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Manual de Redao Oficial

Tribunal de Contas do Distrito Federal


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MANUAL DE REDAO OFICIAL
TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL
SEGUNDA PARTE
Atos oficiais do Tribunal
(Os modelos apresentados a seguir so exemplificativos, devendo ser adaptados quando necessrio for)
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6. Atos de comunicao
6.1. Definio
So os atos que tm por finalidade estabelecer comunicao
entre pessoas, rgos e entidades.
6.2. Formas de tratamento
Ver tpico 19.2 (Pronomes pessoais), em especial a parte que
trata do uso dos pronomes de tratamento, e Anexo IV.
6.3. Formas de endereamento
Quanto s formas de endereamento constantes dos envelopes
das comunicaes oficiais, devem ser observados os seguintes aspectos:
Para autoridades tratadas por Vossa Excelncia (ver Anexo IV),
deve constar a expresso Ao() Excelentssimo(a) Senhor(a),
acrescida de nome, cargo e endereo.
Para autoridades e particulares tratados por Vossa Senhoria (ver
Anexo IV), deve constar a expresso Ao() Senhor(a), acrescida
de nome, cargo (quando for o caso) e endereo.
6.4. Tipos de atos de comunicao do Tribunal
Aviso
Comunicado
Fac-smile
Memorando
Memorando-circular
Ofcio
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MMOPANDO
Definio
Documento destinado exposio de assuntos referentes a
situaes administrativas em geral, utilizado para formalizar a
comunicao interna entre as unidades do Tribunal.
Apresentao
Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho
identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II).
Competncia
A expedio de memorando compete aos titulares das unidades
dos Servios Auxiliares do Tribunal e s comisses legalmente
constitudas.
Estrutura
Denominao do ato Memorando, em negrito, com seu nmero
correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da unidade
ou comisso emitente, com alinhamento esquerda.
Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do
ato, com alinhamento direita.
Expresso Ao: ou :, em negrito, seguida do cargo ocupado pelo
destinatrio, com alinhamento esquerda.
Expresso Assunto:, em negrito, com resumo do teor da
comunicao, com alinhamento esquerda.
Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro
pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser
numerados.
Fecho, com a expresso Respeitosamente ou Atenciosamente,
conforme o caso (ver tpico 4.4 Formas de fechos dos atos oficiais).
Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial
simtrica, quando houver vrios nomes , em letras maisculas e
em negrito, e respectivo(s) cargo(s).
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NCLEO DE INFORMTICA E PROCESSAMENTO DE DADOS - NIPD
Memorando n ....../..... NIPD
Braslia (DF), ..... de ............... de ..........
Ao: Senhor Diretor-Geral de Administrao
Assunto: Alterao de frias de servidor.
Por estrita necessidade de servio, solicito de Vossa
Senhoria a fineza de viabilizar a alterao das frias do servidor
.................................................., matrcula n ..................., referentes ao
exerccio de ..........., preliminarmente previstas para serem frudas em
20 dias, a partir de ................., para 30 dias, devendo o primeiro perodo,
de 20 dias, ser iniciado em ................., ficando o segundo, de 10 dias,
para ser marcado oportunamente.
Atenciosamente,
NOME DO TITULAR
Cargo
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OF1C1O
Definio
Correspondncia oficial destinada ao trato de assuntos de interesse
do Tribunal, utilizada para formalizar a comunicao com dirigentes e demais
autoridades de outras instituies, sejam elas pblicas ou privadas, e com
particulares. Seu uso adotado, tambm, nas comunicaes internas do(a)
Presidente, dos Conselheiros, dos Auditores e dos Procuradores do
MPjTCDF e naquelas a eles dirigidas pelos titulares de unidades do Tribunal
e pelas comisses legalmente constitudas.
Apresentao
Para destinatrios externos utilizado o padro unificado (ver tpico
5), com o cabealho padro do Tribunal (ver Anexo II). Nas comunicaes
internas, ser utilizado o cabealho que identifica a rea ou comisso
emitente (ver Anexo II).
Competncia
A expedio de ofcio compete ao() Presidente, aos Conselheiros,
aos Auditores, aos Procuradores do MPjTCDF, aos titulares das unidades
de primeiro nvel do Tribunal e s comisses legalmente constitudas.
Estrutura
Denominao do ato Ofcio, em negrito, com seu nmero
correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da unidade ou
comisso emitente, com alinhamento esquerda.
Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato,
com alinhamento direita.
Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV).
Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro
pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados.
Fecho, com a expresso Respeitosamente ou Atenciosamente,
conforme o caso (ver tpico 4.4 Formas de fechos dos atos oficiais).
Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica,
quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, e
respectivo(s) cargo(s).
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Expresso de tratamento do destinatrio (ver tpico 6.3), nome completo
em letras maisculas, cargo (quando for o caso) e endereo, com
alinhamento na parte inferior esquerda da primeira pgina do ofcio.
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Ofcio n ............/...... GP
Braslia (DF), ..... de ............ de ............
Excelentssimo(a) Senhor(a) Presidente,
Tenho a honra de dirigir-me a Vossa Excelncia para
encaminhar, em anexo, cpia do inteiro teor da Deciso n ..................,
aprovada por este Tribunal na Sesso Ordinria n ..............., realizada
em ................, quando apreciou o Processo n .....................
Atenciosamente,
NOME DO TITULAR
Cargo
Ao() Excelentssimo(a) Senhor(a)
Deputado(a) ...............................................
Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal
Nesta
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8. Atos processuais
8.1. Definio
So os atos que, por sua natureza, geralmente constituem peas
processuais.
8.2. Tipos de atos processuais do Tribunal
Acrdo
Cientificao
Citao
Comunicao de Audincia
Comunicao de Diligncia
Deciso
Despacho
Informao
Notificao
Parecer
Relatrio Analtico e Parecer Prvio sobre as Contas do Governo do DF
Relatrio de auditoria
Relatrio de participao em evento
Relatrio de Relator
Relatrio peridico das Contas do Governo do DF
Representao
8.3. Ementa de atos processuais
Constitui resumo do andamento do processo, identificando seus
principais aspectos. Tal resumo geralmente expresso por frases curtas,
de preferncia nominais (sem verbo): Aposentadoria especial. Magistrio.
Proventos integrais. Tempo de servio fora de sala de aula. Parcela
irregular. Insuficincia do requisito temporal exigido para a modalidade
em espcie. Ilegalidade.
Obs.: Ver tpico 7.2 (Sistemtica de elaborao dos atos normativos), em especial a
parte que trata de ementa.
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1NFOPMAO
Definio
Informao o instrumento utilizado para registrar a anlise
realizada por servidor do Tribunal, no exerccio de sua funo, envolvendo
trabalhos ou estudos especiais, situaes reais ou dispositivos legais
contidos em um processo.
Apresentao
Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho
identificando a rea ou a comisso emitente (ver Anexo II).
Competncia
A expedio de informao compete aos titulares de unidades, s
comisses legalmente constitudas e aos servidores designados para tal
(neste ltimo caso, reportando-se ao seu superior hierrquico).
Estrutura
Denominao do ato Informao, em negrito, com seu nmero
correspondente e ano (com dois dgitos), seguida da sigla da rea ou
da comisso emitente, com alinhamento esquerda.
Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato,
com alinhamento direita.
Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida
de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois dgitos).
Expresso Jurisdicionado(a):, em negrito, alinhada esquerda, seguida
do nome do ente jurisdicionado a que se refere a informao.
Expresso Apenso(s) n
o(s)
:, em negrito, alinhada esquerda, seguida
do(s) nmero(s) do(s) apenso(s) aos autos, quando for o caso.
Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da
indicao do assunto tratado nos autos.
Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do
resumo do andamento dos autos.
Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV).
Texto com a exposio do assunto, sendo que exceo do primeiro
pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados.
Fecho, com a expresso considerao superior ou elevada
considerao de Vossa Excelncia, conforme o caso.
Nome do emitente centralizado ou com distribuio espacial simtrica,
quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito,
acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s).
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GABINETE DA PRESIDNCIA
DIVISO DE PLANEJAMENTO E MODERNIZAO ADMINISTRATIVA - DIPLAN
Fls.: 00
Proc.: 0000/00
__________
Rubrica
Informao n ........./..... DIPLAN
Braslia (DF), .... de ............... de ........ .
Processo n : ............./.....
Jurisdicionado(a) :
Apenso(s) n
o(s)
:
Assunto: Relatrio de Atividades.
Ementa: Relatrio de Atividades do TCDF Trimestral (.......
trimestre/.........), para envio Cmara Legislativa do
Distrito Federal.
[VOCATIVO],
De acordo com o disposto no ..... do art. ..... da Lei ..................,
de ..... de ......... de ............, combinado com o art. ...... da Lei
........................, de ..... de .............. de ..........., deve o Tribunal encaminhar
Cmara Legislativa do Distrito Federal relatrios trimestrais e anuais
circunstanciados, demonstrando as atividades internas e de controle
externo desenvolvidas por esta Corte de Contas.
