MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO PARA EL OTORGAMIENTO Y RECUPERACION DE

LINEAS DE CREDITO EKO LUMIX


1. OBJETIVO.
2. ESTRUCTURA DE APLICACION
3. POLITICAS.
3.1. POLITICAS DEL AREA DE VENTAS
3.2. POLTICA PARA LA CATEGORIZACIN DEL CREDITO
3.3. POLITICA PARA EL CONTROL DE CARTERA
4. PROCEDIMIENTO.
4.1. PROCEDIMIENTOS DE OTORGACION DE CREDITO
4.2. PROCEDIMIENTO DE COBRO Y RECUPERACION
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
6. ANEXOS.

1. OBJETIVO

- Establecer las polticas, criterios y el procedimiento de asignacin de las lneas de
crdito a corto plazo en Eko Lumix.
- Instrumentar el registro y control para el otorgamiento de los prstamos.

2. ESTRUCTURA A LA QUE SE APLICA
El presente manual ha sido diseado como soporte para la parte Administrativa y
especficamente para el rea Comercial y Ventas.
ADMINISTRACION:
Controla y vela por la eficiencia de los activos (cuentas por cobrar) permitiendo con ella una
rotacin continua y bajos niveles de morosidad, por lo que es necesaria la aplicacin de
polticas y procedimientos de forma eficiente para obtener los resultados esperados.
JEFATURA COMERCIAL:
El jefe comercial se encarga de realizar el respectivo anlisis de la cartera de clientes para el
otorgamiento de crditos, utilizando el manual como gua de apoyo para seguir los
lineamientos y requerimientos exigidos, para que dichos otorgamientos sean agiles, oportunos
y efectivos.
VENTAS:
El responsable de ventas tendr la funcin de controlar y gestionar la cartera de clientes,
siguiendo las tcnicas y tcticas de ventas y cobro, a travs de los lineamientos determinados
en el manual.
3. POLITICAS
3.1. POLITICAS DE CREDITOS
- Para el otorgamiento de crditos se deber hacer el respectivo anlisis, siguiendo
parmetros establecidos, respecto a los clientes sujetos a crdito.
- La autorizacin de crdito ser efectuada por el Administrador, con el aval del Jefe
Comercial.
- Por todo otorgamiento de crdito deber elaborarse una carpeta que contenga los
formularios y el contrato con todas las generalidades este deber ser firmado por
ambas partes (distribuidor y representante legal).
- La carpeta de cada cliente deber contener la informacin veraz y actualizada.
- Los cambios o modificaciones en contratos por refinanciamientos, cesaciones, rebajas
y otros, debern ser evaluados y autorizados conjuntamente por el Jefe comercial y
Administracion.
3.2. POLITICAS DEL AREA DE VENTAS
- El rea de ventas deber controlar peridicamente las cuotas vencidas, mediante la
verificacin de sistema.
- El rea de ventas realizara recordatorios a los clientes, mediante avisos en cada visita
peridica que se haga.
- En caso de MOROSIDAD no mayor a los 15 das el vendedor deber realizar todas las
gestiones para hacer efectivo el pago.
- En caso de ALTA MOROSIDAD mayor a 15 das, la recuperacin deber pasar a la parte
Administrativa, aplicndose sanciones correspondientes de acuerdo a la escala
establecida.
3.2. POLTICA PARA LA CATEGORIZACIN DEL CREDITO
Para establecer las categoras de crdito debern considerarse los siguientes
parmetros:
CATEGORIA MONTO GARANTIAS
I 1000 $ A sola firma
II 1000 $ - 3000 $ Con garanta personal
III 3000 $ - 5000$ Notariado
IV 5000 $ - 10000 $ Notariado y documentos en
custodia
Categoria I:
- Ficha de datos
- Solicitud de Crdito
- Referencias personales.
- Croquis de ubicacin de su negocio y domicilio comprobados.
- Contrato a sola firma.
- Documentacin (C.I. Fotocopia, NIT fotocopia).
Categoria II
DISTRIBUIDOR GARANTE PERSONAL
Ficha de Datos Ficha de Datos
Solicitud de Crdito Solicitud de Crdito
Referencias personales Referencias personales
Croquis de ubicacin de su negocio
y domicilio comprobados.

Croquis de ubicacin de domicilio
comprobados.

Contrato Documentacin (C.I. Fotocopia, NIT
fotocopia).

Documentacin (C.I. Fotocopia, NIT
fotocopia).



Categoria III
DISTRIBUIDOR GARANTE PERSONAL
Ficha de Datos Ficha de Datos
Solicitud de Crdito Solicitud de Crdito
Referencias personales Referencias personales
Croquis de ubicacin de su negocio
y domicilio comprobados.

Croquis de ubicacin de domicilio
comprobados.

Contrato NOTARIADO Documentacin (C.I. Fotocopia, NIT
fotocopia).

Documentacin (C.I. Fotocopia, NIT
fotocopia).



Categoria IV
DISTRIBUIDOR GARANTE PERSONAL
Ficha de Datos Ficha de Datos
Solicitud de Crdito Solicitud de Crdito
Referencias personales Referencias personales
Croquis de ubicacin de su
negocio y domicilio
comprobados.

Croquis de ubicacin de
domicilio comprobados.

Contrato NOTARIADO Documentacin (C.I.
Fotocopia, NIT fotocopia).

Documentacin (C.I.
Fotocopia, NIT fotocopia).


