Sistema de Trmites Virtuales para el Registro nico de Proponentes

MANUAL DE USUARIO

MANUAL SISTEMA DE TRMITES VIRTUALES PARA EL REGISTRO NICO DE PROPONENTES CAMARA DE COMERCIO DE BUCARAMANGA AO 2014

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Prologo
Este manual constituye una gua para el usuario del SISTEMA DE TRMITES VIRTUALES PARA EL REGISTRO NICO DE PROPONENTES en el cual se presentan los aspectos principales de manera sencilla y fundamental que facilitan y aceleran su aprendizaje. Este manual est estructurado de manera que se han cubierto los aspectos importantes previos a comenzar a utilizar el sistema como tal y las diferentes secciones del SISTEMA DE TRMITES VIRTUALES PARA EL REGISTRO NICO DE PROPONENTES. Adicionalmente, se presenta al usuario con una seccin de preguntas ms frecuentes y un glosario de manera que se tenga un mayor entendimiento de algunos conceptos tratados en el interior de este manual. Esperamos que este manual aporte a una mayor comprensin del sistema y facilite al aprendizaje en cuanto al uso del mismo.

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Tabla de contenido
Prologo ......................................................................................................................... 2 Lista de Imgenes ........................................................................................................ 4 Ingreso al Sistema ........................................................................................................ 5 Acceso al sistema ......................................................................................................... 5 Registro de usuario ................................................................................................... 6 Olvido de la clave ...................................................................................................... 9 Consulta de estado del trmite .................................................................................. 9 Consulta de las tarifas ............................................................................................. 10 Consulta de trmino de renovacin ......................................................................... 11 Descarga de Documentos ....................................................................................... 11 Panel de trabajo.......................................................................................................... 12 Inscripcin de Nuevo Proponente Persona Jurdica .................................................... 12 Diligenciamiento del Formulario Virtual: Acto de Inscripcin, Actualizacin y Renovacin ................................................................................................................................... 13 Capacidad Jurdica.................................................................................................. 14 Ubicacin ................................................................................................................ 16 Representacin Legal ............................................................................................. 17 Situaciones de Control y Grupos Empresariales ..................................................... 19 Capacidad Financiera y Organizacional .................................................................. 22 Experiencia ............................................................................................................. 25 Clasificacin ............................................................................................................ 28 Certificaciones y Documentos Soporte .................................................................... 29 Ver formulario.......................................................................................................... 31 Pago en Lnea ............................................................................................................ 31 Preguntas Ms Frecuentes (FAQ) .............................................................................. 33 Glosario ......................................................................... Error! Marcador no definido. Acto de actualizacin ................................................. Error! Marcador no definido. Acto de inscripcin ..................................................... Error! Marcador no definido. Acto de renovacin..................................................... Error! Marcador no definido. Matrcula mercantil ..................................................... Error! Marcador no definido. Registro ESAL............................................................ Error! Marcador no definido. Registro nico de Proponentes .................................. Error! Marcador no definido.

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Lista de Imgenes

Pgina principal de CCBucaramanga ........................................................................... 5 Pgina de ingreso al sistema ........................................................................................ 6 Pgina de Trminos de Uso del sistema ....................................................................... 7 Registro de Usuario ...................................................................................................... 8 Advertencia de redireccionamiento al portal de claves seguras .................................... 8 Recordatorio de la clave ............................................................................................... 9 Consulta de estado del trmite ................................................................................... 10 Consulta de tarifas ...................................................................................................... 10 Consulta del trmino de renovacin del RUP.............................................................. 11 Descarga de Documentos .......................................................................................... 11 Panel de trabajo.......................................................................................................... 12 Nuevo Proponente Persona Jurdica .......................................................................... 13 Mensaje de Proponente Existente .............................................................................. 13 Panel de Navegacin (Persona Jurdica no inscrita) ................................................... 14 Panel de Navegacin (Persona Natural) ..................................................................... 14 Seccin de Capacidad Jurdica (Persona Natural) ...................................................... 15 Seccin de Capacidad Jurdica (Persona Jurdica Inscrita)......................................... 16 Seccin Ubicacin ...................................................................................................... 17 Seccin Representacin Legal ................................................................................... 18 Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (inicial) ............................... 19 Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (activo) ............................... 20 Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (nuevo)............................... 20 Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (creacin de nuevo grupo) . 21 Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (vista consolidada) ............. 22 Seccin Capacidad Financiera y Organizacional (persona jurdica) ............................ 23 Seccin Capacidad Financiera y Organizacional (persona natural) ............................ 24 Seccin Experiencia (inicio) ........................................................................................ 25 Seccin Experiencia (Nuevo contrato) ........................................................................ 26 Seccin Experiencia (Clasificador del contrato) .......................................................... 27 Seccin Experiencia (Vista consolidada) .................................................................... 27 Seccin Clasificacin .................................................................................................. 28 Seccin Clasificacin (Clasificador de bienes y servicios) .......................................... 29 Seccin Certificaciones y Documentos Soporte .......................................................... 30 Seleccin del representante que firma el formulario ................................................... 31 Pago en lnea ............................................................................................................. 32

