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MANUAL
OPERATIVO

UNIDAD EJECUTORA 120
Programa Nacional de Dotacin de
Materiales Educativos

1


NDICE

Pg.

1. Introduccin 02

2.1. Finalidad 02
2.2. Naturaleza 04
2.3. Alcance 05
3. El Proceso de Gestin de Materiales y Recursos Educativos y la Unidad 06
Ejecutora 120
4. Funciones Generales de las Unidad Ejecutora 120 14
5.1. Divisin Orgnica 16
5.2. Funciones Especficas 17
6. Cuadro de distribucin de Personal 33


2

1. Introduccin

El presente Manual Operativo
1
es un documento normativo de gestin
institucional, en el cual se determinan la naturaleza, finalidad, funciones y
estructura orgnica de la Unidad Ejecutora N 120, Programa Nacional de
Dotacin de Materiales Educativos. Tiene como objetivo orientar sus
procesos de gestin y sus operaciones, en el marco de la normativa
aplicable.
La Unidad Ejecutora 120, en adelante la UE, es responsable de la
elaboracin, mantenimiento, modificacin y difusin del presente Manual de
Operaciones (MO).
Las disposiciones contenidas en este MO, son de aplicacin a todas las
unidades orgnicas de la UE.

2. Finalidad, Naturaleza y Alcance

2.1. Finalidad

La creacin de la UE se formaliz mediante Resolucin Ministerial N
0491-2013-ED de fecha 1 de Octubre de 2013, como una Unidad
Ejecutora del Pliego Presupuestal del Ministerio de Educacin
(MINEDU). De conformidad el Informe N 396-2012-EF/50.06 emitido
por la Direccin General de Presupuesto Pblico del Ministerio de
Economa y Finanzas, mediante el cual se otorga al MINEDU opinin
favorable para la creacin y posterior formalizacin de la UE, queda
establecido que sta es la encargada de gestionar la adquisicin de

1
Se denomina Manual Operativo y no Manual de Operaciones porque este ltimo
corresponde a la denominacin que se le otorga al instrumento de gestin de los Programas, Proyectos
y Comisiones creados al amparo de la Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo; de conformidad
con el artculo 4 del Decreto Supremo N 043-2006-PCM, norma que aprueba los lineamientos para la
elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones por parte de las entidades de la
Administracin Pblica.


3

los materiales educativos y de garantizar su distribucin hasta las
escuelas. Para lograr dicho objetivo, la UE deber contar con personal
especializado en la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, a
fin de gestionar de manera satisfactoria la contratacin de los
requerimientos vinculados con el diseo, revisin, correccin,
supervisin, produccin, impresin, embalaje, modulado, distribucin,
entre otros, de los materiales educativos a nivel nacional.
De esta manera, la UE creada para la consecucin de esta finalidad,
contribuir a mejorar la calidad del servicio pblico de educacin,
sujetndose a los criterios de especializacin funcional y cobertura
del servicio, establecidos en el artculo 58 de la Ley N 28411, Ley
General del Sistema Nacional de Presupuesto.
De conformidad con el artculo 32 del Decreto Supremo N 011-2012-
ED, Reglamento de la Ley N 28044, Ley General de Educacin, los
materiales educativos son recursos de diversa naturaleza que se
utilizan en los procesos pedaggicos con el fin de que los estudiantes
desarrollen de manera autnoma, reflexiva e interactiva sus
aprendizajes. Los materiales incluyen los recursos digitales como
libros electrnicos, aplicaciones multimedias, entre otros.
Asimismo, la mencionada disposicin estipula que el MINEDU, los
Gobiernos Regionales a travs de sus Direcciones Regionales de
Educacin, en coordinacin con las Unidades de Gestin Educativa
Local o las entidades que hagan sus veces, son responsables de
elaborar, producir y/o adquirir los materiales educativos para los
niveles y modalidades de la Educacin Bsica, garantizando que
lleguen oportunamente a las instituciones educativas pblicas y que se
utilicen adecuadamente en los procesos pedaggicos.
Como se conoce, los tres niveles de la Educacin Bsica son: Inicial,
Primaria y Secundaria. Asimismo, de acuerdo con el artculo 23 del
citado Reglamento de la Ley General de Educacin, las modalidades
de la Educacin Bsica tambin son tres: Regular, Alternativa y
Especial.

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Por su parte, la Resolucin Ministerial N 543-2013-ED, que aprueba
las normas y procedimientos para la gestin del proceso de distribucin
de materiales y recursos educativos para las instituciones y programas
educativos pblicos y centros de recursos educativos, seala en el
numeral 5.1 que los materiales educativos son medios que facilitan el
logro de los aprendizajes de los estudiantes, complementando la
accin pedaggica del docente, incluyen materiales educativos
impresos, digitales, concretos o manipulativos, as como recursos de
tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Su
disponibilidad y uso pedaggico en las instituciones educativas y
programas resulta fundamental para el cumplimiento de las metas
educativas a nivel nacional, por lo cual el MINEDU asegura su dotacin
gratuita a todas las instituciones y programas educativos del pas.
En funcin a las disposiciones comentadas, resulta evidente que los
requerimientos de materiales educativos demandan una
especializacin e integralidad en cuanto a su gestin, que hace
necesario que la UE se encuentre adscrita
2
al Viceministerio de Gestin
Pedaggica, rgano responsable de las polticas, objetivos, y
estrategias nacionales educativas de todas las etapas, niveles y
modalidades del Sistema Educativo que se encuentra a cargo del
MINEDU, de conformidad con lo estipulado en el artculo 8 del Decreto
Supremo N 006-2012-ED, Reglamento de Organizacin y Funciones
del MINEDU.

