MANUAL de USUARIO Super de Compañias

Prohibida su reproduccin parcial o total
Direccin de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE USUARIO

Presentacin de Informacin
Financiera y Societaria

Versin: 05

Presentacin de Informacin Financiera
y Societaria
VERSION 05
FECHA: 18/06/13

2



CONTROL DE CAMBIOS

Versin

Seccin y/o
pgina

Descripcin de la modificacin

Fecha
de la
Modificacin

05

06
Se actualiza la nueva forma de ingreso. Se
modifica figura 1.
18/06/2013

05

07
Se incluye pantalla Men del Portal de
Trmites. Figura 3
18/06/2013

05

08
Se incluye pantalla #Ingreso de Balances.
Figura 4
18/06/2013

3



NDICE

OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
REQUISITOS TCNICOS ............................................................................................4
CONSIDERACIONES ..................................................................................................4
GLOSARIO ...................................................................................................................5
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y
SOCIETARIA ................................................................................................................6
1. INGRESO AL PORTAL WEB DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAAS 6
2. INGRESO DE INFORMACIN FINANCIERA Y SOCIETARIA ..........................8
3. ENVO ELECTRNICO DE INFORMACIN ................................................... 18
4. ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS ............................................. 27

4



OBJETO
El objeto del presente manual de usuario es facilitar el procedimiento para la
presentacin de la informacin financiera y societaria de las compaas sujetas al
control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas.

ALCANCE
El presente manual de usuario inicia con el ingreso de la informacin financiera y
termina con el envo de la informacin e impresin del comprobante de presentacin
electrnica.

REQUISITOS TCNICOS
Para poder acceder a la aplicacin Web se requiere cumplir con los siguientes
requerimientos:

Una computadora con acceso a internet.
Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari.
Poseer usuario y clave para el acceso de la compaa a los servicios en lnea
que presta la Superintendencia de Compaas a travs del portal web
www.supercias.gob.ec.

CONSIDERACIONES
Para realizar la presentacin de informacin financiera y societaria, las
compaas deben obtener su clave de acceso mediante la presentacin del
Formulario de actualizacin de datos y la firma de la Solicitud de acceso y
declaracin de responsabilidad.

Los documentos que se adjuntarn deben estar en formato PDF. El tamao
mximo permitido por pgina es de 150kb. El escaneo debe hacerse en
blanco y negro con una resolucin mxima de 300 ppp (puntos por pulgada).

5



GLOSARIO

Estados Financieros.- Los estados financieros constituyen una
representacin estructurada de la situacin financiera y del rendimiento
financiero de la entidad. Un conjunto completo de estados financieros incluye
los siguientes componentes: balance; cuenta de resultados; estado de
cambios en el patrimonio neto; estado de flujos de efectivo; y, notas a los
estados financieros.

Estados Financieros consolidados.- Los estados financieros de un grupo en
el que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, y flujos de efectivo de
la controladora y sus subsidiarias se presentan como si se tratase de una sola
entidad econmica.

Estado Financiero Rectificatorio (slo bajo Normas Ecuatorianas de
Contabilidad).- Estado financiero presentado a la Superintendencia de
Compaas para rectificar un estado financiero presentado con anterioridad
(original). Al ser revisado y aprobado por el rea de control correspondiente,
se lo considera vlido y reemplaza al estado financiero original.

Documentos anexos.- Documentos que acompaan a los estados financieros
de acuerdo a lo establecido en el Art. 20 y 23 de la Ley de Compaas y en el
Reglamento que establece la informacin y los documentos que estn
obligadas a remitir anualmente las sociedades sujetas al control y vigilancia de
la Superintendencia de Compaas. Entre los cuales se encuentran: Nmina
de socios o accionistas, Informe o memoria del representante legal, Informe o
memoria del comisario, Informe de auditora externa, entre otros.

Sistema para Presentacin de Informacin Financiera y Societaria.-
Sistema informtico de la Superintendencia de Compaas que permite, a
travs del portal web www.supercias.gob.ec, ingresar la informacin de los
estados financieros y enviar electrnicamente los estados financieros y sus
anexos.

Envo electrnico de informacin.- Proceso mediante el cual las compaas
envan electrnicamente la informacin requerida por la Superintendencia de
Compaas.

