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ARQUIVO E DOCUMENTAO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou urdica, p!blica ou privada, no e"erccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. #ormam um con unto org$nico, refletindo as atividades e se vinculam e"pressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. %s documentos de um arquivo apresentam caractersticas, conte!do e formas diferentes& so classificados em dois grupos' 1.1 Quanto ao gnero %s documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes' ( ( ( ( te"tuais' so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos& cartogr)ficos' so os documentos em formatos e dimens*es vari)veis, contendo representa*es geogr)ficas, arquitetnicas ou de engenharia. +conogr)ficos' so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens est)ticas. #ilmogr)ficos' so os documentos em pelculas cinematogr)ficas e fitas magnticas de iamgem ,t-pes., con ugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimens*es vari)veis, contendo imagens em movimento. ( ( /onoros' so os documentos com dimens*es e rota*es vari)veis, contendo registros fotogr)ficos. 0icrogr)ficos' so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

D ( +nform)ticos' so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto natureza do a unto 2uando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser' a! O ten "#o $! %"g"&o o ,ultra(secreto, /ecreto, 3onfidencial e 4eservado.

2. ARQUIVO
2.1 ' CONCEITO DE ARQUIVO 5ma viso moderna de conceito de arquivos, segundo /olon 6uc7, e"(arquivista dos 8stados 5nidos' 9rquivo o con unto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros /egundo a :ei n; <1=>1, consideram(se arquivos os con untos de documentos produzidos e recebidos por ?rgos p!blicos, institui*es de car)ter p!blico e entidades privadas, em decorr@ncia do e"erccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que se a o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Atividades especficas do arquivo

Receber os documentos

Organizar os documentos

Preservar os documentos

Disponibilizar os documentos

2.2 ' (INA)IDADE DO% ARQUIVO% ( servir A administrao, constituindo(se, conseqBentemente, em base do conhecimento da Cist?ria.
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0aterial sobre o qual as informa*es so registradas.

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2.* + (UNO ( guarda e conservao dos documentos, visando a sua utilizao.

2., + IM-ORT.NCIA DO ARQUIVO %s homens quando passaram a um est)gio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fi"avam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. 9ssim surgiram os arquivos destinados no s? A guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a hist?ria de sua grandeza. 8m uma empresa, as informa*es e"istentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento e"ato. Eudo isso s? pode acontecer se e"istir um arquivo, se a ele convencional, microgr)fico ou automatizado, com ob etivo de fornecer informa*es vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2./ + TI-O% DE ARQUIVAMENTO 9 posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos m?veis, distinguir) os tipos de arquivamento. /o eles' Corizontal e Fertical. 0or"zonta& G os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em cai"as, estantes ou escaninhos. H amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. /eu uso , desaconselh)vel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necess)rio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. Vert"1a& G os documentos ou fichas so dispostos uns atr)s dos outros, permitindo sua r)pida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

*. C)A%%I(ICAO DO% ARQUIVO%

%s arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados' Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

L *.1 ' Quanto e2ten 3o de ua atua43o Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais

*.2 ' Quanto natureza do do1u5ento Arquivo especial Arquivo especializado

*.* ' Quanto ent"dade 5antenedora 3onsiderando a natureza da entidade mantenedora, classifica(se em'

Pblico

Institucional

Comercial

Familiar ou pessoal

*., ' Quanto ao e t6g"o de e#o&u43o ou

Arquivo ! idade

Corrente

Arquivo "! idade

ou

Intermedi#rio

Arquivo $! idade

ou

Permanente

,.

ADMINI%TRAO CORRENTE%

OR7ANI8AO

DE

ARQUIVO%

Jara administrar arquivos correntes necess)ria a utilizao de uma metodologia para o fim de 3%KE4%:94 a criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

= disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento ,material permanente e de consumo.. %s arquivos correntes correspondem As atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e e"pedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra(se na estrutura organizacional das institui*es a designao de ?rgos de Jrotocolo e 9rquivo, 9rquivo e 3omunicao ou outras denomina*es similares. 8mbora as atividades de protocolo, e"pedio e arquivo corrente se am distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas A racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes' a. -roto1o&o G que inclui como setores de recebimento e classificao' 4ecebimento e 3lassificao ( 4eceber, separar e distribuir as correspond@ncias oficiais das particulares& 9por carimbo de protocolo G numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento& anotar abai"o do n!mero e da data a primeira distribuio e o c?digo de assunto, se for o caso& elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo& encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.& 4egistro e 0ovimentao ( Jreparar ficha de protocolo, em duas vias anotando' n!mero de protocolo, data de entrada, proced@ncia, espcie, n!mero e data do documento, c?digo e resumo do assunto, primeira distribuio& ane"ar a segunda via da ficha ao documento encaminhando(o ao seu destinat)rio& arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica& encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente& etc. b. E29ed"43o G que como rotina receber a correspond@ncia enviada do protocolo& verificar se no faltam folhas ou ane"os& numerar e completar a data, no original e nas c?pias& separa original das c?pias& e"pedir o original, com os ane"os se for o caso, pela 83E, malotes ou em mos& 8ncaminhar as c?pias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c. Ar:u"#ar G a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informa*es contidas nos documentos para tomada de deciso e comprovao de direitos e obriga*es. Jara se alcanar tais ob etivos necess)rio A utilizao de mtodo que veremos mais A frente.

