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CAPTULO II
DOCUMENTOS OFICIAIS / INSTITUCIONAIS



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1. INTRODUO
A redao das comunicaes oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos
explicitados no Captulo I, Aspectos Gerais da Redao Oficial. Alm disso, h
caractersticas especficas de cada tipo de expediente, que sero tratadas neste
captulo. Antes de passarmos sua anlise, vejamos outros aspectos comuns maioria
das modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a
forma dos fechos e a identificao do signatrio.

2. PRONOMES DE TRATAMENTO
2.1.Breve Histria dos Pronomes de Tratamento
O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na
lngua portuguesa. De acordo com Said Ali,
1
Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a
palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria
superior, e no a ela prpria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei
com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria (...); assim usou-se o
tratamento ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia
eclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa
santidade.
aps serem incorporados ao portugus, os
pronomes latinos tu e vs, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se
dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingustico de distino e de
respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior.
Prossegue o autor:
2
A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga
tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para
vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em
desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento
indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas.


2.2.Concordncia com os Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas
peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se
refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige
a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda
com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria
nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto.

1
Said Ali, Manoel. Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia: Ed. Universidade
de Braslia, 1964. p. 93-94.
2
Id. Ibid.


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Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so
sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa
... vosso...).
Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir
com o sexo da pessoa (masculino ou feminino) a que se refere, e no com o
substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto
Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for
mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita.

2.3.Emprego dos Pronomes de Tratamento
A seguir, o emprego dos pronomes de tratamento de uso corrente:
Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo:
Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de
Estado
3
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
;
Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de
natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Senadores, Deputados Federais e Vereadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais;
c) do Poder Judicirio:

3
Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de
Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do
Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o
Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.


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Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais; Juzes;
Auditores da Justia Militar.
O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder
Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas
por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma:
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
A Sua Excelncia o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justia
70064-900 Braslia. DF
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
A Sua Excelncia o Senhor Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 Braslia. DF
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
A Sua Excelncia o Senhor
Fulano de Tal
J uiz de Direito da 10
a
Vara Cvel
Rua ABC, n
o
123
01010-000 So Paulo. SP
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^



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Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s
autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe
qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.
Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O
vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
(...)

No envelope, deve constar do endereamento:

Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
12345-000 Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo
ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para
particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim, ttulo acadmico.
Portanto, no se deve us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregado
apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo
curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis,
especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o
tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio,
em comunicaes dirigidas a reitores. Corresponde-lhe o vocativo:
Magnfico Reitor,
(...)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica,
so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente :
Santssimo Padre,
(...)

Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais.
Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,
(...)



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Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e
Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores,
Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregada para sacerdotes,
clrigos e demais religiosos.

Tabela de Abreviaturas
Pronome de tratamento
Abreviatura
singular
Abreviatura
plural Usado para se dirigir a
Vossa Alteza V. A. VV. AA. Prncipes, duques
Vossa Eminncia V. Em.
a
V. Em.
as
Cardeais
Vossa Excelncia V. Ex.
a
V. Ex.
as

Altas autoridades e
oficiais-generais
Vossa Magnificncia V. Mag.
a
V. Mag.
as
Reitores de universidades
Vossa Majestade V. M. VV. MM. Reis, imperadores
Vossa Santidade V. S. VV. SS. Papa
Vossa Senhoria V. S.
a
V. S.
as
Tratamento cerimonioso
Fontes: Gramtica da Lngua Portuguesa, Pasquale & Ulisses, 2010. Site Brasil Escola.
Disponvel em: http://www.brasilescola.com/gramatica/pronomes-tratamento.htm
Consulta em 20.03.12. (Adaptado)

3. FECHOS PARA COMUNICAES
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade de arrematar o texto, a
de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram
regulados pela Portaria n
o
1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze
padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, foi estabelecido o emprego de
somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras,
que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de


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Redao do Ministrio das Relaes Exteriores, que pode ser consultado
oportunamente.

