Juan Ortega Pina WENOO

UNIVERSIDAD DE TALCA
FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EJECUCION MECANICA
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO PARA EL MANTENIMIENTO

CON APOYO COMPUTACIONAL EN EMPRESA

INTERNATIONAL PAPER
TRABAJO DE TITULACION CONFORME
A LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL
TITULO DE INGENIERO DE EJECUCION EN MECANICA
PROFESOR GUIA: SR. FERNANDO ESPINOSA FUENTES
JUAN RODRIGO ORTEGA PIA
TALCA - CHILE 2002

AGRADECIMIENTOS
A finalizado una etapa importante de mi vida en la cual podr ver realizada una de mis
metas al recibir el Titulo de Ingeniero mecnico. El cual ha llevado consigo un largo periodo
de estudio, alegras, satisfacciones, sacrificios y dedicacin por lograr sacar adelante este
proyecto, que sin duda gracias a todos aquellos que confiaron en mi y me proporcionaron todo
su entusiasmo para poder llegar as a ser un gran profesional.
La Universidad de Talca me ha proporcionado una gama de posibilidades las que he
aprovechado al mximo.
Sin duda mis agradecimientos a aquellos que hicieron posible que hoy pueda
proyectarme como un gran profesional.
A Dios : Gracias por tu compaa y fuerza otorgada en aquellos momentos ms
difciles de esta etapa, gracias por brindarme tranquilidad, perseverancia y por sobre
todo confianza en TI.

A Mi Familia : Por su incondicional apoyo, sacrificio, comprensin, confianza y el gran
amor depositado en mi.

Familia Droguett Ramrez : Agradecer por su desinteresada ayuda, ya que sin
conocerme abrieron las puertas de su hogar para recibirme durante
todo mi periodo de estudio.

A Carolina : Por su constante apoyo, por su gran amor y por estar a mi lado
durante el desarrollo de este trabajo.

A mi Profesor Gua : Por su paciencia para orientarme en el desarrollo de mi
memoria de titulo.
Tambin quiero darlas gracias a International Paper y a todas aquellas personas
que hicieron posible la ejecucin de este trabajo de titulacin.
A todos ellos, muchas gracia
Juan Ortega Pia

"TODO LO QUE UNA PERSONA PUEDE IMAGINAR
OTRAS PODRN HACERLO REALIDAD"
Dedicada a mis padres.

INDICE
Pagina
INTRODUCCION GENERAL 8
OBJETIVOS 10
CAPITULO I CONCEPTOS GENERALES DE MANTENCION 11
1.1 Objetivo de la mantencin 12
1.2 Actividades de mantencin 12
1.3 Planificacin de la mantencin 13
1.4 Programacin 13
1.5 Planificacin y programacin 14
1.6 Control de la mantencin 14
1.7 Ejecucin de la mantencin
15
CAPITULO II SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA 16
2.1 Caractersticas De La Empresa 20
2.2 Caracterizacin Del Problema De Mantenimiento En La Empresa 20
2.2.1 Gestin Del Mantenimiento 20
2.2.1.1 Informacin Tcnica 20
2.2.1.2 Mantenimiento Correctivo 20
2.2.1.3 Mantenimiento Programado 20
2.2.1.4 Control Tcnico 21
2.2.1.5 Control De Costo 21
2.2.1.6 Control De Adquisiciones 21
2.2.2 Ejecucin Del Mantenimiento 21
2.2.2.1 Facilidad En La Ejecucin Del Trabajo 22
2.2.2.2 Capacidad Del Personal 22
2.2.2.3 Procedimientos De Trabajo 23
2.3 Anlisis de los problemas detectados
25-26
CAPITULO III SISTEMA FUNCIONAL PARA EL APOYO DE LA
GESTION DE MANTENCION 27
3.1 Actividades que cubre la funcin. 27
3.1.1 Administracin de la informacin. 27
3.1.2 Determinacin de requerimientos de la informacin. 27
3.1.3 Confeccin del programa de mantencion. 27
3.1.4 Costos de mantencin. 27
3.1.5 Administracin de materiales de mantencin. 28
3.2 Funciones relacionadas fuera de estudio. 28
3.2.1 Produccin. 28
3.2.2 Contabilidad. 28
3.2.3 Finanzas. 28
3.2.4 Adquisiciones. 29
3.3 Resumen grfico.

3.4 Funciones principales. 30
3.4.2 Manejo de la mantencion. 30
3.4.3 Historial de mantencion. 30
3.4.4 Costos de mantencion. 30
3.4.5 Manejo del inventario de mantencion. 30
3.5 Descomposicin jerrquica de las funciones principales. 31
3.5.2 Manejo de la mantencion. 32
3.5.3 Historial de mantencion. 33
3.5.4 Manejo de inventario. 34
3.5.5 Costos de mantencion. 35
CAPITULO IV DOCUMENTOS DE ENTRADA Y PROCEDIMIENTOS 36
ADMINISTRATIVOS
4.1.Documentos De Entrada Utilizados Por El Sistema 37
4.1.1 Ficha de equipo 38
4.1.2 Ficha de materiales 38
4.1.3 Ficha Personal de mantencin 41
4.1.4 Ficha de proveedores 41
4.1.5 Ficha centro de costo 44
4.1.6 Orden de trabajo 44
4.1.7 Programa de mantencion 47
4.1.8 Pauta de mantencion 47
4.1.9 Control de egreso 50
4.1.10 Solicitud de compra 52
4.2. Procedimiento Administrativo 54
4.2.1 Procedimiento confeccin de fichas 55
4.2.2 Procedimiento manejo de la mantencion 57
4.2.3 Procedimiento de Solicitud de materiales 60
4.2.4 Procedimiento de orden de compra 61
CAPITULO V PANTALLAS PRINCIPALES DEL SISTEMA
64
DE INFORMACIN
5.1 Conceptos de uso frecuente. 64
5.1.1 Mdulos del programa. 64
5.1.2 Men principal. 65
5.2 Mdulo de equipo 66
5.2.1 Seleccin del programa 67
5.2.2 Pantalla general 68
5.2.3 Registro de costos 69
5.2.4 Ingreso de partes de equipo 70
5.2.5 Informacin adicional 71
5.2.6 Informacin de tareas de MP 71

5.3 Mdulo de inventario 72
5.3.2 Pantalla general 73
5.3.3 Almacenamiento o bodega 74
5.3.4 Actividades 75
5.3.5 Partes alternativas 76
5.3.6 Usado en 77
5.3.7 Orden de compra (O.T) 77
5.4 Personal de mantencin 78
5.4.1 Seleccionando el problema 78
5.4.2 Informacin general 79
5.4.3 Informacin personal 79
5.4.4 Carpeta de actividades 80
5.5 Mdulo de vendedor 81
5.5.2 Informacin general 82
5.5.3 Carpeta de telfonos 83
5.5.4 Actividades del vendedor 83
5.6 Mdulo de orden de compra 84
5.6.1 Seleccin del problema 84
5.6.2 Emitiendo una orden de compra o requisicin 85
5.6.3 Orden de compra, notas 85
5.6.4 Orden de compra, partes de inventario 85
5.6.5 Generar ordenes de compra automticas 86
5.7 Mdulo de mantencin programada (MP) 87
5.7.2 Asignacin global tareas de M.P 88
5.7.3 Agregar procedimiento de MP 89
5.7.4 Procedimientos y operaciones standard S.O.P'S 89
5.8 Mdulo de orden de trabajo (O.T) 90
5.8.2 Apertura rpida de una O.T 91
5.8.3 0.T -trabajo adicional 91
5.8.4 O.T - material adicional. 92
CAPITULO VI ESTUDIO ECONOMICO
93
6.1 Costos Involucrados 94
6.1.1 Inversin Realizada 94
6.1.1.1 Adquisicin del Software de Mantencion 94
6.1.1.2 Adquisicin de Equipos Computacionales 95
6.1.1.3 Adquisicin de Equipos e Instalaciones Ambientales 95
6.1.1.4 Costo implementacin Base de Datos 95
6.1.2Costo De Operacin 95
6.1.2.1 Costo de Materiales 96
6.1.2.2 Costos de Remuneraciones del Personal 96

6.2 Beneficios Esperados del Sistema 96
6.2.1 Objetivos Esperados 96
6.2.2 Mayor Rapidez en la Ejecucin de Actividades 97
6.2.3 Racionalizacin en la Compra de Materiales 97
6.2.4 Aumento de la Productividad 98
6.2.5 Reduccin de los tiempos de detencin de maquinas 98
CONCLUSIONES 99
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 102
ANEXO 103

INTRODUCCION

Actualmente en las industrias productivas, existen factores que afectan el resultado
final de la produccin tales como: detenciones de la produccin a causa de fallas
imprevistas de las mquinas, causas y consecuencias de las fallas y el largo periodo que
toma reparar los equipos. Como son factores que estn directamente relacionados con el
departamento de mantenimiento, ha crecido la necesidad y el inters por desarrollar e
implementar sistemas que apoyen y mejoren la gestin de mantenimiento.
Para solucionar esta necesidad e inters surge la idea de implementar un sistema
administrativo de mantencin que sea fcil de operar y modificar. Los sistemas de
mantencin tienen como objetivo general asegurar una alta disponibilidad de las
instalaciones productivas a un mnimo costo, es decir, mantener los equipos en forma
econmica y segura. Al implementar estos sistemas administrativos tambin se incorpora el
computador como un elemento de apoyo a su gestin. Adems cada da se hace ms
accesible y econmico para las empresas la adquisicin de estos equipos.
Actualmente el departamento o rea de mantenimiento de International Paper cuentan
con muchas falencias que afectan la produccin total de la empresa, siendo una de ellas la
gestin de mantenimiento. En consecuencia para realizar la planificacin de las actividades de
mantencin en forma lgica y ordenada es necesario implementar un sistema administrativo de
mantenimiento que entregue informacin en forma rpida y clara.
Para solucionar estos problemas, surge el desafio de implementar un Sistema de
Informacin Administrativa de Mantenimiento. Maintimizer, es un sistema modular
computarizado que incluye un seguimiento de ordenes de trabajo, programacin de
mantencin preventiva, reparacin de equipos e historial de costos, compras y
administracin de inventario. Esta es una herramienta que ayudar a administrar y facilitar la
toma de decisiones sobre la base de informacin basada en hechos.
Resultado de esto nace el presente trabajo de Titulacin, el cual permitir resolver los
problemas asociados a la gestin de mantenimiento. La ejecucin de este trabajo nos permitir
desarrollar el tema en las siguientes etapas, en las que al finalizar se obtendr como resultado la
compatibilizacin de la informacin que se ingresa con el software implementado y obtener
los procedimientos administrativos para el mantenimiento.

Caracterizacin del problema del mantenimiento: etapa primera donde se procede a
realizar un estudio y anlisis de la metodologa de trabajo del departamento de mantencin, con
la finalidad de establecer cuales son los problemas y falencias con la que este es administrado. De
esta forma encausar los esfuerzos para los objetivos planteados.
Sistema funcional: etapa en la cul se definen las funciones principales en la
implementacin de un sistema de informacin administrativa y la descomposicin jerrquica
de dichas funciones, tomando como referencia la caracterizacin del problema de mantencin.
Documentos y procedimientos administrativos: etapa en la cual se presentan los documentos
que registran la informacin de entrada en base a la identificacin de sus componentes. Adems
se definen los procedimientos administrativos del sistema.
Pantallas del sistema: etapa en la cul se muestra el diseo de las pantallas del sistema de
informacin, definiendo que hace cada una de ellas.
Estudio econmico: etapa en la cul se analizan los costos involucrados en la implementacin
del sistema de informacin v/s los beneficios esperados tras la implemtacin de dicho sistema.
El trabajo finaliza con el cumplimiento de los objetivos planteados y la presentacin de
los objetivos y la presentacin de las conclusiones generales.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL.
El presente trabajo tiene como objetivo general implementar un sistema de
informacin de tal modo que permita administrar eficientemente los recursos asignados al
departamento, convirtindose as en una herramienta de apoyo a la gestin de mantencin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Disear el entorno administrativo del sistema de mantenimiento, teniendo presente la
existencia del software de Maintimizer.
Introduccin gradual del mantenimiento preventivo limitndolo a intervenciones que no
provoquen la detencin de las instalaciones y las mquinas, en donde los costo por efecto de la
mantencin correctiva son elevados.
Generar la codificacin de los equipos y recursos.
Validar el procedimiento administrativo en el manejo de las ordenes de trabajo para la
toma de decisiones.
Planificacin de los materiales, control preventivo de las disponibilidades en los almacenes
y reservas de todos los materiales y piezas de recambio en la fecha programada.
Registro de los movimientos y control continuo del stock de cada cdigo con
indicaciones de los materiales y valores de las existencias.
Definicin de una poltica de gestin para cada categora de materiales.
Anlisis de las caractersticas de los proveedores en cuanto a calidad, precio, seguridad de
suministro y magnitud del plazo de entrega para un repuesto en particular.
Control de los costos de mantenimiento, comparacin entre costos previos y reales.
Control continuo de las ejecuciones de los trabajos.

11

CONCEPTOS GENERALES DE MANTENCION

1.1 OBJETIVO DE LA MANTENCION.
El objetivo principal de la mantencin es asegurar que los equipos e instalaciones
utilizados en el desarrollo de los procesos productivos estn disponibles y funcionando
correctamente en las operaciones planificadas y en el instante que se les necesite, y adems
operar en forma segura y confiable durante el cumplimiento de sus misiones o funciones.

1.2 ACTIVIDADES DE MANTENCION.
El principal problema que debe enfrentar el departamento de mantenimiento en el
cumplimiento de sus objetivos, son las restricciones impuestas por la organizacin como por
ejemplo: recursos limitados y mnima interferencia en los programas de produccin, por lo
tanto, la solucin a estos problemas es la planificacin de los trabajos de mantenimiento, los
cuales son expresados a travs de un programa de mantencin, cuya finalidad es planificar
estos trabajos sin entorpecer la produccin ni sobrecargar el sistema de mantencin. Para lograr
estos objetivos deber contar con los medios que permitan desarrollar en forma eficiente las
labores de planificacin, mantencin, control y ejecucin de dichos trabajos.

