Evidncias e perspectivas de atuao do profissional do secretariado executivo no assessoramento em mbito municipal: o caso de Chapec/SC

Julvane Raquel Fath*, Sandra Regina Toledo dos Santos**

Resumo
O papel principal do secretariado executivo assegurar o dinamismo e a eficincia nas empresas, pblicas ou privadas, o qual necessita de um grau de conhecimento geral da empresa na qual se trabalha e das tarefas a serem desempenhadas para o seu chefe o executivo. Este artigo objetiva avaliar as evidncias e perspectivas do profissional do secretariado executivo nas atividades administrativas junto ao municpio de Chapec, no Oeste catarinense. Para tanto, foi realizada uma pesquisa descritiva delineada por um estudo de caso, tendo como forma de investigao um estudo com anlise quantitativa, com a coleta de dados por um questionrio organizado atravs da escala de likert e aplicado junto aos gestores das secretarias do municpio estudado. As principais evidncias apontam as reas de atuao a serem exploradas pelo profissional pesquisado, na gesto administrativa e de apoio ao gestor, mas que ainda h carncia da sua atuao na esfera pblica, expressando a necessidade de reformulao dos planos de carreira municipal, pois sua formao multidisciplinar contribui para uma melhor gesto das prticas gerenciais na administrao pblica. Palavras-chave: Administrao. Gesto. Profissional. Secretariado.

Introduo
As organizaes, para desenvolver suas atividades dirias, necessitam de profissionais qualificados para atender as tarefas que lhe so correlatas, dentre os quais se encontram os secretrios executivos, que desempenham suas funes no apoio gesto e assessoram os diversos nveis do ambiente empresarial. Nesse contexto, o papel principal da assessoria assegurar o dinamismo e a eficincia nas empresas, quer sejam pblicas, quer sejam privadas. Conforme Macedo (2009), o trabalho dos executivos mescla-se ao dos

* **

Graduada em Secretariado Executivo, UPF. Especialista em Assessoria Executiva. Graduada em Cincias Contbeis, UPF. Especialista em Contabilidade, Auditoria e Finanas Pblicas, Ufrgs. Mestra em Controladoria - Cincias Contbeis, Unisinos. Pesquisadora e Professora Adjunto I, UPF

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

21

assessores, ambos executam atividades em resposta s demandas cotidianas, realizam planejamentos que exigem anlise, organizam mtodos especficos e apresentam habilidades gerenciais, envolvendo o controle das aes prprias e as do dirigente. No setor pblico, a organizao da estrutura administrativa est condicionada aos regulamentos legais como forma de estabelecer aos cargos a sua correta competncia e responsabilidades. Assim, os cargos relativos rea de secretariado executivo, ao exercerem assessorias, esto inseridos no processo gerencial para desenvolver mltiplas funes, seja na execuo dos projetos, seja no auxlio direto aos gestores. Nesse cenrio, o governo tem buscado implementar em seus mtodos e procedimentos administrativos, instrumentos j utilizados pela iniciativa privada com xito h alguns anos, como, por exemplo, o planejamento estratgico, o controle de processos e a instituio de ndices para auferir a qualidade das tarefas executadas pelos servidores. Tendo em vista essa necessidade de melhoria no planejamento e execuo das atividades internas governamentais, especialmente nos municpios, o presente estudo busca responder a seguinte questo: quais so as evidncias e perspectivas da atuao do profissional do secretariado executivo em atividades de assessoria junto ao municpio de Chapec - SC? O objetivo geral delineado consiste em avaliar as evidncias e perspectivas para a atuao desse profissional no assessoramento das atividades adminis-

trativas e gerenciais junto ao municpio estudado, desdobrando-se nos objetivos especficos voltados ao levantamento de reas passveis de atuao e relacion-las s atribuies inerentes profisso ora pesquisada. Essa abordagem justifica-se pelo fato de o objeto de estudo poder contribuir para o melhor delineamento do campo de trabalho, ainda pouco explorado junto administrao pblica, especialmente a municipal, tendo em vista a falta de conhecimento tcnico acerca das atribuies relacionadas a essa profisso. Assim, acredita-se que essa atuao no se resume ao desempenho das atividades rotineiras da organizao, mas, sim, ao domnio de habilidades e conhecimentos multidisciplinares adquiridos em sua formao acadmica. A estrutura do estudo est organizada, inicialmente, por essa introduo, seguida da fundamentao terica, que pontua temas voltados compreenso do setor pblico e da profisso de secretariado executivo. Em seguida apresenta-se a metodologia utilizada, e aps constam os resultados obtidos junto ao municpio estudado, os quais daro subsdios s consideraes finais.

Fundamentao terica
Neste tpico apresentam-se os temas relacionados estrutura organizacional da administrao pblica, a nova conjuntura organizacional e de recursos humanos na administrao pblica, a eficincia e a eficcia como princpios da administrao pblica, bem como o profissional do secretariado executivo e o contexto governamental.

