Logstica de preparao e montagem de pedidos: Um estudo sobre a aplicao de sistemas na montagem de pedidos em uma editora de livros em So Paulo.

MSc. Enio Fernandes Rodrigues (UNIP-IFSP-FATEC-ZL); Adriana Maria Vital (FATEC-ZL); MSc. Alexandre Formigoni (UNIP-FATEC-ZL); Dr. Antonio R. P. L. Albuquerque (UNIP); Dr. Ivan P. de Arruda Campos (UNIP)
e-mails: eniofr@uol.com.br; adriana.logstica@ig.com.br;a_formigoni@yahoo.com.br; antonio@albuquerque.pro.br; ipdacamp@uol.com.br

RESUMO
O processo logstico fundamental para que as empresas possam manter-se em condio competitiva no mercado. Dessa forma, a montagem do pedido pode representar um ganho efetivo para as empresas no que tange ao tempo de atendimento dos clientes, manuteno dos fatores qualificadores e na gerao de diferenciais competitivos para as organizaes. Fatores como custo e nvel de servio podem ser diretamente afetados pela montagem de pedidos, sendo assim, o estudo apresentado visa demosntrar os ganhos que podem ser obtidos com a automao do processo logstico em uma editora de livros em So Paulo. Palavras-Chave: Automao; Logstica; Pedidos.

1. INTRODUO A logstica que est presente nas organizaes tem buscado conferir a competncia necessria para manter a competitividade dos cenrios organizacionais. Sistemticas de trabalho mais geis e confiveis oferecem as empresas a manuteno de seu diferencial competitivo, alm de permitir um processo contnuo de aprimoramento e atendimento as expectativas de seus clientes. O processo logstico est presente em diversas atividades enumerveis dentro do cotidiano das empresas, porm, algumas devem apresentar o merecido destaque, fruto de sua importncia e impacto sobre a satisfao do cliente. A atividade de processamento de pedidos tratada como uma destas reas principais dentro do processo logstico, pois, junto com os sistemas de transporte e a gesto dos estoques representam as atividades denominadas como sendo primrias dentro dos sistemas logsticos. O bom gerenciamento do processamento de pedidos fundamental numa cadeia logstica para garantir o nvel de servio desejado pelos clientes. A gesto do fluxo informacional fundamental para que se possa atingir o grau de competncia relativa ao desempenho do atendimento aos pedidos e a eficincia oferecida com a reduo dos custos e melhoria dos processos empresariais. A questo principal tratada neste estudo relativa gesto dos pedidos em uma editora, condio primordial no atendimento as demandas e na qualidade dos servios

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prestados quanto ao mercado onde atua, vislumbrando-se os principais ganhos, as alteraes e dificuldades enfrentadas pela empresa na implementao da soluo. A problemtica encontrada pela organizao so os atrasos que podem ocorrer durante a atividade de Processamento de Pedidos. Estes atrasos comprometem o tempo total do fluxo logstico da empresa, pois, aumenta o tempo total do ciclo do pedido, gerando consequentemente um impacto negativo ao nvel de servio oferecido ao cliente. Os principais erros identificados foram falta de padro na ordem do atendimento de pedidos e o tempo despendido com a conferncia e o fluxo de informaes. 2. LOGSTICA Em um mercado extremamente dinmico, deve-se manter o nvel de servio adequado ao cliente a um custo vivel para se manter competitivo. Diante de tamanha exigncia as organizaes esto recorrendo cada vez mais s solues proporcionadas pela logstica, que apresenta melhores resultados quando auxiliada pela boa gesto da informao. demasiadamente importante o bom gerenciamento do Processamento de Pedidos para atingir um nvel eficaz de servio oferecido ao cliente. A exatido no Processamento de Pedidos minimiza o tempo de resposta ao cliente suavizando o comportamento do fluxo de mercadorias. Dentre diversos conceitos encontrados para definir logstica, pode ser utilizado o de Christopher (1997, p.2), que afirma:
A logstica o processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, movimentao e armazenagem de materiais, peas e produtos acabados e os fluxos de informaes correlatas atravs da organizao e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura atravs do atendimento dos pedidos a baixo custo.