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Ingreso al Sistema
Para ingresar al sistema de TRMITES PARA EL REGISTRO NICO DE PROPONENTES es necesario conectase a travs de un navegador web (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc.) a la pgina principal de la Cmara de Comercio de Bucaramanga http://www.camaradirecta.com y acceder bajo la seccin de trmites a la opcin de Trmites Registro nico de Proponentes.

Pgina principal de CCBucaramanga

Acceso al sistema
Para acceder al sistema se debe contar con la clave segura generada por el sistema. Si no se ha registrado en el sistema, debe hacerlo accediendo a la opcin Regstrese de esta pgina, si por otro lado no recuerda su clave, puede acceder a la opcin de Olvido su clave?

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Pgina de ingreso al sistema

Adicionalmente, la Cmara de Comercio pone a disposicin del usuario los siguientes servicios: Registro de usuario Para iniciar un trmite en el sistema, el usuario debe registrarse, accediendo a la opcin Regstrese; inicialmente observar los trminos de uso del aplicativo a los que se est sometiendo al hacer uso del sistema, los cuales deben leerse cuidadosamente y ser

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entendidos debido a que los trmites realizados a travs de este sistema tienen implicaciones legales. A continuacin debe dar clic sobre el botn Aceptar que aparece al final de la pgina.

Pgina de Trminos de Uso del sistema

Estos trminos podrn ser consultados en cualquier momento a travs del link disponible en la parte inferior de la pgina inicial. Seguidamente se presenta una pgina en la que deber ingresar sus datos personales: tipo de documento de identificacin, nmero de documento, nombres apellidos, y dar clic en el botn Enviar que encuentra al final de la pgina.

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Registro de Usuario

En seguida, el sistema mostrar una advertencia indicando que ser redireccionado al portal de generacin de claves seguras.

Advertencia de redireccionamiento al portal de claves seguras

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Despus de seguir los pasos para la generacin de su clave segura, al usuario se le enviar la clave de acceso al sistema al correo registrado. Olvido de la clave Si el usuario ya se ha registrado previamente en el sistema pero no recuerda su clave, el sistema le permite solicitar su recordatorio tan solo digitando su documento de identificacin y el correo electrnico que registr al momento de crear su usuario.

Recordatorio de la clave

Consulta de estado del trmite Al acceder a esta pgina, el usuario puede consultar el estado actual de su trmite ingresando el nmero de la liquidacin y luego dando clic sobre el botn Buscar.

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Consulta de estado del trmite

Consulta de las tarifas En esta pgina, el usuario puede consultar las tarifas de los diferentes trmites que se pueden realizar en el sistema as como para formularios, certificados, etc.

Consulta de tarifas

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Consulta de trmino de renovacin En esta pgina, se muestra al usuario el plazo para la renovacin del RUP.

Consulta del trmino de renovacin del RUP

Descarga de Documentos En esta pgina, el usuario puede descargar diferentes documentos que son de su inters con respecto al diligenciamiento del formulario, modelos y certificaciones para soportar la informacin ingresada en el formulario, decretos, resoluciones y otros.