22

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

A estrutura organizacional da administrao pblica

Na gesto dos diversos nveis de governo encontram-se as estruturas administrativas cercadas por regulamentos rgidos que buscam delimitar as atribuies dos cargos, as regras funcionais a que esto submetidos e as responsabilidades inerentes sua atuao. De acordo com Morais (2002), a administrao pblica pode ser definida, de modo objetivo, como uma atividade concreta e imediata que o Estado desenvolve para a consecuo dos interesses coletivos e, de modo subjetivo, como o conjunto de rgos e de pessoas jurdicas que esto submetidas a regulamentos legais que atribuem o exerccio da funo administrativa do Estado. Pela amplitude com que o Estado est delineado, com estruturas em trs nveis e sendo o Federal o mais complexo, Meirelles (2002) destaca que a administrao pblica classifica-se na forma direta, que composta pela Unio, pelo Distrito Federal, pelos Estados e Municpios; ao passo que na forma indireta subdivide-se em autarquias, empresas pblicas, sociedades de economia mista e as fundaes pblicas. Carvalho Filho (2006, p. 4) conceitua administrao direta como:
[...] conjunto de rgos que integram as pessoas federativas, aos quais foi atribuda a competncia para o exerccio, de forma centralizada, das atividades administrativas do Estado.

[...] conjunto de pessoas administrativas que, vinculadas respectiva Administrao Direta, tm o objetivo de desempenhar as atividades administrativas de forma descentralizada.

Nesse contexto, a organizao administrativa atende aos interesses diretos da sociedade com servios cuja prestao compete to somente ao governo, como o poder de polcia, a guarda do territrio nacional, a regulamentao do sistema financeiro e fiscal, dentre outros. No conjunto das aes, essas so estabelecidas pelos trs poderes, constitudos pelo Executivo, Legislativo e Judicirio, realizando as atividades inerentes ao Estado.

A nova conjuntura organizacional e de recursos humanos na administrao pblica

O Estado, com a evoluo da sociedade, necessitou aperfeioar os meios pelos quais proporcionava aos administrados a prestao dos servios a estes incumbidos de forma mais qualitativa, gil e eficiente. Como reflexo foi iniciado o movimento que buscava o melhor gerenciamento das atividades pblicas, sendo que a administrao pblica gerencial surgiu na segunda metade do sculo XX, motivada pela busca de meios capazes de enfrentar a crise fiscal do Estado como estratgia para reduzir custos e tornar mais eficiente administrao os servios que lhe cabiam, como o instrumento de proteo ao patrimnio pblico e a

Da mesma forma conceitua administrao indireta como:

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

23

insatisfao contra uma administrao pblica burocrtica (SANTOS, 2003). Para a mesma autora, a transio do modelo burocrtico ao novo paradigma gerencial foi dimensionada pelo aparecimento do Estado como meio centralizador do poder. A partir dessa nova ordem, o Estado passou a analisar e entender a necessidade de otimizar o setor de recursos humanos, o qual teria como novo enfoque gerencial aprimorar a capacidade, habilidade e atitude dos envolvidos nas organizaes, a fim de atingir a eficincia, eficcia e qualidade na prestao dos servios coletividade. importante salientar que, com essa reforma, percebe-se por um parmetro mais crtico sobre a necessidade de corrigir as imperfeies e sanar os vcios que se formaram ao longo das dcadas, bem como a urgente separao entre poltica e administrao. Nesse sentido, os gestores pblicos devem administrar, atendendo as diretrizes ao bom gerenciamento dos recursos pblicos, conforme preconiza a Constituio Federal/1988 e leis posteriores, no podendo utilizar da poltica para interferir ou direcionar decises administrativas. Nessa perspectiva, os apontamentos de Santos (2003) retratam que a administrao pblica deveria ser gerida tendo em vista os recursos pblicos existentes, definindo precisamente os programas a serem desenvolvidos, os mecanismos de responsabilizao dos gestores e a transparncia do processo. Assim, no mbito da administrao pblica, a busca pela qualidade constante. A transio da administrao burocrtica para a gerencial foi fator re-

levante para essa mudana, em virtude de que nesse tipo de organizao torna-se necessrio identificar os elementos componentes na definio de qualidade para a administrao pblica em geral (SANTOS, 2003). Conforme descreve Grin (2005), isso ocorre onde o processo gerencial se organiza combinando maior discricionariedade da burocracia via descentralizao e delegao de atribuies com ampliao controle, centralizao e coordenao governamental. Entende-se o gerenciamento em que a devoluo estrutural de tarefas administrativas e centralizao da estratgia mantm a separao entre poltica e administrao. Essa descentralizao decompe a burocracia em estruturas que representam os atores em jogo e separa os administradores dos polticos. Para Grin (2005), a capacidade de adaptao e retroalimentao das polticas determinada pelos resultados obtidos em fazer mais com menos e pelo aumento de produtividade na reviso de metas de desempenho visando maior eficincia alocativa de recursos. Com base no descrito, percebe-se que as atribuies relacionadas ao profissional do secretariado executivo podem ser amplamente desenvolvidas e estruturadas a fim de assessorar os nveis hierrquicos mais elevados do mbito governamental, aplicando as habilidades da assessoria executiva dentro desse contexto. Ao considerar que a administrao pblica busca um perfil mais qualificado no gerenciamento das suas estruturas, esse profissional encaixa-se em virtude de que sua qualificao est voltada para

24

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

a atuao dinmica e focada nos processos internos das organizaes.

possvel dos recursos pblicos, de maneira a evitar-se desperdcios e garantir-se uma maior rentabilidade social.

