Portal Proveedores

Portal de autoservicio para proveedores
PORTAL DE AUTOSERVICIO PARA PROVEEDORES

Objetivos
Los objetivos son Revisar las caractersticas del rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores. Actualizar la informacin de perfil de proveedor, agregar contactos, crear solicitudes de usuario y solicitudes de categoras. Crear, enviar y ver notificaciones en el Portal de autoservicio para proveedores. Ver y completar cuestionarios en el portal del proveedor. Describir las transacciones que se pueden ver o modificar en el portal del proveedor. Responder a las solicitudes de cotizaciones. Crear y mantener facturas de proveedores. Revisar las funciones disponibles para el portal del proveedor.
Introduccin
El portal del proveedor es un sitio web que puede utilizar para conectarse y compartir los datos con los proveedores aprobados de su empresa. Los proveedores pueden usar el portal de proveedores para mantener la informacin de su perfil de proveedor y procesar transacciones con su organizacin. Las tareas que un empleado de la organizacin del proveedor puede realizar en el portal del proveedor vienen determinadas por el rol de usuario asignado a ese empleado. Los roles de usuario se asignan cuando se concede acceso al sitio web a los usuarios. En el portal del proveedor, un usuario aprobado puede realizar las tareas siguientes. Ver y mantener la informacin de perfil del proveedor. Los perfiles incluyen los nombres de contactos de la organizacin del proveedor que tienen autorizacin para interactuar con su organizacin. Mantener los catlogos de productos que estn disponibles para su organizacin si el proveedor tiene autorizacin para importar catlogos.
Solicitar que se agregue a otros empleados de la organizacin del proveedor como usuario en el portal del proveedor. Solicitar que se agregue a categoras adicionales de compras de cliente. Responder a cuestionarios de su organizacin. Ver las notificaciones de su organizacin. Responder a nuevas solicitudes de Cotizaciones (RFQ, Request For Quotation). Ver el estado de los pedidos de compra y las recepciones de productos. Crear y enviar facturas para el cliente. Ver informes sobre el rendimiento de la organizacin del proveedor.
IMPORTANTE: todos los procedimientos y prcticas de este captulo estn diseados desde el punto de vista de un proveedor que est iniciando sesin en el portal del proveedor. (Ej. En la base CONTOSO de entrenamiento de Microsoft, Utilice los siguientes pasos para iniciar sesin en el portal del proveedor como Eugene Zabokritski de Lake Electronics). 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. De forma predeterminada se conectar a Enterprise Portal como administrador. 2. En la esquina superior derecha, haga clic en System Account > Sign in as Different User (Cuenta del sistema > Iniciar sesin como otro usuario). 3. En el cuadro de dilogo Seguridad de Windows, haga clic en Usar otra cuenta. 4. Escriba Eugene en el campo Nombre de usuario. 5. Escriba Pa$$w0rd en el campo Contrasea. 6. Haga clic en Aceptar. NOTA: para volver a la configuracin predeterminada e iniciar sesin como administrador, debe seguir el mismo procedimiento, pero con el nombre de usuario administrator en el paso cuatro.
rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores

Si un usuario del portal del proveedor tiene asignado el perfil Proveedor, la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores es la pgina de inicio predeterminada. Esta pgina se muestra cada vez que se abre el portal del proveedor para Microsoft Dynamics AX y proporciona una visin general de la informacin que es importante para el proveedor especfico que se est conectando. Puede ver la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores en cualquier momento haciendo clic en Home en la barra de vnculos superior. La informacin de la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores incluye informacin sobre las listas de trabajo, pilas, vnculos comunes e informes. Aunque el administrador del sistema es el encargado de la configuracin de los centros de funciones, puede modificar la vista personal de la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores para que se ajuste a sus necesidades.
ILUSTRACIN 10.1 PGINA REA DE TRABAJO DEL PORTAL DE AUTOSERVICIO PARA PROVEEDORES
Pilas
Una pila es una vista filtrada de una lista que se ha guardado. Si hace clic en una pila en la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX, se abre la pgina asociada. El rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores tiene cuatro pilas predeterminadas: Nuevas solicitudes de categora: muestra un recuento de solicitudes de categora que tienen un estado de Estado de solicitud de Nuevo. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Solicitudes de categora se abrir filtrada para mostrar las nuevas solicitudes. Facturas de proveedores: muestra un recuento de pedidos de compra que no se han facturado. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Facturas de proveedores se abrir filtrada para mostrar los pedidos de compra que no tienen un estado de Facturado. Nuevos cuestionarios: muestra un recuento de los cuestionarios a los que no se ha respondido. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Cuestionarios se abrir filtrada para mostrar los cuestionarios con un Estado de Nuevo. Nueva solicitud de cotizacin: muestra un recuento de las solicitudes de cotizacin a las que no se ha respondido. Al hacer clic en la pila, la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones se abrir filtrada por las solicitudes de cotizacin con un Estado de Nuevo.
Para agregar otra pila al rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, haga clic en el vnculo Agregar pila en el panel Pilas del rea de trabajo del proveedor. Para modificar la configuracin de la pila, cambiar la secuencia de pilas o eliminar una pila del rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, haga clic en el vnculo Gestionar pilas en el panel Pilas del rea de trabajo del proveedor.
Lista de trabajo
El panel Lista de trabajo del rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores muestra las alertas y notificaciones sobre las que debe actuar o que se le deben notificar. Si un elemento de la lista de trabajo aparece en negrita, quiere decir que no lo ha visualizado ni ha realizado ninguna accin en el mismo. Para ver un elemento de la lista de trabajo y realizar acciones en l, seleccione el elemento en la lista y, a continuacin, haga clic con el botn secundario en el elemento para abrir un men de comandos disponibles.

Vnculos
El elemento web Vnculos rpidos se puede mostrar vnculos relevantes para los proveedores. Los vnculos ofrecen acceso a pginas, informes y otros sitios web que se usan con frecuencia. Puede agregar elementos web de vnculos rpidos, seleccionar qu vnculos desea visualizar y agregar, modificar o eliminar vnculos. De forma predeterminada no se proporciona ningn vnculo. El administrador del sistema puede modificar la pgina del Centro de funciones para incluir una cantidad ilimitada de vnculos. Por ejemplo, puede agregar vnculos a las guas de usuario o documentos acerca de cmo usar el Portal de autoservicio para proveedores, o puede agregar un vnculo al sitio web de la empresa.
Informes
El panel Informes de la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores muestra una lista de informes que puede ejecutar el proveedor que est conectado al Portal de autoservicio para proveedores. De forma predeterminada se proporciona un informe Cumplimiento en el suministro, que muestra informacin especfica del proveedor que est conectado. PRECAUCIN: si los programadores o los administradores del sistema agregan informes adicionales a la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, asegrese con cuidado de que los datos del informe estn protegidos y se envan al proveedor adecuado.
Perfiles de proveedor
Un proveedor que utiliza el portal del proveedor puede usar las distintas pginas para ver y actualizar la informacin bsica del proveedor como, por ejemplo, la informacin bancaria, de direcciones y de contacto. Adems, puede crear personas de contacto que pueden enviarse a su organizacin para aprobarlas a travs de una solicitud de usuario. Si su empresa utiliza las categoras para administrar los catlogos de compra, los proveedores pueden enviar para aprobacin solicitudes de categora para productos en categoras adicionales.
Mantenimiento de la informacin de perfil

El perfil de proveedor en el portal del proveedor contiene informacin bancaria y de contacto confidencial que la organizacin usa para comunicarse con el proveedor. NOTA: una informacin bancaria inexacta para la empresa puede causar retraso en los pagos de artculos o servicios. Antes de actualizar la informacin bancaria, confirme los cambios con el departamento de contabilidad.
El nivel de acceso al perfil del proveedor en el portal del proveedor lo determina la funcin del usuario: Los usuarios con la funcin Proveedor (externo) pueden ver y modificar el perfil de la empresa. Los usuarios con la funcin Administrador del portal de proveedores (externo) pueden ver el perfil de la empresa, pero no pueden modificarlo.
Procedimiento: Actualizacin del perfil del proveedor

Para actualizar la informacin de perfil del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Perfil en el panel de exploracin de la izquierda.
ILUSTRACIN 10.2 PGINA VER PERFIL
4. Haga clic en Editar para modificar los datos. 5. Realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar y cerrar. NOTA: los cambios realizados por el proveedor se actualizan inmediatamente en Microsoft Dynamics AX. Tenga cuidado cuando conceda acceso a los proveedores para modificar esta informacin.

La pgina Ver perfil est dividida en varias fichas diferentes. Use la informacin de la tabla siguiente como gua cuando actualice la informacin de perfil del proveedor. Ficha General Descripcin Ver y editar la informacin bsica acerca de la empresa, como, por ejemplo, las preferencias de idioma, divisa y otra informacin de perfil del proveedor. Ver direcciones para el proveedor, como, por ejemplo, la direccin principal, de entrega y de remitir a. Ver una lista de cada punto de contacto, como nmeros de telfono, direccin de correo electrnico y sitios web. Ver y editar detalles de la empresa, la informacin de impuestos y las opciones de IRPF. Crear, editar y ver la informacin de cuenta bancaria. Crear y editar una lista de los identificadores de impuestos autonmicos. Ver o quitar categoras. Crear y editar las certificaciones para la empresa, incluida la capacidad de agregar datos adjuntos. Por ejemplo, podra vincular una copia PDF del certificado.
Direccin Informacin de contacto Informacin de la empresa Informacin bancaria Id. de impuestos autonmicos Informacin de categora Certificaciones
Mantenimiento de los contactos

En el portal del proveedor, puede ver, agregar, modificar o el elimina informacin de contacto sobre las personas del proveedor que interactan con la organizacin. NOTA: el nivel de acceso a la informacin de contacto lo determina la funcin. Solo los usuarios que tienen derechos de Administrador del portal de proveedores (externo) pueden agregar, editar o eliminar un contacto. Una funcin de usuario para una persona de contacto proporciona a esa persona acceso al portal del proveedor. Una persona de contacto no se puede asignar una funcin de usuario hasta que se haya creado para ella un conjunto de credenciales de usuario. Para crear las credenciales de usuario de una persona de contacto, debe enviar una solicitud de usuario.
Procedimiento: Agregar un contacto

Para agregar un contacto al perfil del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Contactos en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la ficha Contacto, en el grupo Nuevo, haga clic en Contacto. 5. En la pgina Nuevo contacto, escriba el nombre y ttulo del contacto y, a continuacin, haga clic en Crear.
ILUSTRACIN 10.3 PGINA EDITAR CONTACTO

6. En la pgina Editar contacto, en las fichas desplegables, escriba los detalles del contacto: a. General: actualice el nombre del contacto u otra informacin bsica sobre el contacto, como el idioma para mostrar del contacto en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. b. Direccin: agregue ms direcciones de la empresa o modifique las existentes. c. Informacin de contacto: agregue la informacin del nuevo contacto, como direccin, nmero de telfono y direccin de correo electrnico. d. Funciones de usuario: visualice la funcin de seguridad del contacto. Esta ficha solo est disponible despus de crear un conjunto de credenciales de usuario para la persona de contacto. NOTA: no puede modificar una funcin de usuario en la pgina Editar contacto hasta que se haya creado un conjunto de credenciales de usuario para la persona de contacto. Para crear un conjunto de credenciales de usuario, debe crear y enviar una Solicitud de Agregar usuario proveedor. 7. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.
Procedimiento: Edicin de un contacto

Para editar un contacto existente en el perfil del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Contactos en el panel de exploracin de la izquierda. 4. Seleccione el contacto que desee editar en la cuadrcula y, a continuacin, haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 5. En la pgina Editar contacto, modifique la informacin de contacto. NOTA: debera tener rol de administrador para poder modificar los contactos. 6. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.
Solicitudes de usuario
Los usuarios proveedores son los contactos de la organizacin del proveedor que interactan con la suya a travs del portal del proveedor, en el que un usuario proveedor puede enviar solicitudes para agregar nuevos usuarios si tiene asignada la funcin Administrador del portal de proveedores (externo). Tambin puede modificar una solicitud y reenviarla, o eliminarla, siempre que no se haya aprobado. El usuario proveedor tambin puede enviar solicitudes para eliminar usuarios aprobados. Una vez enviada una solicitud de usuario, se puede ver el estado de la solicitud que se est procesando. Para que se pueda conceder a un usuario acceso al portal del proveedor, debe agregar a la persona como contacto en el perfil del proveedor. Adems, cada usuario del portal del proveedor debe tener unas credenciales nicas. Por ejemplo, si utiliza Windows Live ID para la autenticacin, cada usuario debe tener un Windows Live ID nico. Cuando solicite acceso para un usuario, puede solicitar que se le asigne una funcin de proveedor o administrador del proveedor.
Procedimiento: Agregar un nuevo usuario

