Documents d'appel d'offres

Les documents d'appel d'offres doivent prsenter toutes les informations ncessaires au
soumissionnaire pour prparer une offre de biens ou services. Bien que les dtails et la complexit
de ces documents varient en fonction de l'ampleur et de la nature du contrat, ils doivent
normalement inclure :
un avis de mise en march,
les instructions aux soumissionnaires,
un formulaire de soumission,
les conditions gnrales et spcifiques du contrat,
un cahier des charges,
les devis quantitatifs et qualitatifs,
un barme de prix,
les annexes ncessaires,
les formulaires de caution de soumission, de bonne fin et d'avance.
L'accord de financement stipule que les documents d'appel d'offres doivent tre soumis la Banque
pour contrle et correction avant d'tre publis.
ligibilit
Le rcipiendaire doit aviser les contractants ou fournisseurs potentiels que seules sont considres
les offres des contractants et fournisseurs n'tant pas sujets aux conditions de boycott de
l'Organisation de la Confrence Islamique, de la Ligue Arabe ou de l'Organisation pour l'Unit
Africaine. (Chacune de ces organisations peut dcider du boycott d'un tat, d'une organisation,
d'une entreprise ou d'un individu. Il vise au refus systmatique d'acqurir leurs biens et services.)
Les conditions de boycott ne s'appliquent pas seulement aux contractants ou fournisseurs mais
galement leurs associs, vendeurs, transporteurs, etc. Le contractant ou fournisseur doit se
procurer un certificat, par son agent dans le pays membre concern ou dans une ambassade d'un
pays membre dans son pays d'origine, qui atteste qu'il est autoris soumissionner.
Concernant les conditions de boycott, l'ligibilit du fournisseur, contractant ou consultant ne sera
dtermine qu'au moment de la signature du contrat. Si les fournisseurs, contractants ou consultants
n'ont pas fourni l'information sur leur ligibilit cet gard, le rcipiendaire a le droit d'annuler le
contrat tout moment et de pnaliser les parties concernes. La Banque ou le rcipiendaire ont le
doit de rclamer une compensation financire pour pertes. La Banque se rserve le droit de ne pas
honorer un contrat si les contractants ou fournisseurs s'avrent tre sujets une exigence de boycott.
Les projets de la Banque sont classs en deux catgories :
Catgorie A : projets qui entrent dans la capacit des pays membres tels que la construction
de routes simples, des travaux d'induction d'eau et d'infrastructures sociales (cole et centres
de sant). Ces projets sont exclusivement rservs aux entreprises des pays membres.
Catgorie B : projets complexes qui ncessitent la participation d'entreprises de pays non
membres tels que des barrages importants, des ponts, des aroports, des ports, des
complexes ptrochimiques etc. Ils sont ouverts la soumission des entreprises des pays
membres et des pays non membres.
Les entreprises publiques du pays rcipiendaire ne peuvent participer que si :
elles sont lgalement et financirement autonomes ;
elles respectent le droit commercial local.

Langue et interprtation
Les documents d'appels d'offres internationaux doivent tre rdigs dans une des langues de travail
de la Banque et doivent, sauf interdiction par la loi, spcifier les langues qui doivent tre utilises
pour la soumission. Les documents peuvent tre aussi rdigs en langue locale, uniquement dans le
cas d'une soumission locale. Cependant, la Banque peut demander que lui soit fournie une
traduction certifie dans une de ses langues de travail dans un dlai dtermin.

Caution ou garantie de soumission
Une caution de soumission ou une autre garantie peuvent tre demandes pour scuriser la validit
de l'offre durant une priode spcifie dans l'avis de march. Cependant, elle ne doit pas tre trop
leve de faon ne pas dcourager les soumissionnaires adquats. Le montant de la caution doit
pouvoir compenser la perte subie par le rcipiendaire au cas ou le soumissionnaire retire son offre
ou refuse de signer le contrat. En gnral, 2 5% du prix de l'offre est un niveau considr comme
juste et raisonnable. Les cautions ou garanties de soumission doivent tre retournes aux
soumissionnaires qui ne remportent pas le march ds son attribution.

