Manual de Operaciones Pir

Fondo Hondureo de Inversin Social
Asociacin Internacional de Fomento
PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA RURAL
MANUAL DE OPERACIONES
Honduras, junio de 2006
Manual de Operaciones del Proyecto de Infraestructura Rural PIR
NDICE
CAPTULO I: El Proyecto, Componentes y Marco Lgico .... 1.1. Introduccin. 1.2. Propsito y Contenido del Manual de Operaciones .. 1.3. Uso y Modificaciones del Manual de Operaciones 1.4. El Proyecto... 1.4.1. Objetivos Generales. . 1.4.2. Objetivos de Desarrollo. ... 1.4.3. Componentes... 1.5. Marco Lgico e Indicadores del Proyecto................................... 1.6. Costos del Proyecto ... 1.6.1. Costos del Proyecto CAPTULO II: Marco Institucional para la Gestin Descentralizada del Proyecto ..... 2.1. Introduccin. 2.2. Esquema Institucional para la Gestin del Proyecto..... 2.3. Rol y Participacin del FHIS en la Gestin Centralizada del Proyecto.. 2.3.1. Procesos de Direccin, Toma de Decisiones y Coordinacin Operativa del Proyecto . 2.3.2. Proceso de Planeamiento, Adquisiciones y Control y Seguimiento de la Ejecucin de Obras 2.3.3. Proceso de Participacin y Colaboracin Interinstitucional. 2.4. Rol y Participacin de las Mancomunidades en la Gestin Descentralizada del Proyecto ... 2.4.1. Objetivo y Alcance de los Convenios Marco .. 2.4.2. Organizacin de la Mancomunidad y Ejecucin del Proyecto CAPTULO III: Ciclo Descentralizado para la Ejecucin de los Subproyectos del PIR . 3.1. Introduccin. 3.2. Ciclo de los Subproyectos del PIR .. 3.2.1. Etapa I: Planeamiento y Priorizacin de los Subproyectos del PIR... 3.2.2. Etapa II: Formulacin y Evaluacin de los Subproyectos del PIR Elegibles.. 3.2.3. Etapa III: Contratacin .de las Obras y Supervisin de los Subproyectos.. 3.2.4. Etapa IV: Ejecucin y Recepcin de las Obras de los Subproyectos CAPTULO IV: Proceso de Planificacin, Seleccin y Ejecucin de los Subproyectos Sectoriales del PIR........................................................................... 4.1. Introduccin. 4.2. Criterios de Elegibilidad de las Mancomunidades. 4.3. Aspectos Generales Aplicables a los Subproyectos Sectoriales 4.3.1. Esquema Institucional del Proyecto
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10 10 10 10 11 11 11 11 20 24 24 25 25 25 27 28 34 37 42 42 43 49 49 50 50 51 52 53
54 54 54 56 56
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.3.2. Actualizacin de los Subproyectos con el Ciclo del Proyecto de Infraestructura Rural - PIR 4.3.3. Proceso Participativo en la Planificacin Local. 4.3.4. Preparacin del Plan Operativo Anual - POA y del Plan de Adquisiciones y Contrataciones PAC.. 4.3.5. Participacin del Sector Privado y Procesos de Adjudicacin y Contratacin 4.3.6. Gestin y Administracin Financiera de los Recursos Aplicados a los Subproyectos.. 4.3.7. Control y Seguimiento de los Subproyectos Sectoriales. Planificacin, Seleccin y Ejecucin de los Subproyectos de Agua y Saneamiento 4.4.1. Alcances de los Subproyectos de Agua y Saneamiento. 4.4.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos.. 4.4.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Agua y Saneamiento ... Planificacin, Seleccin y Ejecucin de los Subproyectos de Caminos Rurales. 4.5.1. Alcances de los Subproyectos de Caminos Rurales 4.5.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos.. 4.5.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Agua y Saneamiento ... Planificacin, Seleccin y Ejecucin de los Subproyectos de Electrificacin ... 4.6.1. Alcances de los Subproyectos de Electrificacin.. 4.6.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos.. 4.6.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Electrificacin............ .. Polticas Sectoriales...
57 57 62 62 62 63 63 63 69 71 74 74 77 79 81 81 84 86 96 97 97 97 97 98 99 100 100 102 102 102 109 109 109 110 113 117 117 118 119 119 119 119 121
CAPTULO V: Procesos Administrativos Financieros...................................... 5.1. Introduccin 5.2. Aspectos Administrativos - Financieros.. 5.2.1. Aspectos Generales Administrativos...... 5.2.2. Aspectos Generales Financieros. 5.2.3. Fuentes de Financiamiento...... 5.2.4. Gastos Elegibles por Categora 5.2.5. Cuentas Bancarias del Proyecto.. 5.2.6. Sistema Integrado de Informacin Financiera.............. 5.2.7. Procedimiento de Inclusin del Proyecto en el SIAFI 5.2.8. Manejo Administrativo Financiero del Proyecto. 5.2.9. Manejo de los Archivos . 5.3. Desembolsos y Flujo de Fondos.. 5.3.1. Flujo de Transferencia de Recursos 5.3.2. Procedimientos para Solicitar Fondos de la Cuenta Especial. 5.3.3. Informes de Seguimiento Financiero - FMR para la IAF... .. 5.4. Auditora del Proyecto .. . 5.4.1. Responsabilidad de la UCP.. 5.4.2. Responsabilidad de las Unidades Tcnicas Intermunicipales.. CAPTULO VI: Adquisicin de Bienes y Contratacin de Obras y Servicios..... 6.1. Aspectos Generales... 6.1.1. Marco General 6.1.2. Participacin de la AIF ... 6.1.3. Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC-18)
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6.2.
6.3.
6.4. 6.5. 6.6.
6.1.4. Responsabilidad del FHIS-UCP/PIR en las Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto ... .. 6.1.5. Responsabilidad de las Mancomunidades en las Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto .... Mtodos de Adquisicin Previstos en el Proyecto 6.2.1. Contratacin de Obras ... 6.2.2. Contratacin de Servicios de Consultora . 6.2.3. Servicios de Mantenimiento Rutinario 6.2.4. Adquisicin de Bienes Condiciones para el Inicio de Procesos.. 6.3.1. Inclusin en Plan de Adquisiciones. 6.3.2. Trminos de Referencia, Especificaciones o Expediente Tcnico. 6.3.3. Comit de Evaluacin 6.3.4. Publicaciones y Distribucin de Documentos del Proceso.. 6.3.5. Consultas. 6.3.6. Presentacin y Apertura de Propuestas . 6.3.7. Evaluacin de Propuestas 6.3.8. Impugnaciones 6.3.9. Finalizacin de Funciones del Comit de Evaluacin 6.3.10. Asesoramiento en Procedimientos y Normas de Adquisicin.. Procedimientos Detallados para el Registro, Manejo y Archivo de la Documentacin de Adquisiciones del Proyecto . Organizacin de los Registros de Contratistas y Consultores Consideraciones Finales... 6.6.1. Licitaciones.. 6.6.2. Consultoras 6.6.3. Capacitacin
123 124 125 125 132 138 140 142 142 142 143 146 146 146 146 147 147 147 147 149 150 150 150 151
CAPTULO VII: Lineamiento para el Control y Seguimiento del FHIS a los Subproyectos del PIR Ejecutados por las Mancomunidades.. 7.1. Introduccin. 7.2. Esquema Institucional del PIR.. 7.3. El FHIS y su Organizacin por Procesos (Gestin Centralizada)...... 7.4. Modelo de Gestin Descentralizada para la Ejecucin del PIR.. 7.5. Modelo de Control y Seguimiento para el Ciclo General de Proyectos FHIS... 7.6. Alcances de las Funciones de Control y Seguimiento a cargo del FHIS.. 7.6.1. Polticas Institucionales de Control y Seguimiento... 7.6.2. Objetivos, Responsabilidades y Tipos de Intervencin de la Direccin de Control y Seguimiento DCS. 7.7. Organizacin y Rol del Equipo Tcnico de la Direccin de Control y Seguimiento . 7.7.1. Director de Control y Seguimiento... 7.7.2. Coordinador de la Unidad de Control de Gestin. 7.8. Procedimientos de Control y Seguimientos en los Subproyectos Ejecutados bajo la Modalidad de Gestin Descentralizada . 7.8.1. Inicio de los Subproyectos 7.8.2. Ejecucin de los Subproyectos 7.8.3. Termino y Cierre de los Subproyectos 7.8.4. Fase de Evaluacin Ex Post. 7.9. Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Desempeo 7.9.1. Capacitacin y Asistencia Tcnica a las UTI de las Mancomunidades.
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152 152 152 153 154 155 155 155 158 160 161 161 162 163 163 164 165 165 165
CAPTULO VIII: Monitoreo y Evaluacin del Proyecto ... 8.1. Introduccin. 8.2. Del Diseo del Sistema de Monitoreo y Evaluacin. 8.3. Del Monitoreo del Proyecto .. 8.3.1. Informes.. 8.3.2. Asignacin de Responsabilidades para el Monitoreo del PIR 8.4. De la Evaluacin del Proyecto... 8.4.1. Evaluacin Intermedia ... 8.4.2. Evaluacin de Resultados . 8.4.3. Asignacin de Responsabilidades para la Evaluacin del PIR 8.5. Participacin de las Mancomunidades en el Sistema de M&E ... 8.6. De la Relacin entre el FHIS y la AIF.... 8.6.1. Informes sobre los Planes Operativos Anuales. 8.6.2. Informes de Progreso para la AIF....... 8.6.3. Revisiones Anuales 8.6.4. Supervisin del Proyecto por la AIF... . 8.7. Relacin entre el FHIS y las Mancomunidades . 8.7.1. Coordinacin Operativa con las Mancomunidades.. 8.7.2. Comunicaciones con las Mancomunidades... CAPTULO IX: Lineamiento para el Diseo del Plan de Fortalecimiento Institucional del Proyecto .. 9.1. Introduccin. 9.2. Concepto y Aplicaciones del Fortalecimiento Institucional.. 9.3. Objetivos y Metas del Fortalecimiento Institucional del PIR 9.3.1. Objetivos.. 9.3.2. Metas 9.4. Fortalecimiento Institucional Orientado al Cambio de Modelo de Gestin Descentralizada .. 9.5. Resultados Esperados del Fortalecimiento Institucional ..
167 167 167 167 170 171 171 171 171 174 174 175 175 175 175 176 176 176 177 179 179 179 180 180 181 181 183
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NDICE DE ANEXOS
Captulo I Anexo I.1. Captulo II Anexo II.1
Indicadores Clave para las Mancomunidades CRA y CHORTI
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Unidad Coordinadora del Proyecto y Perfiles del Personal Clave de la Unidad Coordinadora del Proyecto Convenio de Participacin Sectorial entre la Empresa Nacional de Energa Elctrica y el Fondo Hondureo de Inversin Social para la Ejecucin del Proyecto de Infraestructura Rural (PIR) .. Convenio de Cooperacin Tcnica Sectorial entre el Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillados (SANAA) y el Fondo Hondureo de Inversin Social (FHIS), para la Ejecucin del Proyecto de Infraestructura Rural (PIR) en el Sector de Agua y Saneamiento .. Modelo de Convenio Marco de Participacin Interinstitucional entre el FHIS y la Mancomunidad Reglamento de Organizacin y Funciones para las Unidades Tcnicas Intermunicipales ... Convenio de Cooperacin Sectorial sucrito entre el Fondo Hondureo de Inversin Social (FHIS) y el Instituto Hondureo de antropologa e Historia (IHAH), para la ejecucin del Proyecto de Infraestructura Rural (PIR) Convenio de Participacin Sectorial entre la Secretaria de Gobernacin y Justicia y el Fondo Hondureo de Inversin Social para la ejecucin del Proyecto de Infraestructura Rural
Anexo II.2
Anexo II.3
Anexo II.4
Anexo II.5
Anexo II.6
Anexo II.7
Captulo III Anexo III.1
Gua de Procesos para la Ejecucin de Subproyectos a cargo de las Mancomunidades Marco Conceptual para el Manejo Ambiental y Social... Marco de Polticas sobre Reasentamiento Involuntario............... Marco de Polticas sobre Comunidades tnicas............... Marco de Patrimonio Cultural
Captulo IV Anexo IV.1 Anexo IV.2 Anexo IV.3 Anexo IV.4 Captulo V Anexo V.1.
Gua de Administracin Financiera para las Unidades Tcnicas Intermunicipales ... Documentos y Formularios Financieros Aplicables al Proyecto...
Anexo V.2.
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Anexo V.3.
Trminos de Referencia para la Auditoria Externa del Proyecto..
Captulo VI Anexo VI.1. Anexo VI.2. Anexo VI.3.
Descripcin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones (Pac-18). Formato de Plan de Adquisiciones... Formato de Plan de Adquisiciones para Bienes y Obras Sujetos a Examen Previo y Posterior Formato de Plan de Contrataciones de Consultoras Sujetos a Examen Previo y Posterior Documentos Estndar de Licitaciones y Adquisiciones y Modelos de Contratos
Anexo VI.4.
Anexo VI.5.
Sub Anexo Documentos Estndar para Obras 1 Documento de Cotizacin para Obras Menores a US$ 50,000 . 2 Documento Base de Licitacin para Obras entre US$ 50,000 y US$ 250,000..
Sub Anexo Documentos Estndar para Consultoras 1 Seleccin de Consultores.. Anexo VI.6. Anexo VI.7. Actividades para Obras .. Documentos Estndar de Licitaciones y Adquisiciones y Modelos de Contratos
Sub Anexo Documentos Estndar para Bienes 1 Documento de Cotizacin de Bienes entre US$ 10,000 y US$ 50,000 2 Documento Estndar para Licitacin Pblica Nacional (para la adquisicin de bienes entre los US$ 50,000 y los US$ 150,000).. Actividades para Consultoras ................. Aviso de Adquisiciones Anunciando Requerimientos Aviso de Adquisiciones Anunciando Requerimientos Actividades para Bienes . Flujogramas de Procesos de Adquisiciones para las Mancomunidades... Trminos de Referencia de los Promotores de Descentralizacin PDD . Plan de Capacidades para el Primer Ao de Ejecucin del PIR.
Anexo VI.8. Anexo VI.9. Anexo VI.10. Anexo VI.11. Anexo VI.12. Captulo IX Anexo IX.1. Anexo IX.2.
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ABREVIACIONES Y ACRNIMOS
AIF AFE-COHDEFOR AMHON AT BCIE BCH PIR CCAD CCH CDM CEDE CGT CHORTI CI CPSC CODECO CONASA CONIMCHH CP CRA CTH CUTH DdC DCS DdP DOCP EA EC EEIA EIA ENEE ERP ERSAPS EU FCA FCS FHIS FI FITH FMR FONAC FOSDE FOSODE GEF
Asociacin Internacional de Fomento Administracin Forestal del Estado Corporacin Hondurea de Desarrollo Forestal Asociacin de Municipios de Honduras Asistencia Tcnica Banco Centroamericano de Integracin Econmica Banco Central de Honduras Proyecto de Infraestructura Rural Comisin Centroamericana de Ambiente y Desarrollo Confederacin de Cooperativas de Honduras Consejo de Desarrollo Municipal Comisin Ejecutiva para la Descentralizacin del Estado Central General de Trabajadores Mancomunidad de las Municipalidades del Norte de Copn Consejo Intermunicipal Comisin de Participacin de la Sociedad Civil Consejo de Desarrollo Comunitario Consejo Nacional de Agua y Saneamiento Consejo Nacional Indgena Maya-Chorti de Honduras Cotizacin de Precios Mancomunidad Consejo Regional Ambiental Confederacin de Trabajadores de Honduras Confederacin Unitaria de Trabajadores de Honduras Direccin de Contrataciones Direccin de Control y Seguimiento Direccin de Proyectos Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos Evaluacin Ambiental Estimacin de Costos Estudio de Evaluacin de Impacto Ambiental Evaluacin de Impacto Ambiental Empresa Nacional de Energa Elctrica Estrategia para la Reduccin de la Pobreza Ente Regulador de Servicios de Agua Potable y Saneamiento Unin Europea Ficha para la Categorizacin Ambiental Ficha de Informe de Control y Seguimiento Fondo Hondureo de Inversin Social Fortalecimiento Institucional Federacin Indgena Tawahka de Honduras Informes de Seguimiento Financiero Financial Management Report Foro Nacional de Convergencia Fondo Social de la Deuda Externa Fondo Social de Electrificacin Global Environmental Facility Facilidad Global del Ambiente
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G15 IHAH INA INAM INE JAAS LC LPN M&E ME MOI MRN NBI OES-FOSODE OIT ONG OPSP OSC O&M PAAM PAC PAD PAPIN PAS PDC PDD PDO PED PFI PIR POA POAM PP PPIM PRODDEL PSP ROF SANAA SB SBC SBCC SED SEFIN SGJ SERNA SIAFI SIAP SIAR SIM
Grupo de Seguimiento a los Acuerdos de Estocolmo Instituto Hondureo de Antropologa e Historia Instituto Nacional Agrario Instituto Nacional de la Mujer Instituto Nacional de Estadstica Junta Administradora de Agua y Saneamiento Lista Corta Licitacin Pblica Nacional Monitoreo y Evaluacin Microempresa Mano de Obra Intensiva Manejo de los Recursos Naturales ndice de Necesidades Bsicas Insatisfechas Oficina de Electrificacin Social-Fondo Social de Desarrollo Elctrico Organizacin Internacional del Trabajo Organismo No Gubernamental Oficina Presidencial de Seguimiento de Proyectos Organizaciones de la Sociedad Civil en Honduras Operacin y Mantenimiento Plan de Accin Ambiental Municipal Plan de Adquisiciones y Contrataciones Project Appraisal Document Programa de Apoyo a las Poblaciones Indgenas y Negras de Honduras Programa de Agua y Saneamiento Planes de Desarrollo de Capacidades Promotores de Descentralizacin Objetivos de Desarrollo del Proyecto Plan Estratgico de Desarrollo Plan de Fortalecimiento Institucional Proyecto de Infraestructura Rural Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual de la Mancomunidad Pedido de Propuestas Plan Plurianual de Inversin de la Mancomunidad Programa Nacional de Descentralizacin y Desarrollo Local Participacin del Sector Privado Reglamento de Organizacin y Funciones Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillado Saneamiento Bsico Seleccin Basada en las Calificaciones de Consultores Seleccin Basada en Calidad y Costo Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Desempeo Secretara de Finanzas Secretara de Gobernacin y Justicia Secretara de Recursos Naturales y Ambiente Sistema Administrativo Financiero Integrado Seguimiento, Informacin y Administracin del Programa Sistema de Informacin de Acueductos Rurales Sistema de Informacin Municipal
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SINAPH SINEIA SOPTRAVI SSD TAS TIR TOM TR UE UBS UGA UMA UNESCO UCP UTI
Sistema Nacional de reas Protegidas de Honduras Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental Secretara de Obras Pblicas, Transporte y Vivienda Sistemas Solares Fotovoltaicos Domiciliarios Tcnicos de Agua y Saneamiento Tasa Interna de Retorno Tcnicos de Operacin y Mantenimiento Trminos de Referencia Unin Europea Unidad Bsica de Saneamiento Unidad de Gestin Ambiental Unidad Municipal Ambiental Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, Ciencia y la Cultura Unidad Coordinadora del Proyecto Unidad Tcnica Intermunicipal
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CAPTULO I
EL PROYECTO, COMPONENTES Y MARCO LGICO
1.1. INTRODUCCIN El manual de operaciones ha sido elaborado para asegurar el cumplimiento de los objetivos del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto), el cual cuenta con el financiamiento de la Asociacin Internacional de Fomento (en adelante, AIF), entidad que forma parte del consorcio del Banco Mundial y del gobierno de Honduras a travs del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS) y de las mancomunidades, que aportarn la contrapartida nacional. Asimismo, el Global Environmental Facility (en adelante, GEF) aportar recursos para la implementacin de parte de los subproyectos de electrificacin (Subcomponente 2.1) y el Banco Centroamericano de Integracin Econmica (en adelante, BCIE) proveer financiamiento paralelo a los subproyectos del PIR. En el presente manual se desarrolla los criterios, normas y procesos aplicables a la ejecucin de las diferentes fases del Proyecto en el marco de los Contratos suscritos entre el Gobierno de Honduras y la AIF (Convenio de Crdito 4099-HO), enmendado y firmado el 23 de marzo de 2006, del BCIE (Convenio de Crdito No.1736) y el GEF (Convenio de Donacin TF055968), firmado el 23 de marzo de 2006. 1.2. PROPSITO Y CONTENIDO DEL MANUAL DE OPERACIONES El manual tiene como propsito definir el marco conceptual, institucional, normativo y tcnico del Proyecto, as como los niveles de responsabilidad de las instancias e instituciones involucradas en su implementacin. Asimismo, en este manual se define las responsabilidades, los procedimientos y acciones que son necesarias para la implementacin del PIR, bajo un esquema flexible sujeto a los ajustes que se definirn entre el FHIS y las misiones de supervisin por parte de la AIF. El manual tambin proporciona a los funcionarios del FHIS y las mancomunidades, a travs de sus Unidades Tcnicas Intermunicipales (en adelante, UTI) las guas necesarias para implementar las distintas fases del Proyecto. 1.3. USO Y MODIFICACIONES DEL MANUAL DE OPERACIONES El manual es de uso obligatorio para todos los funcionarios, directivos, tcnicos, personal de las diferentes instituciones responsables del cumplimiento de los objetivos del PIR. Deber ser aprobado y ratificado por el FHIS, para lo cual, y previo a la emisin de una resolucin, contar con la No-Objecin de la AIF. En los casos que se requiera incluir modificaciones al presente manual, stas debern ser aprobadas por el FHIS y debern contar con la No-Objecin de la AIF para entrar en vigencia.
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1.4. EL PROYECTO 1.4.1. Objetivos Generales El Proyecto contribuir a la reduccin de la pobreza rural (mediante el acceso a los servicios de infraestructura bsica en reas rurales pobres) y la descentralizacin (a travs del desarrollo de las capacidades de los gobiernos locales en la provisin de servicios de infraestructura locales). El PIR tambin contribuir directamente al logro de una de las metas del documento Desarrollo del Milenio, que es la de: asegurar la sostenibilidad ambiental al dividir la proporcin de individuos sin acceso a fuentes de agua mejoradas para el ao 2015. El PIR tambin contribuir al logro de la meta global de reduccin de las emisiones de CO2 por el apoyo a los proyectos de energa renovable descentralizada 1.4.2. Objetivos de Desarrollo Los objetivos de desarrollo del PIR son: Mejorar el acceso, calidad y sostenibilidad de los servicios de infraestructura (caminos, electrificacin, agua y saneamiento) en reas rurales de Honduras. Mejorar la capacidad institucional local en la gestin de la planificacin y dotacin de los servicios de infraestructura. 1.4.3. Componentes El Proyecto tiene los siguientes componentes, que cubren todas las etapas del proceso de dotacin de servicios de infraestructura y que ser manejado localmente: (i) Apoyo a la Planificacin Local Participativa para la Dotacin de Servicios de Infraestructura Integrada; (ii) Provisin de los Servicios de Infraestructura; (iii) Un Programa micro financiero para apoyar el Programa nacional de Sistemas Solares Fotovoltaicos Domiciliarios (iv) Desarrollo de la Capacidad Local y Asistencia Tcnica para el Desarrollo de Polticas; y (v) Administracin, Monitoreo y Evaluacin del Proyecto. Componente 1: Apoyo a la Planificacin Local Participativa para la Dotacin de Servicios de Infraestructura Integrada Este componente financiar los costos de consultoras, talleres, y estudios para: (i) elaborar diagnsticos de infraestructura rural en cada mancomunidad; (ii) expandir y complementar los planes estratgicos de desarrollo locales existentes a travs de procesos participativos; (iii) establecer mecanismos y procedimientos para abordar problemas de infraestructura en forma integrada entre los sectores y las comunidades; y (iv) proveer seguimiento y monitoreo del proceso de planificacin en cada mancomunidad. Cabe sealar que el proceso de planificacin se basar en la interaccin continua con: mancomunidades, autoridades municipales, comunidades y agencias del sector, y comprender los pasos siguientes: Seleccin de las mancomunidades participantes. En Honduras existen cerca de 50 mancomunidades con diferentes grados de integracin, institucionalizacin y capacidad. El trabajo de preparacin del Proyecto defini 13 mancomunidades
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elegibles para financiamiento, de stas, se prev que hasta nueve sern calificadas para participar en el PIR. Esta seleccin se basar en criterios combinados de pobreza, ndice de desarrollo humano, potencial de desarrollo econmico, necesidades de infraestructura y grado de institucionalizacin. Otros criterios como grado de institucionalizacin han sido agregados para asegurar una capacidad mnima de implementacin. Sobre esta base, han sido seleccionadas las dos primeras mancomunidades (CRA en Santa Brbara, y CHORTI en Copn). El proceso fue supervisado por un comit compuesto por instancias claves del Gobierno (Ministerio de la Presidencia, Secretara de Gobernacin y Justicia, FHIS y las agencias sectoriales). Se espera que en el Proyecto se incluyan otras 5 mancomunidades, las cuales sern seleccionadas con los mismos criterios de priorizacin, los que estn especificados en este manual de operaciones. Evaluacin de las necesidades de infraestructura, basada en la planificacin participativa. La evaluacin ser implementada en cada mancomunidad al comenzar el proceso de planificacin, y se enfocar en: (i) la identificacin de las carencias en cuanto a infraestructura rural; (ii) el anlisis de los modelos de provisin de servicios existentes, poniendo especial atencin en su calidad y sostenibilidad; (iii) la forma en que los servicios de infraestructura contribuyen al logro de los objetivos de desarrollo del PIR en cada mancomunidad; y (iv) la identificacin de las sinergias potenciales existentes entre los tres sectores de infraestructura. Esta evaluacin seguir metodologas participativas, involucrando las comunidades, autoridades locales y agencias del sector. Revisin de los planes de desarrollo local existentes. Se requiere que las municipalidades preparen Planes Estratgicos de Desarrollo Municipal (en adelante, PED municipal), en forma participativa con las comunidades, siguiendo los lineamientos de la Secretara de Gobernacin y Justicia. La SGJ y el FHIS proveern asistencia tcnica para desarrollar los planes y validarlos, dicha asistencia ser canalizada sobre la base de estos planes. Las mancomunidades tambin prepararn planes de desarrollo mancomunales, resumiendo los planes municipales y resaltando los objetivos estratgicos para el desarrollo territorial a nivel de mancomunidades. Desarrollo de los Planes Plurianuales de Inversin de la Mancomunidad (en adelante, PPIM). El PIR asistir a las mancomunidades en el desarrollo de sus PPIM como complemento o sustento de los PED mancomunales. Si las mancomunidades no cuentan con estos planes, el Proyecto les brindar asistencia en su elaboracin, siguiendo los correspondientes procesos participativos. El PIR coordinar con la Secretara de Gobernacin y Justicia la elaboracin de dichos planes. Los PPIM sern desarrollados tomando en cuenta: (i) la evaluacin participativa de las necesidades de servicios de infraestructura; y (ii) la revisin de los planes de desarrollo local existentes (PED municipales y mancomunales). El PPIM ser desarrollado en talleres en los que participarn municipalidades, comunidades, el FHIS y las agencias sectoriales. La lista ms larga de subproyectos comunales seleccionados ser priorizada con base a una metodologa que combina: (i) criterios de objetivos cuantificables, como son la incidencia de la pobreza y la pobreza extrema; (ii) enlaces con los objetivos claves de desarrollo estratgico mancomunal y municipal; y (iii) el desarrollo de sinergias entre los tres sectores, y con otras intervenciones de desarrollo en el rea. Los PPIM sern validados por la mancomunidad, municipalidades y comunidades. Se firmarn acuerdos entre las
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comunidades, mancomunidades y las agencias del sector, especificando los planes de implementacin. Como los fondos del PIR no sern suficientes para cubrir las necesidades de infraestructura en las mancomunidades participantes, donde sea posible, el Proyecto se asociar con otros donantes activos en el rea y los incluir en las alianzas para implementar los PPIM acordados. La donacin GEF apoyar el cumplimiento de este objetivo con la provisin de asistencia tcnica y capacitacin a las UTIs en la integracin de los proyectos de electrificacin descentralizada en los PPIMs. Componente 2: Provisin de los Servicios de Infraestructura El Proyecto financiar los diseos, estudios de preinversin, obras civiles, bienes, equipo, y servicios relacionados con la provisin local de infraestructura rural, lo que incluye: Mejorar las redes de caminos rurales bajo responsabilidad municipal y establecer arreglos de mantenimiento sostenible. Rehabilitar, expandir o construir nuevos sistemas de agua y saneamiento y facilidades en comunidades rurales. Dotar de electrificacin a comunidades rurales a travs de: (i) la extensin de la red nacional de energa; (ii) sistemas fuera de red dentro de las mancomunidades (iii) proyectos pilotos de los sistemas descentralizados fuera de las mancomunidades utilizando fuentes de energa renovables; (iv) establecimiento de un Programa de Mercado Nacional Solar Fotovoltaico. Fortalecer a los proveedores de servicios de infraestructura locales. Este componente tendr los siguientes subcomponentes: Subcomponente 2.1.: Subproyectos priorizados en los PPIM de las Mancomunidades Participantes Este subcomponente ejecutar subproyectos de caminos, de agua y saneamiento y de electrificacin. A continuacin, se describe lo que se considera en los subproyectos por sector. Los subproyectos de caminos comprenden: (i) Rehabilitacin de caminos rurales; (ii) El proyecto piloto para el mantenimiento de caminos (Formacin de Microempresas); (iii) Intervenciones Puntuales-puntos crticos en la red rural no bsica; (iv) Intervenciones puntuales-puntos crticos en la red vial principal (No Pavimentada); (v); El programa kilmetro municipal. Rehabilitacin de caminos rurales. Su objetivo es asegurar que los caminos sean transitables durante todo el ao y que el acceso a stos se ajuste a las necesidades de transporte de las comunidades. Las obras de rehabilitacin se concentrarn en reducir el deterioro actual de los caminos rurales, eliminando los tramos crticos y reparando los baches, logrando una segura y adecuada transitabilidad y un nivel de
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acceso diseado a las necesidades especficas del transporte de las comunidades locales. La rehabilitacin se realizar preservando los aspectos geomtricos existentes, y sin buscar mejorar las especificaciones tcnicas. Proyecto piloto para el mantenimiento de caminos. Se entiende por mantenimiento de los caminos rurales la actividad peridica o rutinaria que proporciona un buen estado del camino para dar fluidez al trnsito en todas las pocas del ao y preservar las inversiones efectuadas en su construccin. Sern objeto de cofinanciacin por parte del Proyecto aquellos tramos que han sido rehabilitados durante el periodo de implementacin del proyecto. Tambin se podrn considerar tramos adicionales para los cuales se haya comprometido el apoyo de los gobiernos locales u organizaciones de la comunidad. Bajo esta categora el Proyecto estara en capacidad de cofinanciar con las municipalidades integrantes de la mancomunidad contratos de conservacin de caminos rurales con microempresas. Este tipo de contrato est enfocado principalmente a dar atencin permanente al camino en lo que respecta a la conservacin vial rutinaria, para que sea eficaz, eficiente y oportuna. Por lo general se efecta a travs de microempresas constituidas por grupos de persona que viven en la zona aledaa al tramo de carreteras a conservar y que por lo mismo tiene inters en que el camino se mantenga en buen estado. Intervenciones puntuales-puntos crticos en la red rural no bsica. En aquellos tramos que no son objeto de una rehabilitacin, el proyecto ofrece la posibilidad de realizar una intervencin puntual en puntos crticos. Intervenciones puntuales-puntos crticos en la red vial principal (No Pavimentada).Esta categora de subproyectos es igual a la anterior, solo que en tramos que pertenecen a la red principal, la cual implica que estn bajo la direccin de SOPTRAVI o del Fondo Vial Programa kilmetro municipal. Financiar un nmero limitado de las mejoras de algunas calles del casco urbano, pues la mayora de estas carece de pavimento o el que tienen est deteriorado. Mediante este programa se cubrir algunas calles con piedra o pedrera (o Adoquines). Cabe agregar que las calles que sern mejoradas se escogern por medio de mtodos participativos. Este componente debido a sus costos altos se aplicar slo en CRA y Chort y no se extender a otras mancomunidades. Los subproyectos de agua y saneamiento. El PIR financiar la rehabilitacin, expansin y construccin de sistemas comunales de agua y saneamiento en reas rurales, comenzando con CRA y CHORTI y expandindose a otras mancomunidades a partir de su segundo ao. Los subproyectos de agua potable y saneamiento tienen por objeto aumentar la cobertura en el rea rural, promover la sostenabilidad de los servicios y la promocin de higiene. Beneficiar a la poblacin no servida es el gran reto de los subproyectos de agua y saneamiento. La mayora de la poblacin rural est dispersa, distribuida en asentamientos de 50 a 200 personas. Esta poblacin es ms difcil de alcanzar a medida que los costos de las tecnologas convencionales son significativamente ms altos comparado con comunidades rurales concentradas. Una estrategia de agua y saneamiento efectiva se debe utilizar para abordar este doble problema de: (i) mejorar la calidad y sostenibilidad en los sistemas actuales; y (ii) encontrar soluciones adecuadas para las viviendas rurales dispersas de hasta 75 habitantes como mnimo y concentradas de hasta 5,000 habitantes como mximo.
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La poltica institucional en el tema de agua y saneamiento, es considerar la integridad de las acciones, de tal forma que se garantice el logro de los beneficios esperados; en el caso de saneamiento bsico se buscar que cuenten con el suministro de agua potable, manejo y control de las excretas, aguas servidas y basuras, y se realice una educacin sanitaria/ambiental que incentive a comportamientos higinicos y saludable de los pobladores. El PIR buscar que los subproyectos tengan la cobertura requerida por la totalidad de los miembros de una comunidad, no considera pertinente el que los subproyectos beneficien parcialmente a una comunidad a fin de bajar costos de los mismos. Se financiar los siguientes tipos de subproyectos: Rehabilitacin y expansin de nuevos sistemas de agua. Entre las soluciones para el abastecimiento de agua potable que propone ejecutar el PIR son: Para comunidades rurales concentradas y dispersas o Explotacin de fuentes superficiales. o Explotacin de fuentes subterrneas. o Bombeo. Para comunidades rurales dispersas o Llaves pblicas. o Pozos comunitarios. o Bombeo. o Captacin de aguas de lluvias. Soluciones de saneamiento rural. Entre las soluciones que propone el PIR para el saneamiento son: Para las comunidades rurales concentradas y dispersas o Alcantarillado convencional en el caso de colectores principales. o Alcantarillado de pequeo dimetro. o Alcantarillado condominial. Estas soluciones debern contar con apropiados sistemas de tratamiento para las aguas servidas, entre los cuales podemos mencionar los siguientes: (i) fosas spticas, filtros anaerbicos, campos de infiltracin; (ii) lagunas de oxidacin; y (iii) fosas spticas, biofiltros. Para las comunidades rurales dispersas o Unidades bsicas de saneamiento (UBS). o Letrinas. o Fosas spticas. o Campos de infiltracin. En los sistemas que incluyan el bombeo, el uso de contadores se establecer como norma, y se recomienda tambin en sistemas de gravedad cuando los recursos hdricos son pocos. Los contadores del agua proporcionan los medios de calcular cobros segn el volumen entregado y recuperar fondos para la sostenibilidad del sistema va un mecanismo del precio y uso. Los tipos de subproyectos sern aprobados en asamblea general, por cada comunidad, de acuerdo a lo previsto en el Manual de Ofertas Tecnolgicas del FHIS. Dicha aprobacin incluye la definicin del tipo de tarifa que corresponda a la opcin tecnolgica adoptada,
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as como los compromisos comunitarios. Dicho acuerdo constar en un acta de asamblea que ser firmada por los participantes. Proyecto piloto de operacin y mantenimiento del agua y saneamiento. Para fortalecer las iniciativas de provisin de servicios en forma sostenible, los modelos de entrega de servicios sern desarrollados con las mancomunidades. Las juntas de agua, por ser los principales proveedores de servicios, sern fortalecidas a travs de prcticas operativas comerciales con el fin de promover la sostenibilidad de los servicios a largo plazo. Las sinergias se desarrollarn con las microempresas piloto de mantenimiento de caminos y la electrificacin fuera de red. Los subproyectos de electrificacin financiarn el acceso a servicios de electricidad a travs de: (i) una extensin de la red de energa nacional; y (ii) electrificacin de comunidades fuera de red. Extensin de la red de energa nacional. Se financiar la extensin de la red de la ENEE en comunidades de CRA y CHORTI (durante el primer ao del PIR) que no cuentan con este servicio; posterior y gradualmente, se extender la cobertura a las dems mancomunidades que sern seleccionadas para participar en el PIR. La extensin de la red es la solucin ms econmica para la mayora de las comunidades sin servicio elctrico. Este componente se desarrollar sobre el programa de extensin de red implementado a travs del la Oficina de Electrificacin Social (OES) de la ENEE Las extensiones de red seguirn los procedimientos del FOSODE para la planificacin e implementacin con el fin de asegurar una mejor respuesta a la demanda local y una sostenibilidad mejorada. Se financiar aquellos subproyectos de extensin de red priorizados en los PPIM y que han sido seleccionados segn los criterios de elegibilidad establecidos por el PIR. Los proyectos de alto costo (sobre US$ 1,500 por conexin) pasarn por un anlisis detallado de costo beneficio. Electrificacin de comunidades fuera de red. El PIR disear e implementar intervenciones piloto de electrificacin fuera de red para comunidades. Se espera que la mayora de los subproyectos sean microrredes con micro centrales hidroelctricas, pero otras tecnologas (renovables, tradicionales e hbridas) sern consideradas. Como en el caso de extensin de red, se requerir que todos los subproyectos cumplan con los criterios de elegibilidad establecidos en el Manual y que sean priorizados en el PPIM. Especficamente el PIR financiar (i) Los proyectos de micro-centrales hidroelctricas: sern implementados conjuntamente por el FHIS y mancomunidades, con asistencia tcnica y supervisin por parte de la ENEE como agencia sectorial. Los arreglos de entrega de servicios se desarrollarn junto con las mancomunidades y comunidades, y podrn involucrar organizaciones comunitarias (tales como cooperativas, ONG o micro-empresa), sector privado o una organizacin mixta. Adems del uso residencial, se buscar aprovechamiento de energa para aplicaciones productivas (refrigeracin de leche, pescado y vegetales; molienda de granos y similares, etc.). Las mejores prcticas para la organizacin social y la intermediacin financiera sern piloteadas. Se buscarn las sinergias con los modelos organizacionales desarrollados para los sectores de agua y
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caminos (particularmente con las microempresas piloto). El GEF apoyar este subcomponente con asistencia tcnica y capacitacin complementaria.
(ii) Otro tipo de microrredes descentralizadas. El Proyecto apoyar el desarrollo de microrredes descentralizadas para las reas remotas, dnde la expansin de la red no es factible o econmica. Se considerar todas las tecnologas, pero prioritariamente se promover el uso de energa renovable. Para ello, el proyecto financiar por lo menos un piloto de proyecto descentralizado de energa renovable (otra de hdrica), tales como elico y biomasa dentro de las mancomunidades seleccionada. Este proyecto sera co-financiado entre el PIR y el GEF, 50% cada uno.
Subcomponente 2.2.: Implementacin de los Pilotos fuera de Red de Electrificacin seleccionados fuera de las Mancomunidades Participantes Utilizando recursos locales renovables, como micro hidro, elico etc., el PIR financiar algunos proyectos piloto, los cuales estarn localizados fuera de las mancomunidades participantes, para poner a prueba soluciones de electrificacin fuera de red, y aplicar lecciones aprendidas en las mancomunidades participantes. Las condiciones para la seleccin de estos proyectos incluyen: (i) promocin de nueva tecnologa o nuevo modelo de gestin, (ii) potencial de replicacin, (iii) potencial para usos productivos, (iv) anlisis de menor costo y de costo beneficio positivo, (v) aprobacin por el FHIS y no objecin del Banco. Se podr financiar el mximo tres proyectos pilotos fuera de las mancomunidades participantes. El primer proyecto, Las Champas en el departamento de Coln ya fue seleccionado, implementado en la cooperacin con el Programa de Unin Europea GAUREE, ejecutado por la ENEE.
Subcomponente 2.3: Implementacin del Programa Fotovoltaico (FV) Solar y Pilotos de Electricidad Renovable Este tipo de subproyecto de electrificacin especficamente apoyar el desarrollo de un programa nacional de sistemas solares fotovoltaicos domiciliarios (SSD) para electrificacin de viviendas, escuelas, postas sanitarias, sistemas de bombeo de agua y otros establecimientos comunitarios dispersos, que no pueden ser abastecidos debido a razones tcnicas y/o econmicas por extensiones de red o mini/micro redes, con una meta inicial de 5,000 sistemas. Este tipo de subproyecto de electrificacin incluye dos modalidades: (i) paquetes de los sistemas en las mancomunidades participantes; y (ii) el mercado abierto al nivel nacional. La estrategia bsica del Proyectos es estimular el mercado haciendo los sistemas fotovoltaicos accesibles a los usuarios, disponibles donde ellos estn localizados y apoyarlos con un sistema de mantenimiento a largo plazo. El Proyecto canalizar tres tipos de subsidios: o El subsidio de PIR con el objetivo de la reduccin de pobreza ser canalizado a los usuarios dentro de los paquetes en las mancomunidades participantes (su monto se determinar en base de una licitacin pblica). o El subsidio de GEF se enfocar en la reduccin de barreras de desarrollo del mercado y se aplicar al nivel nacional (tanto dentro de los paquetes, como en el mercado abierto nacional).
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o En los paquetes dentro de las mancomunidades se buscar el tercer subsidio de las municipalidades/mancomunidad, para aumentar la accesibilidad de estos sistemas para las viviendas de menores recursos en su territorio. El suministro e instalacin de los sistemas solares estar a cargo de las empresas debidamente certificadas por la OES de la ENEE para este fin. El financiamiento de los mismos se realizar mediante el otorgamiento de subsidios y pagos directos de los usuarios (cuota inicial + crdito). Dado que los sistemas solares son domiciliarios, posterior al servicio post venta, cada usuario responder por la operacin y el mantenimiento de su sistema. Para el buen resultado de ello, contar con la capacitacin respectiva de la empresa que llev a cabo la instalacin. En los paquetes, dicha empresa estar obligada a prestar un servicio post venta por un perodo mnimo de dos aos despus de realizada la instalacin.
Subcomponente 2.4: Fortalecimiento de los Proveedores de Servicios Locales de Infraestructura El PIR utilizar una variedad de modelos para proveer los servicios, con estructuras institucionales y de propiedad variantes (sector pblico, municipal, basado en la comunidad, privado, ONG, etc.). Con excepcin de la ENEE, un detalle comn de los proveedores es su pequea escala. Por lo tanto, se desarrollar su capacidad para asegurar la calidad de servicio, la eficiencia y la sostenibilidad. Los proveedores a pequea escala, apoyados por el PIR, podrn ser microempresas de mantenimiento de caminos rurales, juntas de agua comunales, organizaciones comunales que operan los micro hidros, pequeas y microempresas para los sistemas de agua y saneamiento, pequeas y microempresas en la electrificacin fuera de red y microorganizaciones de multiservicios de infraestructura. Al comienzo del PIR, el entrenamiento ser brindado por consultores, contratados por el FHIS o UTIs, y con el apoyo de agencias sectoriales, pero ste podr ser delegado gradualmente a las UTI y a las agencias del sector en tanto que stas lleguen a manejar estos modelos de provisin de servicios. Las reas de entrenamiento incluirn: entrenamiento tcnico y de administracin financiera, desarrollo en negocios, monitoreo de la calidad, mantenimiento y reparaciones y recoleccin de datos para los sistemas nacionales de informacin existentes En el caso de agua y saneamiento, el rol de la asistencia tcnica, por ley, debe ser desempeado por el SANAA. La asistencia externa estara bajo la coordinacin general y el liderazgo del SANAA, el cual ser fortalecido por el PIR. La provisin de asistencia tcnica depender de mltiples canales: las UTI, consultores independientes, el personal del SANAA, incluyendo los TOM (Tcnicos de Operacin y Mantenimiento) y los TAS (Tcnicos de Agua y Saneamiento). En el caso de electricidad, la ENEE proveer asistencia tcnica a FHIS y a las UTIs, y para eso recibir un fortalecimiento del proyecto. Componente 3: Servicios micro financieros para apoyar el Programa Solar Fotovoltaico Domiciliario. El objetivo de este componente es apoyar la implementacin del Programa Solar Fotovoltaicos con el desarrollo del programa de micro-financiamiento para hacer los
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sistemas solares ms accesibles a las viviendas de menores recursos. Para esto se financiar: 1. Apoyo a las MFIs para maximizar el impacto de desarrollo de los Subporgramas de SSD, a travs de proveer: (a) Prstamos con precios comerciales, basados en desempeo, a las MFIs (a travs de Acuerdos de Crdito para Micro-Finanzas) para dar en prstamo a Beneficiarios Micro-Financiados (a travs de Acuerdos de Beneficiarios Micro-Financiados) para financiar conexiones elctricas, compra de sistemas fotovoltaicos, compra de bateras y accesorios para recarga en estaciones solares centralizadas y otros propsitos de negocios (excluyendo los propsitos listados en una lista negativa establecida en el Manual de Operaciones); y (b) Donaciones institucionales igualadas para el desarrollo a la MFIs (a travs de Acuerdos de Donacin Igualada para Micro-Finanzas) para apoyar la asistencia tcnica y la compra de bienes para mejorar los sistemas de administracin financiera y el desarrollo y pilotaje de nuevos productos. 2. Llevar a cabo estudios de mercado para demostrar la escala y variedad de la demanda de crditos por Beneficiarios de Micro-finanzas segn la Parte C.1 del Convenio de Crdito. Llevar acabo los ejercicios de evaluacin y supervisin para pedir la satisfaccin de los beneficiarios de Micro-Financiamiento segn la Parte C.1 del Convenio de Crdito. Manejo por las Instituciones Financieras de Segunda Fila Elegibles de los fondos para dar en prstamo a las MFIs.
3.
4.
Componente 4: Desarrollo de la Capacidad Local y Asistencia Tcnica para el Desarrollo de Polticas A travs de este componente se financiar servicios de consultora, capacitacin, bienes y asistencia tcnica para reforzar la capacidad de las agencias implementadoras y los agentes claves a nivel local (UTI y comunidades) y a nivel central (FHIS y las agencias del sector). El objetivo de este componente es reforzar la capacidad local de planificar e implementar programas de infraestructura rural descentralizados e integrados, utilizando un enfoque espacial (territorial), contribuyendo a la descentralizacin y los objetivos para desarrollar la capacidad local de gobierno. El Proyecto GEF co-financiar este componente con asistencia tcnica y capacitacin a FHIS, ENEE, las UTIs y sector privado con el objetivo de crear capacidades para la planificacin e implementacin de los proyectos de energa renovable. Componente 5: Administracin, Monitoreo y Evaluacin del Proyecto La ejecucin del PIR ser responsabilidad del FHIS. Adems, el PIR financiar al personal de esta institucin que sea designado para trabajar en l, as como los costos operativos
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relacionados con las actividades de administracin y coordinacin, y el sistema de monitoreo y evaluacin del mismo. El PIR tambin financiar una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), cuya direccin recaer en el FHIS. Para su implementacin y para realizar determinadas funciones durante su ejecucin, el PIR depender de la estructura organizativa y procesos institucionales del FHIS. Debido a lo complejo del PIR, el FHIS realizar su monitoreo y evaluacin (M&E). Un plan detallado de M&E se establecer para medir: (i) avance fsico y financiero del Proyecto; (ii) progreso avance intermedio y final; y (iii) cumplimiento de los procedimientos establecidos de adquisicin, administracin financiera y de seguridad ambiental y social, incluyendo una evaluacin del nivel y efectividad de la participacin comunitaria en la seleccin de subproyectos, su diseo e implementacin. El sistema de M&E ser manejado por el FHIS. La implementacin depender del especialista de M&E del FHIS (compartida con otros proyectos de la AIF y otros donantes), fortalecida por el especialista del sector en las agencias participantes y otros expertos necesarios. Hasta donde sea posible, el monitoreo ser delegado a las UTI. La informacin ser analizada y evaluada por el FHIS en coordinacin con las agencias del sector y las mancomunidades y servir de informacin para la evaluacin de los enfoques de implementacin y su afinamiento. La evaluacin de impacto ser realizada en conjunto con otras operaciones financiadas por la AIF implementadas por el FHIS. Los fondos GEF apoyarn este componente en la provisin de asistencia tcnica, equipamiento, capacitacin y costos de operacin incrementales para fortalecer la ENEE y facilitar su apoyo al FHIS en el manejo, monitoreo y evaluacin del proyecto. 1.5. MARCO LGICO E INDICADORES DEL PROYECTO El Marco Lgico del PIR establece los indicadores claves de resultados que permitirn dar seguimiento al logro de sus objetivos. El FHIS tendr la responsabilidad de verificar que se cumpla con cada uno de los indicadores y que stos puedan ser evaluados permanentemente durante toda la fase de ejecucin del Proyecto, de acuerdo con los parmetros establecidos en el Convenio de Crdito. El FHIS establecer las condiciones necesarias para el cumplimiento de los arreglos institucionales tcnicos, administrativos y legales. En el cuadro 1.1, se presenta los indicadores claves del PIR. El desarrollo de los indicadores y el marco lgico sern incluidos cuando se termine la consultora de desarrollo del marco lgico y de la Lnea de Base. En el Anexo I.1 de la pgina siguiente se presentan los indicadores claves para las mancomunidades de CRA y CHORTI. Se anexarn al Manual indicadores para las otras 4-5 mancomunidades cuando se implemente su diagnstico y desarrolle la lnea base.
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Cuadro 1.1 Indicadores Claves

