Manual de Procesos PDF

MANUAL DE PROCESOS
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTIN

10

MANUAL DE
PROCESOS

Departamento Planificacin
Y Control De Gestin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL

26/04/2010 PROCESOS Y FLUJOS
Fecha de Edicin V B GERENCIA GENERAL Fecha de Revisin

1
1. FINALIDAD DEL MANUAL
El Manual de Procesos de Boliviana de Aviacin, es un instrumento administrativo de carcter
normativo que describe los procesos que sirven de gua para especificar la secuencia de pasos que
deben seguir las unidades de la Empresa, para el cumplimiento de sus obligaciones.
2. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en el presente Manual de Procesos, comprenden la clasificacin y
descripcin de los procesos de Boliviana de Aviacin.
3. BASE LEGAL DE CREACIN
Boliviana de Aviacin BoA fue creada mediante Decreto Supremo N 29318 del 24 de octubre
del 2007 como una Empresa Pblica Nacional Estratgica, bajo tuicin del Ministerio de Obras
Pblicas, Servicios y Vivienda.
Cuenta con estatutos aprobados mediante Decreto Supremo N 29482 de 19 de marzo de
2008. Busca dotar al Estado de un mecanismo directo de ejecucin de la poltica aeronutica y la
democratizacin del transporte areo en Bolivia
DEFINICIONES ESTRATGICAS
a) Misin
Brindar servicio integral de transporte aerocomercial de alcance nacional e internacional con
responsabilidad social, seguridad y calidad
b) Visin
Ser la Lnea Area Estatal que contribuya al desarrollo nacional y bienestar de los bolivianos, a
travs de servicios aeronuticos de calidad reconocida y gestin empresarial eficiente
4. APROBACIN, DIFUSIN Y ACTUALIZACIN
De acuerdo a las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa, el presente
documento es aprobado, difundido y aplicado en todas las unidades organizacionales de la
empresa, siendo de conocimiento y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios pblicos,
en el mbito de su competencia.
5. ESTRUCTURA ORGANICA DE BOLIVIANA DE AVIACIN
Se resume en el siguiente organigrama:

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL

26/04/2010 ORGANIGRAMA GENERAL

6. ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
COMERCIAL

GERENCIA DE
MANTENIMIENTO

GERENCIA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

GERENCIA DE
OPERACIONES

697

GERENCIAS
REGIONALES
LPB SRZ
AGENCIA
REGIONALES
SER TJA TDD
CIJ
STAFF DE GERENCIA

30
60 49
69 225
121 80
12
14 21
22
80
6 16
BOLIVIA
151
EXTERIOR
63

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GERENCIA GENERAL


3
1. IDENTIFICACION
1.1. DENOMINACION DEL PROCESO
Secretaria de Gerencia de rea
1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO
Gerencia General y gerencias de rea
2. CONTENIDO DEL PROCESO
2.1 OPERATORIA
a) Recibe documentacin:
i. a.1.- Interna, por medio de Hojas de ruta (rea, DGAC, SABS, AASANA
y otros
ii. a.2.- Externa, se crea la hoja de ruta correspondiente
b) La documentacin es derivada a la unidad correspondiente, para respuesta o para
conocimiento y archivo.
c) La hoja de ruta es enviada por medio del programa de correspondencia de hoja de ruta.
d) La respuesta es directa cuando la unidad tiene el programa de control de hoja de ruta
e) Si la unidad no cuenta con el sistema de control el devuelto a Secretaria para su respuesta
a travs de sistema.
f) Archiva la Documentacin

3. DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe
documentacin
Interna y Extgerna
Deriva la
documentacin a las
unidades por medio
de hoja de ruta y por
programa
Respuesta directa
cuando tiene sistema
o devuelta a secretaria
para respuesta por
medio de hoja de ruta
Archivo de la
documentacin

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4
1. IDENTIFICACION
1.1 DENOMINACION DEL PROCESO
Realizacin de auditora interna
1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO
Auditora Interna
2.1 OPERATORIA
a) Recibir asignacin para efectuar auditoria.
b) Recopilacin de informacin documental suficiente para poder realizar auditoria
operativa, auditoria especial o auditoria de control interno.
c) Elaborar informe de relevamiento.
d) Elaborar planificacin general de auditora identificando componentes a auditar.
e) Formular planificacin detallada.
f) Elaborar programas de trabajo.
g) Ejecutar la auditoria.
h) Elaborar informe borrador.
i) Elaborar informe final.
j) Presentar informe final.

Recibir asignacin
para efectuar
auditoria
Recopilacin de
informacin
documental
suficiente
Elaborar informe
de relevamiento
Elaborar planificacin
general de auditora
identificando
componentes a
auditar
Formular
planificacin
detallada
Elaborar
informe
borrador
Elaborar
programas de
trabajo
Ejecutar la
auditoria
Presentar informe
final
Elaborar
informe final

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5
1. IDENTIFICACION
Gestin de Asuntos Legales y Jurdicos
Departamento Legal
2.1 OPERATORIA
a) Atiende y tramita los asuntos administrativos de BoA,
b) Asesora a todas las instancias orgnicas y jerrquicas de BoA.
c) Elabora memoriales, poderes, minutas de diferente ndole, elabora documentos legales
con el propsito de obtener resultados favorables para la Institucin de acuerdo a las
disposiciones y normas establecidas.
d) Analizar y evaluar asuntos legales y jurdicos.
e) Informar sobre asuntos legales y jurdicos tramitados ante el Gerente General.
f) Patrocinar y atender procesos jurdicos en los que BoA sea parte activa.
g) Proyectar resoluciones, contratos y documentos jurdicos.
h) Elaborar informes y emitir dictmenes referentes a actividades de orden legal.
i) Organizacin de forma adecuada de los documentos generados por las unidades de
trmites Judiciales y Administrativos, actualizacin permanente de archivos, registros
y documentacin de respaldo

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6


DPTO.
LEGAL

Patrocinar y atender
procesos jurdicos en los
que Boa sea parte activa
Archivo y
Actualizacin de
Informacin
Proyectar resoluciones,
contratos y documentos
jurdicos
Elaboracin
de informes,
memoriales,
etc.
Procedimiento
Anlisis y
evaluacin de
asuntos
legales
Tramites
Judiciales
Tramites
Administrativos

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PROCEDIMIENTO ASUNTOS LEGALES Y JURIDICOS
N RESP. DESCRIPCION FLUJOGRAMA
1.
-

r
e
a
s

d
e

e
m
p
r
e
s
a

-
P
e
r
s
o
n
a
s

N
a
t
u
r
a
l
e
s

o

j
u
r
d
i
c
a
s

Mediante hoja de ruta, notas o
solicitudes, las reas de la Empresa,
personas naturales, jurdicas u otros,
realizan la solicitud correspondiente al
MAE

2.
M
A
E

El MAE de BoA recibe la solicitud
correspondiente y remite al departamento
jurdico, con todos los antecedentes
adjuntos para su anlisis

3.
D
e
p
a
r
t
a
m
e
n
t
o

J
u
r
d
i
c
o

El Jefe de Departamento recepciona la
nota remitida por el MAE de BoA, indica
el proceso y remite con instruccin al
Abogado correspondiente para su anlisis

4.
A
b
o
g
a
d
o

I
n
t
e
r
n
o
El Abogado Interno, determina los
procedimientos a seguir de acuerdo al
anlisis respectivo, determinando la
continuidad o no del tramite

5.
A
b
o
g
a
d
o

I
n
t
e
r
n
o

El Abogado interno designado, realiza la
prosecucin de los trmites, resoluciones,
requerimientos, asesoramiento y
opiniones legales.

Inicio
A
Solicita al
MAE de BoA
Departamento
Legal

Trmite
Judicial

Trmite
Administrativo

Tramite
Continu
a?
Archivo
Proceso
continua

Se realiza los
procedimientos
respectivos

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8
6.
A
b
o
g
a
d
o

I
n
t
e
r
n
o

Emiten informes, elabora resoluciones,
brinda opiniones legales, ejecuta
procesos, revisa procesos y elabora notas
internas

7.
A
b
o
g
a
d
o

I
n
t
e
r
n
o

Interponen y/o contestan demandas,
realizan recursos ordinarios, recursos
extraordinarios y efecta toda la
diligencia necesaria.

8.
A
b
o
g
a
d
o

I
n
t
e
r
n
o

Una vez determinada la accin a seguir,
elaboran el documento de respuesta para
la opinin legal del Jefe de la Unidad
correspondiente

9.
J
e
f
a
t
u
r
a

d
e

r
e
a

El rea correspondiente recepciona el
documento elaborado por el Abogado
Interno, revisa y da su conformidad y lo
eleva para la firma del MAE. Si
encuentra observaciones devuelve al
abogado interno para su correccin.

10.
D
e
p
a
r
t
a
m
e
n
t
o

l
e
g
a
l

Recepciona el documento, analiza y
depura y con nota remite a la MAE para
la firma correspondiente

Se determina las
acciones
administrativas
a seguir
Se determina los
trmites a seguir
Se Elabora el
documento
Revisa
documento
Conform
e
Observ.

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11.
M
A
E

Recibe el documento de legal, firma el
mismo y es remitido a las instancias
correspondientes. Si es respuesta interna
va al rea solicitante

Revisa y remite
al MAE
Firma y
remite a quien
corresponda
FIN

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1. IDENTIFICACION
Planificacin Estratgica
Departamento Planificacin y Control de Gestin
2.1 OPERATORIA
a) Establecer la Visin de la Empresa.
b) Determinar la Misin de la empresa.
c) Definir objetivos estratgicos Institucionales, respondiendo a las polticas del sector de
transporte areo y del Plan Nacional de Desarrollo de Bolivia.
d) Definir programas a realizar para el logro de los objetivos trazados.
e) Presentar el Plan Estratgico Institucional.
f) Elaborar el Programa de Operaciones Anual.


Establecer la Visin
de la Empresa
Determinar la
Misin de la
empresa
Definir objetivos
estratgicos
Institucionales
Definir programas
a realizar para el
logro de los
objetivos trazados
Presentar el Plan
Estratgico
Institucional
Elaborar el
Programa de
Operaciones Anual

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1. IDENTIFICACION
Realizacin del Control de Gestin
Departamento Planificacin y Control de Gestin
2.1 OPERATORIA
a) Elaborar y emitir en forma peridica, la informacin de ejecucin del POA.
b) Difundir la informacin de ejecucin del programa de Operaciones Anual al
interior de la Empresa y al rgano Rector.
c) Evaluar los resultados alcanzados respecto a los resultados programados.
d) Medir el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestin, segn
indicadores previstos y el cronograma de su realizacin.
e) Evaluar el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestin y su vinculacin
con los recursos asignados.
f) Disponer medidas correctivas que permitan cumplir con los objetivos de
gestin.


Elaborar y emitir en
forma peridica, la
informacin de ejecucin
del POA
Difundir la informacin
de ejecucin del POA
al interior de la
Empresa y al rgano
Rector
Evaluar los resultados
alcanzados respecto a
los resultados
programados
Medir el grado de
cumplimiento de los
Objetivos de Gestin,
segn indicadores
previstos y el cronograma
de su realizacin
Evaluar el grado de
cumplimiento de los
Objetivos de Gestin y su
vinculacin con los
recursos asignados
Disponer medidas
correctivas que permitan
cumplir con los objetivos
de gestin

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1. IDENTIFICACION
Informacin Contable
Unidad Contabilidad y Revisin
2.1 OPERATORIA
a) Registrar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal.
b) Registrar y supervisar las transacciones contables en el Libro Diario
c) Registrar y supervisar las transacciones contables en Libro Mayor y Mayores
Auxiliares
d) Archivar los Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo
e) Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a tcnicas establecidas, Balance General,
Estado de Recursos y Gastos Corrientes, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de
Cambios en el Patrimonio Neto, Estados de Ejecucin del Presupuesto de Recursos,
Estados de Ejecucin del Presupuesto de Gastos e Cuenta Ahorro Inversin
Financiamiento.
f) Presentar los Estados Financieros a Gerencia Administrativa Financiera.


Registrar el presupuesto
aprobado para el ejercicio
fiscal
Registrar y
supervisar las
transacciones
contables en el Libro
Diario
Registrar y supervisar
las transacciones
contables en Libro
Mayor y Mayores
Auxiliares
Archivar los
Comprobantes
Contables y de
Documentos de
Respaldo
Elaborar los Estados
Financieros de
acuerdo a tcnicas
establecidas
Presentar los Estados
Financieros a Gerencia
Administrativa Financiera.

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1. IDENTIFICACION
Elaboracin del presupuesto de la gestin
Unidad de Costos y Presupuestos
2.1 OPERATORIA
a) Recabar la poltica presupuestaria asignada por el rgano Rector para la gestin
correspondiente.
b) Recabar Directrices de Formulacin Presupuestaria emitidas por el rgano Rector.
c) Realizar la estimacin de recursos econmicos a disponer para la gestin fiscal
observando las restricciones establecidas en las disposiciones legales.
d) Elaborar la estructura programtica del presupuesto, estableciendo los planes y
programas en base al Programa de Operaciones Anual y al Plan Estratgico
Institucional.
e) Elaborar el presupuesto de gastos, asignando los recursos conforme a los objetivos de
gestin definidos en el Programa de Operaciones Anual.
f) Presentar el Anteproyecto del Presupuesto a travs de Gerencia Administrativa
Financiera al Directorio para su respectiva aprobacin.

Recabar la poltica
presupuestaria
asignada
Recabar Directrices
de Formulacin
Presupuestaria
emitidas por el
rgano Rector
Realizar la estimacin
de recursos
econmicos a
disponer para la
gestin
Elaborar el presupuesto
de gastos, asignando los
recursos conforme a los
objetivos de gestin
Elaborar la estructura
programtica del
presupuesto,
estableciendo los planes
y programas en base al
POA
Presentar el Anteproyecto
del Presupuesto a travs
de Gerencia Administrativa
Financiera al Directorio

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1. IDENTIFICACION
Anlisis de Costos
Unidad de Costos y Presupuestos
2.1 OPERATORIA
a) Recabar la poltica de Costos de una lnea Area.
b) Dirigir y controlar la correcta aplicacin de los costos de la Empresa.
c) Presentacin de informes mensuales sobre costos en los que incurre la Institucin.
d) Comunicar los costos de la empresa para la incorporacin de nuevas rutas, tarifas
y otros.
e) Obtener reportes de costos por tipo de nave y elaborar las hojas de costos
mensuales y acumulados.
f) Elaboracin y presentacin de costos por procesos
g) Elaboracin y presentacin de informes de costos por tipo de nave y de
rendimiento de rutas de la empresa.
h) Establecer el rendimiento mensual de costos por Ruta/Nave.
i) Obtencin de reportes de Ingresos, costos y resultados por Nave.
j) Informar Al MAE, del costo de Avin/hora.
k) Dirigir y controlar la correcta aplicacin de los costos de la Empresa.

Recabar la
poltica de
Costos
Dirigir y controlar la
correcta aplicacin de
los costos.
Presentar informes
mensuales de costos
Informar los costos,
para incorporar nuevas
rutas
Obtener reportes
de costos por tipo
de nave
Informar el
rendimiento de
costos por
Ruta/Nave
Informar a la
Gerencia General
el costo
Avin/Hora
Controlar la correcta
aplicacin de los
costos de la Empresa

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1. IDENTIFICACION
Programacin y ejecucin de flujos financieros
Unidad de Tesorera
2.1 OPERATORIA
a) Elaborar la proyeccin de los flujos financieros de ingresos y egresos.
b) Controlar el flujo de efectivo para el pago de gastos.
c) Procesar el pago de obligaciones.
d) Registrar todo ingreso o egreso de recursos de la tesorera mediante los
correspondientes comprobantes.
e) Efectuar el seguimiento y control del flujo financiero de la tesorera.
f) Informar a Gerencia Administrativa y Financiera los saldos bancarios, ingresos y
gastos.


Elaborar la proyeccin
de los flujos financieros
de ingresos y egresos
Controlar el flujo
de efectivo para el
pago de gastos
Procesar el pago
de obligaciones
Registrar todo
ingreso o egreso
de recursos de la
tesorera
Efectuar el
seguimiento y
control del flujo
financiero
Informar a Gerencia
Administrativa y Financiera
los saldos bancarios,
ingresos y gastos

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1. IDENTIFICACION
Contratacin de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones Aeronuticas

Paso Responsable Actividad Detalle
1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien o
Servicio
La Unidad Solicitante realiza la
solicitud, especificando el bien o
servicio, adjuntado documentos
legales del proveedor y el precio
referencial, verifica su inscripcin en
el POA y saldos presupuestarios, para
su posterior remisin a la Gerencia
General.
2 Gerente General Anlisis de la
solicitud
El Gerente General analiza la solicitud
y autoriza la suscripcin de contrato
del bien o servicio, y remite al jefe del
Departamento Legal.
3 Jefe de
Departamento
Legal
Verificacin de
documentos y
elaboracin de
contrato
El Jefe de Departamento Legal
verifica los documentos legales y
procede a la elaboracin y suscripcin
de contrato, para su correspondiente
remisin al Jefe de Departamento
Administrativo.
3.1 Jefe de
Departamento
Legal (Para
montos mayores a
un milln de
Bolivianos)
Protocolizacin de
contrato
El Jefe de Departamento Legal, para
procesos mayores a un milln de
bolivianos, procede a la
protocolizacin del contrato ante la
notaria de gobierno, para despus
remitir al Departamento
Administrativo.
4 Jefe de
Departamento
Administrativo
Registro y control de
contrato
El Jefe de Departamento
Administrativo, registra en su base de
datos y archiva el contrato, y remite
el proceso a la Unidad de
Adquisiciones.
5 Unidad de
Adquisiciones
Archivo de proceso La Unidad de Adquisiciones procede a
informar al SICOES y al archivo del
proceso.

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1. IDENTIFICACION
Contratacin de Bienes y Servicios en Categora AOG Emergentes de las Operaciones
Aeronuticas

Servicio
La Unidad Solicitante, presenta un
informe tcnico y solicitud de pago al
Gerente General, comunicando las
causas por las que la aeronave entro
en categora AOG y cuales son las
acciones que fueron tomadas. Adjunta
el INVOICE o similar para su proceso
de pago.
2 Gerente General Anlisis de la
solicitud
El Gerente General analiza la
solicitud, aprueba el informe y remite
al Gerente Administrativo y
Financiero para su revisin proceso de
pago.
3 Gerente
Administrativo y
Financiero
Elaboracin de
Solicitud de Pago
El Gerente Administrativo y
Financiero remite al Departamento
Administrativo para solicitud de pago.
4 Jefe del
Departamento
Administrativo
Instruye solicitud de
pago
El Jefe de Departamento
Administrativo instruye a la Unidad
de Adquisiciones la elaboracin de la
solicitud de pago y posterior remisin
de la misma al Gerente Administrativo
y Financiero. En procesos mayores a
Bs. 20.000 se comunicar al SICOES.