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P d. E59r; t"5o e 1on u&ta G sem d!vida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando A recuperao r)pida e completa da informao. De modo geral, os documentos s? podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos ?rgos que os receberam ou produziram, aos ?rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e As autoridades superiores, na mesma linha hier)rquica. 4ecomenda(se, salvo alguns casos, que os documentos no se am retirados das pastas para emprstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma MNuia foraO no lugar, informando onde se encontra o documento. 9 utilizao da Mguia foraO facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado. e. De t"na43o G C) documentos que freqBentemente so usados como refer@ncia, h) outros aos quais se faz referencia com menos freqB@ncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, ap?s a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou refer@ncia. Devido a essas diferenas relativas ao valor e A freq&'n"ia de uso dos documentos, a avalia(o, a sele(o, a elimina(o de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, plane adas e implantadas.

/. OR7ANI8AO DE ARQUIVO
9 organizao de arquivos pressup*e o desenvolvimento de fases constitudas em' /.1. )EVANTAMENTO DE DADO% Deve(se buscar na estrutura ,organograma. as altera*es que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades, fun*es a atividades, o volume da documentao, o g@nero dos documentos ,escritos, audiovisuais etc., as espcies de documentos mais freqBentes ,cartas, relat?rios etc., os modelos e os formul)rios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos. )eg" &a43o 9ert"nente< ( $mbito e"terno A empresa' leis, decretos, resolu*es, normas e

procedimentos Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

Q ( ( ( $mbito da instituio ,interno.' estatuto, regimentos, atos normativos $mbito do arquivo' normas, manuais, regulamentos organograma' gr)fico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos ?rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hier)rquicos. ( #unciograma' gr)fico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus ?rgos. Do1u5enta43o ( ( ( ( -ro1e o ( ( rotinas e formul)rios em uso na empresa& registros e protocolo ,receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspond@ncia com base no c?digo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data.& ( Re1ur o ( ( ( Cumanos' todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa ,nvel das pessoas, escolaridade.& fsico' m?veis, edifcios, material de consumo, equipamento& ambientais' e"tenso, iluminao, umidade, proteo. arran o e classificao documental. g@nero' te"tuais, audiovisuais, cartogr)ficos etc& tipo ,espcie.' cartas, faturas, relat?rios, pro etos, atas, listagem de computador& volume' total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por m@s& estado fsico' necessidade de restaurao.

Organ"za43o

/.2. AN=)I%E DE DADO% CO)ETADO%

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< 8m resumo, a etapa de an)lise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem A sua realidade operacional. % diagn?stico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no comple"o administrativos onde o arquivo est) sendo organizado. /.*. -)ANE>AMENTO 3oletados os dados necess)rios, feita a sua an)lise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a pr?"ima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus ob etivos, em todos os est)gios de sua evoluo G corrente, intermedi)rio e permanente. 8sse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido em tr@s partes' 1? 9arte G /ntese da situao real encontrada& 2? 9arte G 9n)lise e diagn?stico da situao& *? 9arte G Jro eto propriamente dito, com prescri*es, recomenda*es, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao. /.,. IM-)ANTAO E ACOM-AN0AMENTO 9 !ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do pro eto arquivstico e seu acompanhamento.

@. CON%ERVAO E -RE%ERVAO DE DOCUMENTO%

%s acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composi*es. % papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. 9 acidez e a o"idao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h) outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o pr?prio homem. 8mbora, com muita freqB@ncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as interven*es e a higiene, entre outros. Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

> 8stabilizar um documento , portanto, interromper um processo que este a deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Jor e"emplo' estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mec$nica corrige o processo de deteriorizao. @.1. -re er#a43o ' H um con unto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. @.2. Con er#a43o ' H um con unto de a*es estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou ob etos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos ,higienizao, reparos e acondicionamento.. Keste sentido pode(se verificar que o pro eto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instala*es, um plano de emerg@ncia, o controle das condi*es fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usu)rio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados arquivista como parte de um programa de conservao. @.*. Re taura43o ' H um con unto de medidas que ob etivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu car)ter hist?rico. e administrados por um

A. MATERIA) DE ARQUIVO
Ka estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus ob etivos, dois aspectos fundamentais' o material permanente e o material de consumo& ou se a, o material arquivstico. % material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no invent)rio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. R) o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no invent)rio, pois tem durao mdia inferior a tr@s anos e constantemente substitudo. Mater"a& -er5anente< 9rquivos, estantes ou arma*es, arm)rios, fich)rios, etc. Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1T

Mater"a& de Con u5o< Jastas, etiquetas, pro e*es, fichas, guias e material de escrit?rio ,l)pis, canetas, grampos, papeis, etc...

B. MICRO(I)MA7EM
9 inveno da microfilmagem atribuda ao ingl@s Rohn 6en amin Dancer, fabricante de aparelhos ?ticos que em 1<I>, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. 8m 1>D= Neorge 0ac3arth-, funcion)rio de um banco de Kova Sor7, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o ob etivo de preservar na forma do filme os registros das transa*es banc)rias. Co e, o microfilme representa um papel significativo na administrao p!blica e particular. 4eduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as )reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.

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11 % microfilme uma c?pia fotogr)fica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Jelo seu tamanho no legvel a olho nu& apesar da e"trema reduo, mantm as caractersticas fies do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura. /o os v)rios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. Jodem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com v)rias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes' ( ( ( ( rolo de microfilme& aqueta& microfichas& carto( anela.

9 utilizao da microfilmagem est) prevista na :ei #ederal n.; =.LII, de < de maio de 1>P<, regulamentada pelo Decreto n.; 1.Q>>, de IT de aneiro de 1>>P.

