Definicin e importancia Medir el resultado de nuestras actividades, es importante para todos, desde los individuos hasta las empresas.

Como individuos, a lo mejor nos estamos dedicando a una actividad que como dicen los comerciantes no deja y entonces tenemos que tomar alguna decisin. De manera particular, es fcil hacer una recapitulacin, desde que iniciamos la actividad hasta que se est casi a punto de terminarla, y ver que nos qued al final. Para medir exactamente el resultado de las actividades de una entidad, tambin habra que esperar a que esta termine su vida; vender todos sus activos, liquidar todos sus pasivos y dar al propietario el remanente. Esto se haca cuando all en el siglo 1400, los mercaderes venecianos iniciaban un viaje comercial. Vendan toda su mercanca, liquidaban sus deudas y si les haba ido bien, se preparaban para hacer otro viaje. Hacerlo hoy as sera inviable. Como sabemos la vida de una entidad se divide en lapsos, y es en esos periodos en donde se mide los resultados de las operaciones. El estado de Prdidas y Ganancias, segundo de los estados financieros bsicos, despus del balance, tiene por objeto determinar las utilidades o prdidas obtenidas por una entidad en el transcurso de un ejercicio contable y mostrar la forma en que dichas utilidades o prdidas se desarrollaron. El IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Pblicos), define al estado de resultados en su boletn B-1 como aquel estado financiero que muestra los ingresos, los costos y gastos y la utilidad o prdida resultante en el periodo. Esencialmente, el Estado de Resultados contiene los datos de las partidas que producen los ingresos y de aquellas que representan los gastos, cuya diferencia entre ambas ser la que determina las utilidades o prdidas obtenidas. Caractersticas y elementos que lo integran. Se le conoce bajo diferentes nombres: estado de prdidas y ganancias, estado de operaciones, estado de ingresos y egresos, estado de resultados. Este ltimo es el que ms se utiliza actualmente. El estado de resultados es un estado dinmico. As como el balance es un documento esttico, al que se le compara con una fotografa, una instantnea, el estado de resultados ofrece una serie de eventos que se movieron a lo largo del periodo, por eso se le equipara con una pelcula que muestra el movimiento de algo o alguien, durante cierto lapso. El estado de resultados, aunque es otro de los documentos bsicos o principales de la contabilidad, se le considera un documento complementario al balance, porque en este ltimo se muestra el resultado de las operaciones (la utilidad o la prdida que aumenta o disminuye al capital); en el estado de resultados se explica con detalle cmo se forma el resultado que aparece en el balance. Ver el balance en la siguiente pgina. Como todo estado financiero, est constituido por tres partes: encabezado, cuerpo y pie. a) El encabezado lo integran: Nombre, razn social o denominacin de la entidad Nombre del estado financiero Ejercicio contable o periodo al cual se refiere. b) En el cuerpo debe de ir: Conceptos de ingresos y su valor Conceptos de egresos y su valor Naturaleza del resultado obtenido y su valor. c) Pie. El pie lo constituyen las firmas de las personas que intervinieron en su elaboracin y cargo que ocupan dentro de la empresa y tambin se incluyen notas aclaratorias cuando sean necesarias, para que el lector pueda tener una mejor interpretacin de la informacin que contiene. Clasificacin de ingresos y egresos De manera general, los ingresos y los egresos los clasificamos como ingresos y gastos ordinarios e ingresos y gastos extraordinarios.

Aquellos ingresos y egresos que estn ligados con el giro normal de operaciones del negocio y que se perciben en una forma regular, y recurrente a lo largo de la vida del negocio, son los que se denominan ingresos y gastos ordinarios del negocio. Las otras partidas, que tambin constituyen un ingreso o gasto, pero que las percibe como resultado de operaciones espordicas o no frecuentes, se les llaman Otros Ingresos y Otros Gastos. Ejemplos de este tipo de partidas son los ingresos por intereses, por arrendamiento, por dividendos, las prdidas en la baja de valor de las inversiones permanentes, la ganancia en venta de activo fijo, etc. Puede haber un tercer tipo de partidas de ingresos o gastos que no renen las caractersticas de las dos anteriores, ni son frecuentes, ni son normales, y se dan tal vez una sola vez en la vida del negocio, pero afectan fuertemente la supervivencia del mismo. Tal es el caso de las prdidas en caso de desastres naturales, por ejemplo. Elaboracin y formas de presentacin El estado de resultados es el principal medio para poder medir la rentabilidad de una empresa que ha ocurrido durante el periodo, ya sea de un mes, un semestre un ao. El estado se muestra en etapas, ya que al restar a los ingresos los costos y gastos del periodo, se obtienen diferentes utilidades o prdidas. El formato de un estado de resultados convencional es el siguiente:

Para el caso de una entidad cuyo giro sea la venta de servicios, el rengln de costo de ventas no existir y directamente al primer rengln del estado, Ingresos por servicios, se le restarn los gastos de operacin tal y como aparece en la ilustracin proporcionada en la hoja anterior, hasta llegar al resultado neto. El anterior formato es un Estado de Prdidas y Ganancias condensado, no es analtico. Cada uno de los renglones hay que calcularlos por separado. El primer rengln del Estado de Resultados es la determinacin de las Ventas Netas. Ventas Totales y Ventas Netas. Debemos entender por ventas totales el importe de las mercancas vendidas durante cierto tiempo, bien que se hayan efectuado al contado riguroso, al contado comercial o a crdito. Dentro de este rengln (ventas totales), solamente deben considerarse aquellos artculos que el comerciante compra con el objeto de venderlos y obtener, por medio de esta operacin, un margen de utilidad. Las ventas que se efecten de otros bienes que se hayan adquirido con propsitos distintos al de la venta, o que se realicen de manera espordica o eventual, no debern incluirse en este rengln, sino en el de otros ingresos y gastos. Ventas Netas son aquellas que resultan de restarle a las ventas totales los descuentos, las devoluciones sobre venta (cancelaciones de las ventas efectuadas con anterioridad) al mismo tiempo, que las bonificaciones o rebajas que se hagan a los clientes de ventas al contado. Las ventas netas se calculan de la siguiente manera:

Ventas Totales Menos: Descuentos sobre venta Devoluciones sobre Ventas Rebajas sobre Ventas Ventas Netas

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx

(1)

(2) Costo de la Mercanca Vendida o Costo de Ventas. Para conocer el importe de las utilidades o de las prdidas registradas por una empresa, es indispensable determinar lo que a l le costaron las mercancas que ha vendido, en el caso de que se trate de una comercializadora de bienes, a fin de que por diferencia, sepa lo que gan o perdi en la operacin. Cuando se lleva un sistema completo de Contabilidad el determinar el costo de cada mercanca que se vende, no tiene problema. Se lleva un control riguroso del precio de venta y del precio de costo de la misma. Cuando se lleva un sistema incompleto, para determinar el costo de ventas, se tomar en cuenta en primer lugar el inventario inicial, al cual le sumaremos las compras netas, que a su vez se habrn determinado de manera similar a las ventas netas; es decir, a las compras se le sumarn los gastos de compra para obtener las compras totales, a stas se les restar el importe de las devoluciones, descuentos y rebajas sobre compra, y el resultado ser las compras netas. La suma del inventario inicial ms las compras netas da como resultado las mercancas disponible para la venta, a las que restaremos aquellas mercancas que no se vendieron durante el periodo contable y que al finalizar el ejercicio an permanecen en el almacn, llamadas inventario final, con lo que determinaremos el costo de las mercancas que efectivamente se vendieron. Inventario inicial Compras Ms gastos de compra Compras totales Menos: Descuentos sobre compra Devoluciones y rebajas sobre compra Compras netas Mercancas disponibles para la venta Menos Inventario final Costo de ventas xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (2)

(3) Al restar a las ventas netas el costo de ventas se obtendr la utilidad bruta o la utilidad en ventas. (4) A continuacin se presentan los gastos normales denominados gastos de operacin. Son las erogaciones que permiten llevar a cabo las operaciones normales de la empresa. Se consideran como gastos de operacin a los gastos de venta y los gastos de administracin. (5) Gastos de Venta. Esta clase de gastos abarca todos aquellos que un comerciante hace con el objeto de promover, mantener y desarrollar el volumen de ventas. Ms concretamente, se dice que los gastos de venta son aquellos que estn directamente relacionados con la venta de las mercancas. Dentro de estos gastos se consideran los gastos de empaque y embarque, los fletes sobre ventas, las comisiones pagadas a los agentes vendedores, los sueldos de los vendedores, sueldos de almacenistas y personal encargado de custodiar las mercancas, la publicidad y los pagos por servicios de la tienda o del lugar en donde se expenden los productos, entre otros. (6) Gastos de Administracin. Como su nombre lo indica, esta clase de gastos comprende aquellos que estn destinados a mantener la direccin y administracin del negocio. Tambin se puede decir que son aquellos que estn relacionados con las funciones administrativas o con las oficinas de la empresa. Como ejemplos de gastos de administracin se pueden mencionar los sueldos de los administradores, gerentes o funcionarios de la empresa, las rentas de los locales destinados a las oficinas, el pago de servicios como agua, luz, telfono, gastos de papelera y tiles de oficina, etc. Utilidad Bruta Menos: Gastos de Operacin: Gastos de Venta (4) Gastos de Administracin (5) Utilidad de Operacin xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx

(7) Una vez determinada la utilidad de operacin, se aadirn aquellos ingresos y gastos derivados de operaciones que no constituyen el giro principal del negocio, as como tambin aquellas resultantes de las

operaciones que tienen que ver con la obtencin de recursos monetarios para financiar las actividades de la empresa y cuya adquisicin implica un costo, es decir, el pago de intereses, as como tambin las ganancias o prdidas por fluctuaciones cambiarias Es necesario mencionar que estas ltimas partidas antes del boletn B-3 de IMCP pertenecan a los gastos de operacin junto con los gastos de venta y de administracin y que reciban el nombre de gastos y productos financieros. Utilidad de Operacin Menos (o ms): Otros Gastos y Productos (7) Utilidad antes de ISR y PTU xxxxx xxxxx xxxxx

Por ltimo se disminuir el impuesto sobre la renta y la participacin a los trabajadores de las utilidades para encontrar al final la utilidad neta del ejercicio. Utilidad antes de ISR y PTU Menos: Impuesto sobre la Renta Participacin a los trabajadores en las utilidades Utilidad del ejercicio pendiente de aplicacin xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

En relacin con el uso de columnas, al igual que en el balance no hay reglas fijas, lo importante es que los datos sean presentados de manera clara y comprensible y las recomendaciones en cuanto al signo de pesos y corte dados para el balance, tambin se aplican en este estado. Ahora, ilustremos la elaboracin de un Estado de Resultados. Nombre del negocio: Almacenes Garca Perodo que abarca.: Del 1. de enero al 31 de diciembre de 2008 Ventas Totales Costo de la mercanca vendida Sueldo del contador * Propaganda Comisiones de agentes Rentas cobradas Correos y telgrafos Prdida en venta de valores Intereses pagados Telfonos de las oficinas Utilidad en venta de productos defectuosos Mantenimiento de equipo de reparto Donativos a la Cruz Roja Rebajas sobre venta Intereses cobrados por documentos vencidos * Depreciacin del equipo de oficina $ 350 000 240 000 15 000 20 000 9 000 20 000 500 6 000 2 000 3 500 800 1 200 300 900 4 000 750

* La propaganda o publicidad a que se refiere en este estado, no es la que aparece en el Balance como un Activo Circulante. La del Balance se refiere a la publicidad que aunque est pagada an no se publica en algn medio de comunicacin. Y la que aparece en el Estado de Resultados es la publicidad ya transmitida o anunciada por el medio. En este mismo caso estara la Papelera y tiles de Oficina, el material de empaque, etc., los que aparecen en el Balance no se han consumido; los que aparecen en el Estado de Resultados, ya se consumieron o utilizaron. * Desde el punto de vista contable, la depreciacin de los activos fijos es la baja de valor que sufren stos debido al uso, al transcurso del tiempo y a la obsolescencia. Desde el punto de vista contable, es un procedimiento, mediante el cual, se trata de dividir o prorratear el costo del activo entre el nmero de aos en los cuales estar trabajando el activo. En vez de cargar el costo total como un gasto en el momento en que se compra el activo, la contabilidad intenta de manera sistemtica repartir ese gasto durante el lapso en el cual se har uso de ese activo.

Elaboraremos el estado de resultado abreviado. Cuando se elabora as, se tiene que hacer los clculos por separado de los renglones del estado, es decir, se tienen que calcular aparte las ventas netas, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros, los productos financieros, los otros gastos y los otros productos. Ventas Netas: Ventas Totales Menos: Rebajas sobre ventas Ventas Netas

$350 000 900 $349 100

Gastos de Venta:

Gastos de Administracin:

Propaganda $20 000 Sueldo del contador $15 000 Comisiones de agentes 9 000 Correos y Telgrafos 500 Mantenimiento de Equipo de Rep. 1 200 Telfono 3 500 Total de Gastos de venta $30 200 Depreciacin de equipo 750 Total de Gastos de Admn. $19 750

Otros gastos Intereses pagados Donativos Prdida en venta de valores Total de otros gastos $2 000 300 6 000 $8 300

