Le Regole di impaginazione

Guida all'impaginazione dei documenti amministrativi di Giovanni

Garroni
Scopo della Guida fornire un orientamento essenziale per la
produzione corrente di documenti. Quindi un manuale di grafica, ma
pi semplicemente un piccolo breviario di buon senso visivo. Le
proposte contenute nella guida, che a volte potranno sembrare rigide,
sono un semplice testo orientativo per la pubblica amministrazione,
con i suoi complessi problemi di comunicazione a un ampio pubblico.
1. Orientamenti generali
1.1. Lo strumento di scrittura
Qualsiasi trascrizione una forma di impaginazione
Quando trascriviamo un qualsiasi documento, scrivendo a mano,
col la macchina da scrivere, con il personal computer, dobbiamo
progettare la sua impaginazione.
Rendere efficace il messaggio
La pagina e il testo dovranno essere pensate in relazione al tipo
di messaggio e al tipo di lettore e alle sua abitudini visive.
Facilitare la lettura con una impaginazione chiara
Per l'impaginazione valgono le stesse regole utilizzate redazione
del testo. La chiarezza della struttura logica della nostra
informazione scritta deve essere dimostrata dalla presentazione
grafica.
1.2. Il personal computer
Non farsi dominare dallo strumento
Tenere sempre sotto controllo l'aspetto del documento riducendo
al minimo le varianti.
Utilizzare caratteri chiari e leggibili
Non abusare della grande offerta di caratteri da stampa del
personal computer. Per i documenti correnti utilizzare il carattere
della macchina da scrivere (es. Courier)
1.3. La pagina e la sua struttura
La pagina una mappa
Gi al primo impatto, la struttura logica del testo deve essere
chiara. La comunicazione al pubblico deve colpire l'osservatore in
modo tale che si soffermi sui dati essenziali della comunicazione.
La lettura di un testo
In genere non si legge ma si guarda, si d un'occhiata; cio con
il testo si ha un approccio essenzialmente visivo, rinviando la
lettura pi accurata.
Dove si sofferma lo sguardo
La nostra lettura non lineare, ma procede a balzi con frequenti
ritorni dell'occhio all'indietro. La nostra scrittura, detta
minuscola, concentra molte informazioni sulla parte superiore
delle lettere.Per abitudine il nostro occhio, durante la lettura, si
sofferma principalmente sulla parte superiore delle lettere.
Usare caratteri tipografici ben leggibili
I caratteri sono dei segni convenzionali. La loro leggibilit
determinata principalmente dall'abitudine. Nonostante ci tra i
vari tipi di carattere normalmente utilizzati ci sono comunque
differenze significative di leggibilit. Le lettere minuscole sono
pi ricche di informazioni delle lettere maiuscole. I caratteri con
le grazie (che sono i piccoli fili alle estremit delle aste) sono pi
ricchi di informazioni dei caratteri senza grazie, detti bastoni. Un
testo scritto tutto in maiuscolo pi faticoso da leggere di un
testo scritto in minuscolo. Un testo scritto con un carattere senza
grazie richiede pi attenzione di lettura di un testo scritto con un
carattere con le grazie.
1.4. La gabbia di impaginazione
Ogni testo sulla pagina ha una gabbia di impaginazione.
La gabbia di impaginazione quella struttura di linee invisibili
che organizzano il testo sulla pagina.
La gabbia deve facilitare la lettura del testo
La costruzione della pagina scritta deve sostenere la struttura
logica del testo.
La gabbia deve accettare tutte le varianti del testo
La gabbia deve essere sperimentata per accogliere tutte le
varianti presenti in un testo, senza che queste producano una
sensazione di disordine.
Verificare la composizione per colonne specializzate
Un esperimento utile consiste nel dividere la pagina, con i suoi
margini gi definiti, in tre o quattro colonne. La colonna a
sinistra pu essere usata per le evidenziazioni, come richiami,
titolazioni, sintesi, e le restanti colonne per il testo.
Costanza nella posizione del testo
Ogni categoria di testo (titoli, titoletti, richiami, testo corrente,
note, tabelle eccetera) deve trovare forma e allineamento
costanti all'interno di uno stesso documento.
Non confondere le intestazioni con i contenuti
Con il personal computer frequente la produzione delle
intestazioni della carta insieme al testo. Deve sempre essere
evidente la differenza tra i due testi.
1.5. I caratteri tipografici
Il lettore non deve vedere i caratteri tipografici
I caratteri tipografici sono dei segni convenzionali, frutto di
abitudini secolari di scrittura e di lettura. Per una lettura
scorrevole dei testi correnti il carattere non deve essere in primo
piano.
