EFECTIVO:

Desde el punto de vista normativo, el efectivo se define como: un activo financiero

porque representa el instrumento de cambio por excelencia y es, por tanto, la base de
medida de todas las transacciones que se valoran y se presentan en los estados
financieros (Normal Internacional N 32, 1999).
En la prctica se considera efectivo a todos aquellos activos que generalmente son
aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est
sometida a ningn tipo de restriccin. Es decir, que el efectivo dinero, son aquellas
partidas que se aceptan como medios de cambio y estn disponibles de inmediato, al
momento de saldar una deuda. Dado que representa el instrumento de cambio partida
liquida por excelencia, es una cuenta real del balance general estado de situacin
financiera.
Est integrado por: moneda, divisas (siempre que exista libertad de uso) y fondos
disponibles en depsitos bancarios (cuentas corrientes). As como otras herramientas
negociables, entre las que destacan los cheques, y los giros bancarios
.
CARACTERSTICAS PARA SER EFECTIVO:
De acuerdo a la definicin de efectivo (dinero) expuesta anteriormente, se
desprenden las siguientes caractersticas:
Medio de Pago: Facilita el intercambio de bienes y la liquidacin recproca
de las obligaciones.
Unidad de Medida: Permite expresar el valor de todos los bienes y realizar
la comparacin cuantitativa de los mismos.
Disponibilidad: Capacidad inmediata para atender los desembolsos que
debe efectuar la empresa, valer decir que no tenga restricciones que limiten
su uso.
Propiedad de la Empresa: Se refiere a que la empresa tiene el uso, goce y
disfrute del activo. Es decir, que tiene derecho a disponer del mismo.


MANEJO DEL EFECTIVO:
La empresa toma diversas estrategias para resguardar sus activos, obtener una
informacin contable adecuada y lograr superar las expectativas en las operaciones del
negocio. En esta deben asignrseles responsabilidades a cada persona, tomando en cuenta
que la contabilidad y dems operaciones de la empresa deben llevarse de forma separada,
es decir, la persona que lleve el control de la contabilidad no debe llevar el control de
transacciones que originen asientos contables, por tal razn el personal debe estar
debidamente entrenado para el rea que se le asigne, y as, controlar y verificar las
operaciones contables con exactitud.
Para que el manejo del efectivo sea eficaz y eficiente debe tomarse en cuenta lo
siguiente:
Todos los pagos deben efectuarse con cheques o transferencias bancarias,
exceptuado pagos menores autorizados por caja chica.
No deben realizarse desembolsos con ingresos recibidos que no han sido
depositados, ya que los mismos deben depositarse el mismo da o al siguiente de ser
recibidos.
Los cheques y comprobantes de ingresos (facturas de ventas, recibos de cobros,
otros) deben ser prenumerados de forma con ransferencias bancarias deben estar
respaldos por su respectivo soporte.
La recepcin de efectivo corresponde al cajero, la funcin de pago le corresponde al
tenedor de libros, y la realizacin de la conciliacin bancaria debe realizarla el
auxiliar de contabilidad. Es importante que stas funciones sean realizadas por
personas distintas.
Los comprobantes cancelados deben ser inhabilitados con un sello.

La administracin del efectivo es una de las reas ms importantes de la
administracin del capital de trabajo. Debido a que es el activo secutiva, y as llevar
control de tal secuencia.
Los cheques deben indicar su caducidad, la cual debe estar comprendida en un lapso
de 30 a 60 das desde su emisin. Estos al igual que las t
ms liquido de la empresa, a largo plazo pueden constituir la forma de saldar los
desembolsos inesperados o el pago de cuentas al momento de su vencimiento, sin correr el
riesgo de una crisis de solvencia. El efectivo puede manejarse mediante tres formas de
control que son:
a) Registro: los registros de efectivo se hacen a travs de las cuentas principales del mismo
que son caja y banco. Estos registros estn contenidos por las siguientes partidas:
Dinero de obligatoria aceptacin en el pas, con las limitaciones impuestas en la
respectiva ley.
Depsitos en bancos, ya sea en cuentas corrientes o de ahorro, a favor de la
empresa.
Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de
gerencia, giros bancarios, certificados, giros postales, entre otros.
Moneda extrajera de libre cotizacin bancaria.
b) Auxiliares: las cuentas principales del efectivo (caja y banco) poseen diversas
subcuentas, cuyo fin es hacer ms fcil el reconocimiento de las transacciones u
operaciones que sufren las cuentas principales.
Un ejemplo de esto es:
La cuenta principal Caja, contiene las subcuentas: fondo fijo, fondo variable.
La cuenta principal Bancos, contiene las subcuentas: Banco Mercantil, Banco
Occidental de Descuento. Es decir que las subcuentas hacen referencia a las cuentas que la
empresa mantiene en las diferentes instituciones bancarias.
c) Informes: Los informes del efectivo se presentan principalmente en el estado de
situacin financiera, especficamente en las cuentas de caja y bancos.