Desta forma, Christopher define a logstica descrevendo sua interface com o marketing. Essa interface dada por um esforo conjunto entre logstica e marketing a fim de aumentar a lucratividade da empresa e a satisfao do cliente. Existe ainda um outro conceito utilizado por Ballou(1993 p.24), que afirma:
Logstica Empresarial trata de todas as atividades de movimentao e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisio da matria-prima ate o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informao que colocam os produtos em movimento, com o propsito de providenciar nveis de servios adequados aos clientes a um custo razovel.

Sintetizando esses conceitos, de uma forma mais simplista Rodrigues (2005, p.126) conceitua logstica da seguinte forma:
Conjunto de atividades direcionadas a agregar valor, otimizando o fluxo de materiais, desde a fonte produtora at o consumidor final, garantindo o suprimento na quantidade certa, de maneira adequada, assegurando sua integridade, a um custo razovel, no menor tempo possvel e atendendo a todas as necessidades do cliente.

2.1 OBJETIVOS DA LOGSTICA Em reconhecimento a importncia dada a logstica perante o atual mercado, diversas instituies passaram a repensar seus conceitos a fim de alcanar eficazes resultados, e partiram em busca de um eficiente sistema logstico. Para que isso seja possvel deve-se ter conhecimento dos objetivos da logstica, pois s assim possvel atingi-los.

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Ballou (1993, p.38) trata o objetivo da logstica empresarial da seguinte forma: Logstica empresarial tem como objetivo prover o cliente com os nveis de servio desejados. Avaliando o objetivo da logstica descrito por Ballou, pode-se entender que o foco deve estar no cliente durante a execuo das atividades logsticas para que suas necessidades sejam atendidas e seja alcanado um sistema eficaz. Bowersox e Closs (2001, p.21) refora esta idia ao afirmar que: O objetivo central da logstica atingir um nvel desejado de servio ao cliente pelo menor custo total possvel. De acordo com suas funes especficas, cada empresa deve desenvolver objetivos operacionais diferentes. Dentre esses objetivos, os seguintes so explanados por Bowersox e Closs (2001, p.49): Resposta rpida, varincia mnima, estoque mnimo, consolidao da movimentao, reduzir o custo de transporte, qualidade, apoio ao ciclo de vida. Atravs de uma viso voltada para a logstica de gesto do fluxo, Dornier et al (2000, p.46) classifica os objetivos logsticos da seguinte forma:
Garantir prazos curtos de entrega, garantir tempos de entrega confiveis, eliminar inexistncia de falta de produtos em estoque, informao logstica associada a distribuio de produto, capacidade de consolidao de um pedido e qualidade de transporte.

A informao a funo que permitir o sucesso da ao logstica dentro de uma organizao para que ela possa operar eficientemente. So as informaes necessrias de custo, procedimentos e desempenho essenciais para correto planejamento e controle logstico. Portanto, uma base de dados bem estruturados, com informaes importantes sobre o cliente, sobre os volumes de vendas, sobre os padres de entregas e sobre os nveis dos estoques e das disponibilidades fsicas e financeiras que serviro como base de apoio a uma administrao eficiente e eficaz das atividades primrias e de apoio do sistema logstico (POZO, 2004). 2.2 A ATIVIDADE DE PROCESSAMENTO DE PEDIDOS O Processamento de Pedidos uma das trs atividades primrias da logstica, e o tempo despendido nesta atividade pode influenciar diretamente nos custos e nveis de servio oferecidos ao cliente. Com base neste contexto pode-se perceber a importncia de um eficaz sistema de Processamento de Pedidos. As atividades primrias so consideradas o ponto crtico das operaes logsticas, os clientes buscam o produto certo na hora e no lugar desejado, e a misso da logstica prover isso aos clientes. A figura a seguir mostra a relao das trs atividades primrias da logstica.

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Figura 1: Relao das trs atividades bsicas da Logstica. POZO (2004, p. 23).

