Ebook Reporting SCG Estrategia

El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial
"Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia an lo es ms" "Hay que invertir en conocimiento e informacin,www porque la ignorancia sale mucho ms cara Sisconges & Estrategia www.sistemacontrolgestion.com
info@sistemacontrolgestion.com Autor: Luis Muiz
ndice
Introduccin................................................................................................................................. 4 1. El sistema de informacin como soporte del reporting..................................................... 11 1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema de reporting...................... 11 1.2 La gestin de la informacin ......................................................................................... 12 1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin ............................................. 13 1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin ......................................... 14 2. Introduccin al reporting ..................................................................................................... 15 2.1 Porqu necesitamos un sistema de reporting ................................................................. 15 2.2 Caractersticas de un sistema de reporting .................................................................... 16 2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting ............................................................ 19 3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting .......................................................... 24 3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de reporting? ................................... 24 3.2 Principales aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin e implantacin de un sistema de reporting ............................................................................................................ 25 3.3 Est preparada nuestra organizacin para implementar y utilizar un sistema de reporting? ............................................................................................................................ 26 4. Metodologa para implantar un sistema de reporting ....................................................... 28 4.1 Por qu fallan las implantaciones de sistemas de reporting? ...................................... 28 4.2 Metodologa para la implantacin de un reporting? ................................................... 29 5. Descripcin del contenido del reporting.............................................................................. 31 5.1 Organizacin del contenido del reporting ..................................................................... 31 5.2 Tipos de informes que puede contener un reporting ..................................................... 32 6. El software como soporte del reporting .............................................................................. 34 6.1 Introduccin al software sobre el reporting ................................................................... 34 6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting .................................................... 35
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6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting ............................................................... 37 6.4 Contenido del SCGReporting........................................................................................ 39 6.5 Funcionamiento del SCGReporting .............................................................................. 43 6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting .................................................. 51 7. Ejemplos de Informes, indicadores y grficos .................................................................... 56 7.1 Informes ........................................................................................................................ 56 7.2 Tipos de grficos ........................................................................................................... 64 8. Casos prcticos de reporting ................................................................................................ 71 8.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio ........................................................... 71 8.2 Sistema de alertas .......................................................................................................... 86 8.3 Sistema de control presupuestario ................................................................................. 97 8.4 Sistema de indicadores financieros ............................................................................. 113 8.5 El cuadro de mando mediante un caso prctico .......................................................... 119 8.5 Informes de control de ventas por cliente ................................................................... 125 8.6 Reporting del rea de ventas: indicadores clave ......................................................... 131 8.7 Ejemplo de reporting en un punto de venta ................................................................. 137 9. Publicaciones ....................................................................................................................... 149 9.1 Libros publicados ........................................................................................................ 149 10. Nuestros cursos de formacin .......................................................................................... 152 10.1 Presentacin de nuestros seminarios ......................................................................... 152 10.2 Contenidos de nuestros seminarios ........................................................................... 154 11. Nuestra experiencia ........................................................................................................... 162 11.1 Presentacin de SisConGes & Estrategia ................................................................. 162 11.2 Experiencia en reporting ........................................................................................... 167 11.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes ...................................... 168 Bibliografa .............................................................................................................................. 169 Referencias bibliogrficas ................................................................................................. 169
Introduccin
Estamos en un entorno en que todas las organizaciones se ven inmersas en efectos econmicos de diferentes tipos: competidores ms hbiles, falta de financiacin, clientes con ms informacin para decidir, innovaciones tecnolgicas constantes, cambios polticos, aumentos en los costes, etctera. En definitiva el actual entorno econmico, tan competitivo y desafiante, requiere obtener informacin en tiempo real que permita tomar las mejores decisiones lo antes posible. Entonces usted Cree que dispone de toda la informacin para una correcta toma de decisiones y anticiparse a los problemas? Dispone en tiempo real de la informacin necesaria para corregir posibles desviaciones y con ello evitar prdidas en el futuro? Conoce las ventajas de disponer de un presupuesto para cada rea o responsable de su empresa? Dispone de un sistema de alertas que le avise si se cumplen los objetivos o los indicadores previstos? Se ha preguntado alguna vez cuales son la herramientas de gestin que hacen que unas empresas estn mejor gestionadas que otras? Dispone su empresa de un sistema de informacin adecuado para competir en el mercado actual? Si no se dispone de una informacin eficaz, fiable y rpida, los responsables de una organizacin se ven obligados a actuar siguiendo criterios poco fundamentados, con altos niveles de incertidumbre, inseguridad y con el nico apoyo de suposiciones o de su intuicin. Cualquiera de las anteriores opciones pueden resultar poco efectivas y, la mayora de las veces, sus resultados pueden llegan a ser perjudiciales. Se debe potenciar el uso de la informacin como uno de los activos ms valiosos de todas las organizaciones, es una tarea clave y estratgica.

La informacin es una necesidad que tienen todas las empresas, para tomar decisiones, para conocer la evolucin de un producto servicio, para conocer actuaciones de los diferentes responsables es necesario disponer de informacin de una forma casi inmediata y con la calidad adecuada, hoy en da los gestores y responsables en las empresas no pueden permitirse el lujo de esperar que alguien les prepare la informacin que necesitan en cada momento, el tiempo a veces es decisivo para poder reaccionar, la informacin debe estar disponible y accesible en cualquier momento y lugar para las personas que la necesiten a un coste razonable as nosotros proponemos que:
La gestin de la informacin es lo referente a conseguir la informacin adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de una decisin correcta. Lynda Woodman
Entonces deberamos de preguntarnos: Para qu las organizaciones necesitan la informacin?, veamos algunas respuestas: Identificar y solucionar problemas de gestin Realizar una mejor toma de decisiones Mantener al da su capacidad innovadora Lograr una mayor eficacia, eficiencia y competitividad Ordenar, clasificar e identificar datos Asignar y evaluar responsabilidades Mejorar la gestin en todos sus mbitos Planificar su estrategia
El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier organizacin integra sus sistemas de proceso de datos, redes y datos: Qu datos son obtenidos? Dnde y cmo son obtenidos? Cmo son los datos enviados? Dnde se almacenan los datos? Qu aplicaciones utilizan los datos?
Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y soportes en textos.
Para definir con mayor exactitud qu es un sistema de informacin para la toma de decisiones, enumeramos las siguientes caractersticas: Debera estar personalizado y adaptado para el destinatario. Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms necesarios en cada momento. Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave que definen el estado de la organizacin. Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas. Presentarse con una interface amigable con el usuario, que necesite de un mnimo entrenamiento para su uso. Siendo utilizada la informacin directamente por los usuarios, sin intermediarios. Facilitar la presentacin de toda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos, tablas, textos y sonido. Entonces permtame que incluya una vez ms en esta introduccin unas frases que muchas empresas no son conscientes de la situacin en que estn:
"Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia an lo es ms" "Hay que invertir en conocimiento e informacin, porque la ignorancia sale mucho ms cara

Cuando se acerca el final de ao las empresas se plantean analizar lo que ha ocurrido durante los meses transcurridos y comenzar as la planificacin del siguiente ejercicio. Hay que evaluar los indicadores, elaborar informes anuales, revisar el cumplimiento de objetivos, confeccionar los presupuestos y revisar los costes, realizar estimaciones, en definitiva analizar y explicar la evolucin de las variables econmicas segn lo que ha ocurrido durante el ao transcurrido. Con mucha asiduidad en mis trabajos de consultora me encuentro que los diferentes responsables deben de buscar, procesar y presentar muchos informes en un perodo de tiempo muy limitado, en otras ocasiones, se consultan los aos anteriores en un intento de recordar y poder explicar lo sucedido, pero siempre hay una nueva pregunta, un nuevo indicador o un nuevo grfico a los que debemos dar una respuesta casi inmediata. Y llega el momento trgico en el que se intenta integrar la informacin que cada rea ha preparado a su manera: los mismos datos se presentan en informes diferentes con periodicidades distintas y con formatos totalmente inconexos. En la realidad empresarial nos encontramos algunos de los problemas ms comunes de gestin de la informacin en las empresas: Cantidades ingentes de informacin repetida y multiplicada en los diferentes departamentos. Bases de datos no conectadas entre ellas, provocando duplicidades y errores. Problemas para extraer los datos y confeccionar los diferentes tipos de informes que necesitamos en cada momento. Informes creados y organizados por cada departamento que a veces implican mltiples versiones y copias de los mismos datos que estn incluso sin actualizar. Inexistencia de plantillas o modelos estndar para crear los informes. Propagacin de las hojas de clculo sin control y bases de datos realizadas ad hoc por cada departamento o responsable. Falta de definicin de los informes e indicadores clave de gestin. La falta de documentacin en las bases de datos entregadas por los fabricantes o programadores, hace difcil encontrar la informacin y saber cmo funciona. Dependencia de un tercero para obtener los informes. .. El sistema de reporting nos debe permitir elaborar y obtener informes, indicadores y grficos que permita interpretar y tratar los datos de forma combinada, ampliada y resumida. Disponer de un buen sistema de reporting es imprescindible para la toma de decisiones a nivel de responsables para poder evaluar la buena marcha de toda organizacin. Las diferentes tipos de organizaciones requieren una determinada cantidad de informacin que les permita evaluar adecuadamente si los indicadores de rendimiento de los procesos son adecuados, y que el cumplimiento de objetivos establecidos se va produciendo. As pues los diferentes tipos de informes deben ser adaptables, flexibles y que nos faciliten una determinada previsin en la medida que sea posible. La construccin de dichos informes no debe solo estar orientada a medir el grado de consecucin de los resultados, sino tambin desde la bsqueda de la mayor eficiencia de los procesos de cualquier tipo de organizacin.

Es evidente que un sistema de reporting debe estar soportado por algn tipo de software, pero como siempre, parece que la tecnologa es una solucin mgica que resuelve los problemas, y en el caso del reporting no es as, recuerde que el software es el medio no el fin, ya que antes debe de cumplirse mnimamente unos requisitos en cualquier organizacin, para que un sistema de reporting nos proporcione los resultados ptimos tal como veremos a lo largo de este libro. No se trata slo de comprar cualquier aplicativo o software de reporting, sino que hemos de ser capaces de aprovechar al mximo y de la mejor manera posible los recursos humanos, las herramientas y las bases de datos de que disponemos para poder obtener la informacin necesaria en el momento preciso y de la forma ms ptima. Es necesario determinar y establecer un origen controlado y consistente de los informes e indicadores que necesitamos, una estandarizacin de las necesidades de reporting, y unos procedimientos claros para obtener y gestionar la informacin. Debe existir un responsable del sistema de informacin que est apoyo por el resto de directivos y usuarios, toda la informacin de una organizacin relaciona e impacta en todos los procesos Existe una variada oferta tecnolgica orientada a ste mbito de la gestin de la informacin. Podemos encontrar en el mercado multitud productos que facilitan la presentacin de la informacin, la generacin de todo tipo de grficos y cuadros. Pudiendo extraer automticamente informacin de distintas bases de datos y presentarla de diferentes formas, permitiendo la agregacin, anlisis automatizado y produccin de distintos tipos de informes. As podemos concluir de forma resumida que: Un sistema de reporting constituye una necesidad para tomar mejor las decisiones. Los sistemas de reporting deben estar diseados de forma tal que puedan adaptarse a la evolucin y crecimiento de su organizacin. Los sistemas de reporting son necesarios para todo tipo de empresas. Los sistemas de reporting no son mquinas de fabricar informes sino que facilitan la informacin con el grado de detalle necesario para cada tipo de anlisis. Los sistemas de reporting son necesarios para cualquier proceso en el que deban tomarse decisiones, es decir para todas las reas o departamentos. Los sistemas de reporting no son una herramienta del rea de Sistemas para mantener cautivos a los usuarios sino todo lo contrario. La seleccin de un sistema de reporting no se comienza por la eleccin de la herramienta de software sino que se deben analizar las necesidades de la empresa, consultar a los usuarios, fijar el alcance del proyecto, al revs nunca funciona. El desarrollo de un sistema de reporting debe seguir en el tiempo ya que las necesidades pueden cambiar o evolucionar. Existe una gran variedad de herramientas de software de reporting. Se debe ofrecer a cada usuario la que ms le convenga, sin descuidar el presupuesto, el mantenimiento y la funcionalidad.
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Resumen del contenido del libro
Este libro se compone de los siguientes grandes bloques:
CONCEPTO DE REPORTING
1. El sistema de informacin como soporte del reporting 2. Introduccin al Reporting 3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting 4. Metodologa para implantar un sistema de reporting 5. Descripcin del contenido del reporting
EJEMPLOS DE SOFTWARE SCGReporting
6. El software como soporte del reporting 6.1 Introduccin al software sobre el reporting 6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting 6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting 6.4 Contenido del SCGReporting 6.5 Funcionamiento del SCGReporting 6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting
7. Ejemplos de Informes, indicadores y grficos 8. Casos prcticos de reporting 8.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio
EJEMPLOS Y CASOS 8.2 Sistema de alertas 8.3 Sistema de control presupuestario PRCTICOS
8.4 Sistema de indicadores financieros 8.5 El cuadro de mando mediante un caso prctico 8.5 Informes de control de ventas por cliente 8.6 Reporting del rea de ventas: indicadores clave 8.7 Ejemplo de reporting en un punto de venta
PUBLICACIONES Y EXPERIENCIA EN FORMACIN
9. Publicaciones 9.1 Libros publicados 10. Nuestros cursos de formacin 10.1 Presentacin de nuestros seminarios 10.2 Contenidos de nuestros seminarios
NUESTRA EXPERIENCIA EN IMPLANTACIONES DE REPORTING
11. Nuestra experiencia 11.1 Presentacin SisConGes & Estrategia 11.2 Experiencia en reporting 11.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes

Nuestros pilares bsicos
Nuestra experiencia en implantacin de reporting
Nuestro software de Reporting
Nuestras publicaciones en tablas dinmicas
Nuestra experiencia en formacin de todos los mbitos
Este libro muestra toda nuestra experiencia desde hace muchos aos, desde 4 aspectos: Se explica que es el reporting y cmo funciona de una forma prctica y didctica, gracias a nuestra experiencia en los clientes. Contiene un ejemplo de un software que es muy eficaz y que funciona con tablas dinmicas. Presenta una experiencia con publicaciones de tablas dinmicas combinada con libros de gestin. Formacin en tablas dinmicas aplicada a la gestin empresarial.
Espero que disfruten del contenido de este libro, nunca antes se ha realizado un libro de estas caractersticas que suma aos de experiencia en muchas empresas implantando sistemas de reporting, numerosos seminarios y varias publicaciones. Hemos querido huir de los tpicos y presentando soluciones sencillas y econmicas para problemas complejos. Luis Muiz Socio Director de Sisconges & Estrategia info@sistemacontrolgestion.com Publicado el 7-1-2014 en Barcelona, Catalua (Espaa)
SisConGes & Estrategia www.sistemacontrolgestion.com 10
1. El sistema de informacin como soporte del reporting

1.1 Porqu el sistema de informacin es clave para un sistema de reporting
En primer lugar deberamos de preguntarnos: Para qu las organizaciones necesitan la informacin?, veamos algunas respuestas:
Identificar y solucionar problemas de gestin Realizar una mejor toma de decisiones Mantener al da su capacidad innovadora Lograr una mayor eficacia, eficiencia y competitividad Ordenar, clasificar e identificar datos Asignar y evaluar responsabilidades Mejorar la gestin en todos sus mbitos Planificar su estrategia
La informacin como recurso empresarial La informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, es el eje conceptual sobre el que se sostienen los diferentes sistemas de informacin empresariales. Pero tambin tenemos informacin en muchos aspectos de la vida cotidiana que podemos gestionar. Se considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos

financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los ejes sobre los que se sostena la gestin empresarial siendo este un cuarto recurso a gestionar. Los sistemas de informacin para la gestin son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a los directivos de una organizacin para la toma de decisiones. La importancia de los sistemas de informacin para la gestin empresarial radica en que permiten una orientacin metdica, y una coordinacin adecuada de los recursos disponibles, identificacin ms rpida de los problemas y evaluacin cuantitativa de los resultados. Los recursos de informacin son aquellas fuentes, servicios y sistemas de informacin, bajo el control de una organizacin, o el alcance de sta, que constituyen fuentes importantes de suministro, apoyo o ayuda para cumplir su misin y lograr sus metas y objetivos. Por tanto los sistemas de Informacin para la gestin son un recurso importante para la consecucin de los objetivos de cualquier organizacin.
1.2 La gestin de la informacin

