Actividad 3 TC Asistencia

34
Proceso
administrativo
Unidad II
Definir el concepto de proceso
administrativo.
Definir el concepto e importancia
de la planeacin.
Explicar qu es el FODA.
Describir las etapas de la
planeacin.
Definir el concepto e importancia
de la organizacin.
Describir las etapas de la
organizacin.
Explicar el concepto de direccin
y su importancia.
Explicar las etapas del proceso
de direccin.
Describir el concepto de control
y su importancia.
Explicar las etapas del proceso
de control.
Explicar la importancia del
proceso administrativo.
Enumerar dos tcnicas de
cada etapa del proceso
administrativo.
Elaborar una grfica de Gantt.
Explicar la importancia del
compromiso, colaboracin
y responsabilidad en la
aplicacin del proceso
administrativo.
Desarrollar valores y
actitudes de honestidad,
compromiso, colaboracin
y responsabilidad.
Objetivo general:
Identificar las etapas y principios del proceso administrativo en su campo
de trabajo.
Objetivos especficos:
Al terminar la presente unidad, el aprendiz ser capaz de:
SENA
CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURSTICO Y TECNOLGICO DEL GUAVIARE
TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
35
ES CIERTO,
LA ADMINISTRACIN
ES INDISPENSABLE.
NI HABLAR,
NOS GAN TOMS
Y HABR QUE LLEVARLO
A LA DISCO.
SILENCIO!
QU NO PUEDEN
ESTAR NI UN
MOMENTO
ATENTOS?
PERO SI
ESTBAMOS HABLANDO
DE ADMINISTRACIN.
AH S? PUES
PLATQUENSELO
A TODOS!!!
LO QUE
NO ME QUEDA CLARO
SON LOS PASOS
PARA APLICARLA.
EXISTE
UNA METODOLOGA,
UN PROCESO QUE
ESTUDIAREMOS
EN LA UNIDAD II.
DECAMOS QUE
COMPROBAMOS QUE LA
ADMINISTRACIN
ES BSICA PARA
CUALQUIER
ACTIVIDAD.
Proceso administrativo
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2.1. Proceso administrativo
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El proceso administrativo es una metodologa fundamental para la
aplicacin de la administracin. Independientemente de que sta
forme parte de la escuela del proceso administrativo, es una herra-
mienta indispensable en torno a la cual se pueden aplicar los de-
ms enfoques o escuelas administrativas; su importancia es similar
a la de las operaciones bsicas de aritmtica; sin stas no es posi-
ble realizar otras operaciones matemticas. Igualmente, las etapas
del proceso administrativo son bsicas para aplicar cualquier estilo
o escuela de administracin.
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para lle-
var a cabo una actividad.
1. Define el concepto de administracin.
2. Qu pasos seguiras para aplicar la administracin al orga-
nizar una fiesta de fin de cursos?
3. Qu es un proceso?
El proceso administrativo es una metodologa que permite al admi-
nistrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona,
manejar eficazmente una organizacin, y consiste en estudiar la
administracin como un proceso integrado por varias etapas. Cada
etapa responde a seis preguntas fundamentales: Qu? Para qu?
Cmo? Con quin? Cundo? y Dnde?; interrogantes que siem-
pre deben plantearse durante el ejercicio de la administracin, y que
son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.
La unidad temporal de la administracin implica que sta com-
prende varias fases, etapas o funciones, que existen ya sea por sepa-
rado o simultneamente; cuyo conocimiento es indispensable, a fin
de aplicar esta disciplina correctamente; dichas etapas conforman el
proceso administrativo.
SENA
Cuando se administra cualquier empresa existen dos fases: una estruc-
tural, donde se determina su finalidad y rumbo, as como las alterna-
tivas para conseguirlos; y otra operativa, en la que se ejecutan todas
las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el perio-
do de estructuracin. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama
mecnica y dinmica de la administracin. La mecnica administra-
tiva es la parte de la administracin donde se establece lo que debe
hacerse, mientras que la fase dinmica u operativa se refiere a cmo
manejar de hecho la empresa.
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El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas suce-
sivas a travs de las cuales se efecta la administracin.
CONTROL
Cmo se ha
realizado?
Cmo se va
a hacer?
ORGANIZACIN
Ver que se
haga
DIRECCIN
Con qu
recursos?
INTEGRACIN
Qu se quiere hacer?
Qu se va a hacer?
PLANEACIN
MECNICA
DINMICA
ADMINISTRACIN
Figura 2.1 Fases de la administracin
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2.2. Etapas del proceso administrativo
Existen diversas opiniones en cuanto al nmero de etapas que cons-
tituyen el proceso administrativo; aunque, de hecho, para todos los
autores los elementos esenciales sean los mismos.
