CONCEITOS FUNDAMENTAIS

. INFORMAO x DOCUMENTO

. SUPORTE . DOSSI x ACERVO . ITEM DOC. x UNIDADES DE ARQ. . ARRANJO . ARMAZENAR x ACONDICIONAR . ACESSO . ARQUIVO

INFORMAO X DOCUMENTO
INFORMAO -> conhecimento extrado de dados, para formao de um juzo de valor.

DOCUMENTO -> registro de uma informao, independente da natureza do suporte que a contm.

MATERIAL FSICO NO QUAL A INFORMAO REGISTRADA.

->

SUPORTE

COMO OS HOMENS SE COMUNICAVAM?

LINGUAGEM GESTUAL MMICA LINGUAGEM ORAL EMISSO DE SONS/VOCBULOS LINGUAGEM ESCRITA PARA DOCUMENTAR UM FATO, UM REGISTRO

ARQUIVO

LOCAL DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

SUPORTES DA ESCRITA (EVOLUO)

POCAS REMOTAS
-

POCAS MAIS RECENTES

pedra - papiro madeira - pergaminho mrmore - papel cobre metal marfim tbuas placas (tabletes de argila) - cascas de rvore

EXPLOSO INFORMACIONAL
Sculo XIX progresso cientfico e tecnolgico

EXPLOSO DA INFORMAO
Evoluo e aperfeioamento das tcnicas de registro e anlise dos dados, permitindo, dessa forma: - a rapidez na recuperao da informao - dissemin-la de forma mais adequada

DOSSI -> DOCUMENTOS DIVERSOS (DETERMINADA PESSOA / ASSUNTO ESPECFICO). ACERVO -> CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO.

DOSSI x ACERVO

ITEM DOC. X UNIDADES DE ARQ.

ITEM DOCUMENTAL -> MENOR UNIDADE ARQUIVSTICA MATERIALMENTE INDIVISVEL.

UNIDADES DE ARQUIVAMENTO -> O MENOR CONJUNTO DE DOCS., REUNIDO DE ACORDO COM CRITRIO DE ARRANJO PREESTABELECIDO.

ARRANJO
ORGANIZAO

ARMAZENAR x ACONDICIONAR ARMAZENAR ACONDICIONAR GUARDAR EMBALAR

ACESSO
POSSIBILIDADES DE CONSULTA

ARQUIVO (ORIGEM DA PALAVRA)

ORIGEM GREGA ORIGEM LATINA arch -> archeion -> arquivo
(palcio dos magistrados/depsito docs. antiga Grcia)

archivum -> arquivo

(lugar de guarda de docs. e de ttulos de nobreza)

ANTIGO: Depsito de papis de qualquer

CONCEITO ARQUIVO

espcie, tendo sempre relao com os direitos das instituies ou indivduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no mais atendiam a esta exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas. (Paes, 1986, p.4)

CONCEITO ARQUIVO
MODERNO: o conjunto de docs.
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck => ex-arquivista dos EUA)

CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO: . PRODUO . RECEPO . ACUMULAO

FINALIDADE PRINCIPAL
FACILITAR A CONSULTA AOS DOCUMENTOS PELOS USURIOS (ADMINISTRADORES / PESQUISADORES), CONSTITUINDO-SE, PORTANTO, EM BASE DO CONHECIMENTO DA HISTRIA.

FUNES BSICAS:
GUARDA
PARA PERMITIR O

CONSERVAO DISPONIBILIZAO

ACESSO AOS DOCS. PELOS CONSULENTES (FUNO PRINCIPAL)

OBJETIVOS:
Armazenar adequadamente os documentos; Transmitir, com preciso, as informaes contidas neles.

IMPORTNCIA

a racionalizao da informao;

a eficincia administrativa; auxlio na tomada de decises.

DIPLOMTICA ->

CINCIAS AUXILIARES DA ARQUIVOLOGIA

o estudo de documentos quanto sua autenticidade/fidedignidade, alm da sua estrutura formal;

PALEOGRAFIA -> tcnica que habilita a decifrar docs. antigos; estuda a histria da escrita e a evoluo das letras. Permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos usados para escrever; HERLDICA -> a arte ou cincia dos brases; dos emblemas; GENEALOGIA -> estudo da origem das famlias (ascendncia e a descendncia dos indivduos) e suas relaes.

RGOS DE DOCUMENTAO Qual o elemento comum de um arquivo, uma biblioteca e um museu?

O documento.

Centro de documentao ou informao . agrupa (rene) qualquer tipo de documento; . so, em sua maioria, reprodues (audiovisuais) ou referncias virtuais (bases de dados); . sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.

MUSEU
instituio de interesse pblico; objetivo: informao e entretenimento; documentos: peas e objetos de valor cultural; por serem objetos, os documentos so chamados de tridimensionais; finalidades: cultural e didtica.

 finalidade: cultural, didtica; objetivos: instruir, educar; aquisio: compra, doao ou permuta (troca); avaliao: peas isoladas (relao no-orgnica); docs. existem em numerosos exemplares; docs. so unidos pelo contedo; em sua maioria, so impressos (livros, peridicos); pblico-alvo: pesquisador, estudante e o cidado comum (qualquer pessoa); rgo colecionador.

BIBLIOTECA

 finalidade: funcional (administrativa); objetivos: provar, testemunhar; aquisio: produo/recepo; avaliao: como um conjunto (relao orgnica); docs. existem em um nico exemplar ou em nmero limitado de cpias; docs. so unidos pela sua provenincia; em sua maioria, so docs. textuais (papel); pblico-alvo: administradores (rgos produtores) / pesquisadores (valor secundrio); rgo receptor (recebimento).

ARQUIVO

TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
(TERMOS BSICOS MAIS UTILIZADOS E QUE J CARAM EM CONCURSO)

TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
ACERVO -> Conjunto dos documentos de um arquivo. ACESSO -> Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. ANTECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa (juntada de antecedentes -> ANEXAO).

ARQUIVAMENTO -> Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.

ARQUIVSTICA -> Princpios e tcnicas observados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.

ARQUIVO EM DEPSITO -> Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo.

AVALIAO OU TRIAGEM -> Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios, informativos e/ou histricos.