A eficincia e eficcia como princpios da administrao pblica

Para a gesto mais efetiva e a necessria otimizao dos recursos, o princpio da eficincia liga-se administrao pblica tratando de que no basta alcanar determinada meta para ser eficiente, deve-se buscar a satisfao do usurio, ou seja, do administrado. Meirelles (2002) explica que no apenas a produtividade do servio empreendido, mas tambm a perfeio e a adequao tcnica aos fins visados pela administrao pblica. Tal preceito foi acrescentado Constituio Federal pela emenda constitucional 19/98, que encerrou algumas discusses entre autores acerca de sua existncia implcita na Constituio e sua aplicabilidade integral. Esse princpio busca, dessa forma, atingir tanto aspectos quantitativos como qualitativos, objetivando um rendimento efetivo do servio que est sendo prestado, chamado pelos doutrinadores de boa administrao. Constituindo essa funo no mbito governamental, Morais (2002, p. 317) destaca que:
Assim, princpio da eficincia aquele que impe Administrao Pblica direta e indireta e a seus agentes a persecuo do bem comum, por meio do exerccio de suas competncias de forma imparcial, neutra, transparente, participativa, eficaz, sem burocracia e sempre em busca da qualidade, primando pela adoo dos critrios legais e morais necessrios para a melhor utilizao

Ampliando essa temtica, Amaral (2006) descreve que aqueles, ao exercerem funes pblicas, devem atender:
a exigncia jurdica, imposta aos exercentes de funo administrativa, ou simplesmente aos que manipulam recursos pblicos vinculados de subveno ou fomento, de atuao idnea, econmica e satisfatria na realizao de finalidades pblicas assinaladas por lei, ato ou contrato de direito pblico.

A partir disso, entende-se que ao atender as finalidades do Estado se deve obter a eficincia com o uso dos recursos, buscando impor a tica, aplicar a legalidade aos atos e promover qualidade no atendimento das demandas sociais. Nessa concepo, Di Pietro (2002) explicita que o princpio da eficincia impe ao agente pblico um modo de atuar que produza resultados favorveis consecuo dos fins que cabem ao Estado alcanar, advertindo que a eficincia princpio que soma aos demais impostos administrao pblica. Paralelamente, Bezerra Filho (2002) enfatiza que a eficincia visa ao alcance do melhor desempenho na operacionalidade das aes de competncia da organizao, relacionando, assim, o resultado obtido entre volume de bens ou servios produzidos e o volume de recursos consumidos. J a eficcia ocorre no alcance dos objetivos preestabelecidos. No entendimento de Alcntara (2009), tratando-se do princpio da eficcia, tal preceito afirma que eficcia jurdica diz respeito aplicabilidade, exigibilidade ou executoriedade da norma, como possibilidade de sua aplicao
25

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

jurdica. Isso refora a obrigatoriedade que os gestores pblicos assumem em realizar somente o que a lei autoriza em seu texto. Alm da busca constante da eficcia e eficincia, a mquina pblica tambm vem aprimorando a qualidade nos servios prestados. Nessa perspectiva, Las Casas (2004, p. 16) define qualidade em servios como a capacidade que uma experincia ou qualquer outro fator tenha para satisfazer uma necessidade, resolver um problema ou fornecer benefcios a algum. No conceito de Decker (2010), a gesto da qualidade abrange uma viso holstica da existncia humana, influenciando modos de pensar e de agir. De forma mais ampla, o conceito de qualidade total ou de gesto da qualidade passou a significar modelo de gerenciamento que busca a eficincia e a eficcia organizacional. nesse cenrio, de seletividade e competitividade, que a mesma autora destaca que o profissional do secretariado executivo encontra o seu campo de atuao, trabalhando vezes como gestor e empreendendo em empresas pblicas ou privadas, de pequeno, mdio ou grande porte, de capital nacional ou estrangeiro. Os relatos de Fonseca et al. (2010) apontam que esse profissional atravs de seu conhecimento no processo pode facilitar a organizao diria dos novos executivos e o relacionamento interpessoal com todos os diretores. As opinies convergem para a essncia da atuao no mercado de trabalho dos que se qualificaram e

avanaram no mbito das organizaes, como o caso do profissional do secretariado executivo, que demonstra suas habilidades tcnicas derivadas da formao acadmica.

O profissional de secretariado nas funes de assessoria executiva e o contexto governamental

Aliado aos ordenamentos vinculados ao funcionamento do Estado, relaciona-se a profisso do secretariado executivo ao processo evolutivo da histria desse profissional a partir de um aprimoramento de novos procedimentos e do comportamento interpessoal, possuindo uma viso holstica nas empresas. Segundo Medeiros e Hernandes (2004, p. 17),
da secretria moderna exigem-se no s conhecimentos econmicos e tcnico-financeiros, como tambm de comportamento interpessoal e compreenso das pessoas com quem se relacionam. Para bem compreender as pessoas, necessrio colocar-se dentro do mundo psicolgico delas.

