SAP Entrenamiento a proveedores en SRM

Procure to pay
Contenido: SRM para Proveedores
1. SRM
Ingresar a SRM
2. Ejecucin de una PO (Purchase Order)
Aceptacin de la Orden de compra = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
Visualizar flujo de documentos
3. Administracin del sistema
Crear un nuevo usuario en SRM
Modificar los roles asignados a un usuario en SRM
4. Preguntas frecuentes
5. Manuales, documentacin y vdeos de SRM
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1. SRM: Supplier Relationship Managment
Ingresar a SRM
El proveedor tiene acceso a SRM a
travs del siguiente enlace:
https://web2.newmont.com/irj/portal
Los proveedores deben utilizar el
usuario y la contrasea para conectarse
a SRM provista por Newmont
En caso de tener problemas con su usuario
o contrasea por favor enviar un correo a
SRM_Support@Newmont.com asimismo al
comprador asignado
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2. Ejecucin de una PO
Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)
Visualizar la PO
Procesar el Acuse de Recibo de la PO haciendo clic en el botn Tratar (Process).
Aqu el proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra.
El objetivo de este paso es asegurar que el proveedor est de acuerdo con
los precios, cantidades, plazos de entrega, trminos comerciales, etc.
indicados en la orden de compra
2. Ejecucin de una PO
Principales pantallas SRM
Confirmar recepcin de
nuevas ordenes de compra y
ordenes modificadas
POAck: PO Acknowledge
Seccin Purchase Order Collaboration: En esta seccin podr hacer las
siguientes actividades:
Recibir notificaciones de
recepcin de materiales
GRN (goods receipt notice)
Crear notificaciones de
entrega de materiales
ASN (advance shiping notice)
Presentar
facturas
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2. Ejecucin de una PO
1. Ir a la Seccin Purchase
Order Collaboration:
2. Autoservicio del Proveedor.
3. Nuevas Ordenes de Compra.
2
1
3
Hacer clic en enlace que
mostrar Orden de Compra
Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)
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2. Ejecucin de una PO
1. Hacer clic en el botn
Procesar para aceptar la
orden
Con botn puede imprimir o
descargar la orden de
compra
Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)
4. Haga clic en el botn Send
(enviar) para confirmar recepcin
de la orden de compra
3. Confirmar/Cambiar la
Cantidad
1. Confirmar todos los articulos, si no le aparece
esta opcin deber hacer click en el smbolo
de check al costado de cada uno de los tems
2. Confirmar/Cambiar la
Fecha de entrega
2. Ejecucin de una PO
5. La respuesta a la Orden de
Compra ha sido enviada
satisfactoriamente
Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)
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2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Para crear un ASN, se debe completar primero el Acuse de Recibo de PO
(Aceptacin de la orden).
Antes de enviar la mercanca, el proveedor debe crear una notificacin de envo
de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Para la programacin de la cita con el operador logstico es mandatorio que
el proveedor haya generado el ASN
Para crear un ASN el proveedor debe proporcionar la siguiente informacin:
Fecha de entrega propuesta.
Cantidades disponibles a ser entregadas.
Referencia de conocimiento de embarque.
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1. Navegas desde la pestaa
Colaboracin de Orden de
Compra >
2. Autoservicio del Proveedor.
3. Crear un ASN
2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
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1. Se muestra la
pantalla Lista
de Ordenes de
Compra.
Este es el nmero de la
orden de compra emitida
por el Comprador
2. seleccionar un nmero de
documento de la lista de
documentos.
2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
1. Click en el
botn Crear
un ASN.
2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
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2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Debemos tener en cuenta
que el aviso de entrega
debe contener los
mismos datos de la gua
de remisin (Nmero de
tems, cantidades,
unidades, etc.)
Nota:
En el campo medio de
transporte utilizamos
Land-Road si se
trasladar en camin.
Por lo tanto en el campo
Identificacin de
transporte ingresamos el
nmero de la placa del
vehculo (Dato referencial)
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2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Debemos ingresar las cantidades que vamos a enviar por cada uno de los tems, los pasos
indicados en la imagen superior permite que el sistema automticamente calcule la
cantidad pendiente de entrega.
El proveedor debe crear un ASN por cada gua de remisin, por lo tanto el sistema
permitir las entregas parciales o totales.
Nota: Si tenemos un tem que no va ser entregado a travs de este ASN, dejamos la
cantidad de ese tem en Cero y completamos las cantidades de los otros tems
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Mensaje que confirma el
proceso de Creacin de
un ASN en SRM.
