CARTILHA PARA AUTUAO DE PROCESSOS

(1 Edio)

MINISTRIO DA EDUCAO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS Joo Martins Dias Reitor Antnio Venncio Castelo Branco Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional Nelson Batista do Nascimento Pr-Reitor de Administrao Vicente Ferreira de Lucena Jnior Pr-Reitor de Ensino Ana Mena Barreto Bastos Pr-Reitora de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao Sandra Magni Darwich Pr-Reitora de Extenso Elaborao Analice Pereira Barbosa Administradora Yanna Santos de Medeiros Administradora Reviso Jnio Lcio Paes Alves Diretor de Administrao e Finanas Reitoria Colaborao Erlison Soares Lima Designer - Reitoria

APRESENTAO

Esta cartilha tem, por finalidade, orientar os servidores do Instituto federal de Educao, Cincia e Tecnologia IFAM, quanto aos procedimentos gerais referentes formao de processos no . mbito da instituio. Este documento foi elaborado com base na Portaria Normativa n. 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria-Adjunta de Logstica e Tecnologia do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto/MPOG.

CONCEITOS E DEFINIES
AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devem ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao. O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. DOCUMENTO - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. FOLHA DO PROCESSO - So as duas faces de uma pgina do processo. JUNTADA DE PROCESSO POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. PEA DO PROCESSO o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. PROCESSO o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. So constitudos sempre que, na prtica de um determinado ato, haja necessidade de se colher informaes ou pareceres, juntar atestados, certides, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam tomada de decises. TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo podendo ser por intermdio de carimbo especfico. TRAMITAO Atividade de circular documento entre as unidades organizacionais, internar e externar, para dar conhecimento, bem como receber informes e pareceres que subsidiem a tomada de decises.

AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO

A autuao, tambm chamada formao de processo, deve ser feita no Protocolo, compreendendo os seguintes passos:

1. Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes (observando a distncia de 2cm na margem esquerda), obedecendo a ordem cronolgica onde os mais antigos sero os primeiros do conjunto;
2. Colocar, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; 3. Colocar, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; 4. Numerar as folhas, apondo o carimbo de numerao; 5. Ler o documento para extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva, identificando a capa; 6. Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; 7. Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; 8. Conferir o registro e a numerao das folhas, apondo carimbo na ltima folha com os dados do processo; 9. Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade;

Na autuao do processo....
NO PODE
Autuar processo com documentos resultante de transmisso via fax. Incluir o envelope que encaminhou a correspondncia no processo. Lembre-se envelope no pea de processo. Anote as informaes necessrias referente ao endereo do remetente e data da postagem em controle separado.

PODE
Autuar processo com cpias autenticadas, ou ainda cpias acompanhadas de autorizao para formao identificada pelo carimbo CONFERE COM O ORIGINAL

DEVE
Dar prioridade na autuao e tramitao de processos que contemplem documentos caracterizados como URGENTES.

Autuar documentos que no sofrero tramitao, tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo.

O servidor que receber a documentao, depois de autuada, deve observar se o processo est regular. Em caso de no conformidade com a legislao, ( exemplo: o processo no estar numerado, incluir envelopes, cpias de documentos no autenticados) deve devolv-lo ao Protocolo para correo.

NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS

A partir de que folha comea a numerar o processo? Da primeira folha do primeiro documento. Numera-se a capa do processo? NO! Numera-se o verso da folha?
No. Sua identificao, quando necessria, ter como base a mesma numerao da frente da folha tendo acrescido ao nmero a letra v. Exemplo: folha 3v.

Quem deve numerar o processo?

Inicialmente o Protocolo ao autu-lo. Mas as peas subsequentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem.

O processo pode ter duas pginas com nmeros iguais, distintos por A e B? No. E no pode ter rasuras. O que fazer quando a numerao do processo estiver errada? Inutilize a numerao anterior, fazendo um
X ou // sobre o carimbo e renumere as folhas seguintes, sem rasuras.

NO SE ESQUEA

Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero inseridos ao processo com a colocao da etiqueta de anexo, contendo o nmero do processo e a palavra anexo.

Quando a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ela deve ser colada em folha de papel branco (tamanho A4) apondo-se carimbo da numerao de peas, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Por isso, quando o servidor for atestar notas fiscais (que normalmente tem o tamanho reduzido), comprovando que os servios foram prestados ou o material foi adquirido, deve evitar atestar no verso do documento.