CLASSIFICAO -> Na organizao de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado (= ARRANJO). CORRESPONDNCIA -> Comunicao escrita, recebida ou expedida, apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, memorandos, telegramas, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

DATA-LIMITE -> Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. DEPSITO -> Local onde os documentos so guardados, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia de posse ou propriedade. DESCARTE, ELIMINAO OU EXPURGO -> Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente.

DESCLASSIFICAO -> Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DESTINAO -> Depois de se avaliar o grau de importncia do documento, dizer para onde o mesmo ser encaminhado. INSTRUMENTO DE PESQUISA -> Meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos.

ITEM DOCUMENTAL -> A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc. NOTAO -> Elemento de identificao das unidades de arquivamento, permitindo a sua localizao (terminologia). PRECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porm de pessoas diferentes (juntada de precedentes -> APENSAO).

PROCESSO -> Termo geralmente usado na administrao pblica, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. PROTOCOLO -> Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso. -> Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. -> Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

RECLASSIFICAO -> Alterao, pela autoridade competente, de classificao de dado ou informao (mudana no grau de sigilo).

REFERNCIA CRUZADA, REMISSIVA OU REFERNCIA -> Liga dois ou mais assuntos correlatos (referncia - VER TAMBM). -> a indicao de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referncia - VER TAMBM). -> Quando a entrada do nome de pessoas fsicas feita atravs de pseudnimos, usamos a ficha remissiva VER. -> Quando uma empresa mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razo social ou nome de fantasia, usamos a remissiva VER.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO -> O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Exs.: pastas, maos ou pacotilhas.

TEORIA DAS TRS IDADES (CICLO VITAL DOS DOCS./ ESTGIO DE EVOLUO DOS ARQS.) Arquivos correntes intermedirios permanentes (GRAU DE FREQUNCIA DE USO)

(primeira idade) . INTERMEDIRIO -> CONSULTA NO FREQUENTE (segunda idade) . PERMANENTE -> FONTE DE CONSULTA (docs. preservados para sempre) (terceira idade)

. CORRENTE -> CONSULTA FREQUENTE

LOCALIZAO FSICA
. ARQS. CORRENTES -> JUNTO AOS RGOS PRODUTORES OU PRXIMO DELES (FACILITAR O ACESSO); . ARQS. INTERMEDIRIOS -> LOCAL AFASTADO DOS RGOS PRODUTORES; . ARQS. PERMANENTES -> JUNTO AOS CENTROS CULTURAIS OU PRXIMOS S UNIVERSIDADES (LOCAIS COM AMPLAS SALAS DE CONSULTA).

ACESSO AOS DOCUMENTOS

ARQS. CORRENTES -> RESTRITO AO RGO PRODUTOR; ARQS. INTERMEDIRIOS -> RGO PRODUTOR; RESTRITO AO

ARQS. PERMANENTES -> QUALQUER PESSOA. (FUNO SOCIAL DOS ARQUIVOS)

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

PASSAGEM DO CORRENTE AO INTERMEDIRIO

(TRANSFERNCIA)
PASSAGEM DO INTERMEDIRIO AO PERMANENTE

(RECOLHIMENTO) Obs.: um documento pode passar direto do corrente para o permanente, sem passar pelo arquivo intermedirio.

VALOR PRIMRIO/VALOR SECUNDRIO

VALOR PRIMRIO (IMEDIATO/ADMINISTRATIVO) VALOR SECUNDRIO (MEDIATO, PERMANENTE OU DE ARQUIVO) ARQ. CORRENTE -> VALOR PRIMRIO ARQ. INTERMEDIRIO -> VALOR PRIMRIO ARQ. PERMANENTE -> VALOR SECUNDRIO

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS (TIPOLOGIA DOCUMENTAL)

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

S ENTIDADES PRODUTORAS; S ENTIDADES MANTENEDORAS; AOS ESTGIOS DE EVOLUO DOS ARQUIVOS; EXTENSO DE SUA ATUAO (ABRANGNCIA); NATUREZA DOS DOCUMENTOS.

QUANTO ENTIDADE PRODUTORA:

PBLICOS PRIVADOS

QUANTO ENTIDADE MANTENEDORA:

PBLICOS

INSTITUCIONAIS (ESCOLAS, IGREJAS) COMERCIAIS FAMILIARES OU PESSOAIS

QUANTO EXTENSO DE SUA ATUAO (ABRANGNCIA):

SETORIAIS (RGOS OPERACIONAIS)

GERAIS OU CENTRAIS (MINIMIZAR O PROBLEMA ESPACIAL)

QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS:

ESPECIAIS (MERECEM TRATAMENTO

ESPECIAL) -> DOCS. DE FORMAS FSICAS DISTINTAS (EXCETO O PAPEL). ESPECIALIZADOS (ARA ESPECFICA DO CONHECIMENTO HUMANO) (MDICO, DE ENGENHARIA, CONTBIL).

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

- GNERO; - ESPCIE; - NATUREZA DO ASSUNTO

Gnero -> configurao que assume um doc. de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram p/ registrar a mensagem. Espcie -> configurao que assume um doc. de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Tipologia -> o estudo dos tipos documentais. Tipo -> configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.

. GNERO -> DIFERENTES SUPORTES . ESPCIE -> ASPECTO FORMAL (FORMALIDADE) . TIPO -> TIPOLOGIA ESPCIE + FUNO = TIPO
(RELATRIO) (FINANCEIRO) (RELATRIO FINANCEIRO)

OUTROS EXEMPLOS:
ESPCIES -> RELATRIO; ATA; CERTIDO; BOLETIM; EDITAL; CONTRATO. TIPOS -> RELATRIO DE RECURSOS HUMANOS; ATA DA AGE DO CONDOMNIO MORADA FELIZ; CERTIDO DE NASCIMENTO; BOLETIM DE FREQUNCIA; EDITAL DE CONCURSO PBLICO; CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS.

