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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS EN LOS PROYECTOS INTRODUCCION.

La gestin de los riesgos es una parte integral de la direccin del proyecto, siendo un elemento clave en el proceso de toma de decisiones. Cualquier empresa que vaya a comenzar un nuevo proyecto se enfrenta al reto de invertir dinero en personal, equipamiento e instalaciones, formacin, suministros y gastos financieros. El mejor modo de evitar el fracaso del proyecto, que en ocasiones puede llegar a originar la ruina de la organizacin, es la utilizacin de ciertas herramientas que permiten gestionar los riesgos. Como parte de la gestin del riesgo, es preciso definir una poltica de riesgos del proyecto con objeto de mantener los riesgos inherentes dentro de lmites definidos y aceptados. Esta poltica debe estar de acuerdo con la poltica de riesgos de la organizacin, de manera que la identificacin y el tratamiento de los riesgos sea consistente y homogneo en todos los proyectos. Se entiende por riesgo en un proyecto, un evento o condicin que, si ocurre, tiene un efecto sobre los objetivos del proyecto. Los riesgos pueden ser positivos o negativos. Los riesgos negativos influyen negativamente sobre alguno o varios objetivos del proyecto.

Aumento de los costes del proyecto Retrasos de proyecto. Disminucin de calidad. Impacto en el medio ambiente. Prdida o daos a personas o propiedades. Otros.

Es necesario gestionar estos riesgos de manera que su efecto sobre el proyecto sea nulo o mnimo. Tambin existe una concepcin de riesgo como oportunidad, en cuyo caso se habla de riesgos positivos. En este caso lo que se pretende mediante la gestin de riesgos es incidir sobre los factores que puedan provocar la aparicin de estos riesgos. La gestin de los riesgos consta de cuatro procesos (identificacin, anlisis, planificacin de la respuesta y supervisin y control de riesgos) que a continuacin pasamos a describir.

IDENTIFICACIN DE RIESGOS Se identifican los riesgos y disparadores asociados del proyecto, clasificndolos segn los componentes principales del mismo (WBS) y segn los tipos y categoras de riesgos mas importantes. Se identificar de manera clara la causa especfica de cada riesgo y el objetivo u objetivos del proyecto sobre los que cada riesgo incide. Durante este proceso se identificarn tambin los disparadores (triggers), que son sntomas o seales de advertencia de que un riesgo ha ocurrido o est a punto de ocurrir. Requiere considerable planificacin e investigacin utilizando tcnicas diversas.

1. Tcnicas de diagramacin como el diagrama de Ishikawa o de espina de pescado (til para identificar causas de riesgos), diagramas de flujo de proceso (tiles para mostrar como se relacionan los elementos de un sistema y el mecanismo de causalidad). 2. Anlisis de las hiptesis y escenarios utilizados en la planificacin del proyecto. 3. Entrevistas a personal con experiencia por parte del responsables de identificacin de riesgos. 4. Anlisis de debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades (DAFO). Este anlisis ayuda a una mejor comprensin del proyecto y de los riesgos asociados a cada perspectiva del DAFO. ANLISIS DE RIESGOS El anlisis de riesgos puede ser cualitativo o cuantitativo. El anlisis de riesgos cualitativo precede en ocasiones al cuantitativo, cuando se quiere profundizar en algn riesgo concreto. En otras ocasiones precede directamente a la planificacin de respuesta al riesgo, obvindose el anlisis cuantitativo. El anlisis de riesgos tiene como objetivo establecer una priorizacin de los riesgos del proyecto para su tratamiento posterior. Tambin permite establecer una clasificacin general de riesgo del proyecto, en relacin a otros proyectos de la organizacin. Esta informacin puede ser utilizada para apoyar decisiones de inicio o cancelacin de un proyecto, para realizar asignaciones de recursos entre proyectos, o para la realizacin de anlisis costo-beneficio. La repeticin de estos anlisis proporciona informacin sobre tendencias que indiquen acciones a tomar para gestionar el riesgo. Anlisis cualitativo de riesgos

