Como Avaliar Documentos de Arquivos

COMO FAZER 1 - COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Ieda Pimenta Bernardes
Reedio com correo
So Paulo 1998
COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Ieda Pimenta Bernardes
Oficina realizada no dia 18 de outubro de 1997 pela AAB/SP - Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo, como parte do Projeto Como Fazer.
volume 1 So Paulo
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS NCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AAB/SP Diretoria: Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora) Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora) Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria) Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro) Comisso de cursos: Viviane Tessitore (Coord.) Ana Clia Navarro de Andrade Maria Anglica Campos Resende Simone Silva Fernandes DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Coordenao editorial: Lauro vila Pereira Editora responsvel: Slnia Nunes Martins Reviso: Beatriz Cavalcanti de Arruda Tereza Regina Leme de Barros Cordido Equipe tcnica: Adriana Cristina Zambrini Andr Oliva Teixeira Mendes Antonio Pedro Leme de Barros Dbora de Castro Arajo CO-EDIO IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo AGRADECIMENTOS FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP
Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1) ISBN 85-86726-04-4 1.Arquivstica - Avaliao. 2 - Seleo - Arquivstica I. Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. CDD - 025.171 CDU - 930.251
Sumrio
Apresentao ....................................................... 7 Introduo .......................................................... 9 Avaliao e gesto de documentos e informaes ... 11 Passos para a implantao de processo de avaliao de documentos ................................ 17 Bibliografia sobre o tema ..................................... 33 Legislao .......................................................... 35 Resolues do CONARQ ...................................... 36 Tabelas de temporalidade oficializadas .................. 37 Anexos ..............................................................41
Apresentao
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica, passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre seus congneres. Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto formal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP congrega especialistas de renome internacional nesse campo de atuao. A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,
sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos. A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique, em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor Tcnico do Arquivo do Estado
AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES
Introduo
O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsicos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor. Ieda Pimenta Bernardes, autora deste Como Avaliar Documentos de Arquivo, doutoranda em Histria Social na FFLCH/ USP e especialista em organizao de arquivos pelo IEB/USP. Atualmente, ocupa o cargo de Coordenadora de Projetos no Arquivo do Estado, responsvel pela implantao do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP.
O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente 1. RACIONALIZAO, EFICINCIA, PRESERVAO DA MEMRIA
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.
Comisso de Cursos da AAB/SP
1. Lei n 8.159, de 08/01/91, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, art. 3.
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A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).
Idade do Documento
Valor
Durao Mdia
Freqncia de Uso / Acesso
Local de Arquivamento
ADMINISTRA TIVA
Imediato ou Primrio
cerca de 5 anos
- documentos vigentes -m uito consultados - acesso restrito ao organism o produtor - documentos vigentes - regularmente consultados - acesso restrito ao organism o produtor
Arquivo Corrente (prximo ao produtor)
I - Primrio reduzido
5 + 5 = 10 anos
Arquivo Central (prximo administrao)
INTERMEDIRIA II - Primrio mnim o
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

HISTRICA
- documentos vigentes 10 + 20 = 30 anos - prazo precaucional longo - referncia ocasional - pouca freqncia de uso III - Secundrio 30 + 20 = 50 anos - acesso pblico Potencial mediante autorizao Secundrio Mxim o - documentos que perderam a vigncia - valor permanente - acesso pblico pleno
Arquivo Interm edirio (exterior Instituio ou anexo ao Arquivo Permanente)
Definitiva
Arquivo Perm anente ou Histrico
1a. idade ARQUIVO CORRENTE
. documentos vigentes, freqentemente consultados
. final de vigncia; documentos que 2a. idade aguardam prazos longos de prescrio ARQUIVO ou precauo; INTERMEDIRIO . raramente consultados; e/ou CENTRAL . aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente 3a. idade . documentos que perderam a vigncia ARQUIVO administrativa, porm so providos de PERMANENTE valor secundrio ou histrico-cultural
So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos: 1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. 3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo. A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produ-
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o e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis.
A exploso da produo documental Digitalizao de documentos: O mercado brasileiro cresce aceleradamente Se voc tem a idia que at o ano 2000 o volume mundial de papel gerado ir cair vertiginosamente devido s novas tecnologias, um ligeiro engano. Segundo uma pesquisa publicada na Revista Fortune, EUA, um bilho de documentos so produzidos nos Estados Unidos, todos os dias. E no s isso. Os nmeros so gigantescos. Mais de 300 milhes de documentos permanecem em uso (ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez que so acessados. Um documento copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses de fax geram mais de 85 milhes de pginas por ano. Devido a toda essa papelada, um tpico funcionrio de escritrio gasta 40% do seu tempo gerenciando documentos. A AIIM - Association for Information and Image Management Internacional (Associao Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informao), com sede nos EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com uma grande empresa de consultoria daquele pas, em 1989. O estudo revelou que toda a informao estava armazenada nas seguintes mdias: papel, 95%, microfilmes, 4%, meios magnticos/eletrnicos, 1%. Trs anos mais tarde, um estudo semelhante revelou a situao em 1999: papel, 92%, microfilmes, 3%, mdias pticas, 5%. Ningum deve se entusiasmar porque o papel diminuir 3%, ou porque o microfilme decrescer 1% ou porque o mercado de discos pticos ir explodir em 4%. O que ocorre - todos sabem - que o volume da informao - quase sempre em papel - duplica anualmente. (Fonte: Mundo da Imagem. So Paulo, CENADEM, jul.ago./96)
AVALIAO DE DOCUMENTOS

AVALIAO DE DOCUMENTOS: OBJETIVOS
Reduo da massa documental Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes Eficincia administrativa Melhor conservao dos documentos de guarda permanente Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite) Liberao de espao fsico Incremento pesquisa
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.
A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o seqencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica implica basicamente a anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista, a liberao de espaos. Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.
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PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel; 2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao; 3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades; 4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades; 5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite; 6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico; 7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS: ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.
FUNDO
Grupo
Grupo
Subgrupo
Subgrupo
Subgrupo
Subgrupo
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CLASSIFICAO DE FUNDO
uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente exercidas.
Conjunto de documentos resultante do exerccio da mesma funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo.
SRIE DOCUMENTAL
=
ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de avaliao. A anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo. A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.
A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exige a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definir critrios de valor. A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins adminstrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa.
COMISSES DE AVALIAO CENTRAIS SETORIAIS
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COMPOSIO
As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.
solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento
COMISSO CENTRAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias da CCAD:
coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais
dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume; acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente; propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizandoa sempre que necessrio; elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes; presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.
de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao; orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo); supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;
aprovar as amostragens; propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de docu-
METODOLOGIA DA AVALIAO
A Tabela de Temporalidade o instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. A Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.
mentos e arquivos.
COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias das CSA:
promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzi-
das, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;
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TABELA DE TEMPORALIDADE
importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos pblicos ou considerados de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para a aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, de acordo com o que determina o art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento ou eliminao.
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TA B E L A D E T E M P O R A L ID A D E de: ________________________ (S e c re ta ria /A u ta rq u ia /E m p re s a ) D e p a rta m e n to : ............................................................................................ D iv is o : ....................................................................................................... S e o : ........................................................................................................
Prazo de Arquivamento Srie Documental Tipo Documental Suporte Datas-limite Cpia (2) Vigncia Prescrio Precauo Unidade Central Intermedirio Amostragem Total Arquivo Arquivo Eliminao Original (1) Prazo de Prazo de Prazo de Guarda Permanente Observaes Destinao Final
Esse modelo de Tabela de Temporalidade foi proposto por Dase Apparecida Oliveira no projeto do Sistema de Arquivos do Municpio de So Paulo - SAMSP, em 1990.
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DESCRIO DE CAMPOS SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou cdigo da srie. A codificao faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos. TIPO DOCUMENTAL a configurao que assume o documento em decorrncia da disposio de suas informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto. SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco tico, disquete etc. DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica onde consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente. ORIGINAL (1) OU CPIA (2) Indica se o documento original ou cpia. Na inexistncia do documento original, a cpia deve ser considerada como tal. PRAZO DE VIGNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo. PRAZO DE PRESCRIO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. PRAZO DE PRECAUO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. PRAZO DE ARQUIVAMENTO o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais:
UNIDADE Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor. ARQUIVO CENTRAL Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas Secretarias, Autarquias ou Empresas. ARQUIVO INTERMEDIRIO Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermedirio da administrao, aguardando longos prazos precaucionais.
DESTINAO FINAL o resultado da avaliao: encaminha o documento para a eliminao ou para a guarda permanente. Das sries eliminadas, podero ser recolhidas amostragens ao Arquivo Permanente.
ELIMINAO o procedimento de destruio fsica daqueles documentos que, esgotados os valores primrios, no apresentam interesse histrico-cultural para a Administrao ou para a sociedade. GUARDA PERMANENTE Os documentos que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio ou precauo,
apresentarem valor mediato ou secundrio, devero ser recolhidos para guarda definitiva. AMOSTRAGEM Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por
meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplifi-
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c-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes.
TOTAL Esse campo dever ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental for destinada guarda permanente.
DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA TEMPORRIA