2. Ejecucin de una PO
Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)
Una vez que Newmont recibe el material, se transmite automticamente un aviso
al proveedor de la recepcin de la mercanca (GRN) a travs SRM
Es a travs del GRN que el proveedor identifica que el recibo de su material
ya ha sido ingresado en el sistema de Newmont y por lo tanto ya se refleja
en el sistema el compromiso de pago por la cantidad entregada.
El personal que recibe el material (Almacn Newmont RANSA) tiene 24 horas
para reflejar en el sistema la recepcin fsica del material, es decir, si el proveedor
entrega su material y tiene la gua sellada debe estar en la posibilidad de ver en
SRM el GRN luego de las 24 horas.
Si desea visualizar el Aviso de Recepcin de Mercanca, haga clic en Todas las
Confirmaciones (All Goods Receipts) y ubique su GRN correspondiente.
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
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Desde la Pgina de Inicio, haga
clic en Todas las recepciones
de materiales.
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
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Haga clic en el enlace
del Nmero de
Documento con Status
NUEVO (NEW)
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
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2. Haga clic en el botn
Aceptar para
verificar el GR
1. Verifique la
Cantidad en el
Recibo Materiales.
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
El estado del
Nmero de
Documento ha
cambiado.
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
20
El estado cambi
2. Ejecucin de una PO
Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)
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Se requiere un Aviso de Recepcin de Mercanca (GRN) antes que el proveedor
pueda crear una factura.
Es necesario que el proveedor presente de forma impresa la factura
generada en SRM y la adjunte a su factura y a la gua de remisin firmada.
Para crear una factura, haga clic en el enlace crear bajo el enlace Todas las
facturas y memos de crdito.
Seleccione para Mercanca Recibida, el cual lo llevar a los documentos Aviso
de Recepcin de Mercanca confirmados (GRN Confirmados).
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
Clic en Crear para
crear una Factura
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
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Clic en Para Mercanca
Recibida si se trata de
materiales
Clic en Para una
Confirmacin si se trata de
servicios
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
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Clic en el enlace
Nmero de
Documento para Crear
una Factura
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
25
Clic en el botn Crear
Factura
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
26
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
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Verificar la cantidad, el
cdigo tributario, el Valor
Neto cuyos campos no
son editables
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
Verificar los trminos de
pago
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
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Hacer clic en el botn
Enviar para finalizar la
creacin de la factura.
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
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1. Mensaje de
confirmacin
Factura Creada
2. Ejecucin de una PO
Crear una Factura a partir de la mercanca recibida
2. Ejecucin de una PO
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Visualizar flujo de Documentos
El siguiente procedimiento permite saber el status de nuestras rdenes:
1. Para revisar el estado de una orden de compra, tenemos una opcin de visualizar el
flujo de documentos, nos permite revisar que transacciones ha tenido la PO
2. Una vez hemos ingresado a una orden de compra seleccionamos la opcin Visualizar
flujo documentos
2. Ejecucin de una PO
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Visualizar flujo de Documentos
3. Como esta orden de compra es nueva, es decir, recin ha sido enviada por el comprador,
no hay ningn documento asociado, slo figura el Pedido de Yanacocha y el status Nuevo
4. Una vez hayamos aceptado la orden, aparecer el status Confirmado
5. Una vez hayamos creado el ASN (Advance Shipping Notice) o la Notificacin de envo de
mercanca, se generar un nuevo documento (Aviso de Entrega) y el status ser Enviado
2. Ejecucin de una PO
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Visualizar flujo de Documentos
6. Cuando el personal de Newmont ingrese en el sistema la recepcin fsica del material, se
generar el GRN Goods receipt notification, el cual genera un nuevo documento con el
status Nuevo, esta es la confirmacin de que nuestra entrega ha sido procesada y que el
proveedor puede presentar con la generacin de su factura a travs de SRM
7. Una vez tengamos el GRN, el proveedor tendr la opcin de cargar su factura electrnica,
al hacerlo aparecer un nuevo documento en el flujo, el cual tendr el status Documento
enviado
3. Administracin del sistema
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Crear un nuevo usuario en SRM
1. Ingresando Supplier User Administration tendremos la opcin Crear Usuario en el
men de la izquierda
3. Administracin del sistema
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Crear un nuevo usuario en SRM
2. Debemos completar todos
aquellos campos que son
obligatorios y los roles
necesarios para las
actividades a realizar por el
usuario en SRM.
El correo electrnico servir
para resetear la contrasea en
caso el usuario la bloquee o la
olvide
En la contrasea debe haber
como mnimo un nmero y
una letra en mayscula
Es necesario que todo usuario
creado en SRM tenga
asignado el rol
ZS:SUS_COMMON_ROLE
3. Administracin del sistema
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1. Ingresamos a la opcin Supplier User Administration
2. Una vez ingresemos a esa
opcin se desplegar un men a la
izquierda, con todas las opciones
disponibles como Administrador
del sistema.