4. IDENTIFICAO DO SIGNATRIO
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais
comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede,
abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica

(espao para assinatura)
Nome
Ministro de Estado da Justia

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do
expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

5. DOCUMENTOS OFICIAIS/ INSTITUCIONAIS
At o momento, tratamos dos documentos oficiais, de modo geral, em consonncia
com o Manual de Redao da Presidncia. Entretanto, para o atendimento das
singularidades do IF Goiano, pareceu-nos coerente que este manual abrangesse o
maior nmero possvel de gneros utilizados no cotidiano da instituio e no apenas
os documentos oficiais propriamente ditos (os ofcios e os memorandos, por exemplo).
Da adotarmos a terminologia documentos oficiais/institucionais e no apenas
documentos oficiais. Antes de passarmos aos documentos oficiais/institucionais,
consideremos alguns exemplos de formas que podem comprometer a objetividade,
conciso e clareza do texto e em nada contribuem para os sentidos que se deseja
transmitir ou que caram em desuso. Evitem-se, portanto:
Para os devidos fins...
De ordem superior...
Chamo a ateno de V. S...
Reporto-me ao seu ofcio em referncia...
O assunto em epgrafe...
Tenho a honra de...
Tenho o prazer de...
Cumpre-me informar que...
Venho, por meio deste...
mui respeitosamente...



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5.1.O Padro Ofcio
H trs tipos de expedientes que se diferenciam, antes pela finalidade do que pela
forma: o ofcio, o aviso e o memorando. No entanto, pela especificidade dos
documentos utilizados no mbito do IF Goiano, consideraremos o ofcio e o
memorando. Com o objetivo de uniformiz-los, optamos por adotar uma diagramao
nica: a do padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante. Por
ora, apresentamos apenas as suas semelhanas.

5.2.Partes do Documento Padro Ofcio
O ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede.
Exemplos:
Memorando n 123/2011/Proen/Reitoria/IF Goiano
Ofcio n 123/2011/GAB/Reitoria/IF Goiano

b) Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita.
Exemplo:
Goinia, 30 de setembro de 2011.
c) Assunto: resumo do teor do documento. A palavra Assunto fica com fonte
regular e o assunto, em si, em negrito.
Exemplos:
Assunto: Redistribuio de servidor
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores

d) Destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No
caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo.
Exemplo:
Ao Senhor
Jos da Silva
Secretrio da Agricultura do Estado de Gois
Av. Gois n 350, Centro Goinia GO

e) Texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o
expediente deve conter a seguinte estrutura:
introduo: apresenta o assunto que motiva a comunicao;


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desenvolvimento: detalha o assunto em questo. Se o texto contiver mais
de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos
distintos, o que confere maior clareza exposio;
concluso
Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura a seguinte:
: reafirma ou simplesmente reapresenta a posio recomendada
sobre o assunto.
introduo
Em resposta ao Ofcio n 12, de 1 de fevereiro de 2008, encaminhamos a
cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 2009, do Departamento Geral de
Administrao...
: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o
encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada,
deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que
encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento
encaminhado (tipo, data e origem ou signatrio) e a razo pela qual est
sendo encaminhado, conforme o exemplo:
ou
Encaminhamos, para exame e pronunciamento, a cpia do telegrama n
12, de 1 de fevereiro de 2009, do Presidente da Confederao Nacional de
Agricultura...
desenvolvimento
f) Fecho (v. 3. Fechos para Comunicaes).
: se o autor da comunicao desejar fazer algum
comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar
pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de
desenvolvimento em ofcio de mero encaminhamento.
g) Assinatura do autor da comunicao, em caixa-baixa, seguida do cargo do autor, s
com a inicial maiscula.
h) Identificao do signatrio (v. 4. Identificao do Signatrio).