Descarga de Documentos

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Panel de trabajo
El sistema muestra tres tablas: la primera contiene informacin detallada de los trmites previamente realizados por el usuario permitindole ver las liquidaciones anteriores y de cada una de ellas una imagen del formulario generado por cada trmite (si existe). En la segunda tabla se muestran los trmites actualmente en curso con informacin sobre cada uno, y da la opcin de continuarlos o eliminarlos. Finalmente, en la tercera tabla muestra los registros en los cuales el usuario est habilitado para realizar algn trmite, como persona natural o como representante legal de alguna persona jurdica.

Panel de trabajo

Inscripcin de Nuevo Proponente Persona Jurdica

Si el usuario no encuentra en ninguna de las tres tablas el proponente persona jurdica sobre el cual se realizar el trmite deseado, debe dar clic sobre las palabras CLIC AQU que se encuentran al final de la pgina. El usuario debe indicar los datos del nuevo Proponente, persona jurdica, como son: Nit y razn social y seguidamente dar clic sobre el botn Continuar.

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Nuevo Proponente Persona Jurdica

Si el Nit del Proponente existe en el sistema, se mostrar un mensaje indicando que ya est registrado ese Nit y por lo tanto debe verificar que dicho Proponente se encuentre en alguna de las tablas de la parte superior de la pgina; si no se encuentra en las secciones superiores, es debido a que el nmero de cdula del usuario autenticado no est registrado como representante legal del proponente en cuestin.

Mensaje de Proponente Existente

Diligenciamiento del Formulario Virtual: Acto de Inscripcin, Actualizacin y Renovacin

Con el fin de hacer el trmite ms fcil e intuitivo para el usuario, la diligencia del formulario virtual se realiza por secciones de la misma manera que se encuentra distribuido el formulario escrito. El usuario debe llenar todas y cada una de estas secciones de acuerdo a las instrucciones sealadas para cada campo solicitado. La navegacin a travs de las secciones se hace de manera lineal y nicamente se puede pasar a la siguiente cuando se hayan llenado los campos requeridos por cada seccin. Una vez se logre avanzar a la siguiente seccin, existe la posibilidad de regresar por medio del botn Atrs que se encuentra en la parte inferior de cada pgina o si es necesario regresar a una seccin que no est inmediatamente anterior, se puede hacer uso del panel de navegacin ubicado a mano derecha de la pantalla. Este panel contiene un vnculo a cada una de las secciones, que se activar a medida que haya sido marcada como completada.

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Panel de Navegacin (Persona Jurdica no inscrita)

Panel de Navegacin (Persona Natural)

Capacidad Jurdica Esta seccin ofrece al usuario un formulario sencillo en el cual debe simplemente indicar los datos de identificacin del proponente y el tamao de la empresa.

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Seccin de Capacidad Jurdica (Persona Natural)

En el caso de personas jurdicas inscritas se solicita adicionalmente que indiquen la fecha de personera. Para poder continuar, deben estar diligenciados todos los datos solicitados.

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Seccin de Capacidad Jurdica (Persona Jurdica Inscrita)

Ubicacin Esta seccin le permite al usuario ingresar toda la informacin correspondiente tanto de su direccin principal como de notificaciones. El usuario debe ingresar la informacin solicitada para cada tipo de direccin, tomando en cuenta que para ingresar la direccin y el municipio se debe seleccionar dando clic sobre el cono de la lupa, esto abrir una ventana de ayuda con la plantilla para las direcciones o seleccin del municipio. Adicionalmente, si la direccin para notificaciones es la misma que la direccin principal, se puede dar clic sobre el botn Copiar para llenar las cajas de texto correspondientes con la informacin de la direccin principal.

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Seccin Ubicacin

Representacin Legal Esta seccin le permite al usuario diligenciar la informacin correspondiente al perido de duracin de la persona jurdica, y los datos concretos de adquisicin de su personera jurdica como fecha de adquisicin de la personera jurdica, clase de documento, nmero del documento, fecha del documento y por quin fue expedido; adicionalmente podr indicar los datos del representante legal, que pueden ser uno o varios, y sus

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facultades. En el caso de las persona jurdicas inscritas, esta seccin no est disponible, ya que los datos de representacin legal se encuentran en el Registro Mercantil.

