, incluso comparten funcionalidades, tales como: corrector ortogrfico comn, un integrador de datos OLE y el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. Microsoft posicionando a Office como una plataforma de desarrollo para la lnea de software para negocios. Las versiones actuales son Office 2010 para Windows, lanzada el 15 de abril de 2010 y Office 2011 para Mac Office 2010, anunciado el 15 de abril de 2010 fue liberado el 15 de abril de 2010 para negocios a travs de los canales de MSDN. Una nueva interfaz de usuario y un nuevo formato de archivo primario basado en XML (llamado Open XML) caracterizan esta versin. Este paquete como tal es, probablemente, el ms antiguo y de mayores prestaciones. Hay quienes creen que es uno de los mejores productos conjuntos (set) de Microsoft, y desde hace ms de 10 aos es el ms popular. El iWork de Mac es un rival para ese paquete propietario. Microsoft sigui con Office la estela del paquete Lisa Office System de Apple que ya en 1983 ofreca procesador de texto y hoja de clculo entre sus siete aplicaciones, bajo un sistema operativo con ventanas, escritorio y papelera, 12 aos antes del Windows 95. La ltima versin RTM, llamada Office 2010 tambin llamada Office 14, se lanz al mercado el 15 de junio de 2010, dicha versin es la compilacin 14.0.4760.1000, la cual se encuentra disponible en 35 idiomas. Los programas ms comunes de Office son el Microsoft Word (procesador de texto de la suite), Microsoft Excel (es un programa de hoja o planilla de clculo), Power Point (desarrollar y desplegar presentaciones en entornos Windows y Mac) y Outlook/Entourage (administrador de informacin personal). Desde 2002, Microsoft estableci la directiva de ciclos de vida de productos. Versiones anteriores a Office 97 (incluyendo Outlook 97) se encuentran sin soporte. Microsoft Office 97 (incluye Outlook 98): el soporte principal acab el 31 de agosto de 2001. El soporte extendido se termin el 28 de febrero de 2002. El soporte asistido acab el 16 de enero de 2004. Microsoft Office 2000: el soporte principal acab el 30 de junio de 2004. El soporte extendido se termin el 14 de julio de 2009. Microsoft Office XP: el soporte principal acab el 11 de julio de 2006. El soporte extendido se termin el 12 de julio de 2011.
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Microsoft Office 2003: el soporte principal acab el 13 de enero de 2009, mientras que el soporte extendido acabar el 14 de enero de 2014. Versiones actuales y futuras: el soporte principal ser de 5 aos despus de su lanzamiento, o 2 aos despus del lanzamiento de la versin siguiente. El soporte extendido acabar 5 aos desde el trmino del soporte principal.
La ltima versin de la suite ofimtica es Office 2010. La versin para Windows de Microsoft Office 2010 est disponible en 5 ediciones: Microsoft Office starter. Microsoft Office hogar y estudiante 2010. Microsoft Office hogar y pequea empresa 2010. Microsoft Office Professional 2010. Microsoft Office Professional Plus 2010.
La versin para Mac, Microsoft Office para Mac 2004, est disponible en tres ediciones. Todas incluyen Microsoft Word, PowerPoint y Entourage. El software incluido es idntico en cada paquete excepto por la versin profesional, que incluye Virtual PC. La versin Students and Teachers no puede ser actualizada, lo cual quiere decir que cuando una nueva versin de Office sea liberada, la persona que compr la mencionada versin deber adquirir nuevamente el paquete completo, el cual costar ms, comparado con uno de slo actualizacin. Office for Mac 2004 Student and Teacher Edition Office for Mac 2004 Standard Edition Office for Mac 2004 Professional Edition Office for Mac 2008 y Office for Mac 2011 Home & Student
3.1. Introduccin a WORD Es un software destinado al procesamiento de textos que fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimtica de Microsoft Office. Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983.Versiones subsecuentes fueron programadas para muchas otras plataformas, incluyendo, las computadoras IBM que corran en MS-DOS (1983). Es un componente de la suite ofimtica Microsoft Office; tambin es vendido de forma independiente e incluido en la Suite de Microsoft Works. La version
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actual para Windows es Microsoft Office Word 2010 y Microsoft Office Word 2011 para Mac. Ha llegado a ser el procesador de texto ms popular del mundo. En sus inicios, Word tard ms de 5 aos en lograr el xito en un mercado en el que se usaba comnmente MS-DOS, y cuando otros programas, como Corel WordPerfect, eran mucho ms utilizados y populares. La primera versin de Microsoft Word fue un desarrollo realizado por Charles Simonyi y Richard Brodie, dos ex-programadores de Xerox contratados en 1981 por Bill Gates y Paul Allen. Estos programadores haban trabajado en Xerox Bravo, que fuera el primer procesador de textos desarrollado bajo la tcnica WYSIWYG (What You See Is What You Get); es decir el usuario poda ver anticipadamente, en pantalla, el formato final que aparecera en el impreso del documento. Esta primera versin, Word 1.0, sali al mercado en octubre de 1983 para la plataforma Xenix MS-DOS; en principio fue rudimentario y le siguieron otras cuatro versiones muy similares que no produjeron casi impacto en las ventas a usuarios finales. La primera versin de Word para Windows sali en el ao 1989, que si bien en un entorno grfico result bastante ms fcil de operar, tampoco permiti que las ventas se incrementaran notablemente. Cuando se lanz al mercado Windows 3.0, en 1990, se produjo el real despegue. A Word 1.0 le sucedieron Word 2.0 en 1991, Word 6.0 en 1993. El posterior salto en los nmeros de versin se introdujo a fin de que coincidiera con la numeracin del versionado de Windows, tal como fue Word 95 y Word 97. Con la salida del Windows 2000 (1999) tambin surgi la versin homloga de Word. La versin Word 2002 emergi en la misma poca que el paquete Microsoft Office XP, en el ao 2001. Un ao despus le sigui la versin Microsoft Word 2003. Posteriormente se present Microsoft Word 2007 junto con el resto de aplicaciones del paquete Office 2007, en esta versin, Microsoft marc un nuevo cambio en la historia de las aplicaciones office presentando la nueva interfaz Ribbons ms sencilla e intuitiva que las anteriores (aunque muy criticada por usuarios acostumbrados a las versiones anteriores). La versin ms reciente lanzada al mercado es Microsoft Word 2010, en el mismo ao en el que sali el sistema Microsoft Windows 7. Microsoft Word es en el 2009 lder absoluto en ese sector del mercado, contando con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus 25 aos, contina su liderazgo; pero ya los procesadores de texto basados en la red y las soluciones de cdigo abierto comenzaron a ganarle terreno. El 11 de agosto de 2009, el juez Leonard Davis de la Corte Federal de los EE.UU. en el Distrito Este de Texas, Divisin Tyler, emiti una orden judicial por la que debe ponerse en prctica dentro de 60 das la prohibicin de la venta de Microsoft Word en los Estados Unidos, despus de aceptar las reclamaciones que Microsoft infringi deliberadamente la patente EE.UU. 5787449 en poder de la empresa canadiense i4i con base en Toronto que describe la utilidad de la estructura de la edicin por separado (por ejemplo, SGML, XML) y el contenido de los documentos de Microsoft Word, originalmente implementada en
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1998, en editor de i4i XML add-on para Microsoft Word con el nombre S4. El juez Davis tambin orden a Microsoft pagar a i4i 40 millones dlares de daos mayores por infraccin deliberada as como otros gastos, una sentencia en adicin a la sentencia de 200 millones dlares contra Microsoft en marzo de 2009. Trajes de Patentes se han interpuesto en los tribunales del Distrito Este de Texas, como es conocido por favorecer a los demandantes y por su experiencia en casos de patentes. Antes de entrar en la escuela de leyes en 1974, el juez Davis trabaj como programador de computadoras y analista de sistemas. Microsoft present una mocin en la que pidi la suspensin de esa decisin. En su peticin, la empresa afirma que es "gastar un enorme capital humano y financiero para hacer su mejor esfuerzo para cumplir con el plazo del tribunal de distrito de 60 das". Adems de que la alegacin de la de patentes en el corazn de esta cuestin ya ha sido provisionalmente rechazada por la oficina de patentes de EE.UU. tras un nuevo examen de la patente. En el Word se pueden manejar diferentes formatos de archivos como los formatos DOC, los formatos RTF y otros formatos. Formatos DOC (utiliza la extensin de archivo.doc), por la amplsima difusin del Microsoft Word, este formato se convirti en el estndar de facto con el que se transfieren textos con formato o sin formato, o hasta imgenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como el texto plano para el texto sin formato, o JPG para grficos; sin embargo, este formato posee la desventaja de tener un mayor tamao comparado con algunos otros. Por otro lado, la Organizacin Internacional para la Estandarizacin eligi el formato OpenDocument como estndar para el intercambio de texto con formato, lo cual ha supuesto una desventaja para el formato .doc. Ahora, en el Word 2007, se maneja un nuevo formato, .docx. Es ms avanzado y comprime an ms el documento. Puede instalarse un complemento para abrir documentos creados en Office 2007 desde versiones de Office anteriores, disponible desde la pgina de Microsoft. Formatos RTF (siglas en ingls para Rich Text Format o 'Formato de texto enriquecido'), surgi como acuerdo para intercambio de datos entre Microsoft y Apple en los tiempos en que Apple dominaba el mercado de los computadores personales. Las primeras versiones del formato .doc de Word derivaban del RTF. Incluso ahora hay programas de Microsoft, tal como Word Pad, que usan directamente RTF como formato nativo. El documento en formato RTF tiene extensin. El RTF es un formato de texto compatible, en el sentido que puede ser migrado desde y hacia cualquier versin de Word, e incluso muchos otros procesadores de textos y de aplicaciones programadas. Tambin es usado por Word para importar y exportar a formatos implementados por DLL Puede considerrsele un segundo formato nativo.
