TCNICAS PARA MEDIR EL CLIMA ORGANIZACIONAL

En la actualidad muchas empresas se enfrentan a una serie de fenmenos internos

y externos que afectan la productividad de la organizacin, los cuales se tratan de
identificar sin obtener buenos resultados. Ello se debe a que no cuentan con una buena
tcnica que les permita evidenciar todos los elementos involucrados en un sistema de
negocio que interponga en mejorar la productividad de la gente, logrando obtener los
beneficios y resultados que desean.

Medir el Clima Organizacional de una organizacin, es basarse en la percepcin
en conjunto de cada uno de sus integrantes a cerca de sus relaciones intervinientes
que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias
motivacionales, que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre
la organizacin y que puede incidir directamente en la productividad.

Sin embargo con el paso de los aos se han logrado desarrollar tcnicas que permiten
establecer e identificar ciertas variables que afectan entre los factores del sistema
organizacional y las tendencias emocionales de las personas. Esto se basa en un modelo de
consultora hecho por COLOMBIASOFT CONSULTING LTDA, que integra los
elementos de un sistema de negocio competitivo a la gestin de las personas.

Figura 2.1 Elementos de un Sistema de Negocio Competitivo

Es importante mencionar que la mayora de las empresas que introducen un sistema
de negocio competitivo muchas veces pierden el foco de la productividad al ver dicho
sistema de manera transversal o lineal.

Algunas de ellas se preocupan por la Gestin Estratgica definiendo sus tcticas de
negocio sin tomar en cuenta la Gestin Organizacional, es decir, los perfiles,
competencias de las personas, entre otros, ocasionando favoritismos, ineficiencias,
paternalismos etc. Cuyas tcticas daan la productividad; o, por otro lado, se preocupan
por la Gestin Estratgica y la Gestin Organizacional pero se olvidan de la Gestin
por Procesos, ocasionando ineficacias, reprocesos, costos de operacin altos, etc.;
tambin puede darse la cuestin en que las empresas se preocupen por su Gestin
Organizacional y su Gestin por Procesos olvidndose de la Gestin Estratgica
perdiendo el rumbo y la visin de la organizacin, cayendo en un crculo vicioso sin
horizonte con disminuciones en su Rentabilidad y Productividad.


Figura 2.2 Gestin de la Cultura

Esta Gestin Integral (de la cultura) es lo que compone la Cultura
Organizacional de cualquier empresa, haciendo que exista una sinergia al interior de
la organizacin fortaleciendo la productividad con el propsito de obtener mayor
rentabilidad con menores recursos fsicos as como econmicos.

Esta tcnica logra resaltar las variables que interactan con las tres Gestiones de la
Organizacin, teniendo como resultado aquellas variables que afectan mayormente la
productividad de la empresa como:
Liderazgo
Funciones y Responsabilidades
Motivacin
Procesos bien definidos
Toma de Decisiones
Trabajo en Equipo
Comunicacin y
Competencias.

En el siguiente plano se encuentran aquellas variables que se conjugan entre la
Gestin Estratgica y- la Gestin Organizacional que ayudan a la conservacin del
empleado, es decir al hecho de retenerlo en el mejor de los sentidos en la empresa, como lo
son:
Desarrollo
Compensacin
Ergonoma
Reconocimiento
Proyeccin y
Capacitacin.

Tambin estn aquellas variables que se fusionan con la integracin de la Gestin
Estratgica -y- la Gestin por Procesos y que permiten obtener una ventaja
competitiva de la empresa elevando sus niveles de Rentabilidad, entre ellas:
Tecnologa
Innovacin
Logstica
Instalaciones
Sistemas Gerenciales de Informacin
Mejora continua y
Calidad.

En cuarto plano tenemos las variables de la Gestin por Procesos -y- la Gestin
Organizacional que interactan entre s para proporcionar dinamismo y cuidado al
interior de la organizacin:
Pro actividad
Salud Ocupacional
Cargas de Trabajo
Quejas y Reclamos.

Por ltimo nos encontramos con todas aquellas variables que impactan no menos
importantes pero si en menor grado la productividad, y que son muy exclusivos de cada
Gestin como se muestra en la imagen antes expuesta.

