Gua Metodolgica para la Elaboracin del Plan Institucional de Respuesta - PIR Tabla de Contenido

Introduccin Presentacin Marco Legal Objetivo Lineamientos generales Plan Institucional de Respuesta o ndice o Introduccin o Consideraciones bsicas

o Diagnstico de la entidad o Organizacin y previsiones para la respuesta

o Procedimiento de respuesta

o Implementacin

o Recuperacin

o Seguimiento y evaluacin Anexos Glosario

Introduccin
La Secretara Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres (CONRED), coordina acciones de prevencin, mitigacin,

preparacin y respuesta ante la posibilidad de sufrir un desastre, con el fin de promover una cultura de prevencin de desastres. Para ello se realizan esfuerzos para la disminucin de las vulnerabilidades en el territorio nacional.

La preparacin para atender situaciones de emergencia, es de vital importancia ya que con ella se reduce el impacto de las amenazas a las que estamos expuestos y se operativizan los procesos en los que se pone en prctica las medidas de seguridad. Dentro de estos procesos se encuentra la elaboracin de un plan institucional de respuesta, su implementacin reduce la probabilidad de sufrir daos mayores y fortalece la capacidad de atencin a los daos ocasionados por el impacto de un evento adverso.

Presentacin
La Gua Metodolgica para la Elaboracin del Plan Institucional de Respuesta es un documento de apoyo para las mximas autoridades de las instituciones y su equipo, cuyo objetivo es proveer las herramientas necesarias, para que puedan elaborar de forma eficiente y efectiva el Plan Institucional de Respuesta, siendo un instrumento que satisfaga las necesidades propias y nicas de la institucin. Los lineamientos que se dictan, permitirn que los actores realicen el plan de forma participativa e incluyente, de tal manera que el plan sea un documento vivo que pueda ser llevado a la prctica, en el momento que se requiera.

Marco Legal
La puesta en marcha de esta poltica institucional deber ser un proceso que podr proyectar alcances a corto, mediano y largo plazo pero sin considerar acciones inmediatas, como la elaboracin del PIR. Tomando en cuenta que existe un mandato legal que responsabiliza al estado en la proteccin, la seguridad y el desarrollo, por mencionar algunos aspectos, es vital vincular lo constitucional a las medidas de prevencin, respuesta y rehabilitacin. Entre los artculos de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala que vinculan claramente este quehacer se tienen: Ttulo I, Captulo nico. Artculo 1, Proteccin a la persona, El Estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia.... Artculo 2, Deberes del Estado: Es deber del Estado garantizarle a los habitantes de la repblica la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona. Ttulo II, Captulo I. Artculo 3, Derecho a la vida. El Estado garantiza y protege la vida humana desde su concepcin, as como la integridad y la seguridad de la persona.

Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres de Origen Natural o Provocado El Decreto Ley 109-96 que da origen a la creacin de la CONRED es otro instrumento legal que promueve la organizacin para proteger la persona y la familia, asociado tambin al propsito de atender y apoyar en la rehabilitacin por los daos derivados de los efectos de los desastres.

Se fundamenta el compromiso existente de establecer una estrategia de coordinacin institucional que permita dar soporte al manejo de emergencias o desastres persiguiendo la consecucin el siguiente objetivo y fines.

Capitulo I. Artculo 1. Objeto. El objeto de esta ley es crear la CONRED con el propsito de prevenir, mitigar, atender y participar en la rehabilitacin y reconstruccin por los daos derivados de los efectos de los desastres. Artculo 3, Finalidades. Inciso d) Elaborar planes de emergencia de acuerdo a la ocurrencia y presencia de fenmenos naturales o provocados y su incidencia en el territorio nacional, Inciso e) Elaborar planes y estrategias en forma coordinada con las instituciones responsables para garantizar el restablecimiento y la calidad de los servicios pblicos y lneas vitales en casos de desastres.

Objetivo de la Gua
Proporcionar a las instituciones pblicas y privadas en Guatemala, la orientacin necesaria para la eficiente elaboracin de sus Planes Institucionales de Respuesta, precisando los elementos bsicos para su integracin, implantacin y difusin, permitiendo con ello, deslindar responsabilidades y detectar omisiones, coadyuvando con ello en la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal en la mitigacin, preparacin, respuesta, reconstruccin y rehabilitacin que propicie al mismo tiempo, el aprovechamiento adecuado de los recursos humanos y materiales.

Lineamientos generales
La Secretara Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres (SE-CONRED), es responsable de elaborar y difundir los lineamientos necesarios para orientar el proceso de formulacin, de los Planes Institucionales de Respuesta de las instancias que conforman el Sistema CONRED. Las instituciones que conforman el Sistema CONRED deben elaborar su Plan Institucional de Respuesta, al que de ahora en adelante denominaremos PIR-, que deber apegarse a la estructura orgnica y de conformidad con lo establecido en la presente Gua Metodolgica. La descripcin de funciones deber abarcar las distintas comisiones de la estructura del plan. Es responsabilidad de cada una de las instituciones, mantener actualizado su PIR, conforme a las distintas causas que lo ameriten (p. ej. ocurrencia de eventos naturales que generan nuevas amenazas y/o vulnerabilidades). La difusin del PlR, autorizado y registrado, ser responsabilidad exclusiva del titular de cada institucin que forma parte del Sistema CONRED, o de quien haya sido delegado. Cada institucin cuenta con una estructura organizativa bsica y desconcentrada, la cual deber tomarse en cuenta para el registro de los distintos planes de respuesta que se elaboren.

Formatos
La transcripcin del documento se elaborar en paquete Word para Windows, con tipo de letra Arial y tamao 12, en maysculas y minsculas. Para lo cual se deber seguir la estructura presentada en los siguientes apartados. El encabezado contendr los siguientes elementos: En la parte izquierda el logotipo de la institucin; en la parte central se enunciar Plan Institucional de Respuestas a Emergencias con letra tipo Arial en maysculas y negrillas de tamao 12 (cuando corresponda se deber colocar el nombre del rgano desconcentrado, el tamao de letra puede variar en razn de la extensin del nombre, por lo que se deber respetar el tipo de fuente Arial). En la parte derecha se deber sealar el nmero y cantidad de hojas; el recuadro en blanco est reservado para el sello de validacin y registro por parte de la SE-CONRED. Los ttulos de los captulos debern reportarse en su totalidad con letra mayscula y en negrilla, con formato de letra (fuente) Arial de tamao 12, as como, en el encabezado del documento donde se enuncia PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA. Ver formato en anexo 1. Los subttulos de cada captulo debern ser escritos en maysculas y minsculas, respetando las caractersticas referentes al tipo de letra, tamao y estilo (negrillas) antes mencionadas. En la elaboracin del PIR, se deben tomar en cuenta diversos elementos tcnicos necesarios para que la lectura, verificacin y anlisis de quien consulte su contenido sea accesible, gil y congruente, ya que dichos elementos establecen de manera esquemtica aquella informacin que integra el documento, mismos que a continuacin se describen:

Presentacin
Se deber presentar el formato de cartula propuesto en el anexo 2. Es necesario integrar separadores en el documento con objeto de diferenciar los apartados que lo integran y as facilitar su localizacin. (Los separadores se presentarn en una hoja con una pestaa a la orilla de la misma)

Identificacin
La portada y portadilla del documento debern elaborarse utilizando el paquete Power Point y contendrn los siguientes datos. En la parte superior izquierda, aparecer el logotipo de la Institucin. En la parte central se anotar el nombre completo de PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA, con tamao de fuente 20, en estilo Arial, negrilla y con maysculas. En la parte inferior al centro, se anotar el nombre de la institucin y/u rgano desconcentrado en cuestin, cuyo formato se realizar en tamao de fuente, que puede variar de acuerdo a la dimensin de la nomenclatura de la institucin que corresponda; respetando el estilo de fuente Arial, negrilla y maysculas. Un rengln abajo, con justificacin derecha, se registrar la fecha de elaboracin del PIR en tamao de fuente 9 y con las dems caractersticas sealadas anteriormente.

