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Tecnol
gico de
Tuxtla
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5. Auditora y control de recursos.
La nueva empresa del siglo XXI demanda la necesidad de implementar una
gestin integrada de los recursos humanos que posibilite adaptarse a los cambios
originados en el entorno donde las mismas desarrollan su actividad y que propicie
una nueva estrategia y filosofa empresarial sustentada en la base de la
participacin en las acciones y prctica de los recursos humanos de la
organizacin
!omo todo proceso integrado" necesita de herramienta y control para el desarrollo
eficaz del mismo" debido a esta necesidad" surge la concepcin de realizacin de
auditora de la gestin de recursos humanos como mecanismo efectivo" no slo de
diagnstico sino que permite perfeccionar u orientar nuevas polticas de los
recursos humanos capaces de sensibilizar en los traba#adores altos niveles de
satisfaccin y motivacin laboral y lograr posicionar a la organizacin a trav$s de
comparacin con patrones de competencia fi#ados en el entorno
La siguiente investigacin" realizada en un centro de investigacin y desarrollo
brinda un procedimiento metodolgico para el desarrollo de auditoras de recursos
humanos" que permite detectar fallas presentes en el sistema" posibilitando en
primer momento comparar la organizacin con otras que viven en su entorno
competitivo a trav$s del %enchmar&ing y luego la proyeccin de nuevas polticas
dentro de la organizacin
La auditora como herramienta de control. Conceptos, objetivos e
importancia.
'n departamento de (ecursos )umanos no puede asumir que todo lo que hace
es correcto" pues puede cometer errores Las polticas asumidas en un perodo
dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse as mismo el departamento
detecta los problemas antes que $stos se conviertan en algo serio para la
organizacin
Tal situacin demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y
polticas" que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y
es precisamente en este entorno donde la auditora como herramienta de control y
va eficaz para obtener la retroalimentacin necesaria" entra a #ugar su verdadero
cometido
*l t$rmino auditora proviene del latn + audio +" or y nace como consecuencia de
la despersonalizacin de la propiedad de la empresa" es decir" como resultado de
la separacin entre la propiedad y la administracin de la empresa surge la
obligacin de las mismas de rendir cuentas de forma peridica" en general
anualmente" a los accionistas sobre la situacin que presentan y los resultados
obtenidos
*l concepto de auditora procede del mundo econmico y es un proceso de
investigacin y evaluacin independiente" sobre la informacin contenida en los
estados financieros de una entidad" esta se concretiza con los caracteres
siguientes,
*s la expresin de una opinin
*s la aplicacin de unas normas y procedimientos establecidos
*s llevada a cabo por personal especializado, auditor
!ontiene, -b#etivos" .rogramas" *#ecucin y -rganizacin
La finalidad es triple ,
o /eterminar lo que se ha hecho"
o 0preciar lo que se est haciendo y
o (ecomendar las posibles acciones futuras
.or lo tanto auditar no es slo diagnosticar el pasado" sino apreciar el presente y
asesorar sobre la evolucin futura
*sta unin implica un desarrollo dinmico cclico de la realidad empresarial y ms
que la radiografa es un vdeo de seguimiento 1!antera 23345
*l concepto de auditora de recursos humanos como anlisis de las prcticas de
6()" desde una ptica estrat$gica" surge ha mediado de los a7os 89" donde se
conciben dos funciones bsicas,
1. 0uditora de () como sistema de informacin directiva" conocer el estado
ob#etivo" para facilitar el desarrollo de proceso de gestin y:o desarrollo de
()
2. 0uditora de () como sistema de control y evolucin de la aplicacin de las
polticas y procesos establecidos
La evolucin del concepto de auditora contable a auditora de gestin tiene como
significado el cambio de los datos contables 1valoracin econmica de la realidad5
*s dentro de esta visin actual cuando surge el concepto de ratio de gestin como
sistema de apreciacin de la realidad desde un punto de vista ob#etivo
)ay dos caractersticas de la auditora que conviene examinar,
Auditoras voluntarias y obligatorias: la evolucin de la auditora como sistema
fidedigno de apreciacin de la realidad" conllev la obligatoriedad de su aplicacin
como sistema de control de la rentabilidad" elaborando un sistema minucioso de
aplicacin" para homogeneizar su validez
Auditoras internas y externas: teniendo en cuenta el agente de la auditora y el
