3 Excel - Univer Mayor

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UNIDAD III
PERSONALIZACIN E
IMPRESIN EN EXCEL
Propiedad de la Universidad Mayor - Reservados todos los Derechos
Registro de Propiedad Intelectual - N108.744
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Consideraciones Preliminares
En las unidades anteriores se confec-
cionarondiferentes Hojas de Clculo y
seentregaronlos conceptos asociados
alacreacin, edicinyalmacenamien-
to de las mismas. Tambin se mostr
la forma de acceder a los archivos que
previamente fueroncreados yalmace-
nados en el computador.
Cuando se trabaja y se activan las
diferentes barras de herramientas
la pantalla muestra un sin nmero
de conos los que en vez de facilitar
el trabajo confunden al usuario.
Para superar este problema, Excel
permite que las barras sean
personalizadas de acuerdo a las
necesidades de los usuarios y ms
an, posibilita la creacin de nue-
vas barras.
Normalmente, los usuarios al gene-
rar una Hoja de Clculo requieren mo-
dificarsupresentacinyaseaagregan-
do filas o columnas, eliminndolas, o
bien, ajustando el tamao de las cel-
das para que la informacin que con-
tienen quede absolutamente visible.
Excel para mejorar la presentacin
de la informacin cuenta con una
serie de comandos que permiten
ajustar el tamao de las celdas,
darles atributos y efectos especia-
les a los caracteres y justificar la
presentacin de la informacin.
En esta unidad se revisarn algu-
nas de las herramientas que posee
Excel que permiten mejorar el es-
cenario de trabajo y la presenta-
cin de las Hojas de Clculo.
OBJ ETIVOS
Al trmino de la presente unidad usted estar en condiciones de:
* Disear e implementar barras de herramientas de acuerdo a
las necesidades del usuario.
* Comprender el significado de la insercin y eliminacin de
filas y/o columnas.
* Organizar la informacin de acuerdo a diferentes criterios.
* Definir las caractersticas de impresin de una Hoja de Clculo.
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Cmo activar y desactivar las barras de
herramientas ?
Excel, al inicio de una sesin, muestra por defecto las barras de herra-
mientas Estndar y Formato. Si no utiliza estas barras de herramientas,
puede desactivar una de ellas o las dos para obtener un poco ms de
espacio en pantalla. Adems, puede activar otras barras de herramientas
(aunque alguna de ellas aparecen solas al efectuar ciertas operaciones).
Seleccin de Barras de Herramientas.
Para activar y/o desactivar una barra
de herramientas siga los siguientes
pasos:
1. Abra el men Ver y elija Barras
de herramientas. Note que aparece
un submen.
2. Una marca de verificacin junto
al nombre de una barra de herra-
mientas indica que la barra de herra-
mientas est activa. Para activar o
desactivar una barra de herramientas
simplemente se debe hacer un clic so-
bre sunombre, conlo que se agrega o
eliminalamarcadeverificacincorres-
pondienteylabarraapareceodesapa-
rece de la pantalla.
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Qu hacer cuando aparece una barra en medio de
la Hoja de Clculo ?
Suele suceder con mucha frecuencia que cuando se activa una barra de
herramientas sta aparece flotando en la pantalla, sin embargo, usted
podr ubicarla donde le resulte ms cmodo para su trabajo.
Barras de Herramientas.
Parareubicar unabarradeherramien-
tas, se deben realizar los siguientes
pasos:
1. Pinche el controlador de movi-
miento de la barra de herramien-
tas. (Si la barra est flotando en la
ventana, site el puntero en su ba-
rra de ttulo).
2. Mantenga apretado el botnizquier-
do de mouse y arrastre la barra de he-
rramientas al lugar donde desea ubi-
carla. Puedearrastrarlaaunladodela
ventana(acoplarla) odejarlaflotar
en cualquier posicindelaventana(*).
(*) Esto se puede hacer en cualquier aplica-
cin de Windows.
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Cmo personalizar las barras de
herramientas ?
Las barras de herramientas de Excel
le proporcionan un conjunto de he-
rramientas (comandos) en forma
visual, sin embargo, muchas de s-
tas no se ajustan a las tareas que
deben realizarse. Usted puede crear
sus propias barras de herramien-
tas o personalizar las barras de he-
rramientas existentes. Personalizar
una barra significa agregar o quitar
conos a los que se presentan habi-
tualmente en la barra. El procedi-
miento se sustenta en el concepto
de arrastrar y soltar.
Para personalizar una barra de he-
rramientas, lleve a cabo los siguien-
tes pasos:
1. Pulse con el botn derecho del
ratn sobre cualquier barra de he-
rramientas y elija Personalizar en el
men contextual (presione el botn
derecho), o bien, abra el men He-
rramientas y seleccione Personalizar.
Si la barra de herramientas que
desea personalizar no est visible
active el men Ver, luego Barra de
herramientas y finalmente selecci-
nela en la lista haciendo el corres-
pondiente clic. Acto seguido apare-
cer la barra de herramientas de-
seada.