C. MDTODO% DE ARQUIVAMENTO
9 finalidade do arquivo servir A administrao. Keste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao dese ada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso& a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da %rganizao. O 5;todo 9erten1e5 a do" grande " te5a <

Direto %istemas Indireto Jode(se dividir os mtodos de arquivamento em b)sicos e padronizados'

E=%ICO%
C.1 ' MDTODO A)(AEDTICO Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1D H o mais simples. % elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou urdicas. Keste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando(se as regras de alfabetao.

RE7RA% DE A)(AEETAO
% arquivamento de nomes obedece a 1I regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes' 1. Kos nomes de pessoas fsicas, considera(se o !ltimo sobrenome e depois o prenome. 8"emplo' Roo 6arbosa Jedro Ulvares 3abral Jaulo /antos 0aria :usa Fasconcelos 9rquivam(se' 6arbosa, Roo 3abral, Jedro Ulvares /antos, Jaulo Fasconcelos, 0aria :usa %bs.' 2uando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 8"emplo' 9nbal Eei"eira 0arilda Eei"eira Jaulo Eei"eira Fitor Eei"eira 9rquivam(se' Eei"eira, 9nbal Eei"eira, 0arilda Eei"eira, Jaulo Eei"eira, Fitor D. /obrenomes compostos de um substantivo e um ad etivo ou ligados por hfen no se separam. 8"emplo' 3amilo 3astelo 6ranco Jaulo 0onte Ferde Ceitor Filla(:obos 9rquivam(se' 3astelo 6ranco, 3amilo Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1I 0onte Ferde, Jaulo Filla(:obos, Ceitor I. %s sobrenomes formados com as palavras /anta, /anto ou /o seguem a regra dos sobrenomes compostos por um ad etivo e um substantivo. 8"emplo' Valdemar /anta 4ita :uciano /anto 3risto 3arlos /o Jaulo 9rquivam(se' /anta 4ita, Valdemar /anto 3risto, :uciano /o Jaulo, 3arlos L. 9s iniciais abreviativas de prenomes t@m preced@ncia na classificao de sobrenomes iguais. 8"emplo' R. Fieira Ronas Fieira Ros Fieira 9rquivam(se' Fieira, R. Fieira, Ronas Fieira Ros =. %s artigos e preposi*es, tais com a) o) de) d*) da) do) e) um) uma) no so considerados ,ver tambm regra n; >. 8"emplo' Jedro de 9lmeida 4icardo dW9ndrade :!cia da 3$mara 9rnaldo do 3outo 9rquivam(se' 9lmeida, Jedro de 9ndrade, 4icardo dW 3$mara, :!cia da 3outo, 9rnaldo do P. %s sobrenomes que e"primem grau de parentesco como #ilho, Runior, Keto, /obrinho so consideradas parte integrante do +ltimo so#renome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. 8"emplo' 9ntnio 9lmeida #ilha Jaulo 4ibeiro R!nior Roaquim Fasconcelos /obrinho Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1L Cenrique Fiana Keto 9rquivam(se' 9lmeida #ilho, 9ntnio 4ibeiro R!nior, Jaulo Fasconcelos /obrinho, Roaquim Fiana Keto, Cenrique %bs.' %s graus de parentesco s? sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. 8"emplo' Rorge de 9breu /obrinho Rorge de 9breu Keto Rorge de 9breu #ilho 9rquivam(se' 9breu #ilho, Rorge 9breu /obrinho, Rorge 9breu Keto, Rorge Q. %s ttulos no so considerados na alfabetao. /o colocados ap?s o nome completo, entre par@nteses. 8"emplo' 0inistro 0ilton 3ampos Jrofessor 9ndr #erreira Neneral Jaulo Jereira Dr. Jedro Eei"eira 9rquivam(se' 3ampos, 0ilton ,0inistro. #erreira, 9ndr ,Jrofessor. Jereira, Jaulo ,Neneral. Eei"eira, Jedro ,Dr.. <. %s nomes estrangeiros so considerados pelo !ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanh?is e orientais ,ver tambm regras n; 1T e 11.. 8"emplo' Neorges 9ubert Vinston 3hurchill Jaul 0Bller Rorge /chmidt 9rquivam(se' 9ubert, Neorges 3hurchill, Vinston 0Bller, Jaul Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1= /chmidt, Rorge >. 9s partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. % mais comum consider)(las como parte integrante do nome quando escritas com letras mai!scula. 8"emplo' Niulio di 3apri 8steban De Jenedo 3harles Du Jont Rohn 0ac 9dam Nordon %W6rien 9rquivam(se' 3apri, Niulio di De Jenedo, 3hales Du Jont, 3hales 0ac 9dam, Rohn %W6rien, Nordon 1T. %s nomes espanh?is so registrados pelo pen!ltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. 8"emplo' Ros de %viedo - 6aXos #rancisco de Jina de 0ello 9ngel del 9rco - 0olinero 9ntonio de los 4os 9rquivam(se' 9rco - 0olinero, 9ndel del %viedo - 6aXos, Ros de Jina de 0ello, #rancisco 4ios, 9ntonio de los 11. %s nomes orientais G aponeses, chineses e )rabes G so registrados como se apresentam. 8"emplo' 9l 6em(Cur :i Sutang 9rquivam(se' 9l 6em(Cur :i Sutang 1D. %s nomes de firmas, empresas, institui*es e ?rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposi*es que os constituem. 9dmite(se, para facilitar Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1P a ordenao, que os artigos iniciais se am colocados entre par@nteses ap?s o nome. 8"emplo' 8mbratel Ulvaro 4amos Y 3ia. #undao Netulio Fargas 9 3olegial Ehe :ibrar- of 3ongress 3ompanhia Jrogresso Nuanabara 6arbosa /antos :tda. 9rquivam(se' Ulvaro 4amos Y 3ia. 6arbosa /antos :tda. 3olegial ,9. 3ompanhia Jrogresso Nuanabara 8mbratel #undao Netulio Fargas :ibrar- of 3ongress ,Ehe. 1I. Kos ttulos de congressos, confer@ncias, reuni*es, assemblias e assemelhados os n!meros ar)bicos, romanos ou escritos por e"tenso devero aparecer no fim, entre par@nteses. 8"emplo' ++ 3onfer@ncia de Jintura 0oderna 2uino 3ongresso de Neografia I; 3ongresso de Neologia 9quivam(se' 3onfer@ncia de Jintura 0oderna ,++. 3ongresso de Neografia ,2uinto. 3ongresso de Neologia ,I;. 8stas regras podem ser alteradas para melhor servir A organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necess)rias para evitar d!vidas futuras. 8"emplo' Ros Pere,rino da 4ocha #agundes J+nior Ros Fli- 9lves Pa"!e"o Jodem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos' Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1Q Jeregrino R!nior, Ros #eli" Jacheco, Ros 3olocam(se remissivas em' #agundes R!nior, Ros Jeregrino da 4ocha Jacheco, Ros #eli" 9lves C.2 ' MDTODO NUMDRICO 2uando o principal elemento a ser considerado em um documento o n!mero, devemos adotar os seguintes mtodos' numrico simples ou numrico cronol?gico. C.2.1. Nu5;r"1o %"59&e 9tribui(se um n!mero para cada correspondente ,pessoa. a quem enviamos ou de quem recebemos correspond@ncias, se am de pessoa fsica ou urdica. C.2.2. Nu5;r"1o Crono&Fg"1o Keste mtodo os documentos so numerados em ordem cronol?gica de emisso. 9ssim, alm da ordem numrica, observa(se tambm a data. H adotado em quase todas as reparti*es p!blicas. Kumera(se o documento e no a pasta. % documento depois de autuado G colocado numa capa cartolina, onde alm do n!mero de protocolo so transcritas outras informa*es, em geral, passa a ser denominado de processo. 9lm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices au"iliares ,em fichas. alfabtico(onom)stico, de preced@ncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. C.* ' MDTODO IDEO7R=(ICO GA%%UNTO! Ko um mtodo de f)cil e"ecuo por ser necess)rio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. H aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Jodem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto' o alfabtico e o numrico. % alfabtico pode ser dividido em ordem dicion)ria e ordem enciclopdica.