En este libro se estudiarn las cinco etapas del proceso administra-
tivo, porque este criterio es uno de los ms difundidos y, adems, es
el ms sencillo para fines didcticos. Un resumen de las fases, etapas
y elementos que conforman el proceso administrativo, se presenta en el
siguiente cuadro:
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Figura 2.2 Etapas del proceso administrativo
Misin y visin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Determinacin de requisitos
Anlisis de proveedores
Motivacin
Comunicacin
Medicin
Correccin
Control
Direccin
o ejecucin
Proceso
administrativo
Integracin
Planeacin
Filosofa y valores
Presupuestos
Divisin del trabajo
Coordinacin
Seleccin
Contratacin
Toma de decisiones
Liderazgo
Estndares
Retroalimentacin
Fase dinmica
u operativa
Fase mecnica
o estructural
Organizacin
SENA
En cada etapa se aplican diversos principios, y se utilizan tcnicas y
metodologas especficas.
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Figura 2.3 Etapas del Proceso Administrativo
Etapas/
concepto
Importancia
Etapas/
proceso
Principio Tcnicas
Planeacin Permite encaminar Filosofa Del objetivo Cuantitativas
Determinacin de y aprovechar mejor Valores Unidad
escenarios futuros y los esfuerzos y Visin Objetividad y Cualitativas
del rumbo adonde recursos. Misin cuantificacin Grfica de Gantt
se dirige la empresa, Reduce los niveles Propsitos Anlisis FODA
y de los resultados de incertidumbre. Premisas Del cambio de CPM
que se pretenden Permite hacer frente Investigacin estrategias PERT
obtener para mini- a las contingencias. Objetivos Flexibilidad
mizar riesgos y defi- Es un sistema racio- Estrategias
nir las estrategias nal para la toma de Polticas
para lograr la misin decisiones, evitando Programas
de la organizacin con las corazonadas.
una mayor probabilidad Es la base para el
de xito. sistema de control.
Organizacin Suministra los mtodos Divisin del trabajo Va jerrquica Organigramas
Consiste en el diseo para que se puedan Jerarquizacin Tramo de control Manuales
y determinacin de desempear las activi- Departamenta- Delegacin Diagramas de flujo
las estructuras, pro- dades eficientemente. lizacin Simplificacin o de procedimiento
cesos, funciones y Reduce costos e incre- Descripcin de Unidad de mando Carta de distribu-
responsabilidades, menta la productividad. funciones Especializacin cin del trabajo
as como del estable- Reduce o elimina la Anlisis de puestos
cimiento de mtodos, duplicidad de Coordinacin
y la aplicacin de funciones.
tcnicas tendientes a
la simplificacin del
trabajo.
Integracin De la calidad de los Definicin de necesi- Cumplimiento de Recursos humanos
Seleccin y obtencin insumos dependen dades y requerimientos requisitos Exmenes
de los recursos los resultados: implica de los recursos, Proveedor confiable psicomtricos
necesarios para una reduccin de costos. estndares de calidad Adecuacin La entrevista
ejecutar los planes. Correcta seleccin de y tiempos Calidad El anlisis de
Comprende recursos recursos humanos. Determinacin puestos
materiales, humanos Especificacin de las de fuentes de
tecnolgicos y caractersticas, canti- abastecimiento Otros recursos
financieros. dades y calidad de Eleccin de Cuantitativas
los recursos. proveedores Cualitativas
Seleccin de recursos
de acuerdo a
estndares
Direccin Ejecucin de Toma de decisiones Aprovechamiento Cuantitativas
Es la ejecucin de actividades. Motivacin del conflicto Modelos
todas las etapas del Toma de decisiones. Supervisin Resolucin del matemticos
proceso administrativo Comportamiento, Comunicacin conflicto Programacin lineal
mediante la conduc- actitudes y conductas Liderazgo Del objetivo de la Estadstica
cin y orientacin del adecuadas. supervisin directa Camino crtico
factor humano, y el Influir, guiar o dirigir De la va jerrquica
ejercicio del liderazgo a grupos de trabajo. Cualitativas
hacia el logro de la Tormenta de ideas
misin y visin de Delphi
la empresa.
Control Sirve para comprobar Establecimiento de De la funcin Sistemas de
Establecimiento de los la efectividad de la estndares controlada informacin
estndares para evaluar gestin. Medicin De las desviaciones Grficas y diagramas
los resultados obteni- Promueve el asegura- Correccin Autocontrol Estudio de mtodos
dos, con el objeto de miento de la calidad. Excepcin Indicadores
comparar, corregir Protege los activos Retroalimentacin Control interno
desviaciones, preve- de la empresa. Mtodos
nirlas y mejorarlas Establece las medidas cuantitativos
continuamente. para prevenir errores,
reducir costos y tiempo.