Este proceso evala el impacto y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados en el proceso anterior usando mtodos y herramientas de anlisis cualitativo. El riesgo se mide a partir de dos parmetros: probabilidad e impacto. La probabilidad es la posibilidad de que el riesgo pueda ocurrir. El impacto o severidad es el efecto sobre los objetivos del proyecto, caso de materializarse el riesgo. Todo riesgo viene definido por sus valores de probabilidad e impacto. Si el riesgo puede materializarse en mas de una ocasin, aparece un tercer parmetro de medida: la frecuencia, que mide el nmero de veces que un determinado riesgo puede materializarse a lo largo del proyecto. Para que este mtodo sea til y no lleve a conclusiones errneas es preciso contar con informacin precisa y no tendenciosa acerca de los riesgos. Los riesgos deben ser adecuadamente entendidos antes de proceder a la determinacin de su probabilidad e impacto. Ello implica examinar: el grado de conocimiento del riesgo, la informacin disponible, y la calidad e integridad de la informacin. Para medir probabilidad e impacto pueden utilizarse escalas numricas y no numricas. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de escala no numrica para medir el impacto de los riesgos sobre los objetivos del proyecto, utilizando los rangos de: nulo, bajo, medio, y alto. Anlisis cuantitativo de riesgos Este proceso utiliza tcnicas cuantitativas para determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto. Generalmente se realiza despus del anlisis cualitativo de riesgos. Entre las herramientas utilizadas para el anlisis cuantitativo del riesgo se encuentran: - Entrevistas. La informacin recogida de los expertos es tratada estadsticamente a partir de los datos de algn parmetro concreto cuyo riesgo se quiera estimar (por ejemplo: coste, tiempo, etc) correspondiente a un elemento del WBS. Los datos solicitados dependern del tipo de distribucin a emplear. Por ejemplo, si se usa una distribucin triangular se solicitarn 3 valores correspondientes a los escenarios pesimista, optimista, y mas probable. - Anlisis de rbol de decisiones. Se trata de un diagrama que describe una decisin considerando todas las alternativas posibles. Cada rama incorpora probabilidades de riesgos y los costes o beneficios de las decisiones futuras. La resolucin del rbol permite determinar cual es la decisin que produce el mayor valor esperado. El valor esperado o esperanza matemtica se define como el sumatorio de probabilidad por costos y beneficios. - Otros: anlisis de sensibilidad, simulacin (Anlisis de Montecarlo). Planificacin de respuesta al Riesgo Una vez analizados y priorizados los riesgos del proyecto, es preciso proceder a su tratamiento, seleccionado para cada riesgo aquella estrategia de respuesta que tenga mayores posibilidades de xito. Estas estrategias son:

Eliminacin o evitacin. Consiste en eliminar la amenaza eliminando la causa que puede provocarla.

Transferencia. La transferencia del riesgo busca trasladar las consecuencias de un riesgo a una tercera parte junto con la responsabilidad de la respuesta.

Mitigacin. Busca reducir la probabilidad o las consecuencias de sucesos adversos a un lmite aceptable antes del momento de activacin. Es importante que los costos de mitigacin sean inferiores a la probabilidad del riesgo y sus consecuencias.

Aceptacin. Esta estrategia se utiliza cuando se decide no actuar contra el riesgo antes de su activacin. La aceptacin puede ser activa o pasiva.

La primera incluye el desarrollo de un plan de contingencia que ser ejecutado si el riesgo ocurre. La aceptacin pasiva no requiere de ninguna accin, dejndose en manos del equipo de proyecto la gestin del riesgo si este llegara a materializarse.

Para cada riesgo se deber nombrar a un responsable de implementar la estrategia elegida segn un plan predefinido. Como consecuencia de esta implantacin pueden aparecer riesgos residuales y riesgos secundarios.

Los riesgos residuales son aquellos que permanecen despus de implementar las respuestas al riesgo.

Los riesgos secundarios son los riesgos que pueden aparecer como consecuencia de la implementacin de la respuesta a un riesgo. Deben ser gestionados de igual manera a los riesgos primarios, planificando sus respuestas.

Supervisin y Control de Riesgos Este proceso se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados de manera que los planes de riesgo son ejecutados por los responsables asignados, de la supervisin de los riesgos residuales, de la aparicin de disparadores que indican que algn riesgo est a punto de producirse, de la revisin de la priorizacin de riesgos realizada, y de la identificacin de nuevos riesgos que pudieran presentarse. El instrumento ms potente de control de riesgos son las revisiones de proyecto. En toda reunin y revisin de proyecto debiera haber un punto de la agenda dedicado al tratamiento de los riesgos, donde se revisarn todos los puntos anteriores. En algunas organizaciones se realizan auditoras especficas de respuesta al riesgo, en las que se examinan y documentan la