5 Gerente
Administrativo y
Financiero
Firma de solicitud de
pago
Financiero firma la solicitud de pago y
remite el proceso al Jefe del
Departamento de Finanzas.
6 Jefe de
Departamento de
Finanzas
Proceso de pago El Jefe de Departamento de Finanzas
procede a realizar el pago y archivo de
proceso.

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18
1. IDENTIFICACION
Contratacin de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones Aeronuticas

Servicio
La Unidad Solicitante realiza la
solicitud, con cotizaciones y cuadro
comparativo adjunto, documentos
legales, verifica su inscripcin en el
POA y certificacin presupuestaria,
para posteriormente remitir a la
Gerencia General.
2 Gerencia General Anlisis de la
solicitud
El Gerente General analiza la solicitud,
la aprueba, firma la Orden de Compra
y remite al Jefe del Departamento
Legal.
2.1 Gerente General
(Para procesos
mayores a un
milln de
bolivianos)
Solitud de informe El Gerente General instruye al
Departamento Legal preparar informe
para presentacin al Directorio de
Boliviana de Aviacin
2.2 Directorio de
Boliviana de
Aviacin
Anlisis de solicitud El Directorio de Boliviana de
Aviacin, analiza la solicitud, cuando
considere necesario solicitar mayor
informacin, y comunicar su
determinacin mediante Resolucin de
Directorio.
2.3 Departamento
Legal
Comunicacin de
resolucin de
Directorio
El Departamento Legal, mediante nota
interna, informar a la Gerencia
Administrativa y Financiera la
determinacin de Directorio.
3 Jefe de
Departamento
Legal
Verificacin de
documentacin
El Jefe de Departamento Legal verifica
la documentacin e incluye en su base
de datos para posteriormente firmar la
Orden de Compra y remite al Gerente
Administrativo y Financiero.

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GERENCIA GENERAL


19
4 Gerente
Administrativo y
Financiero
Firma de Orden de
Compra y solicita el
pago.
Financiero remite la Orden de Compra
a la Unidad Solicitante para su proceso
de pedido, paralelamente deriva el
proceso al Jefe de Departamento
Administrativo para su revisin y
proceso de pago.
5 Jefe de
Departamento
Administrativo
Solicitud de pago El Jefe del Departamento
Administrativo instruye la elaboracin
de solicitud de pago previa revisin y
verificacin del proceso e informe al
SICOES por parte de la Unidad de
Adquisiciones, cuando corresponda.
6 Unidad de
Adquisiciones
Elabora e informa La Unidad de Adquisiciones elabora la
solicitud de pago y remite al Gerente
Administrativo y Financiero para su
firma. Adicionalmente si el monto
fuese mayor a Bs. 20.000 procede a
informar al SICOES.
7 Gerente
Administrativo y
Financiero.
Firma e instruye el
pago
Financiero firma la solicitud de pago e
instruye al Jefe del Departamento de
Finanzas realizar el pago
correspondiente.
8 Jefe del
Departamento de
Finanzas
Proceso de pago El Jefe del Departamento de Finanzas
procede al pago, y remite copia de la
constancia de pago a la Unidad
Solicitante para efectos de
seguimiento.
9 Unidad Solicitante Emisin de
Conformidad
La Unidad Solicitante con el
comprobante de pago coordina la
entrega del bien o servicio, para
posteriormente dar la conformidad y
remitir al Jefe del Departamento de
Finanzas para su archivo en proceso.

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GERENCIA GENERAL


20
1. IDENTIFICACION
Arrendamiento y Adquisicin de bienes (Aeronaves)

1 Unidad Solicitante Presentacin de
informe
La Unidad Solicitante presentan
informes econmico, comercial,
operacional y tcnico de su
requerimiento a la Mxima Autoridad
Ejecutiva. Adicionalmente, el Jefe del
Departamento de Planificacin elabora
un estudio de anlisis de antecedentes
tcnicos presentados.
2 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Anlisis de solicitud La Mxima Autoridad Ejecutiva,
analiza y remite el informe a la
Gerencia Administrativa y Financiera.
3 Gerente
Administrativo y
Financiero
Anlisis y solicitud de
informes
Financiero, analiza y remite el proceso
al Departamento de Finanzas y
Departamento de Planificacin, para
certificacin presupuestaria y
verificacin de inscripcin en el POA.
4 Departamento de
Finanzas y
Departamento de
Planificacin
Verificacin de
presupuesto e
inscripcin en el POA
El Departamento de Finanzas y
Departamento de Planificacin,
verifican la existencia de fondos e
inscripcin de POA.
5 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Elaboracin de
Informe
Administrativo
La Gerencia Administrativa y
Financiera elabora el informe
administrativo a la Mxima Autoridad
Ejecutiva, en base los informes de la
Unidad Solicitante y normativa
vigente.
6 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Solicita informe legal La Mxima Autoridad Ejecutiva remite
el proceso al Departamento Legal para
elaboracin de Informe.
7 Departamento
Legal
Elaboracin de
Informe Legal
El Departamento elabora el Informe
Legal para su posterior remisin a la
Mxima Autoridad Ejecutiva.

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GERENCIA GENERAL


21
8 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Presentacin al
Directorio de
Boliviana de Aviacin
La MAE solicita reunin de directorio
para presentacin y aprobacin de
inicio de proceso de Arrendamiento o
adquisicin de Aeronave.
9 Directorio de
Boliviana de
Aviacin
Anlisis de la
solicitud
El Directorio de Boliviana de Aviacin
analiza la solicitud, e instruye la
emisin de la resolucin de Directorio
autorizando inicio de proceso.
10 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Comunicacin de
Directorio
La Mxima Autoridad Ejecutiva
comunica la decisin tomada por
Directorio a la Unidad Solicitante, y
designa un equipo de bsqueda y
seleccin de la aeronave.
11 Equipo tcnico de
bsqueda y
seleccin
(Compuesta por la
Gerencia de
Mantenimiento,
Operaciones,
Comercial y
Jefatura de
Planificacin)
Anlisis y bsqueda
de aeronaves
El equipo tcnico realiza el estudio y
anlisis de mercado de aeronaves.
12 Equipo tcnico de
bsqueda y
seleccin
Elaboracin de
informe
El Equipo Tcnico elabora el informe
tcnico, respaldado con la
documentacin generada en el estudio
de mercado, en la que recomienda
posibles Empresas ofertantes en el
mercado y sugiere el arrendamiento o
adquisicin de la aeronave, y remite el
mismo a la Mxima Autoridad
Ejecutiva.
13 Gerente General Solicita anlisis legal El Gerente General solicita al Jefe de
Departamento Legal el anlisis legal
para la solicitud de firma de la Carta de
Intenciones.
14 Jefe de
Departamento
Legal
Emite opinin legal El Jefe de Departamento Legal, emite
la opinin legal sobre la firma de la
carta de intenciones y remite a
Gerencia General.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


22
15 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Presentacin a
Directorio de BoA
solicita a reunin de Directorio.
16 Directorio de
Boliviana de
Aviacin
Anlisis de la
sugerencia
El Directorio de BoA analiza los
resultados y sugerencias presentadas,
en caso de aprobacin autoriza la
suscripcin de la Carta de Intenciones
con la Empresa seleccionada.
17 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Firma de Carta de
Intenciones
procede a la firma de carta de
intenciones y solicita a la Gerencia de
Mantenimiento y Operaciones,
proceder con los trmites siguientes.
Paralelamente solicita al Gerente
Administrativo y Financiero el pago
por concepto de la firma de la carta de
intenciones.
18 Gerente
Administrativo
Proceso de Pago El Gerente Administrativo y
Financiero instruye el desembolso por
la firma de la carta de intenciones.
19 Gerencia de
Mantenimiento y
Gerencia de
Operaciones
Anlisis y verificacin
de la aeronave
Las Gerencia de Mantenimiento y
Gerencia de Operaciones proceden a la
verificacin y trmites para la
concretizacin del arrendamiento o
adquisicin de la aeronave.
20 Equipo Tcnico Inspeccin tcnica El equipo tcnico realiza la inspeccin
tcnica de la aeronave para la
elaboracin de informe de
recomendacin.
21 Gerencia de
Mantenimiento y
Gerencia de
Operaciones
Elaboracin de
informe
La Gerencia de Mantenimiento y
Gerencia de Operaciones elaboracin
el informe tcnico de conveniencia
para el arrendamiento o adquisicin de
la aeronave y solicita al Departamento
Legal el anlisis de contrato.
22 Departamento
Legal
Elaboracin de
informe
El Departamento Legal elabora el
informe del contrato y las condiciones
planteadas por la empresa arrendataria
y emite su opinin legal.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


23
23 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Convoca a Directorio
de BoA
solicita al Directorio de BoA la
aprobacin de firma de contrato.
24 Directorio de BoA Anlisis de Solicitud El Directorio de BoA analiza la
solicitud, en caso afirmativo autoriza la
firma de contrato.
25 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Firma de Contrato La Mxima Autoridad Ejecutiva
procede a la firma de contrato, instruye
al Departamento Legal la
protocolizacin del mismo.
Paralelamente remite una copia del
proceso a la Gerencia Administrativa y
Financiera para su proceso de pago
segn clusulas estipuladas en
contrato.
26 Departamento
Legal
Protocolizacin y
comunicacin a la
CGR
El Departamento Legal procede a la
protocolizacin de contrato y
comunicacin del mismo a la
Contralora General de la Repblica, y
remite una copia del mismo al
Departamento Administrativo
27 Mxima Autoridad
Ejecutiva
Designa comisin de
recojo de aeronave
designa la comisin de recojo de la
aeronave para su posterior trmite ante
la Direccin General de Aeronutica
Civil.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


24
1. IDENTIFICACION
Contratacin de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000

1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien
o Servicio
La Unidad Solicitante realiza el pedido,
especificando las caractersticas del bien o
servicio, proveedor y precio referencial,
posteriormente, verifica POA y
presupuesto para as remitir al Gerente de
Administrativo Gerente Regional.
2 Gerente de
Administrativo
Gerente Regional
Anlisis de la
solicitud
El Gerente Administrativo Gerente
Regional analiza la solicitud, en caso
positivo aprueba y firma como
constancia, para ser remitido al Jefe del
Dpto. de Finanzas o Encargado
Administrativo y Financiero segn
corresponda.
3 Jefe de Dpto. de
Finanzas o
Encargado
Administrativo y
Financiero (segn
corresponda)
Proceso de
adquisicin.
El Jefe del Dpto. de Finanzas o
Encargando Administrativo y Financiero,
procede al pago, emitiendo el cheque a
nombre del proveedor, debiendo ser la
Unidad Solicitante la que una vez
recibido el bien o servicio proceda la
entrega del cheque.
4 Unidad Solicitante Recojo del bien o
servicio
La Unidad Solicitante procede al recojo o
recepcin del bien o servicio, debiendo
emitir la conformidad del mismo y realizar
el ingreso a almacenes, para posteriormente
remitir al Jefe del Departamento de Finanzas
o Encargado Administrativo y Financiero, la
fotocopia del cheque entregado,
conformidad e ingreso a almacenes.
5 Jefe del
Departamento de
Finanzas
Archivo de
Documentacin
El Jefe del Departamento de Finanzas o
Encargado Administrativo y Financiero
procede verificar los documentos
recibidos e instruye el archivo de la
documentacin en el proceso.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


25
1. IDENTIFICACION
Contratacin de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000

1 Unidad Solicitante Presentacin de
Solicitud
La Unidad Solicitante verifica
existencia en almacenes de los bienes
requeridos, en caso de no contar con
saldos necesarios, realiza la solicitud
adjuntando las Especificaciones
Tcnicas del bien o servicio requerido,
verifica inscripcin de POA y
Presupuesto, y con la aprobacin de su
inmediato superior enva al Gerente
Administrativo y Financiero para
proceso de compra.
1.1 Gerente General
(Para procesos
mayores a un
milln de
bolivianos)
Solicitud de
aprobacin
El Gerente General, cuando la solicitud
sea mayor a un milln de bolivianos,
solicitar al Jefe de Departamento
Legal un informe para ser presentado
al Directorio de Boliviana de Aviacin
1.2 Jefe del
Departamento
Legal
Elabora informe El Jefe del Departamento Legal,
procede a emitir el informe y adjunta l
proceso a ser presentado al Directorio
de Boliviana de Aviacin.
1.3 Directorio de
Boliviana de
Aviacin
Analiza el Proceso El Directorio de Boliviana de Aviacin
analizar el proceso y comunica los
resultados mediante Resolucin.
1.4 Jefe de
Departamento
Legal
Informa las
determinaciones
El Jefe del Departamento Legal,
informa mediante nota interna sobre
las determinaciones de Directorio al
Gerente Administrativo y Financiero.
2 Gerente
Administrativo y
Financiero
Instruye proceso de
contratacin
Financiero, remite el proceso al Jefe
del Departamento Administrativo para
cursar invitaciones, y cuando considere
necesario publicar en medios de
prensa.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


26
3 Jefe del
Departamento
Administrativo
Invitacin a
proveedores
potenciales
El Jefe del Departamento
Administrativo conjuntamente con la
Unidad de Adquisiciones proceden a
cursar invitaciones para la presentacin
de propuestas econmicas y tcnicas
cuando corresponda; a proveedores
potenciales; estableciendo claramente
documentos requeridos, fecha y hora
de presentacin en sobre debidamente
cerrado y lacrado. Cuando considere
necesario publicara en un medio de
prensa para obtener mayores
propuestas.
4 Gerente
Administrativo y
Financiero
Designacin de
comisin para
apertura de sobres
Financiero, una vez conocido los
plazos de presentacin de propuestas
designa mediante memorando la
comisin de calificacin de propuestas,
compuesta de por lo menos un
funcionario de la Unidad
Administrativa y un funcionario de la
Unidad Solicitante.
5 Comisin de
Calificacin
Apertura y
calificacin de
propuestas
La Comisin de Calificacin, de
acuerdo a fechas establecidas, realiza
en acto pblico el cierre de recepcin
de propuestas y apertura de las
mismas, dando lectura a la cantidad de
propuestas y precios ofertados.
Posteriormente realizan la verificacin
de propuestas y cumplimiento con las
especificaciones tcnicas, para as
emitir el informe de recomendacin
dirigido al Gerente Administrativo y
Financiero.
6 Gerente
Administrativo y
Financiero
Anlisis de Informe El Gerente Administrativo y
Financiero, analiza el informe y decide
si acepta o no la recomendacin, en
caso de apartarse deber emitir un
informe justificando la decisin
tomada. Posteriormente instruye al
Jefe de Departamento Administrativo
comunicar los resultados a los
proponentes, estableciendo plazos de
acuerdo a requerimiento. Cuando el

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


27
proceso as lo requiera y para cuantas
superiores a Bs. 200.000 se remitir el
proceso al Jefe del Departamento
Legal para la suscripcin de contrato,
caso contrario instruye al Jefe de
Departamento Administrativo la
emisin de la Orden de Compra y
remisin al Jefe de Departamento
Legal.
7 Jefe de
Departamento
Legal
Verificacin y firma El Jefe de Departamento Legal
procede a la verificacin de
documentacin y firma de Orden de
Compra, para remitir al Gerente
8 Gerente
Administrativo y
Financiero (Si la
MAE delega la
funcin de
Comisin de
Recepcin)
Designa Comisin de
Recepcin
Financiero, firma la Orden de Compra
y emite el memorando de
nombramiento de la comisin de
recepcin, a un funcionario de la
Unidad de Almacenes y un funcionario
de la Unidad Solicitante como mnimo.
8 Comisin de
Recepcin
Verificacin de
recepcin del bien o
servicio
La Comisin de Recepcin en los
plazos establecidos procede a la
recepcin del bien o servicio,
verificando cantidades, caractersticas
y otros establecidos en las
especificaciones tcnicas. Para despus
emitir el informe al Gerente
9 Gerente
Administrativo y
Financiero
Autorizacin de pago El Gerente Administrativo y
Financiero, una vez recibido el informe
de la Comisin de Recepcin autoriza
el pago, y remite el proceso al Jefe del
Departamento Administrativo.
10

Jefe del
Departamento
Administrativo
Verificacin y
solicitud de pago
Administrativo, verifica la
documentacin e instruye a la Unidad
de Adquisiciones la elaboracin de
solicitud de pago.

MANUAL DE PROCESOS

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28
11 Unidad de
Adquisiciones
Elaboracin de
solicitud de
informacin
La Unidad de Adquisiciones elabora la
solicitud de pago y procede a informar al
SICOES la adquisicin realizada.
Posteriormente remite la solicitud de
pago al Gerente Administrativo y
Financiero.
12 Gerente
Administrativo y
Financiero
Firma de Solicitud
de Pago
El Gerente Administrativo firma la
solicitud de pago y remite al Jefe del
Departamento de Finanzas para su
correspondiente pago.
13 Jefe del
Departamento de
Finanzas
Proceso de pago El Jefe del Departamento de Finanzas
procede al pago segn normas
establecidas.

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29
1. IDENTIFICACION
En aplicacin al Artculo 77, del D.S. 0181, Boliviana de Aviacin realizar sus
contrataciones en el Exterior, bajo los siguientes pasos.

1 Unidad
Solicitante
Solicitud del Bien o
Servicio
La Unidad Solicitante verifica
existencia en almacenes, POA y
presupuesto, en caso de no contar
con saldos, realiza la solicitud,
adjuntando cotizaciones y precio
referencial del proceso, para ser
presentada al Gerente en el
Exterior.
2 Gerente en el
Exterior
Anlisis de la
solicitud
El Gerente en el Exterior, analiza
la solicitud, en caso positivo
aprueba e instruye la elaboracin
del cheque para la compra.
3 Funcionario
responsable del
rea
administrativa y
financiera
Elaboracin de
cheque y compra
El responsable administrativo en el
exterior verifica saldos en la cuenta
bancaria, emite el cheque a nombre
del proveedor, realiza la compra.
Da la conformidad conjuntamente
con el Gerente en el Exterior, para
posteriormente ingresar a
Almacenes, y archiva la
documentacin a efectos de
auditorias posteriores.

