WFD 1211834330483b1fda138df - Manual para Control Activos

GOBIERNO
DEL ESTADO
MANUAL PARA EL CONTROL

DE LOS ACTIVOS FIJOS
EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y
CENTROS DE TRABAJO.
MARZO 2005
SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA

MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN ESCUELAS DE EDUCACIN BASICA Y CENTROS DE TRABAJO
MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS

ACTIVOS FIJOS
EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA
Y CENTROS DE TRABAJO
Elabor
Aprob
Valid
Ing. Luis Ernesto Gastelum Celaya

Director General de Administracin
y Finanzas
Mtro. Horacio Soria Salazar

Secretario de Educacin y Cultura
C. P. C. Arturo Olivas Molina

Titular del rgano de Control y
Desarrollo Administrativo de SEES
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

INDICE
No. PAGINA
Introduccin
Objetivo
Normas Generales aplicables a la administracin

de bienes muebles
5-8
Presentacin de los procedimientos
Procedimiento del levantamiento fsico

del inventario
10-11
Procedimiento de elaboracin y envo de altas

(Formatos e instructivos de llenado)
12-19
Procedimiento de Transferencia
20-26
Procedimiento de Baja
27-35

INTRODUCCIN
El presente manual tiene como objetivo principal, servir como una fuente de consulta
y orientacin para los directores o encargados del control de los bienes muebles con
los que cuenta cada Escuela y Centro de Trabajo.
Para una mejor comprensin del contenido del manual, se estructur de una manera
lgica y sencilla, buscando alcanzar el objetivo para el cual fue elaborado, sin dejar
de ser una herramienta de conocimientos tcnicos y administrativos.
En su contenido se citan en primer trmino, las normas generales que debern de
ser aplicadas por los responsables del control de los bienes muebles, el proceso de
altas, la transferencia de artculos entre Centros de Trabajo y finalmente la baja de los
mismos.
Para cada uno de los procedimientos citados en el presente manual, se expresan en
forma textual las Normas de Operacin y las Polticas de Operacin para cada
actividad, mostrando en forma esquemtica y secuencial los pasos a seguir para el
logro del objetivo sealado.
Cabe sealar que el presente manual estar sujeto a modificaciones, tanto en lo que
se refiere a las Reglas y Polticas de Operacin, como en la actividad a seguir.

OBJETIVO DEL MANUAL
Ser una herramienta fundamental para el registro y control eficaz de los

bienes muebles con que cuenta cada una de las Escuelas y Centros de
Trabajo y un instrumento de consulta para el responsable o encargado
de los mismos.
NORMAS GENERALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIN DE BIENES

MUEBLES ASIGNADOS A LAS ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y
CENTROS DE TRABAJO.
Las presentes Normas y Procedimientos son de observacin obligatoria para las
Escuelas de Educacin Bsica, Estatales y Federalizadas adscritas a la Secretara de

Educacin y Cultura y a los Servicios Educativos del Estado de Sonora, as como

toda oficina de supervisin y jefaturas de sector.
Se entiende como Escuela de Educacin Bsica, todo aquel edificio de escuela
pblica estatal o federalizada de Preescolar, Primaria, Secundaria y los niveles afines,
incluyendo las de Educacin Indgena y las de Educacin Especial.
-
Es obligacin del Director o responsable del centro de trabajo, que las

condiciones del inmueble en cuanto a limpieza de las reas sean ptimas,
buscando con esto preservar el buen estado del mobiliario y equipo.
Todo bien mueble que se encuentre en las instalaciones de las escuelas de

educacin bsica y centros de trabajo, cualquiera que sea su procedencia,
deber ser registrado dentro del inventario.
Los Directores o encargados de las escuelas y centros de trabajo, son

responsables ante la Direccin General de Administracin y Finanzas, de los
bienes muebles que se encuentren asignados a estos.
Los Directores o Encargados de las escuelas y centros de trabajo,

implementarn las medidas de control que consideren convenientes ante sus
subalternos, con el propsito de delegar responsabilidades en cuanto al uso,
cuidado y control de los bienes muebles asignados al centro de trabajo a su
cargo.
Los centros de trabajo debern identificar por lo menos cada seis meses, los
bienes instrumentales o de activo fijo, que por su estado fsico o cualidad
tcnica, no resulten tiles para el servicio al que se encuentran destinados,
dictaminando en su caso su estado, as como su posibilidad de rehabilitacin o
reaprovechamiento, en todas o algunas de sus partes.
La determinacin y dictamen a que se refiere la disposicin anterior, estar a

cargo del titular administrativo del centro de trabajo, o bien, de aquel
funcionario en que se hubiera delegado tal facultad.
El director del plantel o responsable del centro de trabajo, tiene la obligacin

de elaborar el acta para la baja de bienes muebles por las sillas de paleta o
bancos unitarios que se encuentren daados y que sern trasladados por el
almacn regional correspondiente al centro de readaptacin social para su
rehabilitacin.
Todo bien mueble propiedad de la Secretara de Educacin y Cultura y/o

Servicios Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las
instalaciones del plantel o de centro de trabajo asignado, salvo por motivos de
reparacin o por la baja definitiva del inventario.

