PRÁCTICA 2

“LOS FORMULARIOS: UNA MANERA

ELEGANTE DE TRATAR LA INFORMACIÓN”

Iniciar Access

Entra en el programa tal y como lo hiciste en la práctica anterior.

Abrir una base de datos

Para abrir una base de datos guardada en disco selecciona la opción Abrir en el menú Archivo.

A continuación seleccionamos el archivo que contiene la base de datos con la que vamos a trabajar: Mis
documentos\Gimnasio.mdb

Creación de un formulario

Un formulario es una herramienta útil para ver e insertar datos. Nos permite gestionar
datos de una forma sencilla y elegante.
Los formularios tienen la ventaja de poder:
- Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
- Calcular campos
- Crear y utilizar gráficos
- Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
Los formularios pueden crearse mediante un asistente o bien crearlos en blanco y
diseñarlos luego a nuestra medida.

Con la base de datos abierta (Gimansio.MDB) accede a Formularios – Crear un formulario utilizando
el asistente.

Se ejecutará un asistente de Access que permitirá la creación del formulario.

En Tablas/Consultas debemos decirle a Access de qué tabla queremos realizar el formulario.

Seleccionamos la tabla Alumnos.
En la misma pantalla Access nos pide qué campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierda
aparece una ventana con los campos de la base de datos (Campos disponibles) y en la parte derecha
(Campos seleccionados) otra con los campos que se incluirán en el formulario.
En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirán para añadir o quitar campos desde la
ventana izquierda a la ventana derecha.
Añade el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
Añade todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
Quita el campo seleccionado de la ventana derecha.
Quita todos los campos de la ventana derecha.
Añade todos los campos y pulsa el botón Siguiente.

En el siguiente paso, Access nos pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través
del mismo. Si pulsas un clic en las diversas opciones, verás una simulación en la ventana de la izquierda
de cómo quedará. Pruébalas todas antes de pasar al siguiente paso.

Selecciona el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente.

En el siguiente paso podemos seleccionar la imagen

que tendrá como fondo el formulario que estamos
creando. Prueba todos los estilos y fíjate como
quedarían en la vista previa de la izquierda. Escoge el
estilo Estándar y pulsa el botón Siguiente.
En el último paso se nos pide un nombre para el formulario. Por defecto sale el mismo nombre que tiene
la tabla (alumnos). Si quieres cámbiale el nombre al formulario y pulsa el botón Finalizar, y el
formulario Clientes estará creado.

Desplazarse por los registros a través de un formulario

Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente.

En la parte inferior del formulario se aprecian una barra:

Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia adelante, al
último registro y añadir un nuevo registro.
Prueba estos botones para desplazarte por los registros de la tabla Alumnos.

Modificación de los registros a través de un formulario

Desde el formulario podemos modificar, borrar o añadir nuevos registros, y todos los cambios que se
realicen en el formulario, se realizaran en la tabla.
Cuando te desplazas por los registros del formulario los campos se rellenan con la información de los
campos de la tabla. Si te sitúas encima de un campo puede modificar los datos que contiene.

Modifica el nombre del alumno del registro 4 que se llamaba Luis por Felipe.
Modifica el nombre de la alumna del registro 8 que se llamaba Sara por Nuria.

Con el botón del menú de arriba (o con el mismo botón de la barra de desplazamiento de registros)
puedes crear un nuevo registro.

Añade 10 registros más a la tabla de Alumnos utilizando el formulario que has creado.

Con el botón del menú de arriba (o con el mismo botón de la barra de desplazamiento de registros)
puedes eliminar el registro que estás visualizando en el formulario.

Elimina los registros de los alumnos Pepe y Lorenzo de la tabla de Alumnos utilizando el formulario que
has creado.
Diseño del formulario

Con el botón accedemos al diseño del formulario, que es una pantalla especial donde podemos
cambiar la posición de los campos, características, añadir campos calculados, títulos, colores, etc.

Selecciona el campo Nombre y píntalo de color amarillo con la herramienta del bote
de pintura

Cierra el formulario guardando los cambios cuando te lo indique.

Vuelve a abrir el formulario haciendo doble clic sobre su nombre.

Observa cómo ahora el campo Nombre tiene fondo amarillo en todos los registros.

Cierra de nuevo el formulario.

Selecciona el formulario y entra en su diseño.

Cambia la posición y el tamaño de los campos de sitio para que queden situados así:

Selecciona el campo Cuota. Cópialo y pégalo . Desplázalo para que quede así:
Cambia el nombre a la etiqueta del campo por Cuota+IVA

Cambia el valor del campo por =1,16*[Cuota]

Cierra el formulario y vuelve a abrirlo para ver los cambios.

Llama al profesor para que te evalúe la práctica. (6 puntos)

EJERCICIOS DE AMPLIACIÓN DE LA PRÁCTICA 2

(1 Y 2 OBLIGATORIOS – 3, 4 Y 5 OPTATIVOS)

1.- Modifica a tu gusto (letras, colores, posiciones, etc) del formulario que has creado en esta
práctica. Se premia la imaginación y la buena estructuración en el diseño del formulario.
(2 puntos)

2.- Crea un formulario para la tabla Salas con distribución Justificado y estilo Arenisca. Utilízalo
para introducir 7 nuevos registros en la tabla Salas. Cierra el formulario. Abre la tabla Salas y
comprueba que contiene los nuevos registros.
(2 puntos)

3.- Crea una nueva tabla llamada Monitores en esta misma base de datos, que contendrá los datos
de los monitores que imparten clases en el gimnasio, con los siguientes campos: DNI (clave), nombre,
apellidos, edad, especialidad y sueldo. Selecciona los tipos de datos correctos al crear la tabla.
(+0.5 puntos)

4.- Crea un formulario para la tabla monitores. Diséñalo a tu gusto.

(+0.5 puntos)

5.- Utiliza el formulario que has creado para introducir 10 registros.

(+0.5 puntos)