GNERO DOCUMENTAL

MANUSCRITOS, IMPRESSOS (PAPEL); . CARTOGRFICOS ENGENHARIA, GEOGRAFIA, ARQUITETURA

(MAPAS, PLANTAS,

. TEXTUAIS

. ICONOGRFICOS IMAGENS ESTTICAS

FOTOGRAFIAS AREAS)

(FOTOGRAFIAS (NEGATIVOS, AMPLIAES), DESENHOS, GRAVURAS, CARTAZES, CARTES POSTAIS, ESTAMPAS, DIAPOSITIVOS (ESLAIDES), PARTITURAS)

. FILMOGRFICOS IMAGENS EM MOVIMENTO (FILMES, FITAS DE VDEO) . SONOROS (REGISTROS FONOGRFICOS) (DISCOS, FITAS DE UDIO) . MICROGRFICOS (MICROFILMAGEM) (MICROFICHAS, JAQUETAS, ROLOS) . INFORMTICOS (COMPUTADOR) (DISQUETES, DISCOS RGIDOS, DISCOS PTICOS)

ESPCIES DOCUMENTAIS

DE CUMPRIMENTO OBRIGATRIO (LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, REGULAMENTOS) DEVEM SER PRESERVADOS PARASEMPRE. EMITEM UMA OPINIO (PARECERES, VOTOS, RELATRIOS) FIRMA FATOS, ACONTECIMENTOS (ATAS, AUTOS DE INFRAO)

ATOS NORMATIVOS

ATOS ENUNCIATIVOS

ATOS DE ASSENTAMENTO

COMPROVAM DECISES (CERTIDES, ATESTADOS, CPIAS AUTENTICADAS) REPRESENTAM ACORDOS FIRMADOS - DOCUMENTOS PACTUAIS (CONVNIOS, CONTRATOS)

ATOS COMPROBATRIOS ATOS DE AJUSTE

A FIM DE OS ATOS NORMATIVOS SEREM EXECUTADOS (EDITAIS, MEMORANDOS, TELEGRAMAS)

ATOS DE CORRESPONDNCIA

FORMA DOCUMENTAL
EST RELACIONADA COM O PREPARO DO DOCUMENTO E A MANEIRA COMO ELE DISPONIBILIZADO AO USURIO.
(MINUTA, RASCUNHO, ORIGINAL, CPIA)

FORMATO DOCUMENTAL
EST RELACIONADO COM AS CARACTERSTICAS FSICAS DE UM SUPORTE. (CADERNO, LIVRO, CDICE) CDICE = LIVRO DE REGISTRO

NATUREZA DO ASSUNTO

(LEI DE ACESSO INFORMAO PBLICA)

. MAIO/2012 -> COMEOU A VIGORAR

LEI 12.527/2011
. NOVEMBRO/2011 -> SANCIONADA

GRAUS DE SIGILO DOS DOCS. PBLICOS:

ULTRA-SECRETO => 25 ANOS (UMA NICA PRORROGAO) SECRETO => 15 ANOS (NO H PRORROGAO) RESERVADO => 5 ANOS (NO H PRORROGAO)

REQUISITOS PARA UMA BOA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS

Apoio em nvel superior na escala hierrquica da empresa (com a coordenao de um arquivista) esprito de equipe pessoal treinado de forma adequada mtodos e sistemas de arquivamento eficazes espao e layout compatveis com o acervo manual das atividades tcnicas (inclusas nele a rotina do trmite documental e a tabela de temporalidade, se houver)

Passos - organizar e administrar arquivos:

. LEVANTAMENTO DE DADOS
(questionrios, observaes, entrevistas e emisso relatrios)

. ANLISE DOS DADOS COLETADOS . PLANEJAMENTO . EXECUO OU IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO

Levantamento de dados
a) INCIO DO LEVANTAMENTO

. antes de tudo, devemos conhecer a organizao (ver o

organograma e os funcionogramas da empresa)

. legislao pertinente
b) CONHECER A DOCUMENTAO

. levando-se em considerao vrios aspectos

c) PROCESSOS A SEREM OBSERVADOS

. inerentes documentao
d) RECURSOS

. humanos, financeiros, fsicos, ambientais, institucionais

e informacionais

Anlise dos dados coletados

Fazer um diagnstico / prognstico

Planejamento
Formulao de um plano arquivstico: Posio do arquivo na estrutura organizacional Centralizao ou descentralizao / coordenao Escolher instalaes e equipamentos Mtodos de arquivamento adequados Estabelecer normas de funcionamento Recursos humanos/ financeiros Formao de arquivos intermedirio/permanente

TIPOS DE ARQUIVAMENTO:
HORIZONTAL -> DOCUMENTOS DISPOSTOS UNS SOBRE OS OUTROS. (Arquivos Intermedirios / Permanentes) VERTICAL -> DOCUMENTOS COLOCADOS UNS AO LADO DOS OUTROS OU ATRS. (Arquivos Correntes)

Execuo ou implantao e acompanhamento

Antes da implantao => sensibilizar envolvidos Treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas Colocar em prtica o que foi planejado (implantao) Ver se os objetivos foram alcanados (acompanhamento) Melhorar a qualidade dos servios, caso seja necessrio) ajustes necessrios Por fim, elabora-se o manual de arquivo

MATERIAL DE ARQUIVO
. DE CONSUMO -> MENOR DURABILIDADE (PASTA, FICHA, GUIA DIVISRIA, TIRA DE INSERO) - ACESSRIOS . PERMANENTE -> MAIOR DURABILIDADE (ARQUIVOS, ARMRIO DE AO, ESTANTE, FICHRIO) - EQUIPAMENTOS -

Execuo ou implantao e acompanhamento

Antes da implantao => sensibilizar envolvidos Treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas Colocar em prtica o que foi planejado (implantao) Ver se os objetivos foram alcanados (acompanhamento) Melhorar a qualidade dos servios, caso seja necessrio) ajustes necessrios Por fim, elabora-se o manual de arquivo

CORRESPONDNCIA
. A COMUNICAO ESCRITA, RECEBIDA (PASSIVA) OU EXPEDIDA (ATIVA), APRESENTADA SOB VRIAS FORMAS CARTAS, OFCIOS, MEMORANDOS, ENTRE OUTRAS PODENDO SER: INTERNA OU EXTERNA, OFICIAL OU PARTICULAR, OSTENSIVA OU SIGILOSA.

 INTERNA -> correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. Exs.: memorandos, circulares, despachos. EXTERNA -> correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas. Exs.: ofcios, cartas, telegramas. Oficial -> trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. PARTICULAR -> a de interesse pessoal de servidores de uma instituio.