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El RTF es una forma particular para dar formato a un texto, salvando las diferencias, como lo puede ser HTML o Tex, insertando cdigos particulares entre el texto. No se usa inclusin de comandos y controles en el documento como se hace en el formato DOC, que pueden inhabilitar a otras aplicaciones o procesadores a abrirlos. Para observar cmo un documento est formateado en RTF sencillamente se abre el archivo con cualquier editor de texto de formato ASCII, por ejemplo con el Bloc de notas de Windows. Otros formatos, Word tiene un mecanismo similar a los plug-ins para entender otros formatos. Fue desarrollado en los tiempos en que Word Perfect era el estndar de facto para quitarle cuota de mercado. Se basa en instalar una librera dinmica o DLL para implementar el formato. Microsoft incluso public un Converter SDK (Software Development Kit) para permitir a los usuarios de Word 6.0 que escribieran soporte para formatos no soportados.
Ahora que Microsoft es el estndar de facto este SDK ya no resulta interesante para Microsoft y se encuentra abandonado. Puede ser descargado de la pgina web de Microsoft, pero slo hace referencia a Word 6.0 y Word 95. Funciones bsicas Word 2007 Para empezar a trabajar con Word es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prcticas. Desde el men Inicio que est situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men. Al colocar el cursor sobre el elemento todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu computadora, busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre l para que se arranque.
Para generar el primer documento va a aparecer la siguiente pantalla en la cual se est haciendo referencia de cmo est constituida:
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Botn Office
3. Barra de herramientas de acceso rpido
1. Barra de ttulo
2. Barra de opciones 4. Barra de desplazamiento
1. Barra de ttulo, es en la parte donde se va a incluir el nombre del documento, para ello en la barra de herramientas en el botn de Office, nos va a desplegar las siguientes opciones: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar y Cerrar, donde: Nuevo, es para generar un nuevo documento. Abrir, es para abrir un documento que hemos creado. Guardar, es para guardar un documento que ya est grabado con los ltimos cambios realizados. Guardar Como, es para guardar el primer documento que se ha creado con un ttulo. Imprimir, es para imprimir el documento terminado. Preparar, es para preparar el documento para su distribucin. Enviar, es enviar una copia del documento a otras personas. Publicar, es para distribuir el documento a otras personas. Cerrar, es para cerrar el documento que hemos creado.
2. Barra de opciones, se pueden ejecutar todos los comandos de Word 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en
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mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario. En la barra de opciones encontramos pestaas que al seleccionarlas aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados. a. Primera pestaa es la de inicio, contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de fuente, prrafo, estilo y edicin. En el caso de Word 2007 la pestaa se encuentra dividida en secciones. Portapapeles, incluye cortar, copiar, copiar formato y pegar. Fuente, incluye el tamao de la letra, el tipo de la letra, estilo de la fuente, los efectos que se pueden generar y una vista previa. Prrafo, incluye alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc. Estilo y Edicin son las ltimas, incluyen buscar texto, reemplazar.
b. Segunda pestaa es la de insertar, contiene grupo de herramientas de acceso rpido. Para la pestaa insertar, se ubican los grupos de herramientas correspondientes a pginas, tablas, ilustraciones, vnculos, encabezado y pie de pgina, texto, smbolos. En el teclado las pestaas se pueden activar con la tecla ALT y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono de comando. ALT+ A = Botn de inicio. ALT + 1 = Botn de guardar en el acceso rpido. ALT + 2 = Botn de Deshacer escritura en el acceso rpido. ALT + 3 = Botn de Repetir escritura en el acceso rpido. ALT + 4 = Botn de Ortografa en el acceso rpido. ALT + O = Pestaa de inicio. ALT + B = Pestaa de insertar. ALT + C = Pestaa de diseo de pgina. ALT + S = Pestaa de referencias.
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ALT + D= Pestaa de correspondencia ALT + R = Pestaa de revisar. ALT + N = Pestaa de vista.
El encabezado sirve para poner ttulo al documento. El pie de pgina sirve para poner pe al documento cuando pones bibliografas o notas importantes. El nmero de pgina es para numerar las pginas. c. Tercera pestaa es la de diseo de pgina, se ubican las herramientas correspondientes a temas, configurar pgina, fondo de pgina, prrafo y organizar. d. Cuarta pestaa es la de referencias, se ubica la tabla de contenido, las notas al pie, las citas y bibliografa, los ttulos, el ndice y la tabla de autoridades. e. Quinta pestaa es la de correspondencia, se ubica las herramientas de crear (sobres y etiquetas), iniciar combinacin de correspondencia, escribir e insertar campos, vista previa de resultados y finalizar. f. Sexta pestaa es la de revisar, contiene la revisin, comentarios, seguimiento, cambios, comparar y proteger documento.
g. Sptima pestaa es la de vista, contiene la vista de documento, mostrar u ocultar, el zoom, la ventana y las macros. 3. Barra de herramientas de acceso rpido, nos permite obtener acceso rpido a los comandos ms habituales como guardar, deshacer, rehacer, ortografa y gramtica. Guardar, permite al usuario guardar en la memoria de la computadora el archivo que ha trabajado. (Otra opcin es a travs del botn de Office). Deshacer, permite al usuario deshacer lo ltimo que ha hecho. Rehacer, permite al usuario volver a hacer lo ltimo que ha hecho. Ortografa y Gramtica, permite al usuario revisar la ortografa y gramtica del documento.
4. Barra de desplazamiento, nos permite movernos de arriba hacia abajo en el documento y el que se encuentra en la parte de abajo nos permite movernos de izquierda a derecha, con lo cual lo
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podemos hacer con el mouse o con el teclado con las flecha de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba y de izquierda a derecha o de derecha a izquierda dentro del documento.
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Vista de Documento, nos permite ver el documento en diferentes formas. El primer icono de izquierda a derecha corresponde a Diseo de impresin, el segundo es la lectura de pantalla completa, el tercero es el de diseo Web, el cuarto es en forma de esquema y el quinto corresponde a ver el documento como un borrador. Zoom, es el tamao de la pantalla que va de menor a mayor proporcin. Barra de Estado, nos indica las pginas que se han creado, cuantas palabras y el idioma en que se va a redactar el idioma.
Estos son los elementos generales del Word, ahora para crear un documento, lo que vamos a hacer es en el botn de inicio vamos a la opcin de guardar como la que se muestra as.
Ya que tenemos abierto el cuadro de dialogo de guardar como, vamos a ver que existen diferentes opciones, en la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta
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que aparece en el campo Guardar en, en este caso mis documentos. Para guardar el archivo debemos de tener en cuenta estos tres campos: Guardar en, Nombre del archivo y guardar como tipo. Guardar en, indicar la carpeta o directorio dentro del cual se va a guardar el documento, para ello se cuenta con las carpetas de Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red. Si la carpeta no la encuentras puedes entrar al icono que te lleva a la carpeta de nivel superior, para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Nombre del archivo, nombre que le indicas al documento que estas creando. Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente ser en Documento de Word, pero se tiene un men desplegable con diferentes tipos.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dialogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones. a) Reemplazar el archivo existente, el archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. b) Guardar cambios con un nombre diferente, se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. c) Combinar cambios en un archivo existente, se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo. Truco. Con la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar Como. Con la informacin que tenemos ya podemos crear un documento con el formato de un texto, que en s es el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto, porque un texto sin formato es una mala presentacin y pierde calidad. En Word se clasifican las acciones que tienen con ver el formato en tres grandes grupos: 1. Formato carcter, afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc.