Plan Institucional de Respuesta PIR

El Plan Institucional de Respuesta es un documento que establece actores, responsabilidades, procedimientos y normas que se ejecutan en el momento de la ocurrencia de un evento adverso. Desarrolla acciones lideradas por la mxima autoridad de la institucin, que permiten trasladar a una o varias personas de un lugar de alto riesgo a un lugar seguro, brindar la atencin primaria, de manera efectiva y eficiente, utilizando adecuadamente los recursos disponibles del lugar, para la pronta respuesta en caso de emergencia.

Tabla de contenido del PIR

Los captulos que integrarn el PIR sern: 1) NDICE 2) INTRODUCCIN 3) CONSIDERACIONES BSICAS

4) DIAGNSTICO DE LA ENTIDAD 5) ORGANIZACIN Y PREVISIONES PARA LA RESPUESTA

6) PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA

7) IMPLEMENTACIN

8) RECUPERACIN

9) SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

A continuacin se detallan las caractersticas de cada uno de ellos. 1. NDICE Es la relacin lgica y ordenada de los captulos que integran el Plan de Respuesta Institucional. Se asignarn nmeros romanos a cada captulo atendiendo al orden en que deben aparecer en el documento, sealando con nmero arbigo la pgina en que se inicia. Desarrollo: Sealar los captulos que integrarn el plan; Utilizar numeracin romana, letras tipo Arial, tamao 12 y maysculas en negrillas, para los captulos; Numerar siempre en forma progresiva a partir de la primera pgina del plan, sin contabilizar los separadores.

2. INTRODUCCIN Exponer los motivos y propsitos que dan origen a la elaboracin del PIR, as como una breve explicacin de su contenido en forma general, incluyendo informacin de su mbito de competencia, as como el objetivo del mismo. Desarrollo: Reunir, articular y enunciar los datos ms relevantes, relacionados con la organizacin de la institucin y rgano desconcertado de que se trate. Describir los principales pasos que se siguieron en la elaboracin del plan.

3. CONSIDERACIONES BSICAS Descripcin de acciones oportunas dentro de la visin a corto, mediano y largo plazo, que involucre aspectos de prevencin, respuesta y recuperacin por emergencias por terremoto y sus efectos secundarios. Se deben plantear el alcance, los objetivos, la cobertura del plan y los criterios de prioridad en la respuesta a terremotos. Desarrollo: Considerar cual va a ser la perspectiva institucional frente al tema y hasta donde se pretende llegar con el PIR, teniendo en cuenta el mandato legal, los recursos disponibles y las necesidades inmediatas institucionales, as como los lmites y utilidad de lo que se realiza.

La institucin debe determinar de manera concreta cual o cuales sern los resultados esperados, los cuales debern ser medibles y se plasmarn como los objetivos generales y especficos para lo cual se disea y tiene como fin el Plan Institucional de Respuesta a elaborar. Los objetivos debern estar enmarcados dentro de una visin a corto, mediano y largo plazo, que permita disminuir de acuerdo a la intervencin el escenario de amenazas para la entidad y de esta forma optimizando la respuesta a la emergencia con el fin de garantizar el servicio prestado dentro de su misin y visin institucional. Se debe procurar explicitar el nivel de actuar de la institucional procurando garantizar la prestacin del servicio. El Plan Institucional de Respuesta al corresponder a una emergencia por terremoto, debe tener una cobertura distrital y/o regional. Por ello la institucin debe determinar, cuales son los niveles de cobertura y describirlos de acuerdo con su importancia y las estrategias que posean para garantizar el servicio. Definir los criterios de prioridad en la respuesta basndose como criterio nico el de proteger y preservar la vida humana en peligro por la emergencia por terremoto sin importar las circunstancias necesarias para esto, evitando comprometer a mas personas con las actividades de respuesta. Pudiendo incluir entre otros criterios el de proteger el o los suministros de agua potable para consumo humano, proteger aquellos elementos que tengan mayor impacto socioeconmico, a la ciudad y que adems impidan garantizar el servicio. 4. DIAGNSTICO DE LA INSTITUCIN Este captulo debe brindar un panorama general de la entidad en cuanto a sus polticas, funcionamiento y recursos existentes. Se deben definir las limitaciones y aciertos en el abordaje de los riesgos. Este diagnstico permitir nivelar el conocimiento de la entidad con todas las personas relacionadas con la respuesta a emergencias, as como permitir determinar las mejores relaciones y las necesidades para respuesta a emergencias por terremoto. El diagnstico se define de la siguiente forma: A. ASPECTOS INSTITUCIONALES, NORMATIVOS Y DE ORGANIZACIN Se considera necesaria la presentacin de aspectos propios de la institucin que permitan vincular el funcionamiento de la misma con la prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias. Desarrollo: Se deben considerar los siguientes aspectos de la institucin: Definir la misin / visin institucional.

Presentar las funciones / objetivos institucionales. Referir el Marco Normativo Institucional. Resumir las normas y leyes en orden cronolgico. Estructura organizacional. Estructura organizativa principal y los niveles bsicos con nombres propios y su ubicacin estratgica. La ubicacin estratgica dentro de la organizacin debe incluir una descripcin de la funcin y alcance de cada nivel de la organizacin y su responsabilidad actual, as como las relaciones entre los diferentes niveles de la organizacin. Manejo de comunicacin y divulgacin. Planes internos. Realizar el acopio, revisin, anlisis y breve descripcin de los diferentes planes y polticas institucionales como planes de emergencia, plan de proteccin por fuego, plan de seguridad y salud ocupacional, revisar si existen en los manuales o estatutos de empleados, planes de desarrollo, procedimientos o manuales de contratacin, procedimientos financieros entre otros que refieran componentes especficos y particulares sobre reduccin del riesgo o respuesta a desastres de origen natural o antrpico.