Para agregar un usuario para que tenga acceso al perfil del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Contactos en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la pgina Contactos, seleccione el contacto para el que desee crear una solicitud de usuario y haga clic en Agregar usuario proveedor en el grupo Nuevo del panel de acciones. 5. En la pgina Crear nueva solicitud de usuario, seleccione una funcin para el contacto y escriba la direccin de correo electrnico, que se usa para notificar al contacto cuando se apruebe o se rechace la solicitud de usuario. NOTA: la direccin de correo electrnico debe agregarse al contacto antes de crear la solicitud de usuario.
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6. Haga clic en Guardar y cerrar. 7. En la pgina Ver solicitud de usuario, puede realizar las tareas siguientes: a. Haga clic en Editar para modificar la informacin. b. Haga clic en Cerrar para cerrar sin enviar la solicitud. c. Haga clic en Enviar para enviar la solicitud al cliente para su aprobacin. Puede agregar un comentario opcional para el cliente antes de enviar la solicitud. NOTA: si no se ha configurado un flujo de trabajo para revisar las solicitudes de usuario, no aparecer el botn Enviar y no se podr procesar la solicitud de usuario. 8. Haga clic en Cerrar para diferir el envo de la solicitud.
Procedimiento: Visualizacin de solicitudes de usuario

Para ver el estado de las solicitudes de usuario, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Solicitudes de usuario en el panel de exploracin de la izquierda. 4. El estado de una solicitud cambia a medida que se procesa: a. Borrador: la solicitud no se ha enviado para su aprobacin. b. Enviado: la solicitud se ha enviado para su aprobacin. c. Aprobacin pendiente: la solicitud est bajo revisin. d. Aprobado: la solicitud se ha aprobado. e. Completado: el proceso de solicitud de usuario se ha completado. f. Cancelado: se ha cancelado la solicitud de usuario. g. Rechazado: la solicitud de usuario se ha denegado. Las nuevas solicitudes de usuario se envan para su aprobacin al administrador de cuenta de proveedor. Si se aprueba una solicitud, el administrador de cuenta de proveedor agrega al usuario a Microsoft Dynamics AX y el estado de la solicitud se establece en Completado. A continuacin, el nuevo usuario puede tener acceso al portal del proveedor.
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Procesamiento de solicitudes de usuario

Las solicitudes de usuario se procesan en flujo de trabajo. Cuando configure el flujo de trabajo de solicitud de usuario, puede definir quin es responsable de aprobar la solicitud. Hay disponibles varios elementos de flujo de trabajo para el tipo de flujo de trabajo de solicitud de usuario: Aprobar solicitud de usuario: se requiere una aprobacin para la solicitud de usuario. Usuario de provisin automatizada: se crea automticamente un nuevo usuario en el sistema. Notificar nuevo usuario: se enva automticamente una notificacin al usuario recin creado. Notificar alias de usuario: se enva automticamente una notificacin al alias de usuario recin creado. Aprovisionar nuevo usuario: se crea manualmente un nuevo usuario en el sistema.
Puede ver y gestionar las solicitudes de usuario en la pgina de lista Solicitud de usuario. Abra Administradores del sistema > Comn > Usuarios > Solicitudes de usuario.
ILUSTRACIN 10.4 PGINA DE LISTA SOLICITUDES DE USUARIO
NOTA: para obtener ms informacin sobre la creacin y gestin de usuarios y solicitudes de usuario, consulte el curso Instalacin y configuracin.
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Solicitudes de categora
Puede usar las categoras de compras para clasificar los productos que adquiere de los proveedores. Cuando se aprueba un proveedor para una categora, tambin se le aprueba para proporcionar artculos y servicios solo en categoras de compras concretas. Los proveedores pueden ver las categoras de compras que tienen asignadas en el portal del proveedor. Los usuarios proveedores tambin pueden enviar una solicitud para que se les asigne a una categora de compras adicional en el portal del proveedor. Asimismo, puede requerir que el proveedor rellene un cuestionario sobre su capacidad de cumplir los requisitos de categoras de compras.
Procedimiento: Ver asignaciones de categoras

Para ver las categoras asignadas al proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Perfil en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la pgina Editar perfil, expanda la ficha desplegable Informacin de categora. 5. En la ficha desplegable Informacin de categora, puede ver las categoras de compras que tiene asignadas, su estado en una categora y el perodo en el que est autorizado a proporcionar productos en una categora. NOTA: no puede agregar categoras de compras a su perfil. Debe solicitar que se agreguen asignaciones de categoras en la pgina Solicitudes de categora del portal del proveedor.
Procedimiento: Solicitud para agregar categoras de compras

Para crear una solicitud para ser agregado a una categora de compras en el portal del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina.
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3. Haga clic en Comn > Solicitudes de categora en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Solicitud de categora.
ILUSTRACIN 10.5 PGINA SOLICITUD DE CATEGORA DE PROVEEDOR
5. En la pgina Solicitud de categora de proveedor, haga clic en Agregar y seleccione las categoras de compras adicionales en las que desee suministrar productos. 6. Haga clic en el botn Quitar para eliminar una categora seleccionada de la lista de solicitudes. 7. Para guardar sus selecciones y volver a la pgina de lista Solicitudes de categora, haga clic en Guardar y cerrar. 8. Complete los cuestionarios que pueda haber para la categora. 9. En la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Accin y, a continuacin, en Enviar. NOTA: si no hay un flujo de trabajo configurado para revisar las solicitudes de categora, el botn Enviar no se muestra y la solicitud de categora no se puede procesar. De forma predeterminada, no hay ningn flujo de trabajo configurado en la imagen de aprendizaje. Se le notificar cuando se haya procesado la solicitud. Puede ver el estado de una solicitud en la lista Solicitudes de categora.
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Prctica 10.1: Agregar un contacto

En esta prctica se demuestra cmo agregar un nuevo contacto del proveedor en el portal del proveedor. Escenario Eugene Zabokritski, el director de ventas de Lake Electronics, ha contratado recientemente a una nueva ayudante de ventas. Eugene desea agregar la informacin al portal del proveedor para que Contoso disponga de la informacin en archivo en el caso de que ella no est disponible.
Ejercicios de nivel avanzado

Utilice la informacin de la tabla siguiente y el escenario para agregar un nuevo contacto al perfil del proveedor Lake Electronics. Campo Nombre Apellidos Ttulo profesional Valor Kate Taneyhill Ayudante de ventas
Ejercicios de nivel intermedio

1. Conecte con portal del proveedor como Eugene Zabokritski 2. Agregue un nuevo contacto en la pgina de Lista de contactos
Paso a paso
Para agregar un nuevo contacto, siga estos pasos. 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Si no est conectado como Eugene Zabokritski, inicie sesin como otro usuario: a. En la esquina superior derecha, haga clic en System Account > Sign in as Different User (Cuenta del sistema > Iniciar sesin como otro usuario). b. En el cuadro de dilogo Seguridad de Windows, haga clic en Usar otra cuenta. c. Escriba Eugene en el campo Nombre de usuario. d. Escriba Pa$$w0rd en el campo Contrasea. e. Haga clic en Aceptar.
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3. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 4. Haga clic en Comn > Contactos en el panel de exploracin de la izquierda. 5. En la ficha Contacto, en el grupo Nuevo, haga clic en Contacto. 6. Escriba Kate en el campo Nombre. 7. Escriba Taneyhill en el campo Apellidos. 8. Seleccione Vendedor en el campo Cargo laboral. 9. Haga clic en Crear. 10. Opcionalmente especifique informacin adicional en la pgina Editar contacto. 11. Haga clic en Guardar y cerrar.
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Notificaciones
Puede crear notificaciones que se enviarn de forma electrnica a uno o varios proveedores. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver las notificaciones en ese portal y los contactos del proveedor pueden recibirlas en su direccin de correo electrnico. Por ejemplo, cuando los proveedores usan el Portal de autoservicio para proveedores, se pueden usar las notificaciones para informarles de nuevos procedimientos o para notificar solo a los proveedores con una categora de compras concreta que respondan a un nuevo cuestionario para la categora. Para poder enviar notificaciones a travs de un mensaje de correo electrnico a los proveedores, el administrador del sistema debe configurar los parmetros de correo electrnico en Microsoft Dynamics AX.
Procedimiento: Creacin de una notificacin a proveedores

Para crear una nueva notificacin a proveedores, siga estos pasos. 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Notificaciones a proveedores.
ILUSTRACIN 10.6 FORMULARIO NOTIFICACIONES A PROVEEDORES
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2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el campo Tema de la ficha desplegable Detalles, escriba una descripcin para la notificacin. El tema es la descripcin interna de la notificacin. 3. Opcionalmente, especifique la Fecha de vencimiento de la notificacin. Es la fecha en que la notificacin dejar de ser vlida. 4. Active la casilla Enviar mensaje de correo electrnico para enviar una notificacin a la direccin de correo electrnico del contacto principal del proveedor seleccionado. Solo puede enviar notificaciones a los contactos del proveedor que hayan indicado en su perfil que desean recibir notificaciones de forma electrnica. 5. Seleccione los destinatarios en la ficha desplegable Seleccin. Puede seleccionar los destinatarios si filtra los datos de perfil del proveedor por ubicacin o por categoras de compra, por ejemplo. a. Para filtrar por un proveedor, contacto de proveedor, grupo de proveedores o grupo de contactos de proveedores concretos, haga clic en Seleccionar. En el formulario VendNotificationTemplate, seleccione un Campo y los Criterios relacionados. Se enviar la notificacin a todos los proveedores y contactos que satisfagan los criterios de seleccin. b. Puede seleccionar los proveedores asociados con categoras de compras especficas. Todas las categoras estn seleccionadas de forma predeterminada. Las opciones que seleccione en la seccin Filtro por categora reemplazan a las que elija en la seccin Filtro por destinatario. 6. Haga clic en la ficha Mensaje y escriba un Asunto para la notificacin. Se trata del asunto que est visible para los proveedores en la lista de notificaciones en el Portal de autoservicio para proveedores y en el campo Asunto del mensaje de correo electrnico. 7. Cree el texto para el mensaje en el campo Mensaje. Para crear traducciones del mensaje seleccionado, haga clic en Crear mensaje. 8. Guarde el mensaje. Debe guardar los mensajes para poder enviarlos, o para copiarlos o adjuntarles un archivo. La notificacin tendr un estado de No enviado. 9. Haga clic en Archivos adjuntos para agregar un archivo como adjunto a la notificacin. 10. Haga clic en Enviar para enviar la notificacin a los proveedores seleccionados. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver el mensaje y los archivos adjuntos.
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Procedimiento: Copiar una notificacin a proveedores
Para copiar una notificacin a proveedores existente, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Notificaciones a proveedores. 2. En el panel izquierdo, seleccione la notificacin que desee copiar. 3. Haga clic en Copiar. 4. El Tema, Destinatarios, Asunto y Mensaje se copian en una notificacin nueva. 5. Puede modificar la notificacin copiada y agregar o quitar destinatarios. 6. Guarde el mensaje. Debe guardar los mensajes para poder enviarlos, o para copiarlos o adjuntarles un archivo. La notificacin tendr un estado de No enviado. 7. Haga clic en Enviar. La notificacin tendr un estado de Enviado.
Procedimiento: Traduccin de una notificacin de proveedores a otro idioma

Para traducir el mensaje de una notificacin de proveedores a otro idioma, siga estos pasos. 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Notificaciones a proveedores. 2. En el panel izquierdo, seleccione la notificacin que desee traducir. 3. En la ficha desplegable Mensaje, haga clic en Crear mensaje para escribir el mensaje en otro idioma.
ILUSTRACIN 10.7 FORMULARIO TEXTO DE LA TRADUCCIN: MENSAJE DE NOTIFICACIN DEL PROVEEDOR
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4. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el panel izquierdo del formulario Texto de la traduccin: mensaje de notificacin del proveedor, seleccione un idioma. 5. Escriba Asunto en el idioma seleccionado. 6. Escriba el Mensaje en el idioma seleccionado. 7. Guarde el mensaje. Debe guardar los mensajes para poder enviarlos, o para copiarlos o adjuntarles un archivo. La notificacin tendr un estado de No enviado. Cierre el formulario Texto de la traduccin: mensaje de notificacin del proveedor. 8. En la ficha desplegable Seleccin, seleccione los destinatarios de la notificacin. 9. Haga clic en Enviar.
Procedimiento: Ver una notificacin en el Portal de autoservicio para proveedores

Para ver una notificacin en el Portal de autoservicio para proveedores, siga estos pasos. 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. En la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores, puede ver las notificaciones en el panel Lista de trabajo. 3. Haga clic en la notificacin que desee y, a continuacin, en Acciones > Vista previa para abrir la notificacin. 4. Cuando termine de revisar la notificacin, puede hacer clic en Acciones > Eliminar mensaje para borrar el mensaje o puede hacer clic en Cerrar para salir y volver a la pgina rea de trabajo.
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Prctica 10.2: Creacin y envo de notificaciones a proveedores

En esta prctica se demuestra cmo crear y enviar una notificacin a proveedores. Escenario Inga, la directora de compras de Contoso, est implementando algunas nuevas directivas sobre los requisitos para ser asignado a categoras de compras especficas. Contoso ha recibido una gran cantidad de solicitudes de categora que no tienen completados los cuestionarios requeridos. Contoso ejecutar una nueva directiva que indica que el cuestionario de solicitud de categora debe enviarse antes de 24 horas del envo de la solicitud de categora; de lo contrario, la solicitud se denegar automticamente. Inga debe notificar este cambio de directiva a todos los proveedores.

