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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE INFORMACION PANAMERICANA

Por:
EDWIN DAVID GONZLEZ PARDO

DAVID GREGORIO RUBIO VIZCAYA

Bogot D.C., de 2013

INTRODUCCION

El sistema de informacion panamericana tiene como finalidad dar una solucion tecnologica, practica y organizada al inconveniente encontrado en la misma, como el de almacenar informacin de los alumnos de forma rpida y concreta, agilizando procesos de validacin y registro de estudiantes nuevos, matrculas y generacin de certificados de estudiantes antiguos, y registro de logros y avances de los estudiantes matriculados. El fin de este sistema de informacion es digitalizar, organizar, administrar, en un solo lugar varios procesos los cuales se hacen de manera manual en la actualidad. En este manual encontraremos la descripcion detallada de el uso del sistema de informacion para la academia de belleza y peluqueria panamericana describiendo los tres roles especificos como lo son el administrador, operador y docente, donde los administrativos poseern permisos de lectura, escritura y modificacin sobre todo el sistema, los operadores contaran con algunos permisos de administrador y los docentes solo tendrn permisos de lectura para la insercin de logros y modificacin de los mismos.

OBJETIVO El manual de usuario tiene como objetivo explicar el funcionamiento de los diferentes roles y su participacin en el sistema de informacin describiendo paso a paso la manera de alimentar la base de datos. El sistema de informacin est compuesto de mdulos, donde cada uno de estos realiza una funcin en particular o contribuye al desarrollo de datos especficos. Los mdulos son independientes funcionalmente pero son integrados a nivel de su estructura y de la interoperabilidad entre los datos y procesos.

1. Autenticacin usuario al sistema de informacin Ingresando previa mente los datos del administrador el cual tendr todos los permisos sobre el sistema hace la validacin inicial, llenamos los campos correctamente y hacemos click ingresar.

Ilustracin 1. Validacin

En el caso que la validacin sea incorrecta o se diligencien mal los campos, el sistema nos pedir rectificarlos y colocarlos correctamente como se muestra a continuacin.

Ilustracin 2.Error de Validacin

En el momento de colocar los datos correctamente ingresara al sistema de informacin mostrndonos en la parte superior izquierda el usuario que accedi al sistema y el rol que cumple en el mismo.
Ilustracin 3. home

2. Registrar usuario Ilustracin 4. Usuario nuevo

Previa autenticacin del administrador y ubicados en el home de la aplicacin damos click en usuarios y luego en usuario nuevo como muestra la ilustracin. Ilustracin 5. Registro de formulario

Se deben llenar todos los campos y adems tener en cuenta que aqu estamos dando el rol a nuestro usuario como se muestra en la grfica, entendiendo que

cada uno de ellos tiene unos permisos diferentes sobre la aplicacin, tambin al final del formulario damos click en registrar usuario e inmediatamente nos muestra la pantalla de confirmacin de datos y pide aprobar dando click en registrar informacin como se muestra a continuacin. Ilustracion 6. Verificacion de informacin

En este momento tendremos registrado nuestro usuario en modo activo, es necesario aclarar que cada usuario que no se encuentre activo no tendr acceso a la aplicacin. Esta misma accin de debe realizar para registrar a los dems usuarios como lo son administrador, operador y profesor.

3. Modificar usuario

Ilustracin 7. Modificar usuario

Previo ingreso a la aplicacin y al mdulo de usuarios, damos click en el nombre del usuario que vamos a modificar y luego en modificar usuario

Ilustracin 8. Modificar datos

En este momento hacemos la modificacin a los datos necesarios y luego como en el registro de usuarios damos click en modificar usuario y comprobamos que los datos estn correctos luego damos click en registrar informacin.

4. Desactivar y activar usuario

Para activar o desactivar un usuario es necesario entrar al home y luego a usuarios, dar click en el usuario a desactivar o activar y luego aceptar como se muestra a continuacin. Ilustracin 9. Desactivar o activar usuario

Ilustracin 10. Aceptar activacin o desactivacin de usuario

5. Gestin de matriculas
Ilustracin 11. Registro de estudiantes

Iniciamos dando click en estudiantes nos muestra la anterior pantalla y seguimos con estudiante nuevo y enseguida diligenciamos todos los campos.