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2.3. Planeacin
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La determinacin de escenarios futuros y del rumbo hacia don-
de se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden ob-
tener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr
el propsito de la organizacin con una mayor probabilidad de
xito.
1. Qu entiendes por planeacin?
2. Para qu sirve la planeacin? Qu ventajas tiene en lo
personal y para la empresa?
3. Anota un ejemplo donde apliques la planeacin en tu vida
cotidiana.
Gran parte del xito de cualquier empresa depende de la planeacin,
la cual puede definirse como:
Tipos de planeacin
De acuerdo con el nivel jerrquico en el que se realice, con el mbi-
to de la organizacin que abarque y con el periodo que comprenda,
la planeacin puede ser:
Estratgica. Define los lineamientos generales de la planeacin
de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para es-
tablecer los planes generales de la organizacin; generalmente
es a mediano y a largo plazo, y abarca toda la organizacin.
Tctica o funcional. Comprende planes ms especficos que se
elaboran en cada uno de los departamentos o reas de la em-
presa, y que se subordinan a los planes estratgicos. Los pla-
nes tcticos son planes detallados de cada gerencia para lograr
el plan estratgico.
Operativa. Es a corto plazo, se disea y se rige de acuerdo con
la planeacin tctica; se realiza en los niveles de seccin u ope-
racin. Su tarea consiste en la formulacin y asignacin de re-
sultados y actividades especficas que deben ejecutar los lti-
mos niveles jerrquicos de la empresa.
SENA
Importancia
La planeacin es muy importante para el adecuado funcionamiento
de cualquier grupo social, ya que a travs de sta se minimizan ries-
gos. Algunas de las ventajas de la planeacin son:
Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar
en el futuro.
Permite hacer frente a las contingencias que se presenten.
Es un sistema racional para la toma de decisiones a futuro, evi-
tan las corazonadas o empirismos.
Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las opor-
tunidades.
Al planear se define el rumbo y las bases a travs de las cuales
operar la empresa.
Es la base de los elementos para efectuar el control.
La motivacin se eleva.
Optimiza los recursos.
Etapas
El proceso de planeacin estratgica es la serie de etapas a travs de las
cuales se define el rumbo y directrices generales que habrn de regir la
organizacin.
Los elementos del plan estratgico se describen en el siguiente dia-
grama:
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Figura 2.4 Proceso de planeacin estratgica
Presupuestos
Programas
Filosofa
Misin
Polticas Estrategias Objetivos
Visin
Planeacin
estratgica
Anlisis del entorno:
Premisas externas
Premisas internas
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Benchmarking
SENA
En esta grfica se muestra que en el proceso de planeacin estra-
tgica es necesario que el equipo directivo defina cada uno de los
elementos en el orden establecido, y considere que para el desarro-
llo de un plan estratgico es indispensable iniciar con la visin de
la organizacin y contar con sistemas de informacin oportunos y
actualizados, ya que a travs de stos es posible efectuar un anli-
sis del entorno, de las premisas externas e internas, as como de las
fortalezas y las debilidades de la empresa, y de las oportunidades y
amenazas presentes y futuras que pueden afectar el logro de los ob-
jetivos. La filosofa, la misin, los objetivos y las polticas estratgi-
cas deben ser definidos por los altos directivos.
Planeacin estratgica
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Las tcnicas de planeacin son herramientas que se utilizan para
llevar a cabo eficientemente la administracin.
La planeacin estratgica comprende una serie de elementos que
se plasman en el plan estratgico.
Cada uno de los elementos que a continuacin se mencionan forma
parte de un plan estratgico.
a) Filosofa. Conjunto de valores, prcticas, objetivos, creencias y
polticas, que son la razn de ser de la empresa y representan
el compromiso de la organizacin ante la sociedad.
b) Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orien-
tan la conducta de la organizacin.
c) Valores. Pautas o principios que orientan la conducta de los in-
dividuos en la organizacin. Todos los miembros de la empre-
sa deben compartir y practicar estos valores.
d) Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
e) Visin. Enunciado que describe el estado al que se aspira en el
futuro. Provee direccin y forja el futuro de la organizacin.
f ) Misin. Definicin amplia del propsito de la organizacin y la
descripcin del negocio al que se dedica la empresa.
g) Objetivos estratgicos. Resultados especficos que se desean
alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la
misin.
h) Polticas estratgicas. Cursos de accin que muestran la direc-
cin y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.
i ) Programa. Conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos
necesarios para implantar las estrategias.
j ) Presupuestos. Cuantificacin monetaria y no monetaria de los
recursos necesarios para lograr los objetivos.
