FORMATOS EFICIENTES

Manual de Usuario
Cuentas a Cobrar
Departamento de Capacitacin
Marzo 2011
Cuentas a Cobrar
INDICE
Datos Maestros de Clientes 4
Creacin / Modificacin / Visualizacin de Clientes. 4
Visualizar Modificaciones 10
Bloquear Clientes 11
Marcar para borrado clientes 11
Operaciones con Clientes 13
Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generacin factura SAP 13
Contabilizacin de Nota de Crdito 14
Visualizar Documento FI 15
Modificar Documento FI 17
Visualizar Modificaciones de Documento 19
Modificacin posicin documento FI 20
Anular Documento FI 21
Anular en Masa Documentos FI 22
Visualizar Saldos de Clientes 23
Visualizar Partidas de Clientes 25
Compensar deudor 27
Traslado Deudor con Compensacin 29
Anular Compensacin 33
Operaciones de Cobranzas 34
Contabilizar Entrada de Pagos 34
Versin
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Contabilizar entrada de pagos rpida
Cobranza con efecto
Rechazo de cheques de terceros
Contabilizacin documento multisociedad
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Datos Maestros de Clientes
Creacin / Modificacin / Visualizacin de Clientes.
Transaccin FD01 / FD02 / FD03
En esta transaccin se crean los datos maestros de los clientes. Para crearlos, se debe ingresar el
Grupo de cuentas
El recuadro Modelo se utiliza para copiar los datos de un Deudor existente
Hacer click en o presionar ENTER.
En la etiqueta Direccin ingresar el nombre y el domicilio
Versin
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En la etiqueta Datos de Control ingresar los datos fiscales como el CUIT, el nmero de Ingresos
Brutos.
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En la etiqueta Pagos ingresar los datos bancarios.
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Seleccione Datos de Sociedad .
En la etiqueta Gestin de Cuenta, ingrese la Cuenta Asociada
Los datos de Cdigo de Actividad y Clase de Distribucin los utiliza SAP para la distribucin de las
ventas para el convenio multilateral. Esta informacin deber tomarse desde el sistema facturador.
Seleccione Grabar o Ctrl+S.
Para Modificar los datos maestros del deudor se utiliza la transaccin FD02
Ingresar el nmero del Deudor a modificar y la Sociedad.
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Hacer click en o presionar ENTER.
Se visualizan todos los campos para modificaciones.
Versin
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Para visualizar los datos maestros del deudor se utiliza la transaccin FD03
Ingresar el nmero del Deudor a modificar y la Sociedad.
Hacer click en o presionar ENTER. Se visualizan todos los campos sin permitir modificaciones.
Versin
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Visualizar Modificaciones
Transaccin FD04
Ingresar el nmero del Deudor y la Sociedad
Al presionar ENTER se visualiza un campo que ha sido modificado.
Presionando el botn o haciendo doble click en el nombre del campo se
visualizan los valores anterior y nuevo del campo que ha sido modificado.
Versin
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Bloquear Clientes
Transaccin FD05
Esta transaccin se utiliza para impedir contabilizaciones en cuentas de Deudores.
Ingresar el Deudor y la Sociedad
Hay dos posibles bloqueos de contabilizacin: Para todas las sociedades o para la sociedad
seleccionada. Al intentar contabilizar a esta cuenta se impedir mostrando un mensaje de error.
Se debe tildar la opcin deseada y grabar o Ctrl+S.
Marcar para borrado clientes
Transaccin FD06
Ingresar el Deudor y la Sociedad
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En el recuadro Peticiones de borrado:
Todas las reas: Indica que deben borrarse todos los datos del registro maestro.
Sociedad seleccionada: Indica que deben borrarse los datos especficos de sociedad del registro
maestro.
El borrado se realiza con el programa de archivo de deudores o acreedores. Este programa archiva
los registros maestros marcados para borrar, si no existen datos dependientes.
En el recuadro Bloqueos de borrado
Datos generales: Indica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro.
Sociedad seleccionada:Indica que no se pueden borrar los datos especficos de sociedad del
registro maestro.
En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarn los datos generales
correspondientes.
Se debe tildar la opcin deseada y grabar o Ctrl+S.
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Operaciones con Clientes
Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generacin factura SAP
Estos documentos sern ingresados en forma automtica diariamente por la Interfaz de conexin
con Hasar.
En estos documentos se observaran todos los medios de pago contra las ventas por departamento
efectuadas y el IVA correspondiente. Tambin se generaran las notas de crdito.