Entende-se que o profissional de secretariado executivo assume uma posio importante na gesto da organizao e busca a preparao baseada na postura tica e dinmica, marcada pelas necessidades do mercado. Ressalta-se que essa profisso tem como marco importante a Revoluo Industrial, que, aps as duas guerras mundiais, por falta de mo de obra masculina, surge, na Europa e nos Estados Unidos, a figura feminina muito atuante como secretria. No Brasil, a mulher

26

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

comea ser notada como secretria na dcada de 1950, pois nessa poca houve a implantao de cursos voltados para a rea, como, por exemplo, datilografia e tcnico em secretariado (MARTINS, 2010). Atualmente, na viso de Portela (2006, p. 13),
o Secretariado Executivo vem ocupando um espao mais evidente na estrutura organizacional [...] e deve estar preparado para desempenhar, com competncia as tarefas peculiares profisso, contribuindo para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizaes.

Relacionando essa condio atuao desse profissional em assessoria executiva, personifica-se um agente de conexo, atuando como a interface entre clientes internos e externos, gerenciando informaes, administrando procedimentos de trabalho, preparando e organizando processos, para que solues e decises sejam tomadas com qualidade e foco em resultados (PORTELA; SCHUMACHER, 2009). Entende-se que a funo da assessoria executiva no consiste somente num assessor direto do gestor na organizao, embora tal assessor tambm possa atuar no planejamento que a instituio ir desenvolver e que sejam relevantes para o crescimento de toda a organizao em si. A inferncia apontada por Garcia e Silva (2005, p. 41) de que
cada vez mais, os executivos precisam de uma profissional parceira, com a viso global, para que a ao no seu departamento, na sua gerncia, possa fluir, naturalmente, dentro da qualidade e velocidade exigidas pelo mercado.

Como agente no processo facilitador da gesto, Ferreira (2004, p. 101) conceitua que agente quem opera, gerencia, age; quem trata de negcios por conta alheia; aquilo que produz ou capaz de determinar determinado efeito [...]. Nessa perspectiva, o assessor tambm atua como gestor no ambiente organizacional, pois est envolvido com os resultados que a empresa visa alcanar com o processo decisrio, alm de desenvolver as funes gerenciais (DURANTE et al., 2007). Nas funes profissionais correlatas esto, dentre outras, o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reunies e a redao de relatrios e correspondncias, o atendimento ao pblico interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina especfica do setor. Adicionalmente, deve apresentar capacidade para tomar decises de forma efetiva na ausncia dos seus superiores, para no obstruir o fluxo de trabalho (MARTINS, 2010). Para o mesmo autor, essa profisso a que rene as tcnicas e os conhecimentos necessrios para a assessoria de executivos e funcionrios de alto escalo das mais diversas reas em empresas privadas e rgos governamentais, sendo o profissional que participa diretamente do dia a dia e das decises do executivo. Percebe-se que lhe pode ser atribudo papis importantes dentro das instituies e sob um enfoque mais abrangente no poder pblico municipal. Esse profissional poder desenvolver estratgias que possam oferecer um planejamento adequado em todos os nveis hierrqui-

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

27

cos e gerar, assim, a melhoria contnua nas rotinas administrativas.

Metodologia
O presente artigo caracteriza-se como uma pesquisa descritiva em virtude do tema abordado sobre as evidncias e perspectivas de atuao do profissional em secretariado executivo, delineado num estudo de caso junto ao municpio de Chapec - RS e atravs de uma abordagem quantitativa. A populao consiste em municpios pertencentes ao Oeste catarinense, de onde se extraiu como amostra o municpio de Chapec. Isso decorrente da pujana local e sua importncia econmica na regio, sendo considerada a capital brasileira da agroindstria. A populao local de 183.530 habitantes, elevando-a condio de sexta maior cidade do estado, com um PIB total, com base no exerccio 2009, de R$ 3.660.560.858,92, considerando o valor do PIB per capita 19.941,93, o que constitui em fato relevante para a seleo aos dados da pesquisa. O municpio contempla as sedes das principais empresas processadoras e exportadoras de carne suna, aves e derivados da Amrica Latina, como, por exemplo, a Cooperativa Central Oeste Catarinense (Aurora Alimentos). Seu parque industrial diversificado, destacando-se os setores metal-mecnico (que vem se especializando na produo de equipamentos para frigorficos), o de plsticos e embalagens, transportes, mveis, bebidas, softwares e biotecnologia (CHAPEC, 2011).