foco: origen de la aplicacin se establecieron dos formas diferentes pero
complementarias de apreciacin, la interna" como sistema continuo de cambio y la
externa" como sistema garante de independencia en la apreciacin
*l concepto de auditora evoluciona desde la auditora contable en primer lugar
seguida por la auditora de gestin y culmina con la auditora de funcional
1!omercial" T$cnica" ;inanciera" 6estin empresarial" <istema y (ecursos
)umanos5
or !u" es necesaria una auditora#
*stas nos indican que" en general" una organizacin no puede cambiar tan de
prisa como exige el mercado= las empresas deben estar a#ustando su estrategia y
reformulando su estructura para adaptarse continuamente" siendo la 0uditora un
recurso auxiliar vital
Los ob#etivos de una auditora de recursos humanos son tan amplios como el
propio campo de la gestin de estos La auditora es una reunin y clasificacin de
los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal" en toda
la amplitud y profundidad necesaria para los fines de anlisis" estudios y
previsiones
*ntre los ob#etivos de la misma tenemos,
!onocimiento de la estructura humana de la empresa" es decir el
n>mero de sus componentes y sus caractersticas
*valuacin de los procesos de reclutamiento y seleccin llevados a
cabo
(egistro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la
organizacin
0dministracin de salarios y planes de incentivos
*stadsticas de accidentes y ba#as laborales
?ndice de rotacin de personal y coste del mismo
!ontrol de presencia e ndice de ausentismo
*valuacin de rendimiento 1o resultados5 y de potencial y las acciones
consecuentes con ellas
0nlisis y descripcin de los puestos de traba#o o cargos existentes en
la empresa
$"todos para la reali%aci&n de auditoras.
La auditora de los recursos humanos supone utilizar una serie de instrumentos y
t$cnicas para identificar y evaluar las directrices y polticas de recursos humanos
de una empresa
@o se trata >nicamente de imaginar sistemas para calcular costes y rendimientos"
sino que es tambi$n una forma nueva de pensar en la gestin de los recursos
humanos *l fin es poseer un sistema de informacin que permita comprobar lo
que se hace en materia de recursos humanos y as ofrecer a la direccin la
informacin suficiente para facilitar la toma de decisiones en el sector de personal"
y una base para #uzgar sus esfuerzos para me#orar su capital humano
)arper and Lynch consideran una serie de indicadores que permiten medir las
acciones realizadas en gestin de personal" los cuales pueden variar de una
empresa a otra y de uno a otros sectores" entre los indicadores mas significativos
se encuentran,
*l anlisis y la descripcin de puesto
*studio de la estructura humana
<eleccin: (eclutamiento
;ormacin
0nlisis de clima laboral
<istemas de comunicacin
<alud y seguridad
!antera 123345" plantea que antes de examinar una auditora de recursos
humanos se debe reflexionar sobre tres mbitos de actuacin,
1. 0nlisis de la cultura de la empresa
2. 0nlisis de la estrategia de la empresa
3. 0nlisis de la coherencia de la cultura con la estrategia
La auditora de recursos humanos debe comenzar con el anlisis de ambos
componentes,
La cultura se configura como una serie de rasgos comunes a todos o por los
menos a la gran mayora de los miembros de una empresa y que son normas
implcitas que influyen sobre los comportamientos de los recursos humanos
La estrategia se configura como un sistema que orienta a la organizacin durante
un tiempo" estructurando las decisiones" sistematizando las relaciones entre la
empresa:sociedad y permitiendo identificar a los recursos humanos con la
empresa
*ste autor considera a su vez que un modelo operativo de auditora de recursos
humanos se debe basar en el concepto de competencias como valor activo de una
compa7a *l tener o no tener competencias es una visin ms operativa y
cuantificable que la visin de disponer o no de un recurso humano
/e modo general podemos decir que la auditora de recursos humanos puede
realizarse de dos formas diferentes,
1. !uando la comparacin entre el modelo y la variable es hecha despu$s de
finalizada la operacin .resenta el inconveniente de mostrar los aciertos y
los errores de una operacin ya acabada *s decir" no proporciona los
resultados finales de esa accin
2. !uando la comparacin entre el modelo y la variable se hace paralelamente
a la accin o e#ecucin de la operacin *ste sistema de auditar los
recursos humanos proporciona un feed bac& para que los aspectos
positivos puedan ser me#orados y los negativos corregidos
5.' Control de recursos humanos.
