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Abril, 2011
Permite-se a reproduo desta publicao, em parte ou no todo, sem alterao do contedo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais.
RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO Tribunal de Contas da Unio Secretaria Geral da Presidncia Instituto Serzedello Corra 2 Diretoria de Desenvolvimento de Competncias Servio de Educao a Distncia Conteudista Ismar Barbosa Cruz REVISOR Antonio Alves de Carvalho Neto TRATAMENTO PEDAGGICO Ana Carolina Dytz Fagundes de Moraes RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da Unio Secretaria Geral da Presidncia Instituto Serzedello Corra Centro de Documentao Editora do TCU ProJeto Grfico Ismael Soares Miguel Paulo Prudncio Soares Brando Filho Bianca Novais Queiroz Diagramao Herson Freitas
Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Curso auditoria governamental: mdulo 3 : execuo da auditoria/ Tribunal de Contas da Unio. - 2. ed. Braslia : TCU, Instituto Serzedello Corra, 2011. 20 p. Aula 1: Contextualizao da fase de execuo da auditoria. Conteudista: Ismar Barbosa Cruz. 1.Auditoria, estudo e ensino, Brasil. 2. Auditoria, planejamento. I. Ttulo.
Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de: reconhecer as caractersticas e exigncias da fase de execuo; reconhecer comportamentos adequados ao auditor no trato com o auditado; definir as providncias necessrias ao incio da execuo da auditoria.
Mdulo 3 Execuo da Auditoria - Aula 1
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Introduo
Como no planejamento, a fase execuo da auditoria exige preparo e procedimentos especficos, mas crucial por alguns motivos: A fase de execuo caracteriza-se, por ser o momento em que a equipe de auditoria ter contato direto com dirigentes, gestores e servidores do ente fiscalizado. Essa interlocuo pessoal, quase sempre, permitir uma srie de revelaes e impresses decisivas para as concluses do trabalho. Os indcios apurados, entretanto, devem ser confirmados, preferencialmente ainda em campo, por documentao idnea e completa, obtida junto ao rgo auditado. Neste momento, a imagem dos auditores e do rgo de auditoria personificada nessas pessoas est sendo passada mais do que em qualquer outro momento. Por isso, muito importante postura, comportamento irrepreensvel, capacidade de interlocuo oral; Na fase de execuo devem ser coletadas todas as evidncias dos achados de auditoria. A equipe tem a oportunidade de coletar, in loco e diretamente da fonte primria, os documentos comprobatrios das operaes analisadas, alm de poder identificar, de forma mais precisa e menos custosa, os responsveis que atuaram no processo decisrio que originou os atos administrativos eventualmente maculados. A questo ganha ainda mais relevo quando a equipe de auditoria tem que se afastar de seu domiclio para visitar a entidade fiscalizada, gerando custos com viagens. No aproveitar o perodo da execuo de forma a colecionar as evidncias necessrias formulao das propostas de encaminhamento devidas, pode significar que determinado achado de auditoria seja simplesmente abandonado porque no mais ser possvel, aps o retorno s bases, a obteno dos elementos probantes. Nesta fase poderemos fazer entrevistas. O melhor local para que os gestores sejam entrevistados no prprio local de trabalho, para que se sintam mais vontade e mais dispostos a prestar as informaes solicitadas; quando os procedimentos de auditoria sero aplicados. Na maioria dos casos s conseguiremos aplicar os procedimentos de auditoria em campo, portanto, devemos aproveitar muito bem esta fase da auditoria.
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A fase de execuo o momento ideal para identificarmos a cadeia de responsabilidades do achado de auditoria. Poderemos identificar quem praticou determinado ato, em que circunstncias e se houve a participao de mais algum. Na maioria das vezes a anlise do processo fsico administrativo no traz essas informaes, mas sim a anlise de diversos documentos, sistemas e declaraes, que nos permitiro a identificao dos responsveis pelos atos considerados irregulares.
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O auditor deve ter a sensibilidade de perceber que alguns aspectos podem ser alterados.
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1.1. Matriz de planejamento Estudamos que a matriz de planejamento o principal instrumento elaborado para dar forma ao escopo do trabalho. A matriz elaborada at a sua ltima coluna na fase de planejamento e utilizada a partir da coluna PROCEDIMENTOS na fase de execuo.
Fase de planejamento
Questes de auditoria
Informaes requeridas
Fontes de informao
Procedimentos
Detalhamento do procedimento
Objetos
Membro responsvel
Perodo
Possveis achados
A1 A2 A3
Auditoria de Conformidade traz o modelo da matriz de planejamento e orienta a equipe de auditoria quanto ao seu preenchimento.