En cuanto al punto anterior, el director de plantel o responsable del centro de

trabajo, deber de contar con la documentacin que justifique el artculo
faltante, ya sea el vale de salida o el acta de baja de bienes muebles.
La Direccin General de Administracin y Finanzas (por conducto de la

Subdireccin General de Activos Fijos), a partir de la revisin del inventario de
las Escuelas o Centros de Trabajo, podr retirar los bienes muebles que se
encuentren fuera de servicio o en abandono, buscando con ello el
reaprovechamiento de los recursos con que cuenta la Secretara de Educacin
y Cultura y los Servicios Educativos del Estado de Sonora.
En cuanto al punto anterior, la Direccin General de Administracin y Finanzas

notificar a la Escuela o Centro de Trabajo, que a partir de la revisin
realizada se detectaron bienes muebles fuera de servicio o en abandono,
dando un plazo de 15 das hbiles para que el responsable del plantel y/o
centro de trabajo, lleve a cabo cualquiera de las siguientes actividades:
a).- Poner en funcionamiento el equipo sealado.
b).- Poner a disposicin de las Delegaciones Regionales el equipo que se
encuentra fuera de servicio, pero que por sus condiciones fsicas pueda ser
utilizado.
c).- Realizar la transferencia de los bienes a otro plantel que lo requiera y
pueda utilizar.
d).- Si los bienes daados no tienen reparacin o resulta incosteable, solicitar
su baja definitiva.
e).- En la solicitud de baja definitiva, podrn solicitar que el mobiliario que
cause baja sea donado a la Sociedad de Padres de Familia de la escuela,
para que con el resultado de su venta, se otorguen beneficios a la misma.
Si la Escuela o Centro de Trabajo, no realiza cualquiera de estas cinco

opciones sealadas, la Direccin General de Administracin y Finanzas,
en coordinacin con las Delegaciones Regionales, procedern a retirar los
bienes muebles que fueron sealados con anterioridad.
En los casos de relevo de cargo de los Directores en las diferentes

Escuelas de Educacin Bsica y/o Titulares de Centros de Trabajo, es
responsabilidad del Titular saliente presentar e incluir en el acta de
Entrega-Recepcin, la relacin
actualiza de los bienes muebles
asignados a la escuela.
Por su parte, el Director Entrante tiene la responsabilidad de recibir y

cotejar con el fsico, el inventario existente de los bienes muebles

asignados a la escuela, dentro de los 15 das hbiles posteriores a la

toma del cargo.
-
En cuanto al punto anterior, transcurrido el plazo establecido, cualquier

irregularidad que exista en los inventarios, ser responsabilidad del
director en turno, ante la Direccin General de Administracin y Finanzas.
Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdireccin

General de Activos Fijos y/o consultar va internet, la clave de inventario
correspondiente a los bienes adquiridos en forma directa y/o por donacin, los
cuales debi reportar para su alta previamente.
Corresponde al Director y/o Titular del centro de trabajo, marcar con el nmero
de inventario los bienes instrumentales asignados a la escuela.
En los casos de robo con violencia o siniestro, el Director de la escuela y/o

Titular del centro de trabajo, deber levantar el mismo da de los hechos o
cuando se detecte el evento, acta administrativa correspondiente, as como
presentar denuncia del robo o siniestro ante la agencia del ministerio pblico o
autoridad correspondiente, turnando original de cada documento
a la
Subdireccin General de Seguros de esta Secretara, y remitiendo copia de los
mismos a la Subdireccin General de Activos Fijos, a ms tardar 3 das
hbiles posteriores al levantamiento del acta de los hechos.
En los casos de robo con violencia o siniestros, ser mediante la Subdireccin