1.3 PLANIFICACION DE LA MANTENCION.
Un mantenimiento planificado comprende todas las actividades necesarias para
proyectar, supervisar y registrar todas las labores realizadas con miras a mantener las
instalaciones a un nivel aceptable en su funcionamiento.
Luego se puede decir que la planificacin es un mtodo sistemtico y organizado de
anlisis del trabajo de mantencion de tal manera, que se disponga por adelantado y en forma
racional los recursos humanos, fsicos y econmicos que sern usados para ejecutar las
actividades de mantencin.
Para planificar cada trabajo de mantencin, ya sea programado o imprevisto se deber
contestar ciertas preguntas:
Que trabajo hay que hacer?
Es til?
12

Cundo hay que hacerlo?
Qu repuestos, herramientas y equipos se necesitan?
Quin o quienes realizarn el trabajo?
1.4 PROGRAMACION.
Es la actividad encargada de coordinar los trabajos de mantencin con los recursos y
tiempos disponibles, determinando as cuando se deber realizar cada parte de la tarea
planificada teniendo en cuenta programas de produccin, prioridades de los equipos,
disponibilidad de los materiales, repuestos y mano de obra, a fin de organizar el trabajo logrando
una mejor utilizacin de los tiempos y un equilibrio en la carga de trabajo, en relacin con esta
actividad existen dos fases.

Programa de largo plazo, en el que se indican los periodos en que se harn los trabajos y se
le asignan recursos claves.
Programa de corto plazo, en el que se precisan las fechas en que se harn los trabajos de
mantencin.

1.5 PLANIFICACION Y PROGRAMACION.
Cuando stas se llevan a cabo de acuerdo a las definiciones descritas anteriormente, los
trabajos de mantencin pueden ser realizados con una mnima interferencia en el sistema
productivo. Un buen programa de mantencin preventivo propiamente planificado puede
identificar efectivamente quines, qu, cundo, dnde y cmo deben efectuarse las tareas de
mantenimiento, como tambin la necesidad de mano de obra, materiales, repuestos y equipos de
mantenimiento que pueden ser determinados y justificados especficamente.
13

1.6 CONTROL DE LA MANTENCION
El control es un proceso constituido por las acciones necesarias para asegurar que los
resultados que se estn obteniendo en la ejecucin de lo planificado estn lo ms prximo a los
objetivos establecidos. Gracias a esta labor se logra mantener los costos, se cumple con los
plazos y se alcanza el rendimiento esperado. El sistema de mantencin preventivo deber tener
los siguientes mecanismos de control:

Sistema de rdenes de trabajo para ordenar y controlar los trabajos
Sistema de registros de mantencin que permite llevar un historial de los trabajos
ejecutados y evaluar el resultado de los planes y programas
Sistema de informacin para registrar y controlar los costos de mantencin
Sistema de control del movimiento de materiales y repuestos
Mtodos para controlar la eficiencia de la mantencin

1.7 EJECUCION DE LA MANTENCION
Este corresponde a la realizacin de los planes y programas de mantencin preventiva.
Corresponde al nivel operacional asociado a mantencin y es donde se emplea mayor cantidad
de recursos.
En general se puede decir que las tres caractersticas bsicas de un sistema de
mantencin preventivo estn dadas por:
Un programa de mantencin preventivo para todos los equipos
Los medios de asegurar la ejecucin de dichos programas
Un medio de registrar y evaluar los resultados
14

15

CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA

International Paper Chile S.A., naci en 1999 a raz de la fusin de International Paper
Corporation ,la empresa fabricante de papel y productos forestales ms grande del mundo
con 120.000 empleados , y con ventas anuales por 30 mil millones de dlares en productos del
mbito forestal, papeles de impresin, comunicacin y packaging y Unin Camp Corporation
presente en nuestro pas desde 1991 a travs de Unin Camp Chile.
Hoy, convertidos en International Paper Chile y bajo el alero de International Paper
Corporation, cuentan con cerca de 200 empleados permanentes, y 30 temporales durante los
veranos, fabrican ms de 40 mil toneladas de cartn corrugado, alcanzan ventas anuales que
superan los 37 millones de dlares y ofrecen una amplia gama de productos, en consonancia con
los requerimientos crecientemente exigentes del mercado.
Pese al alto grado de competitividad en el mercado nacional del packaging, han logrado
situarse en un lugar de privilegio en las preferencias de los clientes con quienes han construido
relaciones de largo plazo, gracias a la confiabilidad, alta calidad y mejoramiento continuo de los
productos y servicios. Utilizando materias primas reciclables ofrecen al mercado, sistemas de
embalaje de cartn corrugado armados a mquina o listos para armar con altos estndares de
calidad en diseo e impresin. A ello se suma un exitoso sistema de entrega a tiempo y rpida
respuesta que otorga la flexibilidad requerida por los clientes, adems del servicio de manejo y
reposicin de inventarios que ha tenido gran aceptacin en importantes empresas del rubro
industrial que hoy gozan de la calidad de clientes estratgicos y de quienes son proveedores
nicos.
Muestra de la excelencia y calidad de los productos es el sistema DEFOR, caja de
cartn corrugado de alta resistencia y cubierta abierta para embalaje rpido de especial utilidad
para los productores frutcolas.
En el mbito operativo, gracias a la tecnologa de punta con que cuenta esta empresa,
han alcanzado grados crecientes en la utilizacin eficiente del recurso humano y en la
disminucin de los tiempos del producto en proceso y en los Stock en bodega de productos
finalizados.
16

Parte de esa capacidad tecnolgica la conforma una corrugadora Langston capaz de
procesar 280 metros lineales de cartn por minuto y de corrugar hasta cinco papeles
simultneamente con el fin de producir cartones de doble pared o de doble onda, usados
principalmente en el mercado hortofrutcola y en ciertos productos industriales que
requieren de mayor resistencia y dimensiones en sus sistemas de embalajes.
Asimismo, el rango de versatilidad que proporciona el ancho de la corrugadora - 2.500
milmetros- les permite ofrecer al mercado desde cartones cuyo requerimiento es servir slo de
envolvente hasta cartones con necesidades de soportacin mayores capaces de proteger
eficientemente los productos contenidos.
En cuanto a la tecnologa utilizada en el proceso de conversin de placas de cartn a
cajas, cuentan con dos mquinas Flexo Folder Gluer (FFG) y tres Rotary Die cutters (RDC)
con las cuales se producen cajas ya armadas o cajas abiertas listas para ser armadas, en el caso
de embalajes de geometra ms compleja.
Por ltimo, para transmitir color al papel utilizan la flexografia, obteniendo una alta
calidad grfica dada por el uso simultneo de hasta 4 colores en una caja, permitindoles realizar
grandes avances en cuanto a dar respuesta a los requerimientos cada vez mayores en cuanto a
complejidad y atractivo en la impresin grfica.
Las principales maquinas de la planta son:
Corrugadora Langston 380 de 2.5 m de ancho.
Flexo S&S de 38" y dos colores
Flexo Langston Saturno III de 4 colores.
Simn de 1628 de 4 colores.
Ward 13000 de 2 colores.
Martn DRO de 4 colores.
17

BREVE DESCRIPCION DE LA ORGANIZACION 1.
TIPO DE ORGANIZACIN
La Organizacin es una empresa manufacturera. Produce, importa y distribuye cartn
corrugado
2. PRODUCTOS O SERVICIOS
Productos del mbito forestal, cartn corrugado 3.
VOLUMEN DE ACTIVIDADES
Nivel de facturacin = US$ Millones de dlares
Cantidad de personal = 230 personas
4. TECNOLOGIA.
Tecnologa industrial de pequeos lotes, proceso discontinuos, trabaja generalmente a
pedidos.
5. POSICION DE LA ORGANIZACIN EN EL MERCADO DEL PRODUCTO O
SERVICIO
TIPO DE MERCADO = competitivo
% de mercado que cubre la empresa = 16 %, ocupando el segundo lugar
6. POSICION FINANCIERA
RESULTADOS OPERACIONALES DEL ULTIMO AO
Resultado operacional ultimo ao US$ 680 mil dlares anuales.
Pasivos y activos = Activo circular = US$ 26millones
Activo fijo = US$ 15 millones
Pasivo circular = US$ 16 millones
Pasivo largo plazo = US$ 1 milln
Patrimonio = US$ 24 millones
7. METODOS Y SISTEMAS DE ADMINTSTRACION
Cada una de las rea opera con un sistema de administracin semiautnomo, pero con
control de la administracin central. La empresa hace uso intenso del computador en este
sentido.
8. OBJETIVOS Y PLANES ESTRATEGICOS?
La empresa actualmente se mantiene en consolidacin, con miras futuras a expandir.
18

Productos y %de participacin de Mercado

19

2.2 CARACTERIZACION DEL PROBLEMA DE MANTENIMIENTO EN LA
EMPRESA
2.2.1 Gestin Del Mantenimiento
2.2.1.1 Informacin Tcnica
El departamento de mantenimiento cuenta con una excelente biblioteca de informaciones
tcnica, cada maquina cuenta con una completa gama de catlogos, todos proporcionados por los
mismos fabricantes, adems cuentan con acceso a la red de Internet que les permita tener
contacto directo con los fabricantes y proveedores.
Este departamento no cuenta con cartillas de inspeccin y chequeo, por lo cual no se
encuentran definidos los repuestos denominados crticos. 2.2.1.2 Mantenimiento Correctivo
La mantencin se realiza basndose en un indicador post-falla, preocupndose que el
tiempo de detencin sea minimio. La gestin del trabajo de mantencin es deficiente ya que
no existen ordenes de trabajo, no existen registros histricos de fallas, por lo cual no tienen
precedente del trabajo que deben realizar lo que al final implica que el tiempo de detencin de la
maquina vaya aumentando.
2.2.1.3 Mantenimiento Programado.
La mantencin programada se realiza basndose en calendario el cual esta formulado
segn el impacto de la maquina en la produccin. No existen registros ni planillas o formularios
de mantenimiento programado, esto implica que la programacin del calendario no sea la
correcta ya que la calendarizacion esta programada basndose en criterios que no son ciento por
ciento eficaces.
2.2.1.4 Control Tcnico.
Este control es deficiente, ya que no existen registros e informacin de actividades
pasadas en cada equipo, no existe registro de materiales y repuestos consumidos en cada
actividad, aunque si existe control del mantenimiento de ellos.
Estos conceptos son muy importantes ya que se pueden generar polticas acerca del
manejo del inventario de mantencin, adems con el historial de los costos de mantencin y
de las diferentes actividades que fueron realizadas.
20

2.2.1.5 Control de Costos
El control de los costos es deficiente, ya que no se registran los costos de horas hombres
y los costos de mantenimiento que se realizan diariamente, debido a que no existen equipos
codificados e identificados. Esta gestin ha sido omitida por el departamento de mantencin.
Actualmente existe un software administrativo que permite llevar un control de los
repuestos e insumos, pero esto no permite llevar un registro de todos los costos que se generan.
Adems no existe una orden de trabajo que permita distribuir la informacin referente a los
costos de mantencin y llevarlos en forma separada por equipo o rea.
En general los costos por concepto de mantenimiento son llevados en el mbito global,
para el conjunto de equipo, lo cual es bueno como informacin contable pero no lo es como
herramienta tcnica para la gestin de mantencin.
2.2.1.6 Adquisiciones.
La adquisicin o campo de repuestos se realiza de acuerdo a la necesidad que se tiene y
basndose en el conocimiento del lder y personal de mantenimiento, lo que implica que esta
informacin esta sustentada en la permanencia del personal y no es cien por ciento confiable, ya
que no existen registros ni control tcnico sobre los historiales de consumo de repuestos.
Como no se dispone de registros histricos no se pueden generas acertadas definiciones
de los repuestos crticos, por lo tanto para generar una poltica de reposicin y de manejo de
Stock de repuestos requiere necesariamente la definicin de criticidad, (la cual actualmente no
existe).

2.2.2 Ejecucin del mantenimiento

2.2.2.1 Facilidades
Este departamento otorga todas las facilidades para que el trabajo sea realizado de la
mejor forma y en el menor tiempo posible. Cuenta con un taller apropiado para ejecutar
todas las tareas que sean requeridas. Por otro lado cuentan con los equipos y
herramientas necesarias para minimizar los tiempos de trabajo.
21

2.2.2.2Personal.
Es de buen nivel, muchos de los integrantes llega al nivel TECNICO DE NIVEL
SUPERIOR, por cual es necesario capacitacion profesional. La maquinaria o equipos
existente en la planta son de avanzada tecnologa, por lo cual es necesario capacitar en relacin
con este tema.
El nmero de integrantes del departamento de mantencin es aceptable para la
cantidad de equipos que existe en la planta.

