Organizar eventos es un servicio con gran demanda que
puede ser muy rentable
Organizacin de eventos Organizar eventos requiere tres cosas bsicas: contactos, un colchn financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas. Si renes estas condiciones, sta es tu oportunidad. Celia Garca Vega y Maribel Gonzlez 04/08/2009 IMPRIMIR
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Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rpida evolucin del sector y la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organizacin de eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos emprendedores que hayan tenido alguna relacin con el mismo. Fernando Bello, director en Madrid de Test Drive Europe, asegura que este negocio puede ser muy rentable a muy corto plazo, si tienes una buena cartera de clientes y un gran conocimiento del sector que te permita responder a todas las demandas y adelantarte a los problemas. En definitiva, si demuestras tu profesionalidad en cada trabajo. Para Berta Rebollo, responsable de organizacin de eventos de Talante, la principal desventaja del sector es que no puedes entrar si no lo conoces previamente. Primero, porque la competencia es muy fuerte y para hacerte un hueco la experiencia es la mejor carta de presentacin. Y segundo, porque es un negocio que funciona bsicamente a travs de contactos. Jos de la Pisa, director de El lado positivo de la vida, tambin cree que una de las principales desventajas de la organizacin de eventos es el exceso de competencia: El problema es ms grave si slo te dedicas a actos para empresas, porque ste es un mercado ms consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que las antiguas agencias de imagen, comunicacin y publicidad estn diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes. Por el contrario, las personas fsicas ofrecen todava muchas posibilidades pues representan un mercado poco desarrollado en Espaa. Para Fernando Bello, la principal desventaja del negocio se deriva del intrusismo que lo acompaa. Es un sector rentable, no requiere mucha infraestructura y parece fcil de hacer. Otro problema es que es un negocio muy esclavo, sin horarios. Explica Bello que puedes estar varios meses sin hacer apenas algo ms que labor comercial y de repente llegar una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo. DINERO EN EL BOLSILLO Es un negocio que precisa una fuerte inversin en la bsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organizacin de los actos, etc. Adems e s importante que los clientes perciban que tu empresa es solvente y que se puedan fiar de tus posibilidades financieras para afrontar la organizacin de un evento antes de que ellos te paguen. Fernando Bello explica que para montar una empresa de este tipo no basta con los 3.000 euros necesarios para crear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo de 9.000 euros para alquilar un palacio donde realizar una convencin y otros tantos para pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto. Segn Jos de la Pisa, no hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan despus del evento. Adems los proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas caractersticas y necesidades distintas, por lo que no se fan y, dependiendo del grado de confianza que mantengas, pueden exigir el pago al contado con una antelacin de 30, 60 o 90 das. POCOS PROFESIONALES Una empresa de organizacin de eventos no requiere contar con mucho personal.Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrars tus resultados. Fernando Bello asegura que la empresa ideal que se inicia en este mercadosera la constituida por una nica persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento. Y Rebollo asegura que el personal debe tener formacin en turismo, relaciones pblicas, comunicacin interpersonal, etc. Tambin han de dominar varios idiomas. UBICACIN Y DECORACIN Antes de montar tu empresa, indaga si en el rea de influencia del futuro negocio hay suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, as como infraestructuras para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes...). Lo ideal es establecerte en ciudades medianas donde an hay hueco en el mercado (Valencia, Sevilla, Bilbao...) y prestar servicios a clientes de los alrededores. Para ubicar tu oficina, Bello asegura que no hace falta un local muy grande pero s situado en una zona que venda por s sola al aparecer en tu tarjeta de visita. La decoracin importa en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas. Respecto a la inversin publicitaria, sta no va a ser muy elevada porque la frmula ms rentable para una empresa de organizacin de eventos es la labor comercial y, sobre todo, el boca-odo. Segn Rebollo, es un negocio en el que cuentan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva. En todo caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de publicidad que lleguen ms directamente a tu pblico objetivo: mailings, pginas amarillas, asistencia a ferias, etc.".