Tcnicas de planeacin
SENA
Las tcnicas de planeacin pueden ser:
Cuantitativas. Las que se basan en mtodos matemticos.
Cualitativas. Son herramientas y conocimientos que surgen de
la experiencia o el criterio u observacin.
Existen mltiples tcnicas de planeacin; las ms usuales son:
I. Anlisis FODA. El anlisis FODA consiste en detectar Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas que pueden afectar el
logro de los planes.
Las fortalezas son puntos fuertes y caractersticas de la em-
presa que facilitan el logro de los objetivos.
Las oportunidades son factores externos del entorno que pro-
pician el logro de los objetivos.
Las debilidades son puntos dbiles, factores propios de la em-
presa que impiden el logro de los objetivos.
Las amenazas son factores externos del entorno que afectan
negativamente e impiden el logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las
amenazas en oportunidades. Tambin es conocido como DOFA o SWOT
(por sus siglas en ingls). Se basa en el anlisis del entorno y se fun-
damenta en proyecciones estadsticas, econmicas y financieras.
II. Grfica de Gantt. Es la tcnica ms comnmente utilizada para
establecer de manera grfica las etapas de un programa. Fue
creada por Henry Lawrence Gantt. Para elaborarla se siguen
los siguientes pasos:
1. Identificar y determinar todas las actividades para lograr las
estrategias.
2. Ordenarlas cronolgicamente.
3. Asignar a cada actividad su duracin, la fecha de inicio y la
fecha de terminacin, as como el responsable de realizarla.
En la grfica se anotan estos datos y se incluye una barra o lnea con-
tinua que indique la fecha de inicio y terminacin programada. Confor-
me se van realizando las actividades, debajo de cada barra programada
se elabora otra barra donde se compara el tiempo de ejecucin real de
cada actividad. De esta manera se lleva un control de las actividades
en cuanto a la fecha programada y la fecha real de ejecucin. Esta tc-
nica es la ms usual y reporta mltiples ventajas para la administracin
de cualquier proyecto, ya que facilita el trabajo y la planeacin y con-
trol de las actividades.
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2.4. Organizacin
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La organizacin consiste en el diseo y determinacin de las es-
tructuras, procesos, funciones y responsabilidades as como el
establecimiento de mtodos, y la aplicacin de tcnicas tendien-
tes a la simplificacin del trabajo.
1. Qu entiendes por organizacin?
2. Para qu sirve la organizacin? Qu ventajas tiene?
3. Anota un ejemplo de cmo aplicas la organizacin en tu
vida cotidiana.
A travs de la organizacin se determina la forma de llevar a cabo los
objetivos mediante la coordinacin de los recursos disponibles para
lograr los objetivos y la simplificacin del trabajo.
El propsito de la organizacin es simplificar el trabajo y coordinar y
optimizar funciones; en otras palabras: lograr que todas las activida-
des y recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte senci-
llo y fcil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para la
atencin y satisfaccin de los clientes. La simplicidad en la estruc-
tura facilita la flexibilidad; el diseo de procesos adecuados fomenta
la eficiencia e iniciativa del personal, y la rapidez en la consecucin
de los objetivos plasmados en la fase de planeacin.
Importancia
La organizacin aporta mltiples ventajas que fundamentan su im-
portancia:
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las ac-
tividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
Reduce los costos e incrementa la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad.
SENA
Etapas
La organizacin se lleva a cabo en dos etapas:
Divisin del trabajo.
Coordinacin.
Divisin del trabajo
La divisin del trabajo es la separacin y delimitacin de las activida-
des con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia.
La divisin del trabajo promueve la especializacin y perfecciona-
miento del trabajo e implica los siguientes pasos: jerarquizacin, de-
partamentalizacin y descripcin de funciones.
a) Jerarquizacin. Es la disposicin de las funciones de una orga-
nizacin por orden de mando, grado o importancia. Los niveles
jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo
con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, inde-
pendientemente de la funcin que realicen.
La jerarquizacin implica definir la estructura de la empresa
por medio del establecimiento de centros de autoridad y co-
municacin que se relacionen entre s con precisin.
b) Departamentalizacin. Es la divisin y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especficas. Para departa-
mentalizar se efecta la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones y actividades de la empresa.
Clasificar las que sean similares.
Agruparlas segn un orden jerrquico o de importancia.