Otros productos Intereses cobrados $ 4 000 Rentas cobradas 20 000 Utilidad en ventas de productos defectuosos 800 Total de otros productos $ 24 800

El neto (diferencia) entre los otros gastos y los otros productos es de $16 500 y son productos; por esos lo sumamos a la utilidad de operacin porque son de la misma naturaleza. Si se quiere elaborar el Estado de Resultados resumido, como el que acabamos de hacer, tendramos que presentar aparte la relacin de gastos que anotamos arriba. El Impuesto sobre la Renta no lo escribimos, as como la parte proporcional de las utilidades que corresponden a los trabajadores por que no nos lo dan como dato. La parte que le corresponde de utilidades a los trabajadores es del 10 % sobre las mismas, y el impuesto vara de acuerdo al ingreso gravable (la utilidad). Hagamos otro ejercicio en donde acomodemos los gastos dentro del estado. Nombre del negocio: Zapatera La Esperanza Perodo: Del 1. al 31 de enero de 2 008 Partida Ventas Totales Devoluciones y Rebajas sobre Venta Costo de Mercanca Vendida Renta del Almacn * Descuentos sobre Venta * Gastos de Situacin Utilidad en venta de desperdicio Importe $195 000 7 000 135 000 1 700 2 000 500 1 000

G.V. G.F. G.F. O.P

O.G O.P. G.F. P.F. G.V. G.V. G.V. G.V. G.A.

Prdida en venta de mobiliario y equipo Utilidad en venta de acciones y valores Intereses pagados por documentos vencidos Ganancia en fluctuaciones cambiarias Comisiones a agentes vendedores Seguro social del personal de ventas Prima de seguro por proteccin de mercancas Propaganda Sueldo del contador

3 000 900 1 200 5 000 8 000 1 000 7 000 6 000 6 000

*Los descuentos sobre ventas son bonificaciones o cantidades que se les deducen sobre los adeudos de los clientes por que pagan antes del tiempo concedido para que liquiden su cuenta. * Los gastos de situacin son aquellas cantidades que tenemos que pagar por el servicio de la remisin de fondos. Cuando se compra un giro telegrfico o postal, se nos cobra un tanto por ciento adicional al monto del giro como costo del servicio. Este porcentaje que pagamos se conoce como gasto de situacin. Si se tiene dificultad para saber si se suman o restan los otros gastos y los otros productos, es importante que se tenga en consideracin la naturaleza de las cantidades. Una utilidad y un producto son de la misma naturaleza; una prdida y un gasto son de la misma naturaleza, entonces tanto unos como los otros se sumaran, de lo contrario, se restaran.

Nombre del negocio: La Especial Periodo que abarca: ao terminado al 31 de julio del presente ao. Ventas Devoluciones sobre venta Prdida en venta de acciones Z Rebajas sobre venta *Utilidad por subarrendamiento Costo de Ventas *Estimacin de cuentas incobrables Sueldos de vendedores Utilidad en cambio de moneda extranjera Propaganda $ 198 000 7 430 750 5 140 1 000 138 800 927 8 875 800 8 250

Intereses cobrados a clientes morosos Gastos de empaque, embarque y entrega Depreciacin de equipo de oficina Sueldos administrativos Seguro contra incendio de edificio de la tienda Luz y fuerza de la oficina Gastos de situacin Correos, telfono y telgrafo *Amortizacin de gastos de instalacin de las oficinas Notas:

272 1 000 3 500 3 000 325 50 35 275 2 375

* La utilidad por subarrendamiento sucede cuando tenemos un contrato de arrendamiento con el propietario del local que ocupa la empresa, y a la vez subarrendamos parte del mencionado local, obteniendo con ello un producto adicional. * Cuando un negocio vende a crdito es casi seguro que no todos los clientes van a pagar. Este es un hecho que la empresa contempla y calcula un monto aproximado de las cuentas incobrables. An no sabe con certeza qu cliente no va a cubrir su saldo, pero ya lo considera como un gasto financiero. * La amortizacin es la cantidad que de un gasto importante de instalacin se aplica a resultados. Qu quiere decir lo anterior? Supongamos que se paga el gasto de instalacin y adecuacin en las oficinas por $23 750, y que se espera hacer uso de esas instalaciones por diez aos. Bueno, se divide el costo total entre los diez aos que se van a estar usando esas instalaciones y da una cantidad anual a cargar a gastos de administracin de $2 375. A ese procedimiento matemtico se le llama amortizacin de los gastos de instalacin.