POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

En OLT TRANSPORTES S.A. atendemos las necesidades de nuestros clientes,

comprometidos en lograr su satisfaccin, para ello contamos con:
- La mejora continua de nuestros procesos y la eficacia del Sistema de Gestin Integral.
- Compromiso frente al control de actividades ilcitas, antipiratera terrestre, anti
contrabando, trfico de estupefacientes, con las autoridades nacionales e internacionales
y con el BASC;
- Fomentar una cultura permanente de Seguridad y Salud Ocupacional. Prevenir y
controlar las condiciones relacionadas con la salud y seguridad del personal y de los
procesos.
- Evaluacin de los impactos ambientales producidos por la empresa en el desarrollo de
sus actividades y la adecuacin de principios frente a la actuacin que conduzcan a su
minimizacin.
- Responsabilidad social, como factor que refleja nuestro firme compromiso con el
bienestar de la sociedad presente y futura.
1.2 Estructura Organizativa de la empresa
GERENTE
Gerente Operativo
Bogot Barranquilla Pereira Medelln Cartago Ccuta Manizales
Servicio de
Transporte
Contabilidad Carga
Logstica y Distribucin
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Orden de Viaje: La orden de viaje se genera
cuando se toma un servicio, estableciendo empresa que realizar el servicio que puede ser la
empresa propia o un flete tercero, cliente, nombre del que solicita el servicio, origen, destino,
kilmetros estimado, camin o unidad, acoplado y chofer, esto ya viene reconfigurado y podr
cambiarse al momento de confeccionar la orden de viaje, cantidad de ayudantes que van al
servicio para el caso de descargas manuales, importe estimativo y productos transportados.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Remitos: El nmero de remito se coloca
automticamente, se elige la empresa que realiza el servicio, el cliente, la unidad o camin,
acoplado, chofer, el producto a transportar que podr elegirlo de una lista de artculos con sus
respectivos precios preestablecidos por metros, kilos, toneladas, etc. Luego ingresa la cantidad y el
total de peajes o valores exentos. Si antes de realizar el servicio, el camin fue a efectuar una
carga por ejemplo, de arena, se debe seleccionar el proveedor de carga y el nmero de remito que
le entrega al chofer.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Facturacin de Remitos: En el mdulo
facturacin de remitos, se debe elegir un cliente y nos muestra en pantalla una lista con los
remitos pendientes de facturacin. Tildamos los que vamos a facturar o seleccionamos todos y
automticamente se confecciona la factura agrupando todos los remitos y mostrando en la factura
el detalle de los mismos como as tambin los nmeros de remitos facturados. La factura se graba
a la cuenta corriente del cliente.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Cuenta Corriente Clientes: En Estado de
cuenta general, muestra los saldos de todos los clientes. Si seleccionamos un cliente nos muestra
es histrico y las facturas con saldos. Lo mismo sucede en para las cuentas corrientes de
proveedores.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Recibos: Seleccionamos el cliente y nos
muestra en la grilla las facturas con saldos. Luego vamos imputando las facturas en forma parcial o
total. Al grabar, debemos ingresar la forma que puede ser combinada entre efectivo, cheques,
tarjetas, otras monedas y comprobantes de retenciones.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Liquidacin de Choferes: Seleccionamos al
chofer y establecemos el rango de fecha a liquidar. Se genera una grialla mostrando el detalle de
todos los remitos y el total de ellos que multiplicado al porcentaje de comisin del chofer
previamente configurado en los datos del mismo, nos da como resultado el total a pagar.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Liquidacin Fletes Terceros: Elegimos la
empresa y establecemos un rango de fecha. Genera una grilla con los viajes totalizando la cantidad
de remitos liquidados y el total monetario a pagar o Facturar. Una vez generada la liquidacin
pulsamos el botn (FACTURAR LIQUIDACIN) y se genera automticamente la factura
referenciando el nmero de liquidacin adjunta.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGAS LOGISTICA - Facturas de Compras: Ingresamos la fecha
en que se tomar el crdito fiscal, la fecha del comprobante de compra, el tipo de comprobante
que puede ser FACTURA, NOTA DE DEBITO, NOTA DE CREDITO y OTROS. el nmero del
comprobante, elegimos el chofer que realiz la compra, seleccionamos el proveedor, elegimos una
cuenta del plan de cuentas, elegimos un centro de costo que podra ser FLOTA DE CAMIONES,
luego elegimos la unidad de centro de costo o CAMION al cual se le asignar el artculo que se
compra, cargamos la descripcin del artculo que se compr o lo elegimos de una lista de artculos,
precio unitario, cantidad, alcuota de i.v.a. y por ltimo ingresamos el depsito si el artculo que se
compra se guarda en un depsito. Al graba podemos imputar la compra de contado o a la cuenta
corriente del proveedor. Se efecta una pago total o parcial en la compra se deber detalla la
forma de pago que puede ser combinada entre (EFECTIVO, CHEQUES, TARJETAS, OTRAS MONEDAS
o COMPROBANTES DE RETENCIONES IB., GCIAS., IVA, IB, SUSS...). CADA CAMION o UNIDAD ES UN
CENTRO DE COSTO. Luego nos permitir ver los ingresos y egresos por cada unidad en el informe
de centros de costos.