........................................................................................................................................
4. Nessas condies, e considerando que o Relatrio em epgrafe
deve ser remetido Cmara Legislativa at ..............., somos pelo
encaminhamento da matria ao egrgio Plenrio, com as seguintes
sugestes:
I tomar conhecimento do anexo Relatrio de Atividades ......
trimestre de ..........., com vistas aprovao;
II autorizar a remessa do Relatrio Cmara Legislativa do
Distrito Federal.
[FECHO].
NOME DO TITULAR
Cargo
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PAPCP
Definio
Parecer o instrumento utilizado para expressar a opinio
fundamentada, tcnica ou jurdica, sobre determinado assunto.
Apresentao
Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho
identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II).
Competncia
A emisso de pareceres cabe Consultoria Jurdica e aos Auditores
(cf. arts. 8, I; e 12, VI; ambos do Regulamento dos Servios Auxiliares do
TCDF, aprovado pela Resoluo n 10, de 10.09.86), ao Ministrio Pblico
junto ao Tribunal (cf. art. 58 do RI/TCDF), Diviso de Recursos Humanos
(cf. art. 1, pargrafo nico, da Instruo-DGA n 4, de 09.11.98), Seo de
Contabilidade (cf. art. 11, III, da Instruo-DGA n 1, de 16.10.97, com a
redao dada pela Instruo-DGA n 3, de 15.09.98), e Comisso
Permanente dos Inspetores de Controle Externo CICE (cf. art. 6 da Portaria
n 285, de 07.12.93).
Estrutura
Ttulo do documento, centralizado, em letras maisculas e em negrito,
formado pela expresso PARECER, com seu nmero seqencial
correspondente e ano com dois dgitos, seguida da sigla da rea emitente.
Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida de
sua identificao composta do nmero e do ano com dois dgitos.
Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da
indicao do assunto tratado nos autos.
Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do resumo
do andamento dos autos.
Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro
pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados.
Fecho, com a expresso elevada considerao de Vossa Excelncia,
ou considerao superior, ou o parecer, ou o parecer, sub
censura ou o parecer, s.m.j., conforme o caso.
Local e data por extenso, centralizados.
Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica,
quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito, e
respectivo(s) cargo(s).
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CONSULTORIA JURDICA DA PRESIDNCIA
PARECER N ............ / ........ CJP
Processo n : ..................
Assunto : Portaria n .............. sobre o Decreto DF n ..............
Ementa : Ofcio n .............., encaminhando Presidncia desta
Corte cpia da Portaria n .............., da .....................,
que institui normas para aplicao do Decreto n
.............., de ................, do DF .
A douta Procuradoria-Geral do Ministrio Pblico junto a este
Tribunal, por meio do Ofcio n ............., d conhecimento da Portaria n
..............., de ..........., expedida pela ...................... e publicada no Dirio
Oficial do DF em ..........., a qual institui normas para aplicao do Decreto
n .............. de ................., do Distrito Federal.
2. O referido Decreto atribui competncia .......................... para
receber e processar as representaes e os requerimentos de informao
a serem encaminhados a este Tribunal de Contas.
........................................................................................................................................
10. O parecer desta Consultoria Jurdica, portanto, no sentido de
que se recomende s unidades de instruo que observem a
............................................ no atinente ao ......................................., sem
embargo de dar-se disso conhecimento ao ............................, com vistas
a prevenir incidentes dessa natureza.
elevada considerao de Vossa Excelncia.
Braslia (DF), ....... de .................. de ............ .
NOME DO TITULAR
Cargo
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PLATOP1O D AUD1TOP1A
Definio
o instrumento utilizado para apresentar exposio minuciosa de
fatos e circunstncias observados em auditoria.
Obs.: Na elaborao de relatrio de inspeo dever ser observado, no que couber, a
padronizao a seguir indicada.
Apresentao
Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho
identificando a rea emitente (ver Anexo II).
Competncia
A expedio de relatrio de auditoria cabe s Divises das
Inspetorias de Controle Externo.
Estrutura
Ttulo do documento, centralizado, em letras maisculas e em negrito,
formado pela expresso RELATRIO, seguida do nmero seqencial
e do ano correspondente (com dois dgitos).
Expresso Processo n :, em negrito, alinhada esquerda, seguida
de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois dgitos).
Expresso Jurisdicionado(a) :, em negrito, alinhada esquerda,
seguida do nome do rgo ou entidade objeto da auditoria.
Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da
indicao do procedimento e tipo (auditoria de regularidade, de
desempenho, integrada).