Ilustracin 12.registro de formulario

Despus de diligenciado el formulario hacemos clic en registrar estudiante en ca so de no haber registrado correctamente los datos o falte llenar algn campo, nos mostrara en rojo los campos incorrectos o sin diligenciar, tambin al dar clic en borrar formulario borrara los datos escritos y se deben diligenciar de nuevo. Al registrar el estudiante nos mostrara una pantalla de confirmacin de datos donde el usuario confirmara lo ingresado y har clic en registrar informacin, y aparecer inscrita en el listado inicial.

Ilustracin 13. Confirmacin de datos

6. Consulta de informacin de estudiantes

En la consulta de informacin de estudiantes elegimos el estudiante y luego hacemos clikc en info del estudiante.
Ilustracin 14. Informacin estudiante

Y a continuacin vemos la informacin que se solicit del estudiante y para terminar damos click en volver.

Ilustracin 15. Verificacin de la informacin

7.

Modificar informacin de estudiantes

Para modificar la informacion de los estudiantes debemos ingresar al modulo de estudiantes, luego elegir el estudiante a modificar y dar click en modificar estudiante.

Ilustracin 16.Modificar informacin

cambiamos los datos necesarios y luego confirmar en modificar estudiante visualizamos la modificacin y confirmamos con registrar informacion.

Ilustracin 17. Verificacin de la informacion modificada

8.

matricula de estudiantes

Ilustracin 18. Matricula del estudiante

Previo a la matricula es necesario que el estudiante este registrado y en el listado de estudiantes debe aparecer como inscrito. Para matricular elegimos en el listado de estudiantes inscritos al estudiante a matricular y luego hacemos click en matricular.

Ilustracin 19. Generar matricula

Diligenciamos los campos del formulario y hacemos click en generar matricula. Ilustracin 20. Confirmacin de matricula

Verificamos los datos y confirmamos dando click en registrar matricula.

Ilustracin 21. Estudiante matriculado

Verificamos al estudiante en el listado donde debe aparecer como estado Activo.

9. Registrar referencia del estudiante Elegimos en el modulo de estudiantes, al estudiante que le vamos a inscribir la referencia y damos click en referencia del estudiante Ilustracin 22. Inscribir referencia

Luego damos click en incertar referencia y diligenciamos el formulario Ilustracin 23. Insertar referencia

Despues de diligenciar el formulario damos click en registrar referencia Ilustracin 24. Formulario de referencia

Verificamos la informacion y hacemos click en registrar referencia

10. Registrar programas acadmicos

Ilustracin 25. Registro de programa nuevo

Iniciando desde el home damos click en el botn de programas y luego en programa nuevo

Ilustracin 26. Registro de datos del programa

Diligenciamos el formulario dndole nombre al programa nuevo, el nmero de niveles, que esta entre 1 y 10 y el estado del programa que es activo o desactivo y damos click en registrar programa acadmico en caso de alguna correccin damos borrar formulario e iniciamos de nuevo

Ilustracin 27. Confirmacin de datos del programa

Confirmamos los datos ingresados y hacemos click en registra programa.

11. Modificar programa acadmico

Ilustracin 28. Modificar programa

Despus de haber entrado al mdulo de programas hacemos click el programa a modificar y luego en modificar programa.

Ilustracin 29. Cambio de datos del programa

Hacemos las modificaciones necesarias y damos click en modificar programa acadmico

Ilustracin 30. Confirmacin de modificacin de datos del programa

Para finalizar hacemos click en modificar programa despus de verificar la informacin modificada

12. Desactivar o activar programas acadmicos

Para activar o desactivar un programa es necesario entrar al home y luego a programas, dar click en el programa a desactivar o activar y luego aceptar como se muestra a continuacin.
Ilustracin 31. Activar o desactivar un programa

Ilustracin 32. Aceptar activacin o desactivacin del programa

13. Competencias nuevas Ilustracin 33. Registro de competencias nuevas

Hacemos click en el mdulo de competencias y luego en competencia nueva

Ilustracin 34. Registro de formulario para competencias nuevas

Diligenciamos el formulario y hacemos click en registrar competencia. Ilustracin 35. Confirmacin de informacin para competencia nueva

Y por ltimo verificamos los datos y confirmamos haciendo click en registrar informacin.