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2. Formato prrafo, afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. 3. Otros formatos, el resto de las acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, estilos y plantillas. Formato carcter, los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar formatos. En la pantalla de Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.
Al elegir la fuente del texto se determina en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. Al hacer clic sobre el tringulo de se va a desplegar diferentes tipos de letras que podemos seleccionar. De manera similar se puede cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que se desea o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos). Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva, subrayado. Es solo necesario realizarlo con el mouse pero con el teclado lo podemos realizar CTRL + N = negrita. CTRL +S = subrayado y CTRL + K = cursiva. Para la revisin de ortografa es comprobar que las palabras del texto sean errneas y para la gramtica es comprobar que las frases no contengan errores gramaticales, de forma rpida lo podemos realizar con la tecla F7, seleccionando el icono o en el botn office, en opciones de Word y seleccionar revisin y luego marcar la casilla de revisar ortografa mientras escribe. Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos mrgenes se definen en la pestaa diseo de pgina, en el grupo de herramientas configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar mrgenes, orientacin, saltos de pgina, tamao, nmeros de lnea, columnas y guiones.
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Al hacer clic sobre el botn mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin mrgenes personalizados.
Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn tamao, se abre una lista de tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
En el cuadro de Configurar Pgina en la pestaa de mrgenes vemos que existe la opcin de superior, inferior, izquierdo, derecho, encuadernacin y posicin del margen interno, que es la forma de que le podemos dar margen al documento. Orientacin es vertical u horizontal, como queremos que se vea el documento. Pginas, sera normal, simtricos, plegables y dos pginas por hojas.
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Vista previa es para todo el documento o de aqu en adelante, y la opcin de predeterminar es cambiar los datos. Insertar se puede insertar tablas, ilustraciones, vnculos, encabezado y pie de pgina, texto y smbolos.
Para insertar tablas vamos a ver que nos indica de cuantas lneas horizontales o verticales vamos a ocupar nuestra tabla para que la podamos agregar en el documento de Word y la de dibujar tabla es dibujndola con el mouse y si no tambin la podemos crear con la opcin de hoja de clculo Excel y las tablas rpidas tambin permiten realizarlo directamente por que ya existen predeterminados.
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word 2010, por ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente. Para acceder a los estilos podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas estilo. Desde all tambin se puede acceder al cuadro de dilogo estilo. Para acceder al cuadro de dilogo estilo, hacer clic en el botn inicializador del cuadro de dilogo estilo, que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas estilo (pestaa Inicio).
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En el grupo de herramientas, aparecen estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el estilo deseado. Si haces clic en el botn, puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo estilos slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel estilos. Si haces clic en borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin ningn tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto que insertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificacin mostrar vista previa.
El botn Inspector de estilos abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
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Debajo puede observarse el botn mostrar formato
En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de la fuente, etc. Tambin podemos ver los atributos referentes al Prrafo, como la alineacin, nivel de esquema, etc.
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
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En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el men Formato de Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cmo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La prxima vez que abramos Word con un documento nuevo se crear automticamente. Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botn Office , seleccionar la opcin Nuevo y van a aparecer las opciones y seleccionamos Plantilla que nos da diferentes opciones: Plantillas desde Microsoft Office Online: con esta opcin accedemos al sitio web de Microsoft dnde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta pgina Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos. Plantillas instaladas: es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Destacado: te permite elegir entre las plantillas ms usadas en el ordenador. Mis plantillas: donde aparecern las que hayamos creado.
En el cuadro de dialogo muestra las plantillas disponibles sobre el tema carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese. Lo mejor es asegurarse que este marcado el documento en la parte inferior derecha del cuadro de dialogo, para crear un documento utilizando la plantilla y es importante no modificarla. Actualmente en los documentos se debe de integrar documentos con imgenes y/o objetos, para ello con la pestaa de insertar se va a realizar esta accin. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar
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los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos: Imgenes Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
Grficos Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grficos. Representacin de datos en forma grfica. Organigramas y Diagramas. Representan a una organizacin jerrquica.
Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas diseo y presentacin para los grficos.
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Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva. Existen multitud de formatos grficos, algunas de las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresin.
Imgenes vectoriales o prediseadas WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word
Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido. Al momento de que acabas de crear un documento lo que tienes que hacer es imprimirlo y para ello lo realizamos con las teclas CTRL + P o con el botn de inicio y dar clic en la opcin de Imprimir, vamos a encontrar tres opciones la de Imprimir, Impresin rpida y Vista preliminar donde: Imprimir, nos da una pantalla donde nos da las especificaciones de la impresora, nmero de copias y otras opciones antes de imprimir. En la opcin de intervalo de pginas se especifica si se imprimen todas las hojas, si se imprime una sola hoja y en pginas se escriben las pginas que deseas imprimir, para varias hojas se tiene que poner un guin. Impresin rpida, se imprime directo el documento de cmo lo realizaste. Vista preliminar, es donde nos da una forma previa de cmo va a salir el documento.
En la opcin de nmero de copias es donde especificamos si queremos un juego del documento o varios juegos.
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Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. En la opcin de Intervalo de pginas indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Todo, imprime todo el documento. Pgina actual, imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento. Seleccin, si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas, permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2, 8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4, 5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo:-3 imprimira las pginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12-imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3,10- imprimira las pginas 2, 3, 10,11...hasta la ltima. Zoom, en el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja, permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel, permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables, podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.
En Word se pueden crear vnculos con las mismas hojas o con otro documento para cuando realizamos documento, la forma en que se hace es en la pantalla tenemos el documento que nos dice el tema y lo queremos ligar a su desarrollo le damos clic con botn izquierdo y en la opcin de insertar vnculo en el