CUALES PARTIDAS SE CONSIDERAN EFECTIVO Y CUALES NO.

Partidas que se consideran efectivo:
CAJA:
- Dinero en moneda local propiedad de la empresa, es decir, de aceptacin obligatoria en el
pas, con las respectivas limitaciones impuesta por la Ley.
-Moneda extranjera, valorada al cambio oficial suministrado por el Banco Central, por
supuesto de libre cotizacin en la banca nacional.
- Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar.
- Cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros.
- Documentos de cobro inmediato o que puedan ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como giros bancarios, telgrafos o postales, facturas de tarjetas de crdito
por depositar, entre otros.

.
BANCO:
- Depsitos en cuentas corrientes disponibles para el pago de transacciones operacionales.
- Depsitos de ahorro disponible para el pago de operaciones.

Partidas que no se consideran efectivo:
Carecen de disponibilidad inmediata, por lo que muchas veces no son consideradas medios
de pago:
CAJA:
- Vales de caja: comprobante que indica el retiro de dinero de caja o caja chica, por
prstamo a personal de la entidad para realizacin de compras menores, por tal razn no
est bajo el control de la empresa. En caso de reposicin de caja o caja chica se presenta
como cuentas a cobrar a funcionarios y empleados.
- Cheques devueltos por falta de fondos.
- Cheques con fechas adelantadas o con restricciones para su depsito en cuentas bancarias:
es un dinero que no puede ser depositado, por lo tanto no es disponible. En el balance se
presenta como cuentas por cobrar.
- Estampillas fiscales o postales: en un arqueo se presentan como inventarios o existencia
de estampillas o timbres fiscales. No es una forma de pago comn.
BANCO:
- Depsitos en bancos donde de alguna manera est restringida el retiro de los fondos
(cierre o intervencin): se presentan en el activo como no circulante y segn el valor
calculado de liquidacin.
- Depsitos en bancos extranjeros donde no haya libertad de cambio: existen restricciones
para su retiro, no poseen disponibilidad inmediata.
- Depsitos en bancos para fines especficos (creacin de fondos o con algn tipo de
restriccin): es creado bajo condiciones especiales, por lo que ser utilizado de forma total
o parcial y no estn disponibles para satisfacer necesidad de operacin normal de la
entidad. Pueden ser: pensiones, prestaciones sociales, ampliacin o compra de activo fijo, el
plazo fijo, cumplimiento de contrato, decisiones judiciales.