eficacia de la respuesta al riesgo. Otras herramientas de control de riesgo son el anlisis de valor de trabajo realizado y la medicin de rendimiento tcnico que proporcionan datos valiosos sobre desviaciones de los objetivos proyecto. Decisiones y riesgos en proyectos La mayora de las decisiones, incluyendo las ms sencillas, involucran riesgo. Es importante determinar lo ms pronto posible los criterios de xito, elementos claves en la evaluacin de riesgos. A medida que se aadan criterios de xito a la toma de decisiones, sta se hace ms complicada y se necesita ms juicio para tomar la decisin. Cuando se incrementa la complejidad tecnolgica en los proyectos aumenta el nivel de riesgo de los mismos, y por lo tanto, es indispensable contar con una metodologa formal para evaluar los efectos de la toma de decisiones. Necesidad de control de riesgos El anlisis de riesgos es particularmente importante cuando las apuestas generales son grandes y cuando existe un nivel grande de incertidumbre.Actualmente, la administracin de riesgos es una forma de hacer negocios y nos forzaa enfocarnos en el futuro, en donde la incertidumbre tiende a crecer. Administracin de riesgos de proyectos Punto de Vista Tradicional: La Administracin del Riesgo es vista como una parte de la funcin de la Administracin de proyectos, desempeada por el Administrador del Proyecto o delegada a un miembro de su equipo. Administracin de Proyectos centrada en los Riesgos: El propsito principal de la Administracin de Proyectos es la administracin de los Riesgos en el proyecto. Visin sistmica de la administracin de riesgos La Administracin de Riesgos debe de ser considerada en todos los aspectos de la Administracin de Proyectos.

El rol o propsito esencial de la administracin de riesgos es la de mejorar el desempeo del proyecto viala sistemtica identificacin, valoracin y administracin de los riesgos del proyecto. Una perspectiva ms amplia es la de explotar las oportunidades o posibilidades favorables para el proyecto de tal forma que se convierte en una importante extensin del proceso de planeacin, especialmente en cuanto al diseo del proyecto y el plan base.

De esta forma, control significa responder a amenazas y oportunidades y revisar los objetivos de desempeo donde sea apropiado. La identificacin y valoracin de los riesgos permite: a) Prevenir su ocurrencia, y cuando esto no es posible, desarrollar un plan de respaldo, backupo de contingencia(Control proactivo), o b) Modificar o minimizar la probabilidad de ocurrencia del riesgo, la calidad de las amenazas y, de ser posible, el impacto en el desempeo del proyecto (Control reactivo). El control proactivo y el control reactivo no son alternativas sino aspectos complementarios de la PLANEACIN, con una planeacin de contingencias proactiva soportando una planeacin reactiva de las contingencias cuando esto sea efectivo en costo. Cuando la administracin de riesgos falla completamente entra en juego la ADMINISTRACIN DE CRISIS. Este modo de administracin NO es una opcin a la administracin riesgos sino una consecuencia de su falla. Roles de la administracin de riesgos de proyecto 1 Diagnosticar (identificar) cambios deseables en los planes 2. Demostrar la necesidad de tales cambios 3. Facilitar, demostrar y promover una actitud proactivaante los riesgos (Precaucin iluminada) 4. Facilitar, demostrar y promover el anlisis de intercambios entre riesgo y desempeo esperado (juegos iluminados) 5. Cuantificar la eficiencia del riesgo* y los intercambios entre riesgo y desempeo.

DEFINICIONES DE RIESGO El riesgo se define como la probabilidad de ocurrencia de un evento o condicin que cause un efecto positivo o negativo sobre el sistema o proceso en consideracin. Tambin podemos definir al Riesgo como la probabilidad de que ocurra un evento indeseable y la significanciade la consecuencia de dicha ocurrencia. El riesgo depende grandemente de la percepcin individual de los peligros o factores de riesgo y del riesgo mismo. Componentes del riesgo El riesgo tiene tres componentes primarios: Un evento, (un cambio no deseado),

Una probabilidad de ocurrencia de ese evento, El Impacto de ese evento, (cantidad apostada o en riesgo).

MODELO DE OCURRENCIA DE LAS PRDIDAS

VALORACIN DEL RIESGO

Conceptualmente, el riesgo para cada evento puede ser definido como una funcin de la incertidumbre y del dao.

Otro elemento del riesgo es la causa del riesgo. Lo que induce una situacin riesgosa: La amenaza o el peligro

VALORACIN CUANTITATIVA DEL RIESGO Elementos: La probabilidad que ocurra la falla (P0) La exposicin al riesgo o al evento iniciador (E) La probabilidad que la falla sea detectada oportunamente para minimizar el impacto (PD) La magnitud del impacto si ocurre la falla (MF)

ADMINISTRACIN DE RIESGOS DE PROYECTOS Elementos bsicos: Poltica y valores empresariales con respecto a los riesgos Criterios para definir aceptabilidad del riesgo Liderazgo y compromiso gerencial Estructura organizacional bien definida especialmente en relacin a roles, responsabilidades Polticas y procedimientos de reconocimiento y toma de cuentas