Asignar actividades en cada una de las reas agrupadas o
departamentos.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y
obligacin, entre las funciones.
Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los
departamentos.
El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un
departamento debern relacionarse con el tamao y las
necesidades especficas de la empresa, y de las funciones
involucradas.
c) Descripcin de funciones. Despus de haber establecido los
niveles jerrquicos y departamentos de la empresa, es nece-
sario definir con toda claridad las labores y actividades que
habrn de desarrollarse en cada una de las unidades concre-
tas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la
organizacin. sta es la ltima etapa de la divisin del tra-
bajo, y consiste en la recopilacin ordenada y clasificada de
todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo,
de la mejor manera, un trabajo; la descripcin de funciones
se realiza, primordialmente, a travs de las tcnicas de anlisis
de puestos y de la carta de distribucin del trabajo o cuadro de
distribucin de actividades.
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Coordinacin
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La coordinacin es la armonizacin y sincronizacin de los es-
fuerzos para realizar eficientemente una tarea.
Las tcnicas de organizacin son las herramientas necesarias para
llevar a cabo una organizacin racional.
Son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin.
Si durante la primera etapa del proceso de organizacin se realiza la
divisin del trabajo con todas las ventajas inherentes, es indispensa-
ble que sta se complemente con la coordinacin, que es el logro de
la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados
se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.
Tcnicas de organizacin
Son indispensables durante el proceso de organizacin y deben apli-
carse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. A conti-
nuacin se describen las principales tcnicas de organizacin.
Organigramas
Muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las
obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organizacin.
Pueden clasificarse tal como muestra la figura 2.6.
Existen seis formas de representar los organigramas:
1. Vertical. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados de
arriba hacia abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda
a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados
desde el centro hacia la periferia.
Figura 2.6 Tipos de organigramas
SENA
4. Mixto. Combina, por razones de espacio, tanto el horizontal co-
mo el vertical.
5. Estructural. Slo aparecen los nombres de cada rea o depar-
tamento.
6. Funcional. Se descubren las funciones de cada rea.
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Diagramas de procedimiento o de flujo
Tambin conocidos como flujogramas, son representaciones grfi-
cas que muestran la sucesin de los pasos de que consta un proce-
dimiento.
Carta de distribucin del trabajo o de actividades
A travs de sta se analizan los puestos que integran un departamen-
to o una seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores rela-
cionadas entre diversas reas.
Manuales
Figura 2.8 Tipos de manuales
Figura 2.7 Ejemplos de organigramas vertical y horizontal
Manuales
Los manuales son documentos detallados que contienen informacin
sistemtica y ordenada acerca de la organizacin de la empresa.
De acuerdo con su contenido, pueden clasificarse como muestra
la figura 2.8.
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2.5. Integracin
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La integracin es la funcin a travs de la cual se eligen y obtie-
nen los recursos necesarios para ejecutar los planes.
Comprende recursos materiales, financieros, tecnolgicos y humanos;
estos ltimos son los ms importantes. Aunque tradicionalmente se
descuidaba esta funcin, la experiencia demuestra que el factor hu-
mano es el aspecto ms importante para cualquier empresa, ya que
de su desempeo depender el correcto aprovechamiento de los de-
ms recursos. Mediante la integracin, la empresa obtiene el personal
idneo para el mejor desempeo de las actividades. Tambin se provee
de los recursos materiales y tecnolgicos idneos para la organizacin.
Etapas
1. Definicin de necesidades y requerimientos de los recursos, es-
tndares de calidad y tiempos.
2. Determinacin de fuentes de abastecimiento.
3. Eleccin del proveedor ms confiable.
4. Seleccin de recursos de acuerdo con los estndares de calidad.
Tcnicas
Existen diversas tcnicas que apoyan el proceso de integracin, stas
son bsicamente de dos tipos:
Recursos humanos. Para la integracin de personal se utilizan los ex-
menes psicomtricos, la entrevista, el anlisis de puesto, entre otros.
Recursos materiales, financieros y tecnolgicos. Se aplican tcnicas de
toma de decisiones, ya sea cualitativas o cuantitativas.
Importancia
La integracin es trascendental ya que:
De la calidad de los insumos depende la calidad de los resulta-
dos.
Una adecuada integracin implica reduccin de costos y opti-
mizacin.
De una correcta seleccin de personal depende el xito o fra-
caso de la empresa.
Sin los recursos con las caractersticas, cantidades y calidad espe-
cificada, es imposible llevar a cabo el cumplimiento de las funcio-
nes de la organizacin.
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2.6. Direccin
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1. Qu entiendes por direccin?