Objetivos de Desarrollo del Proyecto Mejorar el acceso, la calidad, y la sostenibilidad de los servicios de infraestructura (carreteras, agua y saneamiento y electricidad) para los pobres de las reas rurales de Honduras. Uso de la Informacin de los Resultados del Proyecto Ao 3: Evaluar la efectividad de los enfoques aplicados en las mancomunidades CRA y CHORTI y adaptar el diseo para otras mancomunidades respectivamente. Ao 5: Evaluar la efectividad de los enfoques aplicados como aportacin para la estrategia a largo plazo del Gobierno y un diseo para continuar las operaciones. Identificar las lecciones aprendidas de la integracin de los tres sectores (sinergias sobre la implementacin y los niveles de impacto contra los costos de coordinacin) Identificar los elementos claves necesarios para una actualizacin exitosa.
Indicadores de Resultados del Proyecto
Las comunidades rurales en las reas objetivo utilizan servicios de infraestructura mejorada (provisto en forma costo efectiva y sostenible) para sus necesidades econmicas y sociales medidas por: 1. Acceso: Poblacin con acceso mejorado a carreteras, pasables durante todo el ao. Porcentaje de la poblacin en cada mancomunidad seleccionada con acceso mejorado a agua y saneamiento (con calidad aceptable y mecanismos de recuperacin de costos operando). Porcentaje de la poblacin de cada mancomunidad seleccionada con el servicio elctrico, provisto de la calidad adecuada y la sostenibilidad en las reas seleccionadas. 2. Condiciones de vida mejoradas: Tiempo de transporte reducido para los destinos econmicos y sociales claves (medido por encuestas en las reas seleccionadas). Mejoras sostenidas en la calidad del agua y saneamiento y conduccin higinica (medida a travs de auditorias y encuestas al azar). Actividades productivas y sociales de las viviendas mejoradas (e.g. tiempo de aprendizaje extendido) permitidas por la electricidad (medido por encuestas).
Mejorar la capacidad institucional local en la gestin de la planificacin y dotacin de los servicios de infraestructura.
3. Capacidad local fortalecida: Las UTI operando con el personal tcnico entrenado y el presupuesto adecuado Valor de los contratos adquiridos exitosamente por las UTI. Porcentaje de los usuarios comprendiendo y cumpliendo con sus obligaciones en los sistemas de agua y electricidad. Nmero de proveedores de servicios a pequea escala operando satisfactoriamente.
Objetivo global de medio ambiente
Reduccin de las emisiones de CO2 por el apoyo a los proyectos de energa renovable descentralizada
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Resultados Intermedios
Indicadores de los Resultados Intermedios
Uso del Monitoreo de los Resultados Intermedios
Resultado 1: Planificacin y marco de polticas mejorado para la entrega de los servicios de infraestructura manejados localmente e integrados.
Indicadores del Resultado 1: Seis o siete mancomunidades participantes seleccionadas en base a objetivos econmicos y criterios sociales. Planes Plurianuales de Inversin de la Mancomunidad establecidos para cada mancomunidad en forma participativa, involucrando las mancomunidades, municipalidades y comunidades rurales, con una priorizacin desde abajo de las inversiones, y la consideracin adecuada de las seguridades sociales y ambientales. Estrategia mejorada para el proveer de agua y saneamiento rural consistente con las polticas de descentralizacin, incluyendo la definicin de mecanismos financieros y sistemas de monitoreo. Adopcin de polticas de electrificacin rural, integrando todas las tecnologas (en red o fuera de red), definiendo un mecanismo de financiamiento eficiente y las reglas de asignacin de subsidios e integracin de soluciones de electrificacin descentralizada en los PPIM.
Aos 1-5: Evaluar la calidad y los niveles de participacin de la poblacin en preparacin para los planes de inversin y priorizacin de subproyectos individuales. Evaluar el progreso en la definicin de polticas clave para alcanzar las mejoras en los sectores del proyecto (particularmente la electrificacin rural y el agua y saneamiento rural). Ao 3: Determinar la planificacin/polticas/temtica regulatoria que limita la implementacin exitosa del proyecto. Ao 5: Determinar la planificacin/polticas/temtica regulatoria que limita los alcances de los Objetivos de Desarrollo del Proyecto (PDO) y/o una replica exitosa y la actualizacin.
Resultado 2A: Obras de infraestructura completadas.
Indicadores del Resultado 2A: Kilmetros de carreteras rehabilitadas con mecanismos adecuados de mantenimiento de rutina establecidos. Nmero de nuevas conexiones mejoradas de agua y saneamiento. Nmero de nuevas conexiones elctricas con viviendas, establecimientos pblicos y productivos a travs de (i) la extensin de la red; (ii) micro redes; y (iii) sistemas solares para hogares. Nmero de viviendas con servicio de electricidad con fuente renovable descentralizado Numero de sistemas solares domsticos instalados Nmero de microrredes con generacin renovable
Aos 1-5: Evaluar el paso de la implementacin del proyecto, identificar posibles limitantes institucionales, de capacidad, financieras, etc. como aportacin a definir las medidas correctivas. Ao 3: Evaluar la efectividad del enfoque aplicado en CRA y CHORTI y recomendar cambios en las metodologas, modelos de servicio, establecimientos institucionales, mtodos de adquisicin, etc. para otras mancomunidades. Ao 5: Evaluar las mejoras claves en el desempeo de proveer los servicios de infraestructura en trminos de costo, calidad, eficiencia de entrega, etc.
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Resultado 2B: Nuevos modelos de entrega de servicios aplicados y probados, con el objetivo de mejorar los costos, la calidad, la eficiencia, y la sostenibilidad de los servicios.
Indicadores del Resultado 2B: Nmero de microempresas de mantenimiento de carreteras rurales operando. Mtodos de labor intensiva aplicados en obras de rehabilitacin rural. Nmero de microempresas operando sistemas de agua o electricidad, con la capacidad adecuada. Nmero de UTI con el personal permanente de agua y saneamiento para dar seguimiento al subproyecto. Nmero de microrredes (basado en micro hidro u otras tecnologas renovables) operando bajo condiciones sostenibles (financieras, sociales y de capacidad tcnica). Mltiples proveedores de sistemas solares domiciliarios acreditados y participando en el programa para el desarrollo nacional FV Solar. Incremento en el porcentaje de inversin de electrificacin rural para proyectos basados en energa renovable Toneladas de CO2 ahorradas
Aos 1-5: Continuo monitoreo de resultados de los proyectos demostrativos aplicados para: (i) replicacin de modelos exitosos; (ii) modificacin de diseos, donde sea necesario; y (iii) rechazo de modelos deficientes
Ao 5: Identificar estrategias para mejorar los modelos exitosos
Resultado 3: Capacidad local mejorada para planificar, manejar e implementar proyectos de infraestructura rural.
Indicadores del Resultado 3: Nmero de UTI operando con el personal tcnico entrenado y el presupuesto adecuado. Nmero de comunidades (y viviendas individuales) entrenadas en arreglos sostenibles de operacin y mantenimiento. Nmero de microempresas de infraestructura establecidos en los tres sectores.
Aos 1-5: Monitoreo del desempeo de las UTI evaluando la efectividad del entrenamiento recibido e identificando nuevos requerimientos de entrenamiento/AT. Monitoreo del desempeo de proveedores a pequea escala y sistemas basados en la comunidad- evaluando la efectividad del entrenamiento recibido e identificando nuevos requerimientos de entrenamiento / AT. Aos 2-3: Adaptar los programas de desarrollo de capacidades en base a experiencias practicas en CRA y CHORTI. Ao 5: Evaluar lo adecuado de los modelos de entrega de servicios aplicados en relacin con la capacidad local; identificar xitos y fracasos de los ejercicios para el desarrollo de la capacidad.
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Identificar las lecciones clave para proyectos de seguimiento y actualizacin.
Resultado 4: Sistemas de monitoreo y evaluacin establecidos.
Plan de monitoreo y evaluacin acordado. Mecanismos de monitoreo y evaluacin establecidos en el FHIS y OES con el personal adecuado. Las UTI y las comunidades involucradas en el monitoreo y la evaluacin.
Aos 1-5: Monitoreo continuo de resultados.
1.6. COSTOS DEL PROYECTO 1.6.1. Costos del Proyecto El costo total del PIR asciende a US$ 72.35 millones, que incluye el financiamiento de la AIF por un total de US$ 47 millones, un aporte del GEF de US$ 2,35 millones y otro de contrapartida local por un total de US$ 8 millones como aporte comunitario. Aparte de eso, el FHIS obtuvo un financiamiento paralelo del Banco Centroamericano de Integracin Econmica (BCIE) de US$15 millones.
En el cuadro que se presenta a continuacin se puede observar los costos totales del PIR. Cuadro 1.2 Costos de Inversin
Fuente Comunidades Beneficiadas Asociacin Internacional de Fomento GEF BCIE Total Financiamiento (en millones de US$) 8.00 47.00 2.35 15.00 72.35
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CAPTULO II
MARCO INSTITUCIONAL PARA LA GESTION DESCENTRALIZADA DEL PROYECTO
2.1. INTRODUCCIN Este captulo presenta el marco institucional para la ejecucin del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto), el cual incluye los siguientes aspectos (i) el esquema institucional descentralizado para la gestin del Proyecto, (ii) el rol y participacin del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante FHIS) como ejecutor Proyecto, (iii) el rol y participacin de las Agencias Sectoriales (agua y saneamiento, caminos y electrificacin) vinculadas a la ejecucin del PIR y que brindaran colaboracin estratgica al FHIS para apoyar la ejecucin de los subproyectos por parte de las mancomunidades y municipios, y (iv) el rol y participacin de las mancomunidades seleccionadas, a travs de sus Unidades Tcnica Intermunicipales (en adelante, UTI) que asumirn la gestin descentralizada del PIR. En los siguientes acpites, se describen los diferentes aspectos del marco institucional del Proyecto. Asimismo, se han preparado algunos anexos que complementan este captulo y que son mencionados en las secciones correspondientes. 2.2. ESQUEMA INSTITUCIONAL PARA LA GESTIN DEL PROYECTO El esquema institucional para la gestin del Proyecto de Infraestructura Rural ha sido diseado tomando en cuenta sus caractersticas y componentes, la estrategia de la DOCP para la gestin descentralizada de los proyectos a cargo del FHIS, as como las condiciones institucionales y operativas previstas en el Convenio de Crdito N 4099-HO, suscrito entre la Repblica de Honduras y la Asociacin Internacional de Fomento (en adelante, AIF), la cual financia el Proyecto. El proyecto considera dos niveles de gestin institucional: I. En el nivel de gestin central, a cargo del FHIS, se realizar la coordinacin tcnica y operativa, as como la administracin financiera del Proyecto y el soporte de capacitacin y asistencia tcnica a las UTI de las mancomunidades para la ejecucin del mismo. Los componentes del PIR que sern responsabilidad directa del FHIS corresponden a los siguientes: 1. Apoyo a la Planificacin Local Participativa para la Dotacin de Servicios de Infraestructura Integrada; 2. Servicios micro financieros para apoyar el Programa Solar Fotovoltaico Domiciliario 3. Desarrollo de la Capacidad Local y Asistencia Tcnica para el Desarrollo de Polticas; y 4. Administracin, Monitoreo y Evaluacin del Proyecto. En este nivel, el FHIS se apoyar en su actual organizacin matricial y en las siguientes instancias que conforman su plataforma operativa: (i) Direccin Ejecutiva, (ii) Comit de Operaciones, (iii) Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante UCP), (iv) Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos, (v) Direccin Contrataciones, (vi) Direccin de Control y Seguimiento de Proyectos, y (vii) Direccin de Administracin y Finanzas.
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Asimismo, el diseo del esquema institucional considera la creacin de un Comit Consultivo para incluir la participacin de las principales agencias o instancias sectoriales y especializadas vinculadas con la gestin del Proyecto. Finalmente, se ha previsto que el FHIS suscribir convenios de colaboracin estratgica con las agencias sectoriales responsables de llevar adelante las polticas institucionales y proveer la normatividad tcnica en los tres sectores en los cuales se ejecutarn subproyectos financiados por el PIR: el Consejo Nacional de Agua y Saneamiento (en adelante, CONASA), el Servicio Autnomo de Acueductos, Agua y Alcantarillado (en adelante, SANAA) y el Ente Regulador de Servicios de Agua Potable y Saneamiento (en adelante, ERSAPS) para el sector agua; la Secretara de Obras Pblicas, Transporte y Vivienda (en adelante, SOPTRAVI) y el Fondo Vial para el sector de caminos; y la Empresa Nacional de Energa Elctrica (en adelante, ENEE) y el Fondo Social de Electrificacin (FOSODE) para el sector de electrificacin. Estas agencias participarn en la plataforma institucional del FHIS para brindar soporte tcnico a las mancomunidades de municipios elegibles por el PIR. En forma complementaria, tambin se ha considerado la participacin de las siguientes entidades: el Instituto Hondureo de Antropologa e Historia (en adelante, IHAH), la Secretara de Gobernacin y Justicia y la Secretara de Recursos Naturales y Ambiente (en adelante, SERNA). II. El nivel de gestin descentralizada estar a cargo de las 6 o 7 mancomunidades elegidas con los criterios previstos por el FHIS para el Proyecto, conformadas por municipios calificados con un nivel de desarrollo 2 y 3. Las mancomunidades sern responsables de la gestin y ejecucin de los subproyectos sectoriales (componente 2) de acuerdo con los criterios de elegibilidad previstos en el capitulo III del presente manual. Para este efecto, se suscribir un Convenio Marco de Participacin Interinstitucional entre cada una de las 6 o 7 mancomunidades y el FHIS. Para asumir este nivel de ejecucin, las mancomunidades se apoyarn principalmente en las UTI que debern contar con las siguientes reas especializadas: el rea tcnica (infraestructura, social, ambiental) y el rea Administrativa (contabilidad, tesorera y presupuesto). Adems, las UTI se apoyarn en dos instancias adicionales: (i) el Concejo Intermunicipal (o Junta Directiva) para garantizar la toma de decisiones y la coordinacin entre los municipios que la conforman, y, (ii) los promotores de descentralizacin (en adelante PDD), quienes brindarn asistencia tcnica a las UTI y trabajarn con esta unidad durante las diferentes etapas del ciclo del proyecto apoyando el fortalecimiento de sus capacidades de gestin. En el captulo IX se establecen los alcances y funciones de estos asesores en el marco del fortalecimiento institucional para las mancomunidades. Finalmente, las mancomunidades tendrn el soporte institucional del FHIS para asegurar la capacitacin y asistencia tcnica especializada y complementaria requerida por el PIR. En el diagrama de la pgina siguiente se presenta el esquema institucional para la organizacin y ejecucin del Proyecto.
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Diagrama 2.1 Esquema Institucional para la Gestin del Proyecto
Nivel Central
FHIS
Nivel Descentralizado
Mancomunidades
UTI
2.3. ROL Y PARTICIPACIN DEL FHIS EN LA GESTIN CENTRALIZADA DEL PROYECTO El FHIS ser la agencia del gobierno central responsable de la coordinacin del Proyecto y de la administracin de los recursos financieros, frente a la Asociacin Internacional de Fomento, entidad financiadora del Proyecto. La participacin del FHIS a nivel de la gestin central se desarrolla a partir de un proceso general del ciclo del proyecto. Este ciclo contempla intervenciones por procesos, los cuales pueden organizarse en forma matricial y que podemos resumir de la siguiente manera: El proceso de direccin, toma de decisiones y coordinacin operativa del Proyecto, que incluye la participacin de la Direccin Ejecutiva, el Comit de Operaciones y la Unidad Coordinadora del Proyecto. El proceso de planeamiento, adquisiciones, control y seguimiento de la ejecucin de obras, que incluye la participacin de las Direcciones de: Formulacin y Evaluacin de Proyectos, Contrataciones, Control y Seguimiento, y Administracin Financiera; y la UCP. El proceso de participacin y colaboracin interinstitucional, que comprende la conformacin de un Comit Consultivo con entidades involucradas en los sectores
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donde interviene el PIR y la suscripcin de convenios de colaboracin sectorial o alianzas estratgicas con las principales agencias sectoriales en materia de agua y saneamiento, caminos rurales y electrificacin. En el siguiente grfico se presenta la organizacin matricial del FHIS para la realizacin de los diferentes procesos de gestin y ejecucin del Proyecto. Diagrama 2.2 Organizacin Matricial del FHIS para la gestin central del Proyecto
FHIS
Direccin Ejecutiva
UCP
Comit Consultivo
Comit de Operaciones
FHIS SANAA ERSAPS CONASA SOPTRAVI FONDO VIAL ENEE FOSODE
Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos
Direccin de Adjudicacin y Contrataciones
Direccin de Control y Seguimiento
Direccin de Finanzas y Administracin
2.3.1. Procesos de Direccin, Toma de Decisiones y Coordinacin Operativa del Proyecto A. Direccin Ejecutiva La Direccin Ejecutiva, en el marco del PIR, es responsable de coordinar, planificar y supervisar los recursos asignados al Proyecto. A esta Direccin le corresponde desempear las siguientes funciones: Realizar la coordinacin nacional del PIR a travs de la UCP y de las Direcciones de apoyo del FHIS. Suscribir los convenios de colaboracin sectorial con las agencias sectoriales para el apoyo en la asistencia tcnica especializada. Suscribir los Convenios Marco de Participacin Interinstitucional mancomunidades para la ejecucin del PIR y velar por su cumplimiento. con las
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Aprobar a travs de su Comit de Operaciones el Plan Operativo Anual (en adelante, POA) del PIR, su Plan de Adquisiciones y Contrataciones (en adelante, PAC) y su presupuesto anual, y tramitar su No-Objecin ante la AIF. Administrar los recursos del PIR y transferir los recursos financieros a las mancomunidades para la ejecucin de los subproyectos del PIR previstos en los POA de las mancomunidades. Suscribir con las mancomunidades los contratos de preinversin de estudios de prefactibilidad y factibilidad de obras y los contratos de inversin para el financiamiento de los subproyectos del PIR. Aprobar los informes de ejecucin presupuestal y financiera de los recursos asignados al PIR y presentarlos a la AIF para su gestin. Brindar capacitacin, asistencia tcnica y entrenamiento a las UTI para la planificacin participativa y priorizar subproyectos de inversin, desarrollo de los procesos de adquisiciones y contratacin de estudios, obras y consultoras; as como para la administracin financiera de los recursos del PIR. Supervisar el cumplimiento de las normas de la AIF y del presente manual para los procesos de adquisiciones y para el proceso de administracin financiera, incluyendo los desembolsos y rendicin de cuentas que correspondan a las mancomunidades. Realizar el control y seguimiento de los contratos para la ejecucin de los subproyectos del PIR. Presentar informes de progreso, evaluacin y seguimiento a la AIF, de acuerdo con lo establecido en el captulo VIII de este manual. Realizar el monitoreo y evaluacin del PIR, a travs de su Direccin de Control y Seguimiento. Convocar a las sesiones del Comit Consultivo y velar por la implementacin de sus acuerdos, a travs de la Unidad Coordinadora del Proyecto. B. Comit de Operaciones El Comit de Operaciones es la instancia responsable de la aprobacin de las solicitudes de financiamiento de los subproyectos de inversiones elegibles presentadas al FHIS, as como de aprobar las condiciones operativas de financiamiento de cada proyecto. Tambin, aprueba adendas y rdenes de cambio de hasta el 30% del monto original del contrato. Son miembros de este Comit: (i) el Director Ejecutivo del FHIS, quien lo preside; (ii) el Director Legal, quien acta como secretario del Comit y convoca a sus sesiones; (iii) el Director de Finanzas y Administracin; (iv) el Director de Programacin; (v) el Director de de Formulacin y Evaluacin de Proyectos; (vi) el Director de Control y Seguimiento de Proyectos; (vii) el Director de Contrataciones , (viii) el Director de Infraestructura Mayor; y, otros invitados por el Director Ejecutivo, quienes tendrn voz, pero no voto.
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El Comit de Operaciones se rene semanalmente y puede ser convocado extraordinariamente si amerita la urgencia de aprobar nuevos proyectos. Cada sesin del Comit deber estar registrada en su respectiva acta. En el marco del PIR, al Comit de Operaciones le corresponde desempaar las siguientes funciones: Aprobar el POA, el PAC y el presupuesto anual del PIR. Aprobar el financiamiento de los estudios de preinversin para los subproyectos sectoriales priorizados (lista corta) especificados en los Planes Plurianuales de Inversin de la Mancomunidad (en adelante, PPIM) presentados por las mancomunidades. Aprobar los subproyectos sectoriales que sean elegibles y cuenten con evaluacin ex ante tomando en cuenta los criterios de elegibilidad y metodologas de evaluacin incluidas en el captulo III de este manual. C. Unidad Coordinadora del Proyecto - UCP Es la instancia responsable de la coordinacin nacional de la ejecucin del PIR. Para ello, realizar funciones tcnicas, operativas, administrativas, econmicas y financieras, y otras que sean necesarias. Estar conformada por la coordinacin y por dos reas: tcnica y administrativa. Adems, se apoyar matricialmente en la estructura organizativa del FHIS a travs de la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos, de Contrataciones, de Finanzas y Administracin, y de Control y Seguimiento de Proyectos para realizar sus funciones, segn el ciclo del proyecto descentralizado. En el siguiente diagrama se muestra la estructura de la UCP. En el Anexo II.1 se presenta la propuesta de Reglamento de Organizacin y Funciones de la UCP, responsable de la coordinacin del PIR, as como los perfiles del personal clave que conforma dicha Unidad. Diagrama 2.3 Organigrama de la Unidad Coordinadora del Proyecto
FHIS
UCP Coordinacin
rea Tcnica
- Especialista en Caminos - Especialista en Agua y Saneamiento - Especialista en Electrificacin -.Especialista Ambiental
rea Administrativa
- Especialista Financiero - Especialista en Adquisiciones
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C.1. Coordinacin Es la instancia mxima de conduccin de la UCP y estar a cargo del Coordinador. Es la instancia responsable de gestionar el cumplimiento de las funciones a cargo de la Direccin Ejecutiva del FHIS, adems de desempear las siguientes funciones: Coordinar y gestionar con las dems Direcciones del FHIS la implementacin y ejecucin del PIR. Elaborar el POA del PIR, lo cual incluye la consolidacin de los POA de las mancomunidades y el presupuesto anual del PIR, y enviarlos a la Direccin Ejecutiva del FHIS para su aprobacin y posterior trmite de No-Objecin ante la AIF. Dar el visto bueno al PAC del PIR y presentarlo a la Direccin Ejecutiva del FHIS para su aprobacin. Dar el visto bueno al PPIM, al POA y al PAC de la mancomunidad. En coordinacin con la Direccin de Adjudicacin y Contrataciones, dar el visto bueno a los trminos de referencia y pedidos de propuesta para la contratacin de los estudios de prefactibilidad y de supervisores presentados por las UTI mancomunales. Asimismo, dar el visto bueno a los expedientes tcnicos para la contratacin de obras. Realizar la evaluacin ex ante de los subproyectos en coordinacin con la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos y con el apoyo de las agencias sectoriales cuando corresponda. En coordinacin con la Direccin de Contrataciones y con la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos, dar el visto bueno a los procesos de contratacin realizados por las UTI mancomunales, y remitirlos a la Direccin Ejecutiva del FHIS para su trmite de No-Objecin. Brindar soporte institucional a las UTI de las mancomunidades para la ejecucin del PIR, mediante las acciones de supervisin, asistencia tcnica y capacitacin; as como el apoyo necesario, para la elaboracin de los POA y los PED de las mancomunidades, y la conformacin de las microempresas de mantenimiento. Implementar planes y programas de fortalecimiento institucional para mejorar las capacidades de gestin de las mancomunidades, mediante actividades de capacitacin y asistencia tcnica. Tramitar y gestionar las transferencias de fondos solicitadas por las mancomunidades para la contratacin de los estudios de preinversin y la ejecucin de las obras del PIR a travs de la Direccin de Finanzas y Administracin. Establecer los procesos y normas, mecanismos de gestin financiera, desarrollo de las adquisiciones que seguirn las mancomunidades; as como, consolidar y conciliar
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la informacin necesaria para elaborar los informes de seguimiento financiero (FMR) a travs de la Direccin de Finanzas y Administracin. Elaborar la Lnea de Base del PIR y evaluar el cumplimiento de los indicadores segn lo establecido en el captulo VIII de este manual. Asimismo, realizar las evaluaciones de medio trmino, final y de impacto, y en concordancia con la Lnea de Base, evaluar los impactos del PIR, en su oportunidad. Con el apoyo de la Direccin de Control y Seguimiento, elaborar e implementar un sistema de monitoreo y evaluacin del PIR, mantenerlo actualizado y preparar los correspondientes informes. En especial, implementar un mecanismo de seguimiento y evaluacin de desempeo de las mancomunidades. Solicitar la designacin de la firma auditora externa para el examen sobre la gestin de los fondos aportados por la AIF para la ejecucin del PIR. Implementar las recomendaciones de los auditores externos; as como los acuerdos tomados por el Comit Consultivo. Evaluar anualmente el Convenio Marco de Participacin Interinstitucional con las mancomunidades y aprobar la adenda para su ejecucin. Actualizar el presente manual de operaciones incorporando las nuevas normas y directivas que incidan en su ejecucin, previa No-Objecin de la AIF. Actuar como secretario en el Comit Consultivo, llevar las actas del mismo e implementar sus acuerdos. C.2. rea Tcnica Estar conformada por cuatro especialistas: un ingeniero civil para el sector de agua potable y saneamiento, un ingeniero civil para el sector de caminos, un ingeniero especialista en electrificacin para dicho sector, y un ingeniero ambiental para incorporar la variable ambiental de cada uno de los subproyectos. Esta rea ser responsable de verificar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas aplicables a los estudios de preinversin de los subproyectos del PIR, as como de la supervisin de las obras de infraestructura sectoriales. A continuacin, se presenta las funciones de esta rea. Asistir y capacitar a las UTI para la contratacin de estudios de prefactibilidad y factibilidad de los subproyectos preseleccionados. Revisar, en coordinacin con la Direccin de Evaluacin y Formulacin de Proyectos, el PPIM y el POA de la mancomunidad y otorgarles su conformidad de ser el caso. Verificar que en los subproyectos se tomen en cuenta los aspectos medioambientales, sociales, de gnero, de patrimonio cultural y fsico, as como el de reasentamientos humanos.
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Verificar que se introduzca la informacin al Sistema de Informacin Municipal (en adelante, SIM) y que se mantenga actualizado. Apoyar en la definicin de las necesidades de capacitacin en los diferentes niveles y etapas del proceso de implementacin y ejecucin del PIR. Apoyar a las UTI en la preparacin de los talleres de informacin y priorizacin de los subproyectos del sector. Supervisar la seleccin de opciones tecnolgicas y la determinacin de las tarifas para cada subproyecto del sector con el fin de asegurar el financiamiento sostenible de la operacin y mantenimiento de las obras. Aprobar o corregir los estudios y/o diseos relacionados con cada sector, en especial los relacionados con la seleccin de subproyectos que sern ejecutados por medio del sistema de mano de obra intensiva (MOI). Preparar los informes de seguimiento y de avance del PIR. El especialista en electrificacin deber coordinar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con la donacin del GEF, y brindar apoyo a la Oficina Tcnica de Energa Renovable (ubicada en el FOSODE) con la finalidad de agilizar y llevar a la prctica el Programa Fotovoltaico Solar y las dems iniciativas en energa renovable. Asimismo, el especialista en agua y saneamiento deber coordinar los aspectos de su competencia con el SANAA, ERSAPS o CONASA segn corresponda, y el especialista en caminos, con SOPTRAVI o el Fondo Vial. C.3. rea Administrativa Es el rea responsable de la gestin administrativa y financiera de los recursos asignados al PIR y de la ejecucin de sus subproyectos. Estar conformada por dos especialistas: uno financiero y otro en adquisiciones. Funciones Elaborar el PAC del PIR, incluyendo los requerimientos de los POA de las mancomunidades, y presentarlo a la coordinacin de la UCP para su visto bueno. Apoyar al coordinador de la UCP en la elaboracin del presupuesto anual del PIR. Brindar asistencia tcnica a las UTI en todo lo relacionado a ejecucin financiera. Elaborar la documentacin necesaria para realizar los procesos de adquisicin de obras, bienes y servicios. Realizar los procesos de adquisicin de obras, bienes y servicios correspondientes al a la ejecucin de los componentes 1, 3 y 4, y del componente 2, en caso de que superen los US$ 250,000, designar a los miembros de los Comits de Evaluacin y mantener los expedientes de cada proceso de contratacin realizado en el PIR.
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Supervisar, en coordinacin con la Direccin de Contrataciones, que se cumpla las normas de adquisiciones y contrataciones de la AIF en los correspondientes procesos realizados por el FHIS y las mancomunidades en el marco del PIR. Supervisar y controlar la correcta aplicacin de las normas de administracin financiera previstas en este manual, que debern aplicar las mancomunidades en los procesos de adquisiciones y contratos que suscriban para la ejecucin de sus POA. Elaborar los informes de seguimiento financiero (FMR) del PIR y presentar solicitudes de desembolso a la AIF, a travs de la Direccin de Finanzas y Administracin del FHIS. Revisar que los informes de seguimiento financiero (FMR), balance general, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, informes de fuente y utilizacin de fondos y retiro de fondos en efectivo del Proyecto (desembolsos) remitidos por las UTI hayan sido elaborados conforme con las directrices y formatos aceptables para la AIF. Llevar registros de desembolsos del PIR en funcin de FMRs. Presentar a la coordinacin informes de anlisis de ejecucin presupuestaria por componente, subcomponente, categora de gasto, disponibilidades y dems informes previstos en el captulo V de este manual. Mantener los registros contables de las operaciones y gastos referidos al PIR, e informar regularmente a la AIF, a la Direccin de Finanzas y Administracin, a las mancomunidades sobre los flujos financieros de los POA de cada mancomunidad. Mantener el archivo que contenga los documentos que sustenten los movimientos financieros de los gastos del PIR. Esta documentacin incluye rdenes de compra, facturas de consultores y contratistas, contratos diversos, comprobantes de pago, recibos de caja chica y otros comprobantes de diferente naturaleza. 2.3.2. Proceso de Planeamiento, Adquisiciones y Control y Seguimiento de la Ejecucin de Obras El proceso se inicia con el planeamiento de los subproyectos a cargo de la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos, contina con el proceso de adquisiciones, que incluye la contratacin de bienes, servicios, obras y consultoras, que est a cargo de la Direccin de Contrataciones. Luego interviene la Direccin de Control y Seguimiento, que supervisa la correcta ejecucin de los contratos y fiscaliza el uso de los recursos financieros del Proyecto. Asimismo, interviene en todo este proceso la Direccin de Finanzas y Administracin, que proporciona los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones de estas instancias en el marco de los objetivos del PIR. A continuacin se describe el rol y funciones de cada una de las cuatro direcciones. A. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos Es la Direccin responsable de realizar a los proyectos identificados y seleccionados, la preinversin de los proyectos que requieran dicho cumplimiento, la evaluacin tcnica, la evaluacin del impacto ambiental, el anlisis de la participacin comunitaria y municipal, anlisis de la sostenibilidad, la formulacin y la determinacin del costo de ejecucin. Se
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encarga de convertir una solicitud en un proyecto debidamente formulado, que cumpla las condiciones de elegibilidad, viabilidad, econmicas, sociales, ambientales y de gnero. En el marco del PIR, a esta Direccin le corresponder: Asesorar y apoyar a las UTI en la elaboracin del PED de la mancomunidad a travs de un proceso de planificacin participativo con los patronatos, municipalidades u otras organizaciones existentes. Apoyar a las UTI en la elaboracin del PPIM y en la definicin de los criterios para seleccionar los subproyectos (lista corta de los subproyectos elegibles) a partir del PED de la mancomunidad y de una lista larga. Este plan de inversiones comprender los subproyectos que sern implementados durante los cuatro aos del PIR. Apoyar a la UTI en la elaboracin de los trminos de referencia, convocatoria, recepcin, calificacin de propuestas y adjudicacin de la buena pro para la realizacin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad, conjuntamente con la Direccin de Contrataciones. Evaluar los subproyectos presentados por las mancomunidades. Apoyar a la UCP en la realizacin de la evaluacin ex ante de los subproyectos. Otorgar a travs de la UCP el visto bueno o concurrencia a los subproyectos presentados por las mancomunidades por intermedio de sus UTI. B. Direccin de Contrataciones Es la Direccin responsable de supervisar los procesos de adjudicacin y contratacin de obras, adquisicin de bienes y contratacin de estudios requeridos para la ejecucin de proyectos de inversin y de asistencia tcnica y/o consultoras aprobados por el Comit de Operaciones; de verificar la calidad del proceso de licitacin y contratacin de un subproyecto, y tambin de registrar y calificar a consultores y contratistas de proyectos y proveedores de bienes y servicios en el Banco de Contratistas del FHIS. En el marco del PIR, le corresponde desempear las siguientes funciones especficas: Realizar el control y seguimiento de los procesos de contratacin de estudios y obras que realicen las mancomunidades. Asesorar y capacitar a las UTI en relacin con las normas de adquisiciones y contrataciones de la AIF. Conducir y ejecutar los procesos de contrataciones que realice el FHIS cuando los montos de las adquisiciones de obras superen los US$ 250,000 y los correspondientes a la ejecucin de los componentes 1,3 y 4. C. Direccin de Control y Seguimiento de Proyectos Es la Direccin responsable de administrar los contratos de ejecucin y supervisin de las obras y de los proyectos sociales financiados por el FHIS, mediante la implementacin de un sistema de inspectora que por monitoreo lleva el control y seguimiento de los proyectos.
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En el marco del PIR, le corresponde apoyar a la UCP en la supervisin de la ejecucin de los contratos de estudios y de obras correspondientes a los subproyectos de las mancomunidades; as como la ejecucin de los contratos de adquisicin de bienes y los de estudios correspondientes a la UCP. Asimismo, desempear las siguientes funciones especficas: Capacitar a las UTI en el manejo del Sistema de Informacin Municipal (SIM) y monitorear su uso. Supervisar el cumplimiento de los contratos para la ejecucin de los subproyectos. Aprobar los desembolsos por subproyectos. Monitorear el trabajo realizado por los promotores de descentralizacin (PDD). En coordinacin con la UCP y la Direccin de Finanzas y Administracin monitorear las transferencias de recursos a las mancomunidades para el pago de los anticipos, de avance y de finalizacin de obras a los contratistas. Realizar el monitoreo y fiscalizacin de todos los recursos asignados a la ejecucin de los subproyectos, a travs del SIM. Realizar una inspeccin post ejecucin de las obras correspondientes a los subproyectos de las mancomunidades y ejecutadas en el PIR, dentro del ao siguiente a su terminacin. D. Direccin de Finanzas y Administracin Es la Direccin responsable de coordinar y ejecutar los servicios administrativos y el control financiero del FHIS; registrar y controlar las operaciones econmicas, administrativas y financieras de los proyectos; realizar los cierres contables; llevar al da los estados financieros de los convenios de prstamos y donaciones; y de verificar la existencia de fuentes de financiamiento para proyectos, asimismo, es responsable del cierre de los mismos. Esta Direccin apoyar a la UCP en la ejecucin de los aspectos administrativos y financieros del PIR: Adems, le corresponder desempear las siguientes funciones especficas: Coordinar la administracin financiera del PIR con la UCP. Efectuar la transferencia de recursos a las mancomunidades, previa aprobacin de la UCP y de la Direccin de Control y Seguimiento de Proyectos. Revisar y dar el visto bueno a los FMR elaborados por la UCP. Realizar las transferencias de fondos a las mancomunidades de acuerdo con sus correspondientes POA y los informes de ejecucin financiera y de seguimiento de los subproyectos.
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Realizar el cierre de obra, es decir, el proceso contable mediante el cual se considera un subproyecto terminado. Registrar la contabilidad del PIR en el mdulo administrativo financiero, segn las categoras de gastos ejecutadas. Apoyar a la UCP en la formulacin del POA y del PAC del PIR. Coordinar con la UCP la formulacin, programacin y evaluacin del presupuesto anual del PIR. Desarrollar e implementar sistemas de control interno y contable efectivos para facilitar el monitoreo de las categoras de gasto del PIR. Abrir y mantener las cuentas para el PIR, incluyendo la Cuenta Especial, de acuerdo con las normas de la AIF. Preparar y mantener actualizados los libros Diario, Mayor, Auxiliar, Banco, manejo de caja, efectivo recibido y procedimiento de pagos, correspondientes al PIR. Coordinar y supervisar la correcta aplicacin de las normas y procedimientos de la AIF en los procesos de evaluacin y seleccin de propuestas de contratacin de servicios y de adquisiciones de bienes, segn le corresponda. Dar trmite a los requerimientos de pago a consultores y a las transferencias de recursos financieros para las mancomunidades. Elaborar los trminos de referencia para contratar a los auditores externos del PIR. 2.3.3. Proceso de Participacin y Colaboracin Interinstitucional En este proceso participan diferentes agencias pblicas vinculadas a la ejecucin sectorial y funcional del PIR, las cuales integrarn el Comit Consultivo del Proyecto, y en otros casos se suscribirn acuerdos o convenios de colaboracin sectorial para atender los requerimientos de asistencia tcnica normativa del PIR. Las agencias sectoriales participantes en el PIR (SOPTRAVI, Fondo Vial, ENEE, FOSODE, CONASA, SANAA y ERSAPS), se vern involucradas en dos niveles: a nivel estratgico, a travs del Comit Consultivo, y a nivel de operaciones, mediante la suscripcin de los convenios de colaboracin sectorial con el FHIS, en los cuales se especificar su rol y responsabilidades, segn las necesidades del Proyecto. Los aspectos principales que deben contener estos convenios son: Normativos y tcnicos con relacin a los subproyectos del sector: guas, criterios y parmetros tcnicos/ambientales. Capacitacin y atencin de las UTI y los PDD con relacin a los criterios de seleccin y priorizacin de los subproyectos del sector. Supervisin y evaluacin general de los subproyectos del subsector.
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Los convenios sern elaborados por las partes y debern contar con la aprobacin de la AIF. En los Anexos II.2 y II.3 se presentan los convenios con la ENEE y el SANAA A. Comit Consultivo El Comit Consultivo ser el espacio de consulta, acuerdos y coordinacin entre el FHIS y las entidades participantes en el PIR acerca de las acciones destinadas a su ejecucin. Tambin ser el espacio de propuesta de soluciones para cualquier situacin que dificulte o retarde la ejecucin del Proyecto, incluyendo desacuerdos entre el FHIS y alguna de las instituciones participantes. El comit sesionar cada tres meses y, en forma extraordinaria, cuando lo solicite cualquiera de sus miembros. El qurum requerido para que pueda sesionar es el nmero entero inmediatamente superior a la mitad de sus miembros. Los acuerdos se adoptarn con el voto favorable del nmero entero inmediatamente superior a la mitad de los asistentes. Ser convocado por el FHIS y el coordinador de la UCP actuar como su secretario; por lo cual ser responsable de las actas del mismo. Conformacin Los miembros del Comit Consultivo sern los representantes de las diferentes instancias participantes en el PIR: (i) el FHIS, cuyo titular lo presidir; (ii) el Ministerio de la Presidencia, (iii) la Secretara de Gobernacin y Justicia; (iv) la AHMON (Asociacin de Municipalidades), (v) las agencias del sector: SANAA, ERSAPS, ENEE, FOSODE, SOPTRAVI y Fondo Vial; y (vi) otras entidades participantes: la Secretara de Recursos Naturales y Ambiente (en adelante, SERNA) y el Instituto Hondureo de Antropologa e Historia (en adelante, IHAH). Funciones El Comit Consultivo tendr las siguientes funciones: Hacer recomendaciones para definir los lineamientos de poltica general del PIR, cuando aplique. Revisar y evaluar los informes de avance del PIR preparados por la UCP y proponer acciones correctivas cuando corresponda; especialmente en cuanto al cumplimiento de los objetivos y metas del PIR, as como de la gestin de la UCP en cumplimiento de sus responsabilidades. Recomendar las actividades complementarias que fueran necesarias para lograr los objetivos y metas del PIR. Velar por el cumplimiento de las normas para la proteccin del medio ambiente y del patrimonio arqueolgico y recomendar acciones para evitar su deterioro. B. Colaboracin Sectorial B.1. Sector agua y saneamiento Consejo Nacional de Agua y Saneamiento - CONASA El CONASA est representado por cuatro ministerios, municipalidades, juntas de agua y el SANAA, y est presidido por la Secretara de Salud. Las responsabilidades del
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CONASA incluyen la formulacin de polticas, planificacin financiera y del desarrollo del sector, la coordinacin y desarrollar el consenso. El CONASA tiene como atribuciones formular y aprobar las polticas sectoriales, desarrollar estrategias y planes nacionales, definir los objetivos y metas sectoriales, elaborar el programa de inversiones para el sector, servir como rgano de coordinacin y concertacin, promover espacios de dilogo con diversos sectores de la sociedad y desarrollar la metodologa para establecer la valoracin econmica del agua. Ente Regulador de Servicios de Agua Potable y Saneamiento - ERSAPS Es una entidad descentralizada de la Secretara de Salud, est a cargo de la regulacin del sector (incluyendo tarifas y estndares de calidad). Se requiere que las municipalidades firmen contratos de servicio con el ERSAPS, en los cuales se definan los arreglos para proveer el servicio. Las municipalidades pueden escoger libremente los mecanismos para proveer los servicios (desde compaas municipales hasta juntas locales de agua o proveedores del sector privado). El ERSAPS tiene como responsabilidades principales aplicar la Ley Marco de Agua y sus regulaciones, promover la eficiencia en la provisin de servicios, establecer normas, criterios de eficiencia, indicadores y modelos representativos para evaluar el desempeo de proveedores de servicios, mantener un registro pblico de informacin sobre proveedores de servicios, establecer un formato de modelo para la regularizacin del servicio, mediar y arbitrar en conflictos entre municipalidades, proveedores de servicios y usuarios y aplicar sanciones por infraccin a las normas. En el marco del PIR le corresponder desempear las siguientes funciones: (i) proveer guas tcnicas al FHIS sobre temas regulatorios de agua y saneamiento, en particular sobre mejorar la metodologa del FHIS para establecer las tarifas en lnea con su responsabilidad para establecer un formato de modelo y normas para la regularizacin del servicio; (ii) mantener, con la asistencia del SANAA, una asociacin de Juntas de Agua, y un registro pblico de Juntas de Agua; y (iii) cualquier otra responsabilidad de la Ley Marco de Agua que el FHIS, ERSAPS y las mancomunidades incluyan en el acuerdo. Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillado SANAA El SANAA acta como la Secretara Ejecutiva y asesor tcnico del CONASA. Como tal, su participacin es esencial en la preparacin de un programa de capacitacin para las comunidades rurales, que permita transmitirles conocimientos y desarrollar habilidades en la gestin de los servicios de agua y saneamiento con una visin empresarial. Para ello, se contratar especialistas en organizacin y capacitacin de comunidades con enfoque empresarial. En el marco del PIR, se considera la capacitacin de los tcnicos de operacin y mantenimiento (en adelante, TOM) que brindarn apoyo institucional a la gestin de los servicios rurales. La capacitacin del equipo TOM ser realizada por el SANAA con apoyo del FHIS. Una vez entrenados, las municipalidades o mancomunidades podrn replicar equipos similares sobre la base de un modelo nacional, as como de metodologas, normas y polticas de trabajo referentes al apoyo de la institucin para el sostenimiento de la gestin de los servicios rurales, que partiendo del SANAA, sean reguladas por el ERSAPS, para su posterior aplicacin en el pas. Los TOM sern capacitados para:
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Brindar asistencia tcnica, asesora y orientacin en: (i) diseo tcnico; (ii) mantenimiento preventivo y correctivo; (iii) reparaciones; (iv) expansin del sistema; (v) clculo de tarifas; (vi) calidad de agua y desinfeccin; (vii) asuntos de organizacin y constitucin de la junta de agua y los comits de apoyo; (viii) asuntos legales; (ix) interpretacin y aplicacin de las normas nacionales; (x) asuntos ambientales y de proteccin de las fuentes; (xi) saneamiento al nivel de hogares; y (xii) promocin de la higiene y la salud. Entrenar a los miembros de las juntas de agua y los comits en operacin fsica y el mantenimiento del sistema, registro contable y la educacin para la salud (a nivel de comunidad). Realizar el monitoreo rutinario del funcionamiento del sistema y retroalimentacin de informacin al sistema de informacin y a las oficinas regionales sobre la situacin imperante en las comunidades. Actuar como agente coordinador y facilitador entre las comunidades y los agentes externos, como los organismos del Gobierno, las municipalidades, agentes privados, etc., especialmente en comunidades que no han desarrollado habilidades de comunicacin y carecen de conocimiento y contactos para realizar gestiones sobre temas relacionados con los servicios de agua y saneamiento o salud de la comunidad. Apoyar en el levantamiento del inventario de acueductos rurales de los municipios de las mancomunidades que participan en el PIR, con el fin de que stas cuenten con una herramienta de cuantificacin indispensable para la planificacin y ejecucin de los procesos de habilitacin o rehabilitacin de su estructura sanitaria. La informacin de este inventario formar parte del Sistema de Informacin de Acueductos Rurales (SIAR). En el marco del PIR se firmar un Convenio de Participacin con SANAA con el objetivo de establecer especficamente el rol de SANAA en el Proyecto, incluyendo sus responsabilidades y apoyo recibido del Proyecto. El Convenio est incluido en el Anexo II.3 de este Manual.
B.2. Sector Caminos Secretara de Obras Pblicas, Transporte y Vivienda SOPTRAVI La SOPTRAVI es la entidad que rige las polticas de transporte e infraestructura vial. En el marco del PIR y en virtud del acuerdo que suscribir con el FHIS, le corresponder: (i) brindar asistencia tcnica a las UTI en la preparacin de los programas de rehabilitacin de caminos rurales; (ii) informar sobre los programas de rehabilitacin en la red oficial, estn incluidos en territorio de las mancomunidades participantes en el PIR; (iii) definir criterios de seleccin y elegibilidad de subproyectos de caminos cuando corresponda; (iv) asesorar a las UTI en el cumplimiento de las normas tcnicas de caminos; y (v) proporcionar al FHIS y a las UTI normas, guas y reglamentos aplicables a los subproyectos de caminos.
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Fondo Vial El Fondo Vial tiene como funcin mantener los caminos incluidos en la red oficial. En el marco del PIR, le corresponder: (i) proveer asesoramiento al FHIS y las UTI para implementar el programa de microempresas de mantenimiento de caminos rurales que sern rehabilitadas bajo el PIR; y (ii) proveer mantenimiento a los tramos cruciales de caminos en la red oficial vial de las mancomunidades incluidas en el PIR. B.3. Sector Electrificacin Empresa Nacional de Energa Elctrica ENEE y Fondo Social de Electrificacin FOSODE En el marco del PIR, la ENEE y el FOSODE debern. (i) hacer recomendaciones tcnicas al FHIS sobre asuntos relacionados con la electrificacin rural; (ii) proveer informacin sobre los proyectos planificados para la extensin de la red en la mancomunidades participantes; (iii) proveer asistencia tcnica a las mancomunidades / comunidades en la planificacin y preparacin de diseos tcnicos para la extensin de la red y proyectos fuera de red; (iv) proveer asistencia al FHIS en la evaluacin de todos los subproyectos de electrificacin rural; (v) manejar la lista de contratistas acreditados para proyectos de extensin de red; (vi) manejar, desde un punto de vista tcnico, el programa fotovoltaico solar; (vii) acreditar vendedores para el programa de mercado de fotovoltaico solar; (viii) autorizar el desembolso de subsidios para el programa de mercado de fotovoltaico solar; (ix) manejar la promocin y el componente de asistencia tcnica del programa de mercado de fotovoltaico solar; y (x) establecer una ventanilla de ayuda para las mancomunidades, municipalidades, comunidades y proveedores del sector privado sobres asuntos de electrificacin (grupo de consultores, lineamientos para el diseo tcnico, trminos de referencia de muestra, asuntos de operaciones y mantenimiento claves, lista de proveedores, especificaciones tcnicas de muestra, etc.). La Oficina de Electrificacin Social, que opera en la ENEE, brindar asistencia tcnica al FHIS, a travs de la UCP, en los aspectos relacionados con conexin a la red y sistemas fotovoltaicos. Asimismo, la Direccin de Planificacin de la ENEE brindar asistencia tcnica en los aspectos relacionados con minicentrales hidroelctricas y generacin sobre la base de recursos renovables. En el marco del PIR se firmar un Convenio de Participacin con ENEE con el objetivo de establecer especficamente el rol de ENEE en el Proyecto, incluyendo sus responsabilidades y apoyo recibido del Proyecto. El Convenio est incluido en el Anexo II.2 de este Manual B.4. Otras Entidades Participantes Instituto Hondureo de Antropologa e Historia - IHAH Las intervenciones del PIR sern tan pequeas que el Instituto Hondureo de Antropologa e Historia (IHAH) es de la opinin que un acuerdo de monitoreo durante la implementacin es todo lo que se requiere para cuidar del patrimonio. En el marco del PIR se firm un Convenio de Participacin con IHAH con el objetivo de establecer especficamente el rol de IHAH en el Proyecto, incluyendo sus responsabilidades y apoyo recibido del Proyecto. El Convenio est incluido en el Anexo II.6 de este Manual
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Una poltica marco para la proteccin del patrimonio fsico y cultural del pas ha sido diseada como gua en caso de que durante la implementacin del PIR se produzcan descubrimientos arqueolgicos importantes. Secretara de Gobernacin y Justicia La Secretara de Gobernacin y Justicia es responsable de la descentralizacin municipal y, junto con el FHIS, trabaja con el Gobierno y los programas de donantes para implementar programas de desarrollo local. Tambin es responsable de establecer el marco legal y normativo para la administracin municipal, y tiene un rol clave en la supervisin (fiduciaria) para aplicar el marco legal; administra las transferencias del 5% (ejecutadas mensualmente) de los ingresos fiscales del gobierno central a las municipalidades. Se requiere que las municipalidades presenten reportes trimestrales a la Secretara. En el marco del PIR, le corresponde la direccin estratgica sobre temas de descentralizacin, realizar la transferencia de las contribuciones del Gobierno a las mancomunidades y validar los PED de las mancomunidades. Secretara de Recursos Naturales y Ambiente -SERNA Esta Secretara tiene como rol formular la poltica energtica y la de proteccin ambiental. En el marco del PIR, le corresponder hacer recomendaciones estratgicas al FHIS sobre asuntos relacionados con la electrificacin rural. 2.4 ROL Y PARTICIPACIN DE LAS MANCOMUNIDADES EN LA GESTIN DESCENTRALIZADA DEL PROYECTO La mancomunidad de municipios o asociacin intermunicipal es una entidad local y voluntaria, creada sobre la base de la asociacin de municipalidades, como lo define la legislacin nacional. Estas asociaciones tienen metas especificas (desarrollo local, proteccin ambiental, etc.), aun cuando son flexibles y abiertas, y objetivos concretos. Las municipalidades han utilizado la mancomunidad como una forma de desarrollar sus capacidades en planificacin, administracin, provisin de servicios y administracin de tierras, entre otras. Las mancomunidades constituyen unidades de territorio con extensin adecuada para aplicar el enfoque de desarrollo territorial con relacin a la dotacin de servicios de infraestructura; como carreteras o electricidad, que pueden ser entregados con mayor eficiencia en zonas de territorio ms grandes que las de las municipalidades. En el marco del PIR, las mancomunidades elegibles corresponden a un conjunto de municipios calificados con un nivel de desarrollo de nivel 2 y 3, de acuerdo con la Gua DOCP de gestin descentralizada para los proyectos a cargo del FHIS. En este sentido, les corresponde la implementacin y ejecucin de los subproyectos de infraestructura sectorial en agua y saneamiento, caminos rurales y electrificacin (componente 2), para lo cual, suscribirn un Convenios Marco de Participacin Interinstitucional con el FHIS. 2.4.1. Objetivo y Alcance de los Convenios Marco En el Convenio propuesto se detalla: (i) objeto y monto de ste; (ii) condiciones y trminos bajo los que el FHIS transferir los recursos del Convenio de Crdito a cada mancomunidad para financiar la ejecucin de los subproyectos por sector que hayan sido priorizados en sus POA; (iii) normas aplicables para las adquisiciones y contrataciones del PIR; (iv) responsabilidades y obligaciones de ambas partes para la ejecucin del Convenio; y (v) los responsables de la coordinacin y ejecucin del Convenio, entre otros
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aspectos. En el Anexo II.4 se presenta el modelo preliminar del Convenio Marco de Participacin Interinstitucional que suscribirn el FHIS y las mancomunidades. 2.4.2. Organizacin de la Mancomunidad y Ejecucin del Proyecto En este acpite se presenta el esquema de ejecucin de proyectos de la mancomunidad establecido por la gobernacin y otras disposiciones en las cuales se estipula la creacin de un Consejo Intermunicipal y de una Unidad Tcnica Intermunicipal, que actuaran como catalizadores del desarrollo de los municipios que integran la mancomunidad. La propuesta presentada se desarrolla a partir del anlisis de capacidades de las mancomunidades realizado por el FHIS, mediante el cual se detect que no todos los estamentos de la mancomunidad y de sus UTI definan claramente su rol y funciones. Este manual propone que los Consejos Intermunicipales y las UTI, en el marco del PIR, asuman funciones especficas para garantizar su ejecucin. Tambin, propone un nuevo reglamento de organizacin y funciones (ROF) para las UTI, que focaliza y describe sus funciones estratgicas, ya que en las propuestas analizadas funciones y roles no estaban claramente definidos. A continuacin, se presenta las funciones especficas que los Consejos y las UTI tendrn en la ejecucin del PIR. Cabe indicar que el ROF propuesto incluye funciones generales para el mejor funcionamiento de la UTI. La mancomunidad tiene como rgano de direccin, administracin y organizacin al Consejo Intermunicipal (o Junta Directiva), y como instancia responsable de administrar los aspectos tcnicos del proceso de inversin de sus subproyectos de infraestructura a la UTI. El diagrama siguiente muestra la organizacin de la UTI para la ejecucin del PIR. Diagrama 2.4 Organizacin de la UTI para la ejecucin del Proyecto
Consejo Municipal
Unidad Tcnica Intermunicipal Coordinacin
Asesor de Desarrollo Local
reaTcnica
rea Administrativa
- Tcnico en Infraestructura - Tcnico Social - Tcnico Ambiental
- Administrador
*Diseo propuesto en la creacin de mancomunidades y aprobado por el FHIS.
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A. Consejo Intermunicipal - CI El Consejo Intermunicipal de la mancomunidad (o Junta Directiva) es la instancia responsable de la direccin, administracin y organizacin de la mancomunidad. Tendr como autoridad mxima al Presidente. Funciones referidas al PIR Las funciones que corresponde desempear al Consejo son: Suscribir el Convenio Marco de Participacin Interinstitucional con el FHIS. Aprobar el PED de la mancomunidad, as como su PPIM, POA y PAC, y presentar los dos ltimos al FHIS para su conformidad y consolidacin en el POA del PIR. Aprobar el financiamiento de lo subproyectos de inversin en obras. Revisar, analizar y supervisar los avances y resultados de la UTI para el PIR. Suscribir los contratos correspondientes a los estudios de prefactibilidad y factibilidad. Mantener informado al FHIS sobre el avance y ejecucin del PIR. Identificar factores que obstaculicen la ejecucin del PIR o posibles situaciones negativas ocasionadas por la ejecucin del mismo y plantear acciones correctivas. B. Unidad Tcnica Intermunicipal UTI La UTI es un rgano de gestin de la mancomunidad, conformado por un equipo interdisciplinario que brinda asesora tcnica a la asociacin intermunicipal y a las municipalidades miembros con el propsito de mejorar su capacidad de gestin, planificacin, toma de decisiones y ejecucin, en reas como fortalecimiento municipal, gestin ambiental, desarrollo socioeconmico, prestacin de servicios pblicos y desarrollo de los recursos humanos, entre otras. Tambin tiene como objetivo mejorar su participacin en el proceso de desarrollo de los municipios. La coordinacin de la UTI est a cargo de un jefe o coordinador; adems, el rea administrativa cuenta con un administrador, que es el responsable de los aspectos administrativos de la UTI, y el rea tcnica, con tcnicos en infraestructura, un tcnico social y uno ambiental, responsables de los aspectos tcnicos de los proyectos que ejecuta la mancomunidad. En el marco del PIR, las UTI sern responsables de la ejecucin de los PPIM y los POA de la mancomunidad, incluyendo los procesos de adquisiciones (hasta US$ 250,000), para lo cual el administrador ser capacitado en licitaciones, supervisin y monitoreo de los subproyectos. Las UTI tambin proveern asistencia tcnica a los proveedores de servicios de infraestructura a menor escala y supervisarn la calidad y sostenibilidad de los servicios. En el Anexo II.5 se presenta un modelo de Reglamento de Organizacin y Funciones para las UTI, que integra las funciones generales que pueden tener actualmente con las nuevas funciones generadas por el PIR. Cada mancomunidad revisar, adaptar o mejorar sus reglamentos segn la propuesta presentada.
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B.1. Coordinacin Es la mxima instancia de coordinacin tcnica en las mancomunidades, responsable de la gestin para la ejecucin de los proyectos de las mancomunidades. Le corresponde desempear las siguientes funciones especficas: Formular la planificacin estratgica de la mancomunidad y elaborar su PED a travs de la realizacin de un proceso de planificacin participativa con los patronatos, municipalidades u otras organizaciones existentes. Asimismo, actualizarlo peridicamente para su aplicacin progresiva y sostenible durante los prximos aos, debiendo programar los flujos de recursos necesarios para tal fin. Tomando como base el PED, elaborar el PPIM, que comprender los subproyectos de inversiones en infraestructura de caminos, agua y saneamiento y electrificacin, segn los criterios de seleccin y elegibilidad establecidos en el Captulo III de este manual de operaciones. Elaborar el POA de la mancomunidad sobre la base del PPIM, as como su respectivo PAC. El POA incluir los estudios y las obras que realizar la mancomunidad durante el ao. Presentar el PED, el PPIM, el POA y el PAC de la mancomunidad al Consejo Intermunicipal para su aprobacin. Administrar los recursos financieros transferidos por el FHIS para la ejecucin de los POA, lo que incluye la elaboracin peridica de los reportes financieros solicitados por el FHIS y la AIF; y mantener los registros contables, as como las rendiciones de cuentas, entre otras obligaciones. Presentar las solicitudes de transferencia de recursos al FHIS, enviando la documentacin sustentatoria correspondiente, para el pago de los estudios, luego de firmados los contratos. Aprobar los estudios de los subproyectos, aplicando los criterios previstos en este manual de operaciones, y definir la modalidad de ejecucin de dichos subproyectos. Realizar, con la asistencia del PDD y de la Direccin de Contrataciones del FHIS, los procesos de seleccin de contratistas de obras y supervisores de la ejecucin de las obras hasta por un monto de US$ 250,000, servicios y consultoras conforme con los procesos de seleccin y adjudicacin y contratacin establecidos en el captulo VI del presente manual. Liquidar los contratos de los contratistas y supervisores, y enviar toda la documentacin al FHIS para que proceda al cierre y la liquidacin administrativa del subproyecto correspondiente Solicitar al FHIS la transferencia de recursos para el pago de anticipos, de avance y de finalizacin de obra a los contratistas.
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Proceder a la recepcin provisional de la obra, previa revisin de los informes presentados por el contratista y por el supervisor, y suscribir el acta correspondiente. Proceder a la recepcin definitiva de la obra, previa inspeccin de sta luego de seis meses de la recepcin provisional. Promover y coordinar la participacin de los municipios y de las comunidades en las acciones e intervenciones referentes al PIR. Promover la creacin de las microempresas de mantenimiento vial y juntas de agua. Disear polticas y planes para atender aspectos ambientales y sociales del PIR. Atender a los auditores externos y facilitarles la documentacin que stos soliciten. B.2. rea Administrativa Esta rea realiza la gestin administrativa, financiera, de adquisiciones y contrataciones de la mancomunidad. Con relacin al PIR, ser responsable de los aspectos administrativos, financieros, de licitaciones y contrataciones vinculados a la ejecucin del componente 2. Para realizar los procesos de adquisiciones, contar con la asistencia del FHIS, a travs de su Direccin de Adjudicacin y Contrataciones, y el administrador de esta rea ser capacitado en licitaciones. En el marco del PIR, esta rea cumplir las siguientes funciones: Apoyar al coordinador de la UTI en la elaboracin del PPIM. Abrir y mantener la cuenta para los recursos del PIR que sern transferidos a la mancomunidad de acuerdo con las normas establecidas en este manual (gua de administracin financiera para las UTI). Elaborar el PAC de la mancomunidad. Preparar documentos para los procesos de adquisiciones, seleccionar consultores para la elaboracin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad (con el apoyo de la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS) y contratistas de acuerdo con los lineamientos de este manual de operaciones y elaborar los contratos que la mancomunidad suscribir para la ejecucin de su POA; asimismo, informar a la coordinacin sobre el avance de los procesos de adquisiciones, actualizar el registro de contratistas para realizar actividades del POA de la mancomunidad y revisar o aprobar las certificaciones de obras y de las facturas de los consultores, procesar los pagos de los contratistas y consultores, y verificar la aplicacin consistente de prcticas de control de costo y calidad en la ejecucin de contratos. Mantener el archivo que contenga los documentos que sustenten los movimientos financieros de los gastos del POA de la mancomunidad. Esta documentacin incluye rdenes de compra, facturas de los proveedores, contratos diversos, comprobantes de pago, registro de nmina de sueldos, recibos de caja chica y otros comprobantes de diferente naturaleza.
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Enviar al FHIS los trminos de referencia, la adjudicacin de contratos de consultoras de estudios y de obras de infraestructura; as como de los productos de las consultoras, de los informes de ejecucin y recepcin de obras para su visto bueno. Tramitar las solicitudes de pagos a contratistas y supervisores responsables de las obras de infraestructura. Desarrollar e implementar sistemas de control interno y contable efectivos para facilitar el monitoreo de las categoras de gasto del POA de la mancomunidad. Preparar y mantener actualizados los libros: Diario, Mayor, Auxiliar, Bancos, manejo de caja, efectivo recibido y procedimientos de pagos. Llevar registros de transferencias del POA de la mancomunidad en funcin de estados de gastos (SOE). Clasificar y registrar las transacciones financieras, y preparar y presentar los Informes de Seguimiento Financiero (FMR) del POA de la mancomunidad al FHIS. B.3. rea Tcnica Es la instancia encargada de coordinar las acciones conducentes al diseo, desarrollo y ejecucin de los proyectos que ejecute la mancomunidad; y de realizar el seguimiento y coordinacin de las actividades inherentes a la ejecucin de los mismos con los municipios de la mancomunidad. En el marco del PIR, a esta rea le corresponde desempear las siguientes funciones: Preparar los informes de avance fsico de cada subproyecto: camino rehabilitado y mantenido, agua, saneamiento y electrificacin en las zonas accesibles. Los tcnicos en infraestructura, entre otras funciones, debern: (i) apoyar en el monitoreo y fiscalizacin de la ejecucin de los subproyectos de infraestructura por sector; (ii) participar como asesor tcnico en los procesos de contratacin de obras para la ejecucin de los subproyectos; (iii) brindar al supervisor externo toda la informacin necesaria para el control de la ejecucin de los subproyectos; y (iv) organizar el expediente del subproyecto y mantener la documentacin actualizada. El tcnico social, entre otras funciones, deber: (i) realizar con los municipios la promocin de la planificacin participativa entre las comunidades; (ii) coordinar con las instancias facilitadoras de la comunidad las actividades de planificacin participativa; (iii) apoyar en la capacitacin de la comunidad en procedimientos de manejo de cuentas, manejo contable, manejo de cuentas y rendicin de cuentas, en la administracin de materiales, adquisicin, almacenaje en bodega, control e inventario; en el control del proceso de inicio, avance y recepcin de obras por parte de la municipalidad; y (iv) constatar y promover la participacin de la comunidad beneficiaria en el PIR. El tcnico ambiental deber cumplir, entre otras, las siguientes funciones: (i) asegurase que los subproyectos que ejecutar la mancomunidad cumplan con las disposiciones tcnicas y legales vigentes con relacin a la sostenibilidad y la
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conservacin del medio ambiente; (ii) revisar la documentacin de los subproyectos para clasificar las implicancias de tipo ambiental; (iii) coordinar los estudios de impacto ambiental relacionados con los subproyectos, y (iv) coordinar con la instancia gubernamental responsable del medio ambiente el otorgamiento de licencias ambientales a los subproyectos.
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CAPITULO III CICLO DESCENTRALIZADO PARA LA EJECUCIN DE LOS SUBPROYECTOS DEL PIR
3.1. INTRODUCCIN El Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS) ha impulsado experiencias piloto tendientes a la Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos (en adelante, DOCP), cuyo objetivo principal es el de delegar algunas actividades del ciclo de proyectos del FHIS a las mancomunidades de acuerdo con su capacidad instalada. De este modo, se busca que stas participen en la identificacin, priorizacin, evaluacin, formulacin, contratacin, ejecucin y supervisin de las obras y servicios que financia el FHIS. La estrategia de la DOCP indica la necesidad de fortalecer las capacidades tcnicas y de gestin de los municipios para acompaar estos procesos con el propsito de ayudar a mejorar la eficiencia y calidad de los programas de inversin de las mancomunidades, adaptndolos a las necesidades locales concretas. La DOCP del FHIS ser un aporte estratgico para la implementacin inicial de polticas de descentralizacin de las municipalidades y/o mancomunidades. El FHIS, tomando en cuenta el grado de desarrollo y la capacidad de las municipalidades y mancomunidades, las ha clasificado en cuatro niveles, ubicando a las ms desarrolladas en el primer nivel y a las menos desarrolladas en el cuarto nivel. El Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto) se ejecutar mediante el modelo de Gestin Descentralizada DOCP e incluir seis o siete mancomunidades -cuatro de ellas, CRA, CHORTI, MANCEPAZ Y MAMBOCAURE ya fueron seleccionadas- que se encuentran en el nivel 2, las cuales firmarn el Convenio Marco de Participacin Interinstitucional con el FHIS. Las mancomunidades seleccionadas debern poseer una Unidad Tcnica Intermunicipal (en adelante, UTI) las cuales debern contar con: (i) La capacidad institucional para la ejecucin y operacin de los subproyectos, para lo cual se requiere contar con un Plan Estratgico de Desarrollo de la Mancomunidad (en adelante PEDM); un equipo tcnico calificado responsable del rea tcnica, administrativa-financiera y de licitaciones; un reglamento de organizacin y funciones de la unidad; personera jurdica; una oficina equipada con equipo de cmputo, vehculo, entre otros requisitos logsticos. (ii) La capacidad tcnica de las UTI para manejar el ciclo de proyecto del FHIS, que comprende desde el manejo de procesos del pre-ciclo, como son el seguimiento a los PEDM, los Planes Plurianuales de Infraestructura Rural de la Mancomunidad (en adelante PPIM) y los Planes Operativos Anuales (en adelante POA) de la mancomunidad; hasta el manejo de los procesos del ciclo en lo que corresponde a las etapas de: prefactibilidad, factibilidad, evaluacin, aprobacin, contratacin y ejecucin/supervisin, el cierre de los subproyectos y el monitoreo ex post. Otros aspectos de igual relevancia que se relacionan con lo anterior son el manejo del Sistema de Informacin Municipal (en adelante, SIM), Sistemas de Costos sistemas financieros, sistemas de informacin gerencial, manejo de los registros de consultores y contratistas del FHIS, entre otros.
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En este captulo, se presenta el ciclo a cargo de las mancomunidades para la ejecucin descentralizada de los subproyectos de obras en los sectores de transporte, agua y saneamiento y electrificacin previstos en el PIR, para lo cual se describe las actividades, procedimientos, resultados y responsables para cada etapa del ciclo. 3.2. CICLO DE LOS SUBPROYECTOS DEL PIR Sobre la base de la Gua Operativa para Orientar los Procesos de Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos por Niveles de Descentralizacin del FHIS, la ejecucin de los subproyectos de infraestructura debe considerar las siguientes etapas: Etapa I: Planeamiento y Priorizacin de los Subproyectos del PIR. Etapa II: Formulacin y Evaluacin de los Subproyectos del PIR Elegibles. Etapa III: Contratacin de las Obras y Supervisin de los Subproyectos. Etapa IV: Ejecucin y Recepcin de las Obras de los Subproyectos. Etapa V: Operacin y Mantenimiento de Obras. Para cada etapa del ciclo, se define y describe las principales actividades que se deben ejecutar, sealando a los responsables. 3.2.1. Etapa I: Planeamiento y Priorizacin de los Subproyectos del PIR Esta etapa consiste en la elaboracin del PEDM, el PPIM que incluye las inversiones para los cuatro aos del Proyecto, y el POA de la mancomunidad con su respectivo Plan de Adquisiciones y Contrataciones (en adelante, PAC). Adems, incluye la firma del Contrato de Preinversin y comprende las siguientes actividades:
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Actividad
Suscripcin de Convenio Marco de Participacin Interinstitucional. Capacitacin del FHIS a las UTI para la elaboracin del PEDM, con el apoyo del Promotor de Descentralizacin (PDD). Buscar las mejores ONG que hicieron las PEDM, para hacer los talleres. Sigue la figura del PDD. Revisar TdR Capacitacin del FHIS a las UTI, y apoyo del PDD para la elaboracin del PPIM (lista corta de subproyectos elegibles), POA y PAC de la mancomunidad.
Descripcin
El FHIS suscribir los Convenios Marco con las mancomunidades que participarn del PIR. El FHIS capacitar a las mancomunidades en el proceso de la planificacin estratgica; con la participacin de los patronatos, municipalidades u organizaciones existentes; que lleve a la formulacin del PEDM.
Responsable
Director Ejecutivo del FHIS. Consejo Intermunicipal de la Mancomunidad. Mancomunidad. Unidad Tcnica Intermunicipal. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. Promotor de Descentralizacin (PDD). Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP). UTI. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. PDD. Consejo Intermunicipal de la mancomunidad. UTI.
Aprobacin del PPIM, POA y PAC por la mancomunidad. Presentacin del PPIM (lista corta de subproyectos elegibles), POA y PAC al FHIS.
El FHIS dar la capacitacin a las UTI sobre los procesos de seleccin y criterios para la determinacin del PPIM (lista corta de subproyectos elegibles) para los cuatro aos del PIR. A partir del PPIM, cada ao la mancomunidad presentar al FHIS para su aprobacin el POA de la mancomunidad, con su respectivo PAC. El Consejo Intermunicipal aprueba la presentacin del PPIM, POA y PAC de la mancomunidad y los remite al FHIS. La mancomunidad presentar al FHIS el PPIM para cada uno de los sectores econmicos que abarca el PIR (caminos, agua y saneamiento y electrificacin), segn los criterios descritos en el Captulo 4 de este manual. Asimismo, presentar el POA y su respectivo PAC, que incluir los estudios e inversiones que realizar la mancomunidad durante el primer ao.
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Actividad
Descripcin
Responsable
UCP Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. Comit de Operaciones del FHIS. Director Ejecutivo del FHIS. UTI.
Visto bueno al PPIM, al El FHIS revisar el PPIM, el POA de la POA de la mancomunidad y mancomunidad y el PAC, y en caso de no existir a su PAC. observaciones, les otorgar su visto bueno. Firma de contrato de pre- Con el visto bueno a los documentos inversin entre el FHIS y la mencionados, el FHIS aprobar el monto para mancomunidad. financiar la pre-inversin a travs del Comit de Operaciones, y se firmar el contrato correspondiente entre la mancomunidad y el FHIS.
3.2.2. Etapa II: Formulacin y Evaluacin de los Subproyectos del PIR Elegibles Esta etapa comprende la contratacin y elaboracin de los estudios de pre-inversin, as como el dictamen de elegibilidad de los subproyectos de pre-inversin y la firma del Contrato para Obras de Inversin entre el FHIS y las mancomunidades. Consta de las siguientes actividades:
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Actividad
Descripcin
Responsable
UCP con el apoyo de la SOPTRAVI, el FOSODE y el SANAA. PDD. UTI.
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Capacitacin para la Una vez aprobado el monto de pre-inversin, el contratacin de estudios de FHIS brindar la capacitacin para que las UTI prefactibilidad. realicen la contratacin de los estudios de prefactibilidad. Con el apoyo del PDD, las mancomunidades elaborarn los trminos de referencia y pedidos de propuesta a partir de los documentos estndar brindados por la UCP del FHIS. Visto bueno a los trminos El FHIS revisar y otorgar su visto bueno a los de referencia y pedido de trminos de referencia y pedido de propuesta. propuesta. Asimismo, los dos primeros contratos por cada mancomunidad los remitir a la AIF para su Noobjecin. Realizacin del proceso de Con el visto bueno a los trminos de referencia y contratacin de estudios. pedido de propuesta, la UTI inicia el proceso de contratacin de estudios de prefactibilidad, el cual incluye la convocatoria, recepcin de propuestas, calificacin de propuestas y adjudicacin de la buena pro. El PDD dar seguimiento al proceso de modo que se adecu a las normas y procedimientos emanados del manual de operaciones y de las normas de la AIF. Visto bueno al proceso de El FHIS, a travs de la Direccin de Formulacin contratacin. y Evaluacin de Proyectos y la Direccin de Contrataciones, dar el visto bueno al proceso de contratacin de estudios de prefactibilidad y autorizar la firma del contrato entre la mancomunidad y el consultor. Suscripcin de contratos Con el visto bueno del FHIS, la mancomunidad para estudios de procede a la suscripcin de los contratos con los prefactibilidad. consultores encargados de los estudios de prefactibilidad. Elaboracin de los estudios Una vez firmados los contratos, los consultores de prefactibilidad. elaborarn los estudios de prefactibilidad en el plazo acordado. Evaluacin ex ante de Con los estudios de prefactibilidad, el FHIS subproyectos de pre- realizar la evaluacin ex ante segn los criterios inversin. establecidos en el manual de operaciones, y definir la modalidad de ejecucin de los subproyectos. Para ello, podr contratar consultores especializados.
UCP. Direccin de Adjudicacin y Contrataciones del FHIS.
UTI. PDD.
UCP. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. Direccin de Contrataciones del FHIS. UTI. Consejo Intermunicipal. Consultor de estudios de prefactibilidad. Consultor de estudios de prefactibilidad. UCP. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS.
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N
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Actividad
Descripcin
Responsable
UCP. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. Comit de Operaciones. UCP verifica a travs de la cuenta bancaria o estudios que demuestren la participacin comunitaria. UTI. Mancomunidad. Director Ejecutivo del FHIS.
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Dictamen de elegibilidad y El FHIS, a travs del Comit de Operaciones, aprobacin del monto para revisa los expedientes y se declaran elegibles los inversin. subproyectos con la documentacin sustentatoria descrita en el manual. Asimismo se aprueba el monto de financiamiento de los subproyectos elegibles. Verificacin de aporte de Se deber verificar el aporte de contraparte para contraparte de la los subproyectos elegibles previo a la firma del mancomunidad. contrato de obras de inversin entre el FHIS y la mancomunidad. Firma del Contrato de El FHIS proceder a la suscripcin del contrato Obras de Inversin. de obras de inversin para la ejecucin de las obras con la mancomunidad.
3.2.3. Etapa III: Contratacin de las Obras y Supervisin de los Subproyectos Esta etapa comprende la adjudicacin de los contratos de supervisin y ejecucin de los subproyectos. Incluye las siguientes actividades:
N
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Actividad
Capacitacin sobre procesos de contratacin de supervisin y ejecucin de subproyectos y sobre la administracin del SIM. Elaboracin del expediente tcnico para la contratacin de las obras y los trminos de referencia y pedido de propuesta para la contratacin del supervisor.
Descripcin
Se prepara a la UTI sobre los procesos de seleccin, licitacin y contratacin de contratistas y supervisores, y sobre el monitoreo y evaluacin de los subproyectos. Adems, se incluye la capacitacin sobre el manejo del (SIM). Luego de recibida la capacitacin, la UTI elaborar el expediente tcnico para la contratacin de las obras de los subproyectos previstos en el POA de la mancomunidad. Asimismo, elaborar los trminos de referencia y pedido de propuesta para la contratacin del supervisor. Para ello, contar con el apoyo del PDD. El FHIS revisar y otorgar su visto bueno al expediente tcnico, a los trminos de referencia y al pedido de propuesta. Asimismo, para los dos primeros contratos por cada mancomunidad, los remitir a la AIF para su No-Objecin. La UTI llevar adelante los procesos de seleccin de contratistas de obras y supervisores de la ejecucin de las obras. Para ello, seguir los procesos de contrataciones establecidos en el captulo VI del manual de operaciones. El FHIS, a travs de la Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos y la Direccin de Contrataciones, dar el visto bueno al proceso de contratacin de obras y del supervisor, y autorizar la firma del contrato entre la mancomunidad y los contratistas y supervisores seleccionados. De acuerdo con la modalidad de contratacin, se debern obtener las garantas correspondientes, previo a la suscripcin de los contratos Con el visto bueno por parte del FHIS al proceso de contratacin, y con la presentacin de las garantas correspondientes, la UTI proceder a la firma de los contratos con el supervisor y contratista seleccionados. Asimismo, proceder al registro de los contratos en el SIM.
Responsable
PDD. UTI. UCP. Direccin de Contrataciones del FHIS. UTI. PDD.
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Visto bueno al expediente tcnico y a los trminos de referencia y pedido de propuesta. Realizacin del proceso de contratacin de obras y del supervisor.
UCP. Direccin de Contrataciones del FHIS.
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UTI.
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Visto bueno al proceso de contratacin de obras y del supervisor.
UCP. Direccin de Contrataciones del FHIS. Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos del FHIS. Contratista y supervisor que sern contratados. Presidente del Consejo Intermunicipal. UTI. Contratista seleccionado. Supervisor seleccionado.
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Presentacin de garantas de anticipo y cumplimiento de contrato. Suscripcin de contratos de supervisores y contratistas y registro de contratos en el SIM.
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3.2.4. Etapa IV: Ejecucin y Recepcin de las Obras de los Subproyectos Esta etapa comprende la ejecucin y recepcin de las obras, as como el cierre de los subproyectos y el monitoreo ex post. Consta de las siguientes actividades:
N
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Actividad
Descripcin
Responsable
UTI. UCP. Direccin de Finanzas y Administracin del FHIS. UTI. Contratista.
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Transferencia de recursos Una vez firmados los contratos con los del FHIS hacia la contratistas y supervisores seleccionados, el mancomunidad. FHIS har la transferencia de recursos a las mancomunidades. Inicio de ejecucin de la La ejecucin de la obra se inicia mediante la obra. orden de inicio y entrega de sitio (entrega de obra de un camino o una zona geogrfica especfica para los subproyectos de agua y saneamiento y electrificacin segn corresponda). Este proceso de formaliza a travs de la suscripcin de un acta entre la mancomunidad y el contratista. Pago a los contratistas. De acuerdo al avance de ejecucin de las obras de infraestructura, la UTI realizar los pagos acordados para garantizar el avance normal de ejecucin. Recepcin provisional de la Una vez concluida la obra, la UTI har la obra concluida. recepcin provisional de acuerdo con las condiciones contractuales, especificaciones y planos, y el informe del supervisor, con el apoyo del PDD. Recepcin definitiva. Consiste en la aceptacin final de la obra y de la respectiva documentacin. Asimismo, la UTI entregar la garanta de calidad de obra al contratista. Cierre de obra. Proceso contable mediante el cual se considera un subproyecto terminado. Control y Seguimiento La Direccin de Control y Seguimiento de Proyectos realizar el monitoreo y fiscalizacin de todos los gastos asignados a la ejecucin de subproyectos a travs de su sistema y operatividad del SIM. Esta tarea ser realizada desde el inicio de la firma del contrato hasta su liquidacin. Operacin y mantenimiento Las UTI se encargarn de la operacin y de los subproyectos. mantenimiento de las obras recepcionadas. Para ello, contarn con el apoyo de la SOPTRAVI para la formacin de microempresas de mantenimiento rutinario y del SANAA para la conformacin de los Comits de Gestin Comunitaria del AGUA. Visita ex post de Operacin Inspeccin realizada al subproyecto al ao de y Mantenimiento. ser terminado, para evaluar que se encuentren en operacin y estn recibiendo mantenimiento. De no ser as, el FHIS proceder con un Plan de Accin a mejorar la situacin del subproyecto. Evaluacin de subproyectos El proceso de evaluacin del PIR se realizar mediante estudios dirigidos a: (i) el levantamiento de los valores de los indicadores de la lnea de base del PIR, (ii) la evaluacin intermedia, y (iii) la evaluacin de impacto, una vez concluidas las inversiones del PIR. Comprende las siguientes actividades: (i) recolectar datos, construir indicadores e incorporar la informacin en el sistema en forma peridica, (ii) supervisar los municipios y validar los datos incorporados al sistema, (iii) analizar la informacin y asegurar que est al alcance de aquellos con responsabilidades en la toma de decisiones, y (iv) diseminar la informacin, cuanto esta sea pertinente, a los participantes.
UTI.
UTI. Contratista. Supervisor. PDD. UTI. Supervisor. Direccin de Finanzas y Administracin del FHIS. Direccin de Control y Seguimiento de Proyectos del FHIS.
UTI. SOPTRAVI SANAA.
Direccin de Control y Seguimiento de proyectos del FHIS.
UCP/FHIS
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CAPTULO IV PROCESO DE PLANIFICACION, SELECCIN Y EJECUCION DE LOS SUBPROYECTOS SECTORIALES DEL PIR
4.1. INTRODUCCIN En el presente captulo se desarrollan en forma especfica y detallada los aspectos referidos a la planificacin, seleccin y ejecucin de los subproyectos sectoriales financiables por el Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto). Los aspectos analizados incluyen los siguientes: (i) los criterios de elegibilidad para la seleccin de las mancomunidades participantes en el Proyecto; (ii) los aspectos generales aplicables a todos los subproyectos cualquiera sea el sector especializado (agua y saneamiento, caminos o electrificacin); (iii) los criterios y procesos especficos aplicables a los subproyectos de agua y saneamiento; (iv) los criterios y procesos especficos aplicables a los subproyectos de caminos; (v) los criterios y procesos especficos aplicables a los subproyectos de electrificacin; y (vi) las polticas especiales que deben ser consideradas en materia de manejo ambiental, repoblamiento y comunidades tnicas. Considerando la diferencia entre los tres sectores analizados, y la especializacin de algunos temas, se estima que varios aspectos complementarios o adicionales puedan ser desarrollados posteriormente mediante documento, guas o instructivas operativas elaboradas por el Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS), con la colaboracin de las Agencias Sectoriales. 4.2. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DE LAS MANCOMUNIDADES El FHIS, tomando en cuenta el grado de desarrollo y la capacidad de las municipalidades y mancomunidades, las ha clasificado en cuatro niveles, ubicando a las ms desarrolladas en el primer nivel y a las menos desarrolladas en el cuarto nivel. El PIR se ejecutar mediante el modelo de Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos (en adelante, DOCP) e incluir hasta nueve mancomunidades -dos de ellas, CRA y CHORTI, ya fueron seleccionadas- que se encuentran en el nivel dos, las cuales firmarn el Convenio Marco de Participacin Interinstitucional con el FHIS. Las mancomunidades seleccionadas debern poseer una Unidad Tcnica Intermunicipal (en adelante, UTI) las cuales debern contar con: La capacidad institucional para la ejecucin y operacin de los subproyectos, para lo cual se requiere contar con un Plan Estratgico de Desarrollo de la Mancomunidad (en adelante, PEDM); un equipo tcnico calificado responsable del rea tcnica, administrativa financiera; un reglamento de organizacin y funciones de la unidad; personera jurdica; una oficina instalada. La capacidad tcnica para manejar el ciclo de proyecto del FHIS, que comprende desde el manejo de procesos del pre-ciclo, como son el seguimiento a los PEDM, los Planes Plurianuales de Inversin de la Mancomunidad (en adelante, PPIM) y los Planes Operativos Anuales (en adelante, POA) de la Mancomunidad; hasta el manejo de los procesos del ciclo en lo que corresponde a las etapas de: pre-factibilidad, factibilidad, evaluacin, aprobacin, contratacin y ejecucin / supervisin, el cierre de los subproyectos y el monitoreo ex post. Otros aspectos de igual relevancia que se relacionan con lo anterior son el manejo del Sistema de Informacin Municipal (en
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adelante, SIM), manejo de los registros de consultores y contratistas del FHIS, entre otros. Tomando en cuenta esta clasificacin de los municipios por niveles de desarrollo, el PIR ha considerado seleccionar seis o siete mancomunidades para participar en el Proyecto. Las mancomunidades interesadas en ser beneficiadas por el PIR debern presentar una solicitud formal ante el FHIS y acreditar la informacin siguiente: Que los municipios estn agrupados en una Mancomunidad: Para demostrar que estn conformados en una mancomunidad, debern presentar el Acta donde se nombra la Junta Directiva, firmada por todos los alcaldes que integran la comunidad. De acuerdo al Artculo 20 de la Ley de Municipalidades no es necesario tener Personera Jurdica. (Artculo 20.-Los Municipios, con el voto afirmativo de los dos tercios de los miembros de la Corporacin Municipal, podrn asociarse bajo cualquier forma entre s o con otras entidades nacionales o extranjeras, para el mejor cumplimiento de sus objetivos y atribuciones. Cada asociacin emitir su Reglamento y normas para su funcionamiento. Cuando se trate de asociaciones permanentes, su ingreso, permanencia y retiro sern voluntarios). Debern presentar el acta de cada corporacin Municipal, donde aprueban integrarse a la mancomunidad, as como el Reglamento y Normas de funcionamiento de la mancomunidad. Organizacin administrativa, tcnica y operacional, designando a los representantes de cada municipio que la conforma. La UTI tiene que estar conformada formalmente y operando con al menos un Coordinador a tiempo completo, un ingeniero civil, o similar, que puede estar a tiempo parcial y un promotor social. La UTI tiene que tener capacidad tcnica para la ejecucin y operacin de los sub-proyectos y el manejo del ciclo de proyectos. Aspectos financieros y compromiso de aportacin de la contrapartida local, tanto en efectivo como en mano de obra y otros aportes posibles. Plan Estratgico de Desarrollo de la mancomunidad y de las municipalidades integrantes. Procedimientos de toma de decisiones para la seleccin y aprobacin de proyectos y acciones a desarrollar en las mancomunidades. Informacin especfica sobre los siguientes aspectos institucionales y de gestin: aspectos normativos, aspectos organizativos y proyectos en ejecucin. Otros programas o agencias que atienden a la mancomunidad. Adems, la UCP verificar que se cumplan las siguientes condiciones, a fin de establecer una priorizacin de las mancomunidades a atender: 1. Integralidad Territorial. Los municipios que conforman la mancomunidad tienen que estar contiguos y ser aledaos. (Ver Mapa de Honduras con sus mancomunidades) 2. Una mancomunidad por departamento.
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No podr haber ms de una mancomunidad por departamento, a fin de garantizar que el proyecto pueda cubrir una mayor cantidad de departamentos, y por lo tanto, una mayor extensin dentro del territorio nacional. ndice de Pobreza. Que los municipios que integren la mancomunidad tengan un ndice de pobreza mayor o igual a 45, segn el Mapa de Pobreza del FHIS. (Ver listado de municipios agrupados en mancomunidades con su ndice de pobreza) ndice de Desarrollo Humano Que los municipios que integren la mancomunidad tengan un ndice de desarrollo humano menor o igual a 0.600. (Ver listado de municipios agrupados en mancomunidades con su IDH-2004) Necesidades Bsicas Insatisfechas. Con Necesidades Bsicas Insatisfechas NBI en el rea rural (poblaciones menores a 5,000 habitantes) en los sectores que el PIR atiende. Los sectores que el PIR atiende son Electrificacin Rural, Agua y Saneamiento y Caminos. (Ver listado de municipios agrupados en mancomunidades con NBI en los sectores del PIR) Con fuertes probabilidades de Impacto. Uno de los objetivos del programa es contribuir a la reduccin de la pobreza rural (mediante el acceso a los servicios de infraestructura bsica en reas rurales pobres) y la descentralizacin (a travs del desarrollo de las capacidades de los gobiernos locales en la provisin de servicios de infraestructura locales). En caso de empate ser seleccionada aquella mancomunidad que demuestre tener mayores fortalezas para ejecutar proyectos, y que tenga mayores demandas de necesidades bsicas insatisfechas.
4.3. ASPECTOS GENERALES APLICABLES A LOS SUBPROYECTOS SECTORIALES 4.3.1. Esquema Institucional del Proyecto El PIR tiene dos niveles de gestin institucional: El primer nivel corresponde a la gestin centralizada que estar a cargo del FHIS, para lo cual se apoyar en su plataforma institucional conformada por las siguientes instancias: (i) Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante, UCP); (ii) Comit de Operaciones; (iii) Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos; (iv) Direccin de Contrataciones; (v) Direccin de Control y Seguimiento; y (vi) Direccin de Administracin y Finanzas. Asimismo, para atender las necesidades de normatividad y asistencia tcnica especializada en los tres sectores en los que intervendr el Proyecto (agua y saneamiento, caminos vecinales y electrificacin) el FHIS suscribir dos convenios de colaboracin estratgica con las siguientes agencias y entidades competentes: el Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillado (en adelante, SANAA) para el primer caso; y la Empresa Nacional de Energa Elctrica (en adelante, ENEE) en el tercer caso. El detalle del esquema institucional para la ejecucin del PIR ha sido presentado en el capitulo II del presente Manual. El segundo nivel corresponde a la gestin descentralizada que estar a cargo de seis o siete1 mancomunidades conformadas por municipios calificados con niveles de
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A la fecha se encuentran seleccionados como elegibles dos Comunidades: CHORTI en el departamento de Copn y CRA en el departamento de Santa Brbara. Otras mancomunidades, MAMBOCAURE en el departamento de Choluteca y MANCEPAZ en el departamento de La Paz, se encuentran en proceso de seleccin.
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desarrollo dos. Para su ejecucin las mancomunidades se apoyarn en las siguientes instancias: (i) Consejo Intermunicipal (CI); (ii) Unidad Tcnica Intermunicipal (UTI); y (iii) rea Administrativa de la Mancomunidad. Asimismo, contarn con la asistencia y acompaamiento tcnico permanente de un promotor de descentralizacin (en adelante, PDD) financiado por el proyecto, y con la capacitacin y asesora por parte del FHIS, en forma directa a travs de sus instancias especializadas, e indirecta a travs de la colaboracin de las agencias o instancias sectoriales ya mencionadas. El FHIS y las mancomunidades seleccionadas suscribirn un Convenio Marco de Participacin en el marco del PIR. Posteriormente, suscribirn un contrato de financiamiento de los estudios de preinversin (con base en la lista corta priorizada, e incluida en el POA y PAC respectivo) y luego de la evaluacin de elegibilidad de los subproyectos (con los estudios de factibilidad y la evaluacin ex post por parte del FHIS) se suscribir el contrato de financiamiento de las inversiones para la ejecucin de las obras previstas en los subproyectos sectoriales. 4.3.2. Articulacin de los Subproyectos con el Ciclo del Proyecto de Infraestructura Rural - PIR Los subproyectos se articulan en el ciclo de proyectos del PIR, el cual se ha diseado bajo el enfoque de la Gua Operativa para Orientar los Procesos Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos por Niveles de Descentralizacin del FHIS. Bajo este marco de referencia la ejecucin de los subproyectos de infraestructura debe considerar las siguientes etapas: Etapa I: Planeamiento y Priorizacin de los Subproyectos del PIR. Etapa II: Formulacin y Evaluacin de los Subproyectos del PIR Elegibles. Etapa III: Contratacin de las Obras y Supervisin de los Subproyectos. Etapa IV: Ejecucin y Recepcin de las Obras de los Subproyectos. En el capitulo III se describe el detalle los procesos y responsables del ciclo descentralizado para la ejecucin del PIR. (Ver Anexo III.1) 4.3.3. Proceso Participativo en la Planificacin Local a) Participacin ciudadana y comunitaria en el marco del PIR El Proyecto seguir los procesos participativos durante todas las fases de su ejecucin. La participacin ciudadana y comunitaria deber estar presente en todos los mbitos del desarrollo y en todos los procesos de gestin. Estos procesos incluyen: (i) nivel de conciencia colectiva de los problemas que aquejan a la comunidad; (ii) bsqueda de soluciones mediante una planificacin adecuada y priorizacin de inversiones; (iii) ejecucin de proyectos; (iv) auditoras o contraloras sociales de los subproyectos o inversiones realizadas; (v) administracin, operacin y mantenimiento de servicios. b) Planes Estratgicos de Desarrollo Municipal En el marco de la Estrategia para la Reduccin de la Pobreza (en adelante, ERP), el Gabinete Social de la Presidencia de la Repblica, defini el documento Normativa de Criterios Bsicos para el Fortalecimiento de Planes Estratgicos de Desarrollo Municipal, con el propsito de organizar y orientar la inversin en los diferentes municipios del pas.
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A fin de promover y garantizar la participacin ciudadana en el proceso de planificacin de los municipios, el Gabinete Social elabor un instructivo dirigido a las autoridades municipales, titulado: Planificacin Participativa para el Desarrollo de Planes Estratgicos de Desarrollo Municipal- Como resultado de estas acciones, las municipalidades cuentan con los PEDM, aprobados por la Secretara de Gobernacin y Justicia. A travs de los PEDM, se espera contar con un documento que permita en un contexto limitado de recursos, unir esfuerzos para optimizar la inversin en torno a las metas de la ERP. Los PEDM establecen a su vez un punto de partida para promover el desarrollo local y articular los diferentes actores y aportes (nacionales, locales, privados e internacionales) en base a acciones especficas y con impactos concretos. Dada la existencia de los PEDM, el proceso de la planificacin local del PIR se basar en los mismos, complementando y fortaleciendo estos planes dnde sea necesario (tales como para cumplir con exigencias tcnicas, establecidas en este captulo o para incluir proyectos previamente no considerados en la competencia municipal, como por ejemplo electricidad). En el Diagrama 4.1 se presenta el ciclo participativo de los subproyectos del PIR. c) Diagnstico de la mancomunidad Al inicio del involucramiento de una nueva mancomunidad en el Proyecto, el FHIS contratar un Diagnstico de la Mancomunidad, el cual incluir las siguientes partes: Diagnstico general Describir las caractersticas geogrficas, administrativas, econmicas, sociales y culturales de la mancomunidad, analizar las tendencias histricas y las perspectivas futuras de la regin. Identificar y analizar las relaciones intra-municipales e intermunicipales. Validar el diagnstico con las comunidades. Anlisis de los PEDM y los planes de desarrollo de mancomunidad (dnde existen) Con el enfoque en: Identificacin de las fortalezas y debilidades de los planes. Identificacin de prioridades estratgicas de desarrollo. Anlisis de informacin sobre prioridades y proyectos de agua y saneamiento, caminos y electricidad. Propuesta de fortalecimiento/complementacin de los planes.
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Diagrama 4.1 Ciclo Participativo de los Subproyectos del PIR
Proceso de Preparacin
Mancomunidades/ UTI Lineamientos del PIR Proceso de Informacin
Actas con registro de informacin suministrada
Planes Estratgicos Municipales Proceso de Consulta