2.2. Naturaleza

La naturaleza jurdica de esta clase de dependencia
3
se encuentra
definida por los aspectos sealados en el artculo 6 de la Ley N

2
De conformidad con la vigsima segunda edicin actualizada del Diccionario de la Real Academia de la
Lengua, el trmino adscribir, del que deriva la palabra adscrita, significa Inscribir, contar entre lo que
corresponde a alguien o algo.

3
De conformidad con el Glosario de Trminos del Sistema de Gestin Presupuestaria del Estado,
aprobado por Resolucin Directoral N 007-99-EF-76.01, el trmino Dependencia alude a aquel

5

28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Estado. En
virtud de dicha disposicin, la UE constituye un nivel operativo y
administrativamente desconcentrado del MINEDU con el cual se
vinculan e interactan los rganos rectores del Sistema de
Administracin Financiera del Sector Pblico. Esta
desconcentracin presupuestal, operativa y administrativa permite al
MINEDU, en el marco de la gestin de los procesos de contratacin
relacionados con los materiales educativos, determinar ingresos,
contraer compromisos, devengar gastos, ordenar pagos con arreglo a
la legislacin aplicable, registrar la informacin generada por las
acciones y operaciones realizadas, informar sobre el avance y/o
cumplimiento de metas, entre otras competencias inherentes a su
finalidad. Para el cabal cumplimiento de ello, los tipos de autonoma
4

que tiene la UE se derivan precisamente de la disposicin citada
precedentemente, as como de lo establecido en el artculo 58 de la
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, lo
que implica que cuenta con autonoma administrativa, presupuestal
y financiera.

2.3. Alcance

La UE tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima y puede desarrollar
actividades en todo el territorio nacional.


rgano administrativo subordinado a un Titular de Pliego que cumple funciones claramente establecidas
en los documentos de gestin institucional con que cuenta la Entidad, en calidad de rgano de apoyo, de
asesoramiento, de lnea o de otra naturaleza.

4
El Tribunal Constitucional ha establecido que la autonoma es la capacidad de autogobierno para
desenvolverse con libertad y discrecionalidad, pero sin dejar de pertenecer a una estructura general de
la cual en todo momento se forma parte, y que est representada no slo por el Estado sino por el
ordenamiento jurdico que rige a ste. La autonoma supone que el organismo al que se la concede
cumple con dos requisitos esenciales: el primero es que tiene objetivos propios, suyos, que debe
cumplir; el segundo, que tiene una institucionalidad propia que le permite tomar y ejecutar sus
decisiones. As, finalidad y organizacin son esenciales en todo organismo con autonoma (ver
Sentencia del Tribunal Constitucional emitida el 24 de abril de 1997 en el expediente 0012-96-I-TC
sobre accin de inconstitucionalidad).


6

Dentro del marco de la finalidad establecida, la UE se encarga de
gestionar los procesos de contratacin de los requerimientos vinculados
a materiales educativos de las diferentes reas usuarias del MINEDU,
para la cual pondr en marcha los procedimientos presupuestales,
financieros, legales, logsticos y administrativos en general que sean
necesarios. Como cualquier otra dependencia del MINEDU, tiene
relaciones y requerimientos de coordinacin, colaboracin, soporte o
asistencia con las otras unidades orgnicas, dentro de las competencias
y funciones establecidas en la normativa pertinente.

3. El Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos
y la Unidad Ejecutora 120

La Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin (OAAE) del
MINEDU, responsable de proponer la poltica, estrategias y normas para
preservar la unidad de la gestin del sistema educativo nacional;
desarrollar polticas de fortalecimiento institucional y desarrollo
organizacional
5
, elabor el Mapa de Procesos, herramienta que tiene
como objetivos: i) mostrar qu debe realizar el MINEDU para alcanzar los
resultados planteados en el Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM),
ii) presentar las acciones a ser desarrolladas en marcha en un mediano
plazo, iii) conocer y comprender las acciones del MINEDU ms all del rol
institucional de cada unidad orgnica; iv) ordenar y racionalizar los
esfuerzos del MINEDU para responder a las lneas estratgicas, v) hacer
visible la secuencia de toma de decisiones entre el nivel estratgico y el
operativo, y entre stos y el nivel de soporte, y vi) generar la informacin y
evidencias necesarias para el diseo o mejora continua de la estructura
organizacional, a fin que sta permita la ejecucin de procesos orientados
a resultados.


5
De acuerdo con el artculo 63 del Decreto Supremo N 006-2012-ED, Reglamento de Organizacin y
Funciones del MINEDU.

7

De acuerdo con el indicado Mapa de Procesos del MINEDU, la UE tiene
un rol esencial en la ejecucin del proceso operativo denominado
Gestin de Materiales y Recursos Educativos. Los procesos
operativos son los que impactan directamente sobre la satisfaccin del
ciudadano y cualquier otro aspecto de la misin de la Entidad. En su
ejecucin generalmente intervienen varias reas funcionales que pueden
conllevar los mayores recursos. Se caracterizan por estar
interrelacionados en base a la secuencia insumo-producto que ellos
generan; adems reciben y entregan informacin a los procesos
estratgicos
6
, procesos de soporte
7
y a otras Entidades vinculadas con
el Sistema Educativo.