Seccin Representacin Legal

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Situaciones de Control y Grupos Empresariales Esta seccin est disponible nicamente para las personas jurdicas, y permite al usuario indicar las situaciones de control o grupos empresariales en los que participa.

Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (inicial)

Inicialmente el usuario debe indicar si el Proponente hace parte de una situacin de control o grupo empresarial; en caso afirmativo, el sistema habilitar un hipervnculo para ingresar dichas situaciones.

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Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (activo)

Dando clic sobre el hipervnculo, se desplegar una ventana emergente, en donde el usuario debe indicar si se trata de una situacin de control o de un grupo empresarial y seguidamente dar clic sobre el botn Agregar para que active los espacios para ingresar los datos de los integrantes de la situacin o grupo, segn sea el caso.

Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (nuevo)

El sistema habilitar espacio para ingresar cuatro integrantes, y asignar por defecto los datos del proponente en la primer posicin, en caso de que se deseen agregar ms integrantes al grupo o situacin, se debe dar clic sobre el vnculo Clic aqu para agregar ms casillas, que se encuentra disponible al final de la ventana.

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Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (creacin de nuevo grupo)

Para cada integrante se debe indicar el nombre, nmero de identificacin (Nit), la ciudad de domicilio, la cual se debe seleccionar del listado disponible al dar clic sobre la lupa ubicada en la columna Domicilio, y marcar si el integrante es matriz o subordinada en el caso de un grupo empresarial, o si es controlante o controlada si se trata de una situacin de control. Se debe tener en cuenta en todos los datos son obligatorios para cada integrante. Una vez ingresados los datos de los participantes en la situacin o grupo, se debe dar clic sobre el botn Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla. Dando clic sobre el botn Salir se cerrar la ventana sin guardar los cambios. Para eliminar algn integrante se debe dar clic sobre el cono de borrador que se encuentra a la izquierda del integrante a eliminar.

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Seccin Situaciones de Control y Grupos Empresariales (vista consolidada)

Para modificar alguna situacin o grupo registrado, el usuario deber dar clic sobre la lupa disponible junto al nombre de alguno de los integrantes del grupo o situacin deseada; en esta edicin, podr agregar o eliminar integrantes o modificar sus datos. Capacidad Financiera y Organizacional Esta seccin permite el ingreso de la informacin relacionada a la capacidad financiera y organizacional del Proponente. Esta seccin comprende cada uno de los rubros contables del proponente y la fecha de corte o balance de apertura de dicha informacin. El usuario debe ingresar la informacin para los rubros que desea reportar y el sistema automticamente realizar las operaciones necesarias para mostrar los resultados. En el caso de que la operacin a realizar sea cero sobre cero, o que la operacin a realizar sea un nmero sobre CERO, el sistema muestra el mensaje INDEFINIDO como resultado.

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Seccin Capacidad Financiera y Organizacional (persona jurdica)

En el caso de las personas naturales, adems de los rubros solicitados, el usuario debe indicar si est obligado o no a llevar contabilidad; en caso de que no est obligado, el

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sistema solicitar los datos del contador o auditor, eso con el fin de generar la certificacin correspondiente.

Seccin Capacidad Financiera y Organizacional (persona natural)

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Experiencia Esta seccin permite al usuario diligenciar la informacin correspondiente a los contratos ejecutados que desee de la persona natural o jurdica. Para ingresar un nuevo contrato, el usuario debe dar clic sobre el botn Agregar.

Seccin Experiencia (inicio)

Para cada contrato, el sistema solicita los siguientes datos: modo de celebracin del contrato (directamente por el proponente, accionista, consorcio, unin temporal o sociedad), nombre del contratista, nombre del contratante, valor del contrato expresado en SMMLV, porcentaje de participacin del proponente en caso de haberse celebrado por consorcio, unin temporal o sociedad, los cdigo del clasificador de bienes y servicios vinculados al contrato y finalmente podr indicar la forma en que acreditar su experiencia, esto con el fin de que el sistema pueda generar la certificacin que aplique segn el caso.

