Preservao digital em instituies de ensino superior no Brasil: aspectos, estratgias e polticas

Digital preservation in Brazilian higher education institutions: characteristics, strategies and policies Jos Carlos Abbud GRCIO (1) e Brbara FADEL (2) Faculdade de Filosofia e Cincias UNESP, Av. Hyginio Muzzi Filho, 737 Marlia So Paulo Brasil CEP: 17525-900. (1) gracio@marilia.unesp.br (2) bafadel@terra.com.br Resumen
Se analizan los principales aspectos, estrategias y polticas relacionados con la preservacin digital en las instituciones de enseanza superior en Brasil. En ese panorama, surgen nuevas amenazas y desafos: hardware, software, avances en las tecnologas de acceso a la informacin digital, la cantidad de informacin digital, cambios en el formato de los archivos, falta de una cultura de preservacin, y el coste elevado para las acciones de preservacin digital. Sen segundo lugar, se analizan los principales aspectos que afectan a la preservacin digital: objetivos de la institucin, modelo, responsabilidades, recursos financieros, seleccin, derechos autorales, autenticidad, infraestructura tecnolgica, compendios digitales, equipo multidisciplinar, estrategias de preservacin, soporte, metadatos, legislaciones y leyes especficas, y polticas de preservacin digital. Como la preservacin digital est directamente relacionada con las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin, cualquier poltica o estrategia debe ser dinmica y revisada peridicamente con el objetivo de acompaar los constantes cambios y avances de esas tecnologas. Se observa que la preservacin digital debe estar incluida en los objetivos de la institucin, con organizacin administrativa, recursos financieros, equipo multidisciplinar especializado, recursos tecnolgicos; y que debera formar parte de cualquier proyecto de tecnologa de la informacin. Palabras clave: Preservacin digital. Poltica de preservacin digital. Institucin de enseanza superior. Gestin de la informacin digital. Metadatos. Estrategias de preservacin. Cultura de la organizacin.

Abstract
The main aspects, strategies and policies related to the digital preservation in the superior teaching institutions in Brazil are analyzed. In this setting, there are new threats and challenges to be faced, such as: hardware, software, advances in technologies of access to digital information, the amount of digital information, changes in the format of files, the lack of a preservation culture, the high cost for the actions of digital information preservation. The following aspects were observed to affect digital preservation: the goals of the institution, model, responsibilities, financial resources, selection, copyrights, authenticity, technological infra-structure, digital repositories, multidisciplinary team, preservation strategies, support, metadata, legislations and specific laws, preservation policies. Since digital preservation is directly related to new information and communication technologies, any policy or strategy must be dynamic and reviewed periodically in order to follow the constant changes and advances of these technologies. It is concluded that the digital preservation should be added to the strategic objectives of the institution, with addequate administrative organization, financial resources, specialized multidisciplinary team, and technological resources; and that it should be part of any information technology project. Keywords: Digital preservation. Digital preservation policy. Higher education institution. Digital information management. Metadata. Preservation strategies. Organizational culture.

1. Introduo
A inveno dos computadores, o surgimento da Internet, a globalizao e as constantes mudanas e avanos nas tecnologias de informao e comunicao (TICs) tm afetado a rotina diria das pessoas e das instituies, trazendo gran-

des benefcios e tambm uma nova cultura. Nesse cenrio cada vez maior a utilizao e a dependncia das pessoas e das instituies em relao informao armazenada em meio digital. Assim, nesse universo digital, surgem problemas a serem enfrentados, principalmente relati-