B. FUNCIONAMIENTO * Desarrollo: Se debern describir o incluir los planos de los siguientes aspectos: Planos de instalaciones hidrulicas y sanitarias, instalaciones de gas, elctricas y comunicaciones. Ubicacin de vlvulas principales de agua y gas natural. Subestaciones elctricas, hidrantes; Alarmas y altoparlantes; Extintores; Salidas de emergencia; Planos de accesibilidad, salidas de emergencias, rutas de escape, reas restringidas; Ubicacin de materiales peligrosos; Identificacin y ubicacin de elementos prioritarios de funcionamiento de alto costo.

C. SISTEMA DE INFORMACIN Debe detallarse con que estructura se cuenta a nivel de sistema de informacin, formatos digitales, sistemas de control y anlisis. Debe aparecer una descripcin de cada uno de los sistemas de soporte, su ubicacin, responsable, informacin de soporte, tipo de control, entre otros aspectos importantes.

Nota: Describir nicamente los sistemas con que se cuenta obviando la referencia de aquellos con los que no se cuenta.

Igualmente, es necesario detallar el sistema de monitoreo existente, los tiempos de respuesta, la cobertura, la funcionalidad, entre otros aspectos. Los sistemas de informacin que se deben considerar son los siguientes: Sistema de Comunicaciones: Si existe sistema de comunicacin interna y externa de operacin de la institucin debe describirse los siguientes aspectos como mnimo: a) Funcin b) Tipo de sistema. Frecuencias c) Repetidoras, ubicacin, tipo de estructura, cobertura d) Capacidad de respuesta e) Tipos de operacin / horarios diario f) Usuarios / organigrama de comunicaciones g) Relaciones interinstitucionales h) Procedimientos o protocolos de manejo de comunicaciones i) Sistemas alternos Sistema de manejo de informacin en emergencias: De acuerdo a las labores de la entidad, se debe acopiar, la informacin referente a emergencias histricas, realizando un anlisis de lo que pas y las acciones tomadas en su momento. D. RECURSOS Desarrollo: Se debe considerar los siguientes aspectos: Recurso humano para emergencias: Identificar el recurso humano existente, segn los niveles de la organizacin, sitio de trabajo, experiencia y aporte a la entidad, responsabilidad y funciones dentro de la entidad. Es importante identificar la poblacin fija y flotante en la entidad. Recurso financiero para emergencias: Discriminar en forma especfica cuales son los rubros presupuestales asignados y en ejecucin, quienes son los responsables de la ejecucin, cuales son los procedimientos utilizados para el funcionamiento y flujo financiero; si existen rubros especiales o proyectos con recursos destinados para prevencin y atencin de emergencias. Debe identificarse cuales son los recursos de funcionamiento y de inversin. Recursos logsticos: Equipos y vehculos. Es necesario disponer un Plano o mapa de la localizacin de las instalaciones, que incluya vas de acceso y vas de transporte pblico, identificacin de entidades que puedan prestar

auxilios o soporte, medios de transporte disponibles, ubicacin de centros asistenciales ms cercanos y su nivel de atencin. Debe determinarse los tiempos de movilizacin a los diferentes edificios institucionales o de soporte a las actividades de respuesta a emergencias. Esta informacin debe estar discriminada y convenientemente sistematizada para que sea til como base de datos en la respuesta a emergencias. Para los equipos e instalaciones especiales deben describirse las caractersticas tcnicas, capacidad, tipo, material de construccin, ubicacin en planos, mtodo de anclaje, historial de mantenimiento, responsables, entre otros aspectos importantes. Recursos sector privado - externo: organizaciones, empresas y establecimientos privados relacionados con la entidad. Explicitar en ciertas actividades funcionales, necesarias para garantizar su servicio optimizando su funcionamiento a travs de estas organizaciones o empresas privadas, las cuales cuentan con recursos financieros, logsticos y humanos para responder a las necesidades de la entidad. (P. ejemplo: servicio elctrico, agua potable)

E. IDENTIFICACIN DE AMENZAS Determinar la existencia de documentos que incluyen el anlisis de amenaza ssmica para la regin, ciudad, localidad y la estimacin de escenarios de dao para edificios y lneas vitales de la ciudad y municipios aledaos. Se deben identificar las amenazas naturales o causadas por la actividad humana, con el objeto de considerar sus efectos secundarios en el momento de su ocurrencia y as prepararse para responder en el momento oportuno y con los recursos disponibles, considerando que algunas amenazas son de inicio sbito y otras de inicio lento, de igual manera es importante estar preparados para los efectos que estas podran causar en un lugar especfico. Los efectos que la ocurrencia de un evento pueden dejar, se pueden clasificar en daos fsicos, daos en salud, daos en lneas vitales y daos en infraestructura productiva, esta clasificacin es recomendable considerarla para efectos de contenido del plan de respuesta, especficamente en la parte del mecanismo de respuesta del lugar afectado, para que los responsables de la mismo puedan desde un principio priorizar las necesidades institucionales. Ya sea que se cuente o no con esta informacin de base, en este captulo debe incorporarse los aspectos siguientes: Puntos crticos o prioritarios. Escenarios de dao esperado.

Evaluacin de las prdidas monetarias esperadas. Elaboracin de las estrategias operativas para los escenarios de dao probables. Elaboracin de croquis con las rutas de evacuacin adecuadas y habilitadas.

5. ORGANIZACIN Y PREPARACIN PARA LA RESPUESTA A. ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL PIR La institucin debe considerar actividades a desarrollar dentro del PIR para soportar las acciones de respuesta a emergencias. Desarrollo: En el cuadro se presenta el esquema organizacional del PIR el cual refleja la estructura que debe crearse dentro de la institucin para crear el plan. Se sugieren las siguientes tareas considerando los siguientes aspectos: especficas de cada comisin

Cada comisin designada debe tener un encargado principal, el cual debe seleccionarse de acuerdo con los recursos y capacidad de la entidad. Nombrar a otra persona dentro de la institucin para que apoye en las tareas a realizar durante la emergencia. Nombrar a un miembro del personal que realice el rol de vocero de la institucin del mismo modo nombrar a otra persona que pueda servir de relevo ante cualquier situacin que se presentara. La organizacin debe estar orientada en: 1) funcionamiento, 2) daos externos y 3) apoyo interinstitucional de responsabilidad principal y responsable de otras funciones de acuerdo con al Plan Nacional de Respuesta - PNR Es necesario adems que los empleados tengan un Plan Familiar con directrices emanadas de la SE-CONRED, lo cual debe ser motivado por la misma institucin. Elaborar listado de las funciones de cada comisin. El encargado del PIR tendr la responsabilidad de su institucin en cuanto a mantener una comunicacin con el delegado de la SECONRED que cubre su jurisdiccin. Ver listado de delegados.

Recomendaciones generales: Para la estructuracin de una buena preparacin se deben considerar los siguientes aspectos: La estructura de la organizacin debe ser lo ms simple posible. El nmero de personas que dependen de otra no debe exceder en cantidad al tamao de un grupo que pueda dirigirse con eficiencia y efectiva coordinacin. Ninguna persona debe informar a ms de un superior. Cada superior debe saber quines le informan y cada empleado a quin debe informar. Debe tenerse en cuenta la asignacin de suplentes en cada uno de los cargos responsables de emergencias. Las designaciones formales de los cargos y sus funciones deben generar una norma interna dentro de la organizacin. ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL COMIT DE RESPUESTA DEL PIR (grfica 1)

Nota: Si en consenso se identifica que es necesaria otra comisin, se pueden agregar o unir dos segn sea la necesidad.