2. Para cambiar el tamao de los
conos de la barra de herramientas,
activar o desactivar los mensajes en
pantalla o cambiar la animacin de
los mens, pulse en la pestaa Op-
ciones de la opcin Personalizar. En
la ventana que se despliega selec-
cione las opciones que desea apli-
car. Por ejemplo, para agrandar los
conos de la barra de herramientas,
pulse en la opcin conos grandes.
Opciones de la Personalizacin de una barra de herramientas.
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Para aadir un botn a una barra de herramientas, pulse en la pestaa Coman-
dos y seleccionesucategora. (Por ejemplo, para agregar el botnBorrar conte-
nido a una barra de herramientas, seleccione la categora Edicin), pinche el
comando a incluir yarrstrelo a la barra de herramientas en que desea colocar-
lo. Recuerde que debe estar activa la opcin Personalizar de las Barras de He-
rramienta.
3. Para eliminar un botn de la barra
de herramientas, site el puntero enel
borde izquierdo o superior de la barra
y arrstrela hacia el centro de la pan-
talla. Notequeapareceunafranjaazul
sobre la barra con su nombre, luego
tomeel conomanteniendolateclaALT
yllvelo hacia fuera de la barra de he-
rramientas.
4. Para cambiar la disposicin de
los botones en una barra de herra-
mientas, arrstrelos por dentro de
la barra de herramientas.
5. Pulseenel botnCerrarcuandohaya
terminado.
Si modifica una barra de herramien-
tas, puede volver a su configuracin
por defecto (la manera como estaba
antes de modificarla). Desde dentro
del cuadro de dilogo Personalizar,
pulse en Barras de herramientas,
resalte el nombre de la barra de he-
rramientas que desea restablecer y
a continuacin pulse en el botn
Restablecer.
Arrastre de un botn a una barra de herramientas.
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Cmo se puede crear una nueva barra de
herramientas ?
En lugar de modificar alguna de las
barras de herramientas de Excel,
puede ser ms conveniente crear
una barra de herramientas propia
y rellenarla con las herramientas
que utilice con mayor frecuencia, no
importando a qu categora perte-
nezcan. La generacin de una nue-
va barra de herramientas involucra
los siguientes pasos:
1. Abra el men Herramientas y
seleccione Personalizar.
2. Pulse en la pestaa Barras de
herramientas.
3. Pulse en el botn Nueva.
4. Escriba un nombre para la nueva
barradeherramientas (comopor ejem-
plo, Barra Personal) y pulse en Acep-
tar. Excel crear una nueva barra de
herramientas flotante.
5. Pulse en la pestaa Comandos,
seleccione la categora adecuada
para el botn (cono) deseado y a
continuacin arrstrelo a la barra
de herramientas.
6. Repita el paso 5 para aadir ms
botones a la nueva barra de herra-
mientas. Cuando termine, pulse en
Cerrar.
Barra de herramientas creada por el usuario.
Si desea borrar una barra de herramientas personalizada, abra el men
Herramientas y seleccione Personalizar. En la lista Barra de herramien-
tas, seleccione la barra de herramientas personalizada que desea borrar.
A continuacin, pulse en el botn Eliminar del cuadro de dilogo Persona-
lizar.
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Uno de los principales problemas que
se plantean cuando se ha construido
unmodelodedatos es laincorporacin
denuevos valores obienlaeliminacin
dealgunos. Excel consideraenel Men
deInsertar laposibilidaddeagregar di-
versos elementos a una Hoja de Cl-
culo entre los que figuran las filas y
las columnas.
Men de Insercin.
La opcin Insertar Filas o Columnas
permite aadir estos elementos a la
hoja de trabajo justo en la posicin en
que est situado el cursor. Una carac-
terstica importante es que esta opcin
respeta la estructura de las frmulas y
los grficos creados con anterioridad.
Para colocar una nueva fila o colum-
na, antes de activar el Men de In-
sertar se debe situar en la posicin
que se desea que ocupe la nueva fila
o columna, luego elegir la opcin
correspondiente del men y hacer
un doble clic o presionar la tecla de
entrada, con lo cual las filas o co-
lumnas de la hoja se desplazan una
posicin hacia abajo o hacia la de-
recha a partir del cursor.
Grficamente, el proceso de inser-
cin de una fila se presenta a conti-
nuacin.
ACTIVIDAD N 9
Cree sus propias barras de herramientas tanto, para Excel como
para Word, ya que el procedimiento es el mismo ya que puede
serle de mucha utilidad.
Qu se puede hacer cuando es necesario
insertar o eliminar una fila o una columna en
una Hoja de Clculo ?
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Para hacer desaparecer una fila o columna se debe proceder de forma similar,
situando el cursor encualquier celda de la fila o columna a eliminar, luego selec-
cionar el Men de Edicin y all escoger la opcin Eliminar.., con lo que aparece
el siguiente cuadro de dilogo:
Insercin de una columna.
Eliminacin de una fila o columna.
