Norma ISO 21.

500: GUA de APLICACIN

INTRODUCCIN

INDICE

1. 2. 3. 4.

Procesos en los Proyectos Grupos de Materia & grupos de Proceso Matriz de Procesos en Proyectos Etapas en los Proyectos 4.1. 4.2. Etapa I: Etapa II: INICIO PLANIFICACIN Planificacin Tcnica del Proyecto Planificacin Estratgica Planificacin de Recursos 4.3. 4.4. Etapa III: Etapa IV: IMPLEMENTACIN CONTROL Control de tareas Cambios 4.4 Etapa V: CIERRE Recepcin Mejora Continua

Noviembre 2013.

J. Guardiola Arnanz

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INTRODUCCIN

1.

Procesos en los Proyectos

Los Proyectos son actividades de profesionales de distintas especialidades, involucrando mltiples recursos de todo tipo, orientadas a un objetivo de materializar una idea o concepto, para satisfacer una necesidad, obtener una conseguir un beneficio econmico o social, y que realizan en entornos definidos. Los Proyectos tienen un carcter nico donde se diferencian fundamentalmente de las actividades de produccin en serie, por su singularidad, ya que un Proyecto no se va a perecer nunca a otro ni es semejante a uno anterior. La definicin que la norma ISO 21.500 hace de esto mismo es: conjunto nico de procesos que consta de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin, que se llevan a cabo para lograr los objetivos Por tanto, los Proyectos, de manera muy genrica, constan de actividades, cuyos trabajos desarrollados deben terminar en el objetivo previsto. Esas actividades se estructuran y ordenan en un sistema, que permite reunirlos ordenadamente con criterio temporal, en los siguientes grupos:

Tarea ser cualquier trabajo elemental que se desarrolla en el interior del Proyecto.

Proceso es una agrupacin de trabajos que tiene caractersticas comunes, fines definidos, y actividades afines en su naturaleza. Puede asemejarse a un bloque de actividades con entrada de otros procesos anteriores y salidas a otros procesos posteriores, siguiendo secuencia lineal en el tiempo. Podemos identificar los Procesos por dos atributos diferenciados: Segn quin se ocupa del Proceso Segn el momento de aparicin en el desarrollo del Proyecto.

Por el primer atributo de especializacin los agruparemos en dos clases, que llamaremos de forma particular a los primeros como los grupos de Materia.

As pues, hablaremos de actividad para referirnos de forma genrica a cualquier Trabajo, Tarea,pero Proceso implicar un conjunto de Tareas armonizadas en un conjunto cerrado, interconectado a su vez con otros Procesos.

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Cuando varios procesos se agrupan y de ellos se proporciona una parte significada del proyecto, como objetivo preliminar de su meta final, podemos diferenciar este grupo de procesos en una Fase. De la fase es fundamental poder identificar una parte conseguida del Proyecto, que rena condiciones definidas, lo que denominamos hito.

Un conjunto de procesos que temporalmente se renen sin llegar a definir una Fase, denominaremos Etapa.

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2.

Grupos de Materia y Grupos de Procesos

Por otro lado estas mismas actividades, se pueden agrupar por la especialidad del trabajo que realizan, as las actividades orientadas a proveer los suministros, que denominaremos Compras, se diferencian de las centradas en el seguimiento del coste, o del plazo, o en prevenir los riesgos o de asegurar la calidad. La norma ISO 21.500 se estructura de dos formas diferenciadas, por la naturaleza de sus procesos, y por su correlacin en el tiempo, que en el desarrollo del Proyecto, aparecen. Por el primer atributo tenemos procesos agrupados por rea de Conocimiento, y por el segundo Grupos de Procesos sin ms. Las reas de Conocimiento son agrupaciones de procesos que pertenecen a especialidades especficas, requieren tcnicas concretas y pueden realizarse por entidades independientes. Adems sus tareas suelen ser repetitivas, cclicas y ordenadas secuencialmente segn le ritmo marcado por el Proyecto. El grfico adjunto da algn detalle de sus caractersticas.

Los Grupos de Procesos renen procesos con los que tienen afinidad temporal, agrupndose por Etapas, con principio y fin definidos, encadenados en una serie donde la finalizacin de un grupo da paso al siguiente.