documentos que sejam cpias ou duplicatas de originais destinados guarda
permanente;
documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros; documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade; documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros; documentos que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica infe-
OBSERVAES o campo reservado para registrar outras informaes relevantes, principalmente a legislao que fundamenta a definio dos prazos prescricionais.
rior (foto, fita de vdeo, fita cassete, disquete, disco tico, etc.)

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

ELIMINAO

GUARDA PERMANENTE
DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE

RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE
VALORES DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

IMEDIATO Administrativo Legal Fiscal MEDIATO Histrico Probatrio Informativo
PRAZOS DE GUARDA
DEVEM SER PRESERVADOS APS OS PRAZOS PREVISTOS NA TABELA DE TEMPORALIDADE PARA A EFICCIA DA AO ADMINISTRATIVA, COMO PROVA, GARANTIA DE DIREITOS OU FONTE DE PESQUISA
TEMPORRIA
DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE

de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis,
PERMANENTE
Decretos, Portarias, Resolues);

atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regu-
lamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);
DOCUM ENTOS DE VALOR IM EDIATO E GUARDA TEM PORRIA
PODEMSER ELIM INADOS DEPOIS DE ESGOTADOS OS PRAZOS DE VIGNCIA, PRESCRIO E PRECAUO
convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao; balanos, livros-razo e livros-dirio; atas, resolues;
AM OSTRAGENS = parte representativa da srie: revela especificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos.
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correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Admi-
nistrao;
publicaes oficiais e/ou co-produes; projetos de edificaes pblicas e particulares; projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos; documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica
A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada a eliminao: na prpria unidade no arquivo central ou no arquivo intermedirio Alguns documentos com curto prazo de vigncia e de valor eventual ou meramente instrumental para a administrao sequer devero ser transferidos, pois podero ser eliminados pelo prprio produtor, uma vez que tenham cumprido as funes que lhes deram origem. As cpias tambm podero ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida. Nas empresas, os documentos devem ser eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade aprovadas pela Diretoria, aps autorizao por escrito do presidente ou de seu representante. Por isso, a eliminao de documentos que no constem das Tabelas de Temporalidade, ou no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional nelas previstos, no legalmente autorizada no servio pblico e nem recomendvel, do ponto de vista tcnico e jurdico, nas empresas privadas. preciso identificar e recompor as sries documentais, e providenciar uma organizao elementar da massa acumulada para se efetuar com segurana a eliminao. A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda predominantemente em papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e adquirir os equipamentos (fragmentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.) necessrios ao processamento da eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. Nem sempre, porm, essa recomendao tem sido incorporada aos instrumentos legais que definem normas para a eliminao. Recente Provimento do Conselho Superior de Magistratura do Tribunal de Justia de So Paulo, que regulamenta a destruio fsica de autos de processos, permite que os documentos sejam eliminados por incinerao, destruio mecni3 ca, transformao em aparas ou por outro meio adequado .
(pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras, no encontradas nos textos legais);
documentos relativos administrao de pessoal: planos de slarios e benef-
cios, criao/reestruturao de carreiras;

documentos relativos ao patrimnio imobilirio; documentos que registrem as atividades-fim do rgo: planos, projetos, pro-
gramas, pesquisas, relatrios anuais;

documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais; documentos de divulgao de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo
rgo (convites, folhetos, cartazes);

documentos relativos ao parcelamento do solo.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS: PROCESSAMENTO TCNICO

De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de 2 se definir sua destinao final . A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.
2. Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
3. Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997, art. 1. Regulamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior do Estado de So Paulo.
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Redao semelhante dada Resoluo do Tribunal de Contas de So Paulo, que autoriza a eliminao de documentos tambm por incinerao ou 4 destruio fsica . importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. A legislao do Municpio de So Paulo, por exemplo, explicita 5 tais procedimentos . Portanto, o processamento tcnico da eliminao prope algumas questes que merecem ser observadas: quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato? quem disponibiliza os documentos e efetua a eliminao? (extrao de grampos, clipes e garras de metal, remoo dos documentos das caixas etc.) quem registra o ato? (elaborao da Ata ou Termo de Eliminao) onde e quando ser realizada? (elaborao de calendrio de eliminao) de que maneira ser processada? (equipamentos necessrios) o que ser feito com o resduo da eliminao? (venda ou doao e para quem?) A eliminao dever ser registrada em Ata ou Termo de Eliminao onde constem os seguintes dados: rgo produtor
srie documental datas-limite quantidade eliminada (em metros lineares) data da eliminao assinatura dos responsveis
EMPRESA FANTASIA ARQUIVO CENTRAL ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ( n____ ) Unidade Produtora/Cdigo: Srie documental/Cdigo: Datas-limite: Metros lineares: Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e _______, procedeu-se eliminao de documentos da Empresa Fantasia, em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Empresa. Acompanha esta Ata a relao dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos responsveis assinada. ______________________ ______________________ ______________________
dos produtores dos documentos e/ou Presidente da Empresa
______________________
Assinatura do responsvel pelo Arquivo Central
Assinaturas
FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO
1. Data prevista para eliminao: 2. Srie: 3. Datas-limite: 4. Entidade Remetente: 6. N da transferncia:
5. Notao (=localizao) Cx. Vol. Disq.
4. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/5, art. 3, publicada no D.O.E em 12/03/97. Dispe sobre a eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So Paulo. 5. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou rgo, acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as datas-limite e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (Decreto n 29.745, de 14 de maio de 1991, Art. 6.). Os documentos eliminados sero transformados em aparas e doados ao Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6, parg. 1).
6.1 Data da transferncia: 7. Data da execuo da eliminao: 8. Observaes:
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Dos documentos destinados eliminao recomendvel que sejam conservadas amostragens que devero ser recolhidas para guarda permanente. O profissional de arquivo precisa orientar sua ao pela busca contnua de critrios os mais objetivos possveis de avaliao e eliminao. No entanto, muito questionvel a possibilidade de se estabelecer um conjunto de critrios objetivos para a seleo de documentos eliminveis que devero constituir as amostragens. Nesse momento, no podemos deixar de observar que as tcnicas de seleo devem levar em conta no somente o contedo da informao, mas tambm sua natureza e forma. A amostragem pode ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou por sries documentais. Alguns dos critrios mais comuns para se definir as amostragens so: amostragem anual ou decenal - aplicada aos documentos que foram organizados segundo um critrio cronolgico;
mtodo alternativo ou por turno - sistema de rodzio que pode ser
BIBLIOGRAFIA SOBRE O TEMA