14. Administrar programas acadmicos

Ilustracin 36. Administrar programa acadmico

Para iniciar ingresamos al mdulo de programas, luego elegimos el programa que vamos a administrar y damos click en administrar. Ilustracin 37. Diligenciamiento de formulario competencia

Aqu agregamos las competencias al programa, seleccionando la competencia que se relaciona y hacemos click

Ilustracin 38. Diligenciamiento de formulario nivel

Elegimos el nivel para la competencia y luego hacemos click en agregar competencia

Ilustracin 39. Competencia agregada al programa

En este momento la competencia a sido agregada al programa, damos click en volver para salir

15. Inscribir competencia a un estudiante

Ilustracin 40. Inscripcin de competencia

Ingresamos al mdulo de estudiantes y escogemos al estudiante al que vamos a inscribir y luego damos click en inscribir competencia.

Ilustracin 41. Diligenciamiento de formulario

Escogemos la competencia, el profesor y luego click en inscribir competencia

Ilustracin 42. Confirmacin de inscripcin de competencia

Despus de inscribir la competencia verificamos que aparezca como inscrita en la tabla inferior para iniciar de nuevo hacemos click en volver. 16. Registro de logros Ilustracin 43. Registro de logros

Ingresamos al mdulo de logros y elegimos el profesor al que le vamos a registrar los logros y hacemos click en registrar logros.

Ilustracin 44. Registro de logros por competencia

Luego de ingresar a registrar logros, elegimos la competencia con la cual los vamos a relacionar. Ilustracin 45. Registro de logros

En este momento podemos ingresar los logros de cada estudiante que este inscrito a cada competencia y luego hacemos click en registrar logros y despus encontraremos que los logros fueron registrados exitosamente.

17. Modificar logros

Para modificar los logros hacemos los mismos pasos anteriores en el mdulo registrar logros ubicando el alumno y cambiando el logro.

Ilustracin 46. Modificacin de logros

18. Generar certificado acadmico

Ilustracin 47. Generar certificado

Ingresamos al mdulo de estudiantes escogemos al estudiante para imprimir el certificado y hacemos click en imprimir certificado y luego generara el certificado para visualizarlo o imprimirlo

Ilustracin 48. Certificado impreso

19. Generar reporte por jornadas, das y programas

Ilustracin 49. Generacin de reportes

Ingresamos al mdulo de reportes y hay vamos a encontrar la manera de imprimir el reporte de todos los usuarios actualmente habilitados en el sistema de informacin, tambin el reporte de estudiante discriminando por programa, horario, jornada y tambin generar el reporte de todos los estudiantes inscritos actualmente.

Ilustracin 50. Reporte de estudiantes

Para generar el reporte de estudiantes seleccionamos el programa, luego el horario, y la jornada y hacemos click en generar reporte.

20. Generar reporte de logros Ilustracin 51. Reporte de logros

Iniciamos en el mdulo de matrculas luego escogemos al alumno de quienes generaremos reporte de logros, luego hacemos click en revisar matricula. Ilustracin 52. Ver reporte de logros

Revisamos informacin y luego hacemos click en ver competencias y logros

Ilustracin 53. Generar reporte de logros

Luego confirmamos los logros en pantalla y hacemos click en generar certificado acadmico.

Ilustracin 54. Impresin de reporte de logros por alumno

Encontramos el reporte listo para imprimir o visualizar.

21. Imprimir acta de matricula

Ilustracin 55. Imprimir acta de matricula

Ingresamos al mdulo de matrcula escogemos al estudiante y luego hacemos click en imprimir acta Ilustracin 56. Impresin de acta de matricula

Encontramos el reporte listo para imprimir o visualizar.

22. Gestin de egresados

Ilustracin 57. Ingresar estudiante egresado

Ingresamos al mdulo de estudiantes egresados hacemos click en egresado nuevo y diligenciamos el formulario.

Ilustracin 58. Diligenciar formulario

Diligenciamos el formulario y hacemos click en registrar egresado Ilustracin 54. Egresado inscrito

Ilustracin 59. informacion estudiante egresado

Confirmamos los datos click en registrar informacin. 23. Consulta informacion estudiante egresado

Ilustracin 60.informacion estudiante egresado

Ingresamos al mdulo de egresados, seleccionamos el alumno a revisar y hacemos click en info del egresado.

Ilustracin 61.informacion del estudiante

Confirmamos la informacin y hacemos click en volver.

24. Asignar competencia por profesor Ilustracin 62.competencia por profesor

Ingresamos al mdulo de profesores, elegimos el profesor para asignar la competencia haciendo click en modificar profesor

Ilustracin 63.asignacion de competencia

Escogemos la competencia y hacemos click en modificar profesor confirmamos la informacin y hacemos click en registrar informacin .