LOS MANUALES

MNICA ALEJANDRA RAMOS HOYOS SEBASTIAN SILVA PEA CRISTIAN CAMILO ROJAS TAMAYO Estudiantes Segundo semestre

Corporacin Universitaria Del Huila CORHUILA Facultad de ciencias econmicas y administrativas Administracin bancaria y financiera Organizaciones 4/abril/2014

LOS MANUALES

MNICA ALEJANDRA RAMOS HOYOS SEBASTIAN SILVA PEA CRISTIAN CAMILO ROJAS TAMAYO Estudiantes Segundo semestre

Jos Eliecer Castaeda Cerquera Docente

Corporacin Universitaria Del Huila CORHUILA Facultad de ciencias econmicas y administrativas Administracin bancaria y financiera Organizaciones 4/abril/2014

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ..............................................................................................................................4 LOS MANUALES ..............................................................................................................................4 Objetivos de los Manuales Administrativos...............................................................................4 Ventajas de los manuales: ...........................................................................................................6 Estructura de un Manual ..............................................................................................................7 Importancia de los Manuales Administrativos ..........................................................................7 PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO ..............................8 CLASIFICACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS........................................................9 Por su naturaleza o rea de aplicacin .................................................................................9 Por su contenido............................................................................................................................9 Manual de Organizacin......................................................................................................... 10 IDENTIFICACION .................................................................................................................. 10 NDICE O CONTENIDO ........................................................................................................ 11 EL PROLOGO, INTRODUCCION O AMBOS ................................................................... 11 ANTECEDENTES HISTORICOS ........................................................................................ 12 LEGISLACION O BASE LEGAL .......................................................................................... 12 ATRIBUCIONES..................................................................................................................... 13 ESTRUCTURA ORGANICA ................................................................................................. 13 OBJETIVO GENERAL........................................................................................................... 14 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................ 14 PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION ............... 14 GLOSARIO.......................................................................................................................................24

INTRODUCCION

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos que se disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos y la adaptacin de tecnologa de la informacin para atender adecuadamente todos estos aspectos, y ms. Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la tensin del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consigna, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar una comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa eficientes. Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se analiza con precisin y profundidad el marco de referencia para su diseo, elaboracin presentacin aprobacin manejo revisin y actualizaciones permanentes en un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de tomas de decisiones la mejora continua y el logro de un desempeo por encima del estndar regular. LOS MANUALES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistema, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas. Objetivos de los Manuales Administrativos Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para establecer responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y detectar omisiones.

Propiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecucin. Ahorrar tiempo y esfuerzos en la realizacin de labores encomendadas al personal, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Facilitar el reclutamiento y la seleccin de personal. Agilizar el estudio de la organizacin. Promover el uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de coordinacin con otras organizaciones. Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos de la organizacin. Servir a la organizacin como instrumentos de diagnstico y anlisis administrativo. Funcionar como medio informativo para los usuarios externos de la organizacin (proveedores, consultores, auditores y otros) Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y ejecucin de los cambios requeridos en la organizacin.

Ventajas de los manuales: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. 4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. 11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. 12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. 13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. 16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. 17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. 18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

Estructura de un Manual

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes: Tabla de contenido Introduccin Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujogramas Glosario de trminos Conclusiones Recomendaciones Anexos

Importancia de los Manuales Administrativos

A lo largo del quehacer diario en toda clase de organizacin, se adoptan reglas, normas de servicio, instrucciones, rdenes y formas de hacer las cosas, que los empleados deben conocer para realizar en forma satisfactoria su trabajo. Estas instrucciones son comunicadas a las personas en el momento oportuno, en muchos casos verbalmente, pero con el paso del tiempo aun cuando consten en soportes escritos, informticos magnticos o cualesquiera que sean, son archivadas y, por lo general, caen en el olvido por falta de consulta, por no saber donde estn o por desconocimiento por parte de nuevas personas.

Con el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son reemplazados por otros y su contenido se hace cada vez ms disperso. No hay control y los empleados no saben en realidad cuales estn en vigencia y cuales no, tienen dudas de cmo proceder en su trabajo ocasionando con ello: prdida de tiempo, trabajos incompletos o incorrectos, bajas en los parmetros de control de calidad y lo que es peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo ocasionan prdidas irreparables que desvirtan a la empresa o institucin.

En respuesta a lo antes mencionado, surgen los manuales administrativos como documentos que sirven de medio de comunicacin y coordinacin entre los diferentes niveles de la organizacin, registrando en forma ordenada y sistemtica, toda la informacin de la organizacin: legislacin, estructura, historia, objetivos, polticas, procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor desempeo de labores cotidianas de todos y cada uno de los miembros de la organizacin. PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Tabla de contenido. Introduccin. Instrucciones para el uso de manual. Cuerpo. Flujograma(s). Glosario, con trminos importantes. Conclusiones. Recomendaciones. Anexos.

CLASIFICACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su naturaleza o rea de aplicacin Macroadministrativos: Son instrumentos que tienen informacin de ms de una organizacin. Mesoadministrativos: Son documentos que contemplan a todo un sector o grupo, o a dos o ms de las organizaciones que lo componen. Microadministrativos: Son los que competen a una sola organizacin en su totalidad o parte de ella, como un rea, departamento o unidad especfica.

Por su contenido Existe gran variedad de manuales administrativos y tcnicos. ms utilizados son los siguientes: De Organizacin y Funciones 1. De Historia de la Organizacin Sin embargo los

2. 3. 4. 5. 6. 7.

De Puestos De Polticas Tcnicos De Personal De Finanzas De Procedimientos

Manual de Organizacin El manual de organizacin, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura. A fin de que el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la presente gua, se incluye una serie de indicaciones de carcter prctico, para orientar y ordenar los trabajos de elaboracin y/o actualizacin de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y anlisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institucin. Para la elaboracin del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar informacin, anlisis de la informacin recabada e integracin del manual.

IDENTIFICACION

Este manual debe incluir, en primer trmino, los siguientes datos. Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin. Denominacin y extensin de manual (general o especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de pginas. Sustitucin de paginaciones (actualizacin de informacin)

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Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma; en primer se deben escribir las siglas de la organizacin; en segundo, las de la unidad administrativas responsables de elaborar o utilizar el formulario; el tercero, el numero consecutivo del formulario y, el cuarto, el ao. Para leerla con facilidad entre las siglas y os nmeros deben colocarse un punto, un guion o una diagonal, v.gr,ONU.DSI.002.09 (corresponde a organizacin de las naciones unidad; direccin general de informacin; formulario nmero 2, y ao 2009)

NDICE O CONTENIDO Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del docuento. EL PROLOGO, INTRODUCCION O AMBOS El prologo normalmente es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin. La introduccin es una breve explicacin del contenido del documento, como su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente.

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ANTECEDENTES HISTORICOS Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados. LEGISLACION O BASE LEGAL Contiene una lista de ttulos delas principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se deriva sus atribuciones o facultades. Se recomienda que la disposiciones legales sigan en este orden jerrquico: constitucin, tratados. Leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y 12

circulares. En cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de publicacin en el diario oficial). ATRIBUCIONES Transcripcin textual y completa del artculo clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamenta su quehacer. para este efecto debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, capitulo, articulo o inciso. ESTRUCTURA ORGANICA Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en funcin de sus relaciones de jerarqua. Esta descripcin de la estructura organizada debe corresponder a la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, su nivel jerrquico de adscripcin.

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OBJETIVO GENERAL Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose en 3 fases: 1. Recabacin de informacin. 2. Anlisis de la informacin. 3. Integracin del manual.

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1. RECABACION DE LA INFORMACION: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo. 2. INVESTIGACION DOCUMENTAL: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: MARCO JURIDICO. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. OBJETIVO INSTITUCIONAL A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la institucin. ANTECEDENTES Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan

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modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin. INVESTIGACION DE CAMPO. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente informacin: DESCRIPCION DE ADMINISTRATIVA. OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD

En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea especfica. ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas. La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente.

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FUNCIONES ACTUALES Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico. Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de actividades, que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin. DESCRIPCION DE PUESTO Es la resea del contenido bsico de los puestos que compone cada unidad administrativa, que incluye la informacion siguiente: Identificacin del puesto(nombre, ubicacin,mbito de operacin,etc) 17

Relacin de autoridad donde se indica los puestos subordinados y las facultades de decisin, asi como las relaciones de lneas y asesoras. Funciones generales y especificas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de cominicacion con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, asi como las que deba establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos experiencia, iniciativa, y personalidad.

PROGRAMAS Y/O PROYECTOS Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carcter funcional de cada descendencia. ANALISIS DE LA INFORMACION. Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la institucin. CLASIFICACION DE FUNCIONES. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas. POR SU FORMA -Similares -Equivalentes. POR SU CONTENIDO -Operacin. -Control. 18

-Supervisin. -Coordinacin. -Programacin. -Evaluacin. -Asesora. UBICACION DE FUNCIONES Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos: - Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines. - Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo. - Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional. - Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas. Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin. ANALISIS ESTRUCTURAL. La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn . ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

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En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una respresentacin grfica de la estructura orgnica en gral. y de reas especficas de la institucin. Esta representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas. - La ubicacin funcional. - Los niveles jerrquicos. - Las lneas de autoridad y responsabilidad. - La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia. Para la elaboracin de estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos: CONTENIDO Se deber elaborar un organigrama de tipo gral. mostrando unicamente las principales unidades directivas, sealando la estructura de la institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes. Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma ms apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en la institucin. PRESENTACION Ttulo.- Nombre de la institucin de referencia. La indicacin de ser general o especfico ( De ser especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica ) .