La gestin de informacin implica desarrollar polticas y procedimientos de trabajo que permitan planificar, gestionar y controlar correctamente las necesidades de informacin y los recursos que dan soporte a su manejo dentro de la organizacin. El contenido de la informacin debe ser: -Ser comprensible: los usuarios deben entender fcilmente su contenido. -Ser pertinente: su contenido se adecua al uso que le va a dar el usuario. -Ser confiable: el usuario cree en ella y la utiliza. La informacin debe ser completa y libre de errores y prejuicios. Y de la calidad adecuada. La calidad de la informacin La correcta y completa gestin de informacin vincula a los diferentes y variados tipos de datos, de todas las reas de la organizacin y se relacionan con todos los procesos, desde la generacin de datos internos y la seleccin y adquisicin de documentos, hasta la organizacin de su uso. Es habitual que la deficiente gestin de la informacin implique tener muchos datos y poca informacin. La calidad de la informacin que se utilice afecta la calidad de la decisin y consecuentemente al funcionamiento de cualquier organizacin o lo que es lo mismo a sus resultados. El contenido del sistema de informacin El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier organizacin integra sus sistemas de proceso de datos, redes y datos: Qu datos son obtenidos? Dnde y cmo son obtenidos? Cmo son los datos enviados? Dnde se almacenan los datos? Qu aplicaciones utilizan los datos?
Los sistemas de informacin son sistemas usados por determinadas personas de las organizaciones para analizar el trabajo de otras personas. Su principal uso es informativo, se concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza tanto informacin interna como externa, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numricos y textuales. Para definir con mayor exactitud qu es un sistema de informacin para la toma de decisiones, enumeramos las siguientes caractersticas: -Debera estar personalizado y adaptado para el tipo de destinatario. -Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms necesarios en cada momento. -Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave y/o datos que definen el estado de la organizacin. -Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. -Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas. -Ser una interface amigable con el usuario, que necesita de un mnimo entrenamiento para su utilizacin. Siendo utilizado directamente por los usuarios, sin intermediarios. -Facilitar la presentacin de toda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos, tablas e indicadores.
1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin

La capacidad para tomar decisiones rpidas y precisas se ha convertido en una de las claves para que una organizacin llegue al xito. El diseo de un sistema de informacin se debe adaptar con mayor o menor medida para utilizar los datos, permite obtener la informacin de los mismos, y extrapolar el conocimiento almacenado en el da a da de las bases de datos. A continuacin describimos una serie de cualidades que todo sistema de informacin debe considerar: -Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes predefinidos que se necesiten en cada momento. -Necesidad de pocos conocimientos tcnicos, el sistema debe ser robusto y accesible a los usuarios. -Corto tiempo de respuesta, del acceso y consulta de los datos, para ello el diseo y tecnologa utilizada, es bsico. -No interferir la gestin de los datos en la gestin de una organizacin, el funcionamiento del sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.

-Integracin de datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relacin. -Calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la informacin aportada. -Adecuar la informacin a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible. -Existencia de informacin histrica, los datos almacenados en los sistemas operacionales estn diseados para contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos anteriores.
1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin

Nos encontramos que todo sistema de informacin debe tener unas variables bsicas que lo componen y que debemos analizar y entender, a priori y a modo orientativo tenemos los siguientes tipos de variables:
TIPO DE VARIABLES DESCRIPCIN

Las variables temporales se expresan en minutos, horas, das, semanas, meses, trimestres, semestres o aos por ejemplo, nos indican una temporalidad
Temporales
Cualitativas
Las variables cualitativas nos expresa una cualidad del dato a analizar por ejemplo, la zona, el sector, el nombre de un cliente, etctera, son todas aquellas variables que en cierta manera nos expresan el contenido de la informacin analizada y a priori no se realizan operaciones con ellas
Cuantitativas
Las variables cuantitativas son expresadas normalmente en variables numricas que son objeto de operaciones como pueden ser sumas, restas, conteos, etctera.
2. Introduccin al reporting
2.1 Porqu necesitamos un sistema de reporting
Algo peor que no tener informacin disponible es tener mucha informacin y no saber qu hacer con ella. El reporting es la solucin a ese problema, a travs del reporting se pueden generar escenarios, pronsticos e informes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. La clave para el reporting es la cantidad y calidad de informacin que genera y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rpido y fcil a la informacin til y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es a travs de la utilizacin de los sistemas de reporting como un sistema de informacin. Los sistemas de reporting o de gestin de informes facilitan la distribucin de la informacin a los distintos niveles de la estructura organizativa, facilitan a cada tipo de usuarios la informacin que requieren segn las necesidades de cada momento. Para disear e implantar un sistema de reporting se requiere realizar previamente un estudio de las necesidades de informacin y de las bases de datos existentes. El Business Intelligence se refiere al proceso de convertir datos en conocimiento y conocimiento en acciones que aporten una ventaja competitiva al negocio. Los sistemas de informacin generan un valor aadido slo cuando su utilizacin permite ayudar a controlar la consecucin de unos determinados resultados. El reporting como instrumento esencial del sistema de informacin es una solucin orientada especficamente a satisfacer las necesidades de informacin para la mejora de la gestin en su organizacin.

Es frecuente encontramos que en determinadas circunstancias en las organizaciones hay que buscar, procesar y presentar multitud de datos e informes en un perodo de tiempo muy limitado; las personas responsables de los trabajos emprenden trabajosamente el rastreo de los datos; las hojas de Excel proliferan por doquier sin control. Tratando de apurar el tiempo, se consultan los aos anteriores en un intento de recordar y recuperar la sistemtica empleada, pero siempre hay una nueva pregunta o un nuevo informe a crear que requiere ms y mejor informacin. Y cuando tambin llega el momento en el que alguien tiene que integrar las informaciones que cada rea o departamento ha preparado a su manera: los mismos datos presentados por unos y otros son divergentes, las frecuencias temporales no son las mismas, los formatos son diferentes y los trabajos de construir los informes requeridos son una tarea muy laboriosa. Es muy importante tambin analizar cuando necesitamos un sistema de reporting, veamos en la siguiente figura los posibles motivos o necesidades:
Toma de decisiones intuitivas Mltiples fuentes de informacin Problemas por la calidad de la informacin
Anlisis de datos histricos
Necesidad de un sistema de reporting
Caos de excels manuales y desintegrados
Necesidad de informacin rpida Anlsis de objetivos previstos y reales
Informacin cruzada entre departamentos
Masa crtica de informacin
2.2 Caractersticas de un sistema de reporting

Cada responsable de los diferentes departamentos (Ventas, Compras, Finanzas, Contabilidad, Logstica, etctera) necesitan tener acceso a toda la informacin relevante para tomar las oportunas decisiones.

El reporting se refiere al proceso de convertir datos en conocimiento y el conocimiento en acciones que aporten ventajas competitivas a su negocio Un sistema de reporting permite obtener informacin para realizar acciones que aporten ventajas competitivas a su negocio. La clave para el reporting es la informacin que genera y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. Mediante el reporting convertimos los datos en informacin de alto valor aadido para analizar el estado de su organizacin y tomar las mejores decisiones.
Un sistema de reporting permite integrar de una forma flexible y prctica los datos que tienen las distintas bases de datos o software de una organizacin, todo ello se relaciona en una nueva base de datos para ser consultados por ejemplo mediante las Tablas Dinmicas de Excel. El reporting permite analizar toda la informacin de una organizacin de una forma prctica y en tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los informes, indicadores y grficos en el formato deseado y con toda la informacin requerida segn las necesidades cada momento. Sin ms esperas, usted debera poder disear sus informes segn sus necesidades de cada momento, con independencia y libertad, cambiar los formatos, crear grficos, indicadores, alertas, llvese la informacin a dnde quiera y comparta la informacin con los dems o envela por email en cualquier formato.
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Descubra

Como analizar la evolucin de sus ventas, de sus compras, de sus balances y cuentas de resultados, de su tesorera y de los indicadores financieros, cuando lo necesite y en el formato que precise. Con el reporting no se ponen lmites a sus necesidades.
De forma diferente
El reporting es asequible para usted porque est en Excel y utiliza las tablas dinmicas, un programa que ya conoce, y le da la capacidad de analizar la evolucin de su negocio desde todos los puntos de vista posibles, desde el mnimo al mximo detalle.
Con facilidad
Como usuario puede crear completos informes para obtener la informacin de su Software de Gestin directamente en Excel. El formato no es problema -lo aporta Excel en tablas dinmicas-, incluso automatiza la actualizacin y posterior envo de sus informes a otros usuarios.
Consiga los informes que realmente necesita en cada momento

Consiga los informes que necesite desde cualquier mdulo de su software, el reporting le ofrece un mtodo nico de realizar y analizar informes con sus datos reales directamente. Mediante una herramienta moderna y competitiva como son las consultas dinmicas, que le ser muy familiar y fcil de utilizar. El reporting le debe facilitar plantillas con informes pre-diseados que le ayudarn a analizar los datos de su software de gestin. Consiga informes financieros, de inventarios, compras, ventas, clientes, presupuestos, etc. Cambie los filtros de fecha, actualice los informes y consiga la informacin ms precisa y necesaria en cada momento.
Disee sus propios informes

Ahora puede crear informes ad hoc Usted mismo sin necesidad de depender de terceros o dedicando mucho tiempo y recursos en la creacin de informes. Puede construir informes a su medida y necesidades, dele el formato que desee usando las potentes opciones de formato de consultas dinmicas. Imagine conseguir sus informes actualizados todos los das, semanas, meses o trimestres automticamente y en formato Web o como hojas Excel. Usted elige el periodo a analizar, el tipo de informe e incluso el formato Excel, Web o PDF. Usted elige cundo, dnde y cmo. Desde el reporting puede ver y crear informes de cualquier mdulo: contabilidad, clientes, ventas, compras, cartera, tesorera, productos, inventario, todos estn disponibles.
Consiga sus informes con un solo clic

Reporting es un software directamente integrado y relacionado con la informacin contenida en las diferentes bases de datos. Desde las consultas dinmicas puede ver y crear informes de cualquier mdulo de su software. Analizar los informes desde una hoja de Excel, poder cambiar los filtros del informe y actualizarlo. Puede ejecutar filtros combinados para tener una perspectiva completa de sus datos. Puede crear informes utilizando las consultas dinmicas que se centran en la informacin que usted necesita sin necesidad de preocuparse de nombres de tablas y campos.

Puede cambiar filtros de fecha, actualizar el informe y conseguir los datos ms actuales y ejecutar diferentes filtros desde cualquier dato y navegar por los informes. Con las tablas dinmicas puede crear informes que analizan sus datos histricos contra los actuales con una integracin perfecta. Sus caractersticas permiten que se puedan cambiar los filtros y conseguir los datos ms actualizados as:

Formatos segn sus necesidades Alertas con indicadores o semforos Filtros sobre cualquier campo. Aada clculos adicionales o frmulas de Excel en su informe.
Consiga un retorno real de su inversin

El acceso a los datos est completamente controlado por el reporting. Los usuarios que utilizan esta herramienta de reporting experimentan un retorno en su inversin de forma inmediata dado que desde el momento que pone en marcha el reporting se puede empezar a utilizar sin ms.
2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting

Todo sistema de generacin de informes ha de ser flexible, gil, dinmico y fcilmente personalizables para poder ser adaptados a las necesidades en cada momento de los usuarios. Es en este aspecto que con la suma del anlisis de la informacin y los procesos de automatizacin trabajando conjuntamente con la tecnologa permiten obtener los informes dinmicos correspondientes. Es evidente que para satisfacer las necesidades de los usuarios se requiere extraer informacin de su software de gestin empresarial para su transformacin en informes, indicadores, grficos de evolucin, y datos con diferentes formatos. El reporting permite obtener de los informes dinmicos los aspectos ms crticos del negocio seleccionando la informacin que se necesita, quien la necesita y con qu periodicidad, permitiendo de esta forma poder tomar las decisiones oportunas en cada momento. Uno de los grandes beneficios de una herramienta de reporting es la posibilidad de disponer de la informacin centralizada y unificada que ofrece datos precisos y relevantes sobre cada una de las reas, departamentos o responsables de la empresa. El reporting permite utilizar y comparar tanto datos histricos como datos presupuestados o previstos y poder as analizar tendencias y controlar los indicadores de gestin segn cada tipo de perodo temporal. Los informes se pueden obtener perfectamente mediante consultas dinmicas y ser incluso enviados a otros usuarios, estando disponibles en cada momento, para ser consultados. Se evitan errores porque los datos tienen suficiente integridad ya que todos se originan en los orgenes de igual forma y para todos los usuarios, como no existe la posibilidad de acceder a las bases de datos los resultados son totalmente fiables.
Recuerde que:
Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia an lo es ms" "Hay que invertir en conocimiento e informacin, porque la ignorancia sale mucho ms cara
Veamos a continuacin algunas de las ventajas del reporting
Le permite analizar y entender los datos mediante un anlisis detallado. Mejora los informes con elementos visuales y grficos para cada situacin. Elabora informes estndar o ad-hoc basndose en los datos de todas las reas de su organizacin. Analiza la evolucin y variacin de los importes desde diferentes formas. Permite analizar desde diferentes orientaciones y niveles la informacin. Automatiza la elaboracin y distribucin de informes para distintos usuarios. El acceso a los datos es fcil y rpido permitiendo a los usuarios de forma autnoma hacer sus propios informes. Es un medio efectivo para obtener informacin de manera sencilla integrando los diferentes tipos de los datos y confeccionando los distintos formatos de informes. Ayuda a los directivos y a los responsables de la toma de decisiones a relacionar los datos y convertirlos en informacin valiosa. Ayuda a mejorar la imputacin previa de la informacin dado que est sometida a revisin y anlisis. A travs de este tipo de informacin se puede lograr una visin ms completa e integral de la organizacin, entender los eventos en forma sistemtica permitiendo as un redefinicin de los objetivos estratgicos.
Analizar de forma interactiva informacin crtica de las diferentes unidades de negocio. Permitir identificar fcilmente problemas y oportunidades. Permitir a los usuarios obtener gran cantidad de informacin para analizar y establecer relaciones, comprender tendencias y soportar las decisiones

Prevenir la potencial prdida de conocimiento resultante de la masiva acumulacin de informacin de lento y difcil acceso. Proveer la plataforma tecnolgica orientada al mejoramiento continuo del proceso decisional aumentando la performance de la organizacin. Obtener y sintetizar informacin estratgica y operacional.
Busque con el Reporting la respuesta a sus preguntas:
Cunto hemos ganado en cada cliente? Qu evolucin de ventas tenemos, por cliente, zona, departamento, servicios? Cules son los servicios ms rentables? Cmo han evolucionado los gastos por expediente o cliente? Dnde no se cumplen los presupuestos? Dnde ganamos ms en clientes de cuota o servicios puntuales? Es adecuada la productividad por tipo de recurso o cliente? Cul es la evolucin de los resultados por periodos?........................
Y toda aquella informacin clave que usted necesite

Si usted est en un proceso de implantacin de un reporting considere los siguientes apartados:
Coste total bajo: utilizar las herramientas de Microsoft si es posible Sin costes por usuario receptor de informes Rpida puesta en marcha Desde sus ordenadores y en formatos estndar de Excel Bajsimo coste de formacin Usuario final: con conocimientos de Excel a nivel bsico Desarrollador de informes: el propio usuario El usuario final utiliza el Excel con tablas dinmicas. Con Independencia y autonoma para el usuario en la creacin de informes Se trata de abarcar el mximo de informacin posible de todas sus bases de datos Posea toda la informacin que necesite en cada momento
Inversin lo ms reducida posible gracias a que
Aproveche su infraestructura informtica
Mejorar y rentabilizar sus fuentes de informacin
Optimice la gestin de su negocio
Se trata de mejorar la utilizacin de su software de gestin actual Optimizar la utilizacin de los recursos y mejorar la toma de decisiones
Las principales conclusiones obtenidas del proceso de implantacin y utilizacin de un sistema de reporting son: Un sistema de reporting constituye una necesidad para asegurar el correcto funcionamiento de una organizacin. Los sistemas de reporting son una muy buena herramienta para mantener la evolucin y el crecimiento de una organizacin y deben estar diseados de forma tal que puedan seguir esa evolucin y crecimiento. Los sistemas de reporting influyen en todas las reas de la organizacin. Cualquier organizacin que se proponga cumplir con sus objetivos debe tener un sistema de reporting adaptado a sus necesidades. Los sistemas de reporting no son mquinas de fabricar informes, sino que deben ser flexibles para en cada momento dar respuesta a las circunstancias. El tener un sistema de reporting no es un lujo para una organizacin, sino que debe responder a una necesidad. Los sistemas de reporting son vlidos para cualquier proceso en el que deban tomarse decisiones, no son propiedad de las reas comerciales o financieras solamente. Los sistemas de reporting, ofrecen la informacin con el grado de detalle necesario para cada tipo de anlisis. Los sistemas de reporting no son una herramienta exclusiva del rea de sistemas informticos para mantener cautivos a los usuarios. Por el contrario, con un sistema de reporting adecuado los usuarios pueden conseguir ms independencia al poder realizar las consultas en forma intuitiva y flexible. Implantar un sistema de reporting tiene un enorme valor aadido el tener que revisar dnde y cmo se estn almacenando los datos de los diferentes sistemas. Es una adecuada oportunidad para incluir los datos que se estn utilizando manualmente con soportes externos a las bases de datos existentes. El desarrollo de un sistema de reporting no se comienza por la eleccin de la herramienta de visualizacin. Como en todo proceso de implantacin, hay que analizar primero las necesidades de la empresa, consultar a los usuarios, fijar el alcance y las restricciones y, finalmente, disear, desarrollar y probar cada etapa de su implantacin como veremos ms adelante. El desarrollo de un sistema de reporting no termina con la creacin de un sistema de consultas a las bases de datos. Sino que tambin se deben definir e implementar los trabajos de procesamiento de los datos (periodicidad, horario, administracin de errores, etctera).
Existe una gran variedad de herramientas de visualizacin explotacin de datos. Debe facilitarse a cada usuario la que ms le convenga, sin descuidar el presupuesto. La herramienta de visualizacin no debe ser una barrera entre el usuario y el sistema de reporting sino todo lo contrario.
3. Aspectos previos a la implantacin de un reporting

