P PR RO OC CE ED DI IM ME EN NT TO O D DE E G GE ES ST T O O

IDENTIFICAO REVISO PGINA

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ELABORADO/REVISADO POR
FULANA DE TAL
ANALISADO POR
CICRANO DE TEL
APROVADO POR
BELTRANO DE TIL
DATA 30 / 04 / 2012 DATA 09 / 05 / 2012 DATA 10 / 05 / 2012

1 OBJETIVO
Definir o processo de criao e administrao dos e-mails corporativos, bem como a poltica e
regras que regero a sua utilizao.

2 ESCOPO / APLICAO
Todos os colaboradores que utilizem e-mails com o domnio @construtora-x.com.br.

3 DOCUMENTOS DE REFERNCIA
Item 5.5.3 da NBR ISO 9001:2008 Sistemas de gesto da qualidade Requisitos e do SiAC -
Sistema de Avaliao da Conformidade de Empresas de Servios e Obras da Construo Civil
do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat PBQP-H.

4 DEFINIES
Aplicam-se a este procedimento as seguintes definies:
e-mail: sistema pessoal de mensagens eletrnicas administrado por CONSTRUTORA X e
identificado pelo domnio @construtora-x.com.br.
TI: Departamento de Tecnologia da Informao da CONSTRUTORA X.

5 PROCEDIMENTOS
5.1 IDENTIFICAES
Os e-mails corporativos dos colaboradores da CONSTRUTORA X possuem o formato:
nome.sobrenome@construtora-x.com.br
O sobrenome ser preferencialmente o ltimo nome. Em casos de homnimos, outro sobrenome
poder ser utilizado.
Excees podem ocorrer, devendo ser analisadas pelo TI e aprovadas pelos gerentes ou diretores
pertinentes.

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5.2 CRIAO, EXCLUSO E SUSPENSO DE CONTAS DE E-MAIL
5.2.1 CRIAO DE CONTAS DE E-MAIL
A criao e administrao dos e-mails corporativos so responsabilidades do TI. Para criar uma
nova conta de e-mail as seguintes regras devero ser observadas:
I. a abertura de uma nova conta dever ser solicitada ao TI pelo endereo
suporteti@construtora-x.com.br, tendo como anexo a Solicitao de Criao de
Conta de E-mail corretamente preenchida;
II. o e-mail de solicitao dever ser enviado pelo superior direto do usurio;
III. o solicitante (superior direto do usurio) se responsabilizar pelas informaes prestadas no
formulrio;
IV. tendo recebido a solicitao em conformidade com as regras anteriores o TI criar a conta e
enviar um e-mail inicial para o novo usurio contendo a assinatura-padro e o TERMO DE
USO DO E-MAIL CORPORATIVO (ANEXO 1).
5.2.2 SUSPENSO E EXCLUSO DE CONTAS DE E-MAIL
A suspenso ou excluso de contas de e-mail se dar sob as seguintes circunstncias:
I. quando da resciso contratual do colaborador, devendo o Departamento Pessoal inform-la
ao TI em at 24 horas da resciso. Neste caso a conta de e-mail ser excluda e todas as
informaes constantes na caixa de e-mail do usurio sero apagadas definitivamente,
exceto se solicitado por uma autoridade pertinente da empresa;
II. quando o superior imediato do usurio solicitar suspenso da conta de e-mail, a seu critrio,
desde que solicitado formalmente por meio do e-mail suporteti@construtora-
x.com.br;
III. a qualquer tempo se dar a excluso da conta de usurio desde que formalmente solicitado
pelo superior imediato do colaborador por meio do e-mail suporteti@construtora-
x.com.br;
IV. quando for caracterizada infrao ao TERMO DE USO DO E-MAIL CORPORATIVO, ANEXO 1
deste procedimento.
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5.3 TERMO DE USO
Aps a criao da conta o usurio receber em sua caixa de e-mail o Termo de Uso do E-mail
Corporativo (ANEXO 1) contendo as regras que regulamentam a sua utilizao conforme as
premissas da empresa. O uso do e-mail corporativo por si s indica a aceitao do termo de uso por
parte do usurio. Qualquer usurio poder a qualquer tempo solicitar ao seu superior imediato o
documento contendo os termos de uso e/ou consultar o TI para esclarecer eventuais dvidas.
5.4 ISENO DE RESPONSABILIDADE
Todas as mensagens devem ser finalizadas com o seguinte texto de iseno de responsabilidade
que parte integrante da assinatura padro dos e-mails corporativos:
A CONSTRUTORA X reconhece como obrigaes apenas os atos praticados por seus representantes legais,
observadas as condies previstas em seus procedimentos e na legislao em vigor. Esta mensagem, inclusive
seus anexos, pode conter informaes confidenciais. Caso voc a tenha recebido indevidamente, por favor
apague-a do seu sistema e avise o remetente. Qualquer forma de utilizao, retransmisso e/ou divulgao do
seu contedo ou de parte dele sem a autorizao de seu remetente, proibida.
CONSTRUTORA X may be legally bound solely through the acts of its legal representatives in compliance with
the conditions set forth in its procedures and the applicable laws. This message, including its attachments, may
contain confidential information. If you have improperly received it, please delete it from your system and
notify the sender. Any form of utilization, forwarding and/or disclosure of its contents in whole or in part,
without authorization of the sender, is prohibited.
5.5 SUPERVISO
O TI responsvel pela superviso, monitoramento e controle da observncia das regras descritas
neste procedimento. Irregularidades devero ser informadas ao e-mail suporteti@construtora-
x.com.br para tomada de providncias, dentre as quais a regularizao da situao,
suspenso/cancelamento da conta, advertncia aos infratores ou encaminhamento
gerencia/diretoria para outras medidas.