Comprobante de presentacin electrnica.- Documento probatorio del
cumplimiento de la presentacin electrnica de la informacin financiera y
societaria. Contiene la fecha y hora de presentacin, la descripcin de los
documentos enviados y el valor a pagar por concepto de contribucin.

6



PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIN DE INFORMACIN
FINANCIERA Y SOCIETARIA

1. INGRESO AL PORTAL WEB DE LA SUPERINTENDENCIA DE
COMPAAS

1.1. Ingresar al portal web de la Superintendencia de Compaas
www.supercias.gob.ec.
1.2. Seleccionar la opcin PORTAL DE TRMITES.

Figura 1 Portal de Trmites
El sistema presentar la pantalla Ingresar al Sistema (Ver figura 2).

1.3. Ingresar el nombre de usuario de la compaa (RUC) y la contrasea
(clave de acceso).
1.4. Presionar el botn INGRESAR.

Figura 2 Pantalla Ingreso al Sistema

7



1.5. En la pantalla principal del Portal de trmites seleccione la opcin
ESTADOS FINANCIEROS.

Figura 3 Men de Portal de Trmites
1.6. Contina el numeral 2.

1.7. En el caso de no tener la contrasea (clave de acceso) de la compaa o
de haberla olvidado, deber realizar el procedimiento de Actualizacin de
Informacin General y Solicitud de clave de acceso. (Ver Manual de
usuario para Actualizar informacin general)

8



2. INGRESO DE INFORMACIN FINANCIERA Y SOCIETARIA

2.1. En la seccin ESTADOS FINANCIEROS, seleccionar la opcin
INGRESAR BALANCE ORIGINAL DEL AO XXXX. (Ver figura 4)

Figura 4 Ingresar Balance
El sistema identifica si la compaa tiene que presentar estados
financieros bajo NEC o bajo NIIF y muestra la pantalla correspondiente.

Nota: Los instructivos NEC y NIIF pueden ser encontrados en la pgina
web institucional en la opcin INSTRUCTIVOS Y MANUALES o a su vez
luego de haber ingresado al sistema con el usuario y clave de la
compaa, en la seccin DOCUMENTOS DE AYUDA AL USUARIO.

Para el caso de estados financieros que deban ser presentados bajo las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), el sistema mostrar la
siguiente pantalla:

9



Para el caso de estados financieros que deban ser presentados bajo las
Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), el sistema
mostrar la siguiente pantalla:

Figura 5 Pantalla Ingreso de Estados Financieros bajo NEC

10



2.2. Se debe ingresar la informacin general correspondiente a la compaa:
personal ocupado, fecha de la junta general que aprob el balance,
nmero de Auditor Externo RNAE (si la compaa estuviere obligada a
presentar el informe de auditora externa), identificacin y nombre
completo del contador.
Si la compaa debe presentar estados financieros consolidados de
acuerdo a lo establecido en la NIC 27 y en la seccin 9 de la Norma
Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas
Entidades (NIIF para las PYMES), debe seleccionar la opcin Si en el
casillero Tiene consolidados?.

2.3. En la esquina superior derecha del formulario, el Representante Legal
de la Compaa podr visualizar la nmina de socios o accionistas y la
nmina de administradores, cortadas al 31 de diciembre del ao al que
correspondan los estados financieros presentados.

Figura 6 Pantalla Ingreso de Estados Financieros bajo NIIF

11



2.4. En la seccin Formulario para el ingreso de informacin bajo NEC
(Ver figura 5), o Formularios para el ingreso de informacin bajo
NIIF (Ver figura 6), segn sea el caso, ingresar los cdigos de las
cuentas y el valor correspondiente de las mismas.
Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la descripcin
automticamente y el usuario podr ingresar el valor correspondiente.

Nota: Si la compaa debe presentar estados financieros con formato
NEC deber llenar un solo formulario de ingreso; si el formato es NIIF,
deber llenar cuatro formularios.

Los estados financieros a presentar bajo NEC o los rectificatorios son:
Estado de Situacin.
Estado de Resultados.

Los estados financieros a presentar en NIIF son:
Estado de Situacin Financiera.
Estado de Resultado Integral.
Estado de Flujos de Efectivo y,
Estado de Cambios en el Patrimonio.