El proceso operativo denominado Gestin de Materiales y Recursos
Educativos est orientado a garantizar 1) la pertinencia, 2) la dotacin
oportuna y 3) el uso pedaggico, respecto de los materiales y recursos
educativos, a fin de facilitar el logro de los aprendizajes de los estudiantes.

Comprende las actividades relacionadas con la 1.1) formulacin de
criterios y orientaciones (propuesta pedaggica); 1.2) planificacin (poltica
pblica, requerimientos, plan de contrataciones), 2.1) Obtencin del
material (abastecimiento); 2.2) Conduccin y Monitoreo de la distribucin
(almacenaje, traslado), y 3.1) Promocin y evaluacin del uso pedaggico.

Lo sealado precedentemente puede visualizarse en el grfico que a
continuacin se muestra, y que presenta de modo general el Mapa de
Procesos del MINEDU, incluyendo los Procesos Estratgicos, los Procesos
Operativos y los Procesos de Soporte:

6
Los Procesos Estratgicos son los que proporcionan directrices a los dems procesos, es decir,
indican cmo se deben realizar para que se orienten a la Misin y Visin del MINEDU.

7
Los Procesos de Soporte no estn ligados directamente a la misin de la organizacin, pero resultan
necesarios para que los procesos operativos logren los objetivos de la Entidad.

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9

En cuanto a la interrelacin entre el Proceso Operativo denominado
Gestin de Materiales y Recursos Estratgicos y otros procesos de ese
tipo, as como con los de Soporte, en funcin al Mapa de Procesos del
MINEDU, debe tenerse en consideracin lo siguiente:
El Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos se
relaciona directamente con el Proceso Operativo denominado Gestin del
Sistema Curricular, entendido este ltimo como el proceso mediante el
cual se definen los aprendizajes fundamentales, las competencias
profesionales y las condiciones para su viabilidad, mediante la articulacin
ordenada y jerarquizada de los instrumentos curriculares y los lineamientos
para su implementacin, monitoreo y evaluacin en los espacios
institucionales, locales y regionales. En ese sentido, el Proceso Operativo
de Gestin de Materiales y Recursos Educativos se nutre de los
productos que se generan en el Proceso Operativo de Gestin del Sistema
Curricular, en especial para la consecucin de los objetivos relacionados
con las actividades 1.1, 1.2 y 3.1 indicadas anteriormente.
Precisamente la transversalidad entre lo pedaggico y lo operativo-
administrativo, que resulta esencial en la Gestin de Materiales y Recursos
Educativos, hace necesaria la adscripcin anteriormente sealada de la UE
al Viceministerio de Gestin Pedaggica, instancia rectora de la poltica
pblica educativa que el MINEDU debe ejecutar.
Del mismo modo, el Proceso Operativo de Gestin de Materiales y
Recursos Educativos tambin se relaciona con los Procesos de Soporte
denominados Administracin de los Recursos Financieros y
Administracin del Sistema Logstico. El primero de los mencionados se
define como el proceso conducente a proveer y ejecutar los recursos
financieros necesarios para el adecuado funcionamiento del MINEDU, en el
marco del cumplimiento de su finalidad institucional. En relacin con el
segundo proceso indicado, debe sealarse que dicho proceso es el que
permite la disposicin de los bienes y servicios necesarios para el
adecuado funcionamiento institucional del MINEDU.

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La interrelacin con los dos Procesos de Soporte mencionados precedentemente, hace posible el logro de los objetivos vinculados con las actividades 2.1
y 2.2 del Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos, y constituye el mbito central del accionar institucional de la
UE. A continuacin se presenta un grfico que resulta til para evidenciar de manera general las interrelaciones entre los diferentes procesos
mencionados anteriormente:

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A partir del grfico anterior, se puede asimismo comprobar que es
fundamental para la el rol que le compete a la UE, la relacin existente
entre las actividades de 2.1) Obtencin del material (abastecimiento) y de
2.2) Conduccin y Monitoreo de la distribucin (almacenaje, traslado), y los
Procesos de Soporte de Administracin de Recursos Financieros y de
Administracin del Sistema Logstico. Por ello, seguidamente se detallan
de forma genrica los sub-procesos comprendidos dentro de cada uno de
dichos Procesos de Soporte:

Administracin de los Recursos Financieros
Cuenta con dos sub-procesos:

i) Programacin y Ejecucin del Gasto.- Comprende las actividades
relacionadas a la previsin y asignacin del gasto por genricas de
gasto en base al presupuesto otorgado.

ii) Administracin de Ingresos y Egresos.- Comprende las actividades
de captacin y registro, fondos pblicos (Recursos Ordinarios,
Recursos Directamente Recaudados, Donaciones y Transferencias).
As como, las relacionadas a la atencin de las obligaciones de pagos
contradas.

Administracin del Sistema Logstico
Tiene 6 sub-procesos:

i) Programacin de las Contrataciones.- Comprende las actividades
que permiten planificar, programar y registrar las contrataciones de
bienes y servicios planificadas para un ejercicio presupuestal
determinado.