Las dos ltimas opciones son las que ms se utilizan, ya que normalmente se
requiere hacer desaparecer una fila o una columna por completo y estas opcio-
nes lo hacen en forma automtica.
Los diseadores de Excel, conscientes de que era necesario disponer de un
acceso ms expedito para operar a nivel de celdas, incorporaron un Men
Contextual, que se habilita conslo presionar el botnderecho del mouse. Este
Men presenta las principales operaciones que se pueden realizar con ellas.
Manejo de Filas y Columnas a travs del men Contextual.
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De este modo es posible Insertar... o Eliminar filas o columnas de una forma
simple y expedita sin tener que pasar por una serie de opciones intermedias.
ACTIVIDAD N 10
Cargue el archivo DATOS que se encuentra en la pgina WEB del
curso dentro de contenido o cono INF600 y realice lo siguiente:
* Elimine las columnas E y las filas 9 y 10.
* En la celda H4 agregue el texto Total y en la celda H5 coloque la
suma de las celdas C5,D5,E5,F5 y G5. Repita la suma para las filas
6,7 y 8.
* Guarde la hoja de clculo con el nombre de NWDATOS.
Qu otras formas hay para marcar un Bloque ?
Con cierta frecuencia, a la hora de trabajar con una Hoja de Clculo, se hace
necesario seleccionar una serie de celdas que forman una fila, columna o un
bloque. Existen mtodos abreviados para dichas operaciones, que en el fondo
son combinaciones de teclas. Las principales selecciones que se pueden reali-
zar son las siguientes:
Seleccionar Teclas(*) Mouse
Celda Situarcursor enlacelda Situarseconel punteroenlacelda
Fila Ctrl +Shift+ Hacerclicenel Ndelafila
Columna Ctrl +Shift+ Hacerclicenel identificador delacolumna
Bloque F8, flechas Mantenerel botnizquierdodel Mouse
pulsado y arrastrar por todo el rango
Una Columna en Shift +AvPag
pantalla (19 filas)
Todo Ctrl +Shift + + Hacer clic a la izquierda de la Columna A,
encima de la filas en el cuadradito bajo
el vrtice.
(*)El smbolo +representalaaccindepresionarsimultneamentelasteclas.
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Cmo ordenar los datos de una Hoja de Clculo ?
En el ejercicio asociado al archivo
PLANILLAsehaconfeccionadohas-
ta el momento una pequea planilla de
notas, sinembargo, los nombres delas
personas no se presentan ordenados
alfabticamente, lo cual hace desme-
recer el trabajo realizado.
Las Hojas de Clculo consideran este
problema y ms an, contemplan que
en muchas ocasiones ser necesario
agregar nuevos elementos a una lista
y por lo tanto, se deber reorganizar
para conseguir un adecuado orden
alfabtico.
Los pasos para ordenar una serie
de datos son los siguientes:
* Seleccionar el bloque que se de-
sea ordenar.
* Activar el men Datos.
* Seleccionar la opcin Ordenar.
* Pulsar el botn Aceptar, con lo que
el computador asume que la prime-
ra columna ser la clave de ordena-
cin y que se desea un orden as-
cendente.
En principio, el computador asume
que la primera columna del bloque
seleccionado es el criterio de orde-
nacin, si no fuera as, en la venta-
na que aparece en pantalla se pue-
de seleccionar la columna que se
desea ordenar en primer lugar, de
igual forma se puede cambiar el
sentido de la ordenacin.
Si se desea ordenar por ms de una
clave, en las ventanas de los si-
guientes criterios se debe sealar la
columna y su sentido.
Para llevar a cabo la tarea de orde-
nar los datos, siempre se debe mar-
car toda el rea que se desea modi-
ficar, por que de otro modo, slo
se ordenar el rea marcada dejan-
do el resto de los datos en su posi-
cin original, con lo cual en una
determinada fila se mezclarn los
datos, en este caso los de dos per-
sonas.
Excel adems, permite ordenar
automticamente un grupo de cel-
das utilizando un par de conos de
la barra de herramientas los que al
activarse operan sobre un bloque
que previamente fue seleccionado.
La ordenacin se hace en forma as-
cendente o descendente dependien-
do del cono que se seleccione. Esta
opcin asume que el criterio de or-
denacin est dado por la primera
columna del grupo de celdas a or-
ganizar.
conos de Orden.
Ordenar. avi
55
Se puede mejorar la presentacin de
lahojautilizandodistintas alineaciones
delos ttulos (izquierda, derechaocen-
trado) ydiferentes tipos yestilos de le-
tras. Para ello hay que situarse en la
celda deseada o resaltar el bloqueque
sedeseadarlenuevos atributos. Acon-
tinuacin elegir la opcin deseada en
el Men de Formato: Fuente (para los
tipos ytamaos de letra) yEstilo (para
negrita, cursiva o subrayado y para
centrado, izquierda, derechaocomple-
to).
NOTA: Enel rangodeordenacinsedebeincluir lacabeceradelacolumnaofila
a ordenar.