DESPACHO
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas que forem necessrias. Utilizar somente a frente da folha de despacho, no permitido-se incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de

despacho, aplicando o carimbo Em branco.

JUNTADA DE PROCESSO POR ANEXAO

Quando dois ou mais processos forem dependentes entre si, eles devem tramitar juntos. Cabe ao Protocolo, depois de despacho da autoridade competente, proceder juntada dos mesmos.

Para efetuar a juntada dos processos, o protocolo deve seguir os seguintes passos:
1. 2. 3. Colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal (o mais antigo); Retirar a capa do processo acessrio (o mais novo) , sobrepondo-a capa do processo principal e manter os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto; Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no principal;

4.
5. 6.

Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo;
Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado; Registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS IFAM (UNIDADE GESTORA) TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO Em ____/____/____, atendendo o despacho do (a) _____________________ _______________________________________, anexo ao presente processo de n._____________________ o (s) processo (s) n. ______________________. __________________________________________
(Carimbo e assinatura do servidor)

Encerramento de Volume
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.

Quando a pea processual apresentar nmero de folhas excedente ao limite estabelecido nesta norma, a partir do prximo nmero, sero formados outros volumes, contudo, deve-se observar algumas procedimentos:
No permitido desmembrar documento e, se ocorrer a incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume; Ex.: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser incluso um documento contendo 50, ser encerrado o volume com 180 e aberto novo volume com o referido documento de 50 folhas; O servidor responsvel deve mandar o processo para o Protocolo e solicitar o encerramento do volume e a abertura de volume subsequente;

O Protocolo incluir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e proceder ao registro cabvel.

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS - IFAM (UNIDADE GESTORA) TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos ________ dias do ms de ________ de 20__, procedemos ao encerramento deste volume n. _________ do processo n. _________________, contendo _________ folhas, abrindo-se em seguida o volume n. _____________. ________________________________________
(Carimbo e assinatura do servidor)

ABERTURA DO VOLUME SUBSEQUENTE

A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo, que dever providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc.

No novo volume, logo aps a capa, dever ser incluso TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo a seqncia do volume anterior.

O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos, em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade no volume subsequente.

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS - IFAM (UNIDADE GESTORA)

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos ________ dias do ms de ________ de 20__, procedemos a abertura deste volume n. ____________ do processo n. _____________________________, que se inicia com a folha n._________. Para constar, eu _____________________________, ________________ cargo_____________________________ subscrevo e assino. ______________________________________ (Carimbo e assinatura do servidor)

RECONSTITUIO DE PROCESSOS
Caso ocorra desaparecimento ou extravio de processo, o primeiro servidor que tomar conhecimento do fato, dever comunicar sua chefia imediata. A autoridade administrativa competente promover a sua apurao, por meio de sindicncia ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar os seguintes passos:
1. Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; 2. Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; 3. Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; 4. Acrescentar uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o nmero do processo, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas necessrias; 5. Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo; e 6. Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual.

ENCERRAMENTO DO PROCESSO
O encerramento dos processos ser: Por indeferimento do pleito; Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; Pela expressa desistncia do interessado;

Quando o processo em andamento for interrompido, por perodo superior a uma ano ou por omisso da parte interessada.
O arquivamento do processo dever ser indicado em campo especfico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a localizao fsica do mesmo. O processo dever ser arquivado preferencialmente no rgo de origem.

CARIMBOS

Fls. .......................... Rubrica....................

EM BRANCO

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS - IFAM REITORIA

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS - IFAM REITORIA

Conferido Processo autuado com .......................pea (s). ________/_______/______ (assinatura do servidor) Mat. Siape: Mat. Siape:

Confere com o original ________/_______/______ (assinatura do servidor)

REFERNCIAS

BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Cartilha de Formao de Processos. 1 ed revisada. Braslia: Funasa, 2010. BRASIL. Ministrio de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto.Portaria Normativa n. 171, de 28 de Dezembro de 1999. BRASIL. Secretaria Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.Portaria Normativa n. 05, de 19 de Dezembro de 2002. BRASIL. Ministrio da Sade. SIPAR: Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo. 2 ed ampliada. Srie A. Normas e Manuais Tcnicos. Braslia: Editora MS, 2003.