Conditions du contrat
Le contrat doit contenir des conditions gnrales comprenant, entre autre, une dfinition des travaux
excuter ou le type de bien fournir, les droits et obligations du rcipiendaire et du contractant ou
fournisseur, les pouvoirs et l'autorit de l'ingnieur ou de l'architecte qui peut tre employ par le
rcipiendaire pour l'administration du contrat, les termes de paiement (incluant les avances s'il y en
a), les cautions et garanties, les retenues, les clauses de rvision de prix, les assurances, les
dommages et intrts et les conditions spciales lies la nature des biens et travaux. Toutes les
clauses du contrat et les amendements ngocis sont sujets l'approbation pralable de la Banque.

Clart des documents d'appel d'offres
Les documents d'appel d'offres et le cahier des charges doivent prsenter le plus clairement et
prcisment possible, les travaux raliser, les biens et services fournir, le lieu de livraison ou
d'installation, et tout autre terme pertinent tel que la prfrence aux entreprises des pays membres.
En outre, les documents, lorsque cela est appropri, doivent dfinir les tests, normes et mthodes
utiliss pour juger de la conformit de l'offre par rapport au cahier des charges. Si des variantes sont
permises, cela doit tre expressment indiqu. Les dessins techniques doivent tre complets et
accompagns d'un texte de spcifications techniques. S'il n'y a pas de dessins techniques, le texte
doit tre explicite. Les documents d'appel d'offres doivent prsenter les facteurs clefs ou les bases
qui seront pris en compte dans l'valuation et la comparaison des offres. Ils doivent indiquer les
mthodes, termes, conditions et facteurs d'valuation et de comparaison des offres. Except dans les
cas o la Banque a accord d'autres procdures qu'un appel d'offres ouvert international, le cahier
des charges doit tre formul de faon encourager la plus large participation.

Normes
Si les quipements ou matriels doivent respecter des normes, le cahier des charges doit faire tat de
standards gnralement ou internationalement accepts. Des standards quivalents ou de plus haute
qualit que les normes cites sont galement accepts.

Spcificits pour les quipements et citations de noms de marques
Le cahier des charges doit tre bas sur la performance, la capacit, la qualit, etc. et ne doit pas
prescrire de noms de marques, de numros de catalogue ou de produits d'un producteur spcifique,
sauf dans des cas spciaux, lorsque des pices dtaches sont requises ou lorsqu'il a t dcid qu'un
tel degr de standardisation est ncessaire pour maintenir des caractristiques essentielles. Dans de
tels cas, et lorsque cela est appropri, le cahier des charges doit permettre des variantes qui
prsentent des caractristiques similaires et fournissent des performances et une qualit au moins
gale celles spcifies. Lors de la prescription, un nom de marque ou un numro de catalogue "ou
assimils " peuvent tre ajouts. Dans tous les cas, lorsque la citation de noms de marque est
rellement justifie, l'aval de la Banque doit tre obtenu.

Prix et devise des offres
Les documents d'appel d'offres doivent clairement indiquer la ou les monnaies dans la ou lesquelles
les offres financires doivent tre exprimes, puis les prestations payes en cas de slection. Dans
ce but, ils doivent normalement exiger que les soumissionnaires prsentent le prix de leur offre soit
dans leur monnaie locale, soit dans une monnaie internationalement utilise pour le commerce.
Lorsqu'un soumissionnaire s'attend faire des dpenses pour la fabrication des biens fournir dans
une monnaie autre que sa monnaie locale, le prix de l'offre peut tre exprim partiellement dans une
telle monnaie au pro rata des dpenses.
Si des dpenses lies au contrat sont encourues dans le pays du rcipiendaire, cette portion du prix
de l'offre doit tre exprime dans la monnaie locale. Dans le cas de travaux de construction, les
documents d'appel d'offres peuvent exiger que les soumissionnaires expriment les prix en monnaie
locale.
Pour la comparaison des offres, chaque prix doit tre valoris dans une monnaie commune
slectionne par le rcipiendaire et dont il est fait tat dans les documents d'appel d'offres. Les taux
de change utiliser et la part du paiement en monnaie locale/trangre doit galement tre indiqu
dans les documents d'appel d'offres.