Documentos en custodia



3.3. POLITICA PARA EL CONTROL DE CARTERA
- El Vendedor deber contar con las herramientas tecnolgicas necesarias para generar
los controles oportunos de su cartera de clientes.
- El vendedor deber realizar visitas peridicas con la finalidad de hacer el seguimiento
tanto del crdito como las ventas.
- El vendedor deber elaborar y enviar notificaciones de cobros 5 dias antes de su
vencimiento.
- Si el cliente persiste en el incumplimiento, el vendedor elaborara una carta en la cual
le recuerda al cliente la clusula del contrato que estipula la vigencia del crdito.
- Si el periodo excedi los 15 das de Mora y el cliente no atendi al segundo llamado, la
cuenta con el cliente pasara a la parte Administrativa.

4. PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTOS DE OTORGACION DE CREDITO

RESPONSABLE NO. DESCRIPCIN
Cliente 1 Hace oficial su solicitud de Lnea de Crdito
Vendedor 2 Explica los planes de Crdito, periodos, garantas,
recargos en caso de mora, y documentacin necesaria
para el otorgamiento de crditos.
Vendedor 3 Comienza la elaboracin de la carpeta de crdito con
la documentacin recibida. Este proceso debe servir
para la verificacin de que toda la documentacin
est en orden y completa.
Vendedor 4 Una vez culminado el llenado de formularios, y la
revisin de la documentacin debe transferir la
carpeta al Jefe Comercial para su evaluacin.
Jefe Comercial 5 -Revisa y verifica la documentacin, confirma las
referencias del cliente.
-Si la evaluacin cumple con los requisitos, otorga su
aprobacin para el otorgamiento.
- En caso de ser denegado, se le informa al vendedor
para su posterior evaluacin.
Administrador 6 -Realiza una nueva revisin a toda la documentacin,
y en caso de cumplir con los requisitos otorga la
aprobacin final.
-En caso de ser necesaria la Notarizacion del contrato
hace las gestiones necesarias para el reconocimiento
de firmas del contrato.
Administrador 7 Una vez el crdito es aprobado elabora el contrato de
crdito en Original y Copia.
Cliente 8 Firma el contrato con las condiciones estipuladas.
Vendedor 9 -Enva el contrato al Representante legal para su
firma.
-Una vez firmado el contrato el documento se entrega
en una copia al cliente.
Cliente - Enva a Notarizar el Contrato, en caso de que el
crdito as lo requiera.

4.1. PROCEDIMIENTOS DE COBRO Y RECUPERACION

RESPONSABLE NO. DESCRIPCIN
Vendedor 1 -Elabora informes de ventas y cobros semanales.
-Informa de la morosidad que posee semanalmente.
Jefe Comercial 2 Analiza los resultados semanales, para elaborar un
informe mensual y verificar el cumplimiento de las
proyecciones de venta y la rotacin de cartera.
Vendedor 3 -Elabora controles semanales de porcentaje de
cartera en mora.
- Elabora notificaciones de cobros 5 das antes de su
vencimiento.
- Si el cliente persiste en el incumplimiento, el
vendedor elaborara una carta en la cual le recuerda al
cliente la clusula del contrato que estipula la vigencia
del crdito. Ademas de destacar que su deuda pasara
a la parte administrativa.

Administracion 4 En caso de que el cliente desisti de pagar su deuda
dentro del plazo establecido, se procede a notificar
mediante un compromiso de pago estableciendo un
lmite de tiempo para la cancelacin total de la deuda
(ANEXO).
Administracion 5 En caso de incumplirse el compromiso de pago, debe
elaborarse una Notificacin Notariada, estableciendo
el carcter judicial posterior al incumplimiento.












REGLAMENTO DE CREDITOS

El presente reglamento de crditos y cobros, tiene por objetivo velar por la adecuada
valoracin y control de los riesgos que asume la empresa EKO LUMIX, en la otrogacion
de lneas de crdito a sus distribuidores.
El presente reglamento establece los procedimientos, polticas y controles orientados
a velar por una administracin sana y prudente, frente a los riesgos que EKO LUMIX
asume en el otorgamiento de lneas de crdito.

1. SUJETOS DE CREDITO
Sern sujetos de crdito todos los clientes que hayan demostrado ser personas confiables y
solventes, habiendo previamente hecho al menos 3 compras de mercadera al contado.
Ademas las personas sujetas de credito debern llenar la solicitud correspondiente en calidad
de declaracin jurada y presentar los documentos requeridos por EKO LUMIX.

CATEGORIA MONTO GARANTIAS
I 1000 $ A sola firma
II 1000 $ - 3000 $ Con garanta
personal
III 3000 $ - 5000$ Notariado
IV 5000 $ - 10000 $ Documento
en custodia


DOCUMENTOS CATEGORIA I CATEGORIA II CATEGORIA III CATEGORIA IV
Ficha de datos

X X X X
Solicitud de Crdito

X X X X
Referencias
personales.

X X X X
Croquis de
ubicacin de su
negocio y domicilio
comprobados.

X X X X
Garante personal X X X
Contrato a sola
firma
X X X
Contrato Notariado X X
Documentos en
custodia
X


2. CONDICIONES PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITOS
El vendedor, deber exigir los requisitos y documentacin necesaria para el otorgamiento
de crdito y trasladar al Jefe Comercial y Administracion la carpeta elaborada para su
anlisis y posterior aprobacin.
Los responsables de la revisin de la documentacin debern constatar aspectos
relacionados a la veracidad de la informacin plasmada en la carpeta de crditos para su
aprobacin.
Autorizaran el crdito nicamente si el cliente cumpli con los requisitos exigidos por la
empresa.
3. INTERESES
El inters ser nicamente cobrado una vez haya concluido el periodo de vigencia del
crdito (30 das), y se aplicara el 1% del total adeudado con periodos de clculo mensuales.
4. MORA
Los clientes caern en mora cuando cuenten con atrasos en el cumplimiento de pago
mayores a treinta (30) das.