Lambert (1998, p.518) diz o seguinte sobre o ciclo do pedido: O ciclo do pedido consiste dos seguintes componentes: (1) preparao e transmisso do pedido; (2) recebimento e entrada do pedido; (3) processamento do pedido, (4) resgate no estoque e embalagem; (5) expedio do pedido e (6) entrega e descarregamento no cliente. Conforme Ballou (2005:100) so inmeros os fatores com peso suficiente para acelerar ou retardar o tempo de Processamento de Pedidos. O autor apresenta fatores influentes no tempo de processamento de pedidos vistos adiante. Fleury (2006) complementa com mais fatores apresentando variabilidades que podem ocorrer no ciclo do pedido. A tabela a seguir apresenta uma comparao dos fatores citados por Ballou (2005) e Fleury (2006).
Tabela 1: Fatores que influenciam no tempo do ciclo do pedido. BALLOU Prioridades no Processamento Processamento Paralelo x Seqencial Exatido no Atendimento de Pedidos Pedidos de alta prioridade tm preferncia no Processamento, ficando os de baixa prioridade para processamento posterior. H empresas que processam os pedidos de acordo com sua ordem de entrada. Os tempos mais alongados ocorrem quando todas as tarefas so completadas em seqncia. Ao se empreender alguma das tarefas simultaneamente, consegue-se reduzir o tempo total de processamento. Completar o ciclo do Processamento do Pedido sem acrescentar qualquer erro ao pedido do cliente tambm um fator capaz de minimizar o tempo de processamento. Estabelecer padres de embalagem, fixar procedimentos de devoluo e reposio de mercadorias trocadas ou danificadas e unificar as medidas para a monitorao da qualidade dos pedidos so providncias que determinar o quanto aumentar em mdia o tempo do ciclo do pedido. FLEURY Atrasos na Transmisso dos Pedidos pode ocorrer devido ao mtodo utilizado, como por exemplo, quando se utiliza formulrio em papel para preencher o pedido, e os mesmos so enviados por via postal para o fornecedor. Uma outra causa pode ser o uso inadequado de tecnologias mais modernas (...). Em situao como estas, bastante comum um pedido ficar retido por falta de aprovao do crdito, sem que a organizao de vendas ou logstica seja avisada ou consultada formalmente.

Padro das Condies dos Pedidos

Aprovao de Crditos

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Descontos

O procedimento de aprovao de descontos de forma centralizada, tende a gerar substanciais atrasos no tempo de ciclo do pedido.

Na maioria das vezes tal situao ocorre em funo da utilizao de critrios aparentemente racionais, como por exemplo, a priorizao de Estabelecimento de Prioridades atendimento de pedidos de grandes clientes, em detrimento dos pequenos, sem, no entanto considerar o impacto de tais prticas nos prazos de entrega. A falta de estoque de certos itens, conseqncia da falta de coordenao entre vendas, produo e transportes, uma outra importante fonte de atrasos, e, portanto variabilidade no ciclo de pedidos.

Falta de Estoque

Comparando os fatores que influem no tempo de Processamento de Pedidos dados por Ballou (2005) e Fleury (2006), pode-se notar que estes problemas podem ser minimizados ou resolvidos com o auxlio dos sistemas de informao e tambm com o estabelecimento de controles e parmetros desenvolvidos pelo gestor de logstica. 2.3 O CICLO DO PEDIDO Basicamente o ciclo do pedido inicia-se quando o cliente coloca um pedido, e o final do ciclo marcado pela entrega dessa mercadoria/servio a este cliente. Segundo Ballou (2005, p.122) o Processamento de Pedidos representado por uma variedade de atividades includas no ciclo de pedido do cliente.
PEDIDO Requisio de produtos ou servios TRANSMISSO DO PEDIDO Transmitindo as informaes do pedido

ENTRADA DO PEDIDO Verificando o estoque Verificando a exatido dos dados Conferindo o crdito Pedido em atraso/cancelado Transcrio Faturamento

