Pengurusan Stor dan Stok

Pendahuluan
Pengurusan stor dan stok amat penting dalam sesebuah organisasi termasuklah di
sekolah, walaupun peralatan atau barangan yang di kenali sebagai aset, harta
modal dan barang luak yang dibeli dan digunakan di sekolah tidaklah seperti mana
yang ada di Kementerian, Jabatan atau Pejabat Pelajaran. Penyelengaraan stor dan
stok yang baik dan berkesan akan menjimatkan kewangan. Peruntukan kewangan
yang banyak digunakan untuk membeli aset, inventori dan barang luak, oleh itu
ianya harus diuruskan dengan baik. Pengurusan stor dan stok yang baik juga
mencerminkan kecekapan pentadbir dan kakitangannya.

Suatu sistem pengurusan stor dan stok yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi
menjamin penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan
agar berkeadaan baik dan sempurna ( Kementerian Kewangan Malaysia- Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 1982 ).

Dalam pengurusan stor dan stok terdapat pekeliling perbendaharaan yang
menerangkan kepentingan dan tatacara pengurusannnya dan menjadi
tanggungjawab pengawai pengawal atau dalam hal sekolah pengetua/guru besar
bertanggung jawab untuk memastikan ianya diuruskan dengan cekap dan berkesan.
Bila sahaja disebut stor dan stok ianya melibatkan kewangan, oleh itu jelas sekali
pengurusan stor dan stok adalah dibawah kawalan Kementerian Kewangan. Setiap
kementerian, jabatan, sekolah harus akur akan arahan dan pekeliling yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan melalui Pekeliling Perbendaharaan.

Oleh kerana ia melibatkan wang kerajaan, ia menjadi tanggungjawab dan amanah
bagi ketua jabatan atau pengetua/gurubesar untuk menguruskannya dengan cekap
dan berkesan agar tidak berlaku pembaziran dan salahguna. Selain daripada ketua
jabatan atau pengetua/gurubesar, pegawai atau guru yang menguruskannya juga
mesti bertanggungjawab dan menguruskannya dengan cekap dan berkesan.

Pengurusan Stor merupakan satu aspek Pengurusan Kewangan yang penting.
Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah
berbanding dengan wang yang di simpan dalam bank. Pengurusan Stor-Stor
Kerajaan berasaskan Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor
dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Definisi Penyelenggaraan

Ditafsirkan sebagai satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah yang diambil
untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan
berfungsi dan selamat.




Definisi Stor

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok .

Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:-
(a) Stor Pusat
(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada
pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan
unit.


(ii) Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan
Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan.


(b) Stor Utama
(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk
keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan
agensi.


(ii) Antara contoh Stor Utama ialah Stor Jabatan Kerja Raya,
Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan
Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat bagi Kementerian/Jabatan.


(c) Stor Unit
(i) Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka
pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada
pelanggan akhir.
(ii) Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan,bahagian, bengkel,
wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain
seumpamanya. ( Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

Di sekolah stor yang ada boleh dikategorikan sebagai stor unit yang mana
barang-barang digunakan dalam jangka masa pendek atau barang luak, selain
daripada ada juga barang-barang atau peralatan yang digunakan terus contohnya
seperti alat-alat bantuan mengajar. Peralatan pejabat biasanya disimpan dalam
ruang atau bilik yang dikhaskan, dimana terdapat almari atau kabinet bagi
menyimpannya. Alat bantuan mengajar pula biasanya disimpan di pusat sumber,
makmal sains, bengkel atau bilik-bilik khas.



Definisi Stok

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Stok bermaksud barang-
barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan
termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang
dikawal dan sebagainya.



Objektif Pengurusan Stor

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi
memastikan:-
a. Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available )
seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Stok sentiasa ada apabila
dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan


b. Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok sentiasa
terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang
sewajarnya semasa dalam simpanan.






Fungsi Stor


Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan
melaksanakan tugas-tugas berikut:-


(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku
serahan barang-barang oleh pembekal.


(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yangditetapkan dengan
menggunakan ruang stor secara optimum.


(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan
boleh digunakan.


(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.


(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara
tepat, teratur dan kemaskini.
(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok
mengikut paras yang ditetapkan.


(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan.


(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang
kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput
tempoh penggunaan dan tidak bergerak.


(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta
penyelenggaraan kebersihan stor.


(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak,
luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak
atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan
pembaziran ruang penyimpanan.


(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.




Pengurusan Organisasi Stor


Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik
mempunyai empat bahagian utama iaitu:-


(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun.
(b) Bahagian Terimaan.
(c) Bahagian Simpanan.
(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.


Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat-empat bahagian
utama seperti di atas maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat
mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor
tersebut (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)




Pengurusan Kawalan Stok


Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari
segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia juga
mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat.
Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak
faedah antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk
stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar
pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.