2.2.2.3Procedimientos
Los procedimientos utilizados en la ejecucin del trabajo son calificados como
buenos, ya que la asignacin de responsabilidades es de excelente nivel. Los canales de
comunicacin son deficientes, ya que en la actualidad estos se realizan en forma informal.
22

ANLISIS DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS
Actualmente el departamento de mantencin cuenta con muchas falencias en los
procedimientos de trabajo, principalmente en la gestin del mantenimiento. Se ha podido
establecer que la no-existencia de un criterio definido de mantenimiento programado provoca
que sta sea realizada por decisiones que no son los adecuados.
La mantencin programada se realiza basndose en un calendario, el cual esta
formulado segn el impacto de la mquina en la produccin y no existe ningn mecanismo que
permita registrar e informar los trabajos realizados en las mantenciones anteriores.
La misma situacin se puede observar en la mantencin correctiva, esta se realiza al nivel
de ejecucin, los criterios aqu utilizados son indicadores post-falla, preocupados
principalmente en que el tiempo de detencin sea mnimo.
Se puede observar la falta de un mecanismo de apoyo que indique el trabajo que se va
a realizar. Cada trabajo de mantenimiento que se realiza es asignado basndose en la
experiencia del encargado del mantenimiento ya que no existen procedimientos que
registren y controlen los trabajos anteriormente realizados. Esto quiere decir que no existen
antecedentes histricos de fallas en los equipos, por lo cual no se lleva un control de los recursos
utilizados en cada trabajo.
Se puede detectar la falta de un procedimiento de trabajo que formalice las
operaciones de mantenimiento y as llevar un registro de los repuestos utilizados en cada
operacin. El carcter informal de esta actividad, impide aprovechar las ventajas de contar con
tareas estandarizadas, para el caso de trabajos repetitivos.
La no-existencia de estos registros impiden la asignacin de repuestos crticos a los
equipos, y a la vez la falta de repuestos de alto consumo en bodega. Tambin se puede detectar
que la falta de estos registros impiden llevar un control apropiado en la calidad de los
repuestos utilizados.
Estos conceptos son muy importantes ya que se pueden generar polticas acercas del
manejo del inventario de mantencin.
Se puede detectar la falta de repuestos crticos e implementos para los equipos, debido a
que no se tiene un control optimo y apropiado en bodega y no existen registros histricos de
consumo.
23

El hecho de que no existan ordenes de trabajo y registros de procedimientos provoca
adems de lo descrito con anterioridad, que la administracin de los costos se lleve a cabo en
forma deficiente e incompleta. A pesar de tener un software de manejo de inventario, ste
solo maneja el movimiento que se produce en bodega y no contempla los costos que se
producen por efectos de los trabajos de mantenimiento.
El control de costo de las horas hombres utilizadas en mantencin y reparacin, as
como la utilizacin de un presupuesto de gastos destinados a mantencin, como una herramienta
de control de los gastos reales, son aspectos que aparecen evaluados como insuficiente,
producto de la no-existencia de una codificacin e identificacin de los equipos y sus
componentes.
Una de las consecuencias de todas las falencias detectadas en mantencin implican un
aumento en los tiempos de detencin de las mquinas, lo que lleva a obtener como resultado un
incremento en los costos por perdida de produccin.
Como se puede apreciar, el departamento de mantencin cuenta con muchas falencias,
siendo la principal de ellas la gestin del mantenimiento, por lo tanto, para realizar la
planificacin de las actividades de mantencin en forma lgica y ordenada es necesario
contar con un banco de datos que entregue en forma rpida y clara informacin referente a
equipos y componentes, ordenes de trabajo, orden de compra, historiales de mantenimiento,
movimiento de inventario, reportes de costos, entre otros. Por lo que se justifica implementar un
sistema de informacin que permita apoyar la gestin y ejecucin de la mantencin de los
equipos y maquinas de esta empresa.
24

25

3.0 SISTEMA FUNCIONAL PARA EL APOYO DE LA GESTION DE LA
MANTENCION

La funcin que se desea estudiar y que da origen a la implementacin de un sistema de
informacin administrativa es la GESTION DE LA MANTENCION y corresponde a un
componente que tiene como funcin general mantener y asegurar el buen estado de las
instalaciones, mquinas y equipos disponibles para la produccin, en condiciones tales que
las fallas imprevistas sean mnimas y controlables con economa, seguridad y eficiencia.
El objetivo que se persigue cuando se proyecta un sistema de informacin, es mejorar la
calidad de sta en cuanto a oportunidad, abundancia, exactitud significativa y adecuada
diversificacin del grado de agregacin en funcin de los niveles decicionales a los que se
destina dicha informacin.
Antes de comenzar a estudiar y desarrollar la implementacin del sistema de informacin
administrativa ser necesario precisar una serie de trminos que sern
utilizados de aqu en adelante.

Sistema de Informacin Administrativa: Conjunto de normas, procedimientos, medios y
equipos destinados a la adquisicin, memorizacin, transformacin y emisin de la
informacin empresarial, en relacin con el ambiente externo en que se encuentra la
empresa.

Funcin: Conjunto de actividades administrativas o de procesamientos relacionados que
tienen como propsitos cumplir un determinado fin.

Funciones relacionadas fuera de mbito: Otra actividad que intercambia explcitamente
informacin con la funcin, pero que no est sujeta a estudios y
diseos.
26

3.1. ACTIVIDADES QUE CUBRE LA FUNCION
Las actividades que estn involucradas en la funcin de la mantencin son:
3.1.1. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN:
Esta actividad tiene como objetivo la administracin de la informacin asociada con la
funcin en estudio. El concepto de administracin se entender como la obtencin,
mantencin, computacin, generacin y distribucin de datos en el sistema de mantencin.

3.1.2. DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS DE MANTENCIN:
Es la actividad encargada de realizar todas las acciones que se requieran para
confeccionar planes de mantencin, en ella se destaca una fase de anlisis de la informacin
disponible para determinar las caractersticas de mantencin de los equipos y otra que
procede a determinar los recursos necesarios y procedimientos a seguir para desarrollar la
mantencin.
3.1.3. CONFECCION DEL PROGRAMA DE MANTENCION:
Esta actividad tiene como objetivo programar los trabajos de mantencin a realizar
basndose en la informacin que se proporciona sobre los equipos, su condicin y los recursos
disponibles. Su gestin se traduce en un programa de mantencin, mediante el cul se
establecer el momento ms apropiado para efectuar el trabajo. 3.1.4. COSTOS DE
MANTENCION:
Esta actividad se encarga de mantener y acumular costos por orden de trabajo, adems
deber generar resmenes de costos incurridos en la mantencin del equipo al nivel ms
desagregado posible.
3.1.5. ADMINISTRACION DE MATERIALES DE MANTENCION:
Esta actividad estar encargada de manejar el inventario de repuestos y materiales de
mantencin. Su objetivo principal ser asegurar la disponibilidad de estos recursos en el
momento y lugar que se le requiera.
27

3.2. FUNCIONES RELACIONADAS FUERA DE ESTUDIO.
Las funciones con las que interacciona la gestin de mantencin son:
3.2.1. PRODUCCION:
Es el encargado de hacer funcionar rutinariamente los equipos, alimentar la funcin de
la gestin de mantencin con informacin acerca del funcionamiento y condiciones de los
equipos, adems de solicitar estudios especiales para determinados equipos. Es el receptor de la
informacin asociada con restricciones operacionales (detenciones, puesta en servicio,
marcha restringida), participa indicando modificaciones, prioridades en el programa de
mantencin e impone restricciones externas a l. 3.2.2. CONTABILIDAD:
Es la fuente de la informacin asociada a los costos unitarios de mano de obra por
especialidad y por ende es el encargado de entregar estos costos a la funcin de la gestin de
mantencin, adems es el receptor de la informacin de los costos incurridos en la mantencin
de los equipos.
3.2.3. FINANZAS:
Es el receptor de la informacin general acerca de la estimacin sobre los presupuestos
que resulten de la aplicacin del programa de mantencin confeccionado por la funcin
principal, por lo tanto sta entregar la informacin del presupuesto que fue asignado a
mantencin.
3.2.4. ADQUISICIONES:
Es el encargado de adquirir nuevos recursos (insumos) para la funcin principal,
generando ordenes de compra; adems es el receptor de la solicitud de compra de
materiales, repuestos y equipos.
28

3.3.RESUMEN GRFICO: A continuacin la informacin que caracteriza el problema se
puede resumir de acuerdo al problema ya explicado, ver figura N 3.1

Figura 3.1 Resumen Grfico del Problema
29

3.4. FUNCIONES PRINCIPALES
Los criterios para definir las funciones principales, estn basados en el estudio
realizado al funcionamiento actual de mantencin, de donde se establece que los
componentes funcionales del sistema y los antecedentes que llevan a concluir la necesidad de
contar con dichas funciones son las siguientes.

3.4.1. ADMINISTRACION DE LA INFORMACION.
Falla de la informacin confiable y oportuna para el apoyo de los procesos asociados a la
gestin de la mantencin, lo que implica exigir una mejora de los mtodos administrativos de la
informacin.
3.4.2. MANEJO DE LA MANTENCION.
Falta de una poltica clara de mantencin.
Falta de un sistema de orden de trabajo, para ordenar y controlar los trabajos de
mantenimiento.
3.4.3. HISTORIAL DE MANTENCION.
Falta un sistema que permita registrar en forma ordenada y detallada los trabajos de
mantenimiento ejecutados y que permita evaluar el resultado de los planes y programas. 3.4.4.
COSTOS DE MANTENCION.
Falta de un mecanismo para registrar los costos de mantenimiento.
No existe un documento que permita desagregar la informacin referente a costos de
mantenimiento y costos generados por H/H.
3.4.5. MANEJO DEL INVENTARIO DE MANTENCION.
Falta de un sistema de control del movimiento de materiales y repuestos.
Falta de un mecanismo de anlisis de las caractersticas de los proveedores en cuanto a
calidad, precio, seguridad de suministro y magnitud del plazo de entrega para cada cdigo en
particular.
Falta de un mecanismo para registrar y actualizar los materiales disponibles y su ubicacin
en bodega.
30

El resultado de ste anlisis nos permite obtener las funciones principales que nos
permiten mejorar y solucionar las falencias vistas actualmente en dicho departamento. La
estructura funcional obtenida de este anlisis se presenta en la figura N 3.2.

3.5. DESCOMPOSICION JERARQUICA DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES.

En la seccin anterior se pudo identificar las funciones principales con las que debe contar el
sistema de informacin administrativa para solucionar las falencias detectadas en el
departamento de mantencin. Tambin se definen los requerimientos que debe satisfacer
dicho sistema de informacin para apoyar la gestin de mantenimiento.
En esta seccin se presenta la descomposicin jerrquica de las funciones principales del
sistema de apoyo de la gestin de mantenimiento. Para realizar esta descomposicin se ha
tomado como base la caracterizacin de la situacin actual del departamento.
31

3.5.1. AMINISTRACION DE LA INFORMACION
Esta funcin se preocupa de reunir, guardar, distribuir y generar informacin, adems
de tomar decisiones acerca del manejo de la informacin asociada al sistema de mantenimiento.
Esta componente apoya con informacin relevante a las dems funciones del sistema. Sus
deberes estaban relacionados con entregar informacin en forma oportuna y depurada, ver
figura N 3.3.

3.5.2. MANEJO DE LA MANTENCION.
Esta funcin es la encargada de manejar las tareas de mantenimiento preventivo y
correctivo mediante la confeccin de una orden de trabajo, identificando claramente
quines, qu, cundo, dnde y cmo deben ejecutarse las distintas operaciones. Adems se
encargara de registrar las lecturas de los equipos contemplados en los planes de mantenimiento,
ver figura N 3.4.
32

3.5.3. HISTORIAL DE MANTENCION.
Esta funcin se encarga de mantener el historial completo de las intervenciones que se
realizan en el equipo. En general se vaciaran todos los datos que contengan los procedimientos
de operacin, es decir, informes de produccin, presupuesto y operacin.
Esta funcin cuenta con cuatro componentes, los que se encargan de mantener y
actualizar las intervenciones que se le han dado para el equipo como tambin mantener
actualizado el presupuesto e ndice de control de mantenimiento, ver figura N 3.5.

33

3.5.4. MANEJO DEL INVENTARIO.
Esta funcin tiene la misin de manejar y controlar el inventario de repuestos e
insumos, as como tambin mantener actualizado los catlogos de los distintos materiales que
pertenecen a la bodega, de manera tal que la administracin de esta sea lo ms eficiente
posible. Su objetivo funcional ser asegurar las disponibilidades de estos recursos en el
momento y lugar que se les requiera, ver figura N 3.6.
Esta funcin cuenta con cuatro componentes; la primera a cargo del control del
movimiento del inventario. Otro componente a cargo de registrar a los distintos proveedores. Un
tercer componente a cargo de manejar el historial de consumo o movimiento de mantencin. La
ultima funcin es la encargada de registrar todas las partes inventariadas y administrar la lista
de partes. De esta forma se logra administrar en forma eficiente la bodega de mantencin.

34

3.5.5. COSTOS DE MANTENCION.
Esta funcin tiene como finalidad llevar un control detallado y ordenado de los
costos generados por las orden de trabajos registrando los costos de inventario, costo HM y
reparaciones.
Esta funcin cuenta con tres componentes, ver figura N 3.7, en donde la primera
esta a cargo de llevar un control de los costos generados por la bodega de mantencin en donde
influye los repuestos e insumos, la segunda esta encargada de llevar un control de los costos
generados por mantenimiento en donde influyen los trabajos programados y los no
programado. Y un tercer componente que lleve el control de los costos producidos por las H/H.

