Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 2 de 64 ndice 1. Introduo .......................................................................................................................... 3 2. Requisitos ........................................................................................................................... 5 3. Configuraes de Documentos .............................................................................................. 6 3.1. Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto ....................................................................... 7 3.1.1. Obrigatoriedade da Fatura ...................................................................................... 7 3.1.2. Faturas Simplificadas ........................................................................................... 11 3.1.3. Registo de Adiantamentos .................................................................................... 30 3.1.4. Documentos de Devoluo ................................................................................... 40 3.1.5. Clientes com Representante Fiscal ......................................................................... 42 3.1.6. Textos que devero ser mencionados .................................................................... 43 3.2. Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto ..................................................................... 55 3.2.1. Comunicao das faturas AT .............................................................................. 55 3.2.2. Emisso de documentos de Transporte .................................................................. 62 3.2.3. Elementos dos documentos de Transporte ............................................................. 62 3.2.4. Comunicao dos documentos de Transporte AT ................................................. 63 3.2.5. Alteraes aos documentos de Transporte ............................................................. 63 4. Anexos ............................................................................................................................. 64 4.1. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de Agosto de 2012 ......................... 64 4.2. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de 2012 ......................... 64 4.3. Autoridade Tributria - Ofcio n 30136 de 19 de Novembro de 2012 ............................... 64 4.4. Autoridade Tributria - Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de 2012 .......................................................................................................................... 64 4.5. Proposta de Lei n 103/XII de 15 de Novembro de 2012 ................................................. 64 4.6. Dirio da Repblica - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012 .......................... 64 4.7. Autoridade Tributria - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012 ....................... 64
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 3 de 64 1. Introduo Foi publicado no passado dia 24 de agosto o Decreto-Lei n 197/2012 com novas exigncias legais, relativamente Emisso de Documentos de Faturao, que impe novas regras associadas obrigatoriedade da emisso de faturas Autoridade Tributria e Aduaneira (AT). Com esta alterao prev-se a emisso de faturas simplificadas, em determinadas situaes, em substituio dos tales de venda emitidos no sector de retalho ou por vendedores ambulantes, ou seja, a partir de 1 de janeiro de 2013, passaro a estar obrigados utilizao de um programa de faturao certificado, todos os sujeitos passivos que tenham um volume de negcios superior a 100.000,00.
Relativamente comunicao dos elementos das Faturas, esta comunicao dever ocorrer at ao dia 08 do ms seguinte data de emisso da fatura. No entanto, poder acontecer que, caso a Proposta de Lei n 103/XII de 15 de novembro de 2012 seja aprovada, esta obrigatoriedade passar para o dia 25 do ms seguinte, tendo por base uma das seguintes vias: Por transmisso eletrnica em tempo real, ou seja, integrada em programa de Faturao Eletrnica, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda no existe; Atravs do envio mensal de ficheiro com formato especfico, baseado no anterior ficheiro SAF-T (PT), com carregamento direto na aplicao disponibilizada no Portal das Finanas; Por insero direta dos dados completos (cabealho e linhas detalhadas) de cada fatura diretamente no Portal das Finanas.
Tambm com novas regras de Emisso de Documentos de Transporte de Mercadorias, dos bens em circulao, no mesmo dia 24 de agosto, foi publicado o Decreto-Lei n 198/2012, que veio estabelecer medidas de controlo da emisso de faturas e outros documentos com relevncia fiscal, passando a definir a forma da sua comunicao AT. Esta comunicao apenas entrar em vigor a partir de 1 de Maio de 2013, tendo por base a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro.
A comunicao de Documentos de Transporte passar a ser efetuada da seguinte forma: Por transmisso eletrnica de dados, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda no existe; Atravs do servio telefnico que ser disponibilizado para o efeito, com indicao dos elementos essenciais do documento emitido (destinatrio e mercadoria constantes deste documento), at ao quinto dia til seguinte at presente data este servio ainda no existe.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 4 de 64 A partir de quando ser obrigatria a alterao das regras da Certificao Digital?
As empresas obrigadas a utilizar software certificado tero de o utilizar a partir de 1 de Janeiro de 2013. Neste manual sero apresentadas as implicaes que esta legislao ter no comportamento do software e as alteraes necessrias a efetuar para que sejam cumpridos os requisitos da certificao digital.
Os Mdulos do softweare de gesto ERP PHC que possuem as regras de acordo com a referida portaria so os seguintes: PHC Gesto 2013; PHC Restaurao 2013; PHC POS 2013.
!! MUITO IMPORTANTE !! Antes de iniciar qualquer um dos procedimentos presentes neste manual por favor proceda a uma leitura prvia deste documento at ao fim!