B. FUNCIONES Se debe nombrar a la persona o personas (de acuerdo a la capacidad de la institucin) dentro de la institucin, a quin deber asignarse, capacitarse y evaluarse durante el proceso de implementacin del PIR. Responsable del Plan: La figura del responsable del plan es la mxima autoridad, de acuerdo al organigrama de la institucin. Es el responsable de la elaboracin y ejecucin del plan. Sus funciones son: Nombrar a un suplente de su cargo. Nombrar al coordinador del plan y a un suplente. Gestionar las capacitaciones de las comisiones. Convocar al grupo de toma de decisiones. Dirigir y coordinar actividades dentro del rea de decisiones. Controlar todas las actividades del puesto de mando en coordinacin con el coordinador del plan. g. Autorizar la declaracin de alertas. h. Oficializar el procedimiento de recepcin, sistematizacin y divulgacin de la informacin al nivel superior inmediato. (CONRED) i. Tener un control de los recursos disponibles. (solicitados y en camino). j. Solicitar recursos necesarios para reducir la emergencia al nivel superior inmediato. k. Identificar otras funciones que se consideren convenientes. Coordinador (Puesto de Mando): Sus funciones son: a. Activar el Plan parcial o totalmente segn la evolucin o gravedad del evento adverso, con las comisiones que correspondan segn el tipo de evento. b. Coordinar capacitaciones de los integrantes de cada comisin y velar por su actualizacin. c. Coordinar todas las operaciones de funcionamiento. d. Nombrar uno o varios asistentes del coordinador segn necesidad. e. Coordinar todas las operaciones y decisiones dentro del puesto de mando segn el nivel de toma de decisiones. f. Supervisar y apoyar el buen desempeo del personal, en la aplicacin de todos los procedimientos establecidos. g. Mantener informado al responsable, de lo actuado y los requerimientos. h. Identificar otras funciones que se consideren convenientes. Asistente del Coordinador: Sus funciones son: a. Facilitar al coordinador listados del personal no presente en las instalaciones al momento de la activacin de la evacuacin. b. Establecer la comunicacin con los familiares del empleado en caso necesario, por instrucciones del coordinador. c. Establecer comunicacin con las entidades necesarias del nivel superior que apoyen la respuesta. d. Informar al coordinador de lo actuado. e. Identificar otras funciones que se consideren convenientes. a. b. c. d. e. f.

Encargado de la Comisin de Bsqueda y Rescate: Sus funciones son: a. Nombrar a un suplente. b. Realizar acciones de bsqueda, segn las normas establecidas. c. Observar (en un lugar, rea etc.) cuidadosamente para encontrar alguna persona desaparecida o perdida. (recordar que el objeto de la bsqueda y rescate est dirigida a vidas humanas, orden de prioridad). d. Realizar acciones de rescate segn normas. e. Liberar o librar de un lugar o encierro. f. Capacitar al personal constantemente. g. Elaborar su plan operativo. h. Nombrar representantes para ubicarse fsicamente en el puesto de mando. i. Promover y participar en simulacros de Evacuacin y Atencin.

Encargado de la Comisin de Combate de Conatos de Incendio: Sus funciones son: Nombrar a un suplente. Identificar y sealizar los lugares donde existen extintores. Identificar y sealizar la ubicacin de las conexiones elctricas. Identificar y sealizar la ubicacin de lugares donde almacenan materiales peligrosos. Capacitar al personal constantemente. Elaborar su plan operativo. Nombrar representantes para ubicarse fsicamente en el puesto de mando. Promover y participar en simulaciones y simulacros de Evacuacin y Atencin.

Encargado de la Comisin de Primeros Auxilios: Sus funciones son: Nombrar a un suplente. Atender de manera oportuna a las personas que fueron afectadas por un evento natural o provocado, con recursos bsicos y locales. Brindar primeros auxilios y atencin pre-hospitalaria. Coordinar el traslado de heridos a centros asistenciales. Capacitar al personal constantemente. Elaborar su plan operativo. Nombrar representantes para ubicarse fsicamente en el puesto de mando. Promover y participar en simulacros de Evacuacin y Atencin.

Encargado de la Comisin de Seguridad: Sus funciones son: Nombrar a un suplente. Brindar seguridad a personas y bienes, de zonas evacuadas, zonas de recreacin post-evento, otros. Nombrar representantes para ubicarse fsicamente en el puesto de mando. Vigilar los permetros aledaos a las instalaciones. Velar por la no utilizacin de ascensores al momento de la evacuacin. Controlar el acceso de las personas y vehculos al rea de riesgo. Elaborar su plan operativo. Conocer las rutas de evacuacin.

Encargado de la Comisin de Evacuacin: Sus funciones son: Nombrar a un suplente. Identificar las rutas de evacuacin. Sealizar las rutas de evacuacin. Capacitar al personal constantemente. Evaluar las condiciones de riesgo de las instalaciones antes, durante y despus de una evacuacin. Promover y participar en simulacros de Evacuacin y Atencin. Elaborar el sistema de evacuacin de las instalaciones, conjuntamente con los dems miembros de la comisin. Alejar a la poblacin de la zona de peligro, priorizando de manera inmediata las reas a evacuar.

C. VNCULO DE LA INSTITUCIN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA INTERINSTITUCIONAL PARA LA RESPUESTA De acuerdo con la estructura del Plan Nacional de Respuesta (PNR) segn la asignacin de responsabilidades, se debe disear la estrategia de enlace y sus relaciones, as como los directos responsables dentro de la organizacin. Grupos de respuesta: Estos grupos deben estar capacitados tcnicamente en los diferentes procesos de la entidad, especializndolo en tareas especficas de acuerdo a los escenarios de amenaza esperados. Instrumentos de apoyo: A nivel de la respuesta a emergencias es necesario disponer de una base de datos eficientes para que se tengan implementados dentro de la organizacin y den soporte al PIR. Determinacin de necesidades y mecanismo de traslado de provisiones: Debe contemplarse previamente un inventario de recursos bsicos y necesarios para soporte a la emergencia tales como equipos estratgicos y suministros, los cuales deben respaldar el funcionamiento de los elementos prioritarios determinados previamente.

Este inventario para emergencias debe tener las siguientes condiciones: Estar ubicados estratgicamente. De ser posible estar ubicadas en edificios o locaciones sismo resistentes. Ser actualizado peridicamente. Estar siempre con correcto estado de mantenimiento. Debe ser socializado peridicamente a la institucin para la respuesta a emergencias, asimismo tener en cuenta la entrada y salida de provisiones. Tener un responsable de manejo, mantenimiento y ubicacin estratgica. familiarizado con su uso,

Tener una estrategia de movilizacin a los diferentes puntos de la ciudad.