2. Qu es un lder?
3. Qu entiendes por motivacin?
4. Explica qu es la comunicacin y cmo se relaciona con la
direccin.
Importancia
Todas las etapas del proceso administrativo revisten igual importan-
cia para lograr eficazmente los objetivos de una organizacin; sin
embargo, al ser la direccin la etapa donde se ejecutan todas las eta-
pas del proceso administrativo, en muchas ocasiones se confunden
los conceptos administrar y dirigir, sobre todo si se considera que
en ingls se utiliza el trmino management para referirse indistinta-
mente a la direccin y a la administracin. En la direccin se aplican
todas las etapas del proceso administrativo, y el xito de cualquier
empresa se deriva en gran parte de una acertada direccin.
La direccin es un proceso que comprende una serie de elemen-
tos como la toma de decisiones, la comunicacin, la motivacin y el
liderazgo.
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La direccin es la ejecucin de todas las fases del proceso admi-
nistrativo mediante la conduccin y orientacin de los recursos,
y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misin y visin
de la empresa.
La toma de decisiones es el proceso sistemtico y racional a travs
del cual se selecciona, entre varias alternativas, el curso de accin
ptimo.
Etapas
Es difcil establecer la secuencia de las etapas de la direccin, ya que
a menudo se presentan al mismo tiempo; sin embargo, para fines
metodolgicos, se estudiarn como muestra la figura 2.9.
Figura 2.9 Etapas de la direccin
Direccin
Liderazgo
Toma de
decisiones
Comunicacin
Motivacin
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor
de los negocios; y, en efecto, de la adecuada seleccin de alternativas
depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.
Esta etapa forma parte de la direccin porque constituye una fun-
cin que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencio-
nar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se
toman decisiones, por lo que algunos autores la consideran en la eta-
pa de planeacin.
Toma de decisiones
Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa ptima para
lograr los objetivos de la organizacin. A travs de la comunicacin se
trasmite y recibe la informacin necesaria para ejecutar las decisiones,
planes y actividades. Con la motivacin se obtienen comportamientos,
actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de
acuerdo con los objetivos de la empresa. Por ltimo, el liderazgo se uti-
liza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el logro
de la misin de la empresa.
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La motivacin es el proceso a travs del cual se impulsa la con-
ducta del personal hacia el logro de los objetivos.
La comunicacin es el proceso a travs del cual se trasmite y re-
cibe informacin.
Es importante que el directivo conozca las teoras de motivacin ms
importantes, ya que para incrementar la productividad y la calidad del
personal es necesario comprender los factores que influyen en la mo-
tivacin durante el trabajo, de tal forma que sea posible establecer
aquellas condiciones necesarias para lograr la motivacin. Tres son las
teoras ms importantes acerca de la motivacin: la jerarqua de nece-
sidades de Abraham Maslow, la motivacin e higiene de Herzberg y
las necesidades secundarias de McLelland.
Comunicacin
La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin.
La comunicacin se clasifica en:
a) Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno
inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, rdenes, ins-
trucciones.
b) Horizontal. Cuando se presenta en niveles jerrquicos seme-
jantes: correspondencia interna, memoranda, circulares, juntas,
etctera.
c) Verbal. Cuando se trasmite oralmente.
d) Escrita. Cuando se difunde mediante material escrito o grfico.
En su acepcin ms sencilla, motivar significa mover, conducir,
impulsar a la accin. Tradicionalmente se ha considerado que
la funcin del gerente es motivar al personal para que ste sea
ms productivo.
Sin embargo, la administracin moderna postula que un adecuado es-
tilo de direccin promueve las condiciones necesarias para que el per-
sonal se automotive y se autodirija. Precisamente, la distincin bsica
entre un lder y un gerente consiste en que al primero la gente lo si-
gue porque inspira un sentimiento de confianza y compromiso; mien-
tras que el segundo (el gerente) tiene que empujar o motivar al per-
sonal para que trabaje. La cualidad esencial del lder es que establece
las condiciones para que la gente se automotive, a diferencia del eje-
cutivo no lder, quien intenta constantemente motivar a su personal,
ya que ste se ha acostumbrado a trabajar slo mediante la relacin
estmulo-respuesta.
Motivacin
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e) Formal. Cuando surge de la estructura y procesos de la empresa.
f ) Informal. Cuando se origina en la relacin personal de los miem-
bros de la organizacin.
Requisitos de la comunicacin efectiva
Una comunicacin eficaz implica la existencia de los siguientes re-
quisitos:
Claridad. La comunicacin debe ser clara; el lenguaje en que se
exprese debe ser accesible a los receptores.
Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador
entre los miembros de la empresa.