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acompanhado de mtodos estatsticos;

amostragens regionais; amostragem estatstica aleatria - aplicado em acervos volumosos,
completos, ordenados de forma lgica. Para alguns arquivistas, a seleo de amostras para preservao permanente condio indispensvel eliminao dos conjuntos aos quais elas pertenam. Contudo, a legislao federal no determina essa prtica, em relao aos documentos oficiais. No Municpio de So Paulo, porm, o Decreto que estabelece normas de avaliao determina a seleo de amostragens para guarda permanente dos documentos pbli6 cos destinados eliminao .
6. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (Art. 7 do Decreto Municipal n 29.745, de 14 de maio de 1991).
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LEGISLAO (*)
LEGISLAO FEDERAL Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais. Portaria da Secretaria da Justia n 58, de 20 de junho de 1996. Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do artigo 15 do Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. LEGISLAO DO ESTADO DE SO PAULO Decreto no 22.789, de 19 de outubro de 1984: Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP. Decreto no 29.838, de 18 de abril de 1989: Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias do Estado de So Paulo. LEGISLAO DO MUNICPIO DE SO PAULO Portaria no 39, de 22 de janeiro de 1990: Cria a Comisso Central e as Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos nos rgos da administrao direta e indireta do Municpio de So Paulo.
(*) A legislao sobre avaliao de documentos pblicos editada pelos Estados e Municpios brasileiros ainda no foi compilada. Indicamos, guisa de contribuio, a legislao do Estado e do Municpio de So Paulo.
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Decreto no 28.656, de 9 de abril de 1990: Estabelece mecanismos necessrios implantao de processo de avaliao de documentos pblicos do Municpio de So Paulo. Decreto no 29.745, de 14 de maio de 1991: Estabelece normas de avaliao e destinao para os documentos da Administrao Pblica do Municpio de So Paulo. Ato n 413/92. Cria a Comisso de Avaliao de Documentos - CAD destinada a estabelecer os critrios para destinao e custdia dos documentos da Cmara Municipal de So Paulo. (Alterado pelo Ato n 414/92). Minuta de Decreto que consolida normas para avaliao, guarda e eliminao dos documentos pblicos municipais que compem os arquivos da administrao direta e indireta do Municpio de So Paulo, de autoria de Dase Apparecida Oliveira, Ieda Pimenta Bernardes e Laura Lcia Vieira Ceneviva, aprovada pela Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD (nomeada pelo Portaria n 034/ SMA-G/95) e autuada no processo n 16-005.848-96*76.
Resoluo n 6, de 15 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Resoluo n 8, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica - Atividade-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4. Resoluo n 9, de 1 de julho de 1997 (D.O.U de 18/7/97). Dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
TABELAS DE TEMPORALIDADE OFICIALIZADAS (*)

EXECUTIVO FEDERAL Resoluo CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996 (D.O.U de 29/3/96). Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica: atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-meio da Administrao Pblica. EXECUTIVO ESTADUAL Resoluo SE - 33, de 25/02/94 (D.O.E de 26/02/94), Resoluo SE - 129, de 13/07/94 (D.O.E de 14/07/94), Resoluo 172, de 16/09/94 (D.O.E de 17/09/94), Resoluo SE 232, de 22/12/94 (D.O.E de 23/12/94). Aprovam, respectivamente, as 4 etapas da Tabela de Temporalidade da Secretaria de Educao do Estado de So Paulo. Resoluo n 8865 do Secretrio de Estado da Administrao: aprova o Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran. Dirio Oficial de Curitiba, 11 de agosto de 1997.
RESOLUES DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ

Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995 (D.O.U de 24/10/95). Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995 (D.O.U de 24/10/95). Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Resoluo n 3, de 26 de dezembro de 1995 (D.O.U de 28/12/95). Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996 (D.O.U de 29/3/96). Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica: atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividadesmeio da Administrao Pblica. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
(*) As Tabelas de Temporalidade oficializadas pela administrao pblica, das quais tomamos conhecimento, esto sendo indicadas como referncia para subsidiar e enriquer o debate acerca da temporalidade dos documentos pblicos.
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Portaria GR n 3083, de 23 de outubro de 1997. Institui o Sistema de Arquivos da Universidade de So Paulo - SAUSP e d outras providncias. Suplemento do D.O.E volume 107, nmero 206, de 25 de outubro de 1997. EXECUTIVO MUNICIPAL Decreto n 36.118, de 4 de junho de 1996. Oficializa a Tabela de Temporalidade do Instituto de Previdncia Municipal de So Paulo - IPREM. Dirio Oficial do Municpio de So Paulo n 106, 5 de junho de 1996. Obs.: Na administrao pblica do Municpio de So Paulo, o nico rgo que oficializou sua Tabela de Temporalidade, at o momento, foi o Instituto de Previdncia Municipal - IPREM. Contudo, todas as demais Secretarias elaboraram suas propostas de Tabelas que se encontram em poder da Comisso Central de Avaliao de Documentos. A Tabela das atividades-meio dos Gabinetes e Assessorias foi amplamente discutida por representantes de todas as Comisses Setoriais e aprovada pela Comisso Central de Avaliao de Documentos, em 1992, faltando apenas sua oficializao. Decreto n 9.223, de 20 de maio de 1997. Estabelece os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte. Dirio Oficial do Municpio de Belo Horizonte, Suplemento Especial, 22 de maio de 1997. PODER LEGISLATIVO Comunicado 1/93 da Comisso de Avaliao da Cmara Municipal de So Paulo. Apresenta a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Atividade Legislativa da CMSP. Dirio Oficial do Municpio 38(221), 27 de novembro de 1993. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/95. Dispe sobre a eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So Paulo. Dirio Oficial do Estado de So Paulo, Poder Legislativo, 107(47), 12 de maro de 1997. PODER JUDICIRIO Portaria n 7, de 28 de dezembro de 1987. Aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos, dispe sobre o arquivamento e microfilmagem de papis, no mbito da Secretaria do Tribunal de Justia do Estado do Mato Grosso do Sul. Dirio Oficial do Estado de Mato Grosso do Sul, 8 de janeiro de 1988. Ato Normativo do Tribunal de Justia do Estado do Rio de Janeiro n 13/97. Aprova a Tabela de Temporalidade para os documentos do Poder Judicirio do Estado do Rio de Janeiro - Tribunal de Justia. Dirio Oficial do Estado do Rio de Janeiro, 31 de janeiro de 1997.
Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997. Regulamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior do Estado. Resoluo do Conselho da Justia Federal n 192, de 21 de maio de 1997. Disciplina a seleo, guarda e eliminao de documentos judiciais e processos findos e cria o arquivo histrico da Justia Federal de 1 e 2 Instncias.
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ANEXOS
ANEXO 1 - GLOSSRIO ANEXO 2 - CRITRIOS PARA QUANTIFICAO DE ACERVO ANEXO 3 - PRAZOS DE PRESCRIO ANEXO 4 - ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS: fundamentos legais (quadros sinticos) ANEXO 5 - ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS: fundamentos legais (textos integrais)
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ANEXO 1 GLOSSRIO (*)

