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LIBROS CONTABLES

Registro de ventas:
Definicin
Es un auxiliar obligatorio de caracterstica tributario de foliacin doble en el cual se
registran en forma detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las ventas de bienes o
servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. Los
documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas
de crdito, notas de dbito, etc.

Caso prctico:
El 14/03 se realiza la venta de 10,000 unidades de polos de algodn pique, manga corta,
diversos colores a S/. 35.00 c/u ms IGV, cobrndose al contado con depsito en el
Banco

Asiento:

DEBE HABER
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
40 Tributos por Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
70 Ventas 350,000
701 mercaderas
14/03 Por la venta de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000
104 Cuentas Corrientes
12 Cuentas por cobrar comerciales - terceros 413,000
121 Facturas
14/03 Por la cobranza efectuada de la venta de mercadera
----------------------------------------- x -------------------------------------------------







Registro de compras:
En este libro se anotan en forma cronolgica las compras de bienes y servicios que
realiza la empresa. Es un libro que puede ser de foliacin simple o doble. Desde el punto
de vista tcnico contable, es auxiliar. Desde el punto de vista legal, es obligatorio para las
empresas que deben llevar contabilidad completa. Tambin es obligatorio para las
empresas que, no estando obligadas a llevar contabilidad completa, realizan operaciones
gravadas por el Impuesto General a las Ventas.

Caso prctico:
El 14/03 se realiza la compra de 10,000 unidades de polos de algodn pique, manga
corta, diversos colores a S/. 35.00 c/u ms IGV, pagndose al contado con depsito en el
Banco
Asiento:
DEBE HABER
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
60 Compras 350,000
601 Mercaderas
40 Tributos por Pagar 63,000
401 Gobierno Central
4011 IGV - Cuenta Propia
42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000
421 facturas
14/03 Por la compra de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
20 Mercaderas 350,000
201 Mercaderas
61 Variacin de mercaderas 350,000
611 Mercaderas
14/03 Por el ingreso de las mercaderas al almacn
----------------------------------------- x -------------------------------------------------

42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000
421 facturas
10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000
104 Cuentas Corrientes
14/03 Por la cobranza efectuada de la venta de mercadera
----------------------------------------- x -------------------------------------------------



Planilla de remuneraciones:
Es el documento llevado a travs de medios electrnicos, presentado mensualmente a
travs del medio informtico desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra
registrada la informacin de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios,
prestador de servicios -modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes.
Las planillas de pago son unos registros contables. Brindan elementos que permiten
demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relacin laboral del
trabajador con mi empresa, su remuneracin y los dems beneficios que se le pagan.
Estos registros pueden ser llevados en libros, hojas sueltas o micro formas
Caso prctico:

Nota: el seor Gerardo Vera Vera y Crispn Alonzo Pinto acreditan tener carga familiar
por lo que se les asigna "Asignacin Familiar"

La planilla detalla lo siguiente:
Remuneraciones S/. 6,500.00
Asignacin Familiar S/. 265.00
Adelanto de sueldos S/. 1,300.00
Es Salud 9% S/. 585.00
ONP 13% S/. 708.50
AFP S/. 141.75

Concepto Remuneracin
Aporte Empleador Aporte trabajador
Total
Asignacin
Familiar
EsSALUD ONP
Adelanto
de
sueldos
AFP
Vera Vera.
Gerardo
1,500.00 150.00 135.00 195.00 500.00 955.00
Espino Stuart, Julio 1,450.00 130.50 188.50 400.00 861.50
Vera Gallo, Walter 1,350.00 121.50 175.50 200.00 974.50
Alonzo Pinto,
Crispn
1,150.00 115.00 103.50 149.50 200.00 915.50
Caldern Meja,
Mara
1,050.00 94.50 141.75 908.25
Totales 6,500.00 265.00 585.00 708.50 1,300.00 141.75 4,614.75