Aprovechamiento de la comunicacin informal. La comunica-
cin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la comu-
nicacin informal.
Equilibrio. Toda accin administrativa debe acompaarse del
plan de comunicacin correspondiente.
Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente nece-
saria y concisa.
Difusin. La comunicacin formal de la empresa debe efectuar-
se por escrito y darse a conocer.
Liderazgo
Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los
objetivos de la organizacin.
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El estilo de direccin o de liderazgo se refiere al conjunto de cua-
lidades y tcnicas que el gerente ejerce para dirigir a sus subor-
dinados.
La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse
obedecer.
El liderazgo est constituido por tres elementos: autoridad, delegacin
y supervisin.
a) Autoridad
Es la facultad para dar rdenes y exigir que sean cumplidas.
La autoridad es el ejercicio del poder. Uno de los elementos ms im-
portantes de la autoridad es el ejercicio del mando o poder.
Tipos de autoridad
Formal. Cuando emana de un puesto superior para ser ejercida
sobre otras personas.
Personal o informal. Se origina en las caractersticas y capaci-
dades del individuo.
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Figura 2.10 Tcnicas de direccin
La delegacin es la concesin de autoridad y responsabilidad
para actuar.
La supervisin consiste en garantizar y asegurar que las activida-
des se realicen de acuerdo con lo planeado.
b) Delegacin
Aqu se manifiesta claramente la esencia de la direccin, ya que ad-
ministrar es hacer a travs de otros.
Ventajas:
Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms impor-
tancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se
delegan.
A travs de sta la responsabilidad se comparte.
Motiva a los subordinados al hacerlos partcipes del logro de
los objetivos.
c) Supervisin
Este trmino se aplica por lo general a niveles jerrquicos inferiores,
aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo es-
ta funcin. Mediante la supervisn se apoya al personal, para verifi-
car que logren los objetivos.
Tcnicas de direccin
La direccin es la etapa ms representativa de la administracin ya
que en sta se efectan las dems etapas del proceso administrativo.
Durante sta el directivo utiliza mltiples tcnicas; algunas de las ms
usuales son:
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2.7. Control
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El control es la fase del proceso administrativo a travs de la cual
se establecen estndares para evaluar los resultados obtenidos,
con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar con-
tinuamente las operaciones.
1. Qu entiendes por control?
2. Para qu sirve el control?
3. Qu formas de control conoces?
4. Cmo se relaciona el control con la planeacin?
5. Consideras que el control es importante para tu vida personal?
Ejemplifica cmo lo aplicaras.
A travs del control se garantiza el cumplimiento de los planes. Si
el control se conceptualiza como la ltima etapa del proceso admi-
nistrativo, esto no significa que en la prctica suceda de la misma
manera; la planeacin y el control estn relacionados a tal grado,
que en muchas ocasiones el administrador difcilmente puede deli-
mitar si est planeando o controlando; incluso para algunos autores
el control forma parte de la planeacin misma. La informacin ob-
tenida a travs del control es bsica para poder reiniciar el proceso
de planeacin.
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El control es un medio de retroinformacin que sirve para reiniciar el
proceso administrativo. Si el fin ltimo de la administracin es la ca-
lidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a
travs del control.
Uno de los principios de la calidad total estipula que la prevencin
es la mejor forma de control, porque si se planean las actividades y se
capacita al personal para trabajar con eficiencia, seguramente se mini-
mizarn los errores y se evitar el control correctivo. La aspiracin fun-
damental de la administracin es el autocontrol y la autodireccin.
Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, tcnicas y tipos de
control que propicien la mxima satisfaccin del personal, de los
clientes y de los accionistas, para cumplir la misin de la empresa.
Etapas
Las etapas del control son: establecimiento de estndares, medicin,
correccin y retroalimentacin.
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Establecimiento de estndares
Un estndar es la unidad de medida que sirve como modelo,
gua o patrn, para efectuar el control.
La medicin de resultados consiste en la aplicacin de unidades
de medida para evaluar la ejecucin y los resultados.
Los estndares deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de
resultados; tambin son conocidos como indicadores.
Medicin de resultados
La medicin implica la determinacin, deteccin de fallas, desviacio-
nes o no conformidades en relacin con los estndares. El estableci-
miento de las unidades de medida en ocasiones resulta complejo,
sobre todo en reas con funciones eminentemente cualitativas. Para
Figura 2.11 Etapas del control
Control
Retroalimentacin
Establecimiento
de estndares
Medicin
Correccin
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llevar a cabo esta funcin se utilizan primordialmente los sistemas de
informacin y los indicadores. La efectividad del proceso de medi-
cin depender directamente de la informacin recibida, la cual debe
ser: oportuna, es decir, que se aplique a tiempo; confiable o exac-
ta; vlida, lo que implica que mida realmente el fenmeno en cues-
tin con unidades de medida apropiadas; y fluida, o que se canalice
por los medios de comunicacin ms adecuados.