Actas con registro de informacin suministrada
Mancomunidades/ UTI/FHIS Listas preliminares de subproyectos del PIR
Listas preliminares de subproyectos del PIR
Mancomunidades/ UTI/FHIS Proceso de Concertacin Listas definitivas
Proceso de Ejecucin
Diseos tcnicos
Marco de polticas pertinentes (R,E,P) Construir el subproyecto Planes de manejo socioambiental
Mancomunidades/ UTI/FHIS
Subproyecto construido
Estrategia MOI Comunidades Contralocial social Informes de contralora social y PM
Anlisis de gestin municipal Descripcin y anlisis la estructura y organizacin administrativa y fiscal de los municipios que forman parte de la mancomunidad.
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Anlisis de capacidad financiera de la mancomunidad y las comunidades para ejecutar el Proyecto (fondos de contraparte para la ejecucin de obras y mantenimiento de caminos). Anlisis de la capacidad (financiera, administrativa, tcnica) de la UTI. Identificacin de los aspectos que se requieren fortalecer para una adecuada participacin en la ejecucin del PIR y formulacin del Plan de Fortalecimiento. Plan de Manejo de Impactos y Gestin Social Identificar las medidas de manejo para la prevencin, mitigacin, compensacin o control de los impactos negativos y para la potencializacin de los positivos. Disear el Plan de Manejo de Impactos y Gestin Social para la ejecucin de las medidas de manejo propuestas Proponer mecanismos de participacin de las comunidades para la formulacin y ejecucin del subproyecto. Aparte de este diagnstico, el FHIS proceder a inventariar la informacin disponible tcnica en los tres sectores, incluyendo: El inventario de la red vial municipal (contratado aparte). Inventario de los sistemas existentes de agua y saneamiento (ejecutado por SANAA). Inventario de las solicitudes de electrificacin presentadas por comunidades de la mancomunidad a OES-FOSODE y resumen de los datos existentes de demanda/capacidad de pago de la zona (ejecutado por OES-FOSODE). Diagnstico de potencial para energa renovable (contratado aparte). d) Proceso de identificacin, priorizacin y seleccin de las comunidades beneficiarias y de los subproyectos Se aplicar la metodologa de seleccin, priorizacin y ejecucin de proyectos adoptada por el PIR, basado en el desarrollo de un conjunto de talleres de Diagnstico de las Mancomunidades y que permitir elaborar un PEDM concertado con las mancomunidades, alcaldas y comunidades. En este marco de planificacin se identificar la lista larga de los subproyectos sectoriales, respecto de los cuales se aplicarn los criterios de seleccin para su elegibilidad por parte del PIR. De la misma manera, se proveer la Lnea Base del Proyecto. Los procedimientos y metodologas para realizar el proceso de elaboracin del PEDM se encuentran sistematizados y disponibles en el Manual correspondiente elaborado por el FHIS, el cual ser materia de capacitacin y asistencia tcnica para su implementacin en aquellas mancomunidades que todava no hayan preparado dicho proceso. El FHIS contratar una firma consultora especializada en los procesos de planificacin local participativa, para facilitar el proceso de identificacin, priorizacin y seleccin de los subproyectos. El proceso bsicamente consistir en cuatro talleres: (i) taller de apertura;
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(ii) taller de socializacin de mtodos de priorizacin; (iii) taller de validacin; y (iv) taller final. Estos talleres son reuniones avisadas con la suficiente antelacin, que se realizarn con la representacin de las comunidades que componen los diversos municipios que a su vez conforman la mancomunidad en estudio. Taller de apertura Este taller tiene como meta informar a toda la mancomunidad los objetivos del Proyecto, los subproyectos que financia, la forma en que lo hace, los requisitos de contraparte que exigen y los compromisos que adquiere la mancomunidad, los municipios y las propias comunidades. Estos compromisos incluyen: (i) tener el Plan de Desarrollo Integral de la Mancomunidad debidamente consensuado; (ii) comprometer los fondos de contraparte (en efectivo y en especie/mano de obra dependiendo del subproyecto) para la inversin; y (iii) compromiso de mantenimiento de las obras por la municipalidad (caminos) o por la comunidad (agua y saneamiento, electrificacin descentralizada). Por otra parte, la convocatoria debera finalizar con la lista larga de la mancomunidad basada en: (i) confirmacin de las prioridades establecidas en el PEDM; y (ii) complementacin de los PEDM en base de los diagnsticos, inventarios y actualizacin de informacin recibida durante la convocatoria. Taller de socializacin de mtodos de priorizacin Este taller deber ser convocado una vez que se cuente con los siguientes elementos o estudios definitivos y debidamente aprobados por el FHIS: El diagnstico de la mancomunidad, incluyendo la evaluacin de la capacidad de ejecucin y financiera de las municipalidades que componen la mancomunidad. El inventario vial. Se haya definido la red vial bsica municipal y la red bsica vecinal mancomunal. Se cuente con el diagnstico de agua potable y saneamiento de la mancomunidad, a travs del Sistema Informacin de Acueductos Rurales (en adelante, SIAR), de los PEDM y del Instituto Nacional de Estadstica (en adelante, INE). Se cuente con el catastro de la solicitudes de extensin de la red elctrica con informacin sobre la poblacin beneficiada y costos y se concluy el diagnstico de potencial para energa renovable. Basado en los estudios anteriores as como en la lista larga de subproyectos propuestos, se elaborar una matriz con informacin sobre: (i) comunidades con informacin socioeconmica bsica (pobreza, ndice de necesidades insatisfechas - NBI, etc.), subproyectos propuestos con nmero de beneficiarios, costos y otra informacin pertinente (distancia de fuente de agua, potencial para energa renovable, etc.). El objetivo de este taller es acordar los criterios de priorizacin, y en esta base establecer una primera lista priorizada de los subproyectos. La firma consultora preparar varias alternativas para la priorizacin que se consensuarn con el FHIS antes de ser presentados a las mancomunidades. En general, la priorizacin debera tomar en cuenta prioridades estratgicas de la mancomunidad, costos, indicadores socio-econmicos
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(pobreza etc.), consideraciones tcnicas (ver secciones sectoriales de este captulo) y en lo posible aprovechamiento de sinergias entre los tres sectores para maximizar el impacto en desarrollo de la mancomunidad. Taller de validacin Este taller debera ser convocado una vez realizados los estudios preliminares e investigaciones en campo, para determinar la elegibilidad y la factibilidad de los subproyectos priorizados y la capacidad financiera de los municipios de asumir estos subproyectos. Taller final A partir del resultado del taller de validacin, la priorizacin de subproyectos y aplicada la limitacin de la capacidad financiera de los municipios y comunidades, se determinar el plan plurianual de inversiones del Proyecto, definiendo los paquetes de obra para cada ao. Estos planes de inversiones debern tener como respaldo los PEDM. En el caso de que algunos de los subproyectos no hayan sido incluidos en los PEDM, se deber solicitar la aprobacin de este nuevo plan complementado con estos subproyectos, a la Secretara de Gobernacin y Justicia. Esta lista priorizada y programada en el tiempo de inversiones y el compromiso de fondos de contraparte y (en el caso de caminos) mantenimiento, debern ser aprobados por la asamblea de la mancomunidad en pleno siendo este el resultado que se deber obtener de este ltimo taller mancomunal. 4.3.4. Preparacin del Plan Operativo Anual - POA y del Plan de Adquisiciones y Contrataciones - PAC De acuerdo a la lista corta de subproyectos financiables por el PIR, los cuales se incluyen en el PPIM, cada mancomunidad preparar el POA, incluyendo el presupuesto requerido y el PAC para los primeros 18 meses de ejecucin de sus subproyecto. El FHIS brindar asistencia tcnica y capacitacin a las mancomunidades para la preparacin del POA y del PAC, asimismo contarn con el apoyo del PDD. La Asociacin Internacional de Fomento (en adelante, AIF) dar su No-Objecin al POA y PAC del PIR, previamente a la autorizacin de las transferencias de recursos. 4.3.5. Participacin del Sector Privado y Procesos de Adjudicacin y Contratacin Para llevar adelante los procesos de adquisiciones y contratacin de la ejecucin de las obras se aplicarn las normas previstas por la AIF, entidad financiadora del PIR, de acuerdo a lo previsto en el Captulo 6 de este Manual de Operaciones, que son de aplicacin general a todos los subproyectos sectoriales, salvo excepciones o casos especiales en esta materia que sern incluidos en la seccin correspondiente del presente captulo. Las obras sern ejecutadas por los contratistas calificados y se sujetarn a los contratos suscritos. 4.3.6. Gestin y Administracin Financiera de los Recursos Aplicados a los Subproyectos Los aspectos referidos a la administracin de los recursos financieros se encuentran definidos en el capitulo V del presente Manual. Debe tomarse en cuenta que el FHIS en su calidad de coordinador del Proyecto asume el rol de administrador de los recursos financieros, de tal manera que es responsable de realizar las transferencias y desembolsos de los recursos a las UTI de las mancomunidades para su aplicacin en la ejecucin de los subproyectos sectoriales.
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Por su parte, la mancomunidad deber observar y cumplir todas las normas y procesos indicados en este Manual, para lo cual tendrn la capacitacin y asistencia necesaria por parte del FHIS. Finalmente la Direccin de Control y Seguimiento (en adelante, DCS) del FHIS realizar la fiscalizacin del uso y aplicacin de los recursos del Proyecto, as como la supervisin de la ejecucin fsica de las obras programadas y contratadas. 4.3.7. Control y Seguimiento de los Subproyectos Sectoriales El control y seguimiento de dichos contratos, as como la fiscalizacin de los recursos financieros para su ejecucin estarn a cargo de la DCS del FHIS, en forma conjunta con las UTI de las mancomunidades. En el captulo VIII del presente Manual se incluye los objetivos, alcances y mecanismos de control y seguimiento aplicables al Proyecto a cargo de los inspectores de infraestructura y de los aspectos de capacitacin, as como el rol de los fiscalizadores en los aspectos administrativos financieros. 4.4. PLANIFICACION, SELECCIN Y EJECUCIN DE LOS SUBPROYECTOS DE AGUA Y SANEAMIENTO 4.4.1. Alcances de los Subproyectos de Agua y Saneamiento a) Conceptos bsicos Los subproyectos de agua potable y saneamiento tienen por objeto aumentar la cobertura en el rea rural, promover la sostenibilidad de los servicios y la promocin de higiene. Beneficiar a la poblacin no servida es el gran reto de los subproyectos de agua y saneamiento. La mayora de la poblacin rural est dispersa, distribuida en asentamientos de 50 a 200 personas. Esta poblacin es ms difcil de alcanzar a medida que los costos de las tecnologas convencionales son significativamente ms altos comparado con comunidades rurales concentradas. Una estrategia de agua y saneamiento efectiva se debe utilizar para abordar este doble problema de: (i) mejorar la calidad y sostenibilidad en los sistemas actuales; y (ii) encontrar soluciones adecuadas para las viviendas rurales dispersas de hasta 75 habitantes como mnimo y concentradas de hasta 5,000 habitantes como mximo. La poltica institucional en el tema de agua y saneamiento, es considerar la integridad de las acciones, de tal forma que se garantice el logro de los beneficios esperados; en el caso de saneamiento bsico se buscar que cuenten con el suministro de agua potable, manejo y control de las excretas, aguas servidas y basuras, y se realice una educacin sanitaria/ambiental que incentive a comportamientos higinicos y saludable de los pobladores. El PIR buscar que los subproyectos tengan la cobertura requerida por la totalidad de los miembros de una comunidad, no considera pertinente el que los subproyectos beneficien parcialmente a una comunidad a fin de bajar costos de los mismos.
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b) Tipos de subproyectos Entre las soluciones para el abastecimiento de agua potable que propone ejecutar el PIR podemos mencionar las siguientes: Para comunidades rurales concentradas y dispersas Explotacin de fuentes superficiales: o Por medio de presas de derivacin. o Por medio de Bombas. Explotacin de fuentes subterrneas: o Por medio de captacin de manantiales. o Por medio de pozos profundos. Bombeo: o Convencional. o Solar. o Hidrulico (Bombas Rochfer). o Por viento como experiencia piloto. Para comunidades rurales dispersas Llaves pblicas. Pozos comunitarios: o Pozos excavados. o Pozos perforados manualmente (EMAS). Bombeo. o Bomba de mecate. o Bomba Emas. Captacin de aguas de lluvias con bomba Emas. Entre las soluciones que propone el PIR para el saneamiento podemos mencionar las siguientes: Para las comunidades rurales concentradas y dispersas Alcantarillado convencional en el caso de colectores principales. Alcantarillado de pequeo dimetro. Alcantarillado condominial. Estas soluciones debern contar con apropiados sistemas de tratamiento para las aguas servidas, entre los cuales podemos mencionar los siguientes: (i) fosas spticas, filtros anaerbicos, campos de infiltracin; (ii) lagunas de oxidacin; y (iii) fosas spticas, biofiltros. Para las comunidades rurales dispersas Unidades bsicas de saneamiento (UBS).
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Letrinas: o Letrina de cierre hidrulica. o Letrina ventilada de fosa mejorada. o Letrina ventilada de fosa mejorada con separacin de orina. Fosas spticas. Campos de infiltracin. En los sistemas que incluyan el bombeo el uso de contadores se establecer como norma, y se recomienda tambin en sistemas de gravedad cuando los recursos hdricos son pocos. Los contadores del agua proporcionan los medios de calcular cobros segn el volumen entregado y recuperar fondos para la sostenibilidad del sistema va un mecanismo del precio y uso. Todo lo relacionado con el uso de contadores se deber ajustar al Reglamento Operativo Juntas Administradoras Rurales y Peri urbanas, el cual se encuentra en el Anexo IV 5. Los tipos de subproyectos sern aprobados, en asamblea general, por cada comunidad de acuerdo a lo previsto en el Manual de Ofertas Tecnolgicas del FHIS. Dicha aprobacin incluye la definicin del tipo de tarifa que corresponda a la opcin tecnolgica adoptada, as como los compromisos comunitarios. Dicho acuerdo constar en un acta de asamblea que ser firmada por los participantes. La definicin de los tipos de subproyectos en el sector agua y saneamiento debern tomar en cuenta las siguientes opciones tecnolgicas: La eleccin de tecnologas apropiadas al medio y de bajo costo. Bajo requerimiento de energa, de preferencia renovable, esto es la solar, elica, hidrulica, etc. y escasamente en forma concentrada. Demanda intensiva de mano de obra local no calificada y desarrollo de capacidades para mejorar el empleo local. Uso de materiales locales, abundantes, baratas, renovables y poca materia prima industrializada. Requerir tcnicas flexibles y relativamente sencillas, fciles de entender sin que sean necesarias destrezas especiales. No daar al medio e incluso contribuir a su preservacin como es el caso de las micro cuencas y zonas aledaas a las fuentes de agua. c) Modelos de Gestin La Ley Marco establece a la participacin ciudadana como uno de los principios que deben regir la gestin de los servicios (Artculo 1). La Ley tiene como uno de sus objetivos, el promover la participacin de los ciudadanos, por medio de las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento (en adelante, JAAS) y otras formas organizativas de la comunidad, en la prestacin de los servicios, ejecucin de obras y en la expansin de los sistemas de agua y saneamiento.
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La participacin ciudadana es importante porque orienta las prioridades de la gestin hacia el beneficio de la misma comunidad y cuando esta participacin se realiza con un liderazgo fuerte con buen criterio, producto del conocimiento y el entrenamiento, se desarrolla una fortaleza en la gestin que cuida la aplicacin de criterios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad de los servicios. La participacin de los usuarios de los servicios, trae consigo la aplicacin de mecanismos democrticos en la toma de decisiones (en el nivel mas amplio), la informacin oportuna para la toma de decisiones, la transparencia en la gestin, y el compromiso con la comunidad de todas aquellas personas a las que se les encomienda responsabilidades en la prestacin de los servicios. En el diseo de los subproyectos se deber considerar el modelo de gestin aplicable de acuerdo con las caractersticas del mismo. Los modelos de gestin disponibles, con base en las experiencias actuales, se encuentran en el Manual preparado por el FHIS para dicho propsito, y son los siguientes: (i) JAAS, segn lo estipula la Ley Marco; (ii) JAAS con algunas variantes para mejorar la transparencia y la sostenibilidad de los servicios; (iii) JAAS mltiples; (iv) Asociacin Comunitaria Regional para la gestin de servicios en sistemas que sirven a varias comunidades rurales; (v) Juntas de Agua de Pozos y Saneamiento; y (vi) contratos de servicio. El modelo bsico para comunidades rurales es el de Junta Administradora, tal como lo establece la Ley Marco de Agua Potable y Saneamiento, el manual identifica algunas variaciones para condiciones particulares. Se promover la formacin de asociaciones de JAAS a nivel de mancomunidad para apoyar la gestin, administracin, mantenimiento y adquisicin de insumos. Toda JAAS deber formarse antes del inicio de los trabajos de construccin (durante el proceso de prefactibilidad y autodiagnstico, en asamblea comunitaria) para acompaar todo el proceso y conocer a fondo las condiciones del subproyecto, incluyendo las actividades de capacitacin en higiene y salud. La mancomunidad, ejercer su papel de regulacin y control a nivel local, a travs de la UTI, con participacin de la sociedad civil y los usuarios. La UTI ser responsable de velar por la correcta prestacin de los servicios de conformidad con lo establecido en los reglamentos de los servicios y los estatutos de las Juntas y mantendr informado peridicamente al Ente Regulador. Las Juntas tienen la obligacin de informar a la municipalidad a travs de la UTI y a su vez de vigilar el comportamiento de los usuarios en el cumplimiento de lo establecido. Las Juntas entregarn copia certificada de la auditoria anual a la Municipalidad. d) Costos de los subproyectos, contrapartida local y tarifas Costos generales de los subproyectos En el costo mximo por beneficiario deber estar incluido los costos de preinversin, (incluyendo prefactibilidad, diseo, evaluacin ex-ante y anlisis de calidad del agua) capacitacin, infraestructura, gastos generales, utilidades y supervisin de infraestructura y capacitacin, excluyendo los aportes comunitarios, que no debern ser menores al 30%
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del costo directo, los aportes municipales y cualquier otro aporte que por gestiones comunitarias o municipales aporten al subproyecto. Cuadro 4.1 Costos Generales de los Subproyectos
Costo Mximo por Beneficiario (US$) 30.00
tem
Observaciones
Preinversin.
Incluye la prefactibilidad y autodiagnstico, diseo y evaluacin ex-ante. Incluyendo costo directo, gastos generales, utilidades y supervisin. Dentro de este costo no se incluyen los aportes comunitarios, medidores de agua o plantas de tratamiento. Incluyendo costo directo, gastos generales, utilidades y supervisin. Sin importar la tecnologa. Es la suma subproyecto. de todos los componentes del
Sistemas de Agua.
100.00
Saneamiento Bsico UBS. Capacitacin. Aporte Total FHIS.
50.00
4 5
20.00 200.00
Los datos anteriores fueron estimados tomando en cuenta un muestreo aleatorio de una serie de ms de 50 proyectos que el FHIS, a travs del Programa de Agua y Saneamiento para el Sector Rural Disperso, ha ejecutado durante los ltimos aos. En el caso que los costos mximos por beneficiario para determinado subproyecto sobrepasen los valores establecidos en la tabla, se solicitar a la AIF la No-Objecin para poder ser incluido en el Proyecto en base de un anlisis costo/beneficio que establece la factibilidad econmica del Proyecto en cada caso. Cuando en sistemas de saneamiento se incluyan opciones como redes de alcantarillado convencional para colectores principales, pequeo dimetro o condominial, los costos por beneficiario sern los estndares para este tipo de tecnologas. En todos los casos anteriores, los costos relacionados con la micro y macro medicin no estn incluidos, y no se tomarn en cuenta al momento de determinar el costo por beneficiario, ya que se pretende implementar y socializar esta prctica, que se vera afectada si se incluyera dentro de los costos por beneficiario, afectando negativamente a los usuarios que deseen su implementacin. Igual prctica se emplear cuando las mancomunidades deseen implementar tratamiento para el agua de consumo, tipo Plantas de Filtracin en Mltiples Etapas (FIME). De acuerdo a experiencias nacionales, se estima que implementar la micro y macro medicin oscilar entre los US$ 30.00 y US$ 50.00 por conexin, y el tratamiento para la potabilizacin del agua en US$ 10,000.00 por litro por segundo de agua tratada. Con la informacin disponible a travs de los perfiles de evaluacin, se elabora el alcance de los trminos de referencia (en adelante, TR) para estudios o el complemento de
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informacin, costos de la pre-factibilidad y tiempo de ejecucin del estudio. En caso de determinarse la no viabilidad del subproyecto a travs de los perfiles antes mencionados, este se pasa a la etapa 110 (no realizable). Para comunidades menores a 1000 habitantes la asamblea deber estar constituida por un representante por cada vivienda a beneficiarse, para comunidades mayores a 1000 habitantes, la asamblea deber estar formada por al menos 70% de representantes de las viviendas y las decisiones se tomarn con el voto favorable de por lo menos el 70%. Contrapartida local Las comunidades deben aportar al menos el 30% del costo total directo del subproyecto. Este porcentaje puede ser en efectivo, mano de obra o en materiales. Las alcaldas podrn hacer aportes para apoyar a las comunidades beneficiadas, y este aporte ser considerado dentro del 30% del aporte comunitario. En todos los casos, el presupuesto final del subproyecto debe reflejar el costo real del mismo y no solamente el monto a ser desembolsado por el PIR. Para este efecto, el centro de costos de la UTI tiene diseada una columna para consignar el aporte comunitario y otra para aportes de la municipalidad. El aporte comunitario puede asumir las siguientes formas: (i) suministro de materiales; (ii) mano de obra comunitaria; (iii) efectivo; (iv) costo estimado o real de los terrenos, derechos de va, derechos de paso y fuentes de agua; (v) uso, preparacin y transporte de materiales locales; (vi) vigilancia y bodegaje; y (vii) jornadas comunales para trabajos adicionales especficos. e) Tarifas de los servicios La tarifa para la operacin y mantenimiento de los sistemas de agua y saneamiento debe reflejar los costos reales de los servicios y permitir la recuperacin de los costos de operacin, mantenimiento y administracin de los sistemas. Los procedimientos de clculo y las reglas de aplicacin de las tarifas debern ser de pblico conocimiento y fcilmente comprensibles. En sistemas con micromedicin las tarifas sern definidas en base del volumen consumido para asegurar el uso eficiente de los recursos hdricos y la equidad entre los usuarios. Las asambleas generales pueden decidir de incluir tarifas preferenciales para usuarios de bajos ingresos y/o de incluir un sobrecargo para cubrir gastos necesarios para el mantenimiento de la microcuenca de la que se abastece el acueducto. Si estas modificaciones se incluyen deben ser identificadas de manera clara y transparente. Un clculo preliminar de la tarifa se har antes de incluir el sistema en la lista corta y ser presentado en asamblea comunitaria. Si la asamblea no aprueba una tarifa que refleje los costos reales para la operacin y mantenimiento del servicio, el sistema no es factible desde un punto de visto financiero. Este se considera como un criterio letal y el subproyecto no se ejecutar. El FHIS establecer una metodologa de clculo de la tarifa, la que se someter a la NoObjecin de la AIF antes de la aprobacin de la lista larga de los sistemas de las primeras nuevas mancomunidades del Proyecto.2
Esta metodologa no debe ser la metodologa de LAVIAL que tiene deficiencias .
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Para la seleccin de los subproyectos se convocar a un taller, mediante el cual se pretende que la mancomunidad d su aprobacin definitiva a la lista corta de subproyectos que sern ejecutados con el financiamiento de los fondos del Proyecto. Al mismo tiempo se fijarn de manera clara y especfica, las obligaciones que adquiere la mancomunidad, las municipalidades involucradas y las propias comunidades directamente beneficiadas con los subproyectos. A partir del resultado del taller de validacin, la priorizacin de subproyectos obtenida y aplicada la limitacin de la capacidad financiera de cada comunidad y de cada municipio se determinar el plan plurianual de inversiones del Proyecto, definiendo los paquetes de obras para el primer ao, el segundo, el tercero y el cuarto ao del Proyecto. Estos planes de inversiones debern tener como respaldo, los planes de desarrollo estratgicos de la mancomunidad. En el caso de que algunos de los subproyectos no hayan sido incluidos en los planes de desarrollo estratgicos (PEDM), se deber solicitar la aprobacin de este nuevo plan complementado con estos subproyectos, a la Secretara de Gobernacin y Justicia. Esta lista priorizada y programada en el tiempo de inversiones deber ser aprobada por la asamblea de la mancomunidad en pleno, siendo este el resultado que se deber obtener de este ltimo taller mancomunal. 4.4.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos Con relacin a la planificacin de las obras de agua potable y saneamiento las modalidades de intervencin tienen una amplia variedad, tanto en el nmero de habitantes por sistema como en el tipo de obras a ejecutar: por una parte, se consideran desde soluciones individuales de agua para comunidades dispersas, (captacin de aguas lluvias como solucin tecnolgica) hasta sistemas complejos para poblaciones de hasta 5,000 habitantes. Cada sistema tendr que ser analizado y las opciones seleccionadas dependiendo de la disponibilidad de agua, requerimientos de operacin y mantenimiento (O&M), respuesta a la demanda y las habilidades locales y la disponibilidad de pago de la comunidad o familia usuaria. a) Diagnstico estratgico sectorial de las mancomunidades El PEDM permitir elaborar un diagnstico integral del conjunto de municipios que la conforman, incluyendo los problemas y necesidades de infraestructura en el sector de agua y saneamiento. Lista larga de subproyectos A partir del PEDM se podr elaborar la lista larga de subproyectos de agua y saneamiento de todos los municipios que conforman la Mancomunidad y que posteriormente sern objeto de un proceso de priorizacin y seleccin para su eventual elegibilidad como proyecto financiable por el PIR. El objetivo de esta lista larga de subproyectos, es que no existan comunidades que queden fuera del proceso de seleccin de comunidades a ser beneficiadas por el proyecto. Su preparacin ser realizada antes del taller de socializacin de mtodos de priorizacin. Lista corta de subproyectos Una vez determinada la lista larga de subproyectos de la mancomunidad, es decir el PEDM, se proceder a seleccionar de una manera objetiva los subproyectos que podran ser elegibles para ser financiados por el PIR. Estos subproyectos son denominados como lista corta, y sern incluidos en el PPIM. La lista corta debe incluir un nmero mayor de
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proyectos que los que se estima sern financiados en el PIR, teniendo en cuenta que no todos los subproyectos podrn ser calificados a nivel de factibilidad. b) Proceso de priorizacin de los subproyectos Los criterios de priorizacin de los subproyectos que integraran la lista corta son principalmente dos: en primer lugar, el criterio de gasto, el cual se refiere al gasto por habitante segn una estimacin preliminar elaborada por el FHIS con base a su experiencia en este sector. Este indicador no puede ser mayor a los topes de gastos mximos determinados en el Manual de Agua y Saneamiento del FHIS. En segundo lugar, el indicador de beneficios, evaluar la distancia media existente entre las fuentes de agua aplicables al subproyecto y la ubicacin de las viviendas. Estos dos indicadores se estimarn en el inventario sectorial, como requisito previo a la validacin de la lista corta. En el taller de validacin los alcaldes confirmarn la aceptacin del pago de la tarifa y el aporte comunitario como condicin previa para confirmar la inclusin de la localidad en la lista corta. Inventario sectorial El inventario sectorial ser preparado por el SANAA antes del taller de validacin de la Lista Corta. El inventario sectorial al nivel de la Mancomunidad incluir sistemas existentes y localidades sin sistemas de agua. Los datos del inventario sern transmitidos a la UTI de la mancomunidad, donde se instalar un SIAR municipal por el SANAA para su actualizacin. El SIAR es una base de datos con que cuenta el SANAA, donde estn identificados los acueductos rurales que existen en el pas, independientemente de quien lo construy o esta operando y determina de una manera automtica su categora o estado. Existen cuatro categoras de clasificacin, siendo la categora A, aquellos sistemas que estn operando correctamente, cloran el agua, la JAAS esta funcionando y tienen tarifas adecuadas para su sostenibilidad; categora B son aquellos sistemas que tienen algn tipo de problema, pero siguen operando satisfactoriamente; categora C son aquellos que tienen serios problemas de funcionamiento, ya sea por obsolescencia o fallas graves en su administracin y categora D son aquellos sistemas que dejaron de operar. En este sentido, en cuanto al tipo de obras, estas sern prioritariamente orientadas a rescatar los sistemas existentes en categoras C y D segn SANAA. A continuacin se presenta un cuadro resumen de las cuatro categoras de clasificacin. Cuadro 4.2 Categoras del Inventario Sectorial de proyectos de Agua y Saneamiento
Categora A Funciona muy bien. Descripcin Accin Incentivar Junta a sostener categora, continuar monitoreando. Reorganizar Junta administradora. Reforzar Capacitacin. Reorganizar y capacitar Junta administradora. Identificar Soluciones. Supervisar reparaciones. Reportar a su supervisor para gestin de financiamiento.
Funciona con problemas de orden administrativos.
Realizables con recursos de la Junta.
Funciona muy mal o no funciona.
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En este listado tambin se har inclusin de las comunidades, que de acuerdo al Instituto Nacional de Estadsticas o investigaciones de campo no cuenten con soluciones a no ms de 250 metros de la vivienda una llave pblica o pozo para cada 10-12 casas a no ms de 150 metros en el caso de abastecimiento de agua y letrina o conexin a un sistema de alcantarillado convencional o alcantarillado de pequeo dimetro en el predio en el caso de saneamiento. c) Criterios de elegibilidad de los subproyectos La metodologa de seleccin de subproyectos est basada en los instrumentos actuales de evaluacin del FHIS para subproyectos de agua y saneamiento, que se encuentran en los archivos de la UCP. Los instrumentos de evaluacin del FHIS son instrumentos metodolgicos de valoracin ex ante y ex post, en el que se definen procesos de identificacin de subproyectos y regulaciones normativas de intervencin para el rea rural concentrada y dispersa, y pequeos municipios, como requisito precedente a su construccin, considerando aspectos sociales, institucionales, econmico financieros, tecnolgicos y ambientales. En caso de contradicciones entre los instrumentos del FHIS y este Manual los trmites establecidos en este Manual tienen prevalencia. 4.4.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Agua y Saneamiento a) Estudios de preinversin Prefactibilidad y Autodiagnstico Comunitario La prefactibilidad tcnica, econmica-financiera, ambiental y legal permite detectar subproyectos de la lista corta que corren el peligro de ser no viables, por diferentes causas como la sostenibilidad del subproyecto, el dimensionamiento, aspectos ambientales, legales, entre otros. En esta etapa se realiza el proceso ms importante de la evaluacin de los subproyectos, ya que la comunidad valida su prioridad, se determina el grado de organizacin comunitaria, se establecen precios de insumos de materiales, mano de obra, condiciones de accesibilidad al subproyecto, se verifican los requisitos de elegibilidad (compromisos para la sostenibilidad, documentacin legal, compromisos de aportes comunitarios y municipales, indicadores de evaluacin ex ante) y viabilidad (se evalan aspectos ambientales, geotcnicos, hidrulicos, de ubicacin y topogrficos, especificaciones tcnicas etc.) y en base a los documentos legales, informe de evaluacin, criterios y experiencia tcnica se define el alcance del subproyecto. La consecucin de todos estos elementos de la evaluacin se integran en el documento denominado Perfil de Subproyecto, que adicionalmente debe contar con: (i) la visita de campo, que tiene como objetivo verificar en el sitio la informacin que fue proporcionada en la solicitud de financiamiento; as como identificar otros aspectos que pueden influir en la concretizacin del subproyecto; y (ii) evaluacin de gabinete, en donde se define, con todos los elementos ya recabados, el subproyecto en su totalidad. Es fundamental la participacin de la comunidad en este proceso, especficamente en la parte de la visita de campo, ya que en la misma los evaluadores podrn conocer la percepcin de la comunidad en cuanto a su subproyecto hacindolos participar de esta manera, y recabar elementos de juicio para la toma de decisiones. Por ejemplo, si la comunidad participa en la visita de campo de un proyecto de abastecimiento de agua, puede aportar en la toma de decisin sobre el dictamen tcnico relativo a la fuente de
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agua, lo cual es fundamental, si por ejemplo, no es posible conducir el agua por gravedad que el caudal no sea suficiente para los requerimientos de la comunidad. Es muy importante verificar algunos indicadores letales en esta etapa para evitar la creacin de expectativas de parte de la comunidad, una dinmica que hace muy difcil sacar un subproyecto del PIR. Por eso los siguientes indicadores letales deben verificarse: (i) aforos; (ii) calidad del agua; (iii) verificacin de costos por beneficiario; (iv) confirmacin de los aportes comunitarios en Asamblea General; (v) confirmacin de la aceptacin del pago de la tarifa en Asamblea General; (vi) documentos de la fuente, pasos y servidumbres de la lnea de conduccin y documentos del sitio de tanque propuesto; y (vii) aceptacin de la solucin tcnica propuesta. Diseo Tcnico de los subproyectos del PIR La contratacin del diseo tcnico se har solamente si la comunidad cumple con los criterios definidos para la fase de prefactibilidad. Para el diseo se aplicarn las Normas de Diseo y Construccin del SANAA, en su condicin de Secretara Tcnica del CONASA, as como las especificaciones adicionales del FHIS, y de acuerdo a los TdR establecidos en la etapa de prefactibilidad y Autodiagnstico. En este momento se conforma el expediente del proyecto, que deber contar con la documentacin mnima para que el proyecto sea considerado (ver Normas de Diseo y Construccin del SANAA). La revisin final del expediente de subproyecto determina si cumple con todos los indicadores establecidos en los Instrumentos de Evaluacin del FHIS. La revisin final incluye una asamblea comunitaria, donde se verifican los indicadores siguientes: Confirmacin de cumplimiento con los indicadores letales verificados anteriormente. Indicadores de calidad. Son indicadores que toman en cuenta el cumplimiento de normas de ingeniera y/o capacitaciones que apoyan la sostenibilidad de los subproyectos. Si la evaluacin muestra que el subproyecto no cumple con los indicadores de calidad se devuelve la carpeta del subproyecto al diseador con las observaciones, para su correccin. Entre los indicadores de calidad podemos mencionar la inclusin del plan de capacitacin, la existencia de una JAAS, y su reconocimiento municipal, cumplimiento de las especificaciones tcnicas, inclusin del saneamiento bsico, el manual de operacin y mantenimiento, inclusin de medidas de mitigacin ambiental, capacitacin en educacin ambiental e higiene, apoyo de la alcalda, clculo de una tarifa que cubra los costos de operacin y mantenimiento y el seguimiento por otras instituciones una vez finalizado el subproyecto. Indicadores estratgicos. Se refiere a indicadores que promueven cambios de actitud humana. Estos deben estar previstos en el diseo del subproyecto para que se desarrollen durante la ejecucin de la infraestructura y deben de continuar por la comunidad despus de entregada la obra. Entre los indicadores estratgicos podemos mencionar la participacin de las mujeres en las asambleas donde se toman las decisiones y el apoyo de otras instituciones en el desarrollo del subproyecto. Como mnimo debern revisarse si dentro del subproyecto se encuentra la documentacin siguiente:
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Aceptacin comunitaria de la solucin tcnica definitiva. Aceptacin comunitaria de la tarifa mensual definitiva. Constancia legal sobre el aprovechamiento de la fuente, servidumbres de la lnea de conduccin y del tanque de almacenamiento. Compromiso del SANAA, la Alcalda, la Mancomunidad o del Ministerio de salud para seguimiento al subproyecto. Definicin de medidas de mitigacin (fsicas y no fsicas) ambientales de la fuente de abastecimiento y su entorno inmediato o micro-cuenca. Definicin de las medidas de mitigacin para reduccin de la vulnerabilidad ante fenmenos naturales tanto de la fuente como de las obras de arte del subproyecto. b. Proceso de adquisiciones y contrataciones El proceso de contratacin de los subproyectos de agua y saneamiento, para los tipos y modalidades previstos, se regularan por lo establecido en el capitulo VI del presente Manual de Operaciones. No existen disposiciones especiales para este sector. Los consultores que se desempeen para elaborar consultoras dentro del ciclo de proyecto debern estar registrados en el Registro de Consultores para proyectos de agua y saneamiento que maneja el Programa de Agua y Saneamiento del FHIS. A este registro podrn acceder directamente en las oficinas principales del FHIS o a travs de las UTI de las mancomunidades donde deseen prestar sus servicios. c) Ejecucin de los subproyectos Participacin del sector privado y social Las obras sern ejecutadas por empresas privadas, en especial se promover la participacin de medianas y pequeas empresas para los procesos de supervisin y contratacin de obras de agua y saneamiento. La supervisin ser contratada mediante firmas o consultores individuales. La UTI a travs del especialista y del PDD asumir la funcin de control y seguimiento de la supervisin de las obras. Para este efecto contarn con la capacitacin previa y la asistencia tcnica permanente de la DCS del FHIS. Finalmente, la DCS realizar las acciones directas de control y seguimiento en coordinacin con las UTI. Capacitacin Durante la ejecucin del subproyecto se efectuar la capacitacin de la comunidad en prcticas de higiene personal y de la vivienda, aplicando el manual basado en la metodologa de la Escuela Saludable. Adicionalmente, se realizarn capacitaciones complementarias, que aseguren la sostenibilidad tcnica, financiera, social y ambiental del proyecto. Estas capacitaciones incluyen mdulos de Desarrollo Organizacional, Contralora Social, Conocimientos Generales de Administracin y Reglamentacin para Operacin y Mantenimiento del proyecto, Manejo de Micro cuencas y Operacin y Mantenimiento del Sistema de Agua.
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Los capacitadores pueden ser Organizaciones No Gubernamentales (ONG); capacitadores individuales y/o empresas mercantiles, tcnicas, sociales, individuales y promotores sociales propuestos por las alcaldas y mancomunidades, con experiencia en capacitacin para proyectos de agua y saneamiento, certificados por la Unidad Tcnica de Capacitacin y el Programa de Agua y Saneamiento, debidamente registrados en el Banco de Ejecutores del FHIS. d) Operacin y mantenimiento3 de los subproyectos La operacin de los sistemas es responsabilidad de las comunidades beneficiadas quienes pueden ejercer este derecho a travs de una JAAS, quien se convierte en la propietaria del sistema segn la ley, la cual deber de respetar las normativas vigentes. Las normas que tienen relacin directa con el sector son: Norma Tcnica para la Calidad del Agua Potable, Decreto No. 084. Normas Tcnicas de las Descargas de Aguas Residuales a Cuerpos Receptores y Alcantarillado Sanitario, Decreto N0. 058. Estatutos para las Juntas de Agua (en proceso de elaboracin) que el ERSAPS en coordinacin con el Ministerio de Gobernacin definan. La Ley Marco para el sector agua y saneamiento establece la titularidad de las Juntas de agua de los sistemas, quedando el SANAA como un ente que brindar apoyo a las juntas para la obtencin de su persona jurdica, aspectos de ndole tcnico y para gestin financiera. 4.5. PLANIIFICACION, SELECCIN Y EJECUCIN DE LOS SUBPROYECTOS DE CAMINOS RURALES 4.5.1. Alcances de los Subproyectos de Caminos Rurales a) Conceptos Bsicos Dos conceptos bsicos son importantes para el PIR, por una parte el enfoque territorial en el sector y su impacto en los caminos rurales, y por otra parte los alcances e implicancias del concepto de red vial bsica. En cuanto al enfoque territorial de los caminos, debe precisarse que el PIR tiene como enfoque central las demandas de infraestructura vial en el marco del territorio de la mancomunidad. Cada mancomunidad define, a su vez, el rea de influencia del Proyecto. En relacin con el sector de caminos rurales, la mancomunidad incluye carreteras principales (que estn a cargo de la SOPTRAVI y/o el Fondo Vial, y que forman parte de lo que se denomina la red clasificada) y caminos vecinales4. En trminos generales, este ltimo tipo de caminos no estn formalmente a cargo de ninguna entidad y/o institucin, aunque desde el punto de vista conceptual deberan estar a cargo de las municipalidades. Respecto al concepto de Red Vial bsica, esta puede definirse como integrante conjunto de la red vial de la mancomunidad. En este sentido, es aquella red neurlgica o estratgica que permite dar accesibilidad a la mayor cantidad de poblacin. Para la
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Esta seccin seria completada teniendo en cuenta el apoyo del SANAA en aspectos sociales y tcnicos para lograr la sostenibilidad financiera y el buen mantenimiento de lo sistemas. A lo largo del documento se habla indistintamente de caminos rurales o caminos vecinales.
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determinacin de esta red se deben de tomar en cuenta aspectos tcnicos, sociales y financieros. As mismo, esta red debe ser validada por los habitantes de la mancomunidad. De lo mencionado, se deriva que la red vial bsica est conformada por vas que estn bajo la jurisdiccin del nivel central (SOPTRAVI / el Fondo Vial), incluyendo al conjunto de los caminos rurales, a los cuales se le denomina Red Vial Rural Bsica, y que sern objeto de rehabilitacin a travs del PIR. En los caminos rurales que no forman parte de la red vial bsica, se podrn realizar intervenciones puntuales en puntos crticos o mantenimiento peridico. b) Tipos de subproyectos El PIR, en lo concerniente al sector de caminos rurales, dar nfasis en conectar vialmente a las comunidades rurales beneficiarias al sistema de carreteras del pas, mediante la reparacin y el mantenimiento de una red vial bsica. El PIR especficamente contempla los siguientes tipos de subproyectos en este sector: Rehabilitacin de caminos rurales que forman parte de la red vial rural bsica. Su objetivo es asegurar que los caminos sean transitables durante todo el ao y que el acceso a estos se ajuste las necesidades del transporte de las comunidades. Las obras de rehabilitacin se concentrarn en reducir el deterioro actual de los caminos rurales, eliminando los tramos crticos y reparando los baches, logrando una segura y adecuada transitabilidad y un nivel de acceso diseado a las necesidades especficas del transporte de las comunidades locales. La rehabilitacin se realizar preservando los aspectos geomtricos existentes, y sin buscar mejorar las especificaciones tcnicas. Cuando se trate de trabajos simples de rehabilitacin, estos podrn ser llevados a cabo mediante modalidades basadas en el uso intensivo de mano de obra sin comprometer la calidad y el costo de la obra. Lo anterior no implica que no se pueda aplicar el uso de maquinaria pesada cuando las caractersticas del camino y/o los trabajos as lo requieran. Los trabajos comprendern, entre otros: bacheo, aplicacin de material selecto (grava) y apisonamiento para proporcionar superficies de rodadura ms durables, remocin de derrumbes y deslizamientos de tierra, construccin de muros de contencin, mejoramiento y limpieza de alcantarillas y cunetas y control de la erosin que debern permitir beneficio a largo plazo (limpieza del derecho de va y otros trabajos que se consideren necesarios). Proyecto piloto para el mantenimiento de caminos. Se entiende por mantenimiento de los caminos rurales la actividad peridica o rutinaria que proporciona un buen estado del camino para dar fluidez al trnsito en todas las pocas del ao y preservar las inversiones efectuadas en su construccin. Sern objeto de cofinanciacin por parte del Proyecto aquellos tramos que han sido rehabilitados durante el periodo de implementacin del proyecto. Tambin se podrn considerar tramos adicionales para los cuales se haya comprometido el apoyo de los gobiernos locales u organizaciones de la comunidad. En este tipo de proyectos se formaran las Microempresas de mantenimiento rutinario y bajo esta categora el Proyecto estara en capacidad de cofinanciar con las municipalidades integrantes de la mancomunidad contratos de conservacin de caminos rurales con microempresas. Este tipo de contrato est enfocado principalmente a dar atencin permanente al camino en lo que respecta a la conservacin vial rutinaria, para que sea eficaz, eficiente y oportuna. Por lo general se efecta a travs de microempresas constituidas por grupos de persona
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que viven en la zona aledaa al tramo de carteras a conservar y que por lo mismo tiene inters en que el camino se mantenga en buen estado
Intervenciones puntuales - puntos crticos en la red vial rural no bsica En aquellos tramos que no son objeto de una rehabilitacin, el Proyecto ofrece la posibilidad de realizar una intervencin puntual en puntos crticos. Este concepto hace referencia a una problemtica puntual especfica, que generalmente es la causante de que un tramo en cuestin presente problemas, sobre todo con la llegada del invierno. Puede tratarse, entre otros, de una alcantarilla, un puente vehicular en mal estado o un talud inestable. En este tipo de subproyectos la idea central es solucionar esta problemtica puntual, en aras de garantizar la transitabilidad del tramo, sobre todo cuando las situaciones climticas son adversas (que es en general cuando la circulacin por este tipo de caminos se ve ms afectada). Intervenciones puntuales - puntos crticos en la red vial principal (No Pavimentadas) Esta categora de subproyectos es igual a la anterior, solo que en tramos que pertenecen a la red principal, lo cual implica que estn bajo la jurisdiccin de SOPTRAVI o del Fondo Vial. En este caso, y dadas las caractersticas de la red objetivo, en caso de identificarse un subproyecto de esta naturaleza, la solucin tcnica prevista deber ser consultada y avalada por la SOPTRAVI/Fondo Vial (segn la entidad que est administrando el tramo en cuestin). De otra parte, dado que los costos de intervencin de esta red son superiores a los costos promedios en la red vial rural y que la recuperacin de esta red no es el objetivo principal del proyecto, se tendr un lmite de US$ 250,000 por mancomunidad para este tipo de subproyectos. Para la implantacin de este tipo de subproyectos se contar con la asistencia tcnica del Fondo Vial, en los trminos previstos en el Convenio con dicha entidad. Programa kilmetro municipal. Financiar un nmero limitado de las mejoras de algunas calles, pues la mayora de estas carece de pavimento o el que tienen est deteriorado. Mediante este programa se cubrir algunas calles con piedra o pedrera (o Adoquines). Cabe agregar que las calles que sern mejoradas se escogern por medio de mtodos participativos. Este componente debido a sus costos altos se aplicar slo en CRA y Chort y no se extender a otras mancomunidades. c) Costos generales y contrapartida local Costos generales De acuerdo con la metodologa prevista, cada ao se har un proceso de licitacin, para paquetes de obra de rehabilitacin de caminos (adicionalmente se adelantaran los procesos de adquisiciones que sean necesarios para los otros tipos de subproyectos). Antes de iniciar este proceso, se deber realizar una cuantificacin de los costos de los tramos carreteros incluidos en cada paquete, as como de los otros subproyectos considerados. La estimacin de costos ser realizada por la UTI, con el apoyo del FHIS, para este efectos se tomarn en cuenta los costos estndar existentes en subproyectos
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similares, y los estudios preparados por la SOPTRAVI y el Fondo Vial para caminos rurales. Contrapartida local De acuerdo con la filosofa del PIR, los subproyectos sern cofinanciados entre el nivel central y las municipalidades integrantes de la mancomunidad. Para el caso de los caminos rurales este cofinanciamiento ser de 15% del valor total del contrato y ser aportado en especie por cada municipalidad. Las municipalidades debern comprobar que tienen su contraparte disponible antes de proceder con la firma de los contratos de las obras. 4.5.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos a) Diagnstico Sectorial de las Mancomunidades El PEDM permitir elaborar un diagnstico integral del conjunto de municipios que la conforman, incluyendo los problemas y necesidades de infraestructura vial, y especialmente los caminos vecinales y rurales de cada municipio de la mancomunidad. Para el caso de los caminos rurales, la principal fase de levantamiento de datos en el marco del PEDM, esta vinculada con el proceso de definicin de la Red Vial Bsica. Para ello, lo primero que se debe realizar en cada una de las mancomunidades participantes en el Proyecto, es un inventario georeferenciado de la totalidad de la red vial de la mancomunidad. Con base en este inventario vial y teniendo en cuenta aspectos de conectividad, principales actividades en la regin, poblacin, y capacidad financiera de las municipalidades, se define el corazn de la red, o red vial bsica. Esta red est compuesta por tramos de la red oficial (a cargo de SOPTRAVI/Fondo Vial), y por tramos de red municipal. Este ejercicio, resultado de criterios tcnicos, financieros y econmicos, debe ser posteriormente validado con las comunidades, mediante talleres en los cuales deben participar representantes de la sociedad civil. En el Diagrama 4.2 presentamos un esquema general de la composicin de la Red Vial y la definicin de la Red Vial Rural Bsica sobre la cual se definirn los subproyectos de la Lista Corta que sern financiables por el PIR. Lista larga de subproyectos (PEDM) Conformarn esta lista larga todos los caminos que sean solicitados por las comunidades en los talleres que se realizarn para este fin, de acuerdo con los criterios establecidos en el Manual de Operaciones. Lista corta de subproyectos (PPIM) Es aquella lista de subproyectos que son potenciales de ser financiados con recursos del Proyecto. Estos subproyectos deben cumplir con los criterios de elegibilidad previstos en la presente seccin, y en otras polticas e instructivas que sern preparadas por el FHIS y la SOPTRAVI para su aplicacin al Proyecto. b) Proceso de priorizacin de los subproyectos Los principales criterios de priorizacin para conformar la lista corta y posterior elegibilidad por el PIR son los siguientes: Conectividad de las rutas. Se refiere a la funcionalidad de las rutas para hacer ms expedita la movilidad de las personas y recursos. Bajo este criterio se busca incorporar los caminos que permitan la comunicacin entre centros poblados
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municipales (aldeas y caseros), entre cabeceras municipales y departamentales, y las rutas de la red superior; interconexin entre centros productivos y de consumo; y facilitar el acceso a servicios de salud, educacin, organismos pblicos, puntos de atraccin turstica, etc. Diagrama 4.2 Esquema de la Red Vial Rural Bsica y Lista Corta financiable por el PIR
Red Vial Total (SOPTRAVI + Municipal)
Red Vial Remanente (Caminos SOPTRAVI + Caminos Muncipales fuera de la Red Vial Rural Bsica)
Red Vial Rural Bsica (Parte de Caminos SOPTRAVI + Parte de Caminos Municipales)
Lista Larga de Subproyectos (solamente caminos solicitados)
Lista Corta de Subproyectos (caminos municipales solicitados y de conectividad)
Caminos SOPTRAVI Es la red oficial, que no tiene una conectividad directa con los caminos municipales de la Red Vial Rural Bsica
Caminos Municipales Son los comprendidos en la lista larga en funcin de la demanda y que no fueron elegidos por distintos criterios (conectividad, financieros, etc.) ni dan conectividad a caminos que forman parte de la Red Vial Bsica
Caminos Municipales Son los comprendidos dentro del Proyecto de los 4 aos (Lista Corta) elegidos por los alcaldes y ratificados por representantes de las comunidades, que dan conectividad o cierran circuitos viales entre los mismos.
Caminos SOPTRAVI Es la red oficial, que contiene caminos que dan conectividad a la Red vial Rural Bsica y que generalmente son los caminos troncales deonde desembocan los caminos municipales.
Potencialidad entre los tres sectores. En la focalizacin del Proyecto se busca una complementariedad entre las inversiones del sector de caminos con los sectores de agua potable/saneamiento y electricidad. Esto con el fin de solucionar las necesidades en los tres sectores, y potencializar en efecto a la comunidad. Validacin social de la red. La red definida con base en los criterios anteriormente descritos debe ser validada en talleres que se realizarn con la participacin de representantes de la sociedad civil (los beneficiarios del Proyecto). Capacidad financiera de los municipios: Se considera que la extensin de la red vial bsica no debe superar la capacidad que la mancomunidad es capaz de cofinanciar y de mantener a futuro de manera sostenible. Identificacin de programas de inversin alternativos. Con el fin de evitar duplicidades y garantizar la racionalidad del Proyecto, se deber establecer la existencia y el estado de otros proyectos de inversin en caminos vecinales, para lo cual se debe realizar
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una investigacin entre las principales agencias estatales y de financiamiento multilateral. De esta manera, los proyectos que cuenten con recursos de otras agencias quedaran excluidos de la lista de elegibles. Restricciones: de acuerdo con los objetivos del Proyecto, se excluyen las solicitudes de obra que impliquen aperturas de nuevos caminos. c) Criterios de elegibilidad de los subproyectos Tanto el inventario vial de la Mancomunidad que se derive de las herramientas del PEDM, as como la Red Vial Rural Bsica sern las principales herramientas de gestin y planificacin en el sector de caminos rurales. A continuacin se resumen los requerimientos tcnicos y criterios de elegibilidad para cada uno de los sub-proyectos que pueden ser financiados a travs del PIR. Rehabilitacin de caminos rurales. Para que un tramo carretero sea objeto de rehabilitacin, tiene que estar comprendido en la Red Rural Vial Bsica. Esta regla ser aplicada sin excepciones. Puntos crticos en la red de caminos rurales. En aquella porcin de la red que no conforma la Red Rural Vial Bsica, pero en caminos definidos como rurales. Acorde con la definicin de este tipo de obras, se debe verificar que se trate realmente de intervenciones en puntos crticos. Puntos Crticos en la Red Vial Principal: Acorde con lo contemplado anteriormente, este tipo de intervenciones tiene que realizarse de manera consultada y consensuada con la SOPTRAVI/Fondo Vial (entidades que tienen bajo su jurisdiccin este tipo de carreteras). Para este tipo de subproyectos existe un techo de US$ 250,000 por mancomunidad. Mantenimiento: Las municipalidades integrantes de la mancomunidad podrn seleccionar la modalidad bajo la cual realizarn el mantenimiento de sus caminos. El co-financiamiento se realizar de manera decreciente, de manera tal que el ltimo paquete de caminos a ser mantenidos bajo esta modalidad tenga un porcentaje de cofinanciamiento por parte de las municipalidades no menor al 90%. En todo caso, las municipalidades son las responsables del mantenimiento de los caminos rehabilitados bajo el Proyecto. Slo se autorizar un nuevo paquete de obras si se comprueba que los caminos ya rehabilitados estn siendo debidamente mantenidos. 4.5.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Caminos a) Diseo tcnico Dado el tipo de intervencin prevista no se requerir del diseo de Estudios Tcnicos Previos. Slo ser necesaria una identificacin general del tipo de obra a realizar, as como de una cuantificacin de rubros de obra, para llegar a una estimacin del costo total de la misma. Lo anterior se aplica tanto para subproyectos de rehabilitacin, como intervenciones en puntos crticos y mantenimiento. b) Proceso de adquisiciones y contrataciones
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El proceso de contratacin de los subproyectos de caminos rurales, para los tipos y modalidades previstos, se regularan por lo establecido en el capitulo VI del presente Manual de Operaciones. No existen disposiciones especiales para este sector. c) Ejecucin de los subproyectos Participacin del sector privado Las obras sern ejecutadas por empresas privadas, en especial se promover la participacin de medianas y pequeas empresas para los procesos de rehabilitacin de caminos rurales o mejoramiento focalizado de tramos crticos, y la creacin de microempresas y contratacin comunitaria para el mantenimiento rutinario de los caminos que previamente hayan sido rehabilitadas o mejoradas. La supervisin ser contratada mediante firmas o consultores individuales. La UTI a travs del especialista vial y del PDD asumir la funcin de control y seguimiento de la supervisin de las obras. Para este efecto contarn con la capacitacin previa y la asistencia tcnica permanente de la DCS del FHIS. Finalmente, la DCS realizar las acciones directas de control y seguimiento en coordinacin con las UTI. Capacitacin y asistencia tcnica Siendo uno de los objetivos primordiales del Proyecto fortalecer el nivel local en aspectos relacionados con la gestin de su infraestructura bsica, el proyecto, a travs del FHIS, de la SOPTRAVI , el Fondo Vial y de consultores especializados brindar asistencia tcnica a las mancomunidades en las siguientes reas: Asistencia tcnica en administracin y planificacin de caminos rurales (SOPTRAVI).(Asistencia Tcnica necesaria para la formulacin de una poltica de caminos rurales y dicte normas que rijan el diseo, la rehabilitacin y las intervenciones puntuales en los caminos con el fin de uniformar los requerimientos, la durabilidad y los requisitos de su sostenibilidad) Asistencia tcnica para desarrollar microempresas de mantenimiento de caminos (Fondo Vial). ( Asistencia Tcnica en la formulacin de una poltica de contratacin de Microempresas para el mantenimiento de caminos rurales, en la elaboracin de la documentacin necesaria para implementar la poltica de contratacin presealada, en dictar las normas bajo las cuales se contrataran y se administraran los contratos de mantenimiento bajo esta modalidad empresarial) Asistencia tcnica y capacitacin para el fortalecimiento de la industria de la construccin de caminos (dirigido a empresas de pequea y mediana escala) (SOPTRAVI). d) Mantenimiento de los subproyectos Como se mencion anteriormente, el mantenimiento de los caminos rehabilitados es responsabilidad de cada una de las municipalidades integrantes de la mancomunidad. Si bien cada municipalidad tendr libertad en cuanto a la modalidad bajo la cual realizar el mantenimiento, es importante anotar que lograr instaurar un mecanismo sostenible en este sentido es el gran reto del PIR. Este tema ser objeto de continuo seguimiento por parte tanto del FHIS como del Banco.
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En la medida que se avance en la ejecucin del Proyecto, se actualizar el Manual de Operaciones en relacin con las prcticas de mantenimiento que se adopten bajo el marco del PIR. 4.6. PLANIFICACION, SELECCIN Y EJECUCIN DE LOS SUB PROYECTOS DE ELECTRIFICACION 4.6.1. Alcances de los Subproyectos de Electrificacin a) Tipos de Subproyectos Los siguientes tipos de subproyectos son elegibles para el financiamiento con el PIR (y GEF cuando corresponde):
Proyectos de Electrificacin mediante la extensin de la red interconectada de la ENEE. Este es el tipo de subproyecto ms comn. Microredes comunitarias aisladas. Esta categora contempla inversiones en generacin y distribucin dentro de los sistemas aislados, abasteciendo energa a una o ms comunidades fuera de la red interconectada de la ENEE. El tamao tpico de estos sistemas es 50-300kW. Esta categora contempla inversiones en generacin y distribucin dentro de los sistemas aislados con potencial de generacin hdrica o de otras fuentes renovables, convencionales o hbridos. En conformidad con la poltica del Gobierno de Honduras, se priorizarn proyectos que aprovechan energa renovable local de manera sostenible. abasteciendo energa a una o ms comunidades fuera de la red interconectada de la ENEE. Sistemas domiciliarios. Este tipo de subproyecto de electrificacin, especficamente apoyar el desarrollo de un programa nacional de sistemas solares fotovoltaicos domiciliarios (SSD) para electrificacin de viviendas, escuelas, postas sanitarias, sistemas de bombeo de agua y otros establecimientos comunitarios dispersos, con una meta inicial de 5,000 sistemas. Este tipo de subproyecto de electrificacin incluye dos modalidades: (i) paquetes de los sistemas en las mancomunidades participantes; y (ii) el mercado abierto5. La estrategia bsica del Proyectos es estimular el mercado haciendo los sistemas fotovoltaicos accesibles a los usuarios, disponibles donde ellos estn localizados y apoyarlos con un sistema de mantenimiento a largo plazo. Los detalles del diseo de este subproyecto de electrificacin se observan en el documento, Diseo de Implementacin del Programa de Desarrollo del Mercado Solar Fotovoltaico, que se encuentra en los archivos de la OES de ENEE y UCP de FHIS.. Lnea de crdito solar. El subproyecto de sistemas domiciliarios est complementado por un subproyecto de la lnea de crdito solar, el cual tiene como objetivo proveer micro-crdito para los sistemas solares domsticos para aumentar la accesibilidad de estos sistemas para las viviendas pobres en Honduras. El uso de la tecnologa se determinar por evaluacin de menor costo, basado en la comparacin de costos de ciclo de vida del subproyecto ente varias tecnologas disponibles (extensin de red, sistemas descentralizados con energa renovable, sistemas descentralizados de diesel).
La modalidad de mercado abierto, sin embargo, no se aplicar en el primer ao del proyecto. Su conveniencia se evaluar en base de los resultados de las primeras transacciones con paquetes fotovoltaicos en las primeras dos mancomunidades.
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b) Modelos de gestin Los modelos de gestin para prestacin de servicios de electrificacin rural que se proponen, se dirigen a: (i) promocin de sostenibilidad de servicio a mediano y largo plazo (desde punto de vista tcnico, financiero, social y ambiental) y (ii) fortalecimiento de organizacin local de comunidades rurales, para impulsar su manejo sostenible y racional del recurso energtico. Proyectos conectados a la red El diseo de los subproyectos es responsabilidad de las comunidades, los procesos de licitacin los llevarn a cabo las UTI de las mancomunidad o bien el FHIS con la asesora de la OES-FOSODE, segn el monto de las obras de inversin. La construccin ser ejecutada por compaas privadas. La supervisin y recepcin de las obras construidas estarn a cargo de la ENEE as como el proceso de operacin y mantenimiento. Microredes comunitarias Las comunidades, con el apoyo de especialistas de ENEE, identifican los potenciales sitios para los sistemas descentralizados, los cuales entran en la lista larga de subproyectos y estn sujetos a priorizacin segn la metodologa descrita en la seccin 3.4.2. El FHIS con el apoyo de la ENEE contrata consultores especializados para el diseo de los proyectos. El diseo final, en consulta con las comunidades, definir la forma de operacin y mantenimiento: Se contemplan tres alternativas para operacin y mantenimiento: Gestin Comunitaria. Todo el proceso de gestin, operacin y mantenimiento ser llevado a cabo por una organizacin comunal, siempre cuando la organizacin comunal obtenga una personera jurdica tal como: cooperativas, microempresas comunitarias, etc. Gestin Privada. El proceso de gestin ser llevado a cabo por alguna empresa privada que muestre inters en el subproyecto (esta modalidad ser preferible sobre todo en casos dnde hay posibilidades de conseguir inversin privada cubriendo parte de los costos de inversin). Gestin Mixta. El proceso de gestin ser llevado a cabo en conjunto por dos o ms de las instituciones enumeradas en los incisos anteriores. En cualquiera de los casos de gestin descentralizada se debern seguir todos los pasos y cumplir los requisitos establecidos en la Ley Marco del Sub Sector Elctrico y se contar con el apoyo tcnico de la Subdireccin de Investigacin de los Recursos de la ENEE. Sistemas Solares Domiciliarios (SSD) Las mancomunidades junto con ENEE/FOSODE definirn las reas geogrficas con poblacin dispersa para la ejecucin de paquetes de SSD. Los paquetes sern licitados por el FHIS, con participacin de las mancomunidades y apoyo tcnico de la ENEE. El suministro e instalacin de los sistemas solares estar a cargo de las empresas debidamente certificadas por la OES-FOSODE para este fin. El financiamiento de los mismos se realizar mediante el otorgamiento de subsidios y pagos directos de los usuarios (cuota inicial + crdito). Dado que los sistemas solares son domiciliarios, posterior al servicio post venta, cada usuario responder por la operacin y el
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mantenimiento de su sistema. Para el buen resultado de ello, contar con la capacitacin respectiva de la empresa que llev a cabo la instalacin; dicha empresa estar obligada a prestar un servicio post venta por un perodo mnimo de dos aos despus de realizada la instalacin. c) Costos generales, contrapartida y tarifas Costos generales Los costos de los subproyectos se establecern en los diseos tcnicos. En general, sern elegibles los subproyectos de costo de inversin promedios menores de US$ 2,000 por vivienda. Los subproyectos con costos mayores de US$ 2,000 por vivienda requerirn un estudio especfico de costo-beneficio6. Todos los proyectos por encima de US$ 1,200 requieren una evaluacin para determinar la tecnologa de menor costo (red vs. diesel descentralizado vs. energa renovable descentralizada), basada en comparacin de costos de proyecto de ciclo de vida. La metodologa para la evaluacin de menor costo se incluye en los archivos del FHIS y UCP. Contrapartida La contrapartida a cargo de las mancomunidades estar en funcin del tipo de subproyecto elegible, a continuacin se presentan las principales opciones de aporte local. Extensin de red: 15% en efectivo del costo de los sub-proyectos de extensin de red7. Microredes hidro (por definir caso por caso) generalmente en especie8. Otro tipo de micro-redes (por definir caso por caso) dependiendo de tecnologa, costos, modelo de gestin. Sistemas solares domiciliarios: un tercio de subsidio, lo que corresponde aproximadamente a US$ 85 por sistema (por determinar en base a las consultas con las municipalidades). Tarifas Las tarifas deberan cumplir los costos de mantenimiento y operacin de largo plazo para asegurar sostenibilidad de servicio. Como parte de la preparacin del subproyecto, el ENEE/FOSODE con el apoyo del Proyecto confirmar la capacidad de pago de la tarifa de las comunidades de la lista corta.
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En el caso de sub-proyectos de extensin de red es preferible no financiar los sub-proyecto con costos por encima de US$ 2,000 (salvo casos especiales y debidamente justificados) para maximizar los beneficios del proyecto debido a que existe un gran nmero de comunidades sin electricidad con costos promedio por debajo de US$ 2,000. En el caso de las micro-redes comunitarias, los costos de inversin iniciales pueden ser mayores de US$ 2,000 siempre cuando el estudio de costo-beneficio sea favorable, debido a que los mayores costos de inversin se equilibran parcialmente con menores costos de operacin y mantenimiento en comparacin con energa convencional, incluyendo la red. La mancomunidad debera gestionar directamente con las comunidades para asegurar su contribucin. Los 15% en efectivo tiene que esta puesto en una cuenta de la mancomunidad, como precondicin para iniciar el proceso de licitacin En general se requerir menor contribucin de las comunidades para los proyectos de micro-hidro debido a que: (i) los costos de inversin para los proyectos de micro-hidro en general son ms altos en comparacin con los proyectos de extensin de red; y (ii) las tarifas en sistemas aislados son ms altas debido a que no aplican los subsidios para los usuarios de menor consumo, disponible dentro del sistema interconectado
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En el caso de subproyectos conectados a la red, la tarifa est determinada nacionalmente por ENEE, con la aprobacin de la CNE. Las viviendas de menor consumo reciben un subsidio, por ende la tarifa no cubre el total de costo de la provisin de operacin y mantenimiento el saldo est financiado externamente por el aporte del Estado establecido por la Ley Marco de Electricidad (subsidio directo) y por subsidios cruzados entre los consumidores de ENEE. En el caso de sistemas aislados la tarifa tiene que cubrir como mnimo todos los costos de operacin y mantenimiento9, por ende, es necesario que el diseo del Proyecto contemple: (i) levantamiento de informacin sobre la capacidad de pago de la comunidad; (ii) consultas extensivas con la comunidad sobre el dimensionamiento de la obra, costos, operacin y mantenimiento y tarifa; y (iii) mecanismos para disminuir en lo posible la tarifa residencial (identificacin y promocin de uso productivo, tecnologas adecuadas etc.). En el caso de SSD, no existe una tarifa. Despus del pago del aporte del usuario (aporte inicial + crdito) los usuarios son responsables por el mantenimiento del sistema y reemplazo de partes (bateras, focos, etc.). Por eso, es esencial que la definicin del aporte inicial del usuario tome en cuenta: (i) la capacidad de pago de la poblacin meta; y (ii) la necesidad de asegurar la capacidad financiera mnima del usuario para encargarse de reemplazo de partes en el futuro (sobre todo la batera). Para cerrar la brecha entre la capacidad de pago de los usuarios y el precio de los sistemas, un sistema de subsidios del GEF, el Gobierno y las mancomunidades ser aplicado. Diagrama 4.3
Subsidios
Aporte del Usuario
Costos
Beneficios
GEF
Gobierno
Cuota inicial
Saldo a crdito
Inversin
Serv. O&M
4.6.2. Proceso de Planificacin y Seleccin de Subproyectos a) Diagnstico Estratgico de las Mancomunidades El PEDM permitir elaborar un diagnstico integral del conjunto de municipios que la conforman, incluyendo los problemas y necesidades en infraestructura de electrificacin rural. Adicionalmente a la informacin recopilada durante la preparacin del PEDM, deber elaborarse dos instrumentos de informacin para la toma de decisiones: (i) el inventario tcnico del sector electricidad; (ii) y el estudio de la demanda elctrica.
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El diseo debera considerar la posibilidad de cubrir una parte de costos de inversin en tarifa (si esto es factible basado en los costos y la capacidad de pago de la comunidad).
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Inventario Tcnico Este estudio deber incluir la siguiente informacin: Resumen de todas las solicitudes de electrificacin presentadas por las comunidades a la ENEE, con informacin sobre las comunidades, nmero de viviendas y costo por vivienda (realizado por OES-ENEE en base de su base de datos). Anlisis de potencial para proyectos descentralizados con generacin en base de energa renovable y realizacin de capacitacin de autoridades locales y lderes comunitarios sobre energa renovable descentralizada (contratado por FHIS aparte diagnstico, bajo la supervisin de OES-ENEE). Anlisis de datos de gastos energticos de comunidades de la mancomunidad (electrificados y no electrificados) disponible en la base de datos de OES-ENEE. La primera estimacin de las reas potenciales de viviendas dispersas para los paquetes fotovoltaicos en base de los datos del INE (censo etc.), datos de OES-ENEE (realizado por OES-ENEE). Esta informacin servir para el establecimiento de la lista larga y posterior lista corta que ser objeto de los criterios de elegibilidad y de los estudios de preinversin para su financiamiento por el PIR. Estudio de demanda El estudio de demanda determina las necesidades comunitarias en relacin al servicio elctrico, con el enfoque en la obtencin de informacin sobre: (i) consumo promedio de comunidades electrificadas de la zona; (ii) informacin sobre los gastos en energa de comunidades no electrificadas; (iii) otra informacin relevante para determinar la voluntad de pago de las comunidades. Para este fin se usarn los datos de demanda existentes en la base de datos de OES-FOSODE, complementndolos con nuevas encuestas especficas donde sea necesario. La coordinacin del estudio de demanda elctrica en todas sus modalidades estar a cargo de la OES-FOSODE, quien cuando estime necesario contratara encuestadores para la recoleccin de informacin o bien empresas que desarrollen los estudios bajo su supervisin, el Proyecto financiar todas las actividades para llevar a cabo los estudios as como los aspectos de logstica necesarios. Debido a la necesidad de establecer la lnea base en cada mancomunidad para el propsito de monitoreo y evaluacin, se recomienda que en lo posible se coordinen las encuestas de electricidad con las encuestas del estudio de lnea base. b) Proceso de priorizacin de los subproyectos Para la elaboracin de la lista corta se deberan considerar los siguientes criterios tcnicos de priorizacin: Para los proyectos de extensin de red, se aplicarn procedimientos de la ENEE para la planificacin de la red de manera eficiente (orden lgico de ejecucin de subproyectos-rbol de lneas y sistemas).
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Por efectos demostrativos, se busca financiamiento de por un menos un proyecto de micro-red comunitaria basado en energa renovable en cada mancomunidad (siempre cuando este sea la solucin de menor costo para la particular comunidad). Para los paquetes fotovoltaicos, se busca encontrar en consulta con mancomunidades, municipalidades y comunidades, reas con viviendas dispersas, no incluidas en otros planes de electrificacin, con una capacidad/voluntad de pago del aporte del usuario por sistema. Una vez establecida la lista larga y la primera lista de priorizacin de subproyectos, la OES-ENEE proceder a la confirmacin de elegibilidad y factibilidad de estos subproyectos: c) Criterios de elegibilidad de los subproyectos A continuacin se presentan los criterios de elegibilidad de los subproyectos de electrificacin financiables por el PIR: Para los subproyectos de extensin de red: (i) costo mximo promedio del subproyecto por vivienda de US$ 2,000; (ii) estudio de menor costo (en comparacin con sistemas descentralizados) favorable para los subproyectos con costo unitario encima de US$ 1,200; (iii) capacidad/voluntad de la comunidad de pagar la tarifa; (iv) cumplimiento de criterios tcnicos, econmicos y financieros de ENEE y el compromiso de ENEE de operar el sistema. Para las micro-redes comunitarias: (i) estudio de menor costo favorable; (ii) estudio de costo-beneficio favorable; (iii) factibilidad tcnica, econmica y financiera del subproyecto; y (iv) disponibilidad de la comunidad (o operador privado) de operar y mantener el sistema y pagar la tarifa. Paquetes de sistemas fotovoltaicos: (i) poblacin dispersa no incluida en ninguno de los planes de electrificacin; (ii) disponibilidad de la mancomunidad de contribuir fondos en efectivo para el pago del subsidio; y (iii) capacidad/voluntad del pago de las viviendas de la zona. Todos los subproyectos tendrn que cumplir con los requerimientos ambientales y sociales establecidos en el Marco Conceptual Socio-Ambiental. 4.6.3. Proceso de Ejecucin de los Subproyectos de Electrificacin a) Diseo Tcnico Los subproyectos seleccionados, debern disearse a un nivel tal que permita contar con evaluacin de factibilidad tcnica, econmica y financiera, especificaciones tcnicas detalladas con el presupuesto, plan de ejecucin, requerimientos de capacitacin y estudios socio-ambientales (donde se aplique). El diseo tcnico ser realizado de acuerdo a los siguientes tipos de subproyectos: Subproyectos conectados a la red Las comunidades estn encargadas del diseo, el cual tienen que financiar con sus propios recursos. Para el diseo se aplicarn las normas de diseo y construccin de la
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ENEE como ente encargado de la electrificacin rural. El procedimiento aplicable ser similar al que desarrolla el programa de electrificacin social a travs del FOSODE. Los requerimientos de la ENEE para este tipo de subproyectos son los siguientes: Aprobacin de diseo elctrico por parte de la ENEE. Construccin de acuerdo a las Normas y Especificaciones aprobadas por la ENEE. Inspeccin y recepcin de las obras por parte de la ENEE. Registro de los clientes (abonados) ante la ENEE. La ENEE deber revisar, aprobar y evaluar los estudios tcnicos existentes (diseos), determinando si tienen o no presupuesto con costos estimados que tomen en cuenta el procedimiento bajo el cual se llevar a cabo el subproyecto. Si las solicitudes presentadas por las comunidades no incluyen el presupuesto, la OES-FOSODE los elaborar. En el caso que las solicitudes de conexin a la red no cuenten con el diseo respectivo, la UTI deber realizar inicialmente un anlisis de gabinete considerando precios unitarios y distancias aproximadas. De resultar favorable el anlisis inicial, los solicitantes contrataran los diseos correspondientes. Micro-redes comunitarias Debido a la relativa complejidad y novedad de estos proyectos, el FHIS, con el apoyo tcnico de OES-ENEE y la Sub-Direccin de Investigacin de los Recursos de la ENEE, contratar los servicios de consultores para realizar los siguientes estudios10: Estudio hidrolgico. Estudio geolgico. Diseo tcnico con especificaciones tcnicas y presupuesto detallado. Anlisis detallado de menor costo. Anlisis econmico (costo-beneficio) y financiero (con la propuesta de tarifa). Plan de implementacin. Modelo de operacin y mantenimiento. Plan de fomento de usos productivos. Plan de capacitacin. Evaluacin socio-ambiental del subproyecto.
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Este listado y los TR modelo estn basados en los proyecto de micro-hidro, la cual se supone de ser la tecnologa ms comn para las micro-redes comunitarias. Estos TR se deberan adaptar para otras tecnologas.
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Los TdR para la contratacin de dichos estudios se encuentran en los archivos del FHIS y UCP. Antes de proceder a la evaluacin detallada de subproyectos de ste tipo, se recomienda que la ENEE realice una evaluacin econmica y de menor costo preliminar para poder evaluar inicialmente la elegibilidad del subproyecto. Sistemas Domiciliarios Solares Paquetes de sistemas fotovoltaicos. El programa desarrolla un concepto de paquetes de mercado que permite generar economas de escala en las empresas fotovoltaicas. Por su parte las empresas al concursar por un paquete, ganan un derecho de venta exclusiva en el rea, beneficindose de subsidios directos, posibilidad de utilizar entidades micro-financieras para mejorar las condiciones de su oferta y asistencia tcnica para el desarrollo de mercado, capacitacin etc. Por su parte los usuarios, al concluir el pago de su sistema obtendran la propiedad del mismo. El paquete tiene la siguiente composicin: Una cantidad referencial de instalaciones en una microregin que genera un mnimo de economa de escala (100 a 300 sistemas). Incluye una cantidad de instalaciones sociales (escuelas, clnicas). Una empresa puede ganar uno o varios paquetes, puede vender sistemas tambin fuera del paquete (sin subsidio). El subsidio del GEF, la mancomunidad y el Gobierno va a los usuarios del paquete, para cerrar la brecha entre los precios de los sistemas y la capacidad de pago de los usuarios. Cada usuario individual del paquete, decide el tamao de su sistema fotovoltaico basado en su capacidad de pago y el plan de financiamiento que se le ofrece. Existir lnea de crdito para las empresas micro-financieras para viabilizar un plan de pago a crdito en cada caso (ver ms abajo). La relacin entre el usuario y la empresa es individual. La seleccin final de los usuarios es una decisin que toma la empresa (si vende directamente) o la MFI si se oferta crdito, debiendo realizar una evaluacin de la capacidad de pago y asumir el riesgo. El proceso del diseo de cada paquete considera los siguientes aspectos: La seleccin preliminar de zonas y comunidades para promocionar el trabajo, considerando (i) las caractersticas de la poblacin aislamiento y dispersin, capacidad de pago, (ii) planes para la expansin de la cobertura elctrica, (iii) capacidad de pago de las poblaciones (por OES-ENEE en coordinacin con mancomunidades).
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Especificacin de los paquetes concretos en base a: (i) proceso de priorizacin establecido en este captulo; (ii) confirmacin del compromiso de las comunidades; y (iii) agrupamiento de comunidades para conseguir paquetes de 100 a 300 sistemas en una zona geogrfica (por OES-ENEE en coordinacin con mancomunidades). Preparacin de especificaciones tcnicas y documentos de licitacin (por OES-ENEE con el apoyo de consultores externos). Promocin y concertacin dentro de las mancomunidades. Los detalles del diseo de este sistema se incluyen en el Diseo de Implementacin del Programa de Desarrollo del Mercado Solar Fotovoltaico, que se encuentra entre los archivos del FHIS y UCP. Mercado abierto. El Proyecto permite una posibilidad de promocin de los sistemas fotovoltaicos en el mercado abierto. En este sistema todas las empresas tienen un derecho al subsidio determinado por sistema instalado (ex-post), cumpliendo las condiciones de elegibilidad y demostrando la evidencia de las instalaciones. Este sistema se puede aplicar dentro de las mancomunidades o en todo el territorio de Honduras. Este sistema, sin embargo, no est contemplado en el primer ao del proyecto. Su conveniencia se evaluar en base de los resultados de las primeras licitaciones de paquetes en las primeras dos mancomunidades y en esta base se desarrollara su mtodo de implementacin detallado. Lnea de crdito solar. Para facilitar la accesibilidad de los sistemas a las viviendas pobres, el Proyecto incluye una lnea de crdito para facilitar el microfinanciamiento para la compra de los sistemas. Este fondo ser administrado por una entidad financiera macro seleccionada competitivamente y ser canalizado a potenciales usuarios a travs de entidades micro financieras (MFI) elegibles. Se prev una lnea de crdito a un costo comercial y a largo plazo, basado en el comportamiento de los indicadores de desempeo como: (i) tamao y calidad de cartera de la institucin o cartera contaminada a 30 das; (ii) indicadores de eficiencia; y (iii) Indicadores de alcances e impacto en la zona. Las metodologas de entrega, tasa de inters, plazo, garantas requeridas entre las MFI y los clientes (hogares, micro y pequeas empresas) sern determinadas por la MFI que asumira el riesgo y la responsabilidad de recuperar la cartera. Con el fin de garantizar el manejo transparente y profesional de la lnea de crdito, el FHIS contratar una entidad financiera (bajo un proceso transparente y competitivo) para que administre y custodie dichos fondos. Las MFI accedern a los recursos del proyecto a travs de la Entidad Financiera cumpliendo las condiciones de elegibilidad. b) Proceso de adquisiciones y contrataciones El proceso de contratacin de los subproyectos de electrificacin, para los tipos y modalidades previstos, se regular por lo establecido en el captulo VI del presente Manual de Operaciones.
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En los subproyectos de electrificacin existen dos condiciones especiales y de excepcin: en primer lugar, la supervisin de las obras ser realizada directamente por especialistas de la ENEE. En segundo lugar, el proceso de licitacin de las obras estar a cargo exclusivamente del FHIS, con el apoyo tcnico de la ENEE. No participarn las mancomunidades. A continuacin se presentan algunas consideraciones especiales de los procesos de adquisiciones aplicables en los subproyectos de electrificacin: Subproyectos de extensin de red Los proyectos hasta US$ 250,000 sern contratados por las UTI de las mancomunidades, los de mayor monto sern contratados por el FHIS. La lista corta, en cualquiera de los casos, estar compuesta de las empresas previamente acreditadas por la ENEE, la cual actualizar la lista de empresas acreditadas cada ao. En ambos casos la OES-ENEE actuar como asesor tcnico para el proceso y proporcionar las Normas y Especificaciones Tcnicas para la construccin de las obras. La supervisin de la ejecucin de los subproyectos estar a cargo de los tcnicos de ENEE, con el reembolso de sus gastos por el Proyecto. En el caso de no disponibilidad de estos tcnicos, el FHIS, con la cooperacin de ENEE, contratar supervisores externos, bajo los Trminos de Referencia preparados por ENEE. En todos casos, ENEE tendr que realizar una inspeccin del sistema construido antes de la incorporacin del mismo en la red de ENEE. Subproyectos de micro-redes comunitarias Debido a la relativa complejidad y un carcter novedoso de los subproyectos de microredes comunitarios, la licitacin de los subproyectos estar a cargo de FHIS irrespectivamente del monto. La ENEE, por el lado de su Sub Direccin de Investigacin de los Recursos, proveer el apoyo tcnico al FHIS en la preparacin de especificaciones tcnicas, documentos de licitacin y evaluacin de las ofertas. Las mancomunidades estarn consultadas e informadas durante todo el proceso de licitacin y formarn parte del comit de evaluacin. En el caso en que existan ms entidades interesadas en la operacin y mantenimiento de la micro-red, el subproyecto podr ser licitado en base al menor subsidio requerido. Las organizaciones comunitarias podrn participar en el proceso junto con otros interesados (sector privado, ONG, etc.) La supervisin de la obra estar a cargo de los tcnicos de la ENEE (con el reembolso de gastos) o consultores especializados contratados por el FHIS, bajo la supervisin de la ENEE. Proyectos de sistemas domiciliarios solares La OES-ENEE estar a cargo de la acreditacin de las empresas fotovoltaicas para participar en el Proyecto. Las empresas acreditadas podrn: (i) participar en la licitacin de los paquetes; (ii) acceder a los recursos de asistencia tcnica (irrespectivo de los
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resultados de licitacin); y (iii) participar en otros incentivos para el mercado abierto (sujeto al lanzamiento de esta modalidad). La OES-ENEE establecer los criterios de para acreditacin basados primordialmente en la experiencia demostrada con la instalacin, operacin y mantenimiento de sistemas solares fotovoltaicos. Tanto las empresas locales, como internacionales podrn participar en la acreditacin. Paquetes El FHIS licitar los subsidios para un paquete de sistemas domiciliarios solares. El objetivo del subsidio es hacer accesible los SFV a los estratos de poblacin menos favorecidos. El subsidio est compartido entre GEF, el PIR y las mancomunidades. Los niveles recomendados de subsidios establecidos para las mancomunidades de CRA y CHORTI. El subsidio est diseado para favorecer las viviendas ms pobres. De esta manera, el subsidio no ser transferido de manera uniforme, basados en el tamao del sistema en Wp, sino que ser distribuido favoreciendo ms a los sistemas ms pequeos, los mismos que sern utilizados por la poblacin ms pobre. El FHIS, con el apoyo tcnico de la OES-ENEE licitar el subsidio para los paquetes determinados (de 100 a 300 sistemas en un rea geogrfica). La OES-ENEE (i) establecer las fronteras geogrficas de cada paquete y el nmero de usuarios requeridos en cada paquete; (ii) el nivel mximo del subsidio por paquete; (iii) las especificaciones tcnicas y condiciones de calificacin de empresas; (iv) apoyo al FHIS en la redaccin de los documentos de licitacin; y (v) participar en el comit de evaluacin. Las condiciones para acceder a un paquete por parte de las empresas es ganar la licitacin. Aquella empresa que: (i) cumple con las condiciones del pliego; y (ii) solicite un menor subsidio ser la que gane el paquete y recibir la exclusividad de subsidio en la determinada rea. En todos los casos se exigir un mnimo de dos aos de servicios post venta para cada usuario, con visitas programadas. El pago a la empresa estar ligado a resultados concretos. La mayora del subsidio se pagar contra la instalacin. Una parte del subsidio se pagar contra la realizacin de obligaciones de visitas anuales y capacitacin de usuarios (subsidio post-venta). La propuesta de la distribucin del subsidio est incluida en los archivos del FHIS y UCP. Las reglas para el desembolso de subsidios estarn incluidas en el contrato de subsidio con el proveedor de servicio, conforme a lo establecido en el Convenio de Crdito de PIR y el Convenio de Donacin de GEF. c) Ejecucin de los Subproyectos Participacin del sector privado Las obras sern ejecutadas por empresas privadas, en especial se promover la participacin de medianas y pequeas empresas para el desarrollo y ejecucin de obras o subproyectos de energa. La supervisin de las instalaciones estar a cargo de la OESENEE o supervisores externos contratados por el FHIS y supervisados por la OES-ENEE. En lo posible, a lo
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largo del subproyecto, las UTI de las mancomunidades se involucrarn en el proceso de supervisin y monitoreo. Supervisin y monitoreo especializado La OES-ENEE tendr a su cargo los siguientes aspectos de control de calidad en la ejecucin de las obras: Revisar la calidad de los equipos Una opcin es seleccin de una lista de equipos (marcas) aprobados por la AIF en anteriores proyectos. Ver si se puede desarrollar capacidad local de pruebas de equipos (una opcin es contratar laboratorios de la UNAH para que haga un testeo de los equipos que actualmente se encuentran disponibles en el mercado, donde ellos definan el procedimiento considerando la informacin que proporcione la AIF). Establecer normas y procedimientos de instalacin. (considerando detalles como el uso de empalmes o conectores, postes o instalacin en techos, grados de inclinacin del panel, orientacin, etc.) con el cuidado de considerar lmites a fin de que estos criterios no se excedan y repercutan en costos excesivos. Instalacin Verificar la calidad de instalacin en campo. Verificar la cantidad de instalaciones considerar como fuentes de verificacin los siguientes aspectos: (i) acta de recepcin de usuarios; (ii) copia del contrato de crdito (micro financiero); y (iii) acta de instalacin + posicin GPS + Foto + Sello de comunidad. Autorizar el pago del subsidio a las empresas fotovoltaicas Cumplimiento de garantas. Cumplimiento de servicios post venta. Soluciones de conflictos: empresa fotovoltaica micro financiera; empresa fotovoltaica usuario; micro financiera usuario. Al desarrollo del proyecto en general, considerando: metas e impactos. Lnea de crdito solar Al inicio del Proyecto el FHIS contratar una Entidad Financiera Macro para la administracin de los fondos de la lnea de crdito. Esta institucin estar a cargo de: (i) administracin de fondos; y (ii) supervisin del desempeo de las entidades micro financieras (MFI) participantes para todas las mancomunidades. Los fondos de la lnea de crdito son elegibles slo para el financiamiento de las compras de losa sistemas fotovoltaicos por las viviendas y micro y pequeas empresas rurales., La supervisin del desempeo de la Entidad Financiera estar a cargo de FHIS. Por su parte, la Entidad Financiera supervisar el desempeo de las MFI participantes.
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La Entidad Financiera y el FHIS firmarn un Contrato, bajo el cual quedarn reglamentados entre otros los aspectos siguientes: Los criterios de control y administracin de los fondos. Los deberes y derechos tanto del administrador, como del dueo de estos fondos, incluyendo lo relacionado a la administracin de los crditos. Los costos por la administracin de fondos, incluyendo todo el ciclo del crdito hasta la recuperacin. Se anexarn a este contrato, el formato de los contratos legales a suscribirse entre el Fondo, y las MFI. Los criterios de elegibilidad de la Entidad Financiera incluyen: La entidad financiera deber estar legalmente establecida en el pas y debidamente autorizada de desempear la funcin de administracin financiera. Capacidad tcnica, administrativa y financiera para administrar los fondos. Deber tener experiencia en la seleccin, monitoreo y seguimiento de micro financieras que ejecutan fondos de esta naturaleza. Las MFI tendrn las siguientes caractersticas: Acceden a los recursos del proyecto a travs de la Entidad Financiera Macro cumpliendo las condiciones de elegibilidad. Tienen acceso adicional a fondos de asistencia tcnica y capacitacin Califican a los usuarios como sujetos de crdito o no Cobran la cuota inicial que pagan los usuarios al momento de la instalacin Pagan a las empresas fotovoltaicas la totalidad del precio del sistema instalado (cuota inicial del usuario, subsidio y crdito) contra la presentacin de actas y documentos de aceptacin del usuario y autorizacin del FHIS Aceptarn que el sistema fotovoltaico puede ser un objeto de garanta en si mismo y tendrn un convenio de recompra de los equipos en caso de retiro de acuerdo a una tabla de depreciaciones establecidas Tendrn la garanta tcnica de las empresas que asegure la operatividad de los equipos al menos por el tiempo que dure el crdito Tendrn el apoyo de las empresas fotovoltaicas que participaran en la recuperacin de crditos en estado de mora a travs del retiro de equipos. Criterios de elegibilidad de las entidades micro financieras (MFI) (a ser evaluados por la entidad financiera macro):
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Capacidad tcnica, administrativa y financiera para administrar los fondos Antecedentes de intermediacin que verifiquen su solvencia de pago y rcord crediticio Personera jurdica y gobernabilidad Estado de cartera e indicadores de desempeo satisfactorios Informes financieros auditados. En el siguiente diagrama se presenta el flujo operativo FV. Diagrama 4.4 Flujo Operativo FV
Gobierno
AIF
FOSODE
FHIS
Mancomunidad
Oficina Tcnica Fotovoltaica
Fideicomiso/ Banco de Segundo Piso
UTI
Microfinancieras Usuarios Empresas Fotovolcaicas
Las responsabilidades de las entidades involucradas en la ejecucin del componente de lnea de crdito estarn especificadas en los convenios respectivos: Convenio Financiero Macro entre FHIS y la Institucin Financiera Macro Convenio Micro financiero entre y la Institucin Financiera Macro y la Institucin Micro financiera (MFI) Convenio con Beneficiarios de Micro crdito entre la Institucin Micro financiera (MFI) y los beneficiarios de crdito Convenio de Matching Grants para la asistencia tcnica a las MFIs entre el FHIS y la MFIs.
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Estos convenios se suscribirn conforme a las previsiones del Convenio de Crdito de PIR y el Convenio de Donacin de GEF. Asistencia Tcnica y Capacitacin El Proyecto proveer asistencia tcnica y capacitacin a las comunidades, UTI, empresas proveedoras de servicio y entidades micro financieras en relacin a la ejecucin de las obras y operacin y mantenimiento de los sistemas instalados. En especial la asistencia se concentrar en los siguientes temas: Apoyo a las comunidades Desarrollo de actividades productivas en base a la electricidad. Creacin de organizaciones comunitarias (microempresas, cooperativas) para operaciones de los sistemas descentralizados (micro-redes comunitarias). Asistencia y capacitacin en aspectos tcnicos, econmicos, financieros, administrativos y socio-ambientales de las operaciones de los sistemas de generacin y distribucin de electricidad descentralizados. Apoyo a las UTI En el diseo y licitacin de los futuro proyectos de electrificacin. En establecer capacidad tcnica para apoyar y monitorear el desempeo de los sistemas descentralizados (micro-redes y sistemas solares). Apoyo a las microempresas fotovoltaicas Todas las empresas fotovoltaicas acreditas estn elegibles a recibir asistencia tcnica con recursos de GEF para las siguientes actividades: Actividades del mercadeo de sistemas fotovoltaicos en el territorio de Honduras. Costos de establecimiento de negocio en las reas de mancomunidades participantes. Capacitacin de personal y tcnicos subcontratados en aspectos tcnicos, econmicos, financieros y socio-ambientales de la provisin de servicio. Se requerir el co-financiamiento de las empresas fotovoltaicas, el proyecto establecer el techo del monto y el porcentaje elegible para el financiamiento. Apoyo a las entidades micro financieras Todas las entidades micro financieras acreditadas estn elegibles a recibir asistencia tcnica con recursos de GEF para las siguientes actividades: Costos relacionados con la incorporacin de crdito solar como una nueva lnea de negocio. Costos de establecimiento de negocio en las reas de mancomunidades participantes.
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Se requerir el co-financiamiento de las MFIs, el proyecto establecer el techo del monto y el porcentaje elegible para el financiamiento. d) Operacin y mantenimiento de los subproyectos Proyectos de extensin de red Los subproyectos conectados a la red de ENEE estarn operados por ENEE. Proyectos de micro-redes comunitarias En la mayora de los casos, las micro-redes comunitarias estarn operadas por las organizaciones comunitarias, las cuales asumirn todas las obligaciones de operacin y mantenimiento. Sin embargo, por lo requerido por la Ley Marco de Electricidad, estas organizaciones tienen que adquirir una personera jurdica (micro-empresa comunitaria, cooperativa etc.) para operar los sistemas. El Proyecto proveer una asistencia tcnica y entrenamiento intensivo a estas organizaciones en los aspectos tcnicos, administrativos, financieros, sociales y ambientales para asegurar la sostenibilidad del servicio a largo plazo. Proyectos de Sistemas domiciliarios solares El suministro e instalacin de los sistemas solares estar a cargo de las empresas debidamente certificadas por la OES-ENEE para este fin. El financiamiento de los mismos se realizar mediante el otorgamiento de subsidios y pagos directos de los usuarios (cuota inicial + crdito). Dado que los sistemas solares son domiciliarios, posterior al servicio post venta, cada usuario responder por la operacin y el mantenimiento de su sistema (incluyendo el reemplazo de las partes). . Para el buen resultado de ello, contar con la capacitacin respectiva de la empresa que llev a cabo la instalacin; dicha empresa estar obligada a prestar un servicio post venta despus de realizada la instalacin. Con este arregla se espera que se suficientemente desarrollen capacidades locales (usuarios educados, tcnicos locales entrenados etc.) para establecer condiciones para un servicio sostenible al mediano y largo plazo. Organigrama de ejecucin de los subproyectos de electricidad Organigrama A - Relaciones entre FHIS, ENEE y UTI (Elaborar: FOSODE). Organigrama B - Relaciones entre departamentos de ENEE (Elaborar: FOSODE, incluir el rol de OES, GAUREE, planificacin, supervisin etc.). 4.7. POLITICAS ESPECIALES Todos los subproyectos sectoriales debern aplicar y respetar las siguientes polticas especiales, las cuales son consideradas como criterios de viabilidad, para su elegibilidad y financiamiento por parte del PIR.