Utilice la informacin proporcionada en la siguiente tabla para crear y enviar una notificacin a proveedores. Campo Asunto Mensaje Valor Cambio de directiva de Contoso - Solicitudes de categora A quien pueda interesar: Contoso est implementando un cambio de directiva que entrar en vigor inmediatamente. Este mensaje es un recordatorio para que lea y acepte las nuevas condiciones y el nuevo acuerdo de directiva en el portal del proveedor. Muchas gracias, El departamento de compras de Contoso

1. Cree una nueva notificacin a proveedores en el mdulo Adquisicin y abastecimiento. 2. Seleccione todos los proveedores a los que desee enviar el mensaje. 3. Escriba los detalles del mensaje. 4. Enve el mensaje.
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Paso a paso
Para crear y enviar una nueva notificacin a proveedores, siga estos pasos. 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Notificaciones a proveedores. 2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, en el campo Tema de la ficha desplegable Detalles, escriba una descripcin para la notificacin, por ejemplo Cambio de directiva. 3. Active la casilla Enviar mensaje de correo electrnico. 4. Haga clic en la ficha Mensaje y escriba Cambio de directiva de Contoso - Solicitudes de categora en el campo Asunto. 5. Cree el texto para el mensaje en el campo Mensaje. A quien pueda interesar: Contoso est implementando un cambio de directiva que entrar en vigor inmediatamente. Este mensaje es un recordatorio para que lea y acepte las nuevas condiciones y el nuevo acuerdo de directiva en el portal del proveedor. Muchas gracias, El departamento de compras de Contoso 1. Haga clic en Guardar. 2. Si Outlook est configurado para enviar mensajes de correo electrnico y tambin estn configurados los parmetros de correo electrnico de Microsoft Dynamics AX, haga clic en Enviar para enviar la notificacin a los proveedores seleccionados. Cuando se le solicite, seleccione S para continuar y enviar el mensaje. Los proveedores con acceso al Portal de autoservicio para proveedores pueden ver ahora el mensaje y los archivos adjuntos. De lo contrario, cierre el formulario Notificaciones de proveedor. NOTA: la imagen de aprendizaje de Hyper-V no est configurada para enviar mensajes de correo electrnico de forma predeterminada. Esta prctica tiene como nico fin demostrar los pasos necesarios para crear notificaciones de correo electrnico para los proveedores.
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Cuestionarios
Puede usar los cuestionarios para comprender mejor la organizacin, operaciones y productos de sus proveedores. Los proveedores pueden ver los cuestionarios y responderlos en el Portal de autoservicio para proveedores.
Procedimiento: Ver y completar un cuestionario

Para ver y completar los cuestionarios que se le han asignado, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Comn > Cuestionarios en el panel de exploracin de la izquierda. 4. Seleccione el cuestionario que desee completar y, a continuacin, haga clic en Inicio. 5. Segn la configuracin del cuestionario, estn disponibles algunos o todos los botones siguientes: a. Visin general: muestra todas las preguntas del cuestionario. b. Nota: muestra u oculta un cuadro en el que puede escribir texto, por ejemplo, para ampliar la respuesta. c. Atrs: vuelve a la pregunta anterior. d. Adelante: pasa a la pregunta siguiente. e. Fin: guarda las respuestas y cierra el cuestionario. f. Cancelar: cierra el cuestionario sin guardar las respuestas. 6. Si se especifica un lmite de tiempo para el cuestionario, debe completarlo con las siguientes opciones: a. Completar el cuestionario en una sesin, en el lmite de tiempo especificado. b. Completar solo las respuestas obligatorias en el lmite de tiempo especificado. Si no finaliza todas las preguntas obligatorias antes del lmite de tiempo del cuestionario, se eliminan las respuestas parciales. Puede reiniciar el cuestionario, con lo que se reinicia el tiempo para completarlo. Cuando haya completado todas las preguntas obligatorias y algunas o todas las opcionales, haga clic en Acciones y, a continuacin, en Enviar. Puede agregar un comentario opcional antes de enviar el cuestionario para que lo revise el cliente. NOTA: el botn Fin solo est disponible si ha completado todas las preguntas obligatorias del cuestionario.
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Transacciones
Los proveedores pueden usar el portal del proveedor para responder a las solicitudes cotizaciones, ver el estado de los pedidos de compra realizados y ver los detalles de las recepciones de producto. Adems, los proveedores pueden usar el portal del proveedor para crear y mantener facturas.
Solicitud de Cotizaciones
Los usuarios proveedores aprobados para utilizar el portal del proveedor pueden recibir solicitudes de Cotizaciones (RFQ) de su organizacin y pueden responder a ellas en el portal del proveedor. Estos usuarios proveedores tambin pueden ver el estado de las respuestas para comprobar si una oferta se ha aceptado o rechazado, o si se solicita informacin adicional. Para ver las solicitudes de cotizaciones a travs del portal del proveedor, los usuarios tienen que aceptar primero recibir all las notificaciones y tienen que proporcionar informacin de contacto.
Procedimiento: Ver solicitudes de cotizaciones

Para ver las solicitudes de cotizaciones en el portal del proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Pedidos > Solicitudes de cotizaciones en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones, puede filtrar la lista para mostrar las solicitudes de cotizaciones por fecha de entrega, fecha de vencimiento o divisa. Tambin puede escribir el nmero de identificacin en el filtro para buscar una solicitud de cotizacin concreta. Las nuevas solicitudes de cotizacin tiene el estado de Nuevo: Accin requerida. 5. En la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones, puede responder a una solicitud de cotizacin o rechazarla. Si desea ver todas las lneas de una solicitud de cotizacin antes de decidirse, seleccione la solicitud de cotizacin y, a continuacin, haga clic en Ver. Tambin puede hacer clic en un Solicitud de cotizacin para ver los detalles de la solicitud de cotizacin.
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6. En la pgina Solicitud de cotizacin, en la ficha desplegable Lneas, seleccione una lnea y, a continuacin, haga clic en Detalle para ver ms informacin sobre la lnea de la solicitud de cotizacin. 7. Si hay un documento adjunto a la solicitud de cotizacin, haga clic en el icono en el campo Documentos para abrirlo. 8. Si no desea hacer una oferta para ninguno de los productos de la solicitud de cotizacin, haga clic en Declinar en la parte superior de la pgina de lista o de la pgina Solicitud de cotizacin. El estado de la solicitud de cotizacin es Declinado: No es necesaria ninguna accin.
Procedimiento: Hacer una oferta sobre una solicitud de cotizacin

Para hacer una oferta por cualquiera de los productos de la solicitud de cotizacin, siga estos pasos. 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Pedidos > Solicitudes de cotizaciones en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones seleccione la solicitud de cotizacin para la que desee hacer una oferta. 5. Haga clic en Contestacin en la parte superior de la pgina de lista Solicitud de cotizacin o de la pgina Solicitudes de cotizaciones. 6. En la pgina Responder a solicitud de cotizacin, en el panel de acciones, haga clic en Copiar datos en respuesta para transferir el encabezado y las lneas de la solicitud de cotizacin asociada a esta pgina Responder a solicitud de cotizacin. Puede modificar la informacin copiada en la nueva respuesta. 7. En la pgina Responder a solicitud de cotizacin, compruebe las fechas y otra informacin del encabezado y, a continuacin, borre las lneas para las que no desee hacer una oferta. Actualice el precio unitario, fecha de entrega, plazo, condiciones de entrega, descuentos y gastos para cada lnea de la respuesta. 8. Para adjuntar un documento a la respuesta en la ficha desplegable Lneas, haga clic en Archivos adjuntos. Cargue el archivo adjunto y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Enviar. El estado de la solicitud de cotizacin cambia a Enviado: No es necesaria ninguna accin.
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Se notifica a la organizacin que ha respondido a la solicitud de cotizacin. Puede ver el estado de la respuesta en la pgina de lista Solicitudes de cotizaciones mientras la organizacin procesa la respuesta. Estn disponibles los siguientes estados. El estado de la solicitud de cotizacin es Aprobado: No es necesaria ninguna accin si se han aceptado todas las lneas de la respuesta. El estado es Rechazado: No es necesaria ninguna accin si el cliente rechaza todas las lneas de la respuesta. Si al menos una lnea de respuesta tiene un estado de Nuevo, el estado de la solicitud de cotizacin ser Varios: Accin requerida. Si el cliente acepta al menos una lnea de la solicitud de cotizacin y no hay lneas nuevas, el estado de la solicitud de cotizacin es Varios: No es necesaria ninguna accin. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin, el estado de la solicitud de cotizacin se revierte a Nuevo: Accin requerida.
Pedidos de compra
Los proveedores pueden usar la pgina de lista Pedidos de compra para ver los pedidos de compra de su organizacin. Puede filtrar la lista por nmero de pedido de compra, cuenta de proveedor, nombre, cuenta de facturacin, tipo de compra, estado de aprobacin o estado. Portal de proveedor > Pedidos > Pedidos de compra facturados
ILUSTRACIN 10.8 PGINA TODOS LOS PEDIDOS DE COMPRA
Use el botn Ver del grupo Mantener del panel de acciones para ver detalles adicionales sobre los pedidos de compra, como condiciones de pago, productos, fechas de entrega o direccin de entrega.
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Facturas
Los proveedores pueden crear y modificar facturas de proveedor mediante la pgina Facturas de proveedores del portal del proveedor en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. Puede crear una factura a partir de un pedido de compra o una recepcin de producto, o bien puede crear una factura y agregarle un pedido de compra.
Procedimiento: Crear una factura de proveedor

Para crear una factura de proveedor, siga estos pasos: 1. Abra el portal del proveedor en el explorador de Internet. 2. Haga clic en la ficha Portal de proveedor en la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en Pedidos > Facturas de proveedores en el panel de exploracin de la izquierda. 4. En la pgina Facturas de proveedores, haga clic en la ficha Factura del panel de acciones y, a continuacin, haga clic en uno de los botones siguientes. a. Haga clic en Factura para crear una factura. b. Haga clic en Del pedido de compra para crear una factura a partir de un pedido de compra. Seleccione el pedido de compra en la pgina que aparece y, a continuacin, haga clic en Seleccionar. c. Haga clic en De la recepcin de producto para crear una factura a partir de una recepcin de producto. Seleccione la recepcin de producto en la pgina que aparece y, a continuacin, haga clic en Seleccionar. 5. Especifique los detalles de la cabecera de la factura. Haga clic en Crear para crear la factura.
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6. En la pgina Editar factura, puede ver o modificar la informacin de lnea de la factura.
ILUSTRACIN 10.9 PGINA EDITAR FACTURA
a. En la ficha General, especifique la informacin de factura bsica. b. En la ficha Lneas, escriba informacin sobre cada lnea que se va a facturar, por ejemplo, precio unitario o cantidad. c. En la ficha Pago, visualice o actualice la informacin de pago, por ejemplo, condiciones de pago, impuestos o cuenta bancaria. d. En la ficha Direccin, seleccione la direccin de envo. e. En la ficha Cargos, puede agregar gastos como cuotas, flete o seguro. 7. Haga clic en Guardar y cerrar cuando haya terminado.
Seguridad del Portal de autoservicio para proveedores