Previsiones administrativas, financieras y legales: A nivel administrativo debe considerarse todos los aspectos relacionados con la continuidad de las funciones inmediatamente a la emergencia, consolidando el estado de salud de los empleados en forma sistemtica y eficiente. Se debe revisar los marcos normativos, regulatorios generales y especficos que permitan la gestin eficiente de la respuesta, desarrollando previamente protocolos o procedimientos de manejo financiero y legal para la respuesta a emergencias, sealando criterio de reservas y reglas para manejo de los fondos, as como los mecanismos normativos, administrativos y logsticos para la movilizacin de los recursos humanos, fsicos y econmicos. Quien y como solicitar, quien y como se autoriza, limitaciones y posibilidades. Las acciones legales deben respaldar las actuaciones administrativas, necesarias para garantizar el servicio y evitar posibles causas de reclamos por parte de particulares o autoridades competentes. Desde el punto de vista financiero, debe evaluarse la existencia y disponibilidad previa de rubros, cuentas o fondos de manejo destinados a la atencin de emergencias. Base de datos: Uno de los aspectos que garantiza la respuesta rpida y efectiva en la respuesta a emergencias, es la creacin de una base de datos dinmica, la cual contemple todos los aspectos involucrados en el PIR, que sea actualizada y socializada peridicamente. Estas bases de datos sern el soporte para los diferentes sistemas de alertas y avisos tempranos, contemplados para la respuesta a emergencias, as como para el manejo ptimo de la evaluacin de dao y anlisis de necesidades. La base de datos diseada debe tener como premisas bsicas, de flexibilidad, fcil

manejo, segura, rpida, dimensionada de acuerdo a la necesidad institucional y amigable y disponible a los usuarios institucionales de forma fsica o digital. Ver formato propuesto en anexo 3. Los aspectos que deben contemplarse dentro de la base de datos son: Inventario de recursos. (Se debe incluir la nomina o planilla especificando caractersticas del personal que deben ser tomadas en cuenta durante una emergencia, por ejemplo: personas con retos especiales, diabticas y con enfermedades coronarias) Ver anexo 4. Mapas, planos y grficos de los elementos, sistemas y procesos del servicio, amenazas, vulnerabilidad y riesgo asociado. Alertas tempranas. Sistemas inteligentes de respuesta a emergencias. Entidades y personal de apoyo externo. Normatividad y legislacin.

6. PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA La institucin debe revisar los siguientes aspectos de respuesta: Definicin del sistema o los sistemas principales de servicio tales como: servicios bsicos (electricidad, agua, infraestructura), servicios de atencin a los usuarios, etc. Como fluye la informacin de respuesta a emergencias dentro del sistema y sus componentes. Ejemplo:

Entre los aspectos complementarios que deberan ser considerados tenemos: Extinguidores, alarmas de fuego, estaciones de primeros auxilios, entre otras. Hoja o ficha que contenga las instrucciones detalladas reducir los riesgos laborales. Indicar los procedimientos ordenadamente para trabajar con sustancias, materiales y equipo de una manera segura. Nombres y nmeros de proveedores de servicio externo de emergencias. Listado de suministros de emergencia. Agendas de mantenimiento para generadores, rociador de incendios, sistemas de alarma y otro equipo de emergencias necesario. Cadena de mando establecida para eventos de emergencia. ACTIVACIN DE LA RESPUESTA En caso de presentarse un terremoto, el Comit de Respuesta Institucional se activar automticamente en el tiempo ms corto posible, sin esperar convocatoria y operar de manera ininterrumpida de acuerdo a las funciones definidas utilizando los procedimientos diseados. PROCESOS DE RESPUESTA Y DIAGRAMAS DE FLUJOS Procesos de respuesta Se emiten las siguientes directrices que pueden ser incluidas en este apartado del PIR a manera de instrucciones bsicas. Es importante comprender que inmediatamente despus de un terremoto, los cuerpos de socorro y emergencia van a estar respondiendo solicitudes de ayuda ante la crisis que se presenta. Por tal razn se debe procurar ser auto-suficiente por al menos 72 horas. Mantener esto en mente cuando se prepare el plan y los suministros de supervivencia. Durante un terremoto es imperativo mantener la calma. La mayora de daos durante un terremoto ocurren cuando las personas se precipitan a entrar o salir de un edificio. Para el personal que este dentro de las instalaciones, se debe recomendar el buscar refugio debajo de algn escritorio o mesa. Si esto no es posible, alejarse de objetos que puedan caerse y daar a alguien del personal, por ejemplo libreras, archivos que contengan muchos objetos encima, alumbrado en el techo y otros accesorios. Si se est afuera, alejarse del edificio/s, torres de radio, postes de luz y lneas de cableado elctrico que puedan estar encima. Si cuando ocurre el terremoto se est subiendo por el edificio no buscar los elevadores. Si alguien se encuentra en un elevador se recomienda mantener la calma. El elevador puede dejar de funcionar. Si la energa elctrica se pierde, la mayora de elevadores se dirigir al nivel ms bajo del

edificio. No hay que sorprenderse si las alarmas de fuego o el rociador de incendios no funcionan. Luego de un terremoto las autoridades locales pueden solicitar que se cierren las llaves de las tuberas principales que sirven al edificio. Si esto ocurre, seguir las instrucciones. Esto prevendr el vaciado de los depsitos de agua. Usar el agua racionadamente para hacer mejor uso de la misma. Mantenerse alerta a las rplicas, sismos de menor intensidad y magnitud que siguen un terremoto o sismo fuerte, estos pueden causar movimientos secundarios, aunque la mayora de estos son menores que el terremoto principal, algunos pueden causar daos derrumbando objetos sueltos y estructuras ya debilitadas. Las rplicas se pueden seguir sintiendo por meses, aunque la frecuencia y tamao de los mismos tiende a disminuir con el paso del tiempo. Si est en una zona susceptible a inundacin por maremoto debe hacer el respectivo desalojo. Informar al personal para que coopere con las autoridades y con el personal del comit de respuesta; que espere instrucciones y preste la ayuda que est a su alcance, pero que no entre a las reas afectadas a menos que las autoridades soliciten ayuda.

Desarrollo: La institucin debe describir las acciones de de respuesta a tomar por parte de las comisiones establecidas y de acuerdo a sus funciones: Describir el sistema de alarma o alerta que el personal reconozca en caso de emergencias. Descripcin de los procedimientos de evacuacin. (este documento debe elaborarse alternamente al PIR estableciendo y sealizando las rutas de evacuacin y de emergencia. Se debe adjuntar como anexo dentro del PIR.) Descripcin de procedimientos que debern seguirse por el personal que tiene asignadas funciones crticas y que son prioritarias antes de la evacuacin. (p. ej. verificacin si hay personas atrapadas en elevadores u oficinas, cierre de llaves de gas que puedan ocasionar incendios). Descripcin de procedimientos a seguir luego de que la evacuacin ha sido completada. Considerar que la primera y ms importante accin a realizar despus de una emergencia es asistir a las personas heridas. Descripcin de procedimientos de bsqueda, rescate y primeros auxilios por parte de empleados autorizados para realizar esta labor.

PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIN DE DAOS Y ESTIMACIN DE NECESIDADES La evaluacin de daos es la identificacin y registro de la extensin, gravedad y localizacin de los efectos de un evento adverso. La evaluacin debe ser: Organizada Metdica Oportuna

La evaluacin de necesidades parte de la evaluacin de daos, identifica necesidades y busca satisfacerlos de acuerdo con las caractersticas del rea afectada, de la duracin de la emergencia y de los recursos disponibles. Establece cules necesidades pueden satisfacerse con los recursos y capacidades internas y cuales requieren de un apoyo externo a la entidad. La evaluacin de necesidades debe estar integrada dentro del procedimiento de la evaluacin del dao. Los campos de anlisis de necesidades deben orientarse a los siguientes:

Los procedimientos de Evaluacin de dao y Anlisis de necesidades deben estar de acuerdo a las diferentes fases de evaluacin, teniendo en cuenta que es prioritario y cual es la responsabilidad frente a garantizar el servicio. Estos procedimientos deben ser socializados y entrar dentro de la rutina bsica de la entidad. Debe disponerse previamente elementos indispensables para la evaluacin como: Planos, documentos referentes al elemento analizado. Plano general del lugar. Formatos de evaluacin preliminar, complementaria y especfica. Listas de chequeo, tablas y ayudas, cuadernos de notas. Bolgrafos, lpices, borradores, regla, calculadora. Linterna.

Equipo de comunicaciones, GPS. (opcional) Cmara fotogrfica, videocmara, grabadora.

Desarrollo: Definir a los responsables de recoger y recibir la informacin, los cuales deben estar previamente identificados y segn los procedimientos de Evaluacin de Dao y Necesidades. Usar formulario EDAN. Ver Anexo 5. Definir los pasos o secuencia de chequeo del sistema o los sistemas principales de servicio tales como: servicios bsicos (electricidad, agua, infraestructura), servicios de atencin a los usuarios, etc. Examinar el edificio en busca de dao estructural obvio antes de realizar el procedimiento de Evaluacin de daos y necesidades. Determinar el mecanismo para alertar al personal para alejarse de estas reas. Descripcin de las acciones de verificacin en caso de existir incendios u otras emergencias que deban ser reportadas. Definir al responsable de proceder a notificar los daos y riesgos presentes al coordinador del Comit de Respuesta. Establecer que el coordinador del Comit de Respuesta con la preparacin del informe de daos. (establecer que medidas correctivas necesarias se implantarn)

TARJETAS DE FUNCIONES Las tarjetas de funciones se desarrollarn de acuerdo a la secuencia de pasos durante el Proceso de Respuesta. Debe ser una lista de verificacin o chequeo y de prioridades de actuacin para cada uno de los responsables de emergencias. No debe transcribir las funciones propias de cada rea, sino las que debe realizar en el momento de la respuesta a emergencia por terremoto. Deben aparecer de manera detallada en este plan y debe ser socializado a toda la organizacin, realizando el respectivo chequeo por medio de simulaciones o simulacros de un evento. Deben tener un orden lgico, estar numeradas y relacionadas entre si. Se adjunta formato de tarjeta de funciones en el anexo 6.

FLUJO DE INFORMACIN EN EMERGENCIAS El flujo de informacin depender de la situacin o del evento de emergencia que pueda presentarse. Dado que, este plan no es por una emergencia previsible, como lo es el caso de tormenta o huracn, se utilizarn los medios

disponibles de comunicacin interna, segn establecido por el Comit de Respuesta, se informar en detalle a la persona contacto de cada comisin y, stos a su vez, informarn al resto del personal. Durante y despus de la emergencia se depender del sistema telefnico y de la informacin que se pueda brindar a travs de los medios de comunicacin disponibles. Tomando en cuenta que este se utilizar solo para solicitar ayuda para los casos de urgencia como personal herido, atrapado o soterrado. Para las emergencias imprevistas, tales como incendios, terremotos, colocacin de artefactos explosivos, derrames de materiales peligrosos, entre otros, se depender principalmente de los planes de emergencia individuales de cada rea de trabajo. De acuerdo a la situacin de emergencia, estos procedern a activar su plan de emergencia y se comunicarn con el Coordinador de Emergencias o con el COE, quienes impartirn las instrucciones necesarias a los grupos de apoyo y se comunicarn con las agencias municipales y estatales de emergencias para solicitar su ayuda o intervencin. Se deben considerar los siguientes aspectos informativos: Mantener la confianza y credibilidad de la institucin en el desempeo de su misin. Ayudar a mantener la gobernabilidad. Bajar los niveles de ansiedad, preocupacin y temor pblico. Mostrar la realidad. Contrarrestar rumores, minimizando los efectos por desinformacin. Apoyar a los grupos de respuesta a emergencias. Tranquilizar a su pblico interno. Presentar alertas y avisos en tiempo real.

Caractersticas de la informacin en un desastre Informacin inexacta, contradictoria e incompleta, especialmente en las etapas iniciales. Cambio constante de informacin. Creciente demanda de informacin. Confusin. Dificultades en las comunicaciones internas y externas, interinstitucionales y las soportadas en la tecnologa como radio, televisin, celulares, Internet, entre otros importantes. Rumores

DESACTIVACIN DE LA RESPUESTA Tomar en cuenta que el Comit de Respuesta deber expedir, despus de superada la emergencia por terremoto un comunicado, en donde se presentar conclusiones del estado inicial y final de la respuesta a emergencias e

informar a todo el personal el proceso desarrollado por parte de la entidad. Dicho comunicado deber expedirse de acuerdo a la cobertura desarrollada informando a las diferentes instancias de la CONRED de su regin o su zona. PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIN Debe considerarse la planificacin de acciones de servicios de soporte o contratacin, equipos necesarios, procedimientos de aseguramiento de infraestructura y cobro de plizas de seguros de las propiedades, propiedades claves para operaciones alternas de sus actividades. Este proceso de planeacin debe tener en cuenta: Reparacin o reemplazo de equipos e infraestructura. Relocalizacin parcial o total de las instalaciones de operacin de la institucin. Operaciones de contratacin temporal e inmediata. Polticas de aseguramiento institucional. Manejo de plizas de seguros. Responsables de registro fotogrfico vdeo de instalaciones archivo de datos. Organizacin. Facilidades de procedimientos legales para disposicin de recursos humanos y Financieros.

RECOMENDACIONES Se debe asumir que no todas las personas estarn disponibles fsica o psicolgicamente para la respuesta despus del desastre. La toma de decisin debe realizarse sin ninguna demora. Para ello debe disponerse de las leyes corporativas y nacionales que garanticen la continuidad de manejo de la entidad. Debe tenerse en cuenta en todos los escenarios de dao: Tener en cuenta un lugar de trabajo alternativo Mantener lneas de sucesin de personal clave

RECOMENDACIONES DE APOYO PARA EL PERSONAL Debe tenerse en cuenta todas las medidas de soporte de los salarios de los empleados de la entidad considerando lo siguiente: Continuacin normal del salario Posibles adelanto de dinero. Horas adicionales por trabajos de emergencia. Reduccin y/o horarios flexibles de trabajo. Charlas de motivacin. Educacin para situaciones de crisis. Da de trabajo sin remuneracin para fortalecimiento institucional.