Un aspecto significativo de estas tcnicas, especficamente la mencionada, es que
se pueden integrar ms variables que se razonen importantes en la afectacin de
la Productividad dentro de la organizacin, basndonos en un anlisis de sensibilidad nos
permitir clasificarlo en alguno de estos tres grandes elementos de la Gestin Integral y/o
dependiendo de su nivel e interaccin.
















MEDICIN Y GESTIN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

El objetivo final que se busca obtener dentro del Clima Organizacional es dar a conocer
y explicar los motivos por los que las personas que trabajan en una organizacin se sienten
ms o menos motivadas al ejercer sus obligaciones y responsabilidades profesionales.
Conocer las causas profundas de la motivacin es de gran importancia, porque ello nos
permitir actuar sobre stas para aumentar la estimulacin de las personas. Y la razn por la
cul a cualquier empresa debera interesarle que las personas estn motivadas es muy
simple: todos los estudios certifican que la relacin existente entre la motivacin de los
empleados y los resultados de la empresa es muy fuerte.

Las empresas, tanto Pymes como las ms grandes organizaciones, deben medir y
gestionar el Clima Organizacional para conseguir mejores resultados organizacionales as
como econmicos. En el caso de las pequeas empresas, el factor humano suele ser an
ms importante que en las grandes empresas, ya que en la mayora de los casos no se
dispone del potencial econmico, ni la inercia del mercado y mucho menos la marca
asociados a las grandes corporaciones.

Como se explica, adems de medir el Clima Organizacional, es claro que debemos y
podemos intervenir en l para gestionarlo. Con el propsito de modificarlo, obvio, de la
forma que ms nos convenga, para obtener los mejores resultados en la empresa.

As pues, una vez teniendo los resultados que nos explican la situacin actual, podremos
planear el Clima Objetivo que deseamos para los prximos aos o bien para un perodo de
tiempo determinado, para luego incurrir en los factores determinantes a lo largo del estudio
de manera que nos lleven al objetivo pronosticado.

En aos continuos adecuaremos los objetivos y corregiremos el camino a seguir en
acuerdo con la evolucin de la empresa. Una metodologa de gestin del Clima
Organizacional es parecida a la que se usara para realizar el presupuesto econmico para el
prximo ao, con la diferencia que, en el caso que para medicin del Clima Organizacional,
estaremos tratando con elementos intangibles, es decir, que no pueden interpretarse,
medirse ni manejarse de igual modo al usado en la inclinacin tangible de la empresa.

La gestin y evaluacin del Clima Organizacional es, entonces, un elemento
fundamental para la correcta gestin de las organizaciones y, como tal, es una parte
indispensable en las metodologas de gestin empresarial ms acreditadas de la actualidad
(Balanced Scorecard, EFQM, etc.).







LAS ENCUESTAS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

El mtodo ms habitual para evaluar el Clima Organizacional involucra el uso de
encuestas a los empleados, otros pueden ser entrevistas personales, o bien por medios
electrnicos. Disear y llevar a cabo las encuestas de Clima Organizacional puede llegar a
ser un tema algo complejo pues requiere poseer ciertos conocimientos sobre Clima
Organizacional, psicologa, estadstica y metodologa de encuestas, entre los ms
importantes. Por lo que en muchos casos las empresas deciden subcontratar su elaboracin
a empresas especializadas en este tema que ya cuentan con las herramientas, el know-how,
y software necesarios para llevar a cabo este tipo de metodologas.

Un aspecto muy importante que se debe tener en cuenta cuando se realiza una encuesta
de Clima Organizacional es el anonimato. La metodologa debe permitir resguardar el
anonimato del personal encuestado, un factor preciso si queremos asegurar la mayor
sinceridad en las respuestas. La subcontratacin de empresas externas para la realizacin de
las encuestas es en este caso una garanta de anonimato anexo para los empleados.

De una manera general, los cuestionarios o encuestas de Clima Organizacional suelen
estar formados por los siguientes tres tipos de preguntas:

Demogrficas y de segmentacin: Nos permiten adquirir informacin acerca del
encuestado que usaremos posteriormente para enriquecer el anlisis grupal de los
resultados.
De Clima Organizacional: Nos permiten valuar los factores determinantes de la
motivacin. Esta es la parte ms crtica de las encuestas de Clima, puesto que
debe contener las preguntas precisas que evalan los factores adecuados que
forman parte del Clima Organizacional de la empresa. La mayora de las
empresas que se dedican a realizar encuestas de Clima ya cuentan con patrones de
encuestas que adaptan a la singularidad de las empresas que los subcontratan, es
decir a sus clientes.