2.5. Si desea utilizar la opcin IMPORTAR para cargar la informacin,
debe tener un archivo tipo texto que en su estructura considere los
campos: Cdigo de cuenta <tab> Valor en dlares <enter>:

Para importar se debe realizar lo siguiente:

2.5.1. Presionar el botn Examinar.
2.5.2. Seleccionar el archivo tipo texto.
2.5.3. Presionar el botn IMPORTAR. (Ver figura 8)

Figura 7 Importar informacin

12



2.5.4. Contina actividad 2.7.

2.6. Presionar el botn VALIDAR INFORMACIN Y CALCULAR
TOTALES.

Para el caso de ingreso de Estados financieros individuales bajo NIIF,
asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya que no
existen balances rectificatorios para los estados financieros presentados
bajo NIIF.

Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje indicndolo para
que se realice la modificacin correspondiente. Caso contrario, el
sistema habilitar el botn GRABAR INFORMACION.

2.7. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn GRABAR
INFORMACIN habilitado por el sistema.
Una vez presionado el botn, no podr realizar algn tipo de
modificacin.

Nota importante: Una vez que su informacin financiera ha sido
grabado con xito. Usted tiene 8 das para enviar definitivamente la
informacin financiera y societaria para obtener su comprobante de
presentacin electrnica, caso contrario sta ser eliminada y usted
tendr que volver a ingresar la informacin.

Nota importante: Si desea grabar de forma provisional la informacin
ingresada, deber mantener el estado financiero descuadrado.
Figura 8 Importar archivo de texto

13



2.7.1. Contina el numeral 3.

2.8. Si la compaa va a presentar por primera vez estados financieros bajo
NIIF, al finalizar el ingreso de los valores correspondientes a los estados
financieros individuales, debe ingresar los valores correspondientes a
los estados financieros conciliados de NEC a NIIF, de la siguiente
manera:

2.8.1. Presionar el botn CONTINUAR CON EL INGRESO DE LA
CONCILIACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BAJO
NIIF de la pgina de ingreso de estados financieros bajo NIIF.
(Ver figura 9)

2.8.2. El sistema mostrar los Formularios para el ingreso de
informacin de la conciliacin bajo NIIF (Ver figura 11),
ingresar los cdigos de las cuentas y el valor correspondientes
de las mismas.

Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la
descripcin automticamente y el usuario podr ingresar el
valor correspondiente.

Figura 9 Botn Ingresar Conciliacin de los Estados Financieros

14



2.8.3. Al finalizar el ingreso de los valores, presionar el botn
CALCULAR TOTALES DE LA CONCILIACIN

Figura 10 Formularios para el ingreso de informacin de la conciliacin bajo NIIF

15



Asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya
que no existen balances rectificatorios para los estados
financieros presentados bajo NIIF.

Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje
indicndolo para que se realice la modificacin correspondiente.
Caso contrario, el sistema habilitar el botn GRABAR
INFORMACIN DE LA CONCILIACIN.

2.8.4. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn
GRABAR INFORMACIN DE LA CONCILIACIN habilitado
por el sistema. (Ver figura 11)

modificacin.



2.8.5. Contina el numeral 3.

2.9. Si la compaa est obligada a presentar estados financieros
consolidados, de acuerdo a lo establecido en la NIC 27 y en la seccin
9 de la Norma Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y
Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), al finalizar el ingreso de los
estados financieros individuales y de las conciliaciones de NEC a NIIF,
Figura 11 Botn Grabar informacin de la conciliacin

16



en el caso de estar obligada, debe ingresar los valores
correspondientes a los estados financieros consolidados, de la siguiente
manera:

2.9.1. Presionar el botn PRESIONE AQU PARA INGRESAR
ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS BAJO NIIF que
se encuentra en el formulario de ingreso de conciliaciones de
estados financieros bajo NIIF. (Ver figura 10)

2.9.2. El sistema mostrar los Formularios para el ingreso de
estados financieros consolidados (Ver figura 12), ingresar los
cdigos de las cuentas y el valor correspondientes de las
mismas.

Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la
descripcin automticamente y el usuario podr ingresar el
valor correspondiente.

