Web ITSM

-GUIA RPIDA DE USUARIOManual bsico de la aplicacin WebITSM donde se visualiza la funcionalidad completa de la misma y la forma adecuada y eficaz de utilizarla.

Ingeniera Tcnica en Informtica de Gestin

Autor: Elena Snchez Pescador Tutor: Prof. Antonio Folgueras Marcos 2009

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ndice
1. Introduccin.... Pg. 4
1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 Instalacin y configuracin Pg. 4 Instalacin IIS. Pg. 4 Restauracin de una base de datos Pg. 7 Inicio de sesin.. Pg. 9 Nuevo usuario Pg. 9

2. Iniciar sesin. Pg. 9 3. Seleccionar proyecto.. Pg. 10 4. Ventana de inicio.. Pg. 11 5. Gestin de proyectos. Pg. 13
5.1 5.2 5.3 5.4 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 Listar proyectos. Nuevo proyecto Modificar o borrar proyectos.. Aadir/Borrar usuario a proyecto Listar carpetas Nueva carpeta Modificar o borrar carpetas. Incorporar requisitos a carpetas Listar requisitos. Bsqueda de requisitos Nuevo requisito... Modificar o borrar requisitos.. Historial.. Editar relacin entre requisitos. Modificar datos personales.. Listar usuarios Nuevo usuario Listar roles Pg. 13 Pg. 14 Pg. 14 Pg. 15 Pg. 17 Pg. 17 Pg. 18 Pg. 19 Pg. 20 Pg. 21 Pg. 21 Pg. 22 Pg. 23 Pg. 24 Pg. 25 Pg. 26 Pg. 26 Pg. 27

6. Gestin de carpetas. Pg. 17

7. Gestin de requisitos................................ Pg. 20

8. Gestin de usuarios. Pg. 25

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9. Informe de trazabilidad. Pg. 28 10. Informe comparativo.. Pg. 29 11. Glosario de trminos.. Pg. 30
11.1 11.2 11.3 Listar trminos.. Pg. 30 Nuevo termino.. Pg. 30 Modificar o borrar trminos Pg. 31

12. Ayuda. Pg. 33

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1. Introduccin
Este documento contiene informacin acerca de la utilizacin de la herramienta WebITSM, de forma que el usuario que hace uso de ella saque el mayor partido a las funcionalidades que esta presenta. Pretende ser una herramienta sencilla, fcil de utilizar pero a la vez, til y con una gestin de requisitos completa. WebITSM es una aplicacin Web para la gestin de requisitos basada en la filosofa de ITIL. En principio y a modo de representar una parte de la funcionalidad real de la aplicacin, se han incorporados simplemente los requisitos ITIL de los procesos de Incidencias y Problemas, pero no descarta la idea de aadir cualquier otro proceso ITIL en un futuro. La aplicacin llevar a cabo una gestin y administracin de los requisitos, agrupados en proyectos, as como de los usuarios que desarrollan dichos proyectos.

1.1 Instalacin y configuracin:

Para que la aplicacin WebITSM funcione adecuadamente, es preciso seguir una serie de pasos previos relacionados con la instalacin de software. La mquina donde se vaya a trabajar debe disponer de: Microsoft .Net frameword 2.0 Visual Web Developed 2005 Microsoft SQL Server 2005 Edition La aplicacin se puede ejecutar desde Visual Web Developed 2005, junto con la restauracin de la base de datos dada, por un lado, y por otro tambin es posible realizar la instalacin de IIS.

1.2 Instalacin de IIS

IIS es un servidor de pginas web de la plataforma Windows. Se encargar, por tanto, de crear un servidor de internet en el propio ordenador.

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En primer lugar es preciso disponer del CD de instalacin de Windows XP Profesional para poder agregar estos componentes adicionales de Windows. Una vez cargado el CD debe acceder a la opcin Instalar componentes opcionales de Windows para poder cargar el IIS en el sistema.