Plan de Negocio. Montar una Empresa de Organizacin y Desarrollo de Eventos 1.- LA IDEA DE NEGOCIO. Nuestro objetivo inmediato es montar una empresa dedicada a la organizacin y realizacin de eventos profesionales 2.- IDENTIFICACIN DE LOS/AS EMPRENDEDORES/AS Se recomienda que la persona que se embarque en este negocio sea una persona con capacidad para la organizacin de actos y eventos, con dotes comerciales y de atencin al pblico. 3.- DESCRIPCIN DEL PRODUCTO-SERVICIO/EL MERCADO EL PRODUCTO O SERVICIO: La actuacin de la empresa se desarrolla en dos fases: INFORMACIN Antes del comienzo de cualquier actividad, contratada por el cliente, la empresa deber de adoptar las medidas necesarias para garantizar que la persona usuaria est informada de las instalaciones y servicios. ACTIVIDADES Este negocio permite una adaptacin muy personal segn el perfil del emprendedor que vaya a llevarlo a cabo. Entre las actividades que usualmente suelen realizar este tipo de empresas encontramos: Actividades de comunicacin, promocin y de marketing. Es frecuente realizar actividades de comunicacin para las empresas que lo soliciten, llegando a montar incluso gabinetes de prensa o toda la campaa de comunicacin para una empresa o para el lanzamiento de un producto, etc. Organizacin de eventos como reuniones, convenciones, conferencias, almuerzos de trabajo, cenas espectculo, etc. y celebraciones para particulares (desde cumpleaos hasta celebraciones de boda). Para realizar estas actividades, la empresa deber proporcionar stands, mostradores, expositores y otros elementos de decoracin, iluminacin, azafatas, catering, personal de seguridad, etc. Por ello, es frecuente la subcontratacin de diferentes profesionales en funcin de la actividad concreta. EL MERCADO El sector de la organizacin de eventos es uno de los ms importantes dentro del mercado del ocio y el turismo. Nos encontramos ante un sector actualmente en crecimiento. Claro ejemplo de esta afirmacin es que cualquier empresa a la hora de presentar un nuevo producto o un proyecto a sus clientes, organiza un desayuno, almuerzo o cena para agasajar a sus invitados. Adems, cada vez es ms habitual invertir una suma importante para celebrar bodas, bautizos y comuniones como un smbolo de posicin social. Dentro del sector de la organizacin de eventos nos encontramos con diversos subsectores: Organizacin de ferias, congresos y conferencias. Organizacin de actos para particulares: fiestas, bodas, etc. Organizacin eventos para empresas: reuniones, viajes... Organizacin de eventos para instituciones. Organizacin de eventos deportivos, etc. Es muy importante ampliar el abanico de actividades y tratar de enfocar el negocio desde el punto de vista que proporcione ingresos durante todo el ao. De todas formas las empresas inicialmente suelen mantener una oferta muy diversificada, pero la tendencia general es hacia la especializacin una vez que se ha comprobado cuales son los servicios ms demandados y de los que se saca mayor rentabilidad. LA CLIENTELA Este tipo de servicio puede ofrecerse a una multitud de clientes distintos, ahora bien, todo depende del volumen de negocio que el emprendedor desee abarcar. Este estudio se basar en el supuesto de un inicio modesto, pero consciente de las mltiples oportunidades de crecimiento que se tienen. Entre los clientes pueden estar: Grupos de amigos para celebrar un evento, casinos, asociaciones de ocio, fundaciones,... Colegios, guarderas, residencias de ancianos, hospitales, etc. Ayuntamientos e instituciones u otro organismo para actos sociales Empresas (catering, buffets y comedores de empresa. Eventos sociales y celebraciones: fiestas, bodas, comuniones, bautizos... LA COMPETENCIA Para estudiar la competencia del negocio, habr que tener en cuenta los siguientes tipos de competidores: Empresas de organizacin de eventos : empresas similares a la que se describe en este proyecto. Empresas especializadas en algunas de las actividades: eventos deportivos, empresas de catering, diseo de stand, ferias, exposiciones, etc. Es conveniente estudiar en la zona en la que se decida localizar el negocio, si existe algn potencial competidor y ver si su perfil se asemeja al que se le quiere dar a este proyecto. PLAN DE VENTAS Es importante destacar en este punto algunas cuestiones: El mercado es muy sensible a las acciones publicitarias. La comercializacin debe contar con un importante apoyo de la poltica de comunicacin y de promocin. Es recomendable dirigir una comunicacin personalizada por grupos, ya que no es igual la informacin que se quiere transmitir a empresas privadas, que a grupos de particulares, sobre todo por las diferencias de gustos y poder adquisitivo. Un medio econmico y muy efectivo en este sector es Internet, se recomienda crear una pgina Web, en la que se publiciten todas las actividades que se ofrecen, fotos de los trabajos realizados, ofertas, etc. La mejor forma de captacin de clientes es el boca boca. Por ello es importante la satisfaccin del cliente a fin de que recomienden el servicio 4.