Q2
P22 P2n
Fase de execuo
Mdulo 3 Execuo da Auditoria - Aula 1
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A matriz de planejamento , portanto, um instrumento que perpassa as duas primeiras fases da auditoria. Na fase de execuo, aplicaremos os procedimentos que foram detalhados na fase de planejamento. Na matriz de planejamento definimos: questes de auditoria: so as perguntas que queremos ver respondidas ao final do trabalho. Abrangem os aspectos principais do objetivo de auditoria pretendido, enfocando os problemas da rea auditada que queremos examinar; informaes requeridas: informaes necessrias para responder s questes de auditoria; fontes de informao: se precisamos de uma informao, devemos fazer um esforo para identificar sua fonte. possvel verificar que no temos uma fonte, portanto no teremos a informao e possivelmente teremos at que abandonar a questo de auditoria; procedimentos: descrevem o passo a passo do auditor em campo: verificaes, anlises e documentos que sero analisados e as tcnicas para realizao dessas anlises; objetos: so os sistemas, projetos, programas, atividades, processos nos quais os procedimentos sero aplicados. Exemplos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha financeira, processo licitatrio, oramento; membro responsvel: a auditoria um trabalho em equipe. preciso dividir as tarefas entre os membros da equipe, definir os responsveis pela execuo de cada procedimento e o perodo em que ir executar;
Veja no Ambiente virtual de educao corporativa (AVEC/TCU). um exemplo de matriz de planejamento preenchida.
possveis achados: so as constataes que podero ser obtidas a partir da explorao das questes de auditoria, as impropriedades ou irregularidades que podem ser encontradas, ou seja, aquilo que eu posso encontrar ao responder a pergunta de auditoria.
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b) em relao pessoa do auditor: independncia, objetividade e imparcialidade; integridade e comportamento tico; competncia e desenvolvimento profissional; confidencialidade; cautela e zelo profissional;
c) em relao atividade ou ao processo de auditoria: normas relativas execuo dos trabalhos (de modo geral, e no em relao a tipos especficos); normas relativas comunicao dos resultados: relatrio e/ou parecer. As normas gerais de auditoria do TCU foram estabelecidas pela Portaria-TCU 280/2010, mas o conjunto de normas do controle externo maior e encontra-se disperso, de modo explcito ou implcito, em diversos instrumentos legais, como na Constituio, na Lei Orgnica, no Regimento Interno, nas Resolues, nas Portarias, nas Instrues e Decises Normativas do TCU, alm de em normas e procedimentos de auditoria e fiscalizao emitidas pela Secretaria-Geral de Controle Externo do TCU. As normas gerais do TCU so divididas em duas vertentes: os princpios e normas de conduta tica e as normas gerais de controle externo, estas incluem as Normas de Auditoria do Tribunal (NAT). No primeiro grupo, destaca-se o Cdigo de tica dos Servidores do TCU (CESTCU), aprovado pela Resoluo TCU n 226, 27 de maio de 2009, que estabelece os seguintes princpios e valores fundamentais (art. 3):
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Cdigo de tica dos Servidores do TCU (CESTCU) Resoluo TCU 226, de 2009, art. 3 I o interesse pblico, a preservao e a defesa do patrimnio pblico; II a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a transparncia; III a honestidade, a dignidade, o respeito e o decoro; IV a qualidade, a eficincia e a equidade dos servios pblicos; V a integridade; VI a independncia, a objetividade e a imparcialidade; VII a neutralidade poltico-partidria, religiosa e ideolgica; VIII o sigilo profissional; IX a competncia; e X o desenvolvimento profissional.
As NAT descrevem e detalham, dentre outros aspectos, os seguintes: a) independncia do TCU; b) autonomia administrativa do Tribunal; c) autonomia financeira do Tribunal; d) jurisdio prpria e privativa do TCU; e) poder normativo do TCU; f) independncia dos membros do TCU; g) integridade dos membros do TCU; h) competncia profissional dos membros do TCU; i) independncia e imparcialidade dos Auditores Federais de Controle Externo;
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j) julgamento profissional; k) sigilo profissional; l) comportamento profissional e cortesia; m) competncia profissional; n) controle e garantia de qualidade; o) monitoramento de deliberaes. 2.1.Normas de execuo Como vimos anteriormente, as normas de execuo so direcionadas para o gerenciamento e a execuo das atividades de auditoria. Dentre os elementos que integram esse grupo de normas, tambm denominadas normas de trabalho de campo, destacam-se: planejamento; elaborao de programas ou procedimentos de auditoria; comunicaes com o auditado antes e durante a auditoria; superviso e reviso da auditoria; exame e avaliao de riscos e controles internos; evidncias de auditoria; documentao da auditoria ou papis de trabalho; utilizao de trabalhos de especialistas e da auditoria interna etc.