Caratteri con grazie
I caratteri con le grazie sono quelli che hanno un raccordo tra le
aste verticali e le linee orizzontali. Sono i pi diffusi per i testi
correnti.
Caratteri senza grazie
I caratteri senza grazie sono quelli composti di semplici aste, in
genere di spessore costante. In genere sono forniti in molte
varianti dello spessore delle aste, ci ne favorisce l'uso per
titolazioni e elementi da porre in evidenza.
Evitare caratteri con disegni fantasiosi
Ci sono in commercio infiniti caratteri.
Noi ci limiteremo a queste sole due categorie di base: con le
grazie e senza grazie. Con queste si pu affrontare la mole
maggiore del lavoro di impaginazione dei testi.
Caratteri per il personal computer
Si imposto un elenco standard di caratteri che i produttori
vendono gi installati nelle macchine o nei programmi. L'elenco
comprende i caratteri pi diffusi di ogni categoria: un carattere
da macchina per scrivere, in genere il Courier; qualche carattere
con le grazie, dove non manca mai il Times e il Palatino; qualche
carattere senza grazie, l'Helvetica - o il suo equivalente Arial - e
l'Univers. Questi caratteri sono stati scelti dai produttori sia per
la loro fama che per dei particolari di disegno, che ne rendono
particolarmente buona la resa su video.
1.6. Raccomandazioni sul trattamento del testo
Tondo
Il testo deve essere scritto di norma in carattere tondo chiaro,
cio il carattere normale di una serie, possibilmente della
famiglia dei romani (i caratteri con le grazie).
Corsivo
Il corsivo ha un significato preciso e non pu essere usato al
posto del tondo. In linea di principio vanno in corsivo i titoli di
libri, film e opere d'arte, le parole straniere, e raramente le
parole a cui si vuole dare evidenza.
Neretto
Bisogna evitare l'uso del neretto dentro testi composti in tondo
chiaro. Il neretto si pu usare per elementi definiti nella pagina,
come le numerazioni di capoversi o i titoletti. Il neretto non deve
mai essere usato con le funzioni del corsivo e infatti dispone di
un suo corsivo.
MAIUSCOLO
Il maiuscolo va utilizzato con grande parsimonia e mai per i testi
correnti. Anche nelle titolazioni bisogna cercare di evitare i testi
scritti in maiuscolo, che risultano di difficile lettura. In alternativa
meglio utilizzare variazioni di corpo (la dimensione del
carattere), il neretto, un carattere alternativo. I titoli tutti in
maiuscolo devono essere molto brevi (quattro o cinque parole).
Non devono essere composti testi in maiuscolo corsivo, questo
serve esclusivamente ad accompagnare il corsivo minuscolo.
Scegliere l'ordine di composizione
Il modo con cui il testo ordinato sulla pagina deve essere
costante e non deve creare problemi di lettura.
Composizione a blocchetto o pacchetto.
Il testo allineato sia a destra che a sinistra. Per evitare
spaziature eccessive nelle singole linee si deve, dove necessario,
spezzare le parole. Questo tipo di composizione si dice anche
"testo giustificato"
Composizione a bandiera.
La bandiera sinistra il testo allineato solo sul lato sinistro.
Permette di mantenere invariati gli spazi tra le lettere e tra le
parole. Si usa prevalentemente per testi composti in colonne
strette, didascalie ecc.
La bandiera destra va evitata in quanto la nostra scrittura
procede da sinistra a destra e la variabilit nell'inizio delle righe
rende faticosa la lettura.
Composizione a lapide, epigrafe o centrata.
I centri di ogni riga di testo sono allineati su un asse verticale. Si
utilizza per epigrafi, titoli, targhe.
Non variare la lunghezza delle linee di un testo
Il testo si pu comporre in pagine o in colonne (testi di una
giustezza determinata che scorrono nella stessa pagina su
colonne adiacenti). Le colonne o le pagine di un medesimo testo
devo essere composte con linee identiche. Qualunque variazione
induce a pensare che si tratti di testi diversi.
Proporzioni della composizione dei testi
Per la buona leggibilit di un testo, oltre alla scelta del carattere,
sono fondamentali le proporzioni tra parte stampata e spazi
bianchi. In particolare tra dimensione del carattere e intervallo
tra le linee di scrittura (interlinea), e tra lunghezza della riga e
interlinea.
Spaziatura verticale
Non si dovr mai scendere sotto il 120% del corpo del carattere
si sta usando (es. corpo 1O - interlinea 12). Un altro elemento
determinante la lunghezza della riga, sempre in rapporto
all'altezza del carattere. Righe lunghe necessitano di una
interlinea pi ampia, per evitare faticose ricerche dell'inizio della
nuova riga.