MANUAL DE PROCESOS

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30
1. IDENTIFICACION
Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa

1 Unidad
Solicitante
Solicitud del
Servicio de
Publicidad
Las Unidades Solicitantes, a la
cabeza del Gerente Comercial, de
acuerdo a su Programa Anual de
Operaciones, elaboran el Plan de
Difusin de Publicidad Corporativa
de la gestin, en funcin a su
presupuesto aprobado, para ser
remitida al Gerente General.
2 Gerente General Anlisis del Plan de
Difusin de
Publicidad
El Gerente General analiza el Plan
de Difusin de Publicidad
Corporativa, si considera necesario
solicita ampliacin o justificacin
del mismo. En caso de aprobacin
autoriza el mismo al Gerente
Comercial.
3 Gerente
Comercial
Armado de Carpetas El Gerente Comercial instruye el
armado de carpetas por proveedor
del servicio, en la que se adjuntara
la aprobacin del Plan de Difusin
de Publicidad Corporativa y
documentos legales de la Empresa
como plazos, forma de pago y
dems especificaciones tcnicas
para ser remitidas al Jefe del
Departamento Legal.
4 Jefe del
Departamento
Legal
Elaboracin de
contratos
El Jefe del Departamento Legal
procede a la verificacin de la
documentacin legal, para posterior
elaboracin y suscripcin de
contrato y remisin al Gerente
Comercial.
5 Gerente Remite copia al
Gerente
El Gerente Comercial remite copia
de todo el proceso al Gerente

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


31
Comercial Administrativo y
Financiero

6 Gerente
Administrativo y
Financiero
Informe y control El Gerente Administrativo y
Financiero remite al Jefe del
Departamento Administrativo el
proceso para informe al SICOES en
contratos mayores a Bs. 20.000, y
archivo de la carpeta.
7 Jefe de
Departamento
Administrativo
Registro y control
de contrato
Administrativo procede al registro
y control de contratos y remisin
del proceso a la Unidad de
Adquisiciones para archivo y
cuando corresponde informe al
SICOES. Cuando la modalidad de
pago sea mediante intercambio de
servicios, remitir al Departamento
de Finanzas para apertura de cuenta
corriente y control.

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GERENCIA GENERAL


32
1. IDENTIFICACION
Sistema de administracin de bienes y servicios (contrataciones), contrataciones menor por
comparacin de precios

OPERATORIA

RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
rea Organizacional o
Unidad Solicitante
Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de
Adquisicin (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud
de Bienes y Servicios, la certificacin presupuestaria y las
especificaciones tcnicas, firmados por el Gerente del rea
solicitante.
RPC Responsable del
Proceso de Contratacin
de Licitaciones Pblicas
Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratacin.
Dpto. Administracin
(contrataciones)
Ejecuta el proceso de contratacin en el plazo mximo de
(7) das hbiles, salvo que se requiera mayor plazo por la
complejidad del mismo, debidamente autorizado por el
Dpto. Administracin
(contrataciones)
Recaba la oferta correspondiente, sometindola a
conocimiento del rea Solicitante para que emita su
conformidad.
RPC Responsable del
Adjudica la contratacin, suscribiendo la orden de Compra
o Contratacin.
Unidad Financiera Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se
emita el documento de recepcin o certificado de
conformidad, segn corresponda.
TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO:
7 das hbiles.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


33
DIAGRAMA DE FLUJO
AREA/UNIDAD
RESPONSABLE
DPTO. ADMINISTRACIN
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DIRECTAS

UNIDAD
SOLICITANTE
RESPONSABLE
PROCESO DE
CONTRATACION
DPTO.
ADMINISTRACION
(CONTRATACIONES)
AREA
FINANZAS

INICIO
SOLICITUD DE
COMPRA
AUTORIZA EJECUTA
PROCESO
ADJUDICA OFERTAS
ORDEN DE
COMPRA
PAGA
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


34
1. IDENTIFICACION
Contratacin menor por comparacin de precios (obtencin de cotizaciones)

OPERATORIA

RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
Unidad Solicitante Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de
Contratacin (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud
de Bienes y Servicios, la certificacin presupuestaria y las
especificaciones tcnicas, firmados por el Gerente del rea
Solicitante.
RPC Responsable del
Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratacin.
Dpto. Administracin
(contrataciones)
Ejecuta el proceso de contratacin en el plazo mximo de
(7) das hbiles, salvo que se requiera mayor plazo por la
complejidad del mismo, debidamente autorizado por el
Unidad Administrativa
(contrataciones)
Recaba la oferta correspondiente, sometindola a
conocimiento del rea Solicitante para que emita su
conformidad.
RCM Gerente
Administrativo
Financiero
Adjudica la contratacin, suscribiendo la orden de Compra
o Contratacin.
rea Finanzas Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se
emita el documento de recepcin o certificado de
conformidad, segn corresponda.
7 das hbiles.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


35
DIAGRAMA DE FLUJO
AREA/UNIDAD
RESPONSABLE
DPTO. ADMINISTRACIN
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
CONTRATACION MENOR POR COMPARACION DE
PRECIOS: OBTENCION DE COTIZACIONES

UNIDAD
SOLICITANTE
RPA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
(CONTRATACIONES)
UNIDAD
FINANCIERA

INICIO
SOLICITUD
DE COMPRA

AUTORIZA
EJECUTA
PROCESO

ADJUDICA
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
ORDEN DE
COMPRA/
CONTRATO
PAGA
FIN

RECEPCIONA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


36
1 IDENTIFICACION
Contratacin De Firmas Consultoras (Hasta Bs. 200.000.-)

OPERATORIA
N RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
1 rea Organizacional o
Unidad Solicitante
Presenta su solitud al Mximo Ejecutivo del rea
Solicitante MEJAS-(Gerente de rea), adjuntando los
Trminos de Referencia (TdR) y la Certificacin
Presupuestaria
2 Mximo Ejecutivo del
rea Solicitante
MEJAS- (Gerente
de rea)
Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratacin
3 Dpto. Administracin
(Contrataciones)
Prepara la documentacin de Requisitos de Propuesta de
acuerdo al Reglamento del S.A.B.S
(Contrataciones)
Publica la convocatoria de acuerdo al Reglamento del
S.A.B.S. el plazo de presentacin de propuestas en un
solo sobre, no podr ser menor a diez (10) das calendario
a partir de la fecha de publicacin en la Gaceta Oficial de
Convocatorias (GOC).
5 Dpto. Administracin.
(Contrataciones)
Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. El rea
Solicitante recomienda la adjudicacin en el Cuadro
Comparativo, al precio mas bajo que haya cumplido con
los requisitos administrativos y tcnicos solicitados en la
cotizacin.
(Contrataciones)
Recepciona las propuestas mediante Acta de Recepcin
de Propuestas, consignando el nombre o razn social del
proponente, la fecha y hora de recepcin, debiendo
extender un recibo de constancia. No podrn recibirse
propuestas presentadas fuera de la hora establecida.
rea Solicitante
MEJAS- (Gerente
Designa a la Comisin de Calificacin hasta (1) da antes
de la recepcin de propuestas. La Comisin abrir los
sobres en acto pblico inmediatamente concluya el cierre

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


37
de rea) de presentacin de propuestas, procedindose a la lectura
del nombre o razn social del proponente y el monta de
su propuesta econmica, datos que constarn en Acta
firmada por los asistentes. La apertura se realizar aunque
se hubiera presentado una sola propuesta.
8 Comisin de
calificacin
En el plazo mximo de cuarenta y ocho (48) horas
despus de realizada la apertura de propuestas, emitir y
entregar el informe de Calificacin Final y
recomendaciones al MEJAS.
rea Solicitante
MEJAS- (Gerente
de rea)
Adjudica la contratacin en el plazo de un (1) da hbil
administrativo y emite la Nota de Adjudicacin.
10 Unidad Administrativa
(Contrataciones)
Comunica a todos los proponentes que hayan participado
en el proceso de contratacin en el plazo de dos (2) das
hbiles administrativos. Comunica al proponente
adjudicado la presentacin de documentos originales o
fotocopias legalizadas requeridas en el plazo mximo de
cinco (5) das de recibida a notificacin.
11 Dpto. Jurdico Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El
contrato establecer la presentacin de garanta de
cumplimiento de contrato por el cinco por ciento (5%) del
valor del contrato. Posteriormente a la suscripcin del
contrato la Unidad Administrativa remitir al SICOES el
formulario 200.
Unidad Solicitante
Recepciona la documentacin del servicio de consultora.
13 Dpto. Finanzas Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el
documento de recepcin.
Segn el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


38
DIAGRAMA DE FLUJO
AREA/UNIDAD
RESPONSABLE
DPTO. ADMINISTRACIN
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
CONTRATACION MENOR DE FIRMAS CONSULTORAS

UNIDAD
SOLICITANTE
MEJAS
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
(CONTRATACIONES)
COMISION DE
CALIFICACIN
DPTO. JURIDICO
DPTO.
FINANZAS

SOLICITUD DE
COMPRA
INICIO
TdR
AUTORIZA
REQUISITOS DE
LA PROPUESTA
CONVOCATORIA
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
INFORME
CALIFICACIN
FINAL
CONTRATO
DOCUMENTOS
DE LA
CONSULTORA
PAGA
FIN
ADJUDICA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


39
1. IDENTIFICACION
Contratacin De Servicios De Consultora Individual (Hasta Bs. 500.000.-)

OPERATORIA
N RESPONSABLE
REALIZADAS
Unidad Solicitante
Presenta su solicitud al Mximo Ejecutivo del rea
Solicitante MEJAS-(Gerente de rea), adjuntando los
Trminos de Referencia (TdR) y la Certificacin
Presupuestaria
(Contrataciones)
Invita pblicamente por una sola vez en la Gaceta Oficial
de Convocatorias y en el SICOES, a presentar propuestas
tcnico econmicas para realizar la consultora requerida
en base a los Trminos de Referencia. Las propuestas
debern ser entregadas en el lugar y fecha sealadas en la
convocatoria, otorgndole un plazo no menor a diez (10)
das calendario. La propuesta tcnico econmica ser
presentada en un solo sobre cerrado
rea Solicitante
MEJAS- (Gerente
de rea)
Designa a la Comisin de Calificacin hasta (1) da antes
de la recepcin de propuestas. La Comisin proceder en
sesin reservada a abrir y calificar las propuestas tcnicas
y econmicas. La apertura se realizar aunque se hubiera
presentado una sola propuesta.
4 Comisin de
calificacin
En el plazo mximo de dos (2) das hbiles
administrativos de realizada la apertura de propuestas,
remitir al MEJAS el Informe Final de Recomendacin.
(Recursos Humanos)
Previo a la contratacin, en el plazo de 24 horas, deber
emitir la certificacin de antecedentes en la Empresa para
el Consultor Seleccionado.
rea Solicitante
MEJAS- (Gerente
de rea)
Decide la contratacin del Consultor que haya obtenido
la mayor calificacin, en el plazo de un (1) da hbil
administrativo emitir Nota de Adjudicacin.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


40
(Contrataciones)
Notifica a todos los proponentes que hayan participado en
el proceso de contratacin.
8 Dpto. Jurdico Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El
contrato se considerar y adecuar al Modelo de contrato
de Servicios de Consultora que mejor se ajusten a la
contratacin del servicio. El contrato establecer la
presentacin de garanta de cumplimiento de contrato por
el 7% del valor del contrato.
9 Dpto. Finanzas Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el
documento de recepcin.
Segn el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


41
DIAGRAMA DE FLUJO
AREA/UNIDAD
RESPONSABLE
DPTO DE ADMINISTRACIN
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
CONTRATACION DE SERVICIOS DE CONSULTORA
INDIVIDUAL

UNIDAD
SOLICITANTE
MEJAS
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
(CONTRATACIONES)
COMISION DE
CALIFICACIN
DPTO.JURIDICO
DPTO.
FINANZAS

SOLICITUD
DE COMPRA
INICIO
TdR
AUTORIZA DESIGNACION
NOTIFICA CONTRATO
PAGA
FIN
DECISIN DE
CONTRATACION
AUTORIZA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


42
MANEJO
PROCESO GENERAL

GERENTE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Verifica
Deriva
Aprueba Jefe Dpto.
Administrativo
Responsable
Almacenes
Registra, Codifica y
Tabula en Kardex
Instruye al
responsable de
Almacenes

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


43


1.
G
E
R
E
N
C
I
A

G
E
N
R
A
L

D
E

L
A

E
M
P
R
E
S
A

La Gerencia General de la Empresa,
mediante provedo en la nota interna
respectivamente firmada en el caso de
los activos fijos instruye la entrega a la
Gerencia Administrativa Financiera la
entrega de activos fijos hacia el
responsable de activos fijos y/o
almacenes para posteriormente ser
entregados al funcionario solicitante.
Por otra parte la MAE mediante el V
B del formulario de SICA tambin
instruye al Gerente Administrativo
Financiero la entrega de material
fungible al responsable de almacenes.

2.
G
E
R
E
N
T
E

A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
O

F
I
N
A
N
C
I
E
R
O

El Gerente Administrativo Financiero
en la mayor parte de los casos y ante la
ausencia de la MAE generalmente
instruye al responsable de almacenes
y/o activos fijos la entrega del bien o
activo al profesional solicitante.

MAE
INSTRUYE
A LA GAF
CON V B SE
REMITE A LA GAF
CON V B SE
REMITE A LA GAF
LA GAF
INSTRUYE AL
RESPONSABLE
DE ALMACENES

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


44
3.
R
E
S
P
O
N
S
A
B
L
E

D
E

A
L
M
A
C
E
N
E
S

Una vez que el responsable de
Almacenes tiene en su poder la nota de
solicitud procede a su respectiva
entrega al solicitante profesional o
persona solicitante. Previo registro de
kardex y formulario de entrega.

4.
P
R
O
F
E
S
I
O
N
A
L

S
O
L
I
C
I
T
A
N
T
E

Recepciona el bien o activo fijo
verificando que el bien o activo est de
acuerdo al requerimiento efectuado y en
buenas condiciones.

RESPONSABLE
DE ALMACENES
VERIFICA
CODIFICA E
INSERTA EN
KARDEX
SE EFECTIVIZA LA
ENTREGA DEL BIEN O
ACTIVO
SE EFECTIVIZA LA
ENTREGA AL
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
FINALIZACIN DEL
PROCESO CON FIRMA
DE RECEPCIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


45
1. IDENTIFICACION
Sistema De Administracin De Personal, Procedimientos Del Subsistema De Evaluacin
Del Desempeo

MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS

SI

Recibe el PED
DEVUELVE EL
DOCUMENTO DE
PED A
RECURSOS
HUMANOS
Recibe el PED y
analiza las
observaciones de
la M.A.E.
Remite el PED a la
Mxima Autoridad
Ejecutiva
Define tareas
plazos para el
cronograma de
actividades
Establece el mtodo
de evaluacin del
desempeo
Definicin de objetivos
de la Evaluacin del
Desempeo
APRUEBA EL PED
ANALIZA EL
DOCUMENTO PED
SE
APRUEBA?
1
INICIO
Elabora el programa de
Evaluacin del
Desempeo

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


46

PED= Programa de Evaluacin del Desempeo
ED= Evaluacin del Desempeo
MAE= Mxima Autoridad Ejecutiva

Remite el PED
aprobado a
Recursos Humanos
Remite el comunicado
a todos los jefes
inmediatos para la
ejecucin de la E.D.
Elabora un comunicado
mostrando un cronograma
de actividades para la
ejecucin de la E.D.
Recibe el PED
aprobado por la
M.A.E.
1
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


47
1. IDENTIFICACION
Procedimientos Del Subsistema De Movilidad De Personal

Aprobacin de
programacin de
rotacin
Emite instruccin
de Movilidad
Funcionaria
Aprobacin del
informe de
promocin
horizontal
Realizar evaluacin
de confirmacin
Designacin
funcionario pblico
Recibe instruccin
de designacin
Llevar a cabo
P.S.P. en
cumplimiento al
D.S. 26115
Verificacin
disponibilidad de
Item
ANALIZA EL
DOCUMENTO
INICIO
Anlisis de instruccin
Aprobacin de la
transferencia
Aprobacin el
informe de
procedencia
Ejecuta acciones
de personal en
base al informe

Ejecuta el retiro
Emisin de
Memorando, de
acuerdo a informe
de evaluacin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


48

Si

Recibe el PED
DEVUELVE EL
DOCUMENTO DE
PED A
RECURSOS
HUMANOS
Recibe el informe
con instruccin
Emite informe de
transferencia
Ejecucin
programa de
rotacin de
personal
Recibe el programa
de Rotacin de
Personal
APRUEBA EL PED
ANALIZA EL
DOCUMENTO PED
SE
APRUEBA?
1
INICIO
Elaboracin de
programa de
rotacin de
personal
INICIO
Ejecucin informe
de transferencia
mediante
memorandum

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


49


Recibe el informe
con instruccin
Elaboracin de
informe de
procedencia de
retiro
INICIO
Determina la causa
de retiro
Ejecucin del retiro
mediante
memorndum

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


50
1. IDENTIFICACION
Procedimientos Del Subsistema De Capacitacin Productiva Deteccin De Necesidades
De Capacitacin

Analiza, clasifica y
prioriza las
necesidades de
capacitacin
Recolecta los
formularios
Distribuye
formulacin de
deteccin de
necesidades de
capacitacin
INICIO
Llenado de formularios de
deteccin de necesidades
de capacitacin
Elabora informe de
deteccin de necesidad
de capacitacin
1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


51
PROGRAMACION Y EJECUCION DE CAPACITACION

NO

Recibe programa
de capacitacin
Ejecuta el
Programa de
Capacitacin
Aprobacin del
Programa de
Capacitacin
Elabora programa de
capacitacin
SE
APRUEBA?
Analiza el programa de
capacitacin
1
2

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


52
EVALUACION DE CAPACITACION

Recibe programa de
capacitacin
Determina
cumplimiento de
cada evento de
Capacitacin
Realiza los
ajustes al
Programa de
Capacitacin
Informe de capacitacin
Analiza el programa de
capacitacin
2
3
CUMPLE?
Anlisis cumplimiento de
objetivos de cada evento
de capacitacin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


53
EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACION

Recibe Informe de
Evaluacin de
Capacitacin
Informacin del
Desempeo Laboral
del Servidor Pblico
Informe de Evaluacin de
capacitacin
Informacin del Desempeo
Laboral del Servidor Pblico
3
Anlisis de la Aplicacin
efectiva de Conocimientos
Informe de Evaluacin de
los resultados de
capacitacin
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


54
1. IDENTIFICACION
Subsistema De Registro, Generacin Y Organizacin De La Informacin


NO
Organizacin y
registro de
informacin
Recopilacin y
clasificacin de
informacin
funcionamiento
SAP
1
Cumple con
los pasos de
organizacin?
INICIO

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


55
ACTUALIZACION DE LA INFORMACION

Actualizacin de la
informacin
1
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


56


1.
D
P
T
O
.

F
I
N
A
N
Z
A
S

La Dpto. Financiero deriva la
documentacin para el pago
correspondiente al rea de presupuestos
para realizar la Certificacin
Presupuestaria autorizando el gasto a
nivel de partida.

2.
A
R
E
A

D
E

P
R
E
S
U
P
U
E
S
T
O
S

Recibe la documentacin para emitir la
Certificacin Presupuestaria y enva
oficio de notificacin de la distribucin
de las recursos por tipo de gasto, para
efectuar los movimientos financieros
correspondientes.

