2014

V.D.L.C.G
Zidaco Comercializadora S.A. de C.V.
01/01/2014
Manual de Usuario del Sistema
Comprobantes Fiscales Digitales a
travs de Internet CFDI
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Manual de usuario para plataforma www.1cfdi.mx
Contenido
1.- Ingreso al sistema. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2.- Descripcin general del sistema. ---------------------------------------------------------------------------------- 4
3.- Configuracin del sistema. ------------------------------------------------------------------------------------------ 5
3.1.- Descripcin de campos a llenar en la configuracin. --------------------------------------------------- 6
4.- Servicios y/o productos ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7
4.1.- Ingresar nuevo producto o servicio. ------------------------------------------------------------------------ 7
5.- Clientes. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 8
5.1.- Nuevo cliente. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
5.2.- Consultar clientes ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9
6.- Usuarios. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
6.1.- Agregar usuario ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
6.2.- Consultar usuarios--------------------------------------------------------------------------------------------- 10
7.- Proveedores ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
7.1.- Agregar proveedor. ------------------------------------------------------------------------------------------- 11
7.2.- Consultar proveedores --------------------------------------------------------------------------------------- 12
8.- Utileras. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
8.1.- Lista de timbres ------------------------------------------------------------------------------------------------ 12
8.2.- Cambiar Configuracin --------------------------------------------------------------------------------------- 13
9.- Facturas ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
9.2.- Interfaz de modulo Crear Factura. ---------------------------------------------------------------------- 13
9.2.1.-Crear cliente ----------------------------------------------------------------------------------------------- 14
9.2.2.- Agregar Servicio ----------------------------------------------------------------------------------------- 14
9.3.- Emitir Documento Fiscal ------------------------------------------------------------------------------------- 15
9.4.- Consultar Facturas Emitidas -------------------------------------------------------------------------------- 17
9.2.- Facturas Recibidas. -------------------------------------------------------------------------------------------- 18
9.3.- Cancelar una factura. ----------------------------------------------------------------------------------------- 18
10.- Notas adicionales. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 20

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1.- Ingreso al sistema.

Para ingresar al sistema de facturacin en lnea es necesario que cuente con las
credenciales en este caso Usuario, Contrasea y RFC estos datos son
proporcionados en el momento de la inscripcin y se le harn llegar va correo
electrnico, cuando este en la pgina principal deber dar clic en el botn con la
leyenda Acceso y de forma inmediata llenar el formulario siguiente.
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2.- Descripcin general del sistema.

Al ingresar al sistema podr notar que cuenta de diferentes mdulos, en la parte
superior se encuentra la cabecera del sistema donde se tienen opciones para salir
del sistema o cambiar la contrasea de acceso, del lado izquierdo se encuentra
cada una de las opciones a las que puede acceder: Facturas, Servicios,
Clientes, Usuarios, Proveedores y Utileras, cada uno de estos mdulos se
describirn de forma detallada, y por ultimo en la parte central del sistema se le
mostrar el contenido de cada modulo.






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3.- Configuracin del sistema.

Al ingresar al sistema por primera vez se le solicitarn los datos de su empresa
para que pueda realizar la configuracin de su sistema de facturacin, para esto
deber tener a la mano los archivos que le ha proporcionado el SAT as como el
logotipo de su empresa, a continuacin se presenta una imagen, describiendo
cada campo que debe ser llenado de forma obligatoria.
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3.1.- Descripcin de campos a llenar en la configuracin.