Asiento
DEBE HABER
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
62 Gastos de Personal, Directores y Gerentes 7,350.00
621 Remuneraciones 6,500.00
622 Otras remuneraciones 265.00
627 Seguridad, previsin social y otras contribuciones 585.00
6271 Rgimen de prestaciones de salud
14 Cuentas Por Cobrar Al Personal, A Los Accionistas (Socios), Directores
Y Gerentes 1,300.00
141 Personal
1412 Adelantos de remuneraciones
40 Tributos Contraprestaciones Y Aportes Al Sistema De Pensiones
Y De Salud Por Pagar 1,435.25
403 Instituciones pblicas
4031 Es SALUD 585.00
4032 ONP 708.50
407 Administradoras de fondo de pensiones 141.75
41 Remuneraciones Y Participaciones Por Pagar 4,614.75
411 Remuneraciones por pagar
4111 Sueldos y salarios por pagar
31/01 Por las compras del mes, segn el Registro de Compras del folio
Numero...

----------------------------------------- x -------------------------------------------------
94 gastos administrativos 7,350.00
79 cargas imputables a cuenta de costos 7,350.00
31/01 Por El Destino
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
41 Remuneraciones Y Participaciones
Por Pagar 4,614.75
411 Remuneraciones Por Pagar
10 Efectivo Y Equivalentes De Efectivo 4,614.75
101 Caja
31/01 Por La Cancelacin De La Planilla De Sueldos
----------------------------------------- x -------------------------------------------------


Libro Caja Y Bancos:
Libro Caja y Bancos es un libro en el que se debe registrar mensualmente toda la
informacin, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Este
libro puede ser llevado De manera manual) Utilizando hojas sueltas. En este ltimo caso,
es importante recordar que el empaste de dichas hojas debe efectuarse hasta por un
ejercicio gravable, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al
que correspondan las operaciones.

Caso prctico:
Como por ejemplo la Empresa ALFA SA realiza la centralizacin del asiento de caja del
mes de enero

Asiento:
DEBE HABER
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
10 Efectivo Y Equivalentes De Efectivo 128,180.00
101 Caja
14 Cuentas Por Cobrar Al Personal A Los Accionistas 1,300.00
(Socios), Directores
141 Personal
1412 Adelantos De Remuneraciones
16 Cuentas Por Cobrar Diversas Terceros 35,000.00
161 Prestamos A Terceros
1612 Sin Garanta
40 Tributos Contraprestaciones Y Aportes Al Sistema 3,418.50
De Pensiones Y De Salud Por Pagar
401 Gobierno Central 1,983.25
4011 Impuesto General A Las Ventas159.00
4017 Impuesto A La Renta389.00
40172 Renta De Cuarta Categora 1,435.25
403 Instituciones Pblicas 1,293.50
4031 Es salud 585.00
4032 Onp 708.50
407 Administradoras De Fondo De Pensiones 141.75
41 Remuneraciones Y Participaciones Por Pagar 4,614.75
411 Remuneraciones Por Pagar
4111 Sueldos Y Salarios Por Pagar
42 Cuentas Por Pagar Comerciales Terceros 23,563.50
421 Facturas, Boletas Y Otros Comprobantes Por Pagar
4212 Emitidas
46 Cuentas Por Pagar Diversas 15,030.00
469 Otras Cuentas Por Pagar
10 Efectivo Y Equivalentes De Efectivo 89,926.75
101 Caja
12 Cuentas Por Cobrar Comerciales Terceros 128,180.00
121 Facturas, Boletas Y Otros Comprobantes Por Cobrar
1213 En Cobranza
30/01 Por Centralizacin De Caja Correspondiente Al Mes

----------------------------------------- x -------------------------------------------------
Asiento de Ingresos:
DEBE HABER

----------------------------------------- x -------------------------------------------------
10

Efectivo Y Equivalentes De Efectivo 315,665.43


101

Caja

12

Cuentas Por Pagar Comerciales -
Terceros


315,665.43


121

Facturas, Boletas Y Otros Comprobantes
Por Cobrar


Por El Ingreso A Caja De Enero A
Diciembre 2012
----------------------------------------- x -------------------------------------------------