Polticas sobre Manejo Ambiental (Anexo IV.1). Polticas sobre Reasentamiento Involuntario (Anexo IV.2). Polticas sobre Comunidades tnicas (Anexo IV.3). Polticas sobre el Patrimonio Cultural (Anexo IV.4)
Los documentos conceptuales y guas especficas preparadas para cada una de estas tres polticas se encuentran en los archivos del FHIS y UCP.
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CAPTULO V PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS
5.1. INTRODUCCIN Este captulo presenta el marco general para la planificacin, organizacin, direccin y control de los aspectos fsicos, administrativos, financieros y contables del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto). En este sentido; se define algunos aspectos administrativos y financieros como son los siguientes: fuentes de financiamiento, gastos, cuentas, fondos, reportes y sistemas, que constituyen las informaciones de base para el manejo administrativo-financiero del Proyecto financiado por la Asociacin Internacional de Fomento (AIF). El presente captulo slo detalla los aspectos de responsabilidad administracin-financiera del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante FHIS) en calidad de entidad coordinadora nacional del PIR. Respecto a los aspectos de administracin financiera que deben aplicar las Mancomunidades a travs de sus Unidades Tcnicas Intermunicipales (UTI) se presenta especficamente, en el Anexo V.1, una Gua de Administracin Financiera para las UTI. 5.2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS - FINANCIEROS 5.2.1. Aspectos Generales Administrativos La ejecucin del PIR estar a cargo del FHIS, que actuar a travs de la Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante, UCP), mientras que las mancomunidades, a travs de sus Unidades Tcnicas Intermunicipales (UTI) sern los coejecutores descentralizados del Proyecto. Para la ejecucin descentralizada del PIR, el FHIS suscribir con las UTI Convenios Marco de Participacin Interinstitucional en los cuales se detallan los compromisos financieros y operativos del Proyecto. EL FHIS se encargar de realizar las solicitudes de desembolso a la AIF, y transferir los recursos a las UTI segn su programacin de desembolsos. Asimismo, el FHIS realizar la contabilidad y administracin financiera de todo el Proyecto. Por su parte, las UTI realizar la contabilidad y la administracin financiera y se les desembolsar o transferir recursos segn el Plan de Operativo Anual de la Mancomunidad (en adelante POAM). Las UTI ejecutarn directamente los subproyectos sectoriales estudios y obras de energa, agua y saneamiento, y caminos y rendirn y reportaran mensualmente sobre las cuentas de los recursos al FHIS (conciliaciones bancarias). El FHIS realizar evaluaciones peridicas a las UTI sobre el cumplimiento de las normas de gestin financiera y operacional previstas en el presente Manual de Operaciones, asimismo la gestin estar sujeta a procedimientos de auditoria externa, ver Anexo V.1.
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Las UTI sern las responsables de efectuar los aportes de contraparte local correspondientes a los subproyectos a desarrollar y aprobados en el Programa Plurianual de Inversiones de la Mancomunidad y sus respectivos POAM. Se requerir que las mancomunidades contribuyan con un mnimo del 15% de los costos de las obras de los subproyectos identificados en los POAM. La contribucin es diferenciada segn el sector (15% en electrificacin esta aportacin ser nicamente en efectivo, 15% en carreteras, y 30% en agua y saneamiento con estos dos sectores puede ser la contribucin con mano de obra comunitaria y/o en efectivo). Estos fondos de contraparte son las contribuciones de la municipalidad y la comunidad, pero la responsabilidad de asegurar estos fondos ser de la mancomunidad. En el caso de los subproyectos de caminos, las mancomunidades (y sus municipalidades) tambin necesitarn asegurar que los fondos para el mantenimiento sean presupuestados oportunamente antes de la ejecucin de cada subproyecto sin esta aportacin en tiempo y forma no se ejecutaran los subproyectos, y en el caso del sector electricidad ser depositada en la cuenta de la mancomunidad, y este procedimiento ser sujeto de revisin previa por la UCP y FHIS, la mancomunidad informara de los depsitos hechos en las cuentas de la mancomunidad a travs de los estados de cuenta bancarios as como el informe de mano de obra cuantificada en moneda este har el registro en la contabilidad del FHIS de cada subproyecto 5.2.2. Aspectos Generales Financieros La UCP remitir a la AIF, para su revisin y No-Objecin, antes del 30 de agosto de cada ao, el Plan Operativo Anual (en adelante POA) del PIR, el cual contiene todos los POAM de las UTI participantes. En dicho plan se indicar las actividades correspondientes a cada componente del PIR, los cronogramas de implementacin, y el presupuesto para cada componente del Proyecto que se realizar el ao siguiente as como su plan de adquisiciones y contrataciones anual (PAC). El FHIS transferir recursos a las UTI, siendo la UCP quien dar su conformidad en cuanto al monto a trasferir de acuerdo con la planificacin presupuestaria presentada por la UTI y para que stas puedan realizar las actividades a su cargo. Esta transferencia se realizar desde la cuenta especial del FHIS a la cuenta de pagos, administradas por las UTI, que inicialmente tendrn un saldo nulo y solamente recibirn recursos para cancelar pagos previamente autorizados por la UCP y previstos en el POAM. Para ello, la UCP contar con el apoyo de las Direcciones de Proyectos, Direccin de Contrataciones, y de Control y Seguimiento. Para que estos pagos se realicen, la Cuenta Especial, deber haber recibido previamente los recursos previstos segn el Convenio de Crdito. El banco comercial en el que se abrir esta cuenta de pagos enviara estados de cuenta de las transacciones de las UTI, las cuales realizarn las conciliaciones bancarias; informes mensuales sobre los avances de los subproyectos y/o informes financieros as como el monitoreo de la ejecucin de los subproyectos. Los informes financieros se presentarn a la UCP para que a la vez sta realice las consolidaciones de la situacin financiera de cada mancomunidad; para luego realizar los informes de seguimiento financiero (en adelante, FMR) consolidados para ser enviados a travs del FHIS a la AIF. Los actores financieros que intervendrn en las actividades financieras del PIR son: la AIF, el FHIS, la UCP y las UTI de la siguiente manera: La AIF transfiere los recursos previstos en el Convenio de Crdito a la Cuenta Especial del Proyecto, que se opera a travs del Banco Central de Honduras (en adelante, BCH).
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El FHIS, a travs de la Direccin de Administracin y Finanzas ser responsable de administrar los recursos del prstamo de la AIF para la ejecucin del PIR, lo que incluye: (i) la administracin financiera y contable de todo el prstamo y las contrapartidas locales; (ii) manejo y supervisin de las transferencias a la cuentas de pagos de las UTI; y (iii) entrenamiento y desarrollo de las capacidades administrativo financieras de las UTI y la provisin de sistemas de informacin contables financieras y entrenamiento en la preparacin de los FMR. La UCP ser responsable de: (i) supervisar la correcta ejecucin financiera y contable de las mancomunidades; (ii) Autorizacin de las transferencias que se realicen a la UTI, a travs de la Direccin Administrativa Financiera del FHIS.
Las UTI llevarn a cabo las siguientes funciones: a) Generales Como se describi anteriormente la UTI ser la encargada de coordinar y supervisar el trabajo tcnico administrativo inherente a la planificacin, formulacin, ejecucin y cierre o liquidacin de subproyectos de infraestructura. Tambin, participarn en el proceso de contratacin de estudios de pre-inversin y de obras civiles, supervisin de obras y contratos de capacitacin relacionados con los sectores econmicos. b) Administrativas Financieras Especficas Administracin y contabilidad de los recursos transferidos por el FHIS. Mantener el registro de consultores y contratistas de la zona. Registrar las solicitudes de financiamiento y verificar el presupuesto. Participar en los procesos de seleccin de consultores y contratistas. Coordinar el pago del anticipo, estimacin de avance de obras, rdenes de cambio, entre otras. Coordinar y ejecutar cuando se requiere ejecucin de garantas y resolucin de contratos. Monitorear la vigencia de las garantas. 5.2.3. Fuentes de Financiamiento El PIR, tal como se muestra en el cuadro 5.1, contar con dos fuentes de financiamiento: (i) recursos de operaciones oficiales de crdito externo, correspondientes al financiamiento del Crdito de la AIF; (ii) recursos del Banco Centroamericano de Integracin Econmica BCIE, y (iii) GEF
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Cuadro 5.1 Financiamiento del Proyecto

