Administracin y Recuperacin de La Cartera de Crditos

Semana 3 La recuperacin actividad generadora de liquidez, nueva Negocios y de ingresos ACTIVIDAD SEMANA 3 1. elabore una sntesis, haciendo nfasis en la Elaboracin y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no Descuide ningn elemento registrado en su contenido.

Llamamos cobranza, a la recuperacin de la cartera en todas las condiciones establecidas. Siempre hay que tener en cuenta que un crdito es un servicio que se presta al cliente, adems de esto siempre hay que cuidar al cliente y no mal acostumbrarlo, porque este puede cambiar; ya que un buen cliente puede llegar a convertirse en uno malo y viceversa. La cobranza tiene una poltica, esta debe ser coherente y debe abastecer las necesidades y las polticas de la empresa a la que aplica, Pero as mismo est tiene que cumplir con unos factores y estos son: 1. Establecer normas que sean eficaces y as mismo que se acoplen a la empresa para ejercer una buena poltica de cobranza. 2. Tiene que tener como primer objetivo que no sea necesario cobrar.

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3. Como segundo objetivo, debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue el mximo del crdito con una rpida y econmica recuperacin. 4. La empresa debe establecer polticas de cobranzas que basen normas, que se puedan realizar y se adapten a las circunstancias. 5. En casos de especial complejidad ser la administracin superior la que con audacia, si es necesario, resolver la adopcin de nuevas formas que pueden ser tan variantes y eficaces, como lo es la actividad de una sociedad organizada. 6. En una poltica de ventas a crdito dura, se tiene que aplicar una cobranza suave y viceversa. 7. Las polticas deben estar en constante revisin para evitar diferencias. 8. Las polticas de la cobranza tienen que ser; claras, flexibles, dinmicas, uniformes. 9. Las polticas deben estar protegidas por normas y procedimientos claros. 10. Las polticas deben estar orientadas y as mismo establecer un equilibrio entre los gastos de la cobranza y sus resultados. 11. Toda la poltica de cobranza incide en las ventas. 12. Si aplicadas todas las acciones de cobranza no se obtiene la recuperacin del crdito se debe efectuar un estudio para de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones

Administracin y Recuperacin de La Cartera de Crditos comerciales con el cliente y si las circunstancias lo ameritan iniciar la etapa de cobro pre jurdico. A parte de esto tambin maneja un proceso y este consiste en, una fase, una planeacin, encuentro, comunicaciones y acciones legales.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la Comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.

LA COMUNICACIN EFECTIVA

la principal habilidad que debe tener un ejecutivo es la comunicacin interpersonal.

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El trabajo del directivo, transcurre en un proceso constante de recepcin y transmisin de informacin

En las comunicaciones hacia dentro y hacia afuera de la organizacin, el directivo establece un puente entre su entidad y el entorno, establece relaciones, facilita procesos, recibe retroalimentacin sobre la percepcin que existe del trabajo de su entidad, identifica oportunidades que puede aprovechar, as como amenazas para las que deber

Los principales medios que utiliza el directivo para comunicarse son; reuniones, despachos, intercambios personales informales, el telfono, documentos, actualmente las comunicaciones se manejan utilizando las TIC y las herramientas como Internet que facilitan y agilizan los procesos, Cabe recordar que los medios de comunicacin tienen sus ventajas y limitaciones.

En el proceso de cobranza, es importante mantener una permanente comunicacin con el deudor, esta debe ser prepararse respetuosa, expresar seguridad e infundir confianza y sobre todo se debe estar dispuesto siempre a escuchar las necesidades y expectativas del cliente, a fin de poder presentar soluciones a sus planteamientos

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HABILIDADES DE NEGOCIACIN

La negociacin, es la bsqueda, creacin y definicin de opciones que satisfagan los intereses de las partes, superen la mejor alternativa por fuera de la negociacin, legitimen el acuerdo y comprometan a las partes.

Siempre que se enfrenta cualquier proceso de negociacin, es clave determinar el mbito de relacin o el mapa bsico en que se va a situar el negociador; para el efecto se pueden plantear una serie de preguntas que ayuden a clarificar el escenario.