Preguntas abiertas: Nos permiten adquirir un conocimiento ms cualitativo del
Clima Organizacional que nos ayudar a modular los resultados obtenidos por
razn de los otros cuestionarios.
En muchas ocasiones las empresas aprovechan la ejecucin de una encuesta de Clima
Organizacional para introducir en ella algunas preguntas que, aunque no estn estrictamente
relacionadas con el Clima Organizacional, pueden servir a la empresa para optimizar su
gestin organizativa. Las encuestas de Clima obtienen con frecuencia factores y preguntas
para evaluar la satisfaccin de los empleados sobre varios departamentos (finanzas o
calidad, por mencionar algunos), y otros temas de inters para la compaa.
Es importante enfrentar la realizacin de una encuesta de Clima Organizacional con
unas expectativas temporales claras de lo que representa un propsito de este tipo. El
tiempo de duracin de un proyecto de anlisis y evaluacin del Clima Organizacional es
pocas veces menor a uno o dos meses, puesto que este tipo de evaluacin necesita pasar por
diversas fases:
Diseo de la encuesta: Deben definirse las preguntas, los factores, el tipo de escala
de respuestas, la muestra (si es necesaria), las variables de segmentacin y el
formato de la encuesta (por ejemplo, los temas de anonimato). Es tambin
conveniente disear el cuadro de mando que la empresa deber utilizar para
gestionar el Clima Organizacional. Este cuadro de mando describe la relacin que
hay entre las preguntas y los factores que generan la motivacin.

Comunicacin: Se define e implementa la estrategia de comunicacin que tendrn
para-con los empleados. Esta fase es muy importante para hacer copartcipes a los
empleados del proyecto de Clima Organizacional. Tambin permite maximizar la
participacin en la encuesta y eliminar las posibles alusiones sobre el anonimato,

Realizacin de la encuesta: Hace tiempo nicamente se usaban cuestionarios en
hojas de papel. En la actualidad, stos estn siendo progresivamente reemplazados
por el formato electrnico, que permite una mayor rapidez, comodidad y ahorro de
costes. El software de encuestas actual permite combinar los cuestionarios en papel
con la captura de los datos a travs de Internet, creando sitios web para contestar los
cuestionarios. Los empleados pueden acceder a estos sitios web con claves de
identificacin privadas, tanto desde su puesto de trabajo como desde cualquier
punto de acceso a Internet.

Anlisis y comunicacin de resultados: En esta fase se transfiere la obtencin de
resultados, generacin de informes y definicin de la estrategia a seguir. Una vez
que la direccin de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente
participar los resultados globales a todos los empleados, quienes participaron en la
evaluacin. Esto permite implicarles en el proyecto de Clima, lo que causar una
motivacin adicional y posibilitar una mayor participacin en las encuestas futuras.

En una visin general y a la vez detallada estos son los pasos que se definen para la
medicin del Clima Organizacional:


Figura 2.3 Pasos para la Medicin del Clima Organizacional

Cada variable se define tomando en cuenta el punto de vista y la opinin de los
Gerentes o Lderes que interactan en el Proyecto o que trabajan en el
procedimiento para la medicin del Clima Organizacional, de tal forma que se
asegura la correcta medicin de cada variable, ya que para cada empresa las
variables pueden tener diferentes significados de conceptos.
Asimismo dentro de la construccin de las preguntas o el cuestionario ste
contendr algunas de las siguientes consideraciones generales que permitan su
veracidad en la informacin adquirida y agilidad en la obtencin de resultados:

Lista de variables (aspectos) que se consideran importantes y que afecten la
Productividad.
Trminos importantes claramente definidos.
Trminos generales y en lo posible lo menos tcnicos.
Lo ms breve posible y slo lo bastante extenso para obtener datos esenciales.
Evasin de preguntas incomodas.
Fcil de clasificar o interpretar.
Respuestas de opcin mltiple.

Para la construccin del sistema de captura en Excel se puede utilizar un modelo
simple que rena toda la informacin por rea o departamento y sume el total de ellos en la
empresa, reflejando los resultados de la misma, en una grafica, siendo sta la que el analista
decida.