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 5 de 64 2. Requisitos Apenas os executveis com data superior 11/12/2012 esto preparados com as novas configuraes para a certificao digital. Para obter estas novas configuraes no seu software de gesto ERP PHC, ter que atualizar o seu executvel, sendo para isso necessrio seguir as indicaes do Manual do Utilizador Atualizao do Executvel.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 6 de 64 3. Configuraes de Documentos O Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, do D.R. n 164, Srie I, vem introduzir inmeras alteraes radicais na rea das regras de faturao no nosso pas. As principais alteraes passam pela: a) Obrigatoriedade de Fatura; b) Fatura Simplificada; c) Registo de Adiantamentos; d) Documentos de Devoluo; e) Clientes com representao fiscal; f) Textos que devero ser mencionados nos documentos.
As alteraes acima anunciadas entram em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2013.
O Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, do D.R. n 164, Srie I, vem espelhar as seguintes alteraes: a) Comunicao de Faturas AT; b) Emisso de documentos de Transporte; c) Elementos dos documentos de Transporte; d) Comunicao dos documentos de Transporte AT; e) Alteraes aos documentos de Transportes.
Nota: Segundo a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro, os diplomas Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto e Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, vm alterar documentos contabilsticos e criar novas obrigaes e, por isso, implicam uma adaptao da estrutura do ficheiro SAF-T (PT), bem como a exportao de novos dados. Esta portaria altera a estrutura do ficheiro SAF-T (PT) e essa nova estrutura s passar a vigorar a partir do de 1 de maio de 2013.
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3.1. Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto 3.1.1. Obrigatoriedade da Fatura De acordo com Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, a partir do dia 1 de janeiro de 2013 deixar de existir a referncia fatura ou documento equivalente, passando apenas a existir a figura Fatura que, a partir desta data, ser obrigatria em todas as transaes. Assim, no software de gesto ERP PHC, foi criada a opo Srie de documentos de faturao fechada, no ecr de Configurao de documentos de faturao, que permitir definir se a srie se encontra fechada e no deixa introduzir novos registos na mesma. Esta opo permitir inibir a emisso de novos documentos em sries de faturao, que anteriormente estavam ativas, e deixaro de poder ter registos (por exemplo: vendas a dinheiro). Para configurar os documentos de faturao que pertencero a uma srie de documentos de faturao fechada, ser necessrio aceder ao menu Tabelas> Gesto> Configurar Documentos de Faturao.
Ilustrao 1 - Menu Tabelas
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 8 de 64 No ecr de configurao de documentos de faturao, dever selecionar o registo que pretende alterar, utilizando os cones Pesquisa para pesquisar o documento.
Ilustrao 2 - Configurao de Documentos de Faturao No exemplo que se segue ir proceder-se inativao da srie de faturao Vendas a Dinheiro. Assim, na pesquisa rpida dever digitar Venda a Dinheiro seguido de OK.
Ilustrao 3 - Configurao de Documentos de Faturao
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 9 de 64 Depois de se posicionar na configurao Venda a Dinheiro, no campo Procurar, dever escrever Fechada. Ao digitar a palavra, ficar disponvel o parmetro "Srie de documento de faturao fechada".
Ilustrao 4 - Configurao de Documentos de Faturao
De seguida, ser necessrio selecionar a opo Srie de documento de faturao fechada e, no campo Valor da Varivel escolhida, dever ativar a respetiva opo, para que o documento passe a estar fechado. Por fim, dever clicar em Gravar.
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Ilustrao 5 - Configurao de Documentos de Faturao
Assim, a partir do dia 1 de janeiro de 2013, os utilizadores do software de gesto ERP PHC apenas podero emitir: Faturas; Faturas Simplificadas (consultar p.f. o ponto 3.1.2 deste manual); Notas de Crdito; Notas de Dbito; Faturas/Recibos (esta com as mesmas configuraes da atual Venda a Dinheiro).
Deixar de ser possvel ter documentos com as seguintes denominaes: Vendas a dinheiro; Tales; Recibos de adiantamento.
Todos estes documentos: Fatura, Fatura Simplificada e Fatura/Recibo tero de estar configurados para utilizar o Tipo para SAF-T (PT) com valor igual a FT, FS, ND, NC.
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Ilustrao 6 - Configurao de Documentos de Faturao
3.1.2. Faturas Simplificadas O artigo 40 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, refere a possibilidade de permitir que os sujeitos passivos de IVA passem a emitir Faturas Simplificadas. A Fatura Simplificada um documento de faturao, sendo emitida em casos especficos, que contm informao simplificada e dever ser datada, numerada sequencialmente e conter os seguintes elementos: Nome ou denominao social e nmero de identificao fiscal do fornecedor de bens ou prestador de servios; Quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados; Preo lquido de imposto, as taxas aplicveis e o montante de imposto devido ou preo com a incluso do imposto e a taxa ou taxas aplicveis; N de identificao fiscal do adquirente ou destinatrio, quando for sujeito passivo, ou no sendo sujeito passivo, quando este o solicite.
Em consequncia, a Fatura Simplificada no contempla a possibilidade de: Indicao do nome e morada do destinatrio dos bens ou servios;
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 12 de 64 Motivo justificativo da no aplicao do imposto; Data em que os bens foram colocados disposio do aquirente, ou os servios realizados, quando essa data no coincide com a data da respetiva emisso.