Spaziatura orizzontale
E' lo spazio tra le lettere e lo spazio tra le parole. Chi ha
progettato il carattere con cui scriviamo ha pensato anche a
ottimizzare le spaziature, per cui in genere non dobbiamo
preoccuparci. I problemi possono sorgere quando il testo viene
giustificato senza spezzare le parole; in questo caso il
programma di scrittura potrebbe spaziare in modo abnorme le
righe di testo. In linea di principio su righe lunghe bene
giustificare il testo, con l'accortezza di sillabare, mentre su linee
corte preferibile il testo a bandiera, con o senza sillabazione.
Capoversi
I capoversi di un testo possono essere segnalati o da uno spazio
supplementare all'inizio della prima riga di un paragrafo, o da
un'interlinea maggiore tra l'ultima riga di un paragrafo e la prima
del nuovo. I due sistemi sono alternativi. Di norma i titoli e la
prima linea di un capitolo non dovrebbero avere il capoverso
rientrato
Elenchi
Gli elenchi contenuti all'interno di un paragrafo dovrebbero
essere facilmente leggibili come un'informazione secondaria
rispetto a quella principale. Quindi, ad esempio, il testo
dell'elenco sar tutto rientrato rispetto alla linea di testo che lo
anticipa.
Verifica del testo in rapporto all'impaginazione
Una volta scritto, o riscritto, un documento dovremo sottoporlo a
un nuova verifica legata alla forma con cui apparir sulla pagina.
Se la nostra scrittura gi soddisfacente, per il compito che ci
siamo proposti, allora sar sufficiente un'impaginazione
semplice.
Alleggerire il testo se l'impaginazione espressiva
Se riterremo utile un'impostazione grafica pi articolata, potr
essere necessario un ulteriore lavoro sul testo. Alcune parti
potranno essere sostituite da elementi tipografici e grafici (come
elenchi, richiami, evidenziazioni grafiche eccetera). Il testo
trattato graficamente tender a perdere il tono discorsivo, a
favore di una forte visualizzazione della struttura logica.
2. Criteri di impaginazione dei documenti amministrativi
2.1. Generalit
Nell'ambito della produzione di documenti semplici possiamo
distinguere tre schemi base di organizzazione della pagina
Composizione della pagina con un solo carattere.
L'organizzazione pi semplice di un testo corrente quella che
usa un solo tipo di carattere. L'obiettivo una pagina pulita, ben
spaziata, con i capoversi chiaramente delineati, con un uso
corretto e moderato delle possibilit che la serie del carattere
prescelto ci offre (il maiuscolo, il minuscolo, il maiuscoletto, il
corsivo, oltre ovviamente il tondo). Quando scriviamo testi
semplici dobbiamo essere molto sobri nella scelta del carattere.
Per il testo si deve usare un carattere molto familiare. In questo
senso deve essere tenuto sempre presente il tipico carattere
della dattilografia (come il Courier), e la possibilit di comporlo
senza giustificarlo (quindi a bandiera sinistra). Bisogna
assolutamente evitare cambi nella dimensione del corpo del
carattere all'interno del testo, dobbiamo invece operare con le
varianti di disegno (tondo, corsivo, maiuscoletto).
Composizione della pagina con due caratteri
Se scegliamo di utilizzare due serie di caratteri, nell'ambito di
una pagina organizzata tradizionalmente, la cura della coerenza
dovr essere ancora pi elevata. Le serie devono essere di due
famiglie diverse. Preferibilmente una serie della famiglia dei
romani (caratteri con le grazie) e una serie della famiglia dei
bastoni (senza le grazie). Il romano, con cui preferibilmente
comporremo il testo, dovr seguire le regole fino ad ora esposte;
il bastone invece lo utilizzeremo per identificare la struttura del
documento (titolazioni, intestazioni dei paragrafi, numerazione di
capoversi e quanto altro evidenzi lo schema logico del testo)
Composizione della pagina per blocchi grafici
In questo caso nella pagina, oltre alla presenza delle due serie
citate al punto precedente, introdurremo un'organizzazione del
testo per blocchi grafici relativi ai diversi argomenti trattati.
Verificare la struttura logica dell'impaginazione
Dopo ogni impaginazione si deve verificare la coerenza tra
struttura logica del testo e impostazione grafica. La grafica deve
sostenere nella lettura dei contenuti. La composizione grafica per
concetti in genere pi rigida della scrittura corrente;
probabile che dovranno essere riscritte alcune parti del testo per
ottenere una forte coerenza tra immagine e contenuto.