En SAP si este asiento no se generara automticamente, o bien si se desearan registrar ventas de
modo manual la transaccin para generar facturas de clientes es la FB70
Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente en este caso tienda 005 Venta
limpieza.
Luego Grabar
Versin
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Contabilizacin de Nota de Crdito
Transaccin FB75
En la etiqueta Datos Bsicos ingresar el nmero de Deudor, la Fecha del Documento, el nmero
oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.
En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de
Beneficios.
Presionar ENTER
Para poder simular y/o grabar el status de la posicin tiene que quedar con un tilde y el saldo
en cero con luz verde .
Clickear para ver como se va a registrar el documento.
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Contabilizar clickeando o Ctrl+S.
Visualizar Documento FI
Transaccin FB03
Indicar el nmero de documento a visualizar.
Al presionar ENTER se visualizan todas las posiciones del documento
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Para visualizar en detalle cada posicin hay que hacer doble click sobre la misma.
Para visualizar la cabecera del documento clickear o F5.
Versin
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Modificar Documento FI
Transaccin FB02
Slamente se pueden modificar algunos campos del documento, estos son los que tienen color
blanco y el que tiene color amarillo que es el campo activo.
Se pueden modificar algunos campos de las posiciones o de la cabecera.
Versin
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Visualizar Modificaciones de Documento
Transaccin FB04
Para visualizar las modificaciones del documento ingresar el nmero de documento y presionar
ENTER
Se visualizan las modificaciones
Haciendo doble click sobre el campo se ven los valores que tuvo el mismo.
Versin
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En este caso el campo Texto fu modificado 2 veces.
Modificacin posicin documento FI
Transaccin FB09
En esta transaccin hay que indicar el nmero de documento, la sociedad, el ejercicio y la posicin
a modificar.
Presionar ENTER
Los campos posibles de modificaciones son los que estn en blanco o amarillo (no grisados).
Versin
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Grabar clickeando o Ctrl+S
Anular Documento FI
Transaccin FB08
Ingresar el nmero de documento a anular, tener en cuenta que slo se anulan las partidas
abiertas, no las compensadas. Tambin ingresar el motivo de anulacin, la fecha de contabilizacin
y el perodo contable.
Versin
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Contabilizar
Anular en Masa Documentos FI
Transaccin F.80
Ingresar la sociedad, desde que nmero a que nmero de documento se va a eliminar, el ejercicio.
El motivo de anulacin, la fecha de contabilizacin y el perodo contable.
Ejecutar en modo Test para ver los documentos posibles de anulacin.
Se visualizan los documentos anulables y los no anulables
Versin
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Volver a Ejecutar destildando Test para que los cambios queden efectivos.
Visualizar Saldos de Clientes
Transaccin FD10N
Ingresar el nmero del Deudor, la Sociedad y el Ejercicio. Luego ejecutar con o F8.
Versin
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Haciendo doble click sobre los importes se visualizan las partidas que lo componen.
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Visualizar Partidas de Clientes
Transaccin FBL5N
Ingresar la cuenta del Deudor y la Sociedad.
En el recuadro Seleccin de partidas seleccionar entre Partidas abiertas, Partidas compensadas o
Todas las partidas. Adems indicar entre que fechas se solicita la informacin.
Las partidas abiertas son las partidas no cobradas y las partidas compensadas son las cobradas.
En este caso se seleccionan Todas las partidas sin lmites en el rango de fechas
Ejecutar o F8 para acceder a los datos.
Se visualizan todas las partidas.
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Las que tienen luz roja son las partidas abiertas y las de luz verde son las partidas compensadas.
Si desea buscar otros campos hay clickear Modificar disposicin
Versin
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Por ejemplo el campo Referencia: Marcar el campo y luego marcar el campo donde se quiere
ubicar encima en el recuadro izquierdo.
Clickear para tomar ese campo y .
Compensar deudor
Transaccin F-32
Versin
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Presionar ENTER o clickear en . Activar las partidas a compensar y simular el
documento.
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Se genera un documento de compensacin sin posiciones.
Contabilizar o Ctrl+S
Traslado Deudor con Compensacin
Versin
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Transaccin F-30
Traslada la deuda entre Deudores
Presionar ENTER o clickear
Versin
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Clickear . Ingresar el deudor que se le va a trasladar las partidas
Versin
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Presionar ENTER o clickear
Simular el documento
Contabilizar o Ctrl+S
Versin
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Anular Compensacin
Transaccin FBRA
Escribir el nmero de documento de compensacin a anular
Clickear o Ctrl+S para anular la compensacin.