Asiento de Egresos:
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
40 Tributos, Contraprestaciones Y Aportes Al Sistema 5,204.00
De Pensiones Y De Salud Por Pagar
401Gobierno Central 1,607.00
4011 Impuesto General A Las Ventas 66.00
40114Igv- Impuesto A Las Retenciones 66.00
4017 Impuesto A La Renta 1,541.00
40173Renta De 3 Categora 1,541.00
403Instituciones Pblicas 3,597.00
4031ESSALUD 1,473.00
4032ONP 2,124.00
41 Remuneraciones Y Participaciones Por Pagar 17,619.26
411Remuneraciones Por Pagar 17,619.26
42 Cuentas Por Pagar Comerciales - Terceros 294,262.79
421Facturas, Boletas Y Otros Comprobantes Por Pagar
10 Efectivo Y Equivalentes De Efectivo 317,086.05
101caja 317,086.05
31/12/2011Por Lo Egresos De Caja De Enero-Diciembre 2012
----------------------------------------- x -------------------------------------------------
LA CUENTA 79 Y 78
La cuenta 78 y 79 son un tipo especial de cuentas por contra porque su razn de ser no
es cumplir la partida doble, sino evitar el efecto del registro de un doble gasto al momento
de sistematizar la informacin de los libros contables en la hoja de trabajo.

En el caso de los gastos que tienen destino encontramos un doble registro por la clase 6
(como cargas por naturaleza) y la clase 9 (Centros de Costos o Contabilidad Analtica)
aun cuando realmente se trate de un solo gasto desde la perspectiva de las personas u
organizaciones que intervienen en la operacin.

El papel de la cuenta 79 es servir de contrapeso frente a la clase 9 y evitar el registro de
un doble gasto, quedando solo las cuentas de la clase 6. Tal como observamos a
continuacin:

x-
63 (Cargas por Naturaleza) Gasto 1
94 (Centro de Costo) Gasto 2
A 42 Proveedores
A 79 Cargas Imputables a Cuentas de Costos Anula el efecto del gasto de la clase 9

En el caso de la cuenta 78 Cargas Cubiertas por Provisiones, la idea es anular los efectos
del registro de un gasto que fue provisionado previamente con la cuenta 48. Tal como
observamos en el siguiente registro:

x-
63 (Cargas por Naturaleza) Gasto
48 Provisiones Diversas
A 42 Proveedores
A 78 Cargas cubiertas por provisiones Anula el efecto del gasto de la clase 6

A manera de conclusin podemos sealar que la cuenta 78 y 79 cumplen un papel
fundamental dentro del proceso de preparacin y presentacin de informacin en el
Estado de ganancias y Prdidas para evitar el efecto de un doble gasto.

CASO N 1: ESTIMACIN DE COBRANZA DUDOSA


La empresa POLO NORTE S.A.C. posee al 31.12.2010 una letra por cobrar vencida de
S/. 71,000 del cliente SALMN DEL ORIENTE S.A.C. Al respecto, se conoce que el
vencimiento de la letra (N 001254) fue el 31.03.20101 y que la empresa acreedora ha
efectuado el protesto de la letra de acuerdo a las formalidades exigidas por la Ley de
Ttulos y Valores y asimismo ha exigido el pago de la deuda a travs de cartas notariales.
Asimismo se sabe que la empresa est prximo a iniciar un proceso judicial.

Ante esta situacin, la empresa POLO NORTE S.A.C. nos consulta acerca del
tratamiento tributario de este hecho y la contabilizacin de la estimacin de cobranza
dudosa, teniendo en cuenta el Nuevo Plan Contable General Empresarial.

1. La letra se origina por la Factura N 001-002542 de fecha 06.01.2010


SOLUCIN:

En primer lugar, debemos indicar que el inciso i) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a
la Renta seala que son deducibles: los castigos por deudas incobrables y las provisiones
equitativas por el mismo concepto, siempre que se determinen las cuentas a las que
corresponden.