A estrutura administrativa da prefeitura compreende: gabinete do prefeito; gabinete do vice-prefeito; Secretaria de Coordenao de governo; Secretaria da Fazenda e Administrao; Secretaria de Sade, Secretaria de Educao; Secretaria da Agricultura e Servios Rurais; Secretaria de Habitao; Secretaria de Servios Urbanos; Secretaria de Desenvolvimento Econmico e Turismo; Secretaria de Planejamento; Secretaria de Obras e Infraestrutura; Secretaria do Esporte e Lazer; Secretaria de Defesa do cidado; Secretaria de Saneamento; Secretaria de Articulao Institucional. Os gestores das secretarias e gabinetes que desenvolvem suas atividades no mbito da administrao pblica no municpio estudado so em nmero de 16, os quais foram os sujeitos da investigao por se constiturem em ocupantes de cargos pblicos e que dependem de atividades secretariais e de assessoria. At o momento da pesquisa, o municpio ainda no apresentava o cargo de secretrio executivo implementado, mas, sim, o de assessor superior. Para a coleta dos dados, foi elaborado um questionrio moldado a partir do levantamento da fundamentao terica sobre as habilidades e funes do secretrio executivo e da formao desse profissional voltado assessoria executiva. O instrumento foi dividido em trs blocos: no primeiro consta a caracterizao dos respondentes, no segundo aborda o entendimento dos gestores em relao aos conhecimentos, qualificao e formao do profissional pesquisado e, por fim, o terceiro relaciona-se s perspectivas de atuao junto ao municpio estudado.

28

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

Ainda sobre o questionrio, adotou-se a medida da escala de Likert, fornecendo cinco nveis de resposta s 14 proposies apresentadas, quais sejam: a) concordo totalmente b) concordo parcialmente c) no concordo, nem discordo d) discordo parcialmente e) discordo totalmente Essa escala permite a elaborao de um nmero de proposies consideradas importantes em relao s atitudes ou opinies que tenham relao direta ou indireta ao objetivo a ser estudado (MARCONI; LAKATOS, 2002). O questionrio foi enviado por e-mail aos sujeitos da pesquisa durante o ms de agosto/2011 e devolvido em nmero de 12 no total, compondo, assim, um percentual mdio de 75% efetivamente do total proposto. A anlise foi procedida por meio da tabulao das respostas obtidas em planilha com a gerao em termos percentuais das questes propostas.

Anlise e discusso dos dados

Na formulao do questionrio no primeiro bloco buscou-se caracterizar os respondentes. A questo 1 refere-se formao acadmica na ocupao do cargo, onde se evidenciou que os detentores de nvel mdio formam 10% dos respondentes, ao passo que 80% so ocupantes de cargo de nvel superior e ps-graduados, completados por 10% com cursos em andamento. Tais dados revelam um nvel elevado de qualificao dos respondentes que atuam na gesto pblica do municpio, ensejando maior grau na formao inerente aos cargos que ocupam. A segunda questo trata sobre o regime de trabalho dos respondentes, sendo que em torno de 90% so ocupantes de cargos em comisso e apenas 10% so do regime estatutrio, ou seja, efetivos nos cargos, nomeados por concurso pblico. Vejam-se tais dados no Quadro 1.

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

29

Setor/Secretaria 1 2 3 4 5 6 7 8 Gabinete prefeito Gabinete vice-prefeito Secretaria de Coordenao de governo Secretaria da Fazenda e Administrao Secretaria da Agricultura e Servios Rurais Secretaria de Habitao Contadoria Geral do municpio Secretaria de Desenvolvimento Econmico e Turismo Secretaria de Planejamento Secretaria de Obras e Infraestrutura Secretaria de Defesa do Cidado Secretaria de Articulao Institucional

Cargo Prefeito municipal vice-prefeito Assessor executivo do prefeito Secretrio de Fazenda e Administrao Secretrio de Agricultura Secretario de Habitao Coordenador Geral do Controle Interno Secretrio de Desenvolvimento Econmico Secretrio de Planejamento Secretrio de Obras e infraestrutura Secretrio Defesa do Cidado Assessor Executivo de Articulao Institucional

Formao Administrador Direito Administrao/ Contbeis Nvel mdio Engenharia civil Direito Administrao/ Contbeis Direito Administrao Graduando Direito

Regime de trabalho Cargo eletivo Cargo em comisso Cargo em comisso Cargo em comisso Cargo em comisso Estatutrio Cargo em comisso Cargo em comisso Cargo em comisso Cargo em comisso Cargo em comisso

9 1 1 1

Fonte: Respondentes da Prefeitura Municipal de Chapec.

Quadro 1 - Formao e regime de trabalho dos ocupantes dos cargos de gesto no municpio de Chapec

No segundo bloco de questes, considerando que a res. 3 do CNE/2005 estabelece as diretrizes curriculares para a formao em Secretariado Executivo, remete formao geral e humanstica do profissional. Foi perguntado se os conhecimentos, como lnguas estrangeiras, tcnicas secretariais, administrao financeira, contabilidade, marketing poltico e empresarial, bem como direito, so relevantes no exerccio das atividades junto ao setor pblico municipal ora estudado.