3.1 Cundo es aconsejable utilizar una herramienta de reporting?
Antes de decidir la implementacin de un sistema de reporting como herramienta de business intelligence debemos tener en cuenta algunos aspectos muy importantes para asegurar que esta solucin aportar valor a la organizacin. En general hay una serie de factores que aconsejan la utilizacin de una herramienta de reporting: Retraso en la informacin, no llega a tiempo o no con la frecuencia requerida. El usuario tiene difcil acceso a la informacin porque depende de que sea extrada por otras personas o personal especializado. El sistema de acceso y explotacin de la informacin es complejo y poco mecanizado. No es online, lo que implica tener una informacin obsoleta. Preparar, ordenar y enviar la informacin requiere de mucho tiempo y recursos. La informacin que se recibe no est orientada al perfil de cada usuario o rea de la organizacin. No nos permite analizar o llegar al detalle del motivo que justifica cada resultado presentado. Dificultad en consolidar y agregar datos de diferentes orgenes o entidades. No es fiable la informacin recibida, porque se puede manipular o sus resultados pueden variar significativamente por errores de los usuarios en su extraccin o forma de presentacin.

No puede consultarse desde fuera de la oficina ni a travs de dispositivos mviles. Tiene mltiples interpretaciones o visiones de la misma realidad, porque no se ha definido adecuadamente los informes y su contenido. Slo se explica en los informes qu sucedi, no permite realizar proyecciones de negocio o simulaciones. No tiene una presentacin grfica o lo hace de manera muy pobre y limitada. Tampoco dispone de la posibilidad de calcular indicadores. Se incurren en altsimos costes de gestin para llevar a cabo clculo de la informacin. No est consolidada ni centralizada en un nico sistema, lo que complica su explotacin y su seguridad.
3.2 Principales aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin e implantacin de un sistema de reporting
Antes de embarcarnos en un proceso de implantacin de un reporting Qu debemos tener en cuenta? Compromiso y convencimiento de la alta gerencia respecto a la aportacin de mejoras que se busca obtener y expresar explcitamente este valor esperado durante toda la implantacin del proyecto. Disponibilidad de recursos y tiempo de dedicacin de usuarios claves que conozcan los requerimientos del negocio. Consciencia del valor aadido que aporta el reporting. Compromiso de los responsables de tecnologa con el proyecto. Datos adecuados para alimentar la solucin de reporting. Consenso respecto de los informes e indicadores necesarios del negocio. Presupuesto previo claro y conciso. Motivacin de los responsables y usuarios para el proyecto. Consenso respeto de lo importante y necesario respecto a lo que es accesorio. Datos del negocio definidos y consensuados (plan de cuentas, estructura de productos, canales de venta, familias, etctera.)

Si alguno de estos aspectos no est completamente claro y definido dentro de la organizacin, es recomendable realizar una consultora o ante-proyecto que deje preparada la organizacin para enfrentar un proyecto de reporting de una manera exitosa. Por ltimo hay que remarcar que el reporting se basa en tcnicas de business intelligence o la inteligencia de negocios es una consecuencia o manifestacin de la inteligencia humana, por lo tanto, la inteligencia de negocios no sustituye la desinteligencia humana.
3.3 Est preparada nuestra organizacin para implementar y utilizar un sistema de reporting?
A continuacin se presenta una serie de preguntas sobre si est preparada la organizacin para trabajar con una herramienta de reporting:
Se cuenta con el compromiso de la alta gerencia para encarar un proyecto de creacin de un sistema de reporting? Tiene presente que se debern formar a los usuarios en la disciplina asociada al conocimiento y funcionamiento de reporting? Estn claramente definidos los objetivos de negocio que se asocian al sistema de reporting? Han identificado las necesidades de informacin que son de inters? Ha detectado las formas por las cuales se analizar la informacin? Ha relevado las medidas o indicadores que se usarn para evaluar los acontecimientos? Se tienen definidas todas las fuentes de donde va a extraer los datos? Tiene definidos los formatos de los archivos de transferencia y de los datos que stos incluyen? Se han diseado los procesos de seleccin, transformacin y carga de datos? Se tienen claramente definidos los requerimientos previos? Conocemos los hechos que se quieren analizar, los indicadores y las aperturas por las cuales se quiere hacer el anlisis? Se han definido las tablas que se necesitan para el sistema? Sabemos si los usuarios utilizarn el sistema propuesto? Cubren las consultas diseadas las necesidades de los usuarios intuitivamente y con facilidad de manejo? Est definida la forma de agregacin de los diferentes datos para poder navegar por los mismos?

Estn definidas las frmulas o criterios de todos los datos e indicadores calculados? Estn correctamente documentadas todas las necesidades y requisitos? Los tiempos de respuesta de las consultas son un factor clave? Se tienen definidos valores mnimos o mximos a cumplir? Est calculado el volumen de datos procesar, tanto en la actualidad como en el futuro? La frecuencia y el tiempo de procesamiento de los datos, son factores crticos para el reporting? Se cuenta con el equipo de hardware adecuado para las necesidades a corto y medio plazo actuales? Se han considerado el hardware relacionndolo con el almacenamiento y la velocidad de procesamiento? Ser necesaria la creacin de consultas offline (actualizar los datos previamente) u online (actualizacin y consulta online de los datos)? Se tiene una clara idea de la cantidad y calidad de las consultas necesarias? Existe una poltica de seguridad institucional previa? Se pueden definir grupos de usuarios para facilitar la administracin de la seguridad y acceso a los informes? Todos los requerimientos de control de acceso a los datos se van a tener en cuenta? Existe capacidad (habilidades y tiempo disponible) de desarrollar herramientas propias con el reporting? Las herramientas del mercado, cubren las necesidades de la empresa? y son accesibles a nivel econmico y de prestaciones? Se requieren consultar datos desde distintas ubicaciones y en diferentes dispositivos por internet?
4. Metodologa para implantar un sistema de reporting
4.1 Por qu fallan las implantaciones de sistemas de reporting?

A veces nos sorprende que con el desarrollo al que han llegado muchas herramientas, el uso de metodologas contrastadas y el mayor nivel de conocimiento de tcnicos y usuarios, se produzcan tantos desastres en la implementacin de soluciones de reporting o business intelligence, en trminos de exceso de coste sobre el previsto, no utilizacin por parte de los usuarios, no cumplir con las expectativas, informacin errnea, etc... En base a nuestra experiencia vamos a explicar cules son algunos de los principales fallos: Muchos reportings o sistemas de gestin de datos, crecen en tamao de forma desproporcionada porque los tcnicos no consiguen decir 'no' a las 'excesivas' demandas de los usuarios. Se prefiere realizar el proyecto con personal de la propia empresa, cuando stos no tienen ni tiempo, ni conocimientos para poder abarcarlo. Se fijan unas fechas de entrada en produccin del sistema poco realistas, que provoca nuevas fechas y ms retrasos.

El presupuesto destinado para el proyecto es escaso en comparacin con el grado de complejidad que se quiere desarrollar. La seleccin del software y hardware a veces se realiza siguiendo criterios de acuerdos generales o compromisos, antes que los requisitos tcnicos. Antes del proyecto, no se realizan las pruebas previas y necesarias para determinar la viabilidad del mismo. Los datos de origen no estn correctamente: existen duplicidades, errores, caracteres errneos, implican un proceso de extraccin y consulta de datos ms costosos, mayor tamao de la base de datos y peor rendimiento de las consultas. El lder del proyecto no ejerce como tal durante el mismo. Falta de implicacin de los usuarios y falta de formacin. Una inadecuada eleccin de los consultores y excesiva rotacin entre ellos alarga la implantacin. Poca involucracin de los usuarios finales que les lleva a sentir cierta frustracin con los resultados obtenidos. Caer en el error de que el sistema todo lo puede hacer y empezar con adaptaciones a medida, fuera de las funcionalidades standard. No incluir el proyecto dentro de la estrategia futura de la organizacin.
Existen ms factores que pueden hacer fallar un proyecto de reporting o business intelligence, pero los anteriores son los ms importantes, intente evitarlos en la medida de lo posible.
4.2 Metodologa para la implantacin de un reporting?

La metodologa para disear e implementar un reporting est basada en los siguientes pasos: Analizar primero las necesidades de los usuarios, segundo evaluar los medios tecnolgicos de que se disponen, y tercero cules se necesitan. Conocer mediante ejemplos el potencial del Reporting con casos reales. Disear los diferentes informes segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios. Programar los diferentes informes dinmicos y presentar las maquetas correspondientes. Formar a las personas sobre el uso de las herramientas de reporting mediante la utilizacin de tablas dinmicas y PowerPivot por ejemplo. Mejorar los procesos actuales mediante la aportacin de nuevos datos si son necesarios y que sus sistemas actuales no poseen.
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Proceso de implantacin del reporting
FASE 1: ANLISIS DE LA SITUACIN INICIAL Conocimiento del negocio a nivel funcional Conocimiento de la estructura organizativa Evaluacin del sistema de control de gestin Analizar el sistema de informacin actual Anlisis de las bases de datos actuales Definicin de los requerimientos del usuario (informes e indicadores) Documentacin de la planificacin del proyecto Definicin del modelo a implantar: reas y responsables
FASE 2: PROCESO DE IMPLANTACIN Verificar el modelo planteado Implementacin del modelo Pruebas piloto: prototipo Formacin de usuarios Usuarios de la informacin: pruebas finales Definir y probar los informes a realizar Visualizacin previa de la informacin
FASE 3: PROCESO DE PUESTA EN MARCHA Verificacin, comprobacin y coherencia de los datos utilizados Asistencia de los consultores en la puesta en marcha Creacin de los informes definitivos Configuracin de perfiles de usuario y seguridad Revisin del diseo y visualizacin final de los informes
5. Descripcin del contenido del reporting

5.1 Organizacin del contenido del reporting
El reporting debe estar organizado por reas o mbitos de gestin, dentro de los cuales se encuentran los diferentes informes que usted obtendr en funcin de las necesidades de los diferentes tipos de usuarios. Es muy importante que para disear el contenido del reporting se tengan en cuenta los siguientes factores:
Estructura de la organizacin: su organigrama, las reas de negocio, departamentos, etctera nos deben indicar como debe ser el reporting estructurado. Las necesidades de informacin segn los diferentes tipos de usuarios nos obligan a estructurar el reporting de una determinada forma. El software que va soportar el reporting nos obliga a veces a estructurarlo de una forma u otra, as como la accesibilidad si es slo interna o externa desde una o varias ubicaciones. Los recursos humanos, conocimientos, software y hardware existente nos van a condicionar tambin la estructura del reporting y su flexibilidad a la hora de confeccionar los informes.
5.2 Tipos de informes que puede contener un reporting

A continuacin presentamos algunos tipos de informes por reas:
REAS
ANLISIS DE
REA FINANCIERA
Balances e indicadores financieros Ingresos y gastos: evolucin mensual y comparativos Cuentas de explotacin por mrgenes e indicadores Ingresos y gastos por dimensiones Gastos por proveedores o acreedores Presupuesto por meses: ingresos y gastos Cuenta de explotacin presupuestada Desviaciones de ingresos y gastos Desviaciones en cuentas de explotacin Anlisis de inversiones en activos fijos
REA DE TESORERA
Cobros pendientes por vendedor, cliente, formas de cobro Antigedad de saldos pendientes de cobro Nivel de riesgo por cliente vencido y pendiente Pagos pendientes a proveedores Diferencia entre cobros y pagos Importes vencidos pendientes de cobro Nmero de clientes actuales o nuevos por vendedor, zona o regin Nmero de clientes actuales o nuevos por formas de cobro, tarifas o tipos de descuentos Ofertas por cliente y/o vendedor aceptadas o rechazadas Ofertas por tipo de artculo y cliente aceptadas o rechazadas Pedidos retrasados pendientes de entregar por artculos o clientes y vendedores Pedidos futuros pendientes de entregar por artculos o clientes y vendedores Plazos de entre fecha pedido y entrega Ventas por cliente, artculo, familia y vendedores en evolucin y diferencia de periodos anteriores Rentabilidad por cliente, artculo, familia y vendedores en evolucin y diferencia de periodos anteriores
REA DE VENTAS

REAS ANLISIS DE
Descuentos por cliente, artculo, familia y vendedores en evolucin y diferencia de periodos anteriores, en importes y porcentajes Precios medios comparativos por cliente y/o artculo en evolucin y diferencia de periodos anteriores, en importes y porcentajes Objetivos de venta das, mes o ao, por cliente regin o vendedor analizando las desviaciones en diferentes perodo Nmero de proveedores actuales o nuevos por vendedor, zona o regin y forma de pago Pedidos retrasados pendientes de recibir por artculos y proveedores Pedidos futuros pendientes de recibir por artculos y proveedores Plazos de entre fecha pedido y entrega Ventas por proveedor, artculo, familia en evolucin y diferencia de periodos anteriores Precios medios por proveedor y artculo en evolucin y diferencia de periodos anteriores Descuentos por proveedor, artculo y familia en evolucin y diferencia de periodos anteriores, en importes y porcentajes Stocks por almacenes, artculos y familias, comparando stock mnimo con stock actual Movimientos almacenes por compras, ventas fabricacin, ajustes de inventario Rotaciones de los diferentes tipos de stocks Stocks previstos por meses Antigedad de artculos por tipos y estados
REA DE COMPRAS
REA DE ALMACENES
6. El software como soporte del reporting

6.1 Introduccin al software sobre el reporting
Las tecnologas de la informacin han revolucionado el reporting de gestin. La oferta tecnolgica orientada a ste mbito de la gestin de la informacin es amplia y muchas organizaciones, especialmente las de gran tamao han invertido millones en herramientas de reporting, business intelligence o produccin de informes para facilitar la explotacin de la informacin. Podemos encontrar en el mercado multitud de productos que facilitan la presentacin de la informacin, la generacin de todo tipo de grficos, cuadros y consultas a partir de informacin que estructurada en filas y columnas. Aportan toda una serie de funcionalidades para extraer automticamente informacin de distintas fuentes empresariales y componerla de diferentes maneras a efectos de reporting, permitiendo la agregacin, anlisis automatizado y produccin de informes mixtos con documentos y datos. Como de costumbre, parece que la tecnologa es la solucin mgica que resuelve todos los problemas empresariales, y como siempre con nuestra experiencia prctica- llegamos a la conclusin de que sin los requisitos previos de la necesidad de informacin y su adecuada transmisin a las personas de la organizacin seguimos teniendo un problema de fondo. No se trata siempre de adquirir nuevas aplicaciones, sino de ser capaces de aprovechar al mximo y de la mejor manera posible los recursos, las herramientas y orgenes de datos que disponemos para obtener la informacin necesaria para la mejor toma de decisiones posible. Esto implica un trabajo previo de reflexin en el que debieran participar los responsables de todas las reas de la organizacin. Este proceso ser la base para determinar y establecer un origen controlado y consistente de nuestros datos e informes de actividad, una sistematizacin de las

necesidades de reporting, y unos procedimientos de actuacin. Una simple bsqueda en la Web de los trminos business intelligence y reporting nos presenta un panorama dominado por los proveedores de soluciones de software y escasa reflexin sobre el trasfondo metodolgico y organizativo de la gestin de la informacin como una herramienta de mejora de la gestin. Los responsables de los sistemas de informacin deben estar atentos a este componente crtico de la gestin de la informacin en las organizaciones en unos tiempos en que la previsin, la supervisin y el control son elementos bsicos para la mejor toma de decisiones y sin duda para la supervivencia en el futuro de toda organizacin.
6.2 Ejemplo y presentacin de un software de reporting

Para poder consultar los diferentes informes que contiene el reporting los usuarios pueden utilizar un software que debe contener una serie de cualidades que le ayuden en el proceso de acceso y consulta, sobretodo en una situacin en que las personas se mueven y no estn fsicamente en los mismos lugares. El reporting es un el software que le permite actualizar y consultar sus informes en forma de consultas dinmicas desde cualquier lugar: por internet o red local. El reporting es una herramienta de software que permite ordenar y facilitar el acceso por internet segn las necesidades de los diferentes tipos de usuarios y reas, a los diferentes tipos de informes en formato de consultas dinmicas que tiene en su organizacin y que deben ser actualizados de forma permanente. Debe permitir crear plantillas para que cada usuario las adapte personalmente a su forma de trabajar y necesidades. El reporting debe ser un software muy flexible que permita ordenar por reas o departamentos los diferentes informes con la posibilidad de conectarse o no a todas sus bases de datos. SCGReporting es una solucin de Reporting que permite analizar toda la informacin de una organizacin de una forma prctica y en tiempo real, pudiendo el usuario confeccionar todos los informes, indicadores, y grficos en el formato deseado y con toda la informacin requerida segn las necesidades de cada momento, aadiendo la posibilidad de trabajar con objetivos, alertas e indicadores.