Versin
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Operaciones de Cobranzas
Contabilizar Entrada de Pagos
Transaccin F-28
Ingresar la Fecha del Documento,
En el recuadro Datos bancarios la cuenta del banco, el importe. Las Cuentas de banco a utilizar
son las terminadas en 1
En el recuadro Seleccin de partidas abiertas ingresar la cuenta del cliente
Presionar ENTER o clickear
Seleccionar las partidas que se estn pagando haciendo doble click en la posicin (las partidas
activas estn en color azul). Seguido a esto simular el documento para ver cmo va a registrarse.
Versin
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Contabilizar o Ctrl+S
Versin
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Contabilizar entrada de pagos rpida
Transaccin F-26
Esta transaccin se usara cuando se cobre por cheque al da, transferencia o efectivo, el caso de
cheque diferido se tratara en el punto siguiente.
Presionar ENTER o clickear
Versin
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Presionar ENTER o clickear
Seleccionar las partidas que se estn pagando haciendo doble click en la posicin (las partidas
activas estn en color azul).
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Seguido a esto simular el documento para ver cmo va a registrarse.
Contabilizar o Ctrl+S
Cobranza con efecto
En este punto se detallan los pasos para efectuar la cobranza de un cliente con cheque diferido.
Pasos a seguir:
1) Se contabiliza la factura de cliente (o el crdito a cobrar en este caso por las ventas
mayoristas) Transaccin FB70 (en el caso de EKI vendr por Interfaz con Hasar)
Versin
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2) Se genera la posicin de efecto a cobrar mediante CME D W
Transaccin F-36
a- En la primera posicin del documento se completa el nmero de cliente y automticamente
esta transaccin completa con el indicador CME W que es cobranza de cheque diferido.
b- La cuenta 11160001 (valores a dep en cartera) ser la cuenta a la que se reclasificara el
crdito a cobrar. NOTA: tener en cuenta que en el mte 120 esta cuenta no se denomina de
esa forma, ya que se ha cambiado su descripcin luego de realizar la carga de cuentas en
el ambiente mencionado.
Versin
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En esta segunda posicin se entra los importes a cobrar del cheque, numero de cheque en el
campo asignacin y fechas de emisin y vencimiento del efecto.
Aqu linkeamos esta nueva posicin contra la posicin del cliente en la factura
previamente contabilizada.
Versin
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Presionamos ENTER y Nuevamente
Queda linkeado automticamente, y procedemos a GRABAR para su contabilizacin.
3) Se genera el envo del cheque en cartera al banco.
En esta transaccin se selecciona el Banco al cual se deber depositar el cheque a su
vencimiento.
Transaccin FBWE
Versin
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Seleccionamos la cuenta de valores a depositar en cartera, y la fecha de vencimiento (rango)
desde el cual se necesita depositar los cheques.
Luego presionamos y podemos observar los efectos pendientes:
Marcamos la posicin y presionamos
Versin
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Presionamos Enter y en el cuadro siguiente se completa el banco seleccionado:
Presionamos Enter y ahora la partida aparece en verde ya que se selecciono el Banco
Versin
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Pasamos a la pestaa de Parmetros de Contabilizacin y completamos los campos necesarios.
Al finalizar, presionar GRABAR
Esto genera un batch input, presionamos ENTER
Versin
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Transaccin SM35
Aqu se ejecuta la contabilizacin pendiente generada en el punto anterior
Presionamos
Versin
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Presionamos nuevamente.
La contabilizacin ha finalizado con xito, por ende chequeamos el log:
Marcamos la sesin que corresponde
Y presionamos
Versin
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Se visualiza a travs de la FB03 el documento generado:
Rechazo de cheques de terceros
En el caso que algn cheque de cliente, haya venido rechazado, independientemente que el valor
se haya depositado o entregado a algn proveedor, Tesorera deber realizar los ajustes para
volver a generar la deuda en el cliente, y en el caso que el cheque haya sido entregado a algn
proveedor, generar la deuda en el mismo. Para ello debemos consultar, mediante la transaccin
FBL5N
Versin
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Se accede por partidas compensadas y operaciones CME
Suponiendo que el nmero de cheque 123456 vino rechazado, hacemos doble click sobre esa
posicin:
Debemos saber si el cheque vino rechazado de un banco o vino de un proveedor (dado como parte
de pago). Esta diferenciacin nos indicar la manera de realizar la contabilizacin.
a-En el caso que el cheque haya venido rechazado de un banco debemos realizar lo siguiente:
Versin
1.0
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TRX: F-22
Se utiliza clase de documento SA o especial para este movimiento (sera como una nota de
debito al cliente por el monto del cheque)
Primera posicin:
- Clave de contabilizacin: 09
- Cliente del cual el cheque vino rechazado
- CME: V cheques rechazados.