IMPLEMENTACIN Se debe disear la programacin de actividades de implementacin en detalle de acuerdo al tiempo de implementacin seleccionado y con visin a corto, mediano plazo y largo plazo. Cada actividad implica unos costos de personal y de medio necesarios los cuales deben ser evaluados y contemplados en este apartado. PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN El Programa de implementacin incluye una serie de actividades necesarias para la conformacin del recurso humano y la implementacin del PIR. A continuacin se sugieren las actividades a seguir: Induccin a la entidad. Conformacin del Comit de Respuesta. Realizacin del Diagnstico de institucin. Elaboracin de inventarios. Discusin de perspectiva y/o escenarios de daos probables. Discusin de la organizacin de la respuesta. Elaboracin de Procedimientos de respuesta. Elaboracin de otros procedimientos. Elaboracin y edicin final del documento del Plan. Estructuracin de la base de datos. Adquisicin de elementos complementarios. Elaboracin de Material didctico y de divulgacin. Divulgacin del Plan. Actividades de seguimiento, evaluacin y ajuste del Plan.

PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIN El presupuesto estimado para la implementacin debe disgregarse por actividad a ejecutar de acuerdo con los costos de personal interno de la entidad y costos parciales de asesoras externas para labores de capacitacin. Estos costos deben ser adelantados en detalle a corto plazo, y preferible tener en cuenta los costos necesarios para su continuidad a largo plazo. De acuerdo a las polticas de la entidad deben contemplarse dentro de estos costos los elementos complementarios necesarios que se requieren de acuerdo a los resultados obtenidos del proceso de respuesta de la entidad.

PROCESO DE SEGUIMIENTO AL PLAN El proceso de seguimiento al PIR debe llevarse por medio de una bitcora, que permita conocer el progreso y los cambios realizados a la estructura del PIR, de acuerdo a las evaluaciones desarrolladas y sus actividades. Debe existir un responsable del seguimiento al PIR el cual peridicamente informar de las actividades ejecutadas y los diferentes aspectos de modificacin y control.

PROCESO DE EVALUACIN Y AJUSTE AL PLAN El proceso de evaluacin del PIR debe ser ejecutado en forma continua. El ajuste del Plan debe ser un acto formal con un procedimiento diseado previamente en este plan para su aprobacin, el cual debe ser socializado por medio escrito o por reunin a todas las personas de la entidad. Cada cambio debe ser justificado convenientemente. Todas las actividades de capacitacin y entrenamiento mencionadas anteriormente deben estar orientadas a realizar procedimientos de evaluacin y ajustes al PIR segn los siguientes aspectos: Manejo de informacin optima. Procedimientos claros y efectivos. Efectividad en tiempo y control en la respuesta. Niveles y relaciones de organizacin funcionales. Relaciones interinstitucional adecuados. Optimizacin de recursos. Capacitaciones y entrenamientos ejecutados.

ANEXOS

ANEXO 1 Formato a utilizar para todo el documento del PIR.

ANEXO 2

Plan de Institucional de Emergencia

por

[Inserte el nombre de su institucin aqu]

[Inserte su direccin aqu]

[Inserte el logo de su compaa aqu]

Fecha de elaboracin final

[Inserte la fecha aqu]

Revisin

[Inserte el nmero de revisin aqu]

Prxima fecha de revisin

[Inserte la fecha aqu]

ANEXO 3

INVENTARIO DE RECURSOS Humanos

NOMBRE

CARGO

UBICACIN Tercer Piso, Edificio Central

FUNCIN Dirigir y administr ar la institucin

EDAD

NIVEL ACADEMICO Posgrado Gerencia Administrativa

DIRECCIN/TELFONOS casa Oficina celular

OTROS

Javier Urcheda

Gerente General

55

Fsicos

RECURSO

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

AO

AO ENTIDAD

UBICACIN

RESPONSABLE Jaime Victores

ESPECIFICACIN 4 puertas color rojo, 96.000 millas, en buen estado

FUNCIN Transporte de gerentes hacia comisiones

Automvil Nissan Sentra 1800

Unidad

2001

2005

Edificio Central

ANEXO 4 EVALUACIN DE DAOS Y ANLISIS DE NECESIDADES EDAN Ejemplo Bsico

ANEXO 5 FORMATO DE TARJETA DE FUNCIN Y EJEMPLO.

Glosario
Daado Persona u objeto que a consecuencia directa de un desastre o siniestro se le ha ocasionado un mal funcionamiento Informacin clara y concisa que se le brinda a la poblacin sobre un evento ocurrido o por ocurrir. Actividades y medidas tomadas anticipadamente para asegurar una respuesta eficaz ante el impacto de amenazas, incluyendo la emisin oportuna y efectiva de sistemas de alerta temprana y la evacuacin temporal de poblacin y propiedades del rea amenazada. Conjunto de acciones, actividades y medidas diseadas para minimizar prdidas de vidas y daos materiales. rea expuesta a dao por la ocurrencia de evento natural extremo. Aumento acumulativo y durable de cantidad y calidad de bienes, servicios y recursos de una comunidad unido a cambios sociales tendiente a mantener o mejorar la seguridad y la calidad de vida humana sin comprometer los recursos de las generaciones futuras. Aviso o informacin sobre la vigilancia y monitoreo minucioso de la evolucin de un evento. Aviso o seal que se da para que se sigan las instrucciones especificas debido a la presencia real o inminente de un evento adverso. Componente del Plan de emergencia que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de emergencia y/o desastre Conjunto de objetivos, estrategias, actividades y medios que deben alcanzarse en un plazo dado Coordinadora Departamental para la Reduccin de Desastres entes de coordinacin y supervisin del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel departamental. Coordinadora Local para la Reduccin de Desastres, entes de coordinacin y supervisin del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel local Coordinadora Municipal para la Reduccin de Desastres entes de coordinacin y supervisin del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel Municipal Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres ente de coordinacin y supervisin del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel nacional. Documento que tiene informacin introductoria muy comprensiva para un usuario novato que llevar a