2.1.1.Normas de execuo do TCU Neste momento do curso, importante trazer memria o conjunto das normas de execuo adotadas pelo TCU nos diversos documentos emitidos pelo Tribunal regulamentando esta matria, alm das NAT: a) Planejamento (Resoluo TCU 185/2005; NAT, 63-66 e 94-97): as atividades de controle externo do TCU so planejadas em at trs dimenses, o planejamento geral de longo prazo (mais de um ano), de curto prazo (at um ano), este denominado Plano Integrado de Controle Externo, que inclui as aes de controle externo e as aes de capacitao, e o planejamento operacional de aes individuais de controle, incluindo auditorias e outros tipos de fiscalizao;
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b) Avaliao dos controles internos (NAT, 71-72): de acordo com as normas de auditoria do TCU, os controles internos estabelecidos pelos administradores da entidade devem, alm de seus objetivos precpuos, ser capazes de minimizar as impropriedades e irregularidades que possam ocorrer. A necessidade e amplitude da avaliao desses controles variam de acordo com os objetivos e a abrangncia da auditoria, devendo o seu resultado ser levado em conta no planejamento da auditoria e na aplicao dos procedimentos; c) Superviso e reviso (NAT, 73-77): as normas de auditoria do TCU prescrevem que: todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento at a emisso do relatrio o consequente acompanhamento dos resultados deve ser supervisionado; essa superviso ser exercida por auditor, em geral, o diretor ou titular da Unidade Tcnica e pelo coordenador da Equipe, que devero possuir perfil adequado ao trabalho; o coordenador da equipe dever instruir e dirigir os demais membros no que tange execuo dos trabalhos e ao cumprimento dos programas de auditoria. d) Livre acesso (NAT, 88 e IN 49/2005): as normas que tratam do livre acesso do auditor so bastante rigorosas. A Instruo Normativa TCU 49/2005, estabelece que: Instruo Normativa TCU 49/2005 Art. 2 Ao servidor do TCU credenciado para desempenhar funes de fiscalizao so asseguradas as seguintes prerrogativas: I livre ingresso em rgos e entidades sujeitos jurisdio do Tribunal; II acesso a todos processos, documentos e informaes necessrios realizao de seu trabalho, inclusive a sistemas eletrnicos de processamento de dados, que no podem ser sonegados, sob qualquer pretexto; e III competncia para requerer, por escrito, aos responsveis pelos rgos e entidades jurisdicionadas, os documentos e informaes necessrios ao seu trabalho, fixando prazo razovel para atendimento.
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Instruo Normativa TCU 49/2005 Art. 5 Constatada obstruo ao livre exerccio de fiscalizao, ou sonegao de processo, documento ou informao, o Tribunal ou o relator assinar prazo improrrogvel de at quinze dias para apresentao de documentos, informaes e esclarecimentos julgados necessrios, fazendo se a comunicao do fato ao ministro de Estado supervisor da rea ou autoridade de nvel hierrquico equivalente, para as medidas cabveis.
e) Participao de especialistas externos (IN 49/2005, NAT 117122): a IN TCU 49/2005 permite a participao de especialistas externos em fiscalizaes, mediante certas condies, inclusive submisso ao Cdigo de tica dos Servidores do TCU. As NAT tratam desse assunto no tpico Utilizao do trabalho de terceiros, estabelecendo regras, inclusive, para a utilizao do trabalho de outros auditores; f) Comunicaes com o fiscalizado (IN 49/2005, NAT 82-87 e PAC/TCU): as normas dessa natureza esto contidas nos pargrafos indicados das NAT, na IN TCU 49/2005, e no documento Padres de Auditoria de Conformidade (PAC/ TCU), aprovado pela Portaria TCU 90/2003 e revisado pela Portaria Segecex 26/2009; g) Achados de auditoria (NAT 98-103 e 138-142): as NAT definem achado de auditoria como; NAT, 99 Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constitudo de quatro atributos: situao encontrada (ou condio), critrio, causa e efeito. Decorre da comparao da situao encontrada com o critrio e deve ser devidamente comprovado por evidncias. O achado pode ser negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade, ou positivo, quando aponta boas prticas de gesto.