RELATRIO DA SITUAO DO PEDIDO

ATENDIMENTO DO PEDIDO

Rastreamento Comunicando o cliente sobre a situao atual

Reteno, produo ou compra do produto Embalagens para despacho Programao da entrega Preparao da documentao de embarque

FIGURA 2: Elementos tpicos do Processamento de Pedidos. Ballou (2005, p.122)

Cada organizao possui seu prprio mtodo de transmisso de pedidos que basicamente so manuais ou eletrnicos. Anteriormente ao desenvolvimento dos modernos sistemas de comunicao, esta etapa se caracteriza pela lentido a alta suscetibilidade a erros. Isto porque os pedidos eram formalizados atravs do preenchimento de formulrio em papel, e o envio dos mesmos, atravs de vendedores, ou via postal. O desenvolvimento dos telefones e dos call centers, assim como dos computadores portteis e da internet, vem causando uma revoluo nesta etapa do ciclo do pedido. (FLEURY, 2006) Na citao de Fleury (2006) pode-se perceber que o avano da Tecnologia da Informao contribui para a otimizao do fluxo logstico uma vez que torna mais geis seus processos, como o caso da transmisso eletrnica de pedidos. Christopher (2007, p.17) explicita [...] que a verdadeira competio no a de empresa contra empresa, mas cadeia e suprimentos contra cadeia de suprimentos. E atravs

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da logstica que se pode obter uma maior vantagem, pois ela lida diretamente com toda essa parte operacional da cadeia. Segundo Vieira e Machado (2008, p.92) [...] a mensurao do desempenho logstico uma arma poderosa para alcanar os objetivos da melhoria continua, pois esta induz os membros das organizaes s aes em prol do alcance dos objetivos individuais e os da cadeia da qual participam [...]. 3. CONCEITOS E APLICAO DA TECNOLOGIA DE INFORMAO Com a globalizao, as organizaes passaram a lidar com milhares de informaes onde nem sempre so concisas e precisas, necessitando de uma avaliao para saber o que realmente importante. Hoje a informao um dos fatores relevantes para organizaes, empresas e pessoas. Segundo OBrien (2004, p.3) [...] Sistemas e tecnologias de informao tornavam-se componentes vitais quando se pretende alcanar o sucesso de empresas e organizaes [...]. Atualmente qualquer organizao necessita de informao, sem ela no h como haver um bom funcionamento das operaes, desde um simples pedido de compra at o recebimento de mercadoria ou entrega ao cliente. A informao precisa estar disponvel na hora desejada para que as operaes ocorram com eficincia e eficcia atingindo seu objetivo, prestando servios com qualidade. A informao nos dias atuais de grande importncia para as organizaes, atravs dela que uma empresa pode se destacar perante outra e melhorar seu nvel de servio, desde que a informao seja tratada de forma eficaz. (MAAS, 1999). Sendo assim, uma ferramenta que pode ser adequada para garantir o fluxo de informaes operando com eficincia a Tecnologia da Informao. Os sistemas de informao envolvem uma srie de aspectos que as organizaes lidam todo dia, que so funcionrios, equipamentos tecnolgicos e meios de comunicao, que quando bem utilizados, contribuem para o sucesso da mesma. Laudon e Laudon (2004, p.7) tambm definem que:
Um sistema de informaes pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-regionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao. Alm de dar suporte tomada de decises, coordenao e ao controle, esses sistemas tambm auxiliam os gerentes e trabalhadores a avaliar problemas, visualizar assuntos complexo e criar novos produtos.

Conforme Foina (2001, p.31) a Tecnologia da Informao um conjunto de mtodos e ferramentas, mecanizadas ou no, que se prope a garantir a qualidade e pontualidade das informaes dentro da malha empresarial. Entende-se, portanto, que a Tecnologia da Informao garante a qualidade e agilidade da tomada de deciso baseada em informaes. Prusak (1994, p.5) complementa este conceito ao afirmar que: No a Tecnologia da Informao, mas sim o seu uso que cria valor adicional. O valor da Tecnologia da Informao depende da informao e do papel desempenhado por ela nas organizaes. Nesta afirmao fica claro que a utilizao da Tecnologia da Informao cria vantagem competitiva para a empresa. Porm, apesar de gerar valor adicional, necessrio que haja um sucesso das demais reas da empresa alm da utilizao da TI.