3.
A
R
E
A

D
E

C
O
N
T
A
B
I
L
I
D
A
D

Contabilidad recepciona del rea de
Presupuestos toda la documentacin
para realizar la revisin, anlisis y su
posterior registro contable de acuerdo
al tipo de transaccin.
Se enlaza diariamente en el sistema
SIGMA para conocer los movimientos.
Verifica los depsitos registrados en la
cuenta correspondiente, recibidas del
T.G.N. con cargo al presupuesto
autorizado.

PREPARA
DOCUMENTACION
CONTABLE
INICIO
1
SOLICITA
CERTIFICACION
PRESUPUESTARIA
REA DE
CONTABILIDAD
RECEPCIONA
DOCUMENTACIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


57
4.
A
R
E
A

D
E

C
O
N
T
A
B
I
L
I
D
A
D

Recibe oficio, realiza traspasos
bancarios y registros contables
respectivos con la documentacin
respaldatoria correspondiente.
Recibe formatos de solicitud de por
cheques (fondo rotativo) y
comprobantes C-31 segn corresponda
el pago.
Elabora el comprobante de pago y el
cheque, se imprime y remite a la
Direccin Administrativa Financiera
para la firma

5.
G
E
R
E
N
C
I
A

A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A

F
I
N
A
N
C
I
E
R
A

Precede a la revisin y firma del
cheque, deriva los documentos
debidamente firmados al rea
correspondiente.

6.
A
R
E
A

D
E

C
O
N
T
A
B
I
L
I
D
A
D

Recepciona la documentacin contable
para su registro conjuntamente el
cheque para la entrega al beneficiario y
su respectivo cobro al banco. Valida la
aplicacin contable de los documentos
y archiva los originales de la
transaccin con documentacin soporte
para su archivo y custodia
correspondiente. Previa conciliacin de
cifras, elabora informacin financiera
que se requiere (Estados Financieros).

ELABORACION
COMPROBANTE DE
PAGO
PROCEDE A LA FIRMA
DEL CHEQUE
ARCHIVAR
DOCUMENTO

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


58

1. IDENTIFICACION
1.1DENOMINACION DEL PROCESO
Sistema De Tesoreria

FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA
GERENTE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ADMINISTRACIN
RESPONSABLE FONDO
ROTATIVO
RESPONSABLE DE CAJA CHICA

Facturas
Doc. internos
confirma
responsable
caja chica
Captura el limite de
control de caja chica
Genera una
solicitud de pago
por caja chica
Solicita
apertura/incremento
caja chica
Autoriza
solicitud/incremento
caja chica
1
Cheque
Cargo a rendir
Recibo de entrega
Cobro del
cheque
Captura gastos realizados
(reposicin de gastos
Caja Chica)
Caja Chica)
Aprueba gastos
realizados (reposicin de
gastos Caja Chica)
Caja Chica)
Doc. internos
Facturas
Depsitos
Aprueba (rendicin
Final Caja Chica)

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


59
FLUJOGRAMA
DE CAJA CHICA
SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DEL FONDO ROTATIVO
OPERACION DE
EJECUCION DEL GASTO
APROBACION DE
EJECUCION DEL GASTO
GERENTE
ADMINISTRATIVO

Priorizacin de pagos
Captura solicitud
Apertura/Incremento
VERIFICA
Autoriza solicitud
Apertura/Incremento

Firma documento C-34
T.G.N.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


60
1. IDENTIFICACION
Sistema De Organizacin Administrativa
OPERATORIA
N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 Unidad planificacin y
Sistemas
Elabora proyecto de nota interna solicitando la autorizacin
para la realizacin del anlisis Organizacional; adjunta
formularios, instructivos y otros para consideracin de la
Gerencia Administrativa Financiera.
2 Gerencia Administrativa
y Financiera
Autoriza o no el envo de las notas internas y formularios. En
caso de encontrar observaciones estas son devueltas a la UPS
para su revisin, caso contrario son remitidas al Gerente
General para su firma y posterior envo a las reas y/o
Unidades Organizacionales.
3 Gerente General Recibe, aprueba y enva las notas internas y formularios para el
Anlisis Organizacional a las diferentes reas y/o Unidades
Organizacionales.
4 Areas y/o Unidades
Organizacionales
Reciben las Notas Internas y Formularios para realizar el
Anlisis Organizacional.
5 reas y/o Unidades
Organizacionales
Elaboran y envan el Anlisis Retrospectivo, de acuerdo a los
instructivos recibidos y en consulta con la Depto. de
Planificacin Estratgica.
6 Unidad planificacin
Estratgica
Presta asistencia tcnica a las reas y/o Unidades
Organizacionales que lo solicitan.
7 rea y/o Unidad
Organizacional
Concluye el anlisis Retrospectivo, emitiendo documento
pertinente.
Sistemas
Recibe el documento de Anlisis Organizacional.
Realizado de forma paralela a la formulacin del POA.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


61
FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
OPERACIN 01.01. ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO 01.01.01. ELABORACION DEL ANALISIS RETROSPECTIVO

Tarea
Depto. de
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia
General
reas y/o Unidades
organizacionales

1

2

3

Formularios e
instructivos
Remite
documentacin
Instruye
elaboracin del
Anlisis
Retrospectivo

Proyecto de nota
solicitando Anlisis
Organizacional
Formularios e
instructivos
Observa
Nota o
Documenta
cin
Proyecto de
nota
solicitando
Anlisis
Organizacional
Formularios e
instructivos
Proyecto de nota
solicitando Anlisis
Organizacional
Formularios e
instructivos
Elabora Anlisis
Retrospectivo en
coordinacin con la
UPS
Anlisis
Retrospectivo
Anlisis
Retrospectivo
FIN
Proyecto de nota
solicitando Anlisis
Organizacional
Formularios e
instructivos
Inicio
Remite
documentacin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


62
OPERATORIA
N RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LAS
ACTIVIDADES REALIZADAS
1
Profesional del rea y/o
Unidad Organizacional
Analiza los resultados obtenidos
en el Anlisis Retrospectivo.
2 Profesional del rea y/o
Verifica los objetivos propuestos
en el POA de la siguiente gestin
de su rea y/o Unidad
Organizacional para proponer la
reestruccturacin o no de su rea
y/o Unidad Organizacional.
Realiza la propuesta de Diseo
Organizacional y la pone en
consideracin de las autoridades
de su rea y/o Unidad
Organizacional.
4 Gerente y/o Jefe de Unidad Acepta o rechaza la propuesta de
modificacin de la estructura
organizacional.
Incluye la propuesta en el
formulario del Anlisis
Organizacional, que es remitido a
la Gerencia Administrativa y
Financiera para su posterior
remisin a la Depto. de
Planificacin Estratgica
Realizado de forma paralela a la formulacin del POA.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


63
OPERACIN 01.01. ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO 01.01.02. ELABORACION DEL ANALISIS PROSPECTIVO

Tarea
Profesional del rea y/o
Directo y/o Jefe de Unidad
Gerencia Administrativa y
Financiera
Depto. de
Planificacin
Estratgica

1

2

3

4

5

NO

Analiza los
resultados del
Anlisis Retropectivo
Inicio
Verifica los objetivos
propuestos en el
POA
Propuesta de Diseo
y/o Rediseo
Organizacional
Elabora propuesta
de Diseo y/o
Rediseo
Organizacional
Anlisis
Organizacional
FIN
Propuesta de Diseo
y/o Rediseo
Organizacional
Acepta
propuesta de
Diseo
Organizacion
alRedise
Instruye incluir
propuesta de Diseo
Organizacional en el
Anlisis Organizacional
Propuesta de Diseo
y/o Rediseo
Organizacional
Incluye propuesta de
y enva a la GAF
Remite Anlisis
Organizacional a la Depto.
de Planificacin
Estratgica
Anlisis
Organizacional

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


64
OPERATORIA
N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 rea y/o Unidad
Organizacional
Elabora informe tcnico, justificando la modificacin de
la estructura organizacional y remite a la Gerencia
Administrativa Financiera.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe informe tcnico, lo revisa y lo remite al Depto. de
Planificacin Estratgica para su evaluacin como rea
tcnica especializada en el tema.
Sistemas
Revisa la documentacin y antecedentes.
Sistemas
Elabora un informe tcnico recomendando o no la
modificacin de la estructura organizacional y lo pone a
consideracin de la Gerencia Administrativa y Financiera.
5 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa todos los antecedentes y en caso de no tener
ninguna observacin remite toda la documentacin a la
Direccin Jurdica para su revisin.
6 Direccin Jurdica Revisa la documentacin, verificando que no se cometa
ninguna contravencin y remite para firma del Gerente
General.
7 Gerente General Revisa los antecedentes y autoriza las modificaciones o
no en base a los informes de recomendacin.
8 Gerente General Autoriza la modificacin de la estructura organizacional a
travs de una Resolucin Administrativa expresa.
Sistemas
Presta apoyo tcnico en la implantacin de las
modificaciones aprobadas y archiva copia de la
Resolucin Administrativa.
Aproximadamente 30 das.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


65
OPERACIN 01.02. ELABORACION DEL ANALISIS COYUNTURAL
PROCEDIMIENTO 01.02.01. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL ANALISIS
COYUNTURAL

Tarea
rea y/o
Unidad
Organizacional
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Depto. de
Planificacin
Estratgica
Direccin
Jurdica
Gerencia
General
1

2

3

4

5

6

Elabora informe
tcnico justificando
modificacin de la
estructura y remite a
la GAF
Inicio
Remite a la UPS
para anlisis tcnico
Solicitud de
modificacin de la
estructura
Acepta
modificacin de
la estructura
Solicitud de
modificacin de la
estructura
Solicitud de
modificacin de la
estructura
Revisa documentacin,
antecedentes y elabora
informe tcnico
Informe tcnico
Solicitud de
modificacin de la
estructura

Informe tcnico
Revisa
documentacin,
recibida y remite a la
Depto. Jurdico
Solicitud de
modificacin de
la estructura

Informe tcnico
Pone a
consideracin del
G.A.F.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


66

7

FIN
Remite toda la
documentacin el
Gerente General
para firma de
Resolucin
Solicitud de
modificacin de
la estructura

Informe tcnico
Aprueba
modificaciones a
travs de
Resolucin
Administrativa
expresa
Resolucin
administrativa
Resolucin
administrativa
Tiene
observaciones

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


67

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 rea y/o Unidades
Organizacionales
Elaboran y envan el diseo o Rediseo en el Anlisis
Organizacional.
2 Gerencia General Recibe la documentacin e instruye a la Depto. de
Planificacin Estratgica la revisin de la informacin
enviada.
3 Unidad planificacin Procede a realizar la consolidacin del diseo o rediseo
organizacional de la empresa.
4 Unidad planificacin Elabora un informe consolidado sobre el diseo o
rediseo organizacional y pone a consideracin de la
5 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa el informe, firma y remite al Gerente General de la
empresa.
6 Gerente General Recibe y evala el diseo y/o rediseo presentado. Decide
si da curso al nuevo diseo o rediseo organizacional, en
caso de no aprobar las recomendaciones devuelve el
informe para las modificaciones respectivas o su archivo.
7 Gerente General Aprueba las modificaciones recomendadas a travs de
una resolucin administrativa expresa.
Estratgica
Presta apoyo tcnico en la implantacin de las
modificaciones y archiva copia de la resolucin
administrativa.
Estratgica
A travs de la Gerencia Administrativa Financiera solicita
a las reas y/o Unidades que modificaron su estructura
orgnica la formalizacin de las mismas elaborando el
Manual de Organizacin y Funciones en la parte
pertinente y Manual de Procesos y Procedimientos.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


68
10 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe, revisa y enva los instrumentos al Gerente
General para su aprobacin mediante Resolucin
Administrativa.
11 Gerente General Recibe, revisa los instrumentos.
12 Gerente General En caso de estar de acuerdo con los instrumentos, aprueba
los mismos con Resolucin Administrativa.
Estratgica
Archiva la Resolucin Administrativa.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


69
OPERACIN 01.03. DISEO Y/O REDISEO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO 01.03.01. ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEO Y/O REDISEO
ORGANIZACIONAL

Tarea
reas y/o
Unidades
Organizacionales
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Depto. de
Planificacin
Estratgica
Gerencia General

1

2

3

4

NO
Elaboran y envan
el Diseo y/o
Rediseo
Organizacional a la
G.A.F.
Inicio
Anlisis
Organizacional
Remite a la UPS
para la
consolidacin del
Diseo
Organizacional de
la Empresa
Esta de
acuerdo?
Revisa documentacin,
realiza la consolidacin y
elabora informe tcnico y
lo enva a la GAF
Anlisis
Organizacional
Anlisis
Organizacional
Informe tcnico
consolidado
Informe tcnico
consolidado

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


70

5

6

Pone a
consideracin del
Gerente General
Informe tcnico
consolidado
Aprueba
diseo y/o
rediseo
Pone a consideracin
del Gerente General
----------------------------
Informe tcnico
consolidado
1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


71
ORGANIZACIONAL

Tarea
reas y/o
Unidades
Organizacionales
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Planificacin
Estratgica
Gerencia General

1

2

3

4

5

Archiva Resolucin
Administrativa y elabora
proyecto de solicitud de
formalizacin de Diseo
Organizacional
Solicita formalizacin
de Diseo
Organizacional

Resolucin
Administrativa
aprobando nuevo
Diseo Organizacional
Aprueba
proyecto de
nota
Elabora Manual de
Organizacin y
Funciones y Manual de
Procesos
yProcedimientos
1
Resolucin
Administrativa
aprobando nuevo
Diseo Organizacional
Solicitud de
Organizacional
Solicitud de
Organizacional
Solicitud de
Organizacional

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


72

Manual de Organizacin
y Funciones y Manual
de Procesos
2
de Procesos
Remite para su revisin a la
UPS e informe tcnico
correspondiente
de Procesos
de Procesos
Elabora informe
tcnico y remite a la
GAF para su revisin
Remite para su revisin a la
UPS e informe tcnico
correspondiente

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


73
ORGANIZACIONAL

Tarea
reas y/o
Unidades
Organizacionales
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Planificacin
Estratgica
Gerencia General

13

14

15

16

Revisa documentacin
y remite a la Gerencia
General
Aprueba
Informe
2
Resolucin Administrativa
aprobando MOF Y MPP
de Procesos.
Informe Tcnico
Revisa documentacin y
elabora informe tcnico y
remite a la GAF para su
aprobacin
de Procesos
Informe Tcnico
de Procesos
Informe Tcnico
remite a la Gerencia
General
Resolucin
Administrativa
aprobando MOF Y MPP
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


74

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 Dpto. planificacin
Estratgica
Elabora cronograma de actividades para realizar la
implantacin.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe, analiza y enva al Gerente General el plan y
cronograma de implantacin.
3 Gerente General Recibe y analiza la propuesta.
4 Gerente General Decide si aprueba el plan presentado. En caso de
encontrar observaciones devuelve para su revisin, caso
contrario aprueba el mismo.
Estratgica

De no existir observaciones, ejecuta el plan aprobado
dentro el cronograma previsto, en coordinacin con las
reas y/o unidades organizacionales afectadas.
6 reas y Unidades
Organizacionales
Implanta Diseo Organizacional.
Estratgica

Concluido el proceso de implantacin, realiza un informe
sobre el mismo y remite a la Gerencia Administrativa y
Financiera.
8 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe el informe si aprueba el mismo lo remite al
Gerente General.
9 Gerencia General Recibe, analiza y aprueba el informe presentado.
Estratgica
Archiva informes y antecedentes.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


75
OPERACIN 01.04. IMPLANTACION DEL DISEO Y/O REDISEO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO 01.04.01.ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DEL PLAN DE
IMPLANTACION DEL DISEO Y/O REDISEO ORGANIZACIONAL

Tarea
Dpto.
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
reas y/o Unidades
Organizacionales
1

2

3

4

5

6

SI

NO

Elabora cronograma de
actividades para la implantacin
del diseo y/o rediseo
organizacional y lo envan a la
GAF
Inicio
Revisa documentacin
De acuerdo?
Cronograma y Plan de
Implantacin
Implantacin
Coordina las actividades
a realizar e instruye
inicio de implantacin
Instructivo de inicio
Revisa
documentacin, y
remite a la Gerencia
General
Aprueba Plan y
Cronograma
Instruye a la UPS iniciar la
Implantacin del Diseo
Organizacional
Realiza la Implantacin
del Diseo
Organizacional e
informa de los
resultados y remite a la
UPS Pone a
consideracin del G.A.F.
Implantacin
Instructivo de inicio

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


76

7

FIN
Informe sobre
Implantacin
Informe sobre
Implantacin
Informe sobre
Implantacin
Informe sobre
Implantacin
Revisa y elabora
informe para la GAF

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


77
SISTEMA DE PRESUPUESTO

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 Dpto. Financiero Considerando los techos financieros asignados por el
Ministerio de Economa y Finanzas Publicas, se procede a
realizar la apertura programtica del Presupuesto
asignado a la Empresa.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe estructura programtica y revisa la documentacin
y pone en consideracin del Gerente General.
3 Gerente General Revisa la documentacin e instruye el inicio de la
formulacin del Presupuesto Institucional.
4 reas y Unidades
Organizacionales
Remiten en el POA sus requerimientos monetarios a la
Gerencia Administrativa Financiera.
5 Gerencia
Administrativa y
Financiera

Remite la documentacin recibida e instruye al Dpto.
Financiero para realizar la consolidacin y elaboracin
del anteproyecto de presupuesto.
6 Dpto. Financiero Pone a consideracin de la Gerencia Administrativa y
Financiera el anteproyecto de presupuesto.
7 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa anteproyecto y se rene con el Gerente General
para su discusin y posterior aprobacin.
8 Gerente General Aprueba anteproyecto de presupuesto y remite al
Ministerio de Economa y Finanzas Publicas.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


78
PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO
OPERACIN 01.01. FORMULACIN PRESUPUESTARIA
01.01.01.ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Tarea Dpto. Financiero
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
reas y/o
Unidades
Organizacionales
1

2

3

4

5

NO

SI

Realiza la apertura
programtica del
presupuesto asignado a
la Empresa
Inicio
Aprueba
estructura
programtica?
Apertura
Programtica
Estructura Programtica
Instructivo para la
formulacin del
Presupuesto
Revisa documentacin, y
pone a consideracin del
Gerente General
En funcin de lo
establecido en el POA
remite sus requerimientos
monetarios de acuerdo a la
estructura programtica
Presupuesto
Apertura
Programtica
Apertura
Programtica
Estructura
Programtica
Instructivo para la
formulacin del
Presupuesto
Presupuesto
Instruye el inicio de la
formulacin del
Presupuesto

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


79

6

Revisa documentacin
e instruye a la Dpto.
Financiera realizar la
consolidacin y el
anteproyecto de
presupuesto
Presupuesto
Realiza la consolidacin y
elabora anteproyecto de
Presupuesto
1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