A Fatura Simplificada poder ser emitida nos seguintes casos: a) Transmisses de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a sujeitos no passivos, quando o valor da fatura no for superior a 1.000,00; b) Outras transmisses de bens e prestaes de servios em que o montante da fatura no seja superior a 100,00.
De seguida, ser explicado o procedimento para criar a srie de faturao Fatura Simplificada, bem como as configuraes necessrias para a parametrizao desta srie.
3.1.2.1. Faturas Simplificadas e Faturas/Recibos Parametrizao e criao de sries de faturao No caso de utilizar uma srie para Vendas a Dinheiro, ter que realizar os seguintes 3 passos:
1 Passo: Fechar a srie de faturao Vendas a Dinheiro (consultar p.f. a explicao do ponto 3.1.1 deste manual). 2 Passo: Criar uma nova srie de faturao denominada, por exemplo, Fatura/Recibo com uma configurao similar configurao Vendas a Dinheiro, mas com o campo Tipo para SAF-T (PT) igual a FT. O nome do documento dever indicar que o documento lana em tesouraria real.
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Ilustrao 7 - Ecr de Faturao
Ao clicar com o boto do lado direito do rato sobre o campo Venda a Dinheiro, surgir o seguinte ecr. Ter que clicar no boto de Duplicar para duplicar esta srie e criar a srie Fatura/Recibo.
Ilustrao 8 - Configurao de Documentos de Faturao
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 14 de 64 Ter que alterar o nome do documento do singular para o plural, conforme mostra a seguinte e ilustrao.
Ilustrao 9 - Configurao de Documentos de Faturao
De seguida, ser necessrio configurar o tipo do documento para SAFT. Assim, no campo Procurar, dever digitar a palavra SAFT e aparecer o seguinte parmetro.
Nota: Caso no tenha criada a fatura/recibo, realize o mesmo processo que utilizou para criar a fatura simplificada, bastando alterar o nome.
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Ilustrao 10 - Configurao de Documentos de Faturao Ser necessrio alterar o campo Valor da Varivel escolhida de VD para FT.
Ilustrao 11 - Configurao de Documentos de Faturao
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Ilustrao 12 - Configurao de Documentos de Faturao
Posteriormente, dever certificar-se que o documento est a lanar em tesouraria real. Para isso, bastar digitar a palavra Real no campo Procurar e se o parmetro aparecer configurado com Sim, significa que a configurao est correta e poder clicar em Gravar.
Ilustrao 13 - Configurao de Documentos de Faturao
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 17 de 64 3 Passo: Criar uma nova srie de faturao denominada Fatura Simplificada, com uma configurao similar configurao de Vendas a Dinheiro, com o campo Tipo para SAF-T (PT) igual a FT. O nome do documento dever indicar que o mesmo lana em tesouraria real e garante os limites inerentes a este documento.
Ilustrao 14 Ecr de Faturao
Ao clicar com o boto do lado direito do rato sobre o campo Venda a Dinheiro ir ser aberto o seguinte ecr.
Ilustrao 15 Configurao de Documentos de Faturao
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 18 de 64 Dever clicar no boto Duplicar para copiar esta srie e criar a srie Fatura Simplificada. Ter que alterar o nome do documento do singular para o plural, conforme mostra a seguinte e ilustrao.
Ilustrao 16 Configurao de Documentos de Faturao
Ilustrao 17 Configurao de Documentos de Faturao
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Ilustrao 18 Configurao de Documentos de Faturao
Ilustrao 19 Configurao de Documentos de Faturao
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Ilustrao 20 Configurao de Documentos de Faturao
Nota: Adicionalmente, quando entrar em vigor a nova estrutura SAF-T (PT), prevista na Portaria n 282/2012 de 23 de Novembro de 2012, para 1 de maio de 2013, a Fatura Simplificada dever passar a utilizar o campo Tipo para SAFT igual a FS.
Depois, ser necessrio certificar-se que o documento est a lanar em tesouraria real, bastando para isso, digitar a palavra Real no campo Procurar. O parmetro dever aparecer configurado com Sim.
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Ilustrao 21 Configurao de Documentos de Faturao
Por fim, na configurao do documento de faturao, dever indicar que esta srie ser respeitante srie de Faturas Simplificadas. Assim, no campo Procurar, ter que digitar a palavra Simplificada.
Ilustrao 22 Configurao de Documentos de Faturao
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 22 de 64 Ser necessrio ativar o respetivo parmetro, no campo Valor da Varivel Escolhida, e clicar em Gravar.
Ilustrao 23 Configurao de Documentos de Faturao
A ativao deste parmetro permitir que a aplicao passe a validar se o valor total da fatura simplificada superior a 1.000,00 e, se for o caso, ento impedir a gravao do documento.
Caso as faturas no sejam simplificadas, a aplicao passar a validar se a morada e nome do cliente esto preenchidos quando o valor total for superior a 1.000,00. Caso estes campos no estejam preenchidos, a aplicao impede a gravao.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 23 de 64 3.1.2.2. Faturas Simplificadas Criao de layouts de impresses Ser necessrio criar um layout de impresso para os novos documentos Fatura Simplificada e Fatura/Recibo. Ser demonstrado como faz-lo para o caso das Faturas Simplificadas.