SCGReporting es el software que le permite actualizar y consultar sus informes con tablas dinmicas desde cualquier lugar: por internet o red local. Es una herramienta de software que ordena y facilita el acceso por internet, segn usuarios y reas a los diferentes tipos de Excels en formato de tablas dinmicas, permite crear plantillas para que cada usuario las adapte personalmente a su forma de trabajar y necesidades.
Por qu debe utilizar SCGReporting? Generacin de informes mediante las Tablas Dinmicas de Excel que facilitan a los usuarios la personalizacin de los mismos segn sus necesidades. Realizar consultas a las diferentes bases de datos aportando todos los datos necesarios y presentando los resultados mediante las Tablas Dinmicas. Compartir la informacin entre diferentes departamentos y tipos de usuarios. Autonoma total de los usuarios finales a partir de las plantillas previas en Tablas Dinmicas que luego ellos mismos pueden personalizar segn necesidades. Interfaz de trabajo fcil de utilizar, combinando las Tablas Dinmicas con Excel su potencia es mxima. Permite adaptar el acceso, creacin, publicacin y distribucin de informes a las necesidades entre los diferentes tipos de usuarios. Consultar, crear y compartir los informes desde cualquier lugar en formato Excel o desde su explorador.
Caractersticas y ventajas de la utilizacin de las Tablas Dinmicas? Confeccin de diferentes tipos de informes en formatos comparativos, en porcentajes y ranking. Consultas de datos desde el mximo al mnimo detalle (drill down). Creacin de mltiples tipos de grficos segn necesidades. Introduccin de alarmas e indicadores que nos avisen de comportamientos irregulares. Creacin de nuevos campos calculados mediante frmulas de Excel. Modificar y adaptar los nombres de los diferentes campos. Actualizacin online de los datos en cualquier momento. Creacin de informes de anlisis de datos por meses, trimestres, aos y otras unidades temporales. Absoluta seguridad de consultas al origen de los datos, permite que toda la informacin sea homognea y nica. Aprendizaje rpido para el usuario con nuestra formacin, manuales y ejemplos.
6.3 Ventajas en la utilizacin del SCGReporting

Beneficios exclusivos para usted de nuestro software SCGReporting Sin lmite de licencias Sin costes de mantenimiento Consultas por internet ilimitadas Incorpore informes de diferentes orgenes de datos Visualice los informes en Excel o formato web desde cualquier dispositivo Puede aadir objetivos, alertas y nuevas agrupaciones a sus informes
Fcil de usar, interface web Acceso fcil y prctico desde cualquier dispositivo Adapte los mens y submens a sus necesidades Trabaja con Excel mediante las Tablas Dinmicas Gestione documentos de todo tipo en la red Se instala en el servidor o en la nube Personalice sus plantillas o informes Facilite permisos de consulta de informes solamente Enve alertas por email automticamente
Inversin reducida de nuestro software SCGReporting Coste total bajo: herramientas de Microsoft Sin costes por usuario receptor de informes Rpida puesta en marcha Desde sus ordenadores y en Excel Bajsimo coste de formacin Usuario final: Excel a nivel bsico Consulte desde la web sus datos Desarrollador de informes: el propio usuario Se actualizan los datos desde el servidor, liberando a los Pcs de trabajos innecesarios
Con nuestro software SCGReporting Aproveche su infraestructura informtica Mejore y rentabilice su informacin Optimice la gestin de su negocio
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Una vez instalado el SCGReporting veamos cules son sus principales ventajas operativas: Permite ordenar los diferentes tipos de Excel con tablas dinmicas por responsables, reas o departamentos. Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada informacin. Cada usuario puede crea sus informes y guardarlos para poder ser utilizados a partir de las plantillas a las que tiene acceso. Los informes en Excel una vez se consultan se actualizan previamente desde el servidor, as se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar. Con permisos de acceso por usuarios a internet o red local. El acceso es restringido por usuario y pasword. Para ello se crean grupos de usuarios con sus mens y accesos. Permite crear mens personalizados en cada rea de consulta para poner en su interior varios archivos Excel que llamaremos de origen plantillas. Cada usuario puede consultar segn los permisos de acceso que le han facilitado. Se pueden crear plantillas en Excel o tambin consultas dinmicas interactivas que nos sirven para consultar en el momento los datos para cubrir las necesidades de unos usuarios concretos. Se pueden programar envos por e mails de Excel a uno o ms usuarios en forma de alertas por ejemplo, en formato de Excel o pgina web Se pueden aadir manuales y documentos adicionales en cualquier formato. Se pueden crear nuevas plantillas solo de consulta que agilicen el trabajo diario de los usuarios. El mantenimiento del software lo puede realizar un usuario determinado fcilmente, ya que todo est explicado en los manuales.
6.4 Contenido del SCGReporting
Entre desde una pgina web mediante el usuario y el password desde cualquier lugar y/o dispositivos y consulte los informes en tiempo real de su reporting
Pantalla inicial del SCGReporting:
Contenido del SCGReporting: Mens y submens
Mens de gestin, puede crear tantos como precise y adaptarlos a su organizacin
Informes, envo de emails y documentos que crea y gestiona el propio usuario
Manuales de ayuda y documentos de informacin pblica
Tablas, maestros para crear objetivos, alertas y nuevas agrupaciones de datos
Crear mens y submens Usuarios y permisos
Descripcin del SCGReporting

MDULO SUBMENS Se pueden crear tantos Mens o submens como se necesiten DESCRIPCIN Se crean en los submens las plantillas pblicas necesarias para ser consultadas, slo el administrador puede crear y sustituir plantillas con Excel, se pueden consultar con formato de archivo: Excel o con html de pgina web, para ser ledas desde cualquier dispositivo (para segn qu usuarios no hace falta tener Excel instalado con un navegador basta) Opcin igual que la anterior pero para usuarios que slo disponen por permisos de opcin consulta ya que no tienen el men de Plantillas de usuario Aqu cada usuario puede crear sus informes a partir de los modelos anteriores adaptndolos a sus necesidades Aqu cada usuario puede crear sus informes a partir de los modelos anteriores adaptndolos a sus necesidades per slo para ser enviadas por email Opcin para confeccionar tantos envos de email como se requieran, por usuarios del sistema o no, y con formato Excel o html de pgina web, y con la periodicidad de mes das, semana y para las horas que se necesiten Permite a cada usuario guardar archivos de todo tipo, pdf, Word, PowerPoint Excel, etc. Para realizar su control y seguimiento, las tablas las crea y mantiene el usuario autorizado
CONSULTAS
Se pueden crear tantos submens como se necesiten
MIS INFORMES
Informes del usuario
E-MAIL REPORTING
Mis informes e mail
E-MAIL REPORTING
Envo de emails
MIS DOCUMENTOS
Documentos del usuario
OBJETIVOS
Crear tablas con objetivos

MDULO ALERTAS SUBMENS Crear tablas con alarmas DESCRIPCIN Para que nos avisen de anomalas en la gestin de una forma directa segn los parmetros fijados. las tablas las crea y mantiene el usuario autorizado Si sus sistemas de software o ERP no tienen, las tablas las crea y mantiene el usuario autorizado Aqu todos los usuarios pueden consultar documentos en formato de cualquier archivo Datos de la instalacin, aqu se regula tambin si se enva o no emails y si el modelo puede trabajar offline u online o ambos a la hora de consultar los informes Manuales de soporte para el usuario y el administrador Respuesta en forma de ayuda para poder ayudar al usuario a utilizar el reporting Documentos soporte para formar a los usuarios en las tablas dinmicas de Excel Creacin de mens y submens Creacin de Roles o agrupaciones para usuarios de opciones Creacin de usuarios, se indica si: Si es o no administrador Si est activo o no Si tiene derecho a entrar por internet al sistema Si puede crear un Excel offline Si puede crear los informes con Excel o formato html o ambos. Nos guarda las plantillas que vamos borrando
AGRUPACIONES
Crear tablas con agrupaciones
DOCUMENTOS PBLICOS
Documentos para los usuarios
AYUDA
Acerca de
AYUDA
Manuales
AYUDA
Preguntas frecuentes
AYUDA
Formacin
CONFIGURACIN CONFIGURACIN
Mens Roles
CONFIGURACIN
Usuarios
CONFIGURACIN
Papelera de archivos
6.5 Funcionamiento del SCGReporting
Ejemplo de mens del SCGReporting
Desde esta opcin permite: Crear Mens y Submens de trabajo personalizados segn las necesidades de cada organizacin. Dentro de cada submen, permite aadir tantas plantillas de Excel tablas dinmicas como necesite. Adapte la herramienta a sus necesidades, al tipo de usuarios y a la forma de consultar la informacin.
PLANTILLAS E INFORMES DEL REPORTING
Disee tantas plantillas cmo necesidades de informes tenga, incluso se pueden actualizar online u offline los datos.
Ejemplo de informes
Las plantillas offline se actualizan previamente, as se pueden trabajar con grandes cantidades de datos sin perjudicar el rendimiento. Las plantillas online una vez se consultan se actualizan en el momento, as se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar.
Cree slo para determinados usuarios informes en Excel o formato de pgina Web, para agilizar su trabajo y consumir menos recursos de software.

Puede consultar los informes desde una Tablet, iPhone y otros dispositivos mviles, desde cualquier lugar y en el formato que prefiera.
Ejemplo:
INFORMES DEL USUARIO

Disee Tantos informes cmo necesidades de informes tenga en cada momento Informes para enviar por email a otros usuarios de forma automtica y programada. Y guarde sus documentos para consultarlos en cualquier situacin.
Puede crear tantos informes como requiera el propio usuario
Puede adjuntar tantos documentos como necesite y en cualquier formato slo para el propio usuario
Puede crear tantos informes a medida para enviar a uno o varios usuarios de forma programada y automtica por email
Crear un email seleccionando el informe a enviar, usuarios y periodicidad
Envos de e-mail creados en el sistema
CREAR OBJETIVOS, ALERTAS Y AGRUPACIONES
Ponga sus objetivos de negocios y realice su seguimiento, por ejemplo ventas por pas, por familia o por vendedores, est siempre informado si se van a conseguir los objetivos y acte a tiempo.
Fije las alertas necesarias para que los informes le avisen con la suficiente antelacin si no se cumplen las previsiones, por ejemplos si los nuevos clientes cumplen con sus compromisos o si se cumplen los plazos de cobro, trabaje por excepcin y controle con menos esfuerzos la marcha de su negocio.
Realice nuevas agrupaciones de la informacin para poder realizar un mejor anlisis y seguimiento, por ejemplo clasifique sus clientes segn diversos criterios y nuevas agrupaciones que su software actual no puede realizar.
Guarde y consulte en documentos todo tipo de archivos de soporte, instrucciones o presentaciones, tanto para los usuarios en general como para el propio usuario, accesibles desde dnde usted quiera.
Puede crear tantos mens y submens para organizar mejor la informacin como necesite, asignar a cada usuario que informacin puede consultar (grupos de usuarios) y desde dnde (red local o internet) en formato Excel, pgina web o ambos por ejemplo
6.6 Ejemplo de mens de informes con el SCGReporting
Mens principales puede crear tantos como precise y adaptarlos a sus necesidades
Submens puede crear tantos como precise y adaptarlos a sus necesidades
Plantillas del sistema las crea slo el administrador
7. Ejemplos de Informes, indicadores y grficos

7.1 Informes
A continuacin vamos a describir diferentes ejemplos de informes para las distintas reas de una organizacin. Para ello utilizaremos las herramientas de tablas dinmicas de Excel y sus diferentes complementos. Anlisis de mrgenes por familias

Anlisis de desviaciones por familias entre datos reales y presupuestados
Anlisis de la evolucin de la tesorera

Cuenta de explotacin e indicadores
Anlisis de desviaciones entre ingresos reales y previstos
Cuenta de explotacin por secciones deportivas agrupadas

Cuenta de explotacin por secciones deportivas individuales
Diferencia de facturacin por tipo de servicios
Diferencia de ventas en tres aos
Anlisis ABC de clientes y ventas
Concentracin de clientes por ABC y pases

Concentracin de productos por ABC:
Detalle de ABC por tipos de productos y familias

Diferencia de ventas por ao
Evolucin de mrgenes por aos y pas

Seguimiento de ventas por tipo de cliente
Comparativo de ventas y margen
7.2 Tipos de grficos

Anlisis de ventas por regin
Anlisis de la evolucin de ventas
Anlisis de la evolucin de ventas por gamas de productos ao 2009
Mapa de ventas para cada ao
Mapa combinado entre ventas y margen bruto por pases
Mapa combinado entre ventas y margen bruto para un pas y por ciudades
Concentracin de clientes y ventas mediante el anlisis ABC
ABC por productos

Comparativo de ventas por pas
Desviaciones del presupuesto
8. Casos prcticos de reporting

8.1 Sistema de reporting en una escuela de negocio Reporting para el anlisis y control de cursos y seminarios Introduccin
Una organizacin sea del tipo que sea necesita conocer la evolucin de su actividad desde diferentes puntos de vista, para identificar como realizar las diferentes mejoras a los resultados negativos o bien aumentar los resultados obtenidos con los proyectos que funcionan mejor, vamos a desarrollar un caso prctico de una institucin de enseanza que realiza cursos y seminarios de diferentes reas enfocados a un pblico que est trabajando en los diferentes departamentos de las empresas. El dato es un valor crtico en el entorno empresarial, y representa y materializa su garanta para la continuidad de cualquier tipo de organizacin, por lo que debe existir un sistema de informacin que debe ser capaz de proporcionar un acceso gil y flexible a los datos para apoyar la toma de decisiones de los diferentes responsables. Mediante la informacin podemos medir las actuaciones y resultados en cualquier organizacin y saber si se consiguen los diferentes objetivos. Nuestra elevada experiencia en la implantacin de sistemas de reporting nos permite presentarles este ejemplo aplicado a una escuela de formacin.