Correccin
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La correccin es la aplicacin de medidas para eliminar las des-
viaciones o no conformidades en relacin con los estndares.
La retroinformacin consiste en la retroalimentacin de los resul-
tados obtenidos para efectuar mejoras en el proceso.
Antes de iniciar la accin correctiva es importante reconocer si la des-
viacin es un sntoma o una causa. Existen diversas tcnicas para de-
terminar la causa real del problema; entre stas destacan las siete
herramientas de Ishikawa.
Retroalimentacin
De la calidad de la informacin depende el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema. La retroinformacin es fundamental para lo-
grar la mejora continua, y es el sustento de la planeacin.
Importancia
El control es de vital importancia, dado que:
Sirve para comprobar la efectividad de la gestin.
Promueve el aseguramiento de la calidad.
Protege los activos de la empresa.
Se garantiza el cumplimiento de los planes.
Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y
tiempo.
Sirve para determinar y analizar las causas que originan las
desviaciones, y evitar que se repitan.
Es el fundamento para el proceso de planeacin.
Tcnicas
Las tcnicas de planeacin son tambin tcnicas de control, dentro
de las cuales destacan, por su mayor efectividad, los sistemas de in-
formacin y los indicadores. La figura 2.12 muestra las principales
tcnicas de control.
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Figura 2.12 Tcnicas de control
Fuente: Mnch, Lourdes. Control. Biblioteca Trillas de Administracin. Trillas, Mxico, 2006.
Contabilidad
Auditora administrativa
y financiera
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos, memorias,
expedientes, etctera
Computarizados
Mecanizados
Proceso, procedimientos,
Gantt, etctera
Procedimiento, hombre-
mquina, mano izquierda,
mano derecha, etctera
Tiempos y movimientos,
estndares, etctera
Camino crtico
Redes
Indicadores
Control interno
Tcnicas
de control
(controles)
Sistemas
de informacin
Grficas,
diagramas
Estudio
de mtodos
Mtodos
cuantitativos
Modelos matemticos
PERT
Investigaciones de
operaciones
Clculos probabilsticos
Estadstica
Programacin dinmica
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Figura 2.13 Diversos criterios en las etapas del proceso administrativo
Fuente: Fernndez Arena, Jos A. El proceso administrativo. Herrero, Mxico, 1990. Datos actualizados por la autora
a partir de 1969.
Autor Ao Etapas
Henry Fayol 1886 Previsin Organizacin
Comando,
coordinacin
Control
Harry Arthur Hopf 1935 Planeacin Organizacin Coordinacin Control
R.C. Davis 1951 Planeacin Organizacin Control
Koontz y ODonnell 1955 Planeacin
Organizacin,
integracin
Direccin Control
Louis A. Allen 1958 Planeacin Organizacin
Motivacin,
coordinacin
Control
Agustn Reyes Ponce 1960
Previsin,
planeacin
Organizacin,
integracin
Direccin Control
Isaac Guzmn V. 1961 Planeacin
Organizacin,
integracin
Direccin,
ejecucin
Control
R. Alec Mackenzie 1969 Planeacin
Organizacin,
integracin
Direccin Control
Deming Edwards 1970 Planear Hacer Verificar Actuar
Robert C. Appley 1971 Direccin Control
Robert F. Buchele 1976 Planeacin
Organizacin,
staffing
Liderazgo
Burt K. Scanlian 1978
Planeacin,
toma de
decisiones
Organizacin Direccin Control
John E. Mee 1956 Planeacin Organizacin Motivacin Control
George R. Terry 1956 Planeacin Organizacin Ejecucin Control
Dalton Mc. Farland 1958 Planeacin Organizacin Control
Deming Edwards 1960 Planear Hacer Verificar Actuar
J. Antonio Fernndez 1967 Planeacin Implementacin Control
William P. Leonard 1971 Planeacin Organizacin Direccin Control
Sisk y Sverdlik 1974 Planeacin Organizacin Liderazgo Control
Leonard Kazmier 1974 Planeacin Organizacin Direccin Control
Carmichael y Sarchet 1978 Planeacin Organizacin Coordinacin Control
Lyndall Urwick 1943
Previsin,
planeacin
Organizacin
Comando,
coordinacin
Control
William Newman 1951 Planeacin
Organizacin,
obtencin de
recursos
Direccin Control
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