Ilustrao 24 Ecr de Faturao Assim, dever aceder ao ecr de desenho de impresses e alterar a denominao do documento, escolhendo o cone de Opes Diversas, do ecr de Faturao, e selecionar a opo Mapas e Impresses > Desenho de Impresses Definidas.
Ilustrao 25 Ecr de Faturao
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Ilustrao 26 Desenho de IDU (Faturao)
Na ilustrao seguinte, no campo Faturao, dever procurar pela srie Venda a dinheiro, para conseguir aceder ao layout das Vendas a Dinheiro e escolher o layout que pretende duplicar.
Ilustrao 27 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 25 de 64 Depois de se posicionar no layout Venda a Dinheiro, dever selecionar o layout da impresso que deseja duplicar clicando no boto Seleo de IDUs.
Ilustrao 28 Desenho de IDU (Faturao)
No ecr de seleo, dever escolher a impresso pretendida.
Ilustrao 29 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 26 de 64 De seguida ter que duplicar o layout clicando no boto de Duplicar.
Ilustrao 30 Desenho de IDU (Faturao) No ecr que se segue, dever escolher o documento para onde deseja duplicar a impresso e selecionar a Fatura Simplificada.
Ilustrao 31 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 27 de 64 Na ilustrao que se segue dever clicar em OK.
Ilustrao 32 Desenho de IDU (Faturao) Ter que atribuir um ttulo nova impresso que est a criar. Neste caso, foi escolhido o nome de Fatura Simplificada.
Ilustrao 33 Desenho de IDU (Faturao)
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Ilustrao 34 Desenho de IDU (Faturao)
Por fim, dever ativar o campo Impresso por defeito e clicar em Gravar.
Ilustrao 35 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 29 de 64 Voltando ao ecr da Fatura Simplificada, clicando no boto Imprimir, ir obter a impresso criada.
Ilustrao 36 Ecr de Faturao
No ecr que se segue, clicando em Previso, poder pr-visualizar a impresso criada anteriormente.
Ilustrao 37 Impresso de IDU (Faturao)
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Ilustrao 38 Impresso de IDU (Faturao)
3.1.3. Registo de Adiantamentos O registo de valores pagos antecipadamente dever ser suportado por uma Fatura. Isto significa que deixar de existir a figura do Recibo de Adiantamento e os valores relativos a uma transmisso de bens ou prestao de servios ainda no efetuada, bem como os pagamentos coincidentes com o momento em que o imposto devido, devero ser suportados por uma fatura. As Faturas de Adiantamento, de acordo com as novas regras de certificao, passaro a ser assinadas tambm digitalmente. Foram criadas no software de gesto ERP PHC as seguintes opes de Certificao Digital, no ecr sries de recibos de Adiantamentos: Srie assinada digitalmente; Tipo para SAFT; Motivo de iseno de IVA.
Ser ento necessrio criar uma srie de Recibos de Adiantamento denominada por Fatura Adiantamento. Para tal, no ecr de Recibos de Adiantamento, no campo do Nome da Srie, dever clicar com o boto do lado direito do rato.
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Ilustrao 39 Ecr Recibos de Adiantamentos
De seguida, dever clicar no boto de Introduzir.
Ilustrao 40 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 32 de 64 Depois, ter que escrever o nome Fatura Adiantamento no campo Nome da Srie.
Ilustrao 41 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes
Aps colocar o nome da srie, ter que preencher o campo relativo certificao de documento, ou seja, dever preencher o campo Tipo para SAFT com o valor FT.
Ilustrao 42 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes
O prximo passo ser identificar a srie da nova Fatura de Adiantamento. No exemplo que se segue foi identificada a srie como sendo A. Por fim, dever clicar em Gravar.
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Ilustrao 43 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes
Depois de criada a nova srie de Recibos de Adiantamento, ser demonstrado como criar um novo documento da srie Fatura Adiantamento, e quais os novos campos que sero necessrios preencher neste ecr. Assim, no ecr de Recibos de Adiantamento, para introduzir um novo documento, ter que clicar no cone Introduzir.
Ilustrao 44 Recibos de Adiantamento
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 34 de 64 Depois, no separador Pgina Principal, dever introduzir os dados relativos ao adiantamento que ir ser registado.
Ilustrao 45 Ecr de Recibos de Adiantamento
No separador Outros Dados, no ecr de Recibos de Adiantamentos, encontrar dois novos campos que tero ser preenchidos, sendo eles o campo Motivo de Iseno de Imposto e a Descrio do Regime de IVA.
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Ilustrao 46 Ecr de Recibos de Adiantamento
Caso a Fatura de Adiantamento esteja isenta de IVA, dever preencher o campo Motivo de Iseno de Imposto, clicando no boto Escolher Motivos de iseno de Imposto.