General de Seguros de la Secretara de Educacin y Cultura, que el Director
de la escuela y/o Titular del centro de trabajo, solicitar la baja de los bienes
robados o siniestrados, as como la reposicin de los mismos.
Cuando por necesidades propias de los docentes para el desarrollo de sus

funciones, sea necesario introducir un bien mueble personal a la escuela, ser
responsabilidad del Director elaborar un vale de resguardo que ampare dicho
bien en carcter de personal (no propio de la escuela), tratndose la estancia
del bien de un perodo corto, sin requerir informar a la Subdireccin General
de Activos Fijos.
Con relacin al punto anterior, cuando por necesidad, la estancia del bien
personal sea por un perodo largo o permanente, el Director deber incluirlo en
el inventario general de la Escuela o Centro de Trabajo y a su vez informar
mediante el formato de alta a la Subdireccin General de Activos Fijos, para
que sea registrado en el apartado de bienes de carcter personal.
El personal que haga mal uso de los bienes muebles propiedad del Gobierno
del Estado, al servicio de la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios

Educativos del Estado de Sonora, ser sancionado por la autoridad

competente, conforme a lo sealado por la normatividad vigente en la materia.
-
La Subdireccin General de Activos Fijos, de la Secretara de Educacin y

Cultura ser responsable de vigilar el debido cumplimiento de las presentes
normas y procedimientos, mediante revisiones fsicas permanentes de los
activos asignados a las escuelas o centros de trabajo.
El responsable del centro de trabajo tiene la obligacin de participar en forma

activa en la verificacin de los inventarios que realice la Subdireccin de
Activos Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este
fin, que tenga conocimiento sobre los activos asignados a la Escuela o Centro
de Trabajo, as como de la normatividad y procedimientos y con disponibilidad
para que esta actividad se lleve a cabo de forma gil y concluya de manera
eficiente.
La Direccin General de Administracin y Finanzas difundir entre los

planteles el presente manual, coadyuvando con la Direccin General de
Servicios Regionales, para el debido cumplimiento de las normas y
procedimientos sealados.
La inobservancia en la aplicacin de las presentes normas, ser

sancionada por la autoridad competente, conforme a las leyes vigentes.
El presente manual contempla 4 aspectos principales:

Levantamiento fsico del inventario, Altas, Transferencias y Bajas de
Bienes Muebles, de los cuales a continuacin se hace un anlisis
individual de cada proceso, mostrando el procedimiento y los
formatos a utilizar para cada caso.

Por otra parte, y con el objeto de poner al alcance de los

responsables del control de los bienes mueble asignados a los
centros de trabajo, la posibilidad de consultar as como de realizar
los trmites de altas y transferencias de bienes en un menor tiempo,
se pondr a partir del inicio del ciclo escolar 2005-2006 en el portal
de Internet de esta Secretara una seccin para dichos trmites y
cosultas.
Levantamiento fsico del inventario en las escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo.
Establecer el mecanismo para un mayor control de los bienes muebles asignados a los centros de trabajo,
propiciando una mejor administracin y aprovechamiento de los recursos.
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin y Cultura. Servicios Educativos del Estado de Sonora.
Artculo 27, Fraccin XII.- Administrar el sistema de control de inventarios de bienes muebles e inmueble,
determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos
emitidos por las instancias correspondientes;
Fraccin XIII.- Vigilar que se haga buen uso del mobiliario, equipo y vehculos, propiedad de la Secretara.
Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora,
Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del
organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.
El director de la escuela o encargado del centro de trabajo, llevar a cabo el levantamiento del inventario
fsico cuando: el centro de trabajo sea de nueva creacin, en los casos de relevo de cargo de director o en la
conclusin del ciclo escolar.
En cuanto al punto anterior, se establece como da oficial para el levantamiento fsico del inventario por
conclusin del ciclo escolar, el segundo viernes del mes de junio, denominndose a esto da del inventario.
Es responsabilidad del director del plantel o responsable del centro de trabajo, solicitar a la Subdireccin
General de Activos Fijos, la cdula censal actualizad de los bienes mubles asignados al centro de trabajo.
Formato
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
El director de la escuela o responsable del centro de trabajo, podr solicitar al personal administrativo
CP-1 y
docente el apoyo para el levantamiento del inventario.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS DE OPERACIN
10