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276 vos obsolescncia tecnolgica dos equipamentos utilizados (hardware), dos programas de computador (software) e dos suportes de armazenamento. Essa obsolescncia tecnolgica nos leva necessidade de se buscar solues para a recuperao, no futuro, dessas informaes armazenadas em meio digital. Nesse contexto, surge a necessidade da preservao de um novo tipo de patrimnio, a informao digital, armazenada nos computadores e nos suportes digitais, e com ela uma nova rea de pesquisa, a preservao digital. Pesquisas tm demonstrado uma preocupao cada vez maior das instituies como o problema da preservao e do arquivamento digital, mas tambm mostram que a maioria dessas instituies ainda no tem planos de aes efetivas para tratar o problema (National Library of Australia, 2006). As instituies de ensino superior (IES) possuem em suas instncias uma variedade e uma quantidade de informaes armazenadas em meio digital, oriundas tanto da produo acadmica de seus docentes e discentes como das atividades administrativas. Da mesma forma que qualquer instituio, as IES devem ter a preocupao de preservar essa informao digital para que a mesma permanea acessvel por um longo perodo de tempo. suportes de armazenamento. Podemos definir o suporte de armazenamento como o meio fsico no qual a informao digital est armazenada. Ferreira (2006) denomina as informaes armazenadas em meio digital de objetos digitais, que podem ser definidos como todo e qualquer objeto de informao que possa ser representado atravs de uma seqncia de dgitos binrios, como por exemplo, textos cientficos, bancos de dados, fotos digitais, vdeos, pginas Web, software, etc. Surgida no final do sculo XX, a informao digital deixou como um dos grandes desafios para o sculo XXI a preservao desse novo tipo de informao. Ferreira (2006) define preservao digital como a capacidade de garantir que a informao digital permanea acessvel e com qualidade de autenticidade para que possa, no futuro, ser interpretada numa plataforma tecnolgica diferente daquela utilizada em sua criao. Para Arellano (2004), a preservao digital compreende mecanismos que permitem o armazenamento em repositrios de dados digitais que garantam a perenidade dos seus contedos, integrando a preservao fsica, lgica e intelectual dos objetos digitais. A National Library of Australia (2008) entende a preservao digital como o processo envolvido na manuteno, e se necessrio, no restabelecimento da acessibilidade para os recursos de informao digital Portanto, podemos observar que os objetivos a serem alcanados na preservao digital so os mesmos envolvidos na preservao da informao de modo geral, ou seja, garantir que essa informao possa ser recuperada ao longo do tempo com garantia de autenticidade, mesmo com as mudanas constantes nas tecnologias e na gesto das instituies. Nesse ambiente de mudanas, muitas so as ameaas e os desafios a serem enfrentados para que essa informao possa ser preservada para o acesso ao longo do tempo. Entre esses desafios e ameaas, podemos citar: obsolescncia do hardware e do software, que com os avanos tecnolgicos, tornam-se ultrapassados muito rapidamente; mudanas e avanos nas tecnologias de acesso informao digital, causadas principalmente pelo surgimento da internet; a exploso da quantidade de informao armazenada em meio digital, que cresce a cada

2. Objetivos
Essa pesquisa tem por objetivo estudar os aspectos que envolvem a preservao digital e a forma como as IES devem tratar essa questo para a preservao de suas informaes armazenadas em meio digital. Foram realizadas anlises dos desafios que envolvem a preservao digital, mapeando os principais aspectos e estratgias a serem tratados na implementao de uma poltica de preservao digital nas IES.

3. Referencial terico
A informao pode ser definida como conjuntos significantes com a competncia e a inteno de gerar conhecimento no indivduo, em seu grupo e na sociedade (Barreto, 1999). Essa definio mostra a relao estabelecida entre a informao e sua capacidade de gerar conhecimento. A informao digital poder ser definida como um tipo de informao, com os mesmos objetivos, mas cuja especificidade se refere a suas formas de produo, organizao, administrao, distribuio e preservao, bem como quanto aos