Nessa questo da formao profissional do secretariado, em especial no ramo da assessoria executiva concernente ao conhecimento da lngua estrangeira, observou-se que 90% concordam parcialmente e totalmente que se torna um diferencial no desempenho de suas atividades, ao passo que os 10% restantes afirmaram discordar parcialmente que esse domnio possa influenciar no processo dirio das tarefas desempenhadas. Quanto s tcnicas secretariais, no que tange organizao, ao planejamento e padronizao de atividades,

30

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

constatou-se que 80% dos respondentes concordam totalmente e 20% concordam parcialmente que o domnio de tcnica secretarial importante para o desenvolvimento das rotinas nos ambientes de trabalho, especialmente em municpios. Esse resultado relaciona-se ao descrito por Portela e Schumacher (2009):
Dentre suas competncias e habilidades, gerenciar a forma de desenvolvimento do trabalho dirio acaba capacitando o profissional para o desempenho [...], ou seja, o secretrio, planeja, organiza, controla e direciona as aes de acordo com a necessidade da empresa.

Quando questionados sobre as noes de administrao financeira e contabilidade, igualmente so consideradas importantes pelos sujeitos pesquisados para o exerccio da atividade de secretariado executivo junto gesto municipal, uma vez que 75% concordam totalmente e 25% concordam parcialmente. Os respondentes tambm concordam que os conhecimentos, mesmo que preliminares, de marketing e da rea do direito possibilitam um auxlio importante ao gestor pblico, reforando, assim, a utilizao contnua em suas atividades desses preceitos. Nesse contexto, infere-se que a formao do profissional, suas habilidades e conhecimentos, torna-se imprescindvel para o contexto organizacional como forma de promover um desempenho mais uniforme nos aspectos gerenciais e administrativos. No municpio em estudo, at o momento da pesquisa, apesar de no haver previso para o cargo especfico de secretrio executivo, esse espao preenchido pelos cargos de assessoria superior, que hoje congrega profissionais

de reas como do direito e da administrao, com funes muito semelhantes s intrnsecas de assessor executivo. Em seguida, questionou-se se o desempenho de um profissional que detm nvel de especializao em rea diferente da assessoria executiva, por tratar-se de preparao especfica de assessoramento, pode apresentar desempenho semelhante quando comparado aos demais. Observou-se que, em mdia, 50% concordam totalmente e parcialmente que o desempenho pode ser semelhante aos que detm especializao na rea objeto de estudo, ao passo que os demais discordam parcial e totalmente com os aspectos que podem se relacionar aos resultados pretendidos por profissionais de reas diferentes. Entende-se, ainda, conflitante, o entendimento nas respostas obtidas, pois praticamente a metade entende como importante o profissional com essa qualificao e o restante apresenta um posicionamento contrrio. J quanto dificuldade de organizao dos procedimentos administrativos e gerenciais dos municpios, devido falta de profissionais com formao em secretariado e especializados em assessoria executiva, observou-se que metade dos entrevistados afirmou que concorda totalmente com essa restrio, ao passo que os demais entendem de modo parcial que tais dificuldades sejam enfrentadas. Pode-se relacionar esse resultado com o apresentado na questo anterior, uma vez que os respondentes que realizaram tais afirmaes so os mesmos. Infere-se que em virtude das atividades burocrticas internalizadas no setor pblico, constatou-se que a falta desses

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

31

profissionais restringe o dinamismo que poderia ser empreendido na tica gerencial. Quanto s constantes mudanas nos mtodos de gesto direcionadas aos rgos pblicos, foi questionado sobre a necessidade de adequao de cargos que incluam profissionais da rea de secretariado executivo em funes de assessoria, onde 60% dos respondentes apresentaram o entendimento de que deva ocorrer a insero desses profissionais no mbito da gesto municipal, a fim de buscar no perfil profissional melhor homogeneidade na execuo das tarefas administrativas. interessante observar, no que concerne constatao da falta de profissional para a otimizao das distribuies de tarefas nos setores da gesto municipal, que h quase unanimidade entre os respondentes sobre o tema. Em virtude disso, ao questionar se haveria a existncia de postos de trabalho que poderiam ser ocupados por tais profissionais junto administrao municipal, a resposta foi idntica ao constatado anteriormente, reforando a carncia desse profissional e com postos que poderiam ser efetivamente ocupados por eles. Por fim, no terceiro bloco de perguntas investigou-se como se d o entendimento dos respondentes sobre a alocao do profissional para o exerccio das tarefas que lhe so correlatas em atividades especficas, principalmente ao considerar a necessidade de realizao de concursos pblicos para ingresso em mbito governamental. Indica-se que tais tarefas so as que mais deman-

dam por profissionais qualificados por estarem sujeitas a fiscalizaes pelos tribunais de contas, sobre a execuo diria de procedimentos administrativo-gerenciais, onde foi possvel atribuir em escala de um (para o mais importante) at o cinco (para o menos importante), com resultados apresentados no Quadro 2:
reas rea de publicao de editais e de atos administrativos rea de licitaes rea financeira rea de superviso de processos educacionais rea de gesto de pessoas Frequncia (%) 75

63 55 40 15

Fonte: Respondentes da Prefeitura Municipal de Chapec

Quadro 2 - reas de atuao do profissional em secretariado executivo no municpio de Chapec