80

Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
reas y/o
Unidades
Organizacionales

12

13

14

15

16

Fin
Aprueba
anteproyecto?
Anteproyecto de
presupuesto
Remite
anteproyecto de
Presupuesto a la
Gerencia
Administrativa y
Financiera para su
revisin
Aprueba anteproyecto y
remite al Ministerio de
Economa y Finanzas
1
Anteproyecto de
presupuesto
Revisa anteproyecto
de Presupuesto y
se rene con el
Gerente General
Anteproyecto de
presupuesto
Revisa y discute con
sus Gerentes el
anteproyecto de
Presupuesto

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


81

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1
Dpto. Administracin
Elabora, remite informacin sobre contrataciones
requeridas Por la Empresa.
2
Dpto. Financiero
Recibe informacin y elabora un cronograma de
ejecucin del presupuesto de gastos y lo pone a
consideracin a la Gerencia Administrativa y Financiera.
3 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa, aprueba el cronograma de ejecucin
presupuestaria e informa a las reas y/o Unidades
Organizacionales para realizar las contrataciones.
4 rea y/o Unidad
Organizacional
Recibe cronograma de ejecucin presupuestaria y en
funcin de lo establecido realizar la solicitud de
contrataciones requeridas.
5
Dpto. Administracin

Recibe solicitud, verifica que la misma est en el
cronograma de ejecucin presupuestaria y solicita al
Dpto. Financiero su aprobacin.
6 Dpto. Financiero Recibe la documentacin y verifica que la misma est
dentro de las cuotas de compromiso solicitadas y
asignadas trimestralmente por el Ministerio de Economa
y Finanzas Publicas y emite la certificacin
correspondiente.
7 Dpto. Financiero Elabora reportes de la ejecucin presupuestaria y remite a
la Gerencia Administrativa y Financiera.
8 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe documentacin y revisa los reportes.
Permanente.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


82
PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO
OPERACIN 01.02. EJECUCION PRESUPUESTARIA
01.02.01.EJECUCION PRESUPUESTARIA

Tarea
Dpto.
Administracin
Dpto. Financiero
Gerencia
Administrativa y
Financiera
reas y/o
Unidades
Organizacionales

1

2

3

4

SI

Elabora reporte acerca
de las contrataciones
requeridas en el PAC
PMCM
Inicio
Aprueba
cronograma?
PAC y PMCM
Elabora cronograma
de ejecucin
presupuestaria de
gastos
Recibe cronograma
y en funcin de lo
establecido realiza
solicitud de
contratacin
Solicitud de
contratacin
PAC y PMCM
Cronograma de
ejecucin presupuestaria
de gastos

Verifica que la solicitud
se encuentre en el
cronograma y solicita
certificacin
Aprueba cronograma
e informa las reas
y/o Unidades
Organizacionales
PAC y PMCM
PAC y PMCM
Cronograma de
ejecucin
presupuestaria de
gastos

Solicitud de
contratacin
Solicitud de
contratacin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


83

5

Solicitud de contratacin
Certificacin presupuestaria
Verifica que la solicitud se
encuentre ene.
Cronograma y emite
certificacin
Elabora reportes sobre
la ejecucin
presupuestaria y remite
a la GAF
GAF
Ejecucin
Presupuestaria
Fin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


84

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1
Dpto. Financiero
Elabora informe tcnico solicitando y justificando la
modificacin presupuestaria y lo remite a la Gerencia
Administrativa y Financiera.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera

Recibe informe tcnico, verifica que el mismo no
contravenga ninguna norma legal vigente y recomienda la
realizacin de esta modificacin a la Dpto. Jurdico.
3 Dpto. Jurdico Recibe la documentacin, realiza evaluacin y en caso de
no existir observaciones, elabora informe legal para el
Gerente General.
4 Gerente General Revisa la documentacin y aprueba la modificacin
presupuestaria requerida mediante Resolucin
Administrativa expresa.
5
Dpto. Financiero
Recibe copia de la Resolucin Administrativa y registra
el cambio en el SIGMA.
10 Das mximos.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


85
OPERACIN 01.02. EJECUCION PRESUPUESTARIA
01.02.02. MODIFICACION PRESUPUESTARIA

Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Jurdico
Gerente General
1

2

3

4

5

NO

Elabora informe tcnico
solicitando y justificando
modificacin
presupuestaria
Inicio
Aprueba
modificacin
presupuestaria?
Informe Tcnico
Revisa informe y
recomienda realizar
modificacin
presupuestaria
Verifica
documentacin
Informe tcnico
Recomendacin de
modificacin
presupuestaria
Revisa documentacin
si no existen
observaciones elabora
informe legal y pone a
consideracin del
Gerente General
PAC y PMCM
Cronograma de ejecucin
presupuestaria de gastos
Informe legal

Informe Tcnico
Informe Legal

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


86

6

Resolucin
Administrativa
Aprueba modificacin
presupuestaria con
Resolucin
Administrativa y remite
la documentacin al
Dpto. Financiero
Elabora reportes sobre
la ejecucin
presupuestaria y remite
a la GAF
Fin
PAC y PMCM
Cronograma de
ejecucin
presupuestaria de
gastos
Informe legal
Resolucin
Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


87
OPERATORIA
N RESPONSABLE
REALIZADAS
1
Dpto. Financiero
De forma mensual, trimestral, al final de la gestin y a
requerimiento de las autoridades elabora un informe de
ejecucin fsico financiera de toda la entidad y lo remite
a la Gerencia Administrativa y Financiera.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera

Revisa informacin y elabora informe para el Gerente
General.
3 Gerente General Revisa la informacin e instruye la toma de acciones que
modifiquen la ejecucin si corresponde.
4 Gerencia
Administrativa y
Financiera

Recibe instruccin y remite a las reas y/o Unidades
Organizacionales para la toma de acciones que
correspondan.
5 rea y/o Unidad
Organizacional
Realiza las acciones correspondientes para modificar la
ejecucin del presupuesto.
Realizado de manera mensual, trimestral o a requerimiento de las autoridades.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


88
OPERACIN 01.03. SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA
01.03.01. SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA

Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
rea y/o Unidad
Organizacional

1

2

3

4

5

6

Elabora informe de
ejecucin fsico -
financiera
Inicio
Informe de ejecucin
Revisa informe y
elabora informa para
el Gerencia General

Realiza las acciones
instruidas para
mejorar la ejecucin
Informe de Ejecucin
Informe tcnico
Revisa documentacin e
instruye la toma de acciones
para modificar la ejecucin
presupuestaria si corresponde
Informe de ejecucin

Informe tcnico

Instructivo

Fin
Informe de ejecucin
Instructivo

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


89
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
Estratgica

Establece la metodologa e instrumentos (Instructivos y
formularios) para el inicio de elaboracin del POA y pone
a consideracin de la Gerencia Administrativa y
Financiera.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Recibe metodologa e Instrumentos para su revisin.
3 Dpto. Jurdico Revisa, aprueba y remite documentacin a la Gerencia
General para iniciar el proceso de formulacin del POA.
4 Gerencia General Revisa la documentacin, aprueba e instruye el inicio del
procedimiento para la formulacin del POA.
Estratgica

Remite el instructivo para inicio de la formulacin del
POA, adjuntando metodologa e instrumentos
establecidos.
Estratgica

Realiza talleres informativos y de coordinacin para la
formulacin del POA institucional.
7 reas y Unidades
Organizacionales
Inician la formulacin del POA por rea organizacional.
8 reas y Unidades
Organizacionales
De acuerdo a los instructivos y formularios recibidos, se
realiza el anlisis de situacin y del entorno.
9 reas y Unidades
Organizacionales
Los Gerentes y Jefes de Unidad se renen con el Gerente
General para determinar los objetivos de gestin de la
Empresa.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


90
10 Gerencia General Realiza la difusin de los Objetivos de Gestin a las reas
o unidades organizacionales de la Empresa.
11 reas y Unidades
Organizacionales
En base a los objetivos de Gestin definidos y de acuerdo
a la metodologa e instrumentos establecidos determina
los Objetivos especficos por rea organizacional.
12 reas y Unidades
Organizacionales
En base a los objetivos Especficos definidos se
determina las operaciones de Funcionamiento,
indicadores de gestin y los recursos requeridos para
alcanzar los objetivos propuestos.
13 reas y Unidades
Organizacionales
Remite POA formulado a la Gerencia Administrativa y
Financiera para su revisin.
14 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa documentacin y remite a la Unidad planificacin
y Sistemas para elaboracin del informe final y
consolidacin del POA Institucional.

Estratgica

Recibe la informacin, la revisa y consolida la misma.
Estratgica

Elabora informe de aprobacin del POA Institucional.
17 Gerencia
Administrativa y
Financiera
En coordinacin con la Dpto. Jurdico revisa
documentacin y pone a consideracin de la Gerencia
General.
18 Gerencia General Recibe la documentacin la revisa, aprueba y remite el
POA consolidado al Ministerio de Economa y Finanzas.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


91
FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
OPERACIN 01.01. FORMULACION DEL POA
PROCEDIMIENTO 01.01.01. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DEL
POA

Tarea
Dpto.
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Jurdico
Gerencia
General
rea y/o
Unidad
Organizacional
1

2

3

4

5

NO

Establece Metodologa
e instrumentos para
inicio de elaboracin
del POA
Inicio
Revisa la
documentacin y
remite al Depto.
Juridico
Metodologa e
instrumentos para la
formulacin del POA
Aprueba
cronograma e
instrumentos?
Instruye a las reas
y/o Unidades
Organizacionales
inicio de formulacin
del POA
Pone a
consideracin del
Gerente General
Ejecutivo
Metodologa e
formulacin del POA
Metodologa e
formulacin del POA
Metodologa e
formulacin del POA
Aprueba
cronograma
e
instrumento
s?

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


92
6

Realiza talleres de
capacitacin e informacin
Enva metodologa,
instrumentos e
instructivos
Instructivo para inicio
de formulacin del
POA
Metodologa e
formulacin del POA
Instructivo para inicio de
formulacin del POA

Metodologa e
formulacin del POA
formulacin del POA

Inician Formulacin
del POA por rea
Organizacional
1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


93

Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
reas y/o
Unidades
Organizacionales

13

14

15

16

Anlisis de situacin y
del entorno

Definidos los objetivos de
Gestin estos son
difundidos a todas las reas
y/o Unidades
organizacionales de la
Empresa
1
Con el anlisis de
situacin y del
entorno se renen
con el Gerente
General
Objetivos de
Gestin
Elaboran el anlisis
de situacin y del
entorno
Anlisis de situacin
y del entorno

En base a los resultados
del anlisis de situacin y
del entorno formulan los
objetivos de gestin
En base a los objetivos
de Gestin se
determinan los Objetivos
Especficos
En base a los objetivos
Especficos se determinan
Operaciones de
Funcionamiento, indicadores y
recursos requeridos y se
remite a la GAF
Anteproyecto de
POA
Anteproyecto de
POA
Revisa documentacin y remite
a la Unidad de Planificacin y
Sistemas para su consolidacin
e informe final
Anteproyecto de
POA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


94

Revisa documentacin
y consolida la misma
Elabora informe para la
aprobacin del POA
Institucional
2

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


95

Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia General
reas y/o
Unidades
Organizacionales

24

25

26

27

POA Institucional
Informe para
aprobacin del POA
Institucional
Revisa POA Institucional e
informe para la aprobacin
del POA y pone en
consideracin del Gerente
General
Revisa la documentacin
y remite a la Dpto.
Jurdico para su revisin
Aprueba informe y POA
y remite al Ministerio de
Economa y Finanzas
2
POA Institucional
Informe para
aprobacin del POA
Institucional
POA Institucional
Informe para
aprobacin del POA
Institucional
POA Institucional
Informe para
aprobacin del POA
Institucional
Aprueba
informe?
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


96

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 Ministerio de
Economa y Finanzas
Publicas
Informa el Presupuesto asignado a la entidad en el
Presupuesto General de la Nacin (PGN).
2 Gerencia General Recibe informacin e Instruye la reformulacin del POA
de la Entidad.
3 rea y/o Unidad
Organizacional
Recibe nuevo Presupuesto asignado y procede a realizar
la reformulacin del POA.
4 rea y/o Unidad
Organizacional
Remite POA reformulado a la Gerencia Administrativa y
Financiera-
5 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa la documentacin y remite a la Unidad
planificacin Estratgica para su consolidacin e informe
final.
Estratgica
Recibe la documentacin, la revisa y consolida el POA
institucional.
Estratgica
Pone en consideracin el informe final para la
aprobacin del POA Institucional.
8 Gerencia
Administrativa y
Financiera
Revisa la documentacin en coordinacin con el Dpto.
Jurdico y remite a la Gerencia General para su
aprobacin.
9 Gerencia General Revisa la documentacin y aprueba mediante
Resolucin Administrativa expresa.
Estratgica
Archiva Resolucin Administrativa.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


97
PROCEDIMIENTO 01.01.02. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION
MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA

Tarea
Dpto.
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Jurdico
Gerencia
General
rea y/o
Unidad
Organizacional
1

2

3

4

5

6

NO

Informa a la Empresa el
Presupuesto asignado
en el PGN
Inicio
Recibe nuevo presupuesto e
instruye la reformulacin del
POA
Presupuesto asignado a
la Empresa
Recibe documentacin y remite
a la Unidad de Planificacin y
Sistemas para su consolidacin
e informe final
Revisa, consolida POA
Institucional, elabora informe
para su aprobacin y remite
a la GAF
POA reformulado
Metodologa e instrumentos
para la formulacin del POA
formulacin del POA

Aprueba
informe?
Metodologa e instrumentos
para la formulacin del POA
formulacin del POA

la Empresa
la Empresa
Procede a realizar la
reformulacin del POA del rea
y/o Unidad Organizacional y
remite a la GAF
POA reformulado
POA reformulado
Revisa la documentacin y
pone a consideracin del
Gerente General

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


98

7

Aprueba POA reformulado
mediante Resolucin
Administrativa

Archiva Resolucin
Administrativa
Resolucin
Administrativa de
Aprobacin del POA
Resolucin
Administrativa de
Aprobacin del POA
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


99
OPERATORIA
N RESPONSABLE
REALIZADAS
Estratgica
Elabora cronograma de realizacin del seguimiento y
evaluacin a la ejecucin del POA y lo pone a consideracin de
la Gerencia Administrativa y Financiera.
y Financiera
Revisa cronograma y pone a consideracin de la Dpto.
Jurdico.
3 Departamento Jurdico Revisa cronograma y aprueba el mismo para posteriormente
remitir el documento a la Gerencia General
4 Gerencia General Aprueba cronograma e instruye a todas las reas
organizacionales la realizacin del seguimiento y evaluacin
del POA.
5 rea y/o Unidad
Organizacional
Verifican la ejecucin de las diferentes operaciones para el
cumplimiento de los objetivos establecidos en el POA y
elaboran el informe correspondiente en los formularios
establecidos.
6 rea y/o Unidad
Organizacional
Remite la informacin a la Gerencia Administrativa y
Financiera.
y Financiera
Recibe la documentacin, la revisa y enva al Dpto.
planificacin Estratgica para su consolidacin y elaboracin
del informe respectivo.
Estratgica
Consolida la informacin, elabora informe y remite a la
y Financiera.
En coordinacin con la Dpto. Jurdico revisa informe y en caso
de no existir observaciones pone a consideracin del Gerente
General.
10 Gerencia General Recibe informe y si corresponde instruye a las reas y/o
Unidades Organizacionales la aplicacin de medidas
correctivas.
11 rea y/o Unidad
Organizacional
Recibe instructivo y aplica las medidas correctivas
correspondientes.
Puede ser realizado de manera semestral, el tiempo de duracin del procedimiento es de 30 das.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


100
PROCEDIMIENTO 01.01.02. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION
MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA

Tarea
Dpto.
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Jurdico
Gerencia
General
rea y/o
Unidad
Organizacional
1

2

3

4

Elabora cronograma para
realizar seguimiento y pone a
consideracin de la GAF
Inicio
Revisa instructivo y pone a
consideracin de la Dpto.
Jurdico
Cronograma para la
realizacin del
seguimiento al POA e
instructivo
Aprueba
cronograma?
Instructivo para realizar
seguimiento al POA
Cronograma e Instructivo
para realizar seguimiento
al POA

Revisa el cronograma y pone
a consideracin del Gerente
General
Instruye la realizacin del
seguimiento y evaluacin
del POA
Cronograma para la
realizacin del seguimiento
al POA e instructivo
Cronograma para la
Cronograma para la
Cronograma para la
Instructivo para realizar
seguimiento al POA
Cronograma e Instructivo
para realizar seguimiento
al POA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


101
5-6

Realiza el seguimiento y
evaluacin al POA y
remite a la GAF
Seguimiento y
evaluacin del POA Seguimiento y
evaluacin del POA
Seguimiento y
evaluacin del POA
remite a la UPS para
consolidacin y elaboracin
de informe tcnico
1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


102
OPERACIN 01.02.SEEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE
OPERACIONES
PROCEDIMIENTO 01.02.01. REALIZACION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL POA

Tarea
Dpto.
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Jurdico
Gerencia
General
rea y/o
Unidad
Organizacional

1

2

3

4

5-6

Consolida
informacin y
elabora informe
tcnico
Revisa informe
tcnico y pone a
consideracin del
Dpto. Jurdico
Informe Tcnico
Realiza las medidas
correctivas para mejorar la
ejecucin del POA
Instruye la toma
de medidas
correctivas si
corresponde
Instructivo para
la adopcin de
medidas
correctivas
Aprueba
informe?
1
Informe Tcnico
Informe Tcnico
Informe Tcnico
Revisa informe tcnico
y pone a consideracin
del Gerente General
Informe Tcnico
Instructivo para la
adopcin de medidas
correctivas
FIN

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


103

OPERATORIA

N RESPONSABLE
REALIZADAS
1 rea y/o Unidad
Organizacional

Elabora informe tcnico justificando el motivo de la
reformulacin del POA y remite a la Gerencia
Administrativa y Financiera.
2 Gerencia
Administrativa y
Financiera

Recibe el informe y solicita opinin tcnica del Dpto.
planificacin Estratgica como rea tcnica especializada.
Estratgica
Recibe la documentacin y emite informe recomendando
o no la aprobacin de la solicitud y remite a la Gerencia
Administrativa y Financiera para su consideracin.
4 Gerencia
Administrativa y
Financiera.
Recibe la documentacin y la pone en consideracin del
Gerente General.
5 Gerente General

Revisa documentacin, autoriza modificacin del POA e
instruye realizar la modificacin a la Dpto. planificacin
Estratgica
Estratgica
Realiza la modificacin y consolidacin del POA.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


104
OPERACIN 01.02. SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE
OPERACIONES
01.02.02. REFORMULACION Y AJUSTES AL POA

Tarea
rea y/o Unidad
Organizacional
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Dpto. Planificacin
Estratgica
Gerencia General

1

2

3

4

Elaboran informe
tcnico solicitando y
justificando la
modificacin del POA
Inicio
Solicitud de modificacin
del POA
Revisa informe y solicita
opinin tcnica de la
Unidad de Planificacin
y Sistemas
Revisa documentacin
y emite opinin tcnica
recomendando o no la
modificacin del POA
del POA
del POA
del POA
Opinin Tcnica
del POA
Opinin Tcnica
Revisa documentacin
y pone a consideracin
del Gerente General
del POA
Opinin Tcnica
Autoriza
modificacin?