Ilustrao 47 Ecr de Recibos de Adiantamento
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 36 de 64 Aparecer ento o ecr que lista os Motivos de Iseno de Imposto. Dever selecionar o motivo pretendido e clicar em OK.
Ilustrao 48 Lista de Motivos de iseno de Imposto
Ilustrao 49 Ecr de Recibos de Adiantamento
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 37 de 64 O passo seguinte passa por definir o valor para o campo Descrio do Regime de IVA. No caso de documentos emitidos para Portugal Continente, o regime selecionado dever ser o PT.
Ilustrao 50 Ecr de Recibos de Adiantamento
Ilustrao 51 Ecr de Recibos de Adiantamento
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 38 de 64 Depois de preenchidos estes campos poder gravar o documento, clicando em Gravar.
Ilustrao 52 Ecr de Recibos de Adiantamento
Ao clicar em Gravar, o software de gesto ERP PHC informar que o documento ser assinado digitalmente e questionar se pretende avanar com a gravao. Dever clicar em Sim.
Ilustrao 53 Software PHC
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 39 de 64 Depois de gravado o documento, se clicar no boto Imprimir do ecr de Recibos de Adiantamento, poder imprimir a Fatura de Adiantamento efetuada. Poder visualizar a Fatura Adiantamento emitida, bem como visualizar automaticamente os dados referentes certificao digital do documento.
Ilustrao 54 Ecr de Recibos de Adiantamento
No ecr que se segue, ao clicar em Previso, poder pr-visualizar a Fatura Adiantamento emitida.
Ilustrao 55 Impresso de IDU (Recibos de Adiantamento)
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Ilustrao 56 Impresso de IDU (Recibos de Adiantamento)
3.1.4. Documentos de Devoluo Foram alteradas as regras de emisso de documentos de devoluo (Notas e Guias de Devoluo, Notas de Crdito e documentos equivalentes). Para alm dos elementos que so obrigatrios, ter que identificar o documento de origem e especificar o que foi alterado relativamente a esse documento de origem. Assim, a Nota de Devoluo ou Nota de Crdito devero ser sempre efetuadas por cpia do documento original. Desta forma, sempre que copiar um documento de faturao para a Nota de Crdito, dever ter a opo da cpia Ao passar incluir o nome e nmero do documento de origem selecionada no ecr de opes sobre a cpia, para que sejam referenciados no documento de devoluo os respetivos elementos da fatura.
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Ilustrao 57 Ecr de Faturao
Ilustrao 58 Cpia de documentos de faturao
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Ilustrao 59 Ecr de Faturao
3.1.5. Clientes com Representante Fiscal As Faturas emitidas a sujeitos passivos que no tenham sede em territrio nacional e que tenham nomeado um representante no nosso pas, devero conter a meno dos elementos do representante, nomeadamente o seu Nome, Morada e NIF. Assim, devero ser criados campos de utilizador na Fatura, para contemplarem os dados do Representante, de modo a serem includos no layout de impresso. A deciso cabe ao utilizador, definindo a melhor forma de associar o Representante s Faturas de clientes estrangeiros com representante nomeado em Portugal e poder passar por duas opes: a) Criao de estabelecimentos na ficha do cliente, onde no estabelecimento constaro os dados do representante que sero impressos na Fatura, atravs de programao do desenho da impresso; b) Criao de campos de utilizador na Fatura.
Nota: Caso tenha necessidade de emitir a documentos com os dados do Representante Fiscal, solicitamos que entre em contacto com o nosso Departamento de HelpDesk (e-mail: helpdesk@logiberica.pt Telefone: +351 229 407 047) para que seja analisado o caso em especfico e realizar os devidos trabalhos para que possa passar a imprimir os dados do Representante Fiscal.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 43 de 64 3.1.6. Textos que devero ser mencionados O Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, define um conjunto de menes e textos que as Faturas emitidas devero conter em diferentes situaes. Relativamente s vrias menes a constar dos documentos de Faturao, com a exceo da Autofaturao, o software de gesto ERP PHC possui uma nova tabela de Motivos de Iseno de IVA, em conformidade com a tabela recentemente publicada pela AT. Cada utilizador do software de gesto ERP PHC, sempre que faa sentido, dever selecionar o Motivo de Iseno de Imposto adequado.
3.1.6.1. Autofaturao No caso de Faturas emitidas em Autofaturao (no ecr de Compras), passar a ser obrigatria a meno do texto Autofaturao na sua impresso. Assim, foi includo o texto Autofaturao no campo para IDU Texto com n de certificao para IDU. Ser necessrio que, no layout da impresso utilizado para emisso das faturas relativas Autofaturao, seja alargado o campo Texto com n de certificao para IDU, para ser possvel a impresso do texto obrigatrio luz da utilizao de Software Certificado, automaticamente acrescido da meno Autofaturao.