ACTIVIDAD N 11
1. Cargue en su computador el archivo CHILE que se encuentra en la
pgina WEB del curso dentro de contenido o cono INF600, marque el
rea de datos y ordene las regiones por su nombre, primero en orden
ascendente y luego en orden descendente. Almacene la Hoja de Clculo
resultante bajo el nombre CHILENOM.
2. Organice la informacin de la Hoja de Clculo utilizando como
criterio de ordenacin el nmero de habitantes en orden descen-
dente. Almacene la Hoja de Clculo resultante bajo el nombre
CHILEHAB.
Dadalaimportanciadeestas opciones,
la Hoja de Clculo de Excel para
Windows presenta en la barra de he-
rramientas ungrupo de conos asocia-
dos a las principales opciones para
modificar los atributos de las celdas.
Con esto se consigue una mayor rapi-
dez y ofrece mayores facilidades de
uso. La funcin de cada uno de estos
conos se detalla a continuacin:
Cmo se puede mejorar la presentacin de la
informacin en las Hojas de Clculo ?
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Principales componentes de la Barra de Formato.
La planilla de notas con que se ha venido trabajando, se ha retocado y se en-
cuentraalmacenadabajoel nombredeNWPLANI.XLS ensudiscodetrabajo.
Cierre los trabajos pendientes de Excel y cargue el archivo a la memoria del
computador, a continuacin, proceda a recorrer las celdas observando los cam-
bios que se han introducido.
Para modificar la presentacin de una celda recuerde que hay que ennegrecer-
la, es decir, marcarla como bloque y luego seleccionar el cono asociado a los
efectos que desea darle.
Cmo agregar bordes a las celdas ?
Cuando trabaje conla Hoja de Clculo
enpantalla, notarquecadaceldaest
identificada por lneas de divisin que
la rodean. Normalmente, estas lneas
de divisin no se imprimen. Incluso en
el casodequedecidaimprimirlas, pue-
de que aparezcanborrosas. Para con-
seguir que aparezcan lneas bien defi-
nidas en el documento impreso (o en
pantalla), puede agregar bordes a las
celdas seleccionadas o a bloques de
celdas completos.
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Paraagregar bordes aunaceldaoran-
go, lleve a cabo los siguientes pasos:
* Seleccione las celdas alrededor de
las cuales desea que aparezca el
borde.
* Abra el men Formato y elija la
opcin Celdas. Note que aparece el
cuadro de dilogo Formato de celdas
con varias fichas.
* Pulse en la pestaa Bordes para ver
las opciones.
* Seleccione el color.
* Seleccione la posicin.
* Seleccione estilo (grosor).
* Pulse el botn Aceptar.
Cuadro de dilogo Formato de celdas.
Para agregar bordes de un modo rpido, seleccione las celdas alrededor de las
cuales desea que el borde y, a continuacin, pulse enla flecha de lista desplega-
ble Bordes de la barra de herramientas Formato. Pulse en el borde deseado. Si
pulsa en el botn Bordes (en lugar de hacerlo en la flecha), Excel agregar de
manera automtica la ltima lnea de borde que haya elegido a las celdas selec-
cionadas.
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Manejo de Bordes en Barra de Formato.
Cmo se puede sombrear las celdas?
Para obtener un efecto simple pero de gran impacto esttico, puede agre-
gar sombreado a las hojas y darle a las celdas un sombreado en color o en
una gama de gris. Puede agregar colores de intensidad total o parcial para
crear el efecto exacto que desee.
Efectos de sombreado.
Cuando de efectos de sombreado se trata, tenga en cuenta que si piensa
imprimir la hoja con una impresora en blanco y negro, puede que los
colores no se diferencien lo suficiente como para crear el efecto que de-
sea. Seleccione colores que tengan mucho contraste en valor (intensidad)
y utilice el comando Vista preliminar para visualizar el resultado en blan-
co y negro antes de imprimir y poder realizar los ajustes si fuese necesa-
rio.
Para agregar sombreado a una celda o bloque siga los pasos que a conti-
nuacin se indican:
* Seleccione las celdas que desea sombrear.
* Abra el men Formato y elija Celdas.
* Pulse en la pestaa Tramas. Excel mostrar las opciones de sombreado
59
* Pulse en la flecha de lista desplega-
ble Tramas y ver una cuadrcula que
contiene todos los colores de la paleta
decolores, adems deTramas. Las op-
ciones de Color permiten elegir un co-
lor para el sombreado global. Las op-
ciones deTramas permitenseleccionar
unatramaenblancoynegrooencolor
que se superponga al sombreado glo-
bal. En el cuadro Muestra aparecer
una vista preliminar del resultado.
* Cuando est satisfecho con el resul-
tado, pulse en Aceptar o pulse Intro.
Un modo rpido de agregar sombrea-
do de celda (sin trama) es seleccionar
las celdas que desea sombrear, pul-
sar en la flecha de lista desplegable
Color derellenoypulsar enel color que
desea utilizar.