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ii) Administracin de las Contrataciones.- Comprende las actividades
relacionadas con el desarrollo integral de los procesos de
contratacin, desde los actos preparatorios de los requerimientos de
bienes y servicios, la puesta en marcha de los procesos de seleccin
y hasta la culminacin de la ejecucin contractual derivada de los
contratos correspondientes. Tambin incluye el desarrollo de
contratos de ejecucin presupuestal directa, los procesos de seleccin
por encargo o las contrataciones bajo modalidades al amparo de
normativa distinta a la de Contrataciones del Estado.

iii) Administracin de la entrega de bienes y materiales.- Incluye las
actividades referidas al registro, ingreso, almacenamiento,
conservacin, custodia, control, verificacin, modulado y salida de
los bienes y materiales adquiridos.

iv) Distribucin de bienes y materiales.- Abarca las actividades de
traslado y distribucin de los bienes y materiales adquiridos, de
conformidad con la planificacin y os objetivos establecidos.

v) Administracin de Servicios Generales.- Involucra a las
actividades vinculadas a la planificacin, programacin, ejecucin,
control y supervisin de los servicios de apoyo o soporte destinados
a garantizar el cumplimiento de los objetivos de las dems
actividades mencionadas.


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La red completa de las interrelaciones entre los diversos Procesos y Subprocesos referidos anteriormente, puede ser apreciada en el grfico que se
presenta seguidamente:

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4. Funciones Generales
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de la UE
Son funciones generales de la UE las que a continuacin se sealan:

4.1. Administrar y ejecutar los recursos presupuestales asignados,
coordinando con las unidades o dependencias orgnicas del MINEDU,
en lo que fuera pertinente, a fin de gestionar de manera satisfactoria los
procesos de contratacin vinculados a los materiales educativos.

4.2. Brindar asistencia, asesora, capacitacin, soporte o apoyo a las
unidades o dependencias orgnicas del MINEDU vinculadas directa o
indirectamente con la gestin de los procesos de contratacin de los
materiales educativos, en cuanto a i) la elaboracin de documentos, ii)
adopcin de decisiones o iii) ejecucin de actividades, sean de carcter
tcnico, administrativo, legal, econmico, presupuestal, financiero o
logstico, y siempre que sea necesario o pertinente para la gestin de
dichos procesos.

4.3. Formular el Plan Anual de Contrataciones, Estados Financieros,
informes y reportes peridicos de diverso tipo, evaluaciones de gestin y
dems documentacin relacionada con el estado de avance fsico,
presupuestal, financiero, contable o patrimonial requerido.

4.4. Gestionar de manera integral los procesos de contratacin de los
requerimientos vinculados a los materiales educativos que realicen las
reas usuarias del MINEDU, poniendo en marcha para dicho fin, los
procedimientos, operaciones, actividades o tareas de carcter

8
De conformidad con el Glosario de Trminos de la Gua para la Implementacin del Sistema de
Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada por resolucin de Contralora N 458-2008-CG,
se denomina Funciones Generales al conjunto de acciones que debe realizar la Entidad, conducente a
alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen por lo general de las normas
sustantivas vinculadas a la Entidad.

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administrativo, presupuestal, financiero, legal o logstico que
correspondan.

4.5. Planificar y gestionar la realizacin de las operaciones, actividades o
tareas relacionadas con la distribucin de los materiales educativos, de
acuerdo con los requerimientos y necesidades de las reas usuarias, as
como con los objetivos y metas institucionales.

4.6. Monitorear y evaluar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales
asociados a la adquisicin y distribucin de materiales educativos.

4.7. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e
instrumentos de gestin o administrativos que aseguren el seguimiento
de la ejecucin de los contratos, el pago de las obligaciones y el
cumplimiento de las prestaciones.

4.8. Mantener actualizado y organizado el acervo documentario de los
procesos procedimientos, con los niveles de seguridad necesarios.

4.9. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e
instrumentos de gestin o administrativos que contribuyan al
cumplimiento satisfactorio de las operaciones, actividades o tareas
relacionadas con la gestin de los procesos de contratacin de
materiales educativos, as como con su almacenamiento y distribucin.

4.10.Emitir la normativa interna que sea necesaria para el cumplimiento de
su finalidad, dentro de las competencias asignadas.

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4.11.Cualquier otra funcin que sea necesaria y corresponda de manera
razonable a la finalidad, naturaleza y alcance de la UE.

5. Divisin Orgnica y Funciones Especficas de la UE

5.1. Divisin Orgnica
Con el propsito de cumplir con la finalidad establecida y realizar las
Funciones Generales que han sido sealadas anteriormente, la UE
cuenta con una divisin orgnica compuesta de la siguiente manera:















A continuacin se muestra el organigrama de la UE con las distintas
dependencias y su ubicacin segn el nivel que le corresponde, as como la
adscripcin al rgano respectivo:



Nivel


Dependencia

Direccin

Jefatura de la Unidad Ejecutora 120


Asesoramiento


Oficina de Asesora Legal

Oficina de Desarrollo de Estrategias y Estrategias


Apoyo Oficina de Administracin
Operativo

Unidad de Administracin Financiera

Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control

Unidad de Contrataciones

Unidad de Almacenamiento y Distribucin


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5.2. Funciones Especficas

Las dependencias precedentemente indicadas, cuentan con las
funciones especficas que a continuacin se describen:

Del Nivel de Direccin
I. Jefatura de la Unidad Ejecutora

La Jefatura es la mxima autoridad de la UE, se encuentra bajo la
responsabilidad de un funcionario designado como Jefe mediante
DESPAHO
MINISTERIAL
VICEMINISTERIO DE
GESTION
PEDAGOGICA
JEFATURA
UNIDAD DE
ADMINISTRA
CIN
FINANCIERA
UNIDAD DE
PLANIFICACIN
PRESUPUESTO Y
CONTROL
OFICINA DE
ADMINISTRACIN
UNIDAD DE
CONTRATACIONES
UNIDAD DE
ALMACENAMIENTO
Y DISTRIBUCIN
OFICINA DE
DESARROLLO
DE PROYECTOS
Y ESTRATEGIAS
OFICINA DE
ASESORIA
LEGAL

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Resolucin Ministerial, dentro de los alcances del inciso 2) del artculo
4 de la Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico.
El Jefe de la UE es el responsable de la direccin y de la
administracin general; le corresponde proponer y ejecutar las
acciones necesarias para la realizacin de los objetivos.
La Jefatura est a cargo de planificar, coordinar, supervisar y evaluar
la gestin de los recursos y la ejecucin de las actividades de la
Unidad Ejecutora, siguiendo las polticas, lineamientos y directivas
institucionales.
Sus funciones especficas son:
1.1. Coordinar con las unidades orgnicas correspondientes del
MINEDU y del nivel regional o local para la programacin de los
materiales y recursos educativos y la correspondiente formulacin
presupuestal.

1.2. Ejercer la titularidad presupuestal, tcnica, administrativa y legal
de la UE, cuando corresponda.

1.3. Planificar, organizar, dirigir, supervisar, monitorear, controlar y
evaluar las actividades de la UE, as como la gestin de los
recursos a su cargo, en coordinacin con las unidades orgnicas
correspondientes del MINEDU, a fin de lograr los objetivos y
metas propuestas, pudiendo realizar las observaciones,
recomendaciones, sugerencias y orientaciones sean pertinentes.

1.4. Emitir la normativa interna que corresponda, as como los
lineamientos, protocolos, procedimientos, manuales, instrumentos
de gestin y dems documentos de gestin o administracin que
sean necesarios para el logro de los objetivos de la UE.


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1.5. Formular, aprobar y actualizar los planes y programas de la UE.

1.6. Dirigir la ejecucin de los recursos de la UE, en coordinacin y
colaboracin con las unidades orgnicas respectivas de la UE.

1.7. Dirigir los procesos de evaluacin interna de la UE, adoptando las
medidas de coordinacin y apoyo necesarias para la realizacin
de las evaluaciones externas programadas, as como conducir la
implementacin de las recomendaciones respectivas.

1.8. Implementar el Sistema de Control Interno requerido por la
normativa del Sistema Nacional de Control.

1.9. Cautelar la seguridad y operatividad de los bienes y activo fijo de
propiedad de la Unidad Ejecutora puestos a su disposicin para el
ejercicio de sus funciones. Informar oportunamente sobre
cualquier acto o circunstancia que pudiera implicar riesgo de
prdida, dao o deterioro de los mismos.

1.10.Constituir la ltima instancia respecto de los actos
administrativos emitidos por las unidades orgnicas competentes
de la UE.

1.11.Mantener debidamente actualizado y organizado el acervo
documentario del Programa, permanentemente disponible y que
cuente con los niveles de seguridad para su revisin posterior por
parte de los Auditores Internos y Externos.

1.12.Proponer el presupuesto de la UE y sus modificaciones, el Plan
Operativo Anual, el Calendario de Compromisos mensualizado de

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acuerdo a las metas previstas en el ejercicio fiscal, y cualquier
otro instrumento presupuestal, financiero, operativo,
administrativo, de gestin o de administracin necesario para el
cabal funcionamiento de la UE o para el logro de su finalidad.

1.13.Proponer el Plan Anual de Contrataciones de la UE, as como
sus modificatorias.

1.14.Designar y remover a los miembros titulares y suplentes
integrantes de los Comits Especiales Permanentes y Ad Hoc que
tendrn a su cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de los
procesos de seleccin que convoque la Unidad Ejecutora 120
Programa Nacional de Dotacin de Materiales Educativos, as
como gestionar la modificacin de los mismos, de ser el caso.

1.15.Proponer las autorizaciones o denegatorias de solicitudes de las
ampliaciones de plazo solicitadas por los contratistas, en el marco
de lo dispuesto por la normativa de contratacin pblica y de
regmenes especiales de contratacin estatal.

1.16.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel de Apoyo

II. Oficina de Administracin

La Oficina de Administracin es la encargada de la ejecucin eficiente
de los recursos a cargo de la UE.

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La Oficina de Administracin est a cargo de un responsable que
asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Oficina de Administracin:

2.1. Coordinar con la Jefatura de la UE todos los aspectos
administrativos para la ejecucin de las actividades y el
cumplimiento de los objetivos de la UE.

2.2. Coordinar con las unidades orgnicas correspondientes de la UE
o del MINEDU, la formulacin o modificacin de los Planes
Operativos Anuales o de los objetivos institucionales de la UE.

2.3. Supervisar la preparacin y sustento de los planes, informes,
reportes o documentacin requerida para demostrar el
cumplimiento de los objetivos institucionales de la UE, as como la
elaboracin de los informes de situacin sobre el grado de avance
de las actividades a su cargo.