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1< C.*.1. A&Ha$;t"1o a! D"1"on6r"o 3omo no dicion)rio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica. $! En1"1&o9;d"1o %s assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente. C.*.2. Nu5;r"1o % numrico pode ser subdividido em' decimal e duple". a! De1"5a& 9 diviso dos assuntos parte do geral para o particular. 9s 1T primeiras divis*es so denominadas classes& as 1T seguintes, subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subse*es etc. 9 tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou c?digo. H necess)rio a organizao de um ndice alfabtico. $! Du9&e2 Keste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os assuntos, partindo(se do g@nero para a espcie e desta para a min!scula. 9 quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, e"ige(se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como prim)rias, de assuntos ) incluidos em subclasses. classes. H preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de

C., ' MDTODO 7EO7R=(ICO % mtodo geogr)fico do sistema direto. a busca feita diretamente ao documento. 8ste mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a J4%38DZK3+9 ou :%39:. 9s melhores ordena*es geogr)ficas so' a. Kome do estado, cidade e correspondente' quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

1> independentemente da ordem alfabtica em relao As demais cidades, que devero estar dispostas ap?s as capitais. 8"emplo' E%TADO 9mazonas 9mazonas 4io de Raneiro 4io de Raneiro /o Jaulo /o Jaulo CIDADE 0anaus ,capital. +tacoatiara 4io de Raneiro ,capital. 3ampos /o Jaulo ,capital. :orena CORRE%-ONDENTE /obreira, :usa /antos, 9ntnio R. 4odrigues, +sa 9lmeida, Ros de 3orr@a, Nilson /ilva, 9lberto

b. Kome da cidade, estado e correspondente' quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve(se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.

8"emplo' CIDADE 3ampos +tacoatiara :orena 0anaus 4io de Raneiro /o Jaulo E%TADO 4io de Raneiro 9mazonas /o Jaulo 9mazonas 4io de Raneiro /o Jaulo CORRE%-ONDENTE 9lmeida, Ros de /antos, 9ntnio R. /ilva, 9lberto /obreira, :usa 4odrigues, +sa 3orr@a, Nilson

Ko necess)rio o emprego de guias divis?rias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. H imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h) cidades com o mesmo em diferentes estados. 8"emplo' 6raslia ,Distrito #ederal. 6raslia ,0inas Nerais. +tabaiana ,Jaraba. +tabaiana ,/ergipe.

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DT 3orrespond@ncias de outros pases G alfabeta(se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. 9s demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, ap?s as respectivas capitais dos pases a que se referem. 8"emplo' -AI% #rana #rana Jortugal Jortugal Jortugal VANTA7EM 6usca direta. #)cil manuseio. CIDADE Jaris ,capital. :orena :isboa ,capital. 3oimbra Jorto CORRE%-ONDENTE 5nesco Fadim, 4oger Jereira, Ros 9lbuquerque, 0aria #erreira, 9ntnio DE%VANTA7EM 8"ige duas classifica*es G local e nome do correspondente.

TERMINO)O7IA
ACERVO + totalidade dos documentos conservados num arquivo AN=)I%E + confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo ,se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o momento de classific)(lo.& complementao da classificao por outros mtodos de arquivamento ,nome, local, data., se necess)ria& estabelecimento de refer@ncias cruzadas.