Opciones de color y trama
Qu es el Autoformato?
Excel ofrece la posibilidad de utilizar un conjunto de 16 formatos prediseados
que se pueden aplicar globalmente a la Hoja de Clculo en proceso. Entoces un
Autoformato, corresponde a un prediseo que tiene Excel, y sirve en alguna
medida para facilitar un poco la tarea de dar formato a la hoja de clculo.
Para utilizar los formatos prediseados, lleve a cabo los siguientes pasos:
* Seleccione las hojas de clculo y celdas que contengan los datos a los que
desea dar formato.
60
* Abra el men Formato y elija
Autoformato. Aparecer el cuadro de
dilogo Autoformato.
* En la lista Formato, elija el formato
prediseado que desea utilizar. Cuan-
doseleccioneunformato, Excel mues-
tra el aspecto que tendr en el rea
Muestra.
* Para excluir ciertos elementos de
Autoformato pulse en el botn Opcio-
nes y elija los formatos que desea
desactivar.
*Pulse enAceptar yExcel dar forma-
to a la tabla de manera que tenga el
mismo aspecto que la que haba en el
rea de muestra.
Para anular un Autoformato siga los
siguientes pasos:
*Seleccione las celdas que contengan
el Autoformato.
* Abra el men Formato y elija
Autoformato. Elija del cuadro de
dilogo Autoformato la opcin Nin-
guno.
* Pulse botn Aceptar.
Modelos de Autoformato.
61
Cmo se obtiene una copia impresa de una Hoja
de Clculo ?
Excel permite imprimir automtica-
mente la hoja con que se est traba-
jando a travs del cono de la impreso-
ra, sin embargo, previamente es ne-
cesario preparar la pgina para ade-
cuar la presentacin de los datos. Por
otra parte, antes de imprimir es nece-
sariochequear si el equipoestconec-
tadoalaimpresora, si staestencen-
dida ysi se dispone de suficiente can-
tidad de papel .
La preparacin e impresin se rea-
liza en el men de Archivo y se de-
ben seguir los siguientes pasos:
* Active el men de Archivo.
* Haga un clic sobre la orden Configu-
rar Pgina... con lo que aparecer en
pantalla una ventana en la que se dis-
tinguen varias hojas o fichas con los
distintos conceptos que hay que con-
siderar para preparar una impresin.
Los elementos quehayquedefinir son:
Pgina, Mrgenes, Encabezado/Pie y
Hoja. Para cambiar la definicin de al-
guno de ellos se debe activar su ficha
eintroducirlas modificaciones pertinen-
tes.
Ventana de Configuracin de Pgina.
62
* Seleccione Pgina y ajuste el tama-
o del papel a Carta.
* Seleccione la pestaa de Mrgenes,
ventana en la parte inferior de la ven-
tana habilite la opcincentrar Horizon-
talmente y asigne los mrgenes a 3
cm. parejos.
* Seleccione Hoja y desactive la casi-
llaLneadedivisinhaciendoclic. Pre-
sione el botn Aceptar.
* En el men de Archivo haga un clic
sobre Vista preliminar para ver la pgi-
na antes de imprimirla. Oprima el bo-
tn Aceptar.
Vista preliminar de un documento a imprimir.
* Seleccione en la ventana de dilogo Imprimir el botn Aceptar.
Vista Preliminar. avi
63
ACTIVIDAD N 12
1. Cargue el archivo PLANILLA que se encuentra enla pgina WEB del
curso dentro de contenido o cono INF600. Ajuste su presentacin al si-
guiente formato y guarde su trabajo en el archivo PLANIBAK:
Prepare la pgina y luego imprima su archivo. Previamente verifique que
la impresora tenga papel y est conectada.
2. Cargue el archivo CHILE que se encuentra en la pgina WEB del
curso dentro de contenido o cono INF600. Ajuste su presentacin al si-
guiente formato y guarde su trabajo en el archivo CHILEBAK.
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Indicaciones:
Para dar atributos a una Hoja de Clculo se debe seleccionar bloques de
celdas e ir dndoles las propiedades requeridas.
Si no logra ajustar el formato al modelo presentado, proceda a cerrar el
archivo, ycuando pregunte si desea guardar los cambios realizados pulse
el botn No y vuelva a cargar el archivo original procediendo a continua-
cin a reiniciar el trabajo.
Finalmente, cuando haya logrado una presentacin ajustada al mo-
delo, proceda a almacenar la Hoja de Clculo. Utilice la opcin Guar-
dar como... del Men de Archivo dndole el nuevo nombre al archivo.
Imprima los archivos, pero previamente, realice su Preparacin y su vista
Preliminar. Pruebe las diferentes opciones asociadas a la impresinde un
archivo y registre sus observaciones sobre el proceso y los resultados.
65
Proyecto N 1 : Presupuesto de ventas.
Claudio Snchez
MpOnline
Modelo de Presupuesto.