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Tamao.- Es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de fcil lectura. Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea inferior que se desprende dela unidad a la cual presta dicho apoyo. Fecha.- Se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal. REVISION Y AUTORIZACION Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del docto. A su terminacin. GLOSARIO DE TRMINOS Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos. Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes: a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los trminos tcnico administrativos sealados en el manual. b) Incluya solamente los trminos que se presten a confusin. c) Ordene los trminos en forma alfabtica.

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d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino que pretende definir. 3. INTEGRACION DEL MANUAL CODIGO NUMERICO Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder ala clasificacin de las reas funcionales, as como a la estructura orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a cada rea, por ejemplo: 1.0.-Asamblea de accionistas. 2.0.-Presidente. 3.0.-Gerente general. 3.0.1.-rea staff. 4.1.-Area de produccin. 4.2.-Area de mercadotecnia. 4.3.-Area de recursos humanos. 4.4.-Area de finanzas. DISEO DE FORMAS DE PRESENTACION Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que presente la descripcin delos siguientes aspectos: - El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa correspondiente. - El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.

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- El objetivo de la unidad administrativa. - La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia. - El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica. - El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas. - Las funciones correspondientes al puesto en cuestin. CONTENIDO DEL MANUAL Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y resumiendo sta, se propone que el contenido del manual de organizacin de la empresa sea la siguiente: A.- Presentacin. B.- Instrucciones. C.- Objetivos. D.- Organigramas - General - Particular E.- Organizacin. F.- Funciones generales. G.- Descripcin de funciones

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GLOSARIO

ATRIBUCIN: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a Un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo. AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CADENA DE MANDO: Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento. CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin. COMUNICACIN: Transmisin y recepcin de informacin para el logro de una mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una organizacin. COORDINACIN: Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. DELEGACIN DE AUTORIDAD: Acto de facultar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan compartiendo la responsabilidad correspondiente. DELEGACIN DE FUNCIONES: Acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere funciones especficas y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, otorga la autoridad que necesita cuando va a desempear tales funciones.

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DEPENDENCIA: Institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los asuntos del orden administrativo encomendados. De acuerdo a la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las Dependencias de la Administracin Pblica Federal son las Secretaras de Estado, Departamentos Administrativos y la Procuradura General de la Repblica. ESTRUCTURA ORGNICA: Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerrquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, as como el reglamento interior correspondiente. FUNCIN SUSTANTIVA: Conjunto de acciones que se desarrollan, derivadas directamente de las atribuciones de la dependencia. JERARQUIZACIN (JERARQUA ORGNICOFUNCIONAL): Es el nivel que se asigna a un puesto dentro de una organizacin, por el grado de autoridad asignado. LINEAMIENTO: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse las actividades y tareas asignadas. MANUAL DE ORGANIZACIN: Documento que contiene informacin detallada referente a los antecedentes, marco jurdico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. MTODO: Conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un Resultado. NORMA: Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular los Procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas asignadas. OBJETIVO: Es el enunciado del propsito que se establece para realizarse en un Perodo determinado. ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando.

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ORGANO DESCONCENTRADO: Forma de organizacin con autonoma administrativa pero sin personalidad jurdica ni patrimonio propio, que de acuerdo con la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, tiene facultades especficas para resolver asuntos de la competencia del rgano central, siempre y cuando siga los sealamientos de normatividad dictados por este ltimo. POLTICA: El conjunto de reglas o normas generales que guan el pensamiento y accin de los subordinados. (Son guas de accin). Ayudan a tomar decisiones. Ayudan a la consecucin de objetivos. PRINCIPIO: Ley general cuyas consecuencias rigen toda una disciplina. PROCEDIMIENTO: Gua que seala la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener mejores resultados en una accin concreta. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: Sucesin ordenada de acciones concatenadas entre s, que se constituye en funcin de una tarea especfica. El procedimiento implica actividades del personal, determinacin de tiempo para realizarlas, uso de recursos materiales y tecnolgicos y un mtodo de trabajo y de control para lograr oportunamente el resultado. PROGRAMA: Instrumento mediante el cual se desagrega y detalla ordenadamente las actividades a realizar para lograr las metas y objetivos establecidos. PROYECTO: Intencin para hacer algo o plan para realizarlo. Redaccin o disposicin provisional de un tratado, ley, etc. PUESTO: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes especficos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o ms plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparacin y experiencia.

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