Los datos utilizados son simulados. Podemos hacernos algunas preguntas como son: Qu nmero de alumnos tenamos para cada rea de formacin? En qu reas han aumentado o disminuido los alumnos de un ao a otro? Qu cursos han facturado ms en un ao respecto a otro? En qu cursos se ha ganado o perdido dinero? Qu cursos han tenido ms xito? Qu reas han aumentado la facturacin? Qu xito han tenido los nuevos cursos? En qu cursos se han hecho descuentos?
Datos de la escuela de formacin

A continuacin presentamos los cursos y seminarios de una escuela de formacin, todos los datos estn referidos a los aos 2011 y 2012. reas, sub reas y tipos de cursos:
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Resumen de la actividad: nmero de cursos
Nmero de cursos
Nmero de cursos por reas
Variacin del nmero de cursos por reas
Nmero de cursos por subreas

Nmero de cursos por subreas
Variacin del nmero de cursos por subreas
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Resumen de la actividad: nmero de alumnos por curso
Evolucin de los alumnos por rea y curso
Variacin de alumnos por rea y curso
Evolucin de alumnos por subrea
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Variacin de alumnos por subrea y curso
Evolucin de la facturacin de cursos Facturacin por tipo de curso
Evolucin de la facturacin por reas
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Evolucin de la facturacin por subreas
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Anlisis de resultados o mrgenes por reas
Variacin entre aos resultados o mrgenes por reas
Anlisis de resultados o mrgenes por subreas
Variacin entre aos de resultados o mrgenes por subreas
Anlisis comparativo de ventas y mrgenes por reas
Anlisis comparativo de ventas y mrgenes por subreas
Anlisis especiales
Anlisis de cursos con descuentos
Cursos que no cumplen el mnimo nmero de alumnos y tienen resultados y mrgenes muy bajos o negativos
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Anexos detalles de cursos
Ranking de cursos por facturacin los 10 primeros
Facturacin de los nuevos cursos y comparacin con mnimos
Los 10 menores mrgenes obtenidos de los cursos y seminarios
Iiiiiiiiiiiiii
Anlisis por reas de facturacin, y margen en porcentajes
8.2 Sistema de alertas
Control de objetivos y alertas mediante Tablas Dinmicas
INTRODUCCIN
Estamos ante una situacin en que los sistemas de informacin bien sea va reporting o herramientas de Business Intelligence o los propios software de gestin tipo ERP disponen de mucha informacin, pero al contrario los usuarios de cualquier tipo de organizacin disponen de poco tiempo para el anlisis sea cual sea su posicin en el organigrama empresarial, por tanto es imprescindible que se busque una solucin a este problema, un caso real que sucedi hace unos das es el siguiente: una empresa dedica casi 3 horas al da a procesar la informacin comercial para ser enviada por email a los diferentes destinatarios, este informacin es sobre las ventas y su situacin respecto a los objetivos, comprobamos que cada usuario debera dedicar entre 1-2 horas a analizar la situacin comercial de sus clientes este sistema lgicamente no trabaja por excepcin sino todo lo contrario por revisin de los datos con un nmero elevado de cuadros y grficos e indicadores que requieren mucho tiempo de anlisis por parte de los usuarios para poder sacar conclusiones y actuar.
Los sistemas de ALERTA permiten detectar de forma inmediata incidencias y anomalas claves en la gestin de los diferentes responsables
Necesitamos pues un sistema que sea: Potente y sencillo
Necesitamos pues una gestin de alertas de negocio que nos informe sobre la Informacin crtica en tiempo real de aquellas variables u objetivos que no se estn cumpliendo o bien que se estn cumpliendo por encima de lo previsto aspecto tambin muy importante y que muchas veces no tenemos en cuenta.
La potencia debe estar relacionada con su facilidad de uso. Gracias a la simplicidad de manejo y su amplia conectividad, deberemos poder explotar al mximo la gran ventaja que proporciona para los diferentes tipos de usuarios de informacin clave de gestin en el momento de que se produzca. Flexible El sistema de alertas adems de proporcionar la informacin lo antes posible, debe permitir, seleccionar la forma de envo y la periodicidad de los informes que queremos obtener para ello debe existir una forma de enviar los informes que se puedan leer en diferentes tipos de dispositivos.
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Proactivo De forma tradicional los sistemas de informacin nos facilitan la informacin deseada bajo peticin del usuario. Los sistemas de alerta cambian este concepto y proporcionan los recursos para que sus sistemas se comuniquen con los usuarios deseados, en el momento detecte alguna situacin especfica o bien cuando se programe el tipo de informes, hay dos tipos de alertas las programadas o las que nos avisan cuando se produce slo una determinada incidencia. Ahorra costes o aumenta los ingresos Con una correcta gestin de alertas podremos ahorrar costes a la hora de estar puntualmente informados sobre las incidencias producidas en los diferentes mbitos de trabajo. El hecho de no disponer de este tipo de sistemas nos puede generar, bien un aumento de costes o bien una disminucin de ingresos. Utilizando un software que nos permita disear un sistema de envo de informes con alertas nos permite anticiparnos a los problemas y evitar los excesos de costes o prdida de ingresos. Mnima inversin en software Los sistemas de Reporting deben incluir un sistema de alertas que partiendo de los diferentes informes el usuario tenga autonoma para crearlas y los envos de las mismas, es el caso de nuestro sistema de SCGReporting con una inversin mnima, si costes de mantenimiento, sin lmite de usuarios, consultas va web puede generar tantos informes como precisa utilizando las tablas dinmicas de Excel y ser enviados por un sistema de email que el propio usuario programa. Sistema independiente y autnomo No depender de terceros a la hora de gestionar los envos de informes de Alertas. La gran mayora de aplicaciones que incorporan funcionalidades de servicios de alarmas se apoyan en proveedores de estos servicios accesibles desde web. Gracias a un sistema de creacin de informes los usuarios pueden gestionar todo tipo de alertas sobre cualquier Excel, sin costes adicionales tan slo con el envo de un email. ALERTA SOBRE OBJETIVOS DE VENTA
Aqu tenemos los objetivos de ventas por pases la diferencia entre las ventas reales y las previstas para el mes 6 ordenadas de mayor desviacin a menor con los lmites que ha puesto el usuario para cada mes.
Limites a los semforos
Pero esta informacin es demasiado extensa queremos recibir una alerta sobre las desviaciones de cada mes, as tenemos el siguiente grfico:
Este grfico y la tabla de datos nos informan de slo de lo que no funciona: desviaciones negativas
ALERTA SOBRE CONTROL DE MRGENES EN
VENTAS
Los sistemas tradicionales nos ordenan los clientes que tienen un margen negativo pero nos presentan toda la informacin lo que queremos es que nos facilite por email de forma inmediata los clientes con mrgenes negativos importantes
La alerta rpidamente nos indica slo los clientes que tienen un margen negativo para que podamos actuar de forma inmediata
Las alertas bien definidas nos pueden dar ms detalles para actuar
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial ALERTA SOBRE CONTROL DE RIESGO DE CLIENTES
Es muy importante conocer si un cliente supera los mrgenes de riesgo que le concedemos, las alertas deben avisar a los responsables de los diferentes departamentos para que acten y analicen la situacin de un cliente si por ejemplo un cliente supera el riesgo concedido pero tiene pedidos pendientes de entregar es muy importante intervenir de forma inmediata, veamos un ejemplo, a continuacin tendremos los riesgos concedidos y los importes consumidos:
Estos clientes han superado el lmite de crdito es importante que se intervenga de forma inmediata para evitar males mayores esta alerta debe ser enviada maana y tarde diariamente a los responsables
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial ALERTA SOBRE DESVIACIONES EN EL PRESUPUESTO
Detalle de las desviaciones (gastos reales menos gastos previstos) de los gastos en servicios generales:
En el cuadro siguiente las alertas slo nos deben mostrar las desviaciones negativas del primer trimestre esta informacin se debe enviar al menos dos das por semana
Las alertas pueden informarnos del centro de costes dnde se producen las desviaciones ms negativas
Las alertas pueden informarnos de la evolucin por mes segn el centro de coste dnde se producen las desviaciones ms negativas
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial ALERTA SOBRE ROTACIN DE STOCKS
En este ejemplo vamos a clasificar los artculos en varios tipos para que las alertas nos informen de los que sean ms significativos:
Obsoletos Baja rotacin Media rotacin Alta rotacin Rotacin superior a 24 meses Rotacin superior a 18 meses Rotacin superior a 12 meses Rotacin superior a 6 meses
Partiremos de un cuadro como este:
Importes del Stock en euros
Rotacin por meses
Nos queda la siguiente alarma:

Obsoletos Rotacin superior a 24 meses
El sistema de alarma nos indica que artculos tienen una rotacin de ms de 24 meses
Es muy importante ponderar la importancia de los artculos obsoletos respeto al total stock vemos que apenas son un 3% del total las alertas tambin deben cumplir esta misin en determinadas ocasiones
8.3 Sistema de control presupuestario Por qu el presupuesto debe ser el camino a seguir para garantizar el xito de su empresa?
Introduccin
El aumento de la incertidumbre en los mercados y la falta de recursos obligan a las empresas a planificar detalladamente su futura actividad, medir los resultados y reaccionar con rapidez en funcin de dichos resultados y de los cambios que se produzcan en ellos y en el entorno. En este contexto, el proceso presupuestario tiene una vital importancia para cualquier organizacin. Sin embargo, en muchas organizaciones esta obligacin de planificar, medir y reaccionar se soluciona con un proceso esttico que, involucrando a unas pocas personas de la organizacin, rara vez consigue cumplir con los fundamentos que pueden hacer del presupuesto una herramienta til para lograr los resultados previstos. Asignar eficientemente los recursos, traducir los objetivos de la empresa en resultados, generar previsiones fiables o involucrar a todas las personas con capacidad de decisin para garantizar su compromiso en el logro de los resultados es de vital importancia y el presupuesto nos proporciona una excelente herramienta para conseguir todo lo anterior.
Definicin de los presupuestos

Un presupuesto es un proceso que se expresa en trminos monetarios que integra y coordina las operaciones y recursos que forman parte de una organizacin para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la direccin. Es un plan de accin dirigido a cumplir unos objetivos previstos, expresados en trminos financieros que, debe cumplirse en un determinado tiempo y cumpliendo determinadas condiciones.
Los objetivos de los presupuestos

Los presupuestos deben cumplir una serie de objetivos bsicos: Servir como herramienta de accin. Permitir comparar si lo realmente conseguido con lo previsto se cumple. Evaluar la actuacin de una organizacin. Optimizar el empleo adecuado de los recursos. Trabajar de una forma anticipada para prever los acontecimientos futuros. Explicar porque no se estn consiguiendo los objetivos.

Aportar soluciones a las situaciones adversas.
Funcin de los presupuestos

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de analizar qu es lo que est sucediendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las desviaciones. Los presupuestos pueden desempear un papel tanto de prevencin como de correccin en las diferentes reas o departamentos de una organizacin. As el presupuesto cumple el papel de: Integrador: indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de una organizacin. Coordinador: significa que los planes para toda la organizacin deben ser preparados en conjunto y coordinadamente. Operativo: uno de los objetivos principales de los presupuestos es determinar los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos en los que se incurrir. Recursos: no es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planificar los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planificacin de inversiones y necesidades de financiacin.
La importancia de los presupuestos

Las organizaciones forman parte de un sistema econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planificar sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, a medida que aumenta la incertidumbre, mayores son los riesgos a asumir. Por ello los presupuestos son muy importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones futuras de la organizacin. Por medio de los presupuestos se intenta mantener la consecucin de resultados de la empresa en lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de los gastos. Los procedimientos inducen a los responsables a pensar en las necesidades globales de las organizaciones. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Los presupuestos son muy importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones futuras de la organizacin.
El control presupuestario
La confeccin del presupuesto y el control posterior son procesos complementarios dado que en la confeccin se definen los objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la comparacin entre la previsin y la realizacin, debindose realizar de forma metdica y regular, normalmente cada mes y se plasma en el anlisis de desviaciones. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria para conocer las desviaciones entre los importes previstos y los reales. Adems es necesario actuar para poner en marcha los diferentes tipos de acciones y modificar as las actividades futuras si las desviaciones entre lo previsto y lo real son negativas.
En realidad el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de desviaciones e intenta abarcar: Todo lo que ha sido objeto de un presupuesto previo debe ser objeto de control posterior. Toda desviacin entre las previsiones y las ejecuciones del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a deficiencias en la previsin, en la ejecucin o a ambas. Toda desviacin debe tener un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin. Las desviaciones implican medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario es transmitir a los responsables las desviaciones que se han producido para que acten y propongan las oportunas acciones correctivas. Explicar tanto las desviaciones adversas como las positivas es vital para mejorar el futuro de la organizacin.

El control presupuestario nos permite tomar decisiones sobre como: Cunto cerca estamos de cumplir los objetivos? Dnde se estn produciendo las mayores desviaciones? Cules son las actividades o unidades de negocio ms rentables? Cmo podemos financiar nuevas inversiones? Qu necesidades de financiacin vamos a tener? Cmo estn evolucionando los indicadores de gestin?
Las principales ventajas

Las ventajas de la confeccin y control del presupuesto son: Presionan por ser informacin vital para que la direccin o gerencia defina adecuadamente los objetivos estratgicos a conseguir. Propician que se defina una estructura organizacional eficaz, determinando la responsabilidad y autoridad de cada responsable por rea o departamento. Incrementan la participacin de toda la organizacin en el proceso de creacin del presupuesto. Obligan a mantener informacin con datos histricos y sobre la evolucin de las variables. Proporcionan una herramienta para la utilizacin ptima de los diferentes recursos. Facilitan la participacin e integracin de las diferentes reas o departamentos. Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan las bases para el control posterior. Son un reto para ejercitar la creatividad y las habilidades de todas las personas que participan. Ayudan a lograr una mejor/mayor eficiencia en las operaciones ya que permiten optimizar los recursos. Proporcionan una ayuda para la planificacin futura y control en las organizaciones.
El control presupuestario es una herramienta muy eficaz para analizar las desviaciones entre los importes previstos y los reales
Las principales limitaciones

Porqu el proceso de confeccin y control del presupuesto no es eficiente en la mayora de nuestras organizaciones, veamos a continuacin algunos motivos: Son una herramienta que est basada en estimaciones. Deberan ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita primero que se acepte en la organizacin y segundo que exista una herramienta que de soporte a su control posterior. Es un instrumento que no debe sustituir el papel y responsabilidad de la administracin. Por tanto es una herramienta de ayuda. El presupuesto no debe ser solo una herramienta implantada por la direccin o gerencia en la organizacin, sino una herramienta de consenso para mejorar los resultados. La direccin debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin slidas y contar con elementos de apoyo que le ayuden a cumplir sus objetivos. Se suele centrar el anlisis principalmente con informacin de tipo financiera y se olvida otro tipo de informaciones de otras reas.
Por qu suelen fracasar los presupuestos?

Pero es necesario profundizar mejor en los motivos por los cuales fracasa el proceso de creacin y control del presupuesto: Cuando slo se estudian las cifras y reportings del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no comprenden su papel en el logro de los resultados. Cuando no existe un adecuado nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan informes y rumores que perturban e impiden la participacin de los colaboradores para el logro de los resultados. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad en los datos que proporciona.
Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto al sistema de control presupuestario.
Falta de implicacin de todo el personal en la elaboracin del presupuesto. Si queremos que una persona (sea del nivel que sea) se involucre en su gestin/ resultados es imprescindible que haya participado en su elaboracin. Las reglas de clculo de las variables e importes clave no representan la realidad del negocio. Asignacin deficiente de los recursos, es necesario realizar una distribucin inteligente de los recursos internos entre los diferentes proyectos, reas o departamentos. Presentar los datos demasiado tarde a los responsables impide realizar las mejoras oportunas. Para evitar todo este cmulo de problemas e ineficiencias, hay que disear un sistema presupuestario gil y flexible, donde deforma sencilla puedan variarse los valores de los diferentes importes de ingreso y gastos, que permita revisar mensualmente las previsiones de un nivel ms agregado a uno ms ampliado si es necesario, y que se disponga de herramientas que hagan de forma automtica el proceso de anlisis y clculo de desviaciones.
Caso prctico sobre como optimizar la confeccin y control del presupuesto mediante Tablas Dinmicas de Excel
Introduccin
Es muy importante conocer la necesidad de poder prever el futuro de una empresa en trminos econmico-financieros a corto plazo, es decir poder en definitiva tener un presupuesto que nos ayude a calcular los ingresos y gastos futuros para obtener el resultado deseado en funcin los objetivos empresariales, y tambin hay que prever la tesorera que nos permita afrontar los prximos 12 meses sin ningn tipo de problema econmico o lo que es mejor poder prever con la suficiente antelacin qu problemas podemos tener, por ltimo es necesario tambin que podamos controlar la evolucin de los objetivos fijados como son las ventas previstas por cliente, por familia de productos o servicios y por vendedores por ejemplo. Para conseguir todo esto necesitamos una herramienta como son las tablas dinmicas que nos permita conseguir los resultados previstos, y que nos ayude a: Confeccionar un presupuesto de ingresos y gastos por meses para realizar el posterior anlisis de desviaciones de una forma rpida y sencilla. Confeccionar el presupuesto de tesorera previsional que nos permita analizar la viabilidad financiera de la empresa en los prximos 12 meses. Realizar diferentes anlisis de las desviaciones entre los importes reales y los presupuestados. Fijar diferentes tipos de objetivos previstos y poder realizar la comparacin con los datos reales a medida que se van consiguiendo.