Otra de las opciones, y tal vez ms comn, sea acceder a Inicio -> Panel del control ->Agregar o quitar programas. Cuando aparezca la pantalla pulse sobre Agregar o quitar componentes de Windows, situado en el men de la izquierda.

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Al pulsar sobre dicho botn se muestra una ventana compuesta por las diferentes opciones adicionales de Windows. En la lista, active la opcin Internet Information Services (IIS). Si quiere ver los componentes de estos Servicios de IIS, pulse Detalles y marca las opciones que vea oportunas, pulse Aceptar y a continuacin pulse Siguiente. Espere unos minutos hasta que finalice la instalacin. Una vez terminada la instalacin, pulse Finalizar para cerrar el asistente presente. Si todo ha ido bien ya estar instalado el IIS. El directorio raz del servidor ser C:\inetput\wwwroot. Se debe guardar, por tanto, en esta ruta todo el proyecto WebITSM proporcionado. La pagina defaul.aspx ser la pagina que se ejecute por defecto al cargar en nuestro navegador la direccin http://localhost/ o la direccin IP de la mquina http://127.0.0.1. Como funcionalidad extra a la instalacin del IIS comentar que se pueden acceder a las opciones para administrar este servidor de internet. Son opciones avanzadas que a veces puede resultar til modificarlas. Pulse Inicio-> Herramientas administrativas y haga doble clic en el icono Servicios IIS. El objetivo de entrar en esta zona es poder configurar el servidor web, configurar el numero de usuario que van a acceder, de manera que mejoremos el rendimiento de la aplicacin, definir documentos por defecto, crear directorios virtuales y modificar opciones de seguridad, entre otras muchas opciones.

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1.3 Restauracin de una base de datos:

Para restaurar una base de datos desde una copia de seguridad, realizada previamente, debe iniciar sesin en SQL Server. Sobre el explorador de objetos, pulse el botn derecho del ratn y en la lista desplegable presentada, pulse Restaurar base de datos.

Escriba el nombre de la nueva base de datos y seleccione la ruta donde se encuentra la base de datos a restaurar.

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Una vez indicada la ubicacin de la base de datos, pulse Aceptar y se restaurar la base de datos. A continuacin aparecer un mensaje de confirmacin comentando que la restauracin se ha realizado correctamente.

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2. Iniciar Sesin
2.1 Inicio de sesin:
Obviamente, para poder iniciar sesin en WebITSM debe ser usuario de la aplicacin. En caso de estar registrado simplemente tiene que introducir su nombre de usuario, su contrasea, un tipo de rol vlido y pulsar el botn Aceptar. El sistema validar los datos y permitir el acceso a la aplicacin o mostrar un mensaje de error, en el supuesto de que algn dato no sea correcto.

En el caso de no estar registrado, no puede acceder a la aplicacin hasta que se d de alta como usuario. Debe pulsar el link Soy un nuevo usuario y rellenar la ficha que se presenta.

2.2 Nuevo usuario

Para formar parte de la lista de usuarios registrados de WebITSM debe rellenar la ficha presente. Tenga en cuenta que el usuario debe ser nico dentro de la aplicacin, por tanto, antes de que el botn Aceptar quede activo se debe comprobar la disponibilidad del usuario introducido. Adems, por defecto, se le asignar el rol de usuario. Si desea obtener otro tipo de rol deber contactar con el administrador de la aplicacin.