35

36

DOCUMENTOS DE ENTRADA Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

El objetivo principal de este capitulo es identificar para cada grupo de informacin
existente en la descomposicin jerrquica de las funciones principales, que datos deben ser
ingresados al sistema de informacin.
4.1 DOCUMENTOS DE ENTRADA UTILIZADOS POR EL SISTEMA
El motor del sistema de informacin computarizada es sin duda la informacin de
entrada, por lo tanto la recopilacin de datos debe ser exacta y concisa, para lograr esto se
plantean ciertos procedimientos que permiten regular las diferentes operaciones. Estos son los
documentos que se presentan en este capitulo.
Los documentos utilizados por el sistema de informacin permiten recolectar la
informacin que se genera en las distintas actividades de mantencin, estos son: Documentos
Archivo maestro.
Ficha de equipo: permite documentar todas las mquinas existentes en la planta.
Ficha de materiales: permite registrar datos reales de los tem existentes en bodega y los
que estn por ingresar
Ficha del personal de mantencin; permite registrar e identificar al personal que labora
en la planta
Ficha de proveedores: permite registrar datos de estos y la relacin con estos.
Ficha centro de costo: permite registrar los distintos centros de costos del departamento de
mantencin.
Documentos que permiten recolectar y controlar las actividades de mantencin.
Orden de trabajo: permite solicitar y autorizar todos los trabajos de mantencin.
Programa de mantencin: permitir fijar las fechas y controlar las ordenes de trabajo.
Pauta de mantencin: contiene el plan de mantencin preventivo del equipo.
Control de egreso: permite controlar los tem solicitados a mantencin.
Solicitud de compra: permite solicitar materiales, repuestos, equipos y herramientas.
Estos documentos disponen de una sola copia a excepcin de los siguientes documentos:
Orden de compra, control de egreso y orden de trabajo. Dems esta decir que stos
documentos forman parte indispensable del sistema de mantencin propuesto.
37

4.1.1 FICHA DE EQUIPOS.
Dado que los registros de las instalaciones existen nicamente en forma de catlogos, es
necesario documentar todas las mquinas existentes en la planta, para ello se disea una ficha
que tiene como objetivo registrar los datos de las mquinas. (Ver figura 4.1)
Esta informacin es necesaria para mantener una configuracin actual de la mquina y
elementos presentes en la instalacin. Esta informacin consiste en datos bsicos como lo son
las caractersticas tcnicas del equipo y la ubicacin dentro de la planta. Estos datos son: cdigo
de equipo, seccin a la que pertenece, descripcin de las partes, descripcin del equipo, datos
tcnicos, centro de costo, fecha de puesta en marcha, orden de compra, costo inicial, garantas,
datos del fabricante y adems datos sobre informacin sobre catlogos, manuales y planos.
Para identificar las mquinas y sus componentes se deben codificar de acuerdo a una
estructura explicada en el anexo A-6.
La identificacin correcta de todos los equipos permitir crear una base de datos global
que relaciona varias funciones permitiendo un seguimiento de la informacin de los equipos
tales como: informacin maestra de equipos, parte utilizadas en equipos, historial de costos por
equipos, informacin de partida general e informacin de garanta y permisos. La figura 5.4
(pag. 68) muestra la pantalla que presenta el sistema de informacin
Esta es una tarea muy importante y demorara un tiempo en ser ingresada al sistema
administrativo. Una vez realizada esta actividad, una cantidad sorprendente de informacin
estar disponible para realizar las actividades de mantenimiento en forma ptima y mejorada.

4.1.2 FICHA DE MATERIALES.
El objetivo de la ficha de materiales es registrar toda la informacin de los distintos tem
existentes en bodega de mantencin y de los que estn por ingresar.
La informacin necesaria para conformar la base de datos, consiste en indicar el nombre
del tem, el nmero que le asigna el fabricante y adems un cdigo de ubicacin que es
explicado en el anexo A-5. Tambin se realiza una descripcin del tem a registrar adems de
proveedores, fabricantes, costos, garanta y descripcin de s es critica o no. Ver figura 4.2
38

Figura 4.2.- Planilla Registro De Materiales.
40

Para cada tem distinto se realiza una ficha que permite llenar la base de datos del sistema
de informacin, con lo cual se sabr con exactitud el Stock real, la ubicacin, l ultima precio
unitario, referencias tcnicas y proveedores. Esto se logra llenando en forma cuidadosa la
informacin contenida en las fichas de materiales. La figura 5.15, (pag.73) muestra la pantalla
que presenta l modulo de inventario en el sistema de informacin.

4.1.3 FICHA PERSONAL DE MANTENCION.
Este documento permite registrar todos los antecedentes de las personas que trabajan en el
departamento de mantencin, ver figura 4.3,(pag.42). Los antecedentes de los empleados son
utilizados por el sistema en dos caminos distintos: el primero es un registro de los datos
personales y profesionales, esto basado en el curriculum de cada integrante y el segundo
como un medio de registro de todos los datos generados por ordenes de trabajo O.T.
Este documento permite y debe registrar habilidades en el trabajo, cursos de seguridad
medica y alguna otra informacin que se necesite almacenar sobre una persona.
La figura 5.27, (pag.79) muestra la pantalla que presenta el sistema de informacin en
relacin con los antecedentes del personal.

4.1.4 FICHA DE PROVEEDORES.
Este documento permite registrar todos los antecedentes del proveedor de manera que
permita conocer a quien se debe recurrir en caso de necesitar un repuesto para alguna
operacin de mantenimiento, ver figura 4.4.
Dentro de la informacin que se debe registrar estn: direccin del vendedor, contactos,
nmero de telfono, tipo de material que vende y adems se le debe asignar un cdigo de
reconocimiento.
Toda esta informacin es necesaria para alimentar la base de datos del sistema, luego el
programa calculara automticamente un evalo del rendimiento para cada vendedor sobre la base
de la informacin de la orden de compra. La pantalla que presenta el sistema de informacin se
muestra en la figura 5.31, (pag.82).
41

Figura 4.3. Ficha Del Personal
42

43
Figura 4.4. Planilla De Proveedores

4.1.5 FICHA CENTRO DE COSTO.
Este documento permite registrar los diversos centros de costos asignados al
departamento de mantencin, esto permite alimentar la base de datos del sistema de
informacin. Ver figura 4.5
Los nmeros de cuenta y centros de costos son asignados a las maquinas y los datos que
deben registrar son: nmero de cuenta asignadas, nombre o descripcin del equipo o
maquina, total del presupuesto, ao, departamento al cual pertenece, ver anexo A-1.
Una vez alimentado el sistema de informacin esta se encargara de calcular
automticamente los dlares gastados sobre la base de ordenes de compra y procedimientos de
fin de mes y tarjetas de horarios.
4.1.6 ORDEN DE TRABAJO.
La ficha de orden de trabajo permite solicitar y autorizar todo tipo de trabajo mediante un
procedimiento escrito y as formalizar y controlar las acciones de mantencin.
En este tipo de ficha se solicita registrar datos reales en cuanto a los materiales y
repuestos empleados, trabajos adicionales, horas hombres ocupados, costos involucrados en los
trabajos de mantenimiento, indisponibilidad de las maquinas, tipo de intervencin, ver figura
4.6.
Esto permite retroalimentar el sistema de informacin y a la vez actualizar y cerrar las
ordenes de trabajo, seguir los tiempos bajos de los equipos, programar las ordenes de trabajo y
seguir las actividades de mantenimiento. El seguimiento de ordenes de trabajo incluye la
labor especializada de empleadores y empleados, partes utilizadas en operaciones de
mantenimiento, tem utilizados (razn por las que fue emitida la O.T) y notas relacionadas
con la O.T.
Esta informacin permite tomar ciertas decisiones, por lo tanto la O.T es un documento
indispensable para lograr una buena administracin de la mantencin. Luego la orden de trabajo
es el documento base que se emplea para satisfacer los siguientes fines:
1. Servir de aviso de que se ejecutara una accin de mantenimiento planificado o
imprevisto.
44

45
Figura 4.5. Planilla Centro De Costo

2. Proporcionar la autorizacin por el gasto de mano de obra y materiales en los trabajos
ejecutados.
3. Tener un respaldo de las tareas realizadas.
4. Registrar la informacin de otros detalles, tales como materiales y repuesto empleados u
otros trabajos que se pudieran realizar, para luego retroalimentar el sistema de
informacin computacional.
La informacin contenida en la O.T est diseada de tal manera que sea determinada
por el jefe de mantencin y trabajadores de distintas especialidades. En general la O.T
permite manejar y controlar las tareas de mantencin preventiva y correctiva. La figura 5.43,
(pag.91) muestra la pantalla que presenta el sistema de informacin y los campos requeridos
por la funcin de O.T.

4.1.7 PROGRAMA DE MANTENCION
Este documento permite registrar todas las fechas en las cuales se ejecutarn trabajos de
mantencin, permitiendo controlar las ordenes de trabajo y equilibrar las cargas de trabajo, ver
figura 4.7. Este documento tambin permite coordinar los trabajos de mantencin con el
departamento de produccin y as permitir la disponibilidad de las mquinas.
Una vez que se alimenta la base de datos del sistema el programa comienza a
administrar esta informacin y emite una O.T basndose en la informacin implementada.
Los datos que debe registrar esta planilla son: cdigo de equipos, frecuencia de las actividades a
realizar, tiempo estimado, tipo de mantencin, nmero de personas, actividad a realizar y fecha
en que se realizara esta actividad. La figura 5.39, (pag.88) muestra la pantalla con la informacin
que solicita el sistema de informacin y la relacin con los requerimientos de la funcin de
mantencin.

4.1.8 PAUTA DE MANTENCION.
La pauta de mantencin es un documento que contiene el plan de mantencin
preventivo por equipo. Es decir es independiente para cada equipo y contiene aquellas acciones
de mantencin recomendadas por el fabricante y las que indican el personal de mantencin.
47

48
Figura 4.7. Programa De Mantencion

Los datos que debe registrar esta planilla son: cdigo de equipo, centro de costos, norma
de seguridad, tiempo estimado en ejecutar la actividad, nmero de personas y por ltimo
descripcin de la actividad y frecuencia que tendr esta, ver figura 4.8.
Para confeccionar las pautas de mantencin ser necesario recurrir a las recomendaciones
del fabricante, la experiencia del personal de mantencin, solicitudes u opiniones de los
operadores y catlogo e informacin tcnica. Luego basndose en esta informacin se
confeccionara la pauta y se alimentara la base de datos del sistema de informacin. La
figura 5.40, (pag.88) muestra la pantalla que presenta el sistema de informacin.
Un punto muy importante es determinar la frecuencia de cada una de las actividades ya
que sta depender de la antigedad de la mquina, el estado en que se encuentra y el tiempo de
funcionamiento del equipo.
La frecuencia puede tener como parmetro de medida unidades de produccin, unidades
de calendario, unidades de tiempo u otro parmetro, para este caso se definirn dos tipos.
Unidades calendario: est destinada a las actividades rutinarias, vale decir en forma diaria,
semanal y mensual.
Unidades de tiempo: son operaciones que debe realizar el personal de mantencion de
acuerdo a las horas de operacin del equipo.
4.1.9 CONTROL DE EGRESO.
Permite llevar un control de los tem que son solicitados a la bodega de mantencin y
as tener conocimiento de los repuestos que son utilizados en las mantenciones.
Con este documento se tiene un respaldo de los tem que salen de bodega. La
informacin que registra esta planilla consiste en el Nde O.T, mquina o equipo, cdigo de
material, descripcin, N de parte del repuesto, fabricante y cantidad. Adems de esta
informacin se debe justificar la salida o solicitud, quien es la persona que emite la autorizacin
y quien es la que solicita el repuesto, ver figura 4.9.
Una vez que se ingresa esta informacin a la base de datos del sistema, se actualiza
inmediatamente sta informacin del archivo maestro rebajando estos tem del inventario de
bodega. Esta informacin esta disponible en el mdulo de inventario, como se muestra en la
figura 5.17, (pag.74).
50

51
Figura 4.9. Planilla Consumo De Materiales

4.1.10 SOLICITUD DE COMPRA.
Es un documento formal que describe los requerimientos realizados a un proveedor o
prestador de servicio en cuanto a precio, fecha de entrega, condiciones de pagos, mtodo de
envo y otros, adems permite confirmar y respaldar la compra.
Los datos ms referenciales que registra este documento son: cdigo vendedor,
fecha de entrega, fecha de orden de compra, nombre de quien solicita la compra, quien
aprueba, Nde parte, descripcin y centro de costo. Ver figura 4.10.
Una vez que se alimenta la base de datos del sistema de informacin, ste la administra
de tal forma que le permite seguir la informacin de compra relacionada con los tem existentes
en bodega y aquellos que no lo estn. Puede emitir ordenes de compra y solicitudes, agregarle
partes a su inventario, revisar el estado de cualquier orden de trabajo, hacer un seguimiento del
presupuesto total v/s dlares gastados por cuentas y crear informes de costos por nmeros de
cuentas, vendedor o de proyecto.
La figura 5.37, (pag.85) muestra la pantalla que presenta el sistema de informacin y los
campos que satisfacen los requerimientos de las funciones principales.
52

53
Fig.4.10 Solicitud De Materiales

4.2 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO.
Se entiende por procedimientos administrativo a la relacin que en trminos de
informacin, documentos y personas, se establece en forma estandarizada entre los distintos
organismos, personas o cargos que toman parte de un cierto proceso administrativo. Es
dejar constancia por escrito de cmo se debe llevar a efecto determinadas tareas a objeto de que
el rendimiento del sistema no sufra un gran impacto ante el cambio de personas.
Los objetivos especficos son:
Decir como se hacen las tareas Mostrar la interrelacin y uso de la
administrativas informacin
Documentar el sistema Asignar responsabilidades
Standarizar procedimientos Estructurar tareas
Mostrar la interrelacin y uso de los
formularios

RESUMEN DE PROCEDIMIENTO
Los procedimientos considerados de acuerdo a las funciones principales existentes y
los objetivos del sistema de informacin son:
Procedimiento de Confeccin de Fichas.
Este procedimiento permite confeccionar los siguientes documentos: ficha de equipo,
ficha de proveedores, ficha del personal de mantencin, ficha de materiales y centro de
costo.
Procedimiento de Manejo de la Mantencin.
Este indica los pasos a seguir en caso de una mantencin correctiva o preventiva. En
este procedimiento se ven involucradas las pautas de mantencin y los programas de
mantencin.
Procedimiento Solicitud de Materiales.
Procedimiento que permite realizar solicitud de materiales a bodega de mantencin, en
este se ve involucrado la ficha de control de egreso.
Procedimiento de Compra de Materiales.
Procedimiento que permite realizar las compra de los tem solicitados por mantencin,
los documentos involucrados son: orden de compra y control de costo.
54

4.2.1 Procedimiento Confeccin de Ficha.
1 Este procedimiento se inicia principalmente en la asignacin de un sistema de
codificacin para cada una de las fichas. Los cdigos asignados a las distintas fichas y que
sern explicados con mayor detencin en el anexo (A) son:
Cdigo de equipo Cdigo de empleado
Cdigo de departamento Cdigo de inventario
Cdigo de rea Centro de costo
Cdigo de trabajo
2 Una vez que se determinan los cdigos a utilizar se procede a confeccionar las
siguientes fichas.
Ficha de equipo
Ficha de personal
Ficha de materiales
Ficha centro de costo
Ficha de proveedores
Para esta actividad se toman ciertos datos en terreno, adems de acudir al archivo tcnico de
dichos equipos. El supervisor del departamento es quien estar a cargo de esta actividad.
3 Para confeccionar la ficha de equipo (pag.68, fig.5.4) se debe acudir a las siguientes
fuentes de informacin: catlogos, factura, ordenes de compra, placa caracterstica y sistema
componente. La ficha del personal (pag.79, fig.5.26) de mantencin se confecciona a partir del
curriculum de cada uno de los integrantes y la ficha de los proveedores (pag.82, fig.5.3 1) se
confecciona a partir de las facturas de los materiales. Para confeccionar la ficha de los
materiales (pag.73, fig.5.15) el jefe de mantencin deber hacer un levantamiento del
inventario.
Una vez que estn ejecutadas las fichas estas deben ser revisadas, para lo cual se
comprueba en terreno con la ayuda de los mecnicos de mantencin. De encontrarse planillas
incompletas o con informacin falsa se repite la operacin. 4 Si la informacin es correcta y no
presenta errores u omisin de datos se ingresa al sistema computacional.