Una empresa quiere hacer el pronsti-
codeventas parael primercuatrimestre
del ao. Piensa comenzar con ventas
por $400.000eir creciendomes ames
segn los siguientes porcentajes esti-
mados: 12% para febrero, 14% para
marzo y 10% para abril. Si los costos
representan40%de las ventas cun-
to ganarn?
En otras palabras, se desea una Hoja
deClculodecincocolumnas, unapara
cada mes y otra para el total; y tres fi-
las: ventas, costo y margen. Habr al-
gunos ttulos y referencias que ocupa-
rn filas y columnas adicionales. Ms
omenos tienequequedar comosigue:
Atencin: hacer estahojadeclculono
significaponerseacopiar lafigura. Mu-
chos de los nmeros que se ven ah
son resultado de clculos, que habr
que escribir como frmula. Adems,
aprovechando todos los recursos que
brindaExcel sepuedehacer lahojade
clculo con inteligencia.
Inicie el trabajo copiando el ttulo ge-
neral, Presupuesto de ventas, en la
celda D1. Tambin ponga los ttulos
Crecimiento esperado, Ventas,
Costo yMargen enlas celdas A5,
A7, A9 y A11, respectivamente.
Escriba la palabra Enero en C3. re-
cuerdael punterodeestirar?, manio-
bre con el mouse hasta que aparezca
la cruz fina. Luego, manteniendo apre-
tado el botn izquierdo del mouse, es-
trelo hasta la celda F3. Al soltar, apa-
recenautomticamente los cuatro me-
ses. En G3 escriba la palabra TOTAL.
66
Para el trabajo numrico y
desarrollo de las frmulas se sabe
que:
* Las ventas de enero son $ 400.000.
* Los coeficientes de crecimiento son
12%, 14%y10%parafebrero, marzoy
abril, respectivamente.
Copieestos datos. 400000enC7, 12%
en D5, 14%en E5 y 10%en F5.
Ahora escriba en C9:
=40%*C7
En efecto, recuerde que:
* Las frmulas deben comenzar con
un signo igual.
* No se escribe 400000 sino C7, que
es la direccin de la celda contiene
el dato.
De la misma forma, en C11 escriba:
=C7-C9
Este par de frmulas (ventas y cos-
to) valen para enero. Pero tambin
valen para el resto de los meses.
Para el total, el costo de febrero ser
cuarenta por ciento de las ventas
de febrero, el costo de marzo ser
igual al cuarenta por ciento de las
ventas de marzo y as siguiendo
hasta que el costo total tendr que
ser igual al cuarenta por ciento de las
ventas totales. De modo que aprove-
chandolas bondades deExcel sepue-
den estirar (copiar) el par de frmulas
para que se repita el clculo en el res-
to de los meses y en el total.
Entonces se debe :
* Seleccionar el rango de C9 a C11
apretando el botn con la cruz gor-
da en C9, bajamos hasta C11 y sol-
tamos el botn.
* Apoyar el centro de la cruz gorda
en el puntito que est abajo y a la
derecha del rango pintado hasta que
aparezca la cruz fina (puntero de esti-
rar).
* Apretar el botn del mouse y esti-
rar hasta alcanzar la columna F (la de
abril). Al soltar el botn, mgicamente
las frmulas decostoydemargenapa-
recen repetidas para todo el
cuatrimestre.
Repetidas qu? Si slo aparecen
ceros por todos lados. Estbien, loque
secopifueronlas frmulas. Frmulas
que dicen que el costo es el 40% de
las ventas. Pero como las ventas de
febrero enadelante no estndefinidas
todava, ese 40%de cero es cero.
Esto es ms importante de lo que
parece. Que una frmula d un re-
sultado incorrecto no quiere decir
que la frmula sea incorrecta. Pue-
de ser, como en este caso, que el
problema est en alguna de las cel-
das que figuran como dato en la fr-
mula.
67
Ahora hay que escribir la frmula para
el clculo de las ventas de febrero.
Segn el enunciado, hay que aumen-
tar las ventas de enero en un 12%.
Es decir que las ventas de febrero
sern:
400000+400000*12%
O sea, su valor en enero (400000),
ms un 12% de ese valor.
Efectivamente, pero eso no es lo que
debe ir en D11. Hay que escribir una
frmula donde, en vez de 400000,
vayaC7y, envez de12%, D5. Enotra
palabras lo que debe ir es:
=C7+C7*D5
De nuevo hay que estirar esta frmula
(escrita para febrero) al resto de los
meses, para lo cual se debe:
* Hacer un clic en D7, donde est la
frmula a estirar
* Buscar la cruz fina (el puntero de es-
tirar) apoyando la cruz gorda en el
puntito que est en el ngulo inferior
derecho de la celda D7.
* Mantener apretado el botn iz-
quierdo del mouse y estirar hasta
la celda F7. Al soltar el botn, apa-
recen los valores de ventas.
Tambin aparecen, al mismo tiem-
po, los valores de costo y margen.