Clave de cuenta: 50 (Haber)
Cuenta: cuenta contable del Banco donde se rechaza el cheque.
Versin
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El documento quedara:
Se contabiliza
Luego al momento de cobrar el cheque se repiten los pasos detallados en el cobro de cheque. Con
la transaccin F-36, FBWE y F-20
La particularidad para realizar la transaccin F-36 es que se deben seleccionar partidas abiertas de
clientes con CME V (cheques rechazados) como se ve a continuacin:
Versin
1.0
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En la segunda posicin se completan los siguientes campos:
Luego se selecciona Tratar Partidas
Se busca por nmero de documento las partidas abiertas con indicador CME V del cliente en
cuestin.
Versin
1.0
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. Se completa con el numero de documento:
Tratar partidas nuevamente
Se compensa automticamente. Grabar
Visualizar documento: FB03
Versin
1.0
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Se reclasifico el crdito a cobrar rechazado con el cheque del tercero.
El proceso sigue con la FBWE y F-20 segn detalle en apartado anterior.
4) Al llegar la fecha de vencimiento del efecto se descuenta el comprometido del cliente. Se
utiliza la cuenta auxiliar posteada en punto anterior contra la cuenta del cliente.
Para visualizar los documentos a compensar, se utiliza la transaccin F_72 que lista todos los
cheques pendientes por cuenta contable. Luego la compensacin de la cuenta de efectos se
realiza siguiendo lo indicado en el paso siguiente:
Transaccin F-20
Versin
1.0
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En cuenta de mayor se selecciona la cuenta de valores a depositar en cartera que habamos
reclasificado en la F-36.
Presionamos
Obtenemos la partida, y seleccionamos la que queremos revertir, ya que se efectu el correcto
cobro del efecto y no tenemos ms ese valor a depositar a cobrar:
Grabar/contabilizar
Contabilizacin documento multisociedad
En esta seccin se podr observar cmo realizar operaciones Intercompany.
Registracin de Intercompany de cobros por cuenta y orden de:
Versin
1.0
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1) Escenario de cobro por cuenta y orden de FESA.
a- se genera factura por FB70
Visualizamos documento
b- Cobro de esa factura
Transaccin F-28
EKD cobrar esa factura
Sociedad cobradora: 2000
Cuenta Bancaria de EKD: 11136091
Marcar Otras cuentas
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Presionamos
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Cliente: 48
De sociedad: 1000 (FESA)
Partidas normales.
Click en continuar
Simular documento
Versin
1.0
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Cuentas a Cobrar
La sociedad 2000 (EKD) le debe $3.000 a la 1000 (FESA) ya que cobro por cuenta y orden.
Grabar
Se generan dos documentos por separado, y uno multisociedad que los linkea, informado en el
campo N Multisociedad de cada uno de ellos, como se observa a continuacin al acceder desde la
transaccin FB03
Documento generado en EKD:
Versin
1.0
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Doc generado en FESA
El documento multisociedad se visualiza desde la Transaccin FBU3
Versin
1.0
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c- Se traslada los saldos de cuentas Intercompany
Transaccin F-30
Versin
1.0
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Cuentas a Cobrar
Esta transaccin se utiliza cuando obtenemos por ejemplo:
FESA (1000)
Interco a cobrar de 2000 = 3,000.00
Interco a pagar a 2000 = - 5,000.00
La cuenta de pasivo queda con un saldo de 2.000 al trasladar el saldo de la cuenta de activo a la
de pasivo. Queda saldo a pagar por parte de FESA (1000) a EKD (2000).
2) Escenario de facturacin entre empresas
a- EKI le factura a Leaderprice
Transaccin FB70
EKI le emite factura a LP
24 es el cliente LeaderPrice.
Grabar
Versin
1.0
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Cuentas a Cobrar
b- LeaderPrice carga la factura del proveedor EKI
Transaccin FB60
Seteamos que sea para la sociedad 3000 en
Luego cargamos las partidas:
Versin
1.0
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Cuentas a Cobrar
NOTA: La cuenta 21111024 se denominara INTERCO A PAG A EKI.
d- LP le paga a EKI mediante transferencia
Ver proceso en Transaccin F110
Versin
1.0
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Cuentas a Cobrar
En la posicin del documento de proveedor a pagar se debe agregar antes la va de pago T.
e- se genera la cobranza desde EKI
Ver proceso de Cobranza por Transaccin F-28.
Versin
1.0
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