1. RFC.- Es su RFC y debe estar tal y como se encuentra en la cedula fiscal
otorgada por el SAT.
2. Razn Social.- Es la razn social (nombre de su empresa, nombre propio),
con el cual se encuentra registrado ante hacienda.
3. Rgimen Fiscal.- Este campo es completamente necesario y en l se
debe especificar si es una persona con Rgimen General Persona Moral
o Rgimen General Persona Fsica.
4. IVA.- En este campo se debe especificar el porcentaje de IVA a calcular al
realizar las facturas y calcular el importe final.
5. Certificado CFD (.cer).- En este campo deber dar clic en el botn
Seleccionar imagen para esto deber acceder al archivo que se
encuentra en su computadora o en algn dispositivo de
almacenamiento como lo es una memoria USB.
6. Archivo llave (.key).- Del mismo modo que el archivo CSD deber
seleccionar el archivo llave con el que ingresa al portal del SAT
7. Contrasea de llave (archivo .key).- Debe ingresar la contrasea de su
archivo KEY, esto es para que cuando se generen sus facturas el sello sea
vlido.
8. Logotipo empresarial (.jpg).- Debe seleccionar el logotipo que desea para
que se visualice en el formato de factura impresa.(este debe de ser en
formato JPG)
9. Nmero de folios autorizados por el SAT.- En este campo deber
ingresar el lmite de folios que el SAT le haya autorizado.
10. Mnimo de folios para alerta.- Deber especificar el mnimo de folios para
alerta, esto es para que el sistema le enve alertas cuando sus folios
autorizados estn por acabarse y tenga oportunidad de solicitar ms al
SAT.
11. Mnimo de timbres para alerta.- El valor proporcionado en este campo
funciona para que el sistema le enve alertas cuando los timbres comprados
a acfd1.mx estn por agotarse y no se quede sin cfdis .
12. En el apartado derecho debe ingresar todo su domicilio fiscal tal y como
aparece en su cedula fiscal, todos los campos son obligatorios
13. Los campos telfono y correo electrnico son especiales, en el primero
puede separar los telfonos con una coma, por ejemplo si pondr dos
telfonos 5555555555,5555555555. En el correo se separa tambin
mediante comas cabe mencionar que los correos que especifique es al que
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le llegaran las facturas, tanto el xml as como el pdf emitidos para nuestros
clientes.
Una vez que su sistema quede configurado de forma correcta, deber agregar
los servicios y/o productos a facturar, clientes, proveedores, usuarios y emitir
facturas.
4.- Servicios y/o productos

En el sistema podr ingresar productos o servicios que desea facturar, puede
ingresar tantos productos y servicios como desee o tenga en su catalogo de venta.
4.1.- Ingresar nuevo producto o servicio.

Para agregar un nuevo servicio y/o producto debe dar clic en el modulo de
servicios en la opcin crear y llenar el formulario que el sistema le presente, los
datos son obligatorios, si desconoce la unidad de medida de su producto debe
ingresar la leyenda No aplica, es importante sealar que si selecciona el campo
IVA incluido el sistema re calcular el IVA de acuerdo al precio unitario y el
porcentaje que se haya ingresado al configurar el sistema y si no es seleccionado
el sistema sumar el IVA al facturar el producto, por ejemplo en el primer esquema
suponga que el precio unitario es de 100 pesos MN y el IVA del 16%, el precio
unitario ser 86.206 y el IVA de 19.794, por el contrario si el IVA no est incluido
el clculo seria: 116 tomando como precio unitario 100


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Cuando tenga el formulario lleno, basta con dar clic en el botn Registrar

Para listar los servicios que ha creado puede dar clic en el botn de color verde
con la leyenda Lista de servicios, o en el apartado de mdulos en la seccin
Mis servicios el sistema le brinda la opcin Consultar, si puede notar el
sistema le mostrar las mismas opciones en cada seccin Crear y Consultar estas
opciones son para agregar datos al sistema o para ver el listado de los datos que
se han ingresado en cada modulo.
En este punto usted tiene la posibilidad de editar el servicio en caso de algn
error o cambio en alguno de sus elementos.
5.- Clientes.