Fuente de Financiamiento AIF BCIE GEF Total financiamiento Monto (US$) 47,000,000.00 15,000,000.00 2,350,000.00 64,350,000.00 Porcentaje (%) 73% 23% 4% 100%
5.2.4. Gastos Elegibles por Categora Los gastos elegibles son aquellos gastos contemplados para los fines de ejecucin del PIR previsto como categoras de gasto en el Convenio de Crdito. El porcentaje de los gastos elegibles que sern financiados depender de la categora a la que se aplique dicho gasto, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Cuadro 5.2 Gastos Elegibles del PIR, segn crdito No.4099-HO

Categora Subproyectos Subprogramas Bienes Obras Servicios de consultora Entrenamiento Costos de Operacin Reembolso del Anticipo No asignado Monto del Crdito Asignado DEG 23,000,000.00 1,900,000.00 400,000.00 500,000.00 2,000,000.00 300,000.00 400,000.00 1,500,000.00 2,000,000.00 % de Financiamiento 100% 70% 100% 100% 100% 100% 100%
Monto debido segn la seccin 2.02 (b) de este convenio
Total
32,000,000.00
100%
5.2.5. Cuentas Bancarias del Proyecto PIR a) Apertura de cuentas requeridas para el Proyecto Para el manejo de los fondos del PIR y de acuerdo con la normatividad vigente, se aperturar una Cuenta Especial en dlares; una en lempiras para el convenio de crdito No.4099-HO; otra cuenta especial en dlares y otra cuenta en lempiras para la donacin
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GEF a cargo del FHIS; dos cuentas en lempiras para las UTI para ejecutar fondos del crdito segn las categoras del convenio y otra cuenta en lempiras a cargo de las UTI para manejo de fondos de contraparte en un banco comercial. Los involucrados en las aperturas y manejos de las cuentas son: SEFIN, FHIS y la Mancomunidad, dichos procesos y los responsables del manejo de las cuentas se describen a continuacin: La Secretaria del Estado en el Despacho de Finanzas (en adelante SEFIN) aperturar una Cuenta Especial en el BCH, a nombre del Proyecto para la recepcin de los fondos provenientes del Crdito del AIF No.4099-HO, bajo trminos y condiciones aceptadas por la AIF, incluyendo proteccin apropiada contra reservas, incautacin y embargo. Esta cuenta ser en dlares de los Estados Unidos de Amrica, siendo la SEFIN la responsable del manejo de transferencias que se realizarn para la cuenta en dlares en el BCH del PIR. El FHIS aperturar una cuenta en dlares en el BCH, a nombre del PIR, para la recepcin de los fondos que SEFIN transferir de la Cuenta Especial a la cuenta en dlares, siendo estos los fondos provenientes del Crdito del AIF No.4099-HO, estos bajo trminos y condiciones aceptadas por la AIF. As mismo el FHIS aperturar una cuenta en lempiras en la cual se trasferir de la cuenta en dlares a lempiras; esta cuenta ser para efectuar los pagos elegibles con financiamiento del banco en moneda local; Para el manejo de las cuentas y registro de firmas se har mediante una solicitud por parte del Ministro Director del FHIS al BCH indicando las tres personas que manejaran las cuentas y tendrn las firmas autorizadas, los cuales son: el Ministro Director, el Vice-Ministro y la Directora de Administracin y Finanzas siendo el FHIS el responsable del manejo de las cuentas en dlares y en lempiras en el BCH del PIR. La mancomunidad aperturar una cuenta en lempiras en un banco comercial, a nombre del Proyecto de Infraestructura Rural/Mancomunidad, este banco deber tener una reconocida solidez financiera; esta cuenta es para la recepcin de fondos de la cuenta en lempiras del FHIS, cuyos fondos provienen de la AIF. As mismo la mancomunidad aperturar una cuenta en lempiras para el manejo de fondos de contraparte. Para el manejo de las cuentas en lempiras, la mancomunidad determinar a los responsables del manejo y uso de los fondos. La mancomunidad por ningn motivo realizar retiros de esta cuenta si no cumple con las normas y procedimientos de la AIF. b) Designacin de funcionarios para el manejo de las cuentas El procedimiento para la designacin de funcionarios para el manejo de las Cuentas Especiales y de lempiras, es el siguiente: El Ministro Director Ejecutivo designar a tres titulares, incluyndose; los funcionarios serian el Ministro del FHIS, Vice Ministro y Director de Administracin y Finanzas y /o cualquier otra persona que sea designada por el Ministro; no puede ejercer dichas funciones el tesorero o cajero, ni el personal que tengan a su cargo labores de registro contable. La responsabilidad sealada para los titulares de las cuentas bancarias es solidaria con los suplentes o alternos en lo concerniente al giro o suscripcin de cheques. Una vez realizados estos procedimientos, las cuentas quedarn operativas para el ingreso y egreso de fondos. Estos ltimos se realizarn a travs de los cheques o transferencias que sern emitidos para pagar las obligaciones derivadas de la ejecucin de actividades
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del PIR. La Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS solicitar a la seccin de cuentas del BCH la expedicin de los talonarios de cheques correspondientes o la elaboracin de cheques a una de las imprentas autorizadas por el BCH para tal efecto. La custodia de estos talonarios de cheques es responsabilidad del tesorero de dicha Direccin; as como los documentos que respaldan o sustentan cada cheque en las erogaciones del Proyecto. c) Modificacin de firmas autorizadas Las modificaciones de registro de firmas se inician con la designacin de nuevos funcionarios responsables como titulares y/o suplentes. 5.2.6. Sistema Integrado de Informacin Financiera La DAF del FHIS cuenta actualmente con un sistema de administracin de proyectos y un sistema financiero; as mismo la DAF debe desarrollar un Sistema Integrado de informacin financiera que genere la informacin que debe contener las herramientas necesarias para la elaboracin de los FMR. Estos informes estarn focalizados en los aspectos financieros del PIR y su objetivo es el seguimiento de ste y no su administracin. 5.2.7. Procedimiento de Inclusin del Proyecto en el SIAFI Para permitir el adecuado seguimiento y control financiero en materia de recursos transferidos, por parte del Gobierno Central; el Proyecto como parte de sus componentes, a travs de la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS incorporar al Sistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI) de la Secretara de Finanzas (SEFIN). 5.2.8. Manejo Administrativo Financiero del Proyecto El Project Appraisal Document (PAD) o Documento de Evaluacin del Proyecto, es el documento que resume los aspectos relevantes para la ejecucin del PIR. Incluye los objetivos, el plan y el presupuesto del PIR desagregado por componentes, subcomponentes y actividades; as como los indicadores de avance fsico, lmites y modalidades de adquisicin y mecanismo de desembolso, entre otros. Es una gua para elaborar los Planes Operativos Anuales (en adelante, POA) que comprendern la programacin de actividades y los presupuestos para cada ao. a) Planificacin y programacin de actividades Plan Operativo Anual La UCP/FHIS preparar y mantendr un POA que incluye los Planes de Operaciones Anual de las UTI o Mancomunidad que participan en el Proyecto. Este Plan detallar todas las actividades que se realizarn y los recursos necesarios para su ejecucin, por toda fuente. De acuerdo con lo establecido en el Convenio de Crdito, el POA ser presentado al Banco a ms tardar el 30 de agosto de cada ao, para su revisin y No-Objecin. El POA deber contener informacin que se incorporar como parte de los compromisos dentro del presupuesto formulado por el FHIS. Este plan debe contener los siguientes documentos:
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Resumen Ejecutivo del Programa. Plan de actividades para todo el ao, de preferencia presentado en un diagrama de GANTT. Definicin de indicadores fsicos que permitan medir el avance del PIR. Presupuesto mensualizado por componentes, categoras de gasto y fuentes de financiamiento. Plan de adquisiciones. El POA deber ser aprobado por el Comit de Operaciones del FHIS y posteriormente ser remitido a la AIF para su No-Objecin. Servir de base de comparacin con la ejecucin de las actividades del Proyecto que se reportan en los FMR y que se preparan peridicamente para la AIF. Evaluacin del Plan Operativo Anual Las actividades ejecutadas se informarn en el Reporte de Ejecucin del Proyecto (semestral) enviado por cada una de las UTI, el que ser evaluado por la UCP y luego remitido a la AIF por el Coordinador de la UCP, luego de 30 das de concluido el semestre que se informa. Este informe incluir: (i) el progreso logrado con relacin a los indicadores definidos; (ii) una evaluacin de los problemas y asuntos derivados de la implementacin del Proyecto; (iii) implementacin actualizada y proyeccin de desembolsos para el prximo semestre y; (iv) estado de cumplimiento con el Convenio de Crdito. El Coordinar de la UCP, antes del ao de declarada la efectividad de Convenio de Crdito efectuar con la AIF una revisin del progreso logrado durante dicho lapso, basado en los reportes mencionados en el prrafo anterior, incluyendo la evaluacin realizada a las UTI sobre el progreso de sus componentes y el cumplimiento de los convenios marco entre el FHIS y las Mancomunidades (UTI) que participan en el PIR. Para ello, las UTI efectuarn con su personal durante el ltimo trimestre de cada ao una revisin del progreso logrado durante el ao. b) Presupuesto El Director de la Direccin de Administracin y Finanzas es el responsable de llevar adelante las acciones necesarias para la programacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin del presupuesto, en base a los POA del Proyecto y en coordinacin con la UCP y de las mancomunidades (UTI). Las UTI elaborarn sus presupuestos y luego ste deber ser ingresado en el software y en los formatos establecidos para tal fin por la UCP y el FHIS. El presupuesto del PIR es presentado al congreso para su aprobacin de acuerdo con Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento de Ejecucin General de dicha ley Orgnica. subcomponentes, actividades,
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Programacin de recursos El presupuesto del PIR es asignado trimestralmente en funcin al marco presupuestal anual aprobado en la Ley Orgnica del Presupuesto y el Reglamento de Ejecucin General de dicha Ley Orgnica. La UCP y las UTI son responsables de la programacin trimestral y de su ingreso en el software y formatos establecidos. El FHIS a travs de la Direccin de Administracin y Finanzas, presentar el requerimiento presupuestal al SEFIN cada trimestre segn sea la ejecucin presupuestaria requerida. Calendario de compromisos Es aprobado mensualmente por el SEFIN, como calendario inicial con cargo a la asignacin trimestral. De no ser suficientes los recursos en el calendario inicial, se deber tramitar una ampliacin de calendario de compromisos, la cual debe ser presentada hasta diez (10) das despus de iniciado el mes al que corresponda la asignacin, siempre dentro del marco trimestral. c) Ejecucin y evaluacin del presupuesto Los procesos de ejecucin y evaluacin presupuestaria, as como los reportes que deben ser presentados en cada caso estn normados por las directivas emanadas del SEFIN que para este fin se aprueban en cada ejercicio presupuestal. Los formatos de Programacin del Presupuesto de Ingresos, Programacin del Presupuesto de Gastos del PIR (estado de ejecucin mensual o trimestral, por Clasificacin del gasto Funcional de la UCP) los elabora la Direccin de Administracin y Finanzas para su integracin a los estados financieros mensuales, considerando lo dispuesto en la normatividad de la Contadura Pblica de la Nacin. d) Finanzas La Direccin de Administracin y Finanzas es el responsable de la administracin de los fondos del PIR, controla los ingresos por cada fuente de financiamiento y efecta los desembolsos para los gastos autorizados del PIR. Adems, es responsable de llevar las cuentas bancarias siguiendo las directivas de tesorera establecidas en las leyes nacionales y las normas del AIF aplicables al PIR. Ningn pago puede procesarse si no cuenta con su aprobacin. e) Tesorera El tesorero de dicha Direccin mantendr el archivo de la documentacin sustentatoria de los desembolsos efectuados, por fuente de financiamiento y por componente del PIR; as como de la documentacin de los FMR. Esta informacin estar disponible para efectos del proceso de la auditoria anual de las cuentas del Proyecto o cuando lo requieran los representantes de la AIF. Informacin procesada en el rea de Tesorera Los documentos e informacin a cargo del rea de Tesorera son: (i) recibos de ingreso y comprobantes de pago; (ii) proceso de informacin externa de gastos; (iii) preparacin del libro de bancos para la conciliacin bancaria; (iv) reporte de ingresos por fuente de financiamiento; (v) custodia y control de cartas fianza de proveedores; (vi) control y custodia de cheques; y (vii) reporte para solicitar recursos con cargo a ejercicios anteriores.
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Cancelacin de obligaciones Este procedimiento est conforme con las normas emitidas por el SEFIN, a travs de su sistema contable y presupuestal. Los recursos del PIR slo podrn utilizarse para financiar gastos elegibles, de acuerdo con lo establecido en el Convenio de Crdito No.4099-HO agenda 1 dentro del presupuesto del PIR. La ejecucin del gasto pasa por las siguientes etapas: Compromiso. Se refiere a la afectacin parcial o total de las asignaciones presupuestarias autorizadas mediante el documento que corresponde a cada operacin (orden de compra, orden de servicio, planilla de viticos y liquidaciones de pago, entre otros). Devengado. Es la etapa en la que se asegura la disponibilidad financiera y se sustenta con los siguientes documentos: (i) factura original de adquisicin de bienes y/o servicios; (ii) valorizacin de estudios; (iii) rendicin de cuenta documentada, con comprobantes de gasto debidamente justificados y firmados por personas autorizadas; (iv) recibo de honorarios por los servicios prestados; y (v) declaracin jurada en caso de no existir ninguno de los documentos mencionados, hasta el monto establecido en la Ley Orgnica de Presupuesto. Pago. Es la etapa de emisin de cheques o relacin de transferencias bancarias, con el fin de cancelar la obligacin adquirida. Cancelacin de pagos a personas jurdicas y consultores individuales El pago de obligaciones a personas jurdicas se efectuar mediante cheque nominativo. En el caso de personas jurdicas domiciliadas en el mbito de la zona del PIR puede abonarse mediante la transferencia a una cuenta corriente, si as lo determina el Convenio. El pago ser realizado si se ha presentado: (i) la realizacin de lo establecido para esta etapa; (ii) la conformidad con el producto recibido o con el servicio prestado; segn las condicionalidades del convenio y cumplimiento de los trminos de referencia (iii) la factura o recibo de honorarios para consultores individuales, y (iv) la Gua de Entrega de bienes o los Informes de avance/final de consultoras. f) Contabilidad El FHIS llevar la contabilidad correspondiente al Proyecto, para cuyo efecto utilizar el Sistema de Informacin Contable. De la misma forma lo harn las UTI en cada una de las Mancomunidades donde se ejecute el Proyecto. El Convenio de Crdito establece que la Direccin de Administracin y Finanzas debe mantener registros que permitan un adecuado sistema de control administrativo y contable, y provean de la informacin de estados financieros, de conformidad con las disposiciones establecidas en dicho Convenio de Crdito. Los estados financieros elaborados por la Direccin de Administracin y Finanzas se presentarn anualmente durante el perodo de ejecucin del PIR, dentro de los 120 das siguientes al cierre del ejercicio presupuestario del Gobierno de Honduras/FHIS, debidamente dictaminados por una firma de contadores pblicos independiente aceptables al Banco. El Convenio de Crdito de la AIF determina, adems, que el Gobierno de Honduras/FHIS deber mantener o asegurar el mantenimiento de registros y cuentas adecuadas que
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reflejen, de acuerdo con prcticas contables generalmente aceptadas, las operaciones, recursos y gastos con respecto a los recursos asignados al PIR. Registros Para llevar los registros contables se utilizar el Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado y a travs de su mdulo de contabilizacin. Es importante definir con precisin las caractersticas del sistema de contabilidad, ya que ayudar a mantener actualizada y organizada la informacin referida al PIR. Los registros y estados financieros debern cumplir adems con las Normas de Contabilidad, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y las regulaciones de la legislacin interna vigente. La contabilidad debe estar sistematizada en un programa informtico que permita obtener los reportes requeridos por la AIF y los organismos de control, en forma consolidada y por fuente de financiamiento. Mtodo del sistema de contabilidad La Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS mantendr los registros de las operaciones contables segn el Plan de Cuentas del Proyecto utilizando la contabilidad en base a devengados. Para los estados financieros que se presentarn a la AIF tambin se usar este mtodo, pues mediante l se registra lo efectivamente gastado o desembolsado por el PIR. Los registros contables y estados financieros de las operaciones del Proyecto seguirn las normas y procedimientos de la AIF, las Normas Internacionales de Contabilidad y lo prescrito en este Manual. Las transacciones contables sern registradas cuando se produzcan, y toda la documentacin soporte de las mismas ser guardada para facilitar su revisin expost y las auditorias externas. Estos documentos deben ser mantenidos por un mnimo de cinco aos, esto aplicable a las UTI y por parte de estas enviar una copia de los cheques documentos respaldo y estados de cuenta bancario. Las operaciones contables sern procesadas utilizando el Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado estos sistemas contables estarn designados para cubrir: (i) controles internos; (ii) flujo de fondos relativos a las actividades del Proyecto; (iii) presentacin de estados financieros, incluyendo su relacin con los principales indicadores de desempeo; y (iv) disposiciones de auditoria. Plan de cuentas del Proyecto El plan de cuentas deber ser revisado y aprobado antes de iniciarse el Proyecto. El plan de cuentas que se emplear ser el utilizado por el Gobierno de Honduras, pero adaptado al PIR y a los requerimientos de la AIF. Dicho Plan deber ser elaborado por el FHIS. La estructura del Plan de cuentas del Proyecto, deber permitir interrelacionar la ejecucin financiera con las principales actividades programadas en los Planes de Operaciones Anual de las UTI, los Planes Operativos y las correspondientes Categoras de Desembolso acordadas en el PAD y en el Convenio de Crdito No.4099-HO. La lgica de la estructura del Plan de Cuentas del Proyecto, se deber orientar a identificar mediante los dgitos de la cuenta presupuestaria, el componente, subcomponente, actividad, categora de desembolso, fuente de fondos (locales/externos), como la respectiva lnea presupuestaria. Sistema de cdigos
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Los cdigos sirven para identificar el plan de cuentas del PIR y son esenciales en el sistema informtico. Se definir los cdigos de clasificacin por componentes, subcomponentes y actividades del PIR, debido a que sern de utilidad para elaborar el FMR sobre la base de los sistemas informticos. Presentacin de estados financieros Los estados financieros exigidos por la AIF son: (i) Estado de Fuentes y Usos de Fondos; (ii) Estado de Inversiones Acumuladas; (iii) Estado de Solicitudes de Reembolso; (iv) Estado de la Cuenta Especial; y (v) Notas e Informacin Financiera Suplementaria. Los estados financieros nacionales estn comprendidos por: (i) Balance General; (ii) Balance de Comprobacin y Saldos; (iii) Estado de Flujo de Efectivo y; (iv) las Notas a los Estados Financieros. La lista de documentos referidos a los estados financieros se incluyen en el Anexo V.2 Documentos y Formularios Financieros Aplicables al PIR. Los cuales sern facilitados por la Direccin de Finanzas del FHIS y la UCP. El Balance General se basa en informacin de adquisiciones de bienes y servicios, y desembolsos de Tesorera. Se registrar la informacin proveniente de ingresos, a travs de notas de entrada y rdenes de compra; de salidas, a travs de pedidos o comprobantes de salida; y de Tesorera (ingresos definidos a travs de recibos de ingresos y egresos de fondos a travs de comprobantes de pago). Se deber preparar y mantener actualizados los libros Diario, Mayor, Libro Auxiliar Bancos (por cada cuenta), el registro de compras, principalmente. Para los cierres contables mensuales, la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS deber generar los siguientes reportes: Reporte de Fuentes y Usos, reflejando los siguientes datos: (i) saldo inicial en efectivo; (ii) total de transferencias recibidas en el periodo al cual corresponda el cierre contable; (iii) saldo total en efectivo; y (iv) los valores ejecutados acumulados al periodo de cierre, por categora de desembolso (inversin/operativos). Reporte de Conciliacin Bancaria, reflejando los siguientes datos: (i) conciliacin bancaria del periodo correspondiente al cierre; (ii) saldo segn bancos; (iii) depsitos en banco; (iv) cheques en trnsito; (v) saldo real segn bancos; y (vi) saldo segn libros y estado de cuenta facilitado por el BCH u otro banco. Reporte de Listado de Partidas de Diario Contable, reflejando los siguientes datos: (i) partida de diario; (ii) nmero de cuenta contra la que se gir el cheque y monto total del mismo; (iii) cdigo financiero/descripcin; (iv) nombre del beneficiario del cheque; (v) cdigo de lnea presupuestaria/contable/descripcin; (vi) subtotal de la partida de diario contable; y (vii) gran total - dbitos crditos. Reporte de Listado de Movimiento de Diario Auxiliar, reflejando los siguientes datos: (i) fecha de referencia (fecha emisin del cheque, o documento de referencia); (ii) nmero de cuenta contra afectada/nombre del banco; (iii) nmero del documento de referencia; (iv) nombre del beneficiario (descripcin de partida); (v) monto de la operacin; (vi) dbitoscrditos y saldos a la fecha de la operacin contable; (vii) total de saldo disponible en cuenta contra la cual se giraron las erogaciones; (viii) total acumulado de transferencias bancarias recibidas en la cuenta/referencia; (ix) transferencias bancarias recibidas en el periodo; (x) gran total de transferencias recibidas a la fecha de cierre del periodo correspondiente; y (xi) consolidacin lnea presupuestaria/cuenta contable/movimiento de
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Diario Auxiliar desglosado por: componente, subcomponente; actividad; categora de desembolso; origen de fondos (locales/externos). Reporte Balance de Saldos Contables, la cual a la fecha del cierre contable deber estar consolidado por la Cuenta Contable y la Lnea Presupuestaria, reflejando los siguientes datos: (i) Lnea Presupuestaria/Cuenta Contable; (ii) descripcin de la Lnea Presupuestaria/Cuenta Contable; (iii) dbitos-crditos- total de saldos de cuenta. Reporte de Listado Auxiliar Financiero, reflejando los siguientes datos: (i) fecha de referencia (fecha de emisin del cheque, pago directo, otro); (ii) descripcin de la partida (nombre de beneficiario); (iii) cdigo financiero (categora de desembolso); (iv) descripcin del cdigo financiero; y (v) dbitos-crditos-saldos (por cdigo financiero). Informes Financieros Trimestrales, la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS deber elaborar y presentar trimestralmente Informes Financieros que reflejen los datos siguientes: (i) saldo Inicial del periodo del Informe Financiero; (ii) anticipos recibidos en el periodo; (iii) fondos disponibles al inicio del periodo; (iv) descripcin de la cuenta contable; (v) cdigo de la cuenta contable; (vi) monto del gasto en el periodo por cuenta contable; (vii) monto del gasto acumulado por cuenta contable; (viii) total de gastos del periodo; (ix) total del gasto acumulado por cuenta contable; (x) saldo final del periodo; (xi) valores comprometidos; (xii) gastos programados; (xiii) total de fondos requeridos; (xiv) monto de anticipo solicitado. Los Reportes Financieros debern estar respaldados por los Reportes del Sistema Contable siguientes: Listado Auxiliar de Bancos del periodo establecido en el Informe Financiero. Listado de Movimiento de Diario Auxiliar. Listado de Partidas de Diario Contable.
g) De la contabilizacin del ISV/Impuestos El impuesto al valor agregado ser financiado por AIF; al 100% para todas las categoras del crdito con excepcin del sub programa SHS bajo la parte B3 del proyecto el cual solo financiara el 70% de los costos de los bienes, obras, servicios, entrenamiento y Costos operativos por lo tanto el 30% deber ser financiado con cargo a la contrapartida. h) Controles Internos El Control Interno se define como los planes, mtodos y procedimientos usados para alcanzar la misin y conseguir los objetivos del Proyecto, y al llevar a cabo tal tarea, se apoya la gestin basada en el desempeo. El control interno sirve igualmente como primera lnea de defensa en la preservacin de los activos del Proyecto, as como en la deteccin del fraude y de errores. La segregacin de las reas es un punto clave y bsico de la funcin de control interno, y se utiliza para cerciorarse de que errores o irregularidades se previenen y detectan en forma oportuna por los empleados en el curso normal de la actividad de la operacin. Dado lo anterior, para apoyar la gestin administrativa del Proyecto en la adecuada toma de decisiones, las actividades y acciones de control interno debern estar orientadas a la implantacin de medidas que permitan minimizar los riesgos de acciones.
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El rgano de Control de Auditoria del FHIS mantendrn entre otros, los controles internos siguientes: (i) control de administracin de desembolsos; (ii) controles de emisin de rdenes de pago; (iii) control de gastos elegibles; (iv) controles de procedimientos contables; (v) controles de adquisiciones de bienes y servicios; y (vi) control de inventarios. 5.2.9. Manejo de los Archivos La Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS debe garantizar un manejo confidencial, seguro y adecuado de los archivos y los documentos enviados al Proyecto por diversas instituciones o los generados por ste. Centro de Archivo Documentario Para realizar adecuadamente el manejo confidencial de archivos, la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS contar con un Centro de Archivo Documentario en el cual se guardarn los archivos y documentos, ya sea en original, copia o en formato PDF. A travs de este centro, adems de efectuar un manejo seguro y confidencial de los documentos y archivos, se busca: (i) realizar un control eficaz y eficiente de los mismos; (ii) disponer de manera rpida y oportuna de informacin necesaria para la ejecucin del Proyecto; y (iii) conservar fuentes administrativas o de otra naturaleza, seleccionando y eliminando documentos o archivos de acuerdo con las normas y la legislacin vigentes. El encargado de este centro ser el responsable directo por los archivos y documentos guardados all. Tendr las siguientes funciones: Planificar, organizar, revisar y supervisar las actividades asociadas al mantenimiento de la documentacin, al envo y traslado de sta; as como, a la consulta de documentos solicitados por los usuarios y a la atencin de stos. Cumplir y hacer cumplir las medidas establecidas para la custodia y absoluta confidencialidad, integridad y calidad de la documentacin. Velar porque el espacio destinado al almacenamiento de la documentacin cumpla con las condiciones necesarias y adecuadas para tal fin. Revisar permanentemente el estado de la documentacin y tomar las medidas pertinentes para evitar el deterioro de sta. 5.3. DESEMBOLSOS Y FLUJO DE FONDOS 5.3.1. Flujo de Transferencia de Recursos a) Recursos de la AIF Los recursos del Crdito de la AIF y los recursos de la donacin GEF sern transferidos por separado en la cuenta especial respectiva. La Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS transferir estos recursos con la aprobacin de la UCP a las UTI a travs de la cuenta de pagos en un banco comercial para el pago de los servicios contratados para la ejecucin de los componentes y categoras aplicables y elegibles segn agenda N.1 del convenio de crdito a la Mancomunidad.
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5.3.2. Procedimientos para Solicitar Fondos de la Cuenta Especial En el Diagrama 5.3 se presenta el flujo de fondos del PIR, que muestra el procedimiento de solicitud de desembolsos:
Diagrama 5.3 Flujo de Fondos de la UCP
AIF
Cuenta Especial BCH SEFIN
Cuenta Especial BCH FHIS US$

