GESTO DO TEMPO

ALESSANDRA VIEIRA
FONSECA
Coach, Instrutora, Palestrante e Consultora Organizacional
Certified Executive Coach & Alpha Analist, Certified Personal &
Professional Coach, Certified Leader as Coach, Trainer
Licenciada Coaching Club, Instrutora do EMPRETEC.
Formada em Psicologia pela Universidade de Braslia,
especializada em Administrao de Recursos Humanos pela
Fundao Getlio Vargas. Atua na rea organizacional desde
1993, desenvolve trabalhos em empresas pblicas e privadas
tais como: Coaching, Treinamentos Empresariais e Motivacionais,
Clima Organizacional, Avaliao de Desempenho,entre outros.
Consultora Organizacional, especializada em Gesto de Pessoas
e Recursos Humanos. Consultora, Instrutora e Palestrante
vinculada ao SEBRAE, Consultora do Frum Permanente de
MPEs do MDIC. Atua como analista licenciada do Alpha
Assessment, instrumento personalizado, para avaliar as
lideranas. Scia- proprietria da empresa ConsultaRH Ltda.
Algumas pessoas no gerenciam o prprio tempo
porque receiam ficar obsessivas e inflexveis,
perder a espontaneidade
mais fcil ficar obsessivo em relao
ao tempo se ele for um fator de presso
que voc sente que no consegue
administrar
O tempo perdido nunca
ser recuperado e o que
chamamos de tempo
bastante sempre se revela
insuficiente.
O tempo ouro.
Benjamin Franklin
HISTRICO

O conceito de tempo tem desafiado povos,

pensadores, poetas e artistas

Maias e egpcios: calendrios baseados nos

astros e na matemtica

Antiguidade grega - dois conceitos de

tempo:
!Cronos tempo quantitativo e objetivo
!Kyros tempo qualitativo, viver aqui e agora
HISTRICO
O conceito de tempo dos gregos
se encontra em destaque
atualmente:
!Existe uma dimenso
quantitativa o tempo finito
!Tambm existe uma dimenso
qualitativa o tempo avaliado
pelo tipo de experincia que
vivemos
Definies e Conceitos
Gesto do tempo:
Utilizar um sistema que ajude a
adquirir controle sobre as horas do
dia, para que possamos equilibrar
as funes que desempenhamos,
satisfazendo nossas necessidades
e cumprindo nossas
responsabilidades
MAPEAMENTO DO TEMPO
!
As diferentes propostas para a gesto do tempo
destacam como essencial o mapeamento da forma
como o gerenciamos e como nos sentimos a
respeito do tempo: suficiente, recurso, fator de
presso?
!A gesto do tempo requer investimento inicial de
tempo para fazer essa anlise e elaborar um
plano, para acabar com a situao crtica de agir
sob presso
!H uma diferena entre a presso que nos
motiva a agir e a que cria pnico em relao a
prazos.
GESTO DO TEMPO E
SADE
!personalidade tipo A: caracterizada pela
impacincia, agressividade,
competitividade, tenso e hostilidade;
!personalidade tipo B: conseguem
trabalhar sem ficar ansiosas nem agitadas,
so tolerantes com atrasos e relaxam sem
culpa;
GESTO DO TEMPO E
SADE
!O estado constante de estresse de tempo prejudica a
sade: enfraquece o sistema imunolgico, causa dores
musculares, insnia, dores de cabea, presso alta,
doenas cardacas e aumenta o risco de depresso e
ansiedade
!A gesto do tempo permite lidar com o problema da
urgncia do tempo e aqui tambm, a primeira providncia
verificar como estamos lidando com ela

GESTO DO TEMPO E
SADE
!
Exerccio
descubra sua Zona de Pressa
(apostila)