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Seccin Experiencia (Nuevo contrato)

Para ingresar los cdigos del clasificador de bienes y servicios, se debe dar clic en el botn CLIC AQU con lo que se desplegar una ventana emergente en la que se puede realizar la bsqueda de los cdigos e irlos agregando al listado. Para eliminar alguno de los cdigos, se debe dar clic sobre el cono de borrador ubicado junto al cdigo que se desea eliminar.

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Seccin Experiencia (Clasificador del contrato)

Para regresar a la pantalla de los datos del contrato, se da clic sobre el botn Aceptar. Una vez guardados los datos del contrato, el sistema regresar a la vista consolidada de la experiencia, permitiendo al usuario agregar ms contratos.

Seccin Experiencia (Vista consolidada)

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Clasificacin En esta seccin el usuario debe ingresar el listado de cdigos del clasificador de bienes y servicios que ofrecer a las entidades estatales. Con el fin de agilizar su diligenciamiento, el sistema presenta un hipervnculo al inicio de la pgina con el cual se importan todas las clasificaciones que fueron diligenciadas previamente en los contratos registrados como parte de la experiencia.

Seccin Clasificacin

Para realizar modificaciones al listado importado, el usuario debe dar clic sobre el botn CLIC AQU.

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Seccin Clasificacin (Clasificador de bienes y servicios)

Para avanzar de esta seccin se debe contar con al menos un cdigo del clasificador diligenciado. Certificaciones y Documentos Soporte Esta seccin permite la descarga de los modelos de certificacin sugeridos para los documentos que soportan la informacin diligenciada en el formulario virtual, estos modelos representan la informacin bsica exigida pero el usuario puede escoger presentar sus propios documentos de soporte desde que cumpla con los requisitos mnimos exigidos. El usuario debe descargar estos modelos en formato.doc, diligenciarlos y firmarlos debidamente, estos deben presentarse ya sea en original o copia.

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Seccin Certificaciones y Documentos Soporte

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Ver formulario En esta seccin se muestran los datos del representante legal que firmar el formulario, que corresponde a los datos del usuario de clave segura que se encuentra autenticado en ese momento. Este proceso se realiza para todo Proponente que no sea de tipo persona natural ya que estos ltimos firman el formulario ellos mismos. Adicionalmente, se puede descargar RUP dando clic en el botn Generar Formulario.

Seleccin del representante que firma el formulario

Pago en Lnea
El sistema permite la realizacin del pago en lnea por medio del sistema de pagosonline.net, para poder realizar el pago es necesario contar con un nmero de referencia, este se obtiene luego de generar el formulario en la seccin de Ver Formulario. En esta seccin se muestra la informacin importante que se enviar a la plataforma de pagos en lnea y el botn de Comprar Ahora que le permitir al usuario continuar con el pago en lnea.

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Pago en lnea

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Preguntas Ms Frecuentes (FAQ)

Tengo una solicitud en curso pero no cuento con la clave de acceso, qu puedo hacer? El sistema cuenta con un mecanismo de recordacin de contraseas al que puede acceder dando clic sobre el link Olvid su clave? que se encuentra en la pagina de inicio. nicamente debe ingresar el correo electrnico que registr para su cedula y automticamente se le enviar un e-mail con su nueva clave. Por qu en la pgina de resultados de bsqueda hay informacin que no puedo modificar? La informacin mostrada en esta pgina es la registrada en las bases de datos de la Cmara de Comercio al momento de su inscripcin o renovacin anual. Acabo de iniciar mi trmite para el acto de inscripcin, Por qu los links a las diferentes secciones estn desactivados? El panel de navegacin nicamente permite el acceso a las secciones que se han marcado previamente como completadas, de acuerdo a los criterios establecidos para cada una de ellas, por lo tanto, en cuanto la seccin no sea marcada como completada, el link correspondiente en el panel de navegacin no ser activado. Puedo utilizar mis propios documentos para acreditar la informacin diligenciada en el formulario virtual? S. El listado de certificaciones disponibles para su descarga en la seccin de Certificaciones y Documentos Soporte son solo modelos a ser diligenciados con la informacin necesaria para ser utilizados para acreditar el formulario, y pueden ser remplazados por documentos propios siempre y cuando cumplan con los requisitos.

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