- LOCALIZACIN En este apartado se debe indicar: La situacin de la empresa: municipio, zona (indicando si se ubicar en algn polgono industrial, centro comercial..) La proximidad de la empresa a vas de comunicacin. Es conveniente adjuntar un mapa o plano de la zona, donde se puede apreciar el emplazamiento de la empresa Las polticas municipales o regionales de ayudas a la instalacin de nuevas empresas. Los suministros y servicios existentes en la zona. La posibilidad de abastecerse en la zona de materias primas y otros productos. Las posibilidades de subcontratacin de servicios o trabajos con otras empresas. 5.- PLAN DE ORGANIZACIN Y RECURSOS HUMANOS Para poner en funcionamiento una empresa de organizacin de eventos no es necesario contar con una extensa plantilla ni una gran infraestructura. Lo ms oportuno para el inicio es el contrato de personal por horas para la realizacin de servicios concretos. Cuando el negocio se vaya consolidando, se ir contratando personal fijo siempre que exista un volumen de trabajo que lo justifique. Por este motivo, la plantilla inicial estar compuesta por: Gerente : Que realizar todas las tareas de gestin de la empresa. Adems desarrollar las actividades comerciales. Administrativo/a : Esta persona estar encargada de atender, las necesidades de informacin (atencin telefnica, recepcin de correo, etc) y tambin desempear las tareas administrativas habituales (cobros, documentacin, etc.). Por la naturaleza del puesto debe valorarse las habilidades sociales de la persona que lo ocupe. Para cada trabajo concreto que se vaya a realizar, se subcontratar al personal necesario para llevarlo a cabo: azafatas, montadores, camareros, personal de seguridad, etc. 6.- PLAN ECONOMICO-FINANCIERO I. INVERSIONES Y FINANCIACION. Para el desarrollo de la actividad sern necesarias las siguientes INVERSIONES: Ubicacin de las Instalaciones. En este negocio es fundamental la ubicacin del local. Debe de situarse en lugares de gran afluencia de pblico, preferiblemente cerca de colegios, organizaciones, edificios de oficinas, e incluso cercano a agencias de viajes, debido a que los clientes ante el desconocimiento de la existencia de empresas especializadas en estas actividades acuden a las agencias de viajes para solicitar los servicios. Caractersticas de las Instalaciones. Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la actividad estn formadas por una oficina de pequeas dimensiones, en la que se atender a los clientes y almacenar el material. Se recomienda un establecimiento de unos 25m 2. Costes Acondicionamiento Local Aqu se incluyen los conceptos relativos a: Acondicionamiento externo: Rtulos, vitrinas, carteleras, cierres... Acondicionamiento interno: Hay que adecuar el local para que se encuentre en condiciones para su uso. Adems la ley obliga a incorporar un aseo para uso personal. Para el acondicionamiento del local habr que realizar una serie de obras que dependern del estado en el cul se encuentre el mismo. De este modo tambin supondrn un coste, a la hora de iniciar la actividad, la licencia de obra, la obra y los costes del proyecto. Estos costes pueden rondar los 9.860 (IVA incluido) aunque esta cifra vara mucho en funcin del estado en el que se encuentre el local. De este modo, la cantidad anterior puede reducirse en gran medida si el local ya ha sido acondicionado previamente. Mobiliario y Decoracin El objetivo debe ser conseguir la mxima funcionalidad cuidando su vez todos los detalles estticos que transmitan la imagen de calidad que queremos para el negocio, a la vez que resulte cmodo para los clientes. El mobiliario bsico estar compuesto por los elementos que se exponen a continuacin: Mesas y sillas de oficina. Estanteras y armarios. El coste por estos elementos puede rondar los 1.500 (IVA incluido). Esta