3.1.6.2. Exigibilidade de caixa Conforme o artigo 9 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, o artigo 7 do Regime Especial de Exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado nas empreitadas e subempreitadas de obras pblicas, passaro a ter a seguinte redao: As faturas abrangidas pelo artigo 1 do Regime Especial de Exigibilidade de IVA, devem ser numeradas seguidamente numa srie especial, convenientemente referenciada, e conter a meno Exigibilidade de caixa.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 44 de 64 Encontram-se abrangidas pelo artigo 1 do Regime Especial de Exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado as empreitadas e subempreitadas de obras pblicas em que dono da obra o Estado, as Regies Autnomas ou os institutos pblicos criados pelo Decreto-Lei n 237/99 de 25 de junho. Assim, no software de gesto ERP PHC, foi includo o texto Exigibilidade de caixa, no campo para IDU Texto com n de certificao para IDU. Caso o documento de faturao esteja configurado com a opo Utiliza Regime Especial de Exig. IVA, bastar que no layout do IDU utilizado para emisso de faturas, seja alargado o campo Texto com n de certificao para IDU, para ser possvel a impresso do texto obrigatrio luz da utilizao de Software Certificado, automaticamente acrescido da meno Exigibilidade de caixa. Para validar se a opo Utiliza Regime Especial de Exig. IVA est ativa, no ecr de Faturao, no campo Nome do documento, ter clicar com o boto do lado direito do rato.
Ilustrao 60 Ecr de Faturao
Visualizar ento o seguinte ecr e, no campo Procurar, dever digitar exig. onde aparecer a opo Utiliza Regime Especial de Exig. IVa. Caso esta opo esteja ativa, significa que o documento j est configurado para utilizar o Regime especial de IVA.
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Ilustrao 61 Configurao de documentos de faturao
Nota: Atualmente existem regimes especiais que dispem desta possibilidade de Exigibilidade de Imposto, como sejam o regime especial para Empreitadas e Subempreitadas de Obras Pblicas, o regime especial para entrega de bens s Cooperativas Agrcolas e ainda o regime especial para o servio rodovirio nacional de mercadorias. Em proposta de oramento de Estado para 2013, prev-se uma autorizao legislativa para analisar a seguinte reviso: todas as empresas que faturem menos de 500.000,00 podero optar pelo novo regime, ou seja, podero optar por pagar IVA depois de o receber. Se for legislado, ficar revogado o regime especial para construtores civis e transportadoras.
3.1.6.3. IVA Autoliquidao A renncia iseno de IVA dever ser exercida caso a caso e a respetiva fatura, quando o destinatrio ou adquirente for o devedor do imposto, dever conter a expresso IVA-autoliquidao. A nova tabela de Motivos de Iseno de IVA comtempla automaticamente os novos motivos de iseno recentemente publicados pela AT. Assim, no menu Tabelas> Motivos de Iseno de Imposto, poder visualizar todos os motivos de iseno criados.
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Ilustrao 62 - Menu Tabelas
Ilustrao 63 Motivos de Iseno de Imposto
Ilustrao 64 - Motivos de Iseno de Imposto
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Ilustrao 65 - Motivos de Iseno de Imposto
Poder associar o Motivo de Iseno de Imposto ficha do cliente, para que este seja assumido automaticamente em todas as faturas emitidas para o mesmo.
Ilustrao 66 Clientes
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Ilustrao 67 Lista de motivos de iseno de imposto
Ilustrao 68 Clientes
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 49 de 64 Poder tambm, caso a caso, definir na prpria fatura qual o Motivo de Iseno de Imposto.
Ilustrao 69 Ecr Faturao
Ilustrao 70 Lista de motivos de iseno de imposto
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Ilustrao 71 Ecr Faturao
Caso o layout do IDU utilizado no contenha ainda o campo Motivo de Iseno de Imposto, dever adicion-lo, por forma a fazer imprimir esta informao.
Assim, dever clicar sobre o cone de Opes Diversas, no ecr de Faturao, e selecionar a opo Mapas e Impresses > Desenho de Impresses Definidas.
Ilustrao 72 Ecr de Faturao
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Ilustrao 73 Desenho de IDU (Faturao)
Ao clicar em Desenhar a Impresso aceder ao seguinte ecr, onde dever adicionar o campo Motivo de Iseno de Imposto, clicando no boto ab.
Ilustrao 74 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 52 de 64 No ecr de Campos Disponveis, no separador Outras Tabelas, dever procurar na Tabela Cabealho: Documentos de Faturao Outros Dados o campo Motivo de iseno e imposto.
Ilustrao 75 Desenho de IDU (Faturao)
Ilustrao 76 Desenho de IDU (Faturao)
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Ilustrao 77 Desenho de IDU (Faturao)
De seguida, dever arrastar o campo selecionado para o local do desenho onde pretende que o campo se posicione.
Ilustrao 78 Desenho de IDU (Faturao)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 54 de 64 Por fim, apenas ter que clicar no boto de Gravar e Sair, respetivamente.