2.9.3. Al finalizar el ingreso de los valores, presionar el botn
VALIDAR INFORMACIN Y CALCULAR TOTALES

Asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya
que no existen balances rectificatorios para los estados
financieros presentados bajo NIIF.
Figura 12 Formulario para el ingreso de informacin de los consolidados bajo NIIF

17



Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje
indicndolo para que se realice la modificacin correspondiente.
Caso contrario, el sistema habilitar el botn GRABAR
INFORMACIN DE CONSOLIDADOS.

2.9.4. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn
GRABAR INFORMACIN DE CONSOLIDADOS habilitado por
el sistema. (Ver figura 12)

modificacin.



2.9.5. Contina numeral 3.

18



3. ENVO ELECTRNICO DE INFORMACIN

Una vez grabada la informacin, el sistema lo llevar a la pantalla Opciones de
la compaa.

3.1. Seleccionar la opcin ENVO ELECTRNICO DE LA INFORMACIN
ANUAL que se encuentra en la seccin ESTADOS FINANCIEROS.
(Ver figura 13)

Figura 13 Envo de la Informacin
3.2. El sistema presentar una pantalla en la que ver los envos
pendientes. Presionar el hipervnculo ENVIAR ELECTRNICAMENTE
para el ao que corresponda. (Ver figura 14)

Figura 14 Pantalla Envo electrnico

19



El sistema abrir la pantalla para la recepcin electrnica de la
informacin financiera anual de las compaas. (Ver figura 15)

En esta pantalla el usuario puede realizar las siguientes acciones:

a) Visualizar los documentos (en formato PDF) generados
automticamente por el Sistema en funcin de la informacin de
los estados financieros ingresada por el usuario. (Ver figura 16)

Figura 15 Pgina para realizar el envo electrnico de la informacin
Figura 16 Pgina para realizar el envo electrnico de la informacin

20



El sistema presentar el estado financiero generado por el sistema
en funcin de la informacin financiera ingresada. (Ver figura 17)

Los documentos generados por el Sistema son:
Estados Financieros bajo NEC
Estados Financieros individuales bajo NIIF
Estados Financieros conciliados de NEC a NIIF
Estados Financieros consolidados bajo NIIF
Nmina de Socios o Accionistas
Nmina de Administradores

b) Cargar los documentos (en formato PDF) que el sistema no genera
automticamente y cuya elaboracin es responsabilidad de la compaa,
stos son:
Notas a los Estados Financieros.
Informe de auditoria externa.
Informe de gerente.
Informe de comisario.
Registro nico de Contribuyentes (R.U.C.).
Acta de la Junta General que aprob los estados financieros.

Todos los documentos que se carguen al sistema en formato PDF
debern estar completos y firmados, es decir, deben ser elaborados,
impresos y firmados para su posterior digitalizacin (escaneo), caso
contrario esta informacin ser eliminada y el incumplimiento ser
Figura 17 Ejemplo de estado financiero generado por el sistema

21



reflejado en el informe de obligaciones pendientes, sin perjuicio de la
aplicacin de las sanciones correspondientes.

No todas las compaas deben presentar todos los documentos
sealados anteriormente. Los documentos de presentacin obligatoria
estarn marcados con un asterisco.

3.3. Para cargar un documento, presionar el botn Examinar que
corresponda. (Ver figura 18)

3.4. Seleccionar el archivo PDF y presionar el botn Abrir. (Ver figura 19)

Figura 18 Botn Examinar

22



3.5. Una vez seleccionado el archivo, presionar el botn Cargar para
cargarlo en el sistema. (Ver figura 20)

Inmediatamente el Sistema inicia la carga del archivo PDF hacia un
repositorio temporal en los servidores de la Superintendencia de
Compaas, este proceso puede durar varios segundos, inclusive
minutos, dependiendo del tamao del archivo y de la conexin de
Figura 19 Elegir archivos para cargar
Figura 20 Cargar archivo al sistema
Informe de gerente.pdf

23



Internet del usuario. Mientras el proceso de carga se lleva a cabo, el
Sistema presenta un mensaje como el que se puede ver en la figura 21.

Si no se produce ningn inconveniente durante la carga del archivo
PDF, el sistema notificar al usuario sobre el resultado satisfactorio del
proceso. Esto puede verse en la figura 22.