TIPOS DE CORRESPONDNCIA/ ESPCIES DOCUMENTAIS

ATA -> EXPOSIO DOS FATOS OCORRIDOS EM UMA REUNIO; ATESTADO -> AUTORIDADE DECLARA ALGO LEVANDO-SE EM CONSIDERAO UM FATO, UMA SITUAO (+ USADO PARA PESSOAS). TEM VALOR DE PROVA JUNTO A TERCEIROS; AVISO -> CORRESPONDNCIA ENTRE MINISTROS DE ESTADO OU GOVERNADORES DE ESTADOS; BOLETIM -> PEQUENO ESCRITO NOTICIOSO, GERALMENTE P/ SER AFIXADO EM CERTOS LOCAIS;

CARTA -> CORRESPONDNCIA UTILIZADA EM COMUNICAES SOCIAIS ORIGINRIAS DE CARGO E FUNO PBLICOS. NAS EMPRESAS PRIVADAS, A CARTA MUITO USADA P/ TRANSMISSO DE INFORMAES, FEITURA DE CONVITES. MENOS FORMAL QUE O OFCIO; CERTIDO -> DOC. PROVENIENTE DE FUNCIONRIO POSSUIDOR DE F PBLICA, TRANSCREVENDO ALGO J REGISTRADO ANTERIORMENTE. LOGO, A CERTIDO UMA TRANSCRIO AUTENTICADA; CERTIFICADO -> DOC. QUE GARANTE A VERACIDADE DE ALGO.

CIRCULAR -> CORRESPONDNCIA DIRIGIDA, AO MESMO TEMPO, A VRIOS DESTINATRIOS; CONTRATO -> ACORDO ENTRE DUAS OU MAIS PARTES QUE ENTRE SI TRANSFEREM DIREITO OU SE SUJEITAM A UMA OBRIGAO; CONVNIO -> ACORDO FIRMADO ENTRE ENTIDADES, PARA A REALIZAO DE ALGUM OBJETIVO CONVERGENTE. DISTINGUE-SE DO CONTRATO PELO FATO DE OS PARTICIPANTES ESTAREM EM IGUALDADE DE CONDIES;

MEDIDA PROVISRIA -> ATO NORMATIVO DE INICIATIVA DO PODER EXECUTIVO, SEM NECESSIDADE DE TRAMITAO NO PODER LEGISLATIVO; MEMORANDO -> CORRESPONDNCIA INTERNA, DESCRITA COM OBJETIVIDADE E SIMPLICIDADE, PARA ASSUNTOS HABITUAIS ENTRE CHEFIAS DE UM MESMO ORGANISMO; OFCIO -> FORMA DE CORRESPONDNCIA TROCADA ENTRE AUTORIDADES DA MESMA HIERARQUIA OU ENTRE SUBALTERNOS E AUTORIDADES.

PETIO -> INSTRUMENTO PELO QUAL SE PEDE AUTORIDADE PBLICA A CONCESSO DE UM FAVOR REGULAMENTAR OU O RECONHECIMENTO DE UM DIREITO (SEM CERTEZA DO RESPALDO LEGAL). DIFERE DO REQUERIMENTO PELO FATO DE NESTE INSTRUMENTO A REIVINDICAO TER AMPARO LEGAL; PORTARIA -> ATO PELO QUAL AUTORIDADES COMPETENTES DETERMINAM PROVIDNCIAS DE CARTER ADMINISTRATIVO, DEFININDO SITUAES FUNCIONAIS, APLICANDO PENALIDADES DISCIPLINARES, ENTRE OUTRAS;

REGIMENTO -> CONJUNTO DE NORMAS QUE ESTABELECE O MODO DE FUNCIONAMENTO DE UM RGO; REGULAMENTO -> CONJUNTO DE PRINCPIOS E DE NORMAS ESTABELECIDAS PARA A PERVEIO EXECUO DE UMA LEI; RELATRIO -> DOC. ONDE SE RELATA A UMA AUTORIDADE SUPERIOR O DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS REFERENTES A DETERMINADOS SERVIOS PRESTADOS OU A UM PERODO ESPECFICO;

RESOLUO -> ATO PROVENIENTE DE RGO COLEGIADO, REGISTRANDO UMA DECISO OU UMA ORDEM NO MBITO DE SUA REA DE ATUAO; TERMO -> DECLARAO ESCRITA EM PROCESSO OU EM LIVRO ESPECIAL, REGISTRANDO UM ATO, UM ACORDO, UMA VONTADE; TESTAMENTO -> DECLARAO SOLENE DA VONTADE DE PESSOA INTERESSADA SOBRE OS PREOCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS COM O SEU PATRIMNIO, APS A SUA MORTE.

ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES

PROTOCOLO EXPEDIO ARQUIVAMENTO EMPRSTIMO CONSULTA DESTINAO

PROTOCOLO

Protocolo => Atividades de Controle: . recebimento (ENTRADA) classificao (VER O ASSUNTO) registro (CONTROLE SUCINTO) autuao (ABERTURA DE PROCESSOS) distribuio (O PRIMEIRO DESTINO) movimentao (TRMITE, FLUXO) expedio (SADA)

PROTOCOLO (2 COMPARTIMENTOS):

RECEBIMENTO E CLASSIFICAO REGISTRO E MOVIMENTAO

RECEBIMENTO E CLASSIFICAO - RECEBE O DOCUMENTO; - SEPARA OS DOCS. (OFICIAL DO PARTICULAR; OSTENSIVO DO SIGILOSO); - ENCAMINHA OS DOCS. DE NATUREZA SIGILOSA E PARTICULAR AOS DESTINATRIOS ESPECFICOS; - INTERPRETA E CLASSIFICA OS DOCS. OSTENSIVOS; - ENCAMINHA OS DOCS. AO SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAO.

REGISTRO E MOVIMENTAO
ATUA NA DISTRIBUIO E REDISTRIBUIO DO DOCUMENTO

EXPEDIO

- VERIFICAR SE NO FALTAM FOLHAS OU

ANEXOS; - NUMER-LAS E DAT-LAS NO ORIGINAL E NAS CPIAS; SEPARAR O ORIGINAL DAS CPIAS; PREPARAR OS ENVELOPES; EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR A CPIA AO SETOR DE ARQUIVAMENTO.