GESTO DO TEMPO NO
TRABALHO
!A maioria das pessoas passa pelo menos 50% das
horas em que se encontra acordada no trabalho
!pode-se considerar tambm o tempo gasto em
funo do trabalho, como os deslocamentos no
trnsito, os treinamentos e as atividades de
atualizao
!As pessoas mais bem sucedidas com freqncia
reconhecem que o gerenciamento do tempo um
apoio fundamental para atingirem suas metas
GESTO DO TEMPO NO
TRABALHO
Muitos profissionais so avaliados pelo modo como
utilizam o tempo:
!Algumas empresas impem perdas financeiras pelo
no-cumprimento de prazos
!Em vrias organizaes, o nmero de horas de
trabalho associado ao empenho, e quem sai no
horrio visto como displicente
GESTO DO TEMPO NO
TRABALHO
A gesto do tempo no trabalho envolve providncias
essenciais:
! identificao dos desperdiadores de tempo;
! utilizao de economizadores de tempo;
! execuo e acompanhamento de agenda.
Desperdiadores de tempo
!Apresentamos muitas justificativas para a falta de
tempo: os problemas inesperados, o telefone que no
para de tocar, a falta de recursos humanos,
financeiros, de TI, a falta de informaes
!de vez em quando esses obstculos nos obrigam a
mudar nossos planos, mas possvel prever e
diminuir o impacto de cada um deles
!os obstculos para gerenciar o tempo com eficcia
so os desperdiadores de tempo
Desperdiadores de tempo
!
Brainstorming:
Identificao de
desperdiadores de tempo
Desperdiadores de tempo
!Alguns desperdiadores so de ordem estrutural: falta
de clareza sobre os resultados esperados, indefinio dos
nveis de autoridade e responsabilidade
!Outros so provenientes de caractersticas das
instalaes fsicas, como o mobilirio inadequado, a falta
de mquinas e equipamentos, ou mesmo a localizao da
empresa
!Existem ainda as causas de carter comportamental,
como os valores, a postura, os hbitos.
PRINCIPAIS DESPERDIADORES DE TEMPO NAS
ORGANIZAES BRASILEIRAS (Bernhoeft)
! interrupes por telefone alguns executivos atendem
qualquer telefonema;
! desrespeito aos horrios o atraso gera descrdito,
defensivos, demonstra desorganizao e cria o hbito;
! falta de fixao de prioridades anotaes ou mesmo a
agenda no resolvem se no forem fixadas prioridades:
podem levar a gastar mais energia nas coisas erradas;
! incapacidade para dizer no cobra preo alto que s
percebido ao longo de insatisfaes ou frustraes por
trabalhos inacabados ou resultados insuficientes;
PRINCIPAIS DESPERDIADORES DE TEMPO NAS
ORGANIZAES BRASILEIRAS (Bernhoeft)
! uso inadequado da secretria ela uma figura
indispensvel, desde que saiba claramente o que
esperado em termos de filtragem de atendimentos
pessoais e telefnicos e recepo de
correspondncia;
! solicitaes da hierarquia o superior se sente
autorizado a chamar e interromper a qualquer
momento; os colegas se sentem no direito de entrar
e sair da sala com base na relao horizontal;
! solicitaes dos subordinados os gestores que
centralizam esto mais sujeitos ao desperdiador;
PRINCIPAIS DESPERDIADORES DE TEMPO
NAS ORGANIZAES BRASILEIRAS
(Bernhoeft)
! qualidade/quantidade de reunies excesso de
reunies; falta de pauta bem definida e de objetividade
na conduo
! envolvimento operacional o expediente normal
utilizado para tocar o barco no seu trivial e rotineiro; o
o trabalho com alguma exigncia intelectual, como
leitura, anlise e redao, feito aps o expediente;
! falta de conscincia sobre a importncia do tempo como
recurso que pode ser determinante do seu sucesso ou
das organizaes.
OUTROS DESPERDIADORES DE TEMPO
! procrastinao adiar uma tarefa at o ltimo
momento, podendo acarretar perda de prazos,
sensao de culpa e inadequao: em geral
causada por desmotivao em relao ao trabalho a
ser feito ou falta de autoconfiana
! perfeccionismo os perfeccionistas vivem num
mundo de expectativas e padres auto-impostos que
os fazem se esforar continuamente pelo inatingvel,
s vezes refazendo tudo
OUTROS DESPERDIADORES DE TEMPO
! sobrecarga de informaes avanos tecnolgicos
tornaram mais fceis e rpidas diversas tarefas, mas
trazem tambm a sobrecarga de informaes, das
mais diversas fontes: televiso, rdio, e-mails, fax,