Clauses de rvision de prix
Les documents d'appel d'offres doivent faire tat clairement du fait que les prix peuvent tre sujets
des rvisions hautes ou basses en liaison avec des vnements spcifis, sur lequel le contractant n'a
pas de contrle.
La formule spcifique de rvision de prix et les retenues doivent tre bien dfinies dans les
documents d'appel d'offres et appliques toutes les offres. Une telle formule ne peut tre
applicable qu' partir d'une certaine date qui ne peut tre fixe en-de de 12 mois aprs l'ouverture
des offres. Dans le cas de contrats de construction, aucune augmentation de prix ne peut tre
applique pour l'excution des travaux aprs la priode couverte par le contrat original, sauf on se
trouve en priode d'extension de celle-ci, officiellement permise par les termes du contrat.
Pour les contrats de fournitures et de matriels, les quipements et parcs de machines doivent tre
livrs dans l'anne suivant la date d'ouverture des offres. Aucune rvision de prix n'est accorde.

Termes et mthodes de paiement
Les termes et modalits de paiement doivent, gnralement, tre en accord avec les normes
commerciales internationales. Les dcaissements sont effectus dans le respect des procdures de la
Banque et de l'accord de financement. Le paiement est fait dans la ou les monnaies dans
la/lesquelles les prix ont t dfinis dans l'offre gagnante et en conformit avec les documents
d'appel d'offres.

Financement rtroactif
Dans certaines circonstances, telle que la ncessit d'acclrer la mise en uvre du projet ou en cas
d'urgence, le rcipiendaire peut souhaiter procder aux premires tapes de la mise en march avant
la signature d'un accord de financement avec la Banque. Il entreprend toutefois ces dmarches ses
seuls risques et tout concours de la Banque dans les procdures ou propositions d'attribution de
contrat ne l'engage en rien fournir par la suite un financement pour le projet. Dans ces cas
exceptionnels et si le projet est approuv, la Banque, finance rtroactivement les dpenses
encourues par le rcipiendaire.
Le financement rtroactif est habituellement restreint aux dpenses encourues et payes par le
rcipiendaire 6 mois avant la date prvue de signature de l'accord de prt. Cette priode peut tre
tendue 12 mois quand les objectifs du projet, la conception et les dispositions de mise en uvre
dj ont t dfinis avant l'engagement des dpenses. Dans tous les cas, le financement rtroactif ne
peut excder 10% du cot total du projet, except en cas d'urgence o la Banque peut considrer un
financement rtroactif allant jusqu' 20% du montant du prt pour les dpenses encourues dans une
priode de 4 mois avant la date prvue de signature de l'accord mais aprs que l'urgence ait eu lieu.

Avances
Lorsque cela est rellement ncessaire, une avance au cocontractant peut tre prvue au contrat pour
lui permettre de faire face ses dpenses de mobilisation. Les avances doivent rester raisonnables et
ne doivent pas excder 20% du prix. Elles doivent toujours tre couvertes par une garantie bancaire
inconditionnelle et irrvocable faite par une banque accepte par la Banque Islamique de
Dveloppement.
Les autres types d'avances doivent tre clairement dfinis dans les documents d'appel d'offres. Dans
le cas de contrats de fourniture d'quipements ou machines, une avance pouvant aller jusqu' 50%
des frais de livraison peut tre faite contre la prsentation du bon de livraison ou du document de
transport.
Dans les contrats de travaux, une avance peut tre faite pour couvrir les dpenses de machines et
quipements majeurs. Elle peut aller jusqu' 50% de leur cot et doit tre couverte par une garantie
bancaire acceptable par la Banque Islamique de Dveloppement. Le total des avances ne peut
excder 30% du montant total du contrat.
Les paiements doivent tre faits dans la/les monnaie(s) dans la/lesquelles le prix a t formul dans
l'offre gagnante sauf si un autre accord est clairement justifi.