Del mismo modo que en los servicios, en este apartado tiene la posibilidad de
agregar, consultar y editar los clientes que recibirn la factura, para ello es
necesario que le solicite al cliente la cedula fiscal para que no se tengan errores
al registrarlo en el sistema, a continuacin se muestra cada una de las pantallas
de los procedimientos antes mencionados
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5.1.- Nuevo cliente.

5.2.- Consultar clientes




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6.- Usuarios.

El sistema permite que pueda ingresar trabajadores a su cargo para que tambin
puedan emitir facturas, es decir personal autorizado que tenga los privilegios para
ingresar al sistema y utilizarlo de la misma forma que usted.
6.1.- Agregar usuario

Para agregar un usuario es necesario agregar el nombre, usuario y contrasea, se
le recomienda que utilice el correo de su empleado para el campo Usuario.








6.2.- Consultar usuarios









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7.- Proveedores

El sistema le proporciona un servicio importante de resguardo de facturas que sus
proveedores le emiten, para esto es necesario que le especifique a su sistema los
datos de sus proveedores ingresndolos en el modulo Proveedores.

7.1.- Agregar proveedor.

Los datos del proveedor que se solicitan son: RFC, Razn Social y Correo
electrnico, el correo electrnico deber ser el correo desde el cual su
proveedor le enva las facturas electrnicas, cabe mencionar que 1cfdi.mx le
proporcionara a usted un correo especfico para que all lleguen las facturas
enviadas por sus proveedores, es decir tendr que enviarle al proveedor el correo
que se le proporcione para que de esta forma el sistema descargue las facturas
que se le emitan a usted.(recordemos que la autoridad fiscal dice en su artculo V.
El del tiempo de guarda y custodia de la documentacin ser de cinco aos,
computndose a partir del trmino del ejercicio contable en que se genere el
registro.)












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7.2.- Consultar proveedores


Desde la lista de proveedores, usted puede editarlos por si existe algn error, o se
haya equivocado al capturarlo en el sistema o bien el correo tenga modificaciones.

8.- Utileras.

En este apartado usted podr verificar los timbres que compre a 1cfdi.mx la fecha
y el nmero de timbres, as como cambiar la configuracin inicial que realizo de su
sistema.

8.1.- Lista de timbres






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8.2.- Cambiar Configuracin


9.- Facturas

Este modulo es el ms importante y el modulo principal del sistema, es en este
apartado donde podr crear sus facturas, consultar las que haya emitido as como
las que sus proveedores le emitan a usted, adems permite descargar los archivos
generados y/o recibidos.
9.2.- Interfaz de modulo Crear Factura.

Para crear una factura debe dar clic en la opcin Crear en la seccin Facturas
el sistema le mostrar una interfaz de captura de datos, en la misma interfaz tendr
la posibilidad de agregar un cliente o un servicio si es que estos no se encuentran
en su sistema y debe realizar la factura con estos datos, es decir es una forma
rpida de agregar dichos elementos al sistema.
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9.2.1.-Crear cliente

Para crear un cliente desde este apartado debe dar clic en el botn con la leyenda
Crear Cliente, y el sistema le mostrara una ventana que deber llenar con los
datos de su cliente para poder registrarlo y este se visualice en la lista de sus
clientes.


9.2.2.- Agregar Servicio

Del mismo modo que el paso anterior el sistema le muestra un formulario para que
sea llenado y agregue un nuevo servicio y/o producto al sistema.
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9.3.- Emitir Documento Fiscal

Para emitir una factura es necesario que su sistema cuente con al menos un
cliente y un servicio para que puedan ser agregados al documento xml solicitado
por el SAT, una vez que este seguro del detalle anterior de clic en el campo
marcado con Razn social del cliente al realizar esto el sistema le ofrecer un
listado con los clientes que estn registrados y a los cuales les pueda emitir la
factura, en este caso se agrego Razn social del cliente, elija un elemento en la
lista y de clic en Aceptar, con esto estar agregando al cliente, si se equivoca de
cliente puede volver a realizar el paso de dar clic en el campo de texto.