Acervo Totalidade dos documentos conservados num arquivo. Amostragem Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes. Arquivo um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no exerccio de suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de pesquisa. Arquivo Corrente Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. O mesmo que Arquivo Administrativo. Arquivo Histrico Veja Arquivo Permanente Arquivo Intermedirio Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final. Arquivologia Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. Arquivo Permanente Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Atividade-Fim Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento. Atividade-Meio Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especfivas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. Avaliao de documento Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. Ciclo de vida dos documentos Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente), desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Classificao de fundos uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD uma comisso permanente e multidisciplinar de avaliao de documentos. So competncias da CCAD: 1. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; 2. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao; 3. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; 4. aprovar as amostragens; 5. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.
(*) A elaborao deste Glossrio contou com a colaborao de Dase Apparecida Oliveira e teve como fonte bsica o Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
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Comisses Setoriais de Avaliao - CSA So comisses multidisciplinares, constitudas em cada rgo produtor de documentos. So competncias das Comisses Setoriais de Avaliao: 1. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; 2. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD; 3. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume; 4. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente; 5. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio; 6. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; 7. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes; 8. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata. Datas-limite Identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de uma srie, de um processo, dossi, fundo ou coleo. Diagnstico de arquivos Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades. Documento Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico etc.). Documento de arquivo todo registro de informao original, nico e autntico que resulta da acumulao em processo natural por uma entidade produtora no exerccio de suas competncias, funes e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disco ptico ou qualquer outro.
Eliminao de documentos Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (art. 9, Lei no 8.159, de 08/01/91). A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, pargrafo nico, Decreto no 1.799, de 30/01/96). Dos documentos a serem eliminados podero ser retiradas amostragens para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Fundo o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa. Gesto de Documento Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural. Guarda Permanente Veja Valor Mediato Guarda Temporria Veja Valor Imediato Plano de Destinao Conjunto de instrumentos de destinao de documentos decorrentes do trabalho de avaliao: tabela de temporalidade, relao de eliminao, ata ou termo de eliminao. Prazo de Precauo Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
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Prazo de Prescrio Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prazo de Vigncia Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo. Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos Princpio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originrios de uma instituio, entidade ou pessoa no devem ser misturados aos de origem diversa, preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produo. Recolhimento Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio ou Central para o Arquivo Permanente. Srie Documental Conjunto de documentos resultante do exerccio de uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. Tabela de Temporalidade Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao. Teoria das Trs Idades Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermedirios e permanentes. Transferncia Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio ou Central. Valor Imediato Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em decorrncia das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituio. O mesmo que valor primrio ou administrativo do documento.
So documentos de valor imediato e guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio e precauo definidos nas Tabelas de Temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao. Valor Mediato Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao primria (vigncia administrativa). O mesmo que valor secundrio ou permanente do documento. So documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigncia , prescrio e precauo , estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, devem ser preservados por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de pesquisa.
ANEXO 2 CRITRIOS PARA QUANTIFICAO DE ACERVO (*)

Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em metros lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos. Nesses casos, respectivamente: multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de prateleiras por estante e, em seguida, pelo nmero de estantes ocupadas e/ou multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos ocupados. No caso da documentao encontrar-se amontoada, calcula-se a metragem cbica (comprimento x altura x largura) das pilhas de documentos, seguida da converso da medida encontrada em metros lineares, conforme tabela abaixo. Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e microgrfica, a quantificao deve ser feita por unidade, com base nos diferentes tipos de formatos encontrados (nmero de plantas, de mapas, de microfichas, de rolos de filmes e de microfilmes, de discos, de fitas cassetes, de diapositivos, de ampliaes fotogrficas, de negativos fotogrficos, de disquetes, de discos ticos etc).
(*) ARQUIVO NACIONAL - Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).
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CONVERSO DE:
PA R A :
M U L T IP L IC A D O P O R :
m e tro s lin e a re s d e a rq u iv o m e tro s lin e a re s d e a rq u iv o q u ilo g ra m a s d e a rq u iv o q u ilo g ra m a s d e a rq u iv o to n e la d a s d e a r q u iv o to n e la d a s d e a r q u iv o m e tro s c b ic o s d e a rq u iv o m e tro s c b ic o s d e a rq u iv o
q u ilo g ra m a s d e a rq u iv o m e tro s c b ic o s d e a rq u iv o m e tro s lin e a re s d e a rq u iv o m e tro s c b ic o s d e a rq u iv o m e tro s lin e a re s d e a rq u iv o m e tro s c b ic o s d e a rq u iv o m e tro s lin e a re s d e a rq u iv o q u ilo g ra m a s d e a rq u iv o
35 a 80 m d ia = 5 0 0 ,0 6 a 0 ,1 2 m d ia = 0 ,0 8 0 ,0 1 a 0 ,0 4 m d ia = 0 ,0 2 5 0 ,0 0 0 8 a 0 ,0 0 3 m d ia = 0 ,0 0 1 6 10 a 40 m d ia = 2 5 0 ,8 0 a 3 m d ia = 1 ,6 8 a 16 m d ia = 1 2 400 a 800 m d ia = 6 0 0
PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO (cont.) CONSOLIDAO DAS LEIS DO TRABALHO Arts. 11, 119, 149, 440 e 916 DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIRIOS E RELATIVOS AO FGTS (Fonte: Boletim IOB 39/97, 4 semana-set./97) - Termo de Resciso do Contrato de Trabalho - Aviso Prvio - Pedido de Demisso (CF, art. 7, inciso XXIX) - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) - a contar da data da postagem (Portaria MTb n 194/95, art. 1, 2) - Folha de votao de eleies da CIPA (Portaria MTb n 3.214/78 - NR5, subitem 5.5.4, na redao da Portaria SSMT n 33/83 - Acordo de compensao - Acordo de prorrogao de horas - Atestado mdico - Autorizao para descontos no previstos em lei - Cartes, Fichas ou Livros de Ponto - Comprovantes de entrega da Comunicao de dispensa (CD) - Documentos relativos a Crditos Tributrios (IR etc.) - Guias de Recolhimento de contribuio sindical e assistencial (para contribuies descontadas e no recolhidas no corre prazo prescricional) - Mapa Anual de acidentes do trabalho (Portaria MTb n 3.214/78, NR4, item 4.12, letra "j", na redao da Portaria SSMT n 33/83) - Recibo de abono de frias - Recibo de entrega do Requerimento SeguroDesemprego (SD) - Recibo de gozo de frias - Recibos de adiantamento - Recibos de pagamento - Relao de contribuio sindical e assistencial - Solicitao de abono de frias - Vale-transporte
2 anos
3 anos
ANEXO 3 PRAZOS DE PRESCRIO