Hay dos funciones disponibles para los usuarios del portal del proveedor: Administrador del portal de proveedores (externo) y Proveedor (externo). Cada una de las funciones proporciona acceso a portal del proveedor. Cada usuario del portal del proveedor puede tener asignado uno de los roles o ambos. El administrador y los programadores del sistema pueden crear funciones adicionales para usarlas con el portal del proveedor. Adems, las dos funciones que se proporcionan con Microsoft Dynamics AX pueden modificarse. Para obtener ms informacin sobre la creacin y mantenimiento de la seguridad, consulte al administrador del sistema y la ayuda para programadores.
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Funcin Administrador del portal de proveedores (externo)
Como administrador del portal del proveedor, debe especificar una funcin para cada usuario cuando enve una nueva solicitud de usuario. La funcin de usuario que asigna a un usuario determina su nivel de acceso y capacidad para actuar sobre la informacin del portal del proveedor. Los usuarios que tienen asignada la funcin de usuario administrador del portal del usuario pueden realizar las tareas siguientes en el portal del proveedor. Ver el perfil del proveedor. Crear solicitudes para agregar o eliminar usuarios. Mantener catlogos de compras. Ver pedidos de compra y solicitudes de cotizaciones.
NOTA: al primer contacto de un proveedor se le asigna automticamente la funcin de usuario Administrador del portal de proveedores (externo).
Funcin Proveedor (externo)

Los usuarios que tienen asignada la funcin de usuario Proveedor pueden realizar las tareas siguientes en el portal del proveedor: Mantener el perfil del proveedor. Actualizar facturas. Enviar solicitudes para que el proveedor pueda hacer negocios en categoras de compras adicionales. Enviar confirmaciones de que el proveedor puede hacer negocios en las categoras de compras adicionales que se describen en una solicitud de ampliacin de categoras del proveedor enviada por un empleado. Responder a las solicitudes de cotizaciones. Responder a los pedidos de compra. Desde el punto de vista del proveedor, son pedidos de ventas. Ver confirmaciones de pedidos de compra. Ver diarios de recepciones de producto.
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Resumen
Los proveedores pueden utilizar el portal del proveedor para interactuar con usted y ser ms autosuficientes. Tambin puede interactuar con los proveedores si les enva notificaciones y recopila informacin de ellos a travs del uso de cuestionarios. Cuando los proveedores utilizan el portal del proveedor, pueden hacer lo siguiente. Mantener la informacin de perfil. Agregar contactos. Solicitar usuarios. Crear solicitudes de categora. Ver las solicitudes de cotizacin y hacer ofertas. Crear facturas de proveedor.
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Cul es el primer estado que tendr una nueva solicitud de usuario? ( ) Borrador ( ) En proceso ( ) Enviado ( ) Aprobado 2. Verdadero o falso? No es posible modificar las categoras en la ficha Informacin de categora en la pgina Perfil. ( ) Verdadero ( ) Falso 3. Cul de las pilas siguientes se incluyen con la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Solicitudes de categora de proveedor ( ) Solicitudes de categora de catlogo ( ) Pedidos sin facturar ( ) Nueva solicitud de cotizaciones 4. Cul o cules de los siguientes estados de solicitud de cotizacin son vlidos? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Aprobado: Accin requerida ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin 5. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin (RFQ), cul es el estado de la solicitud de cotizacin? ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin ( ) Nuevo: Accin requerida
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Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este captulo 1.
2.
3.
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Soluciones
1. Cul es el primer estado que tendr una nueva solicitud de usuario? () Borrador ( ) En proceso ( ) Enviado ( ) Aprobado 2. Verdadero o falso? No es posible modificar las categoras en la ficha Informacin de categora en la pgina Perfil. ( ) Verdadero () Falso 3. Cul de las pilas siguientes se incluyen con la pgina rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Solicitudes de categora de proveedor ( ) Solicitudes de categora de catlogo () Pedidos sin facturar () Nueva solicitud de cotizaciones 4. Cul o cules de los siguientes estados de solicitud de cotizacin son vlidos? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Aprobado: Accin requerida () Varios: Accin requerida () Varios: No es necesaria ninguna accin 5. Si se requiere ms informacin acerca de la respuesta de la solicitud de cotizacin (RFQ), cul es el estado de la solicitud de cotizacin? ( ) Aprobado: No es necesaria ninguna accin ( ) Varios: Accin requerida ( ) Varios: No es necesaria ninguna accin () Nuevo: Accin requerida
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SITIO DE PEDIDOS DE ADQUISICIN

Objetivos
Los objetivos son Ver y crear solicitudes de compra en el sitio Pedidos de adquisicin. Ver los pedidos de compra, confirmaciones de pedidos de compra, recepciones de producto y facturas de proveedores. Ver y crear confirmaciones de recepcin de producto. Pedir productos mediante el sitio Servicios de empleado.
Introduccin
Los trabajadores de la organizacin pueden utilizar la pgina web del sitio Pedidos de adquisicin para crear solicitudes de compra, examinar los productos, ver y crear pedidos de compra, y visualizar y procesar las recepciones de producto y las facturas de proveedores. El sitio web puede ser til cuando hay en la organizacin muchos trabajadores que no necesitan tener acceso a Microsoft Dynamics AX con regularidad o para los usuarios para los que tiene sentido contar con una experiencia de usuario basada en web. Puede activar a los usuarios para que tengan acceso a Enterprise Portal con acceso restringido solo a las tareas que deben completar. Esto tambin puede resultar til cuando los trabajadores de la organizacin estn en distintas ubicaciones.
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Los administradores del sistema pueden configurar la seguridad para cada el usuario de Enterprise Portal con el fin de permitir o restringir algunas caractersticas del sitio Pedidos de adquisicin. Para obtener ms informacin sobre la configuracin y el mantenimiento de usuarios, consulte el curso Instalacin y configuracin. IMPORTANTE: todos los procedimientos y prcticas de este captulo estn diseados desde el punto de vista de un trabajador que inicia sesin en Enterprise Portal. Utilice los siguientes pasos para iniciar sesin en Enterprise Portal como administrator. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. De forma predeterminada se conectar a Enterprise Portal como el usuario con el que se conect por ltima vez a Enterprise Portal. 2. En la esquina superior derecha, haga clic en System Account > Sign in as Different User (Cuenta del sistema > Iniciar sesin como otro usuario). 3. En el cuadro de dilogo Seguridad de Windows, haga clic en Usar otra cuenta. 4. Escriba administrador en el campo Nombre de usuario. 5. Escriba Pa$$w0rd en el campo Contrasea. 6. Haga clic en Aceptar.
Solicitudes de compra
En funcin de cmo est configurada la organizacin, podr crear solicitudes de compra para los productos consumidos por la organizacin en el cliente de Microsoft Dynamics AX o en el sitio Pedidos de adquisicin de Enterprise Portal. Una solicitud de compra es un documento interno que autoriza al departamento de compras a comprar productos. El departamento de compras puede usar las solicitudes de compra para generar los pedidos de compra reales de los artculos. Una vez aprobada la solicitud de compra, se crea un pedido de compra. Los pedidos de compra son el equivalente de los documentos externos que el departamento de compras enva a los proveedores. Para poder enviar una solicitud de compra para su revisin, se debe configurar un flujo de trabajo en el cliente de Microsoft Dynamics AX. El proceso de flujo de trabajo es necesario para mover una solicitud de compra a travs del proceso de revisin, desde el estado inicial de Borrador a un estado de Aprobado.
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Procedimiento: Visualizacin de solicitudes de compra

Para ver las solicitudes de compra en el sitio Pedidos de adquisicin, siga estos pasos: 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin.
ILUSTRACIN 11.1 PGINA TODAS LAS SOLICITUDES DE COMPRA
3. Opcionalmente, seleccione un trabajador en el campo Solicitante y haga clic en Ir para filtrar la lista y ver solo las solicitudes de compra realizadas por la persona seleccionada. 4. Use el cuadro Filtro para filtrar por Solicitud de compra, Nombre, Preparador, Id. de proyecto, Estado, Fecha de creacin o Fecha de envo. 5. El panel Todas las solicitudes de compra muestra una lista de todas las solicitudes de compra que satisfagan los criterios del filtro. Para ver los detalles de una solicitud de compra, haga clic en Ver o en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones.
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6. El panel inferior muestra una lista de todas las lneas de las solicitudes de compra. 7. En el extremo derecho puede ver informacin estadstica sobre las solicitudes de compra en los cuadros informativos: f. Cuadro informativo Solicitudes de compra: muestra un recuento de solicitudes de compra de los solicitantes y los preparadores. g. Cuadro informativo Solicitudes de compra por estado: muestra un recuento de las solicitudes de compra en cada estado. NOTA: hay disponibles pginas de lista adicionales que filtran automticamente la lista de solicitudes de compra.
Procedimiento: Creacin de una solicitud de compra

Para crear una solicitud de compra en el sitio Pedidos de adquisicin, siga estos pasos: 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 3. Haga clic en Solicitud de compra en el grupo Nuevo del panel de acciones.
ILUSTRACIN 11.2 PGINA NUEVA SOLICITUD DE COMPRA
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4. Escriba un nombre para la solicitud de compra. 5. Escriba la fecha en la que desea recibir los artculos solicitados. 6. Escriba la fecha contable para la transaccin de solicitud de compra. Esta fecha se usa para registrar la entrada contable en contabilidad y para validar que haya fondos de cotizacin disponibles. 7. Si la solicitud de compra tiene lneas para los gastos del proyecto, active la casilla Seleccionar proyecto predeterminado y, a continuacin, especifique la informacin siguiente: h. En el campo Entidad jurdica compradora, seleccione la entidad jurdica a la que est asignado el proyecto. i. En el campo Id. de proyecto, seleccione el identificador de proyecto que se mostrar de forma predeterminada en todas las lneas de solicitud de compra para el proyecto. 8. Haga clic en Crear. 9. Ahora puede agregar artculos a la solicitud de compra. Opcionalmente, puede Guardar y cerrar la solicitud de compra y, a continuacin, agregarle artculos ms adelante. Para agregar productos de catlogo a una solicitud de compra cuando la cree, siga los pasos de este procedimiento. Para agregar artculos a una solicitud de compra despus de guardarla y cerrarla, vaya siga los pasos del Procedimiento: Modificacin de una solicitud de compra, ms adelante en este tema. 10. En la solicitud de compra que acaba de crear, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artculos. 11. En la pgina Agregar artculos, haga clic en Artculos de catlogo para ver los productos que puede comprar de un catlogo interno.
ILUSTRACIN 11.3 PGINA AGREGAR ARTCULOS VISTA ARTCULOS DE CATLOGO
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12. Active la casilla correspondiente a los productos que desee pedir y, a continuacin, haga clic en Seleccionar ->. Para filtrar la lista: j. En el rbol Categora de compras de la parte izquierda de la pgina, expanda o contraiga las categoras. Al hacer clic en una categora, la lista de productos de la parte derecha de la pgina se filtrar por los productos de la categora seleccionada. k. En el cuadro Filtro de la parte superior derecha de la pantalla, escriba un nmero especfico de artculos para filtrar la lista. 13. Repita los pasos 2 y 3 para agregar productos adicionales. 14. Contraiga la ficha Artculos de catlogo y, en la ficha Artculos que se agregarn a la solicitud de compra, revise los artculos que ha seleccionado. 15. Para quitar un producto, active la casilla en la fila que contiene el producto y, a continuacin, haga clic en Quitar. 16. Para ver las dimensiones de producto, las dimensiones de inventario y las dimensiones de proyecto del producto seleccionado, abra la ficha desplegable Detalles. 17. Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra. 18. En la pgina Editar solicitud de compra, en el campo Motivo, especifique una justificacin comercial para la solicitud de compra. En el campo Detalles, puede agregar opcionalmente una descripcin del motivo y la informacin que desee sobre la solicitud. 19. Realice una de las acciones siguientes: l. Para completar la solicitud de compra ms adelante, haga clic en Guardar y cerrar. m. Para enviar la solicitud de compra al flujo de trabajo para su aprobacin, haga clic en Enviar en la barra de mensajes del flujo de trabajo.
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Para agregar productos fuera de catlogo a una solicitud de compra cuando la cree, siga estos pasos. 20. En la solicitud de compra que acaba de crear, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artculos. 21. En la pgina Agregar artculos, haga clic en la ficha Artculos fuera del catlogo.
ILUSTRACIN 11.4 PGINA AGREGAR ARTCULOS VISTA ARTCULOS FUERA DE CATLOGO
22. Escriba un Nombre del producto y una Descripcin del artculo opcional. 23. Seleccione una categora de compras para el producto en el campo Categora. 24. En el campo Cuenta de proveedor, realice una de las siguientes acciones: n. Seleccione un proveedor aprobado. o. Deje el campo en blanco. Un agente de compras seleccionar un proveedor durante el proceso de aprobacin de la solicitud de compra. p. Sugiera un nuevo proveedor para el producto.
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25. Escriba una Cantidad, Precio unitario y Divisa para el producto y, a continuacin, especifique la unidad de medida en la que se compra el producto en el campo Unidad. 26. Si el producto se puede pedir en lnea, puede especificar opcionalmente una Direccin de Internet y el Cdigo de artculo externo que est asignado al proveedor. 27. Haga clic en Seleccionar. 28. Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra. 29. En la pgina Editar solicitud de compra, en el campo Motivo, especifique una justificacin comercial para la solicitud de compra. En el campo Detalles, puede agregar opcionalmente una descripcin del motivo y la informacin que desee sobre la solicitud. 30. Realice una de las acciones siguientes: q. Para completar la solicitud de compra ms adelante, haga clic en Guardar y cerrar. r. Para enviar la solicitud de compra al flujo de trabajo para su aprobacin, haga clic en Enviar en la barra de mensajes del flujo de trabajo.
Procedimiento: Modificacin de una solicitud de compra