Nota: se debe tener presente que la retroalimentacion de informacin es continua a fin de actualizar y ajustar los perodos de
trabajo de mantencin.
55

Diagrama de Procedimientos
Confeccin de Fichas
56
Fig. 4. 11 - Procedimiento Confeccin de Fichas

4.2.2. Procedimiento Manejo de la Mantencin.
1 Diariamente el o los operadores encargados de manejar los equipos deben ejecutar las tareas
descritas en las planillas de inspeccin del equipo. Por otro lado debern llenar la informacin
contenida en el informe de operadores; esta informacin es ingresada al sistema.
2 El sistema almacena y procesa las lecturas de cada uno de los equipos de esta manera se genera
en forma automtica la pauta de mantencion.
3 El jefe de mantencin recibe la informacin oral de los operadores y los siguientes
documentos: informe de operadores, programa de produccin del mes, informe de ordenes de
trabajo sin terminar y pautas de mantencin (pag.88, fig.5.40) en este ltimo documento se
indica la siguiente informacin: cdigo de equipo, normas de seguridad, frecuencia de las
actividades, descripcin de las actividades, nmero de personas, centro ejecutor, y tiempo
estimado en ejecutar cada una de ellas. Una vez confeccionado el programa de mantencin
se abre las O.T. (pag.92, fig.5.43) en la cual se indica el N correlativo, cdigo del equipo,
centro de costo ejecutor, hora estimada programada, fecha de emisin, tipo de servicio. Este
ltimo dato indica si la mantencin a realizar es planificada o imprevista. 4 Una vez que el
ejecutor responsable haya recibido la orden de trabajo, ya sea por una mantencin imprevista o
programada, ante el trabajo a realizar tendr dos alternativas: el reemplazo de la pieza e
inspeccin de stas o limpieza y ajuste. 5 Si la decisin es la primera deber abrir una solicitud
de materiales(pag.85, fig.5.37) al encargado de bodega y ste verificara que los tem existan
fisicamente.
6 Si estos no existen se informa inmediatamente al departamento de adquisiciones. S los tem
solicitados existen fisicamente el encargado de bodega deber completar los datos restantes
entregando los materiales. De esta manera los documentos originales quedan en bodega se
archivan y la copia queda para el jefe.
7 Una vez que la persona cuente con todos los recursos fisicos necesarios para realizar la
actividad, esta se ejecuta y posteriormente la O.T es entregada al jefe de mantencin.
Durante la realizacin de los trabajos de mantencin se deber completar cierta informacin
como: fecha y hora de inicio, horometro actual, N de personas, tiempo real, actividades
complementarias si es que las hay y anotar la hora de trmino.
57

8 El jefe de mantencin deber completar la informacin restante que contiene la O.T, sta
ser: tiempo de parada, tiempo total estimado, tiempo realmente invertido, total de
h/hombres estimados, tiempos normales y extra, costo unitario de los materiales ocupados,
este ltimo dato se obtiene de los materiales directos del sistema computacional.
9 La informacin contenida en la O.T. y la solicitud de materiales deben ser ingresada al
sistema. Una vez ya ingresada la O.T y la solicitud de materiales son archivadas en la carpeta del
equipo, se almacena y se procesa la informacin
58

Diseo De Procedimiento
Manejo De La Mantencion
59
Fig 4.12- Procedimiento De Manejo De La Mantencion

4.2.3 Procedimiento de Solicitud de Materiales.
1 Toda necesidad de uso de algn material existente en la bodega de mantencin deber ser
comunicada de manera escrita al encargado de bodega. Una vez analizada y justificada la
necesidad de dicho material se procede al retiro de este desde su ubicacin en bodega.
2 Al retirar el material se debe llenar un vale de retiro (pag.51, fig4.9), en el cual quedara
especificado el cdigo de identificacin, el nombre del solicitante, el rea de uso, la cantidad y
por ltimo el nombre de la persona que entrega dicho material.
3 Si al momento de solicitar el material este no se encuentra en bodega, se eleva una solicitud de
orden de compra (pag.85, fig.5.37) al encargado de adquisiciones. 4 Posteriormente estos vales
de consumo sern retirados a diarios por el encargado de bodega para su ingreso al sistema de
administracin de inventario. Si en el sistema no se encuentra el tem se procede a confeccionar
la ficha.

Diagrama De Procedimiento
Solicitud De Materiales

Fig. 4.13- Procedimiento Solicitud Materiales De Bodega
60

4.2.4 Procedimiento De Orden De Compra.
1 El proceso de compra en el departamento se inicia con el planteamiento hacia el jefe de
mantencion, de la necesidad de adquisicin de materiales o servicios por parte de dichas reas,
sta se puede hacer por medio de una solicitud de servicio o requisicin de repuestos (pag.85,
fig.5.36) o insumos de maquinas, entregada por el sistema administrativo de inventario de
la bodega de mantencion.
2 El supervisor es la persona encargada de recibir la solicitud de compra; este es quien da la
aprobacin de la solicitud. Esta es enviada a adquisiciones para que se genere una orden de
compra (pag.85, fig.5.37), si no es aprobada por el supervisor sta es devuelta a quien hace la
solicitud de compra.
3 Una vez identificada y justificada la necesidad de compra el encargado de adquisiciones
enva a los proveedores una solicitud de cotizaciones, s corresponde realizarla. Obtenida las
cotizaciones stas deben ser analizadas para seleccionar la mejor alternativa; realizada esta
evaluacin la compra debe ser autorizada o rechazada.
4 De acuerdo a una poltica de contabilidad y control de International Paper, el encargado de
comprar debe verificar el monto de la compra, si sta es inferior al monto mnimo especificado
en el anexo de procedimientos de compra (U$ 100) se gestiona directamente con el
proveedor sin realizar orden de compra y sin cotizacin. Si es mayor a esta cantidad y menor
que U$ 1000 se debe realizar una cotizacin y una orden de compra aprobada por el jefe
de mantencion. Por sobre esta cantidad es necesario tener tres cotizaciones y la aprobacin de
la orden de compra queda en manos de la gerencia de operaciones.
5 La autorizacin de la compra la realiza el jefe de mantencin y est condicionada por el
procedimiento de aprobacin de pagos de las polticas de contabilidad y control de la empresa.
Este es el encargado de emitir la orden de compra para los distintos proveedores.
6 El proceso de compra contina con la recepcin conforme en International Paper del material o
servicio solicitado contra recepcin de factura. Adquisiciones y el jefe de mantencin revisan
en conjunto los tem comprados, verifican que la factura contenga el N de la orden de
compra y el centro de costo. Si hay errores o no cumplen con la calidad deseada son devuelta al
proveedor. Si no hay errores son entregados inmediatamente a bodega y una copia de la factura
es entregada al jefe de mantencin.
61

La factura original es firmada por el jefe de mantencin que inmediatamente la hace
llegar al departamento de contabilidad para el pago de los proveedores.
7 El jefe de mantencin recibe la fotocopia de la factura y luego la ingresa al sistema
computacional. Si en el sistema no se encuentra el tem se procede a confeccionar la ficha
del material, se almacena y se procesa esta informacin.

Diagrama De Procedimiento
Orden De Compra
62
Fig. 4.14- Procedimiento De Compra

63

Pantallas Principales Sistema De Informacin

A continuacin se presentan las pantallas del sistema de informacin que facilitan el
desarrollo de las funciones principales de la gestin de mantencin y que permiten
satisfacer los requerimientos definidos en el capitulo anterior. Antes se definirn algunos
conceptos que sern utilizados ms adelante
5.1 Conceptos De Uso Frecuente
5.1.1 Mdulos del programa
Los mdulos principales y sus funciones bsicas son:
Orden de trabajo, realiza un seguimiento de ordenes de trabajo (reparaciones, fallas y
mantencin) que consta de horas de trabajo (a que tarifa), gastos del trabajo, materiales
utilizados y costos, costos en contratistas y notas. Esta informacin se utiliza para hacer un
historial del equipo.
Equipos y Mantencin Preventiva, realizan un seguimiento de los Equipos y la Mantencin
preventiva, lo que consiste en definir la programacin de la mantencin preventiva, las partes
utilizadas en los equipos, planos de los equipos, informacin de garanta y costos de
equipos. Todo para mantener una informacin al da.
Inventario, realiza un seguimiento de los inventarios de repuestos lo que incluye la
informacin de uso.
Vendedores y Ordenes de Compra realiza un seguimiento de solicitudes y/o ordenes de
compras, dinero gastado por nmeros de cuentas, e informacin de vendedores.
Tarjeta de Horario, realiza un seguimiento del horario de los trabajadores.
Cada mdulo se puede hacer funcionar independientemente, pero los mayores
resultados y los mejores beneficios se logran cuando los mdulos interactan unos con otros.
Cuando todos los mdulos se usan en conjunto, podr seguir todos los historiales de los
equipos y sus costos. Recuerde, la Orden de Trabajo es de hecho el ncleo del programa de
mantenimiento y todos los costos e historiales de los equipos se logran a travs del uso de este
mdulo. Hay ms de una manera de enviar la informacin al mdulo de la Orden de Trabajo,
utilice el mtodo que mejor satisfaga sus necesidades y sus recursos. Lo importante es
hacer llegar la informacin al mdulo de la orden de trabajo de modo que sus equipos tengan un
historial.
64
5.1.2 Men principal
La pantalla principal aparece con la aceptacin de una contrasea vlida. La pantalla
principal da acceso a todas las funciones del programa. Esta es la nica pantalla de la cual el
programa se deber apagar. Se mostrar a continuacin una muestra de la pantalla

Pantalla N5.1
Las funciones pueden activarse desde esta pantalla al presionar el botn izquierdo del
ratn seleccionando el nombre del mdulo en la barra del men y luego seleccionar una opcin
del men.
El acceso a las funciones del programa est restringido segn su cdigo de usuario,
estos son definidos por el administrador del programa. Los botones grficos en la pantalla
principal pueden ser utilizados como acceso rpido. Los botones de acceso rpido pueden
configurarse a la medida de cada usuario.
Los mens del programa pueden mostrarse mediante los siguientes mtodos:
Ubique el ratn en el men deseado y presione el botn izquierdo, repita este procedimiento
en cada uno de los submens hasta que est en la funcin deseada.
Si hay una letra subrayada, presione la tecla ALT junto con la letra subrayada, repita esto en
cada uno de los submens hasta que est en la funcin deseada.

65

5.2. Modulo de Equipo
El mantenimiento del equipo es la funcin principal de cada operacin de
mantencin. Conocer que partes tiene, donde estn, que tiene que hacerles y cuando, es una tarea
dificil para la mayor parte de las instalaciones. Si a esto se le agrega el trabajo de organizacin
y mantenimiento de un programa de mantencin, esta tarea es compleja. El empleo de un
sistema de computacin es casi siempre un mtodo requerido, la utilizacin de las funciones
de equipo de Maintimizer (Tm), pueden ser utilizada para un mejor control y minimizar la
ayuda tras las operaciones de mantenimiento en una relacin cercana que trabaja con su
clientela.
Un programa formal de mantenimiento es la funcin principal en el ciclo de control y
mantencin. Maintimizer 2000 (tm) funciona eficientemente y puede ayudar en este
trabajo a menudo aburrido. Se deben obtener los procedimientos de mantenimiento, partes
requeridas, frecuencias de tarea, y valores de mano de obra para realizar las tareas, pero el
trabajo total es mucho ms fcil. La computadora da el foco, y hace la mayor parte del trabajo.
Una vez que la informacin de MP es ingresada en el sistema, generar una orden de MP
es fcil. Seleccione el mtodo de generacin y la fecha que desea generar. La verdadera ventaja
de un programa de MP es que ste realmente trabaja, y si lo hace sobre una base regular, ver
mejoras de la funcionalidad del equipo.