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


105

5

Fin
Instruye a la Gerencia
Administrativa Financiera
realizar modificacin del POA
Instructivo Instructivo
Instruye a la Unidad de
Planificacin y Sistemas
realizar modificacin del
POA
Realiza modificacin del
POA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


106
1. IDENTIFICACION
Administracin de Activos Fijos Inmuebles
Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales
2.1 OPERATORIA
a. Recibir los bienes.
b. Incorporar al registro de Activos Fijos Inmuebles.
c. Efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentacin tcnico
legal de los bienes.
d. Asignar los bienes.
e. Salvaguardar los bienes.
f. Realizar inspecciones peridicas sobre el estado y conservacin de los bienes.


Recibir los bienes
Incorporar al registro
de Activos Fijos
Inmuebles
Efectuar el seguimiento
y control sobre el
saneamiento de la
documentacin tcnico
legal de los bienes.
Asignar los bienes
Salvaguardar los
bienes
Realizar inspecciones
peridicas sobre el
estado y conservacin de
los bienes

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


107
1. IDENTIFICACION
Administracin de Activos Fijos Muebles
2.1 OPERATORIA
a) Recibir los bienes.
b) Registrar el ingreso de bienes.
c) Identificar los bienes de consumo.
d) Codificar los bienes de consumo.
e) Clasificar los bienes de consumo.
f) Salvaguardar los bienes.
g) Asignar los bienes.
h) Controlar los bienes.


Recibir los bienes
Registrar el
ingreso de bienes
Identificar los
bienes de
consumo
Codificar los
bienes de
consumo
Clasificar los
bienes de
consumo
Salvaguardar los
bienes
Asignar los bienes
Controlar los bienes

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


108
1. IDENTIFICACION
Administracin de Almacenes
2.1 OPERATORIA
a) Recibir los bienes de consumo.
b) Registrar el ingreso de bienes.
c) Identificar los bienes de consumo.
d) Codificar los bienes de consumo.
e) Clasificar los bienes de consumo.
f) Catalogar los bienes de consumo.
g) Almacenar los bienes de consumo.
h) Registrar el movimiento de bienes.
i) Realizar la Salvaguarda de los bienes.
j) Distribuir los bienes de consumo.
k) Efectuar la salida de bienes.


Recibir los
bienes de
consumo
Registrar el
ingreso de
bienes
Identificar los
bienes de
consumo
Codificar los
bienes de
consumo
Clasificar los
bienes de
consumo
Catalogar los
bienes de
consumo
Almacenar
los bienes de
consumo
Registrar el
movimiento
de bienes
Realizar la
Salvaguarda
de los bienes
Distribuir los
bienes de
consumo
Efectuar la
salida de bienes

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


109
1. IDENTIFICACION
Servicios Generales
Unidad de Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales
2.1 OPERATORIA
a) Recibir solicitud de instalacin, mantenimiento o reparacin bsica sobre el sistema
elctrico, instalaciones sanitarias, pintado entre otros.
b) Efectuar lo solicitado.
c) Solicitar la verificacin del trabajo efectuado al rea pertinente.
d) Llevar un control de todos los mantenimientos realizados por Unidad y por Rubro.


Recibir solicitud de
instalacin, mantenimiento
o reparacin bsica
Efectuar lo
solicitado
Solicitar la
verificacin del
trabajo efectuado
al rea pertinente
Llevar un control de todos los
mantenimientos realizados
por Unidad y por Rubro

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


110
1. IDENTIFICACION
Desarrollo Sistemas de Informacin
Administracin y Desarrollo de Sistemas
2.1 OPERATORIA
a) Para iniciar el desarrollo de un sistema, los jefes de Depto. o rea debern llenar el
formulario de solicitud y justificacin (Ver punto 1.6) debidamente firmado por los
responsables y enviar a la jefatura del Depto. de Telecomunicaciones e Informtica
mediante una hoja de ruta.
b) El Depto. o rea que solicite el desarrollo de un sistema deber proporcionar toda la
informacin necesaria en el formulario para la elaboracin del mismo y especificar los
objetivos y alcances que persiguen para el desarrollo de sus actividades.
c) El rea solicitante designar uno o ms responsables que coordine con el grupo de
desarrollo para aclarar cualquier duda o dar el seguimiento que corresponde al sistema, ya
que es necesaria una retroalimentacin constante.
d) El rea solicitante deber sujetarse a los tiempos que se requieran para la elaboracin del
sistema en cuestin.
e) El rea solicitante debe considerar la planificacin y los 5 pasos fundamentales para el
Desarrollo de Sistemas de Informacin (ver Anexo 1) y el tiempo que lleva cada fase,
para esto debe coordinar con el Depto. de Telecomunicaciones e Informtica el tiempo
que llevar el desarrollo.
f) El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica, realizar una evaluacin del
requerimiento y planear el desarrollo considerando las prioridades (como primera regla),
la factibilidad, el costo que representa, los recursos que se tiene, si se tienen las
herramientas para el desarrollo y otros que sean necesarios.
g) El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica luego de la evaluacin determinar la
factibilidad del desarrollo:

A. Se desarrollar en dependencias de BoA.
B. Ser desarrollado por terceros o una empresa externa.
C. Se adquirir el sistema en cuestin.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


111
A. Si se define que el desarrollo se realizar en BoA.

El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica deber desarrollar el sistema
cumpliendo con las normas procedimentales de software y utilizando los
procedimientos, metodologas y tecnologas adecuadas y acordes al Hardware y
Software de propiedad de BoA.

B. Si se define por el desarrollo mediante terceros o una empresa externa.

El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica elaborar un informe
especificando las razones para dicha determinacin.
El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica ser el intermediario y/o
coordinador entre la empresa contratada y el usuario final.
El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica ser el que proporcione la
informacin necesaria para el desarrollo del sistema en cuestin.
El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica deber cuidar el conocimiento
(no-hau) de sus dependientes y de la empresa en su conjunto.
El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica deber cuidar la propiedad
intelectual y derechos de BoA, coordinando con el Depto. de Asesora Legal
elaborando los documentos de respaldo necesarios para el efecto.
La contratacin se deber ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de
Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto
el Depto. de Telecomunicaciones e Informtica deber coordinar con dicho Depto.
y el Depto. de Asesora Legal para elaborar los documentos necesarios.

C. Si se define por la adquisicin del sistema.

El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica proceder a realizar las pruebas
necesarias del sistema desarrollado en coordinacin con el usuario final del rea
solicitante, realizando las adecuaciones o modificaciones necesarios.
El Depto. de Telecomunicaciones e Informtica elaborar un informe
especificando las razones para dicha determinacin.
El Depto. de telecomunicaciones e Informtica coordinar con el rea en cuestin
y las reas necesarias para explicar el informe y las razones.
La contratacin se deber ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de
Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto
el Depto. de Telecomunicaciones e Informtica deber coordinar con dicho Depto.
y el Depto. de Asesora Legal para elaborar los documentos necesarios
Una vez concluido el Desarrollo del Sistema y las pruebas correspondientes, el
Sistema ser entregado para su correspondiente explotacin.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


112
3. DIAGRAMA DE FLUJO.

rea solicitante

Entrega

Se considerar:
o Prioridades
o Factibilidad
o Costo
o Recursos
o Herramientas
o Otros necesarios

Desarrollo en BoA Adquisicin del Sistema

Desarrollo por terceros
O una empresa externa

Llenado del Formulario
de Solicitud
Proceso de Evaluacin
Depto. de
Telecomunicaciones e
Informtica

Factibilidad del
Desarrollo
B
C A

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


113

NO
SI Usuario

A
Desarrollo en DTI de BoA
Segn normas y procedimientos de software
Utilizando metodologas y tecnologas adecuadas y acordes
al hardware y Software propio de BoA
B
DTI - Preparar Informe
Razones del porque
se contrata a
terceros

Se contrata?

Proceso de
Evaluacin
DTI - Interactuar y coordinar
con terceros y el usuario
terceros o
empresa
X
X

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


114

Usuario

C
DTI - Preparar Informe
Razones del porque
se debe adquirir el
sistema

DTI - Explicar las razones segn el
informe
reas
Solicitante y otras
necesarias

Se adquiere?

Proceso de
Evaluacin
DTI - Interactuar con las reas
involucradas
DTI reas necesarias
Evaluar propuestas
Adquirir la ms adecuada
X

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


115

SI

NO

X
DTI Realizar las pruebas
necesarias y tests
correspondientes
Errores?

DTI Coordinar
modificaciones y
adecuaciones con el
usuarios y/o las empresas
contratadas
Entrega del Sistema para su
explotacin.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


116
ANEXO 1

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


117

Plan Estratgico
Elaborar Objetivos
Globales
Proyectos de Sistemas NO
planeados con anticipacin
Identificar proyectos de SI
Definir prioridades y elegir
proyectos
Analizar necesidades de
recursos
Definir programas de
trabajo y fechas lmite
Desarrollar el documento de
planeacin del SI

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


118
PASOS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Investigacin del Sistema
Entender el Problema
Anlisis del Sistema
Entender la solucin
Diseo y Desarrollo del Sistema
Elegir y plantear la mejor solucin
Puesta en Operacin del Sistema
Poner en efecto la solucin
Mantenimiento y Revisin del Sistema
Evaluar los resultados de la solucin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


119
1. IDENTIFICACION
Soporte Sistemas Informticos
rea de Soporte y Mantenimiento
2.1 OPERATORIA

a) El proceso tendr el inicio con el registro del requerimiento en el sistema de tickets
electrnicos para solicitud de soporte de sistemas informticos.
b) El mismo ser recepcionado por el Jefe del Dpto. de Telecomunicaciones e Informtica
quien evaluara el requerimiento y derivara al responsable del atender el sistema de
informacin dentro el departamento de Telecomunicaciones e Informtica. El
administrador o responsable del sistema de informacin aplicara el o los procedimientos
establecidos para cada caso.
c) Una vez atendido el caso este deber tener la conformidad del solicitante con la respuesta
de conformidad que deber ser registrado en el sistema de tickets electrnico abierto para
el requerimiento. Y comunicado va correo electrnico a los participantes en el caso.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


120

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREAS RESPONSABLES
SOPORTE TECNICO
SOPORTE DE SISTEMAS
INFORMATICOS
SERVICIOS DE SOPORTE DE SISTEMAS
INFORAMTICOS
DEPTO. DE TELECOMUNICACIONES E
INFORMATICA
PERSONAL DE DPTO. DE
TELECOMUNICACIONES E
INFORMATICA
USUARIO
PROVEEDOR DE
SISTEMAS EXTERNO
SISTEMAS
EMPRESARIALES
INICIO
Registra su tickets electronico de
requerimiento de soporte se sistemas
Informticos
Recibe diariamente Los tickets de
requerimientos registradas en el
sistema electrnico de soporte de
sistemas , y determina los
procedimientos a seguir y quienes lo
realizaran
Analiza el requerimiento y establece el
procedimiento a seguir para atender el
caso en el sistema especifico
Soporte del Sistema
Interno
No
Si
Si se cuenta con contraro de soporte del
sistema solicitar la atencin del requerimiento.
1
2
DIAGRAMA DE FLUJO DE SOPORTE DE SISTEMAS INFORMATICOS

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


121
1
SOPORTE TECNICO
SOPORTE DE SISTEMAS
INFORMATICOS
SERVICIOS DE SOPORTE DE SISTEMAS
INFORAMTICOS
DEPTO. DE TELECOMUNICACIONES E
INFORMATICA
PERSONAL DE DPTO. DE
TELECOMUNICACIONES E
INFORMATICA
USUARIO
PROVEEDOR DE
SISTEMAS EXTERNO
SISTEMAS
EMPRESARIALES
Aplica el procedimiento definido para
la resolucin del requerimiento y
notifica a travs del ticket electrnico
al usuario solicitante
Recibe la notificacin de atencin a su
requerimiento y enva la conformidad
via el sistema de registro de tickets
electronicos
FIN
2
Realiza el seguimiento a la
atencin del requerimiento
hasta la aceptacin del
usuario final.
Realiza la atencin del requerimiento y
se comunica con los usuarios que
intervienen.
Cuenta con
soporte
Si
Se pone en conocimiento para la
gestin de pasos a seguir para la
atencion del requerimiento anivel
empresa.
No

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


122
1. IDENTIFICACION
Mantenimiento de Sistemas
rea de Soporte y Mantenimiento
2.1 OPERATORIA
a) rea Solicitante llena el formulario de solicitud y justificacin de mantenimiento de
sistemas
b) El formulario de solicitud y justificacin de mantenimiento de sistemas es presentado a
Gerencia Administrativa Financiera mediante una hoja de ruta.
c) La Gerencia Administrativa Financiera derivara el requerimiento al Departamento de
Telecomunicaciones e Informtica.
d) El Departamento de Telecomunicaciones e Informtica deriva el requerimiento para su
anlisis al rea de Desarrollo y Administracin de sistemas.
e) El rea de Desarrollo de Sistemas Registra el requerimiento y/o peticin y determina qu
tipo de mantenimiento es y asigna al responsable de atender la peticin.
f) El personal asignado realiza un anlisis y/o evaluacin de la peticin y genera una
propuesta de solucin o rechaza el mismo.
g) El personal asignado prepara la implementacin de la modificacin (identificando que
elementos sern afectados y definen un plan de accin todo esto se valida con un plan de
regresin).
h) Seguimiento y Evaluacin de los cambios hasta la aceptacin.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


123
Peticin De Mantenimiento
rea Solicitante llena el formulario de
solicitud y justificacin de
mantenimiento de sistemas

Gerencia Administrativa Financiera
recibe solicitud y deriva a
departamento de Telecomunicaciones
e Informatica
Departamento de
Telecomunicaciones e Informtica
deriva el requerimiento al rea de
Desarrollo y Mantenimiento de
Sistemas
Mantenimiento de
Sistemas de
Informacin

Figura 1.

Resultados de Implantacin y
aceptacin del sistema
Plan de mantenimiento
Entradas Externas
Peticin de
Mantenimiento
Cambios implantados y
aceptados
Catalogo de peticiones
Propuesta de Soluciones
Anlisis de Impacto de Cambios
Plan de Accin
Plan de pruebas de Regresin
Evaluacin del Cambio
Resultado de Pruebas
Anlisis de
la peticin
Preparacin de la
Implementacin de
la modificacin
Seguimiento y
evaluacin de los
cambios hasta la
aceptacin
Se evala si la peticin es
factible de atender y se
define que tipo de
mantenimiento es
Mantenimiento de Sistemas de Informacin
Registro de la
peticin

Figura 2.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


124

Registro de la
Peticin
Asignacin de
la Peticin
Anlisis de la
peticin
Registro de la pericin

Figura 3.

Preparacin de la Implementacin de la Modificacin
Identificacin de
los elementos
afectados
Establecimiento
del Plan de Accin
Especificaciones
del Plan de
Pruebas de
Regresin
Seguimiento y
evaluacin

Figura 4.

Seguimiento de
los Cambios
Realizacin de las
Pruebas de
Regresin
Aprobacin y
Cierre de la
Peticin
Seguimiento y evaluacin de los cambios hasta la aceptacin

Figura 5.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


125
1. IDENTIFICACION
Gestin de Informacin Gerencial
Departamento de Telecomunicaciones e Informtica
2.1 OPERATORIA
a) Identificacin de las reas cuyo manejo de informacin es relevante para la toma de
decisiones de la empresa. (Telecomunicaciones e Informtica).
b) Identificacin de indicadores, variables y resumen de contenidos de informacin, por
rea organizacional, relevantes para la toma de decisin de la
empresa.(Telecomunicaciones e Informtica reas de Informacin Gerencial).
c) Determinar que informacin es importante para el mejor desempeo de las unidades y
eliminar informacin innecesaria. (Telecomunicaciones e Informtica reas de
Informacin Gerencial).
d) Evaluacin (sencillez, tiempos de procesamiento), de los formularios y procedimientos
actuales e introduccin de nuevos si el caso amerita. (Telecomunicaciones e
Informtica reas de Informacin Gerencial)
e) Desarrollo del Sistema de Informacin Gerencial, con el uso de herramientas de
Business Intelligence (BI) y OLAP.
f) Implementacin de elementos de control (SmartCard), al sistema de informacin
gerencial, para verificacin de consistencia de informacin y satisfaccin de usuario.
g) Capacitar al personal en las herramientas de gestin de informacin gerencial.
h) Acceso a informacin por parte de las unidades involucradas en la gestin de
informacin gerencial.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


126
Gestion de Informacion Gerencial
Areas con manejo de
Informacion Gerencial.
Departamento Telecomunicaciones e
Informatica
Identificacin de las reas
cuyo manejo de informacin
es relevante para la toma de
decisiones de la empresa
Identificacin de indicadores, variables
y resumen de contenidos de
informacin, por rea organizacional,
relevantes para la toma de decisin de
la empresa.
Determinar que informacin
es importante para el mejor
desempeo de las unidades
y eliminar informacin
innecesaria.
Evaluacion (sencillez,
tiempos de procesamiento),
de los formularios y
procedimientos actuales e
introduccion de nuevos si el
caso amerita
Desarrollo del Sistema de
Informacion Gerencial, con
el uso de herramientas de
Business Intelligence (BI) y
OLAP
Implementacion de
elementos de control
(SmartCard), al sistema de
informacion gerencial, para
verificacion de consistencia
de informacion y satisfaccion
de usuario
Capacitar al personal en las
herramientas de gestion de
informacion gerencial.
Acceso a
informacion por parte de las
unidades involucradas en la
gestion de informacion
gerencial.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


127

1. IDENTIFICACION
Gestin de Informacin Gerencial
2.1 OPERATORIA
a. El proceso se inicia con la recepcin de la solicitud al rea de Telecomunicacin e
Informtica y finaliza con la prestacin del servicio solicitado.
b. Para el caso de que el proyecto deba ser aprobado este se inicia con la aprobacin del
proyecto tecnolgico por parte del Gerente General y finaliza con la coordinacin de la
ejecucin del proyecto de desarrollo en el rea de Telecomunicacin e Informtica.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


128

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


129
1. IDENTIFICACION
Gestin de Seguridad de Tecnologas de Informacin
2.1 OPERATORIA
a) La operacin del proceso se inicia con el requerimiento, solicitud, incidente, mejora
continua o avance tecnolgico por parte de la organizacin.
b) El paso siguiente es la continuacin del ciclo de vida de seguridad de TI, recorriendo
los siguientes pasos
Evaluacin
Diseo
Implementar
Administracin y Soporte
Capacitacin Continua
c) La operacin concluye con la implementacin, seguimiento y administracin de
esquemas y medidas de seguridad de TI.