FMR FMR solicitudes de desembolso
Cuenta BCH FHIS L/.
Reportes financieros mensuales
Mancomunidad/UTI Banco Comercial
La AIF transferir a la Cuenta Especial el monto que justifique la UCP, y que sea suficiente para cubrir los gastos trimestrales del PIR. Este monto ser mantenido durante todo el Proyecto, y podr ser variado de acuerdo a las programaciones de desembolsos justificadas por las nuevas necesidades. La Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS controlarn el uso de la Cuenta Especial; La UCP ser responsable de preparar las solicitudes de desembolso para recibir los fondos que alimenten dicha cuenta, as como de elaborar y presentar la informacin requerida por la AIF. En el Anexo V.2. Documentos y Formularios Financieros Aplicables al PIR se incluye un modelo de solicitud de desembolsos. En ningn caso la AIF financiar los siguientes gastos: Bienes y servicios provenientes de pases que no son miembros. Artculos que no corresponden a la descripcin del Proyecto y a la categora especificada en el Convenio de Crdito No.4099-HO Agenda 1. Productos no adquiridos de conformidad con lo especificado en las normas de adquisiciones del AIF.
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Pagos efectuados o adeudados por concepto de bienes, obras y servicios cuya adquisicin, contratacin o suministro sea posterior a la fecha de cierre. Adquisicin de tierras (salvo excepciones otorgadas por la AIF). Multas por pago tardo, aplicadas por los proveedores, a menos que las mismas resulten de un pago controvertido que se hubiera sometido a arbitraje Pagos anticipados excesivos. Autoseguro. a) Condiciones previas para el manejo de las cuentas Antes del primer desembolso, as como en la eventualidad de cambio de los responsables de la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS en la que se manejen las cuentas del PIR, se deber cumplir son las siguientes condiciones: Enviar a la AIF el registro de firmas que faculta a los funcionarios autorizados a firmar las solicitudes de retiro de fondos. Notificar a la AIF sobre las cuentas corrientes abiertas, adjuntando la de la Cuenta Especial. b) Mecanismo de desembolso de la AIF a la Cuenta Especial Las solicitudes de retiro de fondos del Crdito, respondern a los montos establecidos en el Convenio de Crdito, como a las respectivas categoras de desembolsos. La solicitud y sus documentos, ser sometida por la Direccin de Administracin y Finanzas a la AIF. Previo a la primera Solicitud de Desembolso, la UCP deber preparar una proyeccin de desembolso para un perodo de seis meses, en base al Plan Operativo Anual y el Plan de Adquisiciones y Contrataciones (en adelante, PAC); esta proyeccin reflejar el financiamiento de actividades que se realizarn posteriores a la fecha de efectividad del crdito. Una vez firmado el Convenio de Crdito, el Departamento de Crdito de la AIF emitir una carta de desembolsos al Gobierno de Honduras/FHIS, en la cual se describe los procedimientos de desembolso y se da instrucciones sobre lo siguiente: autorizacin de signatarios que firmarn las solicitudes de retiro de fondos; condiciones para el desembolso; si aplicara, requisitos para la auditoria; plazo para presentar las solicitudes de retiro de fondos; requisitos especficos para el funcionamiento de la Cuenta Especial.
Se podr solicitar desembolsos de acuerdo con lo establecido en el Crdito, lo que se resume en lo siguiente: La asignacin autorizada para el avance a la Cuenta Especial es del 10% del total de crdito, la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS enviar a la AIF la primera solicitud de desembolso por un monto de US$ 200,000.00 (DOS CIENTO MIL DLARES AMERICANOS EXACTOS).
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Los intervalos de reposicin de fondos a la Cuenta Especial debern realizarse como especifique la carta de desembolsos. Cada solicitud de reposicin a la Cuenta Especial deber estar sustentada por la documentacin de cada gasto, ms los gastos solicitados, segn categoras definidas en el Agenda 1 del Convenio de Crdito.
Si la AIF determinara en algn momento, que los pagos realizados desde la Cuenta Especial fueron usados para gastos no elegibles segn el Convenio de Crdito, el Gobierno de Honduras/FHIS ser notificado inmediatamente por la AIF para que deposite en la Cuenta Especial, una cantidad igual a la usada o la porcin de sta especificada como no elegible. c) Responsabilidad de las solicitudes de retiro de desembolsos La UCP a travs del asistente financiero elaborar la propuesta para los retiros de desembolsos y ser acompaada de los informes financiaros trimestrales FMR del PIR. La UCP ser responsable de elaborar y presentar los FMR, a travs de la Direccin de Administracin y Finanzas, al Departamento de Crditos de la AIF las solicitudes de retiro de desembolsos para el financiamiento de las actividades, estudios y proyectos implementados por el FHIS y las UTI. En el siguiente cuadro se detalla el procedimiento para la elaboracin de la solicitud de desembolsos. Cuadro 5.4 Procedimiento para la elaboracin de la Solicitud de Desembolsos
Paso 1 Instancia Funcin
Direccin de Una vez revisadas las rendiciones de las UTI, la UCP preparada la propia, Administracin y prepara una Solicitud de Desembolsos consolidada en los formularios Finanzas del FHIS requeridos por al AIF (informe financiero trimestral FMR) y confecciona la conciliacin de la Cuenta Especial, esta solicitud es remitida por la Direccin de Finanzas del FHIS. AIF Recibe las rendiciones y las analiza. Si las aprueba, remite los fondos a la Cuenta Especial y enva el Aviso de Transferencia a la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS. Si tiene observaciones las comunica a la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS
Direccin de Si recibe de la AIF el Aviso de Transferencia, lo comunica a la Tesorera. Administracin y Si recibe observaciones a la rendicin, incorpora las correcciones segn Finanzas del FHIS corresponda o informa a las UCP para que realicen las correcciones, y reinicia desde el paso 1.
d) Condiciones previas para la transferencia de fondos a las UTI Para la transferencia de fondos a las UTI, se debern cumplir las siguientes condiciones previas: Firma de los Convenios Marco entre el FHIS y las mancomunidades participantes. Las UTI de las mancomunidades cuentan con el personal adecuado. Los arreglos de administracin financiera de las UTI son satisfactorios y estn en operacin.
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Implementacin del programa de capacitacin a las UTI para acordar sus responsabilidades ante el FHIS en la ejecucin del PIR, especficamente ante la UCP (requerimientos de informacin, conciliaciones bancarias, periodicidad de reportes, entre otros). Apertura de las cuentas bancarias de la mancomunidad (Cuentas Banco Comercial). Periodicidad de transferencias, cabe aclarar segn sea la ejecucin financiera satisfactoria de las UTI. Formato establecidos de reportes para la transferencia de fondos (en base a contratos efectivamente firmados y contra presentacin de planillas de contratos) y de justificacin de pagos. Definicin de la informacin que requerir el FHIS para la consolidacin de Estados Financieros y FMR. e) Mecanismos de transferencia de fondos a las UTI Una vez firmado el Convenio Marco de Participacin Interinstitucional entre el FHIS y las UTI, la Direccin de Administracin y Finanzas del FHIS ordenar la apertura de las cuentas de pagos en un banco comercial esto debido a la ubicacin de cada mancomunidad. Estas cuentas sern administradas por el Tesorero de la Mancomunidad o UTI. Para cualquier retiro de fondos sern necesarias e indispensables las firmas de los titulares de tales cuentas. Los cuales debern cumplir las mismas condicionalidades que para el manejo de la Cuenta Especial. En una cuenta se efectuarn los desembolsos provenientes del financiamiento de AIF y la otra cuenta que se abrir exclusivamente para la contribucin del 15% en electrificacin que debe ser en lempiras. Esto es un requisito para el inicio de los subproyectos de electrificacin y su estimacin se basar en el POA de la mancomunidad, si los sub proyectos de electrificacin son mayores de US$ 250,000.00 los recursos sern depositados en la cuenta en lempiras de la UCP, ya que ser el FHIS el que ejecute estos proyectos. Las UTI debern solicitar a la UCP, en base a un programa de gastos elegibles (para un perodo no mayor a treinta das), avances de fondos que debern ser justificados mediante documentos sustentatorios (estados bancarios, conciliacin bancaria e informes financieros) que justifiquen los desembolsos para el pago de los contratistas o consultores (facturas de pago de avance de obras, recibos de consultora, facturas, etc.). Cabe aclarar que los documentos originales estarn fsicamente en las mancomunidades de los cuales se enviaran copias para los archivos de la UCP. Anexo V.1. Documentos y Formularios Financieros Aplicables a la mancomunidad. 5.3.3. Informes de Seguimiento Financiero - FMR para la AIF a) Reportes trimestrales de los FMR para la AIF Los FMR sern utilizados para fines de reporte y monitoreo, informes de seguimiento financiero y para fines de desembolso, los cuales deben de incluir principios bsicos como: Los fondos desembolsados se estn utilizando para el fin previsto.
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La ejecucin del proyecto esta bien encaminada y Los costos no excederan las cifras presupuestadas Los FMR contendrn informacin financiera, sobre el progreso fsico y las adquisiciones. El Informe de Seguimiento Financiero del PIR tiene por objeto ayudar a los Prestatarios en el seguimiento de sus proyectos. El FMR deber ser consolidado por la UCP el cual se basara en la informacin remitida por las UTI, a travs del Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado, e incluyen los siguientes tipos de reportes: Informes financieros Deben incluir, como mnimo, el estado de las entradas de efectivo por fuentes y el uso de fondos por principales categoras de gastos; los saldos de apertura en efectivo y los saldos en efectivo al cierre del PIR; y los anexos justificatorios en los cuales se compara los gastos efectivos con los previstos, para el perodo y en forma acumulativa (duracin del programa o ao hasta la fecha). Informes sobre progreso fsico Contienen una descripcin e indicadores de resultados de las principales actividades del PIR, que vinculan la informacin financiera con el progreso fsico y resaltan los aspectos que deben ser atendidos. Informes sobre las adquisiciones Deben incluir informacin sobre las adquisiciones de bienes, servicios, contratacin de obras y seleccin de los consultores, respecto al cumplimiento de los mtodos de adquisicin concertados. En los informes, se debe comparar el desempeo de las adquisiciones con el plan concertado en las negociaciones o actualizado posteriormente. Adems del progreso de las adquisiciones, los informes debern contener informacin sobre todas las modificaciones autorizadas del contrato. Tambin, se puede incluir informacin sobre las quejas de los licitantes, el incumplimiento de las firmas consultoras y cualquier controversia contractual importante. Los formatos que sern utilizados en los FMR de acuerdo con las directrices de los Informes de Seguimiento Financiero de proyectos financiados con recursos de la AIF, se presentan en el Anexo V.2. Documentos y Formularios Financieros Aplicables al PIR. b) Preparacin de los FMR El Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado contar con los mdulos adecuados para el registro y la obtencin de informacin del PIR, los cuales sern utilizados en la preparacin de los FMR. En este sentido, para facilitar la preparacin del FMR financiero a partir del Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado, se clasificar cada registro de ingreso segn su fuente y por gasto de cada componente, actividad, categora o cualquiera sea el gasto. En los informes sobre la marcha o progreso del PIR, el FMR de administracin de convenios se podr obtener tambin del Sistema de Administracin y Presupuesto Integrado, si en este sistema se ingresan todos los datos de la opcin de contratos. El FMR de seguimiento depender de que se haya establecido claramente los indicadores de medicin fsica, sin los cuales la elaboracin de este reporte no es posible.
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Con relacin a los reportes sobre adquisiciones, se desarrollar, desde el inicio del PIR, una base de datos que ser actualizada diariamente, para evitar retrasos, detectar omisiones y facilitar la preparacin del reporte. En cuanto al formato de la parte financiera de los FMRs, los formato debera incluir los reportes siguientes: (i) estado de fuentes y usos de fondos, (ii) utilizacin de fondos por actividad, (iii) balance del proyecto, (iv) previsiones de caja para el proyecto, (v) estado de movimiento de la cuenta especial, (vi) estado de gastos con cargo a la cuenta especial por contratos sujetos a revisin previa, (vii) estado de gastos con cargo a la cuenta especial por contratos no sujetos a revisin previa.
c) Alcance del FMR El FMR abarca todo el PIR y no exclusivamente el uso de los recursos provenientes de la AIF. Debe reflejar todos los gastos, incluidos aquellos que puedan realizarse fuera de las UTI. Estos reportes son estados financieros especiales preparados en un formato acordado con la AIF y, por lo tanto, no siempre se ajustan a las Normas Internacionales de Contabilidad. d) Moneda del FMR Los FMR sern preparados en moneda nacional o dlares americanos (US$). Los saldos de apertura y cierre de la cuenta especial tendrn como referencia el tipo de cambio vigente en las fechas de apertura y de cierre, respectivamente. El tipo de cambio correspondiente se incluir en una nota agregada en el formato FMR. e) Declaracin de gastos en el FMR Los gastos que se declaran en el FMR son gastos efectivos correspondientes al trimestre, desde el inicio del PIR hasta la fecha y acumulados a la fecha; gastos presupuestados para los periodos antes indicados; y las variaciones entre los gastos presupuestados y los gastos efectivos. f) Responsabilidad de la preparacin de los FMR Las responsabilidades para la preparacin de los informes del FMR recaen en las siguientes instituciones y funcionarios: Unidad Coordinadora del Proyecto - UCP Tiene la responsabilidad de establecer y mantener mecanismos adecuados de gestin financiera, adquisiciones y seguimiento del progreso del PIR, para finalmente consolidar y conciliar toda la informacin necesaria para preparar los FMR. Tambin tiene la responsabilidad de velar por la preparacin del FMR completo, y su oportuna distribucin a todos los participantes directos. Adems, su funcin es trabajar en forma coordinada con todos los funcionarios vinculados con el PIR y con su personal, para proporcionar una descripcin del progreso de ste y adoptar las medidas necesarias para abordar los problemas o aprovechar la informacin existente en los FMR. Asistente de Finanzas de la UCP Revisar la informacin financiera FMR, balance general, conciliaciones bancarias, informes de fuentes y utilizacin de fondos, retiro de fondos en efectivo (desembolsos) remitidos a las UTI.
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Realizar anlisis y examinar los Informes de Seguimiento Financiero y que hayan sido efectuados segn las directrices y formatos aceptables a la AIF. Revisar que la ejecucin financiera sea clasificada en las categoras elegibles segn el Convenio de Prstamo. Elaboracin y consolidacin de los FMR con cada una de las UTI. Elaboracin de planes de desembolso para remitir a la AIF a travs del FHIS. Elaboracin de las solicitudes trimestrales de fondos para la reserva de fondos del Proyecto. Realizar revisiones exante y expost de procesos de pagos y de adquisiciones en las diferentes UTI. Brindar apoyo y asistencia tcnica en lo que respecta a la ejecucin financiera de las UTI. Implementar y dar seguimiento a las recomendaciones vertidas por las auditorias externas. Direccin de Administracin y Finanzas Revisar FMR, los cuales sern elaborados por la UCP y enviarlos a la AIF, los cuales debern ser firmados por DAF del FHIS. Realizar las transferencias de fondos para las mancomunidades, previa solicitud de la UCP. Estas transferencias se realizarn segn lo establecido en los POA aprobados de cada comunidad y segn los montos que apruebe el Comit de Operaciones para estudios de preinversin y obras. Registrar en la contabilidad las erogaciones de los gastos segn las categoras del prstamo y tener los documentos de respaldo de los pagos como contratos, facturas, recibos y otros. Gestionar ante SEFIN las solicitudes de desembolsos para el proyecto.
Unidad Tcnica Intermunicipal - UTI Como entidades responsables de la ejecucin de subproyectos las UTI debern preparar los informes de avance fsico de cada subproyecto: camino rehabilitado y mantenido, agua y saneamiento y electrificacin en las zonas accesibles; as como los informes financieros, fuentes y usos de fondos de las UTI para cada actividad y componente asignado. Para este efecto se contar con un equipo administrativo financiero (contador y tesorero) y un responsable de adquisiciones debidamente entrenados y capacitados para aplicar las normas de la AIF. Asociacin Internacional de Fomento - AIF La funcin del Banco es cerciorarse de que los mecanismos creados antes del inicio de la ejecucin del PIR se mantengan vigentes.
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Los procedimientos para la preparacin de los FMR, donde se describen los alcances, responsables, instrumentos de gestin y tiempos estimados de todo el proceso, debern ser preparados por las UTI, bajo la supervisin de la UCP. 5.4. AUDITORA DEL PROYECTO De acuerdo con el Convenio de Crdito firmado entre la AIF y el Gobierno de Honduras, se debe asegurar que los recursos prestados por la AIF se utilicen atendiendo los principios de transparencia, efectividad y eficiencia, y nicamente para los propsitos que fueron proporcionados. Las auditoras al PIR sern ejecutadas anualmente. Sin embargo, el auditor realizar un trabajo interno a lo largo del ao, antes de la visita final para la preparacin d el ltimo informe. Cabe resaltar que no es necesario que se emitan opiniones formales de auditora durante el ao; sin embargo, los auditores debern preparar informes interinos describiendo problemas materiales encontrados. Dichas revisiones proporcionarn una oportunidad para la correccin pertinente de tales problemas. En este sentido, cualquier aspecto financiero u operacional de importancia que afecte al Proyecto y sea detectado durante una visita interina de auditora, deber ser comunicado inmediatamente por escrito al FHIS y a la AIF. Adems, el auditor debe indicar explcitamente en el informe de auditora si le fue posible o no ejecutar el trabajo interino. El FHIS, a travs de su Direccin de Administracin y Finanzas preparar los estados financieros e informes requeridos, se asegurar de que todos los registros necesarios se encuentren disponibles para la auditora, tanto interna como externa; y que todas las entradas y ajustes se hayan realizado. Adems, se cerciorar de que se haya tomado todas las acciones necesarias para que los auditores puedan presentar el informe antes de la fecha en que debe ser entregado a la AIF. Los auditores mantendrn un archivo de los papeles de trabajo por un perodo de tres aos despus de terminada la auditora. Durante este perodo, los auditores debern proveer prontamente los papeles de trabajo que les sean solicitados por la AIF. 5.4.1. Responsabilidad de la UCP Las cuentas del Proyecto, incluyendo contratos y sus modificaciones y enmiendas as como los depsitos y retiros de la Cuenta Especial y el uso de los FMR sern auditados cada ao por una firma auditora independiente aceptable para la AIF y bajo los trminos y condiciones satisfactorias para ste, lo que incluir un informe administrativo sobre la estructura de control interno. En el Anexo V.3 se presenta los Trminos de Referencia para la Auditora del PIR. El mecanismo de seleccin de la firma auditora externa que revisar y emitir opinin sobre los estados financieros y la gestin del PIR se establecer en los trminos de referencia y las Bases del concurso. La Direccin de Administracin y Finanzas revisara los trminos de referencia que se adjuntan en este manual, dicho proceso de seleccin de la firma auditora ser llevado a cabo entre la DAF y la UCP. Los estados financieros del PIR, as como los FMR, sern auditados anualmente por auditores independientes aceptados por la AIF, quienes verificarn el cumplimiento de las condiciones contractuales y de desembolsos. Las guas de auditora de la AIF sern
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usadas por el Gobierno de Honduras/FHIS para determinar el formato y contenido de los estados de cuenta financieros anuales y para preparar los trminos de referencia de la auditora. El Coordinador de la UCP informar a la AIF sobre el proceso seguido para la contratacin de los auditores externos; y someter directamente al AIF la aprobacin de los candidatos habilitados en el proceso de seleccin. a) Informes de Auditora Los informes anuales de auditora con los estados de cuenta relacionados sern presentados a la AIF dentro de los cuatro meses del cierre del ao fiscal del Gobierno de Honduras/FHIS. Todos los registros de soporte sern mantenidos en el lugar del PIR durante, al menos, un ao despus de la terminacin del mismo. Los informes de auditora para la AIF debern incluir los estados financieros, fuentes y usos, uso de fondos, los estados de gastos, Estado de la Cuenta Especial, los procedimientos y controles internos del PIR y, el avance fsico contrastado con los avances financieros. Los informes auditados de acuerdo con las normas de Honduras comprenden: el informe corto, que incluye las opiniones solicitadas por la AIF; el informe largo, que incluye comentarios, observaciones y recomendaciones del sistema de control interno e informacin relevante que afecte o pudiera afectar la veracidad de los estados financieros; y el informe presupuestal, que da cuenta de los procedimientos y prcticas presupuestales seguidas por el PIR. Estos informes sern enviados a la UCP, al FHIS y la AIF. 5.4.2. Responsabilidad de las Unidades Tcnicas Intermunicipales En cumplimiento al convenio de crdito No.4099-HO y el PAD; en los cuales indica que las mancomunidades debern presentar a la UCP y a AIF informe semestral de auditora con los estados de cuenta relacionados sern presentados dentro de los dos meses del cierre del semestre. Todos los registros de soporte sern mantenidos en la mancomunidad durante, al menos, un ao despus de la terminacin del mismo. En materia del control, las UTI tendrn las siguientes responsabilidades: (i) colaborar con el trabajo de los auditores contratados por el FHIS; (ii) emitir los informes que le sean demandados por el FHIS; (iii) implementar los mecanismos de control interno necesarios; (iv) respaldar todas sus operaciones con informacin y documentacin; y, (v) organizar un sistema de archivo de documentos que faciliten la verificacin y control. Sin perjuicio de los mecanismos de supervisin y de control externo a las UTI por parte del FHIS, este se reserva el derecho de ejercer el control posterior para evaluar el cumplimiento de las normas de administracin financiera previstas en el presente captulo.
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CAPTULO VI ADQUISICIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE OBRAS Y SERVICIOS
6.1. ASPECTOS GENERALES En los procesos de seleccin y contratacin de bienes, obras, servicios de consultora y servicios de mantenimiento rutinario que sean necesarios para ejecutar las actividades previstas en el Plan Operativo Anual (en adelante, POA) del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto), se aplicarn las normas y procedimientos de la Asociacin Internacional de Fomento (en adelante, AIF) que se describen en el presente captulo. En este captulo se presentan las normas y procedimientos de cumplimiento obligatorio en las adquisiciones referentes al Proyecto a cargo del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS), a traves de la UCP; as como, en las adquisiciones que realicen las Mancomunidades, a traves de sus Unidades Tcnicas Intermunicipales (en adelente, UTI). Estas normas se aplicaran para la ejecucin de los servicicios, estudios, obras y supervisin previstas en el Plan de Operacion Anual (POA) y en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) del FHIS, el cual incorporara los PAC-18 de las mancomunidades preparados por las UTI. 6.1.1. Marco Legal Para todas las adquisiciones previstas en el Proyecto, el FHIS aplicar los procedimientos establecidos en el presente manual, y lo establecido en el Contrato de Crdito. Asimismo, para las adquisiciones de bienes, obras y contratacin de servicios de consultora con recursos de la AIF se aplicarn las siguientes normas: Para la adquisicin de bienes y obras: Las Normas para Adquisiciones con Crditos de la AIF y Crditos de la AIF, publicadas en mayo de 2004 (las Normas de Adquisicin). Para la contratacin de servicios: Las Normas para la Seleccin y Empleo de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial, mayo de 2004 (las Normas de Consultores). Las Mancomunidades, antes de iniciar la implementacin de su PAC-18, suscribirn un Acuerdo Marco con el FHIS, segn los trminos y condiciones sustancialmente similares a los del modelo contenido en el presente Manual de Operaciones, sin el cual no podr realizarse adquisiciones con el financiamiento del Proyecto. 6.1.2. Participacin de la AIF La AIF realizar dos tipos de revisin a los procesos de adquisiciones que se realicen en el Proyecto con el propsito de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual y dems disposiciones aplicables en esta materia. La primera denominada Examen Previo de todo el proceso de adquisiciones efectuado, incluyendo aquellos efectuados por las UTI, as como por el propio FHIS, en los procesos que le corresponda. La segunda, denominada Examen Posterior de los procesos, mediante un mecanismo de muestreo.
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Asimismo, la AIF podr realizar una supervisin permanente a los procesos de adquisiciones, mediante los informes peridicos que remita el FHIS, en calidad de ejecutor del PIR. A continuacin se explica los alcances de cada uno de los mecanismos de revisin aplicables: a) Examen previo Ser aplicable para aquellas contrataciones que realizar el FHIS segn lo establecido por el Convenio de Crdito y los mtodos de adquisicin que se muestran en el Cuadro 6.2. Para el caso de Mancomunidades, el AIF revisar las dos primeras contrataciones por cada tipo de proceso que realicen las UTI. En estos dos primeros procesos la AIF deber realizar el Examen Previo y otorgar su No Objecin para los siguientes aspectos (i) del expediente tcnico en el caso de obras; (ii) de las especificaciones tcnicas en el caso de bienes; (iii) de las bases que regirn el proceso, incluyendo el modelo de contrato; (iv) del resultado de la evaluacin o calificacin final de los postores; (v) de la recomendacin de adjudicacin; y (vi) del proyecto de contrato definitivo. Para los siguientes procesos, ser el FHIS el que realice el Examen Previo y d conformidad de los procesos que realicen las UTI. En cualquier caso el FHIS cumplir un rol de aprobacin de los procesos y supervisor permanente de las UTI en materia de procesos de adquisiciones y contratacin, as como en la gestin y administracin de contratos, a travs de la Direccin de Contrataciones del FHIS y Direccin de Control y Seguimiento respectivamente. b) Examen Posterior El Examen Posterior se realiza en cualquier momento, a solicitud de la AIF, a los procesos que realice tanto FHIS como las Mancomunidades, a travs de sus UTI. Este examen puede ser por muestreo y es aplicable a cualquier proceso de contratacin realizado. Para el Examen Posterior el FHIS a travs de la UCP/PIR, y en coordinacin con las UTI o a los que correspondan los procesos a ser revisados, debern poner a disposicin de la AIF la siguiente documentacin principal, la misma que no es limitativa: El Acuerdo Marco de Mancomunidad. PAC-18 donde figure la adquisicin o contratacin. Documento de No-Objecin a las dos primeras contrataciones por mancomunidad por modalidad y subsiguientes por ao y otros a solicitud del banco. Documento de designacin del Comit de Evaluacin y sus suplentes. Copia de las publicaciones efectuadas en caso de licitacin competitiva o de las constancias de recepcin de invitacin. Relacin de adquirientes de bases o invitados.
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Consultas formuladas. Documento de absolucin de consultas, con la constancia de recepcin de todos los adquirientes de bases o invitados. Acta de recepcin y apertura de propuestas. Informe de evaluacin con la recomendacin de adjudicacin, en el formulario estndar. Todas las propuestas presentadas, del adjudicatario y dems participantes. Documento de No-Objecin al resultado del proceso. Constancia de recepcin de la notificacin del resultado del proceso al adjudicatario y a todos los participantes. Justificacin y currculum de las empresas consultoras contratadas por calificacin de consultores. Justificacin y currculum de los consultores individuales contratados. Contrato firmado. La UCP/PIR y las UTI guardarn toda la documentacin de los procesos de seleccin y los contratos suscritos durante la ejecucin del Proyecto hasta dos aos despues de la fecha del cierre del Contrato de Crdito, la seccin 6.6 del presente captulo detalla las actividades que debern realizarse. Si la AIF determina que el contrato no fue adjudicado de conformidad con los procedimientos acordados en el presente manual, ste comunicar al FHIS la decisin de abstenenerse de financiar la contratacin con las razones que as lo justifiquen. 6.1.3. Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC-18) El Plan de Adquisiciones y Contrataciones de 18 meses (en adelante, PAC-18) es un documento de orden legal que tiene la funcin de contener y planificar todas las actividades de un proyecto que necesiten de un contrato o una orden de compra para ser llevadas a cabo; es el instrumento que permitir Proyectar y ejecutar todas las actividades del Proyecto. El PAC-18 incluye las adquisiciones que sern ejececutadas por el FHIS referentes al componente de fortalecimiento institucional y de aquellas obras por encima de US$ 250,000 a cargo del UCP/PIR-FHIS y de aquellos procesos para contratar firmas consultoras y consultores individuales por encima de US$ XX,XXX que requieren los PAC-18 de las Mancomunidades. El PAC-18 del FHIS deber tambin incluir aquellas adquisiciones referidas a la ejecucin de los PAC-18 de las Mancomunidades, los cuales estrn a cargo de las UTI. El PAC-18 forma parte del POA del Proyecto, en el caso de las UTI, debern enviar sus correspondientes PAC-18 al FHIS a ms tardar el 31 de julio de cada ao. El perodo de Proyeccin del PAC deber cubrir la gestin de 18 meses.
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Para realizar cambios al PAC-18 del FHIS se deber solicitar la conformidad del AIF. Para cambios en el PAC-18 de las Mancomunidades, ste deber ser aprobado por el FHIS a traves de su comit de operaciones. Los cambios realizados deben ser incorporados en el PAC-18 del FHIS, para cuyo efecto ste debe ser actualizado. En los casos en los cuales se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin y/o cuando se modifique en ms de 15% del costo estimado, se deber actualizar el PAC-18 y dicho cambio deber ser notificado a la AIF. La informacin contenida en el Plan de Adquisiciones de 18 meses (y sus sucesivas actualizaciones) debern ser comunicadas oportunamente a la AIF, y publicitarlas mediante los mecanismos disponibles, en todo caso el FHIS deber asegurarse que este sea incluido en la Pgina WEB del FHIS, as como en las pginas WEB de cada Consejo Intermunicipal de existir u otro mecanismo disponible en las zonas de intervencin del Proyecto. A continuacin se presentan los principales lineamientos y criterios que deben ser aplicados en la formulacin y aplicacin del PAC-18: Al elaborar el PAC-18 se buscar agrupar los procesos toda vez que se trate de rubros afines y con posibilidad de desarrollarse simultneamente. No se podr fraccionar una contratacin para eludir la aplicacin de los montos mximos fijados para los procedimientos de contratacin establecidos en el presente Manual y en el Contrato de Crdito. No podr iniciarse ningn proceso de adquisicin o contratacin sea cual fuere su monto si previamente no se encuentra consignado en el PAC-18, de realizarse obviando esta previsin, la AIF no estar obligada a financiarlo. a) Formularios para la elaboracin del PAC-18 y tipos de Examen por la Asociacin Existen dos tipos de formularios para consignar las adquisiciones y contrataciones: Para bienes, obras y servicios distintos a los de consultora. Para la contratacin de servicios de consultora. Cada uno de estos dos tipos se presentarn a su vez en dos formularios: uno donde se consignen las adquisiciones sujetas a Examen Posterior y otro donde se consigne las adquisiciones sujetas a Examen Previo. De conformidad con el Anexo VI.1 sobre revisin de decisiones por parte de la Asociacin, en el PAC-18 se consignan las contrataciones que estarn sujetas a Examen Previo o Examen Posterior. Luego de las dos primeras contrataciones por cada tipo de proceso, se aplicar el siguiente criterio para su ubicacin en el PAC-18: Obras: Requerirn examen previo de la Asociacin todas las Licitaciones Competitivas Internacionales (LCI), sin excepcin, cuyo monto estimado sea igual o mayor a US$ 1.500.000
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Consultoras: Requerirn Examen previo de la Asociacin todas las contrataciones de consultores por monto igual o superior a US$ 150,000 b) Revisin por el FHIS Al margen de las revisiones de la Asociacin, es responsabilidad del FHIS acompaar y dar conformidad previa o realizar el examen previo a todos los procesos que realicen las mancomunidades. El PAC-18 debe contener la informacin segn los formatos que se presentan en el Anexo VI.2 para bienes, obras y servicios de consultorias, los cuales se encuentran en la pgina WEB del Banco. A continuacin se describen algunos de los elementos del PAC18.
Cuadro 6.1. Contenido del PAC

Nmero de Proceso Es el nmero sucesivo que se asigna al proceso, para fines de identificacin, cuando se haga referencia al proceso en su inicio se sealar que es el proceso con el N 1 2 3 segn corresponda. Es la precisin de la materia de contratacin, por ejemplo: adquisicin de.., rehabilitacin de la va, o estudios de rehabilitacin de la va, proyecto de agua y saneamiento, o supervisin de las obras de energao mantenimiento rutinario de la va. Es esencial una preparacin cuidadosa de la estimacin de costos para que los recursos presupuestarios asignados guarden relacin con la realidad. La estimacin de costos se debe fundamentar en el diagnstico que haga el contratante de los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo (tiempo del personal, apoyo logstico, actividades a desarrollar, disponibilidad de materiales y equipo, etc.). Se consignar el monto real del contrato cuando este se haya contratado. El PAC debe estimar las fechas de los diferentes hitos del proceso: (i) entrega de documentos de contratacin a la AIF, (ii) no-objecin a los documentos de contratacin, (iii) convocatoria a licitacin, (iv) entrega de documentos a los participantes, (v) apertura de propuestas, (vi) No-Objecin de la AIF a la evaluacin; (vii) firma de contrato; (vii) trmino de contrato y entrega de producto. Nombre del contratista, consultor o proveedor. Esta informacin debe ser consignada a medida que vaya avanzando el Proyecto.
Descripcin
Costo Estimado
Costo Actual Calendario de Proceso
Nombre del proveedor
La UCP/PIR del FHIS informar a la AIF cuando se produzcan demoras o cambios en la ejecucin del PAC-18 que pudieran afectar significativamente el progreso del Proyecto, y acordar con la AIF las medidas que adoptar para corregir esta situacin. 6.1.4. Responsabilidad en las Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto El FHIS, a traves de la UCP/PIR, es responsable de la supervisin de todas las actividades del PAC-18, es decir de todos los procesos de adquisiciones y contrataciones convocados por las UTIs y la UCP/PIR.
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Para la conduccin de los procesos de adquisiciones a cargo del FHIS, estos sern realizados por la UCP/PIR del FHIS, esto incluye todo el proceso pre contractual y contractual as como la administracin y supervisin de su ejecucin para: (i) adquisicin de bienes en general; (ii) servicios de consultora de empresas consultoras mayores de US$ XX,XXX requeridas por el Proyecto tanto para en lo que le corresponde al componente del FHIS como a las UTI; (iii) contratacin de consultores individuales por encima de US$ XX,XXX, y (iv) obras mayores a US$ 250,000. Tambin es responsablidad del FHIS revisar todos los procesos que sern llevados a cabo por las UTI durante la ejecucin del Proyecto, incluyendo la revisin previa de los dos primeros procesos por cada modalidad que realicen las UTI, as como la gestin de la No-Objecin ante la AIF. Asimismo, durante lo subsiguientes aos de ejecucin del Proyecto, el FHIS, a traves de la UCP/PIR, continuar revisando y otorgando la conformidad previa de los procesos que realicen las UTI, tal como se indic en la seccin 6.1.2. La UCP/PIR del FHIS es la encargada de revisar y consolidar el PAC-18 del PIR, as como brindar capacitacin y asistencia tcnica inicial a los Equipos Tcnicos de las UTI para el desarrollo y ejecucin de los procesos de adquisiciones y contrataciones. 6.1.5. Responsabilidad de las Mancomunidades Contrataciones del Proyecto en las Adquisiciones y
Las contrataciones de subproyectos -estudios, supervision y contratacin de obras- de los diferentes sectores econmicos que financia el PIR, sern realizados directamente por las UTI mediante el modelo de descentralizacin que viene implementando el FHIS. Esta delegacin estar regulada en los Convenios de Participacin Interinstitucional que suscribir el FHIS con las Mancomunidades y por las normas del presente Manual de Operaciones. Las Mancomunidades y los municipios que la integran sern encargadas del posterior mantenimiento u operacin de los subproyectos. La responsabilidad de conducir los procesos de adquisiciones y contrataciones incluye todas las actividades consideradas para ejecutar el PAC-18 de la mancomunidad, referidos a los procesos pre contractuales y contractuales, as como la administracin y supervisin de su ejecucin. Como se mencion anteriormente estos procesos sern aprobados por el FHIS y el AIF, segn corresponda. El Presidente de la Mancomunidad o quien ste delegue es responsable de las siguientes acciones: Autorizar el inicio del proceso de adquisiones segn lo programado en su respectivo PAC-18, segn la modalidad establecida, previa conformidad del mismo por parte de la UCP/PIR del FHIS y de la AIF. Designar al Comit de Evaluacin que realizar el proceso hasta su contratacin. El Comit de Evaluacin estar integrado por el Coordinador de la UTI, el especialista en Infrastructura, el administrador y uno o dos delegados de la municipalidad beneficiaria del subproyecto. El especialista en adquisiones siempre formar parte del Comit de Evaluacin con el fin de asesorar al Comit en el desarrollo del proceso. El Proyecto financiar a los especialistas de adquisiones de las UTI.
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Suscribir los contratos correspondientes. Despus de ser aprobados los procesos por el FHIS, segn lo descrito anteriormente, las UTI sern las encargadas del control y seguimiento de la ejecucin de los subproyectos estudios, supervisin de obras y ejecucin de las obras- y sern asimismo supervisados por la UCP/PIR y la Direccin de Proyectos, Direccin de Licitaciones y Control y Seguimiento del FHIS. 6.2. MTODOS DE ADQUISICIN PREVISTOS EN EL PROYECTO 6.2.1. Contratacin de Obras a) Procedimiento general En general el proceso para la contratacin de obras se regir por las siguientes pautas, en el rubro b) se detalla el procedimiento por modalidad de seleccin: Las contrataciones de obras debern realizarse de acuerdo con las disposiciones contenidas en los las Normas de Adquisicin de la AIF y de la Parte C.2 de la Seccin I del Anexo 3 del Contrato de Crdito. La obra debe estar prevista en el PAC-18 de la UTI o FHIS y debe formarse un Comit de Evaluacin que puede encargarse para uno o varios procesos. Se verificar la disponibilidad de recursos de acuerdo con el POA y, para las dos primeras contrataciones la UCP/PIR del FHIS, tramitar la No-Objecin de la AIF. Las UTI prepararn el expediente tcnico correspondiente que incluye los siguientes documentos: planos de las obras, especificaciones tcnicas, metrados o lista de cantidades, estimacin de costos, plazo de ejecucin, y, las bases para la contratacin de acuerdo con los documentos estndar o modelos incluidos en el Anexo VI.1 Recibida la comunicacin de la UCP/PIR sobre la No-Objecin de la AIF, para los dos primeros casos por categora de contratacin, las UTI iniciarn el proceso de seleccin de acuerdo a lo previsto en el PAC. Para los procesos de contrataciones con revisin ex-post, el FHIS, a travs de la UCP, otorgar la aprobacin correspondiente a los procesos que realice la UTI. El proceso se inicia con la convocatoria pblica o invitacin segn corresponda, toda comunicacin que se curse referida al proceso deber ser por escrito a cada uno de los participantes. La carta de invitacin ser de acuerdo al formulario establecido; en ella se fija la fecha lmite de recepcin de consultas y presentacin de propuestas. Las consultas escritas sern recibidas a travs de las oficinas de las UTI, las mismas que se entregarn de inmediato con la constancia de recepcin al Presidente del Comit de Evaluacin; una copia ser enviada al rea encargada de adquisiciones de las UTI para que en coordinacin con el Comit formule en el plazo ms inmediato un borrador de respuestas, otra copia quedar en el archivo de las UTI.
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El Comit de Evaluacin consolidar en un solo pliego todas las consultas recibidas y elaborar un proyecto de respuestas a las consultas referentes a las Bases y coordinar con el rea que solicita la adquisicin las respuestas tcnicas correspondientes. Las absoluciones de consultas no deben modificar las bases, sino aclararlas. De ser necesario realizar modificaciones a las bases, deber solicitarse conformidad a la UCP/PIR y la No-Objecin a la AIF, cuando corresponda Se encabezar el documento como Absolucin de Consultas del... (proceso N), para (nombre); se asignar numero correlativo a cada una de las consultas formuladas y se dar respuesta a todas ellas, sin identificar los nombres de los consultantes. El pliego de Absolucin de Consultas, debe ser entregado a todos los adquirientes de bases, en la fecha sealada en el aviso de convocatoria, de requerirse mayor tiempo para la absolucin, el Comit debe notificar la postergacin y la fecha en que se entregar la absolucin de consultas. Con la absolucin de consultas se precisar la fecha, hora y lugar de presentacin de propuestas. Los documentos que se emitan antes de la presentacin de propuestas, deben ser remitidos a todos los adquirientes de bases o a todos los invitados de ser el caso, el Comit se responsabilizar de la entrega oportuna de todos los documentos que sean requeridos. Las propuestas pueden ser entregadas con anterioridad a la fecha lmite de recepcin, pueden ser enviadas por correo, courrier, o a travs de una persona delegada para tal efecto mediante una carta simple de presentacin del postor o cualquier otro medio vlido. Es responsabilidad del postor asegurarse que su propuesta llegue al destinatario oportunamente. Los postores se asegurarn de identificar correctamente su propuesta como se indica en las Bases. Si los sobres no estn cerrados e identificados como se requiere, la entidad no se responsabilizar en caso de que la oferta se extrave o sea abierta prematuramente. El presidente del Comit de Evaluacin deber instruir con antelacin a la(s) persona(s) encargada(s) de la recepcin de documentos a fin de que los documentos referidos al proceso sean derivados con prontitud al Comit. El acto de Apertura de Propuestas, es un acto solemne, se inicia en el lugar, fecha y hora sealados para dicho evento con el Comit de Evaluacin completo, de no asistir algn miembro, ser reemplazado por el suplente. El presidente del Comit o quien ste delegue leer en voz alta el listado (los nombres o razn social) de las propuestas recibidas hasta la hora lmite sealada. De presentarse propuestas despus de esta hora, sern devueltas al portador sin abrir y se consignar en Acta tal ocurrencia, si no estuviere presente representante alguno, los documentos sin abrir permanecern en custodia del Comit para su devolucin oficial al trmino del Acto Pblico; si alguna persona demostrara haber entregado su propuesta y sta no est consignada en el listado de propuestas recibidas, se
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verificar la documentacin que acredite su recepcin oportuna (hasta la hora fijada para la presentacin de propuestas), de demostrarse tal situacin, no se iniciar la apertura de propuesta alguna y el acto quedar suspendido por el tiempo que demande su ubicacin. De no encontrarse la propuesta en forma inmediata se suspender el acto hasta nueva comunicacin. Slo es causal de rechazo la presentacin de propuestas tardas. De no existir observacin al listado de propuestas el Comit de Evaluacin proceder a abrir las propuestas en el orden del listado, el Comit verificar las propuestas recibidas, los nombres y aspectos que considere relevantes. En este acto no podr rechazarse oferta alguna. Abiertas pblicamente las propuestas, se leer y consignar en acta el monto ofertado de todos los postores luego de terminado el acto pblico, el comit revisar si las propuestas se ajustan sustancialmente a lo solicitado en las Bases. Durante el acto de apertura de propuestas no se admite dilogo entre los participantes y miembros del Comit; cualquier observacin que pudieran formular los participantes acreditados se consignar en acta al final del acto. Para formular observaciones al acto, el postor debe estar acreditado por su representante legal o quien ste delegue con carta simple. Terminado el acto se suscribir un acta que resuma lo actuado, la misma que ser firmada por el Comit de Evaluacin, los participantes que deseen hacerlo y el notario o autoridad que da fe del acto. Copia del acta ser entregada a los participantes o postores que entregaron su propuesta en forma oportuna y una copia ser remitida de inmediato a la UCP/PIR para conocimiento de la AIF. En privado el Comit revisar si las propuestas se ajustan sustancialmente a lo solicitado en las Bases y elaborar el informe de evaluacin segn el modelo estndar, con la recomendacin de adjudicacin a la propuesta ms baja que cumpla sustancialmente con lo requerido en las Bases. El Informe de Evaluacin y Adjudicacin ser remitido por el Comit de Evaluacin a la autoridad que lo design. La UCP/PIR analizar el informe de adjudicacin elaborado por el Comit y emitir la concurrencia o visto bueno al proceso, la que comunicar de inmediato al Comit de Evaluacin quien notificar la adjudicacin al licitante ganador y comunicar a los dems participantes el resultado del proceso. Los contratos sern suscritos por el Presidente de la Mancomunidad o quien ste delegue y el contratista, dos copias se enviarn a la UCP/PIR para que enve una copia a la AIF y archive la otra. A continuacin se presenta un cuadro con las principales responsabilidades de las diferentes instancias que participan en el proceso de seleccin y contratacin de obras:
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Cuadro 6.2. Responsabilidades en los Procesos de Contratacin de Obras

Actividad Expediente Tcnico Funcin / Tarea Aprueba / Autoriza
Aspectos tcnicos y caractersticas globales y Equipo tcnico - UTI. de detalle de la obra a ejecutar (pliego de condiciones tcnicas particulares). Oportunidad de la provisin, el presupuesto UTI, rea Financiera. econmico y desembolsos. Determinacin de medios y plazos de Comit de Evaluacin. publicacin. Elaboracin de listas cortas de postores (en caso de comparacin de precios). Resolucin de designacin. Presidente de la Mancomunidad. Presidente de la Mancomunidad. Presidente de la Mancomunidad. Contratista.
Disponibilidad Presupuestal
Convocatoria o invitacin
Designacin del Comit de Evaluacin Adjudicacin
Adjudicacin.
Suscripcin del contrato
Contrato.
Ejecucin de la obra Supervisin
Cumplimiento del contrato.
Control de la ejecucin satisfactoria de la obra, Supervisor/FHIS. de acuerdo a las especificaciones tcnicas de los documentos. Aprobacin para liberacin de pagos. Verificacin de cumplimiento de contratista y UTI/FHIS. supervisor.
Administracin
b) Modalidades de contratacin de obras La contratacin de obras por las UTI se realizar en alguna de las siguientes modalidades, en funcin de las cuantas correspondientes: Contratacin Directa (CD) para los contratos de montos menores a US$ XX, XXX por el FHIS o las mancomunidades. La contratacin directa deber contar con la noobjecin de la AIF. Licitacin Competitiva Nacional, para los contratos iguales o mayores a US$ XX,XXX y menores a US$ 250,000, a ejecutarse por las mancomunidades. Licitacin Pblica Nacional para los contratos iguales o mayores de US$ 250,000.00 y menores de US$ 1.5 millones que sern realizados por el FHIS. Para estos contratos el FHIS coordinar con la Mancomunidad beneficiaria para que sta proponga dos profesionales de la UTI, los cuales formarn parte del Comit de Evaluacin presidido por el FHIS
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A continuacin se explican los alcances de cada una de estas tres modalidades: Contratacin Directa La Contratacin Directa es un mtodo de contratacin de pequeas obras, que por su costo resulta innecesario realizar proceso competitivo. Esta modalidad ser aplicada cuando el monto de la obra no exceda de los US$ XX,XXX. La contratacin debe estar prevista en el PAC-18, de ninguna manera se aceptar fraccionar un trabajo con el fin de aplicar esta modalidad. La mancomunidad debe utilizar el registro de pequeos contratistas locales del FHIS, de los cuales establecer a tres posibles contratistas y seleccionar a uno, por ser su experiencia en la ejecucin de obras o por tener equipo y personal ejecutando obras. Se invitar al contratista para que formule su propuesta, entregndole el expediente tcnico de la obra (memoria descriptiva, croquis y detalle de los trabajos a realizar), cuando formule su propuesta, el contratista ser invitado a negociar el contrato. Comparacin de precios La comparacin de precios es un mtodo de contratacin de obras para obtener precios competitivos, basado en la invitacin a un mnimo de tres postores para la presentacin de sus cotizaciones. Esta modalidad ser aplicada cuando el monto de la obra sea menor a US$ XX,XXX. Para la aplicacin de esta modalidad, adems del procedimiento general ya descrito se deber tomar en cuenta lo siguiente: El Comit deber revisar los antecedentes de las firmas a ser invitadas, de preferencia que opere en la zona de la mancomunidad y se encuentre inscrita en el Registro Nacional del FHIS. Se enviar la carta de invitacin a ms de tres contratistas y se adjuntar el expediente tcnico, indicndose la fecha, hora y lugar donde tendr lugar la apertura de las propuestas tcnicas y econmicas. Para que contine el proceso de comparacin es necesario obtener 3 propuestas vlidas. Para el anlisis de la propuesta del Comit de Evaluacin verificar las operaciones aritmticas realizando las correcciones del caso y se efectuar la comparacin de precios con los montos corregidos. De esta manera se seleccionar la propuesta de menor costo, y posteriormente se emitir el informe de recomendacin de la adjudicacin, la cual ser comunicada al Presidente de la Mancomunidad o a quien ste delege para disponer su notificacin. El informe de recomendacin deber ser aprobado por el FHIS. En el Anexo VI.12 se presenta el flujograma 1 para que las UTI puedan ejecutar los procesos y contratacin de obras bajo la modalidad de comparacin de precios. Licitacin Pblica Nacional (LPN) La modalidad de Licitacin Pblica Nacional (LPN) se basa en la obtencin de ofertas para la ejecucin de obras con un nmero indeterminado de proponentes. Para este
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efecto se realiza una convocatoria pblica a nivel nacional en la cual se fija la fecha lmite en que se recibirn las consultas y la recepcin de propuestas. La publicacin debe realizarse al menos una vez en dos diarios de mayor circulacin nacional, uno de ellos puede ser la gaceta oficial del Estado. Esta modalidad de contratacin de obras ser empleada cuando el monto estimado de la contratacin no exceda los US$ 1.5 millones y sea mayor a US$ XX,XXX. Bajo este intervalo, la ejecucin del proceso ser llevado a cabo por el FHIS y por la Mancomunidades, a travs de las UTI, para intervalos de entre US$ XX,XXX y US$ XX,XXX. Para la aplicacin de esta modalidad, adems del procedimiento general ya descrito se deber tomar en cuenta lo siguiente: Los documentos pueden ser vendidos, el valor debe ser aproximadamente el costo que demande su reproduccin. Al momento de producirse la compra de documentos, deber registrarse fecha, el nombre y direccin fsica, electrnica, telfonos y/o fax de la persona natural o jurdica que realiza la compra, el nombre y nmero de documento de identidad de la persona que lo adquiere. El plazo entre la fecha de venta de documentos y la fecha de presentacin de propuestas no podr ser inferior a 30 das calendario; en este plazo est comprendido el perodo de presentacin y absolucin de consultas; y entre la fecha de entrega de absolucin de consultas y presentacin de propuestas debe existir por lo menos siete das calendario. El Comit realizar la verificacin de las operaciones aritmticas, realizando las correcciones de existir error y efectuar la comparacin de precios con los montos corregidos; as seleccionar a la propuesta de menor costo y la documentacin contenida en esta propuesta ser revisada para verificar que cumple sustancialmente con lo requerido en las Bases. En caso de duda, el Comit puede dirigirse por escrito al postor a fin que aclare la duda, esta aclaracin de ningn modo servir para completar o modificar su oferta, sin embargo puede ser subsanada alguna deficiencia formal. El Comit de Evaluacin elaborar el informe con la recomendacin de adjudicacin a la propuesta ms baja que cumple sustancialmente con lo requerido en las Bases. c) Recepcin de obras Es el acto por el cual se da conformidad a los trabajos ejecutados. La recepcin de las obras ser efectuada por un Comit de Recepcin de Obras designado por las UTI o el FHIS. Los miembros del comit participarn directamente en el acto de recepcin. En consecuencia, el desempeo de los miembros del comit es personal e intransferible. La recepcin de obras se realiza en dos etapas: (i) recepcin provisional y, (ii) recepcin definitiva. Durante el proceso de recepcin provisional, de existir observaciones menores, stas constarn en el acta para su subsanacin durante el perodo de correccin de defectos.
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De existir otras observaciones, se dar un plazo razonable para subsanarlas y luego proceder a la recepcin definitiva. El supervisor actuar como asesor del Comit de Recepcin de Obras debiendo absolver cualquier consulta vinculada a los documentos tcnicos o ejecucin fsica de las obras realizadas. Con la conformidad a los trabajos ejecutados, el Comit elaborar el Acta de Recepcin de Obra, la cual estar firmada por el ejecutor de las obras, el supervisor y los miembros del Comit. La UCP/PIR deber autorizar la devolucin de las garantas que correspondan, slo cuando se hubiera efectuado la recepcin definitiva de las obras, segn el contrato suscrito. d) Rol de la Direccin de Control y Seguimiento para el seguimiento de contratos y aprobacin de gastos segn el sistema SIM Una vez adjudicados los contratos y aprobado el proceso licitatorio por la Direccin de Contrataciones del FHIS, el control y seguimiento de los contratos que efecte la UTI sern monitoreados y supervisados por la Direccin de Control y Seguimiento del FHIS. El FHIS tiene un Sistema de Informacin Municipal (en adelante, SIM) diseado para el registro de contratos y supervisin de pagos a consultores y contratistas. Los registros de supervisin y pagos sern llevados a cabo por las UTI y monitoreados por la Direccin de Control y Seguimiento, la cual dictar los lineamientos respectivos y proveer el entrenamiento para el uso del SIM. e) Mancomunidades o Municipios Beneficiarios encargados del mantenimiento de caminos y operacin de los subproyectos u obras recepcionadas Respecto al sector vial, y de conformidad con el Convenio de Crdito N 4099-HO, Artculo I, Seccin 1.02, q), el Fondo Vial proveer fondos para el mantenimiento rutinario de carreteras, cuando corresponda, y adems brindar asesora para la creacin de las microempresas de mantenimiento rutinario. Para el mantenimiento de caminos cuyo costo sea inferior a US$ XX,XXX, asignados a trabajos de mantenimiento vial, se podrn adjudicar mediante contratacin directa con las organizaciones comunitarias y microempresas, aplicando los procedimientos que utiliza el Fondo Vial Hondureo y sobre la base de los precios unitarios de referencia y las cantidades de insumos estandarizados. Esta estrategia de mantenimiento rutinario con microempresas permitir: (i) la participacin de las comunidades pobres locales en la administracin directa de las obras menores, (ii) la creacin de microempresas de mantenimiento vial; y (iii) el desarrollo de contratistas locales. Para la contratacin de mantenimiento rutinario, los procesos previstos contemplan: (i) seleccin de los tramos objeto de mantenimiento por parte de la Mancomunidad y la municipalidad beneficiaria, (ii) visita por parte de especialistas tcnicos y sociales para evaluar el inters de las comunidades cercanas al camino para adelantar este tipo de actividades; (iii) seleccin de las Microempresarios (ME) que llevara a cabo las labores de mantenimiento (los integrantes de las ME sern seleccionados entre los interesados, identificados en el numeral anterior); (iv ) capacitacin tcnica, legal y administrativa a los integrantes de la ME, una vez que esta este conformadas legalmente, y (v) firma del
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contrato una vez se culmine el proceso de capacitacin. Informacin ms detallada sobre este tipo de contrato, as como los pasos necesarios han sido elaborados por SOPTRAVI y el Fondo Vial con apoyo del Banco para proyectos de transporte. Estas guas sern utilizadas durante la ejecucin del Proyecto. Tambin, respecto al sector agua y saneamiento, las JAAS tendrn a su cargo el mantenimiento de las pequeas obras que se encuentren incluidos en el POA de la mancomunidad. La UCP/PIR deber llevar un registro e inventario paralelo de las obras ejecutadas, y revisar su coincidencia con el inventario de las UTI. El FHIS a travs de la Direccin de Control y Seguimiento supervisar que los subproyectos financiados se encuentren en operacin segn lo previsto en los estudios tcnicos. Para el caso de subproyectos de electricidad, el ENEE ser el encargado de operar y mantener los subproyectos financiados. 6.2.2. Contratacin de Servicios de Consultora El objetivo del proceso de contratacin de servicios de consultora es contratar de manera competitiva y transparente aquellos profesionales del medio que sean requeridos para desarrollar las actividades previstas por el PIR. Las contrataciones de consultores se realizarn de acuerdo a las Normas de Seleccin de Consultores de la AIF, y del Anexo 4 de Adquisiciones y Contrataciones del Contrato de Crdito. a) Generalidades para la seleccin y contratacin de consultores Para iniciar un proceso de seleccin de consultores debe verificarse que la contratacin est prevista en el PAC-18, que se encuentren elaborados los TR y se hayan estimado los costos respectivos. Para el componente de fortalecimiento institucional los servicios de consultora de o capacitacin estarn a cargo del FHIS, a travs de la UCP, la cual ser responsable de preparar los documentos necesarios para la seleccin y contratacin de las consultoras, tales como: TR, estimacin de costos (EC) y la lista corta de firmas (LC) o seleccin de la terna de consultores individuales. Para la ejecucin de los subproyectos de agua y saneamiento, caminos y electrificacin el responsable de preparar la documentacin respectiva ser la UTI a travs del equipo tcnico u personal designado por las UTI. Las UTI solo contratarn consultores individuales, mientras que el FHIS ser el encargado de seleccionar a las firmas consultoras requeridas por las mancomunidades. El FHIS tanto como las UTI recibirn apoyo de los organismos asesores, como el SANAA y el ENEE, cuando corresponda y segn lo estipulado en los convenios de cooperacin entre ellos y el FHIS. Los documentos para la seleccin y contratacin de las firmas consultoras (PP) sern preparadas en base a los documentos estndar del AIF.
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No se financiarn gastos de consultora si los consultores no hubieran sido seleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los procedimientos sealados. Los contratos de consultores y firmas consultoras se regirn por el modelo de contrato establecido en el Pedido de Propuestas o las Bases de Seleccin y no se reconocer ninguna relacin de dependencia laboral entre el contratante y el consultor. Si surgieran controversias sobre los servicios, entre la entidad contratante y el consultor o firma consultora, que no pudieran resolverse de mutuo y voluntario acuerdo, las partes acudirn a un conciliador o rbitro, conforme con lo dispuesto por las leyes nacionales. A continuacin se presenta un cuadro con las principales responsabilidades de las diferentes instancias que participan en el proceso de seleccin y contratacin de firmas consultoras: Cuadro 6.3. Responsabilidades en la Contratacin de Servicios de Consultora de Firmas
Actividad Designacin del Comit de Evaluacin Trminos de Referencia Funcin / Tarea Acto administrativo. Aprueba/Autoriza Autoridad de la UCP/PIR.
Documento Tcnico con obligaciones que asumir el consultor, Presupuesto estimado y sistema de pago. Aviso solicitando expresiones de inters de empresas Evaluacin de expresiones de inters
rea Tcnica del FHIS.
Lista corta
Comit de Evaluacin FHIS.
Comit de Evaluacin FHIS. Comit de Evaluacin FHIS.
Elaboracin del Pedido de Propuestas
Pedido de Propuestas a las firmas que conforman la lista corta. Metodologa de Evaluacin y Seleccin.
Comit de Evaluacin FHIS. Comit de Evaluacin FHIS.
Evaluacin de las propuestas Negociacin del contrato.
Informe de evaluacin.
Aprobacin de la negociacin de las clusulas particulares del contrato con el adjudicatario. Acto administrativo.
Comit de evaluacin y equipo tcnico-legal. Autoridad de la UCP/PIR o FHIS segn corresponda. Firma Consultora.
Firma de contrato
Ejecucin del contrato Administracin de contrato
Cumplimiento de contrato.
Aprobacin de los Informes de Avance y Equipo tcnico FHIS y UTI Finales vinculados con la ejecucin tcnica del contrato.
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b) Modalidades de seleccin A continuacin se describe el alcance de cada una de estas modalidades:
Seleccin Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) La Seleccin Basada en la Calidad y el Costo es un proceso competitivo entre firmas incluidas en una lista corta de consultores en la cual el criterio para seleccionar a la firma ganadora es la calidad de la propuesta y el costo de los servicios.
Para servicios de consultoras iguales o superiores a US$ 150,000 la invitacin a

presentar expresiones de inters se realiza a nivel internacional, a travs de una publicacin en el Development Business que la realiza la asociacin a pedido del FHIS. En caso de consultoras comprendidas entre US$ XX,XXX a US$ XX,XXX o su equivalente. La seleccin tambin se realiza por Lista Corta, la invitacin a presentar expresiones de inters se publica por una vez en al menos dos diarios locales, debiendo ser uno de ellos la Gaceta Oficial, la lista corta puede confeccionarse con consultores locales, sin embargo si expresaran interes consultores extranjeros, tambin pueden conformar la Lista Corta. La contratacin de empresas consultoras mediante SBCC se formula en base a una Lista Corta. Para formular listas cortas, la UCP/PIR publicar en un diario de mayor circulacin nacional y en la gaceta oficial un aviso de invitacin a presentar expresiones de inters. El aviso comunicar al pblico que la entidad requiere servicios de consultora de empresas con experiencia en la especialidad requerida (por ejemplo, elaboracin de estudios para la ejecucin de obras viales o de saneamiento o supervisin de la ejecucin de obras viales o de saneamiento), se indicarn los lugares donde se requiere prestar el servicio y plazo aproximado de la prestacin, con la finalidad de que las empresas vean la magnitud de servicios a brindar y se invita a las empresas interesadas que cuenten con la experiencia requerida a presentar su expresin de inters, el plazo no podr ser inferior a quince (15) das calendario contados desde la fecha de publicacin del aviso, y este puede o no continuar abierto para que las empresas continen presentando expresiones de inters, pero a partir del plazo indicado podrn formularse las listas cortas. La expresin de inters es una carta donde la empresa se presenta manifestando su inters en brindar servicios de consultora precisando su especialidad y acompaar copia del documento de constitucin de la empresa y la relacin de trabajos similares desarrollados as como la relacin de personal profesional de planta con que cuenta la empresa. La UCP/FHIS o el que convoque, tendr como resultado del llamado una cartera de consultores, debiendo de ellas seleccionar a seis empresas para invitarlos a presentar propuestas. No se distribuyen bases ni existe lugar a reclamo. Para confeccionar la Lista Corta se considerar en primer lugar a aquellas firmas que expresen inters y que tengan las calificaciones apropiadas. Se comunicar a las empresas seleccionadas que conforman la Lista Corta, indicndoseles el lugar donde de prestarn los servicios y el costo estimado, a fin que ratifique su inters de participar, dndoles un plazo de 8 das para responder, de no obtener respuesta o
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sta haya sido negativa, se incluir a otra firma para completar el listado de 6 empresas. La AIF podra aceptar listas cortas que incluyan un menor nmero de firmas, en condiciones especiales, por ejemplo, cuando slo unas cuantas firmas calificadas hayan expresado inters para un trabajo especifico o cuando el tamao del contrato no justifique una mayor competencia. Conformada la Lista Corta, para los dos primeros procesos, la UCP/PIR la pondr a consideracin de la AIF para su No-Objecin, el que puede acordar ampliar o reducir la lista corta; sin embargo, una vez que la Asociacin ha emitido la no objecin a la lista corta, no se podr agregar ni suprimir nombres sin la anuencia de la AIF. La UCP/PIR debe proporcionar la lista corta definitiva a las firmas que hayan expresado inters, as como a cualquiera otra firma que as lo solicite. Si hay firmas extranjeras que han expresado inters, stas deben ser consideradas. De preferencia la Lista Corta ser elaborada con consultores de la misma categora, con capacidad y objetivos empresariales similares. Por consiguiente, la lista corta normalmente estar compuesta por firmas de experiencia similar o por organizaciones no lucrativas (ONG, universidades, organismos de la ONU, etc.) que presten sus servicios en el mismo campo de experiencia. La lista corta no debe incluir consultores individuales. Seleccin basada en las Calificaciones de los Consultores (SBC) Este mtodo se puede utilizar para servicios de consultora cuyo costo estimado sea inferior a US$ XX,XXX para los cuales no se justifica ni la preparacin ni la evaluacin de propuestas competitivas. No requiere bases ni proceso, consecuentemente no hay lugar a reclamo. En tales casos, el FHIS preparar los TR; solicitar expresiones de inters e informacin sobre la experiencia y la competencia de los consultores en lo que respecta al trabajo; de existir ya una cartera de consultores del FHIS no se requiere publicacin. Seguidamente se confeccionar una lista corta de al menos tres firmas consultoras competentes y seleccionar a la firma que tenga las calificaciones y las referencias ms apropiadas. Se invitar a la firma seleccionada adjuntando los TR y modelo de contrato para que presente una propuesta tcnica conjuntamente con una propuesta financiera y se la invitar luego a negociar el contrato. En el Anexo VI.12 se presenta el flujograma 4 para que las UTI puedan ejecutar los procesos y contratacin de consultores. Para SBC se aplicarn las siguientes pautas: Se invitar a los integrantes de la Lista Corta a presentar sus propuestas tcnicas y econmicas, adjuntndose un ejemplar del Pedido de Propuestas (Bases, TR y Modelo de Contrato). La invitacin se preparar segn el modelo estndar que se incluye en el Anexo VI.1 del presente Manual, la cual consignar el lugar, y la fecha lmite para la presentacin de consultas, presentacin de propuestas y la apertura correspondiente.
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Las presentacin de consultas, absolucin de consultas y presentacin de propuestas seguirn el mismo procedimiento que el de contratacin de obras, con la responsabilidad del Comit de la UCP/PIR o de las UTI, la que convoque al proceso. En el acto de Apertura de Propuestas, Se formula el listado de propuestas, recibidas, slo sern admitidas las propuesta de los que conforman la Lista Corta. El Comit de Evaluacin proceder a abrir slo las propuestas tcnicas en el orden del listado. El Comit verificar las propuestas recibidas, los nombres y aspectos que considere relevantes. Abiertas pblicamente las propuestas, se consignar lo actuado en el acta correspondiente. El proceso es en dos etapas, en esta modalidad, las ofertas econmicas cerradas sern contenidas en otro sobre o empaquetadas en un solo volumen, el que ser cerrado con cinta de papel engomado o papel engomado, sobre el cual firmar como medida de seguridad el Comit de Evaluacin, los representantes de los postores presentes que desearen hacerlo y el Notario o autoridad competente. Este sobre cerrado ser llevado en custodia por el Notario Pblico o guardado en lugar seguro, donde no pueda ser abierto, hasta la fecha en que se produzca la apertura de propuestas econmicas. Terminado el acto se suscribir un acta que resuma lo actuado, la misma que ser firmada por el Comit de Evaluacin, los participantes que deseen hacerlo y el notario o autoridad que da fe del acto. Copia del acta ser entregada a los participantes o postores que entregaron su propuesta en forma oportuna y una copia ser remitida a la AIF para conocimiento. Evaluacin de propuestas El Comit evaluar las propuestas segn los criterios de evaluacin contenidos en las Bases y llenar el formulario de evaluacin segn el modelo que se incluye en el Anexo VI.2. Para este procedimiento se aplicarn las siguientes pautas: Cada miembro del Comit, incluyendo el presidente, asignar para cada postor el puntaje correspondiente, luego de lo cual se obtendr un promedio de las evaluaciones de cada uno de los integrantes del Comit para cada postor. Finalmente, cada evaluador precisar las fortalezas y debilidades de cada propuesta. El Informe de la Evaluacin Tcnica debidamente firmado deber ser entregado por el comit de Evaluacin a la autoridad que lo design, para que sea remitido a la AIF para su No-Objecin, en los casos que correspondan. Obtenida la No-Objecin a la evaluacin tcnica se invitar a los proponentes que han obtenido el puntaje aprobatorio, sin precisar el puntaje, para que presencien el acto de apertura de propuestas econmicas de los postores aptos, no se indicar el puntaje obtenido. Simultneamente se comunicar a los postores que no han alcanzado el puntaje mnimo que su propuesta no se ajusta sustancialmente a lo solicitado. No se dar mayor informacin ni atender reclamo alguno en esta etapa.
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En la fecha, hora y lugar indicados para la apertura de propuestas econmicas, el Comit de Evaluacin iniciar el acto indicando el puntaje obtenido por cada postor, proceder a recibir del notario o autoridad que tuvo en custodia las propuestas econmicas y las mostrar a los participantes para conformidad de la custodia o precisin que el paquete conteniendo las propuestas econmicas no ha sido abierto, luego dispondr se abra o abrir el paquete que contiene las propuestas econmicas cerradas y separar las propuestas que no han alcanzado el puntaje mnimo, las que permanecern cerradas hasta que termine el proceso. Se leern los montos de las propuestas de los postores que alcanzaron el puntaje mnimo con lo que se dar por terminado el acto de apertura de propuestas econmicas, debindose suscribir el acta correspondiente la misma que ser firmada por el Comit de Evaluacin, los participantes que deseen hacerlo y el notario o autoridad que da fe del acto. Copia del acta ser entregada a los participantes o postores acreditados que entregaron su propuesta en forma oportuna y una copia ser remitida de inmediato a la AIF para conocimiento. El Comit proceder en privado a aplicar la frmula de calidad y costo indicada en las Bases y a sealar la propuesta con el puntaje ms alto, con la recomendacin de adjudicacin de la Buena Pro, elaborar el Informe de la Evaluacin Econmica segn el formato correspondiente y debidamente firmado deber ser entregado a la autoridad que lo design, UCP/PIR o al UTI, la que convoque al proceso para que sea remitido a la AIF para su No-Objecin en el caso de las dos primeras contrataciones o para formalizar la adjudicacin. Contratacin de Consultores Individuales Para los servicios de asistencia tcnica y capacitacin en los cuales no se requieran equipos de personas o apoyo profesional adicional para llevar adelante el servicio de consultora de manera satisfactoria; la experiencia y calificaciones de la persona se constituyan en el requisito primordial para el servicio. La capacidad de los consultores se juzgar sobre la base de sus antecedentes acadmicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organizacin del gobierno. La contratacin debe figurar en el PAC-18 y los TR deben recibir la No-Objecin de la AIF. No se requiere publicar un anuncio, sin embargo, si no se tiene informacin de consultores disponibles, se publicar un aviso de invitacin a presentar expresiones de inters. Los consultores no necesitan entregar propuestas. Los consultores individuales sern seleccionados mediante la comparacin de las calificaciones de quienes expresen inters en el trabajo, la UCP/PIR o las UTI se pondrn directamente en contacto con ellos. Se recomienda evaluar al menos tres candidatos calificados. Los consultores individuales pueden ser seleccionados directamente siempre que se justifique en casos excepcionales como: (i) servicios que son una continuacin de un trabajo previo que el consultor ha desempeado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; (ii) servicios cuya duracin total estimada es menor de seis meses; (iii) en situaciones de emergencia como resultado de desastres naturales; y (iv) cuando la persona es la nica calificada para la tarea.
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Las opciones contractuales para este tipo de contratacin sern: Contrato por perodos fijos, que establecer una remuneracin a suma global pagadera en una o varias cuotas. Contrato por tiempo de dedicacin del consultor, que se aplicar cuando sea difcil definir el alcance y duracin de los servicios, ya sea porque stos estn relacionados con actividades de terceros, respecto de los cuales los plazos de ejecucin pueden variar, o porque el aporte requerido de los consultores para alcanzar los objetivos del trabajo es difcil determinar. En este caso, el tiempo de cada contrato no debe exceder de un ao calendario, aunque se prevea su renovacin por los alcances del trabajo, y los pagos tendrn una periodicidad mnima mensual. Estos contratos sern cuidadosamente monitoreados y administrados por la UCP/PIR y/o las UTI, a fin de asegurar que la asignacin progresa adecuadamente y que los pagos al consultor son apropiados. 6.2.3. Mantenimiento Rutinario El mantenimiento rutinario consiste en actividades que deben realizar las microempresas locales para garantizar la transitabilidad de la va mediante la limpieza permanente con herramientas menores de vas, cunetas, alcantarillas, repintado de seales, o la proteccin y limpieza de los servicios de saneamiento realizados por el FHIS o las mancomunidades; los procesos de contratacin de este servicio se debern cumplir los siguientes requisitos previos: El mantenimiento rutinario debe estar incluido en el PAC-18 del FHIS y en los PAC de las Mancomunidades. Debe contar con la asignacin presupuestal correspondiente Seguir los procedimientos de contratacin y seleccin diseados por el Fondo Vial. Formalizar la empresa y firmar los contratos. Los servicios de mantenimiento rutinario sern contratados con microempresas locales, que previamente sern promovidas y conformadas con el apoyo del Proyecto. Los Contratos con las microempresas precisarn los servicios que brindarn, los cuales incluyen: limpieza de cunetas, alcantarillas, zanjas de coronacin y encauzamiento, reparacin y limpieza de puentes y pontones, bacheo y limpieza de la plataforma, roce y limpieza de taludes, limpieza de pequeos derrumbes, reparacin de muros secos, conservacin de seales indicadoras, estabilizacin de taludes, aplicando tcnicas vegetativas, administracin de canteras y botaderos, prevencin y vigilancia, as como otras actividades de inters netamente vecinal y que implique el uso intensivo de la mano de obra con herramientas manuales. El contrato ser firmado por el Presidente de la Mancomunidad o quien este delegue y el representante legal de la microempresa.
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6.2.4. Adquisicin de Bienes a) Procedimiento general de adquisicin Para las adquisiciones de bienes se seguir el siguiente procedimiento: Todas las adquicisiones de bienes del PIR estarn a cargo de la UCP/PIR y debern realizarse de acuerdo con las disposiciones contenidas en las Normas de Adquisicin dla AIF y el Anexo 4 de Adquisiciones y Contrataciones del Contrato de Crdito. La UCP/PIR deber establecer mecanismos de control interno que aseguren la transparencia de los procesos de elaboracin de especificaciones tcnicas, cotizacin, evaluacin, calificacin y adjudicacin. La UCP/PIR preparar las especificaciones tcnicas, estimacin de costos y plazo estimado de entrega y propondr los requisitos que deben cumplir los proveedores para ser admisible su propuesta. El especialista Sectorial de Caminos FHIS designar al Comit de Evaluacin, el que elaborar los documentos de solicitud de ofertas (bases administrativas) y las entregar a la UCP/PIR para que solicite la No-Objecin de la AIF a los dos primeros procesos por cada modalidad. Una vez recibida la No-Objecin de la AIF, el Comit de Evaluacin iniciar el proceso de seleccin de proveedores segn la modalidad definida. A continuacin se presenta un cuadro con las principales responsabilidades de las diferentes instancias que participan en el proceso de seleccin y contratacin de bienes:
Cuadro 6.4. Responsabilidades en la Adquisicin de Bienes