POLITICAS DE OPERACION
Direccin de la Escuela
Solicita el apoyo del personal

docente y administrativo del plantel
para el levantamiento del
inventario.
Asignar a los participantes en el

levantamiento el sector o rea el
plantel a revisar.
Coordinar e levantamiento
Recopila la informacin obtenida por

cada uno de los participantes.
Compara relacin de fsico con

Cdula censal
cdula censal, otorgada por la
Relacin del fsico
Subdirccin Gral. Activos Fijos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRCCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
No se detectan diferencias
NOMBRE EL PROCREDIMIENTO: LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO
6
Archiva relacin del fsico y cdula
censal.
RESPONSABLE
No.
7
ACTIVIDAD
Se detectan
diferencias
Realiza un segundo conteo de los
bienes en lo que se detect
la diferencia.
FORMATO/DOCUMENTO
Se detectaran articulos no inventariados

Realiza procedimiento para la notificacin para su alta en el inventario.
Se detectan bienes daados

Realiza procedimiento para la baja de
Los artculos daados.
Original
Original
FORMATO CP-2
HOJA 1 DE 1
TANTOS
Fin del procedimiento
11

Formato
CP-1
Elaboracin y envo del reporte de altas, por las Escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener actualizados los registros de los inventarios de las Escuelas y Centros de Trabajo.
NORMAS DE OPERACIN
determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos
Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora,
Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del
organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.
POLTICAS DE OPERACIN
Los bienes instrumentales adquiridos en forma directa por la Escuela con ingresos propios de la sociedad de padres ,
sociedad de alumnos , produccin, donacin , programa escuelas de calidad, etc., formarn parte del patrimonio de la
Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios Educativos del Estado de Sonora, debiendo ser reportados para su
alta a la Subdireccin General de Activos Fijos, en el formato de altas, en un lapso que no exceda los 30 das a partir
de su ingreso a la Escuela o Centro de Trabajo.
Ninguno de los bienes asignados a las Escuelas, cualquiera que sea su procedencia, podr ser objeto de
comercializacin, excepto aquellos autorizados expresamente por la Subdireccin General de Activos Fijos y/o
Comisin Estatal de Bienes y Concesiones dependiente de la Secretara de Hacienda del Gobierno del Estado,
mediante los procedimientos establecidos por las leyes en la materia.
Los Planteles educativos no reportarn las altas de los artculos que les hayan sido entregados por los almacenes
regionales mediante vale de resguardo y salida de almacn, ya que stos quedan automticamente registrados en el
sistema de inventarios de bienes muebles al momento de su asignacin.
Todos los bienes de uso comn, quedarn registrados en el inventario de la escuela del turno matutino, con el objeto
de evitar duplicidad, siendo responsabilidad de los directores de los diferentes turnos que operen dentro del inmueble,
el uso, cuidado y control de los bienes.
La Direccin General de Planeacin, as como la Subsecretara de Operacin Educativa por conducto de las
diferentes rea que lo integran, reportarn a la Subdireccin General de Activos Fijos los centros de trabajo que por
diversos motivos dejen de prestar el servicio a la comunidad.
12

Direccin de la escuela
2
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Adquiere bienes muebles por medio

Remisin, factura, recibo
de ingresos propios, donacin,
produccin, programa escuelas
de calidad, etc. DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIN
Elabora formato de alta de los
Alta
bienes de reciente
adquisicin
SUBDIRECCIN
GENERAL
DE ACTIVOS FIJOS
Original y copia
FORMATO CP-2
Hoja 1
de 2
3
Enva
a la Subdireccin
General
Alta DE ALTAS.
Original
: ELABORACIN
Y ENVO
DEL REPORTE
de activos fijos, por los conductos
establecidos
(entrega
directa,
va
Nota: No es necesario que
los Bienes
Muebles
que reciban
las escuelas y centros de trabajo por
etc.) formatos
de alta
parte de los almacenesInternet,
de la Secretara
de Educacin
y Cultura y los Servicios Educativos del
Estado de Sonora, sean reportados para su alta a la Subdireccin General de Activos Fijos.
RESPONSABLE
Subdireccin
General
de Activos Fijos
4N
ACTIVIDAD
Recibe reporte
de altas del centro
de trabajo
Verifica que la informacin requerida

para la alta, est completa en el
formato.
FORMATOS/DOCUMENTOS
Alta
TANTOS
Original
Si la informacin es completa:
6
Se registra en el sistema de cmputo
Se archiva solicitud ya atendida.

Si la informacin est incompleta:
Subdireccin Gral. de
Activos Fijos
Solicita al Centro de Trabajo, va

telefnica, Internet u oficio, la
aclaracin o ampliacin de la infor.macin enviada en el formato de alta.
Recibe va telefnica u oficio,

peticin de ampliacin a la
informacin enviada en el formato
de alta. Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN
NOTA:
Oficio
Oficio
Original y copia
Original
13
En casos especficos, en donde el artculo es poco comn y su costo elevado, se llevar a cabo la verificacin
fsica del artculo, as como en aquellos casos en donde la informacin enviada es confusa o incompleta y en donde
no es posible la consulta va telefnica.