ARQUIVAMENTO

ARQUIVAMENTO (ROTINAS) INSPEO ANLISE (ESTUDO, CLASSIFICAO E CODIFICAA) ORDENAO ARQUIVAMENTO EMPRSTIMO E CONSULTA

INSPEO
EXAMINAR O DOC., VERIFICANDO O LTIMO DESPACHO. (ARQUIVE-SE/ PARA ARQUIVO)

ANLISE
LER COM ATENO O DOCUMENTO; CLASSIFICAR E CODIFICAR O DOC. AS REFERNCIAS CRUZADAS NECESSRIAS; A EXISTNCIA DE ANTECEDENTES.

AGILIZA O ARQUIVAMENTO E RACIONALIZA AS TAREFAS. A FORMA DE DISPOSIO DOS DOCS., OBEDECENDO A CLASSIFICAO E A CODIFICAO ADOTADAS.

ORDENAO

ARQUIVAMENTO A GUARDA DO DOC. NO LOCAL DESIGNADO.

EMPRSTIMO E CONSULTA

EMPRSTIMO DOS DOCUMENTOS: QUANDO UM DOCUMENTO FOR RETIRADO DA ESTANTE, DEVE SER COLOCADA NO LOCAL UMA GUIA DE SUBTITUIO , TAMBM CONHECIDA COMO FICHA LOCALIZADORA OU GUIA-FORA

GUIA-FORA

SUBSTITUI A PASTA RETIRADA TEMPORARIAMENTE DO ARQUIVO

PARA QUE SERVE A GUIA-FORA?

INDICAR QUE O DOCUMENTO SAIU DO ARQUIVO E QUE NO FOI EXTRAVIADO OU ARQUIVADO ERRADO; PERMITIR A LOCALIZAO DO DOCUMENTO QUANDO DELE SE NECESSITE; SERVIR COMO SINAL NA ESTANTE E FACILITAR O REARQUIVAMENTO POR OCASIO DA DEVOLUO DO DOCUMENTO.

. TRANSFERNCIA (C -> I) . RECOLHIMENTO (I -> P) . ELIMINAO . RECOLHIMENTO . ELIMINAO

DESTINAO

DESTINAO FINAL

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PORTARIA NORMATIVA NMERO 5, DE 19/12/2002

DISPE SOBRE OS PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE PROTOCOLO, NO MBITO DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL, PARA OS RGOS E ENTIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE SERVIOS GERAIS - SISG.

(MPOG)

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

SIMPLES FLEXVEL PERMITIR EXPANSES

MTODOS DE ARQUIVAMENTO: 2 grandes . bsicos classes . padronizados

BSICOS E PADRONIZADOS: 2 grandes . direto (busca direta) sistemas . indireto(ndice auxiliar remissivo)

MTODOS BSICOS (MAIS COMUNS):

ALFABTICO (NOME) -> REGRAS DE ALFABETAO GEOGRFICO (LOCAL OU PROCEDNCIA) NUMRICO (NMERO) IDEOGRFICO (ASSUNTO)

MTODO ALFABTICO
Vantagens:
- agilidade na recuperao da informao; - custo baixo; - sistema direto e de fcil implantao.

Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.

REGRAS DE ORDENAO
LETRA POR LETRA DEL PRETE, Alfredo DE PENEDO, Carlos PALAVRA POR PALAVRA DE PENEDO, Carlos DEL PRETE, Alfredo

REGRAS DE ALFABETAO

1) NOMES DE PESSOAS FSICAS (ltimo sobrenome e depois o prenome) Antnio Carlos Jobim Arquiva-se: JOBIM, Antonio Carlos

2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HFEN (no se separam) Marcelo Castelo Branco Ruth Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Marcelo VILLA-LOBOS, Ruth

3) SANTA, SANTO OU SO (No se separam) Maria Santa Rita Antnio So Paulo Arquivam-se: SANTA RITA, Maria SO PAULO, Antnio

4) INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES

(Vem antes na classificao de sobrenomes iguais)

S. Valentini Sandra Valentini Solange Valentini Arquivam-se: VALENTINI, S VALENTINI, Sandra VALENTINI, Solange

5) ARTIGOS E PREPOSIES (No so considerados parte integrante do ltimo sobrenome) Vincius de Moraes Arquiva-se: MORAES, Vincius de

6) GRAU DE PARENTESCO
Antnio Souza Neto Csar Souza Filho Arquivam-se: SOUZA NETO, Antnio SOUZA FILHO, Csar

(So considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica)

7) TTULOS

(No so considerados na alfabetao) Professor Lucas Soares da Silva Arquiva-se: SILVA, Lucas Soares da (Professor)

8) Nomes estrangeiros

(So considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhis e orientais) Sophia Loren Arquiva-se: LOREN, Sophia

9) PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS

(Podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome, quando comeadas com letra maiscula)

Pepino di Capri Mafalda Di Capri Arquivam-se: CAPRI, Pepino di DI CAPRI, Mafalda

10) NOMES ESPANHIS (So registrados pelo penltimo sobrenome) Oviedo Lopez Diaz Arquiva-se: LOPEZ DIAZ, Oviedo

11) NOMES ORIENTAIS Ali Mohamed Deng Yutang Omar Saad Arquivam-se: ALI MOHAMED DENG YUTANG OMAR SAAD

(So ordenados como se apresentam, na ordem direta) FICA IGUAL

12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIES E RGOS GOVERNAMENTAIS (Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao) Bonf Correia LTDA. Fundao Roberto Marinho O Globo The New York Times Arquivam-se: BONF CORREIA LTDA. FUNDAO ROBERTO MARINHO GLOBO (O) NEW YORK TIMES (THE)

13) TTULOS DE CONGRESSOS, CONFERNCIAS, REUNIES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS (Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses) IX Congresso Brasileiro de Arquivologia Stimo Encontro Nacional de Jornalistas Arquivam-se: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX) ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Stimo)

MTODO GEOGRFICO
Vantagens:
- sistema direto; - ordenao alfabtica; - fcil de usar.

Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do correspondente).

MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.

Desvantagem:
- sistema indireto (exigindo pesquisa aos ndices).