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3. Seleccionar proyecto
Para mantener un orden dentro de la aplicacin y as almacenar cada uno de los requisitos de manera lgica se permite crear proyectos. Cada proyecto estar compuesto de una o varias carpetas, dentro de las cuales se almacenarn los requisitos deseados. El siguiente paso, despus de iniciar sesin en WebITSM, es la seleccin de uno de los proyectos creados en la aplicacin, que ser el que permanecer activo durante toda la navegacin por las pginas de WebITSM. Si se desea cambiar el proyecto simplemente se tiene que pulsar el link Cambiar, situado en la parte superiorizquierda de cada una de las pginas. La lista desplegable de proyectos a elegir contiene, por un lado, el nombre de todos los proyectos creados por dicho usuario registrado, en caso de tener rol de Administrador o rol de Jefe de proyecto que son los nicos usuarios registrados que tienen permiso para crear proyectos nuevos, y por otro lado, el nombre de los proyectos a los que dicho usuario registrado ha sido asignado. En caso de querer visualizar la informacin de los proyectos de la lista desplegable debe pulsar el link Ver Informacin detallada de proyectos, donde se podr visualizar datos como el nombre completo del proyecto, una breve descripcin y la fecha y autor de su creacin.

Cuando haya seleccionado el proyecto, pulse el botn Iniciar.

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4. Ventana de inicio
Una vez finalizado el proceso de inicio de sesin se accede a la ventana de inicio donde se puede visualizar varios elementos: un link de cambio de proyecto, el proyecto y el usuario activos actual, un link de cierre de sesin y la fecha actual. Estos atributos permanecern visibles durante la navegacin de todas y cada una de las pginas de la aplicacin. La accin de pulsar el botn de cambio de proyecto llevar hasta la pgina de seleccin de proyectos, explicada en el apartado anterior. La accin de pulsar el botn de cierre de sesin conducir de nuevo a la pgina inicial de la aplicacin, permitiendo as cerrar la sesin del usuario actual e iniciar sesin con otro usuario.

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En esta pgina se da la bienvenida al aplicativo WebITSM. Se incorpora una pequea introduccin con el fin de presentar la herramienta al usuario registrado. En la parte lateral izquierda y en la parte superior de la pgina se pueden encontrar, adems, varias pestaas desplegables a travs de las cuales se podr acceder a las diferentes funcionalidades de la aplicacin. Comentar que, dependiendo de los permisos otorgados, se podr acceder a todas o a parte de las funcionalidades de la aplicacin.

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5. Gestin de proyectos
5.1 Listar proyectos
Todos los usuarios registrados en la aplicacin podrn acceder a la pestaa llamada Gestin de Proyectos. Si pulsa dicha pestaa, aparecer una lista desplegable con una primera opcin, Listar proyectos, disponible para todos los usuarios registrados en la aplicacin y donde se podr visualizar todos los proyectos creados y/o adjudicados al usuario registrado actual. Hay que tener en cuenta que nicamente pueden crear proyectos los usuarios registrados con rol de Administrador o de Jefe de proyecto y por tanto el Administrador tendr permisos de modificacin y borrado sobre cualquier proyecto y el Jefe de proyectos tendr los mismos permisos pero nicamente para los proyectos creados por el mismo. Por razones justificadas, el proyecto actual se podr modificar pero nunca borrar en el mismo momento en que se encuentre activo.

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5.2 Nuevo proyecto

Si tiene permisos de Administrador o de Jefe de proyecto podr aadir nuevos proyectos. Simplemente debe rellenar la ficha presentada al pulsar el link Quiero un nuevo proyecto y pulsar el botn Aceptar. Tenga en cuenta que para que el botn Aceptar quede activo, debe comprobar la disponibilidad del nombre del proyecto para que este sea nico dentro de la aplicacin. Pulse el botn Volver si no quiere seguir adelante con la operacin.

5.3 Modificar o borrar proyectos

Si lo que desea es modificar la descripcin de un proyecto o borrar dicho proyecto, tiene que pulsar Editar o Borrar respectivamente en la lista de proyectos. A la hora de modificar los datos de un proyecto, pulse Editar, haga los cambios oportunos y pulse Ok en caso aceptar los cambios o Cancelar para deshacer dichos cambios.

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Para borrar un proyecto, como ya hemos comentado debe pulsar Borrar, seguidamente le saldr una ventana de confirmacin, pulse Aceptar para borrar definitivamente dicho el proyecto seleccionado o Cancelar para descartar la accin de borrado del proyecto. Cabe destacar que el borrado de un proyecto implica borrar todas las carpetas y requisitos adjuntos al mismo, as como las asignaciones usuario/proyecto que existan.