Expresso Ementa :, em negrito, alinhada esquerda, seguida do
resumo do relatrio, observando, quando possvel, os verbetes
relacionados no ementrio vigente no Tribunal.
Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV).
Texto com a exposio do assunto, devendo conter, necessariamente,
a exposio propriamente dita, a anlise dos achados, as concluses e
as sugestes (e outras consideraes, conforme a padronizao
constante no Manual de Auditoria elaborado pelas Divises de Auditoria
da Primeira, Segunda e Terceira Inspetorias de Controle Externo), sendo
que, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais
pargrafos devem ser numerados.
Fecho, com a expresso considerao superior.
Local e data por extenso, centralizados.
Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica,
quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito,
acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s).
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................. INSPETORIA DE CONTROLE EXTERNO
DIVISO DE AUDITORIA
Fls.: 00
Proc.: 0000/00
__________
Rubrica
RELATRIO N ........ / .....
Processo n : .........../.....
Jurisdicionado(a) : .....................................
Assunto : Auditoria de Regularidade.
Ementa : Atendimento da Deciso n ......... determinando
a realizao de auditoria de regularidade. Cincia
ao Governador do DF do presente trabalho.
Determinaes.
Senhor(a) Diretor(a),
Cuidam os autos da Auditoria de Regularidade, realizada na
........................................, no perodo de ...... de ............... de ......... a
...... de ................ de .........
2. .........................................................................................................
.....................................................................................................................
........................................................................................................................................
SUGESTES
14. Ante o exposto, sugerimos ao egrgio Plenrio que:
I tome conhecimento do resultado da presente auditoria;
..................................................................................................
IV autorize a remessa de cpia deste Relatrio ao jurisdicionado.
considerao superior.
Braslia(DF), ....... de ........................ de ............. .
NOME NOME
Cargo Cargo
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PPP5NTAO
Definio
Exposio escrita, dirigida autoridade competente titular da
Presidncia ou de Inspetoria de Controle Externo acerca de determinada
situao real ou de dispositivo legal, solicitando providncias voltadas apurao
dos fatos e adoo das medidas cabveis. Seu uso adotado, tambm, para
propor o desenvolvimento de aes de interesse da instituio. A representao
geralmente d incio a um processo e pode assumir a modalidade Conjunta,
quando elaborada por mais de um emitente.
Apresentao
Utiliza-se o padro unificado (ver tpico 5), com o cabealho
identificando a rea ou comisso emitente (ver Anexo II).
Competncia
A expedio de representao compete ao() Presidente, aos
Conselheiros, aos Auditores, aos Procuradores do MPjTCDF, aos titulares das
unidades dos Servios Auxiliares do Tribunal, aos Diretores de Diviso (neste
caso reportando-se ao seu superior imediato) e s comisses legalmente
constitudas.
Estrutura
Denominao do ato Representao ou Representao-Conjunta,
conforme o caso, em negrito, com seu nmero correspondente e ano com
dois dgitos, seguida da sigla da rea emitente, com alinhamento esquerda.
Local e data por extenso, na linha seguinte da denominao do ato, com
alinhamento direita.
Expresso Processo n : (se for o caso), em negrito, alinhada esquerda,
seguida de sua identificao, composta do nmero e do ano (com dois
dgitos).
Expresso Assunto :, em negrito, alinhada esquerda, seguida da
indicao do assunto objeto da Representao.
Vocativo, seguido de vrgula (ver Anexo IV).
Indicao do dispositivo legal de competncia para representar (se for o
caso).
Texto com a exposio do assunto, sendo que, exceo do primeiro
pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados.
Fecho, com a expresso considerao superior, ou elevada
considerao de Vossa Excelncia, ou Nesse sentido, a representao
do(a) ... (nome da rea emitente), conforme o caso.
Nome do emitente, centralizado ou com distribuio espacial simtrica,
quando houver vrios nomes , em letras maisculas e em negrito,
acompanhado da indicao do(s) respectivo(s) cargo(s).
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QUINTA INSPETORIA DE CONTROLE EXTERNO
GABINETE DO INSPETOR
Representao n ....../...... .... ICE
Braslia (DF), ..... de ........... de ......... .
Processo n ............./......
Assunto: ....................
[VOCATIVO],
Com fulcro no ... (citar dispositivo legal) ... a ... (nome da rea) ...
vem por meio do presente instrumento,
REPRESENTAR
acerca do(a) ... (assunto)
..........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
5. Nesse sentido ............................
ou
... (inicia-se com o texto propriamente dito) ...
........................................................................................................................................
4. Em face do exposto, sugerimos ...................................................
[FECHO].
NOME DO TITULAR
Cargo