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Nas organizaes a complexidades envolvidas em suas atividades rotineiras, precisam ser vista muitas vezes de forma holstica, ou seja, como um todo, para auxlio na tomada de deciso e para identificao de possveis falhas que venham a estar ocorrendo ou simplesmente preveni-las futuramente. Uma viso ampla permite que a organizao se planeje melhor e faa um ciclo continuo de melhoramento em suas atividades, tornando a organizao sempre atenta ao que acontece ao seu redor. Diante do objetivo da TI deve-se citar que a otimizao do fluxo de informao impacta diretamente no nvel de servio oferecido ao cliente uma vez que na maioria dos casos diminui tempo e custos dos processos. 4.0 ESTUDO DE CASO: AUTOMAO DE PROCESSOS APLICADA AO PROCESSAMENTO DE PEDIDIDOS O presente Estudo de Caso foi elaborado atravs de entrevistas e apontamentos de dados obtidos com os Coordenadores de Logstica e de Tecnologia da Informao da Editora. Trata-se de uma empresa de comunicao (editorial, grfica e multimdia), fundada em 1958 pelos jesutas, que compreende um departamento editorial, um parque grfico e multimeios equipados com moderna aparelhagem e tecnologia. A escolha desta empresa para ser investigada deve-se ao fato de que seu Processamento de Pedidos ter sofrido alteraes recentemente onde passou a ser auxiliado por um sistema de TI. Dessa forma pode ser avaliado o processo antes da implantao do software e aps a implantao deste, sendo possvel averiguar os resultados que a TI produziu nesta atividade logstica. Dispe de um quadro de 128 funcionrios, alguns com formao de nvel tcnico e superior em escolas especializadas. Periodicamente, muitos deles passam por atualizao junto aos fornecedores de equipamentos, matria-prima e insumos.
Tabela 2: Quantidade de livros vendidos - Earp;Kornis (2006) Pas China EUA Japo Rssia Alemanha Frana Brasil Reino Unido Itlia Espanha Milhes de exemplares 7103 2551 1403 494 479 413 345 324 265 235 % do Mercado 49 18 10 3 3 3 2 2 1 2

4.1 ANALISE E INTERPRETAO DE DADOS O Processamento de Pedidos da editora sendo realizado pelo sistema manual e sem o auxlio da TI requer bastante tempo e apresentou as seguintes falhas numa amostragem de 10 pedidos de venda recebidos:

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Tabela 3: Falhas ocorridas no Processamento de Pedidos sem uso de TI.

FALHA Separao errada Erro na quantidade enviada Desgaste do separador por ter que andar muito Venda perdida Alta devoluo de material

MOTIVO Falta de cdigo no produto Falha contagem manual Falta de informao no pedido No encontrar o material no estoque Falha na conferncia manual

QUANTIDADE 5 itens trocados 3 pedidos enviados com qtd menor Tempo de separao extenso 6 itens 2 pedidos enviados com qtd maior 4 pedidos entregues com atraso

Dificuldade no atendimento de No haver padronizao no prazos atendimento de pedidos

Verificando a quantidade de falhas ocorridas no Processamento de Pedidos sem uso de TI, pode-se perceber a importncia deste estudo para a organizao, uma vez que a Tecnologia da Informao apresenta ferramentas para solucionar os problemas encontrados. 4.2 O PROCESSAMENO DE PRDIDOS DA EDITORA Na Editora compreendido como Processamento de Pedidos o processo desde o recebimento de um pedido de venda proveniente de um cliente at a sada desse pedido para o mesmo. 4.3 PROCESSAMENTO DE PEDIDOS DA EDITORA ANTES DA APLICAO DO SISTEMA DE AUTOMAO Na Editora, at 2005, o Processamento de Pedidos englobou as atividades apresentadas por Lambert (1998, p.518), que so: recebimento e entrada do pedido; processamento do pedido; resgate no estoque e embalagem; expedio do pedido e entrega e descarregamento no cliente. A tabela a seguir demonstra as atividades deste Processamento de Pedidos.
Tabela 4: Processamento de Pedidos da Editora at 09/2005. Atividade do Processamento de Pedidos Recebimento e Entrada do Pedido. Transmisso do Pedido Separao do Pedido Setor da Editora Emisso de Pedidos Atividade realizada pelo Setor da Editora Receber pedidos via fone/fax e acertar pagamento com o cliente.