RESPONSABLE
NO.
10
ACTIVIDAD
Amplia informacin va telefnica,

Internet o elabora y turna oficio con la
resea de los datos solicitados.
FORMATO/DOCUMENTO
Oficio
FORMATO CP-3
Hoja 2 de 2
TANTOS
Original y copia
1 copia: archivo
Subdireccin General
de Activos Fijos
12
11
Recibe informacin solicitada va

telefnica, Internet u oficio.
Oficio
Original
Registra informacin en el sistema

13
Archiva solicitud ya atendida

FIN DEL PROCEDIMIENTO
14

El formato que a continuacin se presenta, ser utilizado en aquellos casos donde

por necesidad, sea introducido un bien de carcter personal al plantel o centro de
trabajo.
Esta es una responsabilidad del director o responsable del centro de trabajo. El
original del vale deber permanecer en el plantel.
15

VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

PROPIEDAD DE TERCEROS
Fecha:____/____/___
__
DATOS DEL PROPIETARIO
Nombre:____________________________________________________________
___
R.F.C.:_____________________________________________________________
___
Puesto:_____________________________________________________________
___
Clave
Presupuestal:______________________________________________________
Domicilio:___________________________________________________________
___
Colonia:____________________________________
Telfono:_________________ DATOS DEL BIEN
Nombre y caractersticas del bien:
__________________________________________
No. de Inventario:______________________________
___________________
Autorizacin
____________________________
_________________________
Firma y sello del director del Plantel
Valor
Propietario
Firma
16

INSTRUCTIVO DE LLENADO
VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DE TERCEROS
CONCEPTO
DESCRIPCIN.
Anotar el nombre completo del propietario
Indicar el R. F. C del propietario
Sealar el puesto que desempea el propietario
Anotar la clave presupuestal que tiene asignado el usuario
Sealar el domicilio particular del propietario.
Indicar el nombre de la colonia en la que habita el usuario
Sealar el nmero de telfono particular del propietario.
Sealar las caractersticas especificas del bien. En el caso del

equipo electrnico, indicar marca, modelo, serie. En
cuanto al mobiliario, especificar nombre (archivero, silla
apilable, silla secretarial, escritorio, etc.), color (caf,
negro, azul, etc.) as como el material del que est
elaborado (metlico, madera, plstico, medidas, etc).
Sealar el nmero de inventario, (una vez que haya sido

registrado por la subdireccin General de Inventarios).
10
Anotar el costo del artculo segn la factura, remisin , etc. En el

caso de no contar con documento que indique el precio
del artculo, anotar el costo que exista en el mercado.
11
Anotar el nombre y firma del director as como sello del plantel.
12
Anotar la firma del propietario del bien.
17


DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJOS
ALTA DE BIENES MUEBLES
FECHA:_____________________________
NOMBRE DE LA ESCUELA:__________________________________________________________
CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO:__________________________________________________
No.
No. DE
PIEZAS
ORIGEN
DESCRIPCIN DEL BIEN
COSTO
UNITARIO
FECHA DE
ADQUISICIN
Origen: D (donado), IP (ingresos propios), PEC (escuelas de calidad), SP (sociedad de padres), SA

(sociedad de alumnos), PN (produccin o nacencia) y PT (propiedad de terceros)
NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR

O RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE ACTIVOS FIJOS
ALTA DE BIENES MUEBLES
18