Auditora de recursos humanos
.uede definirse como Ael anlisis de las polticas y prcticas de personal de la
empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual" seguida de sugerencias
para me#orarB La auditora es un sistema de revisin y control para informar a la
administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo
Patrones de evaluacin y control en recursos humanos
.atrn es un criterio modelo que se establece previamente para permitir la
comparacin con los resultados o con los ob#etivos alcanzados Los tipos de
patrones pueden ser,
/e cantidad, son los que se expresan en n>meros" como n>mero de
empleados" porcenta#e de rotacin de empleados" ndice de accidentes" etc
/e calidad, son los que se relacionan con aspectos no cuantificables" como
m$todos de seleccin de empleados" resultados del entrenamiento"
funcionamiento de la evaluacin de desempe7o" etc
/e tiempo, consisten en la rapidez con que se integra el personal reci$n
admitido" la permanencia promedio del empleado en la empresa" el tiempo
de procesamiento de las requisiciones de personal" etc
/e costo, son los costos" directos e indirectos" de la rotacin de personal"
de los accidentes en el traba#o" de los beneficios sociales" de las
obligaciones sociales" de la relacin costo C beneficio del entrenamiento"
etc
/e modo general los patrones permiten la evaluacin y el control por medio de la
comparacin con,
(esultados, cuando la comparacin entre el patrn y la variable se hace despu$s
de realizada la operacin .resenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las
fallas de una operacin ya terminada
/esempe7o, cuando la comparacin entre patrn y variable se hace
simultneamente con la operacin <e realiza sobre una operacin en proceso" y
no terminada a>n
La 0() se encarga de planear" organizar y controlar las actividades relacionadas
con la vida del personal en la empresa Duchas de las actividades de (())
planeadas y organizadas con antelacin muestran durante su e#ecucin y control
algunas dificultades y distorsiones que requieren ser diagnosticadas y superadas
para evitar mayores problemas La rapidez con que esto se haga depende de una
revisin y auditora permanentes" capaces de suministrar una adecuada
retroalimentacin para que los aspectos positivos puedan me#orarse" y los
negativos corregirse y a#ustarse La funcin de la auditora no es slo se7alar las
fallas y los problemas" sino tambi$n presentar sugerencias y soluciones y su papel
es fundamentalmente educativo
Fuentes de informacin
<e basa en verificaciones" seguimientos" registros y estadsticas Los tems que la
componen son,
0nlisis y descripcin de cargos
*specificaciones de los cargos
!uestionarios de personal y tablas de requisitos
!ostos del anlisis de cargos
(eclutamiento
0plicacin de los cuestionarios de solicitud de empleos y chec&Clists
@>mero de candidatos por,
;uentes
0nuncios
Indicaciones de funcionarios
Dedios" etc
!ostos de reclutamiento pro,
;uentes
Dedios
<eleccin y colocacin
%ases para la seleccin 1caractersticas personales5,
(esultados en las pruebas
!hec&Clist de entrevistas
*ducacin" entrenamiento
*xperiencia
(eferencias e indicaciones
*stado civil" etc
(egistros de seguimiento y de desarrollo del personal
(egistros individuales del personal
!ostos de,
*ntrevistas
.ruebas" interpretacin y seguimiento
*ntrenamiento
@>mero de empleados entrenados por clases de entrenamiento
6rados y resultados del entrenamiento
Tiempo necesario de entrenamiento
!ostos de entrenamiento por clase de entrenamiento
@ivel de empleados
(egistros de productividad
!ostos del programa de registros
.romociones y transferencias sistemticas
(egistros de promociones y transferencias por tipos
(egistros de tiempo de servicios
!osto de sistematizacin
Dantenimiento de la moral y de la disciplina
(egistro y evaluacin general,
/atos acerca del nivel de la moral
0ctos disciplinarios" por tipo
Incidentes
(egistros de asesora
'so de beneficios" servicios" publicaciones hechas por los empleados
<ugerencias
(egistros diversos
!ostos por tipo de actividad
<alud y seguridad
(egistros de sanidad,
@>mero de visitas al servicio m$dico
*nfermedades por tipo
/as perdidos por enfermedad
<e7alamiento de defectos fsicos
(egistro de accidentes,
;recuencia
Intensidad
Tipos de accidentes
!ostos
!ontrol de personal
(egistro de empleados,
Total de empleados