5.4 Aadir/Borrar usuario en proyecto

Un proyecto adjudicado a un usuario registrado es aquel proyecto que, aun no siendo creado por el propio usuario registrado, este tiene permisos para trabajar sobre dicho proyecto, es decir, o al Administrador de la aplicacin o el propio Jefe de proyectos responsable de la creacin de dicho proyecto le ha otorgado estos permisos. Como ya dijimos en prrafos anteriores, la pestaa de Gestin de Proyectos tiene varias opciones una, ya comentada, Listar proyecto y otra, Aadir/Borrar usuario en proyecto. Si pulsa esta ltima pestaa podr aadir o borrar usuarios en sus propios proyectos. Si accede a la aplicacin con permisos de Usuario esta pestaa no la podr visualizar puesto que ningn usuario tiene permiso para crear proyectos y, por tanto, tampoco para asignarle o borrarle usuarios.

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6. Gestin de carpetas
Con el fin de mantener una correcta clasificacin de los requisitos dentro de un proyecto, se van a crear carpetas compartidas por todos los usuarios.

6.1 Listar carpetas

Si pulsa la pestaa Gestin de Carpetas, visible para cualquier usuario registrado en WebITSM, podr observar un listado de todas las carpetas creadas dentro del proyecto activo actualmente.

6.2 Nueva carpeta

Cualquier usuario registrado, independientemente del tipo de rol que tenga, puede crear carpetas nuevas dentro de un proyecto determinado. La informacin que se guarda de una carpeta ser el nombre, que es obligatorio y debe ser validado previamente, el proyecto al que pertenece, una breve descripcin y la fecha y el creador de la misma, que sern datos no modificables.

Cuando haya finalizado la accin, pulse el botn Aceptar en caso de querer incorporar la carpeta a la lista de carpetas, o el botn Volver, si desea cancelar la accin y volver a la pgina anterior.

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6.3 Modificar o borrar carpetas

La descripcin de cada carpeta es el nico campo modificable y puede ser modificada por cualquier usuario registrado. Por el contrario, el Administrador de la aplicacin es el nico usuario registrado con permisos de borrar cualquiera carpeta, por tanto el Administrador ser el responsable final del destino de cada carpeta. Se debe pulsar Editar para modificar los datos de la carpeta, o Borrar para borrar una carpeta. Cabe destacar que el borrado de una carpeta implica borrar todos los requisitos incorporados en la misma.

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6.4 Incorporar requisitos a carpetas

Si observa la parte inferior de la pgina Gestin de Carpetas, podr visualizar que la aplicacin tiene la funcionalidad de asignar requisito, tanto del proceso de Incidencias como del proceso de Problemas de ITIL, a cada carpeta creada. Una vez elegida la carpeta, de la lista desplegable presente, pulse Incorporar Requisitos.

Al visualizar los requisitos ITIL disponibles, tiene la posibilidad de marcar o desmarcadas todos los requisitos visibles en la lista de requisitos, simplemente tiene que pulsar el link Seleccionar todo o Borrar todo respectivamente. Incorpor los requisitos deseados y cuando haya finalizado la asignacin, pulse el botn Volver.

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7. Gestin de requisitos
La parte principal de la herramienta se sita en este apartado del manual. Una gestin de requisitos coherente y completa de un proyecto es la base para que dicho proyecto finalice correctamente y en un tiempo y coste estimado.

7.1 Listar requisitos

En la lista de requisitos disponibles se puede visualizar todos los requisitos que han sido creados dentro del proyecto activo actual.

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7.2 Bsqueda de requisitos

Cuando la lista dispone de una gran numero de requisitos puede resultar engorroso encontrar un requisito especifico, por lo tanto, y para facilitar la bsqueda de requisitos comunes, se ha creado un filtro de requisitos. Es preciso que elija el campo de bsqueda, de entre los disponibles en la lista desplegable, y un valor de bsqueda correcto, a continuacin pulse Filtrar requisitos.