Estos valores estaban en cero, mien-
tras las ventas no estaban defini-
das. Al modificarse las celdas de
ventas, semodificanlas quedependen
de ellas, salvo en la columna de total,
ya que las ventas totales an no se
calculan.
Una forma de hacer el clculo de
las ventas totales podra ser:
=C7+D7+E7+F7
sta calcula las ventas totales como
suma de las cuatro ventas parcia-
les. Muy bien, pero y si fueran doce
meses, en vez de cuatro? va a es-
cribir una frmula tan larga? No.
Excel suma, resta, multiplica y di-
vide, pero tambin maneja algunas
funciones especiales. Por ejemplo, tie-
nelafuncinsumatoriaquefuepresen-
tada anteriormente y que sirve para
sumar un grupo de datos. Su sintaxis
es:
=SUMA(C7:F7)
Lo que va entre parntesis es el ran-
go que contiene los nmeros a su-
mar. Los dos puntos quieren decir
desde..hasta, o sea, desde la celda
C7 hasta la celda F7. La funcin indi-
ca que hay que sumar todos los valo-
res que se encuentran entre C7 y F7,
inclusive. Pero tampoco es necesario
escribir esto, yaqueexiste el botnde
Autosuma enlas barra de herramienta
estandar que automatiza la tarea.
Funciones. avi
68
Botn de Autosuma.
Para ocupar la autosuma, se debe si-
tuar en la celda que contendr el re-
sultado y hacer un clic en el bo-
tn, lo que automticamente des-
pliegalasumadelos valores contiguos.
Enlo quea frmulas serefiere, la Hoja
de Clculo est terminada. Ahora vie-
ne la cosmtica. Pero antes es nece-
sario grabar el trabajo.
Tome las opciones Archivo - Guar-
dar. Cuando Excel pregunte indique
el disco, carpeta y nombre que se
le dar a la Hoja de Clculo. Ya que
se trata de un presupuesto de ven-
tas, puede llamarla PRESVENT.
Como primera medida, sera bueno
que todos los nmeros no tuvieran
decimales. Comienceamarcar las cel-
das que contienen los nmeros cuyo
aspecto seva a cambiar, esto es, de la
celda C7 a la celda G11. Seleccione
el men Formato y la opcin Celdas.
Del juego de fichas que aparece elija
Nmero y la que corresponde a sin
decimales. Al hacer clic en el botn
deAceptar, los decimales desaparece-
rn.
Tambin quedara mejor que los nom-
bres de los meses (y la palabra total)
estuvieran centrados y en negrita (le-
tra ms gorda). Marque esas celdas
(C3 a G3) y seleccione Formato Cel-
das. DelafichaFuentes elijaNegritay,
antes de hacer clic en Aceptar, vaya a
la ficha Alineacin y seleccione Hori-
zontal Centrada. Entonces, s haga un
clicenel botnAceptar. Todoestotam-
bin podra haberse hecho recurrien-
do a los botones de la barra de herra-
mientas.
Sera mejor que el ttulo general
(Presupuesto de ventas) estuviera
destacado con letra ms grande y
en negrita. Haga un clic en la celda
D1. Note que el ttulo est en D1 y
nada ms que en D1. Parece invadir
las celdas de la derecha, pero no. Eso
es lo que pasa cuando se escribe un
texto ms largo que la celda. Lo que
sobra sobresale, pero sigue estando
todo en la celda donde se lo ha escri-
to.
Con el cursor en la celda D1 selec-
cione Formato Celdas y de la ficha
Fuentes elija Negrita y Tamao 14.
Lo que resta por hacer es centrar el t-
tulo, pero no en la celda D1, sino res-
pecto de todo el ancho de la hoja de
clculo, es decir, entre la celda A1 y
G1.
Como primera medida, el ttulo a
centrar tiene que estar escrito con-
tra la izquierda del rango respecto
al que vamos a centrar: en A1. Pero
se escribi en D1?. No importa. Re-
cuerda ustedla flecha, el puntero para
69
agarrar unacosaymoverla? Haciendo
un clic en D1 se busca la flecha que
aparece cuando el centro de la cruz
toca los bordes de la celda. Cuando
aparece, se debe mantener apretado
el botn, se pincha la celda y se lleva
hasta A1. Alternativamente lo puede
realizar usando el men de edicin y
las opciones de cortar y pegar.
Con el ttulo en A1, se marca el rango
A1:G1. Luego se selecciona el Forma-
to - Celdas y, de la ficha Alineacin, se
eligeCentrar dentrodelaseleccin, se
hace clic enel botnAceptar yel ttulo
aparece centrado en el rango.
Ejemplo de Centrado en Seleccin.
Qu se tiene escrito en la columna B? La mitad del texto Crecimiento espe-
rado? No. Yase aclarantes: esetextoquesobresalehacialacolumnaB est
ntegramente contenido en la celda A3. La columna B est en blanco pues se
dej as como separacin. Se podra haber copiado los datos de enero en la
columna B, si la columna A hubiera sido ms ancha. Bien, en Excel es posible
eliminar una columna y cambiar su ancho.
