PLANIFICACION

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para

alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta
lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz,
s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los
desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de
accin recomendado:un plan", (Sisk, s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms
apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la
accin", (Goodstein, 1998).
"La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones . Es un
proceso de decidir... antes de que se requiera la accin"
(Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer,
quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick,
1994). Se erige como puente entre el punto en que nos
encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de accin y los
procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y
metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al
estado final deseado" (Corts, 1998).

TIPOS DE PLANIFICACION
Planificacin Normativa
La planificacin normativa es tambin denominada elstica
por algunos autores, es aquella que indica, sugiere, alienta,
motiva, pero no obliga a nivel de los agentes econmicos del
sector privado, siendo obligatoria para el sector pblico,
acciones que se deberan seguir para el logro de los objetivos
que se desean alcanzar.
Planificacin Estratgica
Es el proceso formalizado de planeacin a largo plazo, el cual
se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organizacin.
Presupone un entorno racional, no es algo brusco, sino un
proceso, con visin de futuro, donde las decisiones se toman
con previsin. Establece los objetivos generales y comprende
una actividad de alto nivel en la que la alta gerencia debe
participar activamente.
Planificacin Social
La planificacin social es directa, en el sentido de que, la
planificacin social responde a la necesidad de la
implementacin de las polticas pblicas, y evidentemente
ambas se articulan con arreglo a las directrices ideolgicas que
el orden social permite y/o que est en condiciones de aceptar
segn las actividades y su estructura sean crecientemente
aceptadas por los actores sociales y polticos.

Tcnicas DE Planificacin
La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el
administrador que las utilice, tome las decisiones ms
adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio
y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden
ser usadas en cualquier proyecto.
Las tcnicas ms usadas como son las siguientes:
Manuales de Objetivos y Polticas.
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Graficas de Gantt.
PERT.
CPM (Mtodo de Ruta Critica).
Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus
funciones administrativas y operativas. Son
fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.
Manuales de Objetivos y Polticas.
Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura
de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a
alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por
departamentos, con expresin de las polticas
correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas
muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las
polticas.
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar,
analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se
consideran como instrumentos de simplificacin. Estos
diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda
apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos
permiten ver grficamente esos pasos.
Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: operacin,
transporte, inspeccin, demora y almacenamiento.
Cuando se realizan trmites administrativos existen tambin
estas mismas etapas, ya que hay:
1. Operaciones como son escribir documentos, hacer
clculos, 'c registrar sellar, etc. Se representan con
un circulo ( ).
2. Transportes como llevar una carta a un
departamento, pasar un reporte, llevar al archivo
ciertas formas, etc. Se indican con una flecha (" ).
3. Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un
informe, revisar correspondencia antes de su firma,
etc. Su smbolo es ( ).
4. Demoras: como cartas dejadas en "charola de
salida", documentos en espera de trmite, etc. Se
simbolizan con una letra D. ,
5. Almacenamiento: como documentos en el archivo.
Su smbolo es un triangulo (r ) .
Tcnica del Diagrama de Proceso

Los smbolos empleados para formular el diagrama de
proceso son los ya sealados; pero existe otra forma, con la
sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales
O T I D - A, que equivalen a Operacin, Transporte,
Inspeccin, Demora y Almacenamiento. Se usan estos
simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar,
y, desde luego, fcilmente recordable por la palabra "Otida".

Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado
contendr datos de identificacin del proceso, tales
como el nombre del mismo, departamento, seccin
donde se inicia y donde se acaba, fecha de
elaboracin, etc.
2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una
para los smbolos, otra para descripcin breve del
trmite, otras dos para anotar las distancias de
transporte y los minutos de demora por
almacenamiento y otra para observaciones.
3. Se anota, ante todo, la descripcin de los diversos
pasos que el proceso comprende, y se marcan
puntos en las columnas de los smbolos
Correspondientes, unindolos con una lnea
perceptible.
4. Cuando se ha terminado de describir el proceso se
obtienen los totales de operaciones, transportes,
inspecciones y demoras, as como de los metros
recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y
demora.
5. Estos torales indican ya en cierto modo el tipo de
accin que conviene tomar. As, v.gr.. si se nota que
los transportes y almacenamientos son exagerados
sobre las operaciones 0 inspecciones, tendr que
deducirse que ese proceso puede ser mejorado.
6. Existe aun necesidad de hacer un anlisis ms
profundo, para lo cual cabe preguntarse.