Una vez creada una solicitud de compra, le puede agregar otros artculos o servicios. Solo puede modificar las solicitudes de compra que haya creado. Para ello, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 3. Seleccione la solicitud de compra que desee modificar y, a continuacin, haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 4. Para agregar productos a la solicitud de compra, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artculos.
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5. Para modificar la cantidad y otros detalles de un producto, en la ficha desplegable Lnea de solicitud de compra, seleccione la lnea y, a continuacin, haga clic en Editar.
ILUSTRACIN 11.5 PGINA EDITAR DETALLES DE LNEA DE SOLICITUD DE COMPRA
6. En la pgina Editar detalles de lnea de solicitud de compra, realice cambios en los detalles del producto y, a continuacin, haga clic en Guardar y cerrar. 7. Para ver los detalles del producto de lnea de solicitud de compra, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, haga clic en Detalles. Puede ver informacin sobre la direccin de entrega y otros detalles, como el grupo de activos fijos, proyecto, dimensiones financieras y dimensiones de inventario, para la lnea. 8. Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Guardar y cerrar. 9. En la pgina Editar solicitud de compra, haga clic en Guardar y cerrar.
Procedimiento: Sugerir un proveedor para un artculo fuera de catlogo

Utilice este procedimiento para sugerir un nuevo proveedor para un producto. Esta opcin solo est disponible para las lneas de solicitud de compra que hacen referencia a un artculo o servicio fuera de catlogo. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin.
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3. Cree una nueva solicitud de compra o seleccione una en la lista. A continuacin, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar. 4. En la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, agregue o seleccione una lnea para un artculo fuera de catlogo y, a continuacin, haga clic en Lnea de solicitud de compra > Acciones > Sugerir proveedores.
ILUSTRACIN 11.6 PGINA SUGERIR PROVEEDORES
5. Puede seleccionar un proveedor en una lista de proveedores de la empresa o proponer un proveedor nuevo con el que desee hacer negocios. 6. Para proponer un proveedor nuevo, en la ficha desplegable Nuevos proveedores propuestos, haga clic en Agregar. Escriba el nombre del proveedor propuesto y agregue informacin de contacto, como, por ejemplo, nmero de telfono y direccin de correo electrnico. Puede agregar detalles acerca de su sugerencia en el campo Notas. 7. Haga clic en Guardar y cerrar. NOTA: cuando sugiera un nuevo proveedor, el revisor de la solicitud de compra puede indicarle que complete una solicitud de proveedor nuevo.
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Procedimiento: Distribucin de un importe en una lnea de solicitud de compra

Utilice este procedimiento para distribuir un importe de una lnea de solicitud de compra en varias cuentas y dimensiones financieras. Tambin puede modificar las cuentas financieras para las que se registra la compra del artculo de forma predeterminada. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 3. Seleccione la solicitud de compra que desee modificar y, a continuacin, haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 4. En la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, cree o seleccione una lnea y, a continuacin, haga clic en Operaciones financieras > Contabilidad > Distribuir importes.
ILUSTRACIN 11.7 PGINA DISTRIBUIR IMPORTES PARA LA LNEA DE SOLICITUD DE COMPRA
5. Puede registrar el coste del producto en otra cuenta y dimensin financiera. En la pgina Distribuir importe para lnea de solicitud de compra - Lnea 1, Julia Funderburk, modifique la informacin predeterminada en los campos MainAccount, Departament, CostCenter y ExpensePurpose.
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6. En el campo Distribuir, seleccione el importe que desee distribuir. Puede distribuir el precio total, descuento y gastos individualmente, o bien puede distribuir el importe neto de la lnea. 7. Para dividir una lnea en dos, haga clic en Dividir. 8. Para borrar todas las distribuciones excepto la lnea original, haga clic en Restablecer. 9. Para dividir el importe de lnea original por igual entre las cuentas y dimensiones financieras mostradas, haga clic en Distribuir de forma equitativa. 10. Para guardar los cambios y volver a la pgina de lista Editar solicitud de compra, haga clic en Guardar y cerrar.
Comprobacin presupuestaria
Si su organizacin utiliza dimensiones, como, por ejemplo, departamentos o centros de costes, puede ver el resultado de la comprobacin presupuestaria para una combinacin de cuentas y dimensiones financieras asignada a una lnea de solicitud de compra. La pgina que muestra el resultado de la comprobacin presupuestaria est vaca si se aprueba la comprobacin presupuestaria o si la organizacin no ha establecido una cotizacin. Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. Cuando realice una comprobacin presupuestaria, el importe de la lnea de solicitud de compra se resta del importe presupuestario disponible. Si el importe en la lnea supera el importe presupuestario disponible, recibir una advertencia de cotizacin.
Procedimiento: Realizar una comprobacin presupuestaria para una lnea de solicitud de compra
Para ver los detalles de los errores o advertencias sobre el cotizacin para los importes de una lnea de solicitud de compra, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin.
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3. Seleccione la solicitud de compra que desee modificar y, a continuacin, haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 4. En la pgina Editar solicitud de compra, en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra, seleccione una lnea. 5. Para realizar una comprobacin presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Cotizacin > Realizar comprobacin presupuestaria. 6. Para ver el resultado de la comprobacin presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Cotizacin > Errores o advertencias de la comprobacin presupuestaria. El resultado de la comprobacin presupuestaria ser Comprobacin de cotizacin aprobada, Comprobacin de cotizacin aprobada pero con advertencias o Comprobacin de cotizacin no aprobada. El campo Detalle del resultado de la comprobacin presupuestaria muestra una explicacin detallada del resultado de la comprobacin presupuestaria y las acciones que puede realizar para gestionar el error o la advertencia.
Procedimiento: Envo de una solicitud de compra a un flujo de trabajo

Solo puede enviar las solicitudes de compra que haya creado al flujo de trabajo. Todos los campos obligatorios deben estar rellenados, y la solicitud de compra debe contener, como mnimo, un artculo para que se pueda enviar. El estado de la solicitud de compra debe ser Borrador. Para enviar una solicitud de compra al flujo de trabajo, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 3. Seleccione la solicitud de compra que desee enviar. 4. Haga clic en Enviar. SUGERENCIA: cuando enve la solicitud de compra, el estado se actualizar a En proceso y ya no puede modificarla. Para realizar cambios adicionales a la solicitud de compra, solamente puede recuperarla si no se ha aprobado. Para recuperar una solicitud de compra, haga clic en Accin > Recuperar en la solicitud de compra seleccionada. NOTA: para obtener ms informacin acerca de las solicitudes de compra, consulte el captulo Solicitudes de compra en este curso.
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Prctica Solicitudes de compra

En esta prctica se demuestra cmo crear una solicitud de compra. Escenario Claire, la directora de recursos humanos (RR. HH.) de Contoso, ha contratado recientemente a tres nuevos trabajadores para el equipo de RR. HH. Los nuevos empleados empezarn a trabajar el primer da del mes prximo, por lo que necesita solicitar escritorios y sillas para sus puestos. La directiva de Contoso establece que todas las compras se deben enviar a travs del sitio Pedidos de adquisicin y tiene que aprobarlas el director de compras.

Utilice la informacin proporcionada para comprar tres escritorios y tres sillas de oficina que se entregarn antes del primer da del mes prximo. El cdigo de motivo para la justificacin comercial debe ser Solicitud especfica.

1. Abierto el sitio Pedidos de adquisicin. 2. Cree una nueva solicitud de compra. 3. Agregue un artculo fuera del catlogo para tres escritorios de oficina. 4. Agregue un artculo fuera del catlogo para tres sillas de oficina. 5. Agregue el cdigo de motivo Solicitud especfica al encabezado y las lneas. 6. Enve la solicitud de compra para su aprobacin.
Paso a paso
Para pedir los artculos, siga estos pasos. 7. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 8. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra en el panel de exploracin. 9. Haga clic en Solicitud de compra en el grupo Nuevo del panel de acciones. 10. Escriba un Nombre para la solicitud de compra, por ejemplo Nuevos empleados de RR. HH..
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11. Escriba el primer da del mes prximo en el campo Fecha solicitada. 12. Haga clic en Crear. 13. En la pgina Agregar artculos, haga clic en la ficha Artculos fuera del catlogo. 14. Escriba Escritorios de oficina en el Nombre del producto. 15. Seleccione Office Furniture en el campo Categora. 16. Escriba 3 en el campo Cantidad. 17. Escriba ea en el campo Unidad. 18. Haga clic en Seleccionar. 19. Escriba Sillas de oficina en el Nombre del producto. 20. Seleccione Office Furniture en el campo Categora. 21. Escriba 3 en el campo Cantidad. 22. Escriba ea en el campo Unidad. 23. Haga clic en Seleccionar. 24. Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra. 25. En el formulario Editar solicitud de compra, haga clic en la ficha desplegable Encabezado de solicitud de compra. A continuacin, en el campo Motivo seleccione Solicitud especfica. 26. En el campo Detalles, puede agregar opcionalmente una descripcin del motivo y la informacin que desee sobre la solicitud, como, por ejemplo, Tres nuevos empleados de RR. HH. el primer da del mes prximo. 27. Seleccione el artculo Escritorios de oficina en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra y, a continuacin, haga clic en Editar. 28. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, seleccione Solicitud especfica en el campo Motivo. Haga clic en Guardar y cerrar. 29. Seleccione el artculo Sillas de oficina en la ficha desplegable Lneas de solicitud de compra y, a continuacin, haga clic en Editar. 30. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, seleccione Solicitud especfica en el campo Motivo. Haga clic en Guardar y cerrar. 31. Haga clic en Enviar en la barra de mensajes de flujo de trabajo. 32. Escriba un breve comentario como Aprubese y haga clic en Enviar. 33. Cierre el formulario Editar solicitud de compra.
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Gestin de la informacin de compras

Puede utilizar el sitio Pedido de adquisicin para ver los detalles sobre pedidos de compra, e imprimir y ver las confirmaciones de pedidos de compra, las recepciones de producto y las facturas de proveedores.
Presentacin de pedidos de compra

Utilice las pginas Pedidos de compra, Informacin de pedido e Informacin de lnea de pedido para ver informacin sobre los pedidos de compra que se han creado para los artculos solicitados por su empresa. Los pedidos de compra indican el tipo, las cantidades y los precios de los productos o servicios que solicita a los proveedores. Al ver los pedidos de compra, puede ver el estado, que indica el estado de progreso del pedido en el ciclo del pedido de compra: Pedido abierto: se ha creado el pedido de compra. Entregado: el proveedor ha entregado todas las lneas del pedido. Facturado: se han pagado todas las lneas de pedido. Cancelado: se han devuelto todos los elementos de lnea, y se ha actualizado y cerrado una nota de abono.
Tambin puede utilizar la pgina Editar pedido para editar los pedidos de compra.
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Procedimiento: Presentacin de pedidos de compra