Emisso de Pedidos Digitar e enviar o Pedido para o setor de Separao. Separao de Pedidos. Separao de Pedidos. Receber pedidos do setor de Emisso e separ-lo.

Conferncia do Pedido

Conferir o Pedido separado mediante Nota Fiscal.

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Embalar o Pedido

Separao de Pedidos. Separao de Pedidos.

Aps conferido, embalar o Pedido em caixas e identific-lo com etiquetas. Realizar a entrega do Pedido ou chamar a Transportadora.

Expedio do Pedido.

Conforme pode ser observado no quadro acima, as nicas tecnologias utilizadas nestas atividades do Processamento de Pedidos era o aparelho de fax e o telefone. O Processamento de Pedidos da Editora foi at 09/2005 foi marcado por lentido e suscetvel a erros, isso por no dispor de tecnologias que minimizam erros humanos. Os principais problemas apontados em cada atividade do Processamento de Pedidos citada no quadro so: Lentido do processo, erros de digitao, falta de informao na folha de pedidos, falta de prioridade na ordem de atendimento dos pedidos e erro de conferncia. Apontados os problemas na atividade de Processamento de Pedidos, a Editora verificou que o nvel de servio oferecido ao cliente precisava ser melhorado e isso seria possvel atravs da otimizao de seus processos internos. Dessa forma, a Editora optou por aplicar um sistema informatizado para a automao do Processamento de Pedidos. 4.4 PROCESSAMENTO DE PEDIDOS DA EDITORA APS APLICAO DO SISTEMA DE AUTOMAO Com a utilizao do software o Processamento de Pedidos da Editora ganhou maior agilidade e reduo de falhas. A integrao e troca de informaes feita pelos computadores da empresa otimizaram o processo. O quadro a seguir apresenta o Processamento de Pedidos da empresa auxiliado pela tecnologia.
Tabela 5: Processamento de Pedidos da Editora aps 09/2005.

Atividade do Processamento de Pedidos

Recebimento e Entrada do Pedido. Transmisso do Pedido Separao do Pedido Conferncia do Pedido Embalar o Pedido

Grupo de Trabalho da Logstica

Emisso de Pedidos Emisso de Pedidos Separao de Pedidos. Separao de Pedidos. Separao de Pedidos. Transportes/ Correio.

Atividade realizada pelo Setor da Editora

Receber pedidos via E-mail, verificar crdito e acertar pagamento com o cliente. Transferir o Pedido para o RM, imprimir e enviar para o setor de Separao. Receber pedidos do setor de Emisso e separ-lo. Conferir o Pedido separado mediante RM (cdigo de barras). Depois de conferido, embalar o Pedido em caixas e identific-lo com etiquetas. Enviar para o setor de Transportes/Correio. Realizar a entrega do Pedido ou chamar a Transportadora ou Enviar pelo Correio.

Expedio do Pedido.

