25 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SEGUNDA PARTE Atos oficiais do Tribunal (Os modelos apresentados a seguir so exemplificativos, devendo ser adaptados quando necessrio for) 33 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 6. Atos de comunicao 6.1. Definio So os atos que tm por finalidade estabelecer comunicao entre pessoas, rgos e entidades. 6.2. Formas de tratamento Ver tpico 19.2 (Pronomes pessoais), em especial a parte que trata do uso dos pronomes de tratamento, e Anexo IV. 6.3. Formas de endereamento Quanto s formas de endereamento constantes dos envelopes das comunicaes oficiais, devem ser observados os seguintes aspectos: Para autoridades tratadas por Vossa Excelncia (ver Anexo IV), deve constar a expresso Ao() Excelentssimo(a) Senhor(a), acrescida de nome, cargo e endereo. Para autoridades e particulares tratados por Vossa Senhoria (ver Anexo IV), deve constar a expresso Ao() Senhor(a), acrescida de nome, cargo (quando for o caso) e endereo. 6.4. Tipos de atos de comunicao do Tribunal Aviso Comunicado Fac-smile Memorando Memorando-circular Ofcio 41 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL MMOPANDO Definio Documento destinado exposio de assuntos referentes a situaes administrativas em geral, utilizado para formalizar a comunicao interna entre as unidades do Tribunal. Apresentao Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II). Competncia A expedio de memorando compete aos titulares das unidades dos Servios Auxiliares do Tribunal e s comisses legalmente constitudas. Estrutura Denominao do ato Memorando, em negrito, com seu nmero correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da unidade ou comisso emitente, com alinhamento esquerda. Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com alinhamento direita. Expresso Ao: ou :, em negrito, seguida do cargo ocupado pelo destinatrio, com alinhamento esquerda. Expresso Assunto:, em negrito, com resumo do teor da comunicao, com alinhamento esquerda. Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme o caso (ver tpico 4.4 Formas de fechos dos atos oficiais). Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, e respectivo(s) cargo(s). MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 42
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NCLEO DE INFORMTICA E PROCESSAMENTO DE DADOS - NIPD Memorando n ....../..... NIPD Braslia (DF), ..... de ............... de .......... Ao: Senhor Diretor-Geral de Administrao Assunto: Alterao de frias de servidor. Por estrita necessidade de servio, solicito de Vossa Senhoria a fineza de viabilizar a alterao das frias do servidor .................................................., matrcula n ..................., referentes ao exerccio de ..........., preliminarmente previstas para serem frudas em 20 dias, a partir de ................., para 30 dias, devendo o primeiro perodo, de 20 dias, ser iniciado em ................., ficando o segundo, de 10 dias, para ser marcado oportunamente. Atenciosamente, NOME DO TITULAR Cargo 45 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL OF1C1O Definio Correspondncia oficial destinada ao trato de assuntos de interesse do Tribunal, utilizada para formalizar a comunicao com dirigentes e demais autoridades de outras instituies, sejam elas pblicas ou privadas, e com particulares. Seu uso adotado, tambm, nas comunicaes internas do(a) Presidente, dos Conselheiros, dos Auditores e dos Procuradores do MPjTCDF e naquelas a eles dirigidas pelos titulares de unidades do Tribunal e pelas comisses legalmente constitudas. Apresentao Para destinatrios externos utilizado o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho padro do Tribunal (ver Anexo II). Nas comunicaes internas, ser utilizado o cabealho que identifica a rea ou comisso emitente (ver Anexo II). Competncia A expedio de ofcio compete ao() Presidente, aos Conselheiros, aos Auditores, aos Procuradores do MPjTCDF, aos titulares das unidades de primeiro nvel do Tribunal e s comisses legalmente constitudas. Estrutura Denominao do ato Ofcio, em negrito, com seu nmero correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da unidade ou comisso emitente, com alinhamento esquerda. Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com alinhamento direita. Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV). Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme o caso (ver tpico 4.4 Formas de fechos dos atos oficiais). Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, e respectivo(s) cargo(s). MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 46 Expresso de tratamento do destinatrio (ver tpico 6.3), nome completo em letras maisculas, cargo (quando for o caso) e endereo, com alinhamento na parte inferior esquerda da primeira pgina do ofcio. 47 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL
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Ofcio n ............/...... GP Braslia (DF), ..... de ............ de ............ Excelentssimo(a) Senhor(a) Presidente, Tenho a honra de dirigir-me a Vossa Excelncia para encaminhar, em anexo, cpia do inteiro teor da Deciso n .................., aprovada por este Tribunal na Sesso Ordinria n ..............., realizada em ................, quando apreciou o Processo n ..................... Atenciosamente, NOME DO TITULAR Cargo Ao() Excelentssimo(a) Senhor(a) Deputado(a) ............................................... Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal Nesta MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 76 8. Atos processuais 8.1. Definio So os atos que, por sua natureza, geralmente constituem peas processuais. 8.2. Tipos de atos processuais do Tribunal Acrdo Cientificao Citao Comunicao de Audincia Comunicao de Diligncia Deciso Despacho Informao Notificao Parecer Relatrio Analtico e Parecer Prvio sobre as Contas do Governo do DF Relatrio de auditoria Relatrio de participao em evento Relatrio de Relator Relatrio peridico das Contas do Governo do DF Representao 8.3. Ementa de atos processuais Constitui resumo do andamento do processo, identificando seus principais aspectos. Tal resumo geralmente expresso por frases curtas, de preferncia nominais (sem verbo): Aposentadoria especial. Magistrio. Proventos integrais. Tempo de servio fora de sala de aula. Parcela irregular. Insuficincia do requisito temporal exigido para a modalidade em espcie. Ilegalidade. Obs.: Ver tpico 7.2 (Sistemtica de elaborao dos atos normativos), em especial a parte que trata de ementa. MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 108 1NFOPMAO Definio Informao o instrumento utilizado para registrar a anlise realizada por servidor do Tribunal, no exerccio de sua funo, envolvendo trabalhos ou estudos especiais, situaes reais ou dispositivos legais contidos em um processo. Apresentao Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho identificando a rea ou a comisso emitente (ver Anexo II). Competncia A expedio de informao compete aos titulares de unidades, s comisses legalmente constitudas e aos servidores designados para tal (neste ltimo caso, reportando-se ao seu superior hierrquico). Estrutura Denominao do ato Informao, em negrito, com seu nmero correspondente e ano (com dois dgitos), seguida da sigla da rea ou da comisso emitente, com alinhamento esquerda. Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com alinhamento direita. Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois dgitos). Expresso Jurisdicionado(a):, em negrito, alinhada esquerda, seguida do nome do ente jurisdicionado a que se refere a informao. Expresso Apenso(s) n o(s) :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do(s) nmero(s) do(s) apenso(s) aos autos, quando for o caso. Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da indicao do assunto tratado nos autos. Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do resumo do andamento dos autos. Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV). Texto com a exposio do assunto, sendo que exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso considerao superior ou elevada considerao de Vossa Excelncia, conforme o caso. Nome do emitente centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s). 109 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL
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GABINETE DA PRESIDNCIA DIVISO DE PLANEJAMENTO E MODERNIZAO ADMINISTRATIVA - DIPLAN Fls.: 00 Proc.: 0000/00 __________ Rubrica Informao n ........./..... DIPLAN Braslia (DF), .... de ............... de ........ . Processo n : ............./..... Jurisdicionado(a) : Apenso(s) n o(s) : Assunto: Relatrio de Atividades. Ementa: Relatrio de Atividades do TCDF Trimestral (....... trimestre/.........), para envio Cmara Legislativa do Distrito Federal. [VOCATIVO], De acordo com o disposto no ..... do art. ..... da Lei .................., de ..... de ......... de ............, combinado com o art. ...... da Lei ........................, de ..... de .............. de ..........., deve o Tribunal encaminhar Cmara Legislativa do Distrito Federal relatrios trimestrais e anuais circunstanciados, demonstrando as atividades internas e de controle externo desenvolvidas por esta Corte de Contas. ........................................................................................................................................ 