cual vamos a escoger la opcin de hipervnculo nos aparece la pantalla y le indicamos el archivo o la pgina existente. En buscar en vamos a ver las carpetas donde se encuentra ubicado lo que queremos vincular, en este caso lo vamos a hacer en el mismo documento, por lo tanto seleccionamos la opcin de lugar de este documento y nos van a aparecer los ttulos del documento y vamos a seleccionar el ttulo donde lo queremos colocar y le damos aceptar, cuando se realiza este proceso ya est vinculado. Cuando ves la palabra que ligaste te va a aparecer una mano que te va a llevar a la hoja que seleccionaste.
3.2. Introduccin a EXCEL Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Microsoft comercializ originalmente un programa de Hoja de clculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC. Este logro solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empuj su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, tambin denominada Microsoft Excel 2010. La versin actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. Las listas de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son: En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
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A principios de 1993, Excel se convirti en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tena a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurdicos. Sin embargo, con el tiempo esta prctica ha sido ignorada, y Microsoft aclar definitivamente la cuestin cuando se adquiri la marca del otro programa. Microsoft tambin alent el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todava consiste en una estilizada combinacin de las dos letras, y la extensin de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0). Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales caractersticas de las hojas de clculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de clculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una frmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo re computacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, redise las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros puede producir cdigo (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas orientadas a objetos.
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La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir un archivo. Las caractersticas, especificaciones y lmites de Excel han variado considerablemente de versin en versin, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versin 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejor su lmite de columnas ampliando la cantidad mxima de columnas por hoja de clculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de clculo de 65.536 a 1.048.576 filas1 por hoja. Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero mximo de hojas de clculo que es posible crear por libro que pas de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creci de 1 GB a 2 GB soportando adems la posibilidad de usar procesadores de varios ncleos. Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de clculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho ao (como acontecimientos histricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones ms antiguas de 16 bits, persistiendo an en la versin actual. El 23 de septiembre del 2007 se inform que la hoja de clculo Excel 2007 mostraba resultados errneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de nmeros, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operacin 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Adems, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534. (Tambin si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente). Microsoft inform en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes especficos entre 65534.9995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros). Cualquier clculo realizado con uno de estos valores se mostrar de modo incorrecto. El valor del clculo almacenado y pasado a otra celda es correcto, slo el valor mostrado estara errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dgitos decimales, almacenar un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lgica de informacin en pantalla de la versin 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanz un parche para este bug. Este problema tambin queda subsanado con la instalacin del Service Pack 1, y desapareci por completo en todas las versiones de Excel lanzadas al mercado posteriormente.
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Funcin bsica del Excel Para empezar a utilizar el Excel, se abre igual que como se explico en la introduccin de Word, y posteriormente vamos a ver la pantalla de a continuacin:
10. Inicio 4. Barras de acceso rpido 5. Barra de ttulos 6. Barra de herramientas
7. Celdas
Cuadro de nombres
3. Funcin de formulas
1. Barras de desplazamiento
8. Vistas Previas 2. Hojas
9. Zoom
1. Barras de desplazamiento, para moverte dentro de la hoja lo puedes realizar con el ratn en las barras pero tenemos las siguientes funciones que podemos realizar con el teclado: Con las flechas de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Con las teclas de PGUP = arriba y PGDN = abajo. Con HOME = inicio y END = fin. CTRL + HOME = inicio y CTRL + END = fin En el cuadro de nombres escribir la celda hacia donde se quiere ir ms intro.
2. Hojas, en las hojas se selecciona con el ratn con el botn del lado izquierdo vamos a ver las siguientes opciones que se despliegan.
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a) Insertar, es para insertar una hoja nueva. b) Eliminar, es para eliminar una hoja realizada. c) Cambiar nombre, es para cambiarle el nombre a la hoja. d) Mover o copiar, es para moverla de lugar dentro del mismo documento que creamos o para otro documento que sea del mismo formato y para copiarla es copiar la misma hoja en el mismo documento o en otro documento creado. e) Ver cdigo, es para crear documentos con Visual Basic, con datos especficos que nos van a permitir crear macros. f) Proteger hoja, es para proteger la hoja y contenido de celdas bloqueadas con una contrasea en las opciones que da se aplica a celdas, formato, columnas, filas, hipervnculos, eliminar columnas, eliminar filas, insertar columnas, insertar filas. g) Color de etiqueta, es para ponerle colores a las hojas de clculo. h) Ocultar, es para ocultar o no mostrar la hoja de clculo. i) j) Mostrar, es para mostrar las hojas de clculo que se han ocultado. Seleccionar todas las hojas, es seleccionar todas las hojas para moverlas de lugar e incluso se puede hacer por una sola.
3. Funcin de formulas, es para ingresar las frmulas que podemos ocupar como matemticas, financieras, estadsticas, fecha y hora, bsqueda y referencia, lgicas. a) Barras de acceso rpido, se manejan igual que en Word, Guardar, Deshacer, Rehacer y Ortografa y Gramtica. b) Barra de ttulo, es para asignar un nombre a la hoja de clculo que estamos utilizando. c) Barra de herramientas, en sus opciones encontramos Inicio, Insertar, Diseo de Pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y en el caso de Excel 2010 Complementos y Acrobat. d) Celdas, donde se pone la informacin que vamos a manejar puede ser texto o nmeros, podemos empezar a utilizarlas con solo posicionarnos y escribir o con la tecla F2.
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Para realizar cualquier modificacin en Excel se tiene que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. Algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca. Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella. Seleccin de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Tambin se puede indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla Mayus (Shift) y luego pulsa la otra. Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila. (donde aparece el nmero) Seleccin de una hoja entera: Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin. 1. Vistas Previas, de lado izquierdo a derecho corresponden, la primera normal, la segunda es diseo de pgina y la tercera vista previo de salto de pgina. 2. Zoom, es la proporcin de cmo vemos la hoja si en tamao al 100% ms o menos.
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3. Botn de inicio, es la forma en que podemos crear documentos, abrir documentos, guardar documentos, as como se muestra en la pantalla:
a) Nuevo, es para crear una hoja nueva de Excel, plantillas nuevas o las plantillas automticas de Excel que permiten crear agendas, calendarios, programaciones, informes de gastos, listas. b) Abrir, es para abrir una hoja de Excel que se ha creado. c) Guardar, es para guardar la hoja de Excel que hemos creado si es nuevo nos va a mandar a la opcin de guardar como. d) Guardar como, es guardar la hoja de Excel que hemos creado, donde le ponemos el nombre del documento y la ruta en la que la vamos a guardar, en la cual puede ser en la computadora o en algn dispositivo. e) Imprimir, es para imprimir la hoja de Excel que hemos creado, aparecen las opciones de Imprimir, Impresin rpida y Vista preliminar. Donde en Imprimir tenemos que darle las especificaciones:
4. Primera seccin es impresora, donde aparecen los datos de la impresora; as como la opcin de propiedades es cmo vamos a imprimir si es a color, blanco y negro, direccin de la hoja y otras caractersticas de la misma, la opcin de buscar impresora es localizar hacia dnde vamos a
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dirigir la impresin, en la opcin de imprimir a archivo es realizarlo directamente sin darle ninguna especificacin. 5. Segunda seccin es intervalo de pginas, donde podemos imprimir todas las hojas con la opcin de todas. En la opcin de pginas seleccionamos desde que pgina hasta que pgina queremos imprimir. 6. Tercera seccin imprimir, en la opcin de seleccin es lo que hemos seleccionado de la hoja de Excel para imprimir, en la opcin de hojas activas son las hojas que hemos seleccionado a imprimir, omitir reas de impresin es lo que hemos seleccionado que no queremos que salga, en la opcin de todo el libro es imprimir todo lo que hemos realizado en la hoja de Excel nueva. 7. Cuarta seccin copias, es cuantas veces a imprimir el documento, en la opcin de intercalar es como se va a imprimir si va de hacia atrs o hacia adelante. 8. Quinta seccin vista previa, es una vista previa de cmo se va a imprimir el documento. a) Preparar, prepara el documento para su distribucin. b) Enviar, enva el documento a otras personas como correos electrnicos. c) Publicar, distribuir el documento a otras personas como la Web. d) Cerrar, es cerrar el documento que hemos creado. Ahora vamos a ver cada una de las partes de la barra de herramientas que se muestran en la pantalla.
a. Archivo, o botn de inicio es para abrir, crear un documento, entre otros. b. Inicio, es la opcin donde vemos el portapapeles, la fuente, la alineacin, el nmero, los estilos, las celdas y modificar. c. Portapapeles es la opcin de cortar, pegar, copiar, copiar formato, en la opcin de pegar tenemos la forma de pegado especial que nos permite pegar con formatos especiales y como imagen, es con formato de imagen.
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d. Fuente, nos muestra la tercera pestaa de formato de celdas, indica: El tipo de fuente que se puede utilizar como calibri, times new roman, agency, cambria, arial, entre otros. El estilo es lo que nos va a permitir escribir con negritas, cursivas, subrayado. El tamao es la que nos indica que proporcin de la letra queremos que ocupe. El subrayado es si el texto que escribimos va a estar con una raya abajo. El color es darle diferentes colores al texto o resaltar el texto. La fuente normal es dar la indicacin de que la queremos como tipo texto con maysculas y minsculas. Los efectos es proporcionar una especificacin como de tipo formula que es un ndice arriba o un ndice abajo o tambin tachar. La vista previa es cmo vamos a ver el texto en la hoja de clculo. Para entrar de forma directa con el ratn es darle un clic con el botn izquierdo y seleccionar la opcin de fuente. e. Alineacin, nos muestra como alinear el texto, si en forma horizontal o vertical, esta puede quedar centrada, justificada, izquierda, derecha, rellenar, centrar en la seleccin o distribuido. El control del texto es como ajustar el texto, reducir hasta ajustar, combinar celdas; para combinar celdas se seleccionan dos o tres y se ajusta en una sola. De derecha a izquierda es la direccin del texto si derecha a izquierda o izquierda a derecha o en contexto. La orientacin, vamos a ver como se mueve en grados de 90 a 360 grados para ponerlo hacia abajo o hacia arriba o inclinado el texto. f. Nmero, nos muestra ciertas categoras como es la general (no tienen un formato especifico en general), el nmero (es presentar nmeros dando formato de moneda o contabilidad y con decimales o sin decimales), la moneda (se utiliza con valores monetarios y con el smbolo de la moneda que sea del pas, as como los decimales), la contabilidad (alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna), la fecha (contiene nmeros que representan la fecha y horas como valores de fecha), la hora (nmeros que representan fecha y horas como valores de hora), el porcentaje (multiplican el valor de la celda por 100% y muestran el resultado con un smbolo porcentual), la fraccin (es escribir de un digito o de dos dgitos 21/15 o ms), la cientfica (se maneja como en general y con decimales), el texto (es el texto como en Word), la especial (son tiles para hacer un seguimiento de valores de la lista y de bases de datos), el estndar (escribir el cdigo de formato de nmero, usando como punto de partida uno de los cdigos existentes).
g. Estilos, se basan primero en el formato condicional que es manejar reglas numricos de mayor que o menor que por ejemplo para utilizar formulas, en segundo en dar formato como tabla es que a travs de una tabla que se realiz, darle formato de acuerdo a los que ya estn establecidos, y en tercero los estilos de celda para darle color o forma de ttulo, general, normal, encabezado, nfasis entre otros a la misma tabla. h. Celdas, se incluye primero insertar columnas a la izquierda, a la derecha, hacia abajo o hacia arriba, el segundo eliminar columnas a la izquierda, a la derecha, hacia abajo o hacia arriba y el tercero es el formato en el que determinamos la altura, el ancho de la columna o la fila, si se
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ocultan o se muestran filas o columnas, y la organizacin de las hojas para protegerlas o moverlas. i. Modificar, en la primera seccin es la autosuma nos sirve para ingresar funciones matemticas bsicas, rellenar es la columna hacia arriba, hacia abajo, series u hojas y borrar filas, columnas o contenido, entre otros. En la segunda seccin es Ordenar y filtrar que cuando se tienen valores de una columna las podemos ordenar en forma ascendente o descendente. En la tercera seccin Buscar y Seleccionar es buscar un valor dentro de una base de datos que se puede reemplazar o modificar, tambin seleccionar datos que buscamos. Insertar, la tabla dinmica nos permite ingresar resmenes de datos, la tabla es para seleccionar los datos que hemos creado. En Ilustraciones es para insertar imgenes creadas, prediseadas, formas (figuras geomtricas), smartart (crear mapas mentales con figuras geomtricas), grficos (nos permite crear graficar tablas en diferentes estilos), vnculos (insertar y crear vnculos con pginas), texto (smbolos, cuadros de texto, etc.).
j.
k. Diseo de pgina, como su nombre lo dice es para dar formato a la pgina. En temas es para crear en la hoja un diseo predeterminado en fuente, colores y efectos. En configuracin de pgina es los mrgenes, orientacin de la pgina, tamao de la hoja, rea de impresin es establecer lo que se va a imprimir, saltos es dar salto de pgina, fondo es para insertar una imagen como fondo del documento y por ltimo imprimir ttulos es establecer cmo vamos a ver el documento. En la siguiente pantalla se especifican.
Poner un encabezado en la hoja y un pie de pgina personalizado Establecer el rea de impresin (celdas seleccionadas)
Orientacin de la hoja, escala y tamao del papel
Inferior, Superior, Izquierda, Derecha y centrar el documento
Se imprimen las columnas de la izquierda en las diferentes hojas
Lneas de divisin. Las lneas de la hoja que estn en blanco. B/N el color Calidad del documento Encabezados del documento
Se imprimen los ttulos superiores en las diferentes hojas. Orden de las pginas.
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En Ajustar rea de impresin es en la pestaa de pgina, que nos va a permitir orientar la hoja, establecer una escala, el tamao de papel que vamos a utilizar si es tamao carta, oficio u otro. En opciones de la hoja que es en la pestaa de hoja de la pantalla que se muestra para establecer las condiciones de la hoja de Excel. En organizar es establecer si la informacin de la hoja de Excel va a estar atrs o adelante o si se utiliza imgenes es organizarlas, para que se vean adecuadamente. Frmulas, vamos a ver las opciones de Biblioteca de funciones, que nos va a permitir ingresar funciones matemticas, financieras, estadsticas, de lgica entre otras. En la opcin de nombres definidos nos va a permitir describir un comportamiento en el que un nombre definido en un libro de Excel no est disponible como un vnculo de libro. En la opcin de auditora de frmulas es para evitar los errores de las frmulas. En la opcin de Clculo es para establecer en forma automtica las formulas. Una referencia absoluta la podemos considerar como el $ para utilizarlas en las formulas, tambin estn las referencias relativas que es la frmula normal y la referencia mixta que no importa el orden en que pones el $ te da el mismo resultado.
Esta seccin es una de las ms importantes porque nos va a permitir utilizar una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por es fundamental para la buena utilizacin de Excel. Datos, en la opcin de obtener datos externos es para obtener datos de otros documentos como de Access, web, texto u otras fuentes. En la opcin de conexiones podemos crear, editar y administrar las conexiones con uno o ms libros. En la opcin de ordenar y filtrar es en base de una tabla creada se ordenan los datos de manera ascendente o descendente y filtrar es la manera de localizar los datos de una base de datos de muchos nmeros. En la opcin de herramientas de datos es como vamos a manejar los datos de una hoja si en columnas y tenemos que quitar la informacin duplicada, las otras funciones ya son ms avanzadas para crear escenarios. En la opcin de esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.