As mismo, si se produce algn error durante la carga del archivo PDF,
el sistema notificar al usuario sobre el error producido. En el ejemplo
de la figura 23, el Sistema indica al usuario que NO se ha podido cargar
el archivo debido a que es demasiado grande para el nmero de
pginas que tiene, en este caso el usuario deber volver a escanear
el documento en blanco y negro utilizando una resolucin mxima de
300 ppp (puntos por pulgada).

Figura 21 Mensaje del sistema
Figura 22 Mensaje de pgina web
Figura 23 Mensaje de pgina web

24



Una vez que el archivo PDF ha sido cargado, el sistema sustituye el
botn Cargar por el botn Reemplazar. Esto significa que el usuario
puede remplazar el archivo previamente cargado seleccionando un
nuevo archivo haciendo clic el botn Examinar y posteriormente
haciendo clic en el botn Reemplazar. Adicionalmente se pone un
visto en la casilla de verificacin correspondiente al documento
cargado. (Ver figura 24).

3.6. Una vez cargados todos los documentos, presionar el botn ENVIAR
DEFINITIVAMENTE LA INFORMACIN Y OBTENER EL
COMPROBANTE DE PRESENTACIN que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.

Figura 24 El usuario puede remplazar un archivo PDF previamente cargado utilizando el botn
Reemplazar
Figura 25 Botn ENVIAR DEFINITIVAMENTE LA INFORMACIN
Nomina de socios.pdf
Nomina de socios.pdf
Nomina de administradores.pdf
Informe de gerente.pdf
Informe de comisario.pdf
Formulario actualizacion.pdf
RUC.pdf

25



El proceso de envo definitivo de la informacin anual puede tardar
varios segundos, mientras esto sucede el Sistema presenta un mensaje
que indica al usuario que est procesando la informacin y que por
favor espere un momento (ver figura 26).

Si no se produce ningn error en el envo definitivo de la informacin, el
Sistema presentar el comprobante de presentacin de la informacin,
tal como se muestra en la figura 27. All se encuentran dos
hipervnculos que permiten al usuario Imprimir el comprobante y
Cerrar esta ventana.

Figura 26 El Sistema muestra al usuario un mensaje que indica que la
informacin est siendo procesada
Figura 27 El Sistema presenta el comprobante de presentacin de la informacin

26



El comprobante de presentacin contiene en la parte derecha (ver
figura 27) un cdigo QR que garantiza la autenticidad del mismo puesto
que dicho cdigo tambin se encuentra almacenado en la
Superintendencia de Compaas para efectos de verificaciones
posteriores.

Adems, en el comprobante de presentacin consta el valor a pagar por
concepto de contribucin societaria del perodo contable reportado. Los
intereses y multas sern calculados en las ventanillas de
Contribuciones del Departamento Financiero de esta entidad, o
comunquese a las siguientes direcciones de correo electrnico:
luisbv@superincias.gob.ec, mjimenez@supercias.gob.ec,
fguijarro@supercias.gob.ec, lcenteno@supercias.gob.ec.

Inmediatamente despus de que el sistema muestra el comprobante de
presentacin, se abre automticamente la ventana para que el usuario
pueda imprimir este comprobante que deber guardar como prueba de
la presentacin de la informacin anual de la compaa.

Fin del Procedimiento

27



4. ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS

En el caso de los estados financieros rectificatorios (slo para NEC), el usuario
deber realizar el siguiente procedimiento:

4.1. Ingresar al Portal web de la Superintendencia de Compaas de acuerdo a
lo sealado en el numeral 1.
4.2. Dentro del sistema, en la pantalla Opciones de la compaa, seleccionar
la opcin INGRESAR BALANCE RECTIFICATORIO (slo para NEC).

4.3. El sistema lo llevar a la pantalla Ingreso de Estados Financieros,
seleccionar el ao en el que ingresar el balance rectificatorio.
4.4. Ingresar la informacin correspondiente a los datos generales de la
compaa, que solicita el sistema.
Figura 28 Ingresar Balance

28



4.5. Ingresar la informacin financiera de la compaa.

4.6. Continuar con la actividad 2.5.

Fin del procedimiento

Figura 29 Pantalla Ingreso de Estados Financieros
Figura 30 Pantalla Ingreso de Estados Financieros

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