Para ver los pedidos de compra, siga estos pasos: 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Pedidos de compra en el panel de exploracin.
ILUSTRACIN 11.8 PGINA PEDIDOS DE COMPRA
3. Se abrir la pgina Pedidos de compra, donde puede ver los pedidos de compra creados para los proveedores. 4. Utilice el cuadro Filtro por Pedido de compra, Cuenta del proveedor, Nombre, Cuenta de facturacin, Tipo de compra, Estado de aprobacin o Estado. 5. El panel Todos los pedidos de compra muestra una lista de todos los pedidos de compra que satisfagan los criterios del filtro. Para ver los detalles de un pedido de compra, haga clic en Ver o en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. El panel inferior muestra una lista de todas las lneas del pedido de compra. 6. En el extremo derecho puede ver informacin estadstica sobre los pedidos de compra en los cuadros informativos. s. Cuadro informativo ltimos pedidos de compra: muestra una lista de pedidos de compra recientes para el mismo proveedor que el pedido de compra seleccionado. t. Cuadro informativo Informacin relacionada: muestra un recuento de facturas de proveedores recientes para el proveedor del pedido de compra seleccionado.
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Procedimiento: Presentacin de confirmaciones de pedidos de compra
Puede usar la pgina Confirmacin de pedido de compra para ver una lista de los pedidos de compra confirmados para un proveedor y, a continuacin, usar la pgina Mostrar el pedido de compra para ver los detalles y las lneas de un pedido de compra especfico. Tambin puede ver copias de pedidos de compra. Para ello, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Confirmaciones de pedidos de compra en el panel de exploracin.
ILUSTRACIN 11.9 PGINA CONFIRMACIONES DE PEDIDOS DE COMPRA
3. Seleccione una de las tareas siguientes: u. Para ver una copia de un pedido de compra, seleccinelo de la lista y haga clic en Copia de confirmacin en el panel de acciones. Se le solicitar que abra o guarde la copia del pedido. v. Para ver los detalles de una confirmacin de pedido de compra, seleccinelo y haga clic en Ver en el panel de acciones. Aparecer la pgina Ver confirmacin de pedido de compra, donde puede ver los detalles del pedido, incluidas las lneas. SUGERENCIA: tambin puede ver las confirmaciones de pedidos de compra en la pgina Todos los pedidos de compra si hace clic en la ficha Compra del panel de acciones y, a continuacin, en Confirmaciones de pedidos de compra.
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Procedimiento: Presentacin de recepciones de producto

Use las pginas Recepciones de producto y Ver recepcin de producto para ver informacin sobre las recepciones de producto que se generar para los pedidos de compra. Tambin puede ver copias de las recepciones de producto. Para ello, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Recepciones de producto en el panel de exploracin.
ILUSTRACIN 11.10 PGINA RECEPCIONES DE PRODUCTO
3. Seleccione una de las tareas siguientes. w. Para ver los detalles de una recepcin de producto, seleccinelo y haga clic en Ver en el panel de acciones. Aparecer la pgina Ver recepcin de producto, donde puede ver los detalles del pedido, incluidas las lneas y la informacin de entrega. x. Para ver una copia de la recepcin de producto, seleccinela en la lista y, a continuacin, haga clic en Copia de recepcin de producto en el grupo Vista previa/Imprimir. Se le solicitar que abra o guarde la copia de la recepcin. y. Para ver o vincular documentos a la recepcin de producto seleccionada, haga clic en Archivos adjuntos en el grupo Archivos adjuntos. Aparecer la pgina Archivos adjuntos, donde puede ver o editar informacin detallada sobre los documentos vinculados a la recepcin de producto.
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Procedimiento: Presentacin de facturas de proveedores
Utilice las pginas Diario de facturas y Mostrar la factura para ver informacin acerca de las facturas de compra de un proveedor o pedido de compra concreto o para todos los proveedores. Puede ver informacin como, por ejemplo, la divisa de la factura y los importes de lnea. Tambin puede ver copias de facturas. Para ello, siga estos pasos. 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Pedidos de compra en el panel de exploracin. 3. Seleccione el pedido de compra cuyas facturas desee ver y, a continuacin, haga clic en la ficha Factura del panel de acciones. 4. Haga clic en Factura en el grupo Diarios para abrir la pgina Facturas de proveedores.
ILUSTRACIN 11.11 PGINA FACTURAS DE PROVEEDORES
SUGERENCIA: tambin puede ver las facturas de proveedores de pedidos de compra en la pgina Proveedores si hace clic en Facturas en el grupo Informacin relacionada del panel de acciones.
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Confirmaciones de recepcin de producto

El proceso de confirmacin de recepcin (COR) puede ser fundamental para muchos negocios porque garantiza que el proceso de recepcin de las compras es preciso, que facilita el pago correcto de facturas y comunica el estado del artculo o los artculos adquiridos al comprador y los proveedores. El proceso COR incluye hacer que la confirmacin de recibos sea flexible de forma que est disponible para la recepcin centralizada y descentralizada. Este proceso tambin expone la accin de recepcin de producto en el sitio Servicios de empleado y proporciona compatibilidad agregada para la recepcin de anuncios avanzados de envo (ASN). Adems, notifica al solicitante de las compras que la confirmacin de recepciones es necesaria para un pedido de compra.
Escenario: Confirmacin de recepcin de producto

Ejemplo de un pedido de compra Victor es el desarrollador de sistemas empresariales. Su equipo porttil est daado y debe solicitar un nuevo. Contoso no utiliza la funcionalidad de solicitud de compra, as que Alicia, la agente de compras, crea un pedido de compra para el porttil. Cuando el proveedor enva el porttil, Victor recibe un mensaje de correo electrnico con un vnculo a la pgina web donde puede realizar la confirmacin de recepcin cuando recibe el porttil nuevo. Ejemplo de solicitud de compra Victor es el desarrollador de sistemas empresariales. Su equipo porttil est daado y debe solicitar un nuevo. El director de Victor le ha concedido acceso al sitio web Servicios de empleado en Enterprise Portal, por lo que puede crear una solicitud en la pgina Pedir productos. Cuando Alicia, la agente de compras, recibe la solicitud de compra, la aprueba y crea el pedido de compra. Unos das despus, Victor recibe un mensaje de correo electrnico con un vnculo a la pgina web donde puede realizar la confirmacin de recepcin cuando recibe el porttil nuevo. Una vez que llega el porttil, debe confirmar la recepcin de producto.
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Centralizado frente a descentralizado
Hay dos mtodos que puede utilizar para la recepcin de productos: centralizado o descentralizado. El proceso de recepcin descentralizado se utiliza para los productos que se entregan directamente en la ubicacin del solicitante. El solicitante utiliza el sistema para confirmar la recepcin del producto. El proceso de recepcin centralizado se utiliza para los productos que se entregan directamente en un almacn central. En este caso es el personal de almacn quien utiliza el sistema para confirmar la recepcin de los productos, no el solicitante.
Antes de usar el proceso centralizado o descentralizado de recepcin de producto, deben evaluarse ciertas condiciones. La primera condicin requiere que se examine la informacin del solicitante definida en el pedido de compra. Si el solicitante no est configurado con una direccin de entrega, se utilizar el procesamiento centralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin determina si se ha definido una directiva de confirmacin de recepcin de producto. Si no hay directiva definida, se utilizar el procesamiento centralizado. Se pueden definir directivas de confirmacin de recepcin de producto para combinaciones de entidades jurdicas, categoras y proveedores. Si ninguna directiva de confirmacin de recepcin de producto coincide con la entidad jurdica, las categoras o los proveedores del pedido de compra, se utilizar el procesamiento centralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin usa el sistema para evaluar el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas en el formulario Parmetros de proveedores. Si se anula esta opcin, se utilizar el procesamiento descentralizado. De lo contrario, se evala la siguiente condicin. Esta condicin usa el sistema, que garantiza que se ha activado una triple conciliacin necesaria para la lnea de pedido de compra y que est activado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas. De lo contrario, se utilizar el procesamiento centralizado.
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En la siguiente ilustracin se muestra el proceso de evaluacin para el procesamiento de recepcin de producto centralizado frente al descentralizado.
ILUSTRACIN 11.12 EVALUACIN DE CENTRALIZADO FRENTE A DESCENTRALIZADO
Procedimiento: Configuracin de una ubicacin de oficina para un solicitante

Para configurar una ubicacin de oficina para un trabajador, siga estos pasos: 1. Abra Recursos humanos > Comn > Trabajadores > Trabajadores. 2. Seleccione el trabajador para agregar una direccin o crear un trabajador nuevo. 3. Haga clic en Editar en el grupo Mantener del panel de acciones. 4. En la ficha Perfil, haga clic en la ficha Direcciones. 5. Haga clic en Agregar para crear una direccin.
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6. Especifique un Nombre o descripcin para la direccin. 7. Escriba la informacin de la direccin y haga clic en Aceptar. 8. En la ficha Direcciones, seleccione la nueva direccin y, a continuacin, haga clic en Ms opciones > Asignar a ubicacin de oficina. 9. En la ficha Resumen de trabajador, escriba la descripcin de la ubicacin de oficina en el campo Ubicacin de la oficina. 10. Cierre el formulario.
Procedimiento: Configuracin de una directiva de confirmacin de recepcin de producto

Para configurar una directiva de confirmacin de recepcin de producto, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Configurar > Directivas > Directivas de confirmacin de recepcin de productos. 2. Haga clic en Nuevo para crear una nueva directiva. 3. Defina a qu entidades jurdicas se aplica la directiva. a. Seleccione una opcin en el campo Cdigo de entidad jurdica. Seleccione Todo para todas las entidades jurdicas o Tabla para una entidad jurdica especfica. b. Si selecciona Tabla en el campo Cdigo de entidad jurdica, seleccione la entidad jurdica en el campo Entidades jurdicas. 4. Defina a qu categoras se aplica la directiva. a. Seleccione una opcin en el campo Cdigo de categora. Seleccione Todo para todas las categoras o seleccione Tabla para una categora especfica. b. Si selecciona Tabla en el campo Cdigo de categora, seleccione la categora en el campo Categora. 5. Defina a qu proveedores se aplica la directiva. a. Seleccione una opcin en el campo Cdigo de proveedor. Seleccione Todo para todos los proveedores o seleccione Tabla para un proveedor especfico. b. Si selecciona Tabla en el campo Cdigo de proveedor, seleccione el proveedor en el campo Cuenta de proveedor.
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Procedimiento: Especificar un solicitante en un pedido de compra

Puede especificar un solicitante en un pedido de compra cuando cree una nueva compra en la ficha Administracin del formulario Crear pedido de compra. Para agregar o modificar al solicitante en un pedido de compra existente, siga estos pasos. 1. Haga clic en el botn Vista de encabezado en el formulario Pedido de compra y, a continuacin, haga clic en la ficha Configurar y seleccione al Solicitante. 2. Para especificar un solicitante diferente en cada lnea, haga clic en el botn Vista de lnea en el formulario Pedido de compra, despus seleccione la lnea que desee en la ficha Lneas de pedido de compra y, a continuacin, haga clic en la ficha Detalles de lnea. 3. Por ltimo, haga clic en la ficha Direccin y seleccione al Solicitante. Si el pedido de compra se ha creado a partir de una solicitud de compra, el solicitante se especificar basndose en el solicitante especificado en la solicitud de compra y las lneas de solicitud de compra. En las solicitudes de compra creadas en el sitio Pedido de adquisicin o Servicios de empleado en Enterprise Portal se usa de forma predeterminada el usuario que crea la transaccin. Si el usuario est creando una solicitud de compra en nombre de otra persona, ese trabajador se establecer como solicitante.
Procedimiento: Procesamiento de una confirmacin de recepcin de producto

Para procesar una confirmacin de recepcin de producto, siga estos pasos: 1. Abra Enterprise Portal en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Adquisicin en la barra de vnculos superior y, a continuacin, en Comn > Recepciones de productos sin confirmar en el panel de exploracin. 3. Para recibir productos en una recepcin de producto sin confirmar, seleccione el pedido de compra que desee en la lista y, a continuacin, haga clic en Recibir. c. En la pgina Recibir artculos, especifique la cantidad recibida y, opcionalmente, active la casilla Cerrar lnea. Haga clic en Guardar y cerrar.
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4. Para rechazar productos en una recepcin de producto sin confirmar, seleccione el pedido de compra que desee en la lista y, a continuacin, haga clic en Rechazar. d. En la pgina Rechazar artculos, especifique la cantidad que se rechaza en el campo Cantidad de compra y escriba un comentario en el campo Rechazar comentario. Haga clic en Guardar y cerrar. 5. Para cambiar la fecha de entrega en una recepcin de producto sin confirmar, seleccione el pedido de compra que desee en la lista y, a continuacin, haga clic en Cambiar fecha de entrega. e. En la pgina Cambiar fecha de entrega, seleccione la nueva Fecha de entrega y, a continuacin, haga clic en Guardar y cerrar. Una vez recibida o rechazada una recepcin de producto sin confirmar, ya no aparece en la lista. Si se rechaza una recepcin de producto, se notificar el administrador de compras. Use la pgina de lista Confirmacin de recepciones de productos rechazada para gestionar y ver las recepciones de producto rechazadas.
Procedimiento: Trabajar con las confirmaciones de recepciones de productos rechazada