MTODO NUMRICO SIMPLES: . pasta arquivada em ordem numrica . n pasta + um n seqencial (ordem entrada) . usado com freqncia em arquivos especiais e especializados . pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar MTODO NUMRICO CRONOLGICO . + usado em sistemas de protocolo . ordem cronolgica . ordem numrica (data + nmero)

NUMRICO DGITO-TERMINAL

. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS

. FORMA PARES . LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA Ex.: dossi n 983.021

Separando: 98-30-21 21 -> grupo primrio ou incial -> n gaveta (seo) 30 -> grupo secundrio -> n guia divisria (diviso) 98 -> grupo tercirio -> n do documento

PADRONIZADOS: VARIADEX AUTOMTICO SOUNDEX MNEMNICO RNEO

MTODO ALFABTICO
Vantagens:
- agilidade na recuperao da informao; - custo baixo; - sistema direto e de fcil implantao.

Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.

REGRAS DE ORDENAO
LETRA POR LETRA DEL PRETE, Alfredo DE PENEDO, Carlos PALAVRA POR PALAVRA DE PENEDO, Carlos DEL PRETE, Alfredo

REGRAS DE ALFABETAO

1) NOMES DE PESSOAS FSICAS (ltimo sobrenome e depois o prenome) Antnio Carlos Jobim Arquiva-se: JOBIM, Antonio Carlos

2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HFEN (no se separam) Marcelo Castelo Branco Ruth Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Marcelo VILLA-LOBOS, Ruth

3) SANTA, SANTO OU SO (No se separam) Maria Santa Rita Antnio So Paulo Arquivam-se: SANTA RITA, Maria SO PAULO, Antnio

4) INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES

(Vem antes na classificao de sobrenomes iguais)

S. Valentini Sandra Valentini Solange Valentini Arquivam-se: VALENTINI, S VALENTINI, Sandra VALENTINI, Solange

5) ARTIGOS E PREPOSIES (No so considerados parte integrante do ltimo sobrenome) Vincius de Moraes Arquiva-se: MORAES, Vincius de

6) GRAU DE PARENTESCO
Antnio Souza Neto Csar Souza Filho Arquivam-se: SOUZA NETO, Antnio SOUZA FILHO, Csar

(So considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica)

7) TTULOS

(No so considerados na alfabetao) Professor Lucas Soares da Silva Arquiva-se: SILVA, Lucas Soares da (Professor)

8) Nomes estrangeiros

(So considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhis e orientais) Sophia Loren Arquiva-se: LOREN, Sophia

9) PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS

(Podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome, quando comeadas com letra maiscula)

Pepino di Capri Mafalda Di Capri Arquivam-se: CAPRI, Pepino di DI CAPRI, Mafalda

10) NOMES ESPANHIS (So registrados pelo penltimo sobrenome) Oviedo Lopez Diaz Arquiva-se: LOPEZ DIAZ, Oviedo

11) NOMES ORIENTAIS Ali Mohamed Deng Yutang Omar Saad Arquivam-se: ALI MOHAMED DENG YUTANG OMAR SAAD

(So ordenados como se apresentam, na ordem direta) FICA IGUAL

12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIES E RGOS GOVERNAMENTAIS (Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao) Bonf Correia LTDA. Fundao Roberto Marinho O Globo The New York Times Arquivam-se: BONF CORREIA LTDA. FUNDAO ROBERTO MARINHO GLOBO (O) NEW YORK TIMES (THE)

13) TTULOS DE CONGRESSOS, CONFERNCIAS, REUNIES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS (Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses) IX Congresso Brasileiro de Arquivologia Stimo Encontro Nacional de Jornalistas Arquivam-se: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX) ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Stimo)

MTODO GEOGRFICO
Vantagens:
- sistema direto; - ordenao alfabtica; - fcil de usar.

Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do correspondente).

EXISTEM 3 FORMAS DE ORDENAO: . ESTADO . CIDADE . PAS

(ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE)

PELO ESTADO

PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABTICA DOS ESTADOS. AO ORDENAR POR ESTADO, A CAPITAL DESSE ESTADO DEVE VIR PRIMEIRO. BAHIA ILHUS SANGALO, IVETE MINAS GERAIS BELO HORIZONTE VALENTINI, IVO MINAS GERAIS ARAX- ARAJO, RUTH MINAS GERAIS VARGINHA COSTA, MNICA MINAS GERAIS VARGINHA RIBEIRO, JOO DE S RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SOUZA, ARY

(CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE)

PELA CIDADE

AO ORDENAR PELA CIDADE, OBSERVA-SE A ORDEM ALFABTICA DAS CIDADES (INCLUSIVE AS CAPITAIS).
AREAL RONDNIA LOPES, ANDRESSA CARAPEBUS RIO DE JANEIRO SILVA, LUCINDA DA SO PAULO SO PAULO SOARES, RUI

(PAS CIDADE CORRESPONDENTE) PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABTICA DOS PASES (= ESTADO)

FRANA PARIS BERGERE, CLAUDE FRANA LYON FONTAINE, ALLAN PORTUGAL COIMBRA PINTO, ANTNIO

PELO PAS

MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.

Desvantagem:
- sistema indireto (exigindo pesquisa aos ndices).

MTODO NUMRICO SIMPLES: . pasta arquivada em ordem numrica . n pasta + um n seqencial (ordem entrada) . usado com freqncia em arquivos especiais e especializados . pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar MTODO NUMRICO CRONOLGICO . + usado em sistemas de protocolo . ordem cronolgica . ordem numrica (data + nmero)

NUMRICO DGITO-TERMINAL

. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS

. FORMA PARES . LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA Ex.: dossi n 983.021

Separando: 98-30-21 21 -> grupo primrio ou incial -> n gaveta (seo) 30 -> grupo secundrio -> n guia divisria (diviso) 98 -> grupo tercirio -> n do documento

IDEOGRFICO (ALFABTICO)
DICIONRIO -> OS ASSUNTOS SO DISPOSTOS EM RGIDA ORDEM ALFABTICA. ARQUIVO CORRENTE ARQUIVOINTERMEDIRIO DOCUMENTO USADO COMO FONTE DE PESQUISA SINALTICAS

