Tarea de Investigacin No 3

Parmetros de los sistemas

PARMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros son constantes arbitrarias
que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema
especfico o de un componente del sistema.
Los parmetros de los sistemas son:
Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que
provee el material o la energa para la operacin del sistema.

Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas,
las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con
intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenmeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o
resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los
insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la funcin de
retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido,
mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante
interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta
salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse,
cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el
ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.









EL SISTEMA ABIERTO

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre
l, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido.
La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen
diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber,
clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los
sistemas fsicos, las mquinas, el reloj, el termstato):
El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o
sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta.
El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta
reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema
cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias,
estrechamente relacionadas entre s:
Ingestin: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.
Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones,
tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus
necesidades.

Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados
en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es equivalente a
este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una
relacin entre las entradas y salidas.

Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para
sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus
materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el
producto, el proceso o la estructura.

Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con
materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa
pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de
compras, produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de
salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la
empresa.

Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el
conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se
desligan o mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como
mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de personal y de
mantenimiento.

Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para
el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en
la adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las
funciones de produccin, compras, comercializacin, recompensas y
mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la
previsin, el planeamiento, la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios
para que la administracin pueda hacer ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin constituyendo un todo
sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de
interdependencia con el ambiente externo.

LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos
esenciales:
En el crecimiento.
En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece.
En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades
componentes.
Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente
heterogeneidad.
Segn la teora estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional,
enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados
cuando estn aislados de variables externas y cuando son determinsticos en lugar de
probabilsticos. Un sistema determinstico es aquel en que un cambio especfico en una de
sus variables producir un resultado particular con certeza. As, el sistema requiere que
todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Segn Fayol la eficiencia
organizacional siempre prevalecer si las variables organizacionales son controladas
dentro de ciertos lmites conocidos.



Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos. Algunas
caractersticas bsicas de las organizaciones son:

1. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las organizaciones: la
organizacin se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin
fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de
los sistemas sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar
que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes
menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos
sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin, produciendo un
todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente.
Talcott Parsons indic sobre la visin global, la integracin, destacando que desde
el punto de vista de organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando
como punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social,
siguiente el siguiente enfoque:

La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por
todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor.
La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de
determinado tipo de meta sistemtica.
Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de
situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los
otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal
como si fuera un sociedad.

3. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema,
afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan
diferentes escalones de control y de autonoma.

4. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo
cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La
unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los
mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido
al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos
como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin
propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente
menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso
solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.


5. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema.
Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de
variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa,
informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de
permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en
relacin al ambiente.

6. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos
y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras
estructurales bsicas, es identificada por Buckley como su principal caracterstica
identificadora.

MODELOS DE ORGANIZACIONES

Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera considerar
en la definicin de organizacin:
La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.

La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones
mltiples.

La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que
estn en interaccin dinmica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos,
afectar a los dems.

La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas.

Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen difcil
definir las fronteras de cualquier organizacin.

Modelo de Katz y Kahn

Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs de la aplicacin
de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo, la organizacin presenta las
siguientes caractersticas:


La organizacin como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes
caractersticas:
1. Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos del ambiente y necesita
provisiones energticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura social es autosuficiente.

2. Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energa
disponible. La organizacin procesa y transforma insumos en productos acabados,
mano de obra, servicios, etc.

3. Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
medio ambiente.

4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema
consiste en ciclos repetitivos de importacin-transformacin-exportacin. La
importacin y exportacin son transacciones que envuelven al sistema en ciertos
sectores de su ambiente inmediato, la transformacin o procesamiento es un
proceso contenido dentro del propio sistema.

5. Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropa negativa o
geneantropa.

6. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin:
los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energa que se
transforman por el trabajo hecho. Tambin reciben informacin, proporcionando
seales sobre el ambiente. La entrada de informacin ms simple es la
retroalimentacin negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir
sus desvos de la lnea correcta. Las partes del sistema envan informacin de cmo
operan a un mecanismo central y mantiene as la direccin correcta. Si dicha
retroalimentacin negativa es interrumpida, el estado firme del sistema
desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales est
programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del cual, los
materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

7. Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se caracterizan por un
estado firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una
exportacin contina de los productos del sistema. La tendencia ms simple del
estado firme es la homeostasis, pero su principio bsico es la preservacin del
carcter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan
al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas
entradas de energa en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un
mecanismo regulador.

8. Diferenciacin: la organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae
tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin interna.

9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de
equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

10. Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o
fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de
accin del sistema, as como su grado de apertura.

METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS

Desde el punto de vista de la administracin est compuesta de las siguientes etapas:

a) Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema,
se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

1. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha
sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no
las causas.


2. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters
del estudio a realizar, la metodologa a seguir, los recursos
materiales y humanos que necesitar, el tiempo que insumir el
trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta
de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la
metodologa.

3. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al
sistema en estudio, como as tambin toda la informacin que hace
al lmite de inters.

4. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en
estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia
es cuando el sistema logra los objetivos con una relacin costo
beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el
analista deber cambiar los mtodos del sistema, si un sistema no
es eficaz el analista deber cambiar el sistema y si un sistema es
eficiente el analista slo podr optimizarlo.


5. Diseo: el analista disea el nuevo sistema.

a) Diseo global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace
un clculo de costos y enumera los procedimientos. El diseo global debe ser
presentado para su aprobacin, aprobado el diseo global pasamos al siguiente
paso.

b) Diseo detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los
procedimientos enumerados en el diseo global y formula la estructura de
organizacin la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

6. Implementacin: la implementacin del sistema diseado significa
llevar a la prctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse
de tres formas.

a) Global.

b) En fases.

c) En paralelo.

7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del
sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que
considere necesarias para ajustar el problema.


IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE UNA EMPRESA

Implementar un sistema de administracin del desempeo, si es construido
apropiadamente ofrece muchos beneficios a la organizacin; sin embargo, si el
sistema es implementado y conducido inapropiadamente puede afectar la moral y
productividad de los empleados.

La falta de una administracin de desempeo en una empresa, niega que la misma
tenga una visin hacia el futuro y deja al mayor recurso de la organizacin sin el
compromiso de enfocarse hacia el logro de las estrategias de la organizacin.

La administracin del desempeo es una herramienta que ayuda a la
comunicacin entre el jefe y los empleados, genera dilogo que de otra manera no
existira, y una mejor comunicacin proporciona beneficios para todas las partes.

El sistema de evaluacin de desempeo de 360 grados debe ser analizado para
corroborar si encaja con la estructura organizacional de la empresa. Se puede
cometer errores tales como incluir a empleados no conocidos por el evaluador, y
por ende tergiversar los resultados de la evaluacin.

Muchas empresas en su afn por aplicar la administracin del desempeo y
sistemas de informacin incurren en gastos en softwares sin tener conocimientos
claves de administracin de recursos humanos para su implementacin.

La administracin del desempeo provee un marco prctico para establecer metas,
objetivos y medidas de desempeo, as como bases para tomar decisiones
relacionadas con la eficiencia y eficacia de un puesto de trabajo.

Es importante sealar que el sistema de administracin del desempeo no es un
sistema perfecto, sin embargo es una herramienta til para mejorar el desempeo
de la compaa.

Actualmente existen nuevos enfoques que han desarrollado la administracin del
desempeo, como la inclusin de softwares especializados, descubrimientos de
que es un sistema dinmico y no esttico, la calidad total en el desempeo, la
salud mental de los empleados, el planeamiento de mltiples escenarios y el
enfoque hacia el futuro.



BIBLIOGRAFA:
Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. 3ra. Edicin.
Edit. McGraw-Hill. 1992.
Von Bertalanffy, Ludwig. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/010820192601.html