Solicitud Proceso Esquemas
Seguridad y Medidas
De TI de Seguridad

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


130
Solicitud, Incidente
Mejora continua

Diseo

Esquemas y
Medidas
Evaluacin
Establecer Contexto
Identificar Riesgos
Analisis y Evaluacin
de Riesgos
Tratar riesgos
Monitorear y
Comunicar
Implementar
Administracin y
Soporte

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


131
1. IDENTIFICACION
Gestin de Conectividad y Comunicaciones
2.1 OPERATORIA
a) Inicia con la generacin de un requerimiento
b) Verificacin de condiciones de infraestructura tecnolgica disponible.
c) Desarrollo del diseo.
d) Anlisis de la factibilidad de implementacin. Si no corresponde se procede al
rediseo.
e) Se realiza la adquisicin de recursos y/o equipamiento.
f) Se realiza implementacin.
g) Se concluye con la puesta en marcha, prueba de sistemas y conformidad de los
solicitantes.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


132

NO

SI

Diseo

Factibilidad
Adquisicin de
recursos y/o
equipamiento

Puesta en marcha y
conformidad de los
solicitantes

Inicio
Solicitud o
requerimientos

Implementacin

Verificacin de condiciones
de infraestructura
tecnolgica

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


133
1. IDENTIFICACION
Gestin de Conectividad y Comunicaciones
2.1 OPERATORIA
a) Inicia con la solicitud del soporte Help Desk generando un ticket va Intranet.
b) Identificacin del problema si corresponde a nivel de software o hardware.
c) Analizar el problema.
d) Ver recursos de factibilidad, si no corresponde se recomienda al usuario
procedimiento a seguir.
e) Procede con la aplicacin de la solucin.
f) Concluye con V B del usuario cerrando el caso.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


134

NO

Si NO

Si

Anlisis del
problema
Factibilidad de
recursos
Anlisis del
problema
Factibilidad de
recursos
Aplicacin
para la solucin
V B del usuario
Cierre de caso
Software
Hardware
Inicio de caso
Solicitud de
soporte
Identificacin del
problema
Software o Hardware

Si
No

Aplicacin para
la solucin
V B del usuario
Recomendacin
al usuario
Si
No
Recomendacin
al usuario
Deriva al rea
correspondiente

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


135
1. IDENTIFICACION
Formulacin de planes
Departamento de Planificacin Comercial y Marketing
2.1 OPERATORIA
a) Analizar los requerimientos y necesidades de las diferentes reas de BoA, para la
realizacin de Planes de Desarrollo.
b) Elaborar un Plan, que responda a solucin de los requerimientos y necesidades de las
reas.
c) Realizar la socializacin para su aprobacin del Plan elaborado.
d) Presentar el Plan aprobado a Gerencia General para su aprobacin.


Analizar los
requerimientos y
necesidades de las
diferentes rea
Elaborar un Plan, que
responda a solucin de
los requerimientos y
necesidade
Realizar la socializacin
para su aprobacin del
Plan
Presentar el Plan
aprobado a Gerencia
General para su
aprobacin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


136
1. IDENTIFICACION
Anlisis de apertura de nuevos mercados
2.1 OPERATORIA
a) Solicitar la informacin del estudio de mercado realizado.
b) Verificar los itinerarios a ser cubiertos, en funcin a la disponibilidad de la flota de
aeronaves, permisos de operacin y otros.
c) Analizar la posibilidad de precios a ser lanzados para cubrir nuevos rutas areas.
d) Elaboracin de un estudio de Plan de Negocios, para ver la factibilidad econmica de
realizacin.
e) Solicitar al Departamento Legal, los trmites para iniciar los itinerarios aprobados, una
vez aprobado el Plan de Negocios.

Solicitar la informacin del
estudio de mercado
realizado.
Verificar los
itinerarios a ser
cubiertos
Analizar la posibilidad
de precios a ser
lanzados para cubrir
nuevos rutas areas
Elaboracin de un
estudio de Plan de
Negocios, para ver la
factibilidad econmica
Solicitar al Departamento
Legal, los trmites para
iniciar los itinerarios
aprobados,

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


137
1. IDENTIFICACION
Anlisis y evaluacin de auspicios
2.1 OPERATORIA
a) Recepcionar la solicitud de requerimiento y auspicio.
b) Realizar el anlisis y la evaluacin financiera de la solicitud.
c) Remitir a Gerencia General para su aprobacin.
d) Recepcionar el instructivo de Gerencia con la aprobacin.
e) Elaborar la organizacin del auspicio, y fijar un responsable.
f) Participar en eventos de auspicio.
g) Realizar el control y la evaluacin del auspicio.

Recepcionar la solicitud
de requerimiento y
auspicio
Realizar el anlisis
y la evaluacin
financiera de la
solicitud
Remitir a Gerencia
General para su
aprobacin
Recepcionar el
instructivo de
Gerencia con la
aprobacin
Elaborar la
organizacin del
auspicio, y fijar un
responsable
Realizar la
participacin en el
evento de auspicio
Realizar el control y la
evaluacin del auspicio

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


138
1. IDENTIFICACION
Informacin Global Gerencial
2.1 OPERATORIA
a) Solicitar resultados por: itinerarios, tarifas, reservas, ventas, marketing y regionales.
b) Elaborar informes mensuales por rea, de manera compilada.
c) Elaborar informes globales, a travs del sistema gerencial.
d) Distribuir la informacin verificada y aprobada a las reas especficas de BoA.

Solicitar resultados por:
itinerarios, tarifas, reservas,
ventas, marketing y
regionales
Elaborar informes
mensuales por
rea, de manera
compilada
Elaborar informes
globales, a travs
del sistema de
gerencial
Distribuir la informacin
verificada y aprobada a las
reas especficas de BoA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


139
1. IDENTIFICACION
Realizacin Itinerarios y Tarifas
Unidad de Itinerarios y Tarifas
2.1 OPERATORIA
Realizar cronogramas de proyectos de Itinerarios.
Preparar los cuadros de horas voladas, utilizacin por tipo de nave y flota.
Programar el itinerario en el sistema de distribucin CRS-GDS.
Comunicar a los Departamentos de Asuntos Internacionales, Trfico y entidades externas
el cronograma de itinerarios aprobado.
Coordinar con control vuelos, mantenimiento y reservas, el cronograma de itinerarios
aprobados.
Evaluar la competencia de tarifas por medio de GDS`s y/o ATPCO.
Realizar la codificacin, publicacin y administrar las tarifas reglas y routings en el
GDS/CRS especfico (sistemas de reservas).

Realizar cronogramas
de proyectos de
Itinerarios
Programar el
itinerario en el
sistema de
distribucin CRS-
GDS
Comunicar a Depto. de
Asuntos Internacionales,
Trfico y entidades
externas el cronograma
de itinerarios aprobado
Evaluar la
competencia de
tarifas por medio de
GDS`s y/o ATPCO
Preparar los cuadros
de horas voladas,
utilizacin por tipo de
nave y flota
Coordinar con control
vuelos, mantenimiento
y reservas, el
cronograma de
itinerarios aprobados
Realizar la codificacin,
publicacin y administrar las
tarifas reglas y routings en el
GDS/CRS especfico

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


140
1. IDENTIFICACION
Formulacin de Ventas
Departamento de Ventas
2.1 OPERATORIA
a) Planificar y presupuestar el proceso del plan de ventas de la gestin.
b) Elaborar programas de venta y promocin.
c) Estructurar la organizacin de las ventas de acuerdo a los diferentes mercados que se
opere o se origine las ventas.
d) Evaluar a las estaciones de venta, agencia de viajes el cumplimiento de objetivos.
e) Evaluar opciones de servicios complementarios que le concedan valor agregado al
producto de BoA.

Planificar y presupuestar
el proceso del plan de
ventas de la gestin
Elaborar programas
de venta y
promocin
Estructurar la
organizacin de las
ventas
Evaluar a las
estaciones de venta,
agencia de viajes el
cumplimiento de
objetivos
Evaluar opciones de
servicios complementarios
que le concedan valor
agregado al producto de
BoA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


141
1. IDENTIFICACION
Promocin de Ventas Nacionales
Promocin Ventas Nacionales
2.1 OPERATORIA
a) Organizar procedimientos de atencin a usuarios domsticos y eventos.
b) Coordinar procedimientos de atencin a usuarios domsticos y eventos.
c) Evaluar procedimientos de atencin a usuarios domsticos y eventos.
d) Evaluar descuentos a patrocinios y/o auspicios que tengan inters comercial para la
Empresa.

Organizar procedimientos de
atencin a usuarios
domsticos y eventos
Coordinar
procedimientos de
atencin a usuarios
domsticos y eventos
Evaluar
procedimientos de
atencin a usuarios
domsticos y eventos
Evaluar descuentos a
patrocinios y/o auspicios que
tengan inters comercial para
la Empresa.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


142
1. IDENTIFICACION
Gestin Ventas Internacionales
Promocin Ventas Internacionales
2.1 OPERATORIA
a) Organizar procedimientos de atencin a usuarios internacionales.
b) Coordinar procedimientos de atencin a usuarios internacionales.
c) Evaluar procedimientos de atencin a usuarios internacionales.
d) Controlar el correcto cumplimiento en aplicacin de incentivos y promociones,
descuentos tarifarios de cada mercado.
e) Controlar y evaluar patrocinios y auspicios con valor agregado al producto de BoA.

Organizar
procedimientos de
atencin a usuarios
internacionales
Coordinar
procedimientos de
atencin a usuarios
internacionales
Evaluar
procedimientos de
atencin a usuarios
internacionales
Controlar el correcto
cumplimiento en
aplicacin de incentivos
y promociones,
descuentos tarifarios
de cada mercado
Controlar y evaluar
patrocinios y auspicios
con valor agregado al
producto de BoA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


143
1. IDENTIFICACION
Gestin Ventas Carga
Promocin Ventas Carga
2.1 OPERATORIA
a) Participar, coordinar y elaborar medidas que garanticen venta de carga Nacional e
Internacional.
b) Dirigir las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas del servicio de
transporte de carga.
c) Controlar estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas.
d) Evaluar las estrategias, incentivos y programas de incremento de ventas.


Participar, coordinar y
elaborar medidas que
garanticen venta de carga
interna y externa
Dirigir las estrategias,
incentivos y programas de
incremento de ventas del
servicio de transporte de
carga
Controlar estrategias,
incremento de ventas
Evaluar las estrategias,
incremento de ventas

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


144
1. IDENTIFICACION
Ventas WEB
Departamento de Ventas
2.1 OPERATORIA
a) Procesar las ventas y solicitudes de informacin recibidas a travs de Internet.
b) Verificar la informacin de tarjetas de crdito registradas en las reservas de los
pasajeros.
c) Emitir los boletos electrnicos correspondientes.
d) Notificar los cambios generados en el PNR sobre nuevos horarios de los vuelos.
e) Responder todas las solicitudes recibidas a travs de la WEB.


Procesar las ventas y
solicitudes de informacin
recibidas a travs de
Internet.
Verificar la informacin
de tarjetas de crdito
registradas en las
reservas de los
pasajeros
Emitir los boletos
electrnicos
correspondientes
Notificar los cambios
generados en el PNR
sobre nuevos horarios
de los vuelos
Responder todas las
solicitudes recibidas a
travs de la WEB

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


145
1. IDENTIFICACION
Control de reservas Help desk
Control de Reservas Help Desk
2.1 OPERATORIA
a) Atender Reservas
b) Asignacin de pre-reserva de asientos a los grupos reconfirmados.
c) Procesar solicitudes de pasajes grupales originadas por agencias de viajes u operadores
a nivel sistema.
d) Administrar correctamente la distribucin de asientos, a nivel sistema, y unidades de
Revenue Management.
e) Realizar cambio menor a requerimiento y mayor de itinerario hasta 48 horas a futuro.

Atender Reservas
Asignacin de pre-
reserva de asientos a
los grupos
reconfirmados
Procesar solicitudes de
pasajes grupales
originadas por agencias de
viajes u operadores a nivel
sistema
Administrar correctamente
la distribucin de asientos,
a nivel sistema, y unidades
de Revenue Management
Realizar cambio menor a
requerimiento y mayor de
itinerario hasta 48 horas a
futuro

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


146
1. IDENTIFICACION
Atencin Call Center
Unidad Call Center
2.1 OPERATORIA
a) Atencin de llamadas telefnicas a travs de la lnea gratuita para reservas e informes.
b) Brindar informacin de tarifas nacionales e internacionales, de tarifas de convenio,
tarifas especiales y otros.
c) Ejecutar modificaciones, cancelaciones, divisiones, reducciones y asignacin de pre-
reserva de asientos, solicitado por los pasajeros o las agencias de viajes.
d) Procesar las solicitudes de servicios especiales.
e) Procesar la reconfirmacin de las reservas.

Atencin de llamadas
telefnicas a travs de la
lnea gratuita para reservas
e informes
Brindar informacin de
tarifas nacionales e
internacionales, de tarifas
de convenio y tarifas
especiales
Ejecutar modificaciones,
cancelaciones, divisiones,
reducciones y asignacin
de pre-reserva de
asientos, solicitados
Procesar las
solicitudes de servicios
especiales
Procesar la reconfirmacin
de las reservas

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


147
1. IDENTIFICACION
Atencin al cliente
Gerencia Comercial
2.1 OPERATORIA
a) Brindar informacin a los usuarios.
b) Atender reclamos de los usuarios.
c) Dar respuesta a las solicitudes de informacin y de reclamos.
d) Realizar seguimiento de las solicitudes de reclamos.
e) Verificar la atencin a los usuarios en Aeropuertos y reas de la Empresa.

Brindar informacin a los
usuarios
Atender reclamos de
los usuarios
Dar respuesta a las
solicitudes de
informacin y de
reclamos
Realizar seguimiento
de los reclamos
Verificar la atencin a los
usuarios en Aeropuertos y
reas de la Empresa

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


148
1. IDENTIFICACION.
Proceso de Cobro en Cajas
Cajeros de venta de boletos

2.1 OPERATORIA
Para la apertura diaria de Cajas se deber prever un monto base en moneda fraccionada.
a) En los puntos de venta el Cajero realizar cobros por diferentes conceptos:

Venta de pasajes areos al contado
Venta de pasajes areos con tarjeta de crdito o dbito
Venta de pasajes areos con Cuenta Corriente
Venta de pasajes areos con canjes MCO
Venta de pasajes areos con notas internas
Venta en agencias de viajes
b) Adjunta la documentacin de respaldo de la emisin
c) Cobra el pasaje
d) Introduce al Sistema SAI y pasa a contabilidad
e) Archiva la documentacin que permanecer en el punto de ventas.


Venta de pasajes areos
con diversas formas de
pago
Adjunta
documentacin
de respaldo
El cajero cobra el
pasaje, conforme la
forma de pago
Introduce los boletos emitidos
al sistema SAI y deriva a
contabilidad
Archiva la
documentacin
que quedara en
caja.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


149
1. IDENTIFICACION
Deposito de recaudaciones
Cajero
2.1 OPERATORIA
a) Los depsitos pueden ser de dos formas: Puntos de Venta donde se tiene contrato
con Brinks y puntos de ventas sin contrato y se deposita directo a la cuenta
bancaria.
b) En las Agencias que recoge Brinks, lo efectua los Martes y Viernes.
c) En los lugares donde no existe contrato se deposita directamente en las cuentas
bancarias mximo al dia siguiente de la ventas.
d) El cajero enva los formularios de recojo de Brinks o recibo de deposito directo a
contabilidad.

Depsitos de efectivo
a Brinks o depsito
en banco
Recojo de
Brinks de
acuerdo
contrato
Depsitos
directos en
lugares donde no
se cuenta con
contrato con
Brinks.
Envi de formularios de
recibo de depsito directo o
recojo de brinsk

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


150
1. IDENTIFICACION
1.1. DENOMINACIN DEL PROCESO
Departamento de Planificacin Comercial
2.1. OPERATORIA
a) El anlisis debe ser exhaustivo y coordinado con las unidades del Depto. De
Planificacin Comercial
b) Debe medirse la repercusin y hacer el seguimiento de ser aprobado

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


151

Negado
En coordinacin con el rea
legal, coordina los aspectos
legales para dicha operacin.
Solicitud Informacin de
mercado por el rea de vetas o
gerencia general u otros
Itinerarios verifica la
posibilidad de operacin
considerando flota,
permisos operativos y
otros
El rea de Tarifas ve las
posibilidades de precios a
ofertar de acuerdo a costos y
yelds
En base a datos obtenidos realiza el estudio y
posteriormente un informe respectivo a
Gerencia Comercial y defensa del mismo para
su aprobacin o negacin.
Aprobado

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


152
1. IDENTIFICACION
Cuotas de Ventas
2.1. OPERATORIA
a) El Departamento de Planificacin Comercial hace entrega de las Cuotas de Venta a la
Gerencia General para su debida distribucin.

rea de Tarifas e itinerarios,
coordinan en base a costos, precios e
itinerarios vigentes, infir4macin
necesaria para rentabilidad
Anlisis de acuerdo a oferta y
demanda de la regin en
coordinacin con Planificacin
estratgica
Informe de Gerencia
Comercial de cuotas de
ventas requeridas
Asignacin de cuotas de ventas
por Regionales y Personal
Aprobado
Negado
Control de Cuotas de
Ventas, sean estas
mensuales, trimestrales
o anuales.

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GERENCIA GENERAL


153
1. IDENTIFICACION
Informe Global de Gerencia
2.1. OPERATORIA
a) El Informe Gerencial es elaborado en base a la informacin que se maneja en la
Gerencia Comercial, en base a los reportes, a los informes, factores de ocupacin,
estimaciones, etc.

Recepcin de informes semanales
por rea.
Hacer una compilacin de
todos los informes
Realizar informe Global a
travs de un sistema de
informacin Gerencial
Distribuir la informacin a las
areas y autoridades
correspondientes.
Itinerarios
Tarifas
Revenue
Ventas
Reservas
Marketing
Regionales

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GERENCIA GENERAL


154
1. IDENTIFICACION
2.1. OPERATORIA
a) Los planes son elaborados a principio de gestin y a requerimiento de la Gerencia
comercial en base a anlisis exhaustivos.