ARQUIVAMENTO ( insero do documento na unidade de arquivamento pr( estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalizao visvel ,pro e*es, etiquetas etc.. ARQUIVO)O7IA G disciplina que tem por ob eto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.

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D1 ATIVIDADE'(IM G con unto de opera*es que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribui*es especficas e que resulta na acumulao de documentos de car)ter substantivo para o seu funcionamento. ATIVIDADE'MEIO G con unto de opera*es que uma instituio leva a efeito para au"iliar e viabilizar o desempenho de suas atribui*es especficas e que resulta na acumulao de documentos de car)ter instrumental e acess?rio.

AVA)IAO G processo de an)lise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos.

C)A%%I(ICAO' paralelo ao estudo, fazemos a classificao que a interpretao do documento com base num c?digo adotado& CODI(ICAO' colocao de smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado& DE%TINAO G encaminhamento dos documentos, em decorr@ncia da avaliao, A guarda tempor)ria ou permanente, A eliminao e/ou mudana de suporte. DOCUMENTO< 5nidade de registro de informao, qualquer que se a o suporte utilizado. E)IMINAO< Destruio de documentao que, na avaliao, foram considerados sem valor peranente. Eambm chamada e"purgo de documentos. E%TUDO' leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada ,assunto. que vai ter, se e"iste algum antecedente ,dossi@.&

(UNDO + o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa. Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando e-mail: prof.jfernando@ a!oo."om.#r $%N: prof.jfernando@!otmail."om

DD

' principal unidade de arran o estrutural nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. ' a principal unidade de arran o funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o princpio da proveni@ncia. IN%-EO< feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para informao& verificao no s? da presena do competente despacho de arquivamento, como tambm da e"ist@ncia de antecedentes, providenciando(se a devida reunio, se for o caso. ORDENAO' dispor os documentos de acordo com a classificao e a codificao dada. O-ERAJE% EM ARQUIVAMENTO' Jara que tenhamos um bom desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie de fases at o arquivamento, a consulta e o emprstimo. %E)EO' /eparao de documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

EKERCICIO%

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DI

T1. Ko c?digo de classificao de documentos de arquivo das atividades(meio da administrao p!blica brasileira as fun*es, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de MassuntosO, encontram(se hierarquicamente distribudos de acordo com' ,38#8E/4R. a. os critrios estabelecidos por cada ?rgo& b. a espcie documental. c. a tipologia documental. d. o regimento do organismo. e. as fun*es e atividades desempenhadas pelo ?rgo. TD. %s elementos informativos mais comumente tomados como refer@ncias para a ordenao dos documentos de arquivo so' ,38#8E/4R. a. n!mero do documento, data, local de proced@ncia, nome do emissor ou destinat)rio, ob eto ou tema especfico do documento. b. K!mero do documento, data, local de proced@ncia, nome do emissor ou destinat)rio, notao. c. K!mero do documento, data, local de proced@ncia, nome do emissor ou destinat)rio, c?digo de classificao. d. K!mero do documento, data, local de proced@ncia, nome do emissor ou destinat)rio, recolhimento e. K!mero do documento, data, local de proced@ncia, nome do emissor ou destinat)rio, transfer@ncia. TI. 9 avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor prim)rio e o valor secund)rio de um documento. 4espectivamente, o valor prim)rio e valor secund)rio significam' ,38#8E/4R. a. a qualidade do documento primeiramente recebido G a qualidade do documento recebido posteriormente b. a qualidade do documento simples G a qualidade do documento comple"o c. a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou G a qualidade do documento utilizado por todos d. a qualidade do documento baseado nas utiliza*es imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou se a, nas raz*es para as quais o documento foi criado G a qualidade do documento baseado nas utiliza*es no imediatas ou cientficas , ou se a, de testemunho privilegiado e. a qualidade do documento da idade corrente G a qualidade do documento da idade intermedi)ria TL. 9s obras de refer@ncia que identificam, resumem e localizam os con untos documentais permanentes so chamados de' ,38#8E/4R. a. planos de classificao de documentos b. planos de classificao de documentos por assunto c. tabela de temporalidade d. instrumento de localizao e. instrumento de pesquisa T=. % pro eto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instala*es, um plano de emerg@ncia, o controle das condi*es fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usu)rio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um' ,38#8E/4R. a. programa de engenharia b. programa de conservao c. pro eto de restaurao d. pro eto de acondicionamento de acervo e. programa de acervo

TP. Jodemos afirmar que #undo de 9rquivo constitudo por um' ,38#8E/4R. a. con unto de coleo de documentos

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DL
b. con unto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administra*es, pessoas fsicas ou urdicas c. con unto de te"tos manuscritos d. con unto de documentos recebidos e. con unto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administrao, de uma mesma pessoa fsica ou urdica TQ. 9s institui*es produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que e"ige muita ateno na leitura e interpretao dos documentos analisados pelos arquivistas. %bserve o seguinte documento'
4io de Raneiro, 1T de novembro de DTT= +lmo. /r. /ilva e /ilva Departamento de 4ecursos Cumanos 9v. Jresidente Fargas, IQ/<T< 4io de Raneiro G 4R Jrezado /enhor 8ncaminho as correspond@ncias e os pareceres, desta Diretoria 3omercial, sobre a admisso de pessoal, para incio imediato na matriz da nossa empresa. 4essalto que as vagas so referentes A Jsicologia do Erabalho e da 8ducao. 9tenciosamente 0onteiro e 0onteiro Diretor 9ssistente

% documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais' ,3F0, DTT=. a. encaminhamento de correspond@ncia, admisso imediata, Diretoria 3omercial b. admisso pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educao c. parecer, comercial, matriz da empresa d. refer@ncia, psicologia, trabalho e educao e. 4io de Raneiro, encaminhamento, vagas para psic?logos T<. % con unto de atividades destinadas a orientar o usu)rio no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa ob etivo de servio denominado' ,8letrobr)s. a. interc$mbio b. disseminao seletiva c. transfer@ncia da informao d. refer@ncia e. recuperao da informao T>. 9 adoo de recursos tecnol?gicos para alterao do suporte da informao requer a observ$ncia de critrios fundamentais que levem em considerao' ,8letrobr)s. a. legislao em vigor& comutao bibliogr)fica internacional, aplicao de normas internacionais b. preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao custo/benefcio de sua implantao c. relao custo/benefcio de sua implantao& aplicao de normais internacionais& comutao de registros documentais nacionais e internacionais d. comutao bibliogr)fica& normais internacionais de [ebsites& princpios arquivsticos e. fundamentos arquivsticos, insero no Jrograma da /ociedade da +nformao& comutao de registros documentais internacionais

1T. % mtodo de inde"ao coordenada, ou unitermo, au"ilia na recuperao da informao e e"ige a estruturao de um vocabul)rio controlado. % mtodo consiste na atribuio de n!meros em ordem

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D=
crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. 9 recuperao dos documentos r feita a partir das palavras chave. 9uditoria +nterna TTT TT1 TTD TTI TTL TT= TTP LT I1 QD 1I LL 1= IP =T Q1 =D <I PL 1<= 11P 1TI D1= DPI Jroposta orament)ria TTI TTL TT= TTP II =L <= QP >I >L 1== 11P 1PI 1TL 1P= DLP TTQ TT< TT> TQ L< 1> >Q << I> LQQ

TTT TT1 TTD DT L1 1D =T <1 ID 1D1

TTQ 1Q =Q 1DQ

TT< TT> D< P> P< 11> 1L<

Kesse sentido, para recuperar o !nico documento que trata da elaborao da proposta orament)ria e auditoria interna da empresa 0F3, necess)rio apresentar os documentos de n!meros' ,3F0, DTT=.. a. DT e LT b. I1 e >I c. LL e >L d. =T e 11P e. 1TI e 1DQ 11. 5ma das lo as de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Jara elucidar(los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. 9lguns de seus problemas so' as v)rias origens dos documentos foram mescladas& no e"iste cronologia formal nos volumes de documentos& os documentos correntes esto misturados aos intermedi)rios e permanentes& e"istem, desordenadamente, v)rias revistas especializadas, cat)logos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. % procedimento correto para iniciar essa organizao ' ,3F0, DTT=. a. solicitar a colaborao do diretor da empresa b. fazer o levantamento documental c. numerar o acervo para eliminar os documentos d. arran ar sistematicamente a documentao e. elaborar os instrumentos de pesquisa 1D. % ciclo vital dos documentos administrativos compreende tr@s idades' os arquivos correntes, que mant@m os documentos durante seu uso funcional, administrativo e urdico& os arquivos intermedi)rios, que guardam os documentos que ) ultrapassaram o prazo de validade urdico(administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor& e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservados definitivamente. 9 especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Jortanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente' ,3F0, DTT=. a. fora da cidade, arquivo nacional b. pr?"ima ao corrente, lugar descentralizado c. acima de estrutura, )rea de segurana d. em torno da capital, perto do centro e. unto ao produtor

1I. 9 :ei <.1=>, de T< de aneiro de 1>>1, disp*e sobre a poltica nacional de arquivos p!blicos e privados. De acordo com ela, os arquivos p!blicos so os con untos de documentos' ,6KD8/, DTTD.

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DP
a. produzidos e recebidos por ?rgos p!blicos, institui*es de car)ter p!blico e entidades privadas, em decorr@ncia do e"erccio de atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que se a o suporte da informao ou a natureza dos documentos b. produzidos e recebidos, no e"erccio de suas atividades, por ?rgos p!blicos e privados de $mbito federal, estadual, do Distrito #ederal e municipal em decorr@ncia de suas fun*es administrativas, legislativas e urdicas, qualquer que se a o suporte a informao ou a natureza dos documentos c. e opera*es tcnicas referentes A sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermedi)ria, visando a sua eliminao ou transfer@ncia para guarda permanente, qualquer que se a o suporte da informao ou a natureza dos documentos d. de mais de =T anos de idade produzidos e recebidos por instituio p!blica ou privada, em decorr@ncia de suas atividades ligadas ao servio p!blico ou no, qualquer que se a o suporte da informao ou a natureza dos documentos e. pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder e"ecutivo em seu respectivo nvel de compet@ncia, qualquer que se a o suporte da informao ou a natureza dos documentos 1L. 9 natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o' ,5#4R, DTTL. a. con unto de classifica*es b. mtodo de arquivamento c. sistema de nota*es d. descarte de pro e*es e. instrumento de pesquisa 1=. 9 classificao Decimal de De[e- empregada nos arquivos divide o saber humano em' ,5#4R, DTTL. a. cinco classes principais e cinco classes gerais b. seis classes principais e quatro classes gerais c. sete classes principais e tr@s classes gerais d. oito classes principais e duas classes gerais e. nove classes principais e uma classe geral 1P. Jara organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo' ,5#4R, DTTL. a. enciclopdico b. numrico c. dicion)rio d. unitermo e. geogr)fico 1Q. 9ssegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer) a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo' ,5#4R, DTTL. a. onom)stico b. permanente c. especializado d. intermedi)rio e. estratgico 1<. Ka mensagem' Minformamos que, na reunio ordin)ria da /ub(4eitoria de Jlane amento da 5#4R, foi discutido o oramento para o ano DTT=O, as palavras(chaves principais so' ,5#4R, DTTL. a. informao, reunio e ordin)ria b. reunio ordin)ria, /ub(4eitoria de Jlane amento e oramento para DTT= c. informao, /ub(4eitoria e Jlane amento da 5#4R d. reunio ordin)ria, informao e oramento para DTT= e. informao, 5#4R e ano DTT= 1>. 8stabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probat?rios, atividade da comisso de' ,5#4R, DTTL.