Revisar, en la opcin de ortografa es revisar la ortografa del documento. En la opcin de comentarios es para ingresar comentarios de algn tema en especfico. En la opcin de cambios
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es para proteger la hoja, el libro o compartir el libro, de manera que permite al usuario manipular la informacin a su conveniencia.
Vista, en la opcin de vistas del libro es cmo vamos a ver el documento si es normal, diseo de pgina como una hoja de Word, pantalla completa, vista previa de salto de pgina o vistas personalizadas. En la opcin de Mostrar u ocultar es para visualizar la regla, la barra de formulas, lnea de cuadrcula, ttulos o barra de imgenes. En la opcin de Zoom es para ver la hoja de Excel en zoom, al 100% o ampliar la seleccin. En la opcin de Ventana es para administrar las diferentes hojas de Excel que tengamos abiertas, dentro del documento se pueden inmovilizar paneles o secciones, guardar el trabajo que hemos realizado y cambiar entre ventanas abiertas de Excel. En la opcin de Macros es realizar actividades optimizadas con una funcin que nos va a permitir realizar un documento completo, nos va a permitir crear pginas web.
Complementos, proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De forma predeterminada, los complementos no estn inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos complementos para poder usarlos. En el caso de Excel 2010. Acrobat, es para convertir los archivos de Microsoft Excel en Documentos de Acrobat. En el caso de Excel 2010.
Es importante mencionar que las funciones de Word y Excel con el teclado se manejan similares. Como se menciono anteriormente la seccin de frmulas es una de las ms importantes para que manejemos adecuadamente el Excel, por ello vamos a explicar cmo introducir las funciones. Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin (argumento1; argumento2;...; argumentoN)
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Siguen las siguientes reglas: a) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. b) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. c) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. d) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma. Ejemplo: =SUMA (A1:C8) = PROM (A1:C8) Tenemos la funcin SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx.
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(Obtiene el valor mximo) o Mn. (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de ms funciones.... Para utilizar stas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operacin antes de pulsar el botn. Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa frmulas, elegir la opcin Insertar funcin. O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.
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Observa como conforme se selecciona una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn que aparece al final de donde nmero para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro nmero 2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos un segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin=SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA (A1:A5). Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma ((A1+A3); (A2-A4)) donde:
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A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4); B3), esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA:(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. Para todas las funciones se aplica la misma regla de que se deben de poner igual que la suma, por ejemplo =moda (A1:A5). De entre todo el conjunto de funciones, las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nmero de serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin a) AHORA b) AO c) DIA d) DIA. LAB Descripcin Devuelve el nmero de serie a la fecha y hora actuales. Convierte un nmero de serie en un valor de ao. Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes. Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborables Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a un nmero especificado de das laborables mediante parmetros para indicar cules y cuntos das son das de fin de semana Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre dos fechas
e) DIA.LAB. INTL
f) DIAS. LAB
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g) DIAS 360
Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de 360 das. Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada. Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial. Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero de serie. Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del mes anterior o posterior a un nmero de meses especificado. Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero total de das existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final. Convierte un nmero de serie en un valor de hora Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual Convierte un nmero de serie en un valor de mes Convierte un nmero de serie en un valor de minuto Devuelve el nmero de serie correspondiente a una hora determinada. Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el lugar numrico correspondiente a una semana de un ao. Convierte un nmero de serie en un valor de segundo Convierte una hora con formato de texto en un valor de nmero de serie.
h) DIASEM
i) FECHA
j) FECHA.MES
k) FECHANUMERO
l) FIN.MES
m) FRAC.AO
n) HORA o) HOY p) MES q) MINUTO r) NSHORA
s) NUM.DE.SEMANA
t) SEGUNDO u) VALHORA
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Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son las funciones ofrecidas por Excel. Funcin a) CARCTER b) CODIGO c) CONCATENAR d) DECIMAL e) DERECHA,DERECHAB f) ENCONTRAR, (B) g) EXTRAE, (B) Descripcin Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de texto. Concatena varios elementos de texto en uno solo Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales. Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de minsculas). Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique. Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de minsculas). Comprueba si dos valores de texto son idnticos Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto. Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto Quita del texto todos los caracteres no imprimibles Convierte el texto en maysculas o en minsculas respectivamente. Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $ (dlar) o $ (peso) Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto. Reemplaza caracteres de texto Repite el texto un nmero determinado de veces
h) HALLAR, (B) i) IGUAL j) IZQUIERDA, (B) k) LARGO, (B) l) LIMPIAR m) MAYUSC/MINUSC n) MONEDA o) NOMPROPIO p) REEMPLAZAR, (B) q) REPETIR
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r) SUSTITUIR s) TEXTO, TEXTOBATH
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda (Baht)
Para el estudiante es importante conocer todas las funciones por lo que puede practicar ests funciones y otras visitando la pgina http://www.aulaclic.es/excel2010/epp_6_3_2.htm.
3.3. Introduccin a POWER POINT Microsoft PowerPoint es un programa de presentacin desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS, usado en campos como la enseanza, negocios, etc., segn las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de presentaciones son realizadas con PowerPoint cada da. Forma parte de la suite Microsoft Office. PowerPoint es un programa diseado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fcil de entender, animaciones de texto e imgenes prediseadas o importadas desde imgenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseos de fuente, plantilla y animacin. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho ms prctico que los de Microsoft Word. PowerPoint es uno de los programas de presentacin ms extendidos que viene integrado en el paquete Microsoft Office como un elemento ms, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los dems componentes del equipo para obtener un resultado ptimo. Con PowerPoint y los dispositivos de impresin adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para las asistentes a la presentacin, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas estndar de 35mm. A mediados de 1980, dos productores de software en una pequea oficina en california llamada Forethought, Inc. estaban calladamente desarrollando el primer software de presentaciones grficas para la computadora personal. Los primeros esfuerzos de estos dos productores de software fueron poco recompensados. Una serie de compaas inversionistas declinaron invertir en dicho programa, que era conocido como "Presenter" y estaba dirigido a la plataforma Mac, especficamente a la computadora personal Apple II. Pero Bob Gaskins, dueo de la compaa Forethought, Inc., y el coproductor del programa, no perdieron las esperanzas. Despus de dos aos de negociaciones (1985-87), vendieron por fin la compaa y su software a la gigante Microsoft Corporation (Bill Gates) por la suma de catorce millones de dlares USA. Su evolucin empez con el PowerPoint 1.0, PowerPoint 2.0, PowerPoint 3.0, PowerPoint 4.0, PowerPoint 95 (versin 7.0), PowerPoint 97 (versin 8.0), PowerPoint 98, PowerPoint 2000 (versin 9.0),