Para este caso seleccionaremos la
opcin Buscar Usuarios la cual
nos permite identificar todos los
usuarios que hemos registrado en
SRM
Modificar los roles asignados a un usuario en SRM
3. Administracin del sistema
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3. La opcin Buscar Usuarios
nos permite buscar de acuerdo a
ciertos parmetros, si no tenemos
los datos exactos, lo
recomendable es dejar estos
campos en blanco, de esa forma
obtendremos la lista completa de
usuarios
4. Luego de ejecutar la bsqueda de usuarios nos aparecern todos los
proveedores registrados cada cuenta de usuario tiene la opcin de
Modificacin
Modificar los roles asignados a un usuario en SRM
3. Administracin del sistema
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Modificar los roles asignados a un usuario en SRM
5. Una vez hemos ingresado
a la cuenta de usuario, es
posible modifiquemos los
datos generales como:
Datos del contacto
Correo electrnico
Contrasea
Roles del usuario
Para modificar un rol
seleccionamos aquellos que
estn disponibles.
Debemos tener cuidado de
remover roles al usuario si no
es necesario.
5. Preguntas frecuentes
Qu debo hacer si no puedo Confirmar la Recepcin de la Orden de Compra?
No aparece el botn Tratar o Processs
1. Verificar si el usuario con el que ha ingresado tiene el rol ZS:SUS_ORDER_PROCESSOR
2. Si el problema persiste verificar si la fecha de la columna Necesario el est vigente.
3. Si la fecha est vencida, solicitar al comprador modificar la fecha de entrega de la Orden
(fecha de entrega debe ser > a fecha actual).
4. Luego de la modificacin, debe aparecer el botn Tratar.
Necesario el = Fecha de entrega de la PO
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5. Preguntas frecuentes
Dnde puedo ver el GRN si no aparece en el Link All Goods Receipts o Tod.
Entradas Mercancias?
1. Ingresar al link Todos los Pedidos.
2. Abrir la Orden de
Compra.
CONTINUA
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5. Preguntas frecuentes
Dnde puedo ver el GRN si no aparece en el Link All Goods Receipts o Tod.
Entradas Mercancias?
3. Presionar botn Visualizar flujo
Documentos
Aviso de Entrega = ASN
Entr. Mercancas = GRN
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4. Aparece el flujo de Documentos
asociados a la Orden de Compra
5. Si an as el GRN no aparece significa que la recepcin en el sistema an no se ha replicado,
para esto debe enviarse un comunicado al personal de RANSA y al comprador asignado.
6. Manuales, documentacin y
vdeos de SRM
Los manuales detallados del proceso en SRM son los siguientes:
Ingls
Module 1: Introduction to SRM: http://susnmc.articulate-online.com/8945432232
Module 2: Process a Purchase Order: http://susnmc.articulate-online.com/8945411521
Module 3: Create an Advance Shipping Notice: http://susnmc.articulate-online.com/8945419436
Module 4: Create a Service Confirmation: http://susnmc.articulate-online.com/8945470591
Module 5: Submit an Invoice: http://susnmc.articulate-online.com/8945497310
Module 6: SUS Administration: http://susnmc.articulate-online.com/8945485852
Espaol
Mdulo 1: Introduccin: http://susnmc.articulate-online.com/8945488323
Mdulo 2: Tramitar Pedido: http://susnmc.articulate-online.com/8945466766
Mdulo 3: Aviso de Entrega: http://susnmc.articulate-online.com/8945456296
Mdulo 4: Confirmacin de Servicios: http://susnmc.articulate-online.com/8945461846
Mdulo 5: Tratar Factura: http://susnmc.articulate-online.com/8945473628
Mdulo 6: Registracin: http://susnmc.articulate-online.com/8945492269
Mdulo 7: Administracin: http://susnmc.articulate-online.com/8945414082
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6. Manuales, documentacin y
vdeos de SRM
Las demostraciones de SRM en vdeo se encuentran publicadas en los siguientes enlaces:
Introduccin al portal SRM http://youtu.be/gLDWn8tgM0
PO Acknowledgement (Aceptacin de rdenes) http://youtu.be/Y2Df6x6GhQ4
Advanced Shipping Notice (Notificacin de envo de mercanca) http://youtu.be/XQaC0pWVoQo
Service Entry Sheet (Confirmacin de servicios) http://youtu.be/73l0C7MH24s
Facturacin en SRM http://youtu.be/D41hW1ne58
RFx y Subastas (Concursos) http://youtu.be/IUrXc5OL_a8
Administracin de su cuenta en SRM http://youtu.be/pwN5I_wjulU
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