ENCICLOPDICO -> EXISTE UMA RELAO MTUA ENTRE OS ASSUNTOS. (HIERARQUIZAO) ARQUIVO CORRENTE DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO SETORIAL ARQUIVOINTERMEDIRIO DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO PR-ARQUIVO ARQUIVO PERMANENTE DOC. POSSUI VALOR SECUNDRIO

DUPLEX -> ABERTURA ILIMITADA DE CLASSES. (OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM TRAO). ONSTRUO: 1 1-1 1-2 2 2-1 2-1-1 2-2

IDEOGRFICO (NUMRICO)

DECIMAL -> BASEIA-SE NO SISTEMA DECIMAL DE MELVIL DEWEY, QUE DIVIDE O SABER HUMANOEM 9 CLASSES PRINCIPAIS EUMADCIMA GERAL. (OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM PONTO). APARTE INTEIRA COMPOSTA POR 3 ALGARISMOS. A PARTE DECIMAL PODE OU NO EXISTIR. CONSTRUO: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 ADMISSO 111 EXAME MDICO 112 DOCUMENTOS 112.1 DOCUMENTOS RECEBIDOS 112.2 DOCUMENTOS PENDENTES

UNITERMO OU INDEXAO COORDENADA . A BASE DESTE MTODO A ANALOGIA; . UTILIZADO EM ARQUIVOS ESPECIAIS E ESPECIALIZADOS. CARACTERSTICAS: . FICHAS EM ORDEM ALFABTICA; . 10 COLUNAS EM CADAFICHA; . ATRIBUIR ASSUNTOS DE UM NICO TERMO.

PADRONIZADOS: VARIADEX AUTOMTICO SOUNDEX MNEMNICO RNEO

VARIADEX
MTODO ALFABTICO ACRESCENTA-SE CORES S LETRAS SO 5 CORES ( ELAS SO ATRIBUDAS EM FUNO DA 2 LETRA DO NOME DE ENTRADA NO ARQUIVO) AS CORES PODEM SER MODIFICADAS

LEI 8.159/1991 DISPE SOBRE A POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS E D OUTRAS PROVIDNCIAS.

ARTIGOS MAIS IMPORTANTES:

ART. SEGUNDO -> DEFINE ARQUIVOS; ART. TERCEIRO -> DEFINE GESTO; ART. 10 -> SO INALIENVEIS E IMPRESCRITVEIS OS DOCS. DE VALOR PERMANENTE; ART. 12 -> REVELA QUANDO OS ARQUIVOS PRIVADOS PODEM SER CONSIDERADOS PELO PODER PBLICO COMO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL; ART. 18 -> COMPETNCIA DO ARQUIVO NACIONAL. ART. 25 -> DOC. DESFIGURADO OU DESTRUDO (VP) ART. 26-> FALA SOBRE O CONARQ.

GESTO DE DOCUMENTOS Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. ( Lei 8.159/1991, art. 3 )

GARANTIR, DE MANEIRA EFICAZ, A PRODUO,ADMINISTRAO, MANUTENO E DESTINAO DE DOCS. (DE FORMA RACIONAL, ECONMICA).

OBJETIVO

PRINCPIO BSICO:
A INFORMAO DEVE ESTAR DISPONVEL NOLUGAR CERTO, NA HORA CERTA, PARA AS PESSOAS CERTAS, E COM O MENOR CUSTOPOSSVEL (ECONOMIA DE TEMPO, ESPAO E USO RACIONAL DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS).

FASES DA GESTO DOCUMENTOS

. PRODUO . UTILIZAO . DESTINAO

Gesto (nveis de aplicao):

nvel mnimo nvel mnimo ampliado nvel intermedirio nvel mximo (UNESCO)

AVALIAO DE DOCUMENTOS

Conceitos -> A avaliao de um documento feita atravs da anlise e seleo do mesmo, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao (cria-se uma TABELA DE TEMPORALIDADE), contribuindo, assim, para a racionalizao dos arquivos. A destinao um conjunto de operaes subsequentes fase de avaliao, visando encaminh-los guarda temporria ou permanente, eliminao ou microfilmagem.

Objetivos: . reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; . aumentar o ndice de recuperao da informao; . garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; . conquistar espao fsico; . aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

QUANDO DEVE SER FEITA A AVALIAO? NOS ARQUIVOS CORRENTES.

QUEM DEVE AVALIAR UM DOCUMENTO? A COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO E DESTINAO DOCUMENTAL, COMPOSTA POR PROFISSIONAIS DAS MAIS DIVERSAS REAS.

TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os docs. devem ser mantidos nos arqs. correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arqs. permanentes, estabelecendo critrios p/ microfilmagem e eliminao (terminologia). Registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo.

Principais elementos : . tipo e/ou assunto dos documentos; . perodo; . quantificao; . prazos de reteno (AC e AI); . destinao (T, R, M ou E); . observaes.

Cdigo Classificao 005 011.2 033.1 035 040

Assunto

Prazos de guarda Corrente Intermedirio 5 anos 5 anos aps aprovao de contas 10 anos 10 anos

Destinao Final

Obs. -

Legislao de Pessoal Cursos Sugestes Normas e Regulament os Notas de Empenho Sindicatos Planos e Projetos

Enquanto vigorar 5 anos Enquanto vigorar Enquanto vigorar At as contas serem aprovadas 5 anos Enquanto vigorar

Guarda permanente Eliminao Eliminao Guarda permanente Eliminao

MicroFilmar -

045.4 058.6

Guarda permanente Guarda permanente

Microfilmar

Lista de eliminao -> contm a relao de documentos a serem eliminados em uma nica operao. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente.

LISTA DE ELIMINAO
Especificao dos Documentos Datas Quantidades

Convites

1975 1977

3 caixas

Recortes de jornais

1965 1970

20 caixas

. FRAGMENTAO; . MACERAO; . ALIENAO POR VENDA OU DOAO; . INCINERAO.