7.3 Nuevo requisito

Cualquier usuario registrado en la aplicacin puede visualizar el link Quiero un nuevo requisito, el fin de este link es crear nuevos requisitos en alguna de las carpetas del proyecto activo. Una vez rellenados todos los campos precisos para crear un nuevo requisito y comprobado la disponibilidad del nombre del requisito, pulse Aceptar o Volver, si desea cancelar la accin. Por defecto, la fecha de creacin del requisito ser la fecha actual del sistema, el usuario responsable el usuario registrado actual y el estado iniciar del requisito creado ser Propuesto por el usuario.

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7.4 Modificar o borrar requisitos

Sobre la lista de requisitos hay disponible dos botones, Editar y Borrar. Si pulsamos sobre Editar, visible por todos los usuarios registrados se tiene la posibilidad de modificar el estado del requisito seleccionado.

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Cada vez que aada una modificacin se aadir, a su vez, una nueva versin del requisito y una nueva entrada en el historial de requisitos. Si pulsa el botn Borrar, visible nicamente por el Administrador, podr borrar el requisito seleccionado. En borrado de un requisito, modificar el Informe de trazabilidad y el Informe comparativo.

7.5 Historial
Cada vez que un usuario hace una accin sobre un requisito se aade una nueva entrada en el historial de requisitos. Para acceder al historial de un requisito especifico, sitese en la parte inferior de la pagina Gestin de Requisitos -> Listar requisitos, elija dicho requisito de la lista desplegable disponible y pulse Ver historial.

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7.6 Editar relacin entre requisitos

Para crear el Informe de trazabilidad, que veremos ms adelante en este documento, es necesario crear una relacin de requisitos previamente. Por tanto, si pulsa la pestaa Editar relacin entre requisitos podr visualizar dos listas con los requisitos de los que dispone el proyecto activo. Para relacionar dos requisitos es preciso seleccionar cada uno de ellos en cada tabla y elegir el tipo de dependencia que van a tener entre s. Cuando todos los datos sean correctos, pulse el botn Aadir relacin requisitos. Como funcionalidad extra, el Administrador podr, adems, borrar cualquier relacin existente entre dos requisitos. El proceso que ha de seguir es el mismo que cuando aada una nueva relacin, solo que en lugar de pulsar el botn Aadir relacin requisitos, deber pulsar Borrar relacin requisitos. Recuerde que tiene disponible un informe con todas las relaciones creadas, pulse Informe de trazabilidad en el men superior de la pgina.

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8. Gestin de usuarios
Cuando un usuario se da de alta en la aplicacin introduce su nombre, sus apellidos y su email, junto con un nombre de usuario con el que ser identificado unvocamente dentro de la aplicacin, una contrasea privada y un tipo de rol, Administrador, Jefe de proyectos o Usuario, del que depender su acceso a algunas funcionalidades de la aplicacin.

8.1 Modificar datos personales

A travs de la pestaa Gestin de usuarios podr visualizar los datos personales con los que se ha dado de alta en la aplicacin. Si pulsa en el link Cambiar datos personales, acceder a una pgina donde podr visualizar algunos de sus datos editables. Exceptuando el nombre de usuario y el tipo de rol, se tiene permisos para editar todos los datos personales. Una vez realizados los cambios, pulse el botn Aceptar si quiere seguir adelante con la accin o pulse Volver si desea deshacer los cambios.

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8.2 Listar usuario

Como funcionalidad extra de usuario con rol de Administrador, se incluye la posibilidad de visualizar, modificar y borrar el nombre, apellidos, email y contrasea del usuario, pulsando el link Ver informacin detallada de usuarios.