Caso Prctico: elaborar el presupuesto A continuacin para analizar cmo se puede plasmar todo el sistema anteriormente explicado de confeccin y seguimiento del presupuesto con otras herramientas de gestin como son las tablas dinmicas, plantearemos un caso prctico para ver cmo esta herramienta nos ayuda en la confeccin, anlisis y seguimiento del presupuesto, el caso prctico incorpora muchas imgenes y explicaciones muy resumidas para que el lector pueda por s mismo realizar los anlisis. El caso que plantearemos es el para el presupuesto de un club de ftbol que est formado por las diferentes secciones a continuacin descritas: 1000 1001 1002 1003 1004 1005 1006 1007 Primer Equipo Ftbol Base Baloncesto Balonmano Hockey Patines Ftbol Sala Otras secciones Otras actividades del Club
Se consideran que cada seccin tendr sus ingresos y gastos correspondientes del ejercicio 2011, tendremos por un lado los importes del presupuesto (Importe_PR) y los datos reales (Importe_RE). Todos los importes estn expresados en miles de euros. Tambin analizaremos en detalle los ingresos por tipo y seccin: A continuacin en el cuadro 1 tenemos los ingresos presupuestados y reales del ao 2011: Cuadro 1: detalle de los ingresos previstos para el ao 2011

Deberemos obtener los siguientes anlisis e informes: Informes para cuentas contables a diferentes niveles de las desviaciones de ingresos y gastos en importes y en porcentajes. Cuentas de explotacin para cuentas a diferentes niveles de las desviaciones en importes y en porcentajes. Informes por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las desviaciones de ingresos y gastos en importes y en porcentajes. Cuentas de explotacin por centros de coste y / o cuentas en diferentes niveles de las desviaciones en importes y en porcentajes. Evolucin mensual de ingresos y gastos presupuestados y reales. Presupuesto de tesorera mensual ampliado y mensual resumido. Informes de anlisis de desviaciones entre los objetivos de ventas previstos y los reales alcanzados. Empezaremos por obtener los datos del presupuesto inicial del ao 2011, es el punto de partida. Hay que tener claro que estos datos se tienen que calcular previamente y sern mensuales aunque el caso prctico que mostramos trabajaremos con datos acumulados en el ao 2011 esto nos facilitar el anlisis posterior. Todos los importes estn expresados en miles de euros.
Cuadro 2: Ingresos y gastos presupuestados por secciones para el ao 2011
As el presupuesto total para el ao 2011 quedara de la siguiente forma tal como indica el cuadro 3: Cuadro 3: cuenta de explotacin presupuestada en 2011

La tesorera mensual se calcula en funcin de los cobros y pagos previstos para el ao 2011 ser la expuesta segn el cuadro 4, se debe observar que gracias a los prstamos obtenidos se podrn asumir los compromisos de tesorera hasta un lmite marcado por los bancos:
Cuadro 4: Presupuesto de tesorera previsto por meses para el ao 2011
Es importantsimo tambin conocer la tesorera prevista por meses para el ejercicio 2011 tal como se puede ver la evolucin en el siguiente grfico:
Grfico: evolucin mensual de cobros y pagos previstos en el 2011

Con toda la informacin anterior vamos a empezar a realizar los diferentes anlisis de desviaciones correspondientes a los distintos aspectos. Cuenta de explotacin resumida A continuacin analizaremos mediante las tablas dinmicas las desviaciones entre los datos reales y el presupuesto tal como se indica el cuadro 5: Cuadro 5: Cuenta de explotacin resumida y anlisis de desviaciones
Grfico: Anlisis de desviaciones por tipos de ingresos y gastos
Se puede observar que los resultados de explotacin son ms positivos de los que se tena previsto y la partida de otros ingresos y gastos tambin, todo esto hace que tengamos una desviacin a nuestro favor de 9.102 miles de euros. Pero se trata de analizar qu y cmo se han producido estos resultados finales tan positivos respecto a los -2.800 miles de prdidas previstas en el presupuesto.

A continuacin tenemos una cuenta de explotacin ms detallada en el cuadro 6 dnde podremos analizar de una forma ms detallada donde tenemos las diferentes desviaciones: Cuadro 6: cuenta de explotacin en tablas dinmicas de Excel ampliada con el anlisis de desviaciones.
Anlisis de desviaciones
De la parte de los ingresos en el cuadro 7 tenemos que las prestaciones de servicios han aumentado respecto al presupuesto 131.578 miles de euros, ms adelante veremos porqu. Cuadro 7: anlisis de las desviaciones de los ingresos:
Por la parte de las gastos viendo que si tenemos ms desviaciones en el cuadro 8, nos muestra cmo el sueldos y salarios, otros gastos y los servicios exteriores nos van afectando muy negativamente,

Cuadro 8: desviaciones por tipos de gastos:
De forma resumida tenemos que las desviaciones positivas se compensan con las negativas, un imprevisto aumento de los ingresos se ve compensado con un aumento de los gastos tal como indica el cuadro 9: Cuadro 9: resumen de desviaciones
Anlisis de desviaciones por reas o secciones
En esta apartado tenemos las desviaciones resumidas por secciones del club es importante analizar como las desviaciones positivas compensan a las negativas pero principalmente debido a que los ingresos reales son mucho ms superiores conseguidos por el primer equipo principalmente, tal como indica el cuadro 10: Cuadro 10: anlisis de desviaciones de los resultados por secciones

Grfico 3: anlisis de desviaciones por secciones
Hockey Patines Otras secciones -19% 0% Ftbol Sala -7%
Otras actividades del Club -1%
Desviaciones
Primer Equipo Ftbol Base Primer Equipo 53% Baloncesto Balonmano Ftbol Sala
Balonmano -4%
Hockey Patines Ftbol Base 3%
Otras actividades del Club

Otras secciones
Baloncesto -11%
Si analizamos los resultados reales del ao 2011 por seccin nos encontramos segn los cuadros 11 y 12 que la seccin del primer equipo es la que tiene que soportar de alguna forma a las otras secciones que son en definitiva deficitarias porque sus ingresos no ha sido suficientes para cubrir los gastos. Cuadro 11: anlisis de cuentas de explotacin con datos reales del ao 2011 por secciones

Cuadro 12: resumen de resultados por secciones
Anlisis de desviaciones per tipos de ingresos
A partir de los datos anteriores en los cuadros 13 y 14 se realiza un anlisis de los ingresos previstos y realmente conseguidos de una forma detallada, se ve claramente que los ingresos estn muy concentrados en comercializacin y publicidad as como derechos de televisin. Por tanto, tenemos que las desviaciones ms importantes y favorables son las producidas en otros tipos de ingresos deportivos por valor de 113.238 miles de euros tal como se observa en el cuadro 13. Cuadro 13: anlisis resumido de las desviaciones de los ingresos
Grfico 4: evolucin de los ingresos reales frente a los previstos del ao 2011

Cuadro 14: anlisis ampliado de les desviaciones de los diferentes tipos de ingresos
Conclusiones finales
Una vez analizados todos los datos a nivel de las diferencias entre de los ingresos y gastos reales y presupuestados, tenemos que: de un resultado presupuestado negativo de -2.800, miles de euros se ha conseguido un resultado positivo de 6.302 miles de euros, porque los ingresos reales han superado a los ingresos presupuestados en casi 152. Y los importes superiores de las desviaciones de los gastos reales sobre las presupuestadas han sido compensados por el anterior efecto, esto ha permitido lograr un resultado superior al previsto tal como expresa el cuadro 15. Cuadro 15: resumen de los ingresos y gastos presupuestados y reales y anlisis de las desviaciones
8.4 Sistema de indicadores financieros

A continuacin presentamos un caso prcticos que a partir de los balances y cuentas de explotacin resumidos se disea un sistema de indicadores financiero.

Cuentas de resultados
LIQUIDEZ

RENTABILIDAD
AUTOFINANCIACIN

ENDEUDAMIENTO
PLAZOS DE COBRO Y PAGO
ROTACIONES
CUADRO DE INDICADORES
INDICADORES DE LA CUENTA DE EXPLOTACIN
120,0% 100,0% 80,0%
60,0%
40,0% 20,0% 0,0%
2007 2008 2009
2010
2011 Objetivos
8.5 El cuadro de mando mediante un caso prctico

Introduccin
El cuadro de mando es una herramienta esencial para mejorar la gestin empresarial mediante el seguimiento de objetivos estratgicos, el control de indicadores, y la asignacin de responsabilidades. Es indispensable tener una herramienta que nos permita como disear y poner en marcha su cuadro de mando como principal sistema de indicadores en su organizacin. La inteligencia y conocimiento del negocio consiste en convertir los datos en informacin til en forma de indicadores y en utilizar estos indicadores para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes reas para que los responsables de una organizacin tomen las decisiones oportunas.
El diseo del cuadro de mando

Disear cuadros de mando con Excel utilizando las tablas dinmicas nos va a proporcionar un instrumento para crear y disear un sistema muy completo de indicadores porque: Es adaptable a cada organizacin en cantidad y calidad de indicadores. Es flexible porque se puede utilizar con mucha o poca informacin. Pueden ponerse nuevos indicadores quedando la historia guardada. Trabaja por reas y responsables. Se disea con Excel y se analizan los resultados con tablas dinmicas. Es muy fcil de utilizar por el usuario ya que tiene toda la informacin a su alcance. Permite crear un sistema de alerta con semforos y grficos de seguimiento. Se adapta a las necesidades de cada organizacin. Se pueden utilizar indicadores mensuales, trimestrales o anuales.
Hay una frase clebre que nos permite decir que: Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede mejorar. Es bien cierto que para controlar la actividad empresarial necesitamos conocer primero que objetivos hay que alcanzar y segundo poder utilizar una herramienta que nos permita medir si estamos consiguiendo los objetivos previstos, la medicin debe ser numrica siempre, para ello vamos a utilizar un instrumento los indicadores, que nos van a permitir medir en forma numrica si estamos consiguiendo los resultados previstos, Todo sistema de medicin debe de poder dar respuesta a estas preguntas: Qu debemos medir? Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir? Quin debe medir? Cmo se debe medir? Cmo se utilizarn los resultados? Quin y cundo revisar el sistema de obtencin de datos? El diseo del cuadro de mando en Excel mediante tablas dinmicas permitir a la empresa disponer de informacin fiable en tiempo y forma sobre los distintos aspectos de la actividad, de

modo que se potencie la efectividad en la toma de decisiones, se controle y efecte el seguimiento de objetivos estratgicos y de los objetivos de los procesos de negocio a travs de indicadores clave y que asegure que la estrategia de la organizacin es conocida y compartida por todos los niveles de decisin. El cuadro de mando ofrece a la direccin una idea de cmo est rindiendo la empresa, este se desarrolla mediante una herramienta informtica de gestin de ayuda a la toma de decisiones para los diferentes tipos de responsables que tiene cada empresa, basado en indicadores tanto financieros como operativos para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratgicos. En la construccin de un cuadro de mando hay dos procesos clave: primero la eleccin de los indicadores que se van a incluir y segundo el diseo del propio Cuadro de Mando. De hecho, de nada sirve un buen trabajo en la eleccin de los indicadores ms adecuados si luego estos no se muestran correctamente al usuario final. Al disear un cuadro de mando debemos tener claro cules son los objetivos que el mismo persigue, bsicamente dos: El primero: que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel corporativo, departamento, unidad de negocio, etctera, tanto en el momento actual como su trayectoria futura. El segundo que debe transmitir lo que va mal de forma muy rpida y sencilla, destacando aquellos indicadores en los que el resultado no est en lnea con lo esperado para que la atencin recaiga sobre ellas. Sin olvidar tambin el anlisis de los indicadores que cumplen los objetivos previstos.
El cuadro de mando debera mostrarnos las siguientes caractersticas: Facilitar la informacin primero resumida y con avisos o alertas. Cada indicador debe ser mostrado de la forma ms adecuada: muy probablemente no podremos usar el mismo tipo de visualizacin para todos ellos de igual forma. La informacin ha de ser muy visual, debe alertarnos fcil y claramente de que existe un problema Debe informarnos sobre si: mejoramos o Empeoramos, en definitiva analizar la evolucin. Conocer las tendencias futuras en funcin de los resultados acaecidos. Debemos tener mucho cuidado con el exceso de alertas: si hay demasiadas el usuario puede tener muchas dificultades de interpretacin. Debe ser lo suficientemente flexible para que la informacin sea adaptable a diferentes tipos de usuarios. Tambin debe proporcionar el formato y contenido suficiente para que pueda ser entendido de forma sencilla y rpida.
Ejemplo prctico de un cuadro de mando con tablas dinmicas

Veamos un ejemplo a continuacin para une empresa de servicios profesionales de asesora: En este primer cuadro 1 vemos los indicadores por reas y el resto de informacin. Cuadro 1: indicadores
Ejemplo de ficha de datos de un indicador
Es necesario definir los conceptos que debe llevar relacionados cada indicador del cuadro de mando, y cada organizacin los que le sean ms importantes, a continuacin en el cuadro 2 describimos algunos de ellos:
Cuadro 2: datos a incluir en un indicador
NOMBRE Nmero Nombre del indicador Descripcin del indicador
DESCRIPCIN DEL INDICADOR Debe tener un nmero que lo identifique Debe ponerse un nombre que lo identifique Debe describirse el indicador que es y para qu sirve Hay que explicar la forma de clculo Determinar a qu rea pertenece Determinar los valores mnimos a cumplir Determinar los valores mximos a cumplir Determinar el o los responsables
Forma de clculo rea del indicador Valores mnimos Valore mximos Responsable
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Periodicidad Indicar la periodicidad si es mensual, trimestral o anual Asignar una unidad de medida: monetaria, temporal o unidad Explicar otros aspectos del indicador que no estn en los apartados anteriores Fijar una meta a conseguir por el indicador
Unidad de medida
Observaciones
Meta del indicador
Cuadro de mando resumido
En nuestro ejemplo el cuadro de mando tiene los siguientes campos para cada rea:
INDICADOR
RESPONSABLE PERODO PERIODICIDAD UNIDAD IMPORTE RE IMPORTE PR Dif_importe Dif_% DIF_AC_IMPORTE
Nombre del indicador Responsable del indicador En nuestro caso nmero de trimestre En nuestro caso trimestre Unidad de medida Importe real Importe previsto u objetivo Diferencia entre importe real y previsto Diferencia entre importe real y previsto en % Diferencia entre importe real y previsto en importes acumulados por trimestre
A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por trimestre de los indicadores previstos y reales. As como las diferencias por periodo y segn el tipo de indicador acumulados. Cuadro 3: evolucin de indicadores del rea de clientes

Cuadro 4: evolucin de indicadores del rea de finanzas
Cuadro 5: evolucin de indicadores del rea de Recursos
Cuadro 6: evolucin de indicadores del rea de recursos humanos
Ejemplos de diferentes tipos de anlisis de indicadores con tablas dinmicas
Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y diferencia entre periodos y aos

Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de comercial, entre importes previstos y reales
Cuadro 9: evolucin de un indicador del rea de finanzas, entre importes previstos y reales pero por perodos y aos
Cuadro 10: evolucin de indicadores del rea de clientes pero por importes acumulados por trimestres, siendo AC_IMPORTE_RE el importe acumulado real y AC_IMPORTE_PR, el importe acumulado previsto.
8.5 Informes de control de ventas por cliente

Las preguntas clave son: Conoce usted cundo y cmo empieza a perder ventas de sus clientes? Conoce cmo evitar la prdida de clientes? Conoce a tiempo cmo reaccionar ante las disminuciones de ventas? Dispone su personal de una herramienta que le guie y le avise de los clientes que nos dejan de comprar?
El seguimiento de ventas es uno de los factores ms importantes que debemos controlar en especial cuando los clientes tienen una forma de comportarse de forma irregular cuando realizan sus compras. Nuestra fuerza de ventas debe agudizar sus sentidos al mximo y dotarse de todas aquellas herramientas que les asegure alcanzar los objetivos de ventas prefijados. El seguimiento de ventas debe ser diferente segn el tipo de cliente, por tanto clasificar a los clientes por su potencial es una forma eficaz que permitir canalizar mucho mejor los esfuerzos y recursos de que disponemos en el rea comercial. Para ello presentamos este caso prctico que permite crear mediante un modelo de Reporting para obtener un control de las ventas mucho ms eficaz y adaptable a las circunstancias particulares de los diferentes tipos de clientes.