2.4. Organizar los sistemas administrativos de la UE, asegurando la
implementacin oportuna de los procesos y procedimientos
presupuestarios, contables, financieros, logsticos, de tesorera y
de patrimonio, de acuerdo con las polticas, lineamientos o
normativa aplicable.

2.5. Administrar los recursos asignados, transferidos o a cargo de la
UE, con la finalidad de asegurar que estn disponibles
oportunamente para ejecutar sus actividades.


2.6. Aperturar y administrar las cuentas bancarias de la UE, as como
efectuar conciliaciones y controlar sus movimientos y saldos.


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2.7. Elaborar los Planes de Adquisiciones, Planes de Contrataciones,
Planes Financieros, Pronsticos, Balance General, Estado de
Gestin, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de
Flujo de Efectivo, y los dems reportes administrativos
mandatorios, segn lo establecido en el marco normativo
aplicable de los Sistemas Administrativos del Sector Pblico.

2.8. Verificar la elaboracin por parte de las unidades orgnicas
correspondientes de la UE, de los informes y reportes peridicos
de seguimiento, monitoreo o supervisin que correspondiese.

2.9.Preparar la informacin y documentacin requerida por las
Entidades pblicas o la Jefatura de la UE que sea necesaria, y
gestionar su aprobacin ante las instancias correspondientes.

2.10.Implementar las contrataciones de la adquisicin de bienes o
contratacin de servicios, segn los trminos contractuales y de
acuerdo a las normas y procedimientos administrativos aplicables
en base a los Planes Operativos Anuales, Plan de Adquisiciones y
Plan Anual de Contrataciones.

2.11.Implementar y hacer el seguimiento a los procesos de seleccin
que lleven a cabo los Comits de Seleccin para la adquisicin de
bienes, contratacin de obras u otros..

2.12.Revisar la conformidad de la entrega de bienes, prestacin de
servicios, obras o consultoras, en los aspectos contractuales que
competan a la UE.

2.13.Realizar la contratacin oportuna y la ejecucin de las auditoras
que se realicen anualmente a las actividades a cargo de la UE, en
cumplimiento con lo dispuesto en los respectivos convenios sobre
la materia.


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2.14.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel de Asesoramiento

III. Oficina Asesora legal

La Oficina de Asesora Legal se encarga de prestar asesora legal a la
UE para lograr una adecuada interpretacin y aplicacin de las
normatividad que regula el marco jurdico y la gestin administrativa,
presupuestal, financiera y tcnica necesaria para el funcionamiento y
operatividad de la UE.
Sus funciones se centran en supervisar la correcta aplicacin de las
normas derivadas de la legislacin vigente y los contratos que se
suscriban para la ejecucin de las actividades.

La Oficina de Asesora Legal est a cargo de un responsable que
asume su Jefatura.
Son funciones especficas de Oficina de Asesora Legal:
3.1. Absolver las consultas de carcter legal que le sean formuladas
por las diversas unidades orgnicas de la UE.

3.2. Elaborar, proponer y emitir opinin sobre las modificatorias,
promulgacin de nuevas normas y proyectos de normas que
pudieran afectar o perfeccionar el marco jurdico o la gestin
administrativa o institucional de la UE.


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3.3. Elaborar los modelos de contratos para adquisicin de bienes o
contratacin de servicios que se requieran, as como la
elaboracin de las adendas y dems documentos modificatorios
que sean necesarios.

3.4. Apoyar en el anlisis de la documentacin de carcter legal
presentada por los postores adjudicados para la suscripcin de
los contratos. Analizar, revisar, absolver consultas y visar los
contratos o convenios que sean suscritos por el rea
Responsable de la Unidad Ejecutora.

3.5. Brindar asesoramiento y apoyo legal en las negociaciones,
procedimientos administrativos, legales, conciliatorios, arbitrales
y judiciales de los que sea parte la UE, as como en el proceso
de toma de decisiones y ejecucin de acciones por parte de las
unidades orgnicas de la UE.

3.6. Revisar y visar en seal de conformidad legal toda la
documentacin que se le remita para opinin, dentro del marco
de sus funciones especficas.

3.7. Cautelar la seguridad y la conservacin de la documentacin
que hubiera sido puesta su disposicin. Informar oportunamente
sobre cualquier acto, situacin o circunstancia que pudiera
implicar riesgo de prdida, dao o deterioro de la misma.




25

3.8. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

IV.Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos

Es la responsable del desarrollo de estrategias y proyectos de
carcter tcnico, legal, administrativo, presupuestal o financiero que
contribuyan al logro efectivo y eficiente de los objetivos y finalidad de
la UE.

La Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos est a cargo de
un responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Oficina de Desarrollo de Estrategias y
Proyectos:

4.1. Disear y desarrollar estrategias y proyectos que optimicen la
gestin de los procesos de contratacin pblica a cargo de la
UE, en aspectos logsticos, presupuestales, legales y
administrativos.

4.2. Implementar, en coordinacin con las unidades orgnicas
correspondientes y en el marco de las competencias y funciones
de stas, las estrategias y proyectos orientados a la optimizacin
de la gestin de los procesos de contratacin pblica a cargo de
la UE.




26

4.3. Realizar el seguimiento, monitoreo y evaluacin de la
implementacin de las estrategias y proyectos orientados a la
optimizacin de la gestin de los procesos de contratacin
pblica a cargo de la UE.

4.4. Documentar, sistematizar y difundir las experiencias
relacionados con el diseo, desarrollo, implementacin,
seguimiento, monitoreo y evaluacin de las estrategias y
proyectos puestos en marcha.