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277 dia, substituindo os meios de armazenamento tradicionais; as mudanas no formato dos arquivos e das mdias de armazenamento; a falta de uma cultura de preservao por parte dos criadores da informao digital e por parte das instituies responsveis em preservar essa informao; o custo elevado para as aes de preservao digital e necessidade de recursos financeiros permanentes no oramento das instituies. da s necessidades da mesma depende de como esses aspectos so tratados. A seguir citamos os principais aspectos e estratgias envolvidos na preservao digital: 5.1. Objetivos da instituio Para a definio de quais os tipos de informao institucional devem ser preservadas, importante definir claramente os objetivos da instituio. A partir da definio dos tipos de informao digital a serem preservados, possvel definir os princpios a serem adotados na instituio para as atividades de preservao digital, princpios esses que devem seguir leis federais, estaduais e municipais, alm de legislaes prprias das IES. 5.2. Seleo necessrio definir o que deve ser preservado, ou seja, selecionar as informaes digitais a serem preservadas de acordo com os objetivos da instituio e as necessidades da comunidade acadmica da IES. Essa uma questo delicada, pois a instituio pode definir que toda informao digital importante. uma utopia imaginar que possvel preservar toda informao digital produzida por uma instituio. A definio de prioridades referente ao que deve ser preservado desejvel juntamente com o processo de seleo, pois as atividades de preservao digital podem sofrer atrasos ou restries, devido ao grande volume de informaes. 5.3. Modelos, padres e iniciativas Como o desafio da preservao digital global, recomenda-se a adoo de padres e modelos j utilizados e testados por instituies que trabalham com a preservao digital, garantindo assim uma maior possibilidade de continuidade do padro adotado e a possibilidade da troca de informaes entre instituies (interoperabilidade). Um dos modelos atualmente recomendados o Open Archival Information Systems (OAIS), desenvolvido pelo Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) pela NASA. Este modelo uma norma ISO com o n 14721:2002 que descreve um enquadramento conceitual para um repositrio digital genrico, aberto a todas as comunidades e com garantias de confiabilidade. O desafio da preservao digital grande e est sendo enfrentado por algumas instituies atravs de diversas iniciativas de projetos corporativos, em nvel mundial, na busca de solu-

4. Metodologia
O universo desta pesquisa so as IES, por possurem um conjunto extenso de informaes digitais. O mtodo de pesquisa bibliogrfica foi utilizado para realizar um levantamento junto s principais revistas nacionais e internacionais com o objetivo de identificar como as IES esto tratando a questo da preservao digital e de levantar os principais aspectos e estratgias relacionadas a ela. Atravs do levantamento bibliogrfico, tambm se buscou identificar os principais projetos implantados e/ou em desenvolvimento.

5. Preservao digital: aspectos e estratgias

Observa-se no levantamento realizado que as iniciativas de preservao digital nas IES no Brasil esto mais presentes nas bibliotecas universitrias, mais especificamente nas atividades de gerenciamento de bibliotecas digitais. A comunidade acadmica tem demonstrado, a cada dia, mais interesse na busca e recuperao de informaes digitais e tambm na disponibilizao de sua produo em meio digital. Nesse contexto, a preservao digital nas IES torna-se tambm um instrumento importante de preservao da produo cientfica. Alm dos aspectos tcnicos, a preservao digital nas IES depende de questes institucionais, tais como a mudana peridica de direo, da administrao, de objetivos e de fontes de financiamento. Observa-se ainda que as IES no Brasil no possuem polticas de preservao digital definida em suas instncias superiores. Vrios so os aspectos que envolvem a preservao digital em uma instituio, e a definio de uma poltica de preservao digital que aten-