5.3.Forma de Diagramao
Os documentos oficiais/institucionais devem obedecer seguinte forma de
apresentao:
a) Cabealho: composto pelo Braso da Repblica, centralizado na pgina,
juntamente com os seguintes dizeres, em caixa-alta (maisculas), fonte do tipo Times
New Roman, corpo 9, nesta ordem:



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SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA GOIANO
b) Rodap: deve constar apenas nas correspondncias oficiais (ofcios e memorandos),
sendo suprimidos em outros documentos institucionais (regimentos, regulamentos,
atas etc. O rodap ser alinhado direita da pgina, fonte do tipo Times New Roman,
corpo 7, composto pelo nome da Instituio (em caixa-alta e negrito), unidade, Caixa
Postal, CEP, Cidade/Estado, telefone e e-mail do setor emitente, nesta ordem.
Exemplo:

INSTITUTO FEDERAL GOIANO
REITORIA
CaixaPostal 50
74.001-970 Goinia GO
55-62-3506-3600

gabinete@ifgoiano.edu.br

c) Texto: deve-se utilizar fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, 10 nas citaes
e 10 nas notas de rodap.
d) Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman podero ser utilizadas as
fontes Symbol e Wingdings;
e) Em documentos institucionais, a partir da segunda pgina, obrigatrio constar o
nmero da pgina.
f) Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces
do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas
pginas pares (margem espelho).
g) O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem
esquerda.
h) O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura.
i) O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
j) Deve ser utilizado, preferencialmente, espaamento simples entre as linhas. No
entanto, dependendo das especificidades do texto, o espaamento pode ser alterado
para fins estticos.


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k) No deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas,
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outro tipo de formatao que afete a
elegncia e a sobriedade do documento.
l) A impresso dos textos deve ser feita na cor preta, a colorida, deve ser usada apenas
para grficos e ilustraes.
m) Todos os tipos de documentos oficiais/institucionais devem ser impressos em papel
de formato A4, ou seja, tamanho 29,7 x 21,0 cm.
5.4.Ofcio
5.4.1. Definio e Finalidade
O ofcio uma modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o
tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e
tambm com particulares.

5.4.2. Forma e Estrutura
Quanto sua forma, o ofcio segue o modelo do padro ofcio, com acrscimo do
vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.3 Pronomes de Tratamento), seguido de
vrgula. Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
O ofcio deve ser impresso em papel timbrado, segundo padro definido por meio de
instrumento especfico (Instruo Normativa, Ordem de Servio, entre outros).
Deve constar no cabealho do ofcio o disposto no item 5.3a e no rodap do ofcio o
disposto no item 5.3b.



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SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA GOIANO
Ofcio n 1000/20XX/GAB/Reitoria/IF Goiano
Goinia, 02 de dezembro de 20XX.
Ao Senhor
J os da Silva
Secretrio da Educao Profissional e Tecnolgica
Ministrio da Educao
Esplanada dos Ministrios, Bl. L, Ed. Sede, 4 Andar, Sl. 400-A
70047-900 Braslia Distrito Federal
Assunto: Encaminhamento de Termo de Cooperao
Senhor Secretrio,
1. Diante das necessidades deste Instituto Federal Goiano, de oferecer o suporte
necessrio aos Docentes e Discentes dos Cursos Tcnicos e Tecnolgicos, encaminhamos a V.
S., Termo de Cooperao que pleiteia a descentralizao de recursos para a construo de: 01
pavilho com Salas de Aula e Laboratrio de Cincias Ambientais e 01 pavilho com Salas de
Aula e Laboratrio de Qumica em cada umdos campi do IF Goiano.
2. Certos de contarmos com o apoio e colaborao de V. S., agradecemos.
Respeitosamente,
J oo de Souza
Reitor
INSTITUTO FEDERAL GOIANO
REITORIA
CaixaPostal 50
74.001-970 Goinia GO
55-62-3506-3600 gabinete@ifgoiano.edu.br