Aviso

Preparacin

Mapa de amenazas Desarrollo

Advertencia Alama

Plan de respuesta

Plan

CODRED

COLRED

COMRED

CONRED

Gua

Mitigacin

Riesgo

cabo un funcionamiento. Ejecucin de medidas de intervencin dirigidas a reducir o disminuir el riesgo existente. La mitigacin asume que en muchas circunstancias no es posible, ni factible controlar totalmente el riesgo existente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar totalmente los daos y sus consecuencias, sino ms bien reducirlos a niveles aceptables y factibles. La mitigacin de riesgos de desastre puede operar en el contexto de la reduccin o eliminacin de riesgos existentes, o aceptar estos riesgos y, a travs de los preparativos, los sistemas de alerta, etc. buscar disminuir las prdidas y daos que con la ocurrencia de un fenmeno peligroso. As, las medidas de mitigacin o reduccin que se adoptan en forma anticipada a la manifestacin de un fenmeno fsico tienen el fin de: a) evitar que se presente un fenmeno peligroso, reducir su peligrosidad o evitar la exposicin de los elementos ante el mismo; b) disminuir sus efectos sobre la poblacin, la infraestructura, los bienes y servicios, reduciendo la vulnerabilidad que exhiben. La mitigacin es el resultado de la decisin a nivel poltico de un nivel de riesgo aceptable obtenido en un anlisis extensivo del mismo y bajo el criterio de que dicho riesgo no es posible reducirlo totalmente. Es la probabilidad que se presente un nivel de consecuencia econmica, social o ambiental en un sitio particular y durante un periodo de tiempo definido. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. Es un dibujo o maqueta que indica los elementos importantes de la comunidad, tales como las escuelas, hospitales, municipalidad y otros edificios importantes, as como zonas de cultivos y los parques. Tambin muestra zonas o elementos potencialmente peligrosos tales como ros y otras fuentes potenciales de inundacin, zonas de deslizamientos, la presencia de los volcanes peligrosos etc. Adems, el mapa indica en qu medida (un poco, mucho, totalmente destruidos) podra verse afectados los elementos expuestos. Es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una estructura estratgica y operativa que ayudar a controlar una situacin de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. Estado anterior a la ocurrencia de un posible fenmeno peligroso que se declara con el fin de que los organismos de socorro activen procedimientos

Mapa de Riesgo

Plan de contingencia

Alerta

de accin preestablecidos y para que la poblacin tome precauciones especficas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Adems de informar a la poblacin del grado de peligro, los estados de alerta se declaran con el objeto de que la poblacin y las instituciones adopten una accin especfica ante la situacin Estado caracterizado por la alteracin o interrupcin intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operacin de una comunidad, causada por un evento o por la inminencia del mismo que requiere de una reaccin inmediata. Gua de uso de un sistema de clasificacin u otro tipo de lenguaje documental, que proporciona instrucciones, procedimientos, criterios de aplicacin, glosarios y ejemplos. Los manuales o guas de uso de los sistemas de clasificacin siguen la ordenacin de smbolos de stos, y proporcionan instrucciones y criterios especficos para resolver situaciones dudosas o que ofrecen ms de una solucin posible. Instruccin a una persona o grupo de personas en el conocimiento o aplicacin terica y prctica de una determinada actividad. La capacidad de un sistema, comunidad o sociedad expuestos a una amenaza para resistir, absorber, adaptarse y recuperarse de sus efectos de manera oportuna y eficaz, lo que incluye la preservacin y la restauracin de sus estructuras y funciones bsicas.. La vulnerabilidad econmica se expresa en una excesiva dependencia de nuestra economa de factores externos prcticamente incontrolables por nosotros, como son los precios de compra de las materias primas, y los precios de venta de combustibles, insumos y productos manufacturados, las restricciones al comercio internacional de nuestros productos y la imposicin de polticas monetarias que garantizan ms el cumplimiento al servicio de la deuda externa que el verdadero desarrollo y la autonoma del pas. La Vulnerabilidad econmica se refiere a familias de pocos recursos econmicos, que muchas veces ocupan zonas de alto riesgo, alrededor de las ciudades, porque no tienen suficiente opciones de elegir lugares ms seguros. La vulnerabilidad estructural se refiere a la susceptibilidad que se evidencia en las malas prcticas de construccin ya sea por negligencia, la

Emergencia

Manual

Capacitacin

Resiliencia

Vulnerabilidad econmica

Vulnerabilidad estructural

Vulnerabilidad social

Amenaza

Damnificado

Afectado

Crisis

Organizacin Comunitaria

misma pobreza de la poblacin, el proceso continuo de degradacin y falta de renovacin. La vulnerabilidad social se refiere al nivel de cohesin interna que posee una comunidad. Una comunidad es socialmente vulnerable en la medida en que las relaciones que vinculan a sus miembros entre s y con el conjunto social, no pasen de ser meras relaciones de vecindad fsica, en la medida en que estn ausentes los sentimientos compartidos de pertenencia y de propsito, y en la medida en que no existan formas de organizacin de la sociedad civil que encarnen esos sentimientos y los traduzcan en acciones concretas. Peligro latente que representa la probable manifestacin de un fenmeno fsico de origen natural, socio-natural o antropognico, puede producir efectos adversos, daos y prdidas en las personas, produccin la infraestructura, los bienes y servicios. Persona afectada parcial o ntegramente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daos o perjuicio graves a su salud o en sus bienes, en forma total o parcial, permanente o temporalmente, por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales. No tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio. Dcese de las personas, sistemas o territorios sobre los cuales, directamente acta un fenmeno o circunstancia, cuyos efectos producen dao. Persona o grupo de ellas que ante el impacto de un evento fsico de orden natural o antrpico sufre daos o perjuicios de sus bienes y servicios de manera reversible y cuya recuperacin puede ser adelantada por ella misma en un corto tiempo y con poca o ninguna atencin del Estado. Dcese de las personas, sistemas o territorios sobre los cuales, indirectamente acta un fenmeno o circunstancia, cuyos efectos producen perturbacin. Proceso de liberacin de los elementos sumergidos y reprimidos de un sistema como resultado de una perturbacin exgena o endgena, que conduce a la parlisis de los elementos protectores y moderadores, a la extensin de los desordenes, la aparicin de incertidumbres de todo tipo y de reacciones en cadena. Procesos de organizacin existentes en las comunidades, barrios o poblados, sobre la base de intereses y de elementos de identidad comn, normalmente orientados a intervenir en la dinmica de desarrollo del lugar.

Planificacin Territorial

Desastre

Rama de la planificacin fsica y socio-econmica que determina los medios y evala el potencial o limitaciones de varias opciones de uso del suelo, con los correspondientes efectos en diferentes segmentos de la poblacin o comunidad cuyos intereses han sido considerados en la toma de decisiones. La planificacin incluye estudios, mapeo, anlisis de informacin ambiental y sobre amenazas, as como formulacin de decisiones alternativas sobre uso del suelo y diseo de un plan de gran alcance a diferentes escalas geogrficas y administrativas. Situacin o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestacin de un fenmeno de origen natural, socio-natural o antrpico que, al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en una poblacin y en su estructura productiva e infraestructura, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del pas, regin, zona o comunidad afectada, las cuales, en muchos casos, no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autnoma utilizando los recursos disponibles a la unidad social directamente afectada. Estas alteraciones estn representadas de forma diversa y diferenciada, entre otras cosas, por la prdida de vida y salud de la poblacin; la destruccin, prdida o inutilizacin total o parcial de bienes de la colectividad y de los individuos, as como daos severos en el ambiente; requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la poblacin para atender a los afectados y restablecer umbrales aceptables de bienestar y oportunidades de vida.

Bibliografa
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