cantidad ser muy superior si los elementos son de diseo, materiales especiales, etc. Equipo Informtico Es recomendable disponer de TPV compuesto por ordenador, cajn portamonedas y mquina de impresin de ticket y facturas. El coste de este equipo informtico es de, al menos, 1800 Stock Inicial y Materiales de Consumo Para comenzar la actividad habr que realizar una primera compra de material de oficina: bolgrafos, papel, tinta para impresora... El coste por estos conceptos se estima en 696 (IVA incluido). Gastos de constitucin y puesta en marcha Se incluyen aqu las cantidades que hay que desembolsar para constituir el negocio. Entre estas cantidades se encuentran: proyecto tcnico, tasas del Ayuntamiento (licencia de apertura); contratacin del alta de luz, agua y telfono; gastos notariales, de gestora y dems documentacin necesaria para iniciar la actividad. Estos gastos de constitucin y puesta en marcha, en el caso de iniciar el negocio como autnomo, sern de aproximadamente 1392 euros (incluye IVA). Esta cuanta es muy variable de un caso a otro pues depender del coste del proyecto tcnico, etc. adems aumentar en el caso de que se decida crear una sociedad. Fianzas depositadas Es frecuente que se pida una garanta o fianza de arrendamiento equivalente a dos meses de alquiler del local, lo que puede rondar los 500,00 (este coste va a depender mucho de las condiciones del local y sobre todo de la ubicacin del mismo). Fondo de Maniobra A la hora de estimar el fondo de maniobra se ha considerado una cantidad suficiente para hacer frente a los pagos durante los 3 primeros meses, esto es: Alquiler, sueldos, seguridad social, suministros, asesora, publicidad, etc. Pagos Mensuales Alquiler. 250 Suministros. 150 Gastos Comerciales. 90 Gastos por Servicios Externos. 60 Gastos de Personal. 2307 Otros Gastos. 175 Total pago en 1 mes. 3032 Fondo Maniobra 3 meses (aprox) 9096 La inversin inicial necesaria para llevar acabo este proyecto se resume en el siguiente esquema (en euros) (sin IVA) Adecuacin del Local: 8500 Mobiliario y Enseres: 1293 Equipo Informtico y Software: 1552 Equipamiento: 0 Stock Inicial y Consumibles: 600 Gastos de Establecimiento: 1200 Fianzas: 500 Fondo de Maniobra: 9096 Utensilios y Herramientas:0 Otras Inversiones: 0 Total: 22741 (Total sin IVA) PLAN DE FINANCIACION: Para financiar este negocio existen varias opciones: Fuentes Propias. Es aquella financiacin que proviene de los recursos propios del emprendedor/es: dinero, bienes en especie, etc. Fuentes Ajenas. Cualquier tipo de financiacin que provenga de terceros ajenos a la empresa: financiacin bancaria (a travs de crditos, prstamos y descuentos), financiacin de otro tipo de empresas, sociedades de garanta recproca y entidades de capital riesgo, etc. Apoyo a la inversin. Ayudas y subvenciones generalmente provenientes de instituciones y Administraciones Pblicas. Son recursos que obtiene la empresa de organizaciones de carcter generalmente pblico. Suelen consistir en prstamos a un tipo de inters ms barato que el del mercado y ayudas a fondo perdido para fomentar la creacin de empresas. 7.- ANLISIS ECONMICO-FINANCIERO II. INGRESOS Y GASTOS PREVISIN DE GASTOS La estimacin de los principales costes mensuales es la siguiente (no incluyen el IVA): Costes variables: Los costes variables se componen bsicamente del coste de subcontratacin de servicios y personal: transporte, montaje, catering, azafatas y resto de personal necesario, etc. Estos costes se han estimado en un 65% de los ingresos. Alquiler: Para este negocio es necesario contar con un local de, al menos, 25 m 2. El precio aproximado para un local de estas dimensiones, es de unos 250 mensuales. Suministros, servicios y otros gastos: Aqu se consideran los gastos relativos a suministros tales como: luz, agua, telfono, etc. Tambin se incluyen servicios y otros gastos (limpieza, consumo material de oficina, etc.). Estos gastos se estiman en unos 150,00 mensuales. Gastos comerciales: Para dar a conocer el negocio y atraer a clientes, tendremos que soportar ciertos gastos comerciales y de publicidad de unos 90,00 mensuales. Gastos por servicios externos: En los gastos por servicios externos se recogen los gastos de asesora. Estos gastos sern de unos 60,00 mensuales. Gastos de personal: El gasto de personal estar compuesto por: Para realizar el estudio se ha considerado que el negocio ser gestionado por el emprendedor, que ser el gerente