REDUCCIN Y MANEJO DE RIESGOS

Estrategias de REDUCCIN: Control en la fuente Eliminacin de amenazas o causas de los riesgos Control del riesgo Disminucin probabilidad de ocurrencia Disminucin de la exposicin Control del impacto Mitigacin de las consecuencias: Establecer mecanismos de proteccin econmica, fsica, personal Estrategias de MANEJO: Transferencia del riesgo Cambiar responsabilidad o la carga de las consecuencias Mover fsicamente un riesgo de un sitio a otro Compartir el riesgo Aprovechar experiencia de otros en manejo de riesgos especficos: Jointventure, contratos llave en mano, etc. Aceptarlo activamente: Aprovecharlo Establecer planes de contingencia y aprovechamiento de oportunidades

ANLISIS DE RIESGOS DURANTE EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

CATEGORAS DE LOS RIESGOS Riesgos Tcnicos, de Calidad o de Desempeo:Confiar en tecnologa no-probada o compleja, metas de desempeo no-realistas, cambios a la tecnologa utilizada o a los estndares de la industria durante el proyecto. Riesgos de administracin de proyecto:Pobre localizacin de tiempo y recursos, no-adecuada calidad del plan del proyecto, pobre utilizacin de las disciplinas de administracin de proyectos. Riesgos Organizacionales:Objetivos de costo, tiempo y alcance que son inconsistentes internamente, falta de prioridades en proyectos, fondeo inadecuado o interrumpidos, y conflicto de recursos con otros proyectos de la organizacin. Riesgos Externos:Cambios en el medio ambiente legal o regulatorio, asuntos relacionados con la mano de obra, cambios en las prioridades del dueo, riesgos relativos al pas, y el Clima.

Productos de la Identificacin de Riesgos

1 Riesgos: Un riesgo es un evento o condicin incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre un objetivo del proyecto. 2 Eventos iniciadores: Tambin conocidos como sntomas de riesgos o seales de alerta, son indicadores de que un riesgo ha ocurrido o estpor ocurrir. 3 Entradas a otros procesos: La identificacin de riesgos puede identificar la necesidad de una accin posterior en otra rea.

LISTA DE CHEQUEO PARA RIESGOS DE PROYECTOS

1.Ambiente del proyecto 1.Objetivos no claros o han sido identificados apropiadamente 2.Alcance incompleto o no definido en detalle 3.Los estimados de costo no han sido validados 4.Los estimados de programa no incluyen contingencias 5.Existen aspectos de seguridad, salud y proteccin ambiental no considerados 2.Cliente 1.No tiene la habilidad o autoridad para tomar decisiones 2.No entiende el ambiente de proyectos 3.Su staff no estenvuelto en el proyecto 4.No tiene experiencia en este tipo de proyectos

5.No es un stakeholder del proyecto

3.Usuario final 1.No estuvo envuelto en la generacin y aprobacin de requerimientos del proyecto 2.No estuvo involucrado con el desarrollo del proyecto 3.No tiene experiencia en este tipo de proyectos 4.No entiende el impacto de los cambios que el proyecto traer 5.No es un stakeholderdel proyecto 4.Solucin Tcnica 1.No es conocida ( no se ha hecho antes) 2.El desarrollo usarmtodos, herramientas o tcnicas no conocidas

Subcontratistas y otros recursos de personal 1.Los subcontratistas tienen un rol principal en el proyecto 2.El subcontratista no es conocido en la industria 3.No tiene experiencia en este tipo de proyectos 4.No ha realizado proyectos para la empresa anteriormente 5.No es financieramente estable o su base financiera es desconocida 6.El staff no tiene las habilidades requerida 7.El staff con las habilidades requeridas no estdisponible en el mercado 8.Huelgas o paros de produccin 6.Calidad 1.Los requerimientos de calidad no han sido documentados 2.Los requerimientos de calidad no han sido entendidos 3.No existe una funcin de aseguramiento de calidad prevista para monitorear el proyecto

7.Administracin de Proyectos 1.El gerente de proyectos no tiene experiencia en proyectos de este tipo 2.No se estutilizando una metodologa formal para administracin de proyectos 3.La administracin sermanejada nicamente por el contratista general o un subcontratista 8.Aspectos de contratos y legales 1.Falta de conocimiento de las garantas asociadas con el proyecto 2.Falta de conocimiento de los aspectos legales especialmente las penalidades asociadas a la falta de cumplimiento 9.Factores externos 1.Actos de Dios 2.Actos del gobierno 3.Inflacin y cambios del mercado

ADMINISTRACIN INTEGRAL DE RIESGOS EN PROYECTOS

CONTEXTO ESTRATEGICO

Los riesgos ocupacionales son parte integral de la evaluacin general de riesgos del proyecto Los accidentes ocupacionales pueden prevenirse (Meta: 0 accidentes) La prevencin es buen negocio: Reduce costos, aumenta la productividad, mejora los procesos organizacionales No se requiere una metodologa especial de gestin, slo el uso de herramientas de anlisis apropiadas para cada etapa del ciclo de vida del proyecto

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