Anlisis y coordinacin con
reas involucradas
De acuerdo al tipo de
plan solicitado verificar
la estructura que tendr
dicho plan.
Con la informacin recabada
de las diferentes reas y la
estructura definida se
procede a describir el plan
Aprobado
Negado
Informe y presentacin a
Gerencia General.
Al concluir con el mismo se
presenta a consideracin,
revisin y aprobacin de las
reas involucradas

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155
1. IDENTIFICACION
Convenios MITA, SPAs, Code Share
2.1. OPERATORIA
a) A travs de un anlisis constante del mercado y de las oportunidades se realizan las
propuestas de posibles convenios.

Anlisis de la necesidad del
mercado para la posibilidad de
realizar convenios, MITA, SPAs,
Code Share
Revisin de documentos
Preparacin de Informacin
Reuniones con
reas involucradas
Reuniones con entes
externos involucrados
Negociacin
Informe a
Gerencia General
FIRMA CONTRATO

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156
1. IDENTIFICACION
Elaboracin y control del presupuesto del Departamento Comercial
2.1. OPERATORIA
a) Elaborar con un presupuesto del departamento comercial.
b) control por rea.

Solicitan Presupuesto
anual a las unidades de
la Gerencia Comercial
Elaboran
presupuesto
Comercial
Coordina con
el rea
Administrativa
Enva a Gerencia
Comercial para su
aprobacin
Gerencia Comercial
controla la ejecucin
presupuestaria

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GERENCIA GENERAL


157
1. IDENTIFICACION
Anlisis y evaluacin de auspicios y descuentos.
2.1. OPERATORIA
a) Se recibe la solicitud, se analiza y evala
b) El informe se enva a la Gerencia General para su consideracin
c) Si este informe es aprobado se enva una carta de respuesta y este proceso es enviado a
ventas para su conocimiento y control.

Anlisis y
Evaluacin
Solicitud o requerimiento de
Auspicio
Carta Respuesta
negativa
Ventas Directas
Carta respuesta
positiva
Control y
Evaluacin
Informe a
Gerencia General
Organizacin y
participacin eventos
Informe a Ventas
Termina
Proceso
SI
NO

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158
1. IDENTIFICACION
Anlisis y evaluacin de auspicios y descuentos.
2.1. OPERATORIA
a) Los responsables de Revenue Management deben contar con una capacidad de
anlisis que permita el razonamiento para la mejor toma de decisiones.
b) Se debe tener conocimientos de elaboracin y aplicacin tarifaria.
c) Se debe tener un conocimiento claro del itinerario y su rotacin, dominio de horarios
y tipos de pasajeros.
d) El manejo del sistema de distribucin es de importancia para la optimizacin de los
vuelos.
e) Se revisan los vuelos diariamente, semanas y meses de anticipacin de acuerdo a la
demanda e importancia del vuelo.
f) En caso manual la informacin es extrada del sistema de distribucin, que por ahora
es Aeropack. En caso de contar con un sistema automatizado los datos son cargados
automticamente entre sistemas.
g) Los datos obtenidos se revisan, analizan y se realiza nestings para buscar la mejor
optimizacin de los vuelos.
h) En los sistemas automatizados los vuelos con bajo factor de ocupacin son alertados
automticamente, en caso manual, se verifican vuelo por vuelo hasta determinar
vuelos con bajo factor de ocupacin.
i) Para los vuelos con F.O. bajos se informa a los reas de Planificacin Comercial,
departamento de Ventas y Marketing con el fin de buscar alternativas y estrategias
para mejorar las ventas en dichos vuelos.
j) Para los vuelos con bastante demanda se procede a la modificacin de autorizados de
acuerdo al resultado del Nesting realizado.

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159

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GERENCIA GENERAL


160
1. IDENTIFICACIN
Solicitudes especiales
2.1. OPERATORIA
a) La solicitud es realizada por un rea especfica. Por lo general sern por motivos
comerciales como ser:
i. Apertura de clases especficas.
ii. Sobreventas.
iii. Promociones especiales, auspicios y otros.
b) Revenue Management analiza la solicitud y su repercusin.
c) En caso de ser satisfactoria se realiza un informe al Depto. Planificacin comercial
para su aprobacin, y este lo enva a la Gerencia Comercial.
d) Si la solicitud es negada por el Departamento de Planificacin comercial o la Gerencia
comercial es devuelta a la unidad de revenue management para su archivo o para su
posible arreglo.
e) En caso de ser aprobada se procede a la ejecucin del mismo en el sistema de
distribucin.
f) Finalmente se procede a realizar un seguimiento, anlisis y repercusin del mismo.

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161

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GERENCIA GENERAL


162
1. IDENTIFICACION
Planificacin de Itinerarios
2.1. OPERATORIA
a) El rea comercial, en este caso Ventas de acuerdo a solicitudes o investigacin, informa
al Dpto. de Planificacin Comercial para posteriormente instruir a la unidad de
Itinerarios y Tarifas.
b) Se realiza las solicitudes pertinentes a las reas de mantenimiento, operaciones y dems
reas competentes.
c) Se verifican las regulaciones aeronuticas con la DGAC y de acuerdo a la operacin con
entes reguladores de pases en los que se quiera realizar dicha operacin.
d) Una vez obtenida la informacin necesaria se procede a la construccin del itinerario en
mallas y posteriormente en tablas con la finalidad de poner en consideracin de una
comisin designada para la revisin del mismo. Dicha comisin estar conformada por
representantes de las diversas reas que estn relacionadas directamente con las
operaciones.
e) En caso de no ser aceptada las opciones presentadas se procede con la modificacin del
itinerario tratando de que est acorde a las necesidades de las reas que participen en su
ejecucin.
f) Una vez aprobado el itinerario, con coordinacin con el Jefe de Planificacin Comercial
se realiza un informe a Gerencia General, quien aprobar o negar la ejecucin de dicho
itinerario.
g) Con la aprobacin de Gerencia General, se enva una carta numerada a la DGAC con el
itinerario a aplicar.
h) Finalmente se procede al carguo del mismo en el sistema que la empresa est usando
para efectos de reservas, venta, chequeo, etc.
i) Realizar un seguimiento al itinerario cargado en sistema, reportes de sobreventa,
retrasos, cancelaciones, etc.
j) En operaciones internacionales hacer un seguimiento al sistema de distribucin (OAG)
con el fin de verificar que est generando ptimamente en los diferentes sistemas (GDS).
k) Todas las solicitudes, informes y cartas se proceder a imprimir y archivar en folders
para cualquier inconveniente.

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GERENCIA GENERAL


163
ITINERARIOS Y
TARIFAS
MM
Verificar
Disponibilidad de
Aeronave
OO
Verificar
Tripulaciones
VENTAS
Requerimiento del
Mercado
Creacin de mallas y
tablas (varias opciones
de acuerdo a
necesidades comerciales
y operacionales
INFORME
PLANIFICACION
COMERCIAL
Sujeto a
aprobacin con
reas
involucradas
COMISION
CCO / MM
/ OO / CC
GERENCIA
GENERAL
DIRECTORIO
Aprobado Rechazado
Verificar regulaciones
Aeronuticas DGAC y
Entes reguladores de
pases involucrados
Aprobado
NO
Carguo en
sistema de
distribucin
CRS
SI DGAC
Realizar un
seguimiento al
comportamiento de
los vuelos
Sobreventas Retrasos Cancelaciones
Reportes de:
PLANIFICACION
COMERCIAL

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GERENCIA GENERAL


164
1. IDENTIFICACION
Modificacin y Cancelacin de Ititnerario
2.1. OPERATORIA
a) En caso de ser problema de nave, mantenimiento informar al Dpto. de
Planificacin Comercial y a la unidad de Itinerarios y Tarifas cualquier
inconveniente en la flota y el tiempo que no podr estar habilitado para operar.
b) Por cualquier otro motivo, operativos, comerciales o cualquier causa externa de la
empresa se informar del mismo modo al Dpto. de Planificacin Comercial y a la
unidad de Itinerarios y tarifas para la modificacin o cancelacin y el archivado
respectivo.
c) Con la informacin recibida, la unidad de Itinerarios y tarifas proceder a
modificar o cancelar los vuelos afectados.
d) Se aprueba en coordinacin con el Jefe de Planificacin Comercial y
posteriormente se informa a las reas involucradas.
e) En caso de que la modificacin o retraso de vuelos sea por un tiempo
considerable se proceder a informar a la DGAC mediante carta numerada. Las
cancelaciones de cualquier vuelo debern ser notificadas a la autoridad
aeronutica.
f) Se proceder al carguo en sistema de ms modificaciones o cancelaciones
realizadas para que reas de call center, counters, trfico y toda rea de atencin
al pasajero est debidamente informado.
g) Hacer un seguimiento y reportes del comportamiento de los vuelos modificados.

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GERENCIA GENERAL


165
ITINERARIOS Y
TARIFAS
Informacin,
Motivo:
Mantenimiento
de nave y
otros.
De acuerdo a la
disponibilidad de nave
u otro requerimiento
se procede a
modificacin de
itinerario en malla y
tabla.
Aprobacin
del mismo.
Informe a
reas
involucradas
por mail:
CCO,OO,CC
Informe a DGAC en
caso de retraso de
varias horas y
cancelaciones
Carguo de
modificaciones en
sistema de
distribucin
Trfico/CCO Reservas Call Center
Ventas/Counters/
Regionales
PLANIFICACION
COMERCIAL

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


166
1. IDENTIFICACION
Elaboracin de una estructura Tarifaria
2.1. OPERATORIA
a) El rea comercial, en este caso Ventas de acuerdo a solicitudes o investigacin,
informa al Dpto. de Planificacin Comercial.
b) El Dpto. de Planificacin Comercial instruye a la unidad de Itinerarios y Tarifas la
necesidad de cualquier clculo o anlisis tarifario, incluyendo la informacin comercial
necesaria.
c) Se requiere la informacin de costos, rutas, distancias, tiempos de vuelo y capacidades
de aeronaves con los cuales se podrn realizar los clculos necesarios para determinar
y sugerir una o varias tarifas.
d) Realizados los clculos y definidas las tarifas requeridas se informa (va mail o escrito)
al Jefe inmediato (Dpto. Planificacin Comercial) para su anlisis y aprobacin.
e) En caso de ser negado se procede con nuevos clculos tarifarios.
f) Cuando las tarifas son aprobadas por el Dpto. de Planificacin Comercial se pone a
consideracin de la Gerencia Comercial y del Dpto. de Planificacin Estratgica para
su anlisis y aprobacin.
g) En caso de ser negado se realiza todo el proceso nuevamente.
h) Una vez aprobada por las instancias respectivas y en coordinacin con el Jefe de
Planificacin Comercial se realiza un informe a Gerencia General quien aprobar o
negar la comercializacin de dichas tarifas.
i) Con la aprobacin de Gerencia General, se procede al carguo de las tarifas en el
sistema de reservas usado por la compaa
j) Se debe realizar un seguimiento a las tarifas cargadas en sistema, cotizaciones y
emisiones correctas para su aplicacin en los diferentes canales de venta.
k) En caso de utilizar el servicio de ATPCO para publicacin de tarifas en los diferentes
sistemas de distribucin se realizar un seguimiento de la correcta aplicacin en los
mismos.
l) Todas las solicitudes, informes y cartas se proceder a imprimir y archivar en folders
para cualquier inconveniente.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


167

ITINERARIOS Y
TARIFAS
VENTAS
Requerimiento del
Mercado
Se procede a los clculos
necesarios para definir
las tarifas que formarn
la estructura tarifaria.
INFORME
PLANIFICACION
COMERCIAL
Sujeto a aprobacin
del Dpto. Planificacin
Estratgica
GERENCIA
GENERAL
DIRECTORIO
Aprobado
Rechazado
Contar con la siguiente
informacin:
Costos
Rutas
Distancias
Tiempos de vuelo
Capacidad de naves
Carguo en sistema
de distribucin CRS
para los diferentes
canales de venta.
Realizar un seguimiento
a la correcta aplicacin
en la comercializacin
PLANIFICACION
COMERCIAL
Presentacin a las
reas involucradas
para su anlisis
Planificacin
Estratgica
Gerencia
Comercial
Aprobado
Rechazado
Aprobado
R
e
c
h
a
z
a
d
o
En caso de contar con ATPCO
realizar un seguimiento a la
aplicacin en los diferentes
sistemas de distribucin

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


168
1. IDENTIFICACION
Tarificacin
2.1. OPERATORIA
a) Las tarifas definidas en la estructura tarifaria representan una tarifa neta a ser cobrada,
para ello es necesario contar con la informacin impositiva de cada pas, penalidades a
aplicar, cobros por servicios especiales, o cualquier otro cobro adicional a la tarifa neta.
b) Se procede al carguo de tarifas a cada estacin y ruta que corresponda.
c) De acuerdo a la informacin impositiva se carga los impuestos para cada pas, estacin
y ruta a operar.
d) Se cargan los montos de penalidades, excesos de equipaje, tasas y cualquier otro cobro
adicional que se requiera incluir en el precio del pasaje areo.
e) Se realizan pruebas para verificar que la tarificacin sea la correcta.
f) En caso de que las cotizaciones sean erradas se revisan nuevamente todos lo cargado
en sistema, en caso de ser necesario se recurrir al Help Desk del proveedor del
sistema.
g) Una vez que las pruebas son positivas se procede a informar al Jefe de Dpto.
Planificacin Comercial para publicar y abrir la comercializacin a los diferentes
canales de venta.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


169
ITINERARIOS Y
TARIFAS
Carguo de tarifas
netas en el sistema de
reservas a cada
estacin y ruta
TARIFICACION
Trfico/CCO Reservas Call Center
Ventas/Counters/
Regionales
Tarifas
aprobadas
Contar con la siguiente
Informacin:
Impuestos (regulaciones)
Penalidades
Servicios especiales
Tasas u otros
Carguo de
impuestos
Penalidades, Tasas,
cobros por servicios
especiales, etc.
PRUEBAS
E R R O R
ERROR
Help Desk
Sistema
ERROR
PLANIFICACION
COMERCIAL
AGTs
PUBLICACIN
DE LAS TARIFAS
A LOS CANALES
DE VENTA

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


170
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
CONSIDERACIONES GENERALES:
BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, Empresa Estatal Creada bajo Decreto Supremo Nro.
29318 Del 24 de Octubre del 2007, luego de cumplir con lo establecido en las RAB Parte 119
sobre los requisitos para la certificacin original y validez continuada de un Certificado de
Operador Areo otorgado por Bolivia, en cuanto a los requisitos y procedimientos para el
otorgamiento, modificacin, suspensin o cancelacin de un Certificado de Operacin o una
Autorizacin de Operacin, se ha constituido como una Lnea Area de Transporte de
Pasajeros, Carga y Correo Nacional e Internacional. Poseedor del Certificado de Operador
Areo COA emitido por la Autoridad Aeronutica Civil de la Repblica de Bolivia.

BOLIVIANA DE AVIACION - BoA demostr durante dicho proceso de Certificacin que
cumple con lo establecido en la RAB Parte 119, en cuanto a:
1. Disponer de una base principal de Operaciones y de Mantenimiento ubicada en la
Ciudad de Cochabamba-Bolivia en el aeropuerto Jorge Wilsterman, autorizada por la
AAC.
2. Poseer al inicio de operaciones y como empresa area nueva con aeronaves arrendadas
con/sin Tripulacin.
3. Contar con tripulantes Bolivianos para operar sus aeronaves.
4. Tener registradas las aeronaves con toda la documentacin exigida en el Registro
Aeronutica Nacional (RAN).
5. Ser capaz de conducir las operaciones propuestas en forma segura.
6. Disponer de un Certificado de Explotacin emitido por la Autoridad Aeronutica Civil.

El Certificado de Operaciones le fue otorgado a BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, por
parte de la Autoridad Aeronutica Civil, una vez inspeccionada y aprobada la Organizacin
presentada, dicha inspeccin abarc la RAB Parte 119 y Sub Partes:
1. La evaluacin y aceptacin de la organizacin administrativa.
2. La evaluacin y aceptacin o aprobacin de los manuales establecidos.
3. La evaluacin y aprobacin de los programas de capacitacin.
4. La evaluacin de las instalaciones.
5. La aceptacin de las aeronaves y equipo de apoyo.
6. La aceptacin del personal, evaluando competencia y experiencia.
7. La comprobacin real en vuelo de las rutas, clase y tipo de servicios que propuso
Explotar.

MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA GENERAL


171
BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, ha desarrollado El Manual General de Mantenimiento
(MGM) con el propsito de describir y establecer en forma detallada las polticas bsicas y
procedimientos propios para uso y gua del personal de Mantenimiento y Operaciones estndar
de mantenimiento de sus aeronaves. Este documento describe los cargos y procedimientos
para garantizar que todo mantenimiento programado o no, sea realizado en las aeronaves a su
debido tiempo y de manera controlada, con alto grado de calidad y satisfactorio a las
exigencias de la Reglamentacin Aeronutica Boliviana.

El Manual General de Mantenimiento establece los cargos y funciones de toda la Gerencia de
Mantenimiento por lo que no se considera necesario detallar en este manual, el mismo es
autorizado por la Autoridad de Aeronutica Civil.

Los procesos sealados en el Manual General de Mantenimiento son de estricto cumplimiento,
por lo que no es posible sealar ningn proceso que puede generar contradiccin con dicho
documento.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA GENERAL


172
GERENCIA DE OPERACIONES

NOTA: El Manual General de Operaciones, establece los procesos de la Gerencia de
Operaciones y sus dependencias, este manual se encuentra autorizado por la Autoridad
Aeronutica Civil, por lo que no se contempla procesos especficos establecidos en dicho
Manual. Se hace mencin a la habilitacin de la lnea Area para su funcionamiento:

HABILITACIONES DE LA AEROLNEA
La Empresa Estatal BOLIVIANA DE AVIACION - BoA, como Poseedor del Certificado de
Operador Areo (COA), emitido por la Autoridad Aeronutica Civil de la Repblica de Bolivia y
segn lo establecido en las Especificaciones de Operaciones, est oficialmente autorizada para
desarrollar todas las actividades inherentes al Servicio Areo Comercial de Transporte de
Pasajeros, Carga y Correo Nacional e Internacional, dentro de las limitaciones que sus
habilitaciones imponen y de acuerdo a lo expresado en los documentos asociados a dicho
Certificado de Operacin y ESOPS (Carta de Cumplimiento, Manual General de Operaciones y
Manual General de Mantenimiento).
La obtencin de este Certificado de Operador Areo es el resultado del examen minucioso
efectuado por la Autoridad Aeronutica Civil sobre todos los aspectos que afectan la Seguridad
Operacional inicialmente propuesta por la Aerolnea. De igual manera, BOLIVIANA DE
AVIACION - BoA, al momento de solicitar alguna modificacin de su Certificado de Operador
Areo permitir una evaluacin similar de dichos aspectos.

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