del negocio, y adems se contratar a monitor de turismo activo a tiempo completo. Este coste de personal se distribuir mensualmente del modo siguiente (incluye prorrateadas las pagas extraordinarias): Gerente (emprendedor autnomo) 1.125 + 0 Monitor 900 + 282 Otros gastos: Contemplamos aqu una partida donde incluimos otros posibles gastos no incluidos en las partidas anteriores (seguros, tributos, etc.). La cuanta estimada anual ser de 2.100 anuales por lo que su cuanta mensual ser de 175 . Amortizacin: La amortizacin anual del inmovilizado material se ha estimado del modo siguiente: Adecuacin del Local: 850 Mobiliario y Enseres: 258,6 Equipo Informtico y Software: 388 Equipamiento : 0 Utensilios y Herramientas: 0 Otras Inversiones: 0 Total: 1496,6 (*) La amortizacin de la adecuacin del local se ha realizado en 10 aos. El plazo de amortizacin de la adecuacin del local sera el correspondiente a su vida til pudindose aplicar las tablas fiscales existentes para ello. No obstante, dado que se ha supuesto que el local ser en rgimen de alquiler, dicha vida til queda condicionada al plazo de vigencia del contrato de alquiler si este fuera inferior a aquella. Adems habra que incluir la amortizacin de los gastos a distribuir en varios ejercicios (gastos de constitucin y puesta en marcha): Gastos de Establecimiento: 400 Total Anual: 400 Total gastos Fijos Estimados/mes. 3.190,05 Total gastos Variables Estimados/mes. 65% TOTAL GASTOS MENSUALES: 9114,43 PREVISIN DE INGRESOS: El mercado es libre y los precios varan razonablemente. Los precios varan mucho en funcin del servicio, los monitores que se necesiten para el desarrollo de la actividad y el material. Los servicios se clasificarn en funcin de los niveles de dificultad. En funcin a las actividades que se quieran ofertar, la empresa establecer unos precios tomando como referencia los de la competencia. Adems habr que tenerse en cuenta que el precio debe incluir monitores titulados, todo el material necesario para la realizacin de la actividad y los seguros obligatorios. 8.- ASPECTOS FORMALES: Eleccin de la Forma Jurdica. Elige y justifica el tipo de empresa escogido. Una decisin importante que debemos tomar es el tipo de empresa que constituimos. Esta decisin est condicionada por: El nmero de promotores que integren el proyecto. El tipo de actividad de la empresa. La limitacin de responsabilidad frente a terceros. Los aspectos fiscales. El capital para iniciar la actividad. Las ventajas e inconvenientes de cada una de las formas legales. Otros Requisitos: Algunos requisitos que, con carcter general, se exigen para la apertura de una sala de baile son: 1. Licencia municipal de funcionamiento: Para que la concedan es necesaria una certificacin de un tcnico que acredite que la adaptacin del local se ha realizado bajo su direccin y conforme a la normativa. Adems se debe contratar un seguro que cubra los riesgos de incendio y de responsabilidad civil frente a terceros, un plan de revisiones peridicas para los equipos de proteccin contra incendios y un plan de emergencia. Todo ello con una ficha tcnica donde se especifiquen sus caractersticas. 2. Licencias de actividades e instalaciones: Para poder poner en marcha el negocio, se deber solicitar la Licencia de apertura a la autoridad competente, concretamente en el rea de Medio Ambiente / Servicio de Proteccin Ambiental, ya que se trata de un establecimiento relacionado en la Ley de Proteccin Ambiental de Andaluca. Es necesario presentar una hoja en la que se especifiquen las caractersticas de las actividades e instalaciones, una relacin de los propietarios y vecinos afectados y una memoria con la descripcin de la actividad, del local, de las condiciones de instalacin e higiene, etc. Adems deber adjuntar los planos de situacin parcelaria del local y de la distribucin del mismo (indicando los accesos, escaleras, alumbrados especiales, salidas previstas para la evacuacin de humos, etc.) y el presupuesto de las instalaciones y maquinaria necesaria.
Oja http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/2146 http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/2146/1/Tesis-GordonesGuevarayAzuaje.pdf http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/2146/1/Tesis-GordonesGuevarayAzuaje.pdf http://www.eventosmag.com/Revista19-deco.pdf http://www.tesis.uchile.cl/bitstream/handle/2250/103706/cf-hoffmann_jv.pdf?sequence=3 descargar todos estos