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278 es, principalmente para as informaes relacionadas ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem. Como exemplos, podemos citar: projeto ERPANET na Europa; projeto Preserving Access to Digital Information (PADI) da Biblioteca Nacional da Austrlia, que define a direo que a biblioteca pretende tomar para preservar suas colees digitais; projeto National Digital Information Infrastructure and Preservation Program (NDIIPP), um dos maiores projetos de preservao digital dos Estados Unidos; e o Digital Preservation Europe (DPE) criado na Europa em 2006, com o objetivo de promover a colaborao entre as iniciativas de preservao digital No Brasil, uma das iniciativas a Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). 5.4. Responsabilidades Na literatura, podemos observar que consenso que a preservao digital responsabilidade do criador do objeto digital e tambm da instituio na qual esse objeto est disponvel. Portanto, a instituio deve ter claro quais so as atividades a serem desenvolvidas no processo de preservao e os responsveis por cada uma delas. 5.5. Recursos financeiros A preservao digital uma atividade que requer disponibilidade de recursos financeiros, pois envolve investimentos permanentes em tecnologia, infra-estrutura e capacitao de pessoal, ou seja, preservar tem um custo financeiro alto e a longo prazo. necessria uma poltica permanente de investimento por parte da instituio que garanta atualizaes dos equipamentos e do software, capacitao da equipe de trabalho, investimentos em infra-estrutura e investimentos nos procedimentos de preservao. Essa poltica ir garantir que mesmo na mudana do gestor da IES, o processo de preservao permanea como uma das prioridades da instituio. 5.6. Autenticidade Outra questo importante da preservao digital o conceito de autenticidade, que pode ser entendido como a capacidade de identificar elementos que permitam definir se um objeto autntico ou no. Para isso, importante a definio das propriedades desse objeto digital que devero ser mantidas e preservadas para que o mesmo possa ser considerado autntico, influenciando tambm diretamente na forma com esse dever ser preservado (Ferreira, 2006). O usurio que busca uma informao digital precisa ter a certeza que essa informao autntica, ou seja, as instituies precisam garantir a autenticidade da mesma atravs de estratgias bem definidas e que dem ao usurio segurana quando este for utilizar a informao. Assim como o usurio que busca a informao digital, o responsvel por esse objeto digital tambm tem a necessidade que a instituio garanta que aquele trabalho desenvolvido por ele permanea da forma como foi criado. 5.7. Direitos autorais Como a preservao digital implica muitas vezes em reproduzir o objeto digital, o problema dos direitos autorais um aspecto importante, pois o material original protegido pela lei dos Direitos Autorais. Portanto, qualquer estratgia deve estar amparada em leis que respaldem a instituio e garantam ao autor do objeto digital a propriedade intelectual do mesmo. 5.8. Infraestrutura tecnolgica A infraestrutura tecnolgica fundamental para atender adequadamente cada fase da vida de um objeto digital e garantir que o mesmo esteja disponvel para busca, recuperao e acesso. Essa infraestrutura tem que garantir ao objeto digital que est sendo preservado principalmente sua integridade, segurana, o correto armazenamento, polticas de backup e preveno/recuperao de desastres. Nesse sentido, a capacitao permanente dos profissionais responsveis por essas atividades fundamental, pois da mesma forma que as TICs, a infraestrutura passa por constantes avanos e, consequentemente, pela necessidade de readequao a essas novas tecnologias. 5.9. Repositrios digitais O desenvolvimento de repositrios digitais emergiu como uma nova estratgia de gerenciamento e divulgao da produo cientfica no comeo do sculo XXI. Com o aumento da quantidade de material digital nas universidades e o surgimento de software (livre ou proprietrio) de tratamento dessa informao, a implementao de repositrios digitais nas universidades passou a ser uma ferramenta importante para a divulgao da produo cientfica. Da mesma forma que a preservao digital exige investimentos a longo prazo, os repositrios