Constatou-se que as reas indicadas como sendo fundamentais so aquelas relacionadas aos aspectos de maior controle e procedimentos formais padronizados, ao passo que a considerada menos importante foi a rea de gesto de pessoas. Por fim, quanto ao entendimento das habilidades funcionais, conforme preconiza a literatura e os ordenamentos do princpio da eficincia, solicitou-se a identificao daquelas que so julgadas inerentes ao cargo com a formao objeto desta pesquisa, junto gesto municipal, numa escala da mais importante para a menos importante, conforme Quadro 3:

32

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

reas Organizao nas tarefas dirias tica Conhecimento das normas legais (aprendizado) Objetividade Domnio de lngua estrangeira

Frequncia (%) 80 75 60 50 20

Consideraes finais
A temtica do estudo aborda o papel principal do profissional do secretariado que desempenha funes de assessoria executiva em assegurar o dinamismo e a eficincia nas prticas gerenciais das empresas, podendo ser implementada e utilizada no setor pblico. O objetivo geral consistiu em avaliar as evidncias e perspectivas para a atuao desse profissional no assessoramento das atividades administrativas junto ao municpio estudado, como forma de estabelecer um nexo entre essa profisso e as necessidades emergentes no servio pblico do municpio de Chapec - SC. A metodologia adotada foi de uma pesquisa descritiva, delineada a partir de um estudo de caso e com abordagem quantitativa, que consentiu evidenciar as respostas obtidas por meio de uma coleta de dados em um questionrio moldado pela escala de likert e aplicado aos gestores das secretarias do municpio pesquisado. Dentre os resultados encontrados, possvel inferir que o domnio de tcnica secretarial importante para as rotinas no ambiente. As noes de administrao financeira e contabilidade foram apontadas como relevantes no processo de atuao, assim como os conhecimentos em marketing poltico, empresarial e noes de direito. Tais conhecimentos possibilitariam um auxlio importante ao gestor pblico, reforando, assim, a utilizao contnua na tica da gesto dos preceitos desenvolvidos no contexto municipal.

Fonte: Respondentes da Prefeitura Municipal de Chapec

Quadro 3 - Entendimento sobre as habilidades funcionais para o cargo de secretrio executivo no municpio de Chapec

Ao considerar em escala as respostas, observa-se que quesitos como organizao e tica se constituem como habilidades fundamentais no exerccio das atividades para o cargo pesquisado. Entende-se que os dados levantados apontam relaes diretas com o descrito no quadro terico levantado no estudo, pois autores como Oliveira (2009), Nonato Jnior (2009) e Martins (2010) descrevem a atuao do profissional no mbito das organizaes, sendo aplicveis aos rgos governamentais na mesma proporo. Na tica do desempenho, entende-se que, alm das caractersticas exigidas para um bom profissional, o perfil pesquisado na rea do secretariado executivo, seguindo a premissa exposta por Genaro e Oliveira (2007), deve exercer suas atividades baseadas nos processos administrativos e gerenciais, que devem ser exercitados simultaneamente: a eficincia, a eficcia e a efetividade, especialmente junto s estruturas municipais.

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

33

Constatou-se que o entendimento dos respondentes quanto ao desempenho do profissional em secretariado executivo que possui especializao na rea em relao aos que possuem em rea diferente dessa ainda no consenso entre os gestores respondentes. A incluso do profissional do secretariado executivo pode auxiliar o administrador pblico a organizar as prticas dirias e procedimentais para o pronto atendimento e agilidade de todos os atos, havendo, de forma significativa, espao laboral a ser preenchido em todos os escales e diferentes nveis, no caso do municpio estudado. Os principais resultados permitem concluir que o estudo aponta para a necessidade de profissionais da rea do secretariado executivo com viso holstica, tornando-os fundamentais organizao das atividades de assessoramento aos gestores municipais, pois a multidisciplinaridade desse profissional permite efetivar os meios gerenciais necessrios ao atendimento das demandas locais, apesar do pouco espao encontrado no que tange aos planos de carreira com o cargo definido no municpio em questo.

which we work, as far as its head - the executive. This article has as main objective to evaluate the evidence and prospects of the professional of the Executive Secretariat in administrative activities next to a city of Chapec, in the West of Santa Catarina. For both, was performed a descriptive research outlined by a case study, having as a form of a research study with quantitative analysis. As a data collection instrument was used a questionnaire, organized through the Likert scale is applied to the managers of the secretaries of the municipality studied. The principal evidence were the new areas of work to be explored by the professional of the Executive Secretariat, but that there is still lack of this professional in the public sphere, expressing the need for reformulation of career plans, because their disciplinary training contributes to a better management of management practices necessary for the public administration. Keywords: Administration. Management. Professional. Secretariat.