4. Nessas condies, e considerando que o Relatrio em epgrafe deve ser remetido Cmara Legislativa at ..............., somos pelo encaminhamento da matria ao egrgio Plenrio, com as seguintes sugestes: I tomar conhecimento do anexo Relatrio de Atividades ...... trimestre de ..........., com vistas aprovao; II autorizar a remessa do Relatrio Cmara Legislativa do Distrito Federal. [FECHO]. NOME DO TITULAR Cargo 113 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL PAPCP Definio Parecer o instrumento utilizado para expressar a opinio fundamentada, tcnica ou jurdica, sobre determinado assunto. Apresentao Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II). Competncia A emisso de pareceres cabe Consultoria Jurdica e aos Auditores (cf. arts. 8, I; e 12, VI; ambos do Regulamento dos Servios Auxiliares do TCDF, aprovado pela Resoluo n 10, de 10.09.86), ao Ministrio Pblico junto ao Tribunal (cf. art. 58 do RI/TCDF), Diviso de Recursos Humanos (cf. art. 1, pargrafo nico, da Instruo-DGA n 4, de 09.11.98), Seo de Contabilidade (cf. art. 11, III, da Instruo-DGA n 1, de 16.10.97, com a redao dada pela Instruo-DGA n 3, de 15.09.98), e Comisso Permanente dos Inspetores de Controle Externo CICE (cf. art. 6 da Portaria n 285, de 07.12.93). Estrutura Ttulo do documento, centralizado, em letras maisculas e em negrito, formado pela expresso PARECER, com seu nmero seqencial correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da rea emitente. Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida de sua identificao composta do nmero e do ano com dois dgitos. Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da indicao do assunto tratado nos autos. Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do resumo do andamento dos autos. Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso elevada considerao de Vossa Excelncia, ou considerao superior, ou o parecer, ou o parecer, sub censura ou o parecer, s.m.j., conforme o caso. Local e data por extenso, centralizados. Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, e respectivo(s) cargo(s). MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 114
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CONSULTORIA JURDICA DA PRESIDNCIA PARECER N ............ / ........ CJP Processo n : .................. Assunto : Portaria n .............. sobre o Decreto DF n .............. Ementa : Ofcio n .............., encaminhando Presidncia desta Corte cpia da Portaria n .............., da ....................., que institui normas para aplicao do Decreto n .............., de ................, do DF . A douta Procuradoria-Geral do Ministrio Pblico junto a este Tribunal, por meio do Ofcio n ............., d conhecimento da Portaria n ..............., de ..........., expedida pela ...................... e publicada no Dirio Oficial do DF em ..........., a qual institui normas para aplicao do Decreto n .............. de ................., do Distrito Federal. 2. O referido Decreto atribui competncia .......................... para receber e processar as representaes e os requerimentos de informao a serem encaminhados a este Tribunal de Contas. ........................................................................................................................................ 10. O parecer desta Consultoria Jurdica, portanto, no sentido de que se recomende s unidades de instruo que observem a ............................................ no atinente ao ......................................., sem embargo de dar-se disso conhecimento ao ............................, com vistas a prevenir incidentes dessa natureza. elevada considerao de Vossa Excelncia. Braslia (DF), ....... de .................. de ............ . NOME DO TITULAR Cargo MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 118 PLATOP1O D AUD1TOP1A Definio o instrumento utilizado para apresentar exposio minuciosa de fatos e circunstncias observados em auditoria. Obs.: Na elaborao de relatrio de inspeo dever ser observado, no que couber, a padronizao a seguir indicada. Apresentao Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho identificando a rea emitente (ver Anexo II). Competncia A expedio de relatrio de auditoria cabe s Divises das Inspetorias de Controle Externo. Estrutura Ttulo do documento, centralizado, em letras maisculas e em negrito, formado pela expresso RELATRIO, seguida do nmero seqencial e do ano correspondente (com dois dgitos). Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois dgitos). Expresso Jurisdicionado(a) :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do nome do rgo ou entidade objeto da auditoria. Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da indicao do procedimento e tipo (auditoria de regularidade, de desempenho, integrada). Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do resumo do relatrio, observando, quando possvel, os verbetes relacionados no ementrio vigente no Tribunal. Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV). Texto com a exposio do assunto, devendo conter, necessariamente, a exposio propriamente dita, a anlise dos achados, as concluses e as sugestes (e outras consideraes, conforme a padronizao constante no Manual de Auditoria elaborado pelas Divises de Auditoria da Primeira, Segunda e Terceira Inspetorias de Controle Externo), sendo que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso considerao superior. Local e data por extenso, centralizados. Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s). 119 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL
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................. INSPETORIA DE CONTROLE EXTERNO DIVISO DE AUDITORIA Fls.: 00 Proc.: 0000/00 __________ Rubrica RELATRIO N ........ / ..... Processo n : .........../..... Jurisdicionado(a) : ..................................... Assunto : Auditoria de Regularidade. Ementa : Atendimento da Deciso n ......... determinando a realizao de auditoria de regularidade. Cincia ao Governador do DF do presente trabalho. Determinaes. Senhor(a) Diretor(a), Cuidam os autos da Auditoria de Regularidade, realizada na ........................................, no perodo de ...... de ............... de ......... a ...... de ................ de ......... 2. ......................................................................................................... ..................................................................................................................... ........................................................................................................................................ SUGESTES 14. Ante o exposto, sugerimos ao egrgio Plenrio que: I tome conhecimento do resultado da presente auditoria; .................................................................................................. IV autorize a remessa de cpia deste Relatrio ao jurisdicionado. considerao superior. Braslia(DF), ....... de ........................ de ............. . NOME NOME Cargo Cargo MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL 130 PPP5NTAO Definio Exposio escrita, dirigida autoridade competente titular da Presidncia ou de Inspetoria de Controle Externo acerca de determinada situao real ou de dispositivo legal, solicitando providncias voltadas apurao dos fatos e adoo das medidas cabveis. Seu uso adotado, tambm, para propor o desenvolvimento de aes de interesse da instituio. A representao geralmente d incio a um processo e pode assumir a modalidade Conjunta, quando elaborada por mais de um emitente. Apresentao Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II). Competncia A expedio de representao compete ao() Presidente, aos Conselheiros, aos Auditores, aos Procuradores do MPjTCDF, aos titulares das unidades dos Servios Auxiliares do Tribunal, aos Diretores de Diviso (neste caso reportando-se ao seu superior imediato) e s comisses legalmente constitudas. Estrutura Denominao do ato Representao ou Representao-Conjunta, conforme o caso, em negrito, com seu nmero correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da rea emitente, com alinhamento esquerda. Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com alinhamento direita. Expresso Processo n : (se for o caso), em negrito, alinhada esquerda, seguida de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois dgitos). Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da indicao do assunto objeto da Representao. Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV). Indicao do dispositivo legal de competncia para representar (se for o caso). Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados. Fecho, com a expresso considerao superior, ou elevada considerao de Vossa Excelncia, ou Nesse sentido, a representao do(a) ... (nome da rea emitente), conforme o caso. Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s). 131 MANUAL DE REDAO OFICIAL TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL
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QUINTA INSPETORIA DE CONTROLE EXTERNO GABINETE DO INSPETOR Representao n ....../...... .... ICE Braslia (DF), ..... de ........... de ......... . Processo n ............./...... Assunto: .................... [VOCATIVO], Com fulcro no ... (citar dispositivo legal) ... a ... (nome da rea) ... vem por meio do presente instrumento, REPRESENTAR acerca do(a) ... (assunto) .......................................................................................................................................... ........................................................................................................................................ 5. Nesse sentido ............................ ou ... (inicia-se com o texto propriamente dito) ... ........................................................................................................................................ 4. Em face do exposto, sugerimos ................................................... [FECHO]. NOME DO TITULAR Cargo