FONDOS DE CAJA CHICA:
Se debe tener en cuenta que una empresa cuenta con Caja y Caja Chica. La caja es
la cuenta que guarda todo el dinero diario recibido por ventas al contado, abonos recibidos
de clientes, cobros recibidos por trabajadores que tienen deudas pendientes, otros, por tal
motivo, tiene por objetivo controlar el dinero (billetes y monedas) que ingrese y salga de la
empresa, siempre y cuando no sea depositado en la cuenta bancaria. Se carga (aumenta) con
los cheques que recibe y se abona (disminuye) cuando se hace su respectivo depsito en los
bancos.
La caja chica es un fondo que la entidad emplea con la finalidad de cubrir gastos
menores (que no necesitan la realizacin de un cheque) como son taxis, compras pequeas
de algunos artculos de oficina, comida de los trabajadores, otros gastos menores. Para
ejercer un control sobre estos desembolsos menores, se realiza la creacin de un fondo fijo
de caja chica.
Para crear el fondo fijo de la caja chica debe estudiarse los gastos menores que
realiza la empresa por un periodo de un mes como mnimo, de acuerdo a los resultados que
arroje el estudio se estable un monto razonable para la creacin del fondo, mediante el
establecimiento de ciertas formas de funcionamiento:
1. Asignar a la persona responsable de la caja chica, la cual se encargar del
manejo de la misma y a quien se le entregar la cantidad de dinero destinada
como fondo para los pagos menores.
2. Es conveniente establecer un monto lmite o mximo de los pagos que se
efectuarn, as, como un monto mnimo de efectivo que pueda tener la caja
chica, para aumentar o reponer este fondo.
3. Como consecuencia de los desembolsos realizados, la persona responsable
de la caja chica, obtendr facturas de cada una de las personas a quienes
pagan. Dichos comprobantes deben ser prenumerados.
4. El desembolsos debe estar acompaado de la respectiva documentacin que
la justifique, y sus comprobantes deben llevar la firma de la persona que
autoriza el desembolso y de quien recibe el dinero.
La creacin de este fondo fijo queda plasmado como el asiento diario caja chica,
su saldo siempre permanecer invariable, a menos de que se presente un aumento del fondo
fijo, donde la caja chica se carga cuando se decide incrementar el fondo debido a que el
mismo resulta insuficiente, o una disminucin del fondo fijo, donde la caja chica se abona
(disminuye) debido a que el fondo resulta excesivo o cuando se decide eliminarla.
Ahora bien, al momento de que la persona encargada de la caja chica, presente la
relacin de gastos junto con los respectivos comprobantes, la persona encargada de
revisarlos y emitir el cheque de reposicin, debe verificar la veracidad de los mismos para
poder efectuar el cheque, y de este modo el responsable de la caja chica o cajero tendr que
hacerlo efectivo para obtener nuevamente disponibilidad del monto total del fondo fijo.
Este reembolso no debe hacerse a travs de dinero efectivo sino mediante un cheque, para
que luego el contador pueda abonarlo a la cuenta de banco.
COMO SE ELABORA UN ARQUEO DE CAJA CHICA:
ste es considerado una norma de control interno del efectivo, por lo que
mayormente se realiza de forma inesperada, para verificar si el manejo del fondo fijo se
est cumpliendo de acuerdo a las normas.
El arqueo de caja chica, consiste en realizar un conteo de lo que contiene la caja
chica, sumando los comprobantes existentes con el efectivo para demostrar si es igual al
fondo fijo. De dicho conteo pueden resultar tres situaciones, que el conteo resulte igual al
fondo fijo o que se genere un sobrante o un faltante. Se dice que hay un sobrante (ingreso)
cuando el conteo fsico resulta mayor al fondo establecido, y un faltante (gasto) cuando el
conteo fsico resulta menor al fondo establecido.
Cuando no hay forma de comprobar un movimiento debido a error (al perder un
recibo, pagar dems en algn gasto, otros) se usan la cuenta de sobrantes y faltantes. Si
existe un faltante se carga a la cuenta faltantes de caja chica o ha cuentas por cobrar a
trabajadores en esta el cajero tendr que pagar la diferencia y as no se constituye un gasto
para la entidad. En caso de que sea un sobrante se abona a la cuenta sobrantes de caja
chica.
Tomando en cuenta que el responsable de la caja chica debe ser el custodio de los
fondos, ya sea de los comprobantes y efectivo, debido a que estos son la evidencia que
necesita el funcionario para realizar un reembolso de caja chica, los comprobantes deben
ser anulados con un sello o mutilado para que no pueden ser utilizados en otra ocasin de
reembolso. Despus de un arqueo de caja chica, antes de emitir el cheque de reembolso del
fondo fijo debe considerarse lo siguiente:
1. El cheque se emitir por el total de los comprobantes, si no hubo faltantes ni
sobrantes.
2. El cheque se emitir por el total de los comprobantes menos el sobrante, si el
arqueo arroja un sobrante.
3. El cheque se emitir por el total de los comprobantes ms el faltante, si el
arqueo arroja un faltante.






Ejemplo de Arqueo, cuando el Conteo es igual al Fondo
NOMBRE DE LA EMPRESA
Fecha y hora en que se realiza el arqueo
Efectivo en Billetes y Monedas:
Billetes
2 billetes de Bs. 100 Bs. 200
12 billetes de Bs. 50 600
6 billetes de Bs. 20 120
6 billetes de Bs. 5 30
15 billetes de Bs. 2 30

Monedas
20 monedas de Bs. 1 20
Efectivo en Billetes y Monedas Bs. 1000
Comprobantes:
Factura N 532 de la PC Computacin
de fecha 08/05/13 por compra de
artculos de oficina 450
Factura N 1235 del supermercado
Cada de 09/05/13 por compra de
artculos de limpieza 258
Vale de Caja autorizado el 10/05/2013
por el Sr. Castillo (gerente de
mantenimiento) para compra de
repuestos 292
Comprobantes: 1000
Total Arqueo: Bs. 2000
Se hace constar que el efectivo, documentos y comprobantes relacionados en el presente arqueo, propiedad de la
empresa, cuyo importe asciende a Bs. 2000 (bolvares dos mil) son todos los que conforman la existencia de la caja
chica al cuidado del custodio. Adems, se debe sealar el da del arqueo y la hora, as como indicar quienes estuvieron
presentes en el arqueo, los cuales generalmente son:

Cajera (o) Persona que realiza el arqueo Testi go



CUAL ES LA ESTANDAR O LMITE DE LA CAJA CHICA:
Como se ha expuesto anteriormente la caja chica es una cuenta que las entidades
manejan para cubrir aquellos gastos menores que debe realizar la empresa en cierto periodo
de tiempo, por tal razn el estndar o lmite de la caja chica est sujeto a las caractersticas
propia del negocio, el volumen de operaciones y la magnitud de las necesidades que tenga
cada empresa, las cuales sern determinadas previamente por la gerencia o por el encargado
de la tesorera, dependiendo del tamao de la empresa. sufrir variaciones solo por aumento
de las necesidades, disminucin de las mismas, o eliminacin de la cuenta Caja Chica.

ARQUEO DE CAJA CHICA

Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable
practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo
fijo s esta cumpliendo segn las normas establecidas. Consiste en lo
siguiente:
Hacer un conteo fsico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el
efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado
un ingreso) cuando el conteo fsico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante
(considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.