Penerimaan


Pegawai Stor/penerima hendaklah:-


Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois


Semak dan menghitung kuantiti yang diterima



Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah
mengikut spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya.



Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian
hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang.



Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad KawalanStok/Kad
Petak/Lejar dengan secepat mungkin.



Merekod Stok


Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan
kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan,
memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.


Jenis-Jenis Rekod
Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor
dengan mematuhi penggunaan rekod.






Penyimpanan


Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun,
sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah
rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.Penyimpanan
melibatkan perkara-perkara berikut :




Pengeluaran
Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah
dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan
bertulis kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran
barang-barang stor. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan
kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.


Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-
Barang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan
selepas barang-barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor
gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan
Pengeluaran Barang-barang (Kew. PS-10. Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu
borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.




Pemeriksaan


Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan
mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan,
berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan
dapat diambil.


Keselamatan dan kebersihan


Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus
diambil berat olewh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan
dan tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak
berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan
dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm,
smoke detector, water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire
extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa
oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang
berkuatkuasa




Pelupusan


Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. untuk memastikan jabatan
tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga
dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang
simpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan
ke Kementerian/Jabatan yang lain. Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi
kepada dua peringkat iaitu Perbendaharaan dan Kementerian/Jabatan.



Pengurusan/Penyelenggaraan stor dan stok di sekolah


Di sekolah tugas ini biasanya akan dijalankan oleh ketua panitia, guru
penyelenggaraan, guru aset, guru pusat sumber dan pembantu tadbir. Mereka ini
bertanggungjawab memesan, menerima, memeriksa serta menyelengara bekalan
tersebut. Prosedur yang digunakan di sekolah adalah sepertimana arahan
perbendaharaan mengenai tatacara pengurusan stok.


Pengurusan/penyelenggaraan di sekolah adalah lebih sukar kerana
kebanyakannya dikendalikan oleh guru atau pembantu tadbir, berbanding di jabatan
atau kementerian ada pegawai atau pembantu tadbir yang menjaga dan mengurus
stor dan stok. Kekangan kerja khasnya guru yang mana tugas hakiki mereka adalah
mengajar menjadi masalah bagi mereka untuk menguruskannya dengan baik dan
berkesan.


Prosedur pembelian stok/barangan di sekolah adalah seperti berikut :


Masalah-masalah dalam pengurusan stor dan stok


Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan stok terdapat beberapa masalah
yang dihadapi antaranya adalah seperti berikut :


i. Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur;

ii. Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik;

iii. Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan;

iv. Perolehan dibuat tanpa perancangan;

v. Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak
spesifikasi;

vi. Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan;

vii. Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan;

viii. Pegangan stok berlebihan;

ix. Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor

x. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan.

xi. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.

xii. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual.

xiii. Penyimpanan barang tidak teratur.

xiv. Pegangan stok berlebihan.

xv. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.

xvi. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan

xvii. Kelewatan tindakan pelupusan.

xviii. Kehilangan barang stor terus berlaku.

xix. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan
stor dan pengendalian







Pengurusan Stor Dan Stok Efektif


Langkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap
dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut :


i. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan
ii. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.
iii. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali
kekurangan yang dibenarkan.
iv. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan
dan Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.
v. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.
vi. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan
masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.


Kesimpulan
Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi
menjaga peruntukan kerajaan. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu
diambil untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan
berfungsi dan selamat. Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di sekolah
bukan sahaja terletak di bahu Guru Besar tetapi melibatkan semua pihak, dengan
pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara
optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang secara total.

Masalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus
harta modal, aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh
guru yang sememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa,
kerana seperti sedia maklum, guru tersebut tugas hakikinya adalah mengajar dan
beliau perlu masuk kelas untuk mengajar. Oleh itu, kadang-kadang rekod tidak up
to date kerana masalah masa. Selain daripada itu mereka juga kurang
pengetahuan dan kemahiran dalam pengurusan stor dan stok.

Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untuk
pengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil oleh
Kementerian Pelajaran adalah dengan mewujudkan perjawatan Pembantu Tadbir
khas untuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok
di sekolah-sekolah. Berdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh Malaysia
ianya melibatkan berbillion ringgit, oleh itu sudah sampai masanya
Kementerian/Kerajaan mewujudkan perjawatan ini untuk menguruskannya, jika tidak
lama-kelamaan ianya akan tidak terurus dan menyebabkan kerosakan dan
pembaziran wang kerajaan.

Rujukan

o Buku Tatacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan Malaysia, 2009

o Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007

o Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

o Nota Kursus Pengurusan Pejabat Institut Aminuddin Baki, 2009- Pengurusan Stor
~ Aset Kerajaan


o http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf

o Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 2005 MDC Publishers Sdn
Bhd.