Aplicaciones
El departamento de mantenimiento tiene una cercana relacin con los departamentos de
produccin o clientes, ya que ellos necesitan el equipo para realizar sus funciones y servicios
El mdulo de inventario permite mantener la informacin sobre artculos de equipo
actualizados, exactos y distribuir a su gente cuando quiera y necesite. El rastreo de horas y
dlares gastados sobre cada equipo le permiten determinar que partes de maquinaria estn por
sustituir, o al menos cuanto tiempo y dinero ha gastado. La utilizacin de las funciones mostrar
una mejora de la disponibilidad de equipo y niveles de funcionamiento.
66

5.2.1. Seleccin Del Programa
Esta opcin permite al usuario consultar, actualizar e imprimir la informacin tcnica
que posee cada uno de los equipos. De esta manera el usuario se informa rpidamente de la
configuracin actual de cada uno de los equipos existentes.
Para ingresar al archivo de registro de equipos se selecciona desde el men principal de
Maintimizer PM / Equipos, ver figura N 5.2.

Pantalla N 5.2
Una vez seleccionada la funcin registro de equipos, una segunda pantalla (N 5.3) se
desplaza de la cual se seleccionan las funciones Mantencin De Equipos y luego Agregar y
Revisar Equipo, ver figura 5.3

67

5.2.2 Pantalla General
Esta carpeta permite registrar los datos bsicos de identificacin de la maquina y se
denomina pantalla general, ver figura N 5.4 donde se registran los datos del equipo

Pantalla N 5.4
Para ingresar un nuevo registro, posicionar el puntero del mouse en el botn nuevo
ingreso, al realizar esta funcin se desplaza la siguiente pantalla ver figura 5.5.

Los datos que aqu se registran corresponden al nivel al cual pertenece el equipo, fecha
de mantencin y l ms importante es el N del equipo, que ser explicado con mas detalle
en el anexo A-6.
68

5.2.3 Registro De Costos
Para registrar la informacin histrica de los costos del equipo, seleccionar la carpeta
Costos que se muestra en la figura 5.6.

Pantalla N5.6
Esta pantalla permite registrar costos actuales y aos anteriores, lo que permite realizar
reportes de comparacin.
Para cambiar informacin y grficar los costos, posicionar el puntero del mouse en el botn
opcin. Realizada esta accin se mostrara la siguiente figura 5.7
La funcin grfico permite seleccionar entre grficar un ao individual o todos los aos, y
puede ser de barra o circular.

69

5.2.4 Ingreso de Partes de Equipo
Permite registrar las partes que pertenecen al equipo, a travs del numero de partes con
el cual se identifica en bodega. Al seleccionar la carpeta de parte de un equipo se mostrara la
Pantalla N5.9.
Para ingresar un nueva parte al equipo, seleccionar el botn nuevo ingreso. Una vez
realizada esta accin la pantalla N5.10 se mostrara.
Pantalla N5.10
Activando el campo
de N de parte se
desplegara la lista

seleccionar el tems que se desea registrar.
70

5.2.5 Informacin Adicional
La carpeta de informacin adicional permite almacenar registros de distintos temas. Al
seleccionar esta carpeta la pantalla N5.11 ser mostrada. La informacin disponible es la
siguiente:
Manuales y Planos De Dibujos
Informacin Importantes
Informacin Principal
Tarjetas De Equipos
Cdigos de Condicin
Servicios y Garantas
Licencias /Permisos
Archivos de Imgenes

5.2.6 Informacin de tareas de MP
La carpeta Tareas de MP's contiene informacin de las tareas que son asignada a un
equipo. Siempre que ingrese una tarea a una parte de equipo, la pantalla mostrada abajo
aparecer, ver figura 5.12. La informacin visible se menciona a continuacin:
N de Tarea
Frecuencia de la tarea
Cdigo de trabajo
Planos (s o no)
Fecha ultima realizada

71

5.3. Modulo de Inventario
El mdulo de inventario es un grupo de programas que le permiten rastrear un repuesto
de inventario. A travs del uso de este mdulo usted puede observar y recordar fcilmente
nmeros de parte, encontrar donde son utilizados y cual es el costo de estos, informes anuales y
semestrales que pueden ser importantes en el momento de decidir que partes tienen mayor
demanda y deben estar en bodega.
El sistema de inventario tiene la caracterstica principal de localizacin de existencias en
bodega, costo, cantidad, seleccin del vendedor y una requisicin automtica en el caso que un
tem se encuentre por debajo de los valores mnimos prescritos.
El registro principal de tem est dividido en dos. Una contiene la informacin principal
de descripcin de partes, y la segunda contiene la informacin de bodega. El sistema es capaz
de tener hasta noventa y nueve almacenes, cada uno con ubicaciones mltiples por parte. El
sistema tambin proporciona un estado de reserva de partes, y un mtodo de tem agrupados por
categoras y un mtodo de bsqueda por propsito
5.3.1 Seleccin del programa
Esta opcin permite al usuario consultar, actualizar e imprimir informacin tcnica de
cada material que se encuentre en la bodega de mantencin, como tambin consultar quienes
son sus posibles proveedores y que materiales son similares en su estructura funcional.

72

Para registrar los tem existentes en la bodega de mantencin seleccionar desde el men
principal de Maintimizer la funcin Inventario. Al desplazarse una segunda pantalla, seleccionar
la funcin Mantencion de inventario permitiendo el acceso al men Agregar y revisar partes
de inventario, ver pantalla 5.14.

5.3.2 Pantalla General.
. Esta pantalla se denomina Pantalla general (ver figura 5.15) y muestra los antecedentes
bsicos del material. Los campos son opcionales por si usted no conoce cierta informacin, con
el botn ok se puede mover a travs de los campos y ms tarde revisar el perfil de tem.

73

Para ingresar un nuevo nmero de parte posicionar el cursor en el botn nuevo
registro, luego la siguiente pantalla se mostrara, ver pantalla 5.16.

Pantalla N5.16
Ingrese el nuevo nmero de parte junto con la descripcin, la cantidad y la ubicacin
fisica de ste. En esta pantalla se ingresan los datos referentes a la ubicacin fsica de los
materiales dentro del sistema que ser descrito en el anexo A-5.

5.3.3 Almacenamiento o Bodega
Posicionando el puntero del mouse en la carpeta de Bodega se mostrara una nueva
pantalla en la cual podemos encontrar la ubicacin fsica del repuesto seleccionado, el ultimo
registro de salida, la cantidad inicial, cantidad existente, Stock mnimo y stock mximo, ver
figura 5.17.

74

Para ingresar nuevos antecedentes relacionados con la cantidad de repuestos (cada vez
que se recepcionen), se posiciona el puntero del mouse en el botn agregar, con lo cual se
mostrara la siguiente pantalla, ver figura N5.18.

Pantalla N5.18

5.3.4 Actividades
Posicionando el puntero del mouse en la carpeta de actividades, se mostrara una nueva
pantalla que permite observar los registro de movimientos de aos pasados como el de la
ltima actividad, el mes, el costo, la cantidad utilizada, cantidad recibida y los que queden en
bodega, ver pantalla N5.19.

75

Para ingresar nuevos antecedentes en la carpeta de actividades debe posicionar el puntero
del mouse en el botn agregar y este mostrara una nueva pantalla ver figura N5.20. La carpeta
de actividades tambin permite grficar la informacin aqu presentada.

Pantalla N5.20
5.3.5 Partes alternativas
Seleccionando la carpeta Reemplazar se mostrara una nueva pantalla, ver figura
N5.21. Esta mostrara que tems pueden ser usados como alternativas en caso que no se
encuentren las originales.

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5.3.6 Usada en.
Seleccionando la carpeta Usada en se mostrara una nueva pantalla, ver figura N 5.22.
Esta mostrara los equipos en donde sern usadas las partes seleccionadas.

Pantalla N5.22

5.3.7 Orden de Compra
Seleccionando el botn Orden de compra (PO's) mostrara una nueva pantalla, ver
figura N 5.23. Esta mostrara las ordenes de compra que han sido emitidas para estos tems. Esto
puede servir como una referencia rpida para ver que la orden de compra est cerrada y/o
abiertas. Esta pantalla se actualiza automticamente cada vez que baja el Stock critico y estn
denominado con auto-PO.

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5.4 Personal De Mantencin.
El archivo de empleado es usado por el sistema de Maintimizer (Tm) con dos
finalidades, la primera como un almacenaje de informacin para los datos de cada
empleado que trabaja dentro del rea de mantenimiento, informacin como niveles de
habilidad, cursos de seguridad, y alguna otra informacin de importancia que necesite
almacenar sobre una persona. Esta informacin no es obligatoria, pero se puede utilizar para
cualquier medio que desee.
Una segunda finalidad es registrar los costos involucrados en cada orden de trabajo
realizada por el individuo. La tarifa registrada en el fichero de empleado no es
necesariamente la tarifa que se paga por hora trabajada, pero normalmente es la tarifa que
cobran empleados por los trabajos realizados.

5.4.1 Seleccionando el Programa
Para seleccionar Archivos del Personal, seleccionar la funcin Utilidades desde el men
principal de Maintimizer (Tm), seguido por la funcin Seleccin del Personal, ambos con el
puntero del mouse, ver figura N5.24.
Despus de esta seleccin, la sgte pantalla aparecer para que ingrese el cdigo de
acceso de personal que ser explicado en el anexo A.4, que le permite usar las herramientas del
campo de seleccin de personal, ver figura N 5.25.

78

5.4.2 Informacin General
Tras ingresar el cdigo de acceso personal, el programa mostrara la carpeta general del
primer empleado en fichero, o una carpeta vaca si no hay nadie registrado. Esta carpeta contiene
toda la informacin relacionada con el domicilio, ya sea direccin, ciudad, pas, telfonos de
ubicacin etc, ver figura N 5.26

Pantalla N5.26
5.4.3 Informacin Personal
Una segunda carpeta, denominada carpeta Personal de empleado contiene otra
informacin sobre el individuo. Relacionada con los antecedentes de contrato, ver figura N
5.27.

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5.4.4 Carpeta De Actividades
Una tercera carpeta denomina Carpeta de actividades del personal contiene informacin
relacionada con los conocimientos del personal, ver figura 5.28.

Pantalla N"5.223

Para ingresar antecedentes relacionadas con las actividades seleccionar agregar y la siguiente
pantalla se mostrara, ver figura 5.29.

Pantalla N5.29
Los antecedentes ingresados deben ser habilidades bsicas u otras habilidades requeridas
en una funcin de mantenimiento. Se debe ingresar una palabra clave relacionada con la
actividad a registrar, adems del precio o tarifa de trabajo, etc.
80

5.5 Modulo de Vendedor.
Los vendedores son un punto fundamental de las operaciones de mantenimiento y un
gran ejemplo es que puede ser la ruina de la existencia de las operaciones de mantencin. El
beneficio real de la Funcin de Vendedores es que permite registrar una grande cantidad de
estos, tambin permite guardar informacin exacta sobre vendedores al da y rastrear los
dlares gastados en ellos, lo que permite determinar con que vendedores negociaran contratos,
arreglos y tipos de embarques de partes de inventario.
Este programa calculara automticamente un evalo de rendimiento para cada vendedor
sobre la base de la informacin de la orden de compra. El programa seguir el nmero de tems
pedidos (ao y fecha), nmero de tems recibidos en una fecha, y los dlares gastados con ese
vendedor durante los ltimos cuatro aos. Esto se calculara durante los procedimientos de
cierre de mes de una orden de compra.
Las funciones del vendedor estn ubicadas en el modulo de vendedor/Orden de compra.
Alguna de la informacin que se sigue a travs de las funciones de vendedor incluyen: direccin
del vendedor, contactos, nmero de telfonos, dlares gastados con vendedores y tipos de tems
comprados a los vendedores.

5.5.1 Seleccionando El Programa
Para seleccionar el archivo de vendedores, seleccionar la funcin Vendedores / Orden de
Compra desde el men principal de Maintimizer (Tm), seguido por la funcin Archivo funcin
de vendedores, ambos con el puntero del mouse, ver figura N 5.30.

81

5.5.2 Informacin General
Seleccionando la funcin Agregar/ Revisar vendedores desde el men de funciones
de vendedor, mostrara la pantalla de Informacin de vendedor, ver figura N 5.31. Si ya
tiene vendedores en el fichero vera activo el primer vendedor, y si desea ingresar uno
nuevo vera una pantalla vaca. El nmero de fax, domicilio y trminos de contratos son
antecedentes que se deben registrar en la carpeta genera.

Si usted esta revisando un vendedor ya existente, ingresar el cdigo de vendedor que
ser explicado en el anexo A.4 o usar el campo hasta seleccionar el vendedor correcto. Colocar
su cursor en el campo deseado para hacer el cambio requerido. Si este es un nuevo vendedor,
seleccionar la opcin Agregar desde la barra de herramienta de la carpeta, se mostrara la sgte
pantalla de donde se procede con el ingreso de informacin, ver figura N 5.32

Registrar el nmero del nuevo vendedor y pulsa OK. Cada vendedor deber tener un
cdigo nico asociado con l, si el cdigo del vendedor ya esta registrado ste ser rechazado. Si
tiene duda, puede moverse hacia delante o atrs en una fila.
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5.5.3 Carpeta de Telfonos.
Una segunda carpeta, denominada Carpeta de telfonos, contiene otra informacin sobre
los vendedores relacionada con los contactos y telfonos de estos ver figura N 5.33.

Pantalla N5.33

5.5.4 Actividad de Vendedor
Una tercera carpeta, denominada Carpeta de actividades, contiene mas informacin
sobre los vendedores, ver figura N 5.34, Consiste en registrar los dlares gastados hasta cuatro
aos anteriores, adems la etiqueta de habilidad de los vendedores con un cdigo de producto o
actividad.