Cuando se rechaza una confirmacin de recepcin de producto, se elimina la lnea de pedido de compra original o se reduce la cantidad en la cantidad que ha sido rechazada. Adems, la confirmacin de recepciones de productos rechazada aparecer en la pgina de lista Confirmacin de recepciones de productos rechazada. Adquisicin y abastecimiento > Comn > Pedidos de compra > Confirmacin de recepciones de productos rechazada Para ver o actualizar el pedido de compra, y para ver una confirmacin de recepciones de productos rechazada, siga estos pasos. 1. En la pgina de lista Confirmacin de recepciones de productos rechazada, haga clic en Pedido de compra en el grupo Ver del panel de acciones o actualice el pedido de compra. 2. Cuando se haya resuelto el problema, haga clic en el botn Resolver en el grupo Proceso del panel de acciones. 3. En el cuadro de dilogo Resolver, haga clic en Aceptar para confirmar la actualizacin. As se actualizar el estado de la recepcin de producto rechazada. 4. Para ver la confirmacin de recepciones de productos rechazada que tienen un estado de Resuelto, seleccione Resuelto en el filtro Estado de rechazo en la parte superior de la pgina de lista Confirmacin de recepciones de productos rechazada.
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Pedir productos en el sitio Servicios de empleado

En el sitio Servicios de empleado, puede usar la pgina Pedir productos para buscar y solicitar los productos que utiliza para realizar sus actividades laborales diarias. En la pgina Pedir productos puede realizar las tareas siguientes. Ver el catlogo de compras que est disponible para la entidad jurdica y la unidad operativa a las que est asignado. Buscar el catlogo de compras de productos por categora o palabra clave. Ver los detalles de un artculo o servicio seleccionado y agregarlo al carro de la compra. Crear un pedido, por categora o por proveedor, para los artculos que no estn en un catlogo. Obtener acceso al catlogo en lnea del proveedor si su organizacin le permite solicitar los productos directamente al proveedor. Comprobar el contenido del carro de la compra y salir; a continuacin, debe crear y enviar una solicitud de compra para los productos seleccionados. Ver los pedidos abiertos y los completados. Confirmar los pedidos que ha recibido.
NOTA: para que pueda ver el catlogo de compras en la pgina Pedir productos, el administrador de directivas debe configurar un catlogo de compras y las directivas de compra para la entidad jurdica y la unidad operativa a las que est asignado.
Procedimiento: Buscar productos

En la pgina Pedir productos, puede buscar productos por categora, por palabras clave o por una combinacin de categora y palabras clave. Puede filtrar los resultados de bsqueda por precio o por atributo de producto para buscar rpidamente los artculos o servicios que busque. Para buscar productos, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior.
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3. Siga uno de estos pasos: a. Para buscar por categora o por palabra clave, seleccione Todas las categoras o una categora concreta en el campo Buscar y, a continuacin, escriba una o varias palabras clave en el campo Buscar artculos. A continuacin, haga clic en el botn Buscar. b. Para buscar en una categora concreta, haga clic en una categora debajo de Categoras en el panel de exploracin y escriba una o varias palabras clave en el campo Buscar artculos. A continuacin, haga clic en el botn Buscar. 4. Visualice los resultados de bsqueda en las fichas Productos, Proveedores o Sitios web externos.
ILUSTRACIN 11.13 PGINA PEDIR PRODUCTOS - EJEMPLO DE RESULTADOS DE OFFICE SEARCH
c. Productos: muestra todos los productos configurados en Microsoft Dynamics AX en el catlogo de compras para la empresa seleccionada que coinciden con los criterios de bsqueda. d. Proveedores: muestra todos los proveedores que coinciden con los criterios de bsqueda. e. Sitios web externos: muestra los vnculos a los catlogos de proveedores externos que coinciden con los criterios de bsqueda.
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Acerca de Pedir productos

Utilice la pgina Pedir productos para buscar los productos que desee pedir, para ver los detalles de los productos y para agregar lo que seleccione al carro de la compra. En el catlogo de compras solo se muestran los productos para los que tiene autorizacin para hacer pedidos. Puede agregar los productos del carro de la compra a una solicitud de compra para crear y enviar el pedido.
Procedimiento: Pedir productos de un catlogo de compras mediante la bsqueda

Para pedir productos de un catlogo de compras, siga estos pasos: 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. 3. En la pgina Pedir productos, use el campo Buscar para buscar el producto que desee pedir. 4. Para ver los detalles del artculo o servicio que desee pedir, haga clic en el vnculo Nombre de artculo en la lista Productos o haga clic en el icono Carro de la compra.
ILUSTRACIN 11.14 PGINA DETALLES DE PRODUCTO
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5. En la pgina Detalles de producto, vea los detalles del artculo o servicio. Puede seleccionar las especificaciones del artculo o servicio. 6. Escriba la cantidad que desee pedir y, a continuacin, haga clic en Agregar al carro para agregar el artculo o servicio al carro de la compra. NOTA: puede modificar la cantidad despus de agregar el artculo o servicio al carro de la compra. No obstante, todas las dems especificaciones del artculo o servicio se deben especificar en la pgina Detalles de producto. 7. Para agregar ms artculos o servicios al carro de la compra, repita los pasos del 4 al 6, o para iniciar una bsqueda nueva y agregar ms artculos o servicios, repita los pasos del 3 al 6. NOTA: para cambiar la entidad jurdica o la unidad operativa para la que pide productos, haga clic en el men Entidad jurdica y unidad operativa y, a continuacin, seleccione la entidad jurdica y la unidad operativa.
Procedimiento: Pedir productos de un catlogo de compras mediante la navegacin por categoras

Para pedir productos de un catlogo de compras, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. 3. En la pgina Pedir productos, haga clic en una categora bajo Categoras en el panel de exploracin.
ILUSTRACIN 11.15 PGINA PEDIR PRODUCTOS - EJEMPLO DE NAVEGACIN POR LA CATEGORA LMPARA
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4. Visualice la lista de artculos en la ficha Productos. 5. Haga clic en el icono Carro de la compra a la derecha de la pgina de lista Productos para agregar un artculo al carro de la compra.
Procedimiento: Pedir productos de una categora

Es posible que no encuentre el artculo o servicio que desee pedir en el catlogo de compras o en el sitio web de un proveedor en lnea. En tal caso, puede enviar una solicitud para pedir el artculo o servicio. Seleccione una categora de catlogo y, a continuacin, escriba una descripcin del artculo o servicio que desee pedir. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior y, a continuacin, haga clic en una categora bajo Categoras en el panel de exploracin. 3. En la ficha Productos, en la seccin Hay algo que no encuentra en el catlogo?, haga clic en Agregar un artculo. NOTA: la seccin Hay algo que no encuentra en el catlogo? solo aparece en la pgina si la categora de catlogo est configurada para permitirle pedir artculos que no estn incluidos en el catlogo de compras. 4. En la pgina Pedir de un proveedor o categora, escriba el Nombre de producto, una Descripcin y seleccione la Cuenta del proveedor. 5. Seleccione la Categora de compras de la que desee pedir el artculo o servicio. De forma predeterminada, se muestra la categora que seleccion en el panel de exploracin. 6. Escriba el Precio, Divisa, Smbolo de unidad y Cantidad y, a continuacin, haga clic en el botn Agregar al carro. La informacin que especifique se muestra en el carro de la compra. NOTA: puede seguir unos pasos similares en la ficha Proveedores para agregar un producto de un proveedor especfico si hace clic en Agregar al carro para un producto del proveedor en la lista. El campo Proveedor rellenar el nmero de cuenta del proveedor de forma predeterminada.
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Procedimiento: Pedir productos de un catlogo externo
Si puede solicitar productos directamente a un proveedor, puede obtener acceso al sitio web en lnea desde el sitio Pedir productos. Al salir del sitio web del proveedor, los productos que haya seleccionado en el catlogo del proveedor se incluyen en el carro de la compra en la pgina Pedir productos. NOTA: segn la configuracin de los permisos de acceso para el catlogo del proveedor, puede completar el pedido en el sitio de pedidos del proveedor. Si vuelve al carro de la compra en el sitio Servicios de empleado para completar la transaccin, el nmero de cotizacin del proveedor se muestra para los artculos o servicios del catlogo del proveedor que ha pedido. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior y, a continuacin, haga clic en una categora bajo Categoras en el panel de exploracin. 3. Haga clic en la ficha Sitios web externos y, a continuacin, haga clic en el vnculo del catlogo del proveedor en lnea del que desee pedir. Si no hay catlogos de proveedor disponibles para la categora seleccionada, esta ficha est en blanco. El sitio de pedidos del proveedor se muestra en una nueva ventana o en la ventana existente. Seleccione los artculos o servicios que desee pedir y, a continuacin, salga. Segn la configuracin de acceso al sitio de pedidos del proveedor, puede completar la transaccin en el sitio de pedidos del proveedor o volver al carro de la compra en el sitio Servicios de empleado.
Comprar en nombre de otra persona

Para poder pedir productos en nombre de otra persona, debe tener permisos para crear solicitudes de compra para otra persona o en otras entidades jurdicas y unidades operativas. Como administrador, use el formulario Permisos de solicitud de compra en Microsoft Dynamics AX con el fin de establecer los permisos para pedir productos o crear solicitudes de compra para otras personas o en otras entidades jurdicas y unidades operativas. Como trabajador, debe usar la pgina Delegados que pueden pedir productos en su nombre con el fin de establecer los permisos para pedir productos o crear solicitudes de compra en nombre de otras personas. Para obtener ms informacin sobre cmo configurar los permisos con el fin de especificar pedidos para otra persona en calidad de administrador, consulte el captulo Solicitudes de compra en este curso.
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Procedimiento: Pedir productos en nombre de otra persona

Para pedir productos en nombre de otra persona, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. 3. En la barra de mens, en el men Pedido para, haga clic en el nombre del solicitante. A continuacin, en el men Entidad jurdica y unidad operativa, haga clic en la entidad jurdica y unidad operativa del solicitante. NOTA: en el men Pedir para solo aparecen los solicitantes para los que tiene permisos de pedir productos en su nombre. Adems, solo puede seleccionar la entidad jurdica y unidad organizativa desde la que desee pedir si tiene permisos para pedir productos en ms de una unidad jurdica y unidad operativa. El sitio Pedir productos muestra los productos que estn disponibles en la entidad jurdica y unidad operativa que seleccione. 4. En la pgina Pedir productos, use el campo Buscar para buscar el producto que desee pedir. 5. Agregue los productos que desee al carro. 6. Cuando haya terminado de agregar artculos al carro, desproteja los productos.
Comprobacin de espera individual de los productos

Una vez solicitados los productos en un catlogo de compras o desde un sitio web en lnea del proveedor y completada la transaccin en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX, deber crear una solicitud de compra. A continuacin, debe enviar la solicitud de compra para su revisin y aprobacin para poder recibir los artculos o servicios que ha pedido. Si crea pocas solicitudes de compra, puede utilizar el Asistente de comprobacin para crear una solicitud de compra o agregar elementos de lnea a una solicitud de compra existente, si la solicitud de compra tiene un estado de Borrador. El Asistente de comprobacin proporciona instrucciones detalladas para cada paso del proceso.
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Si no necesita ayuda para crear solicitudes de compra, puede agregar los productos directamente del carro de la compra a una solicitud de compra cuando salga. Tambin puede agregar elementos de lnea a una solicitud de compra existente si esta tiene un estado de Borrador. Para salir de los artculos del carro de la compra, puede establecer opciones de comprobacin para indicar si desea usar el Asistente para comprobacin. NOTA: el carro de la compra debe contener productos para poder salir. Para obtener ms informacin sobre cmo buscar productos en un catlogo y cmo agregar productos al carro de la compra, consulte el tema Pedir productos en el sitio Servicios de empleado.
Procedimiento: Definir las opciones de salida

De forma predeterminada, el Asistente para comprobacin se activa al salir por primera vez de los artculos del carro de la compra. Si no desea usar el Asistente para comprobacin con el fin de crear solicitudes de compra, debe desactivarlo antes de salir de los artculos. 1. 2. 3. 4. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. Haga clic en Mi carro de la compra en el panel de exploracin. Haga clic en Opciones de comprobacin en el grupo Configuracin del panel de acciones.
ILUSTRACIN 11.16 PGINA OPCIONES DE COMPROBACIN
5. En el cuadro de dilogo Opciones de comprobacin, seleccione la casilla S para activar el Asistente para comprobacin o desactive la casilla para desactivar el asistente. 6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin.
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Procedimiento: Comprobacin mediante el Asistente para comprobacin