Referncias
ALCANTARA, Christian Mendez. Os princpios constitucionais da eficincia e eficcia da administrao pblica: estudo comparativo Brasil e Espanha. Revista da Academia Brasileira de Direito Constitucional, Curitiba, 2009. Disponvel em: www.abdconst.com.br/ revista/ARTIGO%202.pdf . Acesso em: 21 jul. 2011. AMARAL, Antonio Carlos Cintra. O princpio da eficincia no direito administrativo. Revista Eletrnica sobre a Reforma do Estado, Salvador - BA, n. 5, mar./abr./maio 2006. Disponvel em: www.direitodoestado.com/revista/RERE-5-MAR%C7O-2006-CARLOS%20 CINTRA.pdf. Acesso em: 21 jul. 2011. BEZERRA FILHO, Joo Eudes. Uma metodologia para a avaliao da eficincia e eficcia na gesto dos recursos pblicos. Anpad, 2002. Disponvel em: http://www.anpad.org. br/evento.php?acao=trabalho&cod_edicao_

Evidences and perspectives of the executive secretary professional in advising in the municipal atmosphere: the case of Chapec/SC Abstract
The main role of advice and ensure the dynamism and efficiency in business, she is public or private. A good executive advisor requires a degree of knowledge of the world and the universe of the company in

34

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

subsecao=49&cod_evento_edicao=6&cod_ edicao_trabalho=2339. Acesso em: 13 jun. 2011. CARVALHO FILHO, Jos dos Santos. Manual de direito administrativo. 12. ed. Rio de Janeiro: Lmen Jris, 2006. CHAPEC. Prefeitura Municipal de Chapec - SC. Disponvel em: www.chapeco.sc.gov.br/ prefeitura0/index.php?pagina=chapeco_dados.html&menu=menu_nossa_cidade. Acesso em: 26 jul. 2011. DECKER, Diana Onofre. A secretria como agente da qualidade. Revista de Gesto e Secretariado, So Paulo, v. 1, n. 2, p. 3-29, jul./dez. 2010. DI PIETRO, Maria Z. Direito administrativo. So Paulo: Atlas, 2002. DURANTE, Daniela Giareta et al. O profissional de secretariado executivo e a viso de processos. Expectativa, Campus de Toledo, v. VI, n. 6, 2007. FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Mini Aurlio: o dicionrio da lngua portuguesa. 6. ed. Curitiba: Posigraf, 2004. FONSECA, Elisandra C. da et al. A secretria executiva no processo de governana corporativa na empresa familiar. Revista de Gesto e Secretariado, So Paulo, v. 1, n. 1, p. 1-24, jan./jun. 2010. Disponvel em: http://www.revistagestaoesecretariado.org. br/ojs-2.2.4/index.php/secretariado/article/ viewFile/1/15. Acesso em: 13 abr. 2011. GARCIA, Edmia; SILVA, Elizabete. Secretria executiva. So Paulo: IOB Thomson, 2005 GENARO, Adysa Priscila Malavota; OLIVEIRA, Edilene C. Weffort Loureno. Empregabilidade e a gesto por competncias da secretria executiva. Multidisciplinar, n. 3, jun. 2007. Disponvel em: http://www. uniesp.edu.br/revista/revista3/publi-sintese2.php?codigo=3. Acesso em: 30 mar. 2011. GRIN, Eduardo Jose. Gesto pblica com qualidade e excelncia: teoria e mtodo. So Paulo, 2005. Disponvel em: www.abm.org. br/?pg=descricao-artigos&id=84 . Acesso em: 20 jul. 2011. LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Qualidade total em servios: conceitos, exerccios, casos prticos. 3. ed. So Paulo: Atlas, 1999.

MACEDO, Iris Mary Alves. Assessoria executiva. Disponvel em: http://secretariadoceut.blogspot.com/2009/07/assessoria-executiva.html. Acesso em: 18 maio 2011. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Tcnicas de pesquisa. 5. ed. So Paulo: Atlas, 2002. MARTINS, Cibele Barsaline. A formao do profissional em secretariado executivo no mercado de trabalho globalizado. Revista de Gesto e Secretariado, So Paulo, v. 1, n. 1, p. 69-89, jan./jun. 2010. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretria. 9. ed. So Paulo: Atlas, 2004. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. 27. ed. So Paulo: Malheiros, 2002 MORAIS, Alexandre de. Direito constitucional. 11. ed. So Paulo: Atlas, 2002. NONATO JNIOR, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a fundao das cincias da assessoria. Fortaleza - CE: Expresso Grfica, 2009. OLIVEIRA, Aline. O profissional de secretariado executivo no papel de gestor. Unigranrio, 2009. Disponvel em: http://static. recantodasletras.com.br/arquivos/1664717. doc. Acesso em: 30 mar. 2011. PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre Jos (Coord.). Gesto secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009. PORTELA, Keyla Christina Almeida. Ferramentas do secretrio executivo. Santa Cruz do Rio Parolo, SP: Viena, 2006. SANTOS, Alba Conceio Marques. A administrao pblica gerencial. Secretaria de Planejamento e Gesto/RS, 2003. Disponvel em: www.seplag.rs.gov.br/upload/AdministracaoPublicaGerencial.pdf. Acesso em: 21 maio 2011.

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 21-35, n. 8, 2012

35