CONCEPTO
1
DESCRIPCIN.
Anotar la
fecha de
elaboracin
del reporte de alta.
NOMBRE
DEL
PROCEDIMIENTO
2 de bienes mueblesIndicar
Transferencia
3
Formato
CP-1
el nombre completo de la escuela.
Anotar OBJETIVO
la clave asignada
al centro de trabajo.
DEL PROCEDIMIENTO
Anotar
progresivo
de los
bienes
relacionados.
Administrar y4aprovechar los recursos
conellosnmero
que cuenta
cada Escuela
y Centro
de Trabajo.
5
Indicar el nmero
de cada artculo relacionado.
NORMASde
DEpiezas
OPERACIN
Indicar el
recursos
del bien los
Artculo 27, 6Fraccin XII.- Administrar
el origen
sistemadedelos
control
de inventarios
de cuales
bienes pueden
muebles ser:
e inmueble,
ingresos
sociedad
demedio
padres,
produccin,
determinando y tramitando la baja
y destinopropios,
final de los
ltimos, por
de la donacin,
instrumentacin
de procedimientos
sociedad de alumno, escuelas de calidad, etc.
Anotar
las caractersticas
especficas del bien. En el caso del
Reglamento 7
Interior de los Servicios
Educativos
del Estado de Sonora,
electrnico,
indicar
marca,demodelo,
serie.
En cuanto
al
Artculo 16, Fraccin I.- Planear,equipo
organizar
y coordinar la
administracin
los recursos
materiales
y financieros
del
mobiliario
especificary procedimiento
nombre (archivero,
organismo, conforme a las normas,
polticas, lineamientos
aplicables. silla apilable, silla
secretarial,
POLTICAS
escritorio,
DE OPERACIN
etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as
como el material del que estn hechos (metlico, madera,
Toda transferencia que sea realizada
de unmedidas,
Centro de etc.).
Trabajo a otro, deber operarse mediante el uso del formato
plstico,
autorizado.
8
Anotar
el sea
costo
del artculo
factura, remisin,
etc. En
el
Todo bien mueble
en buen estado
que no
de utilidad
en los segn
planteleslaeducativos,
deber ponerse
a disposicin
caso dey no
contar
documento
que indique
el precio del
de la Direccin General de Administracin
Finanzas
por con
conducto
de las Delegaciones
Regionales.
artculo, anotar el costo que exista en el mercado.
Slo sern sujetos a transferir a los Almacenes Regionales, aquellos bienes que se encuentren
daados o
descompuestos,
pero
susceptibles
de
reparar.
9
Indicar la fecha en la que ingres el bien al Centro de Trabajo.
En el caso de los bienes muebles que se encuentren daados o descompuestos y que su reparacin no sea posible
10 las Escuelas debern
Anotar el
nombre
y la
firma del
Director
o sea incosteable,
tramitar
la baja
definitiva
de los
mismos.de la Escuela y Centro
de Trabajo.
Compete a la Direccin General de Administracin y Finanzas en coordinacin con la Direccin General de Servicios
Regionales, 11
proponer el uso y Esta
aprovechamiento
los el
bienes
muebles
a disposicin
por los
seccin esde
para
llenado
de lapuestos
Subdireccin
General
de Centros
Educativos.
Activos Fijos.
Toda transferencia que se realice, deber ser reportada en original o va Internet a la Subdireccin General de
Activos Fijos de la Secretara de Educacin y Cultura, debidamente firmada y sellada por las dos partes que
intervienen.
La Subdireccin General de Activos Fijos tiene la responsabilidad de procesar las transferencias turnadas por los
diferentes Centros de Trabajo, actualizando sus registros.
La Subdireccin General de Activos Fijos, no procesar las transferencias turnadas que carezcan de la informacin
requerida en el formato.
En los casos de los bienes transferidos, estos pasan a ser responsabilidad del Centro de Trabajo receptor quien
tendr DIRECCIN
bajo su cuidado
el uso y aprovechamiento de dichos recursos.
GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
19
Para los bienes que requieran servicio o reparacin y sean sustrados del plantel, deber el Director responsable del
Centro de Trabajo, elaborar recibo de salida.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO CP-2
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJOS
Hoja 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FORMATO/DOCUMENTO
TANTOS
1 Realiza la revisin peridica de los

bienes muebles asignados, detectando
artculos en desuso y en buenas
condiciones.
2
Elabora oficio, informando al supervisor

que cuenta con bienes que se encuentran
fuera de servicio
Oficio
Original y copia
1 copia: Archivo de la Escuela

Supervisor
Recibe oficio, analiza necesidades en su

Zona.
Existen necesidades
Elabora y turna oficio al plantel
Informando del centro de Trabajo que
requiere los bienes, para la elaboracin de
la transferencia.
No existen necesidades
Elabora oficio y Turna informacin a la
Direccin de rea.
Oficio
Original
Oficio
Original y copia
rea
Original y copia
Oficio
Original
1 copia: Archivo de la supervisin

Direccin de rea
Recibe oficio, mediante el cual informan

de bienes muebles en desuso susceptibles
a reasignarse.
Analiza necesidades de las diferentes

zonas escolares.
Existen necesidades
Elabora y turna oficio al plantel,
Oficio
Informando del centro de Trabajo que
requiere los bienes, para la elaboracin de
la transferencia.
Original y copia
1 copia: Archivo de la Direccin de rea
20

RESPONSABLE
NO.
ACTIVIDAD
FORMATO/DOCUMENTO
FORMATO CP-3
Hoja 2 de 2
TANTOS
No existen necesidades
Direccin de rea
10
Elabora oficio Informando al plantel,

Oficio
para que a su vez, ponga a disposicin
del almacn regional, mediante el
formato de transferencia, los bienes
que se encuentran fuera de servicio
Original y copia
1 copia: Archivo de la Direccin de rea

11 Recibe oficio y elabora formato de

Transferencia.
Transferencia
Original y 2copia
Original: Subdireccin General de Activos Fijos.