mensagens de texto, internet, catlogos.
! baguna no escritrio acmulo de papis, de itens
desnecessrios, obsoletos ou quebrados, pode gerar
estresse, irritao e perda de tempo
! planejamento deficiente ou inexistente
AUTO-ANLISE DE DESPERDCIO DE
TEMPO
! Na apostila, voc encontra uma lista de aes derivadas
dos desperdiadores, para que faa uma auto-anlise com
relao ao uso do seu tempo.
! Para tanto proceda da seguinte forma:
! Selecione na lista dez itens que se apliquem a voc;
! Sinta-se com liberdade para incluir outros;
! Classifique as aes desperdiadoras por ordem de
importncia para o seu caso: coloque 10 na frente do item
que representa maior peso, nove para o seguinte e assim
sucessivamente.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
! so as aes que permitem reduzir ou neutralizar os
desperdiadores:
!Superar a procrastinao
!Superar o perfeccionismo
!Aprender a dizer no
!Estabelecer prioridades
!Planejar
!Delegar
!Organizar o escritrio
!Gerenciar reunies
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Superar a procrastinao:
! Refletir sobre o preo que paga por procrastinar: perda de
oportunidades de se sair bem, de ser reconhecido como um bom
profissional; o desgaste nos relacionamentos
! Anotar as tarefas que est evitando e identificar por que: no
gosta delas, receia no conseguir faz-las direito?
! Identificar como o atraso pode prejudic-lo
! Dividir as tarefas que vem procrastinando em partes menores,
mais controlveis, e estabelecer prazos curtos para concluir cada
parte
! Conferir a concluso e comemorar concedendo-se algum tipo de
prmio, como jantar num restaurante que voc vinha querendo
conhecer.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Superar o perfeccionismo
! Aceitar que faz parte da natureza humana cometer erros
! Procurar a excelncia em vez de lutar pela perfeio.
! Ter pacincia consigo mesmo medida que se exercita em
ser imperfeito e lembrar que nada um fracasso completo,
se tiver servido para voc aprender alguma coisa.
! Usar o Princpio de Pareto para ajud-lo a ter noo de onde
empregar seu tempo e sua energia: conhecido tambm
como a regra dos 80:20, consiste na idia de que 20% do
tempo e do esforo geram 80% dos resultados; o corolrio
tambm verdadeiro: 20% dos resultados consomem 80%
do tempo e do esforo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Aprender a dizer no
! comum as pessoas pedirem tempo para pensar
como uma desculpa para no dizer logo no
! Esse procedimento percebido e irritante: leva o
interlocutor a perder tempo esperando pela deciso
! Sempre que algum lhe solicitar alguma coisa,
avalie exatamente o que lhe custar
! Caso decida recusar o pedido, seja corajoso e
honesto: se j sabe que dir no, diga logo,
delicadamente, apresentando um bom motivo
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Aprender a dizer no
! Pode-se dizer no sem nunca pronunciar a palavra, usando
habilidades assertivas
! Ser assertivo significa ser capaz de comunicar suas opinies
e sentimentos de maneira franca e clara, sem desrespeitar os
direitos e os sentimentos dos outros
! Exemplo: seu superior hierrquico lhe pedir que assuma mais
trabalho, quando voc j est sobrecarregado o que fazer?
! seja atencioso, porm mostre seu cronograma a ele e pea-
lhe que decida qual trabalho gostaria que voc interrompesse
para priorizar o novo trabalho que lhe est repassando.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Estabelecer prioridades
! As pessoas que se sentem pressionadas em geral
resolvem os problemas na ordem em que se
apresentam, realizam primeiro as tarefas mais
fceis ou mais difceis, com a idia de que essa a
forma mais eficiente
! As aes no tm todas a mesma importncia: a
forma adequada elaborar uma lista de prioridades
que lhe indicar o que deve fazer, pela ordem de
importncia e urgncia.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Estabelecer prioridades
! A maior parte dos especialistas em gesto do tempo sugerem
que seja usado o sistema ABC para fazer a lista de prioridades:
! A = importante e urgente - tarefas que podem produzir resultados
extraordinrios e, se no forem cumpridas, as conseqncias
podem gerar problemas srios;
! B = tarefas importantes, mas no to urgentes, mas se forem
adiadas por muito tempo, podem alcanar o nvel A;
! C = tarefas de rotina ou que podem ser adiadas sem
conseqncias graves; algumas podem permanecer nesse nvel
indefinidamente e outras podem mudar de status ao longo do
tempo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Estabelecer prioridades
! Ao proceder classificao, voc pode se deparar com
vrios itens com o mesmo conceito
! Caso isso acontea, crie subclasses A-1, A2, etc.
! Ao fazer isso, lembre-se de que o tempo de que voc dispe
, em geral, mais relevante do que a importncia atribuda
tarefa, ou seja: um trabalho que seja mais urgente precisa
ser feito antes de um que seja mais importante.
! Aps estabelecer suas prioridades, convm elaborar seu
planejamento pessoal e delegar tarefas que podem ser
feitas por seus subordinados.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Exerccio de estabelecimento de prioridades
! Considere a rea profissional e mais uma rea de sua vida
(pessoal, educacional, familiar, social, espiritual)
! Liste as principais atividades que deve ou deseja realizar nessas
duas reas ao longo desta semana
! Utilizando o sistema ABC, coloque-as em ordem de prioridade
! Verifique se possvel delegar alguma dessas atividades e
indique quais
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar
!O cotidiano tranqilo obtido pela programao
das aes: todos os dias de trabalho devem ser
uma mescla de atividades A, B e C
!As prioridades mudam medida que o tempo
passa, ou que recebemos informaes: diante de
dados novos, reorganize sua lista de prioridades
!Metas impossveis so estressantes e frustrantes:
seja realista sobre sua capacidade de trabalho e de
seus subordinados dentro de um determinado
perodo, reconhecendo seus limites
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
! conveniente escolher o planejador correto, que o ajude a
manter seus objetivos e lhe fornea acesso fcil a
informaes importantes.
! H muitas escolhas: de calendrios e agendas dos mais
diversos tipos at programas de computador
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
! Os planejadores de papel apresentam algumas vantagens: custo
menor, podem ser usados em qualquer lugar, mas tm as seguintes
desvantagens:
! capacidade limitada para armazenar informaes;
! dificuldade de reprogramar aes;
! necessidade de transferir anualmente informaes recorrentes,
como as datas festivas;
! impossibilidade de recuperar informaes, a menos que se
mantenha uma cpia
! O registro de compromissos em agenda de papel vem sendo
substitudo por agendas eletrnicas que oferecem tambm
calculadoras e sistemas de memria
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
! Os programas de computador so bons
instrumentos para auxiliar no gerenciamento do
tempo: alertam para eventos agendados com
algum dispositivo visual ou sonoro, e podem
armazenar mais informaes do que um planejador
de papel;
! Quem usa computador costuma ter um sistema de
programao ou de gerenciamento de contatos
como parte do programa de correspondncia, mas
tambm possvel optar por um programa
dedicado exclusivamente gesto do tempo
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
! Convm optar por apenas um planejador e us-lo para tudo
que exija programao: contatos, nmeros de telefone,
horrios
! Seja qual for o tipo, preciso ter disciplina para usar o
planejador: alm de registrar o planejamento, ele deve
servir para acompanhar a execuo, que ser consultada
diariamente
! Se outra pessoa for responsvel pela atualizao do
planejador, informe-a sobre o surgimento de compromissos
assim que possvel e pense na possibilidade de adotar um
sistema de intranet para ter um acesso simultneo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: contingncias
! Um plano s est completo se incluir previses e tticas de
contingncia para o caso de o planejamento inicial falhar