83

5.6 Modulo de Orden De Compra

La funcin de orden de compra es un grupo de programas que permiten guardar
informacin relacionada con las compras de bodega. A travs del uso de este mdulo, usted
puede emitir ordenes de compra o requisiciones, comprobar el estado de las ordenes de compra,
consultar el presupuesto disponible v/s presupuesto gastado, y crear registros por cada centro de
costo.
Otras caractersticas de la funcin de orden de compra son que permite adjuntar notas de
partes y notas de orden de compra. El sistema permite recibir orden de compra contra recibo de
partes entregados. El sistema tambin proporciona un medio de ver la informacin actual de
orden de compra y la informacin histrica de la orden de compra, usando una pregunta
simple.
Aplicaciones
Existe una sincronizacin en las compras, es ms fcil el rastreo de orden de compra o
requisicin.
Permite tener mayor informacin de los vendedores acerca de la entrega de las partes, si se
realizan en el tiempo acordado, si los embarques son correctos considerando las partes
ordenas y la cantidad de dlares gastados con un vendedor especifico.
Rastrear las partes ordenadas y los dlares gastados en cada orden de compra, permitiendo
determinar cual es ms sobresaliente y que tem es mas solicitado.

5.6.1 Seleccionando el Programa
Para seleccionar algunas de las funciones de requisicin o de orden de compra,
seleccionar la opcin Vendedor /PO desde el men principal, ver figura N 5.35, seleccionar la
funcin emitir una orden de compra y luego la opcin Orden de compra.

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5.6.2 Emitiendo una O.C o Requisicin
Seleccionando del men principal la funcin Orden de compra, mostrara la pantalla
general, ver figura N5.36. La informacin que aqu se muestra corresponde a los datos de la
orden de compra tales como: cdigo de factura, cdigo de embarque, cdigo de vendedor,
fecha de solicitud, tiempo de demora, N de requisicin, quien aprueba y quien solicita

5.6.3Orden de Compra- Notas
Seleccione la carpeta de Notas en lo alto de la pantalla. En donde podr ingresar notas
que desea dar a conocer sobre las partes que aparecern en la orden de compra. Contiene 30
lneas para ingresar sus notas. Pulsando el botn ESC saldr de esta pantalla.

5.6.4 Orden de Compra - Partes de Inventario
Seleccionando la carpeta de partes desde lo alto de la pantalla, mostrara la pantalla de
partes. Es aqu donde se ingresan las partes que necesita comprar. Puede ordenar muchas partes
individuales, no hay limites, ver figura N5.37

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5.6.5 Generar ordenes de Compra Automticas.
La funcin Generar ordenes de Compra Automtica, permite emitir a los
proveedores ordenes de compra de partes que estn bajo sus valores mnimos de bodega. La
parte debe ser marcada como una orden de compra automtica en el registro de partes y la
cantidad existente en bodega debe ser menor que la cantidad mnima en al menos una bodega
para que el tem aparezca en la lista de orden de compra. El uso de esta funcin le asegura que no
se quedara sin sus partes criticas.
El programa le da acceso a toda la informacin de almacn y a toda la informacin de
orden de compra antes de ser emitida. Esta informacin ser muy til ya que puede estar por
debajo del valor mnimo en un almacn, pero sobre el mximo en otro almacn y probablemente
transferir partes entre bodegas en vez de la emisin de una orden de compra.
La capacidad de observar toda la informacin de orden de compra le permite ver si
existen ordenes de compra abiertas, ya que no querr emitir un orden de compra si el artculo ya
est pedido.
Para tener acceso a esta opcin, seleccione la funcin Generar ordenes de compra
Automticas del mdulo de Vendedor. Ingresar el N de almacn que le permite generar
rdenes de compra para todos los almacenes, o un almacn individual.
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5.7 Modulo de Tareas de Mantencion Programada
La funcin de mantencin preventiva consta en definir los procedimientos de MP
(mantencin preventiva segn sus siglas en ingles), y a la vez generar stas tareas.
El mdulo de Tareas de MP contiene informacin de cada tarea que es ingresada al
sistema y es asignada a un nmero de equipo.
Este mdulo permite asignar tareas de MP en forma global e individual a los
distintos nmeros de equipos, definiendo la fecha de ejecucin de dicha tarea, la frecuencia con
la que se realiza, el tiempo de duracin estimada, las personas encargadas de realizar sta tarea y
los procedimientos de ejecucin de sta. Tambin permitir asignar las partes que se utilizan y
los costos involucrados.
Este mdulo le permitir analizar la tarea de MP con mas tranquilidad y en un tiempo
mayor, en los que se pueden producir cambios o alteraciones en dichas tareas.
5.7.1 Seleccin Programa
Del men principal de Maintimizer seleccione la funcin MP/Equipos, una vez realizada
la seleccin se mostrara una segunda pantalla de la cual se selecciona la funcin Archivos de
tareas de PM apareciendo la siguiente pantalla, ver figura 5.38.

87

5.7.2 Asignando Tareas MP
Para asignar tareas MP seleccionar la funcin Asignar tareas de MP y la pantalla que se
muestra abajo aparecer, ver figura 5.39
A travs de esta funcin Ud. puede asignar tareas de MP a un mayor nmero de
parte a travs de un mtodo til de bsqueda. A travs de esta pantalla seleccione el grupo o
mtodo al cual desea agregar la tarea de MP.

Se deben definir los parmetros a los cuales se asignara la tarea y estos son: equipo,
fabricante, departamento, rea y tipo de equip. Finalizada la definicin de parmetros presionar
el botn continuar y la siguiente pantalla aparecer, ver figura 5.40

Esta se denomina pantalla de Tareas de MP y registra los antecedentes de ejecucin de la
tarea. Si es una nueva tarea el nmero ser asignado por el programa.
88

5.7.3 Agregar procedimientos de MP
Para ingresar procedimientos de MP, seleccionar la funcin Procedimientos para MP y
luego la funcin Agregar nuevos procedimientos y la pantalla que se muestra abajo aparecer,
ver figura N5.41.

5.7.4 Procedimientos y Operaciones Estndares SOP's
La funcin SOP (procedimientos y operaciones standard) es una lista de instrucciones de
hasta 99 lneas, y cada una con 60 caracteres. Estos son muy importantes ya que su funcin
principal es entregan a todos sus usuarios un conjunto uniforme de instrucciones y
procedimientos.
Un slo cdigo SOP puede asignarse a distintos equipos, si fuese necesario. Tendr
algunos cdigos que son genricos y que pueden asignarse a mltiples equipos. Tambin, tendr
cdigos que son especficos de equipos individuales y que son asignados slo a ese tipo de
equipo.
89

5.8Mdulo de Orden de trabajo
La realizacin y el cuidado de un programa de orden de trabajo pueden ser muy
dificiles. Una orden de trabajo es necesaria para proporcionar la liberacin oportuna de
partes, gente, y servicios, que estos como cliente solicitan.
El comienzo de un programa de orden de trabajo formal debe ser el primero en la
implementacin de un programa de mantencin. Las funciones de orden de trabajo de
Maintimizer 2000(tm) pueden ayudar totalmente en este trabajo a menudo aburrido
La ventaja principal del mdulo de orden de trabajo es que realmente trabaja. Como las
OT son ingresadas al sistema, permite generar informes y listados de las necesidades. Si esto se
mantiene sobre una base diaria, vera mejoras en la funcionalidad de la gente profesional y
el equipo que es mantenido.
Aplicaciones
Mantiene al departamento de mantenimiento en sincronizacin con los departamentos
de produccin, o clientes, ya que ellos necesitan el equipo para realizar sus funciones y
servicios.
Permite mantener la informacin sobre lo que se hace, y como lo hace.
El rastreo de horas y dlares gastados sobre cada equipo permite determinar que partes
de mquina deben ser reemplazadas.
La exportacin del trabajo ordena la informacin a grupos corporativos para su
informacin y empleo.

5.8.1 Seleccin del Programa
Seleccionar la funcin Abrir Orden De Trabajo, desde el men principal de
Maintimizer, ver figura N5.42, posteriormente seleccionar la funcin Buscar OT

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5.8.2 Apertura Rpida de una Orden de Trabajo
Si activa la funcin enumeracin automtica, al abrir la pantalla de OT se asignara
automticamente el N de OT, de lo contrario deber asignar un N que no este en uso, ver
finura N5.43.

5.8.3 Orden de trabajo: Trabajo adicional.
De la pantalla anterior seleccionar la funcin de Trabajo, esta mostrar al empleado y las
horas de trabajo planificadas, ver figura N5.44
La informacin adicional de empleado ser agregada en esta misma pantalla. La funcin
Agregar le permitirn aadir el trabajo adicional del empleado
La informacin aqu registrada ser el cdigo del empleado, cdigo de trabajo, N de
cuenta, fecha y horas de trabajo, ver figura N 5.45

91

5.8.4 Orden De Trabajo: Material Adicional
De la pantalla de orden de trabajo seleccionar la funcin Materiales y se mostrar la
pantalla de materiales de inventario, ver figura N5.46.

Pantalla N5.46
Para agregar partes adicionales seleccionar la funcin Agregar, ver figura N5.47. La
informacin registrada corresponde al N de parte, ubicacin, cantidad existente, costos y N de
cuenta. Esta informacin se mostrara en la OT en la seccin material utilizado.

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93

ESTUDIO ECONOMICO
El objetivo del estudio econmico es realizar una comparacin entre los costos
involucrados en la implementacin del nuevo sistema de mantencin v/s los beneficios
esperados tras la implementacin de dicho sistema.
Para esta comparacin se realizara una estimacin de los costos, en donde se involucran
todos los gastos relacionados al programa, y luego se definirn los beneficios que se esperan
obtener como resultado de la implementacin de este programa.

6.1 Costos Involucrados
Los costos del sistema de administracin de mantencin se relacionan con la inversin
requerida en la adquisicin del programa y la implementacin de este en la organizacin.

6.1.1 Inversin Realizada:
La inversin requerida para desarrollar e implementar el sistema esta compuesto
principalmente por:
La adquisicin del software de mantencin.
La adquisicin de equipos computacionales.
La adquisicin de equipo e instalaciones ambientales.
Costo Implementacin base de datos.

6.1.1.1 Adquisicin del Software de Mantencion.
La adquisicin del programa de mantencin se realiza a travs de la compra de ste. En
esta compra se genera los sgte gastos:
Software Maintimizer 2001 CK. U$ 9.800
Soporte anual
U$ 980
Efectos internacionales
U$ 2.800
El costo total de adquisicin del software de mantencin es de U$13.580. La fecha de
compra es el 28 de marzo del ao 2001, lo equivalente en moneda nacional a esa fecha es de
$8.012.200
94

6.1.1.2 Adquisicin de Equipos Computacionales.
Por requerimientos del programa, el departamento de informtica se ve en la
necesidad de implementar un nuevo servidor con caractersticas que permitan el buen
funcionamiento del software de mantencin.
Servidor HP Netserver E-800 PIII 1000 MHz, 128 MB - 18GB $1.429.740
Disco duro HP 18,1GB, U2SC interno $ 340.200
DIMM HP 128 MB E-800 $ 87.880
El costo total de los equipos computacionales requerido es de $1.821.820
en moneda nacional.

6.1.1.3 Adquisicin de Equipos e Instalaciones Ambientales:
Por efecto de la implementacin del programa de mantencin, se debe realizar inventario
a la bodega de repuestos, para lo cual es necesario implementar un sistema que opere diariamente
sin ningn problema. Tambin se realizan compras de hormetros para cada equipo
considerado en la mantencin.
Materiales bodega: Por efecto de mejoramiento de la bodega se realizan compras de estanteras
por un costo de $600.000.
Hormetro: El valor de cada hormetro es de $17.000 y el nmero de equipos que cuenta con
estos son 8, por lo tanto el costo que se debe cubrir es de $ 136.000. Por lo tanto por efectos de
equipos e instalaciones el costo asciende a $736.000

6.1.1.4 Costo de Implementacin Base Datos.
El costo de implementacin esta dado por un digitador contratado especficamente para
ingresar los registro del inventario. Se estima que el periodo de digitacin es de un mes y el
costo de $200.000..
6.1.2 Costo de Operacin.
Los costos de operacin se relacionan principalmente con las labores administrativas que
requiere el sistema de mantencin, para ello considera.
El costo de materiales
l costo de remuneracin del personal.
Para estimar estos costos se utilizara como periodo de calculo un ao.
95

6.1.2.1 Costos de Materiales.
Dentro de los costos de materiales estn los formularios utilizados en los procesos
administrativo como son: la orden de trabajo, solicitud de materiales, etc., se estima que el
costo en la preparacin de estos documentos ser de $500.000, adems que el costo en los
insumos bsicos (papel, discos y cintas) ser de $200.000.

6.1.2.2 Costos de Remuneracin del Personal.
El nuevo sistema no contempla la contratacin de nuevas persona, debido a que la
actividad de digitar y operar el computador ser realiza por el encargado de la mantencin, por
lo tanto no se genera costo por este concepto.
Luego el costo de operacin en un ao es de $700.000

Luego la inversin realizada en la implementacin del software de mantencin ser de
$11.670.020 en moneda nacional.

6.2 Beneficios esperados por el sistema.
6.2.1 Objetivos Esperados.
Reduccin de mantenciones imprevista debido a un mejoramiento en la planificacin de la
mantencin y la identificacin anticipada de fallas
Reduccin del tiempo de reaccin ante una emergencia, al conocer la disponibilidad del
personal e inventario y al uso de los registros histricos de reparaciones.
Respuesta anticipada del personal de bodega ante requerimientos de repuestos.
Mejoras en la confiabilidad y credibilidad de los programas de detencin de equipos para
mantenimiento
Aumento de la capacidad de seguimiento de actividades y reduccin de ineficiencia por no-
disponibilidad de inventario.
Mejoras de las relaciones entre las reas de mantencin y produccin
Reduccin del esfuerzo de compra al mejorar el control y contar con funciones
automatizadas.
Mejoramiento en la posicin de negociacin al consolidar ordenes de compras
Reduccin del Stock excesivo e identificacin del Stock obsoleto.
96

Disponibilidad de estadsticas de uso, demanda de repuestos y materiales.
Mejor planificacin de las adquisiciones de repuestos y materiales, controlando las
operaciones de compra y los plazos de entrega, reduciendo as los requerimientos de Stock de
seguridad.
Informacin histrica y detallada disponible para la toma de decisiones.
Aumento en la capacidad de almacenamiento de datos en trminos de espacio, costos y
seguridad.
Acceso rpido a informacin oportuna, veraz, y de buena calidad con el fin de
desarrollar en forma eficiente los planes de mantenimiento, como tambin en la toma de
decisiones, por lo tanto permitir reducir los costos asociados a mantenimiento aumentando as
la calidad y su servicio.