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La moneda y tipo de cambio estn especificados como MXN y 1.00 si utiliza otras
monedas puede cambiar estos campos, de lo contrario no los edite ni los borre, ya
que son obligatorios.
Tambin es necesario agregar el o los servicios que se tienen que facturar, para
ello se debe dar clic en el campo de texto marcado con la leyenda Servicio a
facturar y del mismo modo que en la lista de clientes, el sistema le mostrara una
tabla con los productos y/o servicios con los que cuenta su sistema, en dicha tabla
deber seleccionar los servicios palomeando el elemento, hecho esto hacer clic en
el botn Aceptar.


Hasta ahora se han agregado los datos necesarios para facturar, es importante
sealar que usted puede modificar el total para que el sistema recalcule los
precios, siempre y cuando solo se est facturando un servicio, al realizar los pasos
anteriores la factura quedara de la siguiente forma.
Tambin puede modificar la cantidad de productos as como su precio unitario
para que el sistema recalcule el subtotal, i.v.a. e importe total de la factura



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As mismo deber seleccionar el tipo de documento fiscal que va a emitir, se
encuentran disponibles:

Por ltimo es necesario definir el tipo de de comprobante fiscal que est emitiendo
de acuerdo al SAT existen tres opciones: INGRESO, EGRESO y TRASLADO, con
esto puede emitir el comprobante digital.
Cuando este seguro que todos los datos introducidos son correctos de clic en el
botn marcado con Timbrar la factura que se encuentra en la parte superior
marcado de color rojo, al hacer esto el sistema comenzara con el timbrado de la
factura, es importante recalcar que no debe cerrar la pgina y mucho menos
refrescarla. Al finalizar el timbrado y sellado de la factura el sistema enviara dicha
factura a los correos del cliente as como al su propio correo y guardara una copia
en su carpeta local dentro del sistema, los mensajes exitosos estn marcados de
color verde, si el sistema le marca algn mensaje en color rojo, es que se tiene un
error al facturar, guardar y/o enviar el correo, cuando suceda esto por favor
pngase en contacto de forma inmediata a www.1cfdi.mx para darle solucin al
problema suscitado.

9.4.- Consultar Facturas Emitidas

Usted tiene la posibilidad de consultar las facturas que ha emitido desde el
momento en el que se registro en www.1cfdi.mx para ello solo basta con dar clic
en la opcin Consultar de la seccin Facturas. Podr consultar sus facturas
por fecha, folio y cliente.

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9.2.- Facturas Recibidas.

Para consultar las facturas recibidas debe dar clic en la opcin Recibidas del
apartado Facturas es aqu donde podr descargar las facturas que sus
proveedores le emitan siempre se quedarn copias de los archivos en la carpeta
local que el sistema le ofrece.

Nota: En el momento que usted lo solicite, se le puede descargar un respaldo de
todas sus facturas, tanto emitidas como recibidas.
9.3.- Cancelar una factura.

Para cancelar una factura es necesario listar las facturas creadas, o bien buscar
la factura por el numero de folio, el sistema le presenta una opcin con la leyenda
Cancelar, cuando selecciona esta opcin se le mostrar una alerta pidiendo la
confirmacin para proceder a cancelar el CFDI, a continuacin se presenta el
proceso antes mencionado

Opcin para cancelar
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Mensaje de confirmacin para cancelar CFDI


Una vez que la factura ingrese en la peticin de cancelacin es necesario que
revise constantemente los mensajes que el sistema le enva al iniciar sesin ya
que se le informara cuando un CFDI este cancelado de forma correcta o exista
algn error en la cancelacin.




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10.- Notas adicionales.

El sistema estar en constante actualizacin para mejorar el sistema y brindarle un
mejor servicio, estamos completamente abiertos a sus sugerencias para fortalecer
y hacer ms robusto el sistema de facturacin en lnea.