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PowerPoint XP (2002, ver. 10.0), PowerPoint2003, PowerPoint 2007 qu sali al mercado en noviembre del 2006 y trajo grandes cambios en la interfaz del usuario y muy mejoradas las capacidades grficas y por ltimo el PowerPoint 2010 qu sali al mercado en 2010, e incluyo nuevas libreras de animacin, tratamiento de imgenes y capacidades de aceleracin por hardware. Como las presentaciones se preparan frecuentemente en un ordenador y se muestran en otro es muy importante que se puedan transferir de manera transparente o sencilla, tal como en el caso de otros programas como, el Impress de OpenOffice.org. PowerPoint presenta el problema de que al parecer debido a la posibilidad de empotrar contenidos de otros programas mediante OLE, algunos tipos de presentaciones se quedan totalmente ligadas a la plataforma Windows, llegndose incluso a la paradjica situacin de que la versin de PowerPoint para Apple (sobre OS X) no sea capaz de abrir convenientemente los ficheros del PowerPoint de Windows. Funciones bsicas de PowerPoint Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin se muestra, por lo que conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender su uso. Las pantallas pueden ser diferentes porque el usuario decide los elementos que quiere que se vean.
Barra de acceso rpido (personalizar) Barra de ttulo. Nombre del documento Botones de min, mx. y cerrar. Botn de cerrar. ALT+F4 Botn de office y salir
Banda de opciones, opciones del programa en pestaas.
Se visualiza y crea la diapositiva que forma la presentacin Botones de vista, elegir la vista que nos convenga. Normal, Clasificador de diapositivas y presentacin Notas de apoyo para realizar la presentacin.
Diapositivas Se ver la diapositiva en el rea de trabajo para modificar.
rea de esquema. Muestra los ttulos de las diapositivas en miniatura.
Pantalla 1
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Pulsando la tecla ALT se encuentra al modo de acceso de teclado y aparece como la siguiente pantalla y para salir del modo de acceso es igual con la tecla ALT.
A continuacin se ver cmo crear una nueva Presentacin en blanco, esta opcin se suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el programa y tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.
1. Botn de Office
2. rea de Esquema
1. Botn de Office, despligalo y selecciona la opcin de nuevo, en el cuadro de dilogo nueva presentacin haz clic sobre presentacin en blanco o seleccinala y pulsa botn crear. (Ver la pantalla que es como debe de quedar) y a partir de ah, podremos utilizar todas sus funciones. Para crear una presentacin con plantillas se despliega el botn de office, se selecciona la opcin nuevo y en el cuadro de dialogo nueva presentacin se da clic en plantillas instaladas y aparecer un cuadro de dialogo y selecciona la que ms te guste y luego cerrar.
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En este caso hemos creado la plantilla lbum de fotos moderno y se gener la pantalla que vemos arriba; posteriormente se puede crear ms plantillas desde la caja de texto del cuadro de dialogo Nueva Presentacin. Las plantillas que se descarguen se almacenaran en la categora Plantillas instaladas. Guardar, ir al botn Office o en el botn que nos aparece de un disquete, es como lo hemos visto en Word y en Office, porque nos va a aparecer la pantalla de Guardar Como, donde tenemos que asignar el nombre del documento y la ruta donde se va a guardar, en este caso, se guarda con la terminacin de .pptx que se refiere a PowerPoint, nos puede permitir guardar en formato de imagen, de .pdf y en pgina Web de un solo archivo para verla con el navegador. Abrir, ir al botn Office y seleccionar la opcin de abrir o pulsar las teclas CTRL+A y nos van aparecer los nombres de las ltimas presentaciones abiertas (por ejemplo caso reunin administrativos y aula Clic). Si la presentacin que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastar con hacer clic en su nombre.
Este listado se ve generando a medida que usamos PowerPoint con los ltimos documentos abiertos. Si quieres que alguno de estos archivos aparezca siempre haz clic sobre el botn y el archivo quedar fijado en la lista, de modo que siempre que abras el botn Office podrs encontrarlo rpidamente. Para
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abrir a partir de una ruta en el cuadro Buscar en se selecciona la unidad en la cual se encuentra la presentacin que queremos abrir, a continuacin seleccionamos la carpeta que contiene la presentacin. Una vez hayamos seleccionado la presentacin pulsamos en el botn Abrir. Para que cuando seleccionemos una presentacin aparezca una pequea representacin de ella en la zona de la derecha deberemos hacer clic en el botn de vistas y elegir Vista Previa. Nota: si utilizas Windows Vista, los dilogos de abrir y guardar sern distintos. Si son varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionndola desde el men cambiar ventanas de la pestaa vista. Dentro de una presentacin debemos de conocer los tipos de vista que nos ofrece PowerPoint.
A B C D
a. La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaa Vista y selecciona la opcin Normal. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece a la derecha en la barra de estado. En la pantalla 1 seleccionamos el rea de esquema y est en la parte izquierda de la pantalla donde seleccionamos la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms se utilizar porque podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la diapositiva. b. El clasificador de diapositivas. Para ver las diapositivas en vista clasificador se da clic en la pestaa Vista y seleccionar la opcin Clasificador de diapositivas o con el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas. c. La Presentacin con diapositivas. Reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista se aprecia los efectos animados que se insertaron en las
distintas diapositivas que forman la presentacin. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaa Vista y selecciona la opcin Presentacin con diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC. d. El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y despus selecciona la pestaa Vista y selecciona la opcin Zoom. Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana y se selecciona el porcentaje del zoom que se quiere aplicar a las vistas. Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra de estado con el control , desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar. Se puede utilizar el botn para ajustar el zoom de modo que se vea el contenido completo de la vista en el tamao de la ventana con la que se trabaja. Puedes acceder a esta opcin desde la barra de herramientas haciendo clic en el botn control de zoom. en la barra de estado, a la derecha del
2. rea de esquema, para insertar una nueva diapositiva en vista normal seleccionar la pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin. Se puede aadir una diapositiva de dos formas: Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio o bien utilizar las teclas CTRL + M para duplicar la diapositiva seleccionada. Una vez realizado esto se puede ver que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta. Si se da clic en la flecha que se encuentra bajo el botn Nueva diapositiva, se elige diseo o tema. Se pueden escoger entre diferentes diseos, o incluso cargar una en blanco. Aunque no ests seguro de cmo quieres crear tu diapositiva. Si ests en la vista normal se aconseja seleccionar la pestaa de diapositiva del rea de esquema para que sea ms fcil situarte en el lugar dnde quieres copiar la diapositiva. Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes hacerlo de varias formas: Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botn que se encuentra en la pestaa Inicio. Despus selecciona la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y pulsa el botn .
Si utilizas el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de color). Cuando se despliegue el men contextual selecciona la opcin Copiar. Despus haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar. Por ltimo selecciona del men contextual la opcin Pegar.
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Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el men contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar ms de una diapositiva seleccinalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar. Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentacin. Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte: Hazlo desde la banda de opciones desplegando el men Nueva diapositiva y seleccionando la opcin Duplicar diapositivas seleccionadas. O bien utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Alt + D. Mover arrastrando. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botn izquierdo del ratn arrstrala hasta la posicin donde quieres situarla. Al desplazarla vers que el puntero del ratn es una flecha con un rectngulo debajo y aparece una lnea entre diapositiva, esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratn hasta que la lnea est entre la 5 y la 6. Una vez te hayas situado en la posicin donde quieres poner la diapositiva suelta el botn del ratn y automticamente la diapositiva se desplazar a la posicin e incluso se re numerarn las diapositivas. Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del ratn sobre y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado suelta el botn y automticamente la diapositiva se desplazar y se re numerarn todas las diapositivas. Otras formas de mover. Es cortndola y despus pegndola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentacin a otra. Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, despus las cortamos (utilizando el botn de la pestaa Inicio, utilizando el men contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva despus de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentacin o en otra), y por ltimo pegamos de la misma forma.