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DQ
a. b. c. d. e. avaliao de documentos incinerao de documentos restaurao de documentos movimentao de documentos preservao de documentos

DT. 9ntes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de' ,5#4R, DTTL. a. operacionalidade b. caducidade c. organicidade d. temporalidade e. originalidade D1. % controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o ob etivo de criar uma atmosfera favor)vel A conservao dos documentos, denomina(se' ,5#4R, DTTL. a. monitorao b. climatizao c. esterilizao d. fumigao e. refrigerao DD. % instrumento que procede ao relacionamento das antigas nota*es para as novas que tenham sido adotadas, em decorr@ncia de alterao no sistema de arran o, a tabela de' ,5#4R, DTTL. a. temporalidade b. prescrio c. destinao d. equival@ncia e. conservao DI. /o inalien)veis e imprescritveis os documentos de valor' ,5#4R, DTTL. a. prim)rio b. permanente c. especial d. intermedi)rio e. corrente DL. %s princpios te?ricos e pr)ticos de arran o e descrio consagrados pela 9rquivstica contempor$nea aplicam(se' ,0J89m, DTTD. a. aos acervos arquivsticos p!blicos e privados b. tanto aos arquivos como As bibliotecas c. aos arquivos, As bibliotecas e aos museus d. As cole*es de particulares e de organismos privados e. aos acervos hemorogr)ficos por particulares D=. % que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos\,0J89m, DTTD. a. um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente b. um plano fsico que fornea ao ?rgo as bases para manuteno de documentos com informa*es significativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dados relevantes c. um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imagin)veis, de uma massa documental acumulada d. um plano de descarte sistem)tico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalizao das imagens dos documentos com o uso de recursos inform)ticos e. um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio DP. 5ma das tend@ncias mais e"pressivas da 9rquivstica do mundo atual o enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que'

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D<
a. b. c. d. e. os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e para o futuro os conte!dos dos documentos convencionados e no(convencionais v@m ganhando maior significao para o trabalho profissional as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivstico tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre

DQ. 9s institui*es denominadas arquivos p!blicos federais, estaduais, municipais e institucionais so locais onde, em situao ideais, guardam(se' a. os documentos de valor corrente, isto , de uso constante b. os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo c. os documentos de todos os tipos e valores d. os documentos sem valor corrente, porm ainda !teis por algum tempo ou destinados A preservao definitiva e. os documentos que esto esperando a definio de suas situa*es D<. % uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas !ltimas dcadas. Jor isso, institui*es p!blicas e privadas utilizam(se em v)rios casos. /egundo especialistas, este recurso' ,0J89m, DTTD. a. tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel, fotogr)fico e videogr)fico b. tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais c. indicado somente para os arquivos correntes d. torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticos e. utiliz)vel em aplica*es especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto de vista urdico e hist?rico(cultural D>. a digitalizao de documentos ) chegou ao 6rasil. 3om ela possvel que se produzam arquivos eletrnicos de imagens mapeadas em #ist ou de dados por meio do reconhecimento ?tico de caracteres. /ob o ponto de vista arquivstico' ,0J89m, DTTD. a. os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita a recuperao das informa*es contidas b. os documentos devem ser digitalizados, respeitando(se os padr*es nacionais de qualidade c. os documentos a serem digitalizados devem ser ob eto de um tratamento tcnico(cientfico preliminar, e"ecutado por profissionais d. a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um ?rgo, diminuindo o espao de guarda e facilitando o acesso e. a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo IT. De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos p!blicos brasileiros so' ,0J89m, DTTD. a. o documento te"tual em papel e a fotografia b. a correspond@ncia e os dossi@s funcionais c. os microfilmes e os disquetes d. o processo administrativo e a correspond@ncia e. as m)quinas digitais contempor$neas e os discos ?ticos I1. 9 an)lise acerca da situao do acervo arquivstico e"istente em uma instituio p!blica ou privada obtida mediante a elaborao de um' ,ERD#E, DTTT. a. plano de ao b. plano de gesto c. plano de classificao d. programa de gesto documental e. diagn?stico do acervo

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D>
ID. De acordo com a 4esoluo n. ; 1T do 3%K942, os usu)rios de microfilmes de documentos arquivsticos sero obrigatoriamente informados, por meio da utilizao de smbolos especficos, quando o estado fsico original dos documentos apresentar a situao de' ,ERD#E, DTTT. + G original ilegvel ++ G te"to manchado +++ G numerao incorreta +F G data(limite atribuda F G repetio de imagem 8sto certos apenas os itens' a. +, ++ e +F b. +, ++ e F c. +, +++ e F d. ++, +++ e +F e. +++, +F e F II. Ka terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenao e classificao de documentos um conceito atribudo para aelaborao do plano de' ,ERD#E, DTTT. a. ordenao b. destinao c. classificao d. arquivamento e. armazenamento IL. Das atividades abai"o, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente' ,ERD#E, DTTT. a. an)lise b. ordenao c. descrio d. arquivamento e. emprstimo I=. %bserve o quadro abai"o' ,ERD#E, DTTT. Disserta*es 9ntropologia 9ntropologia 3ultural Eeoria 9ntropol?gica Cist?ria /ociologia 0onografia 9ntropologia Cistoria Cistoria 9ntiga Cistoria 0oderna /ociologia Te e 9ntropologia Cist?ria /ociologia /ociologia da 8ducao /ociologia 4ural