! Cada situao nica e no existe plano de contingncias tpico,
mas sempre se deve:
1. identificar os principais problemas que podem surgir
2. avaliar a probabilidade que eles aconteam e o dano que
causariam ao seu planejamento:
!se a probabilidade baixa ou o dano irrelevante, desconsidere
! se a probabilidade e o dano so mdios ou altos, estabelea
tticas de contingncia que lhe permitam solucionar o
problema.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
!Delegar
! Um dos meios mais rpidos de liberar tempo, mas com
freqncia apresentamos alguma resistncia a utiliz-lo:
falta de confiana na capacidade dos subordinados,
sensao de perda de controle e falta de avaliao do
que pode ser delegado
! A delegao pode obedecer as seguintes etapas:
!Identificao das tarefas a serem delegadas: servios
rotineiros que fiquem fora do conjunto de suas melhores
habilidades; sem urgncia
!Identificar as pessoas para executar essas tarefas: que
tenham capacidade, tempo e interesse
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Delegar etapas:
Uma vez identificada a pessoa certa:
! Deixar claro que benefcio a pessoa poder receber
! Explicar a tarefa cuidadosamente, comunicando regras e prazos e
tendo o cuidado de conferir o entendimento;
! Registrar por escrito a delegao e as informaes necessrias
execuo da tarefa
! Providenciar que a pessoa disponha de autoridade e de acesso
aos recursos necessrios;
! Acompanhar e avaliar o desempenho do delegado;
! Reconhecer o trabalho realizado.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio - organizao fsica
! Se voc puder, contrate um organizador
profissional;
! Se no:
!procure criar um ambiente fsico confortvel e de
aparncia agradvel
!use a tecnologia ajuda a poupar tempo: pea a
ajuda do pessoal de TI da sua organizao para
avaliar que recursos poderiam ser implantados ou
desenvolvidos especificamente para o seu setor
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio controle dos papis
! Pesquisa feita pela Universidade da Califrnia em
2002: os escritrios do mundo todo usavam 43%
mais papel do que em 1999
! Existem estimativas de que:
!90% das informaes profissionais esto em
papel
!uma pessoa gasta 150 horas por ano na busca de
informaes perdidas ou mal colocadas em mesas
e arquivos atulhados.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio controle dos papis
! Medidas para lidar com os papis na maioria dos
escritrios:
!Ter caixa de entrada para o material que chega
!Ocupar-se dos papis logo que cheguem
!Resolver o que vai guardar e o que vai jogar fora,
considerando o que ainda pode ser til no futuro;
!Criar pastas para classificar os papis que vai guardar,
com ttulos como Pendncia, Ler
!Criar lista de pastas para servir como guia de consulta
rpida.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio controle de informaes
Tticas:
! Internet utilize mecanismos de busca e estabelea um tempo limite
razovel para sua pesquisa;
! Selecione e reduza a quantidade de livros, CDs, revistas e jornais que
adquire
! Utilize tcnicas de leitura dinmica
! Relatrios olhe o sumrio e percorra o texto rapidamente, a fim de
encontrar as informaes que lhe so necessrias;
! Sublinhe palavras ou frases fundamentais e faa anotaes nas margens
! Faa uma triagem do material que recebe
! Pea a um assistente que resuma ou selecione trechos importantes das
informaes recebidas.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio gerenciamento de contatos
Contatos pessoais
! Se conta com uma secretria, pea-lhe que faa triagem e
agendamento dos contatos, considerando: as pessoas que podem
interromp-lo a qualquer hora (superior imediato); as que podem
interromp-lo quando no estiver ocupado demais (colegas e
subordinados); as que no podem interromp-lo; e as urgncias que
podem ser excees regra
! Informe s pessoas quando estar disponvel e pendure um horrio
com os momentos em que estar de porta aberta.
! Desenvolva a assertividade para, com delicadeza, finalizar
conversas: uso da linguagem do corpo, pedir desculpas por no