Estas reas de Conocimiento est denominada en la norma ISO 21500, de otra forma: GRUPOS de MATERIA.

E incluyen los Procesos, que por especialidad se adaptan al conjunto de actividades del Proyecto.

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3.

Matriz de Procesos en los Proyectos

Unas y otras se estructuran en una matriz ordenada por filas y columnas, definiendo las cabeceras de columnas los Grupos de Procesos, y las de las filas como reas de Conocimiento, segn se puede ver en el grfico adjunto. De entre filas y columnas identificamos los procesos que contempla la norma SIO 21.500, pudiendo en una misma celda acoger varios procesos independientes, o no existiendo ninguno.

Los Grupos de Procesos identifican hasta cinco: Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

Estos grupos los denominaremos Etapas, para darles una identificacin similar a los de Conocimiento.

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Que incluyen los Procesos que por estado temporal se acoplan en la dinmica del Proyecto. Y las reas de Conocimiento, once: Integracin Agentes Alcance Recursos Plazo Coste Riesgo Calidad Comunicacin Compras

El trmino reas de Conocimiento fue el inicialmente empleado en las traducciones de la norma, y refleja el sentido mejor que el actualmente empleado y que se acab denominando por la traduccin oficial en la norma ISO 21500, de otra forma: GRUPOS de MATERIA.

Incluyendo los Procesos, que por especialidad se adaptan al conjunto de actividades del Proyecto. Esta gua de aplicacin de la norma desarrolla cada uno de los Procesos segn esta misma agrupacin, por Materias, pero a continuacin describiremos los mismos Procesos, atendiendo a su carcter temporal, dentro de sus agrupaciones, que denominamos Etapas.

A continuacin comentaremos estas agrupaciones por Etapas del desarrollo temporal del Proyecto.

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4.

Etapas en los Proyectos

La aplicacin de la norma ISO 21500, en sus procesos definidos, se va a estructurar en cuatro etapas y un grupo de actividades, que concilian los distintos procesos que componen el desarrollo de un Proyecto, desde su inicio a la entrega final, que coincide con los grupos de procesos definidos en la norma: Inicio, Planificacin, Implementacin, Control y Cierre.

El grfico adjunto muestra el orden de las etapas mencionadas, como Grupos de Procesos, abarcando los respectivos procesos. INICIO: DEFINICIN de Proyecto: Todo Proyecto necesita de un inicio bien definido, donde se deben marcar las razones de ponerlo en marcha y los objetivos que se pretenden a su finalizacin. PLANIFICACIN: TRANSFERENCIA a la Ejecucin: Para desarrollar un Proyecto, antes de comenzar con las actividades de realizacin se debe estudiar cmo se va a realizar su desarrollo, marcando una estrategia de ejecucin. IMPLEMENTACIN: EJECUCIN Material: Una vez puesto en marcha el Proyecto, las actividades se debern impulsar, coordinar, verificar y observar en su evolucin hacia el cumplimiento de los objetivos previstos. CONTROL & SEGUIMIENTO El desarrollo de las actividades de realizacin se deber realizar desde su seguimiento para observar el progresivo cumplimiento de objetivos, con objeto de evitar o corregir desviaciones. CIERRE: ENTREGA & TRANSFERENCIA del Proyecto Llegado al final, el Proyecto igual que se formaliza su inicio, se realiza su cierre, comprobando la consecucin de los objetivos previstos. A continuacin se desarrollan en mayor detalle cada una de estas Etapas.
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4.1.

ETAPA I:

INICIO: Definicin del Proyecto

Toda entidad necesita determinar los datos bsicos, para tomar la decisin de acometer un Proyecto, y una vez que de sus anlisis de mercado, financieros,, sobre la proyeccin a futuro de un planteamiento de oportunidad, stos ofrecen un resultado positivo como para que la entidad se decida a realizarlo, el Proyecto se inicia fundamentado en esos datos de origen. Este hecho ha de formalizarse en un documento donde los resultados, que son datos de salida del anlisis anterior, son entradas que justifican el inicio del Proyecto. Este documento es el Acta de Constitucin del Proyecto, y constituye la autentificacin de la definicin del Proyecto. As se deber realizar los siguientes procesos: Acta de Constitucin Aqu se recogen sus datos bsicos: plazo para la realizacin, coste requerido y definicin preliminar y resumida de su objeto, en un documento formal que significa el punto de partida del Proyecto y su definicin ms concreta. Un recurso fundamental para liderar todas las acciones posteriores del desarrollo del Proyecto es el Director de Proyecto, y como tal se elige desde estos primeros momentos, para conducir el Proyecto y servir como enlace entre todos los agentes intervinientes. Equipo de Proyecto A continuacin se deber convocar al equipo de Proyecto, que junto al Director de Proyecto, colaborar en la direccin y gestin de todas las acciones requeridas para el desarrollo del mismo. Agentes Interesados Se deber igualmente identificar a todas las partes que la accin del proyecto va a repercutir en un sentido u otro.
Qu dice sobre los Procesos de INICIO la Norma ISO 21500?...est recogido en un grafo:

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4.2.

ETAPA II:

PLANIFICACIN: Transferencia a la Ejecucin

Los objetivos de proyecto establecidos en la Etapa anterior, sern la referencia permanente que debe guiar los trabajos de desarrollo del Proyecto en las actividades de la Ejecucin del mismo, pero previamente se debe preparar el Proyecto para su mejor desarrollo, antes de iniciar estos trabajos. Planificar es anticipar las actividades que a continuacin se realizarn, con objeto de procurar su coordinacin, y detallar sus operaciones para guiar el desarrollo del Proyecto. Por un lado, ser actividades de disposicin de las herramientas para la necesaria coordinacin y control de stos; y por otro, actividades de definicin que permitan tener con ms detalle el alcance del Proyecto. De ambos casos se obtiene la hoja de ruta del Proyecto, en dos versiones: - tareas que se orientan al estudio de la coordinacin del Proyecto, lo que supone definir los planes necesarios para evaluar los avances con relacin a los objetivos. - tareas que detallan las operaciones necesarias para materializar el Proyecto, trabajos de ejecucin tcnica, que requieren de especialidades especficas con arreglo a la naturaleza del objeto del Proyecto. Esta Etapa se configura como una transferencia del Proyecto a la ejecucin, con los trabajos especficos de especialidad tcnica de desarrollo, de un lado, y por otro, la planificacin para el control, previa a las actividades de realizacin del objeto del proyecto; la primera la entenderemos como Planificacin Tcnica y la segunda por Planificacin Estratgica. Planificacin Tcnica del Proyecto Las actividades que van a servir a la preparacin como definicin en detalle del alcance del Proyecto:

Qu dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIN la Norma ISO 21500?,recogido en un grafo

Estos Procesos se incluyen en los grupos de Materias, Integracin, Recursos y Compras.

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Definir Alcance: con una mayor definicin del objeto del Proyecto WBS: Estructura de desglose de Trabajos, que facilita la gestin de operaciones Definicin de Actividades, del desarrollo material del Proyecto. Estimacin de recursos, requeridos para la realizacin de los trabajos Identificacin y Evaluacin de riesgos, observando amenazas y oportunidades, que se darn en la ejecucin de los trabajos.

Incluidos en los grupos de Materias, por especialidades de Alcance, Riesgos y Recursos, que define la norma. Planificacin Estratgica del Proyecto Las actividades que van a servir a la preparacin del Proyecto, para su seguimiento: Cronograma: Plan de Trabajos, donde previamente se definen la Secuencia y Estimacin de actividades Presupuesto: previamente con la Estimacin de costes. Plan de Calidad Plan de Comunicaciones

Incluidos en los grupos de Materias, por especialidades de Tiempo, Coste, Calidad y Comunicaciones. Por otro lado se habrn de reunir los recursos necesarios para la ejecucin del Proyecto, tanto de origen interno: recursos, como externo, a travs de los aprovisionamientos, que son las compras.

Qu dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo

Estos Procesos se incluyen en los grupos de Materias, por especialidades de Tiempo, Costes, Calidad y Comunicaciones.