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IT
De acordo com a obra 9rquivo' teoria e pr)tica, de 0arilena :eite Jaes, a forma de ordenao adotada no e"emplo acima corresponde A' a. duple" b. enciclopdica c. alfabtica d. dicion)rio e. decimal IP. % processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necess)rio, dos itens documentais dentro das sries ' ,ERD#E, DTTT. a. a catalogao b. o arran o c. a an)lise d. a avaliao e. a descrio IQ. 5m programa de gesto de documentos eficiente prev@ a gesto dos acervos e dos recursos nela empregados. +sso implica plane ar a distribuio prvia das )reas de dep?sito, indicando a utilizao atual e futura dos espaos disponveis. 3onforme o Dicion)rio de Eerminologia 9rquivstica da 9ssociao dos 9rquivistas de /o Jaulo, esse plane amento consubstancia(se no plano de' a. destinao b. arquivamento c. armazenamento d. classificao e. descrio I<. 2uanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opo incorreta' ,ERD#E, DTTT. a. o invent)rio o instrumento que descreve con untos ou unidades documentais na ordem em que foram arran ados b. no cat)logo a descrio e"austiva ou parcial de um fundo toma por base a srie documental c. ]o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informa*es b)sicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos^ d. um invent)rio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento e. o repert?rio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente I>. % instrumento de pesquisa em que a descrio e"austiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivis*es, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o' ,ERD#E, DTTT. a. cat)logo b. invent)rio c. guia d. repert?rio e. ndice LT. Ko c?digo de classificao de documentos de arquivo das atividades(meio da administrao p!blica brasileira as fun*es, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de MassuntosO, encontram(se hierarquicamente distribudos de acordo com' ,#olha Dirigida T> a 1= de ulho/DTT=. a. os critrios estabelecidos por cada ?rgo b. espcie documental c. a tipologia documental d. o regimento do organismo e. as fun*es desempenhadas pelo ?rgo.

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I1
L1. 3lassifique como verdadeira ,F. ou falsa ,#. cada afirmao sobre arquivos apresentada abai"o. 9 ordem correta ' ,#olha Dirigida TQ a 1I de ulho/DTT=. a. , .3ada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda As suas necessidades especficas b. , .%s arquivos podem passar por tr@s est)gios de evoluo, que no so complementares c. , .9 maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo d. , .8mbora o termo MarquivoO se a usado em refer@ncia a qualquer uma das tr@s idades, os arquivos propriamente ditos so os de terceira idade. a. b. c. d. e. F(F(#(F F(F(#(# F(#(F(F #(#(F(# #(F(#(F

LD. 9ssinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedi)rios. ,#olha Dirigida TQ a 1I de ulho/DTT=. a. Devem necessariamente ser conservados pr?"imo aos escrit?rios b. Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqBente c. /o tambm chamados de MlimboO, Mpurgat?rioO ou Marquivo mortoO d. Nuardam documentos oficiais ou de valor hist?rico em car)ter permanente e. 4e!nem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados LI. 9 respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirma*es abai"o. ,#olha Dirigida TQ a 1I de ulho/DTT=.. + G 9 escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfat?rios se for adequadamente aplicado. ++ G 8m comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, r)pido e barato, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande. +++ G Jodem(se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dos numricos& cada uma delas, por sua vez, divide(se em diversas subclasses. a. b. c. d. e. +, apenas ++, apenas +++, apenas + e ++, apenas ++ e +++, apenas

LL. 9s pastas abai"o devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. ,#olha Dirigida TQ a 1I de ulho/DTT=. + G Eerceiro /emin)rio 6rasileiro de Jesquisa ++ G __ 3ongresso de 6iblioteconomia e 3i@ncias da +nformao +++ G >; /imp?sio de Diretores de 6ibliotecas 5niversit)rias da 9mrica :atina +F G Dcimo /timo 8ncontro de +nformao e Documentao Rurdica F G 1=; 8ncontro Kacional de +nformao e Documentao Rurdica a. b. c. d. e. + G +++ G +F G F G ++ + G +F G ++ G F G +++ ++ G +F G F G + G +++ ++ G F G +F G + G +++ +F G F G ++ G +++ G +

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ID
L=. 9ssinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. ,#olha Dirigida TQ a 1I de ulho/DTT=. a. 2uando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes b. /obrenomes compostos de substantivo e ad etivo ,como 0onte Ferde. no so separados c. /obrenomes iniciados com a palavra /anta ,como /anta 3ruz. so compostos e no se separam d. Etulos que acompanham nomes, como Neneral ou 0inistro, so considerados na alfabetao e. %s nomes orientais , aponeses ou )rabes, por e"emplo. so registrados e"atamente como se apresentam.

1E 1LD 1CA 2BE *AC

2A 11E 2LD 2CC *BE

*D 12E 21E *LD *CA

,E 1*E 22D *1E ,LE

/E 1,E 2*E *2C ,1C

@E 1/E 2,A **D ,2E

AE 1@E 2/A *,C ,*A

BD 1AD 2@C */E ,,C

CE 1BE 2AE *@E ,/D

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