NOTA: Os prazos prescricionais devero ser definidos pelos representantes da rea jurdica que integrarem as comisses ou grupos de avaliao de documentos. A ttulo de contribuio, apresentamos alguns prazos previstos na legislao em vigor que devero ser analisados e cotejados com dispositivos legais complementares, pelos referidos especialistas.
5 anos
PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO 5 anos para o trabalhador urbano, at o CONSTITUIO FEDERAL DE 1988 (Art. 7, XXIX) limite de 2 anos Ao contra crditos resultantes das relaes de aps a extino trabalho do contrato at 2 anos aps a extino do contrato, para o trabalhador rural
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PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO (cont.) - Documentos sujeitos fiscalizao do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salrio-famlia, atestados mdicos relativos a afastamento por incapacidade ou salrio-maternidade, Guias de Recolhimento etc.) arts. 47, 1 e 2, e 71 do ROCSS e arts. 82, pargrafo nico, e 92, 2, do RBPS 10 anos - PIS/PASEP - a contar da data prevista para seu recolhimento (art. 10 do Decreto-lei n 2.052/83) - Salrio-Educao (art. 1, 3, do Decreto-lei n 1.422/75 e art. 8 da Instruo SE/FNDE n 01/96, aprovada pela Resoluo FNDE n 43/96 - Dados obtidos nos exames mdicos (admissional, peridico, de retorno ao trabalho, mudana de funo e demissional) incluindo avaliao clnica e exames 20 anos complementares, as concluses e as medidas aplicadas (subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5.1 da NR7, na redao dada pela Portaria SSST n 24/94 - Documentos relativos ao FGTS (art. 23, 5, da Lei n 8.036/90 e art. 55 de seu regulamento, aprovado 30 anos pelo Decreto n 99.684/90 e Enunciado TST n 95 (Supl.Esp. anexo ao Bol. IOB n 25/97) - Livros de Atas da CIPA - Livros de Inspeo do Trabalho - Contrato de Trabalho - Livros ou Fichas de Registro de Empregados - RAIS - o item 10 do Manual de Orientao da RAIS Ano-base 1996, aprovado pela Portaria MTb n 1.127/96, dispe que: "A 2 via dos formulrios da RAIS ou a cpia dos arquivos gerados em meio magntico e o Protocolo de Entrega devem ficar Prazo arquivados na empresa/entidade, durante 5 (cinco) indeterminado anos, disposio da Fiscalizao do Ministrio do Trabalho". Contudo, por ser a RAIS um documentos de suma importncia, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/PASEP, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado. (*) Ressaltamos ser conveniente que sejam conservados por prazo indeterminado, pois podem ser solicitados a qualquer tempo.
CDIGO TRIBUTRIO NACIONAL (Lei n 5172 de 25/10/66) Art. 174. A ao para cobrana do crdito tributrio prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituio definitiva. Pargrafo nico. A prescrio se interrompe: I - pela citao feita ao devedor; II - pelo protesto judicial; III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor; IV - por qualquer ato inequvoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do dbito pelo devedor. Art. 195. Para os efeitos da legislao tributria, no tm aplicao quaisquer disposies legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papis e efeitos comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da obrigao destes de exibi-los. Pargrafo nico. Os livros obrigatrios de escriturao comercial e fiscal e os comprovantes dos lanamentos neles efetuados sero conservados at que ocorra a prescrio dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se refiram. "Esto sujeitos fiscalizao tributria ou previdenciria quaisquer livros comerciais, limitado o exame aos pontos objeto da investigao." (Smula n 439 do STF). DEFINIO DE PRESCRIO TRIBUTRIA: o fato jurdico que consiste na perda do direito que dispe a Fazenda Pblica de ajuizar a ao de cobrana de crditos tributrios devidamente lanados e notificados ao devedor, transcorrido o perodo de 5 anos.
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TTULOS DE CRDITO LETRA DE CMBIO (Decreto n 57.663, de 24/01/66) Ao de cobrana do portador contra o aceitante
PRAZOS DE PRESCRIO
3 anos Ao de cobrana do portador contra os endoantes Ao de cobrana do endoante contra outro endoante NOTA PROMISSRIA (Decreto n 57.663, de 24/01/66) Ao contra o emitente Ao contra o endoante 1 ano Ao contra os endoantes entre si 6 meses CHEQUE (Lei n 7357, de 2 de setembro de 1985, Art. 59) DUPLICATA (Lei n 5474, de 18/7/68; Lei n 6458, de 1/11/77) Ao de cobrana contra o sacado 3 anos Ao de cobrana contra os endoantes 1 ano Ao de cobrana de qualquer coobrigado contra os demais 1 ano 6 meses 1 ano 6 meses
SOCIEDADES ANNIMAS (Lei n 6.404, de 15/12/76) Arts. 285 a 288 Ao para anular a constituio da Companhia, por vcio ou defeito (Art. 285) Ao para anular as deliberaes tomadas em Assemblia Geral ou especial, que violem lei ou estatuto da Companhia (Art. 286) Ao contra peritos e sub-escritores do capital para deles haver reparao civil pela avaliao de bens(Art. 287, I, a) Ao dos credores no pagos contra os acionistas e os liquidantes (Art. 287, I, b) Ao para haver dividendos (Art 287, II, a)
PRAZOS DE PRESCRIO 1 ano da publicao dos atos constitutivos. 2 anos da deliberao da Assemblia. 1 ano da aprovao do laudo. 1 ano da liquidao da Companhia. 3 anos da data em que foram postos disposio do acionista. 3 anos da publicao dos atos constitutivos. 3 anos da publicao da ata que aprovar o balano. 3 anos da publicao da ata da primeira Assemblia Geral posterior violao. 3 anos da data da Assemblia em que os dividendos tenham sido declarados. 3 anos da publicao da ata da Assemblia Geral em que as participaes tenham sido pagas. 3 anos da publicao da ata da Assemblia Geral que tomou conhecimento da violao. 3 anos da publicao da oferta.
3 anos Ao contra os fundadores (Art. 287, II, b, 1) Ao contra os acionistas, administradores, fiscais e sociedades de comando (Art. 287, II, b, 2) Ao contra os liquidantes (Art. 287, II, b, 3)
Ao contra acionistas para restituio de dividendos recebidos de m-f (Art. 287, II, c) Ao contra os administradores ou titulares de partes beneficirias (Art. 287, II, d) Ao contra o agente fiducirio de debenturistas ou titulares de partes beneficirias (Art. 287, II, e) Ao contra o violador do dever de sigilo, para dele haver reparao civil (Art. 287, II, f)
Lei n 6385, de 7/12/76 (Dispe sobre o Mercado de Valores Mobilirios e cria a Comisso de Valores Mobilirios) Infraes das normas legais ocorridas no mercado de valores mobilirios (Art. 33)
PRAZO DE PRESCRIO 8 anos da prtica do ilcito
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CDIGO CIVIL (Arts. 177 a 179) Aes Pessoais Aes reais entre presentes Aes reais entre ausentes Ao para obter abatimento, rescindir contrato ou reaver preo pago de coisa mvel recebida com vcio rebiditrio Ao para obter abatimento, rescindir contrato ou reaver preo pago de coisa imvel recebida com vcio rebiditrio Ao de hospedeiros, estalajadeiros e fornacedores de vveres Ao do doador para revogar doao Ao do segurado contra segurador (fato ocorrido no pas) Ao do segurado contra segurador (fato ocorrido no exterior) Ao de cobrana de bilhete de loteria Ao dos professores pagveis por perodo no superior a 1 ms dem, de honorrios pagveis por perodos superiores a 1 ms Ao dos donos de penso, relativos a cada prestao Ao de instituies de ensino, relativos a cada prestao Ao de tabelies, escrives e oficiais do juzo Ao de mdicos, cirurgies, farmacuticos Ao de advogados,solicitadores,curadores, peritos,procuradores Ao dos credores por outras pequenas dvidas alm das citadas Ao do dono de prdio prejudicado por perda por avulso Ao do vendedor para resgatar imvel vendido Ao de concursos pblicos federais Ao de engenheiros, arquitetos, agrimensores, estereometras Ao para pleitear a reparao de atos infringentes CLT
PRAZOS DE PRESCRIO 20 anos 10 anos 15 anos 15 dias 6 meses 6 meses 1 ano da cincia do fato 1 ano da cincia do fato 2 anos da cincia do fato 90 dias 1 ano aps perodo 2 anos (da ltima) 1 ano aps fim do perodo 1 ano aps fim do perodo 1 ano da data das custas 1 ano do ltimo servio 1 ano 2 anos 1 ano da ocorrncia 3 anos da escritura 1 ano da homologao 2 anos do termo 2 anos
CDIGO CIVIL (Arts. 177 a 179) (cont.) Ao anulatria que denegar a restituio de tributo devido Ao para anular ou rescindir contratos sem prazo fixado para tal Ao civil por ofensa aos direitos de autor Ao de direito de propor ao rescisria Ao por ofensa ou danos causados ao direito de propriedade Ao referente a prestao de rendas temporrias ou vitalcias Ao de juros ou quaisquer prestaes acessrias Aes referentes ao aluguel de prdio rstico ou urbano Ao de serviais, operrios, jornaleiros (pagamento de salrios) Aes contra a Fazenda Pblica e aes de dvidas passivas Ao de prestao de penses alimentcias Ao para contestar legitimidade do filho (marido presente) Ao para contestar legitimidade do filho (marido ausente) Ao dos herdeiros do filho para prova de legitimidade Ao do filho natural para impugnar reconhecimento Ao do adotado para anular a adoo Ao dos conjuges para anular casamento Ao do pai, tutor, curador para anular casamento do filho Ao do filho ou de seus herdeiros contra o pai que alienou imveis Ao de nulidade da partilha Ao de mulher separada para reaver imveis e dotes Idem, para seus herdeiros Ao do interessado em pleitear a excluso do herdeiro
PRAZOS DE PRESCRIO 2 anos 4 anos 5 anos da contrafao 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 2 meses do nascimento 3 meses do nascimento 1 ano do falecimento 4 anos da maioridade 1 ano da maioridade 2 anos 3 meses 1 ano 1 ano 4 anos da separao 4 anos do falecimento 4 anos
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CDIGO PENAL (Art. 109) Para crimes cuja pena mxima for superior a 12 anos Para crimes cuja pena mxima for superior a 8 e inferior a 12 anos Para crimes cuja pena mxima for superior a 4 e inferior a 8 anos Para crimes cuja pena mxima for superior a 2 e inferior a 4 anos Para crimes cuja pena mxima for superior a 1 e inferior a 2 anos Para crimes cuja pena mxima for inferior a 1 ano Obs.: Aplicado a penas privativas de liberdade e restritivas de direito
PRAZOS DE PRESCRIO 20 anos 16 anos 12 anos 8 anos 4 anos 2 anos
ANEXO 4 ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS: fundamentos legais (quadros sinticos)
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GESTO DE DOCUMENTOS
Legislao Federal . Lei no. 6.546, de 04/07/78: Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras providncias; . Decreto no 82.590, de 06/11/78: Regulamenta a Lei no 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo; . Compete ao rgo Central do Sistema (Sistema Nacional de Arquivos): I-estabelecer princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de arquivo intermedirio e permanente (Decreto no 82.308, de 25/09/78: Institui o Sistema Nacional de Arquivo-SINAR); . Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituio Federal, Art. 216, parg. 2o) . dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Lei no 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, Art. 1o); . Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (idem, Art. 3o). . A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (idem, Art. 17); . Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei (idem, Art. 21); . Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR (idem, Art. 26) . O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo (Decreto no. 1.173, de 29/06/94: dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do CONARQ e do SINAR, Art. 1o.); . Compete ao CONARQ: I-estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; Vestimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VII- estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municpios (idem, Art.2o.); . Integram o SINAR: ...VII-os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo (idem,Art.12); . Compete aos integrantes do Sistema: I-promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; III-implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV- garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente (idem, Art.13); . Decreto no. 1.799, de 30/01/96: Regulamenta a Lei no. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
GESTO DE DOCUMENTOS(cont.)
Legislao do Estado de So Paulo Legislao do Municpio de So Paulo
. Diviso do Arquivo do Estado do Departamento de Museus e Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de suas atribuies normais, cabe: ... II elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de arquivo; IV-orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documentos; XIdesenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou permanentes (Decreto no. 22.789, de 19/10/84, Art. 6o.) . Decreto no 29.838, de 18 de abril de 1989: institui as Comisses de Avaliao de Documentos nas Secretarias de Estado.
. Lei no. 8.777, de 14/09/78: dispe sobre normas para o ordenamento dos processos na Prefeitura do Municpio de So Paulo, e d outras providncias; . Decreto no. 15.306, de 14/09/78: regulamenta a Lei no. 8.777, de 14/09/78, que dispe sobre processos na Prefeitura do Municpio de So Paulo; . Decreto no. 27.108, de 14/10/88, que dispe sobre a expedio de certides e d outras providncias; . Portaria no. 39, de 22 de janeiro de 1990: cria a CCAD e as CSA; . Decreto no. 28.656, de 9/04/90: Estabelece mecanismos necessrios implantao de processo de avaliao de documentos pblicos municipais; . Decreto no. 29.745, de 14/05/91: estabelece normas de avaliao e destinao para os documentos da Administrao Pblica do Municpio de So Paulo, e d outras providncias; . Processo nmero 16.000.309.93*61/SMC, apresenta projeto de implantao do Sistema de Arquivos para o Municpio de So Paulo, de autoria de Dase Apparecida Oliveira (em tramitao). . Decreto no. 33.870, de 10/12/93: Autoriza Cooperao Tcnica com a Cmara Municipal de So Paulo, e d outras providncias; . Decreto no. 35.042, de 5/04/1995: D nova redao ao artigo 12 e acrescenta dispositivo ao Decreto no. 29.745, de 14 de maio de 1991, relativos constituio e atribuies da Comisso Central de Avaliao de Documentos CCAD, e d outras providncias. . Lei no. 11.951, de 11 de dezembro de 1995: cria a carreira e 90 cargos de Arquivista no servio pblico municipal.
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ACESSO
Constituio da Repblica Federativa do Brasil (1988) . assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional (Art.5o, XIV); . Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado (Art. 5o., XXXIII); So a todos assegurados, . independentemente do pagamento de taxas, ... b) a obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situaes de interesse pessoal (Art. 5o., XXXIV); . A lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem (Art. 5o., LX); . Conceder-se- habeas data: a) para o conhecimento de assegurar informaes relativas pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de entidades governamentais ou de carter pblico; b) para a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo (Art. 5o., LXXII); . vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios: ... IIrecusar f aos documentos pblicos (Art.19); . competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: ... V- proporcionar os meios de acesso cultura, educao e cincia (Art.23); . Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Art. 216, parg. 2o.); . A manifestao do pensamento, a criao, a expresso e a informao, sob qualquer forma, processo ou veculo, no sofrero qualquer restrio, observado o disposto nesta Constituio (Art. 220). Lei no. 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados . Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas (Art. 4o.); . A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei (Art. 5o.); . O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor (Art. 14); . assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos (Art. 22); . Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos (Art. 23); . Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, so originariamente sigilosos (Art.23, parg. 1o.); . O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo (Art. 23, parg. 2o.); . O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo (Art. 23, parg. 3o.); . Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal (Art. 24). Decreto no. 2.134, de 24 de janeiro de 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei no. 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
ACESSO(cont.)
Legislao do Estado de So Paulo . O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e o acesso s fontes da cultura, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso de suas manifestaes (Constituio do Estado de So Paulo, Art. 259); . O Poder Pblico incentivar a livre manifestao cultural mediante: ... IIIacesso aos acervos das bibliotecas, museus, arquivos e congneres (idem, Art. 262); . O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como objetivos principais: ... III- facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as necessidades da comunidade (Decreto no. 22.789, de 19/10/84 que institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, Art. 2o.); . Diviso de Arquivo do Estado do Departamento de Museus e Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de suas atribuies normais, cabe: ... XII propor a poltica de acesso aos documentos pblicos (idem, Art.6o.). Legislao do Municpio de So Paulo .O Municpio de So Paulo garantir a todos o exerccio dos direitos culturais e o acesso s fontes de cultura, observado o princpio da descentralizao, apoiando e incentivando a valorizao e a difuso das manifestaes culturais (Lei Orgnica, Art. 191); . O Poder Pblico Municipal promover atravs dos rgos competentes: ... IV - programas populares de acesso a espetculos artsticoculturais e acervos das bibliotecas, museus, arquivos e congneres (idem, Art. 193); . Fica assegurado o acesso de qualquer interessado a informaes, documentos, registros, listagens, processos administrativos e assemelhados, no mbito da Administrao Direta, Indireta, Autrquica e Fundacional do Municpio de So Paulo (Lei no. 11.946, de 05/12/95, Art. 1o.). . O Vereador poder entrar, livremente, em qualquer dependncia do rgo ou repartio pblica, e ter acesso imediato a todo e qualquer documento, expediente, e arquivo, podendo examinar, vistoriar e copiar no prprio local (Lei no. 11.949, de 12/12/95, Art. 2o.)
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ELIMINAO
Legislao Federal . A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (Lei no. 8.159, de 08/01/91, Art. 9o.); . Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final (Decreto no. 1.799, de 30/01/96, Art. 11); . A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia (idem, Art. 12); . A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9o. da Lei no. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (idem, Art. 12, pargrafo nico). Resolues CONARQ . Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. . Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Legislao do Estado de So Paulo . Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (Decreto no. 22.789, de 19/10/84, Art. 13).
ELIMINAO(cont.)
Legislao do Municpio de So Paulo . Enquanto no autorizada a sua eliminao segundo normas a serem estabelecidas por decreto do Executivo, os processos encerrados sero mantidos no Arquivo Geral (Lei no. 8777, de 14/09/78, Art. 14); . Os processos encerrados sero mantidos no Arquivo Geral do Departamento de Expediente da Secretaria de Servios Internos (atual SMA), enquanto no autorizada sua eliminao, segundo normas a serem estabelecidas em decreto prprio (Decreto no. 15.306, de 14/09/78, Art. 29, pargrafo nico); . Fica proibida a eliminao aleatria de documentos pblicos municipais (Portaria no. 39, de 22/01/90, Art. 4o.); . Em nenhuma hiptese ser permitida a eliminao de documentos que no constem das tabelas de temporalidade, ou no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional nelas previstos (Decreto no. 29.745, de 14 de maio de 1991, Art. 5o., parg. 2o.); . Esgotados os prazos de vigncia e precaucional estabelecidos nas tabelas de temporalidade, os documentos de valor mediato no evidente, referidos no artigo 4o., podero ser eliminados nas Unidades acumuladoras (idem, Art. 5o., parg. 3o.); . As cpias sero eliminadas nas Unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente indicadas em tabelas de temporalidade (idem, Art. 5o., parg. 4o.); . A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou rgo, acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as datas-limite e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (idem, Art. 6o.); . Os documentos eliminados sero transformados em aparas e doados ao Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6o. parg. 1o.); . Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (idem, Art. 7o.).
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PRESERVAO
Legislao Federal Constituio da Repblica Federativa do Brasil (1988): . competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: ... III- proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos; IV- impedir a evaso, a destruio e a descaracterizao de obras de arte e de outros bens de valor histrico, artstico ou cultural (Art. 23); . Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: ... IV- as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais (Art. 216); . O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao (Art. 216, parg. 1o.); Lei no. 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados . dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Art. 1o.); . Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (Art. 10); . Ficar sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social (Art. 25); Decreto no. 82.308, de 25/09/78: institui o Sistema Nacional de Arquivo (SINAR) . Fica institudo o Sistema Nacional de Arquivo (SINAR) com a finalidade de assegurar, com vistas ao interesse da comunidade, ou pelo seu valor histrico, a preservao de documentos do Poder Pblico (Art. 1o.); . Compete ao rgo Central do Sistema: ... III-supervisionar a conservao dos documentos sob sua custdia (Art. 4o.); . Compete aos rgos Setoriais e Seccionais do Sistema: ... III - preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-se pela sua segurana (Art. 5o.); Decreto no. 1799, de 30 de janeiro de 1996: Regulamenta a Lei no. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias) . Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor (Art.13).
PRESERVAO(cont.)
Legislao do Estado de So Paulo
. Constituem patrimnio cultural estadual os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncias identidade, ao e memria dos diferentes grupos formadores da sociedade nos quais de incluem: ... III - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais (Constituio do Estado de So Paulo, Art. 260); . O Poder Pblico pesquisar, identificar, proteger e valorizar o patrimnio cultural paulista, atravs do Conselho de Defesa do Patrimnio Histrico, Arqueolgico, Artstico e Turstico do Estado de So Paulo, CONDEPHAAT, na forma que a lei estabelecer (idem, Art. 261); . O Poder Pblico incentivar a livre manifestao cultural mediante: ... VIII- preservao dos documentos, obras e demais registros de valor histrico ou cientfico (idem, Art. 262); . A lei estimular, mediante mecanismos especficos, os empreendimentos privados que se voltem preservao e restaurao do patrimnio cultural do Estado, bem como incentivar os proprietrios de bens culturais tombados, que atendam s recomendaes de preservao do patrimnio cultural (idem, Art. 263). . O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como objetivos principais: I - assegurar a proteo e preservao dos documentos arquivsticos do Poder Pblico Estadual, tendo em vista seu valor administrativo e histrico e os interesses da comunidade (Decreto no. 22.789, de 19/10/84, Art. 2o.).
Legislao do Municpio de So Paulo