Graficas de Gantt.

Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es
necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta
muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en
un determinado perodo de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias
actividades que se realizan coordinadamente.
Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una
sencilla herramienta de grficos de tiempos, ya que son
fciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante
eficaces para la planificacin y la evaluacin del avance de los
proyectos.

Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin:

Para generar un calendario de proyecto utilizando grficos
Gantt, primero se tiene que identificar las tareas que deben
planificarse. A continuacin, se determinara la duracin de
cada tarea a travs de tcnicas y formulas para la estimacin
apropiada de tiempos. Si ya se ha preparado un grafico PERT
ya se habran identificado las tareas y deberan al menos
determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya que
los grficos Gantt no muestran claramente estas
dependencias, pero es imperativo que el calendario de
planificacin las reconozca. Entonces estamos preparados
para planificar tareas.
Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la
izquierda del grfico Gantt. Las fechas correspondientes a la
duracin del proyecto se anotan en el eje horizontal del
grfico. Habrn de determinarse fechas de inicio y fin de cada
tarea, fijndose bien en las dependencias parciales o totales
de entre tareas.
Uso de grficos de Gantt para evaluar el avance de proyecto:

Una de las responsabilidades ms habituales del director de
proyectos es informar sobre el avance del proyecto a sus
superiores. Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar
el avance de los proyectos, en virtud de que pueden
comparar de forma conveniente la planificacin original con
el desarrollo real. Para informar del avance del proyecto se
tiene que ampliar las convecciones propias del grfico de
Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barra
correspondiente aparecer ms oscura. Si ha sido completada
solo parcialmente, la parte proporcional de la barra estar
ms oscura. El porcentaje de barra oscurecida debera
corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras ms
claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A
continuacin, se trazara una lnea vertical perpendicular al eje
horizontal y que cortar a ste en la fecha del da. Entonces,
se puede evaluar el avance del proyecto.

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)
El PERT fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval de
Proyectos Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la Divisin de
Sistemas de Armamentos de la Corporacin Lockheed
Aircraft. La tcnica demostr tanta utilidad que ha ganado
amplia aceptacin tanto en el gobierno como en el sector
privado.

En los grficos PERT, los proyectos pueden organizarse en
acontecimientos y tareas.

"Un acontecimiento (tambin llamado hito) es un punto en el
tiempo que representa el inicio o la finalizacin de una tarea
o un conjunto de tareas" Parar ilustrar los acontecimientos en
los grficos PERT se ha utilizado una gran variedad de
smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos PERT,
estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de
nodos. Cada nodo est dividido en tres secciones. La parte
izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del
acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a
una leyenda que define explcitamente el acontecimiento. Las
partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan
para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del
acontecimiento. En vez de ser fechas, estos tiempos se
cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la
fecha en la que se inicia el proyecto. Todos los grficos PERT
tienen un nodo de inicio y un nodo de fin que seala el fin del
proyecto.

En un grafico PERT, las tareas (llamadas tambin actividades)
se presentan mediante una flecha entre nodos.
"Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de
actividades)
En la flecha, se incluyen una letra de identificacin de la tarea
y la duracin esperada de la misma. La direccin de la flecha
indica que acontecimiento debe ser completado antes que el
otro. La duracin de la tarea resulta en la terminacin del
nodo siguiente.
Factores que influyen sobre las estimaciones:
Tamao del equipo de proyecto.
Experiencia de los miembros del equipo.
Nmero de usuarios finales y directivos.
Actitud de los usuarios finales.
Compromiso de la direccin.
Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos.
Proyectos en curso.

Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un grfico
PERT, son necesarios cinco pasos:
1. Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos
del proyecto
2.
3. Determinar las dependencias entre las tareas. Para
cada tarea, se anotan las tareas que han de
completase antes y despus de la terminacin de la
tarea en concreto
4. Hacer una estimacin de la duracin de cada tarea.
Esta estimacin se realiza de la siguiente manera:
a. Calcular la cantidad mnima de tiempo que llevara
realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo
ptimo (TO). El clculo del TO supone que no
sucedern ni siquiera las interrupciones o retrasos
ms probables
b.
c. Calcular la cantidad mxima de tiempo que llevara
realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo
psimo (TP). El clculo del TP supone que todo lo
que pueda ir mal ir mal.
d. Calcular el tiempo ms probable (TMP) que ser
necesario para realizar la tarea.
e. Calcular la duracin esperada (DE) de la siguiente
manera
1. Calcular el tiempo mnimo de finalizacin y el tiempo
mximo de finalizacin (TmF y TMF) para cada tarea.
2. Dibujar el grfico PERT

CPM (Mtodo de Ruta Critica)
Casi al mismo tiempo de haber sido creado PERT, la Compaa
DuPont, junto con la Divisin UNIVAC de la Remington Rand,
desarroll el mtodo de la ruta crtica (CPM) para controlar el
mantenimiento de proyectos de plantas qumicas de DuPont.
El CPM es idntico al PERT en concepto y metodologa. La
diferencia principal entre ellos es simplemente el mtodo por
medio del cual se realizan estimados de tiempo para las
actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de las
actividades son determinsticos. Con PERT, los tiempos de las
actividades son probabilsticos o estocsticos.
El mtodo del camino crtico es un proceso administrativo de
planeacin, programacin, ejecucin y control de todas y
cada una de las actividades componentes de un proyecto que
debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y al costo
ptimo.
Usos.
El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su
gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande
o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe
aplicarse a los proyectos que posean las siguientes
caractersticas:
a. Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas
partes o en su totalidad.
b. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el,
en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en
tiempo crtico.
c. Que se desee el costo de operacin ms bajo posible
dentro de un tiempo disponible.
Diferencias Entre PERT Y CPM
Como se indic antes, la principal diferencia entre PERT y
CPM es la manera en que se realizan los estimados de
tiempo. E1 PERT supone que el tiempo para realizar cada una
de las actividades es una variable aleatoria descrita por una
distribucin de probabilidad. E1 CPM por otra parte, infiere
que los tiempos de las actividades se conocen en forma
determinsticas y se pueden variar cambiando el nivel de
recursos utilizados.
Por qu es importante.
Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se
han visto favorecidas por el desarrollo de la informtica
(software y hard), que ha optimizado la capacidad para
generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin
embargo la tecnologa por s sola no es suficiente: quienes
integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los
Directores de Comunicacin, deben saber utilizarla y la
cultura empresaria debe estimular las innovaciones y los
cambios armoniosos que producen la integracin de la
tecnologa y el torrente de informacin.
En la Venezuela de hoy parece ms que necesario
instrumentar este tipo de metodologas. Cierto es que no son
muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos
temas o que cuentan con los profesionales preparados para
tales fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que
mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible,
claro que no solo para la imagen sino tambin para los
negocios.