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279 digitais tambm necessitam de planejamento e investimentos em infraestrutura por longos perodos de tempo. Esse planejamento deve incluir normas e polticas bem definidas. Nesse contexto, surge a definio de repositrios de dados sustentveis, ou seja, repositrios capazes de gerenciar e manter os dados disponveis ao longo do tempo. Como o nmero de repositrios cresce a cada dia, vrios trabalhos no campo da auditoria e certificao tm surgido com o objetivo de desenvolver critrios de auditoria em repositrios digitais e assim distinguir aqueles que podem ser considerados sustentveis ou no. 5.10. Equipe multidisciplinar Com o crescente aumento das informaes digitais e a necessidade da preservao das mesmas, surge a necessidade das instituies montarem equipe multidisciplinar com profissionais de vrias reas para o tratamento desse tipo de informao. Alm dos bibliotecrios e arquivistas, podemos citar como necessrios s atividade de preservao digital profissionais das reas de informtica, sistemas de informao, direito, administrao, engenharia, docentes da IES e outros que a instituio julgar necessrios. 5.11. Estratgias de preservao necessrio que as IES adotem estratgias de preservao bem definidas para cada tipo de objeto digital, avaliando-as periodicamente para determinar qual a melhor estratgia a ser implementada de acordo com as tecnologias existentes naquele momento. As estratgias de preservao esto baseadas em dois tipos de conservao do objeto digital: 5.11.1. Conservar o objeto digital no seu formato original atravs das tcnicas de: Refrescamento: transferir a informao de um objeto fsico de armazenamento (suporte) para outro mais atual, antes que o primeiro deteriore; Emulao: tcnica de criar um ambiente tecnolgico que emule o ambiente original do objeto digital; mais relevante na preservao de aplicaes de software, como por exemplo, jogos de computador. 5.11.2. Conservar o contedo intelectual do objeto digital, atravs da: Migrao: tcnica que consiste em transferir periodicamente um objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual. Existem tambm propostas de criao de diretrios centralizados de informao tcnica sobre os formatos digitais, que permitam, por exemplo, disponibilizar ferramentas que ajudem a identificar o formato de um objeto. 5.12. Suporte necessrio que as IES utilizem meios de suporte que permitam, alm da preservao do objeto digital, sua busca e recuperao. Os suportes so meios de armazenamento que possuem uma vida til e que, portanto necessitam de controle para que sejam realizadas periodicamente atividades de refrescamento, alm do controle de variveis ambientais que minimizem riscos de deteriorao precoce do suporte de armazenamento. 5.13. Metadados Metadados relacionados a informaes armazenadas em meio digital podem ser definidos como um conjunto de elementos que descrevem as informaes contidas em um recurso digital, com o objetivo de possibilitar sua busca, recuperao e preservao. Portanto, so essenciais no somente para a descrio do contedo de um objeto digital, mas tambm para as atividades de preservao do mesmo. Esses elementos devem conter informaes descritivas (ex: ttulo, autor), temticas (ex: palavras-chave) e de preservao (ex: formato). Existem vrios padres existentes, entre eles alguns mais simples e genricos, mas amplamente utilizados, como o Dublin Core e o Resource Description Format (RDF) e outros mais complexos e sofisticados como o Metadata Encoding and Transmission Standards (METS) e o Encoded Archival Description (EAD). Os metadados de preservao devem acompanhar todo o ciclo de vida do recurso e apoiar todo o processo de preservao digital ao longo do tempo, registrando todas as estratgias aplicadas e as mudanas ocorridas. Todos esses aspectos e estratgias, que norteiam a preservao digital, apontam para a necessidade de implementao de polticas de preservao digital nas IES.

6. Polticas de preservao digital

O termo poltica deve ser entendido como um conjunto de objetivos que do forma a um programa de ao gerencial ou administrativa e condicionam sua execuo.

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280 A poltica de preservao digital deve ter como objetivo garantir que as instituies tenham um planejamento e estratgias bem definidas para o armazenamento e uso de recursos de informao digital para longos perodos de tempo. Essa poltica deve garantir a continuidade do processo de preservao digital. Como a preservao digital est diretamente relacionada s novas TICs, qualquer poltica de preservao digital deve ser dinmica e revista periodicamente com o objetivo de acompanhar as constantes mudanas e avanos dessas tecnologias.
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7. Consideraes finais
A preservao digital deve estar inserida nos objetivos da IES e nos projetos de Tecnologia da Informao (TI), com organizao administrativa, recursos financeiros, equipe multidisciplinar especializada e recursos tecnolgicos. A implementao de polticas de preservao digital a forma de garantir que esses objetivos sejam alcanados. As IES devem criar uma Comisso Permanente de Preservao Digital, multidisciplinar, que tenha como responsabilidades definir uma poltica de preservao digital e apontar os procedimentos e estratgias adequados para a instituio. Como as mudanas so constantes, sejam elas tecnolgicas ou de gesto da instituio, imprescindvel que essa comisso realize constantes avaliaes das estratgias adotadas, e, quando necessrio, mudanas nas polticas e estratgias. A colaborao entre as instituies na busca por solues um dos caminhos que podem agilizar e contribuir na resoluo dos problemas, pois os custos da preservao digital so altos, assim como os conhecimentos exigidos nas atividades de preservao. O desafio da preservao digital grande, pois enquanto as instituies esto discutindo suas polticas e estratgias, muita informao digital est sendo perdida, tanto por falta de conhecimento, como por falta de cultura de preservao das pessoas e das instituies. necessrio que as IES insiram em sua cultura organizacional a cultura da preservao digital.

Referncias
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Grcio, Jos Carlos Abbud; Fadel, Brbara. Preservao digital em instituies de ensino superior no Brasil: aspectos, estratgias e polticas. // Ibersid. (2009) 275-280. ISSN 1888-0967.

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