Para comprobar mediante el Asistente para comprobacin, siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. Haga clic en Mi carro de la compra en el panel de exploracin. En el panel de acciones, en la ficha Carro de la compra, en el grupo Comprobar, haga clic en Pedido. 5. En la pgina Informacin general del Asistente para comprobacin, escriba un nombre para la solicitud de compra y un motivo de justificacin comercial. Opcionalmente, puede proporcionar detalles o un identificador de proyecto. A continuacin, haga clic en Siguiente. 6. Revise los elementos de lnea que se agregan a la solicitud de compra. Si hay lneas incompletas, haga clic en Detalles para abrir la pgina Editar detalles de lnea de solicitud de compra y, a continuacin, escriba la informacin que sea necesaria y cierre la pgina. 7. En la pgina Elementos de lnea del Asistente para comprobacin, haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su revisin. NOTA: si hace clic en Cancelar en lugar de Enviar, se cancela el Asistente para comprobacin y los productos seleccionados permanecen en el carro de la compra. 8. En la pgina Completar, puede ver el nmero de identificador asignado a la solicitud de compra. Haga clic en Cerrar. A la solicitud de compra se le asigna un estado de En revisin y los productos seleccionados se quitan del carro de la compra. Puede ver el estado de la solicitud de compra en la pgina Pedir productos.
Procedimiento: Comprobacin manual

Para comprobar los artculos o servicios cuando el Asistente para comprobacin no est seleccionado en los parmetros, siga estos pasos: 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior.
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3. Haga clic en Mi carro de la compra en el panel de exploracin. 4. En el panel de acciones, en la ficha Carro de la compra, en el grupo Comprobar, haga clic en Pedido. 5. En la pgina Comprobar artculos, escriba un nombre para la solicitud de compra y un motivo de justificacin comercial si se necesita uno. A continuacin, haga clic en Crear. 6. Una vez creada la solicitud de compra, los elementos de lnea seleccionados se quitan del carro de la compra.
ILUSTRACIN 11.17 PGINA EDITAR SOLICITUD DE COMPRA
7. En la pgina Editar solicitudes de compra, escriba la informacin adicional que sea necesaria para las lneas de solicitud de compra. Siga uno de estos pasos: f. Si la solicitud de compra ya est lista para su revisin, haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra e iniciar el proceso de revisin. De manera opcional, escriba un comentario y haga clic en Enviar. g. Si desea guardar la solicitud de compra en estado Borrador para poder enviarla ms adelante, haga clic en Guardar y cerrar. 8. Haga clic en Cerrar para crear la solicitud de compra en estado Borrador. Los elementos de lnea seleccionados se agregan a la solicitud de compra y se quitan del carro de la compra. Si ya no desea pedir los artculos, debe eliminar la solicitud de compra.
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Procedimiento: Comprobar y agregar artculos a una solicitud de compra existente

Para comprobar los artculos del carro de la compra y agregarlos a una solicitud de compra existente, siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. Haga clic en Mi carro de la compra en el panel de exploracin. En el panel de acciones, en la ficha Carro de la compra, en el grupo Comprobar, haga clic en Agregar a pedido existente.
ILUSTRACIN 11.18 PGINA AGREGAR A PEDIDO EXISTENTE
5. La pgina Agregar a pedido existente muestra las solicitudes de compra que tienen un estado de Borrador. Para ver los detalles de una solicitud de compra, haga clic en Detalles. 6. Seleccione la solicitud de compra a la que desee agregar los elementos de lnea seleccionados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. En la pgina Ver solicitud de compra, revise los detalles de la solicitud de compra y de las lneas de solicitud de compra y escriba la informacin adicional que desee. 8. Si la solicitud de compra est lista para su revisin, haga clic en Enviar. Despus de cerrar la pgina Ver solicitud de compra, se le devolver a la pgina Carro de la compra.
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Prctica Pedir productos y comprobar

En esta prctica se muestra cmo buscar productos y agregarlos al carro, y cmo comprobarlos mediante el Asistente para comprobacin del sitio web Servicios de empleado. Escenario Contoso tiene una directiva por la que todas las compras se deben pedir desde el sitio web Servicios de empleado. Cada director de departamento tiene acceso al sitio web y aprobacin para pedir productos para todos los trabajadores del departamento. Ken Ewert debe solicitar un nuevo telfono mvil, ya que el suyo dej de funcionar. Usted decide que puede tener un Magic Phone modelo 234.

utilice la informacin proporcionada para crear un pedido para un telfono mvil en nombre de Ken Ewert. Cuando haya terminado, compruebe el pedido con el Asistente para comprobacin.

1. Abra el sitio web Servicios de empleado. 2. Cambie las opciones del pedido para hacerlo en nombre de Ken Ewert. 3. Busque el telfono mvil. 4. Agregue el artculo al carro. 5. Defina las opciones de comprobacin para utilizar el Asistente para comprobacin. 6. Compruebe el pedido.
Paso a paso
Para crear un pedido de un telfono mvil, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web Servicios de empleado en el explorador de Internet. 2. Haga clic en Pedir productos en la barra de vnculos superior. 3. Haga clic en el men Pedido para Julia Funderburk y seleccione Ken Ewert en la lista. 4. Seleccione Phones en la lista desplegable Productos. 5. Haga clic en el icono Carro de la compra que est al lado de Telfono mvil, Magic Phone modelo 234 Cdigo de artculo 9014.
71
6. Haga clic en Agregar al carro. 7. Haga clic en Comn > Mi carro de la compra en el panel de exploracin. 8. Haga clic en Opciones de comprobacin en el grupo Configuracin del panel de acciones. 9. Seleccione S para usar el Asistente para comprobacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Pedido en el grupo Comprobar del panel de acciones. 11. Seleccione Especfico en el campo Motivo. 12. Escriba una descripcin en el campo Detalles, por ejemplo El telfono mvil viejo ya no funciona. 13. Haga clic en Siguiente. 14. Compruebe que el telfono mvil est en el pedido y que la cantidad es uno. 15. Haga clic en Enviar. 16. Haga clic en Cerrar en la pgina Completar.
72
Resumen
Mediante los sitios Pedido de abastecimiento y Servicios de empleado, los trabajadores de su organizacin pueden crear y gestionar compras desde un sitio web simplificado sin tener que abrir el cliente de Microsoft Dynamics AX. En el sitio Pedido de adquisicin, los usuarios pueden crear y gestionar solicitudes de compra y ver la informacin de pedidos de compra como confirmaciones, recepciones de producto y facturas. Adems, los usuarios pueden confirmar las recepciones de producto. En el sitio Servicios de empleado, los usuarios pueden solicitar productos y examinar categoras y productos del catlogo de compras. Adems, los usuarios pueden examinar los catlogos de proveedores y catlogos externos.
73
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 6. Qu informacin se muestra en el cuadro informativo Solicitudes de compra? ( ) Muestra una lista de cada producto de las lneas de solicitud de compra ( ) Muestra una lista de solicitudes de compra recientes para el mismo proveedor seleccionado en la solicitud de compra actual ( ) Muestra un recuento de solicitudes de compra de los solicitantes y los preparadores ( ) Muestra una suma de las lneas de solicitud de compra 7. Verdadero o falso? Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. ( ) Verdadero ( ) Falso 8. Coloque los siguientes pasos de evaluacin en el orden de la secuencia numrica que se usa para decidir si se deben usar recepciones de producto centralizadas o descentralizadas. Paso: _____: Se ha creado una directiva de confirmacin de recepcin de producto? _____: Est seleccionado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas? _____: Est activada la conciliacin triple para la lnea de pedido de compra? _____: La entidad jurdica, la categora y el proveedor coinciden con los de una directiva de confirmacin de recepcin de productos? _____: Hay una ubicacin de oficina configurada para el solicitante?
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9. Cules de los siguientes son los requisitos vlidos que se deben configurar para que un usuario pueda solicitar productos en nombre de otra persona? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Debe tener permisos para crear solicitudes de compra de otras personas ( ) Debe activar la casilla Crear solicitudes de compra en nombre de otra persona en el formulario de parmetros Adquisicin y abastecimiento ( ) Debe delegar en los trabajadores que pueden pedir productos en su nombre ( ) No es posible crear solicitudes de compra en nombre de otra persona 10. Cul o cules de los siguientes estados son vlidos para las solicitudes de compra? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Borrador ( ) Pedido abierto ( ) Facturado ( ) Cancelado
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Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este captulo 1.
2.
3.
76
Soluciones
6. Qu informacin se muestra en el cuadro informativo Solicitudes de compra? ( ) Muestra una lista de cada producto de las lneas de solicitud de compra ( ) Muestra una lista de solicitudes de compra recientes para el mismo proveedor seleccionado en la solicitud de compra actual () Muestra un recuento de solicitudes de compra de los solicitantes y los preparadores ( ) Muestra una suma de las lneas de solicitud de compra 7. Verdadero o falso? Debe realizar una comprobacin presupuestaria para poder ver su resultado. () Verdadero ( ) Falso 8. Coloque los siguientes pasos de evaluacin en el orden de la secuencia numrica que se usa para decidir si se deben usar recepciones de producto centralizadas o descentralizadas. Paso: __2__: Se ha creado una directiva de confirmacin de recepcin de producto? __4__: Est seleccionado el parmetro Incluir correspondencia de 3 vas? __5__: Est activada la conciliacin triple para la lnea de pedido de compra? __3__: La entidad jurdica, la categora y el proveedor coinciden con los de una directiva de confirmacin de recepcin de productos? __1__: Hay una ubicacin de oficina configurada para el solicitante?
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9. Cules de los siguientes son los requisitos vlidos que se deben configurar para que un usuario pueda solicitar productos en nombre de otra persona? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Debe tener permisos para crear solicitudes de compra de otras personas ( ) Debe activar la casilla Crear solicitudes de compra en nombre de otra persona en el formulario de parmetros Adquisicin y abastecimiento () Debe delegar en los trabajadores que pueden pedir productos en su nombre ( ) No es posible crear solicitudes de compra en nombre de otra persona 10. Cul o cules de los siguientes estados son vlidos para las solicitudes de compra? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Borrador () Pedido abierto () Facturado () Cancelado
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rea de trabajo del portal de autoservicio para proveedores

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Mantenimiento de la informacin de perfil

Procedimiento: Actualizacin del perfil del proveedor

ILUSTRACIN 10.2 PGINA VER PERFIL

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Mantenimiento de los contactos

Procedimiento: Agregar un contacto

ILUSTRACIN 10.3 PGINA EDITAR CONTACTO

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Procedimiento: Edicin de un contacto

Procedimiento: Agregar un nuevo usuario

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Procedimiento: Visualizacin de solicitudes de usuario

Procesamiento de solicitudes de usuario

ILUSTRACIN 10.4 PGINA DE LISTA SOLICITUDES DE USUARIO

Portal de autoservicio para proveedores

Procedimiento: Ver asignaciones de categoras

Procedimiento: Solicitud para agregar categoras de compras

ILUSTRACIN 10.5 PGINA SOLICITUD DE CATEGORA DE PROVEEDOR

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Prctica 10.1: Agregar un contacto

Ejercicios de nivel avanzado

Ejercicios de nivel intermedio

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Procedimiento: Creacin de una notificacin a proveedores

ILUSTRACIN 10.6 FORMULARIO NOTIFICACIONES A PROVEEDORES

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Procedimiento: Traduccin de una notificacin de proveedores a otro idioma

ILUSTRACIN 10.7 FORMULARIO TEXTO DE LA TRADUCCIN: MENSAJE DE NOTIFICACIN DEL PROVEEDOR

Procedimiento: Ver una notificacin en el Portal de autoservicio para proveedores

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Prctica 10.2: Creacin y envo de notificaciones a proveedores

Ejercicios de nivel avanzado

Ejercicios de nivel intermedio

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Procedimiento: Ver y completar un cuestionario

Procedimiento: Ver solicitudes de cotizaciones

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Procedimiento: Hacer una oferta sobre una solicitud de cotizacin

ILUSTRACIN 10.8 PGINA TODOS LOS PEDIDOS DE COMPRA

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Procedimiento: Crear una factura de proveedor

6. En la pgina Editar factura, puede ver o modificar la informacin de lnea de la factura.

ILUSTRACIN 10.9 PGINA EDITAR FACTURA

Seguridad del Portal de autoservicio para proveedores

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Funcin Proveedor (externo)

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Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

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SITIO DE PEDIDOS DE ADQUISICIN

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Procedimiento: Visualizacin de solicitudes de compra

ILUSTRACIN 11.1 PGINA TODAS LAS SOLICITUDES DE COMPRA

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Procedimiento: Creacin de una solicitud de compra

ILUSTRACIN 11.2 PGINA NUEVA SOLICITUD DE COMPRA

ILUSTRACIN 11.3 PGINA AGREGAR ARTCULOS VISTA ARTCULOS DE CATLOGO

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ILUSTRACIN 11.4 PGINA AGREGAR ARTCULOS VISTA ARTCULOS FUERA DE CATLOGO