Conforme observado na tabela acima, aps 09/2005, o Processamento de Pedidos da Editora passou a ser auxiliado por um software de sistema integrado o que aumentou os meios de controle do processo. Os principais benefcios foram: Agilidade, informaes disponveis em tempo real ao cliente, eliminao de erros de digitao, conferncias por cdigo de barras

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com maior confiabilidade, maiores informaes na folha de Pedidos (endereamento e saldos de estoque). 5.0 RESULTADOS APS A IMPLEMENTAO DA APLICAO DO SISTEMA DE AUTOMAO A seguir so apresentados os resultados obtidos pela Editora em seu Processamento de Pedidos com a implementao da soluo de automao, e foram observados resultados de grande impacto no processo. 5.1 IMPACTO NO TEMPO TOTAL DA ATIVIDADE DE PROCESSAMENTO DE PEDIDOS. A Tabela 6 e a figura 3 demonstram os resultados obtidos na atividade de Processamento de Pedidos fazendo uma comparao antes e depois da utilizao da soluo. Foi considerado nesta medio um Pedido de Venda de um dos maiores clientes da Editora, contendo 1000 livros.

Tabela 6: Resultado obtido aps a aplicao da soluo

Atividade do Processamento de Pedidos Recebimento e Entrada do Pedido Transmisso do Pedido Separao do Pedido Conferncia do Pedido Embalar o Pedido

Grupo de trabalho da Logstica Emisso de Pedidos Emisso de Pedidos Separao de Pedidos. Separao de Pedidos. Separao de Pedidos.

Durao da Atividade antes do ERP 00:10 minutos

Durao da Atividade aps o ERP 00:02 minutos

Tempo ganho 00:08 minutos 80% 00:04 minutos 80% 01h e 20min 67% 01h e 10 min 78% -

00:05 minutos 02:00 horas 01h e 30 min O sistema no impacta no tempo desta Atividade. O sistema no impacta no tempo desta Atividade. 03 horas e 45 minutos

00:01 minuto 00:40 minutos 00:20 minutos O sistema no impacta no tempo desta Atividade. O sistema no impacta no tempo desta Atividade. 01 horas e 03 minutos

Expedio do Pedido.

Transportes/ Correio.

Tempo Total do Processamento de Pedidos (no contando tempo de embalagem e expedio do Pedido)

02 horas e 42 minutos 72%

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Tempo Total do Processamento de Pedidos 4:48 3:36 2:24 1:12 0:00

Antes da soluo Aps a soluo
1:03

(em horas)
3:45

Figura 3: Tempo Total do Processamento de Pedidos.

O tempo ganho com a utilizao da soluo no Processamento do Pedido de Venda usado como exemplo foi de 02 horas e 42 minutos. O tempo total de Processamento deste pedido foi reduzido em 72% aproximadamente. Analisando o quadro e a figura acima conclui-se que a utilizao da soluo trouxe um impacto positivo para o Processamento de Pedidos da Editora pois minimizou o tempo total desta atividade logstica. 5.2 MAIOR FACILIDADE PARA DETECTAR FALHAS NO PROCESSO A tabela seguir apresenta as falhas detectadas aps a implementao da soluo na editora e as correes feitas:
Tabela 7: Falhas detectadas aps a implementao da soluo (1) Falha: Falta de Prioridade no Atendimento de Pedidos Causa: Essa falha ocorreu porque no havia prioridade na ordem de Atendimento dos Pedidos. Os separadores atendiam primeiro o Pedido que achavam conveniente.

Correo: Priorizar o Atendimento dos Pedidos por ordem de Mesmo aps a implementao do RM, chegada ou de urgncia. a fila de espera dos Pedidos de Venda Contribuio da soluo: Na tela de Pedidos A Separar do RM, a continuava desordenada e alguns visualizao da ordem de chegada dos Pedidos tornou-se mais Pedidos ficavam atrasados. clara. Dessa forma decidiu-se por obedecer a esta ordem. Causa: Este erro poderia ocorrer por falta de treinamento do conferente uma vez que este poderia contar uma certa quantidade e digitar outra no sistema. Correo: O mtodo corretivo aplicado a esta falha foi o treinamento dado ao conferente antes de iniciar esta atividade.

(2) Falha: Possibilidade de Conferir errada a Quantidade de itens do Pedido

Mesmo realizando a conferncia pelo leitor do cdigo de barras havia a possibilidade de enviar para o cliente Contribuio da soluo: No final da Conferncia de Pedidos o RM gera um relatrio dos itens que faltam no Pedido. Durante o itens a mais ou a menos do que a processo de embalagem comeou-se a notar que itens que Quantidade pedida. constavam neste relatrio estavam entre o material conferido. Assim percebeu-se o erro que estava sendo cometido pelo conferente e medidas corretivas puderam ser tomadas.