poder continuar a conversa e marcar horrio especfico para tratar
dos assuntos que ficaram pendentes.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio gerenciamento de contatos
Socializao
! A socializao no trabalho necessria a um bom
entendimento
! Uma organizao que exigisse 100% de aplicao de seus
funcionrios seria um lugar muito rigoroso, com tendncia a
reduzir a satisfao com o trabalho, a criatividade, a troca de
experincias e de informaes que podem ser valiosas
! Mas a socializao pode ser um dos maiores fatores de
desperdcio de tempo: encoraje seus subordinados a usar o
tempo de forma criteriosa e produtiva, reservando algum
espao para a comunicao informal.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio gerenciamento de contatos
E-mails:
! Estudos mostram que se gasta quase duas horas por dia de trabalho com
e-mails, o que significa 25% do tempo trabalhado para a maioria das
pessoas
! Para facilitar o gerenciamento desse meio de comunicao:
! Estabelecimento de freqncia para verificao de e-mails: uma vez pela
manh, uma no meio do dia e outra no final;
! Deixar na caixa de entrada apenas os e-mails que espera ler ou que
exijam resposta;
! Utilizar o campo Assunto para ter e dar indicao precisa;
! Criar uma assinatura com informaes para contato no final de cada e-
mail;
! Utilizar as pastas de e-mail para classificar os assuntos
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio gerenciamento de contatos
! Telefonemas: podem ser tanto uma perda quanto uma
economia de tempo, dependendo da adequao de sua
utilizao
! Economize tempo:
! programando em seu aparelho os nmeros para os quais liga
com mais freqncia
! Usando identificador de chamadas para ajud-lo a selecionar
as chamadas que vai atender
! Sendo objetivo e tendo ao seu alcance as anotaes e
documentos necessrios, quando fizer ligaes
! Identificando e avaliando como gasta o seu tempo ao telefone
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritrio gerenciamento de contatos
! Exerccio de avaliao do tempo gasto com telefonemas (para
apresentar no ltimo dia do curso):
! Use tabelas para registrar chamadas feitas e recebidas,
destacando o nome da pessoa, o motivo, a durao e a utilidade
(modelo da apostila);
! Some o total de tempo gasto ao telefone durante cada dia;
! Some separadamente o tempo gasto nas chamadas que
considerou teis e inteis;
! Avalie o percentual de cada tipo de chamada (teis e inteis);
! Analise os motivos das ligaes inteis e veja se surge um padro:
a mesma pessoa, os mesmos motivos;
! Pense em como eliminar chamadas que desperdiam tempo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Gerenciamento de reunies:
! Cuidados prvios:
! Planejar
! Conferir os itens relativos preparao da reunio
! Conhecer os participantes
! Conhecer os tipos de manobras possveis e como
neutraliz-las
REUNIES EFICAZES
PLANEJAMENTO
! preciso avaliar a necessidade de promover
reunies considerando o Custo oportunidade: o
que os participantes poderiam ter feito naquele
momento e o quanto isso teria sido valioso para a
empresa
! O maior custo o tempo gasto pelos participantes:
leitura da pauta, preparao de documentos,
participao, viagem at o local da reunio
REUNIES EFICAZES
OBJETIVOS
! A primeira providncia definir os objetivos, sendo os
mais comuns: transmitir informaes ou instrues,
tomar decises, gerar idias criativas, lidar com
reclamaes
! Definidos os objetivos, preciso verificar
!a reunio a forma adequada para atingi-los?
!Quanto tempo ser necessrio?
!quem deve participar da reunio?
!sero tratados assuntos confidenciais?
!os objetivos esto claros para todos?
REUNIES EFICAZES
USO DE TI
! Os encontros presenciais esto cedendo lugar aos
encontros virtuais, sendo os meios mais usados:
!Teleconferncia coloca vrias pessoas em contato ao
mesmo tempo, por telefone. mais barata que a
videoconferncia
!Videoconferncia utiliza udio em tempo real e links
de vdeo. Permite que se visualize a linguagem no-
verbal dos participantes, fundamental para a
comunicao
!E-mail facilita a comunicao sem o deslocamento
fsico