2.2. La corrispondenza
La corrispondenza, nella sua semplicit, contiene molti degli
elementi di base che ritroveremo anche in altri documenti pi
complessi.
Intestazione
Deve essere indicato l'ente che emette il documento, l'ufficio
specifico, l'indirizzo, i numeri di telefono e, possibilmente, il
nome del responsabile dell'ufficio.
Data
Protocollo
Deve contenere tutte le indicazioni necessarie per
l'identificazione del documento.
Destinatari
Oggetto
Deve indicare sinteticamente il contenuto del documento.
Contenuto
Firma
2.3. Gli atti amministrativi
Gli atti amministrativi sono quei documenti scritti dalle amministrazioni
che hanno una particolare rilevanza per i cittadini. Una volta chiarito
che tipo di atto dobbiamo scrivere e quale informazione dobbiamo
trasmettere, possiamo suddividere il documento in blocchi di testo
omogenei e coerenti. Dovremo, approssimando, arrivare ai seguenti
blocchi:
Intestazione
Data
Protocollo
Destinatario
Oggetto
Decisione
Bisogna indicare con la massima precisazione che cosa
l'amministrazione ha deciso nel caso concreto.
Motivazione
In questa parte vanno indicati i motivi che hanno portato alla
decisione.
Procedure
Ci che il cittadino destinatario dell'atto deve, eventualmente,
fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso
completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna
fare, dove si deve andare.
Firma
2.4 La modulistica
Chiedere solo informazioni essenziali
E' necessario che le informazioni richieste al cittadino siano
quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e
allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare
nell'ufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e
cosi via.
Controllare i concessionari
Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri
soggetti (uno degli esempi pi evidenti il caso della
concessione del servizio di riscossione dei tributi) necessario
che l'amministrazione controlli la qualit dei moduli.
Formato
Per il modulo si dovr utilizzare un solo formato di carta
unificato: l'Uni A4 (210 mm x 297 mm) da escludere
qualunque altro formato, soprattutto perch l'utilizzazione di
formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione
dei documenti, sia al cittadino che all'amministrazione.
Gabbia
Il margine sinistro deve essere, indicativamente, almeno a 3
centimetri dal bordo del foglio, per permetterne l'agevole
classificazione . Anche il margine destro e quello inferiore non
devono essere risicati, in quanto per molte persone difficile
scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di
lettura del modulo, dall'alto al basso e da sinistra a destra,
evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al
lettore.
Intestazione
Il nome dell'amministrazione dovr essere sempre indicato, cos
come l'ufficio, in posizione costante su tutti i moduli
Uso del modulo
L'uso a cui destinato sar posto in evidenza con il criterio di un
titolo breve e un eventuale sottotitolo pi esteso.
Carattere
Nei moduli, di preferenza, saranno utilizzati due caratteri di
famiglie diverse: un carattere con le grazie per il testo
prestampato che costituisce l'oggetto del modulo e un carattere
senza grazie, pi piccolo ma di buona leggibilit, per le
spiegazioni dei campi da compilare da parte del cittadino. Il
cittadino deve poter riempire il modulo anche leggendo il solo
testo composto con il carattere senza grazie.
Spazi di scrittura
Prima devono essere progettati gli spazi che il cittadino dovr
compilare e solo dopo andr costruito il testo prestampato.
Infatti costringere la compilazione in angusti spazi residui mette
in difficolt il cittadino, e spesso rende difficile la decifrazione
della scrittura. Per le cifre, come ad esempio il codice fiscale, si
deve prevedere un aiuto verticale che permetta al cittadino di
verificare la presenza di tutti gli elementi richiesti.
Istruzioni per la compilazione
Il modulo chiaro quando non sono necessarie istruzioni per
compilarlo oltre all'indicazione del contenuto sulla stessa riga da
compilare.
Data e firma
Bisogna evitare qualunque confusione su data e firma. Si deve
indicare sempre se per data si intende la data di compilazione o
quella di presentazione. Per la firma per esteso bisogna chiarire,
quando si richiede che sia leggibile, che non si tratta della sigla.
Informatizzazione della modulistica
Nel caso di moduli che interessano un grande numero di cittadini
bene valutare la convenienza di produrre moduli predisposti
per la lettura ottica e la successiva elaborazione automatica dei
dati.
La telematica
Lo sviluppo della telematica rende oggi disponibili tecnologie
molto evolute per lo scambio, l'acquisizione, il trattamento,
l'archiviazione delle informazioni. Gi oggi si possono ottenere
certificati per telefono o documenti attraverso appositi terminali
senza alcun modulo di richiesta. Il futuro va in questa direzione e
prima di progettare un nuovo modulo bene meditare sulla sua
reale necessit.