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Planificacin de Recursos En cuanto a los medios propios se deber definir cmo se organiza el Proyecto en los recursos, capacidades, competencias, responsabilidades, funciones,eligiendo entre los tipos de organizacin de la entidad promotora. Se definir as mismo, el modo de realizar los trabajos de Proyecto, Secuencial o Fast Track, solapando actividades: Definir la Organizacin del Proyecto: Planificar las adquisiciones: recursos internos recursos y medios externos

La Etapa se cierra con la preparacin de la documentacin de la Planificacin integrada y completa, que incluye los Planes y Protocolos de Desarrollo, haciendo que todos estos planes se habrn de integrar, para coordinar sus diferentes tems que se interrelacionan y condicionan, y por tanto se deber observar la compatibilidad mutua, en una actividad diferenciada: Desarrollo de los Planes de Proyecto.

Qu dice sobre los Procesos de este grupo de PLANIFICACIN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo.

Estos Procesos se incluyen en los grupos de Materias, por especialidades de Integracin, Recursos y Compras.

Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaa, relacionando sus entradas y salidas en el flujo del desarrollo del Proyecto.

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4.3.

Etapa III:

IMPLEMENTACIN: EJECUCIN del PROYECTO

A continuacin, se realizar la ejecucin material desde el Inicio de los trabajos, en etapa anterior, hasta su entrega Final, en etapa siguiente, que es la parte dinmica del desarrollo del Proyecto, para lo cual se requiere: Dirigir las Tareas del Proyecto

Que conlleva, aparte de los trabajos de ejecucin propios del desarrollo del Proyecto, la gestin de los agentes, tanto internos, referido al Desarrollo del Equipo de Proyecto, como externos al Proyecto, identificados en las partes Interesadas: Gestin de Interesados. Entenderemos estas actividades que se van a realizar en un entorno de agentes externos interactuando con los agentes propios, distinguiendo los contratados, que solo son propios en el desarrollo del Proyecto: Proveedores, de los internos y autnticamente propios: Equipo de Proyecto. As deberemos atender, por tanto a: Externos: Internos: Gestin de Agentes interesados Proveedores, donde despus de su valorar su opcin se formaliza su integracin a Proyecto: Seleccin de Proveedores. Equipo de Proyecto, observando su desarrollo: Desarrollar Equipo de Proyecto. A unos y otros, debemos canalizar la comunicacin necesaria a sus necesidades de informacin, en el flujo de acontecimientos, con objeto de mantenerlos actualizados con la situacin del Proyecto, para esto se contempla: Distribuir la Informacin, de comunicados, noticias, eventos, estado del proyecto,

Los trabajos de ejecucin suponen dejar expuesto el desarrollo del Proyecto a las amenazas e incertidumbres, que debern estar previstas en el plan de Riesgos, y para su gestin: Tratar los riesgos

Y las garantas de obtener los resultados previstos, deben guardarse, con el Aseguramiento de la Calidad: Realizar el aseguramiento de la Calidad

Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaa, relacionando sus entradas y salidas en el flujo del desarrollo del Proyecto, que son tres lneas diferenciadas: a. Dirigir Trabajos del Proyecto-Gestionar las Partes Interesadas-Distribuir la Informacin-Desarrollar el Equipo de Proyecto. b. Dirigir Trabajos del Proyecto-Tratar los Riesgos-Seleccionar Proveedores-Distribuir la InformacinDesarrollar el Equipo de Proyecto. c. Dirigir Trabajos del Proyecto-Aseguramiento de Calidad-Distribuir la Informacin-Desarrollar el Equipo de Proyecto. Desde la entrada de la Etapa comn: Dirigir el trabajo de Proyecto a la salida, que pasa por Desarrollar el equipo de Proyecto.

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Qu dice sobre los Procesos de IMPLENTACIN la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:

Observamos que estn incluidos en los grupos de Materias, por especialidades de Partes Interesadas, Riesgo, Calidad y Comunicaciones, intervinientes en esta etapa.

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4.4.