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Para eliminar las diapositivas hay que seleccionar las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no estn unas al lado de otras mantn pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte: a) Desde la pestaa Inicio y seleccionando la opcin Eliminar. b) Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. c) La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR. d) Antes de empezar a saber cmo insertar grficos, imgenes, texto, etc. es conveniente conocer las reglas y guas ya que nos sern tiles para situar los objetos y el texto dentro de la diapositiva. Reglas, para hacer visibles las reglas vamos a la pestaa Vista y seleccionamos la opcin Regla, si ya est visible aparecer una marca al lado izquierdo de la opcin Regla. Una vez seleccionada aparecer una regla horizontal y otro vertical pero slo en la vista Normal. Con la regla podremos saber a qu distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posicin del puntero del ratn. Cuadricula, est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados, tales que nos ser ms fcil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrcula no aparece al imprimir o al visualizar la presentacin.
Para mostrar la cuadrcula, marca la opcin Lneas de cuadrcula en la pestaa Vista (junto a la opcin Reglas). Este ser el resultado:
Podemos modificar las propiedades de la cuadrcula, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y eligiendo cuadrcula y guas en el men contextual. Se muestra una ventana como esta. Accedemos a la misma ventana desde la pestaa formato, en la seccin organizar, desplegando el men alinear y pulsando Configuracin de cuadrcula.
Si quieres que se visualice la cuadrcula marca la opcin Mostrar cuadrcula en la pantalla. Tambin podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrcula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la cuadrcula" o/y "objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrcula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, ste se coloque en el punto de la cuadrcula ms cercano. El cuadro, configuracin de la cuadrcula nos permite definir el tamao de las celdas que forman la cuadrcula. Cuanto ms grande sea el tamao del espaciado, menos precisin tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero ser ms fcil colocar los objetos alineados.
Podemos hacer que estos cambios se conviertan en predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan con las guas y las cuadrculas, para ello pulsaremos en el botn Establecer como predeterminado. Las guas, no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor estas guas son imaginarias ya que no aparecern al imprimir o visualizar la presentacin. Para mostrar las guas despliega el men contextual, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y selecciona la opcin Cuadrcula y guas.
Si quieres que se visualicen las guas marca la opcin Mostrar guas de dibujo en la pantalla. Para trabajar con textos e imgenes en la pantalla inferior vamos a marcar cuales son los que nos van a permitir cada 1 uno. 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Para seleccionar objetos solo tienes que dar clic sobre l y sobre el marco que te aparece para moverlo a la direccin que t desees, para quitar la seleccin tienes que dar fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla SHIFT y con el ratn selecciona los objetos, si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados mantn pulsada la tecla CTR selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin.
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Para copiar objetos lo nico que tenemos que hacer es darle CTRL+C y seleccionas cualquier rea y para que se pegue con CTRL +V o la otra es con el botn izquierdo del ratn en la opcin de copiar y pegas. Para duplicar objetos lo nico que tenemos que hacer es seleccionar el objeto y con la opcin del men indicar pegar y la forma rpida es CTRL+ALT+D. Ahora podemos ingresar los textos, imgenes, grficos, cuadros de texto, encabezados, fecha y nmero, pelcula y sonidos. 1) Imagen, es para ingresar imgenes de fotos que hemos elaborado nosotros 2) Imgenes Prediseadas, son las imgenes del Office. 3) lbum de fotografas, imgenes que hemos guardado en la computadora. 4) Formas, es para ingresar las lneas, cuadros y figuras geomtricas. 5) SmartArt, es elegir formas de organigramas, listas entre otros que nos permite modificarlos automticamente. Grfico, es insertar un grfico de valores numricos los cuales nos permite ver tendencias de barras, lneas, dispersin entre otros. Cuadro de texto, nos permite abrir un cuadro y escribir en el documento. Encabezado y Pie de Pgina, nos permite ingresarle al documento un encabezado personalizado y en pie de pgina nos permite poner fechas, horas, nmero de diapositivas. WordArt, es para ingresar palabras con movimientos, tendencias tridimensionales para que nos permita mejorar la calidad de la presentacin. Fecha y Hora, es la opcin rpida de ingresarle al documento la fecha y hora actual. Nmero de diapositiva, es la opcin rpida de ingresarle el nmero de la diapositiva. Smbolo, es la opcin que nos permite ingresar smbolos que no tenemos acceso, porque podemos ver todos los tipos de letras y podemos ver como ejemplo el alfabeto griego. Objeto, podemos ingresarle un objeto al documento que hemos creado. Pelcula, al documento que hemos creado le podemos ingresar una pelcula. Sonido, al documento que hemos creado le podemos asignar un sonido como la cancin de tu artista favorito. Para el documento tambin le podemos ingresar animaciones y transiciones que podemos ver en la pantalla inferior. mismos.
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Estas animaciones nos permiten animar los textos e imgenes del texto, as como tambin nos permite darle animacin a la hoja de PowerPoint que estamos trabajando. Es importante que revises cada uno de los temas de Microsoft Word, Excel y PowerPoint para realizar ejercicios e irte familiarizando con las barras de herramientas de cada uno. En PowerPoint se pueden crear vnculos con las mismas hojas o con otro documento para cuando realizamos presentaciones, la forma en que se hace es en la pantalla inferior tenemos una diapositiva que dice administracin y toma de decisiones con diferentes opciones se selecciona el cuadro de inteligencia y nos aparece la pantalla de insertar vnculo en el cual vamos a escoger la opcin de archivo o pgina existente. En buscar en vamos a ver las carpetas donde se encuentra ubicado lo que queremos vincular, en este caso lo vamos a hacer en el mismo documento, por lo tanto seleccionamos la opcin de lugar de este documento y nos van a aparecer los ttulos de diapositivas y vamos a seleccionar la diapositiva 6 y le damos aceptar, cuando se realiza este proceso ya est vinculado. Cuando se ve en vista previa te va a aparecer una mano que te va a llevar a la diapositiva que seleccionaste.
En la pgina http://www.aulaclic.es/power2007/t_15_1.htm puedes ver mayor informacin, as como ejercicios que puedes realizar para prctica.
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Instituto Universitario del Prado

Asignatura: Tema 3: Introduccin a la Informtica Microsoft Office

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

3. Barra de herramientas de acceso rpido

2. Barra de opciones 4. Barra de desplazamiento

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

ALT + D= Pestaa de correspondencia ALT + R = Pestaa de revisar. ALT + N = Pestaa de vista.

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

Mtra. Rosa Martha Lpez Gmez

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Debajo puede observarse el botn mostrar formato

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Imgenes vectoriales o prediseadas WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word

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8. Vistas Previas 2. Hojas

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Orientacin de la hoja, escala y tamao del papel

Inferior, Superior, Izquierda, Derecha y centrar el documento

Se imprimen las columnas de la izquierda en las diferentes hojas

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n) HORA o) HOY p) MES q) MINUTO r) NSHORA

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r) SUSTITUIR s) TEXTO, TEXTOBATH

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Banda de opciones, opciones del programa en pestaas.

Diapositivas Se ver la diapositiva en el rea de trabajo para modificar.

rea de esquema. Muestra los ttulos de las diapositivas en miniatura.

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