Ilustrao 79 Desenho de IDU (Faturao)
3.1.6.4. IVA No confere direito deduo Segundo o artigo n 2 do Decreto-lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, que altera o artigo n 62 do Cdigo do Imposto sobre Valor Acrescentado, as faturas emitidas por retalhistas sujeitos ao regime especial de tributao no conferem direito deduo, devendo constar a meno IVA-No confere direito deduo nas faturas. O mesmo se passa com as entregas efetuadas por revendedores por conta dos distribuidores. Tambm neste caso as faturas emitidas pelos revendedores devero conter a meno IVA-No confere direito deduo ou expresso similar. No caso das empresas nestas condies, a impresso dos documentos devero conter a meno IVA- No confere direito deduo. Para tal, dever ser mencionado o respetivo Motivo de Iseno de Imposto no documento e na sua impresso. Para colocar o campo Motivo de Iseno e Imposto no layout da impresso dos documentos, dever seguir a explicao do ponto 3.1.6.3 deste manual.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 55 de 64 3.1.6.5. Regime de margem de lucro Segundo o artigo 8 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, que altera o artigo 6 do Regime Especial de Tributao dos Bens em Segunda Mo, Objetos de Arte, de Coleo e Antiguidades, as faturas relativas s transmisses efetuadas ao abrigo do regime especial de tributao da margem, emitidas pelos sujeitos passivos revendedores, no podero discriminar o imposto devido e devero conter a meno Regime de margem de lucro - Bens em segunda mo, Regime de margem de lucro - Objetos de arte ou Regime de margem de lucro - Objetos de coleo e antiguidades. No caso das empresas nestas condies, o IDU ter que conter esta meno. Para tal, dever ser mencionado o respetivo Motivo de Iseno de Imposto no documento e na sua impresso. Para colocar o campo Motivo de iseno de imposto no layout da impresso do documento, dever seguir a explicao do ponto 3.1.6.3 deste manual.
3.2. Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto 3.2.1. Comunicao das faturas AT Nota: At data de hoje apenas foi disponibilizado o desenvolvimento no software de gesto ERP PHC relativamente comunicao Autoridade Tributria de todas as faturas emitidas atravs da gerao do ficheiro SAF-T (PT), pelo que no ser possvel demonstrar convenientemente qual o comportamento final da aplicao relativamente a este ponto. Assim, apenas sero referidos os pontos base que sofrero alteraes.
Segundo o artigo 3 do Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, passar a ser obrigatria a comunicao Autoridade Tributria de todas as faturas emitidas, por transmisso eletrnica de dados. Esta comunicao dever ocorrer at ao dia 08 do ms seguinte data de emisso da fatura. No entanto, poder acontecer que, caso a Proposta de Lei n 103/XII de 15 de novembro de 2012 seja aprovada, esta obrigatoriedade passar para o dia 25 do ms seguinte, tendo por base uma das seguintes vias: a) Por transmisso eletrnica em tempo real, ou seja, integrada em programa de Faturao Eletrnica, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda no existe;
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 56 de 64 b) Atravs do envio mensal de ficheiro com formato especfico baseado no anterior ficheiro SAF- T (PT), com carregamento direto na aplicao disponibilizada no Portal das Finanas; c) Por insero direta dos dados completos (cabealho e linhas detalhadas) de cada fatura diretamente no Portal das Finanas.
Os sujeitos passivos que sejam obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT), devero optar por uma das modalidades constantes das alneas a) e b).
De seguida, ser demonstrado como efetuar a comunicao de Faturas emitidas Autoridade Tributria, via SAF-T (PT), a partir do software de gesto ERP PHC. Assim, para gerar o ficheiro SAF-T a comunicar dever aceder ao menu Supervisor e selecionar a opo Comunicao de Faturas Emitidas AT, Via SAF-T (PT).
Nota: O ficheiro extrado atravs da opo de comunicao de Faturas emitidas Autoridade Tributria, via SAF- T, que se demonstrar de seguida, no est a ser validado no Portal das Finanas, pois o e-fatura ainda est a validar os ficheiros, de acordo com as regras constantes da Portaria n 1192/2009, ou seja pelas regras constantes do SAF-T (PT) "completo". Aguardamos que seja includo o mdulo de validao do SAF-T (PT) "resumido" no Portal da AT.
Ilustrao 80 Menu Supervisor
No ecr que se segue, dever escolher o ms e o ano para o qual pretende gerar o ficheiro.
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Ilustrao 81 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)
Ao selecionar a opo Especificar intervalo de datas neste ecr, poder filtrar os dados do ficheiro por ano, ms e entre datas. Depois de selecionar os filtros dever clicar em Executar.
Ilustrao 82 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)
Visualizar um ecr onde dever selecionar o local para o qual pretende guardar o seu ficheiro. Neste caso, ficar guardado diretamente no Ambiente de Trabalho.
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Ilustrao 83 Diretoria para exportar o ficheiro
Ilustrao 84 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)
Ilustrao 85 Software PHC
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 59 de 64 Atravs do link: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/external/factemipf/home.action fornecido pela AT poder proceder ao envio do seu ficheiro SAF-T (PT), clicando em Enviar ficheiro.
Ilustrao 86 Portal das Finanas
Na imagem que se segue, dever clicar no cone de Seleo de ficheiro para escolher o ficheiro a validar.