6 REGISTROS APLICVEIS
Nenhum.



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ANEXO 1 TERMO DE USO DO E-MAIL CORPORATIVO
O uso do e-mail corporativo deve estar em plena conformidade com as regras descritas neste Termo e no
Procedimento de Gesto PG 210 - Gesto de e-mails corporativos', disposio de qualquer colaborador
da CONSTRUTORA X.

O MERO USO DO E-MAIL CORPORATIVO POR PARTE DO USURIO
INDICA SUA CINCIA E ACEITAO DAS REGRAS DESCRITAS NESTE TERMO
E NO PROCEDIMENTO A ELE VINCULADO (PG210).


REGRAS
1) O e-mail corporativo uma ferramenta EXCLUSIVAMENTE de trabalho e deve ser utilizado
UNICAMENTE para este fim. Para tanto, fica proibido:
a. utilizar e-mails com assuntos no relacionados ao trabalho, tais como convites, oferta/venda de
produtos, notas de nascimento, falecimento etc., exceto quando formalmente autorizado por
uma autoridade pertinente na empresa (gerente, diretor);
b. enviar ou encaminhar e-mails contendo material ou contedo difamatrio, ofensivo,
discriminatrio ou obsceno. Ao receber qualquer e-mail desta natureza o colaborador que se
sentir ofendido ou constrangido dever comunicar seu superior imediato para tomada de
providncias;
c. enviar em massa e-mails no solicitados (SPAM) independente de seu contedo, salvo excees
previamente autorizadas pela Diretoria e comunicadas formalmente ao TI, que poder a
qualquer tempo fiscalizar o trfego de e-mails em massa nas redes de dados da empresa,
respeitando os princpios da confidencialidade e privacidade das informaes dos usurios;
d. enviar e-mails com assinatura fora do padro determinado pela empresa;
e. tornar pblico qualquer material ou informaes confidenciais da empresa, sob as penas da lei;
f. usar o e-mail corporativo para a prtica de quaisquer atos ilegais ou imorais, sob as penas da
lei.
2) No caso de desligamento da empresa (resciso do contrato de trabalho), o usurio CONCORDA
EXPRESSAMENTE e AUTORIZA a CONSTRUTORA X a cancelar a sua conta, bem como, se
necessrio, salvar as informaes nela armazenadas para preservao dos dados concernentes s suas
atividades.
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A infrao de qualquer destas regras poder acarretar suspenso ou cancelamento/excluso da
conta visando preveno de maiores danos empresa, seus colaboradores ou ao desempenho
das redes de computadores da CONSTRUTORA X.