Segn las necesidades especficas, en habilidades de negociacin se conocen varios tipos de estrategias que pueden ser usadas a criterio de los negociadores y en consonancia con el resultado que se pretenda.

teniendo en cuenta el conocimiento del montaje y habilidades que pueda tener la contraparte y que es indispensable conocer, entre estas encontramos: Mximos y mnimos, los negociadores, las instancias, manejo del tiempo, manejo del ritmo, manejo del clima, manejo de la flexibilidad

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3. ELABORE UN PROGRAMA DE COBRANZA APLICANDO TODOS LOS PASOS SUGERIDOS EN EL MATERIAL DE APOYO UTILIZANDO LA BASE DE DATOS SUMINISTRADA EN EL MISMO DOCUMENTO. De acuerdo con el material de apoyo, podemos sintetizar lo siguiente: La cobranza es la accin que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones preestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes principios: El crdito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. Todo cliente puede cambiar. Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas ventas, con una gestin de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del proveedor del servicio. Polticas de cobranza: Las polticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las condiciones econmicas del entorno, deben contener: * Normas eficaces para una poltica inteligente de cobranza * Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar, aunque es difcil. * El segundo objetivo debe ser otorgar el mximo crdito, con una rpida, segura y econmica recuperacin * Deben realizarse polticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las circunstancias * Manejar los casos complejos * A una poltica de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa. * Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias. * Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes. * Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros * Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestin de cobranza y los resultados de los mismos. * Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas. * Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del cliente y contemplar la

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posibilidad de suspender las relaciones comerciales. Normas de cobranza: Las normas bsicas en un proceso de cobranza pueden ser: * Determinar un monto que no sea superior a las utilidades. * Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley * Respetar los planes prefijados * Respetar las autonomas del departamento de cobranza judicial * Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios. A continuacin se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza: FASE ACTIVIDADES PLANEACION SOLICITUD DEL CRDITO Definicin de metas Ordenar la informacin Programar los contactos Definir planes de accin Programas alternativos ORGANIZACIN listado de beneficios Listado de objeciones Listado de cartera Circular con informaciones Recordatorios al cliente Seguimiento cercano ENCUENTRO

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Ambientacin Diagnostico Anlisis de razn de no pago Estudios alternativos de pago Comunicacin de decisiones Motivacin y exigencia COMUNICACIONES Registrar resultados del encuentro Registro de decisiones tomadas Comunicacin en reas afectadas ACCIONES LEGALES Envi oportuno de cartas Seguimiento cercano No dudar en proceder si amerita PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener caractersticas como: a. Adaptable a las circunstancias. b. Uniforme; aplicable a todos los casos. c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores. d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin. Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurdica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las caractersticas propias que la conforman. ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la

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organizacin, as como a otras entidades o agencias externas. 3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento. R//: Elaboracin de un programa de cobranzas:

NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD Carlos Londoo Comerciante Isabel Aristizabal Empleado Leonardo Tovar Industrial Carlos Restrepo Comerciante Armando Casas Empleado Patricia Lesmes Constructor Jos Ariza Comerciante Hugo Prez Comerciante Armando Restrepo Empleado Hugo Camargo Comerciante Jos Len Independiente Fernando Lpez Comerciante

VENCIMIENTO 15.01-08 18.03.08 04-03-08 03-03-08 13.02.08 02-01-08 08-01-08 18-03-08 25-02-08 20.02.08 01-02.08 02-02-08

VALOR 90.000.000 3.000.000 25.000.000 10.000.000 15.000.000 45.000.000 28.000.000 10.000.000 8.000.000 32.000.000 17.000.000 5.000.000

Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

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HABILIDADESDENEGOCIACIN a. Estrategia de cobranza: Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das de atraso: Se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago. Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor pactado. Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico. Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un atraso y las consecuencias al cliente. Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido ms de 5 meses. Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurdicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin.

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b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros. Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados. c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejor manera ya que los recursos son limitados Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera: - 30 das de atraso. - 60 das de atraso - cobranza pre jurdica - cheques devueltos d. Control de crditos vencidos: Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador. e. Manejo de agencias externas: Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para los crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas. f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas:

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De acuerdo con la severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como: - Renegociacin de intereses atrasados - Condonacin de capital - Bienes recibidos en pago.