El Plan Estratgico Paso A Paso:

Misin / visin: nos da la amplitud del marco de referencia
empresarial en el cual nos vamos a desarrollar
Misin: es una oportunidad que una compaa identifica para
hacer negocios, dentro de un contexto de necesidades
Visin: futuro relativamente remoto donde la empresa se
desarrolla en las mejores condiciones posibles de acuerdo a
los sueos del propietario.
Factores crticos de xito: Debemos definir cuales son los
elementos necesarios que deben existir para alcanzar la
misin definida.
Aspectos internos y externos: son aquellos elementos cuya
presencia constituyen ventajas competitivas y cuya carencia
nos impiden el cumplimiento de la misin.
Variables ambientales: Perfilan el contesto de desarrollo de
juicio de la estrategia a seguir. Dando la tendencia del
entorno.
Internas: Estn referidas a la organizacin, los procesos. Los
recursos de la empresa, el personal; producto del anlisis
cualitativo de stas se debe identificar las Fortalezas y
Debilidades.
Externas: referidas al contexto que rodea la empresa, el
mercado, los competidores, el ambiente econmico,
ambiente poltico, ambiente social, la comunidad, los
gremios; producto de este anlisis se debe identificar las
Amenazas y Oportunidades.
Diagnostico: En la elaboracin de este diagnstico se tendr
especial consideracin a los factores claves del xito. Se debe
describir las causas que las han provocado, la situacin actual
y a la vez aportar recomendaciones parciales sobre acciones a
realizar.
Escenarios: Se debe anticipar los posibles escenarios en los
cuales se desarrollaran los negocios, a travs de un cambio de
actitud frente el futuro.
Esta etapa debe permitir la realizacin de un pronstico en el
que se predice la viabilidad y posible evolucin de la propia
empresa.
La estrategia: El siguiente paso consiste en planear hacia
donde queremos ir y cmo lograrlo que nos llevaran a la
formulacin de planes especficos.
Objetivos: Los objetivos deben ser racionalmente alcanzables
y deben estar en funcin de la estrategia que se elija. Eleccin
de los objetivos de la Empresa: los objetivos de la Empresa
deben trazarse: a corto plazo, mediano plazo y largo plazo.
Tcticas: La estrategia marca las futuras acciones de la
empresa. Cada una de estas acciones deber implementarse
a travs de las tcticas o planes operativos para los que se
requerir estudios cuantitativos, estudios de motivacin,
costos, tecnologa, etc.
Presupuestos generales: Cada departamento de la empresa
deber elaborar su propio presupuesto justificado, que
posteriormente dar lugar a:
Presupuesto General Econmico: es el resultante de los
diferentes presupuestos econmicos de los departamentos.
Refleja la previsin valorada de los hechos econmicos en el
mes en que se producen.
Presupuesto Financiero: es en el que se prevn las entradas y
salidas de dinero en el mes en que se producen, pudiendo
anticipar en forma simulada y anticipada el flujo de tesorera
mensual.
Programacin y coordinacin de acciones: Se fijan
claramente las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
de cada plan (asociados a las directrices estratgicas),
responsables, recursos necesarios y asignados, plazos y
resultados o productos esperados.
Establecimiento de controles: Es el elemento
complementario, no hay plan sin control, no se puede
controlar sin planes. El avance y cumplimiento de los planes
aprobados se puede establecer formalmente en momentos
predeterminados.
Plan de contingencias: Son alternativas a los planes
principales en el caso que no se den las premisas supuestas.
La implementacin de la planificacin estratgica implica un
elevado grado de flexibilidad para poder modificarla con
rapidez cuando la circunstancia lo aconsejen.

Etapas del proceso de Planificacin
La planificacin como proceso cumple pasos que
sistemticamente deben cumplirse:
1. Deteccin de las oportunidades o problemas: al definir
donde se encuentra la oportunidad o problema, se sabe a
dnde se llega o que se va a ganar.
2. Establecimiento de objetivos de la empresa
3. Desarrollo de premisas: establecer, suposiciones sobre
el ambiente en que el plan se va a ejecutar
4. Determinacin de cursos alternativos a la accin,
estudiar ms de una alternativa o camino de solucin
5. Evaluacin de cursos alternativos de accin
6. Seleccin de un curso de accin
7. Formulacin de planes derivados: son los planes que
respaldan el cumplimiento de los objetivos derivados del plan
principal
8. Expresin numrica de los planes a travs del
presupuesto: es la asignacin de recursos financieros al plan.