Para eliminar la columna B, se hace un clic en cualquier celda de esa columna.
Luego se selecciona las opciones Edicin Eliminar. Del cuadro que se presenta
se elige Eliminar toda la columna. Al hacer un clic en el botn Aceptar, desapa-
rece la columna y el resto de la hoja de clculo se corre hacia la izquierda.
Ahora hay que ensanchar la columna A. Sitese en cualquier celda de la colum-
na A y seleccione las opciones Formato Columna Ancho. En el cuadro que pre-
gunta por el ancho se escribe 20. Luego se hace clic en el botn Aceptar y la
columna presenta en pantalla su nuevo ancho.
70
Con esto, la Hoja de Clculo queda
terminada. Como a esta hoja de clcu-
lo se le han hecho cambios desde la
ltima grabacin, se debera grabar de
nuevo. Para esto seleccione Archivo
Guardar y luego Cerrar para dar por
terminado el primer proyecto.
ACTIVIDAD N 13
* Seleccione el rea de los datos del ejercicio y aplquele un autoformato
de los predefinidos en Excel. Grabe esta versin con otro nombre.
* Ingrese en la celda B7 otro valor, como por ejemplo $ 1000000.
Qu ocurre?
* Modifique el formato de las celdas que contienen nmeros de tal forma
que estos aparezcan con separador de miles.
* Marque toda el rea que contiene datos y copie sta en la Hoja2, luego
cambie los porcentajes de los valores proyectados. Qu ocurre?. Desha-
ga los cambios.
RESUMEN
En la presente unidad se personalizaron las barras de herramientas
de acuerdo a las necesidades de los usuarios y se cre una nueva.
Este trabajo, si lo proyectamos adecuadamente, permite tener en una
sola barra los comandos que ms se utilizan, no importando que per-
tenezcan a diferentes mens.
Por otra parte, se mostr cmo modificar la estructura de una
Hoja de Clculo, ya sea agregando o eliminando filas o colum-
nas, y cmo organizar la informacin en orden alfabtico.
Adems, se continu mejorando la presentacin de la informa-
cin y se mostr como obtener una copia impresa de un docu-
mento Excel, previa configuracin de la pgina.
71
EJ ERCICIOS DE AUTOEVALUACIN
Qu significa personalizar una barra de herramientas ?
Cmo se inserta una fila o columna ?
Qu es un men contextual ?
Qu pasa si se tiene seleccionado un bloque de celdas
y se aplica el cono ?
Dnde se encuentran la mayora de las opciones para
cambiar el aspecto de un bloque ?. Cmo se activa ?
Qu se debe hacer antes de imprimir una hoja ?
Cmo se recuadrara con lnea doble la informacin
de un bloque ?
72
RESPUESTAS A LOS EJ ERCICIOS DE
AUTOEVALUACIN
Qu significa personalizar una barra de herramientas?
Personalizar una barra de herramientas significa agregar o quitar conos
de los que habitualmente se presentan en ella. El procedimiento se sustenta en
el concepto de arrastrar y soltar los elementos fuera de la barra, previa activa-
cin de la opcin de Personalizacin.
Cmo se inserta una fila o columna ?
Para colocar una nueva fila o columna, se debe situar en la posicin que se
desea que ocupe la nueva fila o columna. A continuacin activar el Men de
Insertar, luego elegir la opcin correspondiente del men y hacer un doble clic o
presionar la tecla de entrada, con lo cual las filas o columnas de la hoja se des-
plazan una posicin hacia abajo o hacia la derecha a partir del cursor.
Qu es un men contextual ?
Es un Men que se habilita al presionar el botn derecho del mouse pre-
sentando las principales operaciones que se pueden realizar en esa rea
de la ventana o con los elementos que se tienen seleccionados.
Qu pasa si se tiene seleccionado un bloque de celdas
y se aplica el cono ?
El contenido de las celdas se ordena automticamente en forma ascen-
dente.
73
Dnde se encuentran la mayora de las opciones para
cambiar el aspecto de un bloque ?. Cmo se activa?
En la barra de herramientas se presenta un grupo de conos asociados a
las principales opciones para modificar los atributos de las celdas, con
esto se consigue una mayor rapidez y ofrece mayores facilidades de uso.
Qu se debe hacer antes de imprimir una hoja ?
Antes de imprimir un trabajo en Excel es necesario Configurar la Pgina.
Esto significa preparar la impresin definiendo el Tamao de la pgina,
los Mrgenes, el Encabezado/Pie y las caractersticas de presentacin de
la informacin en la Hoja. Una vez definidos estos conceptos es aconsejable
realizar una vista preliminar para apreciar en pantalla como resultar la impre-
sin.
Cmo se recuadrara con lnea doble la informacin
de un bloque ?
Se deben realizar los siguientes pasos:
Seleccionar el bloque.
Presionar el botn derecho del mouse.
Seleccionar Formato de Celda
Seleccionar Bordes
Pulsar el cono Contornos
Seleccionar el tipo de Lnea.

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