Al respecto se entiende que para efectuar la provisin de las deudas incobrables, estas
deben estar debidamente identificadas y respaldadas en el comprobante de pago, titulo
valor o documento que corresponda.

En ese sentido, en ningn caso ser aceptada las provisiones genricas o globales que
pueda efectuar la empresa.

Asimismo, un aspecto a tener en cuenta es el origen de la deuda incobrable, puesto que
si la deuda se origin por una operacin gravada con el impuesto a la renta (por ejemplo
venta de bienes o prestacin de servicios gravados) no habr mayores inconvenientes
para que se realice la provisin respectiva, claro est, cumpliendo los requisitos que exige
la LIR y su Reglamento.

No obstante, si el origen de la deuda no gener un ingreso gravado con el Impuesto a la
Renta (por ejemplo: prstamos sin intereses) entonces la provisin por cobranza dudosa
no ser aceptada para efectos tributarios.

Por su parte, el Reglamento de la Ley del impuesto a la Renta, en el inciso f) de su
artculo 21 establece que para efectuar la provisin de deudas incobrables, se deber
tener en cuenta las siguientes reglas:
1. El carcter de deuda incobrable deber verificarse en el momento en que se efecta la
provisin contable
Lo que debe entenderse en este supuesto, es que el contribuyente al momento de realizar
el registro contable por la provisin, debe analizar si la deuda es incobrable, teniendo en
cuenta las condiciones sealadas en la norma.

2. Para efectuar la provisin por deudas incobrables se requiere:


a) Aspectos sustanciales:
Que la deuda se encuentre vencida y se demuestre la existencia de dificultades
financieras del deudor que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante anlisis
peridicos de los crditos concedidos o por otros medios, o

Se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentacin que evidencie las
gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda, o el protesto de documentos, o el
inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o

Que hayan transcurrido ms de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de la
obligacin sin que sta haya sido satisfecha.

Sobre estos puntos es necesario traer a colacin la Resolucin N 02116-5-2006 del
Tribunal Fiscal en la cual se repara la provisin de cobranza dudosa efectuada por el
contribuyente, puesto que sta no se encontraba sustentada con comprobantes, en ese
sentido expresa que si bien las normas que lo regulan no exigen como requisito para la
deduccin de la provisin efectuada, la tenencia de los comprobantes vinculados, stos
prueban la existencia, origen y antigedad de los crditos, por lo que la recurrente estaba
obligada a conservarlos para sustentar la deduccin.

Por su parte, la SUNAT a travs de la Directiva N 10-99/SUNAT de fecha 19.08.1999
precisa que uno de los medios para demostrar la existencia de dificultades financieras del
deudor que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, resulta ser la comprobacin
efectuada por la Comisin de Reestructuracin Patrimonial, o la entidad que haga sus
veces, para efectos de declarar el estado de insolvencia de un deudor, de conformidad
con los numerales 1 y 2 del artculo 14 de la Ley de Reestructuracin Patrimonial
aprobada por Decreto Legislativo N 8452 y modificatorias.


b) Aspectos formales:

Que la provisin al cierre de cada ejercicio figure en el Libro de Inventarios y
Balances en forma discriminada.

Por lo cual teniendo en cuenta lo antes expuesto, la empresa POLO NORTE S.A.C. ha
cumplido con los requisitos para efectuar la provisin pro deudas incobrables.
En ese sentido, se deben efectuar los siguientes asientos:
























A continuacin mostraremos la discriminacin de la provisin de cobranza dudosa, que se
ha efectuado en el Libro de Inventarios y Balances Formato 3.

2 El Decreto Legislativo N 845 fue derogado a travs de la Ley N 27809 Ley General
del Sistema Concursal de fecha 08.08.2002.























Se Puede Declarar Un Valor Negativo En El PDT


Si se puede declarar un valor negativo en el PDT para generar:
Crdito Fiscal
Renta
Siguiendo las recomendaciones siguiente y en los siguientes casos

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