Actividad Especificaciones Tcnicas Funcin / Tarea Aprueba / Autoriza
Aspectos tcnicos y las caractersticas globales Equipo Tcnico de la y de detalle de los bienes a adquirir, lugar y UCP/PIR plazo de entrega. Oportunidad de la provisin, el presupuesto Oficina de Finanzas econmico y su curva de desembolsos. Determinacin de medios y plazos de Comit de Evaluacin publicacin. Aprobacin listas cortas de postores (en caso de comparacin de precios). Mxima Autoridad del FHIS
Disponibilidad Presupuestal Convocatoria o invitacin
Designacin del Comit de Evaluacin Adjudicacin Suscripcin del contrato. Seguimiento del Adjudicacin. Contrato.
Mxima Autoridad del FHIS Mxima Autoridad del FHIS
Control de la entrega de bienes, de acuerdo a UCP/PIR / FHIS
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Actividad cumplimiento de contrato
Funcin / Tarea las especificaciones tcnicas de documentos. Aprobacin para liberacin de pagos. los
Aprueba / Autoriza
b) Modalidades de adquisicin de bienes La adquisicin de bienes se realizar en alguna de las siguientes modalidades, en funcin de las cuantas de la compra: Comparacin de precios (CP), adquisiciones cuyo Costo Estimado es menor a US$ XX,XXX. Licitacin Pblica Nacional (LPN), adquisiciones cuyo costo Estimado es mayor de US$ XX,XXX y menor de a US$ XX,XXX. El procedimiento aplicable para este proceso es similar al de la contratacin de obras. A continuacin se describen los alcances de cada una de estas modalidades de compra. Comparacin de precios cuando el costo estimado es inferior a US$ XX,XXX La comparacin de precios es un mtodo competitivo para la adquisicin de bienes del PIR que se basa en la invitacin a un mnimo de tres proveedores para presentar cotizaciones de precios. Esta modalidad ser empleada cuando el monto de la adquisicin no exceda de los US$ XX,XXX. La Comparacin de Precios a nivel nacional se puede emplear cuando los bienes que se deseen adquirir puedan ser ofertados por ms de un proveedor a nivel nacional, con precios competitivos. Cuando esta condicin no se cumpla, se emplear la modalidad de comparacin de precios a nivel internacional. Para la comparacin de precios a nivel internacional, el FHIS solicitar cotizaciones a diferentes proveedores y obtendr cotizaciones de por lo menos tres proveedores de dos pases distintos. El Comit debe revisar los antecedentes de los proveedores a ser invitados, que deben dedicarse a la provisin de bienes similares a los que son materia de adquisicin. Se enva la carta de invitacin a ms de tres proveedores, segn el modelo que se presenta en el Anexo VI.9, conjuntamente se remiten las especificaciones tcnicas y se seala la fecha, hora y lugar donde tendr lugar la apertura de propuestas. Se realizar la apertura de propuestas guardando las formalidades precisadas para tal efecto como en el caso de obras. De no obtener por lo menos tres propuestas formales, no se adjudicar el contrato por falta de competencia. La revisin de propuesta del Comit consiste en la verificacin de las operaciones aritmticas, realizando las correcciones de existir error y efectuar la comparacin de precios con los montos corregidos; as seleccionar a la propuesta de menor costo, luego emitir el informe en el formulario estndar, con la recomendacin de adjudicacin al Presidente de la Mancomunidad, quien dispondr se notifique de la adjudicacin al adjudicatario como a los postores participantes.
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Cumplido el requisito anterior, la UCP/PIR emitir la conformidad correspondiente comunicar el hecho al Comit de Evaluacin el que notificar la Buena Pro de la adquisicin al licitante ganador e informar a los dems participantes sobre la culminacin del proceso. Los contratos sern suscritos por el FHIS y el proveedor y se enviar una copia a la AIF. Licitacin Pblica Nacional (LCN) cuando el costo estimado de la contratacin sea igual o mayor a US$ XX,XXX y menor a US$ XX,XXX La modalidad de Licitacin Pblica Nacional (LCN) se basa en la obtencin de ofertas para la provisin de bienes de un nmero indeterminado de proponentes, a travs de una convocatoria pblica a nivel nacional, realizada mediante la publicacin de un aviso en por lo menos dos diarios de mayor circulacin nacional, uno de ellos podr ser el diario o la gaceta oficial del Estado. Los documentos pueden ser vendidos, el valor debe ser aproximadamente el costo de su reproduccin, al momento de producirse la compra de documentos deber registrarse fecha, el nombre y direccin fsica, electrnica, telfonos y/o fax de la persona natural o jurdica que realiza la compra, el nombre y nmero de documento de identidad de la persona que lo adquiere. El plazo entre la fecha de venta de documentos y la fecha de presentacin de propuestas no podr ser inferior a 30 das calendario; en este plazo est comprendido el perodo de presentacin y absolucin de consultas; y entre la fecha de entrega de absolucin de consultas y presentacin de propuestas debe existir por lo menos siete das calendario. El Comit realizar la evaluacin con la verificacin de las operaciones aritmticas, realizando las correcciones de existir error y efectuar la comparacin de precios con los montos corregidos; as seleccionar a la propuesta de menor costo y la documentacin contenida en esta propuesta ser revisada para verificar que cumple sustancialmente con lo requerido en las Bases. En caso de duda, el Comit puede dirigirse por escrito al postor a fin que aclare, esta aclaracin de ningn modo servir para completar o modificar su oferta, sin embargo puede ser subsanada alguna deficiencia formal11. El Comit de Evaluacin elaborar el informe en el formulario estndar con la recomendacin de adjudicacin a la propuesta ms baja que cumple sustancialmente con lo requerido en las Bases. El informe se ceir al modelo de Informe de Evaluacin y Adjudicacin que se anexa. c) Recepcin de los bienes La recepcin provisional y la recepcin definitiva de los bienes adquiridos estarn a cargo de un Comit de Recepcin que al efecto designe la el FHIS. Los miembros del Comit
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Debe evitarse eliminar la participacin de empresas por aspectos formales que no alteran el resultado, por ejemplo, si la empresa no ha presentado el testimonio de constitucin de empresa, pero s su constancia de registro como persona jurdica, el un documento histrico que puede ser subsanado y presentado en respuesta a una comunicacin. Asimismo si no ha presentado el nmero de copias solicitado, el Comit puede si lo requiere obtener las copias necesarias, la falta de un sello o firma en alguna pgina del contenido del sobre, o cualquier otro aspecto formal.
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presentarn al FHIS un informe detallado, sealando haber recibido a conformidad los bienes producto de la adquisicin. A tiempo de efectuarse la recepcin de los bienes, la UCP/PIR tendr la responsabilidad de levantar un inventario pormenorizado de cada tem recibido que servir de base para la contabilizacin de los bienes en el PIR. d) Registro de bienes adquiridos Todos los bienes adquiridos formarn parte del activo del PIR y sern registrados en el Balance General e inventarios de la UCP/PIR. La UCP/PIR tendr a su cargo la recepcin, uso, conservacin, mantenimiento y custodia de los bienes que se adquieran con recursos del PIR, hacindose responsable por los daos causados, que no sean objeto del deterioro normal del bien. 6.3. CONDICIONES PARA EL INICIO DE PROCESOS Los procesos de seleccin se inician con la convocatoria o invitacin segn sea el caso y culminan cuando la buena pro queda consentida o administrativamente firme. Son condiciones para dar inicio a un proceso de seleccin: Que la adquisicin est prevista en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones. Que cuente con la disponibilidad presupuestal. Que cuente con los documentos a entregar a los participantes debidamente aprobados, vale decir TR para servicios, especificaciones tcnicas para bienes o expediente tcnico de obra segn sea el caso, con la No-Objecin de la AIF y aprobado por la autoridad competente. Que se cuente con un Comit de Evaluacin. 6.3.1 Inclusin en Plan de Adquisiciones Es el indicado en el Numeral 6.1.3 del presente captulo. 6.3.2 Trminos de Referencia, Especificaciones o Expediente Tcnico a) Trminos de Referencia Deben precisar con la mayor claridad el alcance de los servicios y ajustarse al presupuesto que se dispone. Se consignan antecedentes generales que permitan al consultor ubicarse en la materia de la contratacin a continuacin deben definir claramente los objetivos, las metas y la extensin del trabajo encomendado, plazo total y plazos parciales de entrega de los productos que recibir el contratante, la forma en que los recibir (CD y ejemplares impresos) as como el nmero de copias de ser el caso y forma de pago. El contratante suministrar la informacin disponible, informacin bsica (incluso una lista de los estudios y datos bsicos pertinentes que ya existan) con objeto de facilitar a los consultores la preparacin de sus propuestas. En los TR se debe enumerar los servicios y los estudios necesarios para llevar a cabo el servicio y los resultados previstos (por ejemplo, informes, datos, mapas, levantamientos).
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Sin embargo, no deben ser demasiado detallados ni inflexibles, a fin de que los consultores que compitan puedan proponer su propia metodologa y el personal asignado. Se deben definir claramente las responsabilidades respectivas del contratante y el consultor. b) Especificaciones tcnicas Deben precisar los bienes a suministrar, el lugar de entrega o instalacin, el calendario de entrega o terminacin, los requisitos mnimos de funcionamiento, y los requisitos en cuanto a garantas y mantenimiento, as como cualesquiera otras condiciones pertinentes; si fuere del caso, deben definirse las pruebas, normas y mtodos de constatacin del bien a adquirir. Las especificaciones tcnicas deben basarse en caractersticas aplicables y/o requisitos de funcionamiento relevantes. Debe evitarse mencionar marcas comerciales, nmeros de catlogos o clasificaciones similares. c) Expediente tcnico En el caso de obras son los documentos que contienen toda la informacin tcnica para la ejecucin de la obra, debe contener la memoria descriptiva, el plazo, planos, especificaciones tcnicas, estudio de suelos de ser necesario, lista de cantidades (metrados), los precios unitarios y presupuesto. Las especificaciones tcnicas de la obra deben elaborarse por cada partida, que conforma el presupuesto de obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo o mtodo de construccin, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad, mtodos de medicin y condiciones de pago. d) Especificaciones tcnicas para mantenimiento rutinario El Mantenimiento Rutinario consiste en la realizacin de un conjunto actividades y labores relacionadas con mantener en buen estado el camino para garantizar el acceso permanente en todas las pocas del ao, aplicando metodologas de uso intensivo de mano de obra local, promoviendo la cultura empresarial para la prestacin de servicios de mantenimiento, e involucrando directamente a las comunidades beneficiarias en la conservacin de los caminos rehabilitados a travs de microempresas de mantenimiento rutinario. Las especificaciones tcnicas para mantenimiento rutinario deben precisar la forma de llevarlos a cabo y sealar los puntos crticos donde debe tenerse mayor precaucin, por ejemplo sealar los lugares donde suele erosionarse la plataforma, indicar la ubicacin de los drenes por donde discurre el agua para que se mantengan siempre limpios evitando obstrucciones que puedan ocasionar desbordes y destruccin. 6.3.3. Comit de Evaluacin La constitucin de los Comits de Evaluacin para obras con monto estimado inferior a US$ 250,000 y supervisin sern propuestos por las UTI y sern designados por el Presidente de la Mancomunidad y para los estudios, las obras con monto estimado igual o superior a US $ 250,000 y adquisicin de bienes por la mxima autoridad de la UCP/PIR. Un mismo comit puede ser designado para llevar a cabo uno o varios procesos, el documento de designacin deber precisarlo.
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En los procesos que realiza el FHIS, el Comit de Evaluacin estar integrado por tres o cinco miembros, por lo menos uno de ellos debe ser especialista en la materia de la adquisicin. En los procesos que realizan las mancomunidades se constituir por el Coordinador de la UTI, el especialista en Infrastructura, el administrador, el especialista en adquisiones, y uno o dos delegados de la municipalidad beneficiaria del subproyecto. El especialista en adquisiones, debe integrar siempre el Comit de Evaluacin con el fin de dar asesoramiento al proceso, el documento de designacin deber precisar si este especialista acta con voz y voto o slo con voz. A continuacin se presentan las pautas principales para el funcionamiento del Comit: El comit estar constituido como mnimo por miembros titulares y suplentes, con el mismo documento de encargo deber designarse a los suplentes. Los comits pueden designarse para la determinacin de Listas Cortas, cuando el proceso lo requiera, o para recomendar la adjudicacin de la Oferta Mejor Evaluada que cumple sustancialmente los requisitos establecidos en las Bases. La UCP/PIR brindar la orientacin respecto a las normas y procedimientos de contratacin, as como todas las facilidades que se requieran para el cabal cumplimiento de las funciones del Comit de Evaluacin. El Comit de Evaluacin es la instancia designada por la UCP/PIR o la mancomunidad a traves de las maximas autoridades de las UTI para llevar a cabo los procesos de seleccin en materia de licitacin y contratacin, y emitir la recomendacin de adjudicacin del contrato al postor ganador. Cuando los procesos de contratacin lo realicen las UTI para la contratacin de obras o firmas consultoras, podrn participar adems en el Comit de Evaluacin un representante de la comunidad y un representante del FHIS quien ser el especialista en Adquisiciones, en calidad de observadores con derecho a voz, mas no a voto. Dichos representantes podrn participar en todos los actos del Comit de Evaluacin, desde la recepcin de las propuestas hasta la calificacin y elaboracin del informe de recomendacin. El Comit de Evaluacin, inicia sus funciones tan pronto sea notificado de su designacin, y el presidente debe disponer una reunin de constitucin y toma de conocimiento de las actividades a desarrollar, as como de todos los documentos del proceso y de no encontrarlos completos, realizar las coordinaciones pertinentes con la UCP/PIR y las UTI correspondiente. El Comit de Evaluacin de las UTI Informa de lo actuado al Coordinador del ET y al Presidente de la Mancomunidad. El Comit de Evaluacin, debe guardar el principio de confidencialidad de las propuestas.
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Desde su designacin y hasta que el cese de sus funciones, el Comit de Evaluacin recibe y genera diversos documentos los mismos que sustentan los actos y decisiones que adopte. La documentacin se indica a continuacin: Recibe Bases del Proceso con los TR, especificaciones tcnicas o expediente tcnico aprobados por la autoridad competente. Documento de convocatoria/invitacin. Consultas de los adquirientes de Bases Respuesta de las UTI a las consultas de carcter tcnico. Constancias de recibo del pliego de absolucin de consultas por parte de los adquirientes de Bases, as como de cualquier otra informacin que haya decidido comunicar a los adquirientes. Propuestas de los postores hasta la hora y fecha lmite para tal actividad. Cartas, oficios y/o correos electrnicos con consultas a las Bases - adquirientes de Bases. Cualquier otra documentacin relacionada con el proceso. Recursos impugnativos (de ser el caso). Genera Comunicaciones a las diferentes oficinas de tcnicas y de asesora solicitando aclaracin a documentos tcnicos o administrativos, as como a consultas o reconsultas de los adquirientes de bases o invitados. Pliego de absolucin de consultas. Comunicaciones para modificar el calendario del proceso. Acta del Acto Pblico de apertura de propuestas certificada por Notario Pblico de la localidad. La calificacin de las propuestas tcnicas en caso de consultora. Acta del Segundo Acto Pblico (Buena Pro) slo en consultora para estudios y o supervisin. Elevacin de los recursos de apelacin a la UCP/PIR (si corresponde). Informe Final del Comit de Evaluacin con recomendacin de la adjudicacin. Actas (de instalacin, consultas, observaciones, calificacin, de adjudicacin, negociacin si para ello hubiera sido designado, etc.).
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Se tomar en cuenta la documentacin que corresponda segn las consideraciones contenidas en el Contrato de Crdito. 6.3.4. Publicaciones y Distribucin de Documentos del Proceso
polticas y
Los procesos cuya convocatoria requiera ser publicada, deben contar para los dos primeros procesos previamente con la No-Objecin de la Asociacin. Se publicarn por al menos una sola vez en un diario de mayor circulacin nacional y en la gaceta oficial del Estado, las convocatorias sern publicadas adems en la pgina web de las UTI, la responsabilidad de la publicacin es de la UCP/PIR o de las UTI, la que convoque al proceso. En el caso de convocatoria pblica, los documentos pueden ser vendidos, el valor de los documentos debe ser aproximadamente el costo que demande su reproduccin, al momento de producirse la compra de documentos, deber registrarse fecha, el nombre y direccin fsica, electrnica, telfonos y/o fax de la persona natural o jurdica que realiza la compra, el nombre y nmero de documento de identidad de la persona que lo adquiere. En el caso de invitacin la entrega de documentos se hace mediante comunicacin escrita a todos los integrantes de la Lista Corta. El documento de convocatoria o invitacin se ceir al modelo estndar, all se consignar el lugar, la fecha lmite para la presentacin de consultas y la fecha, hora y lugar en que se presentarn las ofertas y la de su correspondiente apertura. 6.3.5. Consultas El Comit de Evaluacin consolidar las consultas de manera textual e idntica a lo formulado por el consultante, excluyendo los saludos protocolares. Las absoluciones de consultas no deben modificar las bases, sino aclararlas. De ser necesario realizar modificaciones a las bases, deber solicitarse la No-Objecin a la AIF, para los dos primeros procesos. 6.3.6. Presentacin y Apertura de Propuestas No se debe exigir la entrega personal. El presidente del Comit de Evaluacin deber instruir con antelacin a la(s) persona(s) encargada(s) de la recepcin de documentos a fin de que los documentos referidos al proceso sean derivados con prontitud al Comit. No ser materia de evaluacin las propuestas que no hayan sido recibidas oportunamente para su apertura en el Acto Pblico. Las actas de recepcin y apertura de propuestas se remiten a la UCP/PIR para su remisin a la AIF tan pronto termine el acto, para su remisin a la AIF para conocimiento, 6.3.7. Evaluacin de Propuestas La evaluacin o verificacin se realiza en privado.
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6.3.8. Impugnaciones Los postores podrn impugnar el resultado del proceso dentro de los 8 (ocho) das calendario de notificado el resultado de la adjudicacin. No se exigir suma alguna por presentar el reclamo. El reclamo debe formularlo el postor a traves de su representante legal acreditado, sealando las razones de su impugnacin. No requiere de firma de abogado, ni firma legalizada ni formalidad alguna de papel o agregado alguno que dificulten la presentacion de una protesta. La impugnacin ser presentada a la UCP/PIR o a la UTI, la que convoque al proceso, la que de inmediato trasladar el reclamo al Comit para que lo analice y emita su informe luego del cual se enviar copia de dicho informe con el reclamo correspondiente para su informacin. La AIF podr solicitar mayor aclaracin. Todo reclamo presentado oportunamente debe ser contestado con copia a la AIF para conocimiento. No existe la figura de denegatoria ficta por vencimiento de plazo para contestar. 6.3.9. Finalizacin de Funciones del Comit de Evaluacin El comit de Evaluacin culmina sus funciones cuando la Buena Pro queda otorgada, consentida y administrativamente firme. 6.3.10. Asesoramiento en Procedimientos y Normas de Adquisicin La UCP/PIR del FHIS brindar asesoramiento tcnico a las UTI con relacin a los procedimientos de contratacin de obras y consultores del PIR y a la aplicacin de las normas dla AIF y otros que requiera. Esta asesora podra ser a travs del promotor de descentralizacin (PDD). 6.4. PROCEDIMIENTOS DETALLADOS PARA EL REGISTRO, MANEJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO La UCP/PIR como coordinador general del Proyecto ser responsable de mantener el registro y archivo y de los procesos de adquisiciones y contrataciones a su cargo as como el archivo de todos los procesos de las UTI. Adicionalmente, la UCP/PIR deber mantener registro y archivo de todas las comunicaciones intercambiadas con la AIF. El acceso a los archivos, estar restringido al personal especficamente autorizado y el retiro de documentacin de las oficinas asignadas se efectuar contra comprobante firmado. Para garantizar un adecuado ordenamiento de la documentacin recibida y emitida por el Proyecto, debern seguirse los siguientes lineamientos que a continuacin se detallan: a) Ejecucin de obras La UCP/PIR y las UTI, en su carcter de entidades revisoras y contratantes respectivamente de las obras incluidas en el Proyecto, debern contar con archivos fsicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso.
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Los archivos se organizarn por procesos y se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin correspondiente al proceso de seleccin y contratacin, especficamente: Especificaciones tcnicas. Publicaciones o invitaciones segn corresponda. Bases o pliego utilizado. Circulares emitidas. Acta de apertura de ofertas. Ofertas recibidas. Actas de evaluacin. Informe de adjudicacin. Documentos de adjudicacin. Contrato firmado por ambas partes. Informes de Supervisin de ejecucin de la obra. b) Servicios de consultora (firmas consultoras) La UCP/PIR y las UTI, entidades contratantes de los procesos de contratacin de firmas consultoras, deber contar con archivos fsicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En cada una de ellas, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin correspondiente al proceso de seleccin y contratacin, especficamente: Solicitudes de No-Objecin y No-Objeciones de la AIF. Antecedentes vinculados con la solicitud de manifestaciones de inters (lista larga de firmas interesadas en participar). Detalle, evaluacin de antecedentes y conformacin de la lista corta de firmas a invitar. Trminos de referencia. Carta de Invitacin (CDI) y Pedido de Propuestas emitidos. Circulares emitidas en el proceso. Actas de evaluacin y adjudicacin. Contrato firmado. Informes de Avance y Finales. c) Consultores individuales La UCP/PIR, y las UTI cuando correspondan debern contar con archivos fsicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En cada uno de ellos, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin de los sucesivos contratos de cada consultor, especficamente:
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Invitaciones enviadas. Currculum vitae del consultor contratado. Currculum de la terna, cuando corresponda. Planilla de evaluacin de propuestas, cuando corresponda. Ttulo/s. Fotocopia del documento de identidad. Solicitudes de No-Objecin y No-Objeciones de la AIF, cuando corresponda. Trminos de referencia. Contrato firmado por ambas partes. Renuncia o acta de rescisin, cuando correspondiere. Informes de avance y finales de acuerdo a lo estipulado en el contrato. Aprobacin de los informes por la entidad beneficiaria. Evaluacin del desempeo del consultor en su caso. Otras comunicaciones entre el consultor y el contratante. d) Adquisicin de bienes La UCP/PIR, en su carcter de entidad contratante de los procesos de adquisicin de bienes, deber contar con archivos fsicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En cada una de ellas, se ubicar cronolgicamente la totalidad de la documentacin correspondiente al proceso de seleccin y contratacin, especficamente: Solicitudes de No-Objecin y No-Objeciones de la AIF. Especificaciones tcnicas. Publicaciones o invitaciones segn corresponda. Pliego utilizado. Circulares emitidas. Acta de apertura de ofertas. Ofertas recibidas. Actas de evaluacin y actas de adjudicacin. Orden de Compra emitida con su correspondiente conformidad. Actas de recepcin de los bienes emitidas por la entidad beneficiaria de la adquisicin. 6.5. ORGANIZACIN DE LOS REGISTROS DE CONTRATISTAS Y CONSULTORES La UCP/PIR del FHIS efectuar una convocatoria pblica de expresin de inters para participar en la ejecucin de pequeas obras o servicios de consultoras del PIR. Esta publicacin se realizar una vez ao a nivel nacional, para dicho efecto se publicar el aviso en dos diarios de mayor circulacin nacional.
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Los interesados en participar en el PIR debern llenar una ficha tcnica y presentar la siguiente documentacin: La informacin general de la empresa: nombre o razn social, capital social, socios o accionistas, domicilio legal, representante legal, fecha de constitucin. Testimonio o documento actualizado que acredite la existencia legal de la empresa Relacin de las principales obras ejecutadas, o servicios de consultora realizados, indicando la fecha y lugar de ejecucin as como la referencia del contratante, en los ltimos cinco aos. Para el caso de contratistas estos presentarn la relacin de equipo de construccin con que cuenta la empresa. En caso de consultores presentaran la Hoja de Vida completa y documentada, la cual estar actualizada. Los interesados debern indicar disponibilidad de participar en el PIR indicando las Provincias en las cuales tengan mayor inters en intervenir. Con base en la informacin presentada, el FHIS mantendr el Registro de Contratistas y Consultores del PIR, el cual estar a disposicin de las UTI. Este permitir disponer de listas cortas para los diferentes procesos de comparacin de precios. Asimismo, los inscritos sern considerados para participar en cursos y talleres informativos y de capacitacin para empresas locales y regionales, y de esta manera mejorar sus capacidades y oportunidades para acceder a la contratacin de obras, servicios y consultoras del Proyecto, y de las propias demandas de las UTI y del FHIS. El registro ser actualizado en forma anual, y permitir calificar el desempeo de los contratistas y consultores, de tal manera que slo se promueva la participacin de aquellos que han demostrado cumplimiento y una calidad aceptable en los contratos suscritos. La actualizacin estar a cargo del FHIS y de la Direccin de Contrataciones. Las UTI tendrn acceso a la informacin del registro, y actualizarn la informacin sobre el cumplimiento de los contratos. La Direccin de Contrataciones disear el proceso por el cual las UTI podrn tener acceso a dicho registro. 6.6. CONSIDERACIONES FINALES 6.6.1. Licitaciones La adjudicacin de contratos se otorgar a la propuesta evaluada como la ms baja, es decir a aquella que cumpliendo los requisitos mnimos exigidos para ser apta, resulta ser la ms baja. El procedimiento para tal calificacin ser descrito en las Bases correspondientes. 6.6.2. Consultoras Los consultores no estn obligados a inscribirse en registros locales como condicin para su participacin en los procesos de seleccin.
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No existe un nmero mnimo de propuestas para la adjudicacin de contratos de servicios de consultora. Los consultores no estn obligados a legalizar sus propuestas (o alguna documentacin relacionada a tal propuesta) como precondicin para la participacin en el proceso de seleccin, sin embargo al adjudicatario podr solicitrsele documentacin original o fehaciente que acredite la informacin consignada como condicin previa a la firma del contrato. Despus de la apertura pblica de las ofertas, la informacin relativa al examen, clarificacin y evaluacin de las propuestas, as como las recomendaciones relativas a adjudicaciones no sern discutidas con los consultores, ni con cualquier otra persona no involucrada oficialmente en el proceso hasta que se haya publicado la adjudicacin del contrato. 6.6.3. Capacitacin La capacitacin estar orientada al desarrollo de los conocimientos y habilidades del personal de la UCP/PIR, UTI o de los consultores directamente vinculados al PIR en temas relativos a los procesos de adquisicin, administracin y supervisin de contratos. Se establecern mdulos de capacitacin especializados para capacitar a los especialistas del FHIS y UTI para llevar a cabo estos procesos.
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CAPTULO VII LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL FHIS A LOS SUBPROYECTOS DEL PIR EJECUTADOS POR LAS MANCOMUNIDADES
7.1. INTRODUCCIN El presente captulo se refiere a los alcances y mecanismos de supervisin a la ejecucin de los subproyectos sectoriales a las mancomunidades por parte de la Direccin de Control y Seguimiento (en adelante, CDS) del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS), para asegurar el cumplimiento de los procesos de adjudicacin y contratacin de las obras y consultoras, en todas sus modalidades, requeridas para la ejecucin de los subproyectos sectoriales. A continuacin se presenta un resumen de los principales lineamientos que debern ser consideradas para la elaboracin de la Gua de Control y Seguimiento del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto), basados en el esquema general y procesos establecidos en el Manual de la Direccin de Control y Seguimiento del FHIS (ltima versin de Enero 2006) el mismo que incluye la organizacin, polticas, procesos y procedimientos de dicha Direccin. 7.2. ESQUEMA INSTITUCIONAL DEL PIR El PIR tiene dos niveles de gestin institucional: El primer nivel corresponde a la gestin centralizada que estar a cargo del FHIS, para lo cual se apoyar en su plataforma institucional conformada por las siguientes instancias: (i) Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante, UCP); (ii) Comit de Operaciones; (iii) Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos; (iv) Direccin de Contrataciones; (v) Direccin de Control y Seguimiento; y (vi) Direccin de Administracin y Finanzas. Asimismo, para atender las necesidades de normatividad y asistencia tcnica especializada en los tres sectores en los que intervendr el Proyecto (agua y saneamiento, caminos vecinales y electrificacin) el FHIS suscribir dos convenios de colaboracin estratgica con las siguientes agencias y entidades sectoriales: el Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillado (en adelante, SANAA) para agua; y la Empresa Nacional de Energa Elctrica (en adelante, ENEE) para energa. El detalle del esquema institucional para la ejecucin del PIR ha sido presentado en el capitulo II del presente Manual. El segundo nivel corresponde a la gestin descentralizada que estar a cargo de seis12 mancomunidades conformadas por municipios calificados con niveles de desarrollo 2 y 3. Para su ejecucin las mancomunidades se apoyarn en las siguientes instancias: (i) Consejo Intermunicipal (CI); y (ii) Unidad Tcnica Intermunicipal (en adelante, UTI) de la mancomunidad. Asimismo, la UTI contar con la asistencia y acompaamiento tcnico permanente de un promotor de descentralizacin (en adelante, PDD) financiado por el Proyecto, y con la capacitacin y asesora del FHIS.
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A la fecha se encuentran seleccionados como elegibles dos Comunidades: CHORTI en el departamento de Copn y CRA en el departamento de Santa Brbara. Otra mancomunidad, MAMBOCAURE en el departamento de Choluteca y MANCEPAZ en el departamento de La Paz, se encuentran en proceso de seleccin.
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7.3. EL FHIS Y SU ORGANIZACIN POR PROCESOS (GESTIN CENTRALIZADA) La organizacin vigente del FHIS para responder a los objetivos de la institucin, es una organizacin por procesos en funcin de la secuencia del ciclo de vida de los proyectos. Cada estado del ciclo es responsabilidad de una unidad productiva distinta, las que disponen de varias unidades tcnicas y administrativas de apoyo, segn se muestra en el esquema siguiente: Diagrama 7.1 Organigrama vigente del FHIS
Consejo Superior
Auditora Externa
Auditora Interna
Direccin Ejecutiva
Direccin Adjunta Administrativa
Direccin Adjunta Tcnica
Coordinador Ejecutivo
Direccin de Planificacin, Evaluacin y Gesitn
Unidad de Preintervencin
Promocin y RR.PP.
Unidad de Medio Ambiente
Unidad de Capacitacin
Unidad de Programas Especiales
Direccin de Mtodos y Sistemas
Direccin de Recursos Humanos
Direccin de Legal
Direccin de Administracin y Finanzas
Direccin de Proyectos
Direccin de Adjudicacin y Contrataciones
Direccin de Control y Seguimiento
Direccin de Infraestructura Mayor
Direccin de Fortalecimiento Municipal
Mediante el corresponden comunidades: priorizada por comunidad.
modelo de gestin centralizada del FHIS, las reas sombreadas a las Direcciones encargadas de producir proyectos para las a la Direccin de Proyectos entra una solicitud con una idea de proyecto la comunidad y sale de la DCS un proyecto ejecutado y entregado a la
Al estar todos los procesos y criterios aplicados en el ciclo del proyecto, alineados a la misin y estrategia de la institucin, la comunidad beneficiada debe corresponder al grupo de poblacin ms vulnerable del pas y con el proyecto entregado se logra un aporte a la disminucin de la pobreza y un mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad. El resto de unidades corresponden a la direccin superior del FHIS y a las unidades de apoyo administrativo y tcnico especializado.
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7.4. MODELO DE GESTIN DESCENTRALIZADA PARA LA EJECUCIN DEL PIR El PIR se desarrollar bajo el modelo de gestin descentralizada, esta estrategia ha sido diseada por el FHIS en el documento Delegacin Operacional del Ciclo de Proyectos (en adelante, DOCP). Este modelo contempla una gestin compartida entre el FHIS y la UCP como unidad coordinadora y responsable del Proyecto (nivel central), y las seis mancomunidades a travs de sus UTI (nivel descentralizado). El sistema de control y seguimiento bajo este modelo tendr las siguientes caractersticas: La DCS del FHIS interviene despus de la adjudicacin del contrato y es parte del proceso del ciclo del proyecto del PIR, el cual ha sido desarrollado en el capitulo IV del presente Manual, y que consta de cuatro fases: (i) planeamiento y priorizacin (incluye desde la preparacin del PEDM13, hasta la aprobacin del contrato de financiamiento de los estudios de preinversin de la lista corta seleccionada); (ii) formulacin y evaluacin de los subproyectos sectoriales elegibles (incluye la elaboracin de los estudios de pre y factibilidad hasta la suscripcin del contrato de financiamiento de obras de inversin de los subproyectos); (iii) proceso de contratacin del contratista y supervisor de obras (incluye desde el proceso de convocatoria, seleccin y calificacin de postores hasta la suscripcin de los contratos de ejecucin de obra y supervisin); y (iv) la ejecucin de los contratos y la recepcin final de las obras (incluye desde la entrega del terreno hasta la recepcin de las obras y cierre administrativo y financiero del contrato). La ejecucin y supervisin de las obras son realizadas con la participacin de contratistas especializados, es decir se aplica un esquema de tercerizacin, promoviendo la participacin de medianos, pequeos y microempresas locales, salvo el caso de los subproyectos de electrificacin en el cual la supervisin especializada la desarrolla directamente el ENEE. Los procesos de adquisiciones y contratacin son de responsabilidad directa de las UTI de las mancomunidades, salvo el caso de las obras mayores a US$ 250,000, que son conducidas directamente por el FHIS. El proceso de contratacin es supervisado por el FHIS a travs de la Direccin de Adquisiciones y Contratacin, la cual tambin brinda la capacitacin y asistencia tcnica necesaria. Finalmente, la DCS interviene en la supervisin y evaluacin de la ejecucin de los contratos de obra, vigilando los aspectos de ejecucin tcnica y fsica, as como los aspectos de ejecucin administrativa y financiera. El FHIS transfiere capacidades a las UTI para que estas compartan la gestin del control y seguimiento de la ejecucin de las obras, en los aspectos tcnicos, fsicos y financieros. En este sentido, la DCS supervisar y controlar la toma de decisiones de la UTI en los procesos de supervisin de los ejecutores de las obras, as como en el control de calidad y evaluacin de resultados de los ejecutores de la capacitacin, y en la validacin social de las obras por parte de las comunidades (supervisin social). Este modelo descentralizado, facilitar la ejecucin de los subproyectos por las mancomunidades, permitiendo que el FHIS focalice su funcin de control de segundo piso en especial para asegurar el control de calidad de los procesos de ejecucin de
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Plan Estratgico de Desarrollo de la Mancomunidad.
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los subproyectos sectoriales; en tanto que las UTI de las mancomunidades apoyadas por los PDD desempearn la funcin de control de primer piso. 7.5. MODELO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA EL CICLO GENERAL DE PROYECTOS FHIS El modelo de control y seguimiento de la ejecucin de un proyecto FHIS independiente de la modalidad de ejecucin, se presenta en el siguiente ciclo general de proyectos: Diagrama 7.2 Modelo de Control y Seguimiento Flujo General del Ciclo de Proyectos FHIS
Proceso de Contratacin DAC
1. Inicio de proceso de supervisin y control.
2. Solicitud pago de anticipo.
3. Proceso inicio de infraestructura mobilidario y capacitacin.
4. Proceso de control y seguimiento de supervisin y ejecucin de infraestructura mobiliario y capacitacin.
5. Proceso de recepcin provisoria.
6. Proceso estimacin final, cierre tcnico y evaluacin de terceros.
7. Proceso recepcin definitiva.
8. Proceso de cierre administativo financiero.
Proceso de cierre contable DAF
4.1. Inspeccin de ejecucin y supervisin de infraestructura mobiliario y social.
4.2.Aprobacin de estimaciones y solicitud de pagos.
9. Proceso de monitoreo ex post 4.3.Aprobacin de Orden de Cambio. 4.4.Aprobacin de ampliacin de plazo. 4.6.Aprobacin de paralizacin o suspensin de obras. 4.7.Aprobacin de rescisin de contratos.
4.5. Solicitud de addendum del contrato.
Las macro actividades numeradas del 1 al 8 corresponden a la columna vertebral del proceso de control y seguimiento de un proyecto FHIS y son las mismas para todas las modalidades de ejecucin. En la parte baja del esquema se visualizan varios subprocesos que se desarrollan dentro de la macro actividad 4. En las cuales los procesos 4.1 y 4.2 son obligados para todos los proyectos, en cambio los subprocesos 4.3 al 4.7, pueden o no presentarse en un proyecto. Los procesos para las cuatro alternativas de ejecucin presentan diferencias porque los actores claves cambian. 7.6. ALCANCES DE LAS FUNCIONES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A CARGO DEL FHIS 7.6.1. Polticas Institucionales de Control y Seguimiento Las polticas institucionales para el cumplimiento de esta funcin son las siguientes: a. Polticas de planeacin La planeacin y desarrollo de los servicios de la DCS, buscan la coherencia con la planeacin y gestin de otras Direcciones del FHlS, cuidando de mantener la eficiencia y eficacia del ciclo. Para lo cual se procura: Mantener sistemas de coordinacin y de supervisin nter direccionales que permitan una secuencia de operaciones lgica y eficiente.
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Evaluar peridicamente a travs de indicadores de gestin los resultados de operacin de la Direccin, con el fin de detectar oportunamente las desviaciones y corregir las deficiencias. Apoyar el proceso de descentralizacin asesorando y entregando asistencia tcnica directamente a las UTM/UTI y las comunidades, para la ejecucin de los proyectos en todas sus componentes. b. Polticas de organizacin Las funciones y facultades de las diferentes unidades de la DCS, se establecen acordes con los convenios de prstamos con organismos internacionales aprobados por la Direccin Ejecutiva, la estructura organizacional vigente del FHIS y la asignacin de los recursos para el desarrollo de los programas de trabajo de la Direccin. Los lineamientos generales son: Los recursos humanos, materiales y financieros son encausados al cumplimiento de las metas fijadas en el programa aprobado. El personal que ocupa los distintos puestos de la Direccin renen los requisitos sealados por las descripciones de cargos. Con el fin de mantener al personal al corriente de las tcnicas actuales para el desarrollo del trabajo, as como de las nuevas que puedan aplicarse; en coordinacin con Ia Unidad de Recursos Humanos se desarrollan los programas de capacitacin y adiestramiento. Tanto en el mbito nacional como a nivel municipal, se mantiene un Banco de Contratistas, con especialidades necesarias para las contrataciones de ejecutor de obras, capacitador y supervisor de infraestructura y social, los cuales son permanentemente calificados de acuerdo a su desempeo y cumplimiento en los proyectos y apego a las polticas del FHIS. c. Polticas de operacin y desempeo El FHlS concibe su sistema de supervisin de proyectos y de capacitacin de las mancomunidades, municipios y comunidades, a travs de la DCS para monitorear la ejecucin de los subproyectos en sus diferentes etapas de implementacin. El seguimiento de subproyectos se efectuar a travs de una inspectora y supervisin de los componentes de infraestructura y capacitacin de los subproyectos, mediante la contratacin de profesionales externos de la ingeniera, arquitectura y trabajo social. Para la supervisin de infraestructura y social de los subproyectos, la Direccin fija el nmero de visitas, de acuerdo a la complejidad, monto y ubicacin, quedando establecido en el contrato correspondiente. Es preocupacin permanente de la DCS el fortalecimiento de conocimientos en las organizaciones comunitarias, autoridades locales, mancomunidades, ministerios de lnea, enfatizando en el desarrollo de sus potencialidades tcnicas y administrativas relacionadas con el desarrollo del ciclo de proyectos.
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La conciencia social sobre la importancia de los procesos de capacitacin para lograr participacin comunitaria y por ende la sostenibilidad de los proyectos, es un requisito fundamental en el personal tcnico de ingeniera y administrativo del FHIS. La DCS siempre facilitar la coordinacin interinstitucional a nivel pblico y privado para conocer las experiencias que desarrollen cada uno y que permitan enriquecer conocimientos que contribuyan con los alcances de la sostenibilidad de los subproyectos. d. Polticas de control Se establecen sistemas de control sobre las operaciones que realiza la Direccin para la correcta ejecucin de los subproyectos. En tal virtud, de acuerdo a la informacin proporcionada por los responsables del seguimiento, se producen estadsticas e informes confiables y oportunos, a un costo de operacin ptimo, que permitan informar a las autoridades superiores de los resultados de la gestin. Para controlar las operaciones y obtener informacin oportuna, confiable y suficientemente precisa, se evala permanentemente que el registro de las mismas se haga en los sistemas automatizados y de acuerdo a la normativa del control interno. Para mantener un control adecuado de todos los subproyectos la DCS ha dividido el pas en zonas territoriales de trabajo. Cada zona tiene asignado Sub Director, el cual tiene la responsabilidad de llevar el control tcnico, social y administrativo de los subproyectos ejecutados en el territorio respectivo. De esta forma, se facilite la verificacin integral, del cumplimiento de los objetivos para los cuales se formula cada subproyecto. e. Polticas de financiamiento y ejecucin de los subproyectos Velar por el cumplimiento de los compromisos de cofinanciamiento de las mancomunidades, municipios y de las comunidades con el objetivo de: (i) fortalecer las condiciones de apropiacin de los subproyectos por parte de los gobiernos locales, mancomunidades, municipios y sus comunidades; (ii) incrementar los esfuerzos financieros dedicados a la inversin social que tienda a reducir la pobreza y estimule el desarrollo local; (iii) asegurar el financiamiento de los costos de mantenimiento preventivo; y (iv) incrementar los esfuerzos de proteccin y mejoramiento ambiental. Hacer cumplir la poltica de la institucin respecto a la ejecucin de los proyectos, en especial a lo que se refiere a la incorporacin de la mujer en la construccin de las obras fsicas, con la finalidad de capacitarse y aprender un nuevo oficio que les genere ingresos. Velar por el cumplimiento de los compromisos de cuidado y mantenimiento preventivo de las instalaciones y los equipamientos asociados a los proyectos que el FHIS y las mancomunidades o municipalidades realicen en las diferentes comunidades. Desarrollar la Contralora Social, con la participacin de la mancomunidad, municipalidad y de la comunidad organizada, en la vigilancia y la supervisin de la ejecucin de los subproyectos. Con ello, se debe buscar el empoderamiento de las comunidades y la apropiacin de los subproyectos por parte de la poblacin local y la corresponsabilidad en la supervisin de la obra.
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7.6.2. Objetivos, Responsabilidades y Tipos de Intervencin de la Direccin de Control y Seguimiento - DCS La DCS del FHIS, es la unidad responsable de que los subproyectos aprobados por el Comit de Operaciones de la institucin se ejecuten en todos sus componentes de acuerdo a las polticas, procesos, normativa y criterios, definidos por el FHIS y acordados con las fuentes de financiamiento. Los objetivos de la DCS son los siguientes: Lograr que los subproyectos financiados por el FHIS se desarrollen y concluyan de acuerdo a una normativa y criterios homogneos, asegurando de la mejor forma los aspectos de calidad, costo y plazo de ejecucin. Implementar un mecanismo de supervisin que facilite la coordinacin entre el FHIS, los municipios y mancomunidades que participen en el subproyecto aprobado. Facilitar la labor de los auditores externos concurrente. Las responsabilidades institucionales de la DCS son las siguientes: Lograr excelencia en la administracin de los contratos en todas las modalidades de ejecucin, para lograr una buena calidad de la obra fsica y del servicio de capacitacin. Control apropiado de desembolsos y de garantas contractuales con un enfoque multidisciplinario dependiendo del tipo de subproyecto. Facilitar la participacin organizada de la comunidad, del municipio y del grupo directamente beneficiado, en todas las etapas de la ejecucin del subproyecto, mediante la capacitacin de los beneficiarios. En el marco de estas responsabilidades la DCS realiza tres tipos de intervencin: (i) la verificacin de la ejecucin de las obras; (ii) el control y seguimiento de los contratos de ejecucin y supervisin; y (iii) la fiscalizacin del uso correcto de los recursos en los diferentes componentes del Proyecto. a. Verificacin de la ejecucin de las obras Respecto de la ejecucin de las obras de infraestructura y los servicios de capacitacin vinculados a los subproyectos, son contratados con terceros habilitados en el Banco de Contratistas del FHIS, mediante un proceso de adjudicacin que cumpla con las normas de la AIF y la supervisin de la Direccin de Adjudicaciones y Contratos (DAC)14. En el caso del PIR, los contratos hasta US$ 250,000 sern conducidos por las mancomunidades, los contratos por montos mayores estarn a cargo directamente por el FHIS. La Direccin de Control y Seguimiento se encargar del control y seguimiento y de la fiscalizacin de ambos contratos. Las responsabilidades de los ejecutores y capacitadores corresponden a las acordadas en el contrato respectivo, desde el punto de vista tcnico debe cumplir con todas las
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Existen varias formas de contratacin de los ejecutores y supervisores, lo cual puede verse en detalle en el Manual de Contrataciones de la Direccin de Adjudicacin y Contratos.
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actividades que contienen el presupuesto y las especificaciones tcnicas definidas en la formulacin y evaluacin del subproyecto correspondiente. b. Control y seguimiento de los contratos Para desarrollar las actividades de control y seguimiento de los contratos, la DCS define dos mbitos de accin complementarios que son: (i) la inspectora; y (ii) la supervisin. Inspectora La realizan los inspectores15 de infraestructura y social que son personal permanente de la DCS, que dependen de los Sub Directores Zonales, quienes son los responsables de la asignacin del trabajo de estos profesionales. El inspector de infraestructura tiene la responsabilidad de llevar el control y seguimiento de los contratos de los supervisores y ejecutores de infraestructura de los subproyectos asignados, as como la recepcin final de las obras para el FHIS. El inspector social tiene la responsabilidad de llevar el control y seguimiento de los procesos de capacitacin de los subproyectos, as como la verificacin del cumplimiento del contrato del supervisor social y el capacitador de todos los subproyectos asignados. Supervisin La realizan los supervisores16 de infraestructura y social, son profesionales externos contratados por la DAC. Los supervisores de infraestructura tienen la responsabilidad de que la obra se ejecute con la calidad requerida por el FHIS desde su inicio hasta su entrega. Los supervisores sociales tienen la responsabilidad de evaluar los procesos de capacitacin de los subproyectos que estn a su cargo. Es potestad de la DCS la asignacin del supervisor de infraestructura y social en los proyectos centralizados y de la UTM/UTI en el caso de los proyectos descentralizados, siendo siempre la condicin que este habilitado en el Banco de Contratistas del FHIS. El supervisor de infraestructura puede tener asignado como mximo de diez subproyectos ejecutados por contratistas y un mximo de cinco subproyectos ejecutados por la comunidad17, en cualquier caso el total de subproyectos asignados por supervisor no puede sobrepasar el costo acumulado de US$ 400,000.00. Los honorarios corresponden a un porcentaje del costo de las obras, que se fija en cada programa con la fuente de financiamiento, en general, es de un 5% del costo total de las obras incluyendo aportes18. No obstante, la DCS puede modificar el porcentaje a pagar en los subproyectos de acuerdo a su complejidad, monto, ubicacin y tipo de subproyecto.
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Para la modalidad centralizada solo cumplen actividades de inspectora que en el caso de la modalidad descentralizado se ve aumentada por labores de asesora y asistencia tcnica a los municipios (UTM/UTI) por lo que se les denomina Inspectores docente. Los supervisores en la modalidad PEC tienen funciones de supervisores docentes. Para efectos de carga de trabajo de un supervisor de infraestructura, un proyecto ejecutado por la comunidad equivale a dos ejecutados por los contratistas. El porcentaje de supervisin es sobre el total del monto de la obra fsica incluyendo los montos de la obra adicional aprobados, la obra que la comunidad o alcalda ejecuten como aporte comunitario o por materiales donados, exceptuando el valor de los terrenos o labores en las que no tuvo injerencia la supervisin.
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El supervisor social por su parte podr tener bajo su responsabilidad como mximo un total de 15 subproyectos de capacitacin simultneos y se les paga un monto fijo por subproyecto el cual se define en los Trminos de Referencia. Fiscalizacin del uso de los recursos La realizan los fiscales, que son personal permanente contratado por el FHIS y tienen la responsabilidad de controlar las actividades concernientes a la emisin, remisin y seguimiento de pagos a los supervisores, capacitadores y contratistas, mantener la custodia de documentos y control de garantas (cumplimiento, anticipo y calidad), administrar econmicamente los contratos para lograr remitir a la Direccin de Administracin y Finanzas las estimaciones y hacer efectivo el pago de los contratistas, supervisores y capacitadores, todo de acuerdo a los procesos y procedimientos descritos en el Manual de la Direccin de Control y Seguimiento. 7.7. ORGANIZACIN Y ROL DEL EQUIPO TCNICO DE LA DIRECCIN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A continuacin se presenta la actual estructura organizacional de la Direccin de Control y Seguimiento para desarrollar sus funciones de control y seguimiento en cuya plataforma operativa deber disearse su aplicacin al PIR.
Diagrama 7.3 Organigrama de la Direccin de Control y Seguimiento

DIRECCIN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Director
NIVEL DIRECCIN Y STAFF