!A internet permite a participao em fruns e mesmo
em chats
REUNIES EFICAZES
PREPARAO
! Seleo de participantes: pessoas necessrias
para que o objetivo da reunio seja atingido; tipos
certos de participantes: os que do informaes, os
que oferecem conselhos, os que autorizam aes
! Marcar data e horrio: que sejam adequados a
todos; evite marcar horrios de
consenso (prximos hora do almoo, por ex.)
! Definio e distribuio da pauta: curta, clara,
contendo data, horrio, local e objetivos, e todos os
itens que sero tratados, em ordem lgica
REUNIES EFICAZES
PREPARAO
! Escolha do local Alternativas:
" Seu escritrio: o material de referncia est ao alcance; sua
autoridade ser realada; telefones podem tocar e interrupes so
previsveis;
" Escritrio de um subordinado: pode levantar o moral do subordinado;
pode ser desconfortvel;
" Sala de reunies da empresa: em geral requer reserva
" Sala de reunies externa: pode ser til se o sigilo for importante;
pode ser caro;
" Centro de conferncias: instalaes p/muitos participantes; pode
prover assistncia tcnica e segurana; pode ser caro;
" Local fora da cidade: pode dar charme ocasio; garante
distanciamento da rotina e de interrupes; caro
REUNIES EFICAZES
PREPARAO
! Escolha do local Distribuio dos assentos:
"Pode ter um enorme impacto, por isso pondere
sobre vrios mapas de assentos antes de escolher
"Se a reunio entre duas pessoas, h 3 posies:
!Compreensiva: os assentos das duas pessoas
esto dispostos em L, o que permite que se olhem
nos olhos e contribui para derrubar barreiras
!Colaborativa: lado a lado, permitindo o trabalho em
comum
!De confronto: em lados opostos da mesa, criando
distncia
REUNIES EFICAZES
PREPARAO
! Escolha do local Distribuio dos assentos:
" Se a reunio de grupo:
! Enfrentamento grupos com pontos de vista opostos em
diferentes lados da mesa; condutor no meio dos grupos
! Participao democrtica uso de mesa redonda para valorizar a
conversa aberta e diluir posies hierrquicas
! Pr-hierarquia destaque o condutor, colocando-o na cabeceira
da mesa
! Estratgia de influncias baseia-se no pressuposto de que os
participantes so influenciados pelas pessoas prximas
" Se no houver um mapa, observe o lugar onde as pessoas
escolhem sentar, pois revelam como elas se colocam quanto aos
temas em discusso
REUNIES EFICAZES
PREPARAO
! Providncias prticas:
"Providencie acessrios para os participantes: papel,
caneta, lpis
"Confira todas as instalaes com alguma
antecedncia e infra-estrutura: gua, caf, sistema
eltrico
"Caso a reunio ocorra aps uma refeio, evite o
consumo de lcool
Reunies
Produtivas
TESTE
COMO CONDUZO REUNIES?
! Preencher o teste
! Somar os pontos obtidos
! Avaliao:
12-24 precisa melhorar consideravelmente
25-36 pontos fortes, mas precisa melhorar
37-48 bom nvel, mas no se acomode
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Uma das tticas mais prejudiciais ao sucesso do encontro
a divulgao prvia de informaes negativas, com o intuito
de semear a discrdia ou de boicotar alguma medida que
voc quer levar a efeito.
! Exemplo: algum dos participantes pode no ter interesse no
desenvolvimento do projeto que voc vai propor na reunio,
e pode tentar o boicote, divulgando informaes negativas e
mesmo falsas entre os participantes
! Lembre-se de que uma fruta podre contamina a cesta:
essa pessoa ter tempo e argumento para minar a confiana
dos participantes na utilidade e possibilidade de sucesso do
projeto e mesmo em voc e na sua competncia.
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Alguns cuidados devem ser tomados para interceptar as
manobras que poderiam prejudicar o sucesso da reunio:
possvel que algumas figuras de peso dentre os
participantes tenham tticas para alcanar seus objetivos,
tais como:
! tentar alterar a pauta, mudando o rumo da discusso;
! abalar a confiana que os participantes tm em voc e em
sua competncia;
! abalar a confiana de algum participante mais tmido para
fazer valer o prprio ponto de vista;
! provocar o adiamento do voto final.
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Tipos de manobras:

!Dividir para dominar:
informaes contraditrias
so passadas antes do
evento para semear
discrdia
!Intimidao: pessoa
dominadora fala em voz
alta e interrompe
participantes

Defesa do Presidente

!
Recapitulao de fatos:
Esclarecer mal-entendidos
antes da reunio
!
Desafio ao Agressor:
solicitao enrgica de
conduta ordeira
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Tipos de manobras:

!Grandiloquncia:
desperdcio de tempo,
falando sobre assuntos
irrelevantes
!Irritao: usada para
interromper a discusso
e transferir as decises
para outro dia

Defesa do Presidente

!
Impor silncio isole o
grandiloquente potencial
!
Manter a calma:
neutralizar o participante,
inclusive retirando-o da
reunio quando necessrio
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Impor o ritmo:
! Chegue ao local com antecedncia
! Comece os trabalhos no horrio previsto
! Lembre aos participantes o tempo de durao
! Siga a pauta
! No permita desperdcio do tempo
! Mude de posio e de tom de voz para acordar participantes que
estejam entediados
! Pule itens menos importantes da pauta se precisar acelerar a reunio
! Marque reunio adicional se ficar evidente que alguns itens no
podero ser examinados
! Evite prolongar a reunio alm do horrio previsto
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Controle da reunio observe os sinais no
verbais
!H vrios sinais no-verbais que indicam
insatisfao dos membros de uma reunio: checar
o relgio com freqncia, bocejar, cruzar os braos,
olhar agressivo ou desinteressado
!Outros sinais indicam satisfao e interesse:
sobrancelhas erguidas e leve sorriso, olhar
contnuo e confiante nos olhos , corpo ligeiramente
inclinado para a frente
!Alguns sinais no-verbais indicam interesse em
falar, como a mo erguida e gestos exagerados
REUNIES EFICAZES
CONDUO
Controle da reunio
! Avalie o nimo se o ambiente estiver tenso,
intervenha logo
! Centralize as perguntas e propostas devem ser
encaminhadas por voc, mas no interrompa quem
estiver falando
! Promova a unio do grupo, garantindo que cada
participante se submeta aos interesses do grupo
! Estimule o debate e avalie:
!Todos tiveram chance de dar sua opinio?
!As disposies regulamentares foram seguidas?
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Manter a ordem:
! A natureza da reunio determina os limites do seu poder como
presidente e os recursos que pode usar para manter a ordem
! Se for uma reunio pblica, pode ser governada por estatutos
locais
! Se for em ambiente privado, valem as regras da organizao
! Uma quebra da ordem o desacato s regras, como falar fora da
vez:
! se isso ocorrer, suspenda o debate, convide os infratores a dividir
as opinies com todos
! Se a interveno no funcionar, recorra a procedimentos
disciplinares
REUNIES EFICAZES
CONDUO
! Encerramento:
! Concluir os outros assuntos
! Resumir as discusses e recapitular as decises
! Lembrar o nome dos responsveis por dar cumprimento a cada item
das decises
! Decidir se necessria nova reunio
! Informar a data e horrio provveis da prxima reunio
! Agradecer a participao de todos
! Aprovar as atas
! Avaliar relatrios de desempenho acerca das decises tomadas na reunio
! Comunicar os avanos a outros participantes
! Preparar pauta para o prximo encontro
OBRIGADA!!!
Alessandra Vieira Fonseca
www.consultarh.com.br
61 8165-0524
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