1 copia: Escuela.
2a copia: Almacn Regional
Elabora formato de transferencia y
programa operativo para el traslado
de los bienes al almacn regional .
Almacn Regional
13
Recibe transferencia de bienes y

valida informacin con el fsico.
Si existen diferencias:
14
Entrega formato de transferencia a la

Escuela para su correccin.
No existen diferencias:
Firma y sella de recibido el formato de

Transferencia, ubicando los bienes
muebles dentro del almacn.
16 Turna original de la transferencia e
Informa va Internet a la Subdireccin
Gral. de Activos Fijos.
1 copia: Archivo de la escuela
Subdireccin Gral. de
Activos Fijos.
17
Transferencia
Original y copia
Recibe informacin y actualiza registros

FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOTA: El traslado de los bienes a transferir, correr a cargo de las escuelas participantes en el proceso.
21


DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCION GENERAL DE ACTIVOS FIJOS
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

Fecha_______(1)________
NOMBRE DE LA ESCUELA QUE OTORGA EL BIEN_______________(2)_____________________
CLAVE DE LA ESCUELA QUE OTORGA_______________________(3)______________________
NOMBRE DE LA ESCUELA DESTINO_________________________(4)______________________
CLAVE DE LA ESCUELA DESTINO__________________________(5)_______________________
DOMICILIO DE LA ESCUELA DESTINO___________________________(6)__________________
DETALLES DEL MOBILIARIO Y EQUIPO A TRANSFERIR
CLAVE DE INVENTARIO
(7)
FIRMA DEL RESPONSABLE

DE LA ESCUELA QUE ENTREGA
________________(11)_________
_
DESCRIPCIN DEL BIEN
(8)
FIRMA DEL RESPONSABLE

DE LA ESCUELA RECEPTORA
__________(12)____________
CANTIDAD
(9)
N DE VALE
(10)
SUBDIRECCIN GRAL.
DE ACTIVOS FIJOS
_____________(13)_________
22

TRANSFERENCIAS
CONCEPTO
DESCRIPCIN
1 Anotar la fecha de elaboracin del reporte de transferencia.

2 Indicar el nombre completo de la escuela que hace entrega del artculo.
3 Anotar la clave asignada al Centro de Trabajo que entrega el artculo
4 Anotar el nombre completo de la escuela que recibe el artculo.
5 Anotar la clave del Centro de Trabajo que recibe
el artculo.
6 Indicar el domicilio completo de la escuela que recibe el artculo.

7 Anotar la clave de inventario que tiene asignado el artculo, de no tenerla
colocada fsicamente el bien, se deber obtener de la Cdula
Censal del inventario de la escuela.
8 Sealar las caractersticas especficas del bien. En el caso del equipo
electrnico indicar marca, modelo, serie. En cuanto al mobiliario
especificar nombre (archivero, silla apilable, silla secretarial,
escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as como el material
del que est hecho (metlico, madera, plstico, medidas, etc.).
9 Anotar el costo que tiene asignado el artculo en la Cdula Censal.
10 Anotar el nmero de vale con que se encuentra registrado el bien
11 Anotar el nombre y la firma del Director de la Escuela que otorga.
12 Anotar el nombre y la firma del responsable del Centro de Trabajo que
recibe el artculo.
13 Esta seccin es para el llenado de la Subdireccin Gral. de Activos Fijos.
VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES

(2)
(3)
(4)
(1)
_____________,
Sonora, a ______
de __________________
del 2_____
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS(5)
23

Recib de la escuela:____________________________________________________
(6)
para ________________________________________________________________
el artculo con las siguientes caractersticas:

Nombre del artculo:____________________________________
(7)
(8)
Marca y modelo: _______________________________________
(9)
Nmero de serie: ______________________________________
Clave de inventario:____________________________________
(10)
Nombre del usuario:____________________________________
(11)
El artculo permanecer fuera de las instalaciones de este centro de trabajo a partir
(13)
(12)
de esta fecha y hasta el da_____
del mes de ___________________,
por lo que si
se excede el plazo, favor de solicitar informacin al respecto a _________________