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h) Evidncias (NAT, 104-108): as NAT definem as evidncias como elementos essenciais e comprobatrios do achado, devendo ser pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado, suficientes e completas, de modo a permitir que terceiros, que no participaram do trabalho de auditoria cheguem s mesmas concluses da equipe, bem como adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatido da fonte; i) Papis de trabalho(NAT, 109-116): documentao que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informaes utilizadas, das verificaes a que procedeu e das concluses a que chegou, independentemente da forma, do meio fsico ou das caractersticas. Consideram-se papis de trabalho, entre outros, planilhas, formulrios, questionrios preenchidos, fotografias, arquivos de dados, de vdeo ou de udio, ofcios, memorandos, portarias, cpias de contratos ou termos de convnio, matrizes de planejamento, de achados e de responsabilizao; j) Tratamento de impropriedade e irregularidades (NAT, 100): o tratamento de impropriedades e irregularidades uma preocupao que deve nortear a atuao do auditor desde a fase de planejamento da auditoria, na elaborao dos procedimentos, na previso dos possveis achados e na estruturao das correspondentes propostas de encaminhamento. Na fase de execuo, ateno especial deve ser dada a fatos ou circunstncias que denotem indcios de impropriedades ou irregularidades, ainda que no previstas no programa de auditoria, mas que possam impactar seus objetivos, as quais, se confirmadas, constituem os achados de auditoria ou mesmo achados no decorrentes de questes de auditoria, devendo esses ltimos receber o mesmo tratamento dos primeiros, inclusive quanto apresentao verbal aos gestores e outros responsveis, em reunio de encerramento.
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3. Agendar entrevistas com os servidores ou gestores da entidade auditada, bem como de outras instituies, tais como parlamentares, especialistas, etc. No incio da fase de execuo recomenda-se, ainda, que a equipe solicite alta administrao do ente auditado, se j no de praxe naquele rgo, a designao de uma pessoa que possa servir de facilitador para os contatos com todas as reas e responsveis abrangidos pela auditoria. Essa pessoa, por conhecer melhor o funcionamento do rgo e as competncias das diversas subunidades, pode abreviar passos e agilizar procedimentos, poupando esforos e tempo equipe de auditoria.
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Sntese
Nesta aula, vimos que, como em todas as fases, a execuo da auditoria exige preparo e procedimentos especficos, mas crucial por alguns motivos: o momento em que a equipe de auditoria ter contato direto com dirigentes, gestores e servidores do ente fiscalizado; quando os procedimentos de auditoria sero aplicados e devem ser coletadas todas as evidncias dos achados de auditoria; o momento ideal para se identificar a cadeia de responsabilidades do achado de auditoria. Para comear a execuo de uma auditoria, preliminarmente necessrio elaborar a matriz de planejamento. Este instrumento perpassa as duas fases iniciais da auditoria. Na execuo possvel que os auditores se deparem com situaes e circunstncias no previstas, e pode ser necessrio alterar o planejamento. Por isso, dizemos que a execuo uma fase que retroalimenta o planejamento naquilo que necessrio. Vimos que durante a fase de execuo algumas das normas de auditoria relacionadas pessoa do auditor ganham ainda mais importncia, especialmente aquelas que exigem o seu zelo, comportamento profissional e cortesia. As normas gerais do TCU so divididas em duas vertentes: os princpios e normas de conduta tica e as normas gerais do controle externo, dentre as quais, as NAT. O Cdigo de tica dos Servidores do TCU estabelece os princpios e valores fundamentais para o exerccio da atividade de controle externo.
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Por fim, vimos os primeiros procedimentos a serem tomados pela equipe de auditoria: 1. elaborar a matriz de planejamento na fase anterior execuo, a mais importante dessas atividades; 2. encaminhar um ofcio de comunicao de fiscalizao ao dirigente da unidade que ser auditada. Mediante o ofcio vamos: dar notcia do incio dos trabalhos; informar o primeiro conjunto de processos, documentos e informaes que devero ser disponibilizados equipe de auditoria; solicitar a reserva de sala de trabalho exclusiva para os auditores, com os equipamentos necessrios; 3. agendar entrevistas com os servidores ou gestores da entidade auditada, bem como de outras instituies, tais como parlamentares, especialistas, etc. Recomenda-se, ainda, que a equipe solicite alta administrao do ente auditado a designao de uma pessoa que possa servir de facilitador para os contatos com todas as reas e responsveis abrangidos pela fiscalizao. Na prxima aula vamos estudar a metodologia da execuo de uma auditoria: vamos caracterizar um achado, com seus requisitos e atributos, diferenciar indcios de evidncias, identificar o que pode ser considerado evidncia. Alm disso, vamos descrever as finalidades e atributos dos papis de trabalho e identificar possibilidades da utilizao de softwares na atividade de auditoria.
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Referncias
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