4.5. Capacitar respecto de las polticas pblicas, normativa,
procedimientos y lineamientos relativos a la contratacin pblica
en general, as como a las estrategias y proyectos desarrollados
en el marco de sus funciones.

4.6. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel Operativo
V. Unidad de Administracin Financiera

Es responsable de coordinar, ejecutar y controlar las actividades
presupuestales, financieras, de tesorera, contables, patrimoniales, de
abastecimiento y logsticas vinculadas a los recursos asignados,
transferidos o requeridos a la UE.


27

La Unidad de Administracin Financiera est a cargo de un
responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Unidad de Administracin Financiera:


En el rea de Contabilidad

5.1. Ejecutar los procesos tcnicos del Sistema Contable y
Financiero.

5.2. Coordinar la formulacin y presentacin oportuna de los Estados
Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad
vigente.

5.3. Verificar la conformidad de las garantas contractuales, previa a
la ejecucin de los pagos a que hubiere lugar; as como
registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecucin
cuando corresponda.

5.4. Implementar y controlar el cumplimiento de las normas
tributarias; as como informar oportunamente a los consultores,
proveedores y contratistas en general, respecto de las
responsabilidades tributarias o fiscales a las que se encuentran
sujetos.

5.5. Proponer, elaborar, coordinar, revisar o visar, en seal de
conformidad, resoluciones, directivas, contratos, adendas,
convenios o cualquier otra documentacin necesaria para la
correcta gestin de los asuntos contables, tributarios, financieros
o presupuestarios de la UE.

28


5.6. Informar a la Jefatura de la UE respecto del avance de las
actividades, gestiones y funciones a su cargo.

5.7. Elaborar y supervisar el registro, control contable, presupuestal y
financiero de la ejecucin de los recursos asignados,
transferidos o requeridos a la UE, as como cualquier otro acto
de administracin vinculado a estas actividades.

5.8. Proponer, coordinar o mantener la implementacin de sistemas
computarizados, digitalizados o informticos, destinados al
funcionamiento y operatividad ptima de del Sistema
Administrativo, Contable, Presupuestal y Financiero de la UE.

5.9. Coordinar la operacin del Sistema Integrado de Administracin
Financiera (SIAF) para la gestin de los materiales y recursos
educativos.

5.10. Operar el Sistema Integrado de Administracin Financiera del
Sector Pblico (SIAF-SP) de la UE, en los mdulos o interfaces
de su competencia (contabilidad y finanzas).

5.11. Llevar registros de los desembolsos de la UE, en funcin del
estado de gastos.

5.12. Clasificar, procesar y registrar las transacciones financieras,
preparar y presentar los Informes Financieros de conformidad
con la normativa aplicable.


29

5.13. Preparar, conservar, actualizar y supervisar los libros Diario,
Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo
recibido y procedimiento de pagos, y cualquier otro de
naturaleza anloga que sea necesario.

5.14. Administrar los activos de la Unidad Ejecutora, manteniendo
actualizados los inventarios y marges de Bienes.

5.15. Velar por la seguridad y de la conservacin del acervo
documentario.

5.16.Participar en la preparacin del presupuesto anual.

5.17.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

En el rea de Tesorera

5.18. Efectuar las fases del Girado y Pagado del SIAF.

5.19. Preparar los comprobantes de pago y los cheques o
transferencias a las cuentas bancarias CCI para el pago de los
compromisos efectuados.

5.20. Verificar la documentacin para la programacin de los fondos.

5.21.Elaboracin de la Informacin de ingresos y gastos, debidamente
conciliada con el rea de Contabilidad y Finanzas, para
informacin y conciliacin con el Pliego y la Direccin Nacional

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de Tesoro Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF),
por toda fuente de Financiamiento.

5.22. Administrar, controlar y custodiar las cartas fianza y la emisin
de reportes.

5.23. Administrar, controlar y custodiar los cheques y chequeras.

5.24. Controlar y custodiar de la documentacin sustentatoria de los
desembolsos por toda fuente de financiamiento.

5.25. Coordinar la derivacin al archivo la documentacin
sustentatoria de desembolsos (justificaciones del gasto).

5.26. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VI. Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control

Se encarga de la formulacin, control de la ejecucin y evaluacin
presupuestaria de la UE, en coordinacin con las unidades orgnicas
correspondientes del MINEDU.

La Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control est a cargo de un
responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Unidad de Planificacin,
Presupuesto y Control:

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6.1. Preparar el Plan Operativo Anual de la UE, de acuerdo con las
prioridades establecidas por las unidades orgnicas
responsables de la conduccin de la UE.

6.2. Formular el Presupuesto de la UE, en coordinacin con las
unidades orgnicas correspondientes de la UE, del MINEDU y
del MEF; as como ejercer permanentemente el control y
evaluacin presupuestaria.

6.3. Procesar y preparar la informacin peridica referida a la
ejecucin y avance presupuestal y financiero de la UE.

6.4. Tramitar la Programacin del Compromiso Anual (PCA), as
como sus incrementos y/o disminuciones, modificaciones
internas y distribuciones cuando sean aplicables. Asimismo
realizar las priorizaciones del PCA en las actividades, proyectos
y compromisos anuales, en el marco de las actividades de la
UE.

6.5. Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los
procesos de adquisicin de bienes, servicios, consultoras y
dems tipos de requerimientos.