CONTROL DE GESTIN
Coordinador
FISCALIA
Coordinador Unidad de Apoyo, Atencin a Pblico Documentacin Digitacin Coordinadores Sectoriales Fiscales
Proyectos de Infraestructura
Proyectos Productivos
Proyectos Sociales
SUBDIRECCIN ZONA "A"
SUBDIRECCIN ZONA "B"
SUBDIRECCIN ZONA "C"
Sub Director
Sub Director
Sub Director NIVEL SUBDIRECCIN DE INSPECCIN
Inspectores de Infraestructura y Social
Supervisores de Infraestructura y Social
NIVEL SUPERVISIN
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El nmero de Subdirecciones por cada zona es variable y lo define el Director en funcin del nmero de proyectos en ejecucin. La funcin de verificacin de la ejecucin de las obras y el control de los contratos estn a cargo del coordinador del rea de Control de Gestin, en tanto que los aspectos de fiscalizacin de los componentes del Proyecto (vigilancia de uso y aplicacin de los recursos financieros) estn a cargo del coordinador del rea de Fiscalizacin. A continuacin se presentan las principales responsabilidades y roles de los funcionarios de la DCS vinculados con el proceso de control y seguimiento del PIR. 7.7.1. Director de Control y Seguimiento El Director de Control y Seguimiento tiene bajo su responsabilidad asegurar la ejecucin oportuna y de calidad de los subproyectos, con el adecuado cumplimiento de los compromisos de las comunidades y municipios. Su principal rol es gestionar en forma optima los recursos humanos, fsicos y financieros, que dispone la DCS, para el seguimiento y control fsico financiero, de la ejecucin de los subproyectos y de las correspondientes actividades de la supervisin. 7.7.2. Coordinador de la Unidad de Control de Gestin El coordinador de la Unidad de Control tiene a su cargo desarrollar, mantener, e innovar en normas y estndares de ejecucin, generando sistemas de observacin y control de desempeo pertinentes de la DCS y municipios, de manera de asegurar la mejora continua en los resultados de la gestin de la DCS. Asimismo, brinda asesora a las Sub direcciones en temas especficos de evaluacin y coordinar con los sub directores las actividades de asistencia tcnica especializada necesaria para las UTM/UTI. Su principal rol es mantener un monitoreo constante de indicadores de resultados y de metas, que estn orientados al cumplimiento de los objetivos estratgicos del FHIS, asegurando la calidad del proceso y la veracidad de la informacin recopilada por los inspectores, en el marco de la aplicacin de las polticas y normas institucionales. a. Subdirector de Control de Gestin Tiene como principal responsabilidad asegurar la ejecucin de los subproyectos asignados a su zona de acuerdo a lo programado. Los Subdirectores zonales dependen directamente del Director de Control y Seguimiento. Inspector de Infraestructura Su principal responsabilidad es asegurar que los supervisores de infraestructura y los ejecutores, cumplan a cabalidad el contrato correspondiente y se apliquen correctamente los procesos del modelo de control y seguimiento diseado por la DCS. Los Inspectores de Infraestructura dependen directamente de los Subdirectores de Control y Seguimiento. Del Inspector Social Su principal responsabilidad es monitorear y controlar el trabajo de los supervisores sociales y capacitadotes asegurando que cumplan a cabalidad el contrato correspondiente y que apliquen correctamente el modelo de control y seguimiento diseado por la DCS.
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Cuando corresponda, asesorar a los municipios y comunidades en la gestin de las etapas del ciclo del proyecto a su cargo y, controlar y evaluar la ejecucin de acciones de las UTM/UTI. Los inspectores sociales dependen directamente del Sub-Director de Control y Seguimiento y tienen relacin de coordinacin con la Unidad de Capacitacin y el especialista social de la Unidad de Control de Gestin. Supervisor de Infraestructura Su principal responsabilidad es asegurar que la obra se ejecute en el plazo acordado con la calidad requerida por el FHIS desde su inicio hasta su entrega. Su rol es supervisar y controlar en el terreno el avance y proceso de ejecucin de la obra incluyendo todos los procesos constructivos, instalacin y pruebas de equipo, hasta que el FHIS de por aceptado el trabajo. Supervisor Social Su principal responsabilidad es asegurar que el proceso de capitacin se ejecute con la calidad requerida por el FHIS desde su inicio hasta su entrega. Cumple el rol de supervisar y controlar en el terreno el proceso de capacitacin, hasta que el FHIS de por aceptado el trabajo. b. Coordinador de la Unidad de Fiscalizacin Es el principal responsable de la autorizacin de la documentacin de los pagos y transferencias a ejecutores, capacitadores, municipalidades y supervisores, durante la ejecucin de los subproyectos y del cierre financiero de los mismos. Su rol es dirigir, organizar y controlar las actividades concernientes a la revisin de la documentacin de soporte para los pagos, suspensin y/o rescisin de contratos y custodia de documentos pertinentes, de acuerdo a los procedimientos descritos en el Manual de Operaciones, los contratos de financiamiento y documentos legales. Fiscales Su principal responsabilidad es asegurar el cumplimiento de los procesos definidos para el control financiero de los subproyectos, para ofrecer un servicio eficaz a todos los auditores externos contratados por el FHIS. Su rol es programar y organizar la emisin, remisin, y seguimiento de los pagos a los supervisores, capacitadores y ejecutores de subproyectos de acuerdo a los procedimientos establecidos y las directrices del superior. 7.8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LOS SUBPROYECTOS EJECUTADOS BAJO LA MODALIDAD DE GESTIN DESCENTRALIZADA Para los subproyectos descentralizados FHIS Mancomunidad Contratista, el FHIS delega en las UTI de las mancomunidades parte o la totalidad de la gestin administrativa de los subproyectos, reservndose algunas funciones puntuales en cuanto a la revisin y aprobacin19. Respecto a las funciones de seguimiento fsico del subproyecto, la DCS comparte las responsabilidades con las UTI, manteniendo para los inspectores de infraestructura y social, funciones similares a las asignadas en los subproyectos ejecutados en la modalidad centralizada, pero agregando funciones docentes de asesoramiento y asistencia tcnica a las UTI.
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La DOCP depende de la clasificacin del municipio, ms detalle al respecto se encuentra en la Gua Operativa del FHIS.
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En los subproyectos descentralizados son las UTI las responsables de aplicar los procedimientos descritos en el presente captulo y en la gua instructiva que el FHIS prepare para dicho efecto. Los subproyectos se registran en el Sistema de Informacin Municipal (en adelante, SIM). Este es un sistema de informacin que permite llevar el seguimiento y control fsico y financiero de la ejecucin de los subproyectos y que tiene la misma lgica del sistema de informacin de la DCS para los subproyectos centralizados. El detalle de los procedimientos que desarrolla la DCS en esta modalidad descentralizada se presenta a continuacin. 7.8.1. Inicio de los Subproyectos La Unidad de Fiscala recibe de la Direccin de Contrataciones el expediente del contrato o convenio firmado FHIS Mancomunidad / Municipalidad. La Unidad de Fiscala revisa que se encuentren los contratos correspondientes a todos los componentes del Proyecto y el dictamen del FHIS para la contratacin del subproyecto. Luego se procede a solicitar a la Direccin de Finanzas, la primera transferencia para el municipio verificando el comprobante de entrega del aporte municipal. El coordinador de la Unidad de Fiscala registra esta accin en el sistema de informacin de la DCS e informa al Subdirector quien asigna un inspector docente de infraestructura y social acordando un plan de visitas. El municipio hace el registro en el SIM de los contratos y el dictamen del FHIS, respecto a la contratacin del subproyecto y completa la informacin requerida en esta fase del Proyecto. 7.8.2. Ejecucin de los Subproyectos La ejecucin del subproyecto en el caso de la Mancomunidad-Contratista es de responsabilidad de la UTI quien deber aplicar los procedimientos correspondientes para el manejo de los contratos del ejecutor, capacitador y supervisores, as como para situaciones especiales como: aumento de plazo, suspensin de contrato y rescisin de contrato. Todas estas situaciones quedan registradas en el SIM y deben ser informadas oportunamente al inspector docente de infraestructura o social. En el caso de rescisin de contrato la UTI debe enviar al Director de la DCS la documentacin de respaldo de la rescisin y de la liquidacin financiera correspondiente. En este caso la UTI deber contratar el ejecutor o supervisor correspondiente con los saldos del subproyecto, si no se realiza la nueva contratacin la DCS deber solicitar la devolucin de los saldos existentes. Si el municipio no cumple con esta solicitud, el municipio o la mancomunidad ser inhabilitada y se deber informar a la Direccin Legal para que tome las acciones correspondientes. Durante la ejecucin del subproyecto los inspectores docentes desarrollan el plan de visitas y prestan asesora y asistencia tcnica a la UTI segn las necesidades de stas. El supervisor de infraestructura correspondiente deber comunicar a los inspectores docentes de infraestructura y social la fecha de la reunin de entrega de sitio y de recepcin provisoria y este decide si asiste o no. En situaciones puntuales el inspector docente coordinar con el subdirector la realizacin de actividades de capacitacin segn las necesidades detectadas en su trabajo de campo.
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Las solicitudes de orden de cambio, con toda la documentacin de sustento que prepara el supervisor de infraestructura, deben ser presentadas, en forma previa a la tramitacin interna en el municipio o mancomunidad, al inspector docente de infraestructura. El inspector verifica la justificacin y si est de acuerdo la aprueba y la presenta al Subdirector, quien la enva a la Unidad de Costos para su revisin y verificacin de disponibilidad de fuente. Una vez aprobada el Director de la DCS la somete a aprobacin al Comit de Operaciones, informando posteriormente al municipio o mancomunidad del resultado de la gestin. Si existiera diferencia entre lo aprobado por el FHIS y lo que el municipio o mancomunidad aprueba, la diferencia de costos deber ser financiada con fondos municipales o de la mancomunidad. La ltima orden de cambio no puede ser presentada a menos de 15 das de la fecha de recepcin provisoria del subproyecto. Durante la ejecucin del subproyecto el inspector docente recibe de parte de la UTI las solicitudes de transferencia que deben estar sustentadas por la siguiente documentacin: (i) solicitud de la mancomunidad; (ii) comprobante de entrega del aporte de la mancomunidad acorde con el avance del subproyecto; (iii) informe del supervisor; (iv) copia del informe mensual de la mancomunidad al FHIS; (v) hojas amarillas de bitcora donde se deber detallar el avance de la obra y el porcentaje fsico de la misma; (vi) copia de la pre-estimacin presentada por el ejecutor a la mancomunidad con el visto bueno del supervisor; y (vii) fotografas de la obra. El inspector docente revisa la solicitud y la presenta al Subdirector quien la enva con un memorando al coordinador de la Unidad de Fiscala. El coordinador revisa la documentacin y si est todo en orden hace la solicitud de la transferencia a Tesorera. Esta accin queda registrada en el sistema de informacin de la DCS. 7.8.3. Trmino y Cierre de los Subproyectos El supervisor de infraestructura debe coordinar la recepcin provisional de la obra cuando considere que la infraestructura est terminada o slo existen observaciones menores. La UTI debe comunicar al inspector docente de infraestructura y social de la fecha de la recepcin provisoria, los inspectores deciden si asisten a esta reunin. Para el desarrollo de la recepcin provisoria se deben aplicar los procedimientos descritos en las Guas Instructivas preparadas por el FHIS, que sern materia de capacitacin previa y asesora permanente. Los subproyectos ejecutados deben ser registrados en el SIM. Si la recepcin provisional es terminada a satisfaccin y se elabora Acta de Recepcin Provisional correspondiente, la UTI debe comunicar al inspector docente la fecha de la recepcin final para que se programe su asistencia y firmar del acta correspondiente. La UTI puede presentar al inspector, la ltima pre-estimacin incluyendo todas las rdenes de cambio y si esta todo correcto, el inspector la aprueba y en este caso la UTI puede entregar la solicitud del ltimo pago por ventanilla en la DCS para que la Unidad de Fiscala inicie el trmite de pago. Cabe sealar que para el caso del PIR el coordinador de la Unidad de Fiscala no debe generar la solicitud de transferencia sino hasta que se presente la siguiente documentacin para el cierre financiero del subproyecto: (i) copia del Acta Definitiva y Provisional; (ii) la hoja amarilla de cierre definitivo de la bitcora; (iii) Informe de Cierre del
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subproyecto del supervisor con fotografas; (iv) copia de la garanta de calidad de obra; (v) constancia financiera; y (vi) la ltima hoja del libro de ingresos y egresos. Cerrado financieramente el subproyecto por la Unidad de Fiscala el Subdirector aprueba la ltima transferencia a la mancomunidad y el coordinador de la Unidad de Fiscala, si esta todo en orden, solicita a Finanzas la ltima transferencia al municipio y concluye con el envo de la evaluacin de los supervisores, capacitadores y ejecutores del subproyecto, al coordinador de la Unidad de Control de Gestin para que sea ingresada al Banco de Contratistas. 7.8.4. Fase de Evaluacin Ex post La UTI enva a la DCS copia del informe de evaluacin ex post, de los proyectos que han cumplido el ao de funcionamiento y para los cuales se ha terminado la vigencia de la garanta de calidad. Revisada la informacin el Inspector la enva a archivo para que sea incorporada al expediente del proyecto. 7.9. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE DESEMPEO La Unidad de Control de Gestin de la DCS es responsable del funcionamiento del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Desempeo (en adelante, SED) aplicable a los modelos de gestin descentralizada de los subproyectos sectoriales del PIR. Las tareas de monitoreo en terreno son responsabilidad de los inspectores docentes de infraestructura y social, segn un plan de trabajo que define la Coordinadora de la Unidad. El monitoreo incluye la observacin del desempeo de la mancomunidad, de municipios y de la satisfaccin de los beneficiarios. El objetivo de este subsistema es que la DCS pueda realizar en forma sencilla y oportuna la verificacin de las condiciones exigidas a las mancomunidades para mantenerse en el programa de delegacin operativa del ciclo de proyectos. Este monitoreo se concentra en la observacin y calificacin de cinco mbitos de desempeo del municipio que son: (i) procesos administrativos y financieros; (ii) procesos tcnicos, licitaciones y contrataciones; (iii) procesos del ciclo de proyectos; (iv) cumplimiento de compromisos con las comunidades; y (v) cumplimiento de compromisos con el FHIS. El SED deber concentrarse en el desarrollo de las pautas, criterios e indicadores requeridos para el seguimiento y evaluacin del desempeo de las UTI de las mancomunidades y de los municipios que la conforman. Por otra parte el Proyecto plantea fortalecer y desarrollar las capacidades de gestin de estas entidades descentralizadas. En el caso del PIR, que ser ejecutado en la modalidad de gestin descentralizada a cargo de las mancomunidades, la informacin se obtendr del SIM que maneja cada UTI, mediante una metodologa definida por la Direccin de Sistemas. 7.9.1. Capacitacin y Asistencia Tcnica a las UTI de las Mancomunidades La DCS prestar soporte institucional a las UTI de las mancomunidades para fortalecer su capacidad de gestin, en especial en dos mbitos especiales: (i) la capacidad de supervisin, seguimiento y control de los contratos de obra, desde su inicio hasta su liquidacin y cierre final; y (ii) la capacidad de administracin de los recursos financieros para la ejecucin de los subproyectos, incluyendo los desembolsos y pagos a los contratistas, as como la rendicin de cuentas. La DCS programar un plan de
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capacitacin y asistencia tcnica con las UTI de las seis mancomunidades que sern seleccionadas para participar en el Proyecto. Adicionalmente, las UTI contarn con el acompaamiento permanente del PDD quien tambin ser capacitado por la DCS y facilitar el proceso de adquisicin de capacidades y fortalecimiento institucional de las UTI y de los municipios que lo conforman.
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CAPTULO VIII DEL MONITOREO Y EVALUACIN DEL PROYECTO
8.1. INTRODUCCIN En el presente captulo, se expone los instrumentos para asegurar la eficiente ejecucin de las actividades programadas y el cumplimiento de los objetivos, metas y presupuesto asignado para el desarrollo del Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto) que son: el sistema de Monitoreo y Evaluacin, los informes de progreso y resultados que sern presentados a la Asociacin Internacional de Fomento (en adelante, AIF), as como las revisiones anuales conjuntas entre el Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS) y la AIF. 8.2. DEL DISEO DEL SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIN El diseo del sistema de Monitoreo y Evaluacin (en adelante, M&E) lo desarrollar el FHIS y deber contener, entre otros: (i) el esquema de seguimiento y evaluacin general del monitoreo y evaluacin del PIR y su metodologa; (ii) un diseo de registro de datos en matrices estandarizadas para cada componente y subcomponente segn los niveles de desarrollo de cada uno; (iii) un cronograma de actividades claves para el monitoreo y evaluacin del PIR; (iv) los indicadores de insumos, proceso, producto, resultado e impacto; y (v) los valores de los indicadores de la lnea de base del PIR para los componentes y subcomponentes. El sistema de M&E posibilitar la ampliacin e incorporacin de mecanismos gerenciales que faciliten la identificacin de desvos y factores restrictivos que impidan ejecutar con eficacia el PIR. El diseo del sistema de M&E se incorporar a este manual como un anexo, cuando sea terminado. Los indicadores iniciales se presentan en una matriz (ver el Anexo VIII.1 a desarrollar por el consultor de marco lgico en mayor detalle), la cual permitir contar con informacin clave respecto de los indicadores de monitoreo y evaluacin de la lnea de base y las metas que se desea alcanzar, as como de las fuentes de informacin a las que se recurrir para tener informacin relacionada con el indicador. Esta matriz deber ser desarrollada por la consultora de Monitoreo y Evaluacin contratada, la cual podr incluir otros indicadores de insumo, producto o resultado. Los resultados de la consultora debern formar parte del manual. 8.3. DEL MONITOREO DEL PROYECTO El monitoreo de los indicadores de insumo, proceso y producto, basado en administracin por resultados, permitir realizar el seguimiento de la ejecucin de los componentes y los planes operativos anuales de las mancomunidades (en adelante POA de la mancomunidad); as como obtener informacin de los avances inmediatos en la gestin del PIR y la administracin de contratos de las mancomunidades, todo lo cual permitir determinar: (i) la ejecucin financiera por categora de inversin; (ii) las licitaciones de obras realizadas; y (iii) los ajustes y mejoras en la implementacin y el desempeo del PIR; tambin permitir cuantificar el cumplimiento de metas de acuerdo con el calendario de ejecucin.
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El rol del marco lgico para el desarrollo de las actividades de monitoreo es el de enfatizar la relacin insumo-producto, definiendo claramente los roles y responsabilidades. El marco lgico incluye la definicin de objetivos, indicadores e ndices, supuestos, medios de verificacin, fuente de datos y/o instrumento de recoleccin de informacin, frecuencia de las tareas de supervisin, designacin de responsables de recoleccin de datos, y construccin y verificacin de indicadores. Los componentes del sistema de monitoreo obedecen al nivel actual de definicin de Proyecto; por lo tanto, si durante la implementacin del PIR se realizaran modificaciones significativas que afecten los objetivos especficos del Proyecto o las actividades, ser necesaria una revisin del sistema para verificar si contina adecundose a su estructura y a sus caractersticas fundamentales. Considerando los objetivos especficos del proyecto y los tres sectores de alcance: agua y saneamiento, energa y transporte; se definir un conjunto de indicadores coherentes, fruto del examen de la documentacin marco para la preparacin del Proyecto, de la experiencia acumulada en otros proyectos con caractersticas similares, as como la desarrollada por el FHIS en la ejecucin de otros programas. La cooperacin del Servicio Autnomo Nacional de Acueductos y Alcantarillados (en adelante SANAA) y la Empresa Nacional de Energa Elctrica (en adelante ENEE) para desarrollar indicadores en lnea con los que ellos utilizan es fundamental para desarrollar un mecanismo de monitoreo permanente y solidamente institucionalizado, contrarrestando la tendencia comn de usar indicadores especficos al proyecto que no aportan al sistema general de informacin y toma de decisiones de los municipios. En el Cuadro 8.1. se presenta los principales indicadores de ejecucin del PIR a partir de los objetivos y metas previstos en el marco lgico. El ENEE cuenta con un sistema de informacin basado en recibo de solicitudes y ha elaborado sus propios indicadores. La seleccin de indicadores para el sector electricidad debe ser compatible con la base de datos del ENEE y en lo posible contribuir directamente a su sistema de informacin. El objetivo ser ayudar a las mancomunidades a que ellas mismas construyan los indicadores (recoleccin y actualizacin de datos) de manera que puedan tener las capacidades institucionales para realizar actividades de M&E del PIR como as tambin de cualquier otro proyecto no relacionado con la AIF. Estos indicadores sern revisados y validados por el grupo de ENEE de manera que tambin contribuyan a actualizar su propia base de datos. Asimismo, el SANAA cuenta con un sistema nacional de acueductos rurales conocido como SIAR (Sistema de Informacin de Acueductos Rurales). El sistema proporciona informacin general de la comunidad y del acueducto, con informacin administrativa, tcnica y descriptiva del sistema, incluyendo el estado fsico, del sistema, el nmero de personas que trabajan en la junta de agua (Integracin de la junta), y la calidad del agua (desinfeccin del agua y continuidad del servicio). Desafortunadamente el gobierno no ha apoyado financieramente al sistema y por lo tanto la informacin no esta actualizada. Es prioridad tratar de construir indicadores para el monitoreo del sector agua que estn bajo los lineamientos del SIAR y cuando sea posible que contribuyan directamente a actualizar
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el sistema. Se buscar capacitar al personal dentro de las UTI para actualizar el sistema regularmente de manera que no slo sirva para monitorear las tareas ejecutadas bajo este Proyecto, sino adems para todas aquellas que involucren al sector de agua y saneamiento. Cuadro 8.1 Indicadores de Ejecucin del PIR
Niveles de objetivos Fin del programa: (i) Mejorar el acceso, calidad y sostenibilidad de los servicios de infraestructura (carreteras, agua y saneamiento, electricidad) para los pobres en reas rurales en Honduras. Indicadores de producto Poblacin con mayor acceso a vas transitables durante todo el ao. % de poblacin con mejor acceso al servicio de agua y saneamiento en las mancomunidades seleccionadas. % de poblacin con servicio elctrico en mancomunidades seleccionadas. Reduccin del tiempo de transporte hacia destinos econmicos y sociales clave. Mejora sostenible en la calidad de los servicios de agua y saneamiento y conductas de higiene. Mejoras en las actividades productivas familiares debido a la electricidad. UTI operando con personal entrenado y presupuesto adecuado. % de usuarios que entienden y cumplen con sus obligaciones en los sistemas de agua y electricidad. Nmero de proveedores de servicio a pequea escala operando satisfactoriamente.
(ii) Desarrollar las capacidades locales y hacer posible la provisin de servicios y el planeamiento a nivel local. Productos: Objetivos especficos (Componentes) Caminos
Km rehabilitados con mecanismos establecidos para su mantenimiento rutinario adecuado. Nmero de microempresas de mantenimiento de caminos rurales operando. Mtodos intensivos en mano de obra aplicados en las obras de rehabilitacin de caminos rurales. Nmero de conexiones de agua y saneamiento mejoradas. Nmero de nuevas conexiones de agua y saneamiento instaladas. Nmero de JAAS de sistemas de agua con la adecuada capacidad Nmero de personal en UTI con entrenamiento y presupuesto adecuado para supervisar la construccin y mantenimiento de las obras. Porcentaje de usuarios que entiende y cumple con sus obligaciones al sistema de agua y saneamiento. Porcentaje de poblacin en las mancomunidades seleccionadas que tiene acceso al sistema mejorado de agua y saneamiento. Nmero de nuevas conexiones elctricas en hogares, establecimientos pblicos y productivos a travs de: (i) extensin de la red, (ii) micro redes y, (iii) sistemas solares para hogares. Nmero de micro redes (basados en tecnologas renovables) operando bajo condiciones sostenibles. Mltiples proveedores de sistemas solares para hogares acreditados y participando en el programa de desarrollo nacional solar.
Agua y saneamiento
Electricidad
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8.3.1. Informes La informacin ser reportada trimestralmente al FHIS, y en forma semestral, esta Institucin elaborar un consolidado de progreso del PIR. El proceso de evaluacin del PIR se realizar mediante estudios dirigidos a: (i) el levantamiento de los valores de los indicadores de la lnea de base del PIR, (ii) la evaluacin intermedia; y (iii) la evaluacin de impacto, una vez concluidas las inversiones del PIR. El anlisis descriptivo durante la vida del proyecto deber incorporar, entre otros aspectos: Comparacin de indicadores o ndices de un periodo con respecto al periodo anterior. Comparacin de indicadores o ndices de un periodo con respecto al mismo periodo del ao anterior (evitando estacionalidad). Comparacin de indicadores o ndices entre distintas reas afectadas por el proyecto Proyecciones de indicadores y medicin de la distancia hacia la meta final. Tasa de crecimiento o disminucin de indicadores o ndices. Asimismo, la interpretacin del comportamiento de los indicadores durante la vida del proyecto requiere: Identificar cuales son los indicadores que presentan desviaciones a lo previamente planificado. Distinguir las desviaciones positivas o favorables de las negativas o perjudiciales. Determinar las posibles causas de las distorsiones e identificar los responsables. Informar a los agentes responsables de los problemas y conjuntamente proponer soluciones. Si mas de una solucin se identifica es importante establecer el costo y beneficio de cada de ellas. Si existen otras reas que estn ejecutando la misma tarea en forma eficiente, tratar de transmitir la experiencia hacia las menos exitosas. Si una de las reas tiene dificultades de llegar a las metas establecidas en ms de un periodo20, ser necesario incrementar la periodicidad de la supervisin hasta que se alcance los niveles planeados. Redactar y diseminar informes cortos con la evolucin de los indicadores a los coejecutores del proyecto. Por otro lado, una vez concluidas las inversiones del PIR, el anlisis y la interpretacin de datos se deber incorporar: La comparacin de indicadores o ndices entre el inicio y el final del Proyecto.
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Un periodo se define como el tiempo transcurrido entre dos mediciones de los indicadores
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La comparacin del cambio, entre el inicio y el cierre del Proyecto, del mismo indicador o ndice entre distintas reas afectadas por el Proyecto. La medicin de la tasa de crecimiento de los indicadores a lo largo de la vida del programa. La determinacin del porcentaje de indicadores que no llegaron a la meta y medicin de la magnitud de las desviaciones. 8.3.2. Asignacin de Responsabilidades para el Monitoreo del PIR Se deber asignar formalmente las responsabilidades para: Recolectar datos, construir indicadores e incorporar la informacin en el sistema en forma peridica. Supervisar los municipios y validar los datos incorporados al sistema. Analizar la informacin y asegurar que est al alcance de aquellos con responsabilidades en la toma de decisiones. Diseminar la informacin, cuanto esto sea pertinente, a los agentes participantes. 8.4. DE LA EVALUACIN DEL PROYECTO El FHIS realizar semestralmente una evaluacin interna para los informes anuales, la cual comprender lo siguiente: (i) medir la eficiencia en el desempeo de las mancomunidades; (ii) identificar los productos, resultados e impactos posibles del PIR; (iii) evaluar la calidad de los productos que van resultando de las obras ejecutadas; y (iv) evaluar el estado de los riesgos o factores externos reflejados en los supuestos del marco lgico del PIR. Se realizar evaluaciones externas de medio trmino y de fin de Proyecto; para lo cual, se contratar consultores externos. La seleccin de los consultores se llevar a cabo mediante los procedimientos de seleccin y contratacin de consultores del Banco Mundial (en adelante, BM); para ello, el FHIS preparar los respectivos trminos de referencia y supervisar a los consultores contratados. 8.4.1. Evaluacin Intermedia A mitad del periodo de ejecucin del PIR, se realizar una revisin que comprender una evaluacin integral de los progresos del PIR y de las perspectivas de culminarlo con xito. La evaluacin incluir todos los aspectos del Proyecto; adems, examinar los avances hechos por las mancomunidades relacionados con: (i) la gestin de los POA de las mancomunidades, y la necesidad de ajustar el plan operativo del PIR; y (ii) el progreso de los componentes y subcomponentes del PIR, entre otros. 8.4.2. Evaluacin de Resultados a. Aspectos generales Los estudios de evaluacin de resultados consolidan tanto la eficiencia de la gestin como la eficacia e impacto de los resultados obtenidos con la ejecucin.
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Se comparar los indicadores de resultados esperados de las actividades y los productos obtenidos en cada componente, los costos por componente y actividad, la ejecucin presupuestaria financiera del PIR, la ejecucin de contratos de las mancomunidades con los consultores y contratistas, y el cumplimiento de compromisos contractuales de obra. Se resumir las principales lecciones aprendidas por el FHIS durante la fase de ejecucin del PIR; adems, se formular cualquier propuesta innovadora que se desee formular respecto de los objetivos del PIR. La finalidad de evaluar los impactos es determinar la mejora que se perciba conforme con los indicadores de los objetivos de desarrollo y propsito en las intervenciones ms estratgicas del PIR, analizndose la situacin inicial, lnea de base, con la situacin despus de ejecutado el Proyecto. Tambin, se evaluar su sostenibilidad, as como los impactos sociales del crecimiento y desarrollo econmico sobre su poblacin objetivo beneficiaria. Dependiendo de la variable de resultado a analizar, estos estudios se realizarn inmediatamente finalizada la vida del proyecto o en un periodo de tiempo aun mayor para capturar efectos de largo plazo. b. Aspectos especficos La evaluacin de los resultados del Proyecto implica la ejecucin de las siguientes actividades: Elaboracin de la lnea de base del Proyecto Ser realizada dentro del primer trimestre en cada una de las mancomunidades que sern objeto de intervencin por parte del Proyecto y fuera de la mancomunidad en el caso de que el grupo de comparacin no pueda ser identificado en la misma mancomunidad. Se deber tomar en cuenta, para y desde su inicio, la necesidad de contar con una lnea de base de cada uno de los componentes o reas que sern objeto de la evaluacin de impactos inmediatos y de mediano y largo plazo. El FHIS disear antes de iniciar la ejecucin del Proyecto, dicha lnea de base conjuntamente con las unidades tcnicas intermunicipales (en adelante UTI) de las mancomunidades. Evaluacin del proceso de participacin comunitaria y el PEDM En cada una de las mancomunidades participantes, se revisar los procesos aplicados, los problemas presentados, las carencias e insuficiencias, las actitudes de los participantes, los compromisos adquiridos, la experiencia de fiscalizacin social e institucional en la ejecucin de las obras, los efectos favorables del proceso participativo con relacin a la solucin de conflictos o diferencias comunitarias e institucionales, y la generacin, fortalecimiento y desarrollo de capacidades en las contrapartes institucionales y comunitarias. Tambin se evaluar el rol de la mancomunidad como conductora del POA de la mancomunidad y del FHIS como coordinador del PIR y responsable de la gestin del fortalecimiento institucional. Esta evaluacin, que ser efectuada en la segunda mitad del Proyecto, tendr dos fases: (i) la inicial, totalmente participativa, pues contar con la intervencin de todas las contrapartes del PIR y servir como base general; (ii) la segunda fase se realizar a partir de grupos focales incorporando especialistas en el tema de infraestructura rural y observadores de otros proyectos similares, hayan o no aplicado el modelo participativo de tal gestin.
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Evaluacin tcnica de los resultados de las obras de infraestructura rural A mitad del PIR se evaluar la calidad tcnica y ambiental de los estudios y obras productos de su ejecucin, y se propondr ajustes y tecnologas apropiadas para los mismos. Esta evaluacin deber incluir un taller de trabajo participativo en el mbito de cada una de las mancomunidades con la intervencin de todas las partes involucradas. Evaluacin de los efectos e impactos socioeconmicos inmediatos o de corto plazo Oportunidad de la evaluacin de efectos e impactos inmediatos. Seis meses despus de finalizadas las obras de infraestructura, se realizar la evaluacin de los impactos del PIR en las mancomunidades atendidas. Para este efecto, el FHIS elaborar los trminos de referencia, incluyendo los indicadores, reas de anlisis, tamaos de muestras, procedimientos de base, tiempos y estrategias de ejecucin, etc.; todo ello, en relacin con la lnea de base del Proyecto. Deber considerarse, adems, la afectacin al normal desarrollo del Proyecto causada por factores externos a ste. La evaluacin podra realizarse a travs de varias consultoras independientes, cuyos resultados puedan ser posteriormente conciliados por un grupo de trabajo de los propios consultores y del FHIS, y posteriormente realizar un taller de presentacin de dichos resultados sobre el impacto global del Proyecto sobre las distintas zonas de influencia de las obras ejecutadas. Indicadores que deben ser evaluados. Se medirn indicadores de corto, mediano y largo plazo. A continuacin se describe una versin preliminar de los indicadores a ser evaluados. Estos indicadores se tomarn como punto de partida durante la discusin del marco lgico del Proyecto y por lo tanto quedan sujeto a modificacin. Porcentaje de la poblacin con acceso a los servicios de agua y saneamiento, elctricos y con caminos transitables durante todo el ao. Generacin de empleo directo e indirecto, temporal y permanente como resultado de la aplicacin de modelos de rehabilitacin de caminos intensivos en el uso de mano de obra. Impacto tcnico, social, cultural y econmico de las microempresas multisectoriales para la infraestructura rural como modelo para la prestacin de servicios pblicos y su replicabilidad en otros mbitos. Cambios en el desarrollo de las comunidades indgenas, gnero, proyectos comunitarios, participacin y cultura de conservacin vial. Cambios en la gestin institucional y financiera de la infraestructura rural en las mancomunidades donde interviene el PIR, como consecuencia de la implementacin de los modelos propuestos. Cobertura de atencin de la red de caminos vecinales. Cambios en el mercado local y regional de consultores y contratistas. Generacin de una industria de la construccin local, calificacin y mejoramiento de la gestin y las capacidades.
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Percepcin de los usuarios y la opinin pblica (agentes privados, sociales, pblicos, tcnicos y polticos) respecto de los resultados logrados por el PIR y su percepcin sobre el nuevo modelo de gestin de la vialidad rural propuesto, como una nueva estrategia para promover el desarrollo local y nacional y combatir la pobreza de la poblacin rural. Estos indicadores no estn bien definidos y por lo tanto, se necesita discutirlos y redefinirlos de manera que sean mensurables y consensuados por todos los agentes involucrados. c. Estrategia Dado que la implementacin del Proyecto se inicia afectando algunas municipalidades dentro de la mancomunidad mientras el resto sern afectadas en el mediano plazo, entonces se utilizar estos ltimos como grupos de comparacin para los primeros. Debido a que el men de obras es bastante amplio, esto aumenta la dificultad de encontrar un grupo adecuado de comparacin. Si ninguna municipalidad dentro de la mancomunidad puede ser usada como control se buscar dentro del universo de municipalidades de las mancomunidades no afectadas que sern incorporadas en el Proyecto en aos posteriores. d. Metodologa La metodologa economtrica a aplicar para la evaluacin de impacto ser Propensity Score matching controlado en un anlisis multivariado. Se evaluarn resultados de corto plazo (seis meses y/o un ao despus de terminadas las obras) y de largo plazo (tres aos o ms) cuando los recursos as lo permitan. e. Variables de resultado Las variables de resultado sern determinadas en lnea con los objetivos del Proyecto, revisadas por los expertos en el rea y consensuadas por todos los agentes involucrados en el Proyecto. 8.4.3 Asignacin de Responsabilidades para la Evaluacin del PIR Se deber asignar formalmente las responsabilidades para: Disear los cuestionarios y la muestra. Recopilar datos de la lnea base y ex post y procesar la informacin. Aplicar la metodologa economtrica propuesta y reportar los resultados encontrados. Diseminar los resultados de la evaluacin de impacto por medios de alcance masivo. 8.5. PARTICIPACIN DE LAS MANCOMUNIDADES EN EL SISTEMA DE M&E Las mancomunidades tendrn una participacin en el sistema de M&E a nivel de cinco acciones especficas que son las siguientes: Participar activamente en el taller de levantamiento de indicadores para la administracin de contratos segn las necesidades de informacin para el monitoreo de progreso y producto.
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Llevar a cabo los registros de monitoreo de la supervisin y ejecucin de obras a su cargo. Realizar la autoevaluacin semestral sobre la administracin de contratos a su cargo. Participar y emitir opinin tcnica en las reuniones de anlisis de progreso con el FHIS. Apoyar con asistencia tcnica en las revisiones de la AIF, y la evaluacion externa de medio trmino y fin de proyecto. 8.6. DE LA RELACIN ENTRE EL FHIS Y LA AIF 8.6.1. Informes sobre los Planes Operativos Anuales El FHIS preparar antes del __ de ______ de cada ao, el proyecto del POA para el siguiente ao calendario y lo someter a la revisin y No-Objecin de la AIF. El POA integrar los POA de las mancomunidades, previamente consolidados y revisados por el FHIS, as como el Plan de Fortalecimiento Institucional (en adelante, PFI) a cargo del FHIS. 8.6.2. Informes de Progreso para la AIF El FHIS preparar informes de progreso semestrales sobre todos los componentes del PIR, incluyendo el componente a cargo de las mancomunidades. Estos informes se presentarn.. das antes del ..de y del de de cada ao. Los informes semestrales debern especificar lo siguiente: Un avance de cada uno de los indicadores de productos y, de ser posible, de resultados sealados en el marco lgico. Situacin del POA corriente, calendario de desembolsos y Plan de Adquisiciones y Contrataciones (en adelante, PAC), incluyendo servicios de consultora, obras y adquisicin de bienes. El informe de progreso detallado por semestre debe cubrir, entre otras, las siguientes reas: (i) situacin de los componentes y subcomponentes; (ii) situacin de los planes de implementacin de las mancomunidades; (iii) funcionamiento y estado del sistema de M&E; y (iv) situacin de la coordinacin y operacin de los Convenios Marco con las mancomunidades, entre otros. Junto con la informacin cuantitativa debidamente analizada, el FHIS deber incluir los problemas ocurridos durante la ejecucin de cada uno de los componentes y subcomponentes del PIR y las recomendaciones o acciones tomadas para superar el problema, especialmente respecto de los PIA. 8.6.3. Revisiones Anuales A ms tardar, el de de cada ao, el FHIS y la AIF se debern reunir para efectuar una revisin semianual al PIR. Se realizar una evaluacin de progreso del Proyecto, del cumplimiento de las obligaciones en la ejecucin del mismo y del desempeo de las actividades previstas para acordar el POA general del siguiente ao. En caso de que, en la opinin de la AIF, el progreso sea insatisfactorio, el FHIS deber
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preparar un plan de accin, en un plazo de dos (02) meses despus de recibir la notificacin de la AIF sobre los problemas percibidos. Quince (15) das antes de cada reunin, el FHIS deber presentar a la AIF un informe que contendr la agenda para la reunin e informacin relativa a los temas que sern tratados. Asimismo, para las reuniones del mes de de cada ao, el FHIS deber presentar el POA general de ejecucin y presupuesto del ao siguiente. Las revisiones anuales estarn dirigidas a evaluar y proporcionar informacin sobre: (i) el desempeo de los indicadores del marco lgico; (ii) el desempeo del FHIS y de cada una de las mancomunidades; (iii) la efectividad de las inversiones, progreso y evaluacin de los convenios suscritos; (iv) el avance en la implementacin de los componentes y subcomponentes; (v) la idoneidad de los procedimientos establecidos en el manual de operaciones del PIR; (vi) el avance en el fortalecimiento institucional; (vii) la ejecucin de la lnea de base y de la base de datos en cada rea de intervencin, y (viii) el desempeo del sistema de M&E. 8.6.4. Supervisin del Proyecto por parte de la AIF La AIF supervisar el PIR a travs de la representacin y misiones de supervisin, cuya periodicidad estar determinada por los requerimientos del POA. Durante la ejecucin del PIR, se estima que se realizar dos misiones de supervisin por ao. Asimismo, se realizar una Misin de Medio Trmino de ejecucin y evaluacin. 8.7. RELACION ENTRE EL FHIS Y LAS MANCOMUNIDADES 8.7.1. Coordinacin Operativa con las Mancomunidades Puesto que el FHIS es la instancia responsable de la conduccin y gestin nacional del PIR segn el Convenio de Crdito, le corresponde la coordinacin operativa con las mancomunidades para la ejecucin de los componentes del Proyecto. Para ello se encarga de: La transferencia de recursos del Convenio de Crdito con la AIF, lo cual incluye todos los procesos de desembolsos de la cuenta T del Proyecto a las cuentas especiales administradas por cada mancomunidad. Supervisin y control del uso de los recursos por parte de las mancomunidades, para lo cual stas elaborarn los reportes de administracin financiera y rendiciones segn los procedimientos y normas previstas en el captulo 5 de este manual. Revisin y conformidad del POA de la mancomunidad y su trmite ante la AIF para su No-Objecin. Revisin y conformidad del PAC para la ejecucin del POA de la mancomunidad y su trmite ante la AIF para su No-Objecin. Supervisin, revisin y conformidad de los procesos para la seleccin, suscripcin y liquidacin de los contratos de estudios, obras, as como consultoras. La No-Objecin de la AIF se aplicar slo a los dos paquetes por categora de contratacin.
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Posteriormente, ser suficiente la conformidad del FHIS segn lo establecido en el captulo VII de este manual. Evaluacin anual de los resultados del POA de la mancomunidad, en funcin de lo cual se realizar la suscripcin de las adendas ejecutivas a los Convenios Marco suscritos entre el FHIS y las mancomunidades. Absolucin de consultas realizadas por las mancomunidades, as como suministro de informacin y asistencia y capacitacin directa para stas. Implementacin y ejecucin del Plan de Fortalecimiento para las mancomunidades. El FHIS es el nexo entre las mancomunidades y la AIF para efectos de la ejecucin de los componentes de inversin en infraestructura, previstos en el POA de la mancomunidad. 8.7.2. Comunicaciones con las Mancomunidades El FHIS disear un Plan de Comunicaciones descentralizado con las mancomunidades con los siguientes objetivos: (i) realizar las coordinaciones y transferencia de informacin en tiempo real; (ii) aplicar mecanismos de capacitacin a distancia, en especial con las UTI de las mancomunidades; (iii) realizar el monitoreo y el gerenciamiento del POA de cada mancomunidad; y (iv) la transparencia y difusin pblica de las actividades, avances y resultados del PIR y el desarrollo del sitio Web. Para este propsito, el FHIS conjuntamente con las mancomunidades desarrollarn las siguientes herramientas: Mdulo de Equipamiento Informtico. Para facilitar el proceso de trabajo de las UTI, se las dotar de un mdulo de equipamiento informtico bsico, para uso exclusivo de las actividades del Proyecto. Este mdulo estar conformado por lo siguientes equipos: (i) computadoras Pentium IV; (ii) impresoras inyectoras; (iii) licencias de programas principales; y (iv) equipamiento menor para conexin integrada con el mdulo SIAP. Diseo y desarrollo de la pgina Web del PIR. Mediante esta pgina Web se podr acceder a informacin sobre el desarrollo y ejecucin del Proyecto, compartir las mejores prcticas y las lecciones aprendidas de las distintas mancomunidades, y finalmente, podr implementarse algunos mdulos de capacitacin a distancia sobre aspectos claves del PIR y referidos a diversas reas de la gestin vial, en forma complementaria o adicional a los cursos-talleres de capacitacin presencial. Mdulo de Seguimiento, Informacin y Administracin del Programa (SIAP). Se disear un programa informtico y un plan de capacitacin y entrenamiento para desarrollar los siguientes procesos: (i) rendiciones de cuentas y evaluacin; (ii) control de proyectos; (iii) sistemas de adquisiciones; (iv) seguimiento del Plan de Fortalecimiento; y (v) Centro de Ayuda PIR para la facilitar asistencia tcnica y consultas a las UTI. Mdulo de Comunicaciones por Video Conferencia. Se utilizar este medio de comunicacin para desarrollar las siguientes actividades del Proyecto: (i) capacitacin a distancia para temas de corta duracin y de inters inmediato en el marco del Plan de Fortalecimiento Institucional de las mancomunidades; (ii) absolucin de consultas
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rpidas que tengan las UTI; y (iii) seguimiento, coordinacin e informacin sobre el PIR. El Plan de Comunicaciones se implementar en forma progresiva con las mancomunidades que inicien la ejecucin del POA de la mancomunidad, y durante el primer ao del PIR. Este plan y su presupuesto formarn parte del POA del PIR. Para el diseo y operacin del Sistema de Comunicaciones por video conferencia se suscribir un convenio con el ____, y se apoyar la instalacin y operacin del sistema en las mancomunidades.
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CAPITULO IX LINEAMIENTOS PARA EL DISEO DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO
9.1. INTRODUCCIN El fortalecimiento institucional se enmarca dentro de los objetivos establecidos en el Proyecto de Infraestructura Rural (en adelante, PIR o Proyecto). Bajo esta seccin se propone que se desarrolle un Plan de Fortalecimiento Institucional (en adelante, PFI) de las mancomunidades anualmente como la herramienta operativa para promover las mejoras progresivas en la gestin de subproyectos de las Mancomunidades y municipios que la integran. En el presente captulo se describen los alcances, objetivos y estrategias que deberan ser consideradas en la elaboracin del Plan de Fortalecimiento Institucional de Mancomunidades, tomando como eje principal el desarrollo de las capacidades de gestin de los municipios, el cual deber ser ejecutado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (en adelante, UCP) del Fondo Hondureo de Inversin Social (en adelante, FHIS) con apoyo de la Direccin de Fortalecimiento Institucional del FHIS y/o consultores. 9.2. CONCEPTO Y APLICACIONES DEL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Para efectos de este documento entenderemos como fortalecimiento institucional el proceso de madurez o desarrollo de capacidades que deben lograr las mancomunidades/municipios para alcanzar mejoras o progresos efectivos en la gestin y administracin de su desarrollo en los sectores de intervencin del PIR. En este sentido, se trata del fortalecimiento institucional orientado a mejorar la actual capacidad de gestin de subproyectos sectoriales de las Mancomunidades. Es decir el conjunto de prcticas, habilidades y fortalezas que deben poseer las mancomunidades para planificar, organizar, dirigir, y ejecutar sus recursos tcnicos, humanos, y financieros para cumplir con las funciones de planificacin y gestin bsicas. Las aplicaciones del fortalecimiento institucional son las siguientes: a) Generacin y construccin de capacidades tcnicas y operativas En las mancomunidades el FHIS apoyar mediante tres procesos claves: (i) mejorar las aptitudes y competencias de los recursos tcnicos y profesionales de las Unidades Tcnicas Intermunicipales (en adelante, UTI) y municipios que integran la mancomunidad; (ii) mejorar y cambiar los procesos y procedimientos de planificacin, programacin, presupuesto, tcnicos, contrataciones, administrativos y financieros y supervisin de contratos para asegurar el cumplimiento de sus objetivos y metas del Plan Estratgico de Desarrollo Municipal (en adelante, PEDM) o del Plan Integral de Desarrollo de la Mancomunidad; y (iii) inducir e implementar incentivos a las mejoras prcticas orientadas a lograr progresos sostenibles en los niveles de desempeo de la mancomunidad y municipios (cambios en el uso de los recursos, procesos y prcticas). Un aspecto clave del programa es el fortalecimiento de la capacidad tcnica del personal que integran las UTI y UTM de los municipios que sern los beneficiarios y coejecutores del Proyecto.
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Definicin del Rol de los Promotores de Descentralizacin (en adelante, PDD) y capacitacin de los mismos para que ellos transfieran dichas capacidades a los funcionarios de las mancomunidad, UTI, UTM y municipios. b) Desarrollo de cambios y mejoras de desempeo en la capacidad institucional de los Mancomunidades y Municipios El Plan de fortalecimiento a las UTI/UTM bebera: (i) implantar una actitud responsable de las diferentes niveles e instancias en la gestin institucional; (ii) desarrollar mecanismos de cooperacin eficaz a nivel interno y externo con los municipios que integran la mancomunidad para cumplir con los mandatos institucionales; y (iii) implantar cambios que aseguren la eficiencia y eficacia en la gestin integral de la entidad (cambios en la actitud, en la gestin y en las reglas de juego). c) Mejoramiento de la capacidad organizacional de los UTI/UTM Mediante los siguientes procesos clave: (i) implantar plataformas operativas que aseguren la mejor asignacin de los recursos disponibles mediante la capacitacin en el Sistema de Informacin Municipal (en adelante, SIM), manual de costos, u otros desarrollados por el FHIS para fortalecer la descentralizacin; y (ii) entrenar los recursos humanos en las reas tcnicas, econmicos, administrativos, financieros, y dotar de equipamiento e infraestructura (tecnologa y plataforma operativa de produccin y servicios de la organizacin). La estrategia general est dirigida a realizar mejoras en la organizacin y funcionamiento del desempeo de las UTI y de la mancomunidad como un todo, para atender, en primer lugar las demandas de atencin de las comunidades y segundo lugar, aquellas previstas en sus planes de desarrollo estratgicos. 9.3. OBJETIVOS Y METAS DEL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL PIR 9.3.1. Objetivos Los objetivos del fortalecimiento institucional del PIR seran los siguientes: Asegurar una eficiente ejecucin del Proyecto en todas aquellas mancomunidades en las cuales se realizarn inversiones en agua y saneamiento, en obras viales de conservacin y rehabilitacin, y de energa en el marco del PIR. Mejorar la actual capacidad institucional (estratgica, tcnica - operativa, administrativa y financiera) de las mancomunidades y sus municipios que la integran para atender en forma progresiva su plan de desarrollo integral estratgico planteado, buscando en el mediano y largo plazo implantar un sistema de gestin tcnica, institucional y financiera eficiente y sostenible. Adicionalmente, son objetivos complementarios los siguientes: Mejorar la capacidad de gestin integral de los municipios, como instancias colaboradoras de las mancomunidades y que tienen una responsabilidad compartida en la administracin de la gestin de la Mancomunidad. Mejorar la oferta local y regional de servicios, consultora y obras, y promover su mayor participacin en las demandas requeridas por el PIR, y lograr un proceso progresivo de participacin del sector privado, en especial de la mediana y pequea empresa en las obras o subproyectos, y de las microempresas en los servicios de
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mantenimiento rutinario u operacin de subproyectos, generando tambin empleo directo e indirecto en las zonas de influencia de los subproyectos. Para lograr sus objetivos el PIR debe impulsar y acompaar durante su ejecucin un proceso sostenido de fortalecimiento de las capacidades institucionales de los Mancomunidades que participan en el programa. 9.3.2. Metas Las metas del fortalecimiento institucional son las siguientes: a) Metas generales Ocho mancomunidades fortalecidas y que desarrollan una mejor planificacin y ejecucin de sus inversiones sectoriales, y conducen una gestin administrativa y financiera con mejores resultados en el logro de sus planes estratgicos integrales de desarrollo. Tres mancomunidades han logrado alcanzar el nivel de gestin vial de Alto Desempeo, superando las limitaciones existentes al inicio del Proyecto y desarrollando estndares ptimos comparndose con otras mancomunidades que tienen un nivel de desempeo y un apalancamiento de recursos adecuado. El FHIS deber desarrollar un sistema de benchmarking de desempeo de la gestin de las mancomunidades. Tres o ms de las mancomunidades han alcanzado una gestin de gestin y planificacin aceptable, y un desarrollo sostenible en las mejoras alcanzadas durante la ejecucin del PIR. b) Metas especficas Ocho Planes de Desarrollo de Capacidades (PDC) ejecutados en las mancomunidades elegibles del PIR. Los subproyectos financiados para cada uno de los sectores de energa y agua y saneamiento estn en operacin. Microempresas de mantenimiento vial creadas, consolidadas mantenimiento rutinario de caminos vecinales municipales. y operando el
Capacitacin de contratistas y consultores de la zona de intervencin de las mancomunidades donde ejecutaran los subproyectos. Municipios participando y colaborando con la ejecucin de la estrategia de desarrollo de la mancomunidad. 9.4. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ORIENTADO AL CAMBIO DE MODELO DE GESTIN DESCENTRALIZADA a) Desarrollo de Capacidades locales y Regionales Para lograr este objetivo el FHIS ha tomado la poltica de descentralizacin del ciclo de proyectos, el cual se present en el capitulo IV. Esta estrategia ser sistematizada a travs de la asistencia tcnica que ser ejecutada por los PDD y las alianzas estratgicas con SOPTRAVI, ENEE-FOSODE y SANAA.
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Los PDD sern el apoyo a las mancomunidades y sus respectivas UTI. Los PDD apoyarn la operacin de los subproyectos en cada una de las fases dentro del Ciclo de Proyectos descentralizado: (i) capacitando a las mancomunidades y sobre todo al personal de las UTI con el objeto de que cumplan con los criterios, normas, procesos y lineamientos establecidos en el ciclo de proyectos del PIR; (ii) participando en los procesos de contratacin y licitacin de consultores y contratistas, respectivamente; (iii) acompaando capacitando al personal en la supervisin y fiscalizacin de los trabajos que realizan los supervisores y contratistas; (iv) preparando los planes operativos de las mancomunidades (en adelante, POAM) y los planes de contrataciones y adquisiciones (en adelante, PAC) y logrando que se cumplan las metas anuales establecidas; y (v) preparando informes trimestrales sobre los avances en el POAM, entre otros. El seguimiento del desempeo de los PDD estar a cargo de la Direccin de Proyectos durante la etapa de formulacin de subproyectos y de la Direccin de Control y Seguimiento durante la etapa de implementacin o ejecucin de subproyectos. Los PDD reportaran al coordinador de la UTI y se le podran asignar la responsabilidad de entre una y dos mancomunidades, dependiendo del nmero de municipios que integran la mancomunidad. Los PDD sern evaluados en funcin de la evolucin del desempeo de las Mancomunidades en el tiempo y mediante un sistema de indicadores basado en resultados que propondr el FHIS y la UCP. La aprobacin de sus pagos ser dada por las UTI y evaluada por las Direccin del FHIS mencionadas anteriormente. El Anexo IX.1 presenta un borrador de los trminos de referencia de los PDD. b) Modelo de Gestin basado en la Participacin del Sector Privado (PSP) Como alternativa al modelo de ejecucin de subproyectos con las comunidades donde el FHIS tiene una basta experiencia y manuales, el PIR pretende promover en forma demostrativa e inductiva un modelo de gestin alternativo a travs de la tercerizacin. En primer lugar, est justificado por los PEDM preparados por los municipios y el Plan Integral Estratgico propuesto por la Mancomunidad, orientado a una planificacin del desarrollo participativa. Asimismo, la planificacin de corto plazo se alinea a la planificacin de mediano y largo plazo. La herramienta principal para desarrollar este sistema son los PEDM de los municipios y los Planes Integrales de la Mancomunidad En segundo lugar, se parte de una organizacin especializada para atender la gestin de la Mancomunidad a travs de las UTI. Esta Unidad deber asumir la conduccin, direccin y gerencial, articulando los recursos financieros, humanos y logsticos existentes en las Mancomunidades para atender las demandas de sus planes estratgicos. En tercer lugar, se requiere implementar un sistema de ejecucin tercerizada de las funciones. Para desarrollar este sistema de tercerizacin de consultaras y obras ser indispensable el diseo de una plataforma operativa orientada a la administracin de contratos. Para lo cual se les capacitar en el SIM. Asimismo, el nuevo sistema requiere un perfil tcnico y competencias distintas, por ello, recibirn entrenamiento y capacitacin bajo el modelo aprender haciendo y apoyo de los PDD. Por ltimo, ser indispensable el diseo de polticas y medidas que aseguren una gestin integrada de las inversiones, para lo cual ser necesario mejorar la planificacin, gestin y ejecucin de los gastos e inversiones en esta materia, incorporando criterios de control y estndares de calidad, integralidad y eficacia de las mismas. Las herramientas bsicas para este sistema sern el Plan Plurianual de Inversiones, los POAM y los PAC.
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c) Asesores Estratgicos La UCP y el FHIS disearn los Planes de Capacidades de las Mancomunidades y contar para su diseo con los asesores estratgicos, los cuales segn convenio proveern de capacitacin o asesora en los temas especficos en su respectivo sector como son SOPTRAVI, ENEE, FONASE, SANAA, entre otros. La UCP coordinar con cada uno de ellos para definir su participacin en el desarrollo de los planes mejora de las capacidades en las Mancomunidades como en las UTI o municipios. 9.5. RESULTADOS ESPERADOS DEL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL El PIR es parte de la estrategia del Gobierno de Honduras para impulsar los procesos de fortalecimiento, modernizacin y consolidacin de la descentralizacin de los municipios y mancomunidades. En este sentido, el PIR deber permitir lograr los siguientes resultados principales: Apoyo en el desarrollo de los sistemas de planificacin estratgica y operativa basado en el PEDM, aplicada en forma plurianual que permita una aplicacin e impacto eficaz de las inversiones que realicen las mancomunidades. Un sistema de mantenimiento y operacin, donde corresponda, de los subproyectos que financie el PIR en cada mancomunidad, que asegure la sostenibilidad de las inversiones realizadas. La creacin de mecanismos de coordinacin y cooperacin institucional a nivel mancomunidad y municipios y comunidades con el objeto de mejorar la planificacin, la operacin y el mantenimiento de los subproyectos y potenciando sus recursos financieros, equipos y logstica, experiencia y capacidades tcnicas y operativas en forma conjunta y complementaria. Mejoras sustantivas en la organizacin y funcionamiento de los UTI para apoyar la gestin de los municipios con menores capacidades. Diseo y ejecucin Mancomunidades. del Plan de Fortalecimiento Institucional para las
El FHIS, a travs de la UCP, ser responsable de la programacin, diseo, gestin, conduccin y ejecucin del Plan de Fortalecimiento Institucional destinado a mejorar la capacidad de las mancomunidades. Para su preparacin se tomar en cuenta los estudios realizados sobre el desempeo de capacidades de municipios y mancomunidades, que incluy el diagnstico de la gestin de capacidades institucionales y de licitaciones, cuyo estudio lo tiene el FHIS. Este estudio servir como lnea de base del desempeo de las mancomunidades y para extraer y determinar que reas y capacidades especficas deben ser fortalecidas en el plan de capacidades de las mancomunidades y del fortalecimiento institucional que se espera desarrollar y que permitir orientar el plan de capacidades. La UCP deber disear, preparar y ejecutar los Planes de Desarrollo de Capacidades (en adelante, PDC) para las mancomunidades participantes. Estos planes sern coordinados con las UTI, para mejorar, actualizar y/o complementar la propuesta de la UCP. Cada ao la UCP deber elaborar el Plan de Desarrollo de Capacidades por mdulos de desarrollo
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aplicables o rea para cada una de las Mancomunidades. En el Anexo IX.2 se presenta un borrador de un plan de capacidades para el primer ao de ejecucin del PIR, el cual deber ser revisado y consensuado con las mancomunidades, UTI y el FHIS, y despus presentado por la UCP para aprobacin de la AIF. Los PDC sern diseados teniendo en cuenta dos variables: (i) la necesidad de definir mdulos de gestin u reas de fortalecimiento de alto impacto (planificacin, organizacin institucional, ejecucin y control y monitoreo y evaluacin) y, (ii) el nivel de desempeo institucional que tenga cada mancomunidad (incipiente, en desarrollo inicial, aceptable y alto desempeo) al inicio de la ejecucin del PIR. Los PDC incluirn estrategias generales y diferenciadas, as como la demanda de los tipos de actividades de capacitacin, acompaamiento y asistencia tcnica, y estudios estratgicos que sean necesarios para mejorar el desempeo tanto de las Mancomunidades como de sus municipios que la integran. Las actividades necesarias para ejecutar el PDC de fortalecimiento institucional sern: ejecutadas y contratadas por la UCP, siguiendo las normas de la AIF y del Manual de Operaciones, asegurando la seleccin y contratacin de consultores especializados, individuales, ONG o firmas. Deber incluirse tambin entrenamiento inicial para los PDD a contratarse. Las mancomunidades, municipios y UTI participarn en forma activa y responsable en el desarrollo e implementacin de los PDC que le corresponda. Para dicho efecto coordinaran y apoyaran las siguientes acciones de mejoras: estratgicas, tcnicas operativas, organizacionales, administrativas, y financieras. Asimismo, anualmente realizarn una evaluacin conjunta con el UCP para revisar los progresos del PDC y recomendar las medidas correctivas que se requieran, e informar sobre los progresos del desempeo de las mancomunidades y de su gestin. El FHIS, a travs, de la UCP, supervisar y evaluar anualmente el desempeo y evolucin de las mancomunidades y municipios a travs del sistema de evaluacin del desempeo que posee el FHIS.
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PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA RURAL

Honduras, junio de 2006

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6.4. 6.5. 6.6.

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Captulo I Anexo I.1. Captulo II Anexo II.1

Indicadores Clave para las Mancomunidades CRA y CHORTI

Captulo III Anexo III.1

Manual de Operaciones del Proyecto de Infraestructura Rural PIR

Trminos de Referencia para la Auditoria Externa del Proyecto..

Captulo VI Anexo VI.1. Anexo VI.2. Anexo VI.3.

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Cuadro 1.1 Indicadores Claves

Indicadores de Resultados del Proyecto

Objetivo global de medio ambiente

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Indicadores de los Resultados Intermedios

Uso del Monitoreo de los Resultados Intermedios

Resultado 2A: Obras de infraestructura completadas.

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Ao 5: Identificar estrategias para mejorar los modelos exitosos

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Identificar las lecciones clave para proyectos de seguimiento y actualizacin.

Resultado 4: Sistemas de monitoreo y evaluacin establecidos.

Aos 1-5: Monitoreo continuo de resultados.

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Diagrama 2.1 Esquema Institucional para la Gestin del Proyecto

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FHIS SANAA ERSAPS CONASA SOPTRAVI FONDO VIAL ENEE FOSODE

Direccin de Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Direccin de Adjudicacin y Contrataciones

Direccin de Control y Seguimiento

Direccin de Finanzas y Administracin

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