Ilustrao 87 Portal das Finanas
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 60 de 64 De seguida, surgir a janela na qual poder selecionar o ficheiro SAF-T (PT) guardado.
Ilustrao 88 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T (PT)
Ilustrao 89 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T (PT)
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 61 de 64 Depois de escolher a localizao do ficheiro, ter que selecionar o ficheiro e clicar em Abrir.
Ilustrao 90 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T PT
Caso o ficheiro esteja correto, aparecer automaticamente no ecr o NIF do emitente, o n de faturas, total de dbitos e total de crditos. Ser apenas necessrio selecionar o ano e o ms e clicar em Submeter.
Ilustrao 91 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T PT
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 62 de 64 3.2.2. Emisso de documentos de Transporte Os documentos de transporte como a fatura, guia de remessa, nota de devoluo, guia de transporte ou documentos equivalentes s podero ser emitidos atravs de uma das seguintes formas: a) Por via eletrnica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu contedo, de acordo com o disposto no Cdigo do IVA; b) Atravs de programa informtico que tenha sido objeto de prvia certificao pela Autoridade Tributria e Aduaneira (AT), nos termos da Portaria n 363/2010 de 23 de junho, alterada pela Portaria n 22-A/2012, de 24 de janeiro; c) Atravs de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo econmico, de cujos respetivos direitos de autor seja detentor; d) Diretamente no Portal das Finanas; e) Em papel, utilizando impressos numerados sequencialmente a em tipografia autorizada pelo Ministrio das finanas.
3.2.3. Elementos dos documentos de Transporte Se o transporte for acompanhado por uma fatura, os elementos obrigatrios sero os mesmos utilizados at agora. Contudo, se o transporte for acompanhado por guias de transporte ou documento equivalente, devero conter pelo menos os seguintes elementos: Nome, firma ou denominao social, domiclio ou sede e nmero de identificao fiscal do remetente; Nome, firma ou denominao social, domiclio ou sede do destinatrio ou adquirente; Nmero de identificao fiscal do destinatrio ou adquirente, quando este seja sujeito passivo; Designao comercial dos bens, com indicao das quantidades; Locais de carga e descarga; Data e hora em que se inicia o transporte.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 63 de 64 3.2.4. Comunicao dos documentos de Transporte AT Com novas regras de Emisso de Documentos de Transporte de Mercadorias, dos bens em circulao, no mesmo dia 24 de agosto, foi publicado o Decreto-Lei n 198/2012, que veio estabelecer medidas de controlo da emisso de faturas e outros documentos com relevncia fiscal, passando a definir a forma da sua comunicao AT. Esta comunicao apenas entrar em vigor a partir de 1 de Maio de 2013, tendo por base a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro. A comunicao de Documentos de Transporte passar a ser realizada da seguinte forma: a) Por transmisso eletrnica de dados utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda no existe; b) Atravs do servio telefnico que ser disponibilizado para o efeito, com indicao dos elementos essenciais do documento emitido (destinatrio e mercadoria constantes deste documento), at ao quinto dia til seguinte at presente data este servio ainda no existe. Nos casos em que o documento de transporte seja emitido por via eletrnica, sempre que o transportador disponha de cdigo fornecido pela AT, ficar dispensado da impresso do documento de transporte, tendo apenas que levar o respetivo cdigo atribudo. Os documentos de transporte emitidos por qualquer uma das restantes opes, devero ser processados em 3 exemplares.
Nota: Segundo a Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro, os diplomas Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto e Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, vm alterar documentos contabilsticos e criar novas obrigaes e, por isso, implicam uma adaptao da estrutura do ficheiro SAF-T (PT), bem como a exportao de novos dados. Esta portaria altera essa estrutura do ficheiro SAF-T (PT) e essa nova estrutura s passar a vigorar a partir do de 1 de maio de 2013. Nota: Por aditamento na Proposta de Oramento de Estado de 2013, nos casos em que a Fatura serve tambm de documento de transporte e seja emitida pelos sistemas informticos previstos, fica dispensada a comunicao do documento de transporte, devendo a circulao de bens ser acompanhada da respetiva Fatura emitida.
3.2.5. Alteraes aos documentos de Transporte As alteraes ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a no-aceitao imediata e total dos bens transportados, obrigam emisso de documento de transporte adicional em papel, identificando a alterao e o documento alterado.
Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 64 de 64 4. Anexos 4.1. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de Agosto de 2012 4.2. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de 2012 4.3. Autoridade Tributria - Ofcio n 30136 de 19 de Novembro de 2012 4.4. Autoridade Tributria - Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de 2012 4.5. Proposta de Lei n 103/XII de 15 de Novembro de 2012 4.6. Dirio da Repblica - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012 4.7. Autoridade Tributria - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012
Este Manual do Utilizador termina aqui! Caso surja alguma dvida na aplicao destes procedimentos, queira p.f. contactar o nosso Departamento de HelpDesk (e-mail: helpdesk@logiberica.pt Telefone: +351 229 407 047), que estar disponvel para ajud-lo. Obrigado!