Las ventajas de las tablas dinmicas que permiten el control de Ventas mediante indicadores son: Permite asignar a cada cliente una clasificacin adecuada a sus circunstancias. Permite personalizar los controles de plazos comerciales segn el tipo de cliente y las prioridades previstas Permite recibir esta informacin por e-mail de forma automtica cada responsable: director general, directos comercial, jefe de ventas, vendedor, etc. Permite actuar de forma inmediata ante disminuciones imprevistas de las posibles ventas de un cliente. Ayuda a los responsables comerciales a realizar un seguimiento ms exhaustivo de la situacin de sus clientes.
8.6 Reporting del rea de ventas: indicadores clave

Anlisis de ventas por Vendedores Qu vendedor ha vendido ms? Cmo han evolucionado las ventas por vendedor? En qu pas y qu vendedor ha vendido ms? Han cumplido los vendedores los objetivos de ventas previstos?
Datos de origen

Qu Vendedor ha vendido ms?
Cmo han evolucionado las ventas por vendedor?
Vendedor
Mes

En qu pas y qu vendedor ha vendido ms?
Han cumplido los vendedores los objetivos de ventas previstos?

Anlisis de ventas por productos y clientes Cules son los clientes ms importantes? Cul ha sido la diferencia de ventas entre trimestres por cliente? Qu productos nos dejan de comprar los clientes? Cul ha sido el impacto de los descuentos en los clientes? Cul ha sido el impacto de los descuentos en los productos?
Cules son los clientes ms importantes?
Cul ha sido la diferencia de ventas entre trimestres por cliente?
Qu productos nos dejan de comprar los clientes?

Cul ha sido el impacto de los descuentos en los clientes?
Cul ha sido el impacto de los descuentos en los productos?
8.7 Ejemplo de reporting en un punto de venta

Introduccin al reporting puntos de venta El reporting es una solucin orientada a satisfacer las necesidades de informacin de medianas y grandes empresas, permite el anlisis de la informacin procedente de los terminales punto de venta (TPV) en las tiendas, as como el anlisis de fraude, planificacin de compras, objetivo de ventas y mrgenes.
Qu aspectos debe reunir toda Solucin de Reporting para el negocio de PUNTOS DE VENTA?
Acceso rpido a la informacin, en cualquier momento y desde cualquier ubicacin Permite dar respuesta al usuario delante de cualquier circunstancia que se produzca. Flexibilidad total e independencia para hacer informes, grficos e indicadores. Utilizar software estndar y con los mnimos costes. Permite ordenar los diferentes tipos de informes por responsables, tiendas o usuarios. Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada informacin. Cada usuario puede crea sus informes a partir de las plantillas a las que tiene acceso y puede guardarlos para poder ser utilizados. Los informes una vez se consultan se actualizan previamente desde el servidor, as se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar. Con permisos de acceso por usuarios a internet o red local. Debe contener un sistema de objetivos e indicadores as como previsiones de tendencias. Los responsables de tiendas deben poder consultar o recibir informacin actual cada da es fundamental para detectar problemas. Disponer de un sistema de alertas o indicadores que nos adelante los posibles acontecimientos negativos o positivos.

Preguntas Clave en el Negocio Impedir descuentos innecesarios, No perder clientes habituales, Evitar mermas del stock, Minimizar las reposiciones de stock, Optimizar el espacio dedicado a los productos que ms vendo, Evitar vender con prdidas, Explotar patrones de compra ocultos ? Aprovechar las sinergias de otras tiendas .
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Aspectos Principales de un reporting del punto de venta
RPIDA IMPLANTACIN Reducida fase de diseo de requerimientos Proporciona la infraestructura completa de una solucin REPORTING
INTEGRABLE Se nutre de informacin de otros sistemas (ERP, CRM) con interfaces abiertos Permite aadir otras reas de estudio en posteriores fases del proyecto
RENTABLE Reducido tiempo de desarrollo de la solucin, implantacin y puesta en marcha
PERSONALIZADO Personalizable para cada cliente-circunstancias Permite la generacin de informes segn necesidades de cada momento
mbitos del Reporting de un punto de venta
Ventas: incluye informacin de todas las ventas, devoluciones y cambios que se suceden por tienda, zona, responsable, artculos, clientes y familias. En horas, das, semanas, meses y aos. Podemos conocer la compra mnima, mxima o media. Conocer tambin las ventas por das festivos, el nmero de clientes que pasan por la tienda, facturacin media y los productos ms o menos vendidos segn el tipo y zona de la tienda. Objetivos: permite fijar objetivos de venta o mrgenes diarios o mensuales, por tiendas, vendedores, familias de productos o vendedores. Para controlar si los objetivos previstos o presupuestados se van cumpliendo o no, en definitiva analizar la productividad y el grado de cumplimiento de los objetivos de venta y reaccionar con la mxima antelacin posible. Almacenes y gestin de stocks: incluye la informacin diaria de los stocks que existen en cada momento, las necesidades de stocks, las roturas, el control de obsoletos y control de sobrantes. Previsiones: se pueden hacer previsiones de ventas segn la estacionalidad o los promedios.

Preguntas ms frecuentes? Ventas
Qu productos vendo ms o menos en la tienda? Qu tienda vende ms o menos productos? Cmo evolucionan las ventas por temporada? Qu vendedores venden ms o menos segn la tienda? Cmo evolucionan las ventas de una tienda por da, festivos o fin de semana? Qu tienda recibe ms o menos nmero de clientes? Qu horas son las de mayor o menor venta? Se cumplen los objetivos de ventas previstos frente a los reales? Qu frecuencia de ventas tenemos segn la estacionalidad? Qu tipo de clientes tenemos: segmentacin por edad, tipo de compra u otro factor? Anlisis de las tendencias de los descuentos?
Anlisis de las devoluciones por productos, tiendas y vendedores? Efectividad de las promociones, rebajas u ofertas y de los efectos publicitarios? Efectividad de los efectos publicitarios segn el medio elegido? Qu evolucin tienen las ventas de los nuevos productos?
Preguntas ms frecuentes? Mrgenes o rentabilidad
Qu rentabilidad tiene cada tienda? Qu rentabilidad tiene los diferentes tipos de productos segn la tienda? Qu productos se vende ms pero con menor rentabilidad frente a otros con ms rentabilidad? Son igual de rentables los productos segn la tienda? Qu efectos tiene en la rentabilidad los nuevos productos? Se cumplen los objetivos de margen previstos frente a los reales?

Qu efectos tienen sobre el margen neto los descuentos?
Preguntas ms frecuentes? Operaciones especiales
Qu volumen de robos o prdidas hay en la tienda? Qu productos se tiran ms o menos? Cmo se controlan las devoluciones? Qu tipos de actos fraudulentos se producen en artculos, empleados o tiendas? Cmo se valoran y controlan las prdidas de inventarios? Qu volumen de obsequios o regalos se producen? Qu errores se producen en los precios? Qu compran los empleados y con qu descuentos?
Evolucin de ventas
Evolucin de ventas-margen
Evolucin de ventas reales frente a previstas
9. Publicaciones
9.1 Libros publicados
Libros publicados:
10. Nuestros cursos de formacin
10.1 Presentacin de nuestros seminarios
Seminarios
Nuestros seminarios estn impartidos por profesionales con experiencia prctica en las diferentes materias y reas siendo habitualmente realizados en la propia empresa, o centro de formacin, obteniendo los participantes el conocimiento terico-prctico y tratan temas reales del da a da de la empresa. Programas In Company diseados especficamente para la formacin de grupos de empleados de una empresa en torno a cualquiera de las materias impartidas por nuestros profesionales. Cursos para empresas diseados ad hoc para proporcionar una visin integral a grupos de personas procedentes de diferentes reas de la empresa. Estas personas que asisten a los seminarios, No son expertos del rea de las tablas dinmicas y el control de gestin, pero ven como se necesita integrar cada vez ms estos conocimientos en sus puestos de trabajo. Necesitan entender cmo el conocimiento de la informacin les puede potenciar eficacia en su actual puesto de trabajo.

Tras el curso podrn, Desarrollar mejor su trabajo aplicando los conocimientos adquiridos. Entender mejor las herramientas enseadas para as cubrir mejor las necesidades de sus puestos de trabajo
Lista de seminarios actuales

Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel en la gestin financiera, contable y auditora. Para mejorar con la eficacia y productividad diaria. Aplicacin prctica de las tablas dinmicas con Excel al rea financiera, control presupuestario y gestin de indicadores. Como disear un sistema de Reporting y cuadros de mando con Tablas Dinmicas de Excel. Herramientas prcticas con tablas dinmicas de Excel para mejorar el control de gestin. Como confeccionar y controlar el presupuesto utilizando tablas dinmicas con Excel. Un modelo para optimizar el control presupuestario. Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel para gerentes, directores generales y directores de departamentos. Cmo aplicar las Tablas Dinmicas con Excel para mejorar la Gestin Comercial: control de objetivos e indicadores. Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel a las reas de Logstica y de Compras. Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel para gerentes, directores generales y directores de departamentos
Caractersticas de los seminarios

Son seminarios eminentemente prcticos 7 horas de ejercicios y 8 horas totales de clase. El alumno sale del seminario con conocimientos y herramientas para aplicarlos en la empresa de forma inmediata. La documentacin es exclusiva y toda en formato de archivos no hay papel. Ahora tenemos dos libros en pdf en exclusiva para los alumnos. Se pueden hacer los seminarios con unos conocimientos mnimos de Excel. Todo lo que se realiza en clase tiene su posterior soporte para que el alumno pueda consultarlo y practicarlo. Abarcan toda una serie de temas empresariales con una amplitud sin precedentes. No son seminarios de Excel sino que se aplican a casos empresariales reales. El profesor es una de las personas de referencia en el tema a nivel mundial.
10.2 Contenidos de nuestros seminarios
Cmo aplicar las tablas dinmicas con Excel para optimizar la gestin financiera, el control presupuestario y la creacin de indicadores
Introduccin Este seminario le ayudar a conocer la potencia de las tablas dinmicas aplicadas al rea financiera. Excel permite utilizar una herramienta muy potente y prctica: las tablas dinmicas que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo hace que sea una herramienta imprescindible para los profesionales relacionados con la contabilidad, las finanzas, la tesorera y el control de gestin. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir tiempo en diferentes tareas del rea financiera. Las tablas dinmicas nos proporcionan la informacin en diferentes se formatos, tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y permite crear diferentes tipos de informes, indicadores, alertas y grficos de anlisis interactivos.
Objetivos Los objetivos del seminario son: Conocer el funcionamiento de los diferentes apartados de las tablas dinmicas. Mostrar a los participantes cmo gestionar y analizar diferentes tipos de datos contables, financieros, de una empresa de forma rpida y eficaz. Crear sistemas de alarmas para adelantarnos a posibles incidencias. Automatizar los procesos para la confeccin de diferentes tipos de informes Disear sistemas de indicadores y cuadros de mando automatizados e interactivos. Mejorar el sistema de control presupuestario y las previsiones de tesorera. Conocer el funcionamiento de PowerPivot la nueva herramienta de Excel aplicado a finanzas.

Programa 1. Introduccin al funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas en el mbito financiero, para optimizar la forma de trabajar con esta herramienta. 2. Casos prcticos a realizar mediante tablas dinmicas en el rea financiera. 3. Cmo automatizar la confeccin, presentacin y anlisis de balances y cuentas de explotacin. 4. Casos prcticos de anlisis de cuentas de explotacin para contabilidad general, contabilidad analtica, y empresas consolidadas. 5. Crear diferentes tipos de frmulas personalizadas para confeccionar sistemas de indicadores de tipo semforo, con alertas y mrgenes de control para: Anlisis del control de riesgos de clientes. Control de efectos vencidos en carteras de cobros pendientes. Rotacin de stocks para diferentes tipos de artculos. Control de ingresos y gastos por periodos mensuales y anuales. Control de objetivos de ingresos o gastos.
6. Confeccin y diseo de los diferentes apartados de un sistema de Reporting mediante tablas dinmicas 7. Utilizacin de un modelo de anlisis econmico financiero para analizar indicadores, balances y cuentas de explotacin mediante las tablas dinmicas, para aplicarlo en su empresa mensual o anual 8. Creacin de un cuadro de mando financiero Diseo de plantillas previas para introducir los indicadores como objetivos previstos. Calculo de los diferentes tipos de indicadores con sus importes reales. Anlisis del cuadro de mando comparativo de los indicadores reales y previstos. 9. Caso prctico sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas aplicadas al control presupuestario Pasos a realizar previamente para optimizar la confeccin del presupuesto por reas o responsables. Control del presupuesto: mediante el anlisis de desviaciones y cuentas de explotacin. 10. Modelo de clculo de las previsiones de tesorera mensuales a partir del presupuesto. 11. Caso prctico de anlisis financiero con la nueva herramienta PowerPivot con Excel y las tablas dinmicas.
Como confeccionar un modelo de control y seguimiento del presupuesto utilizando tablas dinmicas con Excel
Un modelo para optimizar el control presupuestario
Este seminario les ayudar a disear de una forma rpida y eficaz un modelo de confeccin y seguimiento del presupuesto
Introduccin Excel una herramienta muy potente y prctica y con las prestaciones de las tablas dinmicas hace que sea una herramienta imprescindible conocer y dominar para los economistas y profesionales relacionados con las finanzas, control de gestin y responsables de otros departamentos de la empresa. El seminario aporta una metodologa que permite simplificar y reducir tiempo en las tareas de todo el proceso presupuestario.
Objetivos Los objetivos del seminario son: Conocer el funcionamiento de los diferentes apartados de las tablas dinmicas. Anlisis de diferentes sistemas de presupuestos aplicados a los ingresos y gastos. Disear un modelo para confeccionar el presupuesto y las previsiones de tesorera. Confeccionar un sistema de control del presupuesto adaptado a cada necesidad empresarial. Preparar de las diferentes tipos de plantillas de presupuesto para enviarlas a los distintos responsables. Elaborar diferentes tipos de informes de seguimiento y control de desviaciones Desarrollar mecanismos y sistemas de alerta para controlar las desviaciones Utilizar el proceso de anlisis de costes para mejorar los resultados.
Programa PARTE 1: INTRODUCCIN A LA APLICACIN DE LAS TABLAS DINMICAS AL CONTROL PRESUPUESTARIO Introduccin al funcionamiento y al contenido de las tablas dinmicas Los principales apartados de una tabla dinmica: mens de opciones y diseo