Adems de los beneficios cualitativos se esperan obtener beneficios cuantitativos, que se
basan en la experiencia industrial y en la instalacin de sistemas del mismo tipo que han sido
analizados por un periodo prolongado de operacin.

6.2.2 Mayor Rapidez en la Ejecucin de Actividades.
Como mejora la coordinacin de los trabajos tambin mejoran los tiempos de
coordinacin esto implica que existen menos trabajos secundarios y se reduce la necesidad de
reparaciones de emergencia, lo que significa una disminucin de las horas hombres, por ende se
reducen los costos de horas hombres.
6.2.3 Racionalizacin en la Compra de Materiales.
Como el sistema de mantencin permite conocer el consumo histrico de materiales
permite discriminar la compra futura de estos, reduciendo los costos en la compra de materiales.
Tambin puede presentar el resultado actualizado de las entradas y salidas del inventario de
mantencin.
97

6.2.4 Aumento de la Productividad
La mantencin preventiva puede aumentar la vida til de los equipos considerablemente
requiriendo menos reemplazos anuales. Al mismo tiempo se produce un aument en la
produccin por reduccin en los tiempos de inactividad. 6.2.5 Reduccin de los tiempos de
detencin de maquina.
Al implementar el software de mantencin y realizar una buena administracin de
este, es decir: cumplir con los requerimientos establecidos en los procedimientos
administrativos y funciones principales, se puede llegar a reducir el tiempo de detencin de
maquina en un 100%, lo que implica un ahorro en los costos por perdida de produccin
asociadas a mantencin de aproximadamente U$ 15.000 mensuales en temporada baja.
Estas se pueden expresar a travs de los siguientes resultados:

Junio Julio
Tiempo total de detencin de mquina
asignadas a mantencin
87:17:00 87:08:00
Con respecto al tiempo total de produccin
3,39% 3,15%
Costos de perdida de produccin por detencin
de maquina asignadas a mantencin U$15.611 U$15.684
Nota: Valor detencin de maquina temporada baja U$ 180 por hora.

De los beneficios esperados y los resultados expresados anteriormente se puede deducir
que el sistema a implementar es beneficioso para el departamento de mantencin, ya que la
inversin realizada es recuperable a corto plazo.
En otras palabras y en una expresin ms entendible se puede afirmar que sale a cuenta
la implementacin del software.
98

99

CONCLUSIONES

Las conclusiones de este trabajo estn basadas en problemas detectados en el
departamento de mantenimiento, objetivos planteados y las caractersticas que proporciona el
sistema.
En relacin con los problemas que presenta el departamento de mantencin se ha
logrado determinar las falencias que existen en la gestin de mantenimiento, que tiene
como funcin principal mantener y asegurar el buen funcionamiento de las instalaciones de
equipos disponibles para la produccin de tal manera que las intervenciones por fallas
imprevistas sean mnimas y controlables. De acuerdo a lo descrito se ha podido estructurar el
problema de mantenimiento y as formular una alternativa de solucin que permitir elevar
el nivel de eficiencia de dicha funcin. La solucin asignada es definir las funciones principales
que estn relacionadas directamente con las actividades asociadas a mantencin: Programacin,
planificacin, control y ejecucin. Adems de implementar un Sistema de informacin
administrativa que permita apoyar la gestin, ejecucin de mantencin de los equipos y
maquinarias de sta empresa.
La descomposicin jerrquica de las funciones principales permite definir los
procedimientos administrativos y as dejar constancia por escrito de cmo se debe llevar a
efecto determinadas tareas.
Una vez definidos los procedimientos administrativos e implementado el S.I.A se cree
haber logrado los objetivos, ya que este es un sistema de apoyo a los problemas tpicos de
mantencin relacionados con determinar: Qu mantener? , Cmo? y Con que recursos?.
Los beneficios que proporciona la implementacin del Sistema de Informacin
Administrativa son los definidos a continuacin:
Es una alternativa para enfrentar el mantenimiento preventivo.
Permite reducir las mantenciones imprevistas debido a un mejoramiento en la
planificacin de la mantencin y una identificacin anticipada de fallas.
Permite llevar un registro histrico de las mantenciones realizadas, lo que provoca una
disminucin en los tiempos de detencin de las mquinas por causa de una mantencin
imprevista o planificada.
100

Elimina la ejecucin de operaciones rutinarias y repetitivas con lo que conforma una
optimizacin de los recursos humanos.
Aumenta la capacidad de almacenamiento en trminos de espacios, costos y seguridad.
Reduce el stock excesivo e identifica el stock obsoleto.
Permite llevar un control histrico y tcnico del consumo de materiales, adems reduce
la ineficiencia por no-disponibilidad de inventario.
Permite llevar un control en la compra futura de repuestos e insumos reduciendo as los
costos de estos.
De lo expuesto anteriormente se puede obtener como resultado final una reduccin
importante en los tiempos de detencin de las maquinarias, lo que lleva a obtener como
resultado una disminucin considerable en los costos por perdida de produccin.
Cuando se implementa el plan de mantencin preventiva este dar su fruto en forma
tcnica y econmica a mediano plazo, ya que no hay que olvidar que cualquier plan de
mantencin nunca entrega su resultado a corto plazo.
Por ultimo si el manejo del sistema es el correcto y el anlisis del resultado es adecuado,
de aqu se debern desprender las futura falencias en el manejo de la gestin de mantencin
que implicara la necesidad del perfeccionamiento del personal, cambio de las polticas y/o
controles de mantencin a cambio de maquinarias.
De lo expuesto anteriormente se puede concluir que el sistema de mantencin
implementado es un valioso aporte al departamento. Su implementacin significa diversos
beneficios para la empresa, entre los cuales los ms importante son el ahorro de tiempo en la
toma de decisiones y en los costos de produccin.
101

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
1. Oscar Barros "Manual d e diseo Lgico de un Sistema de
Informacin Administrativo"
Editorial Universitaria, Chile 4ta edicin 1990
2. Nelsn Correa
"Diseo Lgico de un Sistema de informacin
Administrativa para Apoyar la Mantencin
de los Equipos de una Industria Maderera."
Trabajo de titulacin, Talca 1999.
3. Ck Systems
Gua de implementacin Maintimizer
4. Ck Systems Productos Maintimizer 2000
www.cksvstems.com
5. Jos Gregorio Malaguera
"Ingeniera de Mantenimiento"
www.ciencifisica.com
jmala,auera@a,cienciafisica.com
102

Introduccin de cdigos.

En todo programa de mantencion y administracin de Stock de recambio, debe
contar con un sistema de codificacin de datos.
La importancia de un sistema de codificacin resulta evidente si se tiene en cuenta que
incluso para un volumen relativamente limitada de informacin el sistema de
codificacin y solo este, es la base que permite la construccin de un sistema informtico
administrativo concreto eficaz.
Para implementar el sistema de informacin administrativo ser necesario disear y
definir ciertos sistemas de codificacin que renan las sgtes caractersticas:

Permitir la identificacin nica de cada una de las secciones y equipos existentes en la
empresa .
Permitir la identificacin unci de los materiales que ingresan y salen de la bodega de
mantencion.
Permitir la identificacin de cada uno de los centros ejecutor res de la empresa o externos.
Permitir la identificacin del personal de mantencion y proveedores de materiales.

A.1 Cdigo de Cuenta y Presupuesto
La funcin de cuenta y presupuesto de Maintimizer (tm) pueden ayudar a sus
necesidades cuando necesite registrar los gastos de dlares generados por cada operacin de
mantencin.
El departamento de mantencin no siempre es quien genera los gastos, por lo que
debe cargar los dlares gastados a los departamentos que los ocasionan, y la forma de
hacerlo es a travs de un numero de cuenta y presupuesto. Adems no debe permitir que
sobrepasen el presupuesto anual.

Ingrese un nmero de cuenta, el ao, descripcin y dlares de presupuesto. El sistema
calculara automticamente los dlares gastados sobre la base de ordenes de compra y solicitud y
/o actividad laborar a travs de la orden de compra y procedimiento.
AANNXXYY
AA= Cdigo de identificacin departamento. Cod mantencion es 59.
NN= Prximo dos dgitos identifican asignacin de equipo.
XXYY= Dgitos de extensin en caso de sub-niveles.

Lista De Centro De Costos
En esta lista se muestran ciertos nmeros de cuentas que tienen relacin con el
departamento de mantencion
Lista de cuentas y presupuestos
Despacho 59010000
Bodega de rollos 59020000
Bodega de insumos 59030000
Taller de gras 59090000
Terrenos industriales 59100000
Edificio planta productiva 59110000
Edificio planta administracin 59120000
Red de alcantarillado 59130000
Red contra incendio 59140000
Red de agua potable 59150000
Taller de mantencion 59160000
Alimentacin elctrica 59200000
Red de adhesivo fro PVA 59210000
Corrugadora 59250000
Planta caldera 59300000
Planta trmica caldera 59350000
Red de aire comprimido 59400000
Flexo folder glue langsto 59450000
Flexo folder glue S&S 59500000
Pegadora post 59550000
Pegadora emba 59560000
Die cutter simon 59600000
Die cutter ward 59650000
Die cutter martin 59700000
Recuperacin 59820000
Planta tratamiento riles alar 59900000'

A.2 Cdigos de departamento
Este tipo de cdigo le permite definir los cdigos de departamento o ubicacin de su
planta. Por lo menos crea una tabla de bsqueda para asegurar una consistencia en el
ingreso de datos. Este esta formulado por cuatro (4)caracteres.
Para tener acceso la funcin Archivo de Departamento y de Posicin, presione
Utilidades del men principal, luego Alterar Parmetros del Sistema y luego
Posicin/Departamento. Sobre la seleccin, la pantalla aparecer para permitirle aadir,
revisar contratos.

Si ingresa una- nueva cifra en el campo Posicin / departamento, seleccionar la funcin
agregar e ingresar los datos como son requeridos. Revisando cdigos existentes, haga los
cambios y seleccione la opcin guardar. Los cdigos de posicin / departamento estn
disponibles para la atadura a las funciones de orden de trabajo y pueden servir para mantener
una aplicacin uniforme de ciertos datos entrados.

A.3 Cdigos De rea.
Los cdigos de rea son establecidos para asegurar un mtodo comn de clasificar
el rea principal donde los equipos se encuentran en la planta.
Los cdigos de rea debern ser 5 o 6 caracteres de largo y debern representar el
rea apropiada en la planta en la que el equipo ser localizado
Hay cuatro cdigos de rea:

A.4 Cdigo De Empleado y Vendedor
El cdigo de empleado acepta hasta 10 caracteres alfanumricos con lo que fcilmente se
puede asignar el RUT del empleado como cdigo de identificacin.
As mismo el cdigo del vendedor acepta los mismos 10 caracteres alfanumricos, lo que
fcilmente puede asignar l numero de RUT como cdigo de identificacin.

A.5 Cdigo De Inventario.
El cdigo de posicin es utilizado para identificar una posicin nica y especifica de
una parte o material que se encuentra en bodega.
El cdigo de posicin esta compuesto por 6 caracteres divididos en tres grupos y
separados por guiones como se muestra a continuacin.
Aunque no existe un formato definido se debe seguir la lgica que se muestra abajo
para la creacin de cdigos de posicin,
XN-YY-AB
X = Definen el nmero de bodega en la que se encuentra el repuesto. Esta tiene 99 Bodegas
disponibles.
N = N de estante en bodega.
YY = Nde gaveta dentro del estante.
AB = Posicin que se designa dentro de la gaveta.
La pantalla donde se debe ingresar este cdigo se muestra abajo, adems se debe
registrar el nmero de parte y la descripcin de la parte.

A.6 Cdigo De Equipo
El sistema que se propone a continuacin permite identificar en forma objetiva y nica
todos los equipos existentes en la organizacin en estudio por 12 caracteres los que se describen
a continuacin.
NN XX AA BB
NN = cdigo asignacin de equipos XX = nivel principal
AA =nivel secundario BB =sub nivel

El cdigo de equipo tiene la capacidad de rastrear equipos en trminos principal-
secundario. En una relacin principal-secundario, cada uno tiene un nivel de ubicacin
distinta que involucra tener un nico nmero de equipo, que es como debera ser, y les permiten
estar unidos con niveles superiores, nivel 0 hasta un lmite de nivel inferior 9, para una cantidad
total de niveles que son 10. El uso es muy til cuando se quiere examinar un nivel especfico,
ya que no existe la necesidad de pasar a travs de todos los niveles. Esto puede ser a un gran
ahorrador de tiempo.
Los antecedentes registrados corresponden a los mostrados en la pantalla de abajo.

Los datos son, N de equipo, nivel de ubicacin, modelo y descripcin del equipo.

Lista De Cdigos De Equino
Esta lista muestra los cdigos de asignacin de equipos .
Lista de cdigo de equipos
Despacho 01
Bodega de rollos 02
Bodega de insumos 03
Taller de gras 09
Terrenos industriales 10
Edificio planta productiva 11
Edificio planta administracin 12
Red de alcantarillado 13
Red contra incendio 14
Red de agua potable 15
Taller de mantencion 16
Alimentacin elctrica 20
Red de adhesivo fro PVA 21
Corrugadora 25
Planta caldera 30
Planta trmica caldera 35
Red de aire comprimido 40
Flexo folder glue langsto 45
Flexo folder glue S&S 50
Pegadora post 55
Pagadora emba 56
Die cutter simon 60
Die cutter ward 65
Die cutter martin 70
Recuperacin 82
Planta tratamiento riles alar 90

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