6.6. Administrar y operar el mdulo del Sistema de Administracin
Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora.


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6.7. Desarrollar e implementar sistemas de control interno y
contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las
categoras de gasto.

6.8. Administrar el portal electrnico de libre acceso para informar y
transparentar la informacin presupuestal, financiera y logstica
relacionada con la UE.
6.9. Realizar el seguimiento a las actividades de la UE y supervisar
el cumplimiento de las metas fsicas en coordinacin con las
unidades orgnicas correspondientes de la UE.

6.10.Identificar, registrar y sistematizar las buenas prcticas y
lecciones aprendidas durante la ejecucin de las actividades.

6.11. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VII.Unidad de Contrataciones

Es la encargada de poner en marcha los procesos de contratacin de
bienes, servicios, consultoras u obras necesarias para la ejecucin de
actividades de la UE conforme a los Planes, Programas y Objetivos
institucionales.

La Unidad de Contrataciones est a cargo de un responsable que
asume su Jefatura.

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Son funciones especficas de la Unidad de Contrataciones:

7.1. Brindar apoyo, asistencia tcnica y soporte a todas las unidades
orgnicas del MINEDU que lo requieran, respecto de la gestin
de sus requerimientos, tambin respecto de las polticas de
abastecimiento y de la normativa aplicable.

7.2. Efectuar el seguimiento y la supervisin de los procesos de
contratacin a su cargo, desde su requerimiento formal hasta la
culminacin de la ejecucin contractual, con la finalidad de que
cumplan los objetivos para los cuales fueron desarrollados.

7.3. Administrar los bienes y equipos adquiridos con los recursos de
la Unidad Ejecutora, debiendo velar por su intangibilidad.

7.4. Elaborar los Trminos de Referencia y/o Especificaciones
Tcnicas de las actividades o requerimientos a su cargo o
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

7.5. Tramitar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo,
previo otorgamiento de la conformidad respectiva.

7.6. Velar por el cabal cumplimiento de los contratos celebrados, en
cuanto a los trminos pactados, y de conformidad con las
normas y procedimientos administrativos aplicables.


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7.7. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VIII. Unidad de Almacenamiento y Distribucin

Se encarga del almacenamiento y distribucin fsica de los materiales
y recursos educativos, as como a la cautela de los mismos durante
su permanencia en los almacenes de uso de la UE. Asimismo, es
responsable de la vigilancia y supervisin de las actividades
vinculadas a las tareas de almacenamiento y distribucin, a fin de que
las mismas cumplan con los objetivos establecidos.

La Unidad de Almacenamiento y Distribucin est a cargo de un
responsable, quien asume su Jefatura.

Son sus funciones especficas de la Unidad de Almacenamiento y
Distribucin:

8.1. Recibir los materiales y recursos educativos, verificando que
cumplan con la calidad y cantidad estipulada en los contratos
respectivos, dando conformidad a su ingreso al almacn.

8.2. Almacenar los materiales y recursos educativos, as como
controlar las existencias de los mismos.

8.3. Supervisar el almacenamiento o distribucin de materiales y
recursos educativos, realizado por terceros cuando corresponda.


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8.4. Distribuir los bienes a su cargo, verificando que su traslado se
realice en condiciones adecuadas para su conservacin.

8.5. Evaluar y monitorear las existencias de materiales y recursos
educativos a su cargo, e informar oportunamente sobre los actos
de disposicin de altas o bajas cuando correspondan.

8.6. Establecer e implementar las medidas de seguridad necesarias
que permitan preservar la integridad y estado de conservacin
de los materiales y recursos educativos custodiados en el
almacn.

8.7. Establecer protocolos para el almacenamiento, la distribucin y la
entrega de los materiales y recursos educativos, garantizando la
entrega oportuna y adecuada a las necesidades y
requerimientos de las reas usuarias.

8.8. Realizar el Inventario de Existencias de Almacn por lo menos
dos veces al ao (Conciliacin Fsico Contable).

8.9. Elaborar informes mensuales de ingreso y salida de materiales,
recursos educativos y/o Bienes del Almacn.

8.10. Elaborar el informe anual de ingresos y salidas de materiales,
recursos educativos y/o Bienes del Almacn.

8.11. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.



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V. Cuadro de distribucin de personal de la UE120

El personal con la que la UE desarrollar las actividades y funciones a su
cargo, es la que a continuacin se seala:

Nivel Unidad Orgnica SUB REA Personal Sub Toral
Direccin Jefatura
Jefatura 1
6
Coordinacin
General
1
Secretara de
UE
3
Archivo 1
Asistencia 1
Apoyo
Oficina de
Administracin

Jefatura
Secretaria
Asistencia

1
1
2
4
Asesoramiento
Oficina de Asesora
Legal
Jefatura 1
6
Abogados 5
Oficina de Desarrollo
de Estrategias y
Proyectos
Jefatura 1
2
Asistencia 1
Operativo
Unidad de
Administracin
Financiera
Jefatura 1
10 Contabilidad 5
Tesorera 5
Unidad de
Planificacin,
Presupuesto y Control
Jefatura 1
6 Operadores 3
Asistencia 2
Unidad de
Contrataciones
Jefatura 1
10
Coordinador 1
Operadores 7
Asistencia 1
Unidad de
Almacenamiento y
Distribucin
Jefatura 1
4
Operadores 3
TOTAL 48