8.3 Nuevo usuario

Dentro de la pgina destinada a la visualizacin de los datos de los usuarios, nicamente accesible por el Administrador, se podrn tambin crear nuevos usuarios. Pulse Quiero un nuevo usuario y rellene los datos personales del usuario a dar de alta. Desde esta pgina y obviamente, el usuario Administrador, se podrn crear usuarios registrados con el tipo de rol Jefe de proyecto. Recuerde que es preciso comprobar la disponibilidad del nombre de usuario, puesto que hasta que este no sea correcto el botn Aceptar permanecer inactivo.

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8.3 Listar roles

El Administrador tambin tendr permiso para la visualizacin y modificacin del tipo de rol asignado a cada usuario, pulsando el link Ver informacin detallada de roles.

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9. Informe de trazabilidad
Como ya se ha comentado en el apartado de Gestin de Requisitos, la aplicacin tiene disponible y accesible para todos los usuarios registrados, un Informe de trazabilidad donde se resumen las relaciones que existen entre los diferentes requisitos del proyecto activo actual. Adems se tiene la opcin de imprimir dicho informe. Para acceder al informe pulse, en el men superior, Informe de trazabilidad.

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10. Informe comparativo

Muchas veces se crea la necesidad de poder comparar los requisitos. En nuestro aplicativo lo que vamos a comparar son los requisitos que existen entre dos carpetas especficas, de manera que se conozcan los requisitos comunes y no comunes de ambas carpetas y as posteriormente realizar estadsticas y obtener porcentajes sobre dichos requisitos. Pulsando la pestaa Informe comparativo, en el men superior de cualquiera pantalla, se accede a una pgina donde debe elegir las dos carpetas a comparar. Las carpetas de la lista desplegable pertenecern al proyecto activo actual. Cuando se ha realizado la eleccin, se debe pulsar el link aqu para visualizar el informe generado.

En dicho informe, se podr visualizar un listado con: Los requisitos de la carpeta 1, no comunes con la carpeta 2. Los requisitos de la carpeta 2, no comunes con la carpeta 1. Los requisitos comunes en la carpeta 1 y la carpeta 2.

Si para alguno de estos apartados no existen datos, aparecer vacio.

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11. Glosario de trminos

Para evitar que cualquier trmino de la aplicacin est confuso entre los usuarios de la misma, se ha creado un glosario con las definiciones de los trminos que creemos que pueden resultar ambiguos.

11.1 Listar trminos

Si pulsa Glosario de trminos, en el men superior, accede a una pgina con un listado, ordenado alfabticamente, con el nombre y la definicin de cada trmino incluido. Este listado es visible para todos los usuarios registrados de la aplicacin.

11.2 Nuevo termino

Cualquier usuario tiene la posibilidad de crear un nuevo trmino dentro de la aplicacin. Para ello debe introducir un nombre vlido y una definicin del trmino en s. Antes de pulsar el botn Aceptar, debe comprobar la disponibilidad del trmino. Si desea cancelar la accin pulse Volver.

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11.3 Modificar o borrar trminos

Si por el contrario, lo que desea es modificar la definicin de un trmino o borrar dicho trmino, tiene que pulsar Editar o Borrar respectivamente en la lista de trminos. A la hora de modificar la definicin de un trmino, haga los cambios oportunos y pulse Ok en caso aceptar los cambios o Cancelar para deshacer dichos cambios. Cualquier usuario registrado tiene accede al botn Editar.

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Para borrar un trmino, como ya hemos comentado debe pulsar Borrar y Aceptar para borrar definitivamente el termino seleccionado o Cancelar para descartar la accin de borrado del trmino. nicamente el Administrador de la aplicacin tiene permisos para realizar esta accin de borrado.

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12. Ayuda
A modo de gua rpida sobre el funcionamiento de la aplicacin, se ha habilitado un link con el nombre Ayuda y accesible desde cualquier pgina y por cualquiera usuario. Este pequeo manual ayuda al usuario a sacar un gran partido de las funcionalidades que WebITSM aporta, de manera que se tenga un completo conocimiento de los apartados que presenta.

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