. O Municpio adotar medidas de preservao das manifestaes e dos bens de valor histrico, artstico e cultural, bem como das paisagens naturais e construdas, notveis e dos stios arqueolgicos (Lei Orgnica, Art. 191); . O disposto neste artigo abrange os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente, ou em conjunto, relacionados com a identidade, a ao e a memria dos diferentes grupos formadores da sociedade, includos: ... IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes culturais (idem, Art. 191, parg. nico); . O Poder Pblico Municipal promover atravs dos rgos competentes: I - a criao, manuteno, conservao e abertura de: sistemas de teatros, bibliotecas, arquivos, museus, casas de cultura, centros de documentao, centros tcnico-cientficos, centros comunitrios de novas tecnologias de difuso e bancos de dados, como instituies bsicas, detentoras da ao permanente, na integrao da coletividade com os bens culturais (idem, Art. 193); . O Poder Municipal providenciar, na forma da lei, a proteo do patrimnio histrico, cultural, paisagstico e arquitetnico, atravs de: ... II custdia dos documentos pblicos (idem, Art. 194); . O Municpio estimular, na forma da lei, os empreendimentos privados que se voltem criao artstica, preservao e restaurao do patrimnio cultural e histrico (idem, Art. 195); . Ao Departamento do Patrimnio Histrico da Secretaria Municipal de Cultura compete: IIRecolher, organizar, restaurar e divulgar documentos de valor histrico e outros materiais que possibilitem a pesquisa e o estudo sobre a histria da cidade de So Paulo (Lei no. 8.204, de 13/01/75, Art. 20); .Os documentos de valor probatrio ou cultural, sem vigncia definida e com evidente interesse poltico, sero transferidos para o Arquivo Histrico Municipal, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, e conforme calendrio previsto no artigo 7o., parg. 2o. deste Decreto (Decreto no. 29.745, de 14/05/91, Art. 10).
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ANEXO 5 ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS: fundamentos legais (textos integrais)