As falhas no processo influem no tempo total do Processamento de Pedidos, e caso no sejam detectadas no podem ser corrigidas. A automao realizada atravs da implementao do sistema padronizou o processo tornando-o mais gil e facilitando a deteco de falhas e as possveis correes.

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6. CONSIDERAES FINAIS Com base no Estudo de Caso, verificou-se a importncia da Tecnologia da Informao (T.I.), aplicada a atividade de Processamento de Pedidos. Os resultados demonstram que para garantir a confiabilidade dos fluxos de materiais e de informaes, a logstica deve ser auxiliada pelas ferramentas de T.I.. A TI apresenta-se como geradora de um diferencial competitivo e melhoria da eficcia dentro dos processos logsticos, uma vez que torna a informao disponvel num intervalo de tempo bastante curto possibilitando respostas rpidas e auxiliando a tomada de deciso. Alm de minimizar erros humanos como visto anteriormente. O ganho efetivo de tempo e qualidade dos processos de montagem de pedidos so fundamentais neste contexto, uma vez que a reduo de custos e prazos de atendimento podem proporcionar ganhos efetivos para o cliente e para a empresa. Por fim percebe-se que a Logstica e a Tecnologia da Informao so ferramentas essenciais para a sobrevivncia das empresas modernas no atual mercado, e que integradas garantem ganhos tanto para a empresa, com a reduo de custos atravs da otimizao de processos, quanto para os clientes, com a melhoria no nvel de servio oferecido. 7. REFERNCIAS
BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de Suprimentos: Planejamento, Organizao e Logstica Empresarial. So Paulo: Bookman, 2005. BALLOU, R. H. Logstica Empresarial Transportes, Administrao de Materiais e Distribuio Fsica. So Paulo: Atlas,1993. BOWERSOX, D. J. CLOSS, D J. Logstica Empresarial: O Processo de Integrao da Cadeia de Suprimentos. So Paulo: Atlas, 2001. CHRISTOPHER, M. Logstica e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: estratgias para a reduo de custos e melhorias de servios. So Paulo: Pioneira, 1997. CHRISTOPHER, M. Logstica e o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Criando redes que agregam valor. 2 Ed. So Paulo: Pioneira Thomson, 2007. DORNIER, P. P. et al. Logstica e Operaes Globais: Textos e Casos. So Paulo: Atlas, 2000. FLEURY, P. F. O Sistema de Processamento de Pedidos e a Gesto do Ciclo do Pedido. Disponvel em: http://www.cel.coppead.ufrj.br/fs-busca.htm?fr-art-sist_process_ pedidos.htm. Acesso em: MAR/2006 FOINA, P. R. Tecnologia de Informao: Planejamento e Gesto. So Paulo: Atlas, 2001. LAMBERT, D. M. Administrao Estratgica da Logstica. So Paulo: Vantine Consultoria, 1998. LAUDON, K. C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de informao gerenciais: administrando a empresa digital. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004. MAAS, A. V. Administrao de Sistemas de Informao. 6 Ed. So Paulo: rica, 1999. OBRIEN, J. A. Sistemas de informao: e as decises na era da Internet. 2ed. So Paulo: Saraiva, 2004. POZO, H. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica. 3 Ed. So Paulo: Atlas, 2004. PRUSAK, L. E McGEE, James. Gerenciamento Estratgico da Informao: aumente a competitividade e eficincia de sua empresa utilizando a informao como uma ferramenta estratgica. Rio de Janeiro: Elsevier, 1994. VIEIRA, J. G. V. E MACHADO, V. R. Colaborao Logstica: um estudo entre supermercados de pequeno e mdio porte e seus fornecedores. Gepros (Gesto da Produo, Operaes e Sistemas), 2008.