Caution de bonne fin, garanties et retenues
La Banque peut exiger que les documents d'appel d'offres demandent des cautions, garanties ou
retenues, afin de se prmunir contre une mauvaise excution des contrats. Pour les travaux de gnie
civil, une caution de bonne fin, une garantie bancaire ou un dpt d'espces peuvent tre exigs du
soumissionnaire retenu avant la signature du contrat. La validit de ces cautions, garanties ou
retenues doit couvrir la priode d'excution du contrat en incluant la priode de garantie ou de
maintenance. Le montant de la scurit dpend du type et de l'importance des travaux raliser.
Normalement, 10% de la valeur du contrat est considr suffisant pour protger le rcipiendaire.
Concernant les contrats de fourniture de biens d'quipements, une caution de bonne fin ou une
garantie bancaire est demande pour garantir la performance de l'quipement tel que convenu dans
le cahier des charges, pendant la priode de garantie.
Bien que le montant de la caution ou de la garantie dpende des conditions du march et des
pratiques commerciales lies un type particulier de biens, 5% 10% du montant du contrat est un
niveau considr appropri dans la plupart des cas.
Les retenues peuvent tre exiges pour s'assurer que le contractant respectera ses obligations tout au
long des priodes d'excution du contrat et de garantie. Leur montant est compris entre 5% et 10%
du prix du march. La moiti de la retenue peut tre libre la fin d'une priode donne et le reste
maintenu jusqu' la leve finale ou l'expiration de la garantie. La retenue peut aussi, sur option du
rcipiendaire, tre remplace par une garantie bancaire d'une banque accepte par la Banque
Islamique de Dveloppement. Ces modalits sont dfinies dans chaque contrat.
Lorsque les travaux raliser sont rgis par un contrat prvoyant un prix forfaitaire ou lorsque des
articles sur tagres (directement disponibles la vente) doivent tre fournis, soit un pourcentage de
retenue ou une garantie de bonne fin sont stipuls par la loi du pays rcipiendaire, soit le montant de
la caution ou de la garantie varie discrtion de la Banque.

Assurance et transport
Les documents d'appel d'offres doivent faire prcisment tat du type et de la couverture de
l'assurance fournir par le soumissionnaire slectionn. L'assurance de transport jusqu'au lieu de
livraison et l'assurance sur les travaux et les risques lis une tierce partie sont obligatoires. Le type
et la couverture de l'assurance prendre doivent tre entirement spcifis dans l'accord de prt.

Exigences d'indemnisation
Tous les contrats doivent clairement faire tat des cautions / garanties de bonne fin, des cautions /
garanties financires pour avance ou de toute assurance devant tre souscrite par le contractant et
qui devra tre paye la Banque en cas de rclamation de celle-ci, dans la limite de sa participation
financire au projet.
Ds rception de la caution ou garantie, la Banque crdite la somme sur un compte spcial pour le
compte du rcipiendaire. la fin du contrat, la Banque libre la caution ou garantie dduction faite
des montants qui lui sont dus sur la base des calculs de rclamation.

Clauses de bonus et de dommage et intrts
Les clauses de dommages et intrts, de bonus et les montants lis doivent tre inclus dans les
documents d'appel d'offres. Elles portent sur les dlais d'excution des travaux, les dlais de
livraison, les fautes dans l'excution des travaux ou dans la livraison des biens dont il rsulte un
cot supplmentaire, une perte de revenu ou de bnfice pour le rcipiendaire. Les
ddommagements doivent tre limits 10% du prix du contrat moins que les lois du pays
rcipiendaire n'en stipulent diffremment.
Une provision doit tre prvue pour accorder des bonus au contractant excute des travaux dans des
dlais infrieurs ceux spcifis dans le contrat, lorsqu'un tel dlai d'excution est bnfique pour le
rcipiendaire.

Force majeure
Les conditions du contrat, prcises dans les documents d'appel d'offres, doivent stipuler qu'une
faute de la part d'une des parties dans l'excution de ses obligations n'est pas considre comme
telle si elle est due un cas de force majeure dfinie dans le contrat.

Rglement des litiges
Lorsque cela est possible, le contrat doit contenir des clauses sur la loi applicable en cas de litiges et
le lieu de leur rglement. Il est gnralement avantageux de saisir une institution d'arbitrage
commercial internationale pour les contrats d'acquisition de biens et services. La Banque,
cependant, ne peut pas tre nomme arbitre.

Exigences d'approbation de documents
Le pr-document d'appel d'offres doit tre soumis la Banque dans un dlai qui lui permette de le
contrler et de le commenter. Il ne doit tre publi qu'aprs approbation de celle-ci.