LEI N. 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia de exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
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Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio e possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e o Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade e da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 - O acesso a documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
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DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsiticas e acadmicas pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
DECRETO N 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. DECRETA: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias.
FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho
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3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao de detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original.
1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
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3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registros no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartrios que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligan
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Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984: Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP.
ANDR FRANCO MONTORO, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais e com fundamento no artigo 89, da Lei n 9.717, de 30 de janeiro de 1967, e CONSIDERANDO que todos os documentos arquivsticos gerados pela atuao do Governo do Estado de So Paulo constituem parte integrante de seu patrimnio arquivstico; CONSIDERANDO que o patrimnio arquivstico um bem pblico cuja integridade cabe ao Estado assegurar; CONSIDERANDO que a destruio indiscriminada de documentos efetuada sem critrios pode acarretar prejuzos irrecuperveis Administrao e Histria; CONSIDERANDO que as atividades de administrao dos documentos arquivsticos compem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmnico e integrado, respeitando-se as especificidades de cada rgo gerador de documentao; CONSIDERANDO as concluses apresentadas pela Comisso Especial de Estudos, instituda por Despacho de 10, publicado no Dirio Oficial do Estado de 11.11.1983, com a finalidade de realizar estudos relativos organizao de um Sistema Estadual de Arquivos; CONSIDERANDO, finalmente, a Exposio de Motivos apresentada pelo Secretrio Extraordinrio da Cultura, DECRETA: Artigo 1 - Fica institudo, nos termos deste Decreto, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP. Artigo 2 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como objetivos principais: I - assegurar a proteo e preservao dos documentos arquivsticos do Poder Pblico Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histrico e os interesses da comunidade; II - harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos arquivsticos, atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao; III - facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as necessidades da comunidade. Artigo 3 - Para os fins deste Decreto consideram-se integrantes do patrimnio arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades da cada rgo da administrao do Estado de So Paulo, que se distribuem em: I - arquivos correntes, constitudos pelos conjuntos de documentos em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes;
II - arquivos intermedirios, constitudos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinao final em depsitos de armazenagem temporria; III - arquivos permanentes, constitudos pelos conjuntos de documentos que assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade especfica de sua criao e aos quais devem ser assegurados a preservao e o acesso pblico. Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com: I - rgo central: Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria de Estado da Cultura; II - rgos regionais: Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, da Secretaria de Estado da Cultura; III - rgos setoriais: 1 (um) em cada secretaria de estado e autarquia. Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais previstos no inciso III deste artigo ser objeto de decretos especficos e recair em unidade tcnica j existente na estrutura organizacional de cada secretaria de estado e autarquia. Artigo 5 - Podero, tambm, participar do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios com o Governo do Estado, por sua Secretaria de Estado da Cultura, aps prvia autorizao e observada a legislao pertinente, rgos dos poderes legislativo e judicirio estaduais, das administraes municipais, as fundaes institudas pelo poder pblico, as empresas nas quais o Estado tenha participao majoritria e demais entidades de direito privado. Artigo 6 - Diviso de Arquivo do Estado do Departamento de Museus e Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de suas atribuies normais, cabe: I - estabelecer a articulao com os rgos integrantes do SAESP e com unidades afins; II - elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de arquivo; III - prestar orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema e a unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; IV - orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documentos; V - controlar o encaminhamento obrigatrio aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda dos arquivos intermedirios e correntes; VI - providenciar a celebrao de convnios entre o Governo do Estado, por sua Secretaria de Estado da Cultura, e entidades, pblicas e
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privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema; VII - administrar os convnios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as correspondentes prestaes de contas; VIII - manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; IX - produzir textos de interesse para o SAESP; X - elaborar programas de divulgao do Sistema e dos acervos disposio do pblico; XI - desenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou permanentes; XII - propor a poltica de acesso aos documentos pblicos; XIII - promover a organizao de eventos culturais relacionados ao Sistema; XIV - promover a realizao de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema. Artigo 7 - As Delegacias Regionais da Cultura do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, alm de suas atribuies normais, tm, como rgos regionais da SAESP, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes atribuies: I - manter contatos com autoridades pblicas e com responsveis pela guarda de documentos arquivsticos, com a finalidade de divulgar o Sistema; II - promover a articulao entre as unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; III - colaborar com o rgo central do Sistema no desempenho de suas atribuies, especialmente: a) na orientao e controle da elaborao dos planos de destinao de documentos; b) no controle do encaminhamento aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda de arquivos intermedirios e correntes; c) em estudos visando a instalao de arquivos intermedirios ou permanentes; d) na coleta de dados necessrios elaborao de programas e projetos; e) na promoo de eventos culturais relacionados ao Sistema. Artigo 8 - Os rgos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo tm as seguintes atribuies: I - assistir as autoridades das secretarias de Estado ou das autarquias a que pertencerem, nos assuntos relacionados com o Sistema; II - planejar e acompanhar a execuo, no mbito das secretarias de Estado ou autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas do rgo central do Sistema;
III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepo, produo, tramitao, arquivamento, preservao e transferncia de documentos gerados em seus respectivos mbitos de atuao; IV - prestar orientao tcnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades arquivsticas, em seus respectivos mbitos de atuao; V - manter cadastro das unidades pertencentes s suas estruturas organizacionais responsveis por atividades de arquivo, bem como das relaes de sries documentais que essas unidades mantm sob custdia e que no fazem parte de seus arquivos correntes; VI - prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades; VII - apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema. Artigo 9 - Ao diretor da Diviso de Arquivo do Estado, enquanto dirigente de unidade de despesa, cabe exercer as competncias previstas nos artigos 92 e 105 do Decreto n 20.955, de 1 de junho de 1983. Artigo 10 - Fica instituda, junto ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, a Comisso Estadual de Arquivo. Artigo 11 - Comisso Estadual de Arquivo cabe: I - prestar, ao rgo central do SAESP, assessoramento de ordem tcnica e histrico-cultural; II - manifestar-se sobre instrues normativas emanadas do rgo central ou dos rgos setoriais do SAESP; III - propor modificaes aprimoradoras do Sistema; IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos correntes e dos arquivos intermedirios e permanentes; V - propor a constituio de comisses ou grupos de trabalho para tratar de assuntos especficos; VI - elaborar seu regimento interno. Artigo 12 - A Comisso Estadual de arquivo tem a seguinte composio: I - 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretrio da Cultura; II - diretor da Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria de Estado da Cultura; III - 1 (um) representante da Fundao para o Desenvolvimento Administrativo - FUNDAP; IV - 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de Histria da cada Universidade Estadual; V - 1 (um) representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros - ncleo do Estado de So Paulo. 1 - Os Membros da Comisso Estadual de Arquivo sero designados pelo Secretrio da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo,
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DECRETO N 29.838, DE 18 DE ABRIL DE 1989

Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e d outras providncias ORESTES QURCIA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, e Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que criou o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP; Considerando a responsabilidade dos rgos da Administrao do Estado na proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, informativo, cultural e histrico; Considerando a necessidade de reduzir ao mnimo essencial a documentao acumulada nos arquivos das Secretarias de Estado, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria histrica. Decreta: Artigo 1 - Em cada Secretaria de Estado dever ser constituda, dentro de 45 (quarenta e cinco) dias, a conta da publicao deste decreto, uma Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo visando elaborao de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta. Artigo 2 - A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada, necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes das reas jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada. Pargrafo nico - A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9 (nove) membros, designados pelo Titular da Pasta. Artigo 3 - A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP. Artigo 4 - Para os ar A 7cia, mCfpublicaqui, ajucumentos dodocum41ve343oo, ana-e 45e
Artigo 5 - Os trabalhos a que se referem os artigos 2, 3 e 4 deste decreto no sero remunerados e sero prestados sem prejuzo das atribuies prprias dos cargos ou funes e considerados como de servio pblico relevante. Artigo 6 - Para o atendimento do estabelecimento no artigo 1, deste decreto, caber Comisso: I - escolher, dentre seus membros, o responsvel pela coordenao dos trabalhos; II - indicar a equipe que proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados; III - propor os prazos de reteno e eliminao dos conjuntos documentais identificados. Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular da Pasta. Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada no Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos. Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da ltima publicao. 1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles, contado da data do protocolamento da impugnao. 2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao. Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser publicada no Dirio Oficial do Estado. Artigo 10 - A execuo das determinaes fixadas na tabela de temporalidade caber s unidades responsveis pelos arquivos de cada Secretaria de Estado. Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto.
Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989. ORESTES QURCIA Fernando Gomes de Moraes, Secretrio da Cultura Roberto Valle Rollemberg, Secretrio do Governo Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
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ARQUIVO NACIONAL Conselho Nacional de Arquivos RESOLUO n 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 6 reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e, Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do artigo 5, do Anexo do Decreto n. 96.671, de 9 de Setembro de 1988. Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, deste Conselho; Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve: Art. 1 - Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar Dirio Oficial. Art. 2 - Os editais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos.
ARQUIVO NACIONAL Conselho Nacional de Arquivos RESOLUO n 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 18 reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve: Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo. Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos. Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/ setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados;
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b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente da Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade. Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente: I - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao. Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao. Pargrafo nico - Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: I - cabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; eliminao;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as dataslimite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital; e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea a desta resoluo. Art 6 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado. Art. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo.
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COMO FAZER 1 - COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO ANEXO 1
ANEXO 2
(NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos ______ dias do ms de _______________ do ano de ________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos ), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados ), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor / acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados ).
(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)
RGO / SETOR: _______________ LISTAGEM N.: ___________________ FOLHA N. _______________________
OBSERVAES / JUSTIFICATIVA
LOCAL / DATA AUTORIZO: ___________ ________________
AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
ESPECIFICAO
________________
___ / ___ / ___
ANEXO 3
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
___ / ___ / ___
QUANT.
LOCAL / DATA ______________
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO / ENTIDADE UNIDADE / SETOR
DATAS-LIMITE
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n. ___, de ___ / ___ / ___, publicada no ( indic ar o peridic o ofic ial, de ___ / ___ / ___), de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos ), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados ), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados ). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade). (Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)
ASSUNTO / SRIE
LOCAL / DATA ___________ _____________
RESPONSVEL PELA SELEO
___ / ___ / ___
CDIGO OU N. DO ITEM
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