CONTROL: Vigilancia & Seguimiento del Proyecto

Estas actividades se realizarn dentro del marco general del alcance, costo y tiempo establecido en la Etapa I, asegurando al mximo que las decisiones tomadas en dicha etapa de Inicio, formalizadas como objetivos del Proyecto, se desarrollen en esta fase de ejecucin sin desviaciones inadmisibles, mediante el seguimiento y acciones necesarias de correccin, hasta la finalizacin del mismo. No configuran una etapa diferenciada, sino que se dan en desarrollos paralelos y simultneos con los trabajos especficos de ejecucin en bucle, iterando sus tareas, porque sus actividades se solapan entorno a los trabajos de esta Etapa III. Para ello se dispondr:

Control de las tareas del Proyecto: El seguimiento de los objetivos del Proyecto, se cubren dentro de actividades especficas del control de Proyecto: Control de Coste y Plazo: sobre los hitos de coste-plazo, definidos en la etapa de Inicio. Control del Alcance: sobre los avances de trabajos de ejecucin. Control de Calidad: sobre especificaciones del objeto del Proyecto Control de Riesgos

Las desviaciones se habrn de gestionar a fin de mitigar su repercusin, mediante Acciones Correctivas, que se observarn desde su apertura hasta su cierre, mitigando los efectos contra los objetivos previstos. Incluso el flujo de comunicaciones deber observarse que no est interrumpido o desvirtuado, ejerciendo: Gestionar la comunicacin

Los cambios debidos a imprevistos o modificaciones del alcance del proyecto, as mismo se tratan dentro de este grupo de actividades, por su repercusin en el alcance y objetivos definidos del Proyecto: As mismo, un seguimiento de los recursos para proveedores, mediante la administracin de sus contratos, es requerido para observar su cumplimiento, como para recursos internos del Proyecto, controlando su desempeo.

Cambios: para gestionar cambios por imprevistos o solicitados por agentes del Proyecto. Los orgenes de cambios son por diferentes causas, pero podremos concretarlas entre las siguientes: Modificaciones de alcance por imprevistos no tenidos en cuenta. Solicitudes de cliente-patrocinador o parte interesada Acciones correctoras debido a desviaciones observadas respecto a los objetivos estratgicos: calidad, plazo, coste.

En cualquiera de los casos una gestin de las modificaciones que afectan al Proyecto debe ser realizada, lo que significa: Anlisis de la propuesta de cambio, observando entre ventajas y consecuencias. Aprobacin o rechazo por agente autorizado. Actualizacin de los documentos del Proyecto, de aceptarse el cambio: presupuestos, planificaciones, documentos de alcance, Circulacin de la informacin referente al cambio.

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Qu dice sobre los Procesos de CONTROL la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:

Todos estos procesos los disponemos en el grafo que se acompaa, relacionando sus entradas y salidas en el flujo del desarrollo del Proyecto. Observamos que estos procesos abarcan todas las especialidades de los grupos de Materia, recogidos por la norma: Integracin Alcance Recursos Tiempo Coste Riesgo Calidad Compras Comunicaciones

A excepcin de Partes Interesadas.

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4.5.

Etapa V: CIERRE: Entrega y Transferencia del Proyecto

En etapa diferenciada se procede con el cierre del Proyecto, lo que implica, implcitamente la preparacin para su puesta en marcha y su transferencia a la explotacin, uso o funcionamiento del objeto materializado del Proyecto, es decir su Entrega al Cliente-Patrocinador. Recepcin La conclusin del Proyecto se realiza mediante la formalizacin de la Recepcin del Proyecto, lo que supone dos actos: la transferencia al Cliente de la funcionalidad del objeto del Proyecto. La cancelacin de recursos

Es el Cierre del Proyecto; si de la Etapa de Ejecucin se obtiene el resultado del proyecto, sin verificar, es en esta etapa cuando se da por definitiva su entrega, dispuesta para su operacin y puesta en marcha. Es decir, con este proceso se reciben los resultados de los trabajos del Proyecto, y aqu se validan, verificando que lo realizado refleja lo proyectado, formalizando su Recepcin. Mejora Continua Un Informe Final de Proyecto recoger toda la experiencia de la actuacin, documentacin de base y conocimiento de utilidad para la organizacin que desarroll el Proyecto: Recopilar las Lecciones Aprendidas.

Una recopilacin ms formal, conteniendo toda la definicin tcnica de Proyecto, sus legalizaciones y manuales de funcionamiento, configura la documentacin tcnica final del Proyecto.

Qu dice sobre los Procesos de CIERRE la Norma ISO 21500?...recogido en un grafo:

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