PARTE 2: DISEO DEL MODELO PARA LA CONFECCIN DEL PRESUPUESTO CON TABLAS DINMICAS
Preparacin de las plantillas para el presupuesto por reas o departamentos. Proceso de consolidacin de datos por reas o departamentos Anlisis del presupuesto y obtencin de las cuentas de explotacin por reas o departamentos. Clculo de las previsiones de tesorera.
PARTE 3: DISEO DEL MODELO DE CONTROL Y ANLISIS DE LAS DESVIACIONES CON TABLAS DINMICAS
Integracin de los datos del presupuesto con los datos contables para su anlisis. Elaboracin del anlisis de desviaciones de la cuenta de explotacin, y de los ingresos y gastos detallados. Confeccin de un sistema de alarmas para el control de las desviaciones. Elaboracin de diferentes escenarios y revisiones del presupuesto. Ejemplo de un sistema de Reporting con software para el anlisis y control del presupuesto por reas o departamentos
PARTE 4: CASOS PRCTICOS DE ANLISIS Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Y OBJETIVOS MEDIANTE TABLAS DINMICAS
Desarrollar el presupuesto y el anlisis de desviaciones de ingresos y gastos, y el control presupuestario de los objetivos comerciales Confeccin de un presupuesto para analizar la rentabilidad de les diferentes actividades o reas de negocio. Control presupuestario de un proyecto: como analizar las desviaciones con costos y con tiempo. Anlisis por meses de inversiones previstas frente inversiones reales.
Cmo mejorar la gestin comercial a travs de la aplicacin prctica de las tablas dinmicas con Excel
Objetivos
Las tablas dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea una instrumento imprescindible para analizar los datos en el rea comercial y de marketing. Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes se formatos y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones y crear diferentes tipos de informes, indicadores y grficos de anlisis interactivos. Permiten de una forma sencilla y prctica seleccionar los datos ms relevantes para que con ellos se realice el anlisis de una manera ms sencilla. Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo de una forma prctica: Gestionar y analizar toda la informacin que se genera en todo el proceso comercial y poder realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida y eficaz mediante informes, indicadores, semforos, y grficos. Utilizar los principales mecanismos de control mediante indicadores y anlisis de desviaciones entre datos reales y objetivos para realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida y eficaz.
Programa
1. Introduccin sobre cmo crear tablas dinmicas y conocer el funcionamiento de sus principales mens mediante un caso prctico. 2. Caso prctico global sobre como disear diferentes tipos de informes segn necesidades, mediante las tablas dinmicas Anlisis comparativos de ventas por meses y aos: clientes, artculos, familias, vendedores y otras variables del rea comercial. Anlisis de mrgenes y rentabilidad por clientes, artculos y familias. 3. Confeccin y control de diferentes sistemas de objetivos comerciales mediante indicadores y anlisis de desviaciones por familias, vendedores o clientes.
4. Casos prcticos a realizar con las tablas dinmicas: Creacin de diferentes tipos de anlisis ABC por clientes, vendedores y artculos. Anlisis de ofertas: evolucin, indicadores y sistema de alertas. Anlisis de pedidos: evolucin y control del estado de los pedidos. Anlisis y control de la fidelizacin de clientes. Realizar auditora de datos para validar informacin comercial. Anlisis de agrupaciones de datos comerciales por diferentes tipos de intervalos. Confeccin de informes para la segmentacin de clientes. Anlisis de las ventas cruzadas de diferentes formas. Anlisis de los competidores por diferentes tipos de variables. Seguimiento de abonos y devoluciones de ventas.
5. Cuestionario de evaluacin del rea comercial mediante tablas dinmicas. 6. Confeccin y anlisis del Cuadro de Mando para el rea comercial y de marketing. 7. La utilizacin en las tablas dinmicas de la segmentacin como herramientas de automatizacin de informes. 8. Caso prctico de PowerPivot para Excel la nueva herramienta de Business Intelligence y Reporting de Excel aplicado al rea comercial.
Aplicacin prctica de las Tablas Dinmicas con Excel a las reas de Logstica y de Compras
Introduccin Las Tablas Dinmicas de Excel son una herramienta muy potente y practica para el anlisis de datos que combinadas con las otras prestaciones de la hoja de clculo Excel hace que sea muy til para confeccionar informes en las reas de compras, almacenes y logstica en general. Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las distintas situaciones y crear diferentes tipos de informes, indicadores y grficos de anlisis interactivos. Objetivos Los principales objetivos del seminario son mostrar a los participantes cmo: Aprender las diferentes tcnicas para agilizar y facilitar el proceso de realizacin de diferentes tipos de informes, mediante la optimizacin del trabajo utilizando las tablas dinmicas, que permita ahorrar tiempo y recursos. Gestionar y analizar de forma ms eficiente toda la informacin que se genera en todo el proceso logstico y poder realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida y eficaz mediante informes, indicadores, semforos, y grficos. Utilizar los principales mecanismos de control mediante indicadores y anlisis de desviaciones entre datos reales y objetivos para realizar su seguimiento con las tablas dinmicas de forma rpida y eficaz, que permita tomar mejores decisiones.
Programa: 3. Conocer el funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas como herramienta de anlisis: procesos para crear una tabla dinmica y utilizar con eficacia sus principales opciones.
4. Caso prctico global sobre como aprender a disear diferentes tipos de informes segn necesidades, mediante las tablas dinmicas aplicadas a la gestin de compras.
5. Casos prcticos a realizar con las tablas dinmicas:
Anlisis comparativos familias, y otras variables.
de compras por meses y aos: proveedores, artculos,
Creacin de anlisis ABC por proveedores y artculos. Anlisis de pedidos pendientes de recibir: evolucin, indicadores y sistema de alertas. Clculo de la rotacin de stocks para racionalizar la poltica de compras e identificar los productos obsoletos. Clasificacin de productos en stock segn diferentes tipos de criterios Verificacin de tarifas de compra cruzando datos de pedidos de compra con tarifas de compras por proveedor y producto Realizar una auditora para validar los datos de las fichas de proveedores y artculos Anlisis comparativo de precios entre proveedores y el volumen de compras. Control de stocks por tipos de productos en valor y unidades. Control de gastos por proveedores, cuentas contables y centros de coste. Seguimiento y control de los diferentes tipos de incidencias en compras y almacenes.
6. Confeccin y control de un sistema de objetivos de compras indicadores y anlisis de desviaciones por familias o proveedores.
mediante
7. Confeccin de un cuadro de mando con tablas dinmicas para el rea logstica y de compras: determinar los indicadores y analizar su cumplimiento comparando datos previstos con reales.
8. Caso prctico de PowerPivot para Excel la nueva herramienta de Business Intelligence y Reporting de Excel aplicado al rea de compras: anlisis ABC.
11. Nuestra experiencia

11.1 Presentacin de SisConGes & Estrategia
Somos expertos en implantar herramientas de control de gestin y estrategias de reestructuracin. Desde el ao 2005 SisConGes & Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos ms eficaces de control de gestin y los sistemas de informacin para mejorar la gestin empresarial y ayudar a conseguir los objetivos estratgicos previstos de nuestros clientes. Nuestra filosofa de trabajo se fundamenta en la colaboracin constante con nuestros clientes y en el diseo de soluciones a medida, que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamao y la excelente cualificacin de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor aadido, un servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos. Nuestro modelo de negocio Ofrecemos a nuestros clientes un servicio personalizado, como consultores especializados, analizamos sus necesidades y les ofrecemos soluciones abiertas para que puedan elegir la frmula ms satisfactoria segn su presupuesto y prioridades, estamos orientados a conseguir resultados. La implicacin y compromiso son la clave que nos diferencia porque aplicamos una metodologa de eficacia probada y nuestra experiencia acumulada nos permite ofrecer conocimientos adquiridos en diferentes situaciones empresariales y nos permite aportar soluciones prcticas. La implicacin es total con el objetivo de acompaar a nuestros clientes en la implantacin de las soluciones ms adecuadas. Somos consultores convertidos en miembros de las empresas para implantar las soluciones aprobadas. Todo esto hace que estemos comprometidos con los resultados siendo el reflejo de nuestra filosofa la objetividad y la honestidad, como valores fundamentales que aportamos a nuestros clientes.
El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial Nuestro equipo de trabajo
Est formado por un grupo de profesionales con elevada experiencia en diferentes sectores y en la puesta en marcha de los diferentes tipos de servicios. De esta forma podemos ayudar a nuestros clientes a conseguir los mejores resultados. Nuestro equipo puede convertir cada proyecto en un xito, ofreciendo al cliente la satisfaccin que esperaba, gracias a nuestra experiencia proporcionamos el conocimiento y las herramientas necesarias para mejorar toda la gestin de su organizacin en las diferentes reas, con un valor aadido importante.
Metodologa de trabajo
En la etapa inicial y comn a todos los clientes, se identifican los aspectos a mejorar de cada rea o de la empresa en general, ya que conocer previamente con detalle lo que hay que hacer y cmo hacerlo es indispensable, como tambin es necesario cuantificar lo que se va a conseguir y de qu forma. Posteriormente se consensuan con el cliente las herramientas a utilizar, las medidas del plan de implantacin, las decisiones a tomar, los objetivos a alcanzar, y todo aquello que sea necesario para alcanzar los objetivos propuestos. Finalmente proponemos acompaar en la implantacin del proyecto en el da a da de nuestros clientes para ayudarle y darle soporte en los cambios efectuados con el objetivo de conseguir los resultados previstos. Para alcanzar nuestros objetivos es necesario y desde el primer momento involucrar a todas las personas que forman parte del equipo de nuestro cliente. Las personas slo implantan aquello que comprenden, creen y participan. Es por ello que nos implicamos en la gestin aportando experiencia, conocimientos, trabajo en equipo y realizando un soporte directo en el da a da.
Las principales razones que nos ayudan a conseguir resultados son

Diagnstico previo a las acciones a tomar: la mayora de nuestros servicios requieren previamente un diagnstico sobre las reas de la empresa implicadas. El objetivo es disear con criterio los planes de accin con los que conseguir las mejoras o la creacin del valor buscada en cada. Metodologa apropiada: nuestros servicios permiten conseguir aumentar los resultados que genera el negocio aplicando una metodologa. Alto compromiso con el cliente: slo planteamos mejoras y planes de accin que seamos capaces de conseguir junto al equipo de nuestros clientes. Aportacin de valor los servicios deben generar un impacto significativo de mejora de la cuenta de resultados, el objetivo debe ser que el cliente recupere la inversin lo antes posible.

Gestin de cambios culturales: el trabajo se realiza junto con el equipo de la compaa, consiguiendo involucrarlos en los planes de accin, cambiando comportamientos para asegurar la optimizacin de los resultados. Continuidad de los cambios y mejoras: nuestro objetivo es dejar implantado en las empresas los indicadores y formas de trabajar ms adecuadas para que estas por si mismas puedan mantenerse en el tiempo e incluso seguir optimizando en el futuro los resultados.
Nuestros clientes
Implementamos los diferentes servicios con empresas de tamao medio, pertenecientes a diferentes sectores que necesiten ser gestionadas mediante las herramientas de control de gestin y las estrategias para mejorar los resultados y ser ms competitivas. Para conseguirlo, creamos una relacin duradera con nuestros clientes que permite conseguir que los cambios y sistemas implantados sigan funcionando en el futuro.
Nuestro equipo
Luis Muiz es el Socio Director de SisConGes & Estrategia es un reconocido directivo, consultor experto en la mejora de la competitividad y resultados de empresa. Conoce perfectamente el funcionamiento de la empresa porque ha trabajado durante 12 aos en diferentes organizaciones. Su experiencia como consultor abarca ms de 100 empresas tanto en situaciones de crisis como de crecimiento desde hace ms de 10 aos. Est considerado como uno de los mayores expertos en Espaa sobre Control de Gestin, Reporting, gestin con Tablas Dinmicas y PowerPivot, adems es experto en TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunicacin) ha escrito ms de 14 libros de gestin empresarial, ha impartido ms de 70 seminarios y conferencias, es formador en diferentes escuelas de negocio, ha escrito ms de 50 artculos de gestin empresarial. Adems es asesor de diferentes organizaciones y asociaciones. Sus reas de mayor experiencia son la gestin del control de gestin, estrategia y direccin, marketing y ventas, finanzas y costes y business intelligence. Es Economista, Auditor, diplomado y master en control de gestin y finanzas. El resto de nuestro equipo est formado por profesionales en el mbito econmico y de tecnologa informtica,
NUESTROS SERVICIOS
REPORTING Diseo de sistemas de reporting mediante consultas dinmicas Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una de las reas de la empresa mediante informes dinmicos, indicadores y grficos. SISTEMA CONTROL GESTIN Evaluacin y mejora del sistema de control de gestin Cuadro de mando mediante indicadores por reas o responsables Diseo e implantacin de presupuestos ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIN Diseo y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad Planes de marketing y estrategias comerciales Cuadro de Mando Integral PLAN DE GESTIN INTEGRADO Plan de Gestin Integrado FORMACIN Formacin en diferentes reas de control de gestin
Sisconges & Estrategia, S.L. Oficinas: c/ Roselln, 297 Local, 08037 Barcelona www.sistemacontrolgestion.com Info@sistemacontrolgetion.com
El Reporting herramienta clave para mejorar laes gestin empresarial El Reporting el soporte bsico de
su sistema de informacin
11.2 Experiencia en reporting

SisConges & Estrategia, empresa que lleva muchos aos implantando sistemas de reporting, ERP y CRM, as como sistemas de control de gestin, les presentamos una herramienta que permitir a las organizaciones mejorar su gestin. Para nosotros el software es el medio y el fin es ayudarles a conseguir los resultados previstos a travs de unos sistemas de informacin eficientes.
Nuestra experiencia: Ms de 100 sistemas de Reporting instalados en empresas de diferentes sectores y actividad. Ms de 70 seminarios realizados desde mayo del 2011 sobre tablas dinmicas. 8 libros escritos utilizando las tablas dinmicas y PowerPivot de Excel. Un equipo de profesionales: economistas, expertos en Tic y programacin.
Desde SisConges & Estrategia ofrecemos todo nuestro conocimiento en la implantacin de nuestra solucin de SCGReporting para ayudarle a mejorar de procesos crticos de su negocio de una forma innovadora. Todo ello con el objetivo ltimo de que la persona indicada pueda acceder a la informacin exacta, en el momento preciso, desde el lugar que sea necesario y a travs de prcticamente cualquier dispositivo. Esa es la forma de trabajar que demanda el mercado y que las empresas deben ir incorporando lo antes posible.
11.3 Ejemplos del SCGReporting que utilizan nuestros clientes

El SCGReporting implantado en una empresa de comercializacin de frutas, verduras y pescados con ms de 50 tiendas ha permitido que se obtengan los informes para enviar a los responsables en mucho menor tiempo, con mucha ms informacin y poder seguir el cumplimiento de los objetivos de ventas por tienda e incluso analizar cualquier tipo de datos entre periodos y al mximo detalle. En un futuro se distribuir toda la informacin de forma automtica a los diferentes responsables.
Una empresa con actividad de mutua de servicios asistenciales ha instalado el sistema de SCGReporting para centralizar toda la informacin y tenerla actualizada al da para su consulta, adems pueden seguir los objetivos de gastos mdicos, partida esencial en este negocio y adems enviar informes de control mediante alertas a los responsables de control de gastos mdicos por email y disponen de todo el detalle de los gastos para actuar de forma inmediata si es necesario. A travs del sistema SCGReporting se ha integrado la informacin de los diferentes tipos de software accesible por reas de trabajo, ahora se pueden seguir los objetivos de productividad y actuar de forma inmediata, adems los empleados pueden consultar a travs de la intranet los informes de dedicacin de horas a clientes (detallados y resumidos) y auto controlarse mucho mejor y lo mejor es que se dispone de un acceso desde internet a la informacin en cualquier momento y lugar caracterstica imprescindible para optimizar el trabajo de los usuarios Club de tenis de primer nivel con magnificas y extensas instalaciones, es importante estar informado de los diferentes acontecimientos y las altas y bajas de socios, con el SCGReporting han conseguido crear un sistema de informes que se envan de forma programada con alertas que les ha permitido de forma peridica seguir la evolucin de las variables ms importantes y actuar en consecuencia, es una herramienta que proporciona avisos constantes de forma automtica y ayuda a los responsables mejorar la gestin de las diferentes actividades del club.
Se ha implantado el SCGReporting en una escuela con casi 2.000 alumnos y varios departamentos, con dos finalidades la primera dar acceso a la informacin a la Gerencia de forma ordenada y escalonada, la segunda facilitar a los diferentes responsables de las reas los informes de control presupuestarios de forma inmediata as pueden controlar y actuar mejor sobre las desviaciones presupuestarias, todo ello ha reducido sustancialmente el trabajo de creacin de informes manuales del departamento de administracin.
Bibliografa
Referencias bibliogrficas
Cano, Josep Llus (2007): Business intelligence: competir con informacin, Esade, Barcelona Curto Daz, Josep, (2011): Introduccin al business intelligence, UOC, Barcelona Mndez del Ro, Luis (2006): Ms all del Business Intelligence, Gestin 2000, Muiz, Luis (2011): Dominar las tablas dinmicas aplicadas a la gestin empresarial, Profit Editorial. Barcelona Muiz, Luis (2012): Cmo implantar y evaluar un sistema de control de gestin, Profit Editorial. Barcelona Muiz, Luis (2012): Powerpivot con excel a su alcance para convertir sus datos en informacin eficaz, Profit Editorial. Barcelona Vitt, Elizabeth y Luckevich, Michael, (2003): Business Intelligence, tcnicas de anlisis para la toma de decisiones estratgicas. Mcgraw Hill Mxico Varios autores, (2013) Manual del controller, Profit Editorial. Casos prcticos y ejemplos en: Web: www.sistemacontrolgestion.com apartado de publicaciones. Canal youtube: http://www.youtube.com/user/infoscg/videos

Este libro tiene como objetivos: Dar a conocer cmo funciona un sistema de reporting Facilitar toda la informacin sobre el contenido del reporting Ensear el contenido de un software de reporting y sus ventajas Proporcionar informacin sobre formacin en tablas dinmicas Facilitar ejemplos y casos prcticos de informes, grficos e indicadores

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

info@sistemacontrolgestion.com Autor: Luis Muiz

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EJEMPLOS DE SOFTWARE SCGReporting

PUBLICACIONES Y EXPERIENCIA EN FORMACIN

NUESTRA EXPERIENCIA EN IMPLANTACIONES DE REPORTING

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Nuestra experiencia en implantacin de reporting

Nuestro software de Reporting

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El Reporting herramienta clave para mejorar la gestin empresarial

1. El sistema de informacin como soporte del reporting

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1.2 La gestin de la informacin

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1.3 Las principales cualidades de un sistema de informacin

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1.4 Los principales tipos de datos en el sistema de informacin

TIPO DE VARIABLES DESCRIPCIN

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Anlisis de datos histricos

Necesidad de un sistema de reporting

Caos de excels manuales y desintegrados

Necesidad de informacin rpida Anlsis de objetivos previstos y reales

Informacin cruzada entre departamentos

Masa crtica de informacin

2.2 Caractersticas de un sistema de reporting

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2.3 Principales ventajas de un sistema de reporting

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Veamos a continuacin algunas de las ventajas del reporting