Total de horas de traba#o
(egistros de rotacin 1turnover5
!ostos de mantenimiento y servicios de seguros" compensaciones" etc
0dministracin de salarios
/atos de pagos,
@iveles de salarios
Incentivos salariales
.remios" etc
Ealor de los cargos
!osto de vida
!osto unitario de traba#o
!ostos" incluidos evaluacin de cargos" administracin de los planes de
incentivos" etc
0cuerdos colectivos
Listado de los sindicalizados
0cuerdos interrumpidos" en arbitra#e
<uspensin de traba#o
!lusulas contractuales
!osto de los acuerdos colectivos
(egistro de investigaciones
/etallados anteriormente
Amplitud y profundidad de accin de la auditora
Las auditoras por lo general empiezan por una evaluacin de las relaciones
empresariales que afectan la administracin del potencial humano" incluyendo al
personal de lnea y de staff" las calificaciones de los miembros de staff de (()) y
la adecuacin del apoyo financiero para varios programas 0 partir de ah se aplica
una variedad de patrones y medidas cuya escala y profundidad depende del tipo
de examen que vaya a efectuarse <e examinan registros e informes del personal
<e analiza" compara y prepara un informe que incluye casi siempre
recomendaciones para cambios y alteraciones .or otro lado" la auditora puede
penetrar mucho ms profundamente" pues tambi$n puede evaluar programas"
polticas" filosofas y teoras /ependiendo de la poltica de la organizacin" la 0()
puede enfocarse a cualquiera o a todos los aspectos de productividad,
(esultados" que incluyen tanto las realizaciones como los problemas
considerados efectos de la administracin en curso
.rogramas" que incluyen las prcticas y los procedimientos detallados que
los conforman
.olticas" tanto las explcitas y formalizadas como las implcitas
;ilosofa de la administracin" sus prioridades de valores" metas y ob#etivos
Teora" relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y
relacionan las filosofas" las polticas" las prcticas y los problemas
continuos
!uanto mayor y ms descentralizada est$ la organizacin" tanto mayor ser la
necesidad de una cobertura sistemtica de auditora La auditora permite verificar,
)asta qu$ punto la poltica de (()) se basa en una teora aceptable
)asta qu$ punto la prctica y los procedimientos son adecuados a tal
poltica y a tal teora
<e trata de evaluar y medir los resultados de la 0() en las actividades de mayor o
menor prioridad como,
Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formacin de staff"
entrenamiento y desarrollo" remuneracin" beneficios" relaciones sindicales" etc
!larificacin de ob#etivos y expectativas en cuanto a la 0() en t$rminos de
cantidad" calidad" tiempo y costo
*mpleo de recursos y resultados obtenidos
!ontribucin de la 0() en los ob#etivos y los resultados de la empresa
!lima organizacional" desarrollo e incentivo a la creatividad del personal
El agente de auditora de recursos humanos
0lgunas empresas contratan un consultor externo que conozca las experiencias
de otras empresas -tras empresas utilizan su propio personal y conforman
comisiones de auditora" que tiene como coordinador al director de (()) o al
gerente de relaciones industriales -tras forman comisiones y contratan al
consultor externo para orientarlas -tras crean un organismo especfico de
auditoras Los ms importantes cambios que alteran el escenario de auditora de
(()) son,
!ambio en las filosofas y teoras administrativas
*l cambio del papel que desempe7a el gobierno y su creciente intervencin
con el fin de vigilar la administracin del potencial humano y proteger los
intereses de los empleados aumentndoles la seguridad econmica y
garantizando el pleno empleo
La expansin de los sindicatos y la determinacin bilateral de la poltica de
empleos
0lzas salariales frecuentes que implican un costo ms alto de la mano de
obra y mayores oportunidades de desarrollar una venta#a competitiva en la
administracin de personal
*l cambio en las habilidades requeridas para algunos traba#adores t$cnicos
y profesionales
0umento de gastos para las divisiones de staff de relaciones industriales" lo
que implica una proporcin ms elevada de personal y salarios mayores
para los especialistas en relaciones industriales
!ompetencia internacional ms agresiva" resultante de la ampliacin del
crculo de la industrializacin" que destruy el mito de la antigua venta#a que
disfrutaban las empresas norteamericanas