JR SOFTWARE PARA EL TRANSPORTE DE CARGA LOGISTICA - Cuenta Corriente Proveedores: nos
muestra l Debe, Haber y Saldo acumulado de todos los proveedores. Si elegimos un proveedor
nos muestra el histrico y las facturas con saldos.
JR SOFTWARE TRANSPORTE DE CARGA LOGISTICA - Pago a Proveedores: ingresamos la fecha
actual, seleccionamos el proveedor y nos muestra en la grilas todas las facturas con saldos. En la
columna (Imputar) vamos ingresando los pagos totales o parciales que afectan a cada factura. Al
grabar ingresamos la forma de pago combinada entre (EFECTIVO, CHEQUES, TARJETAS, OTRAS
MONEDAS y COMPROBANTES DE RENTENCIONES).
ESTRATGICA
Expansin del mercado
Mejoramiento de procesos Logsticos
Control de calidad automatizado
Reduccin en los tramites de viaje y
Transporte
TCTICO
Control y Logstica clientes
Carga
Control de inventarios
Facturacin
Orden de viaje
Liquidacin de conductores
Liquidacin de viajes
APOYO IMPULSOR
REPERCUSION
ESTRATEGICA
SISTEMAS ACTUALES
2.2 ANALISIS DEL SECTOR OLT TRANSPORTES S.A
ALTA-ALTA
EMPRESAS DE SERVICIO DE
TRANSPORTE, TERRESTRE, AEREO,
MARITIMO
Amenaza de un nuevo
competidor con precios
ms bajos
Parque Automotor
nuevo, cumple con
todas las normas de
trnsito y transporte
Licencias y seguros
amplios
Clientes potenciales
Satisfaccin/ servicio
Oferta atractiva de
precios en el mercado
Clientes constantes
Aseguramiento del
servicio
ALTA-ALTA
Empresas transporte
servicio pblico
Servicio a domicilio
Empresas de servicio
escolar
2.3 Desde El Punto De Vista De Actividades De Negocio, Cules Son Las ms Importantes Para
OLT transportes?
A NIVEL EMPRESARIAL
Crear ms sucursales en las diferentes ciudades del pas y as abarcar una cuota del
mercado nacional importante para resolver las necesidades presentadas de nuestros clientes de
envos a otras zonas.
Crear el servicio adicional de entrega contra-reloj por medio de un convenio con una
aerolnea y as maximizar nuestros envos en menos tiempo.
A NIVEL CLIENTES
Agilizar las entregas de los pedidos y mercancas a nuestros clientes.
Reduccin de trmites.
Crear una poltica de calidad y cumplimiento.
Optimizar el servicio al cliente en todas nuestras zonas a nivel nacional
Capacitacin de nuestra fuerza laboral
A NIVEL PROVEEDORES
Polticas de cumplimiento del servicio, adems que el parque automotor cumpla con todas
sus normas legales en cuanto a transporte, normas en pro del medio ambiente y de calidad.
El trato del personal debe ser implementado segn las polticas de la empresa en cuanto a
servicio al cliente se refiere.
El coste.
El cumplimiento de la entrega de productos.
Que manejen un espacio adecuado para el bodegaje de la mercanca
Logstica y distribucin de calidad y cumplimiento
2.4 Existen Posibilidades De Utilizar Los S.I/T.I. Para Aprovechar Las Oportunidades Y
Defenderse De Las Amenazas? Y Para Apoyar Las Actividades Ms Importantes, Hacindolas
Ms Efectivas O Eficientes?
Si, ya que tenemos un sistema de informacin completo, veraz y especifico, que cumpla con todos
los requerimientos, nuestros servicios sern ms agiles sin tanto trmite y en el menor tiempo
posible.
Para fortalecer la empresa, las capacitaciones a nivel nacional de nuestros empleados y operarios
(conductores) les creamos incentivos y motivndolos a un mejor desempeo en su trabajo.
TRABAJO FINAL MODULO SISTEMAS DE INFORMACION
LUZ DARY ALVAREZ ROA
COD. 12521034
DOCTOR
GONZALO GRAU GADEA
ESCUELA INTERNACIONAL DE POSTGRADOS
UNIVERSIDAD POLITECNICA DE VALENCIA UNIVERSIDAD UDES
CUCUTA N. DE. S.
2012