FORMAS DE ELIMINAO:

Atividades (arq. Permanente): . Arranjo . Descrio e publicao . Conservao . Referncia

Tarefas de arranjo:
INTELECTUAIS -> anlise doc. (forma, contedo e origem funcional) SUBSTNCIA FSICAS -> arrumao dos papis nos locais adequados, seu empacotamento. TRABALHO BRAAL

FUNDO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UMA MESMA PROVENINCIA.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS

a) Princpio da Provenincia dos Arquivos (ou Respeito aos Fundos) o arquivo produzido por uma entidade no deve ser misturado aos de outras entidades geradoras. b) Princpio da organicidade as relaes administrativas espelham-se nos conjuntos documentais.

c) Princpio da unicidade os documentos de arquivo preservam seu carter nico, em funo de seu contexto de produo. d) Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os fundos devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido.

e) Princpio da cumulatividade o arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. f) Princpio do respeito ordem original o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora. (Fonte: BELLOTTO, Arquivos permanentes: tratamento documental)

 Prncpio da pertinncia (ou temtico) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em considerao a provenincia e a classificao original. Princpio da reversibilidade todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio.

 Princpio da provenincia territorial (ou Princpio da territorialidade) os arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Princpio da provenincia funcional com a transferncia de funes de uma autoridade para outra como resultado de mudana poltica ou administrativa,documentos relevantes ou cpias so tambm transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Tambm chamado pertinncia funcional. (Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005)

Descrio
DEFINIO -> Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia).

OBJETIVO FINAL -> acesso.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

BSICOS
GUIA INVENTRIO CATLOGO
REPERTRIO

AUXILIARES
NDICE TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA

GUIA
. ORIENTA

OS USURIOS

. + ABRANGENTE DOS

INSTRUMENTOS PESQUISA

. VISO GERAL DE CONJUNTO DOS

SERVIOS ARQUIVSTICOS

INVENTRIO
SUMRIO -> DEVE SER O 1 INSTRUMENTO (PRELIMINAR) A SER CRIADO PARA OS FUNDOS DOS ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS. ANALTICO -> PROPICIA AO USURIO UM

CONHECIMENTO INDIVIDUALIZADO DAS UNIDADES DE ARQUIVAMENTO, ATRAVS DA DESCRIO MINUCIOSA DE SEU CONTEDO.

CATLOGO
CRTRIO TEMTICO, CRONOLGICO, ONOMSTICO OU GEOGRFICO (RELAO METDICA) DESCRIO UNITRIA DOS DOCUMENTOS FORMA RESUMIDA OU ANALTICA

REPERTRIO OU CATLOGO SELETIVO

+ DETALHADO DOCS. PREVIAMENTE SELECIONADOS H UM JUZO DE VALOR OBEDECE A UM CRITRIO ESPECFICO A INTENO A DE RESSALTAR DOCS. IINDIVIDUAIS RELEVANTES

NDICE
LISTA SISTEMTICA E MINUCIOSA LISTA ALFABTICA (E EVENTUALMENTE CRONOLGICA) DE NOMES DE PESSOAS, LUGARES OU ASSUNTOS CONTIDOS EM UMA OU MAIS UNIDADES ARQUIVSTICAS. (BELOTTO)

TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA

ESTABELECE UMA CORRESPONDNCIA ENTRE DIFERENTES NOTAES (ANTIGAS E NOVAS) (MUDANAS NO SISTEMA DE ARRANJO)

OPERAES DE CONSERVAO
DESINFESTAO / DESINFECO

LIMPEZA ALISAMENTO RESTAURAO

MTODOS DE RESTAURAO
BANHO DE GELATINA TECIDO SILKING LAMINAO LAMINAO MANUAL ENCAPSULAO

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

Processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos (Decreto 1.799/96 - regulamenta a lei da microfilmagem).

. REDUZIR O VOLUME DOCUMENTAL;

. GARANTIR A SUA DURABILIDADE. . VALIDADE LEGAL; . ECONOMIA DE ESPAO; . DURABILIDADE DO ACERVO; . REDUO DO VOLUME DE PAPIS; . PRESERVAO DOS DOCS. ORIGINAIS; . COMPLEMENTAO DE ACERVOS.

OBJETIVOS:

VANTAGENS:

. ALTO CUSTO;

DESVANTAGENS:

. DIFCIL A COMPARAO ENTRE IMAGENS, EM UM MESMO MICROFILME.

. PREPARO

ETAPAS:

. MICROFILMAGEM; . PROCESSAMENTO; . DUPLICAO.

LEI 5.433/1968 (REGULA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS OFICIAIS) . ART. SEGUNDO (OS DOCS. DE VALOR HISTRICO NO DEVERO SER ELIMINADOS, PODENDO SER ARQUIVADO EM LOCAL DIVERSO DA REPARTIO DETENTORA DOS MESMOS.

DECRETO 1.799/1996 (REGULAMENTA A LEI 5.433/1968) . ART. TERCEIRO -> DEFINE MICROFILME; . ART. STIMO E INCISOS -> O QUE ENTRA NA IMAGEM DE ABERTURA . ART. OITAVO E INCISOS -> O QUEENTRA NA IMAGEM DE ENCERRAMENTO; . ART. 13 -> OS DOCS. OFICIAIS OU PBLICOS, COM VALOR DE GUARDA PERMANENTE, NO PODERO SER ELIMINADOS APSA MICROFILMAGEM, DEVENDO SER RECOLHIDOS AO ARQUIVO PBLICO DE SUA ESFERA DE ATUAO OU PRESERVADOS PELO PRPRIO RGO DETENTOR.

AUTOMAO
FINALIDADE: . OTIMIZAR E RACIONALIZAR A GESTO DOCUMENTAL.

DIGITALIZAO
REPRODUO POR VARREDURA ELETRNICA PROCESSO DE CONVERSO DE UM DOC. POR MEIO DE DISPOSITIVO APROPRIADO, COMO UM ESCNER.

DOCUMENTOS ELETRNICOS

SO OS ELABORADOS POR UM COMPUTADOR.

DOCUMENTOS DIGITAIS(VANTAGENS) . ECONOMIA DE ESPAO FSICO . GANHO DE PRODUTIVIDADE . FACILIDADE DE ACESSO AOS ESTOQUES
DOCUMENTOS DIGITAIS(DESVANTAGENS)

. FACILIDADE DE MANIPULAO . INSTABILIDADE DO SUPORTE

METADADOS
OS METADADOS SO IMPRESCINDVEIS PARA ASSEGURAR:

AUTENTICIDADE COMPREENSO USO

DOS DOCUMENTOS

DIGITAIS

Os dados descrevem como a informao foi registrada (hardware, software) e identificam o documento (autor, data, assunto, entre outros).