(14)
(15)
___________________ con el C. ________________________________________

al telfono______________
(16)
RECIBE
(17)
_________________
Nombre y firma
ENTREGA
(18)
__________________
Nombre y firma
AUTORIZA
(19)
___________________
Nombre y firma
INSTRUCTIVO
A continuacin se presenta la gua para el correcto llenado del formato
VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES
1.- Anotar el nombre del municipio donde se ubica el centro de trabajo.
2.- Anotar en da en el que se elabora el vale.
3.- Anotar el mes en el cual se elabor el vale.
24

4.- Anotar el ao en el que se elabor el vale.

5.- Anotar en nombre de la escuela o del rea que hace entrega del bien.
6.- Sealar el motivo por el cual se hace entrega del bien.
7.- Anotar el nombre completo del bien, sealando sus caractersticas principales,
ejemplo: archivero metlico, escritorio secretarial metlico, maquina de escribir
mecnica, etc.
8.- Anotar marca y modelo del artculo, principalmente en los equipos electrnicos.
9.- Anotar el nmero de serie, el cual en muchas ocasiones esta acompaado de un
cdigo de barra.
10.-Anotar el nmero de inventario, asignado por la Subdireccin General de Activos
Baja de Bienes Muebles asignados a Escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo
Fijos, si no lo tiene fsicamente el artculo se puede obtener de la copia del vale
de resguardo o de la Cdula censal.
11.-Anotar el nombre del usuario bajo el cual esta resguardado el artculo.
12.-Anotar el da en el que la persona que recibe el artculo, se compromete a
Reducir el
margen de tiempo de respuesta, a las solicitudes de baja de Bienes Muebles turnadas por las
devolverlo
Escuelas,
manteniendo
con
a depuracin
de los Inventarios
y una mejor condicin fsica de los espacios
13.-Anotar el mes
enesto
el que
ser devuelto
el artculo.
educativos existentes en las Escuelas y Centros de Trabajo.
14.-Anotar el nombre de la empresa, institucin o rea, que se har responsable del
artculo.
15.-Anotar el nombre del responsable de la empresa, institucin o rea, que se har
cargo del articulo.
Reglamento
Interior
la Secretara
de Educacin
Cultura. Servicios
Educativos
del Estado de Sonora.
16.-Anotar
el de
nmero
del telfono
de la yempresa
, institucin
o rea.
17.-Anotar el nombre y firma de la persona que recibir el artculo.
determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de
18.-Anotaremitidos
el nombre
la persona
que hace entrega del articulo, que en todos los
procedimientos
por lasde
instancias
correspondientes;
debeque
dese
ser
el usuario
el cual esta
resguardado
el artculo.
Fraccincasos
XIII.- Vigilar
haga
buen usobajo
del mobiliario,
equipo
y vehculos, propiedad
de la Secretara.
19.-Anotar el nombre y firma de la persona que autoriza la entrega del artculo,
Reglamento
Interior de
del Estado
Sonora,del rea o el Director General,
pudiendo
serloselServicios
Jefe deEducativos
Departamento,
el de
Director
Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros
etc.
del organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables
Compete a la Subdireccin General de Activos Fijos, llevar a cabo el registro y control de los bienes
muebles propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y de Secretara de Educacin y
Cultura.
Es responsabilidad del Delegado Regional, validar la informacin sealada en el Acta, para Baja de
Bienes Muebles, turnada por lel plantel.
Formato CP-1
Es responsabilidad del Delegado Regional de la zona que corresponda, autorizar la baja de los bienes
daados.
La baja de los Bienes Muebles OBJETIVO

slo operarDEL
si los
artculos se encuentran fsicamente en el plantel y si
PROCEDIMIENTO
estn daados o descompuestos y que su reparacin resulte incosteable.
Hoja 1 de1
El Delegado Regional que autorice la baja de bienes muebles, deber turnar el Acta para baja definitiva
de bienes muebles a la Subdireccin General de Activos Fijos durante los primeros 5 das posteriores a la
realizacin del trmite..
NORMAS DE OPERACIN
DIRECCIN
Es responsabilidad
de
la
Subdireccin
GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZASGeneral de Activos Fijos, operar las bajas de los registros25en el
sistema
Formato CP-1
Hoja 2 de 2
POLITICAS DE OPERACION
26

27

28

29

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